Procedimiento Estndar

Creacin Datos Maestros Proveedores

Chile

Direccin de Procurement LATAM
Gerencia de Logstica y Abastecimiento









Santiago, Chile
Agosto del 2013

Procedimiento Estndar Creacin datos maestros proveedores Chile
Versin: agosto del 2013

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1.- Objetivo General
Una de las premisas de la Direccin de Procurement, es contar con reas eficientes en su
desempeo, eficaz en la respuesta a las necesidades del negocio, que impulse la formacin de una
cultura de innovacin y mejora continua.
De esta manera se hace necesario el establecimiento de bases que establezcan medidas que
garanticen el debido proceso y optimizacin de recursos, lineamientos que regulen la operacin.
La gerencia de logstica y Abastecimiento, consciente de todo lo anterior, ha elaborado este
presente manual de procedimientos referente a la creacin de proveedores el cual pretende
alinear el proceso en trminos de alcance, responsabilidades, datos y utilizacin de stos.
2.- Alcance
El contenido de este Manual de Procedimientos para la Creacin de Proveedores es de carcter
obligatorio para el rea de Datos Maestros de la Gerencia de Logstica y Abastecimiento. La
implementacin del procedimiento debe realizarse segn lo indica este manual, sin embargo, cada
uno de los puntos considerados en l, pueden ser mejorados o ampliados, ya que la naturaleza del
negocio as lo amerita.
Finalmente, todo debe llevar a una consolidacin y fortalecimiento de un adecuado
funcionamiento y ejecucin del proceso.
3.- Sistema




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3.1 Proveedor:
La peticin de solicitud de creacin, modificacin o ampliacin de datos maestros de proveedores
podr realizarla cualquier colaborador de LAN Airlines.
3.1.1 Canal:
El canal para realizar cualquiera de las 3 solicitudes mencionadas ser exclusivamente a
travs del Portal.

3.1.2 Instrucciones al usuario:
Toda la informacin asociada a las solicitudes mencionadas, est detallada en el Manual
de solicitudes Datos Maestros, informado a cada uno de los colaboradores. De todas
maneras, el manual siempre podr ser revisado y/o descargado desde Portal mediante el
siguiente link: http://intranet/Procurement/manuales/manualSolicitudDatosMaestros.pdf.

3.2 Input
El input del proceso es la solicitud generada por el proveedor desde el Portal. En trminos de
usuario, es un ticket de seguimiento generado al guardar y enviar la solicitud.

3.3 Proceso

3.4 Output
La salida del proceso es la el cdigo BP o un texto breve creado por el administrador de datos
maestros desde SAP/R3. En trminos de usuario, ste recibe un email automtico con la
confirmacin del BP creado desde el correo de Compras Corporativas.




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4.- Procedimiento creacin de datos maestros proveedores
4.1 Objetivo
Recibir solicitud de creacin, modificacin o ampliacin de proveedor a travs del Portal, y realizar
esta gestin en base al cumplimiento requerimientos e informar el estado final de la solicitud al
solicitante.
4.2 Actividades
4.2.1 Bajar reporte solicitudes: Ingresar a SAP, transaccin ZPMMT_128 y visualizar las solicitudes
realizadas (tickets) correspondientes a sociedades que corresponde al pas de cada administrador
de datos maestros, segn se detalla en la siguiente tabla

Pas Administrador Datos Maestros Responsable
Chile Patricio Saavedra / Alejandra Grez Chile
Argentina Matias Henschien
Per Stefana Padilla
Ecuador Salvador Briz
Venezuela Patricio Saavedra / Alejandra Grez Chile
Colombia Yohana Herrera
Mxico Patricio Oechler
Europa Susana Cosmes/Susana Kosma
USA Maria Borrajo/Leslie Giannattasio
Brasil Shirley Silva
Otros Patricio Saavedra / Alejandra Grez Chile

4.2.2 Valida datos solicitud: Validar que los datos ingresados por usuario sean los requeridos por la
gerencia. La informacin ingresada por el usuario tendr que poseer como mnimo los datos
obligatorios sealados a continuacin:
1. Email Solicitante 2. Nombre Proveedor
3. Sociedad Holding 4. Giro
5. Tipo ID Fiscal 6. N ID Fiscal
7. Direccin 8. Moneda de Pago
9. Telfono Comercial 10. E-Mail Comercial
11. Pas 12. Comuna/Ciudad
13. Condiciones de Pago 14. Retencin de Impuesto



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5.- Proveedores de Compras (MM)
La solicitud de creacin de BP MM, se solicita para comenzar una relacin comercial con el
proveedor generando documentos de compra asociados; por ejemplo: rdenes de compra, HES,
pedidos marco, etc.
Todo dato maestro ingresado a SAP debe ser en MAYUSCULA
5.1 Validacin datos DICOM:
Se debe validar que cada proveedor nacional cumpla con las condiciones econmicas mnimas
exigidas. Se realiza la consulta en www.dicom.cl
Cualquier informacin negativa que contenga, el proveedor no se debe crear en el sistema o se
informa al usuario para que el proveedor regularice su situacin comercial.
5.2 Respaldo de la informacin:
Todas las consultas realizadas del DICOM de proveedores, se guarda en una carpeta compartida
llamada Auditoria Proveedores en formato PDF
5.3 Validacin situacin tributaria de proveedores (pagina del Servicio de Impuestos internos)
Se verifica que el RUT exista en las bases del SII; si no existe el RUT, se valida el dato con el usuario
solicitante para su correccin
5.3.1 Identificacin PYME
Ingresando el N de identidad Fiscal del proveedor (RUT) a la pagina del SII, se verifica que la
empresa sea PYME u otras empresas de mayor tamao; Para lo anterior, es la siguiente ruta:
https://zeus.sii.cl/cvc/stc/stc.html
Si es PYME:
- Se agrega en su clave de grupo la palabra PYME
- La condicin de pago es a 29 das (Z029)
Proveedores extranjeros y no PYME
- Condicin de pago 60 das (Z008)
Proveedores Hoteles (no PYME)
- Condicin de pago 30 das (Z006)



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5.3.2. Respaldo de la informacin:
Todas las consultas realizadas en la pagina del SII de proveedores, se guarda en una carpeta
compartida llamada Auditoria Proveedores en formato PDF
6.- Ingreso de datos generales:
Se ingresan todos los datos de contacto del proveedor
Datos Obligatorios
Nombre Proveedor Nombre Proveedor
Direccin Completa N ID Fiscal
Telfono Comercial E-Mail Comercial

6.1 Generacin N BP:
Se guardan los datos generales y SAP automticamente general numero correlativo de BP.
El BP creado queda guardado por defecto con el rol de Interlocutor Comercial; se le debe agregar
el rol de Proveedor
6.2 Habilitacin BP a Sociedades
Para agregar una sociedad, el BP debe estar creado con todos sus datos generales adems del rol
de proveedor
Datos obligatorios:
Cuenta Contable Grupo Tesorera
Forma y va de pago Retencin de impuesto

6.3 Asignar Organizacin de Compras (MM)
Para los MM o compras, se les debe agregar una organizacin de compras que corresponda a la
sociedad donde prestara servicios el proveedor
Datos Obligatorios General:
- Condicin de pago de compras, Moneda de pedido
Datos Obligatorios Proveedores Combustibles (P011):
- Condicin de pago de compras, Moneda de pedido
- Esquema proveedor (03)


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7.- Proveedores de Finanzas (FI)
La solicitud de creacin de BP FI, se solicita para terminar con el ciclo de pago de un proveedor
que ya presto un servicio y no estaba registrado en SAP
Todo dato maestro ingresado a SAP debe ser en MAYUSCULA
7.1 Validacin datos DICOM:
Se debe validar que cada proveedor nacional cumpla con las condiciones econmicas mnimas
exigidas. Se realiza la consulta en www.dicom.cl
Si el proveedor posee informacin negativa, como excepcin el proveedor FI si se debe crear
de igual forma,
- En su Nombre del BP se debe incluir la palabra DICOM, para identificar el BP desde compras
7.2 Respaldo de la informacin:
El BP del proveedor debe quedar registrado en una planilla, para despus de 5 das hbiles
bloquear y dejar sin uso (terminado el proceso de facturacin)
Todas las consultas realizadas del DICOM de proveedores, se guarda en una carpeta compartida
llamada Auditoria Proveedores en formato PDF
8.- Validacin situacin tributaria de proveedores (pagina del Servicio de Impuestos internos)
Se verifica que el RUT exista en las bases del SII; si no existe el RUT, se valida el dato con el usuario
solicitante para su correccin
8.1 Identificacin PYME
Ingresando el N de identidad Fiscal del proveedor (RUT) a la pgina del SII, se verifica que la
empresa sea PYME u otras empresas de mayor tamao; Para lo anterior, es la siguiente ruta:
https://zeus.sii.cl/cvc/stc/stc.html
Si es PYME:
- Se agrega en su clave de grupo la palabra PYME
- La condicin de pago es a 29 das (Z029)
Proveedores extranjeros y no PYME
- Condicin de pago 60 das (Z008)
Proveedores Hoteles (no PYME)
- Condicin de pago 30 das (Z006)

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8.2. Respaldo de la informacin:
Todas las consultas realizadas en la pagina del SII de proveedores, se guarda en una carpeta
compartida llamada Auditoria Proveedores en formato PDF
9.- Ingreso de datos generales: Se ingresan los datos de contacto del proveedor
Pueden existir algunas excepciones (por ej: costos, tesorera) que el usuario desconozca algunos
datos (mail, telfono); en estos casos puntuales, se debe hacer un seguimiento con el usuario
solicitante para la pronta facturacin del proveedor creado, para bloquearlo y dejar sin uso
Datos Generales
Nombre Proveedor Nombre Proveedor
Direccin Completa N ID Fiscal
Telfono Comercial E-Mail Comercial

9.1 Generacin N BP:
Se guardan los datos generales y SAP automticamente general numero correlativo de BP.
El BP creado queda con el rol de Interlocutor Comercial; se le debe agregar el rol de Proveedor
9.2 Asigna sociedad:
Para agregar una sociedad, como obligacin debe BP con todos sus datos generales y el rol de
proveedor
Datos obligatorios:
Cuenta Contable Grupo Tesorera
Forma y va de pago Retencin de impuesto

9.3 Para los FI no es necesario agregar organizacin de compra, excepto proveedores combustible
Datos Obligatorios Proveedores Combustibles (P011):
- Condicin de pago de compras, Moneda de pedido
- Esquema proveedor (03)





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10.- Actualizacin estado del ticket:
Mediante SAP, transaccin ZPMMT_128, se realiza la actualizacin del status del ticket. Esta
actualizacin de estado gatilla la activacin de un flujo que culmina con un email del correo de
Compras Corporativas entregando el resultado del BP al usuario solicitante.
11.-Rechazo de solicitudes.
b. Valida datos solicitud: Si el usuario careciera de informacin relevante para la creacin del
proveedor, este debe ser rechazado
c. Valida datos DICOM: Slo sern aceptados los proveedores que cumplan con el sustento
econmico mnimo exigido por LATAM Airlines Group S.A.. Si la validacin con sistema DICOM es
negativa, la solicitud deber ser rechazada.