Parte 1

Introduoao
MicrosoftProject
1 MicrosoftProject,gerenciamentodeprojetosevoc 3
2 VisogeraldoProject 11
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1
Microsoft Project,
gerenciamento de
projetos e voc
NESTECAPTULO,VOCAPRENDERA:

Descrever as vantagens de um programa especializado de planejamento
e gerenciamento de projetos como o Project.

Diferenciar o Project Standard e o Project Professional.

Identificar os principais recursos novos introduzidos na edio 2013 e
tambm nas diversas verses anteriores do Project, e onde, no livro,
encontrar atividades prticas com esses recursos.

Comear a desenvolver sua prpria estratgia de evoluo de
habilidades para dominar o Project no contexto de uma boa prtica de
gerenciamento de projeto.
Agradecemos por voc incluir este livro em seu plano de desenvolvimento de
habilidades com o Microsoft Project 2013. Ele foi planejado como um curso para
aprendizado individual e tambm pode ser utilizado como referncia. A maioria
dos captulos contm atividades prticas no Project.
Este captulo no envolve trabalho prtico no Project 2013 ele apresenta o
aplicativo e o universo do gerenciamento de projetos. Leia-o para entender me-
lhor como o Project e o gerenciamento de projetos se encaixam em seus obje-
tivos pessoais.
O aplicativo Project
O Microsoft Project 2013 pode ser seu brao direito em sua caixa de ferramentas
de gerenciamento de projetos. Este livro explica como utilizar o Project para
criar cronogramas (que geralmente chamamos de planos) completos, com tare-
fas e recursos, usar os amplos recursos de formatao para organizar e formatar
os detalhes do plano, controlar o trabalho real em relao ao plano e adotar
aes corretivas quando algo estiver fora do controle.
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4 Parte1 IntroduoaoMicrosoftProject
DICA Os termos formatados em itlico azul como este esto definidos no
Glossrio no final deste livro.
O Project um aplicativo poderoso que o ajuda a planejar e a gerenciar uma
ampla variedade de projetos. Desde o cumprimento de prazos finais e oramen-
tos crticos at a seleo dos recursos corretos, voc pode ser mais produtivo e
alcanar melhores resultados com o conjunto de componentes oferecido pelo
Project. possvel usar o Project para fazer o seguinte:

Criar planos de projeto com nveis de detalhe que sejam os corretos para
seu projeto. Trabalhar com dados de resumo e mudar para um enfoque mais
detalhado quando for conveniente.

Controlar quais tarefas o Project pode agendar automaticamente ou quais
voc agendar manualmente.

Gerenciar tarefas, custos, trabalho e recursos em qualquer nvel de detalhe
que seja apropriado para as necessidades do seu projeto.

Trabalhar com os dados de seu plano em uma variedade de modos de exi-
bio e relatrios.

Controlar e gerenciar seu plano durante a existncia do projeto.

Colaborar e compartilhar dados com outras pessoas na sua empresa utili-
zando uma variedade de opes de visualizao e formatao de relatrios.

Usar pools de recursos, projetos consolidados e vnculos entre projetos para
estender o foco do gerenciamento por vrios projetos.
O Project 2013 se baseia em verses anteriores para fornecer ferramentas de
gerenciamento de projetos. A seo Novos recursos do Project 2013, poste-
riormente neste captulo, cataloga os principais novos recursos desde as ltimas
verses do Project e inclui referncias cruzadas para os exerccios prticos rele-
vantes deste livro.
A famlia Project
O Project 2013 est disponvel em duas edies:

Project Standard que um aplicativo de rea de trabalho de nvel de entrada,
com o qual voc pode criar e modificar planos de projeto.

Project Professional que inclui todas as funcionalidades do Project Standard
com recursos adicionais que voc pode usar para criar e modificar os planos
de projeto. Alm disso, ele pode se conectar ao Project Web App (PWA), a
interface baseada em navegador do Microsoft Project Server.
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Captulo1 MicrosoftProject,gerenciamentodeprojetosevoc 5
Alm de instalar o Project em seu computador, existem outras opes para aces-
sar o Project e servios relacionados:

Project Pro for Office 365, uma assinatura online.

Project Online, a assinatura online para o Microsoft Project and Portfolio
Management (Soluo PPM) incorporada ao Project Web App e ao Project
Server.

Project Online com o Project Pro for Office 365.
DICA Para mais informaes sobre como usar o Project com os servios SharePoint
e PWA, consulte o Apndice C, Colaborao: Project, SharePoint e PWA. Para
saber mais sobre o Project Online e o Office 356, visite office.microsoft.com/.
Este livro enfoca os recursos dos aplicativos Project Standard e do Project Professio-
nal. Quando aparecer um recurso que exclusivo do Project Professional, voc ver
instrues especiais para os usurios do Project Standard e do Project Professional.
Novos recursos do Project 2013
A verso 2013 contm vrios recursos novos e tambm alguns aprimorados,
incluindo os seguintes:

RELATRIOS O Project 2013 substitui o antigo recurso de relatrios tabulares
por uma maneira inteiramente nova de visualizar os dados de seus proje-
tos. O novo recurso de relatrios contm uma mistura dinmica de tabelas,
grficos e contedo textual, e bastante personalizvel. Para mais informa-
es, consulte Como personalizar relatrios no Captulo 7, Formatao e
compartilhamento de seu plano, e o Captulo 18, Formatao de relatrios
avanada. O recurso de relatrios visuais suportados no Microsoft Excel e no
Microsoft Visio permanece no Project 2013 e est descrito na seo Como
gerar relatrios visuais com Excel e Visio, no Captulo 20, Compartilhamento
de informaes com outros programas.

CAMINHO DA TAREFA Use esse recurso para identificar rapidamente as bar-
ras de Gantt das predecessoras e sucessoras da tarefa selecionada. Para mais
informaes, consulte Visualizao das relaes entre tarefas com Caminho
da Tarefa, no Captulo 9, Agendamento de tarefas avanado.

BACKSTAGE REMODELADO E INTEGRAO COM SKYDRIVE Assim como nos
outros aplicativos do Microsoft Office 2013, o rpido acesso ao armazena-
mento no SkyDrive agora est integrado no modo de exibio Backstage
do Project 2013. Para mais informaes, consulte O modo de exibio
Backstage: gerenciamento de arquivos e opes de configurao, no
Captulo 2, Viso geral do Project.

UMA DATA DE CONCLUSO DE PROJETO MUITO POSTERIOR A ltima data
possvel com que o Project pode trabalhar mudou de 31 de dezembro de
2049 para 31 de dezembro de 2149.
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6 Parte1 IntroduoaoMicrosoftProject

SUPORTE PARA ENTRADA POR TOQUE Assim como nos outros aplicativos do
Office 2013, possvel otimizar a interface do Project (principalmente os
comandos da Faixa de Opes) para entrada por toque ou com o mouse.

NOVA APARNCIA MAIS LIMPA Quando usar o Project 2013, voc notar
uma interface mais despojada e limpa. Essa nova aparncia compartilhada
com outros aplicativos do Office 2013. Outros novos elementos visuais, como
as teis linhas que se estendem da tarefa selecionada at a parte do grfico
de um modo de exibio Grfico de Gantt, so exclusividades do Project.

INTEGRAO COM LYNC (SOMENTE NO PROJECT PROFESSIONAL) No Project
Professional, possvel importar detalhes de recursos do Active Directory.
(Para fazer isso, na guia Recurso, no grupo Inserir, clique em Adicionar
Recursos e, em seguida, clique em Active Directory.) Ento, no Project,
possvel ver informaes de presena de recursos (incluindo a disponibili-
dade e outros detalhes quaisquer suportados pela implementao de Active
Directory de sua empresa). Tambm possvel iniciar um bate-papo no Lync
ou criar uma mensagem de email para o recurso, diretamente do Project.

SUPORTE PARA APLICATIVOS DO OFFICE O Project 2013 suporta suple-
mentos de terceiros e aplicativos disponveis no Office Store, localizado em
office.microsoft.com/store.
Se voc estiver atualizando para o Project 2013 a partir de uma verso anterior,
provavelmente est mais interessado nas diferenas entre as verses antigas e
a nova e em como elas o afetaro. As prximas sees listam os novos recursos
introduzidos no Project 2010 e no Project 2007. Esses recursos tambm esto
presentes no Project 2013 e, dependendo da verso de Project a partir da qual
estiver atualizando, podem ser novidade para voc.
O que era novidade no Project 2010
A verso 2010 continha vrios recursos novos e tambm alguns aprimorados,
incluindo os seguintes:

A INTERFACE MICROSOFT OFFICE FLUENT (A FAIXA DE OPES) No h
mais procura por meio de menus, submenus e caixas de dilogo. Essa nova
interface organiza em uma nova disposio todos os comandos que as pes-
soas mais utilizam, tornando-os rapidamente acessveis a partir de guias na
parte superior da janela do programa. Para mais informaes, consulte A
Faixa de Opes e as guias: encontre os recursos que deseja, no Captulo 2.

O MODO DE EXIBIO BACKSTAGE Todas as ferramentas necessrias para
trabalhar com seus arquivos podem ser acessadas em apenas um local. Para
mais informaes, consulte O modo de exibio Backstage: gerenciamento
arquivos e opes de configurao, no Captulo 2.

TAREFAS AGENDADAS MANUALMENTE Comece a criar tarefas com quais-
quer informaes (dados numricos ou texto) que voc tenha e no se preo-
cupe com seu agendamento automtico at que esteja tudo pronto. As tarefas
agendadas manualmente no so afetadas pelas alteraes na durao, datas
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Captulo1 MicrosoftProject,gerenciamentodeprojetosevoc 7
de incio ou trmino, dependncias ou outros problemas que o Project poderia
causar ao reagendar uma tarefa. Voc pode ento trocar tarefas individuais ou
um plano inteiro do agendamento manual para o automtico. Para mais infor-
maes, consulte Nomes de tarefas e Como trocar o agendamento da tarefa
de manual para automtico, no Captulo 4, Criao de uma lista de tarefas.

MODO DE EXIBIO LINHA DO TEMPO Crie um modo de exibio viso geral
do projeto que inclua apenas as tarefas de resumo, tarefas e etapas que voc
escolher. Copie o modo de exibio Linha do Tempo como uma imagem gr-
fica para colar em outros aplicativos. Para mais informaes, consulte Como
personalizar um modo de exibio Linha do Tempo, no Captulo 7.

RECURSO MELHORADO DE COLAR PARA O EXCEL E O WORD Cole os dados do
Project no Excel ou no Word e preserve os cabealhos de coluna e a estru-
tura de tpicos dos seus dados do Project. Para mais informaes, consulte
Como copiar dados do Project para outros programas, no Captulo 20.

FAIXA DE OPES PERSONALIZADA Crie suas prprias guias e grupos para se
ajustarem ao modo como voc trabalha. Para mais informaes, consulte o
Captulo 19, Como personalizar o Project.

CAMPOS PERSONALIZADOS Basta comear a digitar um valor numrico,
valor de data ou sequncia de caracteres de texto na coluna mais direita
em uma tabela e o Project identificar o tipo de dados correto. Para mais
informaes, consulte Como criar campos personalizados, no Captulo 13,
Organizao dos detalhes do projeto.

MELHORAMENTOS DO AUTOFILTRO Use o filtro como no Microsoft Excel,
assim como classificao e agrupamento, diretamente nas setas do AutoFiltro
nos cabealhos de coluna. Para mais informaes, consulte Como filtrar
detalhes do projeto, no Captulo 13, Organizao dos detalhes do projeto.

SALVAR COMO PDF OU XPS Crie documentos no formato PDF ou XPS direta-
mente no Project. Para mais informaes, consulte Como imprimir e expor-
tar modos de exibio, no Captulo 17, Formatao e impresso avanadas.

MODO DE EXIBIO PLANEJADOR DE EQUIPE (SOMENTE NO PROJECT
PROFESSIONAL) Execute aes como reatribuir uma tarefa de um recurso
para outro com operaes de arrastar e soltar simples no modo de exibio
Planejador de Equipe. Para mais informaes, consulte Ajuste das atribui-
es no modo de exibio Planejador de Equipe, no Captulo 11, Detalhes
dos recursos e das atribuies.

TAREFAS INATIVAS (SOMENTE NO PROJECT PROFESSIONAL) Desative (mas
no exclua) as tarefas selecionadas em um plano de projeto para que elas
no tenham efeito no agendamento global, mas possam ser reativadas mais
tarde se necessrio. Para mais informaes, consulte Como desativar tare-
fas, no Captulo 12, Ajuste do plano de projeto.

INTEGRAO COM AS LISTAS DE TAREFAS DO SHAREPOINT (SOMENTE NO
PROJECT PROFESSIONAL) Publique e sincronize as tarefas entre o Project e uma
lista do Microsoft SharePoint. Para mais informaes, consulte o Apndice C.
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O que era novidade no Project 2007
A verso 2007 continha vrios recursos novos e tambm alguns aprimorados,
incluindo os seguintes:

RELATRIOS VISUAIS Exporte tarefas, recursos ou detalhes de atribuio do
Project para o Excel ou Visio em um formato grfico altamente estruturado.
Para mais informaes, consulte Como gerar relatrios visuais com o Excel
e o Visio, no Captulo 20.

REALCE DE ALTERAO Veja que valores foram alterados em todo o plano
de projeto imediatamente aps fazer uma alterao em um valor calculado
de tarefa, recurso ou atribuio.

RECURSOS DE CUSTO Atribua esse tipo especial de recurso s tarefas para
acumular categorias de custos que voc deseja controlar, como viagens ou
entretenimento. Para mais informaes, consulte Atribuio de recursos de
custo s tarefas, no Captulo 6, Atribuio de recursos s tarefas.

PAINEL INSPETOR DE TAREFAS Denominado painel Drivers de Tarefa no
Project 2007, o painel Inspetor de Tarefas mostra os detalhes que afetam o
agendamento de uma tarefa selecionada. Para mais informaes, consulte
Ajuste das relaes de vnculo entre tarefas, no Captulo 9.

DESFAZER EM VRIOS NVEIS Desfaz uma srie de aes quando voc
precisar.

EXCEES DE PERODO TIL DO CALENDRIO Registra no apenas a data, mas
tambm uma explicao de uma exceo de perodo til do calendrio de
projeto ou de recurso. Para mais informaes, consulte Definio de dias no
teis no calendrio do projeto, no Captulo 3, Como iniciar um novo plano.
Voc como gerente de projeto
O gerenciamento de projetos uma arte e cincia amplamente praticadas. Se
voc est lendo este livro, as chances so de que est seriamente envolvido em
gerenciamento de projetos ou deseja estar.
O Project um aplicativo do Microsoft Office singular, pois um programa es-
pecializado, feito para a rea especfica de gerenciamento de projetos. Talvez
voc trabalhe profissionalmente como gerente de projeto ou, talvez, nem mes-
mo se identifique como tal. De qualquer modo, seu sucesso como usurio do
Project estar em grande medida relacionado ao seu sucesso como gerente de
projeto. Vamos explorar um pouco esse assunto.
Essencialmente, o gerenciamento de projetos uma combinao de habilidades
que ajuda a prever e a controlar os resultados dos esforos empreendidos pela
sua empresa. Ela pode estar envolvida com outros trabalhos alm de projetos.
Projetos (como a publicao de um novo livro infantil) so diferentes das opera-
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Captulo1 MicrosoftProject,gerenciamentodeprojetosevoc 9
es continuadas (como executar servios de folha de pagamento). Os projetos
so definidos como esforos temporrios empreendidos para criar algum produto
ou resultado nico. Com a utilizao de um bom sistema de gerenciamento de
projetos, voc poder responder a perguntas como:

Que tarefas devem ser executadas, e em que ordem, para produzir o resul-
tado do projeto?

Quando cada tarefa deve ser executada e qual o prazo final?

Quem completar essas tarefas?

Qual ser o seu custo?

E se algumas tarefas no forem concludas de acordo com o cronograma?

Qual a melhor maneira de comunicar os detalhes do projeto s pessoas
interessadas nele?
Um bom gerenciamento de projeto no garante o sucesso dele, mas um projeto
mal gerenciado geralmente malsucedido.
Um princpio fundamental da estratgia educacional deste livro que o sucesso
com o Project depende da prtica do gerenciamento de projeto. Embora o Pro-
ject seja um aplicativo cheio de recursos, apenas o domnio de seus recursos no
garante o sucesso no gerenciamento de projetos. Por isso, voc vai encontrar
material sobre prtica de gerenciamento de projetos ao longo do livro. Consulte,
por exemplo, o seguinte:

Os muitos quadros Enfoque do gerenciamento de projetos ao longo dos
captulos

O Apndice A, Um breve curso em gerenciamento de projetos

O Apndice B, Como desenvolver suas habilidades em gerenciamento de
projeto
Vamos comear!
Ao longo deste livro, voc desempenhar o papel de gerente de projeto de uma
editora de livros infantis fictcia, a Lucerne Publishing. Cada novo livro (inclusive
este) constitui um projeto prprio; na verdade, alguns so complexos, envolven-
do recursos caros e prazos finais curtos. Acreditamos que voc ser capaz de
reconhecer grande parte dos problemas de agendamento que os gerentes de
projeto da Lucerne Publishing enfrentam e aplicar suas estratgias e solues s
suas prprias necessidades.
Temos trabalhado com o Project desde que ele estreou no Microsoft Windows, e
a cada verso ele ofereceu algo que tornou o planejamento e o gerenciamento
de projeto um pouco mais fcil. O Project 2013 d continuidade a essa tradi-
o de aplicativo para o gerenciamento de projetos, e estamos ansiosos para
mostr-lo a voc.
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