COMO MEDIR LA EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD EN LOS

ARCHIVOS: PROPUESTA DE INDICADORES DE GESTIN

1
Luis Fernando Sierra Escobar


Por:

*
, lsierra@unisalle.edu.co, Profesor-Investigador Tiempo
Completo del Programa de Sistemas de Informacin y Documentacin, Facultad de
Ciencias Econmicas y Sociales de la Universidad de la Salle (Bogot Colombia).
Direccin: Carrera 5 No 59-44, Edificio Fundadores, Telfono: 3488000 Ext. 1562, 1519.
Fax: 2494585.

Destino:

IV CONVENCIN INTERNACIONAL DE ARCHIVISTAS COINDEAR-San
Bernardo (Chile), 10 al 13 de abril de 2012-01-30

Eje Temtico:

VII) Investigacin cientfica.

Resumen:

La implementacin de los sistemas de gestin de la calidad en las organizaciones
y propiamente en los archivos; ha trado consigo, nuevos retos y nuevos desafos
en lo que a gestin de documentos y administracin de archivos se refiere. Tal es
as, que durante los ltimos aos los archivos han pensado a transformar sus
estructuras de trabajo y funcionamiento, en el afn incansable del entendimiento y
adopcin de las normas ISO; y especialmente 15489 y recientemente 30300.

Sin lugar a dudas, este salto transatlntico de una gestin pasiva, cotidiana y
arrtmica en los archivos, por una gestin efectiva, eficiente y eficaz en sus labores
cotidianas, requiero el responderse interrogantes propios que trajo consigo el
mejoramiento continuo de labor archivstica en la organizacin y cuya
caracterstica fundamental fue el indagar por: Qu debe medir?, Cmo lo puedo
medir?, Quin lo debe hacer?, Cundo se debe efectuar? Y Con que criterios
se debe aplicar?


1
Ponencia Resultado de la Investigacin Indicadores de gestin para los archivos de la administracin
p{pblica Colombiana, el cual es objeto del Convenio de Cooperacin 2215100-742-2009, celebrado entre
la Alcalda Mayor de Bogot Archivo de Bogot y la Universidad de la Salle.

*
Profesional en Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica (Licenciatura). Especialista en Sistemas de
Informacin y Gerencia de Documentos (Postgrado),Magister en Docencia de la Universidad de la Salle.Estudiante
Doctorado Ciencias de la Informacin y la Comunicacin de la Universidad de Extremadura (Espaa).
En este orden de ideas, la presente ponencia busca describir los principales
hallazgos obtenidos durante las etapas de recoleccin y anlisis de informacin
del proyecto de investigacin y en donde se encontraron, dos realidades muy
particulares; la administracin pblica distrital y la administracin pblica nacional,
cada una con sus cualidades y limitantes fundamentales.

Descriptores: Formacin Online, Enseanza Archivstica, Didctica Aprendizaje,
Intencionalidad formativa.


INTRODUCCIN

El presente texto es el planteamiento de una propuesta para la estandarizacin de
la medicin archivstica, a partir del establecimiento de unos indicadores de
gestin para los Archivos de las entidades pblicas colombianas, que se
fundamenten en los lineamientos de la poltica estadstica nacional y los
estndares internacionales

En otras palabras, el planteamiento del problema est asociado con que los
Archivos de las entidades de la administracin pblica colombiana requieren un
instrumento que les permita evaluar los resultados de su gestin y hacer
seguimiento de sus actividades, facilitando la toma de decisiones y la optimizacin
de sus procesos a fin de mejorar sus ventajas competitivas y brindar un mejor
apoyo en la produccin, manejo y custodia de la informacin de Archivos de la
administracin pblica colombiana.

En cuanto al marco terico, se sustenta a partir de los planteamientos de Antonia
Heredia (Espaa), J os Ramn Cruz Mundet (Espaa), Luis Fernando J an
(Costa Rica), Mario Crdenas Ayaipoma (Per) y Mauricio Beltrn (Colombia)
entre otros. Finalmente y como metodologa de investigacin, se selecciono el
enfoque cuantitativo, con un tipo de investigacin descriptiva y con un diseo
metodolgico de estudio de caso mltiple.

Finalmente, podramos inferir que un indicador de gestin es la expresin
cuantitativa del comportamiento de las variables que intervienen en un proceso y
de los atributos de los resultados, que permiten analizar el resultado de la gestin
y el cumplimiento de las metas respecto al objetivo de la organizacin. Los
indicadores sern mecanismos tiles de control a la gestin si pueden ser
comparados con valores de referencia establecidos previamente. Estos valores de
referencia se definen a partir de los objetivos y las condiciones del sistema que se
desea monitorear y controlar.

Los indicadores de Gestin resultan ser una manifestacin de los objetivos
estratgicos de una organizacin a partir de su Misin. Igualmente, resultan de la
necesidad de asegurar la integracin entre los resultados operacionales y
estratgicos de la empresa. Deben reflejar la estrategia corporativa a todos los
empleados. Dicha estrategia no es ms que el plan o camino a seguir para lograr
la misin.

MARCO CONCEPTUAL

Previo al inicio de las actividades propias del proceso de construccin de unos
indicadores de gestin y a fin de que el producto final sea ptimo, el grupo de
trabajo que se integre para tales fines debe establecer un acuerdo en la
conceptualizacin, interpretacin e integracin de una serie de conceptos
archivsticos, tomando como base las definiciones adoptadas para Colombia por el
Archivo General de la Nacin.

- Archi vo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumuladosen un proceso natural por una persona o entidad pblica o
privada, en el transcurso de su gestin,conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin
administrativa, lainformacin, la investigacin y la cultura.

- Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por una
entidad pblica oprivada en razn de sus actividades o funciones.

- Administracin de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas
a la planeacin,direccin y control de los recursos fsicos, tcnicos, tecnolgicos,
financieros y del talento humano,para el eficiente funcionamiento de los archivos.

- Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas,
tendientes a laplanificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida
y recibida por las entidades,desde su origen hasta su destino final con el objeto de
facilitar su utilizacin y conservacin.

- Indicador de Gestin: Expresin que cuantifica el estado de la caracterstica o
hecho que quiere sercontrolado.


METODOLOGIA DE TRABAJO

El enfoque de investigacin del presente estudio, por sus condiciones y
caractersticas es cuantitativo
2

2
Investigacin Cuantitativa: es un mtodo de investigacin basado en los principios metodolgicos del
positivismo y neopositivismo y que adhiere al desarrollo de estndares de diseo estricto antes de iniciar la
, con un marco interinstitucional teniendo en cuenta
que el estudio a realizar pretende disear indicadores de gestin para la
Administracin Pblica Colombiana. En consecuencia, la investigacin aqu
mencionada, est basada en el paradigma explicativo; pues este paradigma utiliza
preferiblemente informacin cuantitativa formula de medicin- o cuantificable
indicadores- para describir o tratar de explicar fenmenos que estudia funcin
archivstica-, en las formas que sea posible hacerlo gestin documental y
administracin de archivos- en el nivel de estructuracin lgica distrital y
nacional- en el cual se encuentran los archivos de la administracin pblica
colombiana actualmente.

Fases Metodolgicas
El desarrollo del proyecto se fundamentar en la metodologa para la elaboracin
de la Lnea Base de Indicadores
3
Objetivo
, establecida por el Departamento Administrativo
Nacional de Estadstica DANE, la cual, hace parte de la Estrategia para el
Fortalecimiento Estadstico Territorial, que busca mejorar la actividad estadstica
bajo estndares DANE y basado en estndares internacionales y en la aplicacin
de los principios fundamentales de las Naciones Unidas para las estadsticas
oficiales.
Por lo que nuestro objeto de estudio, los Archivos de la administracin pblica
colombiana no son ajenos a estos fundamentos y parmetros, siendo estos parte
esencial de las entidades de la administracin pblica, y parte vital de la custodia,
manejo y acceso a la informacin, al ser transversales a las organizaciones y
requiriendo ser evaluados y medidos bajo el mismo enfoque propuesto para todo
el Estado.
As mismo, los documentos relacionados con la Lnea Base y las Guas para
Construccin de Indicadores divulgadas a travs de la Estrategia para el
Fortalecimiento Estadstico Territorial, se constituyen en el principal Marco de
Referencia para la presente investigacin.
Fase Productos

Objetivo Especifico 1 -
Identificar las
necesidades,

Fase 1 Marco Normativo y
Anlisis de la Informacin.
La revisin de la Normativa

Matriz normativa
Diagnostico de la
informacin

investigacin. El objetivo de este tipo de investigaciones es el de estudiar las propiedades y fenmenos
cuantitativos y sus relaciones para proporcionar la manera de establecer, formular, fortalecer y revisar la
teora existente. La investigacin cuantitativa desarrolla y emplea modelos matemticos, teoras e hiptesis
que competen a los fenmenos naturales. En las Ciencias Sociales, el termino es frecuentemente usado en
contraste a investigacin cualitativa (Briones, 1996).
3
Lnea Base de Indicadores: Conjunto de Indicadores Estratgicos que permiten hacer seguimiento,
evaluacin y rendicin de cuentas a polticas pblicas, planes programas y proyectos.
requerimientos de
informacin, marco
normativo local y
nacional- y referencias
internacionales para la
formulacin de
indicadores de gestin.

est enfocada a establecer la
relacin de informacin
implcita, requerimientos
puntuales de informacin en la
norma, responsabilidades
institucionales y la relacin de
requerimientos puntuales de
informacin. Debido a que en la
revisin previa del tema a nivel
internacional no se encontraron
puntos de referencia
especficos en el
establecimiento de indicadores
para archivo, se toma por
estrategia la comparacin
Normativa Internacional, con el
de definir estndares de
medicin que puedan ser
comparados a nivel
Internacional, sin ser ajenos a
las tendencias mundiales
Archivsticas.

necesaria para
medir la gestin de
los Archivos
















Objetivo Especifico 2 -
Disear y proponer la
frmula de medicin del
grupo de indicadores de
gestin para los
Archivos de la
administracin pblica
colombiana

Fase 2 Diseo de
Estructura. Consiste en la
elaboracin de la estructura
temtica del grupo de
Indicadores de Gestin que
correspondan al Objetivo
fundamental de los Archivos de
la administracin pblica
colombiana, definiendo los
temas y subtemas para nuestro
caso en particular y
estableciendo las variables que
conformaran cada uno de los
indicadores propuestos. Las
variables, una vez
identificadas, deben ser
definidas con la mayor
rigurosidad posible asignndole
un sentido claro.

En esta fase tambin se
identifican los responsables
que alimentaran la batera de
indicadores, dando la claridad
de quin y cmo se produce la

Estructura temtica
Estructura preliminar
de los indicadores
Matriz preliminar de
indicadores

informacin, mejorando as el
criterio de confiabilidad.


Fase 3 Verificacin y
Anlisis de Calidad de
Informacin Estadstica. En
esta fase se indaga sobe la
existencia y las necesidades de
indicadores para realizar
seguimiento y evaluacin, se
determina el acceso a la oferta
y se establecen los flujos de
informacin.


Procesos de
obtencin de datos
Flujos de
informacin









Objetivo Especifico 3 -
Describir los resultados
del proceso de revisin y
evaluacin de la prueba
piloto -Archivo de
Bogot- de los
indicadores de gestin
propuestos para la
funcin archivstica.

Fase 4 Seleccin de
Indicadores y
Documentacin. En esta
etapa se llevan a cabo
reuniones con el fin de
presentar el grupo de
indicadores y establecer el
conjunto definitivo de los
mismos, adicionalmente se
formulan los lineamientos para
las Base de Datos y un posible
Aplicativo Informtico


Seleccin de
indicadores
Listado con matriz
de indicadores


Fase 5 Socializacin y
Sensibilizacin. Esta fase
apunta al cumplimiento del
objetivo especfico nmero tres
en donde se pretende describir
y presentar los resultados y
establecer una metodologa de
implementacin. Las
actividades relacionadas a esta
fase son la elaboracin del
informe final y de artculos para
el entorno acadmico, tcnico y
estatal.


Informe final
Foros
Artculos



PRINCIPALES RESULTADOS

El diseo de la estructura temtica de la batera estndar de indicadores para el
caso nacional, se fundamenta igualmente en el estudio normativo partiendo
especficamente de lo consagrado en la Ley 594 de 2000, el Anexo xx
corresponde a la matriz comparativa de la estructura temtica a partir de la
normatividad de los diferentes pases.

Para el caso Distrital esta temtica se aterriza a los procesos que deben ser
abordados en el desarrollo del Subsistema Interno de Gestin de Archivos (SIGA),
los cuales se configuran dentro de la metodologa para consolidacin de un
Programa de Gestin Documental (PGD), segn lo contemplado en el Artculo 10
del Decreto 514 de 2006.

Estructura Temtica de la Batera de Indicadores

A continuacin se presenta la estructuracin temtica de la Batera de Indicadores,
la cual se encuentra alienada a las reglas establecidas como componentes
fundamentales dentro del desarrollo del PGD


Tabla 1. Estructura Temtica de la Batera de Indicadores
TEMA SUBTEMA
PRODUCCIN Produccin Documental
GESTIN
Recepcin de Documentos
Distribucin de Documentos
Trmite de Documentos
ARCHIVO
Organizacin de Documentos
Consulta de Documentos
VALORACIN
Conservacin de Documentos
Disposicin Final de los Documentos

Implementacin de la Batera de Indicadores

La implementacin de la batera estar a cargo del equipo de trabajo conformado
para la ejecucin del PGD y debe ir alineado al desarrollo y avance del mismo,
todo indicador debe tener una meta de cumplimiento, la cual cada ao ser fijada
y reportada al Archivo General, Distrital, Municipal segun sea el caso; se
recomienda que al inicio de los proyectos de implementacin las metas no sean
menores del 70 % ni iguales a 100%, es aconsejable que al iniciar el proyecto el
establecimiento de la meta no sea muy alto y que este vaya aumentando en la
medida que el proyecto y el sistema como tal maduren.

LISTA DE INDICADORES DEFINIDOS

Subtema Nombre Indicador
Produccin Documental - Porcentaje de Documentos Normalizados en la
Entidad
- Porcentaje de Documentos Codificados por
Calidad en la Entidad
- Porcentaje de Instructivos para
Diligenciamiento de formularios
- Porcentaje de Fotocopias segn reas
- Variacin Porcentual de Fotocopias segn
reas
- Porcentaje de Directrices del Archivo
Responsable Implementadas
- Variacin Porcentual de Directrices del Archivo
Responsable Implementadas
Recepcin Documental - Porcentaje de Documentos recibidos segn
rea
Distribucin Documental - Variacin porcentual de documentos recibidos
segn rea
- Porcentaje de documentos recibidos en cada
rea segn origen
- Porcentaje de documentos enviados segn
rea
- Variacin porcentual de Devoluciones Segn
rea
- Porcentaje de causas de devolucin segn
rea
Trmite de Documentos - Porcentaje en el tiempo de atencin segn rea
Organizacin de
Documentos
- Porcentaje de archivo segn serie
- Porcentaje de Metros Lineales Organizados
segn las TRD de cada rea
- Variacin Porcentual de metros lineales
organizados segn rea
- Porcentaje de metros lineales identificados
segn rea
Consulta de Documentos - Porcentajes de solicitudes atendidas por rea
- Porcentajes de solicitudes por Tipo segn
reas
Conservacin Documental - Porcentaje de documentos restaurados
- Variacin porcentual de documentos
restaurados
- Porcentaje de documentos remitidos a limpieza
- Variacin de documentos sometidos a limpieza
Disposicin Final de
Documentos
- Porcentaje de series cuya disposicin final es
conservacin total
- Porcentaje de series cuya disposicin final es la
Eliminacin
- Porcentaje de series cuya disposicin final es la
Microfilmacin
- Porcentaje de series cuya disposicin final es la
Digitalizacin
- Proporcin de documentos digitalizados
- Variacin porcentual de documentos
digitalizados
- Variacin Porcentual de Transferencias
documentales



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