Sistema Gestin Pedidos de Clientes

Un sistema de gestin de pedidos o tambin llamado OMS (Order Management System), es

un sistema de proceso integrado dentro de la gestin documental y es utilizado por las
empresas para la entrada de pedidos y el procesamiento de los mismos.
Su empresa puede recibir pedidos de otras empresas, consumidores, o una combinacin de
ambos, dependiendo de los productos. Los productos junto con sus ofertas y precios se
publicitan a travs de catlogos, pginas web, o anuncios.
Un sistema de gestin de pedidos de clientes en su totalidad abarca estos mdulos:
Informacin del producto (descripciones, atributos, lugares, cantidades)
Inventario de disponibilidad y abastecimiento
Los proveedores, compras y envos
Marketing (catlogos, promociones, precios)
Clientes actuales y potenciales
Pedidos de clientes y servicio de atencin (incluyendo devoluciones y rembolsos)
Procedimiento de pago (las tarjetas de crdito, facturacin, cargos en cuenta)
Proceso de pedidos de clientes (seleccin, impresin, recoleccin, embalaje, gastos de
envo)
Anlisis de datos y presentacin de informes
Datos financieros (cuentas a pagar, cuentas a cobrar, libro mayor general)
Dentro de todos los mdulos que abarca el proceso de los pedidos de clientes, las tareas que
se pueden automatizar mediante un software de gestin de pedidos son las que hacen
referencia a la captura, almacenamiento y distribucin de los pedidos.
Hay varios mbitos de empresas que utilizan la gestin de pedidos de clientes para diferentes
propsitos, en principio cualquier tipo de empresa que reciba peticiones de los clientes es
susceptible de mejorar el proceso de gestin de pedidos, por ejemplo:
Telecomunicaciones - Para hacer un seguimiento de los clientes, cuentas, crdito,
entrega de productos, facturacin, etc
Venta al por menor - Las grandes empresas de venta al por menor utilizan los procesos
de pedidos de clientes para realizar un seguimiento de los pedidos de los clientes,
mantenimiento de nivel de stock, embalaje y envo.
Productos farmacuticos y de salud, donde los pedidos de clientes permiten controlar
las tareas de almacn, facturacin y stock en tiempo real.
Automocin - para realizar un seguimiento de las piezas de origen a travs de los
sistemas de gestin de pedidos de clientes.
...
El sistema de gestin de pedidos de clientes requiere varios pasos en un proceso secuencial,
como son:
La captura del pedido del cliente
La validacin del pedido
El control y autorizacin de pago
El control de stock
La gestin del almacn
La recuperacin de los productos del pedido del cliente
El embalaje del pedido
El envo del pedido al cliente
y las comunicaciones con los clientes notificando los estados de su pedido.
Los sistemas de gestin de pedidos de clientes por lo general tienen asociado un flujo de
trabajo (workflow) para manejar todo este proceso.

El sistema de gestin de pedidos de clientes permite a las empresas que los pedidos de compra
se registren en el sistema con los destinos establecidos. Tambin permiten a las empresas
modificar, cancelar y actualizar los pedidos. Cuando un pedido entra en el sistema se actualiza
la base de datos y se enva un informe de proceso del pedido al cliente.
Un sistema de gestin de pedidos de clientes tambin permite a las empresas acceder a
informacin sobre los pedidos ingresados en el sistema, incluyendo detalles sobre todos los
pedidos abiertos y los pedidos completados.
El proceso de los pedidos es un elemento clave en todo el sistema de gestin, entre las
operaciones necesarias del proceso de los pedidos estn el envo de los pedidos empaquetados
al cliente. "El proceso de pedidos de clientes" es el trmino general utilizado para describir el
proceso o el flujo de trabajo asociado a la recoleccin, embalaje y entrega del producto
empaquetado a una empresa de transporte.
Algunos de los factores que nos aporta la automatizacin del proceso de pedidos de clientes y
que nos ayudan a diferenciar entre los diferentes pedidos de nuestra empresa, tambin nos
permiten realizar una correcta gestin y eleccin de la empresa de transporte son:
La naturaleza del producto que se enva, el envo de alimentos frescos y productos de
ropa pueden requerir diferentes procesos de envo.
La naturaleza de los pedidos y la cantidad de cada producto del pedido.
El tipo de embalaje del envo del pedido: los paquetes, bolsas, sobres, contenedores
pueden ofrecer variaciones dependiendo del tipo de pedido.
Los gastos de envo de los pedidos, envo y clasificacin pueden cambiar entre los
pedidos y productos.
La disponibilidad, el coste y la produccin, pueden crear falta de stock al procesar los
pedidos manualmente.
La puntualidad de los envos, cuando deben ser completados en base a los operadores
logsticos pueden crear variaciones en el proceso.
La disponibilidad de dinero en caja, y las influencias en las decisiones contra los
pedidos manuales ofrecen un beneficio a largo plazo.
El valor del producto enviado, con la relacin entre el valor del producto transportado
y el coste del envo.
La variacin de volumen de pedidos de productos segn la poca del ao.
La previsin de perfiles de pedidos de clientes y la previsin del volumen de envo
futuro.
La previsin sobre la red de distribucin, y la toma de decisiones sobre el
funcionamiento de las empresas de transportes.
Esta lista es slo una pequea muestra de los factores que nos proporciona el proceso de
gestin de pedidos de clientes y que influyen en la eleccin de una empresa de mensajera que
se adapte a los procedimientos operativos de nuestro negocio. Debido a que cada factor tiene
su importancia en cada empresa, la decisin final est en que cada empresa tiene sus propios
requisitos de procesamiento de pedidos.
El efecto de la globalizacin tiene un impacto muy grande en la mayor parte del proceso de
ejecucin de los pedidos de clientes, pero gran parte de la correcta ejecucin del proceso tiene
un punto clave en el transporte y la distribucin de los pedidos.
Si desea ms informacin sobre la automatizacin del proceso de pedidos de clientes, puede
contactar con TBS Grupo Telecon mediante nuestro formulario de contacto. O nuestro
formulario de peticin de ms informacin del proceso de Pedidos de clientes.


Gestin documental en la oficina

La gestin documental en la oficina es un entorno mediante el que el papel es eliminado o
drsticamente reducido. Este objetivo se consigue mediante un sistema de gestin documental
con el que se convierten los documentos y otros papeles en archivos digitales.
Entre los beneficios que se proponen con la implantacin de un sistema de gestin
documental en la oficina para la eliminacin del papel estn:
Reduccin de costes.
Mejora de la productividad.
Ganar en espacio.
Convertir la documentacin y la informacin en ms accesible.
Mantiene la informacin personal ms segura.
Mejora el medio ambiente.
El sistema de gestin documental en la oficina tambin extiende y mejora las comunicaciones
externas de la oficina.
La eliminacin del papel en la oficina mediante la automatizacin de procesos y la
gestin documental.
La necesidad de los documentos en papel son eliminados mediante sistemas de software,
reemplazando los documentos fsicos por bases de datos, las cartas manuscritas por correos
electrnicos, y las referencias a libros por Internet.
Otra va para eliminar el papel son los procesos de gestin documental que permiten capturar,
almacenar y distribuir los documentos y la informacin de la oficina.
Entre las tecnologas que admite un sistema de gestin documental estn:
Procesos y conectores de automatizacin de la captura de datos.
Formularios de entrada de metadatos asociados a documentos.
Bases de datos, para almacenar la informacin y documentos capturados.
Procesos de workflow, que permiten aadir un flujo de tareas a realizar con los
documentos.
Firma y factura electrnica, para firmar los documentos y facturas y dotarlos de
confianza, seguridad y autenticidad.
Servidores Web (Pginas Web o Intranet), que permiten controlar e interactuar con el
proceso de captura de la informacin, el almacenado y la distribucin de los
documentos.
Digitalizando los documentos de la oficina
Otro de los factores clave de la oficina sin papel es la conversin de los documentos, fotos,
planos, formularios y otros soportes en papel dentro de documentos digitales.
Entre las tecnologas necesarias para conseguir esto se incluyen escner profesional,
soluciones de digitalizacin de cartas, copiadoras de libros, escner de gran formato (para los
planos), conversores Fax a PDF, Equipos de impresin multifuncin y sistemas de gestin
documental.
Cada una de estas tecnologas utiliza software que convierte los ficheros de imagen que se
obtienen del proceso de captura del documento (bitmaps) en otros tipos dependiendo de las
necesidades.
Generalmente el proceso puede incluir tcnicas de compresin que producen imgenes ms
pequeas y OCR (reconocimiento ptico de caracteres) para convertir un documento imagen a
texto. Con estas opciones se consigue mantener el documento en su forma original y se
obtienen opciones de bsqueda sobre el documento.
Otro importante paso en la digitalizacin de los documentos de la oficina es la indexacin,
etiquetado y catalogacin de los documentos, para realizar este proceso existen opciones de
catalogacin manual (formularios) o automtica mediante OCR.
Actualmente existen escner pequeos porttiles con la capacidad de escanear documentos A4
a doble cara a una velocidad de 30 ppm con destino un TIFF o PDF.
Seguridad y trazabilidad de los documentos en la oficina
Mientras que el robo de identidad y los accesos no autorizados a datos se generalizaron,
surgieron nuevas leyes y reglamentos, exigiendo a las empresas que almacenan informacin
de identificacin personal que aseguren esos documentos. Con un sistema de gestin
documental en la oficina, esta tarea es ms fcil de conseguir que con los archivadores
tradicionales y documentos en papel, y adems se puede realizar un seguimiento de los
accesos individuales para cada documento.
Contacte con TBS mediante nuestro formulario de contacto para ms informacin sobre los
proyectos de gestin documental en la oficina.


Fcil integracin

La opcin de Pago estndar le permite poner en marcha PayPal de inmediato. Es la forma ms
fcil de aadir PayPal como opcin de pago.
Sencillo. No tiene ms que aadir un sencillo cdigo HTML a la opcin de pago
existente.
Rpido. No se necesita una programacin avanzada, puede configurar el Pago estndar
en unos minutos.

Funcionamiento del proceso de Pago estndar


El flujo de Pago estndar consta de 6 pasos:



Tras seleccionar los productos que va a comprar, el cliente elige realizar el pago con
PayPal. Adems, los clientes pueden elegir la opcin de pago existente para los pagos
con tarjeta de crdito.



El cliente es dirigido a un sitio seguro de PayPal (redireccin HTML).



El cliente inicia una sesin en su cuenta para revisar la informacin de envo y
facturacin. El cliente hace clic en Pagar para realizar el pago, el cual se procesa de
forma instantnea.



El cliente revisa la confirmacin del pago en PayPal.



El cliente es redirigido automticamente a su sitio (redireccin HTML).



El cliente accede a la pantalla de confirmacin del pedido en su sitio web. Recibir
una notificacin por correo electrnico una vez que el pago se haya procesado
correctamente, una notificacin de pago instantnea o una transferencia de datos de
pago.

Nota: Puede que los vendedores con procesos de pago ms complejos tengan que integrar
PayPal de otro modo. Si desea obtener ms informacin, consulte la Descripcin general
tcnica de PayPal como opcin de pago adicional (PDF).

En qu se diferencia el Pago estndar del Pago exprs?

Si acepta tarjetas de crdito en su sitio web, hay dos formas de implementar PayPal como
opcin de pago adicional: Pago estndar, y Pago exprs.

Con la opcin de Pago estndar, los clientes son dirigidos a PayPal para realizar el pago y
completar el pedido. Con la opcin de Pago exprs, los clientes son dirigidos a PayPal para
autorizar el uso de PayPal y, a continuacin, vuelven a su sitio web para completar el pedido.

La siguiente tabla proporciona una comparacin entre Pago estndar y exprs.
Pago exprs Pago estndar
Qu conocimientos
tcnicos se
necesitan?
Integre PayPal utilizando API de
pares de nombre-valor.
Integre PayPal utilizando
HTML.
Mis clientes pagan
en mi sitio web o en
PayPal?
El cliente realiza el pago y completa
el pedido en su sitio web. Esto
permite una rigurosa integracin
entre su sitio web y el proceso de
administracin de pedidos.
El cliente realiza el pago y
completa el pedido en
PayPal.
Cmo se integra
PayPal con mis
sistemas ya
existentes?
Recibe el aviso de autorizacin de un
pago correcto en tiempo real, antes
de que emita el pedido a su base de
datos.
Recibir el aviso de
autorizacin de un pago
correcto a travs del correo
electrnico o notificacin de
pago instantnea.

Ms informacin
Si desea obtener ms informacin sobre la instalacin, integracin y personalizacin
de la opcin de Pago estndar, consulte la Gua de integracin de Pago estndar
(PDF).
Necesita ayuda? Elija un programador para integrar la opcin de Pago estndar en su
sitio web.