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GENERALIDADES DE LA CONTABILIDAD.
1.1 DEFINICIN Y FUNCIONES PRINCIPALES DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA.
Es indudable que el concepto de la contabilidad como tcnica de informacin ha logrado el
reconocimiento absoluto y se ha eliminado el prejuicio de considerarla solo un registro de hechos
histricos. En los tiempos actuales, ha sido colocada en el sitio que le corresponde: el de herramienta
informativa, que se utiliza para facilitar el proceso administrativo y la toma de decisiones.
El mundo de los negocios, cada vez ms complejo, exige ms profesionalismo en la administracin de
las empresas, si las organizaciones quieren alcanzar un lugar destacado dentro del desarrollo econmico
del pas y en un mundo cada vez ms globalizado y en consecuencia muy competido. Para lograr esta
meta se requiere, entre otros elementos contar con un sistema de informacin adecuado, oportuno y
confiable, generado mediante un buen sistema de contabilidad.
En general, los usuarios de la informacin contable caen dentro de tres categoras:
1. Los administradores internos que utilizan la informacin para la planeacin a corto plazo y para
controlar las operaciones rutinarias.
2. Los administradores internos que utilizan la informacin para tomar decisiones no rutinarias
(inversin en equipo, fijacin de precios de los productos y servicios, escoger cuales productos hay
que fortalecer o debilitar) y para formular las polticas generales y los planes a largo plazo.
3. Las partes externas, como los inversionistas y autoridades gubernamentales, que utilizan la
informacin para tomar decisiones con respecto a la compaa.
Tanto las partes internas (administradores) como las externas comparten un inters comn en la
informacin contable, pero el uso que le dan es diferente. Por tanto, los tipos de informacin que ellos
requieren tambin pueden ser diferentes.
CONTABILIDAD FINANCIERA.
La contabilidad financiera, tiene su fundamento en aquella contabilidad que produce y entrega
informacin sobre el estado econmico de una empresa a los agentes interesados (inversionistas,
clientes, proveedores, instituciones de crdito, etc.). Esta contabilidad, tambin conocida como externa,
est regulada de manera oficial.
La contabilidad financiera recopila, registra, clasifica, totaliza e informa de aquellas operaciones que
pueden cuantificarse en dinero y que realiza una entidad econmica. Lo que hacen los contadores, en
definitiva, es registrar la historia econmica de una empresa. Los estados contables permiten tomar
decisiones a los directivos e informar de forma clara y precisa, todos los datos requeridos por accionistas
u organismos estatales.
Entre las actividades de los responsables de la contabilidad financiera de una empresa, pueden
mencionarse el registro sistemtico y cronolgico de las operaciones y la entrega de informes sobre los
movimientos financieros a quien corresponda.
Esto permite determinar cul es el activo y cul es el pasivo de una empresa, conociendo sus ganancias
o prdidas. La contabilidad financiera tambin es necesaria para realizar una correcta liquidacin de los
impuestos.

CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA.
Sistema de informacin contable desarrollada para el servicio de la alta direccin de la empresa, con
orientacin practica hacia el reforzamiento de las funciones de planeacin, control y toma de decisiones.
Es aquella que proporciona informes basados en la tcnica contable que ayuda a la administracin, a la
creacin de polticas para la planeacin y control de las funciones de una empresa.
Se ocupa de la comparacin cuantitativa de lo realizado con lo planeado, analizado por reas de
responsabilidad. Incluye todos los procedimientos contables e informaciones existentes, para evaluar la
eficiencia de cada rea.
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La tendencia moderna de los registros y procedimientos contables es la de facilitar las decisiones de los
administradores, pasando del aspecto histrico al de planeacin. Est ms interesada en los detalles,
dirigindose a reportar las actividades de los departamentos, equipos, tipos de inventarios y otras
subdivisiones de la compaa. Su utilizacin es opcional. Se aplica cuando los ejecutivos estn
interesados en obtener informacin para basar sus decisiones, ya sea, para hacer o dejar de hacer
determinada accin. Su informacin debe ser rpida y oportuna, con el fin de tomar decisiones a su
tiempo.
DIFERENCIAS ENTRE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Y LA CONTABILIDAD FINANCIERA.
a) La contabilidad administrativa est organizada para producir informacin de uso interno de la
administracin. Por ejemplo:
Formula, mejora y evala polticas para la empresa.
Conoce las reas de la empresa que son eficientes y aquellas que no lo son.
Planea y controla las operaciones diarias.
Conoce los costos de los diferentes productos o procesos, para buscar ser el lder en costos en su
sector.
b) La contabilidad administrativa est enfocada hacia el futuro, a diferencia de la contabilidad financiera,
que genera informacin sobre el pasado o hechos histricos de la organizacin, dando pie a servir
como base para la planeacin.
c) La contabilidad administrativa no est regulada por las normas de informacin financiera, a diferencia
de la contabilidad financiera, porque la informacin que se genera con fines externos tiene que ser
producida segn determinadas normas, de tal forma que el usuario este plenamente seguro de que
en los estados financieros de las diversas empresas existe uniformidad en su presentacin y, por
tanto, pueda compararlos.
d) La contabilidad financiera es obligatoria, lo que no ocurre con la contabilidad administrativa, que es un
sistema de informacin opcional.
e) La contabilidad administrativa no intenta determinar la utilidad con la precisin de la contabilidad
financiera.
f) La contabilidad administrativa, como sistema de informacin administrativo, recurre a disciplinas como
la estadstica, la economa, la investigacin de mercados, las finanzas, etc., para completar los datos
presentados, con el fin de aportar soluciones a los problemas de la organizacin.
SIMILITUDES ENTRE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Y LA CONTABILIDAD FINANCIERA.
Existen tambin semejanzas entre ellas:
a) Ambas se apoyan en el mismo sistema contable de informacin: las dos parten de la misma base de
datos. Cada una agrega o modifica ciertos datos, segn las necesidades que se quieran cubrir.
b) Otra similitud es que ambas exigen responsabilidad sobre la administracin de los recursos puestos
en manos de los administradores: la contabilidad financiera verifica y realiza dicha labor de manera
global, mientras que la contabilidad administrativa lo hace por reas o segmentos.

1.2 ESTRUCTURA BSICA DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA.
La tarea del administrador financiero consiste en adquirir y usas fondos con la finalidad de maximizar el
valor de la empresa, algunas responsabilidades son: la preparacin de pronsticos y planeacin,
decisiones financieras e inversiones de importancia mayor, coordinacin y control sobre el uso de los
recursos, interactuar con los mercados de dinero.
1.3 NATURALEZA Y SIGNIFICADO DE LAS CUENTAS CONTABLES MS USUALES.
Existen varias clasificaciones en cuanto a las cuentas contables se refiere, un criterio marca las cuentas
de Capital, Pasivo y Activo. El trmino Capital, por lo general se refiere al dinero o los bienes, expresados
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en dinero, que posee una persona. Por ejemplo, el Sr. Juan Prez es propietario de un terreno con valor
de $1200,000 y de un edificio de $ 5800,000; por lo tanto su capital es de $ 7000,000.
Un activo es un recurso controlado por la una entidad, identificado, cuantificado en trminos monetarios,
del que se esperan beneficios econmicos futuros.
Un pasivo es una obligacin presente de la entidad, virtualmente ineludible, identificada, cuantificada en
trminos monetarios y que representa una disminucin futura de beneficios econmicos.
PRINCIPALES CUENTAS DEL ACTIVO.
Caja. Es el dinero en efectivo, propiedad de la empresa, el cual est representado por monedas y billetes
de banco, as como cheques, pagares (vouchers) de tarjetas de crdito; esta cuenta aumenta cuando la
empresa recibe dinero en efectivo, disminuye cuando paga con dinero en efectivo; es cuenta del activo
porque representa el dinero en efectivo propiedad de la entidad.
Bancos. Representa el valor de los depsitos hechos en instituciones bancarias a favor de la entidad;
esta cuenta aumenta cuando la empresa deposita dinero o valores al cobro, disminuye cuando expide
cheques en contra del banco.
Mercancas o Almacn. Son todos aquellos valores que se hacen objeto de compra y venta; esta cuenta
aumenta cuando la empresa compra o le devuelven mercancas, disminuye cuando vende o devuelve
mercancas; es cuenta del activo porque representa el valor de las mercancas que son propiedad de la
empresa.
Clientes. Son las entidades que le deben a la empresa por haberles vendido mercancas a crdito, sin
exigirles especial garanta documental; esta cuenta aumenta cada vez que la empresa vende mercancas
a crdito, disminuye cuando los clientes pagan total o parcialmente su cuenta, devuelven mercancas o
se les concede algn descuento o rebaja; es cuenta del activo porque representa el valor de las ventas
efectuadas a crdito que la empresa tiene el derecho de cobrar.
Documentos por cobrar. Son los ttulos de crdito a favor de la empresa, tales como letras de cambio y
pagares; esta cuenta aumenta cada vez que la empresa recibe letras de cambio o pagares a su favor,
disminuye cada vez que la empresa cobra, endosa o cancela uno de estos documentos; es cuenta del
activo porque representa el valor nominal de las letras de cambio y pagares que la empresa tiene el
derecho de cobrar.
Deudores diversos. Son las entidades que le deben a la empresa por un concepto distinto al de venta
de mercancas; esta cuenta aumenta cada vez que a la empresa le quedan a deber por un concepto
distinto de la venta de mercancas, por ejemplo al prestar dinero en efectivo, al vender a crdito cualquier
valor que no sea mercanca, etc., disminuye cuando dichas entidades pagan total o parcialmente su
cuenta o devuelven los valores que estn a su cargo; es cuenta del activo porque representa el importe
de los adeudos que no sean por venta de mercancas a crdito que la empresa tiene el derecho de
cobrar.
Terrenos. Son los predios propiedad de la entidad; es cuenta del activo porque representa el precio de
adquisicin de los terrenos propiedad de la empresa.
Edificios. Son las propiedades fijas, tales como locales comerciales, bodegas, estacionamientos, etc.,
propiedad de la empresa; es cuenta del activo porque representa el precio de costo de los edificios
propiedad de la empresa.
Mobiliario y equipo. Es el conjunto de muebles y utensilios, tales como escritorios, sillas, mesas,
libreros, mostradores, vitrinas, basculas, mquinas de oficina, entre otros, propiedad de la empresa; es
cuenta del activo porque representa el precio de costo del mobiliario y equipo propiedad de la entidad.
Equipo de cmputo. Es el conjunto integrado por unidades centrales de proceso (CPU), monitores,
teclados, impresoras, drivers (unidad de disco), scanners, plotters, etc., es cuenta del activo porque
representa el precio de costo del equipo de cmputo electrnico propiedad de la empresa.
Gastos de instalacin. Son todos los gastos que hace la empresa para acondicionar el local de su
negocio, as como darle al mismo cierta comodidad y presentacin; esta cuenta aumenta por cada uno
de los gastos que haga la empresa para acondicionar el local, disminuye por la parte proporcional que de
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dichos gastos se haya amortizado por el uso o por el transcurso del tiempo; es cuenta del activo porque
representa el costo de las instalaciones que son propiedad de la empresa, naturalmente, la baja de valor
que vayan sufriendo las instalaciones por el uso o por el transcurso del tiempo es la que debe
considerarse gasto.
Papelera y tiles. Es el conjunto de material de papelera y objetos de escritorio que se emplean en las
labores de la empresa, lo constituyen el papel en blanco o membretado, sobres, formatos impresos como
remisiones, facturas, recibos, libros, tarjetas, as como los lpices, bolgrafos, tintas, correctores, etc.,
esta cuenta aumenta cada vez que se compra papelera y tiles de escritorio, disminuye por el valor de
los materiales y tiles que se vayan utilizando; es cuenta del activo porque representa el precio de costo
de la papelera y tiles que es propiedad de la empresa; naturalmente, la parte que se haya utilizado o
consumido es la que debe considerarse gasto.
Primas de seguro. Son los pagos que hace la empresa a las compaas aseguradoras, por los cuales
adquiere el derecho de asegurar los bienes de su negocio contra incendios, accidentes, robos, etc.; esta
cuenta aumenta cada vez que se pague a las compaas aseguradoras primas sobre contratos de
seguro, disminuye por la parte proporcional que de las primas pagadas se haya disfrutado del servicio; es
cuenta del activo porque representa el importe de las primas de seguro que la empresa ha pagado por
las cuales tiene derecho de exigir a las compaas aseguradoras, en caso de algn siniestro, el pago
correspondiente a los daos ocasionados.
PRINCIPALES CUENTAS DEL PASIVO.
Proveedores. Son las entidades a quienes la empresa les debe por haberles comprado mercancas a
crdito, sin darles ninguna garanta documental; esta cuenta aumenta cada vez que la empresa compra
mercancas a crdito, disminuye cuando pague total o parcialmente la cuenta, devuelvan mercancas al
proveedor o este conceda algn descuento o rebaja; es cuenta del pasivo porque representa el importe
de las compras de mercancas efectuadas a crdito que la empresa tiene la obligacin de pagar.
Documentos por pagar. Son los ttulos de crdito a cargo de la empresa, tales como letras de cambio y
pagars; esta cuenta aumenta cuando la empresa expida letras de cambio o pagares a su cargo,
disminuye cada vez que pague o cancele uno de estos documentos; es cuenta del pasivo porque
representa el importe de las letras y pagars que la empresa tiene la obligacin de pagar por estar a su
cargo.
Acreedores diversos. Son las entidades a quienes la empresa les debe por un concepto distinto de la
compra de mercancas; esta cuenta aumenta cada vez que la empresa queda a deber por un concepto
distinto de la compra de mercancas; por ejemplo, al recibir un prstamo en efectivo, al comprar
mobiliario a crdito, etc., disminuye cuando la entidad paga total o parcialmente la cuenta o le devuelve al
acreedor los valores que le haba adquirido; es cuenta del pasivo porque representa el valor de los
adeudos que no proceden de la compra de mercancas que la empresa tiene la obligacin de pagar.
Acreedores hipotecarios o hipotecas por pagar. Son las obligaciones que tienen como garanta la
escritura de bienes inmuebles, se entiende por bienes inmuebles los terrenos y edificios que son bienes
permanentes, duraderos y no consumibles rpidamente; esta cuenta aumenta cada vez que la empresa
recibe prestamos cuya garanta este constituida por la escritura de algn bien inmueble, disminuye por
los pagos que la empresa haga a cuenta o liquidacin de dichos prstamos hipotecarios; es cuenta del
pasivo porque representa el importe de los prstamos hipotecarios que la empresa tiene la obligacin de
liquidar.
Rentas cobradas por anticipado. Son el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o
anuales, que aun no estando vencidas la empresa haya cobrado anticipadamente; esta cuenta aumenta
cada vez que la empresa cobre rentas por anticipado, disminuye por la parte proporcional que de dichas
rentas se hayan devengado conforme al paso del tiempo; es cuenta del pasivo porque representa el valor
de las rentas que la empresa ha cobrado por anticipado, por las cuales tiene la obligacin con el
arrendatario de continuar proporcionando el inmueble; naturalmente, la parte que de dichas rentas haya
disminuido es la que se debe considerar ingreso por rentas.

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1.4 CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE INGRESOS, GASTOS, COSTOS, UTILIDAD,
RENTABILIDAD, PRDIDA.
INGRESOS. Estos se originan de los incrementos brutos en los activos por la entrega de bienes o
servicios. Es decir debe ocurrir un intercambio de recursos evidenciado por una transaccin comercial
(por ejemplo, el comprador paga o promete pagar efectivo y el vendedor entrega la mercanca). Si no se
recibe efectivo (es decir una cuenta por cobrar) debe estar asegurada de manera razonable.
UTILIDAD. Es la diferencia entre los ingresos obtenidos por un negocio y todos los gastos incurridos en
la generacin de dichos ingresos.
COSTOS. Se entiende la suma de erogaciones en que incurre una persona fsica o moral para la
adquisicin de un bien o servicio, con la intencin de que genere ingresos en el futuro.
GASTOS. Abarca todas las erogaciones directas e indirectas originadas en la adquisicin de bienes y
servicios.
PERDIDA. Es el resultado obtenido por un negocio cuando los ingresos sean inferiores a sus gastos.
RENTABILIDAD. La rentabilidad es una relacin entre los recursos necesarios para producir un bien o
prestar un servicio y el beneficio econmico que deriva de ellos.
1.5 DEFINICIN Y CARACTERSTICAS DE LAS DEPRECIACIONES, AMORTIZACIONES Y SU
IMPACTO EN EL RENGLN DE GASTOS.
Depreciacin. Es el costo peridico del equipo que se reparte (o se carga durante) periodos futuros en
los que se espera utilizarlo. El valor en libros (o valor neto en libros) del equipo es el costo original menos
la depreciacin acumulada, que es la suma de la depreciacin cargada durante periodos anteriores. El
cdigo fiscal especifica la vida a lo largo de la cual se puede depreciar los activos para propsitos
fiscales, ya que la depreciacin tiene un efecto importante sobre los impuestos pagados.
Amortizacin. Proceso mediante el cual el principal de un prstamo se va haciendo progresivamente
menor con el paso del tiempo, porque se reembolsa el principal (en el caso de un prstamo). Proceso
mediante el cual el valor de un activo intangible, tal como una patente, se reduce gradualmente a efectos
fiscales. Cada disminucin de principal, representa dos efectos en el flujo de efectivo: uno por el abono al
capital que esta sin saldar y otro por el costo financiero que representan los intereses que se pagan por
el capital prestado.