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Fecha de liberacin:

01.08.05
rea responsable:
Gerencia de Produccin.
Fecha de versin:
23.07.12
Nmero de documento:
FCE-ALM-PR.07
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05
Pginas :
1
Tipo de documento:
Procedimiento
Nivel:
2

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verificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento
controlado lo hace un documento no controlado.

Procedimiento de toma
fsica de inventario













Procedimiento de Toma Fsica de Inventario







FECHA DE AUTORIZACIN
COMERI: 17.07.2012
DIRECCIN GENERAL: 23.07.2012



Fecha de liberacin:
01.08.05
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Gerencia de Produccin.
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23.07.12
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FCE-ALM-PR.07
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Procedimiento de toma
fsica de inventario

1 OBJETIVO
Realizar el inventario fsico anual al 100% de las existencias de producto en el Almacn
Central, para cumplir con las disposiciones normativas correspondientes al respecto y
evaluar el desempeo de las operaciones.

2 ALCANCE
Inicia con la toma de inventario de todas las existencias de ejemplares de los ttulos
almacenados en el subinventario del disponible y termina con la actualizacin de la
existencia terica en el sistema ERP.

3 POLTICAS

Generales
1. El levantamiento del inventario fsico se llevar a cabo por lo menos una vez al
ao, debiendo ser al 100%.
2. Se determinar la fecha de levantamiento dentro del periodo fiscal, a ms tardar
en el mes de diciembre del ao correspondiente.
3. El inventario se deber llevar a cabo en la poca del ao donde la operacin no se
vea afectada por el tiempo que dure la toma del mismo.
4. Con anticipacin a la toma fsica del inventario, la Subgerencia de Almacn y
Trfico informar a las reas usuarias del Almacn, la realizacin del inventario y
las fechas lmite para los distintos servicios.
5. El inventario se programar para realizarse en cinco das hbiles del mes que se
trate.


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01.08.05
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Gerencia de Produccin.
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23.07.12
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FCE-ALM-PR.07
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Procedimiento
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Procedimiento de toma
fsica de inventario

6. Cada ttulo ser identificado con marbetes conforme a su localizacin.
7. Las existencias fsicas que an no estn registradas en el sistema y que por ello
no se contarn, sern las siguientes:
Produccin recibida, pendiente de alta.
Devoluciones pendientes de registrar en el rea correspondiente,
debidamente identificada.
Material pendiente de despacho que se localizar en el rea de
embarque, con la factura o remisin correspondiente que lo identifique.
8. En la realizacin del inventario, se debern efectuar cinco conteos. Los dos
primeros completos y, a partir del tercero, slo se contarn aquellos ttulos que
arrojen diferencias en conteos anteriores.

Acomodo
9. Dos semanas antes de la toma de inventario, se reacomodarn los ttulos que
estn sueltos y aquellos que se encuentren en pasillos, con el objeto de tener un
orden que facilite el conteo; se verificarn las etiquetas con identificacin de cada
ttulo.
11. Se deber cuidar que en la estiba no queden huecos en la parte trasera o en el
medio, para evitar que sean contados errneamente como paquetes.
12. La forma de identificacin de los anaqueles es la siguiente A01A donde:
A.- pasillo
01.-nivel
A.- anaquel

13. La Subgerencia de Almacn y Trfico es responsable de imprimir los marbetes
para que sean colocados en los anaqueles.
14. Los marbetes se generarn por localizador.
15. La captura de los marbetes ser automatizada en el sistema desarrollado para
ello, de tal forma que permita una revisin expedita de las diferencias entre el
primero y segundo conteo y entre conteos sucesivos.
16. Una vez recibidas las remesas de material (produccin o devoluciones) y que no
puedan ser procesadas en el sistema debido a las cantidades de ejemplares y que
no puedan ser capturadas y acomodadas en sus anaqueles, no sern
consideradas en el conteo y debern estar identificadas.

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01.08.05
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Procedimiento de toma
fsica de inventario
17. Para el trmite de entradas y salidas al Almacn, las diferentes reas se debern
apegar a las fechas especificadas en el comunicado emitido por la Subgerencia
de Almacn y Trfico.
18. Los Supervisores del Almacn Central elaborarn el corte de documentos en la
vspera del inventario, para la revisin posterior del rgano Interno de Control.
Dicho corte abarcar a los cinco ltimos documentos tramitados en el Almacn
Central.

Identificacin de subinventarios tericos a contar
19. Toda la existencia a contar se debern trasladar al subinventario de Disponible.
20. El subinventario de merma comercial y reprocesos, no se considerar en el
conteo.

Actividades previas.
21. La Subgerencia de Almacn y Trfico girar a los usuarios un calendario con las
fecha de corte de las siguientes actividades:
Cancelacin de facturas o remisiones.
Depuracin de reservas y backorders.
Regularizacin de vales provisionales.
Aclaraciones de devoluciones que correspondan al periodo anual.
Ingreso de devoluciones al inventario.
Recepcin de pedidos.
Surtido y entrega de pedidos.
Recepcin de produccin nacional e internacional.
Recoleccin de devoluciones.
Cierre en ORACLE del mdulo de inventarios en la organizacin Almacn
Central.
22. Los pedidos que no se alcancen a entregar al cliente final quedarn surtidos y
apartados para su despacho una vez que concluya la toma fsica de inventario.
23. Los pedidos que no puedan ser surtidos se cancelarn.

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01.08.05
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fsica de inventario
24. El rea de sistemas deber instalar en las mesas de control las mquinas a utilizar
y probar previamente el ORACLE para la captura de marbetes obtenidos en el
conteo manual.
25. La Subgerencia de Almacn y Trfico elaborar y entregar a usuarios de
Almacn Central un programa de actividades de la toma fsica de inventario.
Organizacin del personal
26. Para el inventario se dividirn a los participantes en los siguientes puestos:
Supervisores - Sern los encargados de cada grupo de contadores y
verificarn que todas las ubicaciones sean contadas y resolvern los
problemas que se pudieran presentar.
Contadores - Se dedicarn al conteo de los ttulos en cada una de las
ubicaciones.
Corredores - Sern los encargados de llevar los marbetes ya contados a
los capturistas.
Mesa de control - Sern los responsables de realizar la captura de
marbetes al sistema de inventarios.
27. Se asignar un supervisor para cada equipo de contadores y ste asignar al
equipo las localizaciones que debe contar.
28. Se le proporcionar a los Supervisores una copia de la lista de grupos, as como
el nmero de contadores de cada uno para facilitar el control de los marbetes
entregados.
29. A cada contador se le asignar un nmero y se le dar una cangurera la cual
contiene, tijeras y pluma, para el llenado y guardado de marbetes, hasta que el
corredor lo solicite.
30. Las personas asignadas como corredores debern recoger a intervalos de tiempo
regulares los marbetes ya llenados y llevarlos a la mesa de control para su
captura, de igual forma, proporcionarn a los capturistas los datos de los marbetes
faltantes solicitados por los supervisores.
31. El Subgerente de Almacn y Trfico as como el J efe de Departamento de Trfico
y Control y los supervisores, analizan y evalan el comportamiento de las
actividades descritas en este procedimiento y en base al resultado de ste
anlisis, toman las acciones correctivas, preventivas o de mejora que consideren
necesarias.

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Merma
1
.
32. El porcentaje de merma que se aplicar es el siguiente:
El 2.5% de merma sobre el total de inventario en el Almacn Central y los
almacenes de Guadalajara y Monterrey.



4 DEFINICIONES

Anaquel: Ubicacin fsica que corresponde a un espacio en los estantes.
Inventario terico: Existencia de ejemplares en el Mdulo de inventarios del sistema
ERP.
Inventario fsico: Existencia de ejemplares que se localizan dentro del Almacn.
Pendientes de alta: Obras que fsicamente estn en el Almacn, pero que por falta de
costo y precio definido no se han ingresado al inventario terico.
Ejemplares por paquete. Nmero de ejemplares que hay en un paquete.
Cama. Nmero de paquetes que forman la base de la estiba.
Alto. Nmero de camas completas que tiene de alto la estiba.
Paquetes sueltos: Nmero de paquetes que no estn contemplados dentro de la
cama y de la altura.
Ejemplares sueltos: Nmero de ejemplares que no estn dentro de los paquetes y no
estn contemplados en camas.


1
Porcentajes autorizados por la J unta Directiva en la Segunda Sesin Ordinaria celebrada el 13 de marzo de 2003, mediante Ac.
21-I-2003

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fsica de inventario

5 DESARROLLO
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio
Definen fecha de inventario fsico y
notifican va correo a usuarios del
Almacn Central.
GPR/SAT 1
FCE-ALM-RE.10
Va correo explica e informa a
supervisores procedimiento y
programa de actividades.
SAT 2
Actualiza el catlogo de
localizaciones.
SUM 3
Realiza actividades de acomodo
previas al inventario.
OPA 4
Realiza depuracin de reservas y
backorders.
ACO 5
Instala mquinas en la MCO y realiza
pruebas en ORACLE.
ATI 6
Realiza cierre de movimientos en el
mdulo de inventarios.
SAT 7
FCE-ALM-IT.10
Genera 2 copias por valuacin de
subinventarios al inicio del inventario y
entrega las copias al OIC y SAT.
SUM 8
Revisa que no existan movimientos en
interfase con reserva.
SAT 9
Verifica en Sistema que no existan
localizadores errneos e informa a
SAT para correccin.
SUM 10
Genera e imprime marbetes.
SAT 11
FCE-ALM-IT.10
FCE-ALM-RE.25
Separa y coloca los marbetes en cada
una de las localizaciones y lo verifica
contra etiquetas y cdigo de barras.
OPA 12
FCE-ALM-RE.25
Asignan grupos de: contadores,
corredores y capturistas; a los
contadores se les asigna un nmero.
J TC 13
Da su Vo.Bo. para iniciar el inventario.
OIC 14
Firma de conformidad el acta de inicio
de toma fsica de inventario.
SAT/OIC 15
FCE-ALM-RE.24
Con apoyo de OPA verifica que se
realicen correctamente los conteos.
OIC 16
Asigna un grupo de contadores en
cada pasillo para su conteo y habr
rotacin en los conteos subsecuentes,
se da inicio al primer conteo.
J TC 17
Registra informacin necesaria en los
marbetes para conteo.
CON 18
FCE-ALM-RE.25
2
Responsable de la Actividad
GPR: Gerencia de Produccin.
SAT: Subgerencia de Almacn y Trfico.
J TC: J efe de Trfico y Control.
OPA: Operador de Almacn.
ACO: rea Comercial.
ATI: rea de Tecnologa de la Informacin.
OIC: rgano Interno de Control
CON: Contador
COR: Corredor
CAP: Capturista
MCO: Mesa de Control
SUM: Supervisor de Control de Movimientos Internos.



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01.08.05
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Procedimiento de toma
fsica de inventario

Desprenden del marbete el taln
correspondiente al conteo en curso y
lo guarda.
CON 19
Responsable de la Actividad
GPR: Gerencia de Produccin.
SAT: Subgerencia de Almacn y Trfico.
J TC: J efe de Trfico y Control.
OPA: Operador de Almacn.
ACO: rea Comercial.
ATI: rea de Tecnologa de la Informacin.
OIC: rgano Interno de Control
CON: Contador
COR: Corredor
CAP: Capturista
MCO: Mesa de Control
SUM: Supervisor de Control de Movimientos Internos.
SUP: Supervisores
FCE-ALM-IT.10
FIN
Recorre constantemente los pasillos
para recoger talones, los lleva a MCO
y verifica que todos los marbetes
estn llenos totalmente.
COR 20
Ingresa en la base de datos la
informacin de conteo 1 y 2, en caso
de diferencias se realizan conteos 3,4
y 5.
CAP 21
Emite listado del conteo 1 y 2 en el
que aparecern solamente aquellos
marbetes que resultaron con
diferencias.
SAT 23
Asignara grupos de contadores de
acuerdo a las diferencias, para
realizar tercero, cuarto y hasta quinto
conteo.
J TC 24
Concluidos los conteos del inventario,
genera listado final comparativo entre
la existencia terica y fsica.
SAT 25
Conoce las diferencias resultantes de
la toma de inventario y solicita se
proceda a las aclaraciones.
OIC 26
Revisa y analiza diferencias mayores
(de ms y menos). Procede a resolver
diferencias producto de errores en
conteo, claves equivocadas, acomodo
errneo por ediciones, etc. hasta
agotar todas las posibilidades de
aclaracin.
SAT/ J TC/SUP 27
Realiza los ajustes en ERP.
SAT 28
Vlida que la toma de inventario y los
ajustes se realizan conforme a
procedimiento.
OIC 29
1
Genera listado por artculo de
existencias fsica y terica finales con
sus diferencias para archivo.
SUM 30
Realiza transferencia de existencias a
los subinventarios de bloqueados y
coediciones.
SUM 31
Genera valuacin por subinventarios
para revisar que el ingreso y
transferencias de existencias hayan
sido correctas.
SUM 32
Firman de conformidad el acta de
cierre de toma fsica de inventario.
SAT/OIC 33
FCE-ALM-RE.26
Concluida la captura de los marbetes
del conteo con el que se este
trabajando, se podr consultar en
discoverer, con el reporte Toma de
inventarios diferencias conteo
disponible, las diferencias que hay
entre casa conteo.
SAT 22
FCE-ALM-RE.40



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Fecha de versin:
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Procedimiento de toma
fsica de inventario


5.2 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO
1.
Gerencia de
Produccin/
Subgerencia de
Almacn y
Trfico.
Definen fecha de inventario fsico, y
notifican va correo electrnico a:
Gerencias, J efaturas y a todos los usuarios
del Almacn Central.

2.
Subgerencia de
Almacn y
Trfico.
Explica e informa va correo electrnico a
los supervisores el procedimiento a seguir
para el inventario, programa de actividades
y cierre temporal de operaciones.

3.
Supervisor de
Control de
Movimientos
Internos.
Actualiza el catlogo de localizaciones.
Catlogo de
localizacin,
FCE-ALM-RE.10
4.
Operador de
Almacn
Realiza actividades de acomodo previas al
inventario.

5. rea comercial
Realiza depuracin de reservas y
backorders.

6.
rea de
Tecnologa de
la Informacin
Instala maquinas en la mesa de control y
realiza prueba en ORACLE que se utiliza
para la captura de los marbetes.

7.
Subgerencia de
Almacn y
Trfico
Realiza cierre de movimientos en el
mdulo de inventarios
Instructivo de
toma de
inventario
FCE-ALM-IT.10
8.
Supervisor de
Control de
Movimientos
Internos.
Genera 2 copias por:
Valuacin de subinventarios inicial y
transfiere de los subinvetarios de bloqueos
y coedicin al disponible y entrega las
copias al rgano Interno de Control y
Subgerencia de Almacn y Trfico.


Fecha de liberacin:
01.08.05
rea responsable:
Gerencia de Produccin.
Fecha de versin:
23.07.12
Nmero de documento:
FCE-ALM-PR.07
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Tipo de documento:
Procedimiento
Nivel:
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Procedimiento de toma
fsica de inventario
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO
9.
Subgerencia de
Almacn y
Trfico
Revisa que no existan movimientos en
interfase, pedidos con reserva.

10.
Supervisor de
Control de
Movimientos
Internos.
Verifica en sistema que no existan
localizadores errneos e informa a la
Subgerencia de Almacn y Trfico para su
correccin.

11.
Subgerencia de
Almacn y
Trfico.
Genera e Imprime marbetes
Instructivo de
toma de
inventario
FCE-ALM-IT.10
Marbete
FCE-ALM-RE.25
12.
Operador de
Almacn
Separa y coloca los marbetes en cada una
de las localizaciones y lo verifica contra
etiquetas y cdigo de barras, en caso de
inconsistencias informa a Departamento de
Trfico y Control.
Marbete
FCE-ALM-RE.25
13.
J efe de Trfico
y Control
Asignan de acuerdo al personal disponible
los siguientes grupos :
Contadores
Corredores
Capturistas
Una vez elegidos, a los contadores se les
asignar un nmero.

14.
rgano Interno
de Control
Da su Vo. Bo. para iniciar el inventario.
15.
Subgerencia de
Almacn y
Trfico/
rgano Interno
de Control
Firman de conformidad el acta de inicio de
toma fsica de inventario.
Acta de inicio de
toma fsica de
inventario,
FCE-ALM-RE.24

16.
rgano Interno
de Control
Con apoyo del personal de almacn
verifican que se realicen correctamente los
conteos segn muestras seleccionadas.


Fecha de liberacin:
01.08.05
rea responsable:
Gerencia de Produccin.
Fecha de versin:
23.07.12
Nmero de documento:
FCE-ALM-PR.07
Versin:
05
Pginas :
11
Tipo de documento:
Procedimiento
Nivel:
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Procedimiento de toma
fsica de inventario
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO
17.
J efe de Trfico
y Control.

Asigna un grupo de contadores en cada
pasillo para su conteo, al trmino de los
conteos se har rotacin de grupos en
cada uno de los pasillos.
Se da inicio al primer conteo.

18. Contadores.
Registra paquetes por cama, camas de
alto, si hay paquetes sueltos los anota; si
hay ejemplares sueltos los registra en el
marbete. Se marcara con una X los
espacios vacos si no existen paquetes o
ejemplares.
En el caso de que la obra tenga diferentes
estibas o reimpresiones en la misma
localizacin se anotara en las columnas A,
B y C.
Marbete
FCE-ALM-RE.25
19. Contadores
Desprenden del marbete el taln
correspondiente al conteo en curso y lo
guarda.

20. Corredor
Recorre constantemente los pasillos para
recoger los talones, los lleva a mesa de
control y verifica que todos los marbetes de
cada conteo (1 y 2) estn llenados
totalmente.

21. Capturistas
Ingresan en la base de datos la
informacin de los conteos 1 y 2.
En caso de diferencias se realizaran los
conteos 3, 4 y 5.
Instructivo de
toma de
inventario
FCE-ALM-IT.10

22.
Subgerencia de
Almacn y
Trfico.
Una vez concluida la captura de los
marbetes del conteo con el que se est
trabajando, se podr consulta en discoverer
con el reporte Toma Inventarios Diferencias
Conteo Disponible, en donde se podr ir
visualizando las diferencias que hay entre
cada conteo.
Toma Inventarios
Diferencias
Conteo
Disponible
FCE-ALM-RE.40


Fecha de liberacin:
01.08.05
rea responsable:
Gerencia de Produccin.
Fecha de versin:
23.07.12
Nmero de documento:
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Versin:
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Pginas :
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Procedimiento de toma
fsica de inventario
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO
23.
Subgerencia de
Almacn y
Trfico.
Emite listado del conteo 1 y 2, en el que
aparecern solamente aquellos marbetes
que resultaron con diferencias entre ellos.

24.
J efe de Trfico
y Control.
Asignar grupos de contadores de acuerdo
a las diferencias, para realizar el tercero,
cuarto y hasta quinto conteo.

25.
Subgerencia de
Almacn y
Trfico.
Una vez concluido los conteos del
inventario, genera el listado final
comparativo entre la existencia terica y
fsica.

26.
rgano Interno
de Control
Conoce las diferencias resultantes de la
toma de inventario y solicita se proceda a
las aclaraciones.

27.
Subgerencia de
Almacn y
Trfico,
J efe de
Almacn y
Trfico,
Supervisores
Revisa y analiza diferencias mayores (de
ms y menos). De acuerdo a ello procede a
resolver diferencias producto de errores en
conteo, claves equivocadas, acomodo
errneo por ediciones, etc. hasta agotar
todas las posibilidades de aclaracin.

28.
Subgerencia de
Almacn y
Trfico
Realiza los ajustes en ERP.
29.
rgano Interno
de Control
Valida que la toma de inventario y los
ajustes se realizan conforme a
procedimiento.

30.
Supervisor de
Control de
Movimientos
Internos.
Genera listado por artculo de existencias
fsica y terica finales con sus diferencias
para archivo.

31.
Supervisor de
Control de
Movimientos
Internos.
Realiza trasferencia de existencias a los
subinventarios de bloqueados y
coediciones.


Fecha de liberacin:
01.08.05
rea responsable:
Gerencia de Produccin.
Fecha de versin:
23.07.12
Nmero de documento:
FCE-ALM-PR.07
Versin:
05
Pginas :
13
Tipo de documento:
Procedimiento
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Procedimiento de toma
fsica de inventario
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO
32.
Supervisor de
Control de
Movimientos
Internos.
Genera valuacin por subinventarios para
revisar que el ingreso y transferencias de
existencias hayan sido las correctas.

33.
Subgerencia de
Almacn y
Trfico/
rgano Interno
de Control
Firman de conformidad el acta de cierre de
toma fsica de inventario.
Acta de Cierre de
Toma Fsica de
Inventario
FCE-ALM-RE.26

Termina Procedimiento.

Fecha de liberacin:
01.08.05
rea responsable:
Gerencia de Produccin.
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23.07.12
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fsica de inventario
6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS

ID. NO. DOCUMENTO TTULO
6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestin de la Calidad.
6.2 FCE-ALM-RE.10 Catlogo de localizacin.
6.3 FCE-ALM-IT.10 Instructivo de toma de inventario.

7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS.

ANEXO NO. DOCUMENTO TTULO
7.1 FCE-ALM-RE.24
Acta de Inicio de Toma Fsica de
Inventario
7.2 FCE-ALM-RE.25 Marbete
7.3 FCE-ALM-RE.26
Acta de Cierre de Toma Fsica de
Inventario
7.4 FCE-ALM-RE.40
Toma Inventarios Diferencias Conteo
Disponible.
7.5 FCE-ALM-FV.07
Ficha de verificacin de las caractersticas
de Toma Fsica de Inventario


8 LISTA DE DISTRIBUCIN

COPIAS PUESTO REA
Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Produccin
1 Almacn Gerencia de Produccin
V.E. Versin electrnica solo lectura Gerencia de Tecnologa (Intranet)


Fecha de liberacin:
01.08.05
rea responsable:
Gerencia de Produccin.
Fecha de versin:
23.07.12
Nmero de documento:
FCE-ALM-PR.07
Versin:
05
Pginas :
15
Tipo de documento:
Procedimiento
Nivel:
2

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Procedimiento de toma
fsica de inventario

9 CONTROL DE CAMBIOS


FECHA REVISIN PGINAS
AFECTADAS
ORIGINADOR DEL
CAMBIO
NATURALEZA DEL
CAMBIO
23.07.12 05 6
Subgerencia de
Almacn y Trfico
Se integra la poltica 32
relacionada con el % de
merma
Este procedimiento se
presentar en la prxima
reunin de COMERI
14.03.12 04 Todas
Subgerencia de
Almacn y Trfico
Se actualiza al proceso
actual.
10.11.10 03 Todas
Subgerencia de
Almacn y Trfico
Se eliminaron las
polticas 13 15, 17-19,
24 y 24, se actualiz el
procedimiento a la
operacin actual con una
mayor intervencin del
personal de la Gerencia
de Tecnologa














Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario










ANEXO 7.1
FCE-ALM-RE. 24

ACTA DE INICIO DE
TOMA FSICA
DE INVENTARIO










Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario




Fecha de revisin

Cdigo de documento:
FCE-ALM-RE.24
Referencia:
FCE-ALM-PR.07
Revisin:
1



ACTA DE INICIO DE TOMA
FSICA DE INVENTARIO
FECHA:__________










Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario


1. TTULO:
ACTA DE INICIO DE TOMA FSICA DE INVENTARIO

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Contar con un documento que permita formalizar y registrar la situacin al inicio
de la toma fsica del inventario.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
J efe de Trfico y Control.

4. FORMA DE LLENADO:
Medio electrnico o mquina.

5. DESCRIPCIN DE LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Elemento Descripcin
1 Fecha Anotar el da, mes y ao en que se inicia la toma fsica del
inventario.
2 Descripcin
de
actividades
Registrar la situacin al inicio de la toma fsica del inventario.


INSTRUCTIVO DE LLENADO










Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario






ANEXO 7.2
FCE-ALM-RE. 25

MARBETE











Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario














AL-OP7-1
MARBETE No. MARBETE No.
Fecha de inventario
Marbete No. CLAVE CLAVE
TTULO TTULO
Clave AUTOR AUTOR
CONTEO FSICO CONTEO FSICO
Localizacin Contador No. A B C Contador No. A B C
Ttulo
Autor
Paquetes por cama
Paquetes de alto
Paquetes sueltos
Ejemplares sueltos
PARTE No. 1
PRIMER CONTEO
LOCALIZACIN
Ejemplares por paquete
LOCALIZACIN
Ejemplares por paquete
PARTE No. 2
SEGUNDO CONTEO
Paquetes por cama
Paquetes de alto
Paquetes sueltos
Ejemplares sueltos
Cdigo del documento: Revisin:
FCE-ALM-RE.25 1










Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario



1. TTULO:
MARBETE.

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Contar con un documento para realizar la toma fsica de inventario de
existencias en el almacn.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Operador de Almacn.

4. FORMA DE LLENADO:
Manual y Medio Electrnico.

5. DESCRIPCIN DE LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Elemento Descripcin
1 Fecha de
inventario
Anotar la fecha de inicio de la toma fsica de inventario.
2 Marbete No. Anotar el nmero consecutivo de marbete.
3 Clave Anotar la clave del ttulo que se deber contar.
4 Localizacin Anotar la localizacin fsica del ttulo en los estantes del
almacn.
5 Ttulo Anotar el ttulo del los ejemplares a contar.
6 Autor Anotar el autor del ttulo a contar.
7 Contador
No.
Anotar el nmero de contador que realiz el conteo de ese
ttulo.
8 Ejemplares
por paquete
Anotar el nmero de ejemplares que contiene el ttulo que se
esta contando.
9 Paquetes
por cama
Anotar el nmero de paquetes que contiene cada nivel (cama)
en la estiba, es decir, contar el nmero de paquetes que forma
un nivel en la estiba.
10 Paquetes de Anotar el nmero de camas de que est formada la estiba.
INSTRUCTIVO DE LLENADO










Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario
Id. Elemento Descripcin
alto
11 Paquetes
sueltos
Anotar el nmero de paquetes que no completan una cama o
estn sueltos.
12 Ejemplares
sueltos
Anotar el nmero de ejemplares que no llegan a formar un
paquete completo.










Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario









ANEXO 7.3
FCE-ALM-RE. 26

ACTA DE CIERRE DE
TOMA FSICA
DE INVENTARIO











Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario



Fecha de revisin Cdigo de documento:
FCE-ALM-RE.26
Referencia:
FCE-ALM-PR.07
Revisin:
1














ACTA DE CIERRE DE TOMA
FSICA DE INVENTARIO

FECHA:__________










Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario


1. TTULO:
ACTA DE CIERRE DE TOMA FSICA DE INVENTARIO

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Contar con un documento que permita formalizar y registrar el cierre de la toma
fsica del inventario.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
J efe de Trfico y Control.

4. FORMA DE LLENADO:
Medio electrnico.

5. DESCRIPCIN DE LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Elemento Descripcin
1 Fecha Anotar el da, mes y ao en que se inicia la toma fsica del
inventario.
2 Descripcin
de
actividades
Registrar la situacin al inicio de la toma fsica del inventario.
















INSTRUCTIVO DE LLENADO










Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario







ANEXO 7.4
FCE-ALM-RE.40
TOMA INVENTARIO DIFERENCIA CONTEO
DISPONIBLE













Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario





1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23










Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario


Instructivo de llenado

1. TTULO:
TOMA INVENTARIO DIFERENCIA CONTEO DISPONIBLE

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:
Visualizar las diferencias que hay entre cada conteo

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Reporte generado automticamente por el sistema.

4. FORMA DE LLENADO:
Medio electrnico.

5. DESCRIPCIN DE LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Elemento Descripcin
1.
Reporte
generado
automticamente
por el sistema.
Elementos tomados de la base de datos por el sistema automticamente,
para generar el reporte.
2. Marbete Corresponde al No. De conteo por localizador
3. Item Clave de identificacin por artculo.
4. Clave del FCE identificacin en el catlogo de obras del FCE
5. Ttulo Descripcin de la obra
6. Autor Nombre de la autora de la obra
7. Coleccin Clasificacin de la obra segn catlogo del FCE
8. rea temtica De acuerdo al tema, clasificacin segn catlogo del FCE.
9. Localizador
Clave que identifica el lugar de ubicacin dela obra dentro del almacn
central
10. Conteo1 Registro de la sumatoria del marbete por localizador. Conteo al 100%
11. Conteo2 Registro de la sumatoria del marbete por localizador. Conteo al 100%
12. Ctvo2 Diferencia entre el conteo 1 y 2
13. Conteo3 Registro de la sumatoria del marbete por localizador. Conteo del Ctvo2
14. Ctvo3 Diferencia entre el conteo 2 y 3.
15. Conteo 4 Registro de la sumatoria del marbete por localizador. Conteo del Ctvo3
16. Ctvo4 Diferencia entre el conteo 3 y 4.










Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario
17. Conteo 5 Registro de la sumatoria del marbete por localizador. Conteo del Ctvo4
18. Ctvo5 Diferencia entre el conteo 4 y 5.
19. Existencia Corresponde a la existencia fsica final, resultado del 5 conteo.
20. Diferencia Resultado de la diferencia entre las existencias tericas y fsicas.
21. Costo unitario Valor unitario de la diferencia
22. Costo total Valor total de la diferencia por artculo
23. Estatus
Una vez que se agotaron todas las posibilidades de aclaracin de
diferencias se le da el estatus de cerrado.














Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario











ANEXO 7.5
FCE-ALM-FV.07

FICHA DE VERIFICACIN DE LAS
CARACTERSTICAS DE TOMA FSICA DE
INVENTARIO










Anexos del Procedimiento
de toma fsica de inventario






PROCEDIMIENTO DE TOMA FSICA DE INVENTARIO, FCE-ALM-PR.07

Caracterstica Mtodo Muestreo Frecuencia Parmetro de
control
Registro Plan de
reaccin/
acciones en
caso de no
conformidad
Marbetes en
ttulos
localizados
Visual 100%
colocacin
de
marbetes
Al momento
de su
colocacin
Comparacin
contra
Catlogo de
Marbetes
Base de
datos
Colocacin de
marbete
faltante
Conteo
correcto
Resultado 100% de la
informacin
del marbete
Al momento
de la
recepcin
Coincidencia
de datos
entre cada
conteo
Base de
datos
Solicitar nuevo
conteo
conforme
procedimiento







Fecha de revisin:

Cdigo de documento:
FCE-ALM-FV.07
Referencia :
FCE-ALM-PR.07
Revisin:
1
Ficha de verificacin de las
caractersticas del procedimiento