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Sesin 2
Operaciones con Hojas de Clculo y
formatos


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OPERACIONES BSICAS
Insertar hojas, filas, columnas
Cuando se crea un nuevo libro, Excel lo hace con una Hoja de clculo, pero uno
puede insertar las hojas de acuerdo a la necesidad, para esto basta con dar un
clic en el botn Nueva hoja.





Pero tambin se puede utilizar Insertar hoja de Insertar, de la ficha Inicio, As
como tambin podemos insertar una fila o columna, observe la siguiente
imagen.









Caso prctico 1
En un nuevo libro insertar hasta la hoja4, como se observa en la siguiente
imagen.




Caso prctico 2
Ahora cambiar en nombre de las hojas por: 1er Trimestre, 2do Trimestre, 3er
Trimestre y 4to Trimestre, como se muestra en la siguiente imagen.
Al dar un Clic en Botn Hoja
nueva con el smbolo +
Y se crea la hoja de clculo
hoja2, Hoja3 y as.
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Caso prctico 3
Ahora ingresar el precio y unidades vendido el primer trimestre de los artefactos
mostrados en la siguiente imagen.








Caso prctico 4
Inserta dos columnas entre Artefacto y Precio para ingresar la marca y el color,
luego insertar dos filas antes del artefacto DVD, luego ingresar la informacin
mostrada en la siguiente imagen y guardar el libro como Venta 2013








Eliminar Objetos
Para eliminar una columna, fila o
una hoja de clculo utilce la los
comandos de la lista Eliminar del
grupo celdas.


Para insertar Filas o
columnas en una
hoja de clculo,
puede utilizar
tambin lo
siguiente: 1ro
seleccionar la Fila o
columna desde el
encabezado de la
hoja de clculo y
luego presionar el
juego de teclas
[Ctrl.] +[+].
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Caso prctico 5
De la lista eliminar la columna de Color (D:) y la fila de DVD (7:), y guardar
como Venta x trimestre 2013.xlsx, quedando la lista de venta como se
muestra en la siguiente imagen.







Caso prctico 6
Eliminar las hojas de clculo las columnas 2do Trimestre y 3er Trimestre.

Realizar copias de las Hojas de Clculo

Caso prctico 7
Realizar una copia de la Hoja 1er Trimestre dos veces, como se muestra en la
siguiente imagen.
1ro clic en la etiqueta de Hoja a copiar Ejm. 1er Trimestre


2do Luego presione la Tecla [Ctrl.] mientras arrastra el puntero del mouse a la
derecha, luego suelte primero el puntero del mouse y luego la tecla [Ctrl.]



Y la nueva hoja de clculo se copia en la posicin donde indicaba la flecha
El resultado es el siguiente. Y realice lo mismo para sacar la otra copia.


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Formato de celdas
En Excel no solamente hace clculos, tambin podremos cambiar la apariencia
de las tablas aplicando formatos de celda de los grupos: fuente Alineacin y
Nmero de la ficha Inicio, como tambin se puede aplicar formato si el valor
de la celda cumple alguna condicin.

Para aplicar formatos bsicos, utilizaremos los siguientes grupos de la ficha
inicio.





Caso prctico 8
Con la informacin obtenida hasta el momento aplicar el formato bsico y
obtener el siguiente resultado:













Formato Condicional
El formato condicional permite responder visualmente preguntas especficas
sobre los datos. Se puede aplicar formato condicional a un rango de celdas, a
una tabla de Microsoft Excel.
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Las ventajas del formato condicional
Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:
Qu productos estn por encima el promedio de ventas en el 2do semestre?
Qu producto se vendi ms el mes de diciembre?
Los tres productos ms vendidos y menos vendidos en el segundo semestre?
Qu productos han aumentado sus ventas ms del 10% mes a mes?
Cules son las tendencias de la venta de Televisores LED en los tres ltimos
meses?
Qu productos se vendi menos de mil unidades en el segundo semestre?
El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el
proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores
inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y
conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de
celdas en funcin de condiciones (o criterios). Si la condicin es verdadera, el
rango de celdas basa el formato en dicha condicin; si la condicin es falsa, el
rango de celdas no tiene formato basado en dicha condicin.

Aplicar Formato condicional a un rango de celdas
1. Seleccionar el Rango de celdas aplicar el formato condicional.
2. En la ficha Inicio haga clic en Formato condicional del grupo estilos,












3. Luego elija una de las opciones de: Resaltar Regla, Barras de Datos,
Escala de color o conjunto de iconos.
4. Elija la opcin e ingre los valores de acuerdo a lo que desea resaltar.
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Caso prctico 9
Abrir el Libro Venta de artefactos

Caso prctico 10
Del Libro Venta de artefactos, copiar la Hoja1 5 veces ms, hasta que llegue
a la hoja Hoja1 (6), como se muestra en la siguiente imagen



Caso prctico 11
En la hoja de clculo Hoja1 resalte las ventas que superen a 2000 unidades
en el 2do Semestre.

Rpta.
1. Seleccione el rango I5:I28,
2. En la Ficha Inicio en el grupo Estilos, haga clic en la flecha junto a
Formato condicional.
3. Luego en Resaltar regla de celdas, haga clic en Es mayor que.
4. Luego ingrese el valor 2000 en el cuadro de texto, en Con elija el
formato y luego elija Aceptar.
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Caso prctico 12
Se desea saber Qu productos se vendieron de 500 a 600 unidades en el mes
de Julio?, Aplique en la hoja Hoja1 (2).

Caso prctico 13
Cules son esos dos meses del segundo semestre en que se vendi la mayor
cantidad de televisores LED?, aplique en la hoja Hoja1 (3).

Caso prctico 14
En los cuatro primeros meses del segundo semestre Qu productos
obtuvieron las cinco ventas ms altas y en qu meses fueron? , aplique en la
hoja Hoja1 (4)

Caso prctico 15
Se desea saber que productos han obtenido las ventas ms altas, ms bajas y
quienes estn por el promedio del total de ventas del segundo semestre.
Aplique Iconos, en la hoja Hoja1 (5)

Caso prctico 16
Que productos estn en el tercio superior del total de ventas en el segundo
semestre.


Dar formato como tabla
Para que al trabajar con los datos sea ms fcil, se puede organizar los datos
con formato de tabla en una hoja de clculo.
Las tablas permiten filtrar fcilmente los datos y, adems, proporcionan
columnas calculadas y filas de totales, que facilitan los clculos.

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Pasos Para Crear una Tabla en Excel
1. En una hoja de clculo, seleccione el rango de celdas que desea incluir
en la tabla. Las celdas pueden estar vacas o contener datos.
2. En la ficha Inicio en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato como
tabla y a continuacin seleccione el estilo de tabla que desee.




3. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como
encabezados de tabla, active la casilla de verificacin La tabla tiene
encabezados en el cuadro de dilogo Dar formato como tabla.

Caso prctico 17
En una hoja de clculo ingresar la siguiente informacin.







Y obtener el total de Autos vendidos por trimestre, Aplicando Formato de
Tabla.






Notas
Si no se activa la casilla de verificacin La tabla tiene encabezados, los
encabezados de tabla muestran nombres predeterminados. Para cambiar estos
nombres seleccione el encabezado predeterminado que desee sustituir y a
continuacin escriba el texto que desee.
Mtodo abreviado
de teclado para
convertir un rango
en Tabla de Excel,
tambin puede
presionar CTRL+T.
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Estilo de Celda
Excel nos provee de estilos de celda predefinidos los cuales podemos utilizar
para aplicar un formato a nuestras celdas o lista de datos de manera rpida y
conveniente

















Caso prctico 18
Aplicando estilos obtener un rango de datos lo ms parecido a la siguiente
imagen.








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Anlisis Rpido
Si antes requerir algo de trabajo analizar sus datos, ahora solo son necesarios
uno pasos. Puede crear al instante diferentes tipos de grficos, incluidos grficos
de lneas y columnas, o agregar grficos en miniatura (denominados
monogrficos). Tambin puede insertar totales con rapidez.
Analizar los datos al instante
1. Seleccione las celdas que contiene
los datos que desea analizar.
2. Haga clic en el botn Anlisis
rpido en la parte inferior
derecha de los datos seleccionados
(o presione Ctrl + Q).


3. En la galera Anlisis rpido, seleccione la pestaa que desee. Por
ejemplo deseo comparar la cantidad de alumnos inscritos entre el 1er
semestre y el segundo por Sede. Elegimos entonces Grficos para ver
los datos en un grfico.







4. Luego haga clic en estilo de grfico y elija el estilo deseado, en este
caso elegimos el Estilo 4 de la lista de estilos propuestos.








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Validacin de datos a celdas
La validacin de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que
los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee
restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las
opciones con una lista o asegurarse de que slo se escriben nmeros enteros
positivos.

Cundo es til la validacin de datos?
La validacin de datos es sumamente til cuando desea compartir un libro con
otros miembros de la organizacin y desea que los datos que se escriban en l
sean exactos y coherentes.

Caso prctico 19
En un nuevo libro, crear una plantilla para ingresar datos del Vendedor con su
bsico y comisin.
Luego al Rango J3:J5 ponerlo como nombre Turno



Para las columnas de Turno a Comisin, estarn validadas de cuerdo a:
Columna Valores Permitidos
a) Turno Maana, Tarde
b) Hijos (tiene hijos?) Si, No
c) Fec-nac Fechas menores de 1995
d) Bsico Entre 700 y 1600
e) Comisin No debe pasar del 10% del Bsico

Desarrollo
a) Validacin para el turno
1. Selecciona el rango de celdas d3:d8
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2. Luego Elegir Validacin de datos del grupo Herramientas de
datos de la ficha Datos.





3. Luego en la Ficha Configuracin:
i. En Permitir Elegir Lista
ii. En Origen ingresar el rango creado precedido por el
signo Igual como se muestra en la siguiente imagen
iii. Luego clic en aceptar.











b) Validacin para Hijos
Realice los pasos realizados en el caso a), e ingrese la validacin
siguiente:







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c) Validacin para Fec-Nac:










d) Validacin para Bsico:










e) Validacin para Comisin:








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