- HALLAZGOS DE AUDITORIA

- MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO

- OBSERVACIONES
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NAGU 3.60 Comunicacin de Hallazgos
Durante la ejecucin de la accin de control, la Comisin Auditora
debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas
comprendidas en los mismos a fin que, en un plazo fijado, presenten
sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente
para su debida evaluacin y consideracin pertinentes en el informe
correspondiente.
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Para los efectos de esta norma, los hallazgos se refieren a
presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como
resultado de la aplicacin de los procedimientos de control
gubernamental empleados. Su formulacin y comunicacin se
realiza teniendo en consideracin los principios y criterios que
orientan el ejercicio del control.
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NAGU 3.60 Comunicacin de Hallazgos
La comunicacin de hallazgos es el proceso mediante el cual, una
vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se
cumple con hacerlas de conocimiento de las personas
comprendidas en los mismos, estn o no prestando servicios en la
entidad examinada, con el objeto de brindarles la oportunidad de
presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente
documentados y facilitar, en su caso, la adopcin oportuna de
acciones correctivas.
Los hallazgos a ser comunicados revelaran necesariamente la
situacin o hecho detectado (condicin); la norma, disposicin o
parmetro de medicin transgredido (criterio); el resultado adverso o
riesgo potencial identificado (efecto); as como la razn que motivo
el hecho o incumplimiento establecido (causa), cuando esta ultima
haya podido ser determinada a la fecha de la comunicacin.
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NAGU 3.60 Comunicacin de Hallazgos
Para efectos de la comunicacin de los hallazgos se considerara su
materialidad y/o importancia relativa, su vinculacin a la
participacin y competencia personal del destinatario, as como en
su redaccin, la utilizacin de un lenguaje sencillo y fcilmente
entendible que refiera su contenido en forma objetiva, concreta y
concisa.
La comunicacin se efecta por escrito y su entrega al destinatario
es directa y reservada, debiendo acreditarse la recepcin
correspondiente. De no encontrarse la persona, se le dejara una
notificacin para que se apersone a recabar los hallazgos en un
plazo de dos (2) das hbiles. En caso de no apersonarse o de no
ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia
de comunicacin, sern citados para recabarlos dentro de igual
plazo, mediante publicacin, por una sola vez, en el Diario Oficial El
Peruano y otro de mayor circulacin en la localidad donde se halle
la entidad auditada.
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NAGU 3.60 Comunicacin de Hallazgos
Los hallazgos podrn ser recabados personalmente o a travs de
representante debidamente acreditado mediante carta poder con firma
legalizada. Vencido el plazo otorgado para recabar los hallazgos, se
tendr por agotado el procedimiento de comunicacin de los mismos.
En el documento que se curse para comunicar los hallazgos, se
sealar el plazo perentorio para la recepcin de las aclaraciones o
comentarios que debern formular individualmente las personas
comprendidas, el cual ser establecido por la Comisin Auditora
teniendo en cuenta la naturaleza del hallazgo, el alcance de la accin
de control y si la persona labora o no en la entidad auditada, no
debiendo ser menor de dos (2) ni mayor de cinco (5) das hbiles, mas
el termino de la distancia; precisndose que a su vencimiento si recibir
respuesta o ser sta extempornea, tal situacin constar en el informe
respectivo, conjuntamente con los hechos que sean materia de
observacin, no siendo obligatoria, en su caso, la evaluacin e
incorporacin de los comentarios presentados extemporneamente al
plazo otorgado. 5
NAGU 3.60 Comunicacin de Hallazgos
Excepcionalmente, el citado plazo podr prorrogarse por nica vez y
hasta tres (3) das hbiles adicionales en casos debidamente
justificados por el solicitante; en estos casos, se entender que el
pedido a sido aceptado a su recepcin, salvo denegacin expresa.
El inicio del proceso de comunicacin de hallazgos ser puesto
oportunamente en conocimiento de titular de la entidad auditada,
con el propsito que este disponga que por las reas
correspondientes, se presten las facilidades pertinentes que
pudieran requerir las personas comunicadas para fines de la
presentacin de sus aclaraciones o comentarios documentados.
Para tal efecto, la comunicacin cursada por la Comisin Auditora
servir como acreditacin.
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NAGU 3.60 Comunicacin de Hallazgos
nicamente, bajo responsabilidad de la Comisin Auditora y previa
autorizacin del nivel gerencial competente, podr exceptuarse la
comunicacin de hallazgos, en los casos que, por existir absoluta
certeza en cuanto a su comisin, tipicidad, sustento e identificacin
de los presuntos responsables, la citada comunicacin resulte
irrelevante, debindose en dichos casos emitirse con inmediatez el
correspondiente Informe Especial para su remisin a las autoridades
competentes.
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MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO
Documento en el que se informa al titular sobre la efectividad de los
controles internos implantados en la entidad. Dicho documento as
como el reporte de las acciones correctivas que en virtud del mismo
se hayan adoptado, se deber adjuntar como anexo del informe.
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OBSERVACIONES
La Comisin Auditora desarrollara las observaciones que, como
consecuencia del trabajo de campo realizado y la aplicacin de los
procedimientos de control gubernamental, hayan sido determinadas
como tales, una vez concluido el proceso de evaluacin y
contrastacin de los hallazgos comunicados con los
correspondientes comentarios y/o aclaraciones formulados por el
personal comprendido en los mismos, as como la documentacin y
evidencia sustentatoria respectiva.
Las observaciones se debern referir a hechos o situaciones de
carcter significativo y de inters para la entidad examinada, cuya
naturaleza deficiente permita oportunidades de mejora y/o
correccin, incluyendo sobre ellos informacin suficiente y
competente relacionada con los resultados de la evaluacin
efectuada a la gestin de la entidad examinada.
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OBSERVACIONES
Las observaciones, para su mejor comprensin, se presentaran de
manera ordenada, sistemtica, lgica y numerada correlativamente,
evitando el uso de calificativos innecesarios y describiendo
apropiadamente sus elementos o atributos caractersticos. Con tal
propsito, dicha presentacin considerara en su desarrollo
expositivo los aspectos esenciales siguientes:
1. SUMILLA
Es el titulo o encabezamiento que identifica el asunto materia de la
observacin.
2. ELEMENTOS DE LA OBSERVACION
Son los atributos propios de toda observacin, los cuales deben ser
desarrollados objetiva y consistentemente, teniendo el consideracin lo
siguiente:
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OBSERVACIONES
a) Condicin:
Es el hecho o situacin deficiente detectada, cuyo nivel o curso de
desviacin debe ser evidenciado.
b) Criterio:
Es la norma, disposicin o parmetro de medicin aplicables al hecho o
situacin observada
c) Efecto:
Es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa, ocasionada
por el hecho o situacin observada, indispensable para establecer su
importancia y recomendar a la entidad que adopte las acciones correctivas
requeridas.
d) Causa:
Es la razn o motivo que dio lugar al hecho o situacin observada, cuya
identificacin requiere de la habilidad y juicio profesional de la Comisin
Auditora y es necesaria para la formulacin de una recomendacin
constructiva que prevenga la recurrencia de la condicin.
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OBSERVACIONES
3. Comentarios y/o aclaraciones del personal comprendido en las
observaciones
Son las respuestas brindadas a la comunicacin de los hallazgos
respectivos, por el personal comprendido finalmente en la observacin,
las mismas que en lo esencial y sucintamente deben ser expuestas
con la propiedad debida, indicndose, en su caso, si se acompao
documentacin sustentatoria pertinente.
De no haberse dado respuesta a la comunicacin de hallazgos o de
haber sido sta extempornea, se referenciara tal circunstancia.
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OBSERVACIONES
4. Evaluacin de los comentarios y/o aclaraciones presentados
Es el resultado del anlisis realizado por la Comisin Auditora sobre los
comentarios y/o aclaraciones y documentacin presentada por el
personal comprendido en la observacin, debiendo sustentarse los
argumentos invocados y consignarse la opinin resultante de dicha
evaluacin.
La mencionada opinin incluir, al termino del desarrollo de cada
observacin, la determinacin de responsabilidades administrativas a
que hubiera lugar, de haber merito para ello. En caso de considerarse
la existencia de indicios razonables de la comisin de delito o de
perjuicio econmico, se dejara constancia expresa que tal aspecto es
tratado en el Informe Especial correspondiente.
Archivo ciclo.ppt
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OBSERVACIONES (Notas)
Cuando se plantea una observacin, debe:
Identificar el problema
Establecer la unidad de medida
Sealar el origen del problema
Establecer las consecuencias
Evaluar las aclaraciones y comentarios del auditado
Problemtica frecuente en la exposicin de las observaciones:
Errores mas comunes [no se identifica:]
QUIENES provocaron los hechos (elabore una matriz)
COMO sucedieron los hechos
CUANDO sucedieron
QUE consecuencias provoc
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OBSERVACIONES (Notas)
Problemtica frecuente en la exposicin de las observaciones:
En la CONDICION se exponen hechos que no tienen CRITERIO
En la CONDICION no se expone o desarrolla los elementos del
dolo [conocimiento y voluntad].
La CONDICION se expone en trminos condicionales
El CRITERIO no tiene relacin con la CONDICION.
Empleo de CRITERIOS genricos o que sealan como debe actuar
el funcionario.
Se consigna como EFECTO caso lo mismo que en la CONDICION.
La CAUSA no esta relacionada con la CONDICION
El EFECTO no es expuesto en forma adecuada.
Ejemplo: Se afirma que existen deficiencias en el Manual de
Anlisis y Diseo y se consigna como criterio trasgredido el propio
Manual.
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OBSERVACIONES (Notas)
Problemtica frecuente en la exposicin de las observaciones:
En la CONDICION se inserta afirmaciones como si fueran del
Auditor, cuando stas corresponden a las manifestaciones del
auditado, y sobre las cuales no se ha efectuado ninguna validacin.
El texto de la CONDICION no coincide con lo que se ha
considerado en la SUMILLA.
Sobre el CRITERIO, se consigna normas que en el texto de la
CONDICION no se demuestra su incumplimiento.
Se invoca CRITERIOS que no son pertinentes a los hechos materia
de observacin.
No hay relacin lgica entre lo sealado como CAUSA y el hecho
observado.
En la CAUSA se consignan hechos que debieron formar parte de
las CONDICION, incluso se les menciona sin tener evidencia plena.
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OBSERVACIONES (Notas)
Problemtica frecuente en la exposicin de las observaciones:
Falta de CRITERIOS tcnicos para sustentar el EFECTO.
No se indica con claridad el EFECTO, se afirma la existencia de
trastornos administrativos sin indicar en que consiste aquel
desorden.
EN EL CASO DE RECOMENDACIONES PARA EL M. C. I.
La recomendacin se efecta en forma genrica e incorrecta:
que se adopten las medidas necesarias para subsanar el
hecho
Se sugiere la suspensin del servidor o funcionario.
El nico destinatario es el titular.
Solo se concentran en las uso represivo.
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U
T
I
L
I
D
A
D
Analizar cuidadosamente la
aplicabilidad de las
RECOMENDACIONES
Las recomendaciones deben contribuir
a la buena administracion
Claridad y detalle suficiente de las
recomendaciones
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ACLARACIONES E IDENTIF. RESPONS.
Problemtica en la Evaluacin de Aclaraciones y en la
Identificacin de Responsabilidades:
Los hallazgos no slo se formulan para dar la oportunidad de
descargo de defensa, sino tambin para ultimar las posibilidades de
conseguir evidencia an no obtenida; en muchos casos inclusive en
el hallazgo se consignan cifras, datos, circunstancias, etc. que el
auditado finalmente las aclara y muchas veces las corrige, sobre
todo con documentos que es lo esencial.
En determinada circunstancia, las aclaraciones obligan al auditor a
verificar su contenido, debiendo efectuar procedimientos
adicionales.
El hecho que no alcance documento probatorio no significa
necesariamente que el auditado sea partcipe.
No se explican ni se sustentan las razones del desacuerdo del
Auditor despus de evaluar las aclaraciones.
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ACLARACIONES E IDENTIF. RESPONS.
Problemtica en la Evaluacin de Aclaraciones y en la
Identificacin de Responsabilidades:
Se incluye como partcipe de los hechos, a funcionarios o
servidores, sin evaluar objetivamente si sus actuaciones
coadyuvaron a generar el hecho observado.
No se evala si la actuacin o inaccin se debi a causas que no
estaban al alcance del auditado.
No se indica e forma especifica los actos u omisiones realizadas por
el Auditado, ni se seala los instrumentos.
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LA RESPONSABILIDAD
Que es responsabilidad?
Cuando adquirimos la mayora de edad, as como automticamente
obtenemos el pleno ejercicio de nuestros derechos, junto con ello
adquirimos tambin la RESPONSABILIDAD por las acciones u
omisiones que de ese ejercicio se deriven.
Es decir debemos ser capaces de responder por las consecuencias de
nuestros actos.
Responsabilizar implica la posibilidad de preguntarle a otro obligndole
a dar explicaciones y a conceder una satisfaccin.
Un planteo de responsabilidad se compone de tres supuestos:
a) Un acto de un individuo,
b) Un deber,
c) Una infraccin.
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LA RESPONSABILIDAD
Cuando el acto no se ajusta al deber el individuo incurre en
responsabilidad. Una persona es responsable siempre que deba
reparar un dao.
Ese reclamo es totalmente aplicable a los servidores pblicos, quienes
debemos ser capaces de responder legalmente por los actos u
omisiones que en el ejercicio de nuestras funciones impliquen una
transgresin o incumplimiento del deber.
CLASIFICACION DE LA RESPONSABILIDAD
1. Por su Exigibilidad [Interna / Externa]
2. Por la Actividad Generadora [Omisin / Accin]
3. Por la Inmediatez con el Incumplimiento [Directa / Subsidiaria]
4. Por sus consecuencias [Simple / Compuesta]
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LA RESPONSABILIDAD
CLASIFICACION DE LA RESPONSABILIDAD
5. POR LA MATERIA (Deber incumplido y sancin)
Responsabilidad Administrativa:
Es la que asumen los funcionarios o servidores pblicos por las
acciones u omisiones que realicen incumpliendo las normas y
directivas de carcter administrativo que los rigen.
Responsabilidad Civil:
Es la que asumen los funcionarios o servidores pblicos por las
acciones u omisiones que causen algn perjuicio econmico al Estado
(responsabilidad interna). Si el perjuicio econmico fuera a terceros,
entonces ser responsabilidad externa.
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LA RESPONSABILIDAD
Responsabilidad Penal:
Es la que asumen los funcionarios o servidores pblicos por las
acciones u omisiones que realicen y se encuentren tipificados como
delito por la ley penal.
Responsabilidad Poltica:
Es la que asumen por ejemplo los ministros de Estado, cuando han
perdido la confianza del parlamento, el cual los censura; o del
Presidente, el cual los remueve porque no se siente satisfecho por su
labor.
No implica el juzgamiento de una infraccin de la Constitucin o la Ley
penal o normas de carcter administrativo. Esta sujeto simplemente al
parecer de quien pude censurar o removerlos. Su nica
consecuencia es la dimisin de este funcionario.
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