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ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago a proveedores y terceros
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 50-FIN-P01/REV.00
Fecha de Emisin: Diciembre
de 2011

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Realizar oportunamente los pagos correspondientes a proveedores, terceros, instituciones y de
fondo revolvente que se generen en la Administracin Central y en las Unidades Acadmicas
del Instituto de Formacin Docente del Estado de Sonora.
II. ALCANCE
Desde la recepcin de la documentacin de fondo revolvente, pago a proveedores o terceros y
solicitud de autorizacin de gastos y adquisiciones, autorizadas y detalladas en concepto para
pago, mediante transferencia bancaria o cheque, as como elaboracin de reportes bancarios.
III. DEFINICIONES
IFODES: Instituto de Formacin Docente del Estado de Sonora.
UA: Unidad Acadmica.
CFF: Cdigo Fiscal de la Federacin (artculo 29A).
ISPT: Impuesto Sobre Producto al Trabajo.
SAR: Sistema de Ahorro para el Retiro.
ISSSTE: Instituto de Seguridad Social de los Trabajadores del Estado.
FOVISSTE: Fondo de Vivienda al Servicio de los Trabajadores.
PA: Programa Anual.
IV. REFERENCIAS ESPECIFICAS
Cdigo Fiscal de la Federacin.
Normatividad aplicable en ISPT, SAR, ISSSTE y FOVISSSTE.
Lineamientos de contabilidad
Manual de Organizacin del IFODES.
V. POLTICAS
1. Los pagos a proveedores por adquisiciones, adquisiciones de activo fijo o infraestructura
debern cumplir con lo siguiente:
Compras frecuentes como papelera o artculos de limpieza, se tendr que anexar una
relacin de lo que se solicita comprar.
Compra menor a $1,000.00 pesos no ser necesaria una cotizacin.
Compras de $1,000.00 a $3,000.00 pesos, se deber anexar una cotizacin.
Compras de ms de $3,000.00, se deber anexar dos cotizaciones o hasta tres
dependiendo del monto, lo cual estar sujeto a revisin de la Coordinacin General de
Recursos Materiales y Servicios.
2. El nico motivo por el que se realicen transferencias a las UA. para pago de adquisiciones es
que el proveedor no tenga cuenta bancaria, y se deber especificar en la solicitud de
autorizacin de gasto y adquisiciones 50-RMS-P01-F01, la leyenda Depsito a la Escuela.
3. Cuando la requisicin no contenga el nmero de cuenta o el nmero de cuenta CLABE en
caso de ser una institucin bancaria diferente a BBVA Bancomer, se detendr el pago hasta
que se informe al rea de recursos materiales o al rea de finanzas ya sea por medio oficial o
correo electrnico va intranet el nmero de cuenta del proveedor.
Si es cuenta de BBVA Bancomer, el nmero de cuenta bancaria ser de 10 dgitos
Si es cuenta diferente al banco antes mencionado, el nmero de cuenta clabe ser de
18 dgitos.
4. Para pago a proveedores de combustibles, debern anexar a la solicitud de autorizacin de
gastos y adquisiciones 50-RMS-P01-F01, una bitcora de control de vales de combustible 50-
FIN-P01-F01, de no ser as se devolver el trmite a la Coordinacin General de Recursos
Materiales y Servicios o a la UA, de acuerdo a su origen.


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5. En caso de que la factura que ampare cualquier tipo de solicitud de pago no contenga los
requisitos fiscales establecidos en el Art. 29A del CFF se devolver el trmite a la
Coordinacin General de Recursos Materiales y Servicios o bien a la UA para que verifiquen
que las facturas no sean apcrifas.
6. Las solicitudes recibidas sern programadas para pago segn la disponibilidad del recurso
con que cuente el Instituto.
7. Es responsabilidad del Director y el Subdirector Administrativo de las UA, verificar el recurso
programado para pago a proveedores y terceros en el PA vigente, con el fin de tener
suficiencia presupuestal para el soporte del mismo.
8. En el caso de pago a proveedores y terceros que no cumplan con cualquiera de los puntos
anteriores, se devuelve el trmite al rea que corresponda.
9. Pago de Viticos
Cuando el comisionado tenga algn adeudo por viticos anteriores, como informe de
comisin o comprobacin de traslado, no se le har el pago de vitico, hasta que
compruebe lo anterior, como lo informa el procedimiento 50-SAD-P01 Gestin de viticos.
Es responsabilidad del personal comisionado, reportar al 100% la comprobacin fiscal
del gasto de traslado, con documentos originales a nombre del Instituto de Formacin
Docente del Estado de Sonora cuando aplique, a ms tardar 72 hrs. despus de haber
concluido la comisin correspondiente, en caso de no cumplir con lo indicado se proceder
a realizar el descuento del importe otorgado va nmina, como lo indica el procedimiento 50-
SAD-P01 Gestin de Viticos.
Si la solicitud de vitico es recibida en fecha posterior a la fecha de inicio que se indica
en el oficio comisin, el pago se realizar por medio de reembolso y se deber entregar la
documentacin comprobatoria para realizar el mismo.
10. Pago de Nmina
Para cubrir la nmina en tiempo y forma, la solicitud de pago deber entregarse a la
Coordinacin General de Finanzas dos das hbiles antes de la transmisin de la misma.
VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
50-FIN-P01-F01/REV.00 Bitcora de control de vales de combustible.
50-FIN-P01-F02/REV.00 Solicitud de autorizacin de pagos de nmina.
50-FIN-P01-F03/REV.00 Solicitud de transferencia por rechazo.
50-FIN-P01-F04/REV.00 Reembolso de fondo revolvente.
50-FIN-P01-F05/REV.00 Reembolso de fondo fijo de caja.
50-FIN-P01-F06/REV.00 Reporte de bancos.
50-FIN-P01-F07/REV.00 Relacin diria de cheques emitidos.
50-FIN-P01-F08/REV.00 Reporte diario de abonos en cuantas bancarias y traspasos
efectuados.
50-FIN-P01-F09/REV.00 Solicitud de pago a terceros.
50-FIN-P01-F10/REV.00 Relacin de documentos a entregar.
50-FIN-P01-I01/REV.00 Elaboracin de cheque.
VII. ANEXOS
50-FIN-P01-A01/REV.00 Diagrama de flujo de pago a proveedores y terceros.

RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES REGISTRO
Subdirector
Administrativo
1. Envan Gasto Operativo y solicitud de
autorizacin de gastos a Finanzas:
1.1. Envan al rea de finanzas los movimientos
financieros de ingresos y egresos derivados de las
actividades de operacin el da 20 de cada mes, en el
formato Relacin de documentos a entregar 50-FIN-
P01-F10.
1.2. Envan solicitudes de autorizacin de gastos y
adquisiciones 50-RMS-P01-F01, para pago a
proveedores con la factura que rena los requisitos
fiscales de acuerdo al Art. 29A del CFF.
1.3. Pagos de fondo revolvente, debern anexar el
formato de Reembolso de fondo revolvente 50-FIN-
P01-F04 y el rea de finanzas anexar a cada pliza la


50-FIN-P01-F10


50-RMS-P01-F01


50-FIN-P01-F04


50-FIN-P01-F05

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solicitud de autorizacin de gastos y adquisiciones 50-
RMS-P01-F01 y se proceder a realizar el traspaso de
reposicin de fondo, as como el traspaso de caja chica
mediante el formato 50-FIN-P01-F05 Reembolso de
fondo fijo de caja.
1.4. Pagos de beca a alumnos, la UA deber de anexar
listado de los becados y solicitud de autorizacin de
gasto 50-RMS-P01-F01.
Coordinacin
General de
Recursos Materiales
y Servicios
2.- Enva autorizaciones para pago a finanzas:
2.1. Entrega al rea de finanzas las autorizaciones
gastos y adquisiciones, autorizadas y detalladas en
concepto, para pago de proveedores que se efectuar
mediante transferencia bancaria o cheque en caso de
que el proveedor no tenga cuenta bancaria.
2.2. Enva solicitud de pago por concepto de vitico y
traslado segn se requiera la comisin, en este trmite
debe anexar copia del oficio de comisin 50-SAD-P01-
F01.
Nota:
Si es traspaso a escuela para pago a proveedor la
requisicin debe indicar depsito a escuela.
Si es traspaso a proveedores deber anotar el
nombre del proveedor, Nmero de cuenta bancaria o
cuenta clabe del proveedor, as como la Institucin
bancaria y anexar la factura que rena los requisitos
fiscales de acuerdo al Art. 29A del CFF.









Coordinacin
General de
Recursos Humanos
3. Elabora y enva descuentos a finanzas.
3.1. Elabora calculo de descuentos del personal del
IFODES
3.2. Remite descuentos al rea de nminas para su
aplicacin.

rea de Nmina
4. Elabora y remite nmina quincenal para
transmisin a Finanzas.
4.1 Elabora nmina y remite a la Coordinacin General
de Finanzas, solicitud de pago de nminas dos das
hbiles antes de cada quincena, para cubrir el importe
total del sueldo correspondiente a los empleados del
IFODES y de las UA federales, as mismo para
elaborar los traspasos a las UA para que elaboren los
cheques correspondientes para pago de nmina con el
formato 50-FIN-P01-F02.
4.2. Envan solicitud de transferencia por rechazo 50-
FIN-P01-F03 para realizar las transferencias a los
rechazos de nmina cada quincena.
Nota:
La nmina de empleados estatales se elabora en la
Secretara de Educacin y Cultura.
50-FIN-P01-F02


50-FIN-P01-F03
rea de contabilidad
5. Enva solicitud de pagos a terceros a finanzas:
5.1. Calcula el impuesto ISPT para pago provisional
mensual, por retencin de salarios y retencin de
servicios profesionales y de arrendamiento los das 17
de cada mes mediante nmina.
5.2. Enva clculo para pago de SAR-FOVISSTE
bimestralmente los das 17 de cada mes.
5.3. Enva Pagos a terceros mediante formato 50-FIN-
P01-F09 por descuentos y pago de cuotas patronales
cinco das despus de la nmina quincenal.
5.4. Enva clculo para pago de ISSSTE los das 5 y 20
50-FIN-P01-F09
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de cada mes. Todos ellos mediante formato 50-FIN-
P01-F09 solicitud de pagos a terceros.
Coordinador
General de
Finanzas
6. Analiza solicitudes de pago:
6.1. Revisa el llenado de las solicitudes de pago en
cada formato revisando: partida, concepto bien
definido, firmas autorizadas, nmero de cuenta
bancaria CLABE, nombre de Institucin Bancaria (estos
ltimos del proveedor)
6.2. Revisa las facturas verificando que cumplan con
todos los requisitos fiscales de acuerdo al Art. 29A del
CFF
Nota:
Los pagos a proveedores se realizarn siempre y
cuando cumplan con lo establecido en las polticas
de este mismo procedimiento.
Los pagos de becas de las UA, debern de anexar
nmina de alumnos para cotejo con rea acadmica.
Al final de un vitico, esta coordinacin se encargar
de elaborar el recibo de viticos 50-SAD-P01-F02,
slo para personal de la administracin central, para
las UA se elaborar en la misma institucin.








50-SAD-P01-F02
rea de Finanzas /
rea de
Contabilidad
7. Realiza pago mediante traspaso o elabora
cheque:
7.1. Revisa los documentos enviados y procede a
realizar la el pago mediante transferencia del programa
bancario en lnea Cash Windows
7.2 Cuando no se cuente la cuenta bancaria el
proveedor, el rea de contabilidad procede a elaborar
el cheque mediante la instruccin de trabajo 50-FIN-
P01-I01/REV.00 y remite a la Coordinacin General de
Finanzas para que gestiones las firmas
correspondientes.

Coordinador
General de
Finanzas
8. Remite cheques para autorizacin y firma:
8.1. Remite cheque para autorizacin y firma del
Director General y de los Secretarios Administrativo y/o
Acadmico.
8.2. Una vez firmado, se procede a cubrir y proteger el
cheque y se entrega al interesado para que este firme
de recibido la pliza.
Nota:
En caso de que un cheque no cuente con dos firmas
de las personas antes mencionadas, no se podr
entregar al interesado.

Coordinador
General de
Finanzas
9. Elabora reportes bancarios:
9.1. Elabora reportes bancarios con la informacin de
los traspasos diarios, mediante el formato 50-FIN-P01-
F08 Reporte diario de abonos en cuentas bancarias y
traspasos efectuados.
9.2. Genera reporte de bancos con el formato 50-FIN-
P01-F06, el cual se obtiene mediante programa CASH
WINDOWS saldos diarios de bancos, adems de los
depsitos de las cuentas y disminuimos las
transferencias realizadas, para obtener el saldo diario
bancario.
9.3. Elabora la relacin diaria de cheques emitidos
mediante el formato 50-FIN-P01-F07 y traspasos
efectuados, derivado de la informacin de los
traspasos.



50-FIN-P01-F08



50-FIN-P01-F06



50-FIN-P01-F07


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9.4. Elabora reporte diario de abonos en cuentas
bancarias, informacin que se obtiene del programa
bancario en lnea Cash Windows de los depsitos
diarios en la cuentas, mismos que se traspasan a
cuenta principal de gastos del IFODES.
9.5. Turna pago a proveedores al rea de contabilidad
para su registro correspondiente y archivo.
Nota:
Finaliza el proceso de pagos.
Fin del Procedimiento








Elabor:




Reviso: Aprob:
_________________________ _______________________ ________________________
Margarita Taddei Cabrero Mnica Bobadilla Pardo Anglica Mara Payn Garca
Titular de la Unidad de
Planeacin
Coordinadora General de
Finanzas
Directora General































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SIP-F02/REV.01



INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO

INSTITUTO DE FORMACIN DOCENTE DEL ESTADO DE SONORA

Coordinacin General de finanzas

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago a proveedores y terceros Hoja 1 de 1
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 50-FIN-P01/REV.00

Fecha de elaboracin:
Diciembre de 2011

No. Registro
Puesto
Responsable *
Resguardo
Tipo Tiempo Ubicacin
1
Solicitud de
autorizacin de gastos
y adquisiciones
Coordinacin General
de Recursos
Materiales y Servicios
Papel 1 ao
Archivo de la oficina
de recursos
materiales y
servicios
2
Bitcora de control de
vales de combustible
rea de contabilidad Papel 1 ao
Archivo de
contabilidad
3 Recibo de viticos rea de contabilidad Papel 1 ao
Archivo de
contabilidad
4
Solicitud de
autorizacin de pago de
nminas
rea de contabilidad Papel 1 ao
Archivo de
contabilidad
5
Solicitud de
transferencia por
rechazo
rea de contabilidad Papel 1 ao
Archivo de
contabilidad
6
Reembolso de fondo
revolvente
rea de contabilidad Papel 1 ao
Archivo de
contabilidad
7
Reembolso de fondo
fijo de cala
rea de contabilidad Papel 1 ao
Archivo de
contabilidad
8 Reporte de bancos rea de Finanzas Papel 1 ao
Archivo del rea de
finanzas
9
Relacin diaria de
cheques emitidos
rea de contabilidad Papel 1 ao
Archivo de
contabilidad
10
Reporte diario de
abonos en cuentas
bancarias
rea de Finanzas Papel 1 ao
Archivo del rea de
finanzas
11
Solicitud de pagos a
terceros
rea de Finanzas Papel 1 ao
Archivo del rea de
finanzas
12
Relacin de
documentos a entregar
rea de contabilidad Papel 1 ao
Archivo de
contabilidad

El responsable del resguardo ser responsable de su proteccin.
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SIP-F03/REV.01

VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
INSTITUTO DE FORMACIN DOCENTE DEL ESTADO DE SONORA

Coordinacin General de Finanzas

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Pago a proveedores y terceros
Hoja 1 de 2
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 50-FIN-P01/REV.00

Fecha de la verificacin:

No.

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

SI NO

NOTAS:
1 La UA elabor gasto operativo

2 La UA envi gasto operativo a finanzas

3 La UA elabor gastos de fondo revolvente

4 La UA envi gasto de fondo revolvente a finanzas

5 La UA elabor gasto por reembolso de fondo fijo de caja

6 La UA envi gasto por reembolso de fondo fijo de caja a finanzas

7
La Coordinacin General de Recursos Materiales y servicios envi
pagos de autorizaciones de gasto


8
La Coordinacin General de Recursos Humanos elabor clculo por
descuentos al personal del IFODES.


9
La Coordinacin General de Recursos Humanos envo al rea de
nminas los clculos por descuento.


10 El rea de nmina envi clculos de descuentos al rea de finanzas

11 El rea de nmina elabor nominas quincenales

12
El rea de nmina remiti a finanzas las nminas quincenales para
transmisin de pago


13
El rea de contabilidad elabor los clculos por impuesto:
a) ISPT


b) SAR

c) FOVISSSTE

d) ISSSTE

14
El rea de finanzas revis los gastos recibidos de:
a) UA


b) Coordinacin General de Recursos Materiales y Servicios

c) rea de Recursos Humanos

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d) rea de Nminas

e) rea de Contabilidad

15 El rea de finanzas revis documentos y facturas

16
El rea de finanzas realiz los pagos enviados por:
a) UA


b) Coordinacin General de Recursos Materiales y Servicios
c) rea de Recursos Humanos

d) rea de Nminas

e) rea de Contabilidad

17
El rea de contabilidad elabor los cheques para pago a proveedores
sin cuenta.


18
El rea de contabilidad entreg cheques elaborados a la Coordinacin
General de Finanzas


19
La Coordinacin General de Finanzas gestion las firmas necesarias
para la entrega de cheques.


20 El rea de contabilidad entreg los cheques a los proveedores

21
La Coordinacin General de finanzas elabor los reportes de:
a) Reporte diario de abonos en cuentas bancarias y traspasos
efectuados.


b) Reporte de bancos

c) Relacin de cheques emitidos

22 El rea de contabilidad archivo documentos comprobatorios de gastos










Mnica Bobadilla Pardo
Coordinadora General de Finanzas




















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SIP-F04/REV.01