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FROTAS - CADASTROS
Comentrio
Verso do Sistema
Autor
07.10.00
Marcos da Silva
ndice
OBJETIVO ..................................................................................................................................... 3
ABRANGNCIA ............................................................................................................................. 3
TIPO ............................................................................................................................................. 3
CLASSIFICAO............................................................................................................................. 3
DVIDA/PROBLEMA ..................................................................................................................... 3
CAUSA.......................................................................................................................................... 3
SOLUO ..................................................................................................................................... 3
1 CADASTROS PROMAX ................................................................................................................ 4
1.1 Carga Inicial......................................................................................................................... 4
1.2 Contas Contbeis................................................................................................................. 4
1.3 Centro de Custo................................................................................................................... 4
1.4 Portarias. ............................................................................................................................ 4
1.5 Veculos .............................................................................................................................. 5
1.6 Tipo de Veculos. ................................................................................................................. 5
1.7 Ajudantes ........................................................................................................................... 5
1.8 Conferentes ........................................................................................................................ 5
1.9 Saldo de Estoque ................................................................................................................. 5
1.10 Motoristas. ....................................................................................................................... 5
2 GRUPOS..................................................................................................................................... 5
2.1 Grupos. ............................................................................................................................... 5
2.2 Peas e Combustveis. ......................................................................................................... 6
2.3 Fornecedores ...................................................................................................................... 6
3 CADASTROS HB.FROTAS ............................................................................................................. 7
3.1 Usurio. .............................................................................................................................. 7
3.2 Empresa e Filial ................................................................................................................... 8
3.3 Peas/Combustveis ............................................................................................................ 9
3.4 Fornecedores. ................................................................................................................... 10
3.5 Atividade do Veculo ......................................................................................................... 10
3.6 Marcas. ............................................................................................................................. 10
3.7 Modelos............................................................................................................................ 10
3.8 Eixos ................................................................................................................................. 11
3.9 Formatos disponveis......................................................................................................... 11
3.10 Tipo de Veculo. ............................................................................................................... 12
3.11 Tipo de Carroceri ............................................................................................................. 13
3.12 Dados Adicionais ............................................................................................................. 13
3.13 Servio. ........................................................................................................................... 13
3.14 Equipe ............................................................................................................................. 14
3.15 Proprietrio..................................................................................................................... 16
3.16 Mecnico. ....................................................................................................................... 17
3.17 Seguradora. ..................................................................................................................... 17
3.18 Pneus .............................................................................................................................. 17
3.19 Baterias........................................................................................................................... 17
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OBJETIVO
A interface entre Promax e HB.Frotas divide prioridades de cadastros, onde alguns
deles so cadastrados apenas no HB.Frotas e outros apenas no Promax.
ABRANGNCIA
Este procedimento, atende todo os Clientes que fazer uso da ferramenta HB.Frotas.
TIPO
( ) Script de Soluo
(x) Tira Dvidas
CLASSIFICAO
Sistema: HB.Frotas
Verso do Sistema: 07.10.00
Modulo: Parmetros e Projetos
Funcionalidade: Rotina de cadastro.
Tipo de incidente: Duvida
Informaes necessrias para abertura/analise do chamado:
Nome do Usurio;
Telefone para contato;
E-mail do Usurio;
Login de acesso;
Login de acesso ao sistema;
Nome do Segundo Contato;
Telefone do Segundo Contato;
E-mail do Segundo Contato;
Verso do Sistema;
Descrio detalhada da dvida (Print caso seja erro).
DVIDA/PROBLEMA
Dvida quanto aos cadastros necessrios utilizao do HB.Frotas.
CAUSA
Dvida quanto aos cadastros necessrios utilizao do HB.Frotas.
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SOLUO
1 CADASTROS PROMAX
Poucos cadastros referentes frota da Revenda permanecem sendo realizado no Promax, a
maioria deles, passa ser apenas para consulta.
1.1 Carga Inicial: Durante a implantao dos projetos, realizada uma carga inicial, onde o
Promax alimenta o HB.Frotas com uma base de cadastros. A carga inicial realizada
atravs da rotina 01.31.55.01 Exportao pra o HB.Frotas:
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1.5 Veculos: O cadastro bsico existente no Promax na rotina 01.14.01. Informao como
equipe de vendas e capacidade so mantidos.
1.6 Tipo de Veculos: Opes padres de tipo de veculo disponvel para seleo na rotina
01.14..01.
1.7 Ajudantes: Relao dos ajudantes cadastrados na rotina 01.02.48.
1.8 Conferentes: Poucas Revendas utilizam este controle, mas, os conferentes cadastrados
na rotina 01.02.49 so exportados para o HB.Frotas, e podem ser associados aos outros
membros da equipe, como motoristas e ajudantes.
1.9 Saldo de Estoque: Para a Revenda que utiliza o OBZ do Promax, exporta o disponvel
no estoque dos itens cadastrados e relacionados aos grupos parametrizados para envio ao
HB.Frotas. Este depsito definido na rotina 13.01.01 na guia HB.Frotas.
1.10 Motoristas: Relao de motoristas cadastrados na rotina 01.02.47.
2 GRUPOS
2.1 Grupos: Os grupos cadastrados na rotina 01.02.37 so divididos por contas de dbito
e/ou crdito. Para Revendas que no utilizam o OBZ, podemos ter apenas um grupo, e para
este, associar todas as peas e combustveis que sero enviados ao HB.Frotas. Porm,
para um maior controle e padronizao, pode-se cadastrar um grupo para cada tipo de
material, por exemplo, Peas, Combustveis, Pneus, Peas Mecnicas, Peas Eltricas, etc.
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Para que o grupo e seus itens sejam enviados para o HB.Frotas necessrio aps o seu
cadastro, marcar a opo Envia para o HB.Frotas.
2.2 Peas e Combustveis: Os itens que sero utilizados como peas e combustveis no
HB.Frotas, so cadastrados no Promax atravs da rotina 01.12 como sendo materiais.
Precisam ser cadastrados com cdigo acima de 999.999 e serem associados no Grupo
cadastrado anteriormente com o parmetro habilitado.
Para facilitar o controle e a pesquisa dos itens no sistema, aconselhamos que os mesmos
sigam um padro de cadastramento: Sempre cadastre com a descrio em MAISCULA,
iniciando com o tipo da pea. Ex: FILTRO DE OLEO W 719, FILTRO DE OLEO W814,
PNEU 195, PNEU 175. Defina uma sequencia de cdigos para cada tipo de pea. Ex: De
3000000 a 3000099 Pneus, de 3000100 a 3000199 Filtros, de 3000200 a 3000205
Combustveis, etc.
Para que a pea seja enviada para o HB.Frotas, o Grupo selecionado para a mesma deve
estar com o parmetro habilitado.
2.3 Fornecedores: A Revenda deve ter cadastrado todos os fornecedores que so de
alguma forma relacionada frota, como, oficinas, borracharias, postos de combustvel. Para
Revendas que trabalham com manutenes e abastecimentos internos, a prpria Revenda
deve ser cadastrada como um fornecedor, por exemplo, MECANICA INTERNA e BOMBA
INTERNA. O cadastro realizado na rotina 01.08.
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No momento da implantao, criado um usurio padro para a Revenda com acesso total.
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Informao de empresa (001) e filial (0001) na tela inicial do Promax, tambm podem ser
validadas atravs da rotina 01.04.09
.
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3.4 Fornecedores: Da mesma forma como as peas, j vimos que os fornecedores tambm
so enviados do Promax, cabe no HB.Frotas, identificar o mesmo como sendo um
fornecedor interno ou no. Na rotina 2-4 h um parmetro que quando marcado indicar o
mesmo como sendo um fornecedor interno.
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Como o cadastro de estepe baseado na quantidade, o mesmo pode ser utilizado por
diversos tipos de veculo.
3.10 Tipo de Veculo: Aps termos cadastrados todos os tipos possveis de eixo, na rotina
1-7 utilizaremos os mesmos para desenharmos os veculos da frota.
Por exemplo: um truck, os trs eixos so divididos da seguinte maneira:
A capacidade mnima e mxima deste cadastro ser validada com o cadastro do veculo.
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possvel cadastrar conforme so apresentadas nas notas fiscais de servio enviadas pelo
fornecedor, como TROCA DE OLEO, AJUSTE DA CORREA, LIMPEZA DE BICO.
Da mesma forma que as peas, os servios podem ser controlados atravs de validade.
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Este custo pode ser cadastrado ou importado mensalmente, ou pode ser cadastrado um
valor fixo, pois o sistema ir buscar sempre o valor total do ultimo ms cadastrado, mesmo
que este no seja o ms correspondente. Da mesma forma, o custo pode ser separado por
contas distintas, ou por apenas uma conta padro.
A folha de pagamento pode ser importada atravs da rotina 7-14, basta montar o arquivo no
layout definido:
Layout: tipo;cdigo;perodo;conta;subconta;valor
Onde: Tipo = M (motorista) / A (ajudante) / N (mecnico) / S (supervisor) / C (conferente)
Cdigo = Cadastro na rotina 2-2 com 6 dgitos
Perodo = Data do custo (MMAAAA)
Conta = Cadastrada na rotina 1-15 com 3 dgitos
Subconta = Cadastrada na rotina 1-16 com 10 dgitos
Valor = Nmero sem vrgula, onde os dois ltimos dgitos sero os decimais (10050 =
R$ 100,50).
O arquivo deve ser salvo no diretrio SAIDA da interface com o nome VERBA.txt
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Aps o cadastro de cada placa individualmente, utiliza-se os campos Reboque para associar
as carretas aos cavalos correspondentes.
3.20.1 Campos da guia Veculo:
3.20.1.1 Ativo / Inativo: Indica se o veculo esta sendo utilizado ou no. Todos os ativos
somam quantidade nos IDs.
3.20.1.2 Motorizado: Indica se um veculo ou uma carreta no caso de no marcado.
3.20.1.3 Vencimento Extintor: Informao controlada atravs da auditoria de vencimentos.
3.20.1.4 Atuao: Para o caso de Revendas que atendem longas distancias, h a
possibilidade de filtrar a frota.
3.20.1.5 Cap do Tanque (Capacidade do tanque): Limita a capacidade do tanque de
combustvel do veculo, evitando assim que seja lanado um abastecimento superior ao
possvel.
3.20.1.6 Utiliza Kit Gs: Campo habilitado quando um veculo com outro tipo de
combustvel e no mesmo foi instalado um kit gs (apenas informativo).
3.20.1.7 Portas: Informao utilizada em relatrio.
3.20.1.8 Qtde no tanque (Quantidade no Tanque): Utilizado no primeiro abastecimento,
evitando que seja realizado um lanamento com uma quantidade superior capacidade do
tanque.
3.20.1.9 Mdia Consumo: Informao do manual do veculo, utilizado para comparao
com as mdias realizadas.
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3.20.2.8 Guia Baterias: Nesta guia o responsvel relaciona uma das baterias cadastradas
na rotina 3-2-1, onde passar a fazer parte do veculo e utilizar os KMs rodados para
controle validade.
3.20.2.9 Aplice de Seguro: Na rotina 2-5-3 so cadastradas as aplices de seguro de
cada veculo, com informaes de valores e observaes.
3.20.2.10 Pneus: Aps realizar o cadastro dos pneus individuais na rotina 3-1-1, utiliza-se a
rotina 2-5-4 para montar os pneus nos respectivos lugares no veculo. Aps carregar o
desenho do veculo, ao clicar em cada posio, ser solicitado o nmero do pneu
correspondente.
O cadastro deste lanamento como pago entra como despesa na rentabilidade do veculo.
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