Manual es

Admi ni st r at i vos
Estructura y organizacin de la
empresa
Los Manuales Administrativos
Gua prctica para el diseo
de manuales
Est r uc t ur a y or gani zac i n de
l a empr esa
Estructura Organizacional:
modelo que representa las relaciones estables
entre los miembros de la organizacin con el
objeto de delimitar, orientar y anticipar las
actividades, de forma que se obtenga
efectividad en las operaciones y resultados.
Estructuras monofuncionales
(centralizacin de autoridad).
Estructuras jerrquicas.
Estructuras descentralizadas (toma de
decisiones).
Estructuras no piramidales (matricial).
Relaciones formales: autoridad de lnea y
staff.
Relaciones no formales: espontneas
resultantes de la interaccin grupal.
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La Divisin del Trabajo:
La organizacin de grupos se basa en la
divisin del trabajo.
El trabajo en grupo de forma participativa y
armonizada crea lo que conocemos como
sinergia.
La divisin del trabajo podemos definirla como
la separacin y delimitacin de las actividades
con el fin de realizar una funcin con la mayor
precisin, eficiencia y con el mnimo esfuerzo,
dando lugar a la especializacin en el trabajo.
Especializacin vertical: en trminos de
autoridad (niveles jerrquicos).
Especializacin horizontal:
Departamentalizacin en trminos de
diferenciacin entre las diversas funciones
ejecutadas por los rganos.
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La Reorganizacin:
Obsolescencia de la estructura organizacional,
debido a factores internos o externos.
Internos:
Falta de claridad en los objetivos de la empresa
Inadecuada divisin del trabajo.
Deficiencia o falta de controles.
Baja productividad.
Crecimientos no programados.
Problemtica en las relaciones de trabajo.
Externos:
Avance cientfico y tecnolgico.
Situacin del mercado.
Sistema poltico, econmico, social y cultural.
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Qu son?
Es un documento elaborado sistemticamente en el
cual se indican las actividades, a ser cumplidas por
los miembros de un organismo y la forma en que las
mismas debern ser realizadas, ya sea conjunta
separadamente.
Para qu?
Son un medio de comunicacin de las polticas,
decisiones y estrategias de los niveles directivos
para los niveles operativos.
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Clasificacin o tipos de manuales?
Por su contenido:
Manual de Historia: tradicin y filosofa del organismo,
comprensin y motivacin del personal (pertenencia).
Manual de Organizacin: estructura organizacional,
funciones, autoridad, responsabilidad y sus relaciones.
Manual de Polticas: lineamientos o normas para la
toma de decisiones (consistencia).
Manual de Procedimientos: gua de trabajo de como
hacer las cosas. Valioso para adiestramiento.
Manual de contenido mltiple: el volumen de
actividades no justifica la elaboracin de manuales
separados; pueden combinarse dos o ms categoras;
ejemplo: polticas y procedimientos, etc..
Por su funcin especfica:
Manual de Produccin, Compras, Ventas, Finanzas,
Contabilidad, Personal (RRHH), Mantenimiento:
instrucciones, polticas y estandarizacin de procesos en
base a los problemas cotidianos del rea funcional.
Manual de adiestramiento: detalle de tareas y
procesos de rutina de un puesto en particular, ms
detallado que un manual de procedimientos.
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Clasificacin o tipos de manuales?
General: se refiere a todo organismo en su
conjunto.
Manual general de Organizacin: abarca todo el
organismo, indicando la organizacin formal.
Manual de Polticas: abarca todo el organismo, a fin de
uniformar la forma de operar.
Especfico:
Manual especfico de reclutamiento y seleccin:
detalle de un rea especfica de RRHH; contiene definicin
uniforme sobre el proceso de reclutamiento y seleccin
del personal.
Manual especfico de auditoria interna:
agrupa normas, lineamientos e instrucciones de aplicacin
especfica a determinados tipos de actividad.
Gua pr c t i c a par a el Di seo
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I. mbito de aplicacin del manual (general,
especfico a un rea).
Diagnstico situacional: organigrama, nmero de
puestos y niveles jerrquicos, objetivos, funciones y
responsabilidades, perfil laboral, etc..
II. Planeacin: justificacin de tiempo y costo
(presupuesto para su elaboracin), apoyo de
tcnicas de planeacin como diagramas de Gantt y
PERT.
III. Recopilacin de Informacin: manuales
existentes, circulares, memoranda, organigramas
existentes, normativa actual.
CAPTURA, DEPURACION, CLASIFICACION Y ANLISIS.
IV. Apartados que debe contener: portada, ndice,
introduccin, organigramas, funciones (diagrama
de flujo), descripcin de puestos, catlogos o
formas con instructivo de uso, declaracin de
polticas, otros.
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V. Redaccin: si es necesario apoyo o
contratacin de especialista en correccin de
estilo.
VI. Formato y comprensin: su objetivo es el
de ser consultado, por tanto, debe ser claro,
ordenado y ntido en su presentacin.
Facilidad de lectura, referencias rpidas y que
denote confianza por su apariencia y orden.
VII. Revisin y aprobacin:
Primeras fases: revisin a detalle y aporte de
crticas constructivas en reuniones entre los
elaboradores, analistas, directivos, usuarios.
Evitar cambios slo por gustos personales.
Importante: devolver los materiales
rpidamente para cumplir con los programas de
entrega.
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Segunda fase: una revisin rigurosa final, a
cargo del analista y directivos de la empresa,
culminando con la aprobacin de los niveles
directivos de quien tenga a su cargo dichas
responsabilidades. Se establece su rbrica en
cada una de las hojas o se utiliza una hoja para
su aprobacin.
VIII. Distribucin: se recomienda hacer un
programa de difusin a quienes se le asigna
un ejemplar, slo la gerencia general
mantendr un ejemplar de cada manual. Por
seguridad se debe estampar un sello de tipo
CONFIDENCIAL, ya que contienen
informacin valiosa que puede ser usado por
la competencia.
IX. Actualizacin: establecer un programa de
actualizacin, debido a cambios en las
polticas, procedimientos, tecnologa, etc..