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HB.

FROTAS - CADASTROS

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Comentrio

Verso do Sistema

Autor

07.10.00

Marcos da Silva

03/09/2012 Criao do documento

ndice
OBJETIVO ..................................................................................................................................... 3
ABRANGNCIA ............................................................................................................................. 3
TIPO ............................................................................................................................................. 3
CLASSIFICAO............................................................................................................................. 3
DVIDA/PROBLEMA ..................................................................................................................... 3
CAUSA.......................................................................................................................................... 3
SOLUO ..................................................................................................................................... 3
1 CADASTROS PROMAX ................................................................................................................ 4
1.1 Carga Inicial......................................................................................................................... 4
1.2 Contas Contbeis................................................................................................................. 4
1.3 Centro de Custo................................................................................................................... 4
1.4 Portarias. ............................................................................................................................ 4
1.5 Veculos .............................................................................................................................. 5
1.6 Tipo de Veculos. ................................................................................................................. 5
1.7 Ajudantes ........................................................................................................................... 5
1.8 Conferentes ........................................................................................................................ 5
1.9 Saldo de Estoque ................................................................................................................. 5
1.10 Motoristas. ....................................................................................................................... 5
2 GRUPOS..................................................................................................................................... 5
2.1 Grupos. ............................................................................................................................... 5
2.2 Peas e Combustveis. ......................................................................................................... 6
2.3 Fornecedores ...................................................................................................................... 6
3 CADASTROS HB.FROTAS ............................................................................................................. 7
3.1 Usurio. .............................................................................................................................. 7
3.2 Empresa e Filial ................................................................................................................... 8
3.3 Peas/Combustveis ............................................................................................................ 9
3.4 Fornecedores. ................................................................................................................... 10
3.5 Atividade do Veculo ......................................................................................................... 10
3.6 Marcas. ............................................................................................................................. 10
3.7 Modelos............................................................................................................................ 10
3.8 Eixos ................................................................................................................................. 11
3.9 Formatos disponveis......................................................................................................... 11
3.10 Tipo de Veculo. ............................................................................................................... 12
3.11 Tipo de Carroceri ............................................................................................................. 13
3.12 Dados Adicionais ............................................................................................................. 13
3.13 Servio. ........................................................................................................................... 13
3.14 Equipe ............................................................................................................................. 14
3.15 Proprietrio..................................................................................................................... 16
3.16 Mecnico. ....................................................................................................................... 17
3.17 Seguradora. ..................................................................................................................... 17
3.18 Pneus .............................................................................................................................. 17
3.19 Baterias........................................................................................................................... 17
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3.20 Veculos .......................................................................................................................... 18


3.20.1 Campos da guia Veculo: ........................................................................................... 18
3.20.1.1 Ativo / Inativo .................................................................................................... 18
3.20.1.2 Motorizado ........................................................................................................ 18
3.20.1.3 Vencimento Extintor ........................................................................................... 18
3.20.1.4 Atuao.............................................................................................................. 18
3.20.1.5 Cap do Tanque (Capacidade do tanque ............................................................... 18
3.20.1.6 Utiliza Kit Gs ..................................................................................................... 19
3.20.1.7 Portas ................................................................................................................ 19
3.20.1.8 Qtde no tanque (Quantidade no Tanque) ............................................................ 19
3.20.1.9 Mdia Consumo. ................................................................................................ 19
3.20.1.10 Tipo de Frota. ................................................................................................... 19
3.20.1.11 Km Acumulado. ................................................................................................ 19
3.20.1.12 Proprietrio. ..................................................................................................... 19
3.20.1.13 Nome Documento. ........................................................................................... 19
3.20.1.14 Licenciamento .................................................................................................. 19
3.20.2 Campos da guia Equipe/Carga: .................................................................................. 19
3.20.2.1 Equipe ................................................................................................................ 19
3.20.2.2 Capacidade Carga ............................................................................................... 19
3.20.2.3 Entregas ............................................................................................................. 19
3.20.2.4 Pallet ................................................................................................................. 20
3.20.2.5 Guia Adicional .................................................................................................... 20
3.20.2.6 Guia Manutenes ............................................................................................. 20
3.20.2.7 Guia Seguro ........................................................................................................ 20
3.20.2.8 Guia Baterias. ..................................................................................................... 21
3.20.2.9 Aplice de Seguro ............................................................................................... 21
3.20.2.10 Pneus ............................................................................................................... 21
3.20.2.11 IPVA ................................................................................................................. 21

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OBJETIVO
A interface entre Promax e HB.Frotas divide prioridades de cadastros, onde alguns
deles so cadastrados apenas no HB.Frotas e outros apenas no Promax.
ABRANGNCIA
Este procedimento, atende todo os Clientes que fazer uso da ferramenta HB.Frotas.
TIPO
( ) Script de Soluo
(x) Tira Dvidas

CLASSIFICAO
Sistema: HB.Frotas
Verso do Sistema: 07.10.00
Modulo: Parmetros e Projetos
Funcionalidade: Rotina de cadastro.
Tipo de incidente: Duvida
Informaes necessrias para abertura/analise do chamado:
Nome do Usurio;
Telefone para contato;
E-mail do Usurio;
Login de acesso;
Login de acesso ao sistema;
Nome do Segundo Contato;
Telefone do Segundo Contato;
E-mail do Segundo Contato;
Verso do Sistema;
Descrio detalhada da dvida (Print caso seja erro).

DVIDA/PROBLEMA
Dvida quanto aos cadastros necessrios utilizao do HB.Frotas.

CAUSA
Dvida quanto aos cadastros necessrios utilizao do HB.Frotas.

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SOLUO
1 CADASTROS PROMAX
Poucos cadastros referentes frota da Revenda permanecem sendo realizado no Promax, a
maioria deles, passa ser apenas para consulta.
1.1 Carga Inicial: Durante a implantao dos projetos, realizada uma carga inicial, onde o
Promax alimenta o HB.Frotas com uma base de cadastros. A carga inicial realizada
atravs da rotina 01.31.55.01 Exportao pra o HB.Frotas:

Portarias trata-se das viagens lanadas atravs do MPD


.
1.2 Contas Contbeis: Contas cadastradas na rotina 16.01.05. Sero exportadas apenas
contas que possuam um Varivel OBZ (VBZ).
1.3 Centro de Custo: Alocao das despesas dos departamentos da Revenda, como por
exemplo, Puxada, Armazm, Entrega.
1.4 Portarias: Cada rota lanada no MPD cria uma viagem, com informaes do
carregamento e do veculo. Estas informaes so exportadas para o HB.Frotas atravs de
portarias.

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1.5 Veculos: O cadastro bsico existente no Promax na rotina 01.14.01. Informao como
equipe de vendas e capacidade so mantidos.
1.6 Tipo de Veculos: Opes padres de tipo de veculo disponvel para seleo na rotina
01.14..01.
1.7 Ajudantes: Relao dos ajudantes cadastrados na rotina 01.02.48.
1.8 Conferentes: Poucas Revendas utilizam este controle, mas, os conferentes cadastrados
na rotina 01.02.49 so exportados para o HB.Frotas, e podem ser associados aos outros
membros da equipe, como motoristas e ajudantes.
1.9 Saldo de Estoque: Para a Revenda que utiliza o OBZ do Promax, exporta o disponvel
no estoque dos itens cadastrados e relacionados aos grupos parametrizados para envio ao
HB.Frotas. Este depsito definido na rotina 13.01.01 na guia HB.Frotas.
1.10 Motoristas: Relao de motoristas cadastrados na rotina 01.02.47.
2 GRUPOS
2.1 Grupos: Os grupos cadastrados na rotina 01.02.37 so divididos por contas de dbito
e/ou crdito. Para Revendas que no utilizam o OBZ, podemos ter apenas um grupo, e para
este, associar todas as peas e combustveis que sero enviados ao HB.Frotas. Porm,
para um maior controle e padronizao, pode-se cadastrar um grupo para cada tipo de
material, por exemplo, Peas, Combustveis, Pneus, Peas Mecnicas, Peas Eltricas, etc.

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Para que o grupo e seus itens sejam enviados para o HB.Frotas necessrio aps o seu
cadastro, marcar a opo Envia para o HB.Frotas.
2.2 Peas e Combustveis: Os itens que sero utilizados como peas e combustveis no
HB.Frotas, so cadastrados no Promax atravs da rotina 01.12 como sendo materiais.
Precisam ser cadastrados com cdigo acima de 999.999 e serem associados no Grupo
cadastrado anteriormente com o parmetro habilitado.
Para facilitar o controle e a pesquisa dos itens no sistema, aconselhamos que os mesmos
sigam um padro de cadastramento: Sempre cadastre com a descrio em MAISCULA,
iniciando com o tipo da pea. Ex: FILTRO DE OLEO W 719, FILTRO DE OLEO W814,
PNEU 195, PNEU 175. Defina uma sequencia de cdigos para cada tipo de pea. Ex: De
3000000 a 3000099 Pneus, de 3000100 a 3000199 Filtros, de 3000200 a 3000205
Combustveis, etc.

Para que a pea seja enviada para o HB.Frotas, o Grupo selecionado para a mesma deve
estar com o parmetro habilitado.
2.3 Fornecedores: A Revenda deve ter cadastrado todos os fornecedores que so de
alguma forma relacionada frota, como, oficinas, borracharias, postos de combustvel. Para
Revendas que trabalham com manutenes e abastecimentos internos, a prpria Revenda
deve ser cadastrada como um fornecedor, por exemplo, MECANICA INTERNA e BOMBA
INTERNA. O cadastro realizado na rotina 01.08.
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Para que seja utilizado no HB.Frotas necessrio habilitar o parmetro de envio.


3 CADASTROS HB.FROTAS
3.1 Usurio: O cadastro de usurio na rotina 7-1 do HB.Frotas no tem relao com o
usurio do Promax, sendo assim, necessrio realizar toda uma segregao de acesso ao
sistema. Todo usurio cadastrado no HB.Frotas assume um acesso total das rotinas do
sistema, porm, h usurios mestres e aprovadores, onde possuem permisses extras de
lanamentos.
Um usurio mestre comparado a um usurio gerencial do Promax, e o aprovador fica
responsvel por liberar lanamentos que necessitem de uma validao da Revenda, como
por exemplo, a troca de uma pea na qual ainda se encontra em garantia.

No momento da implantao, criado um usurio padro para a Revenda com acesso total.

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No boto de permisses o responsvel define os acessos e as possibilidades do usurio


cadastrado apenas desmarcando as opes no permitidas com um duplo click do mouse.
3.2 Empresa e Filial: Fundamental para a interface entre HB.Frotas e Promax, o cadastro
de empresa na rotina 1-12 e filial 1-13, deve ser realizado de acordo com a mesma
informao cadastrada no Promax, pois os arquivos de integrao sero criados com estas
informaes.

Informao de empresa (001) e filial (0001) na tela inicial do Promax, tambm podem ser
validadas atravs da rotina 01.04.09
.

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Mantenha o cadastro de acordo com a informao no Promax.


3.3 Peas/Combustveis: Com o cadastro realizado pelo Promax na rotina 01.12, o
HB.Frotas ir controlar a quantidade em estoque inteno, seu custo mdio e sua validade,
seja ela em km ou dias.
Na rotina 1-10 esto registradas para consulta todas estas informaes, como tambm
possvel relacionar o item a um ou mais fornecedores, facilitando assim a realizao de
oramentos.

Mesmo relacionando um item a um fornecedor, no haver nenhum tipo de exclusividade.


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3.4 Fornecedores: Da mesma forma como as peas, j vimos que os fornecedores tambm
so enviados do Promax, cabe no HB.Frotas, identificar o mesmo como sendo um
fornecedor interno ou no. Na rotina 2-4 h um parmetro que quando marcado indicar o
mesmo como sendo um fornecedor interno.

No cadastro do mesmo h informativos como ultimas compras.


3.5 Atividade do Veculo: Atividade cadastrada na rotina 1-4 utilizada para diferenciar a
funo do veculo na Revenda. No cadastro do veculo, podemos descrev-lo como puxada,
entrega, rota de vendedor, administrativo, e utilizar esta atividade como filtro em relatrio.
3.6 Marcas: Trs itens da frota so divididos em marcas, os veculos, os pneus e as
baterias. Cada marca deve ser cadastrada na rotina 1-5.

A sequencia de cdigo servir para as trs opes.


3.7 Modelos: Toda marca possui um ou mais modelos, estes devem ser cadastrados na
rotina 1-6.

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A mesma regra deve ser utilizada para marcas de pneus e baterias.


3.8 Eixos: Antes de desenhar o veculo, necessrio ter montado todos os tipos de eixo
possvel para os veculos da Revenda passvel de controle no HB.Frotas. Na rotina 1-3,
deve-se cadastrar os nomes dos eixos que correspondem aos desenhos disponveis, como
por exemplo: Direcional simples, Duplo traado, Carreta dianteira.

3.9 Formatos disponveis: Na mesma rotina, deve-se cadastrar os possveis estepes, se


baseando apenas na quantidade. Ex: 1 estepe, 2 estepes.

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Como o cadastro de estepe baseado na quantidade, o mesmo pode ser utilizado por
diversos tipos de veculo.
3.10 Tipo de Veculo: Aps termos cadastrados todos os tipos possveis de eixo, na rotina
1-7 utilizaremos os mesmos para desenharmos os veculos da frota.
Por exemplo: um truck, os trs eixos so divididos da seguinte maneira:

A capacidade mnima e mxima deste cadastro ser validada com o cadastro do veculo.

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Uma carreta de 3 eixos seria representada desta forma, j com a disponibilidade de 2


estepes.
3.11 Tipo de Carroceria: Na rotina 1-8 h o cadastro de carrocerias, para completar o
desenho do veculo.

O sistema j traz os modelos padres cadastrados.


3.12 Dados Adicionais: Na rotina 1-9 podem-se cadastrar todos os itens que podem
compor um veculo e que no faam parte do mesmo, como por exemplo, um som, um
cofre, canaletas, carrinhos.
3.13 Servios: Diferente das peas, os servios so cadastrados no HB.Frotas atravs da
rotina 1-11. H revendas que optam por utilizar servios padres como MAO DE OBRA
MECANICA, MAO DE OBRA ELETRICA, porm, para um maior controle de gastos,
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possvel cadastrar conforme so apresentadas nas notas fiscais de servio enviadas pelo
fornecedor, como TROCA DE OLEO, AJUSTE DA CORREA, LIMPEZA DE BICO.
Da mesma forma que as peas, os servios podem ser controlados atravs de validade.

Como as peas, cada servio pode ser relacionado a um conta especfica.


3.14 Equipe: Na rotina 2-2, so realizados os cadastros da equipe da frota.
Obrigatoriamente, motoristas e ajudantes devem ser cadastrados, e no caso de utilizarem
manuteno interna, o mecnico tambm.
Campos importantes neste cadastro a validade da CNH, a pontuao da mesma, a
indicao da padronizao (Sim = Da Revenda / No = Terceiro) e a jornada de trabalho,
que na qual definir seu custo por hora. Empresa e Filial ser sempre a cadastrada
conforme o Promax, e o centro de custo dependem da Revenda.

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MOP para transporte de materiais perigosos, no caso de Revenda desnecessrio.


Junto ao cadastro de cada um da equipe, h a possibilidade de cadastrar o seu custo, onde
contempla o seu salrio e seus benefcio.

O custo do membro da equipe a soma de todos as despesas da Revenda com o


funcionrio (folha de pagamento). Seu valor por hora este custo total dividido pela sua
jornada de trabalho.
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Este custo pode ser cadastrado ou importado mensalmente, ou pode ser cadastrado um
valor fixo, pois o sistema ir buscar sempre o valor total do ultimo ms cadastrado, mesmo
que este no seja o ms correspondente. Da mesma forma, o custo pode ser separado por
contas distintas, ou por apenas uma conta padro.
A folha de pagamento pode ser importada atravs da rotina 7-14, basta montar o arquivo no
layout definido:
Layout: tipo;cdigo;perodo;conta;subconta;valor
Onde: Tipo = M (motorista) / A (ajudante) / N (mecnico) / S (supervisor) / C (conferente)
Cdigo = Cadastro na rotina 2-2 com 6 dgitos
Perodo = Data do custo (MMAAAA)
Conta = Cadastrada na rotina 1-15 com 3 dgitos
Subconta = Cadastrada na rotina 1-16 com 10 dgitos
Valor = Nmero sem vrgula, onde os dois ltimos dgitos sero os decimais (10050 =
R$ 100,50).

O arquivo deve ser salvo no diretrio SAIDA da interface com o nome VERBA.txt

Aps a importao, gerado no diretrio o arquivo VERBA.log


3.15 Proprietrio: O cadastro de proprietrio se faz necessrio para identificar o dono do
veculo. Diferentemente do cadastro de empresa e filial, o proprietrio pode ser a prpria
Revenda no caso de uma frota padronizada, de um terceiro no caso de frete ou at mesmo
o banco, no caso de um financiamento.
O proprietrio cadastrado no HB.Frotas, mas ao ser enviado para o Promax, ele assume
no cadastro de veculos como sendo a transportadora, sendo assim, antes de cadastrar um
proprietrio na rotina 2-2, necessrio antes cadastrar uma transportadora no Promax na
rotina 01.03. O cdigo deve ser o mesmo nos dois sistemas.

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3.16 Mecnico: O cadastro de mecnico se faz necessrio para o controle de despesas de


funcionrios internos quanto aos servios executados na frota dentro da Revenda, como
troca de leo, lavagem, manutenes.
3.17 Seguradora: Para que seja possvel associar um veculo a uma aplice de seguro,
antes necessrio cadastrar a seguradora na rotina 2-3.
3.18 Pneus: Os pneus devem ser cadastrados no sistema de acordo com sua marcao
fsica (feita a ferro quente). A rotina 3-1-1, utilizada para cadastro e controle dos pneus,
onde apresenta seu estado (novo ou recapado), quilometragem acumulada e sua
localizao atual.

Utilizando o boto de cadastramento em lote, possvel multiplicar as informaes de um


cadastro j realizado.
3.19 Baterias: Da mesma forma como os pneus, as baterias devem seguir no sistema, a
numerao de sua marcao fsica. A rotina para cadastro a 3-2-1, e segue o mesmo
critrio do cadastro de pneus.

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Os campos para informao da NF no so obrigatrios.


3.20 Veculos: O cadastro de veculo da rotina 2-5-1 depende completamente dos outros
cadastros acima. Para iniciar um novo cadastro, ante necessrio ter cadastrado marca,
modelo e tipos de veculo e carroceria.
Com base no Km cadastrado inicialmente o sistema movimentar toda a parte de
vencimentos e mdia de consumo. A quilometragem do veculo passa a ser movimentada
atravs das informaes de Km de sada e entrada enviada pelo MPD, onde: Km Entrada
Km Sada = Km Rodado e a quilometragem total do veculo a soma do Km do Hodmetro
do seu cadastro com o Km Rodado na rota.

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Aps o cadastro de cada placa individualmente, utiliza-se os campos Reboque para associar
as carretas aos cavalos correspondentes.
3.20.1 Campos da guia Veculo:
3.20.1.1 Ativo / Inativo: Indica se o veculo esta sendo utilizado ou no. Todos os ativos
somam quantidade nos IDs.
3.20.1.2 Motorizado: Indica se um veculo ou uma carreta no caso de no marcado.
3.20.1.3 Vencimento Extintor: Informao controlada atravs da auditoria de vencimentos.
3.20.1.4 Atuao: Para o caso de Revendas que atendem longas distancias, h a
possibilidade de filtrar a frota.
3.20.1.5 Cap do Tanque (Capacidade do tanque): Limita a capacidade do tanque de
combustvel do veculo, evitando assim que seja lanado um abastecimento superior ao
possvel.
3.20.1.6 Utiliza Kit Gs: Campo habilitado quando um veculo com outro tipo de
combustvel e no mesmo foi instalado um kit gs (apenas informativo).
3.20.1.7 Portas: Informao utilizada em relatrio.
3.20.1.8 Qtde no tanque (Quantidade no Tanque): Utilizado no primeiro abastecimento,
evitando que seja realizado um lanamento com uma quantidade superior capacidade do
tanque.
3.20.1.9 Mdia Consumo: Informao do manual do veculo, utilizado para comparao
com as mdias realizadas.
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3.20.1.10 Tipo de Frota: Indica a propriedade do veculo, se o mesmo pertence Revenda


(padronizado) ou a um freteiro (spot).
3.20.1.11 Km Acumulado: Este campo ser utilizado quando houver a necessidade de
trocar o hodmetro do veculo, seja por quebra ou por ter virado a quilometragem. Quando
isto ocorrer, o usurio deve passar a quilometragem que esta no campo Km Hodmetro para
o campo Km Acumulado, e no Km Hodmetro iniciar com o km do novo hodmetro. O
sistema usar a soma dos campos Km Hodmetro com o Km Acumulado para calcular o Km
Rodado do veculo, e com isso dos pneus tambm.
3.20.1.12 Proprietrio: Corresponde ao dono do veculo, seja a Revenda ou um terceiro.
Lembrando que o proprietrio cadastrado no HB.Frotas deve ter o mesmo cdigo de uma
transportadora cadastrada no Promax.
3.20.1.13 Nome Documento: Mesmo o veculo pertencendo a um proprietrio, o documento
pode estar registrado em nome de outra pessoa ou entidade, por exemplo, em caso de
leasing, na qual estar no nome do banco ou financiadora.
3.20.1.14 Licenciamento: Informaes do documento do veculo, como data de emisso e
o ano do exerccio. O CEP informado neste campo influenciar no municpio de
emplacamento no cadastro de veculo do Promax na rotina 01.14.01, sendo assim, este
CEP deve estar em acordo com a base de CEP do Promax. Em caso de um CEP invlido ou
inexistente (CEP nico), o campo no Promax deve ser informado manualmente.
3.20.2 Campos da guia Equipe/Carga:
3.20.2.1 Equipe: Obrigatoriamente um motorista deve ser cadastrado. Este ser da equipe
fixa do veculo, porm, em caso de troca, a rotina do MPD 03.03.03 deve ser utilizada para
lanar a nova equipe da rota.
3.20.2.2 Capacidade Carga: Deve ser cadastrada em quilos e quantidade de caixas. Esta
capacidade deve compreender a mesma capacidade cadastrada no tipo do veculo (1-7).

3.20.2.3 Entregas: Nmero de entregas possveis no dia. Utiliza-se um padro de 10


entrega para no haver perigo de estourar o limite. Os campos de NF no so obrigatrios.
3.20.2.4 Pallet: Como as demais informaes, estas j vm do Promax na carga inicial,
porm, em caso de cadastro de um novo veculo, os campos de pallet tem preenchimento
obrigatrio, podendo informar tipo PBR, quantidade e capacidade um para todos.
3.20.2.5 Guia Adicional: Inclui ao veculo os itens cadastrados como adicionais na rotina 19, como SOM, PND, CARRINHO, etc. Algumas Revenda optam por incluir tambm itens
entregues aos motoristas no ato da contratao, como PRANCHETA e REGUA.
3.20.2.6 Guia Manutenes: Guia apenas informativo, onde as manutenes realizadas no
veculo sero apresentadas de forma resumida. Estas guias serviro para controle de
histrico dos veculos.
3.20.2.7 Guia Seguro: Da mesma forma da guia de manuteno, apenas demonstra de
forma resumida as informaes da aplice de seguro do veculo cadastrada na rotina 2-5-3.
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Data:
03/09/2012

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3.20.2.8 Guia Baterias: Nesta guia o responsvel relaciona uma das baterias cadastradas
na rotina 3-2-1, onde passar a fazer parte do veculo e utilizar os KMs rodados para
controle validade.
3.20.2.9 Aplice de Seguro: Na rotina 2-5-3 so cadastradas as aplices de seguro de
cada veculo, com informaes de valores e observaes.
3.20.2.10 Pneus: Aps realizar o cadastro dos pneus individuais na rotina 3-1-1, utiliza-se a
rotina 2-5-4 para montar os pneus nos respectivos lugares no veculo. Aps carregar o
desenho do veculo, ao clicar em cada posio, ser solicitado o nmero do pneu
correspondente.

Nesta rotina, inclusive informado o pneu do(s) estepe.


Lembrando que este layout s estar disponvel se o tipo do veculo estiver pr cadastrado
na rotina 1.7 Tipo de veculo.
3.20.2.11 IPVA: Na rotina 2-5-5 cadastrada a despesa anual de IPVA de cada veculo.
Esta pode ser cadastrada em parcelas, basta numerar cada uma com seu respectivo valor.

O cadastro deste lanamento como pago entra como despesa na rentabilidade do veculo.
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