Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012).

PROCESO: INTERNACIONALIZACIN
CDIGO:
P-10-1
VERSIN:
0-16-06-2014
PROCEDIMIENTO: PARTICIPACIN EN CONVOCATORIAS
INTERNACIONALES
PGINAS:
Pgina 1 de 17

F-2-1-3
1) Descripcin del Procedimiento
1.1) Unidad Responsable: VIREL
1.2) Objetivo:
Regular la presentacin de propuestas a convocatorias internacionales
previamente investigadas, aprobadas y socializadas a los estudiantes,
docentes, administrativos y egresados; con el fin de brindar
acompaamiento, asesora y apoyo a los participantes y de esta manera
garantizar que los requerimientos exigidos por las diferentes organizaciones
internacionales sean cumplidos satisfactoriamente y se generen beneficios
y/o productos para la UNAD.
1.3) Alcance:
El procedimiento inicia con el establecimiento de requisitos y orden en
investigacin, aprobacin, socializacin, postulacin y presentacin de
propuestas a convocatorias y finaliza con el envo de la propuesta del
participante, el seguimiento en las diferentes etapas y la socializacin de los
resultados.

Aplica a los procesos misionales y al proceso de gestin del talento humano.

Aplica al personal administrativo, personal docente, estudiantes y egresados
de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia segn aplique y se cumplan
los requisitos que exija la convocatoria.

Aplica tiempo completo a nivel nacional, global y ciberespacial; se limita a las
fechas del calendario acadmico de la Universidad.

2) Definiciones
2.1) Concepto 2.2) Definicin
Convocatoria
internacional
Es la comunicacin a travs de un anuncio o escrito con que se convoca a los
posibles interesados a participar en un proceso.
Convocatoria de
movilidad
internacional
Es la convocatoria que implica el desplazamiento temporal a nivel internacional, de
estudiantes, docentes, administrativos o egresados de la UNAD con un propsito
especfico de orden acadmico, docente, investigativo, administrativo o de
comisin. Este desplazamiento puede ser en una o doble va y presencial o virtual.
Convocatoria de
produccin
acadmica y cientfica
Es la convocatoria que invita a investigadores a participar en eventos que impliquen
implique la planeacin, realizacin y/o evaluacin de proyectos de investigacin.
Entre los ejemplos ms comunes se tiene participar con proyectos en espacios de
intercambio y difusin de conocimientos cientficos, participacin en bsqueda de
patrocinio de proyectos, la realizacin de investigaciones con otras entidades o
personas del exterior entre otros.
Convocatorias de
Desarrollo e inclusin
Social
Es la convocatoria que invita a los estudiantes, docentes, administrativos y
egresados a participar en eventos que impliquen la planeacin, realizacin y/o
evaluacin de proyectos que generen positivamente impacto, evolucin y cambios
en la calidad de vida de individuos, grupos e instituciones generando as bienestar
social.
Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012).

PROCESO: INTERNACIONALIZACIN
CDIGO:
P-10-1
VERSIN:
0-16-06-2014
PROCEDIMIENTO: PARTICIPACIN EN CONVOCATORIAS
INTERNACIONALES
PGINAS:
Pgina 2 de 17

F-2-1-3
requisito Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.

3) Condiciones Generales
1-El participante deber saber que el acompaamiento, asesora y apoyo que la VIREL brindar en la
presentacin de la propuesta no garantiza su aprobacin por parte del ente internacional en las diferentes
etapas de la convocatoria.

2- Cumplimiento de :

Requisitos internos:

a) Diligenciar y enviar en lnea formulario de asesoramiento y acompaamiento para convocatorias
internacionales (se encuentra publicado en la pgina http://virel.unad.edu.co/), adjuntando y enviando a la
Vicerrectora de Relaciones Internacionales, los documentos solicitados en la publicacin de la convocatoria.

b) PRODUCTOS:

Compromiso a entregar informes respectivos exigidos como producto de la participacin de la
convocatoria a la VIREL, los cuales conformarn los registros estadsticos y memoria institucional para
futuros eventos internacionales.

La VIREL teniendo en cuenta la duracin del evento y la labor que realizara el participante, le informa a
segn corresponda a su caso , que informe o informes deber elaborar:

Informe inicial: descripcin preliminar del proyecto o experiencia, incluyendo tema, razn de ejecucin y
puesta en marcha desde los mbitos culturales, sociales y acadmicos (mnimo 500 palabras), el cual debe
ser entregado en la primera semana de haber iniciado el proceso.

Informe de ejecucin: descripcin detallada del desarrollo del proyecto o experiencia a partir de los
objetivos planteados, la prctica o investigacin en curso desde los mbitos culturales, sociales y acadmicos
(mnimo 800 palabras), el cual debe ser entregado a la mitad del proceso.

Informe final: descripcin formal de la experiencia y el desarrollo total del proyecto, soportado con
evidencias fotogrficas, videos, beneficios personales y beneficios para la UNAD, documentos y contactos
acadmicos que puedan beneficiar a la UNAD, (mnimo 1500 palabras), el cual debe ser entregado al finalizar
el proceso.
Si su participacin en eventos y actividades est financiada por la UNAD debe actuar en representacin
de la UNAD y se debe comprometer a ofrecer una retribucin a la Universidad como producto de su
movilidad acadmica internacional, la cual se informara en el momento de su aplicacin y debe demostrar
promedios acadmicos, evaluacin docente o evaluacin de desempeo satisfactorias (segn aplique).

Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012).

PROCESO: INTERNACIONALIZACIN
CDIGO:
P-10-1
VERSIN:
0-16-06-2014
PROCEDIMIENTO: PARTICIPACIN EN CONVOCATORIAS
INTERNACIONALES
PGINAS:
Pgina 3 de 17

F-2-1-3
d) Cumplir con los trminos de envo segn los plazos establecidos por la VIREL.

Requisitos externos: requerimientos establecidos por parte de la entidad convocante. (Ttulos, idiomas,
experiencia etc.)
3
-El estudiante, docente, egresado y administrativo no debe tener antecedentes de procesos disciplinarios.
-Ser estudiante, docente o administrativo activo en la UNAD
Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012).

PROCESO: INTERNACIONALIZACIN
CDIGO:
P-10-1
VERSIN:
0-16-06-2014
PROCEDIMIENTO: PARTICIPACIN EN CONVOCATORIAS
INTERNACIONALES
PGINAS:
Pgina 4 de 17

F-2-1-3
4) Descripcin del Procedimiento
N 4.1) Actividad
4.2) Insumos
necesarios para
la actividad
4.3) Descripcin
detallada de la actividad
4.4) Resultados o
productos de la
actividad
4.5) Cdigos de
registros y
documentos
asociados
4.6)
Medio de
archivo
4.7) Cdigo de
carpeta en la que
se archiva (cdigo
segn la TRD)
4.8) Encargado de
la actividad
(responsables)
INICIO DEL PROCEDIMIENTO
1 Clasificar
convocatorias
Informacin
de
convocatorias
internacionale
s en pginas
web, e-mails,
revistas,
lugares,
peridicos etc.
de
Universidades,
redes,
comunidades
y en general
de entidades
nacionales e
internacionale
s con mbito
en educacin y
proyectos
internacionale
s.



Clasificar las
convocatorias de la
siguiente manera:

- De la informacin
encontrada en
insumos, se
preseleccionan
convocatorias
internacionales
aplicables a los
estudiantes,
docentes,
administrativos o
egresados;
analizando que
estn acordes a la
funcin misional de
la UNAD.

-Clasificar las
convocatorias entre
las siguientes
temticas:
*Movilidad
Seleccin,
clasificacin y
desarrollo
temtico de
convocatorias
registrado en
un
comunicado.

Base de datos
diligenciada
con la
informacin
de las
convocatorias
ya clasificadas
y
seleccionadas.
Digital Carpeta digital
Convocatorias
SAN/ VIREL
Vicerrectora de
Relaciones
Internacionales


Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012).

PROCESO: INTERNACIONALIZACIN
CDIGO:
P-10-1
VERSIN:
0-16-06-2014
PROCEDIMIENTO: PARTICIPACIN EN CONVOCATORIAS
INTERNACIONALES
PGINAS:
Pgina 5 de 17

F-2-1-3
internacional
*Produccin
cientfica y
acadmica
*Proyectos de
desarrollo e inclusin
social

-Elaborar un
comunicado que
incluya desarrollo
temtico de las
convocatorias con
informacin general,
establecimiento de
requisitos de la
convocatoria y
metodologa de
aplicacin.

-Diligenciar en base
de datos las
convocatorias
clasificadas y
seleccionadas.

Si las convocatorias
son de carcter
pblico continua
con el paso nmero
3, si las
Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012).

PROCESO: INTERNACIONALIZACIN
CDIGO:
P-10-1
VERSIN:
0-16-06-2014
PROCEDIMIENTO: PARTICIPACIN EN CONVOCATORIAS
INTERNACIONALES
PGINAS:
Pgina 6 de 17

F-2-1-3
convocatorias son de
carcter privado es
decir requieren
vinculacin previa a
una organizacin,
red, comunidad etc.
continua con el
siguiente paso.

2 Vincular a la
Universidad a
organizacin
nacional y/o
internacional

Comunicado
con la
informacin
de las
convocatorias
internacionale
s.

Se vincula a la
Universidad a
organizacin
nacional y/o
internacional con la
previa aprobacin de
del Vicerrector de
Relaciones
Internacionales,
Rectora y la
colaboracin de GAF
(en caso de
requerirse CDP)
mediante la gestin
de la membresa con
la organizacin y
contina con el
siguiente paso. Si
alguna de las
anteriores
aprobaciones no es
dada se archiva la
Membresa
aprobada.

Concepto
Mesa Tcnica
dinamizadora
de convenios.
Digital Carpeta digital
Convocatorias
SAN/VIREL
Vicerrectora de
Relaciones
Internacionales

Mesa tcnica
dinamizadora
de Convenios
VIDER


Rectora

Gerencia
Administrativa y
Financiera

Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012).

PROCESO: INTERNACIONALIZACIN
CDIGO:
P-10-1
VERSIN:
0-16-06-2014
PROCEDIMIENTO: PARTICIPACIN EN CONVOCATORIAS
INTERNACIONALES
PGINAS:
Pgina 7 de 17

F-2-1-3
solicitud y se da fin al
procedimiento.

Si la vinculacin
requiere de convenio
o alianza estratgica
se contina con el
procedimiento de
Gestin de
Convenios y Alianzas
Internacionales. Si la
mesa tcnica
dinamizadora de
convenios aprueba la
solicitud se continua
con el siguiente
paso, si la solicitud
es negada se realiza
archivo y finaliza el
procedimiento.
3 Difundir la
convocatoria
Comunicado
con la
informacin
de las
convocatorias
internacionale
s.

Membresa
aprobada.

La difusin de la
convocatoria se
realiza de la
siguiente manera:

a) Direccionami
ento masivo de la
convocatoria
aprobada, a los
estudiantes,
docentes,
Convocatoria
difundida a los
estudiantes,
docentes,
administrativo
s y/o
egresados de
la UNAD e
inquietudes
resueltas
sobre la
Digital Carpeta digital
Convocatorias
SAN/VIREL
Vicerrectora de
Relaciones
Internacionales

Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012).

PROCESO: INTERNACIONALIZACIN
CDIGO:
P-10-1
VERSIN:
0-16-06-2014
PROCEDIMIENTO: PARTICIPACIN EN CONVOCATORIAS
INTERNACIONALES
PGINAS:
Pgina 8 de 17

F-2-1-3
Concepto
Mesa Tcnica
dinamizadora
de convenios.
administrativos y/o
egresados a quienes
aplique a travs del
correo institucional
y publicacin de la
convocatoria en la
pgina web de la
VIREL.

b) Recepcin y
respuesta de todas
las inquietudes y
aclaraciones que
provengan de
estudiantes,
docentes,
administrativos o
egresados; sobre la
convocatoria.

Establecer
cronograma
mensual con las
fechas de las
convocatorias.

Archivar en correo
electrnico la
difusin de la
convocatoria.

convocatoria.

Cronograma
elaborado con
las fechas de
las
convocatorias.
Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012).

PROCESO: INTERNACIONALIZACIN
CDIGO:
P-10-1
VERSIN:
0-16-06-2014
PROCEDIMIENTO: PARTICIPACIN EN CONVOCATORIAS
INTERNACIONALES
PGINAS:
Pgina 9 de 17

F-2-1-3
4 Aplicar a la
convocatoria
Convocatoria
difundida a
estudiantes,
docentes,
administrativo
s y/o
egresados de
la UNAD e
inquietudes
resultas sobre
la
convocatoria.
Para aplicar a la
convocatoria:

Una vez resueltas las
inquietudes , algunos
estudiantes,
docentes,
administrativos y/o
egresados de la
UNAD manifiestan su
inters en postularse
como participantes a
la convocatoria , el
equipo de trabajo de
la VIREL realiza lo
siguiente:
-Solicitar al
participante la
documentacin y
cumplimiento de
requisitos internos y
externos necesarios
para aplicar a la
convocatoria (ver
condiciones
generales # 2 y #3
compromiso de
productos que al
participante se le
solicite )

Cumplimiento
condiciones
generales # 2
y # 3

Requisitos que
exige la
convocatoria
cumplidos y
aplicacin
realizada con
respectivo
soporte.
Base de datos
diligenciada.


Formulario de
asesoramiento
y
acompaamie
nto para
convocatorias
internacionale
s.

Documentos y
formatos
requisito para
convocatoria
Soporte
aplicacin a la
convocatoria
Digital Carpeta digital
Convocatorias
SAN/VIREL
Vicerrectora de
Relaciones
Internacionales
Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012).

PROCESO: INTERNACIONALIZACIN
CDIGO:
P-10-1
VERSIN:
0-16-06-2014
PROCEDIMIENTO: PARTICIPACIN EN CONVOCATORIAS
INTERNACIONALES
PGINAS:
Pgina 10 de 17

F-2-1-3
-Si no cumple con la
documentacin y
requisitos, se
informa de tal
situacin va correo
institucional y se
procede a archivar el
registro. Fin del
procedimiento.

Si cumple con todos
los requisitos:

a) Se presta
asesoramiento en la
formulacin y/o
diligenciamiento de
los formatos de la
respectiva
convocatoria.
Indicando si hay
lugar a la realizacin
de ajustes o el envo
de informacin
adicional.

b) Se realiza
aplicacin a la
convocatoria, la
puede realizar
directamente el
Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012).

PROCESO: INTERNACIONALIZACIN
CDIGO:
P-10-1
VERSIN:
0-16-06-2014
PROCEDIMIENTO: PARTICIPACIN EN CONVOCATORIAS
INTERNACIONALES
PGINAS:
Pgina 11 de 17

F-2-1-3
participante o la
realiza la
Vicerrectora de
Relaciones
Internacionales, en
ambos casos se
entrega el soporte
del envo ya sea e-
mail o radicado a la
contraparte.

-Diligenciar base de
datos con la
informacin de
quienes aplican a la
convocatoria
separando quienes
cumplen requisitos
de los que no
cumplen requisitos.

Archivar en el correo
electrnico la
documentacin de la
aplicacin a la
convocatoria.

5 Realizar
seguimiento a
las etapas de la
convocatoria
Formulario de
asesoramiento
y
acompaamie
Establecer alertas
internas para los
cronogramas en
Correo
electrnico
y/o llamada
telefnica
Evidencias
documentales
de los
productos
Digital Carpeta digital
Convocatorias
SAN/VIREL
Participante

Equipo de
trabajo de la
Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012).

PROCESO: INTERNACIONALIZACIN
CDIGO:
P-10-1
VERSIN:
0-16-06-2014
PROCEDIMIENTO: PARTICIPACIN EN CONVOCATORIAS
INTERNACIONALES
PGINAS:
Pgina 12 de 17

F-2-1-3
nto para
convocatorias
internacionale
s.
Documentos y
formatos
requisito para
convocatoria
Soporte
aplicacin a la
convocatoria
donde se publican
los resultados de las
entidades oferentes,
y/o las fechas en las
que se escribir a los
encargados de la
convocatoria
preguntando el
estado del resultado
y s :
a) El
participante no
aprueba la
convocatoria, se
informa del
resultado va correo
institucional y
procede a archivar el
registro. Fin del
procedimiento.

b) Si el
resultado es
favorable, se
informa por correo
electrnico y
llamada telefnica
al participante.
informando al
participante
aprob o no
la
convocatoria.

Productos
entregados



entregados. VIREL
Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012).

PROCESO: INTERNACIONALIZACIN
CDIGO:
P-10-1
VERSIN:
0-16-06-2014
PROCEDIMIENTO: PARTICIPACIN EN CONVOCATORIAS
INTERNACIONALES
PGINAS:
Pgina 13 de 17

F-2-1-3

c) Se realizar
control y
seguimiento
peridico del
cumplimento en
los avances de los
productos
solicitados hasta su
entrega total (ver
condicin general
#2 y # 3)
6 Socializar la
gestin de la
convocatoria
Productos
entregados

1) Se crean y/o
solicitan espacios
como foros,
reuniones, comit,
exposiciones,
encuentros para que
los participantes
beneficiados inviten
y motiven a los
estudiantes,
docentes,
administrativos y/o
egresados con su
experiencia
internacional
mediante la
Socializacin
de la
experiencia
del
participante
en diferentes
espacios.

Actas de las
reuniones,
documentos
recopilacin
de informes,
videos,
grabaciones
de la
socializacin
Formato de
registro de
reuniones y
comits
institucionales
F-3-1-3

Evidencias
documentales
de los
productos
entregados y
de su
socializacin.



Digital Carpeta digital
Convocatorias
SAN/VIREL
Participante

Vicerrectora de
Relaciones
Internacionales


Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012).

PROCESO: INTERNACIONALIZACIN
CDIGO:
P-10-1
VERSIN:
0-16-06-2014
PROCEDIMIENTO: PARTICIPACIN EN CONVOCATORIAS
INTERNACIONALES
PGINAS:
Pgina 14 de 17

F-2-1-3
socializacin de los
aspectos solicitados
y desarrollados a
travs de sus
productos.
2) Almacenar la
experiencia por
medios escritos y
audiovisuales, para
su posterior
publicacin en la
pgina web de la
Vicerrectora de
Relaciones
Internacionales.

de la
experiencia
del
participante.
Base de datos
de los
participantes



7 Archivar la
documentacin
convocatoria
Actas de las
reuniones,
documentos
recopilacin
de informes,
videos,
grabaciones
de la
socializacin
de la
experiencia
Para mantener
registro y para
consulta de quien
solicite, se archivan
las evidencias
documentales de los
productos, las actas
de las reuniones y
dems documentos
derivados del
seguimiento y
Archivo
realizado

Base de datos
de los
participantes
Digital Carpeta
convocatorias
SAN/VIREL
Vicerrectora de
Relaciones
Internacionales
Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012).

PROCESO: INTERNACIONALIZACIN
CDIGO:
P-10-1
VERSIN:
0-16-06-2014
PROCEDIMIENTO: PARTICIPACIN EN CONVOCATORIAS
INTERNACIONALES
PGINAS:
Pgina 15 de 17

F-2-1-3
del
participante.

socializacin de la
convocatoria. Se
realiza registro en
base de datos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO


Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012).

PROCESO: INTERNACIONALIZACIN
CDIGO:
P-10-1
VERSIN:
0-16-06-2014
PROCEDIMIENTO: PARTICIPACIN EN CONVOCATORIAS
INTERNACIONALES
PGINAS:
Pgina 16 de 17

F-2-1-3
5) Diagrama de Flujo del Procedimiento
Rectora / GAF / VIACI /
VISAE (segn aplique)
Mesa Tcnica dinamizadora de convenios Participante Vicerrectora de Relaciones Internacionales
F
a
s
e
Inicio
Clasificar convocatorias
Es de carcter
obligatorio?
Fue aprobada?
Si
Archivar informacin en e-mail No
Vincular a la Universidad a
organizacin nacional y/o
internacional
Si
Requiere
convenio?
- Analizar solicitud
- Emitir concepto
- Concretar convenio
Si
Gestionar membresa No
Fue aprobado?
- GAF (generar CDP en el
caso que se necesite)
- Rectora : Dar concepto
Fue aprobada? Archivar solicitud y concepto No
Fin
Difundir convocatoria Si
Aplicar a la convocatoria
Si
No
Cumple con los
requisitos?
Se informa al participante
Se realiza archivo
No
Realizar seguimiento a las etapas del proceso Si
El participante
fue beneficiado?
Realizar y entregar
informas y
productos
Si
Se informa y se realiza archivo
No
Socializar la gestin
de la convocatoria
Socializar la gestin de la convocatoria
Archivar la documentacin de la
convocatoria
Fin

Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012).

PROCESO: INTERNACIONALIZACIN
CDIGO:
P-10-1
VERSIN:
0-16-06-2014
PROCEDIMIENTO: PARTICIPACIN EN CONVOCATORIAS
INTERNACIONALES
PGINAS:
Pgina 17 de 17

F-2-1-3


6) Documentos de Referencia
6.1) Tipo de Documento 6.2) No. y Fecha de Aprobacin 6.3) Nombre
N/A N/A N/A