REQUISITOS Y FORMALIDADES DE LOS INSTRUMENTOS PUBLICOS

Los requisitos y formalidades que se deben observar al redactar o fraccionar una

escritura pblica son los siguientes.
El muero de orden, lugar, da, mes y ao del otorgamiento.
Los nombres apellidos, edad, estado civil, nacionalidad, profesin, ocupacin y
oficio y domicilio de los otorgantes.
La fe del conocimiento de las personas que intervienen en el instrumento y de
los comparecientes aseguran hallarse en el libre ejercicio de sus derechos
civiles.
La identificacin de los otorgantes cuando no los conoce el notario por medio
del DPI, o pasaporte si fuera extranjero.

FORMAS DE REPRODUCIR LA ESCRITURA MATRIZ

Testimonios o copias
Son los diferentes nombres que reciben en la doctrina, la copia fiel de la escritura
matriz que expide un notario.


TESTIMONIO
Es la copia de una escritura pblica que se extiende con las formalidades de ley.

COPIA
Es la reproduccin literal de un instrumento pblico, autorizado por un notario.

DEFINICION LEGAL DE TESTIMONIO
Es la copia fiel de la escritura matriz, de la razn de autentica o legalizacin o del acta
de protocolacion extendida sellada y firmada por el notario autorizante o por el que
deba sustituirlo de conformidad con la ley (articulo 66 cdigo de notariado)

A travs del testimonio se pueden reproducir:
Escrituras matrices
Razones de legalizacin de firmas
Actas de protocolacion
Transcripcin del acta de otorgamiento del testamento cerrado que aparece en
la cubierta de la plica. (Articulo 962 cdigo civil)

TESTAMENTO
Abierto
Cerrado


CLASES DE TESTIMONIOS
Testimonios regulares
Testimonios irregulares
Testimonios regulares:
Son:
Testimonio o primer testimonio (la copia no lleva timbre fiscal)
Testimonio especial
Copia simple legalizada (la copia lleva timbre fiscal de 0.50 centavos por hoja)

Testimonios Irregulares
Son:
Testimonio del INDICE DEL PROTOCOLO
Testimonio de las partes conducentes de un proceso sucesorio
Testimonio de las partes conducentes de certificacin de rea.


Llamado tambin primer testimonio segn el orden que se extienda es la copia fiel de
la escritura matriz, acta de protocolacin y razn de legalizacin que se le extiende al
cliente, cubriendo el impuesto a que se encuentre afecto el acto o contrato.


RAZON DE TESTIMONIO
ES PRIMER TESTIMONIO, de la escritura pblica numero cuarenta (40) que autorice el
da de hoy en esta ciudad de Jutiapa, que para entregar al seor JUAN CARLOS
MEDINA SALAS, extiendo, numero, sello y firmo en tres hojas; las los primeras
fotocopias fieles de sus originales y del registro Notarial a mi cargo; y la tercera que es
la presente. Jutiapa veintitrs de agosto del ao dos mil catorce.


Firma y sello del Notario



Nota: esta razn se anota en una hoja aparte de la copia de la escritura, se hace en una
hoja espaol o bond. Al cliente se le entrega sus copias y su razn de testimonio en un
folder con caratula.


Testimonio Especial (art. 37 CN)
Es la copia fiel de la escritura matriz, acta de protocolacin y razn de legalizacin que
el notario est obligado a remitir al archivo general de protocolos, dentro de los 25
das hbiles a su otorgamiento cubriendo el impuesto notarial, conforme al acto o
contrato que este afecto.

Nota: el testimonio especial lleva un timbre, que sirve para las prestaciones del
notario y para la conservacin del protocolo.
Nota: al archivo general de protocolo se entregan las copias de testimonio especial,
sin caratula.




Timbre notarial = Q2.00 por cada mil

Impuesto
Timbre fiscal = el timbre se adhiere al testimonio especial es de
0.50 centavos por hoja.


Contratos de valor determinado: Q2 por cada mil, pero en ningn caso bajara del
lmite de Q1 ni exceder del lmite mximo de Q300.

Ejemplos:

Contratos de Q1,000 pago Q2 por el timbre
Contratos de Q25,000 pago Q50 por el timbre
Contratos de Q100,000 pago Q200 por el timbre
Contratos de Q300 pago Q1 por el timbre
Contratos de Q900 pago Q1 por el timbre
Contratos de Q250,000 pago Q300 por el timbre
Contratos de Q151,000 pago Q300 por el timbre
El impuesto fiscal se cubre con Q0.50 por cada hoja.

El impuesto notarial debe cumplirse de la siguiente forma. 2 por millar (Q2 por cada
mil)









EJEMPLO DE RAZON DE TESTIMONIO ESPECIAL
(por un contrato de Q145,000)

ES TESTIMONIO ESPECIAL de la escritura pblica nmero cuarenta (40), que autorice
el da de hoy treinta de agosto del ao dos mil catorce en esta ciudad de Jutiapa; que
para remitir al ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLO, extiendo numero, sello y firmo en
tres hojas; las primeras dos copias fieles de sus originales y del registro notarial a mi
cargo y la tercera que es la presente en esta hoja de papel bond. Jutiapa uno de
septiembre del ao dos mil catorce.

Se pega un timbre fiscal de Q1
Se pega un timbre notarial de Q290


Firmo y sella del notario

Color de los timbres
Q1 negro
Q5 amarillo
Q10 azul
Q25 verde
Q50 caf
Q100 morado
Q 1 rojo (timbre forense)

Los timbres se inutilizan con 2 formas
*Perforndolos
*Colocando el sello del notario encima

Copia simple legalizada
Conocida tambin como copia legalizada, es la copia fiel de la escritura matriz, acta de
protocolacin y razn de legalizacin que expide el notario para cualquier persona
interesada sin cubrir ms impuestos que los timbres fiscales de 0.50 por cada hoja.

Nota: la copia simple legalizada tambin lleva timbre fiscal de 0.50 por hoja al igual.




TESTIMONIOS IRREGULARES
Estos no son documentos protocolares, es decir ninguno ha sido fraccionado en papel
protocolo.


FORMA DE EXTENDER LOS TESTIMONIOS
Nuestra legislacin regula que los testimonios pueden extender de la siguiente forma:

a) Mediante copias impresas en papel que pudiesen completarse con escritura a
mquina o manuscrita.
b) Por transcripcin
c) Por medio de copias, fotocopias, fotostticas o fotogrficas de los instrumentos,
casos en los cuales los testimonios se complementaran con una hoja de papel
en la que se asentara la razn y colocaran los timbres respectivos.

Las hojas del testimonio sern numeradas, selladas y firmadas por notario. Al final del
instrumento se indicara del nmero de hojas de que se compone, personas a quienes
se les extiende y el lugar de la fecha en que se compulse. Articulo 70 cdigo de
notariado.

El notario esta delgado a expedir testamento o copia simple legalizado a los
otorgantes, sus herederos o a cualquier persona que lo solicite. Art 73 de cdigo de
notario.

Mientras viva el otorgante de un testamento o donacin por causa de muerte, solo a el
podr extenderse testimonio o copia del instrumento articulo 75 CN.

IMPUESTOS QUE CUBREN EN LOS TESTIMONIOS
En el primer testimonio: no se puede generalizar sobre estos impuestos, pues los
casos en que se extiende, depende del acto o contrato.

Ejemplo: si es reconcomiendo de un hijo NO paga impuesto, si es un bien inmueble SI,
por eso depende del acto o contrato.

Testimonios especiales: en el artculo 37 del cdigo de notariado indica los
impuestos que se cubren y estos son:

Impuesto notarial, a travs del timbre notarial,
*valor determinado Q2 por millar,
*si es valor indeterminado Q10

Valor determinado
Mnimo= Q1
Mximo= Q300
El testimonio especial cubre otro impuesto fiscal que es el timbre fiscal que es: Q0.50
por cada hoja del testimonio.

VALOR PROBATORIO

El testimonio viene a constituir el unico instrumento que los otorgantes tienen en su
poder para el trfico jurdico, toda vez que las escrituras matrices quedan en el
protocolo a cargo del notario. Por lo tanto la escritura matriz y el testimonio tienen
igual garantas y dan certeza y seguridad.

La legislacin Guatemalteca le da valor probatorio a los testimonios de las escrituras
pblicas. El art 186 del cdigo procesal civil y mercantil, Regula los documentos
autorizados por notario producen fe y hacen plena prueba
Salvo el derecho de redargirlos de nulidad y falsedad.

EL ACTA DE PROTOCOLACION (de un matrimonio)

Protocolar:
Es la incorporacin material y jurdica que hace un notario en el protocolo a su cargo
de un documento pblico o privado por mandato legal, a solicitud de parte interesada
o por orden de un tribunal competente.

La protocolacion o protocolizacin desde el punto de vista material, se realiza
mediante el fraccionamiento de un acta en el protocolo: el acta de protocolacion

Esta acta tiene que cumplir los requisitos generales de los instrumentos que se
autorizan en el protocolo. Art. 20 CN

La incorporacin del documento se realiza entre las hojas de papel sellado para
protocolo, inmediata a aquella donde se redacta el acta de protocolacion.

Nota: protocolar es insertar
Al casar se redacta un acta, se manda a RENAP para legalizar.
El acta se transforma en una escritura o es una escritura, y se inserta en el
protocolo
Protocolar: es meter el acta del matrimonio en el protocolo.

DOCUMENTOS QUE SE PROTOCOLAN
Segn el art. 63 de Cdigo de Notariado, se protocolizan:

1. Los documentos o diligencias cuya protocolacion, este ordenada mediante la
ley o tribunal competente.
Ejemplo:
acta de matrimonio art 161 cdigo civil
Acta de protesto de un doc. Mercantil art 480 cdigo de comercio
Documentos provenientes del extranjero, art 37, 38, ley del OJ
2. Documentos privados cuyas firmas hubieren sido previamente legalizados.
Ejemplo: cualquier documento legalizado
3. Los documentos privados sin reconocimiento o legalizacin de firmas.
Ejemplo: cualquier documento, pero es indispensable que comparezcan
los otorgantes.







































REQUISITOS PARA PROTOCOLAR

1. Nmero de orden del Instrumento
2. El lugar y la fecha
3. Los nombres de los solicitantes o transcripcin en su caso del mandato judicial
4. Mencin del acto (documento) o diligencia indicando el numero de hojas que
contiene y el lugar que ocupa en el protocolo, segn filiacin y los nmeros que
correspondan a la primera y ltima hojas.
5. La firma de los solicitantes en su caso y la del notario.

ACTA NOTARIAL

Los documentos o instrumentos pblicos ms importantes:
1. Escritura Publica
2. El Acta Notarial

Definicin de Acta Notarial:
Es el Instrumento Pblico autorizado por notario a solicitud de parte interesada en la
que se hace contar hechos que presencie y circunstancias que le consten, los cuales no
son objeto de contrato.

Clasificacin:
1. Atas de presencia
2. Actas de referencia
3. Actas de requerimiento
4. Actas de notificacin
5. Actas de notoriedad

En las escrituras pblicas se hace constar Negocios Jurdicos y Declaraciones de
Voluntad.

En el Acta Notarial se hacen constar Hechos que presencie y Circunstancias que le
consten.

ACTAS DE PRESENCIA
Estas actas tienen plena validez puesto que los actos le constan personalmente al
notario, se extienden en el mismo lugar de su actuacin.

Ejemplo:
1. Para hacer constar el estado fsico de una persona.
2. Acta de soltero
3. Acta de subasta voluntaria
4. Acta de matrimonio
5. Acta de sobrevivencia
6. Acta de legalizacin de fotocopias.

ACTA DE REFERENCIA
En estas actas el notario NO le constan personalmente los hechos sino recoge
declaraciones o relatos de quien los requiere.

Ejemplo:
1. Acta de NO haber perdido la nacionalidad
2. Acta de declaraciones testimoniales
ACTA DE REQUERIMIENTO
Sirven para hacer constar la solicitud del cumplimiento de una obligacin o bien que
se haga o deje de hacer algo.

Ejemplo:
1. Acta de protesto de un cheque
2. Acta de requerimiento de entrega de una cosa.

ACTA DE NOTIFICACION
El propsito de estas actas es comunicar a una persona una situacin que debe ser de
su conocimiento porque le favorece o le afecte.

Ejemplo:
1. Acta de notificacin de una donacin.
2. Acta de revocatoria de un mandato.
ACTA DE NOTORIEDAD
Estas actas son de utilidad para hacer constar hechos notarios o de conocimiento
pblico.

Ejemplo:
1. Acta de identificacin de tercero.

PARTES DE QUE CONSTA EL ACTA NOTARIAL

a. Rogacin
b. Objeto de la rogacin
c. Narracin del hecho
d. Autorizacin notarial

ROGACION
Como en el acta no se hacen constar Negocios Jurdicos NO existe comparecencia, pero
SI Rogacin que es la peticin o requerimiento como acto preliminar para poner en
marcha la actividad del notario.

En la Rogacin no es necesario indicar los datos de identificacin personal del
Requirente. Art 61.

Los elementos que en trminos generales comprende la Rogacin entendida como una
de las partes del acta notarial son los siguientes:

1. Lugar
2. Fecha
3. Hora
4. Nombre del notario
5. Nombre del requirente
6. Identificacin
7. Direccin del requirente
8. Direccin donde se encuentra constituido o identificacin el lugar de manera
que no deje duda
9. Municipio y para evitar equivocacin en lugares homnimos, el departamento.

OBJETO DE LA ROGACION
En esta parte se expresa de manera clara y precisa que se desea que realice el notario
a travs del Acta pues la actuacin notarial no puede excederse lmites ni puede darse
sino existe esa solicitud de intervencin del notario.

El objeto de la Rogacin tiene como antecedente y base la voluntad del Requirente
pero en la actuacin del notario y el uso de estos instrumentos pblicos tambin tiene
su lmite propio al ser requerido para documentar hechos ilcitos.

NARRACION DEL HECHO
Constituye la parte principal del acta, contiene la relacin de los hechos que constan al
notario por haberlos investigado (Acta de Notoriedad) o porque personalmente lo ha
presenciado o realizado (Acta de Matrimonio) se hace constar en PUNTOS o
CLAUSULAS.

AUTORIZACION
Consiste en la firma de los Requirentes y de los que intervinieron en el Acta y la del
Notario.

El notario de f firmando y sellando el Acta.

REQUISITOS Y FORMALIDADES
Articulo 61 CN
En el Acta deben observarse los siguientes requisitos:
1. El lugar
2. Fecha
3. Hora de la diligencia
4. Nombre de la persona que lo ha requerido
5. Los nombres de las personas que adems intervengan en el Acta.
6. La relacin circunstanciada de la diligencia.

IMPUESTO QUE CUBRE UN ACTA NOTARIAL
Impuesto fiscal de 0.50 centavos por cada hoja del acta
Impuesto notarial de Q.10.00 por Acta Notarial

PRINCIPALES ACTAS NOTARIALES QUE CONOCEMOS
1. Acta notarial de sobrevivencia (que haga constar que est vivo)
2. Acta notarial de nombramiento
3. Acta notarial de matrimonio (nias desde 16 aos, nios desde 14 aos, o las nias desde 8
aos que se encuentren en estado de gestacin)
4. Acta notarial de arresto domiciliario
5. Acta notarial de notificacin
6. Acta notarial de protesto (cheque sin fondos: se protesta)
7. Acta notarial de inventario (para practicar inventario con el notario)
8. Acta notarial de Asamblea
9. Acta notarial donde conste saldo deudor
10. Acta notarial de requerimiento en jurisdiccin voluntaria
11. Acta notarial de sorteo (rifa)

Diferencias entre al Acta Notarial y la Escritura Publica

Diferencias de forma:

1. Las Actas Notariales se redactan en cualquier clase de papel y NO en papel
sellado especial para protocolos.

2. Las Actas Notariales NO llevan numeracin y las Escrituras Pblicas llevan un
orden riguroso de nmeros.

3. De las Actas Notariales NO pueden extenderse copias y de la Escritura se
pueden extender copias o testimonios que el interesado requiera.

4. Las Actas Notariales quedan en poder del interesado y las Escrituras Pblicas
en poder del notario.

5. En las Actas no es necesario consignar los datos de identificacin del
requirente, y en la Escritura Pblica es requisito legal consignar.

6. Las Actas Notariales llevan hora de inicio y finalizacin y las Escrituras
Pblicas solamente en los testamentos o donacin por causa de muerte.

7. Las Actas Notariales llevan un timbre de 0.50 centavos por hoja y las Escrituras
Pblicas NO es necesario adherirse ninguna.

Diferencias de fondo:

1. Las Actas Notariales se hace constar: hechos que presencien y
circunstancias que le consten.
En las Escrituras Pblicas se hace constar: negocios jurdicos y
declaraciones de voluntad.


EL ACTA DE LEGALIZACION DE FIRMAS
(Autentica)

Instrumento publico por medio del cual el notario declara que las firmas que figuran
en el documento por conocer a los firmantes y estos haber firmado en su presencia.

Requisitos:
Nuestra ley notarial exige 2 requisitos:
1. Que sean puestas las firmas en presencia del notario
2. Que las mismas sean reconocidas por el signatario o firmante; si estos se
hubieran estampado con anterioridad.

Firmas puestas
La firma es puesta en presencia del notario cuando la persona procede a firmar el
documento ante el notario, es decir en su presencia.

Firmas reconocidas
La firma es reconocida cuando la persona que ha firmado el documento antes de que
se le presente al notario, comparece y reconoce el notario que es autora de la firma
que aparece suscrita, pues es suya. Articulo 54 CN.