Agustn Reyes Ponce divide el proceso administrativo en dos partes: la etapa mecnica que comprende la Previsin, la Planeacin y la organizacin y la etapa dinmica que incluye la integracin de recursos, bsicamente los humanos, la Direccin y el Control.
La Previsin es, dice Reyes Ponce:
El elemento de la administracin en el que , con base en las condiciones futuras en que una empresa habr de encontrarse, reveladas por una investigacin tcnica, se determinan los principales cursos de actuacin que nos permitirn realizar los objetivos de la misma.
Segn Reyes Ponce, la previsin responde a la pregunta: qu puedo hacer? La previsin tiene tres momentos: -La definicin del propsito -La investigacin -El desarrollo de alternativas
Esta etapa del proceso administrativo como lo enfoca Reyes Ponce es clara y didctica, por que como se vio en el proceso de toma de decisiones, cuando una tiene un problema por la desviacin de su plan o por una nueva situacin, el primer paso es el planteamiento del problema; la definicin de un propsito es bsica para ello.
Una vez cubierto este requisito se procede a obtener informacin y a desarrollar todas las posibilidades de accin.
La Planeacin es para Reyes Ponce:
Fijar el curso concreto de accin que a de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de recursos, necesarios para su realizacin.
La Planeacin es el qu voy a hacer?
Los momentos de Planeacin son: fijacin del objetivo, definicin de polticas, establecimiento de programas, y fijacin del presupuesto respectivo.
En la Planeacin Reyes Ponce no maneja propsitos si no decisiones, es decir, el objetivo que se busca. La alta direccin establece luego las polticas que define como guas generales de accin para el cumplimiento de una meta.
El siguiente paso de la Planeacin es la proyeccin del objetivo en tiempos en los que hay que cumplir las etapas necesarias.
Se requiere finalmente establecer un presupuesto de recursos financieros, con una entrega del dinero necesario.
Una vez que se ha concluido la etapa de Planeacin, Reyes Ponce, como casi todos los autores clsicos, establece la Organizacin a la que define as:
Es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir: funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados.
La organizacin responde a la pregunta: cmo lo voy a hacer?
El proceso de Organizacin contempla estructuras y sistemas. Las estructuras definen las relaciones de autoridad y comunicacin en cuanto a funciones, niveles, jerarquas y puestos de los responsables. Los sistemas definen los procedimientos y mtodos que deben seguirse. La Dinmica Administrativa de Reyes Ponce se inicia con la Integracin de recursos que se define as:
Es el obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organizacin y la planeacin sealan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.
Las partes de la integracin son: reclutamiento, seleccin, introduccin, adiestramiento y desarrollo de habilidades, capacidades, o actitudes favorables al cumpliendo del fin perseguido.
La Integracin se resume en la siguiente pregunta: con quien lo voy a hacer? El siguiente paso del proceso administrativo es la Direccin que define as:
Es el elemento de la Administracin en el que se logra la realizacin afectiva de todo lo planteado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sean tomadas directamente, ya con mas frecuencia, delegando dicha autoridad y se vigila simultneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las ordenes emitidas.
La Direccin contesta a la pregunta: se esta haciendo?
Seala que una buena Direccin requiere saber comunicarse, saber delegar, ejercer un liderazgo basado en la razn y no solamente en la autoridad, y motivar a la accin y al cumplimiento de la meta. Por ultimo, seala acerca del Control:
Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, con el fin de saber si se han obtenido los que se esperaba, corregir, mejorar y formular planes.
La etapa de Control responde a la pregunta siguiente: qu se hizo? Es el anlisis de resultados Agustn Reyes Ponce tiene un indudable merito: el haber sido el primer terico de la Administracin en Mxico. Con sus libros sent bases slidas y lo hizo usando tcnicas muy didcticas. Sembr inquietud y despert inters por la administracin. Merece respeto y agradecimiento.
14 El concepto de Control puede ser muy general y emplersele como punto central para el Sistema Administrativo. Por ejemplo, la planeacin puede ser imaginada, como medio para lograr el control del comportamiento individual u organizacional. En forma similar, la tarea de organizacin puede ser, constituida de manera que proporcione un medio para el control de las actividades. La palabra "Control" tiene varios significados y, ms especficamente, varios sentidos, que son significativos para el anlisis, por ejemplo, significa: Verificar. Regular. Comparar con una norma. Ejercer autoridad sobre (dirigir y ordenar). Limitar o restringir. Todas son significativas para la teora y la prctica administrativa. Sin embargo, daremos algunas definiciones: La palabra "control", es un galicismo que indica la accin o efecto de controlar. Controlar es un verbo activo que significa: "Examinar y censurar con autoridad suficiente, formando juicio, aprobando o corrigiendo lo que no estuviera en forma o modo debido". Otra acepcin dice: "Es la funcin administrativa que consiste en asegurar, la medicin y la correccin de la eficiencia hacia los objetivos fijados". Otra definicin dice: "Es el conjunto de actividades que se emprenden, para medir y examinar los resultados obtenidos en el periodo, para evaluarlos y para decidir las medidas correctivas que sean necesarias".
IMPORTANCIA El control es de vital importancia dado que: 1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. 2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos. 3. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. 4. Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. 5. Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacin.
EXPOSICION 2.5 Y 2,6 7.7 CLASIFICACIN DEL CONTROL INTERNO En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como contables o administrativos.
La clasificacin entre controles contables y controles administrativos variara de acuerdo con las circunstancias individuales.
7.7.1 CONTROL ADMINISTRATIVO
Los controles administrativos comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesin a las polticas de la empresa y por lo general solamente tienen relacin indirecta con los registros finan- cieros. Incluyen ms que todo controles tales como anlisis estadsticos, estudios de mocin y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad.
En el Control Administrativo se involucran el plan de organizacin y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorizacin de transacciones por parte de la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observacin de polticas establecidas en todas las reas de la organizacin.
Ejemplo: Que los trabajadores de la fbrica lleven siempre su placa de identificacin. Otro control administrativo sera la obligatoriedad de un examen mdico anual para todos los trabajadores. Estos controles administrativos interesan en segundo plano a los Auditores independientes, pero nada les prohbe realizar una evaluacin de los mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una mejor opinin.
El control administrativo se establece en el SAS-1 de la siguiente manera:
El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organizacin, procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisin que conducen a la autorizacin de operaciones por la administracin. Esta autorizacin es una funcin de la administracin asociada directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de la organizacin y es el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones. [SAS,1]
7.7.2 CONTROL CONTABLE
Los controles contables comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operacin y custodia de activos y auditora interna. Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar tambin los registros contables. Otro caso, el requisito de que los cheques, rdenes de compra y dems documentos estn prenumerados.
El control contable est descrito tambin el SAS Nmero 1 de la as:
El control contable comprende el plan de organizacin y los procedimientos y registros que se relacionen con la proteccin de los activos y la confiabilidad de los registros financieros y por consiguiente se disean para prestar seguridad razonable de que: a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorizacin general o especfica de la administracin. b) Se registren las operaciones como sean necesarias para 1) permitir la preparacin de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y 2) mantener la contabilidad de los activos. c) el acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorizacin de la administracin. d) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos existentes y se toma la accin adecuada respecto a cualquier diferencia. [SAS, 1]