INTRODUCCIN Este manual pretende ser una gua en el proceso de brindar un servicio de almacenamiento de calidad y eficiente. En su contenido podremos observar los aspectos ms esenciales para poder utilizar correctamente el manual y poder lograr brindar un buen servicio de almacenamiento que es lo que se busca con este aporte Las Buenas Prcticas de Almacenamiento estn representadas por la documentacin referida en la Norma de Buenas Prcticas de Almacenamiento, Organizacin Mundial de la Salud.
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ANTECEDENTES
Comit de Expertos de la Organizacin Mundial de la Salud en especificaciones para las preparaciones de productos alimenticios, Informe 34. Ginebra 1996 y Organizacin Mundial de la Salud. Serie de Informe Tcnico 908, Comit de Expertos de la Organizacin Mundial de la Salud en especificaciones para las preparaciones de productos alimenticios, Informe 37. Ginebra 2003 Organizacin Mundial de la Salud. Serie de Informe Tcnico 908, Comit de Expertos de la Organizacin Mundial de la Salud en especificaciones para las preparaciones de productos alimenticios, Informe 37. Ginebra 2003 Organizacin Mundial de la Salud. (2000)Informe Tcnico 92, Gua de Inspeccin de Buenas Prcticas de Almacenamiento Para Los Establecimientos De Produccin Alimenticos en los Pases de la Comunidad Andina de Naciones. Organizacin Mundial de la Salud. Serie de Informe Tcnico 863, Comit de Expertos de la Organizacin Mundial de la Salud en especificaciones para las preparaciones de productos alimenticios, Informe 34. Ginebra 1996. Organizacin Mundial de la Salud. Serie de Informe Tcnico 32 (1996) Buenas Prcticas de Almacenamiento en las Industrias.
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CONTENIDO Normas de Buenas Prcticas de almacenamiento aplicable al servicio de almacenamiento. Consta de 12 captulos.
CAPITULOS DE LAS BUENAS PRCTICAS DE ALMACENAMIENTO NORMAS CAPITULO 1 DE LA RECEPCION CAPITULO 2 DEL ALMACENAMIENTO CAPITULO 3 DEL PERSONAL CAPITULO 4 DEL SERVCIO AL CLIENTE CAPITULO 5 DEL EMBARQUE CAPITULO 6 DE LAS INSTALACIONES CAPITULO 7 DE LAS QUEJAS Y RECLAMOS CAPITULO 8 DE LAS DEVOLUCIONES CAPITULO 9 DE LOS PROCESOS DE VENTAS, PREPARACION DEL PEDIDO CAPIUTLO 10 DEL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS ALMACENES CAPITULO 11 DE LA AUTO-INSPECCIN Y AUDITORAS CAPITULO 12 DEL RASTREO DE LOTES
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OBJETIVO
El objetivo del presente manual es brindar el conocimiento adecuado a los colaboradores de la Estacin Naval de Paita para poder mejorar el servicio de almacenamiento en las cmaras con la aplicacin de las Buenas Prcticas de Almacenamiento.
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CAPTULO I a) DE LA RECEPCIN: De los documentos.- Antes de recepcionar los productos, se debe confrontar los documentos presentados por el proveedor que acompaa el producto, con el requerimiento u orden de compra, para verificar la siguiente informacin: a) Nombre del producto; b) Concentracin y forma, cuando corresponda; c) Empresa Procesadora; d) Presentacin; e) Cantidad solicitada f) Otros documentos e informacin establecida en el orden de compra o requerimiento. En el caso de insumos se debe verificar: a) Certificado analtico dela empresa procesadora, cuyos datos deben coincidir con los que figuran en la etiqueta del insumo b) Denominacin del insumo c) Nombre de la empresa procesadora y proveedor d) Fecha de elaboracin e) Nmero de lote. La recepcin ser certificada mediante un documento o comprobante, de acuerdo a un formato previamente establecido, el mismo que debe incluir por lo menos la siguiente informacin: a) Nombre del producto b) Forma de presentacin c) Nombre de la Empresa Procesadora d) Nombre del proveedor e) Cantidad recibida ( nmero de recipientes y cantidad en cada recipiente ) f) Fecha de recepcin g) Nombre de firma de la persona que entrega y de la que recibe. En caso de existir discrepancias entre los documentos, se proceder de acuerdo al procedimiento interno establecido para tal fin. De los Productos.- Al momento de la recepcin, se verificara la cantidad recibida y se realizara una inspeccin de las caractersticas externas de una muestra representativa del producto.
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La inspeccin incluir la revisin de: a) Embalaje b) Envases c) Rotulados En el embalaje se debe revisar: a) Que el material del embalaje este limpio, no arrugado, quebrado o hmedo que indique deterioro del producto. b) Que no se encuentre abierto. En el envase inmediato se debe realizar: a) Que el material del embalaje este limpio, no arrugado, quebrado o hmedo que indique deterioro del producto. b) Que no se encuentre abierto
CAPTULO II a) DEL ALMACENAMIENTO.- Las reas de almacenamiento deben tener dimensiones apropiadas que permitan una organizacin correcta de los insumos y productos, evite confusiones y riegos de contaminacin y permita una rotacin correcta de las existencias. El rea de almacenamiento depende de: a) Volumen y cantidad de productos a almacenar; b) Frecuencia de adquisiciones y rotacin de los productos; y c) Requerimiento de condiciones especiales de almacenamiento: cadena de frio, temperatura, luz y humedad, controladas. El almacn deber contar con reas separadas, delimitadas o definidas: a) rea de recepcin: Destinada a la revisin de los documentos y verificacin de los productos antes de su almacenamiento. Debe disearse y equiparse de tal forma que permita una adecuada recepcin y limpieza de los embalajes si fuera necesario; b) rea de almacenamiento: Destinada a mantener los productos o insumos en forma ordenada y en condiciones adecuadas para conservar sus caractersticas de calidad; cuando sea necesario se deber contar con: - rea apropiada para productos que requieren condiciones especiales: temperatura, humedad y luz - rea para productos que requieran controles especiales, los cuales deben almacenarse en reas de acceso restringido, seguros y con llave. 9
Los servicios sanitarios, vestidores y comedor, deben ubicarse fuera del rea de almacenamiento. En el diseo del almacn se debe considerar los siguientes aspectos: a) Ubicacin: El rea de almacenamiento debe estar ubicada en un lugar donde se eviten riesgos de contaminacin de materiales o de productos. b) Las paredes deben ser de fcil limpieza; los pisos de concreto, de superficie lisa y lo suficientemente limpias y seguras para almacenar los productos. a.1) CONDICIONES GENERALES PARA ALMACENAJE
El almacenaje de productos congelados hidrobiolgicos debe estar orientado por procedimientos escritos que incluyan indicaciones especficas para cada producto, de acuerdo con las recomendaciones del fabricante y de este reglamento.
El lugar de almacenaje debe tener capacidad suficiente para permitir la separacin selectiva y ordenada de los productos y la rotacin para el momento de la entrega o embarque.
El almacenaje debe ser ordenado de manera que permita individualizar cada lote a distribuir, lo mismo en orden cronolgico de sus fechas de vencimiento.
El rea de almacenaje debe estar seca, ventilada, protegida del sol y limpia.
El almacenaje de productos debe ser realizado en condiciones adecuadas de temperatura, humedad, iluminacin de acuerdo con las instrucciones del fabricante, de manera de no afectar adversamente de forma directa o indirecta, la calidad del producto.
La estiba debe ser separada de modo de permitir la limpieza y respetar las instrucciones del fabricante en cuanto al mximo de cajas a estibar.
Todas las reas destinadas a almacenaje de productos congelados hidrobiolgicos deben tener condiciones que permitan preservar sus condiciones de uso.
Los productos deben ser inspeccionados con frecuencia para verificar cualquier degradacin visible, especialmente el plazo de validez de los productos.
El almacenaje de productos congelados en el almacn debe permitir la perfecta identificacin de los productos (nombre del producto, nmero de lote y fecha de vencimiento) por mtodo visual o electrnico.
El almacenamiento nunca debe ser efectuado directamente en contacto con el suelo ni en lugar que reciba luz solar directa.
Las reas para almacenamiento deben estar libres de polvo, basura, roedores, aves, insectos y cualquier otro animal.
Para facilitar la limpieza y la circulacin de las personas los productos deben ser almacenados a una distancia adecuada. 10
El movimiento de las personas como el movimiento interno de vehculos en las reas de almacenaje debe ser cuidadoso a fin de evitar averas, destrucciones parciales y/o prdida de producto.
La empresa deber tomar las medidas adecuadas para prevenir prdidas y/o contaminaciones de los embalajes parcialmente utilizados.
La preparacin de los pedidos debe obedecer un orden cronolgico de los lotes de fabricacin o partida, expedicin de los lotes ms antiguos, antes de los ms nuevos.
Debe estar terminantemente prohibida la presencia de personas extraas en las reas de almacenaje.
El local de almacenaje debe mantener una temperatura entre -18C. Y 30C. Las mediciones de temperatura deben ser efectuadas de manera constante y segura, con registros escritos. Deben existir sistemas de alerta que posibiliten detectar defectos del equipamiento de aire acondicionado para su pronta reparacin.
Las siguientes condiciones son bsicas para todo almacn: La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacn. El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas, hasta donde sea posible, de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y de ayuda en el control de inventarios. Debe existir una sola puerta, o bien una de entrada y otra de salida, y ambas bajo control. Hay que llevar un registro al da y control interno de entradas y salidas. Es necesario informar a control de inventario y a contabilidad de los movimientos diarios de entradas y salidas del almacn, y a programacin y control de produccin de las existencias. Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y conocido de compras, control de inventarios y produccin. La identificacin debe estar codificada cuando sea posible. Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en pasillos, estantes y espacios marcados con unas nomenclaturas que facilite la colocacin en su lugar y la localizacin cuando haya de buscarse. Esta misma localizacin debe marcarse en la tarjeta correspondiente del registro y control de existencia. Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por personal ajeno al almacn. Toda operacin de entrada o de salida del almacn requiere la documentacin autorizada segn un sistema establecido. La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l, y estar restringida a personal autorizado por la gerencia o el departamento de control de almacenes. Los materiales almacenados debern obtenerse fcilmente cuando se necesiten. 11
La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible, es decir, deber disponerse de manera que puedan hacerse modificaciones o ampliaciones con una inversin mnima adicional. La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales. El rea ocupada por los pasillos respectos de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones de operacin.
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SERVICIO DE ALMACENAMIENTO
Mantenimiento a Cmaras
Inspeccin, paredes, puertas
Inspeccin piso
Inspeccin pre cmara
Inspeccin cortinas impermeables
Inspeccin iluminacin en cmaras
Inspeccin instrumentos de temperatura
Almacenamiento en Cmaras
Registro entradas y salidas
Estibar correctamente
Inspeccin Personal
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Ingreso a Cmaras
Ubicar las Parihuelas
Circulacin en las Cmaras
Utilizar al mximo el volumen de la cmara
Salida de los Productos
Inspeccin a las Cmaras
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CAPITULO III a) DEL PERSONAL.- a.1)AUTO-INSPECCIN
La auto-inspeccin tiene el objetivo de avalar el cumplimiento de las Buenas Prcticas de Almacenamiento en todos los aspectos de almacenamiento, Debe ser realizada regularmente por el personal encargado del rea de almacn y siempre que sea detectada cualquier deficiencia o necesidad de accin correctiva.
Las auto-inspecciones debern seguir instrucciones escritas a fin de que existan exigencias mnimas y uniformes en su implementacin.
Despus de la finalizacin de la auto-inspeccin debe hacerse un relato que debe incluir: los resultados de la inspeccin, las evaluaciones, conclusiones y las acciones correctivas recomendadas.
Todos las empresas que brindan servicio de almacenamiento deben efectuar y registrar auto- inspecciones para monitorear la implementacin y (observancia) del establecimiento sobre las condiciones y exigencias del documento.
a.2) CAPACITACIONES
La empresa que almacena productos congelados hidrobiolgicos debe tener un nmero suficiente de personal calificado y con experiencia prctica necesaria a las responsabilidades atribuidas de modo de evitar que la calidad de los productos corra riesgo. La empresa debe tener un cronograma de capacitaciones sobre BPA para todos los involucrados en el servicio de almacenamiento con sus responsabilidades y deben tener sus atribuciones especficas registradas por escrito y la autoridad suficiente para desempearlas.
Todo el personal involucrado debe recibir un entrenamiento inicial y continuo en buenas prcticas de almacenamiento, inclusive instrucciones de higiene.
Cuando sea necesario, deben ser realizados programas de capacitaciones para perfeccionar la prctica del personal y su comprensin acerca de la importancia que significa brindar un servicio de almacenamiento de calidad, todas las capacitaciones deben ser registradas.
Todo el personal debe ser sometido peridicamente a exmenes mdicos. No est permitido fumar, comer, beber, mascar o mantener plantas, alimentos, bebidas, medicamentos o cosas personales en las reas de almacenaje, y embarque.
En las reas de trabajo, los agentes deben usar indumentaria adecuado al tipo de actividad a desarrollar, la responsabilidad tcnica de la empresa debe ser ejercida por un profesional, quien ser responsable de la seleccin del equipo de proteccin personal.
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CAPITULO IV a) DE LA ATENCION AL CLIENTE.- Saludo Una buena atencin al cliente empieza con dar un buen recibimiento al cliente. Apenas ingrese a los almacenes, debemos saludarlo con una sonrisa sincera y, si se trata de un cliente frecuente, debemos procurar saludarlo por su nombre. Trato amable Al cliente se le debe tratar con amabilidad y cortesa en todo momento, bajo cualquier circunstancia. Debemos hacerle notar que estamos para servirlo y que estamos genuinamente interesados en su satisfaccin. Actitud En la atencin al cliente, lo que realmente importa es la actitud. En caso de que cometamos algn error, un cliente se enojar menos y, tal vez, perdone y olvide nuestro error, si hemos demostrado que nos hemos esforzado por darle una buena atencin y por satisfacerlo. Rpida atencin Para que una buena atencin al cliente sea considerada como tal, sta debe ser rpida. Una atencin de excelente calidad podra quedar arruinada si no brindamos una rpida atencin, si hacemos esperar de ms al cliente. Atencin personalizada Hoy en da los clientes aprecian que se les brinde una atencin personalizada. En el servicio de almacenamiento es necesaria una atencin personalizada; podra consistir en ofrecerle al cliente capacitaciones exclusivas sobre BPA, brindarle un servicio que satisfaga sus necesidades particulares, procurar que un mismo trabajador atienda todas sus consultas, etc. Comodidad Para que el cliente sienta que se le ha brindado un buen servicio, es necesario que se sienta cmodo en el rea de cmaras de almacenamiento. En el rea de almacenamiento de cmaras se debe contar con muebles lo suficientemente amplio como para que sienta a gusto, contar con sillas cmodas, mesas amplias, un lugar dnde pueda guardar apuntar su novedades, etc. 16
Seguridad As como el cliente buscar sentirse cmodo en el servicio, tambin busca sentirse seguro. El servicio debe contar con todas las medidas de seguridad posibles, con suficiente personal de seguridad, zonas de seguridad marcadas, vas de escape sealizadas, botiquines mdicos, etc. Higiene Una buena atencin al cliente tambin implica contar con un servicio limpio y un personal aseado. Nuestro servicio debe estar siempre limpio y cumplir con todas las normas de higiene establecidas, y nuestro personal debe estar siempre bien aseado y con el uniforme o la vestimenta impecable. No discutir No se debe presionar, ni apurar al cliente, y mucho menos se debe discutir con l. Ante una opinin, objecin o reclamo por parte del cliente, nunca debemos discutir o polemizar con l, siempre debemos mantener la calma y mostrar una actitud serena y de dilogo.
Informacin Una buena atencin al cliente tambin implica que el personal est bien informado. El personal del rea de cmaras de almacenamiento debe conocer bien sus productos y todos los aspectos relacionados con stos, tales como las BPA; deben ser capaces de responder todas las consultas que haga el cliente.
Servicios adicionales Finalmente, otra forma de ofrecer una buena atencin al cliente consiste en ofrecer servicios adicionales que sean, de preferencia, gratuitos. Por ejemplo, podramos ofrecer el servicio de capacitaciones gratuitas sobre BPA, servicio tcnico para los montacargas, polticas de devoluciones para productos defectuosos, u otros servicios de post venta
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CAPITULO V a) DEL EMBARQUE.- Todos los vehculos deben ser inspeccionados antes de cargar los productos, con el fin de asegurarse de que se encuentren en buenas condiciones sanitarias. El embarque de productos congelados hidrobiolgicos no debe ser ms de 1:30h, esto asegura que el servicio cumpla de manera eficiente tanto la descargar, almacenamiento y finalmente la devolucin o embarque. Los productos alimenticios no deben ser transportados con otros productos que ofrezcan riesgos de contaminacin o generen malos olores. Los productos cuyos envases sean ms resistentes a la compresin y que sean ms pesados, se deben colocar en la parte baja de la carga, y los ms livianos en la parte superior. Las cargas se estibarn ajustadas para evitar golpes entre s o contra las paredes del vehculo transportador. Si se requiere amarrar la carga, sta debe estar protegida con esquineros para evitar el deterioro del empaque. Los productos deben ser transportados protegidos contra la lluvia. Los medios de transporte que se utilicen para el acarreo y distribucin de la materia prima o productos terminados estarn construidos con materiales que puedan ser limpiados y sanitizados con facilidad, y el equipo que sea instalado en ellos, deber asegurar la conservacin de los productos e impedir la entrada y establecimiento de plagas. Condiciones bsicas para un embarque eficiente y asegurar la totalidad y calidad del servicio de almacenamiento: Tipos y tamaos de vehculos. Medios de acceso a la zona. No exceder de ms de 1:30h a 2h. Necesidades de espacio para clasificacin, comprobacin, orden y control. Caractersticas de los elementos y su flujo de entrada salida. Caractersticas de las unidades de carga. Nmero de muelles de carga y descarga necesarios.
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EMBARQUE
Mantenimiento a Montacargas
Inspeccin al montacargista
Inspeccin vehculos a ingresar
Inspeccin puertas de la cmara
Inspeccin a la cmara
Ingreso a la cmara
Estibar correctamente
Inspeccionar la estiba
Embarque
Inspeccin a los productos
Inspeccin al personal en el rea de embarque
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Inspeccin de condiciones de embarque
Inspeccin BASC
Embarque
Espera inspeccin BASC al contenedor
Espera de finalizacin del embarque
Trazabilidad al Producto
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CAPTULO VI
a) DE LAS INSTALACIONES
Las diferentes reas destinadas a los procesos de recepcin, almacenamiento, despacho, y distribucin deben ser ubicadas, construidas, adaptadas y mantenidas de tal manera que sean apropiadas a las operaciones que se van a realizar en ellas y se mantengan en buenas condiciones de limpieza. De manera general las instalaciones deben cumplir las siguientes condiciones: Protegidas de la contaminacin exterior (aves, r oedores, otros animales y plagas) Ser adecuadas al uso, en cuanto a espacio fsico, delimitacin, dotacin de estanteras, equipos. Estar provistas de vestuarios y baos adecuados, separados de las reas de trabajo, Mantenerse en buenas condiciones higinicas. Provistas de condiciones ambientales de almacenamiento adecuadas al tipo de producto. Ser sometidas peridicamente a un Control de Mantenimiento Permitir el acceso slo a personal autorizado Mantener en buen estado las zonas adyacentes pertenecientes a la empresa.
CAPTULO VII
a) DE LAS QUEJAS Y RECLAMOS
Todas las quejas e informaciones relacionadas con productos congelados en reclamo o abierto deben examinarse cuidadosamente, de conformidad con procedimientos establecidos por escrito. Debe existir una persona responsable para atenderlas y registrarlas. Los Procedimientos escritos deben describir las medidas que deban tomarse, incluyendo la necesidad de que un producto sea retirado. Todas las decisiones y medidas adoptadas como resultado de una queja o reclamo deben registrarse y estar referidas en los documentos correspondientes al lote en cuestin. Debe informarse a las autoridades competentes si un fabricante tiene intenciones de adoptar alguna medida como resultado de un defecto del producto, su deterioro, o cualquier otro problema crtico de calidad
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CAPTULO VIII
a) DE LAS DEVOLUCIONES
Las devoluciones deben ser manejadas de acuerdo un registro aprobado por el personal pertinente. Los productos congelados hidrobiolgicos devueltos deben ser colocados en un rea separada de los dems productos, identificado y bajo llave; y slo podrn ser reingresados a la empresa cliente si ha sido inspeccionado por el personal de la empresa usuaria encargada, una vez que han sido revisados por el ingeniero encargado de la empresa cliente responsable, y ste constata la conformidad de sus atributos originales de calidad y los aprueba. Slo podrn considerarse aptos para ingresar a las cmaras si el producto ha sido devuelto de inmediato por el Cliente y mantengan intactos sus atributos de calidad (caractersticas organolpticas y conformidad del empaque). Las devoluciones por defectos de calidad, deben ser informadas a Las empresas clientes para que stos tomen la responsabilidad de hacer las experticias pertinentes. Adicionalmente, para realizar los procesos indicados, debe existir un contrato entre las partes (Cliente y Servicio de Almacenamiento), que establezca un Procedimiento acorde con las Buenas Prcticas de Manufactura vigentes, bajo la responsabilidad del Ingeniero en jefe o un Personal autorizado por ste.
Los productos hidrobiolgicos congelados devueltos que incumplan el tiempo mximo de permanencia en la empresa cliente, los que hayan cambiado sus atributos de calidad, no podrn volverse a almacenar en las cmaras y debern ser objeto de un procedimiento establecido para tal efecto. Todas las operaciones realizadas deben quedar debidamente registradas.
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CAPTULO IX
PROCESOS DE VENTA DEL SERVICIO, RECEPCIN, ALMACENAMIENTO, PREPARACIN DEL PEDIDO Y EMBARQUE DE PRODUCTOS CONGELADOS HIDROBIOLOGICOS
Los diferentes procesos involucrados en la venta del servicio, recepcin, almacenamiento, y embarque de los productos deben realizarse cumpliendo procedimientos establecidos que garanticen el mantenimiento de la calidad de los productos congelados hidrobiolgicos. La venta del servicio de almacenamiento debe realizarse bajo las siguientes condiciones: La venta del servicio de almacenamiento debe realizarse slo a proveedores debidamente registrados ante el Ministerio de Salud y Desarrollo Social, el cual deber mantener actualizada y disponible la lista de los mismos. Los productos congelados hidrobiolgicos deben estar avalados por un Certificado de Control de Calidad original o copia que avale la fiabilidad de los resultados La Recepcin es una operacin que debe manejarse verificando que lo entregado por el cliente se corresponda plenamente con lo pedido por la empresa que brinda el servicio de almacenamiento: nombre del producto, nmero de lote, fecha de expiracin, cantidad recibida, nmero de bultos, condiciones externas de los bultos (sin abolladuras, limpios, cerrados, identificados), nombre del proveedor, fecha de envo, fecha de recepcin. El responsable del Almacn debe hacer un registro de la Recepcin, identificar cada lote con un nmero de recepcin y colocar los productos en situacin de Cuarentena, mientras son aprobados por el Ingeniero en jefe u otro personal designado como responsable. Cada lote de producto recibido debe estar acompaado por el Certificado analtico correspondiente en original o copia que demuestre sin lugar a dudas que los resultados son fiables. El Ingeniero encargado debe comprobar la calidad de los atributos de cada lote recibido antes de considerarlo aprobado (apto) para su almacenamiento, despacho y distribucin. El Almacenamiento es un proceso mediante el cual se garantiza la correcta conservacin de los productos que estn en espera de ser distribuidos. El proceso de Almacenamiento cumplir con las siguientes condiciones: Debe realizarse en reas separadas e identificadas de acuerdo a su situacin en el almacn: recepcin, aprobado, rechazado, refrigerado en cmaras de almacenamiento. Todas las operaciones del almacn deben quedar registradas y el responsable del Almacn debe mantener todos los registros en lugar seguro y accesible. Las condiciones de almacenamiento de los productos hidrobiolgicos congelados terminados deben cumplir con lo indicado en el empaque. Debe existir un procedimiento operativo estndar (POE) especfico para el mantenimiento de la cadena de fro. 23
La temperatura debe ser adecuada al tipo de producto almacenado y debe ser controlada y registrada peridicamente. Debe haber una persona responsable del control diario de las reas y equipos de refrigeracin. Todos los productos dentro de las cmaras de almacenamiento necesitan conservarse por debajo de -40C. El embarque de los productos congelados hidrobiolgicos: El rea de almacenaje debe estar en condiciones tal que aseguren la eficiencia y eficacia del embarque. (Limpieza de pisos, paredes, puertas) Deben realizarse aplicando procedimientos escritos, aprobados y vigentes, que incluyan el manejo delas rdenes de despacho, rdenes de distribucin, libros de control, condiciones de conservacin, cadena de fro, as como sobre cualquier otra actividad relevante. Los embarques no deben durar ms de 2 horas, esto se consigue mediante capacitaciones acerca de cmo debe realizarse un adecuado embarque (destreza del operario, condiciones de los almacenes, inspecciones y personal comprometido) Debe quedar registro de la distribucin de cada unidad que conforma cada lote de Producto. El ingeniero encargado es responsable de hacer cumplir y vigilar que exista un sistema de rastreabilidad de cada lote distribuido. El sistema de rastreabilidad debe permitir ubicar en cualquier momento un producto que se desee recolectar. El Ministerio de Salud y Desarrollo Social puede auditarlo en cualquier momento CAPITULO X DEL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS ALMACENES
Toda Empresa dedicada al Almacenamiento de productos congelados hidrobiolgicos debe contar con un ingeniero encargado de hacer cumplir las BPA. La alta direccin de la Empresa es responsable de la calidad servicio que ofrece. El ingeniero encargado responsable es el responsable del establecimiento y monitoreo de las Buenas Practicas de Almacenamiento, por lo cual debe vigilar que se cumplan correctamente todos los requerimientos de esta Gua, y especialmente involucrarse en las quejas y reclamos, el servicio al cliente; y en las auto- inspecciones y auditorias de calidad. Para establecer las Buenas Prcticas de Almacenamiento, la empresa debe contar con: Instalaciones y equipos adecuados al uso, Personal calificado y experimentado en las labores a desempear, Organigramas que definan la correcta jerarqua del personal clave involucrado, Descripcin de funciones con el alcance de autoridad de las personas responsables involucradas en el Sistema. Instrucciones de trabajo aprobadas de cada actividad realizada en la empresa relacionada con las Buenas Prcticas de Almacenamiento (BPA), 24
Normas de Seguridad Industrial, Normas de Higiene del Personal, Documentos que avalen los procesos de Importacin (cuando aplique), Recepcin, Almacenamiento, Embarque, Transporte y Distribucin.
CAPTULO XI
DE LA AUTO- INSPECCION Y AUDITORIAS DE CALIDAD.-
La auto-inspeccin tiene por objeto evaluar por parte de la empresa, el cumplimiento de las Normas de Buenas Prcticas de Almacenamiento (BPA). El Programa de Auto-inspeccin debe disearse de tal forma que sirva para detectar cualquier deficiencia en el cumplimiento de estas normas y recomendar las medidas correctivas necesarias. La auto- inspeccin debe realizarse en forma peridica, pudiendo practicarse tambin en ocasiones especiales, como por ejemplo en el caso que un producto sea inspeccionado en los tneles para verificar la calidad de este, o bien cuando las autoridades oficiales de salud han anunciado una inspeccin. La auto-inspeccin ser realizada por personas calificadas y objetivas, liderado por el Ingeniero en jefe o por el gerente. Realizada el auto- inspeccin debe ponerse en prctica todas las recomendaciones referidas a las medidas correctivas. El Procedimiento de inspeccin debe documentarse, e instituirse un programa efectivo de seguimiento. La auto-inspeccin debe incluir la investigacin de todos los aspectos de las Buenas Prcticas de Almacenamiento y abarcar los puntos ms relevantes referidos a: Personal, instalaciones, mantenimiento de reas y equipos, almacenamiento de productos, documentos, saneamiento e higiene, manejo de quejas, resultados de las auto-inspecciones anteriores, y medidas correctivas adoptadas. La frecuencia dela auto inspeccin depender de las necesidades de la empresa y debe realizarse una vez al ao como mnimo. El Informe de la Auto inspeccin debe incluir resultados, evaluacin, conclusiones y medidas correctivas recomendadas. El ingeniero responsable debe evaluar tanto los resultados del auto inspeccin como las medidas correctivas necesarias para cumplir con lo establecido en las normas BPA, despus de lo cual deber pasar al Director General de la Empresa un informe detallado de esta evaluacin. Las auditorias de calidad consisten en un examen y evaluacin de todo o parte de las Buenas Prcticas de Almacenamiento, con el propsito especfico de mejorarlo. Son generalmente realizadas por especialistas independientes ajenos a la Empresa y por el Ministerio de Salud y Desarrollo Social. 25
El Ministerio de Salud y Desarrollo Social realizar cada dos aos auditorias de calidad de las Buenas Prcticas de Almacenamiento y aumentar la frecuencia en funcin de la adecuacin del sistema de calidad de la Empresa.
CAPTULO XII
DEL RASTREO DE LOTE
Los productos congelados deben manejarse de manera organizada, segura y secuencial, dejando registro de cada operacin para que pueda realizarse un completo rastreo (trazabilidad) de los productos que han sido distribuidos. La revisin de los documentos generados de todas las actividades realizadas antes, durante y despus de la distribucin, permite ubicar de manera eficaz y expedita cualquier producto congelado hidrobiolgico una vez que ha salido de la empresa que ofrece el servicio de almacenamiento. Por este motivo, es indispensable contar con un sistema de rastreabilidad La Rastreabilidad permite conocer la historia de distribucin de un producto: origen (proveedor, pas), descripcin del producto, nmero de factura, fecha, lote y nmero de unidades despachadas, transporte y nombre de los clientes a los cuales se les distribuy. Por consiguiente, para lograr la rastreabilidad, deben cumplirse los lineamientos siguientes: Nombre y direccin del Proveedor de cada producto y fecha de despacho, Nombre y direccin del comprador, con fecha de la recepcin, Autorizacin de Funcionamiento de la Empresa Cliente Para garantizar la completa informacin deben conservarse los documentos siguientes: rdenes de compra, Notas de Entrega o factura, Notas de Recepcin, Registro de la distribucin de cada lote, Ordenes de Despacho y rdenes de Distribucin. Libros de control de almacenamiento en las cmaras asignadas.
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CAPACITACIN N1 SOBRE BUENAS PRCTICAS DE ALMACENAMIENTO TITULO BUENAS PRCTICAS DE ALMACENAMIENTO OBJETIVO Brindar el conocimiento adecuado a los colaboradores de la Estacin Naval de Paita para poder mejorar el servicio de almacenamiento en las cmaras con la aplicacin de las Buenas Practicas de Almacenamiento EXPOSITOR Eduardo Reyes Atoche MATERIALES Folletos , Copias , Diapositivas TEMATICA Nociones Generales: Las Buenas Prcticas de Almacenamiento (BPA), constituyen un conjunto de normas mnimas obligatorias de almacenamiento que deben cumplir los establecimientos de almacenamiento y dispensacin al por menor y mayor de productos congelados hidrobiolgicos y afines, respecto a las instalaciones, equipamientos y procedimientos operativos, destinados a garantizar el mantenimiento de las caractersticas y propiedades de los productos.
CAPITULO I : DE LA RECEPCION
De los Productos.- Al momento de la recepcin, se verificara la cantidad recibida y se realizara una inspeccin de las caractersticas externas de una muestra representativa del producto. La inspeccin incluir la revisin de: a) Embalaje b) Envases c) Rotulados
En el embalaje se debe revisar: A) Que el material del embalaje este limpio, no arrugado, quebrado o hmedo que indique deterioro del producto. B) Que no se encuentre abierto. En el envase inmediato se debe realizar: C) Que el material del embalaje este limpio, no arrugado, quebrado o hmedo que indique deterioro del producto; y D) Que no se encuentre abierto.
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CAPITULO II : DEL ALMACENAMIENTO
Las reas de almacenamiento deben tener dimensiones apropiadas que permitan una organizacin correcta de los insumos y productos, evite confusiones y riegos de contaminacin y permita una rotacin correcta de las existencias. El rea de almacenamiento depende de: a) Volumen y cantidad de productos a almacenar; b) Frecuencia de adquisiciones y rotacin de los productos; y c) Requerimiento de condiciones especiales de almacenamiento: cadena de frio, temperatura, luz y humedad, controladas.
CONDICIONES GENERALES PARA ALMACENAJE
El almacenaje de productos congelados hidrobiolgicos debe estar orientado por procedimientos escritos que incluyan indicaciones especficas para cada producto, de acuerdo con las recomendaciones de la empresa usuaria y de este reglamento.
El lugar de almacenaje debe tener capacidad suficiente para permitir la separacin selectiva y ordenada de los productos y la rotacin para el momento de la entrega o embarque. El almacenaje debe ser ordenado de manera que permita individualizar cada lote a distribuir, lo mismo en orden cronolgico de sus fechas de vencimiento.
El rea de almacenaje debe estar seca, ventilada, protegida del sol y limpia. El almacenaje de productos debe ser realizado en condiciones adecuadas de temperatura, humedad, iluminacin de acuerdo con las instrucciones del fabricante, de manera de no afectar adversamente de forma directa o indirecta, la calidad del producto.
La estiba debe ser separada de modo de permitir la limpieza y respetar las instrucciones del fabricante en cuanto al mximo de cajas a estibar.
Todas las reas destinadas a almacenaje de productos congelados hidrobiolgicos deben tener condiciones que permitan preservar sus condiciones de uso. Los productos deben ser inspeccionados con frecuencia para verificar cualquier degradacin visible, especialmente el plazo de validez de los productos.
El almacenaje de productos congelados en el almacn debe permitir la perfecta identificacin de los productos (nombre del producto, nmero de lote y fecha de vencimiento) por mtodo visual o electrnico.
El almacenamiento nunca debe ser efectuado directamente en contacto con el suelo ni en lugar que reciba luz solar directa.
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Las reas para almacenamiento deben estar libres de polvo, basura, roedores, aves, insectos y cualquier otro animal.
Para facilitar la limpieza y la circulacin de las personas los productos deben ser almacenados a una distancia adecuada.
El movimiento de las personas como el movimiento interno de vehculos en las reas de almacenaje debe ser cuidadoso a fin de evitar averas, destrucciones parciales y/o prdida de producto.
CAPITULO III: DEL PERSONAL
AUTO-INSPECCIN
La auto-inspeccin tiene el objetivo de avalar el cumplimiento de las Buenas Prcticas de Almacenamiento en todos los aspectos de almacenamiento, Debe ser realizada regularmente por el personal encargado del rea de almacn y siempre que sea detectada cualquier deficiencia o necesidad de accin correctiva.
Las auto-inspecciones debern seguir instrucciones escritas a fin de que existan exigencias mnimas y uniformes en su implementacin.
Despus de la finalizacin de la auto-inspeccin debe hacerse un relato que debe incluir: los resultados de la inspeccin, las evaluaciones, conclusiones y las acciones correctivas recomendadas.
Todos las empresas que brindan servicio de almacenamiento deben efectuar y registrar auto-inspecciones para monitorear la implementacin y (observancia) del establecimiento sobre las condiciones y exigencias del documento.
CAPACITACIONES
La empresa que almacena productos congelados hidrobiolgicos debe tener un nmero suficiente de personal calificado y con experiencia prctica necesaria a las responsabilidades atribuidas de modo de evitar que la calidad de los productos corra riesgo. La empresa debe tener un cronograma de capacitaciones sobre BPA para todos los involucrados en el servicio de almacenamiento con sus responsabilidades y deben tener sus atribuciones especficas registradas por escrito y la autoridad suficiente para desempearlas.
Todo el personal involucrado debe recibir un entrenamiento inicial y continuo en buenas prcticas de almacenamiento, inclusive instrucciones de higiene.
Cuando sea necesario, deben ser realizados programas de capacitaciones para perfeccionar la prctica del personal y su comprensin acerca de la importancia que significa brindar un servicio de almacenamiento de calidad, todas las capacitaciones deben ser registradas.
Todo el personal debe ser sometido peridicamente a exmenes mdicos. 29
No esta permitido fumar, comer, beber, mascar o mantener plantas, alimentos, bebidas, medicamentos o cosas personales en las reas de almacenaje, y embarque.
En las reas de trabajo, los agentes deben usar indumentaria adecuado al tipo de actividad a desarrollar, la responsabilidad tcnica de la empresa debe ser ejercida por un profesional, quien ser responsable de la seleccin del equipo de proteccin personal.
CAPITULO IV: DE LA ATENCION AL CLIENTE
Saludo Una buena atencin al cliente empieza con dar un buen recibimiento al cliente. Apenas ingrese a los almacenes, debemos saludarlo con una sonrisa sincera y, si se trata de un cliente frecuente, debemos procurar saludarlo por su nombre.
Trato amable Al cliente se le debe tratar con amabilidad y cortesa en todo momento, bajo cualquier circunstancia. Debemos hacerle notar que estamos para servirlo y que estamos genuinamente interesados en su satisfaccin.
Actitud En la atencin al cliente, lo que realmente importa es la actitud. En caso de que cometamos algn error, un cliente se enojar menos y, tal vez, perdone y olvide nuestro error, si hemos demostrado que nos hemos esforzado por darle una buena atencin y por satisfacerlo.
Rpida atencin Para que una buena atencin al cliente sea considerada como tal, sta debe ser rpida. Una atencin de excelente calidad podra quedar arruinada si no brindamos una rpida atencin, si hacemos esperar de ms al cliente.
Atencin personalizada Hoy en da los clientes aprecian que se les brinde una atencin personalizada. En el servicio de almacenamiento es necesaria una atencin personalizada; podra consistir en ofrecerle al cliente capacitaciones exclusivas sobre BPA, brindarle un servicio que satisfaga sus necesidades particulares, procurar que un mismo trabajador atienda todas sus consultas, etc.
Comodidad En el rea de almacenamiento de cmaras se debe contar con muebles lo suficientemente amplio como para que sienta a gusto, contar con sillas cmodas, mesas amplias, un lugar dnde pueda guardar apuntar su novedades, etc.
Seguridad As como el cliente buscar sentirse cmodo en el servicio, tambin busca sentirse seguro. El servicio debe contar con todas las medidas de seguridad posibles, con suficiente personal de seguridad, zonas de seguridad marcadas, vas de escape sealizadas, botiquines mdicos, etc. 30
Higiene Una buena atencin al cliente tambin implica contar con un servicio limpio y un personal aseado. Nuestro servicio debe estar siempre limpio y cumplir con todas las normas de higiene establecidas, y nuestro personal debe estar siempre bien aseado y con el uniforme o la vestimenta impecable.
No discutir No se debe presionar, ni apurar al cliente, y mucho menos se debe discutir con l. Ante una opinin, objecin o reclamo por parte del cliente, nunca debemos discutir o polemizar con l, siempre debemos mantener la calma y mostrar una actitud serena y de dilogo.
Informacin Una buena atencin al cliente tambin implica que el personal est bien informado. El personal del rea de cmaras de almacenamiento debe conocer bien sus productos y todos los aspectos relacionados con stos, tales como las BPA; deben ser capaces de responder todas las consultas que haga el cliente.
Servicios adicionales Finalmente, otra forma de ofrecer una buena atencin al cliente consiste en ofrecer servicios adicionales que sean, de preferencia, gratuitos. Por ejemplo, podramos ofrecer el servicio de capacitaciones gratuitas sobre BPA, servicio tcnico para los montacargas, polticas de devoluciones para productos defectuosos, u otros servicios de post venta.
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CAPACITACIN N2 SOBRE BUENAS PRCTICAS DE ALMACENAMIENTO TITULO BUENAS PRACTICAS DE ALMACENAMIENTO OBJETIVO Brindar el conocimiento adecuado a los colaboradores de la Estacin Naval de Paita para poder mejorar el servicio de almacenamiento en las cmaras con la aplicacin de las Buenas Prcticas de Almacenamiento EXPOSITOR Eduardo Reyes Atoche MATERIALES Folletos , Copias , Diapositivas TEMATICA Nociones Generales: Las Buenas Prcticas de Almacenamiento (BPA), constituyen un conjunto de normas mnimas obligatorias de almacenamiento que deben cumplir los establecimientos de almacenamiento y dispensacin al por menor y mayor de productos congelados hidrobiolgicos y afines, respecto a las instalaciones, equipamientos y procedimientos operativos, destinados a garantizar el mantenimiento de las caractersticas y propiedades de los productos. CAPITULO V: DEL EMBARQUE Todos los vehculos deben ser inspeccionados antes de cargar los productos, con el fin de asegurarse de que se encuentren en buenas condiciones sanitarias. El embarque de productos congelados hidrobiolgicos no debe ser ms de 1:30h, esto asegura que el servicio cumpla de manera eficiente tanto la descargar, almacenamiento y finalmente la devolucin o embarque. Los productos alimenticios no deben ser transportados con otros productos que ofrezcan riesgos de contaminacin o generen malos olores. Los productos cuyos envases sean ms resistentes a la compresin y que sean ms pesados, se deben colocar en la parte baja de la carga, y los ms livianos en la parte superior. Las cargas se estibarn ajustadas para evitar golpes entre s o contra las paredes del vehculo transportador. Si se requiere amarrar la carga, sta debe estar protegida con esquineros para evitar el deterioro del empaque. Los medios de transporte que se utilicen para el acarreo y distribucin de la materia prima o productos terminados estarn construidos con materiales que puedan ser limpiados y sanitizados con facilidad, y el equipo que sea instalado en ellos, deber asegurar la conservacin de los productos e impedir la entrada y establecimiento de plagas.
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Condiciones bsicas para un embarque eficiente y asegurar la totalidad y calidad del servicio de almacenamiento: Tipos y tamaos de vehculos. Medios de acceso a la zona. No exceder de ms de 1:30h a 2h. Necesidades de espacio para clasificacin, comprobacin, orden y control. Caractersticas de los elementos y su flujo de entrada salida. Caractersticas de las unidades de carga. Nmero de muelles de carga y descarga necesarios. CAPTULO VI: DE LAS INSTALACIONES
Las diferentes reas destinadas a los procesos de recepcin, almacenamiento, despacho, y distribucin deben ser ubicadas, construidas, adaptadas y mantenidas de tal manera que sean apropiadas a las operaciones que se van a realizar en ellas y se mantengan en buenas condiciones de limpieza. De manera general las instalaciones deben cumplir las siguientes condiciones: Protegidas de la contaminacin exterior (aves, roedores, otros animales y plagas) Ser adecuadas al uso, en cuanto a espacio fsico, delimitacin, dotacin de estanteras, equipos. Estar provistas de vestuarios y baos adecuados, separados de las reas de trabajo, Mantenerse en buenas condiciones higinicas. Provistas de condiciones ambientales de almacenamiento adecuadas al tipo de producto. Ser sometidas peridicamente a un Control de Mantenimiento Permitir el acceso slo a personal autorizado Mantener en buen estado las zonas adyacentes pertenecientes a la empresa. CAPTULO VII :DE LAS QUEJAS Y RECLAMOS
Todas las quejas e informaciones relacionadas con productos congelados en reclamo o abierto deben examinarse cuidadosamente, de conformidad con procedimientos establecidos por escrito. Debe existir una persona responsable para atenderlas y registrarlas. Los Procedimientos escritos deben describir las medidas que deban tomarse, incluyendo la necesidad de que un producto sea retirado Todas las decisiones y medidas adoptadas como resultado una queja o reclamo deben registrarse y estar referidas en los documentos correspondientes al lote en cuestin.
Debe informarse a las autoridades competentes si la empresa procesadora tiene 33
intenciones de adoptar alguna medida como resultado de un defecto del producto, su deterioro, o cualquier otro problema crtico de calidad.
CAPTULO VIII: DE LAS DEVOLUCIONES
Las devoluciones deben ser manejadas de acuerdo un registro aprobado por el personal pertinente. Los productos congelados hidrobiolgicos devueltos deben ser colocados en un rea separada de los dems productos, identificado y bajo llave; y slo podrn ser reingresados a la empresa cliente si ha sido inspeccionado por el personal de la empresa usuaria encargada, una vez que han sido revisados por el ingeniero encargado de la empresa cliente responsable, y ste constata la conformidad de sus atributos originales de calidad y los aprueba. Slo podrn considerarse aptos para ingresar a las cmaras si el producto ha sido devuelto de inmediato por el Cliente y mantengan intactos sus atributos de calidad (caractersticas organolpticas y conformidad del empaque). Las devoluciones por defectos de calidad, deben ser informadas a Las empresas clientes para que stos tomen la responsabilidad de hacer las experticias pertinentes. Adicionalmente, para realizar los procesos indicados, debe existir un contrato entre las partes (Cliente y Servicio de Almacenamiento), que establezca un Procedimiento acorde con las Buenas Prcticas de Manufactura vigentes, bajo la responsabilidad del Ingeniero en jefe o un Personal autorizado por ste. Los productos hidrobiolgicos congelados devueltos que incumplan el tiempo mximo de permanencia en el empresa cliente, los que hayan cambiado sus atributos de calidad, no podrn volverse a almacenar en las cmaras y debern ser objeto de un procedimiento establecido para tal efecto. Todas las operaciones realizadas deben quedar debidamente registradas.
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CAPACITACIN N3 SOBRE BUENAS PRCTICAS DE ALMACENAMIENTO TITULO BUENAS PRCTICAS DE ALMACENAMIENTO OBJETIVO Brindar el conocimiento adecuado a los colaboradores de la Estacin Naval de Paita para poder mejorar el servicio de almacenamiento en las cmaras con la aplicacin de las Buenas Practicas de Almacenamiento EXPOSITOR Eduardo Reyes Atoche MATERIALES Folletos , Copias , Diapositivas TEMATICA Nociones Generales: Las Buenas Prcticas de Almacenamiento (BPA), constituyen un conjunto de normas mnimas obligatorias de almacenamiento que deben cumplir los establecimientos de almacenamiento y dispensacin al por menor y mayor de productos congelados hidrobiolgicos y afines, respecto a las instalaciones, equipamientos y procedimientos operativos, destinados a garantizar el mantenimiento de las caractersticas y propiedades de los productos.
CAPTULO IX :PROCESOS DE VENTA DEL SERVICIO, RECEPCIN, ALMACENAMIENTO, PREPARACIN DEL PEDIDO Y EMBARQUE DE PRODUCTOS CONGELADOS HIDROBIOLOGICOS
Los diferentes procesos involucrados en la venta del servicio, recepcin, almacenamiento, y embarque de los productos deben realizarse cumpliendo procedimientos establecidos que garanticen el mantenimiento de la calidad de los productos congelados hidrobiolgicos. La venta del servicio de almacenamiento debe realizarse bajo las siguientes condiciones: La venta del servicio de almacenamiento debe realizarse slo a proveedores debidamente registrados ante el Ministerio de Salud y Desarrollo Social, el cual deber mantener actualizada y disponible la lista de los mismos. Los productos congelados hidrobiolgicos deben estar avalados por un Certificado de Control de Calidad original o copia que avale la fiabilidad de los resultados La Recepcin es una operacin que debe manejarse verificando que lo entregado por el cliente se corresponda plenamente con lo pedido por la empresa que brinda el servicio de almacenamiento: nombre del producto, nmero de lote, fecha de expiracin, cantidad recibida, nmero de bultos, condiciones externas de los bultos (sin abolladuras, limpios, cerrados, identificados), nombre del proveedor, fecha de 35
envo, fecha de recepcin.El responsable del Almacn debe hacer un registro de a Recepcin, identificar cada lote con un nmero de recepcin y colocar los productos en situacin de Cuarentena, mientras son aprobados por el Ingeniero en jefe u otro personal designado como responsable. Cada lote de producto recibido debe estar acompaado por el Certificado analtico correspondiente en original o copia que demuestre sin lugar a dudas que los resultados son fiables. El Ingeniero encargado debe comprobar la calidad de los atributos de cada lote recibido antes de considerarlo aprobado (apto) para su almacenamiento, despacho y distribucin. El Almacenamiento es un proceso mediante el cual se garantiza la correcta conservacin de los productos que estn en espera de ser distribuidos. El proceso de Almacenamiento cumplir con las siguientes condiciones: Debe realizarse en reas separadas e identificadas de acuerdo a su situacin en el almacn: recepcin, aprobado, rechazado, refrigerado en cmaras de almacenamiento. Todas las operaciones del almacn deben quedar registradas y el responsable del Almacn debe mantener todos los registros en lugar seguro y accesible. Las condiciones de almacenamiento de los productos hidrobiolgicos congelados terminados deben cumplir con lo indicado en el empaque. Debe existir un procedimiento operativo estndar (POE) especfico para el mantenimiento de la cadena de fro. La temperatura debe ser adecuada al tipo de producto almacenado y debe ser controlada y registrada peridicamente. Debe haber una persona responsable del control diario de las reas y equipos de refrigeracin. Todos los productos dentro de las cmaras de almacenamiento necesitan conservarse por debajo de -40C. El embarque de los productos congelados hidrobiolgicos: El rea de almacenaje debe estar en condiciones tal que aseguren la eficiencia y eficacia del embarque. (Limpieza de pisos, paredes, puertas) Deben realizarse aplicando procedimientos escritos, aprobados y vigentes, que incluyan el manejo delas rdenes de despacho, rdenes de distribucin, libros de control, condiciones de conservacin, cadena de fro, as como sobre cualquier otra actividad relevante. Los embarques no deben durar ms de 2 horas , esto se consigue mediante capacitaciones acerca de cmo debe realizarse un adecuado embarque ( destreza del operario , condiciones de los almacenes , inspecciones y personal comprometido) 36
Debe quedar registro de la distribucin de cada unidad que conforma cada lote de Producto. El ingeniero encargado es responsable de hacer cumplir y vigilar que exista un sistema de rastreabilidad de cada lote distribuido. El sistema de rastreabilidad debe permitir ubicar en cualquier momento un producto que se desee recolectar. El Ministerio de Salud y Desarrollo Social puede auditarlo en cualquier momento. CAPITULO X :DEL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS ALMACENES
Toda Empresa dedicada al Almacenamiento de productos congelados hidrobiolgicos debe contar con un ingeniero encargado de hacer cumplir las BPA. La alta direccin de la Empresa es responsable de la calidad servicio que ofrece. El ingeniero encargado responsable es el responsable del establecimiento y monitoreo de las Buenas Practicas de Almacenamiento, por lo cual debe vigilar que se cumplan correctamente todos los requerimientos de esta Gua, y especialmente involucrarse en las quejas y reclamos, el servicio al cliente; y en las auto- inspecciones y auditorias de calidad. Para establecer las Buenas Prcticas de Almacenamiento, la empresa debe contar con: Instalaciones y equipos adecuados al uso, Personal calificado y experimentado en las labores a desempear, Organigramas que definan la correcta jerarqua del personal clave involucrado, Descripcin de funciones con el alcance de autoridad de las personas responsables involucradas en el Sistema. Instrucciones de trabajo aprobadas de cada actividad realizada en la empresa relacionada con las Buenas Prcticas de Almacenamiento (BPA), Normas de Seguridad Industrial, Normas de Higiene del Personal, Documentos que avalen los procesos de Importacin (cuando aplique), Recepcin, Almacenamiento, Embarque, Transporte y Distribucin. Para los efectos de las estas Normas se entiende por: Almacenes para la distribucin: Establecimientos dedicados a almacenar y/o distribuir productos congelados hidrobiolgicos que provengas de empresas pesqueras instalados en el pas debidamente registrados y autorizados por el Ministerio de Salud y Desarrollo Social.
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CAPTULO XI :DE LA AUTO- INSPECCION Y AUDITORIAS DE CALIDAD.- La auto-inspeccin tiene por objeto evaluar por parte de la empresa, el cumplimiento de las Normas de Buenas Prcticas de Almacenamiento (BPA). El Programa de Auto- inspeccin debe disearse de tal forma que sirva para detectar cualquier deficiencia en el cumplimiento de estas normas y recomendar las medidas correctivas necesarias. La auto- inspeccin debe realizarse en forma peridica, pudiendo practicarse tambin en ocasiones especiales, como por ejemplo en el caso que un producto sea inspeccionado en los tneles para verificar la calidad de este, o bien cuando las autoridades oficiales de salud han anunciado una inspeccin. La auto-inspeccin ser realizada por personas calificadas y objetivas, liderado por el Ingeniero en jefe o por el gerente. Realizada el auto- inspeccin debe ponerse en prctica todas las recomendaciones referidas a las medidas correctivas. El Procedimiento de inspeccin debe documentarse, e instituirse un programa efectivo de seguimiento. La auto-inspeccin debe incluir la investigacin de todos los aspectos de las Buenas Prcticas de Almacenamiento y abarcar los puntos ms relevantes referidos a: Personal, instalaciones, mantenimiento de reas ye quipos, almacenamiento de productos, documentos, saneamiento e higiene, manejo de quejas, resultados de las auto-inspecciones anteriores, y medidas correctivas adoptadas. La frecuencia dela auto inspeccin depender de las necesidades de la empresa y debe realizarse una vez al ao como mnimo. El Informe de la Auto inspeccin debe incluir resultados, evaluacin, conclusiones y medidas correctivas recomendadas. El ingeniero responsable debe evaluar tanto los resultados del auto inspeccin como las medidas correctivas necesarias para cumplir con lo establecido en las normas BPA, despus de lo cual deber pasar al Director General de la Empresa un informe detallado de esta evaluacin.
Las auditorias de calidad consisten en un examen y evaluacin de todo o parte de las Buenas Prcticas de Almacenamiento, con el propsito especfico de mejorarlo. Son generalmente realizadas por especialistas independientes ajenos a la Empresa y por el Ministerio de Salud y Desarrollo Social. El Ministerio de Salud y Desarrollo Social realizar cada dos aos auditorias de calidad de las Buenas Prcticas de Almacenamiento y aumentar la frecuencia en funcin de la adecuacin del sistema de calidad de la Empresa.
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CAPTULO XII :DEL RASTREO DE LOTE
Los productos congelados deben manejarse de manera organizada, segura y secuencial, dejando registro de cada operacin para que pueda realizarse un completo rastreo (trazabilidad) de los productos que han sido distribuidos. La revisin de los documentos generados de todas las actividades realizadas antes, durante y despus de la distribucin, permite ubicar de manera eficaz y expedita cualquier producto congelado hidrobiolgico una vez que ha salido de la empresa que ofrece el servicio de almacenamiento. Por este motivo, es indispensable contar con un sistema de rastreabilidad La Rastreabilidad permite conocer la historia de distribucin de un producto: origen (proveedor, pas), descripcin del producto, nmero de factura, fecha, lote y nmero de unidades despachadas, transporte y nombre de los clientes a los cuales se les distribuy. Por consiguiente, para lograr la rastreabilidad, deben cumplirse los lineamientos siguientes: Nombre y direccin del Proveedor de cada producto y fecha de despacho, Nombre y direccin del comprador, con fecha de la recepcin, Autorizacin de Funcionamiento de la Empresa Cliente Para garantizar la completa informacin deben conservarse los documentos siguientes: rdenes de compra, Notas de Entrega o factura, Notas de Recepcin, Registro de la distribucin de cada lote, Ordenes de Despacho y rdenes de Distribucin. Libros de control de almacenamiento en las cmaras asignadas.