Actividades de control

Las actividades de control son las normas y procedimientos (actividades necesarias para
implementar las polticas), cuyo fin es asegurar el cumplimiento de las directrices establecidas por
la direccin para controlar los riesgos.

Las actividades de control se dividen en tres categoras en funcin al objetivo relacionado:

Operaciones.

Fiabilidad de la informacin financiera.

Cumplimiento de la legislacin.

Los tipos de control afectan a diversas reas. En funcin a las circunstancias, una actividad de
control puede ayudar a alcanzar los objetivos correspondientes a diversas categoras, es decir que
por ejemplo los controles operacionales pueden contribuir a la fiabilidad de la informacin
financiera.

Tipos de actividades de control

Existen diferentes descripciones de tipos de actividades de control que van desde controles
preventivos a detectivos, manuales, informticos y controles de direccin. A continuacin se
ejemplifican la gama y variedad de actividades de control:

Anlisis efectuados por la direccin: Los resultados obtenidos se analizan con los presupuestos,
con el fin de evaluar en que medida se estn alcanzando los objetivos. Las acciones de la direccin
relacionadas con el anlisis y el seguimiento representan actividades de control.

Gestin directa de funciones por actividades: Los responsables de diversas funciones o actividades
revisan los informes sobre los resultados logrados.

Proceso de informacin: Realizacin de controle para comprobar la exactitud, totalidad y
autorizacin de las transacciones.

Controles fsicos: Los ms conocidos son los inventarios o recuentos fsicos en los cuales se
comprueba su existencia fsica con los registros de la compaa.

Indicadores de rendimiento: Los indicadores pueden actuar como control de las operaciones o
puede ser relativo a la informacin financiera. Por ejemplo fluctuaciones de los precios de compra
(operacional) o dicha informacin se utiliza para seguir los resultados financieros, el anlisis de los
indicadores contribuye al control relativo a la informacin financiera.

Segregacin de funciones: Hace al reparto de las tareas entre los empleados para que existe un
control por oposicin, un ejemplo sencillo sera que un vendedor no pueda modificar y aprobar los
precios de ventas o el porcentajes de las comisiones recibidas por las ventas.

Las actividades de control se respaldan en dos elementos importantes: polticas y procedimientos.
Las polticas determinan que es lo que se debera hacer, y los procedimientos determinan las
acciones a llevar a cabo para cumplir las polticas.

Integracin de las actividades de control con la evaluacin de riesgos

La direccin debera establecer los planes de accin necesarios para afrontar los riesgos
evaluados. Las acciones determinadas tambin resultarn tiles para la definicin de las
operaciones de control, dado que su aplicacin se encuentra orientada a garantizar su ejecucin
correcta.

Para clarificar el concepto un ejemplo sera el siguiente: Un empresa tiene como objetivo
mantener un x nivel de inventarios para hacer frente a la demanda. Un riesgo asociado est dado
por no obtener las mercancas con el tiempo suficiente. Una accin que podra tomar la direccin
es hacerse de informacin histrica sobre la evolucin de ventas y los tiempos de entrega de los
proveedores de dichas mercancas. Esta accin tambin sirve para el desarrollo de una actividad
de control.

Las actividades de control no son un fin en si mismo, sino que sirven como mecanismos para que
la organizacin alcance sus objetivos. Siguiendo el ejemplo mencionado precedentemente, una
actividad de control incluira el seguimiento de los tiempos de respuesta de los proveedores,
comparndolo con la evolucin de las ventas y obligaciones asociadas a sus productos. En tal
sentido el control es un elemento integrado en el proceso de gestin.

Controles sobre los sistemas de informacin

Los sistemas de informacin desempean un papel fundamental en la gestin de las empresas, es
por ello que deben ser obviamente controlados. La mayora, para no decir todas, las empresas
utilizan sistemas informticos para generar la informacin.

Los controles efectuados sobre los sistemas pueden agruparse en dos categoras:

Controles generales: Algunos ejemplos de la categora podran ser

Controles sobre las operaciones del centro de proceso de datos: incluyen la organizacin y
planificacin de trabajos, procesos de salvaguarda de datos, etc.

Controles sobre el software: controles sobre la adquisicin y mantenimiento del software
necesario para su correcto funcionamiento.

Controles sobre la seguridad de acceso: estos controles permiten proteger al sistema contra
ingresos y usos no autorizados, limitando el acceso slo a los usuarios habilitados.

Controles sobre el desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones: apunta a las metodologas
implementadas por las empresas con el fin de controlar los costos elevados que se asocian al
desarrollo y mantenimiento.

Controles de aplicacin: Diseados para el control del funcionamiento de las aplicaciones,
asegurando la totalidad y exactitud en el proceso de transacciones, su autorizacin y validez, como
por ejemplo:

Comprobaciones de formato.

Existencia y razonabilidad de los datos.

Relacin entre controles generales y de aplicacin

Los controles generales son necesarios para asegurar el funcionamiento adecuado de los controles
de aplicacin que dependen de los procesos informticos. Si los controles generales no son
adecuados, no es posible apoyarse en los controles de aplicacin que suponen que el sistema
propiamente dicho funciona correctamente.

Necesidades especficas

La complejidad de la organizacin as como el tipo y alcance de sus actividades repercute
lgicamente en las actividades de control llevadas a cabo por sta. Cuanto ms complejas y
diversificadas son las actividades de una organizacin, ms difciles son los problemas de control
que sta afronta en relacin a otra empresa que posee actividades ms sencillas y menos variadas.

Respecto de las pequeas y medianas empresas, los conceptos bsicos de las actividades de
control aplicados en las empresas grandes, no difieren significativamente, aunque el grado de
formalizacin de sus operaciones s.

Evaluacin

Las actividades de control tienen que evaluarse en funcin al contexto establecido por la direccin
para afrontar los riesgos relacionados con los objetivos establecidos, por lo tanto la evaluacin
tendr en cuenta si las actividades de control estn relacionadas con el proceso de evaluacin de
riesgos y si son apropiadas para asegurar el cumplimiento de los objetivos.