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Unidad 7
APLICACIONES PARA COMERCIO
ELECTRNICO (I): ERPs
OBJETIVOS.............................................................................................. 2
1. INTRODUCCIN .................................................................................. 3
2. ERP: SISTEMAS DE INFORMACIN INTEGRADOS................................... 5
2.1. Introduccin................................................................................. 5
2.2. Caractersticas generales del Software ERP.....................................12
2.3. Los mdulos funcionales...............................................................13
2.3.1. Mdulos del rea Financiera..............................................15
2.3.2. Mdulos del rea Logstica................................................16
2.3.3. El rea de Recursos Humanos...........................................17
2.3.4. Sistema de Gestin de Proyectos.......................................18
2.3.5. Soluciones sectoriales.......................................................18
2.4. Algunas soluciones ERP existentes en el mercado ...........................19
2.5. Ventajas e inconvenientes de un ERP.............................................21
2.5.1. Beneficios de la introduccin de los ERPs. ........................21
2.5.2. Inconvenientes que plantea su introduccin .......................23

COMERCIO ELECTRNICO: UN ENFOQUE PRCTICO (1er CUATRIMESTRE)

Unidad 7 - Pg.: 2 de 24
Unidad 7 APLICACIONES PARA COMERCIO ELECTRNICO (I):
ERPs

OBJETIVOS
Identificar procesos que se pueden ver alterados por una evolucin hacia modelos
de negocio electrnico y por la utilizacin de herramientas relacionadas con el
comercio electrnico.
Analizar las herramientas fundamentales ERP para la integracin del comercio
electrnico con los negocios empresariales.

1. INTRODUCCIN
La cadena de valor, como hemos visto, est compuesta por una serie de actividades
interdependientes del negocio.
Una empresa evala su cadena de valor con el fin de encontrar oportunidades para
mejorar las actividades de valor. Si se optimiza el rendimiento interno se aade valor
de cara a los clientes y se disminuyen los costes, a la vez que se mejoran los
beneficios.
Como ya se ha indicado, el comercio electrnico puede jugar un papel clave a la hora
de reducir costes, de mejorar la calidad del producto y su integridad, de promocionar
la creacin de una base de clientes fieles y de crear una forma rpida y eficiente para
vender productos y servicios.
Al examinar los elementos que forman parte de la cadena de valor, los directivos de la
empresa pueden buscar formas de incorporar las TIC de forma que se mejore la
productividad general de la empresa.
Aquellas empresas que hagan su trabajo pronto y bien, se asegurarn una ventaja
competitiva en el mercado.
En la siguiente figura podemos observar un modelo genrico de comercio electrnico.
Figura 1. Modelo genrico de comercio electrnico.
Proveedoresenlazados
porextranets
Creacindevalor
mediante
operaciones
Sistemadeprecios
dinmico
Pagosatravsdetransacciones
enlnea
Informacindeclientesenbases
dedatos
Comunicacin sitiosweb
ofrecendatossobreinformacin,
pedidos,etc.
Distribucindeproductospor
extranets conectadasa
transportistasindependientes
CLIENTE
Basadoenlatecnologa
(intranet,extranet)
Controladoporlagerencia

El camino a seguir para logar el xito consiste en la integracin de los diferentes
vnculos (departamentos) de la cadena de valor de forma que trabajen juntos con el fin
de alcanzar un objetivo comn (satisfaccin del cliente y rentabilidad).

Tal y como se muestra en la figura siguiente, el proveedor se enlaza con la divisin de
fabricacin de la empresa a travs de una cadena de suministro que mantiene dicha
fabricacin. El proceso de fabricacin aade valor a los productos finales, que luego
estarn disponibles para su venta. Por su parte, el departamento de ventas aade
valor haciendo publicidad y vendiendo los productos a los clientes.
Figura 2. Integracin del comercio electrnico.
Proveedores
Oficinas
ERP yComercio
electrnico
Fabricacin
Finanzas
Ingeniera
Oficinadecara
alpblico
Ventas
Asistencia
Marketing
Clientes
Comprar Crear/aadir Vender
Cadenade
suministro
Integracin
entreoficinasy
oficinasdecara
alpblico
Cadenade
demanda

Como veremos a continuacin, y ese es el objeto fundamental de esta unidad
didctica, estas actividades se integran en diferentes aplicaciones de las TIC como
pueden ser los ERP, CRM, SCM, etc., que a su vez pueden quedar albergadas bajo el
paraguas de lo que se conoce como Portales Empresariales.
Figura 3. Integracin de aplicaciones de soporte a comercio electrnico.


2. ERP: SISTEMAS DE INFORMACIN INTEGRADOS
2.1. Introduccin
La denominacin que se da a estos sistemas, ERP, Enterprise Resource
Planning (Planificacin de Recursos Empresariales) procede de la evolucin de la
utilizada para nombrar a otro tipo de sistemas, los MRP, o Materials Resource
Planning (Planificacin de Recursos Materiales).
De la misma manera que las herramientas MRP pretenden proporcionar
soluciones al rea de produccin, las herramientas ERP pretenden ser otra
solucin, pero esta vez para toda la empresa a escala global. Los sistemas ERP
irn pues ms all de la planificacin de recursos para la fabricacin, pues
integran las necesidades del mercado; se basan principalmente en la integracin
de las necesidades de la distribucin, logstica, recursos humanos, finanzas,
relaciones con proveedores y clientes..., y otras actividades del da a da de la
empresa: gestin de los almacenes, gestin del transporte, gestin de los
recursos humanos, automatizacin,
Figura 4. Del MRP al ERP

Aunque el origen de los ERPs es anterior, es al final de la dcada de los ochenta
cuando se empieza a or hablar con asiduidad de sistemas modulares e
integrados, concebidos para que se pudieran realizar transacciones entre los
distintos mdulos.
En un principio, la integracin sola basarse en un conjunto de interfaces entre
los distintos mdulos, o entre estos y otras aplicaciones. Esto viene motivado por
el hecho de que hasta ese momento, los datos y la informacin generados por
cada aplicacin se encontraban limitados a los departamentos responsables y,
por tanto, cuando se necesitaba informacin global y til que ayudara a la toma

de decisiones, sta deba ser recopilada desde las ms diversas fuentes. Este tipo
de prcticas se vienen an hoy dando en muchas empresas, y suponen fuertes
incrementos en los costes administrativos, a la vez que limitan la capacidad de
reaccionar ante eventos en el mercado con la toma de decisiones correcta.
Figura 5. De las funciones a los procesos

As, los Sistemas de Informacin Integrados, comnmente conocidos como ERP
(Enterprise Resource Planning) o sistemas de planificacin de recursos
empresariales, se pueden definir como sistemas de informacin para la gestin
empresarial diseados para cubrir las necesidades de todas las reas funcionales
de la empresa.
ERP es un trmino paraguas para sistemas software integrados de negocios que
impulsan la estructura de informacin de una corporacin, de tal modo que
ayuda a las compaas a controlar sus inventarios, sus compras y ventas, sus
fabricaciones, sus finanzas y los recursos humanos.

Estos sistemas estn constituidos por un conjunto o paquete de aplicaciones,
cada uno diseado para cubrir las exigencias de cada rea funcional de la
empresa, de tal manera que crea un flujo de trabajo entre los distintos usuarios.
Este flujo permite agilizar considerablemente el trabajo cotidiano, reduciendo el
gasto de tiempo en tareas repetitivas y permitiendo la comunicacin
interdepartamental y por tanto el desarrollo de procesos de negocio completos.
Otra caracterstica fundamental de estos sistemas es que la informacin se
introduce una sola vez, es compartida por todos los mdulos y siempre est
disponible en tiempo real. As el ERP acta como director de orquesta de todo un
proceso. Es una solucin global compuesta de mltiples mdulos que se
interrelacionan. Un ERP es la columna vertebral de una empresa. Cada mdulo
opera como una vrtebra, otorgando as toda la flexibilidad necesaria para
gestionar todos los procesos de una empresa. Ms bien se trata de todo el
sistema seo. Son sistemas completos que soportan todo el peso de la gestin
de una empresa y le dan la flexibilidad que necesita para operar en su mercado y
ser ms competitiva.
Debido a su orientacin modular, las soluciones ERP pueden ser personalizadas
para cada empresa, ya que, dependiendo de la actividad de la compaa, sta
puede elegir los mdulos que ms le interesen.
Para una empresa del sector industrial se hace ms hincapi en los mdulos de
fabricacin, y para una de distribucin, en la gestin de las mercancas y en la
relacin con proveedores y clientes.


EJEMPLO
La empresa ROPA-INTEGRAL se dedica a la fabricacin, distribucin y venta de ropa para el
hogar.
En un momento dado, recibe en su tienda de Crdoba un pedido de 200 edredones azules. El
cliente es un hotel y necesita que todos los edredones sean iguales. Y no slo eso, los necesita
para su inauguracin, dentro de dos das. La tienda de Crdoba no tiene, evidentemente, ese
nmero de edredones iguales, as que llama por telfono a la central, que est en Barcelona. En
Barcelona consultan con el almacn central de Sabadell y resulta que del modelo solicitado por
el hotel slo existen 120 unidades, segn la aplicacin local de gestin de stocks que se maneja
aqu. De dnde sacar las unidades restantes? Rastreando entre todas las sucursales de Espaa,
desde la central de Barcelona, analizando la capacidad productiva de la fbrica y cruzando los
dedos para juntar la cantidad necesaria.
Con un sistema ERP, ROPA-INTEGRAL podra saber cuntos artculos como los que necesita el
hotel hay en cada una de las tiendas de la compaa, en el almacn, y cuantos pueden ser
fabricados y entregados a tiempo, desde la sucursal de Crdoba que recibe el pedido. Podra
centralizar el pedido y enviarlo a tiempo al cliente. Tambin podra hacerse un pedido urgente a
la fbrica para que produjese los edredones necesarios y no perder esa venta. Y todo en
cuestin de pocos minutos. Ver figura)
Figura 6

Desde un punto de vista funcional y de arquitectura, podemos definir los ERP
como: sistemas informticos abiertos, basados en tecnologa cliente/servidor, y
diseados para manejar las necesidades de informacin de una empresa, dentro
de su mbito de validez. Son aplicaciones de gestin completamente integradas y
estndar, que pueden modelar las prcticas y procesos de negocio de una
empresa en su propio modelo de datos.
En el prrafo anterior hemos hecho referencia a una serie de conceptos que
vamos a desgranar seguidamente, para aclarar la definicin desde el punto de
vista que nos ocupa.

QU ES UN SISTEMA INFORMTICO ABIERTO?
Hemos definido los ERPs como sistemas informticos abiertos. La estrategia de
una solucin tecnolgicamente abierta implica que sus aplicaciones pueden
funcionar sobre mltiples sistemas operativos, mltiples gestores de bases de
datos y protocolos de comunicaciones. Esta tecnologa permite que los clientes
mantengan independencia respecto a los fabricantes. Lo que hace que los
sistemas sean abiertos es el uso de formatos estndar para el intercambio de
datos, de interfaces de comunicacin entre sistemas y entre programas.
QU ES LA TECNOLOGA CLIENTE/SERVIDOR?
En general, cliente/servidor es un tipo de tecnologa informtica que permite
distribuir la carga de una aplicacin entre varios programas cooperantes. Este
tipo de tecnologa permite separar las tareas de usuario de las de la lgica de la
aplicacin y de las de gestin de los datos. Cliente/ servidor se debe entender
principalmente como un concepto de software, que incorpora un conjunto de
proveedores de servicios y de solicitadores de servicios. En la informtica
cliente/servidor, los componentes individuales de software actan bien como
proveedores de servicios, solicitadores de servicios, o como ambos a la vez.
Los servicios software se comunican entre s mediante interfaces estndar
predefinidas. Con este tipo de arquitecturas de sistema, obtenemos las siguientes
ventajas:
Configuraciones flexibles
Distribucin de la carga de trabajo
Alta escalabilidad
Figura 7. Ejemplo de Infraestructura en un ERP
Estaciones de trabajo,
PCs , PCs porttiles
Servidor de
aplicaciones
Aplicaci n
Base de datos
Presentacin
Servidor
web
Servidor
base de datos
Clientes browser
Servidor de
aplicaciones
Servidor ITS
PCs , PCs porttiles
Servidor de
aplicaciones
Aplicaci n
Base de datos
Presentacin
Servidor
web
Servidor
base de datos
Clientes browser
Servidor de
aplicaciones
Servidor ITS
PCs , PCs porttiles
Servidor de
aplicaciones
Aplicaci n
Base de datos
Presentacin
Servidor
web
Servidor
base de datos
Clientes browser
Servidor de
aplicaciones
Servidor ITS
PCs , PCs porttiles
Servidor de
aplicaciones
Aplicaci n
Base de datos
Presentacin
Servidor
web
Servidor
base de datos
Clientes browser
Servidor de
aplicaciones
Servidor ITS


QU SON SISTEMAS INTEGRADOS?
Son aquellos en los que los datos de las distintas aplicaciones funcionales se
comparten e incorporan al sistema completo, como si se tratase de una autopista
interna de la informacin. Esta caracterstica de las soluciones ERP, es una de las
piedras angulares en las que se apoyan estos sistemas; la integracin entre
aplicaciones es la que asegura que toda la informacin comercial y de gestin
est disponible para todas las reas de la compaa.
Los datos han de ser introducidos una nica vez, encargndose el sistema de
cambiar o actualizar otros datos o funciones relacionadas lgicamente. Si
ponemos un ejemplo, cuando introduzcamos un pedido de ventas, el sistema
deber encargarse de lanzar las funciones necesarias relacionadas con el plan de
produccin y el sistema de envos, los cuales, cuando sea apropiado, comenzarn
el proceso de facturacin y terminarn automticamente actualizando los
apuntes contables de la compaa.
Figura 8. Integracin en el ERP
Comercial Comercial
Produccin Produccin
Compras Compras
Pedido Pedido
cliente cl iente
SOP SOP MPS MPS MRP MRP
Orden Orden
previ previ --
sional si onal
Orden Orden
fabricacin fabricacin
Entrega Entrega
Factura- Factura-
cin ci n
Control Control
fabricac fabricac ..
Sol. Sol.
pedido pedido
Sel Sel ..
prov prov ..
Pedido Pedi do
Entrada Entrada
mca mca . .
Ver. Ver.
factura factura
Controlling financiero Controlling financiero
Controlling de costes Controlling de costes
Controlling de Logstica Controlling de Logstica Comercial, produccin, compras, almacenamiento existencias
Pedido-de
cliente Pago Pago
clientes cli entes
Pago Pago
crditos crditos
Modifica- Modifica-
cin cin de de
stock stock
Toma de Toma de
contacto contacto

Otro aspecto importante y de alto valor aadido de la integracin entre
aplicaciones, es su proceso en tiempo real; esto quiere decir que cuando se
introduce un dato en el sistema, las relaciones lgicas entre las aplicaciones
actualizan automticamente datos de mdulos relacionados de manera que
cualquier otra parte de la empresa tiene su informacin permanentemente
actualizada, y por tanto puede reaccionar ante estos datos y tomar las decisiones
o acciones pertinentes. Este tipo de actualizacin interna reduce el trabajo de

proceso manual de comunicar y pasar la informacin a otros departamentos, y
por supuesto, proporciona un tiempo inestimable, sobre todo para la alta
direccin a la hora de tomar sus decisiones; de nuevo puntualizar aqu que esta
caracterstica no es tan fcil de lograr ni siempre se consigue al 100 %.
SOFTWARE ESTNDAR Y HERRAMIENTAS PARA LA CONFIGURACIN.
Otra caracterstica fundamental de las herramientas ERP, y que las diferencia de
los sistemas de informacin tradicionales, es el hecho de que debemos
considerar estas herramientas, en la parte que a software se refiere, como
paquetes y aplicaciones estndar, en contraposicin a las aplicaciones
tradicionalmente desarrolladas a medida por los departamentos de informtica
para su empresa.
Es necesario hacer hincapi en esta caracterstica, que muchas veces no es
tenida en cuenta, e insta a clasificar como ERP a cualquier sistema que no lo es.
Un sistema ERP consta de distintos mdulos estndar que, si bien debern ser
parametrizados segn las necesidades de cada empresa, no debern ser
programados ni desarrollados para la misma. La diferencia entre parametrizacin
y programacin es sumamente importante: cuando un cliente recibe un software
ERP, este incorporar multitud de procesos de negocio, englobados en mdulos
funcionales. El paso siguiente ser configurar o parametrizar el sistema para que
dichos procesos de negocio se ajusten a las prcticas de la empresa: por
ejemplo, habr que ajustar en el software el pas en el que nos encontramos,
para que este trabaje con la moneda adecuada; o bien habr que hacer ajustes
algo ms complejos, para tener en cuenta los impuestos o requisitos legales del
lugar en que nos encontremos. Pero el proceso de negocio en su fondo y
sistemtica no habr de ser programado para la empresa; es algo estndar.
Por este hecho - las herramientas ERP incorporan procesos de negocio
estandarizados - no es tan fcil su implantacin en las empresas, como montar
una red de ordenadores y cargar el software correspondiente. Antes de realizar
ninguna otra labor, la empresa que desee incorporar estas herramientas a su
negocio deber plantearse un anlisis exhaustivo de sus procesos y, en ciertas
ocasiones un rediseo de los mismos si se considera necesario. El proyecto de la
incorporacin de un ERP a la empresa no se podr llevar a cabo desde el
departamento de informtica de la misma nicamente, sino que cada
departamento deber responsabilizarse y hacerse dueo de sus propios procesos
de negocio, interviniendo en su configuracin; a la vez, deber ponerse de
acuerdo con otros departamentos con los que intervenga conjuntamente en
procesos. As, los departamentos de tecnologas de la informacin ahora son los
responsables de soportar las bases tcnicas o infraestructuras tecnolgicas de los
sistemas, pero sin intervenir en el diseo o desarrollo de los procesos, como
ocurra en los antiguos sistemas de informacin. En los proyectos tradicionales, el

departamento de SI, o de desarrollo de software se encargaba de satisfacer las
necesidades de los usuarios, en base a unas especificaciones funcionales en
trminos empresariales, que muchas veces no eran bien entendidas por los
tcnicos. Esto sola generar problemas de comunicacin o de terminologa que
ahora vienen a paliar las herramientas ERP.
2.2. Caractersticas generales del Software ERP
Teniendo en cuenta los diferentes aspectos abordados hasta ahora podemos
resumir que un ERP estar compuesto por un determinado nmero de mdulos
funcionales. Estos se pueden catalogar principalmente en tres tipos:
Mdulos bsicos: suelen ser mdulos obligatorios a adquirir, como el de
contabilidad o finanzas, alrededor de los cuales se aaden otros mdulos.
Mdulos opcionales: son los no obligatorios y de extensin a los bsicos.
Incorporan nuevas facilidades al paquete en su conjunto.
Mdulos verticales: se tratan de mdulos opcionales diseados
especficamente para resolver las funcionalidades de un sector especfico,
como la sanidad, banca, etc.
Otras caractersticas que conviene destacar de los ERPs de modo general son:
La mayora de estos sistemas consisten en aplicaciones que son utilizadas en
entornos cliente/servidor. El uso de esta tecnologa los hace escalables y
ofrece configuraciones ptimas en hardware, gestin de base de datos y
sistemas abiertos.
Ligado con el punto anterior, todas las reas de la empresa comparten una
nica base de datos. Cabe destacar que hay algunos fabricantes que ya
incorporan su propio gestor de base de datos, con las dificultades que
entraa de cara a la integracin con otras aplicaciones.
Todas las aplicaciones ofrecen una misma interfaz de usuario.
Ofrecen alta adaptabilidad a la situacin particular de cada empresa, algunas
incluso ofrecen al cliente su cdigo fuente, permitiendo de esta manera
realizar un alto nivel de modificaciones.
Alta capacidad de comunicacin interdepartamental.
Entre las funcionalidades derivadas de las caractersticas anteriores que deben
aportar a la organizacin en lneas generales, destacan:

Disponibilidad. Controlar los datos del sistema y poseer las tcnicas de
gestin adecuadas para generar informacin til a la organizacin. Debe
poseer un alto grado de disponibilidad por tratarse de sistemas crticos que
soportan todos los procesos.
Conectividad. Ofrecer la posibilidad de conectarse de manera sencilla con
otras aplicaciones de terceros que se ejecutan en entornos totalmente
heterogneos, tanto dentro de la propia organizacin como con elementos
externos (clientes o proveedores). Este punto puede dar al software ERP un
valor aadido. Como ejemplos citar las reas de dispositivos de recoleccin
de informacin en planta, sistema de control de procesos, sistemas de
control de personal, etc.
Productividad. Incrementar la productividad de la organizacin, mejorando la
gestin del sistema con las bases de datos de la empresa. El objetivo es
dedicar menos esfuerzos a las tareas rutinarias, lo que permite concentrar
los esfuerzos en una mejora de la estrategia.
2.3. Los mdulos funcionales
La funcionalidad de los ERPs normalmente est basada en el concepto de
proceso de negocio. Los ERPs se descomponen en mdulos, relacionados con
las reas funcionales de la empresa, normalmente. Y estos mdulos se
relacionan entre s mediante aplicaciones que enlazan los pasos operacionales
para construir cadenas automatizadas, controlando as el flujo interdepartamental
de informacin y dando soporte a procesos de negocio que traspasan las
barreras departamentales o funcionales. Esto permite por un lado organizar la
funcionalidad que provee el sistema por reas de actividad habituales dentro de
las empresas y por otro dar un soporte global e integrado a procesos generales
de negocio proporcionando la eficiencia y eficacia necesaria para la empresa.
Dependiendo de las necesidades especficas y partiendo de un amplio abanico de
funciones y procesos empresariales alternativos, se deben seleccionar aquellos
mdulos que sean realmente de inters para la implantacin particular. La
modularidad de estos sistemas permite elegir entre una instalacin progresiva o
una implementacin completa, con una conversin simultnea de todos los
sistemas. Tambin se pueden normalmente adaptar aplicaciones adicionales.
Adems, muchos ERPs incluyen mdulos para cubrir las necesidades individuales
de numerosos sectores, integrando en el sistema los procesos empresariales
especficos de cada sector. Algunos sectores cubiertos son los de
telecomunicaciones, automocin, banca y seguros, petrleo y gas, administracin
pblica, construccin, bienes de consumo, etc.

En los ERPs, las aplicaciones o mdulos funcionales, normalmente se dividen en
tres grandes reas: Financiera, Logstica y Recursos humanos. Los mdulos
funcionan de un modo integrado, de manera que existe una conexin implcita
entre los procesos logsticos y financieros, as como con los recursos humanos.
No obstante la cantidad de mdulos y submdulos funcionales dentro de las
grandes reas, estas aplicaciones funcionan igual de bien aunque se empleen de
manera independiente. Por ejemplo, hay empresas que deciden utilizar
nicamente algunos de los mdulos del ERP por el que se deciden.
Frecuentemente se comienza con la implantacin de mdulos financieros como la
contabilidad general, cuentas a pagar, etc. y posteriormente se van
parametrizando y usando otras partes del sistema. A menudo tambin muchas
empresas, especialmente de los sectores industriales y la distribucin, comienzan
con los mdulos logsticos, como la gestin de aprovisionamiento, inventario,
almacenes, compras, ventas, etc.
A continuacin se van a presentar y sintetizar la funcionalidad y caractersticas
principales de los grandes mdulos citados. Para ello nos apoyaremos en una
herramienta concreta (el ERP de la empresa SAP). Con ello se podrn
comprender una buena parte de las posibilidades funcionales que estos sistemas
ofrecen.
Figura 9. Ejemplo de mdulos funcionales: SAP R/3 (Fuente SAP AG)

Mdulos SAP R/3
Gestin de Recursos humanos
Logstica Finanzas
Funciones
multiaplicaciones
R/3 R/3
Cliente Cliente / / Servidor Servidor
ABAP/4 ABAP/4
FI FI
Gestin Gestin
financiera financiera
CO CO
Controlling Controlling
TR TR
Tesorera Tesorera
PS PS
Sistema Sistema de de
proyectos proyectos
WF WF
Workflow Workflow
IS IS
Soluciones Soluciones
sectoriales sectoriales
MM MM
Gestin Gestin
materiales materiales
HR HR
Gestin Gestin de de
Recursos Recursos
humanos humanos
SD SD
Comercial Comercial
PP PP
Planific Planific . .
Produc Produc . .
QM QM
Gestin Gestin de de
calidad calidad
PM PM
Manteni Manteni - -
miento miento
Mdulos SAP R/3
Gestin de Recursos humanos
Logstica Finanzas
Funciones
multiaplicaciones
R/3 R/3
ABAP/4 ABAP/4
FI FI
Gestin Gestin
CO CO
TR TR
Tesorera Tesorera
PS PS
proyectos proyectos
WF WF
Workflow Workflow
IS IS
MM MM
Gestin Gestin
HR HR
Gestin Gestin de de
Recursos Recursos
humanos humanos
SD SD
Comercial Comercial
PP PP
Produc Produc . .
QM QM
Gestin Gestin de de
calidad calidad
PM PM
Manteni Manteni - -
miento miento
R/3 R/3
ABAP/4 ABAP/4
FI FI
Gestin Gestin
CO CO
TR TR
Tesorera Tesorera
PS PS
proyectos proyectos
WF WF
Workflow Workflow
IS IS
MM MM
Gestin Gestin
HR HR
Gestin Gestin de de
Recursos Recursos
humanos humanos
SD SD
Comercial Comercial
PP PP
Produc Produc . .
QM QM
Gestin Gestin de de
calidad calidad
PM PM
Manteni Manteni - -
miento miento


2.3.1. Mdulos del rea Financiera
La actividad financiera cumple la funcin de documentacin e informacin para la
empresa y los grupos de inters que estn en contacto con ella. Las finanzas
externas se orientan ms por la necesidad de informacin de grupos de inters
externos a la empresa, las finanzas internas exclusivamente por las solicitudes de
informes de grupos internos a la empresa. Las finanzas internas y externas son
sistemas de finanzas que estn estrechamente enlazados. Pero ambos utilizan
mtodos, representaciones y valoraciones base distintos para soportar procesos
diferentes de determinacin de decisiones.
Los mdulos del rea financiera proporcionan una visin de las funciones
contables y financieras e incluyen un sistema de informacin y generacin de
informes para facilitar a los directivos la toma de decisiones rpida. El rea
financiera nos encontraremos normalmente con submdulos que abordan la
siguiente funcionalidad:
Gestin Financiera o Contabilidad General. Rene los datos de la
organizacin relevantes para finanzas y proporciona la base actualizada para
el control y planificacin en toda la empresa.
Tesorera. Representa una solucin para asegurar la liquidez la organizacin
globalmente, estructurar activos financieros de forma lucrativa y minimizar
los riesgos.
Contabilidad de costes o contabilidad analtica. Representa una serie
completa de instrumentos de planificacin y control para sistemas de
controlling que abarcan toda la empresa. Normalmente aporta la gestin de
informes uniforme para la coordinacin del contenido y de los
procedimientos de los procesos internos de la empresa.
Controlling estratgico. Representa la supervisin continua de los indicadores
de rendimiento sobre la base de una informacin de gestin especialmente
elaborada.
Gestin de Inversiones. Aporta la gestin integrada y procesamiento de
medidas de inversin y proyectos que van desde la planificacin hasta la
liquidacin, incluyendo anlisis previos a la inversin y simulaciones de
amortizacin.

2.3.2. Mdulos del rea Logstica
Las aplicaciones del rea logstica gestionan todo el proceso que supone la
cadena de suministros de una compaa: desde la adquisicin de la materia
prima hasta su entrega en el cliente como producto y su facturacin. Una
estructura tipo de los submdulos de esta rea logstica puede ser la que se
reproduce a continuacin:
Gestin de compras. Para optimizar los procesos de compras, a travs de
una relacin de funciones. Permitir automatizar evaluaciones de
proveedores, as como reducir los costes de aprovisionamiento y
almacenamiento, gracias a la precisin de gestin de stocks y almacenes.
Adicionalmente est integrada con la verificacin de facturas.
Planificacin de la produccin. Proporcionar procesos completos de
diferentes tipos de fabricacin: desde fabricacin repetitiva, contra pedido,
contra catlogo, por procesos, por lotes y en serie, hasta la gestin
integrada de cadenas de suministro, con funciones ampliadas.
Mantenimiento. Ofrecer planificacin, control y procesos de mantenimiento,
inspeccin y reparacin de averas. Asimismo deber gestionar los servicios
con el fin de asegurar la disponibilidad de los sistemas operacionales,
incluidos los centros y los equipos suministrados a los clientes.
Control de calidad. Su objetivo es supervisar, reproducir y gestionar los
procesos relacionados con la gestin de calidad a lo largo de toda la cadena
de suministro. Se coordinar aqu la inspeccin, y se iniciarn las medidas
correctivas.
Ventas y distribucin. Respaldar de forma activa las actividades de ventas y
distribucin gracias a funciones relevantes para la determinacin de precios,
tratamiento de pedidos puntuales y suministros nicos, configuracin
interactiva de variantes multinivel y una interfaz directa con la cuenta de
resultados o la fabricacin.

Figura 10. Un caso de proceso logstico (Fuente SAP AG)
Aprovisiona-
miento
Aprovisiona-
miento
Pago
Pago
Entrega
Entrega
Tratamiento del
pedido
Tratamiento del
pedido
Facturacin
Facturacin
Factura
Fabricacin
Fabricacin
Aprovisiona-
miento
Aprovisiona-
miento
Aprovisiona-
miento
Aprovisiona-
miento
Pago
Pago
Pago
Pago
Entrega
Entrega
Entrega
Entrega
Tratamiento del
pedido
Tratamiento del
pedido
Facturacin
Facturacin
Factura
Facturacin
Facturacin
Factura Factura Factura
Fabricacin
Fabricacin
Fabricacin
Fabricacin

2.3.3. El rea de Recursos Humanos
En este rea se realiza una gestin integral de los departamentos de recursos
humanos de las empresas. Las funciones que abarca pueden ser muy amplias y
engloba tanto las de carcter estratgico como las puramente administrativas.
Entre otras pueden ser las siguientes: gestin de candidatos a puestos de
trabajo, desarrollo de personal, administracin de las nminas, control de
tiempos, modelo de turnos, planificacin de trabajo, gestin de gastos de viajes,
etc.
Figura 11. Algunos procesos soportados por el mdulo de Recursos Humanos de SAP
R/3
HR
Logstica Logstica
Contratacin Contratacin de de personal personal
Gestin de Gestin de gastos gastos de de
desplazamiento desplazamiento
Clculo de Clculo de la la nmina nmina
Planificacin de Planificacin de
costes costes
de de personal personal
Gestin de Gestin de actos actos
Gestin de Gestin de organizacin organizacin Gestin de Gestin de tiempos tiempos
Datos maestros Datos maestros
Sistema Sistema de de informacin informacin
personal personal
HR HR
Logstica Logstica
Contratacin Contratacin de de personal personal
Gestin de Gestin de gastos gastos de de
desplazamiento desplazamiento
Clculo de Clculo de la la nmina nmina
costes costes
de de personal personal
Gestin de Gestin de actos actos
Gestin de Gestin de organizacin organizacin Gestin de Gestin de tiempos tiempos
Datos maestros Datos maestros
Sistema Sistema de de informacin informacin
personal personal


2.3.4. Sistema de Gestin de Proyectos
La mayor parte de las soluciones ERP suelen integrar un mdulo que se aplica
cuando nos enfrentamos a proyectos de cierta complejidad, ya sea de inversin,
marketing, I+D, construccin de instalaciones, etc. Por su propia naturaleza este
mdulo estar muy relacionado con la mayor parte de los revisados
anteriormente.
El sistema de proyectos consta de mdulos que dan soporte a la gestin del
proyecto en cada una de las fases de concepcin, estructuracin, planificacin de
costes y fechas, presupuestacin, realizacin y cierre. Normalmente incorporan
interfaces grficas que permiten realizar la estructuracin del proyecto utilizando
tcnicas estndar. Ejemplos de este tipo tcnicas son los diagramas de Gantt y
los diagramas de grafos.
2.3.5. Soluciones sectoriales
Debido a que cuando hablamos de ERPs estamos haciendo referencia a
software estndar que se parametriza para adecuarlo a las caractersticas
particulares de cada empresa, nos encontramos con el problema de que existen
situaciones especiales en ciertos sectores empresariales que no pueden
generalizarse en otros distintos.
Los diferentes fabricantes suelen incorporar soluciones particularizadas para
diferentes sectores de actividad que ofrecen a sus clientes. Estos mdulos se
integran con el resto de las aplicaciones.
Las soluciones sectoriales se componen de una coleccin de procesos de negocio
especficos.
Figura 12. El soporte sectorial de SAP R/3 (Fuente SAP AG)
SAP Seguros
SAP Sector SAP Sector Pblico Pblico
SAP Telecom.
SAP Qumica
SAP Farma
SAP Retail
SAP Banca
SAP Ingeniera y Construccin
SAP Oil & Gas
SAP Utilities
SAP Service Provider
SAP Sanidad
SAP Automovil
SAP Media
SAP Aeroespacio y Defensa
R/3
SAP
Econm/Financ.
SAP
Recursos
Humanos
SAP
Logstica
SAP Seguros
SAP Sector SAP Sector Pblico Pblico
SAP Telecom.
SAP Qumica
SAP Farma
SAP Retail
SAP Banca
SAP Ingeniera y Construccin
SAP Oil & Gas
SAP Utilities
SAP Service Provider
SAP Sanidad
SAP Automovil
SAP Media
SAP Aeroespacio y Defensa
R/3
SAP
Econm/Financ.
SAP
Recursos
Humanos
SAP
Logstica
R/3
SAP
Econm/Financ.
SAP
Recursos
Humanos
SAP
Logstica


2.4. Algunas soluciones ERP existentes en el mercado
Como hemos visto los Sistemas de Informacin Integrados (ERPs) son algo ms
que un software. Las soluciones ERP buscan el integrar los diferentes procesos
operativos con los flujos de informacin asociados de la organizacin para que en
conjunto se puedan emplear los recursos de la organizacin de un modo
sinrgico.
Partiendo de la realidad de que las actividades empresariales son complejas y por
tanto lo es su gestin, control y planificacin, la implementacin de un ERP que
gestione, planifique, coordine y controle dichas actividades ser difcil que est
exenta de un cierto grado de complejidad tambin. Normalmente requiere la
experiencia que puedan aportar personas relevantes de la direccin de la
organizacin, de consultores y de auditores, para llevar a cabo la evaluacin
funcional, para realizar el anlisis de los requisitos de negocio, para analizar el
diseo de informes, para el aseguramiento del control de los negocios, para el
ajuste del paquete a requisitos especficos, y en determinados casos incluso para
el Rediseo de los Procesos (que puede ser necesario).
Por lo anterior, corroboramos que la decisin de implantacin de un Sistema de
Informacin Integrado, no slo se centra en la eleccin de un software que se
compra a alguna compaa dedicada a su desarrollo (como SAP, Oracle,
Microsoft, etc. ) sino que comprende un conjunto de actuaciones mucho ms
amplio en el que, entre otros aspectos a tener en cuenta, deberemos pensar en
la adecuacin y ajuste de las facilidades que ofrecen dichas herramientas, por
parte de expertos, a los requisitos que demanda la organizacin en concreto. Y
es realmente en ese punto, cuando se realiza este ajuste y efecta esa
adecuacin a las particularidades de nuestro negocio, cuando la implementacin
de un ERP alcanza su mxima expresin y posibilita que nuestra organizacin sea
capaz de obtener ventajas competitivas y pueda realmente diferenciarse de un
buen nmero de compaas, aunque stas hayan implementado su sistema de
informacin apoyndose en el mismo paquete integrado de gestin.
Lo que realmente est sucediendo es, que se ha efectuado una integracin de los
procesos de negocio de nuestra organizacin con los flujos de informacin que
posibilita la solucin ERP adoptada y que esta solucin particular a la que
llegamos, que en realidad constituye el Sistema de Informacin Integrado para
esta organizacin concreta, es lo que permite que nos diferenciemos.
Existe una gran oferta de fabricantes de ERP, que suelen ser multinacionales de
gran prestigio. Algunas de las ms importantes se muestran en la figura
siguiente junto con su direccin en la red. Sin embargo los procesos de
adquisicin, fusin, (como los que se han producido entre Oracle, Peoplesoft y

Siebel, y anteriormente entre Peoplesoft y JDEdwards) hacen que el mapa de
soluciones y compaas sea tremendamente dinmico.
Por ello cuando se revisen los grficos que aparecen en esta unidad didctica,
que provienen de estudios desarrollados en diferentes aos, hay que tener en
cuenta que hacen referencia a un instante del tiempo determinado.
Figura 13. Fabricantes y productos ERP
www.sap.com
www.oracle.com
www.peoplesoft.com
www.ssaglobal.com (baan)
www.microsoft.com/dynamics
www.meta4.com
www.ccs.es
www.edisa.com
DIMONI www.dimoni.com
...

Y en la figura que sigue se presenta una comparativa de productos realizada por
la consultora AMR Research en funcin de dos parmetros clave para los
potenciales clientes: funcionalidad que cubre la solucin de cada fabricante y
coste de la solucin del mismo.
Figura 14. Comparativa de los Principales Fabricantes de productos ERP
POSICIONAMIENTO DE LOS ERPS EN FUNCIONALIDAD VERSUS COSTE:

Source: AMR Research
Most Expensive Least Expensive
L
e
a
s
t

T
o

O
f
f
e
r
M
o
s
t

T
o

O
f
f
e
r
SAP
Oracle
PeopleSoft
J.D.Edwards
Movex
Baan
SCT-Adage
Symix
IFS
JBA
MAPICS
QAD
SSA
Ross
Scala
Navision
Source: AMR Research
Most Expensive Least Expensive
L
e
a
s
t

T
o

O
f
f
e
r
M
o
s
t

T
o

O
f
f
e
r
SAP
Oracle
PeopleSoft
J.D.Edwards
Movex
Baan
SCT-Adage
Symix
IFS
JBA
MAPICS
QAD
SSA
Ross
Scala
Navision


2.5. Ventajas e inconvenientes de un ERP
No es fcil evaluar los beneficios o ingresos que puede obtener una compaa
con la implantacin de un ERP. Esto es debido a que las propias compaas, en
su mayora, no logran saber cul es el beneficio que les aporta un sistema de
este tipo. La causa de este desconocimiento es que el ERP va a afectar directa e
indirectamente a un gran nmero de departamentos, proyectos e iniciativas de la
empresa, pero con distinta importancia en cada uno de ellos. As, nos
encontramos con que el coste del propio clculo de la reparticin de costes y
beneficios debidos al ERP es excesivamente alto. Por ejemplo, algunas de las
consecuencias de la implantacin de estos sistemas es que se aceleran y
automatizan ciertos procesos de administracin, se gana en rapidez en el acceso
a informacin clave y se mejora la comunicacin interdepartamental, aspectos
todos ellos de una mesura altamente subjetiva.
Adems, factores como el tamao y la antigedad de la empresa son
fundamentales para intentar hallar la cuanta de los beneficios. No es lo mismo
una empresa pequea y joven, donde este tipo de proceso podra ser factible,
que no una empresa grande y vieja, donde la cantidad de datos y sistemas
obsoletos a reemplazar es considerable y la obtencin de la cifra de beneficios
prcticamente imposible. El intentar lograr una frmula o un tipo de tendencia
dependiente de parmetros econmicos, de organizacin o tecnolgicos resulta
tremendamente complejo.
Sin embargo, vamos a tratar de exponer las diferentes razones por las que un
Sistema de Informacin Integrado puede ayudar a una organizacin.
2.5.1. Beneficios de la introduccin de los ERPs.
El primero de los beneficios que pueden aportar un ERP se centra en el hecho de
que facilita a la compaa una amplia y extensa integracin de su Sistema de
Informacin cubriendo todas sus reas funcionales tales como Fabricacin,
Ventas y Distribucin, Pagos, Entregas, Inventario, Contabilidad, Recursos
Humanos, Compras, etc.
Tambin, incrementa el rendimiento del tiempo de las personas que desarrollan
su actividad en la organizacin. Como todas las partes estn ahora conectadas e
integradas con el resto por medio del sistema ERP, las personas utilizan menos
tiempo para realizar sus tareas. Adems, ahora se tiene ms acceso y mejor a la
informacin, lo que mejora el tiempo y las fuentes de la toma de decisin.

Adems, los costes de operacin de una organizacin se pueden reducir
considerablemente. Un sistema ERP integra todas las partes de una organizacin
por lo que se consigue un mayor control operacional.
Otra ventaja de un ERP es que unifica el software que utiliza la organizacin, lo
cual es una gran ventaja para sta. Redunda en el desempeo y en la ejecucin
de las actividades de la compaa, adems de aumentar el servicio al cliente, con
lo que en suma supone un aumento de la imagen corporativa.
El ERP hace de puente para que la informacin fluya a travs de toda la
organizacin. Provee una completa integracin de los sistemas no slo entre
departamentos en una compaa sino tambin a travs de las compaas bajo la
misma gestin.
Elimina la mayora de los problemas de negocio tpicos como la disminucin de
materiales, los ajustes de productividad, el servicio al cliente, la gestin de caja,
los problemas de inventario, los problemas de calidad, las entregas, etc.
No slo encamina los verdaderos requisitos de la compaa sino que tambin
provee la oportunidad de mejorar continuamente y de redefinir los procesos de
negocio.
Proporciona herramientas de apoyo a la decisin, de reporting, de Data Mining,
para posibilitar que la gente tome mejores decisiones y por lo tanto mejoren sus
procesos de negocio.
Pero estas no son las nicas ventajas que se obtienen de un ERP. A continuacin
se presenta una lista algo ms detallada, aunque por supuesto incompleta, ya
que da a da salen a la luz nuevas ventajas:
1) Reduce la cantidad de papel utilizado ya que los formatos on-line de
documentos proporcionan una produccin y recuperacin rpida de la
informacin.
2) Mejora la calidad de la informacin puesto que permite un conocimiento
instantneo de los cambios en el sistema.
3) Proporciona gran precisin en la informacin con contenidos detallados y
mejor presentacin.
4) Mejora del control de costes.
5) Permiten proporcionar una rpida respuesta a los clientes y realizar un
seguimiento adecuado de ellos.

6) Proporciona un incremento en el control de las cuentas por pagar del
personal del proceso de facturacin y pagos, y por lo tanto estimula su
productividad y elimina su dependencia de los ordenadores personales para
estas operaciones.
7) Cobros ms eficientes, es decir, reduccin de los retrasos en las entregas de
material y en los pagos de los clientes.
8) Permite una rpida respuesta a los cambios en las operaciones de negocio y
en las condiciones del mercado.
9) Ayuda a la obtencin de ventajas competitivas mejorando los procesos de
negocio.
10) Mejora los enlaces de suministrodemanda en los que intervienen lugares
remotos en diferentes pases.
11) Proporciona una base de datos unificada, utilizable por todas las aplicaciones
integradas en el sistema.
12) Mejora las operaciones internacionales soportando una diversa gama de
impuestos, esquemas de facturacin, divisas, aos fiscales e idiomas.
13) Mejora el acceso y gestin de la informacin a travs de la empresa.
2.5.2. Inconvenientes que plantea su introduccin
A pesar de que presentan muchas ventajas, los sistema ERP tambin presentan
algunos inconvenientes. Por ejemplo, los altos costes que supone la
parametrizacin de un ERP, los problemas de privacidad de la informacin, el
tiempo necesario y la complejidad que conlleva su implementacin.
Adems existe otra desventaja, pero en este caso es para los empleados. Puede
que el empleado no est preparado para el uso del ERP, entonces tendr que ser
formado o en el peor de los casos podra ser despedido. Tanto la primera como
la segunda opcin son un problema grave para la empresa de no fcil solucin.
La implantacin de un ERP es un proceso complejo en el que no han faltado
experiencias muy desgraciadas que demuestran que una mala eleccin puede
acabar comprometiendo la salud de todo el negocio. As que a la hora de
comprar, los responsables de las empresas deben preguntarse cul ser el
tiempo necesario para su implementacin: a medida que pasan los das los
costes de consultora e implantacin se disparan. Esta partida absorbe un
porcentaje muy elevado del coste total de un proyecto ERP. De ah que a la hora

de firmar un contrato resulte conveniente detallar el compromiso del vendedor y
la consultora, as como las posibles penalizaciones en caso de incumplimiento.
Otro aspecto potencialmente conflictivo es hasta qu punto el ERP se adaptar al
proceso de negocio. Y si los consultores sucumben a la tentacin de querer
cambiar la manera de operar de la empresa? Hay que rechazar esa idea, una
aplicacin estratgica como el ERP debe obedecer al negocio y no al revs.
Pero, qu pasa si en el momento de preparar el modelo de negocio se revelan
duplicaciones o la posibilidad de optimizar procesos? En este caso, es lgico que
se aproveche para hacer un rediseo de procesos para aumentar la productividad
y reducir burocracia.
Por ltimo, para que la implantacin del ERP llegue a buen puerto es
imprescindible que colaboren la direccin de la empresa y los empleados. Esta
ltima se logra con una poltica de formacin e informacin sobre los objetivos.
La gente debe creer y participar en el proyecto, porque un ERP es una cadena en
la que no puede fallar ningn eslabn. Hay que explicar bien los objetivos y lo
que se juega la empresa.

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