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ACTIVIDADES DE PROCESO ADMINISTRATIVO

EN EMPRESAS


TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN ............................................................................................................................. 2
1. OBJETIVOS ............................................................................................................................. 3
1.1. OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................... 3
1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS.................................................................................................... 3
2. DESARROLLO TALLER ............................................................................................................ 4
2.1. En qu consiste cada uno de los 6 tipos de planes comunes encontrados y utilizados
por los gerentes? .......................................................................................................................... 4
2.1.1. Poltica ........................................................................................................................... 5
2.1.2. Procedimientos ............................................................................................................. 5
2.1.3. Mtodo ......................................................................................................................... 6
2.1.4. Estndar ........................................................................................................................ 6
2.1.5. Presupuesto .................................................................................................................. 6
2.1.6. Programa ....................................................................................................................... 7
2.2. En qu consiste la Matriz DOFA y sus ESTRATEGIAS? ..................................................... 8
2.3. Hacer un ejemplo de cualquier proyecto que deseen desarrollar, utilizando la Matriz
DOFA 10
CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 12
BIBLIOGRAFA .............................................................................................................................. 13
PGINAS DE INTERNET: .............................................................................................................. 13
DOCUMENTOS: ........................................................................................................................... 13



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INTRODUCCIN


Para gerenciar o administrar una empresa constructora, nosotros como
ingenieros civiles debemos identificar los procesos para los cuales la empresa
fue creada y establecer diferentes estrategias para planear, desarrollar, controlar
y mantener las diferentes obras para las cuales la empresa es contratada.

Con este trabajo podremos entender las teoras de la administracin de
empresas que nos indican el camino a seguir para que un gerente pueda ser
organizado en los procesos administrativos de una empresa y su importancia
para los ingenieros civiles que se dedican a dirigir las obras.

Por medio de la investigacin y apreciacin personal buscamos explicar cmo
se debe planear para gerenciar dela mejor manera cualquier empresa
constructora y las diferentes estrategias para organizar y tomar decisiones
empresariales.

La matriz DOFA es una herramienta que debemos conocer saber utilizar y con
este trabajo se lograr explicar y aplicar con un ejemplo real de qu se trata esta
herramienta empresarial.





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1. OBJETIVOS



1.1. OBJETIVO GENERAL

Ampliar los conceptos relacionados con las actividades del proceso
administrativo aplicado en las Empresas, y completar el estudio de una de las
herramientas ms utilizadas por los Gerentes en el desarrollo de la Planeacin
de los proyectos, trabajados a travs de la investigacin y conceptualizacin.


1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

Explicar en qu consiste cada uno de los 6 tipos de planes comunes
encontrados y utilizados por los gerentes.

Explicare en qu consiste la Matriz DOFA y sus ESTRATEGIAS.

Aplicar la matriz DOFA en un ejemplo de un proyecto a desarrollar.






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2. DESARROLLO TALLER


2.1. En qu consiste cada uno de los 6 tipos de planes comunes
encontrados y utilizados por los gerentes?

Los gerentes para garantizar su buen desempeo dentro de una empresa
requieren de tener definido diferentes tipos de planes para las actividades diarias
de la compaa.

En la teora de la administracin de empresas existen varios tipos de planes
dentro de los cuales se encuentran los ms importantes:

- Poltica
- Procedimientos
- Mtodo
- Estndar
- Presupuesto
- Programa

Figura 1. Planeacin

Fuente: Libro. Administracin de empresas: teora y prctica Primera Parte


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2.1.1. Poltica

La poltica dentro de los planes es el lineamiento que orienta a toda la
organizacin hacia la toma de cualquier decisin gerencial.

Una poltica es un lineamiento general para tomar decisiones. Establece los
lmites de las decisiones, indicando a los gerentes qu decisiones se pueden
tomar y cules no. De tal manera, canaliza las ideas de los miembros de la
organizacin, de modo que stas sean congruentes con los objetivos de la
organizacin. La universidad donde usted estudia cuenta con una serie de
polticas como las que dictan la importancia relativa de los deportes y las
actividades no acadmicas en comparacin con el aprendizaje y los resultados
acadmicos. Al igual que hay diversos tipos de objetivos, tambin los hay de
polticas, entre ellas tenemos: polticas de promocin interna, de competir con
base en los precios, polticas en publicidad o polticas departamentales, como el
contratar los ingenieros egresados de las universidades o impulsar la
participacin de los empleados para contribuir con la cooperacin.
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Las polticas pueden definirse como los criterios generales que tienen por objeto
orientar la accin, dejando a los jefes campo para las decisiones que les
corresponde tomar; sirven, por ello para formular, interpretar o suplir las normas
concretas. La importancia de las polticas en administracin es decisiva poruqe
son indispensables para la adecuada delegacin, la cual a su vez, es esencial
en la administracin, ya que sta consiste, en hacer a travs de otros.
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2.1.2. Procedimientos

Los procedimientos se establecen para garantizar una secuencia normal de
determinada actividad rutinaria o especfica. Para crear un procedimiento se
debe tener en cuenta la ubicacin dentro del proceso de la empresa, el paso a
paso que se define en el mtodo, el recurso fsico y humano necesario, duracin,
horario, etc.

Los procedimientos son aquellos planes que sealan la secuencia cronolgica
ms eficiente para obtener los mejores resultados en cada funcin concreta de
una empresa. Los procedimientos son como el seccionamiento funcional de
cada acto administrativo.
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Se refiere a escoger, poner en prctica un curso especfico de accin y detallar
la forma exacta en que una actividad debe cumplirse. Su caracterstica esencial
es la secuencia cronolgica de las acciones requeridas. Establecen una forma
habitual de manejar actividades futuras. Intenta uniformar la conducta de los
subordinados a fin de poder predecirla con mayor precisin.
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1
TIPOS DE PLANES E IMPLANTACION DE ESTRATEGIAS, http://es.scribd.com
2
REGLAS SOBRE POLTICAS, Administracin de empresas: teora y prctica Primera Parte, Reyes Ponce
Agustn, Ed. Limusa, Mexico 2004
3
TRABAJO DE ADMINISTRACIN LA PLANIFICACIN, http://html.rincondelvago.com
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2.1.3. Mtodo

Para establecer el mtodo se establece el paso a paso de cada actividad y se
indica quin lo realiza y con qu recursos o herramienta y con esto se genera
una gua para el trabajador

Es la manera aprobada o normalizada de realizar una operacin especfica que
puede ser cumplida totalmente en el mbito de un solo puesto de trabajo.
Determina la forma cmo debe realizarse una tarea, establece los pasos a seguir
indicando los objetivos que persigue cada secuencia.
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2.1.4. Estndar

Es un documento normalizado nacional o internacionalmente que sirve como
referencia para la realizacin los procedimientos de determinada actividad
despus de der evaluado y aprobado por la organizacin, los estndares de
calidad se busca tener un mismo idioma en cada especialidad de las empresas.

Un estndar es el requisito mnimo que debe cumplir un procedimiento, de
acuerdo a la definicin y objetivo que haya propuesto en su empresa. Lo cual
significa en forma prctica lograr que todo el personal realice el mismo
procedimiento en la misma forma para lograr el mismo resultado.
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Para que un estndar pueda ser aplicado debe llevar una serie de pasos muy
especficos y claros, cuyo conjunto denominamos procedimiento. El
procedimiento est definido por tareas especficas que buscan cumplir un cierto
objetivo y que seguido paso a paso repercutir en el resultado deseado
independientemente de quin lo realice.
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2.1.5. Presupuesto

El presupuesto es el clculo de los costos directos e indirectos que genera
determinada actividad segn el alcance inicialmente establecido de un proyecto.
Se realiza tomando en cuenta el procedimiento debido a que en l se establecen
los recurso necesarios y poderles asignar un costo. Con el presupuesto definido
se puede hacer un control a travs del desarrollo de las actividades y tomar
cualquier decisin de tipo financiero.

Los presupuestos son la definicin de los recursos financieros que se separan
para actividades especficas, dentro de un plazo dado; son, primordialmente,
instrumentos para controlar las actividades de la organizacin y, por tanto, son
un componente importante de los programas y proyectos.

4
TRABAJO DE ADMINISTRACIN LA PLANIFICACIN, http://html.rincondelvago.com
5
Aplique estndares en su empresa, http://www.degerencia.com
7

Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en trminos
numricos, estn relacionados con dinero, ya sea a travs de ingresos o gastos
de un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar
expresados en trminos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre
otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversin, de
operaciones o de caja.
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Los presupuestos pueden ser planes estratgicos si cubren la totalidad de la
empresa y un largo periodo de tiempo; pueden ser planes tcticos cuando
cobijan una unidad o departamento a mediano plazo y pueden ser planes
operacionales. Si su dimensin es local y de corto plazo.
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2.1.6. Programa

En l se establece el orden de las actividades especficas de cada actividad para
finalmente alcanzar los objetivos, y se tiene en cuenta el tiempo requerido para
efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su
consecucin.

Un programa es un plan que se usa una vez y cubre una serie relativamente
amplia de actividades. Describe (1) los pasos principales que se requieren para
alcanzar un objetivo, (2) la unidad o el miembro de la organizacin responsable
de cada paso y 3) el orden y los tiempos de cada paso. Son planes relacionados
con el tiempo y comprenden la correlacin que se da entre este ltimo con las
actividades que deban llevarse a cabo. Tambin pueden definirse como un
conjunto de metas, polticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc.
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TIPOS DE PLANES E IMPLANTACION DE ESTRATEGIAS, http://es.scribd.com
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2.2. En qu consiste la Matriz DOFA y sus ESTRATEGIAS?


Es una herramienta orientada a formular y/o definir las siguientes cuatro tipos de
estrategias:

FO: fortaleza-oportunidad. Significa usar fortalezas internas para aprovechar
oportunidades externas.
DO: debilidad-oportunidad. Significa aprovechar una oportunidad externa para
atenuar una debilidad interna.
FA: fortaleza-amenaza. Significa aprovechar la fortaleza interna para disminuir
o eliminar la amenaza externa.
DA: debilidad-amenaza. Significa que debe actuarse para contrarrestar la
debilidad interna y la amenaza externa.

Figura 2. MATRIZ DOFA - Una herramienta de gestin empresarial de la empresa solidaria

Fuente: Internet. http://soda.ustadistancia.edu.co

La importancia de la matriz DOFA radica en que nos hace un diagnstico real de
nuestra empresa o negocio, nos dice cmo estamos, cmo vamos, lo que nos
brinda el principal elemento requerido para tomar decisiones, que no es otro que
la conciencia de la realidad, pues cuando conocemos nuestra realidad, casi
siempre sabemos qu hacer.
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Para qu sirve la matriz DOFA?, http://www.gerencie.com
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La matriz DOFA nos muestra con claridad cules son nuestras debilidades,
nuestras oportunidades, nuestras fortalezas y nuestras amenazas, elementos
que al tenerlos claros, nos da una visin global e integral de nuestra verdadera
situacin.

Si conocemos nuestras debilidades, sabemos de qu somos capaces y de qu
no. Nos permite ser objetivos lo que nos evita asumir riesgos que luego no
podemos cubrir. Conocer nuestras debilidades nos evita meternos en camisa
de 11 varas. Adicionalmente, s conocemos cuales son nuestros puntos dbiles,
sabremos qu es lo que necesitamos mejorar. Las soluciones a los problemas
slo son posibles cuando hemos identificado los problemas, y eso no los da la
matriz DOFA.

Cuando conocemos nuestras oportunidades, tenemos claro hacia dnde
encaminar nuestros recursos y esfuerzos, de tal manera que podamos
aprovechar esas oportunidades antes de que desaparezcan o antes de que
alguien ms las aproveche. Generalmente un negocio fracasa cuando no es
capaz de identificar ninguna oportunidad, y en eso hay empresas y personas
expertas, que ven oportunidades donde los dems ven dificultades, problemas,
de modo que si somos capaces de identificar nuestras oportunidades y
plasmarlas en la matriz DOFA hemos hecho buena parte del trabajo.

Al conocer nuestras fortalezas, al saber qu es lo que mejor hacemos, podemos
disear objetivos y metas claras y precisas, que bien pueden estar encaminadas
para mejorar nuestras debilidades y/o para aprovechar nuestras oportunidades.
Cuando tenemos claro qu es lo que sabemos hacer, cuando sabemos en qu
nos desempeamos mejor, estamos en condiciones de ver con mayor facilidad
las oportunidades, o podemos sortear con mayor facilidad nuestras debilidades.
Se supone que lo primero que una empresa o persona se debe preguntar, es
cules son sus fortalezas, una vez identificadas, slo resta explotarlas.

Por ltimo tenemos las amenazas. Si se quiere sobrevivir, debemos ser capaces
de identificar, de anticipar las amenazas, lo que nos permitir definir las medidas
para enfrentarlas, o para minimizar sus efectos. Si una empresa no anticipa que
le llegar una fuerte competencia, cuando esta llegue no habr forma de
reaccionar oportunamente, y sobre todo, no se podr actuar con efectividad
puesto que nunca estuvimos preparados para ello. Si no se conoce una
amenaza, mucho menos se sabe cmo reaccionar frente a ella, de all la
importancia de conocer el medio, el camino a que tenemos que enfrentar.

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2.3. Hacer un ejemplo de cualquier proyecto que deseen desarrollar,
utilizando la Matriz DOFA


MATRIZ DOFA

Estrategia Comercial
INTERNAS
DEBILIDADES (D):
- Se disponen de pocas
herramientas de montaje
para los casos en que hat
varias obras.
- No se tiene dispnible de
gra para obra.
- El taller slo cuenta con
una nave de produccin
con puente gra.
- An no se tienen las
certificaciones de calidad,
seguridad, medio
ambiente y RUC.
FORTALEZAS (F):
- La planta de fabricaciones
es propiedad de los socios.
- Se tiene una flota para
transporte de materia
prima, consumibles,
producto y herramienta.
- Se tiene implementado un
Plan de Gestin Integral
E
X
T
E
R
N
A
S

OPORTUNIDADES (O):
- Contamos con varios
clientes cercanos a las
instalaciones de la
compaa.
- Se tiene la capacidad de
desarrollar proyectos
fuera de la regin.
- Tenemos alto
reconocimiento en la
regin.
- La mayora de las
empresas de la regin nos
tienen en cuenta en los
procesos licitatorios de la
especialidad de la
compaa.
- La empresa tiene
crditos para compra de
materia prima a ms de 30
das y con varios
proveedores.
- Realizar la compra de
suficiente herramienta
para poder tener la
suficiente capacidad de
respuesta a los proyectos
potenciales que se
requieran ejecutar la
mismo tiempo.
- Ubicar posibles
proveedores de gras
cercanos en cada zona de
posibles proyectos para
poder realizar proceso de
cotizaciones y poder
encontrar precios
econmicos.
- Realizar una metodologa
de procesos de fabricacin
que busque la mejor
forma de optimizar el
espacio disponible de la
planta de fabricaciones.
- Mantener el plan de
Gestin Integral que se
tiene implementado
actualmente para que
cuando haya la oportunidad
de certificar la compaa
sea un proceso satisfactorio.
- Mantener un buen
proceso de evaluacin de
proveedores de materia
prima y servicios.
- Tener establecido un plan
de inversiones para
aumento de capacidad,
mantenimiento y compra de
maquinaria nueva en la
planta de fabricaciones.
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AMENAZAS (A):
- Alta competencia en la
especialidad de la
compaa.
- El sector minero, que es
el de mayor desarrollo de
la regin, se encuentra en
graves problemas
econmicos por precios
internacionales.
- Generalmente el primer
semestre del ao los
clientes no ejecutan
proyectos de inversin.
- Los clientes cada vez son
ms exigentes en calidad,
seguridad y medio
ambiente.
- Los clientes se inclinan
por empresas que estn
certificadas.
- Identificar las
herramientas especiales
que la competencia no
tiene disponible y realizar
la respectiva inversin
para compra.
- Incursionar en sectores
de la regin distintos al
minero.
- Identificar qu
compaias competencia
estn certificadas y en qu
clientes pueden estar
desplazando a ICM SAS.
- Definir y programar la
certificacin de la
compaia.
- Invitar a los cliente para
visiten y conozcan las
instalaciones propias de la
compaa.
- Mantener el plan de
Gestin Integral que se
tiene implementado
actualmente para que
cuando haya la oportunidad
de certificar la compaa
sea un proceso satisfactorio.
- Dar a conocer a los
clientes el sistema de
Gestin Integral que se
tiene implementado
actualmente.
- Exponer a los clientes los
proyectos actuales que
compaa est ejecutando.

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CONCLUSIONES


Se ampliaron satisfactoriamente los conocimientos sobre estrategias y
herramientas de planeacin que utilizan los gerentes en los proyectos.

Se logr explicar en qu consiste y cules son las partes de la matriz
DOFA.

Se aplic a un caso real la matriz DOFA lo cual sirve para aportar a la
compaa en la cual laboro actualmente.




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BIBLIOGRAFA



PGINAS DE INTERNET:

http://es.scribd.com

http://html.rincondelvago.com

http://www.degerencia.com

http://soda.ustadistancia.edu.co

http://www.gerencie.com

http://www.enciclopediafinanciera.com

http://www.gestiopolis.com





DOCUMENTOS:

RIVERA, Nicomedes. PINO, Ernesto. Fundamentos de Administracin y
Planeacin Estratgica. 1ra Ed. Bogot D.C. Editorial Trillas de Colombia Ltda,
2006.

REYES, Agustn. Administracin de empresas: teora y prctica Primera
Parte. 1ra Ed. Mxico D.F. Editorial Limusa, 2005.