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PROYECTO: “SISTEMA AUTOMATIZADO PARA CONTROLAR Y ADMINISTRAR LOS PROCESOS QUE SE REALIZAN EN LA COORDINACIÓN DE LABORATORIOS Y PROYECTOS”

El fin de esta investigación fue automatizar los procesos que se llevan a cabo dentro de la coordinación, para la elaboración del sistema Web se eligió el proceso de desarrollo unificado de software RUB (Racional unified Process), el cual abarcó un conjunto de fases y flujos de trabajo que junto con el resultado de la recolección de información permitió la construcción de los módulos de administración, abastecimiento y mantenimiento de equipos. El sistema cumplió con las necesidades de mejorar y facilitar la asignación de recursos a los laboratorios, adquirir la arquitectura tecnológica necesaria en los laboratorios para la buena ejecución del sistema.

Los sistemas de información tienen cada vez mayor importancia al punto que se han convertido en una necesidad para las organizaciones, pues satisfacen en gran medida los requerimientos de información y sirven de soporte para la toma de decisiones. En la mayoría de los casos la utilización de un sistema automatizado representa el progreso de una empresa ya que genera resultados eficaces y en menor tiempo sobre los procesos y actividades cotidianas de la misma. Esta investigación beneficiará en gran medida a la comunidad universitaria en general, debido a que el abastecimiento de insumos garantiza el funcionamiento de los laboratorios, lo que trae consigo una educación de calidad al estudiantado, formando profesionales competitivos en el mercado laboral, creando un prestigio para la universidad

Planteamiento del problema La coordinación de laboratorios y proyectos requiere de información detallada en la que destaca, código, nombre, cantidad de los requerimientos, materiales, insumos y los equipos de los laboratorios, para así poder asignarle los recursos necesarios a dichos laboratorios, por tal motivo cada laboratorio realiza una solicitud que contenga las especificaciones de los materiales necesarios. Actualmente este proceso se hace en forma manual, los técnicos o encargados del laboratorio llenan la solicitud con especificaciones y la llevan a la coordinación de laboratorios y proyectos, allí son atendidas pero sin un orden específico, lo que ocasiona una demora notoria a la hora de satisfacerlas, pues muchas veces se atienden solicitudes de laboratorios que acaban de introducirse en vez de darle prioridad a las ya existentes, causando incomodidad a los usuarios, puesto que el manual requerido no es abastecido para la fecha que fue solicitado.

Además la Coordinación lleva un inventario de los recursos existentes, el cual no toma en cuenta la fecha de vencimiento de los productos perecederos, por lo tanto existe material que se dispone para la asignación de recursos, con el que realmente no se cuenta porque ya ha expirado. Igualmente cuando e realizan retiros de inventario no queda inventario de la persona que lo efectuó, lo que representa un problema significativo, ya que en oportunidades existe perdida de material y no existe un responsable.

Objetivos Objetivo General Desarrollar un Sistema automatizado para controlar y administrar los procesos que se realizan en la Coordinación de Laboratorios y Proyectos

Objetivos específicos

Recopilar información acerca de las actividades y procesos que realiza la Coordinación de Laboratorios y Proyectos

Diagnosticar los requerimientos y necesidades de la Coordinación de Laboratorios y Proyectos de acuerdo a la información recopilada

Diseñar el modelo de datos del sistema mediante el lenguaje UML (Unified Modeling Lenguaje)

Diseñar una interfaz de usuario amigable

Codificar el sistema automatizado que incluye los módulos de administración, abastecimiento y mantenimiento para la coordinación de Laboratorios y Proyectos

Desarrollar un plan de prueba para cada uno de los módulos elaborados, empleando datos reales con la participación de futuros usuarios del sistema

Integrar los módulos del sistema

Elaborar el manual del sistema y el manual del usuario

Justificación e importancia Las ventajas de automatizar los procesos son numerosas: reducir costos, reducir el trabajo de los empleados, enfrentar a un número de variables cada vez mayor, satisfacer unas expectativas

de servicio extremadamente elevadas, reducir al mínimo el tiempo de entrega y la pérdida de información. Los usuarios podrán manejar en forma estándar las solicitudes en cuanto su aplicación u aceptación, además verificar el estado en que se encuentran, de ésta manera se evitarán muchos inconvenientes, como por ejemplo pérdida de información y solicitudes doblemente emitidas. De la misma manera al controlar algunos datos específicos del inventario existente se podrá disminuir en gran medida la pérdida de material, la asignación de insumos no existentes y el fallo de entregas pendientes. Los recursos necesarios en el tiempo pautado se garantiza el buen funcionamiento de los laboratorios y por ende la calidad de los procesos de enseñanza y aprendizaje que se llevan a cabo en los diferentes laboratorios Por otra parte este trabajo brinda un aporte importante para la UNET porque representa un avance en el aspecto tecnológico ya que actualmente la coordinación realiza las operaciones en forma manual. A su vez contribuye en el área de sistemas basado en procesos similares a los manejados (administración, abastecimiento y mantenimiento), o como punto de referencia a futuros investigadores que deseen abarcar otros procesos que vayan más allá de los alcances de este sistema. Para finalizar se puede decir que este proyecto está motivado a aplicar los conocimientos adquiridos y a dejar un aporte funcional en la UNET, institución que nos ha brindado grandes beneficios a lo largo de los años de estudio. Con la finalidad de proteger el sistema de acciones indebidas o manejo inapropiado de la información, es decir, garantizar la integridad y autentificación, se tienen usuarios que se diferencian por la asignación de sus privilegios, usuarios que poseen dominio total del sistema y usuarios con privilegios limitados asignados por el administrador según las actividades que realicen dentro de la coordinación

El sistema fue desarrollado en PHP 4.0 como lenguaje de programación, empleando MySQL como base de datos y Apache como Servidor Web; por ser una aplicación Web las operaciones se pueden realizar desde cualquier parte donde se tenga acceso a Internet, de este modo las solicitudes y otras operaciones pueden hacerse con facilidad y rapidez. El sistema de gestión evita la redundancia y pérdida de información, disminuye los tiempos de respuesta y el descontrol de productos, pues se lleva un registro minucioso del inventario que se tiene para abastecer los laboratorios y el almacén de herramientas y suministros para el mantenimiento de los equipos de dichos laboratorios

Observaciones

El sistema de instalación del software será en los servidores centrales administrados por el centro de estudios de Teleinformática CETI para facilitar el acceso al mismo y la interconexión de cada una de las exigencia

El sistema se mantendrá a disposición de los trabajadores de los laboratorios que están dentro de su dependencia

El personal de los laboratorios se dotará de un adiestramiento adecuado que junto con el manual de usuario facilitará el manejo del sistema y el cumplimiento de las actividades de la Coordinación.

Se Tomará en cuenta los estándares de desarrollo y metodología utilizados en este trabajo al momento de realizar el mantenimiento del sistema o reingeniería cuando este lo requiera.

Se Adquirirá arquitectura tecnológica en los puntos necesarios para el buen manejo del sistema, incluyendo cada uno de los laboratorios que atiende y en el fortín donde se guardan los materiales y reactivos.

Estudiar la posibilidad de extender el alcance del proyecto para facilitar la comunicación tecnológica con el departamento de compras al momento de generar las órdenes de compra.

Una vez implantado el sistema se llevará paralelamente con las operaciones manuales y se evaluará el desenvolvimiento del mismo así como la adaptabilidad de los usuarios al cambio por un período aproximado de dos meses.