Construccin de los diagramas

La construccin de los diagramas de flujo implica la consideracin de una serie de

pasos, mismos que sirven de gua para su diseo, estos se presentan a continuacin:
Conformar un grupo de trabajo donde participen aquellos que son responsables de la
ejecucin y el desarrollo de los procedimientos que se encuentran debidamente
interrelacionados y que constituyen un proceso.
Establecer el objetivo que se persigue con el diseo de los diagramas y la
identificacin de quin lo emplear, ya que esto permitir definir el grado de detalle y
tipo de diagrama a utilizar.
Definir los lmites de cada procedimiento mediante la identificacin del primer y
ltimo pas que lo conforman, considerando que en los procedimientos que estn
interrelacionados el comienzo de uno es la conclusin del proceso previo y su trmino
significa el inicio del proceso siguiente.
Una vez que se han delimitado los procedimientos, se procede a la identificacin de
los pasos que estn incluidos dentro de los lmites de cada procedimiento y su orden
cronolgico.
Al realizar la ubicacin de los pasos se deben identificar los puntos de decisin y
desarrollarlos en forma de pregunta, la presentacin de las dos ramas posibles
correspondientes se identifica con los trminos SI/NO.
Al tener identificados y ubicados los pasos en orden cronolgico, es recomendable
hacer una revisin del procedimiento con el fin de corroborar que el mismo se encuentra
completo y ordenado, previendo as la omisin de pasos relevantes.
Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando los
correspondientes smbolos.
2.1. Criterios para el diseo de los diagramas de flujo
Al momento de elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los siguientes
criterios:
Encabezado del diagrama de flujo, este debe contener la siguiente informacin:
Nombre de la institucin.
Ttulo, o sea diagrama de flujo.
Denominacin del proceso o procedimiento.
Denominacin del sector responsable del procedimiento.
Fecha de elaboracin.
Nombre del analista que realiz el trabajo.
Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o
procedimiento y de los responsables.
Simbologa utilizada y su significado.
Estructura del diagrama de flujo, deben seguirse estas recomendaciones:
Debe de indicarse claramente dnde inicia y dnde termina el diagrama.
Las lneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.
No cruzar las lneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso
excesivo de ellos.
No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.
Solo debe llegar una sola lnea de flujo a un smbolo. Pero pueden llegar muchas
lneas de flujo a otras lneas.
Las lneas de flujo deben de entrar a un smbolo por la parte superior y/o
izquierda y salir de l por la parte inferior y/o derecha.
En el caso de que el diagrama sobrepase una pgina, enumerar y emplear los
conectores correspondientes.
Todo texto escrito dentro de un smbolo debe ser legible, preciso, evitando el
uso de muchas palabras.
Todos los smbolos tienen una lnea de entrada y una de salida, a excepcin del
smbolo inicial y final.
Solo los smbolos de decisin pueden y deben tener ms de una lnea de flujo de
salida.
Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecucin de dicha
actividad.
Cada flecha representa el flujo de una informacin.
Descripcin narrativa del diagrama de flujo, en ella debe considerase:
Describir los pasos del procedimiento especificando quin hace, cmo hace,
cundo hace y dnde hace cada paso. Esta es la parte ms importante y til para
el personal de ejecucin de una institucin, pues para recordar los pasos de un
procedimiento, puede hacerlo leyendo una o dos pginas del diagrama, sin tener
que volver a leer el manual de procedimientos completo.
Deben utilizarse frases cortas, pero completas.
Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del
tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, Controla, Remite, Archiva, etc.
Deben evitarse, en lo posible, los trminos tcnicos y/o que puedan tener ms de
una interpretacin: usar en todos los casos trminos sencillos y uniformes para
que el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el
significado de su contenido.
Aunque la simbologa utilizada para representar procesos est recogida en algunas
normas, es bien cierto que cada organizacin suele preferir adaptarla a sus necesidades.
Para la mayora de organizaciones, suele ser suficiente con unos cuantos smbolos, que
indiquen: Inicio y Final del proceso; Entradas del proceso; Salidas del proceso;
Actividades; Alternativas; Documentos; Bases de datos, etc.
Para la representacin de los flujogramas realizados para la empresa objeto del proyecto
se han utilizado los siguientes smbolos:

Figura 9: Smbolos utilizados en la representacin de procesos

(A): Indica salto de un lugar del diagrama a otro. El origen y destino de dicho salto se
indica con este smbolo con la misma letra en su interior. Se utilizan para evitar un
exceso de flechas de conexin.
(B): La flecha discontinua indica simplemente una relacin dos elementos del diagrama,
sin que ello signifique que el proceso deriva hacia el elemento sealado.
(C): Estos recuadros redondeados, con fondo gris y letras en azul, representan otros
procesos o subprocesos del sistema. A la vez pueden ser entradas o salidas del proceso.
Cuando esto ocurre, puede ser conveniente consultar el procedimiento documentado
relacionado con aquel proceso para mayor informacin.
(D): Un rectngulo con fondo blanco indica una actividad o accin dentro del proceso.
(E): Un rombo con una pregunta en su interior indica una decisin que tiene
normalmente dos alternativas. En las lneas de conexin que salen del rombo se indican
las respuestas a la pregunta, que dan lugar a los caminos seguidos en funcin de estas
respuestas.
(F): Estos recuadros con lneas en sus lados se utiliza para indicar documentos del
sistema, como registros, informes, fichas, etc. En su interior se indica el tipo de
documento.
(G): Rectngulos con los cantos redondeados se usan para indicar entradas y salidas del
proceso.
(H): Este otro elemento es utilizado para indicar archivos fsicos o bases de datos en
soporte magntico (ordenador).
(I): Un rectngulo redondeado con la palabra FIN indica final del proceso. En la
mayora de los casos, el proceso vuelve a iniciarse una vez finalizado, de forma
continua.
Debe recordarse que la elaboracin de estos diagramas no es requisito de la norma ISO
9001:2000, aunque pueden resultar bastante tiles a la hora de estudiar la mejora de los
procesos, para la elaboracin de procedimientos documentados, o como documento de
consulta para sus usuarios.
En cada uno de los procedimientos documentados elaborados para el sistema de gestin
de calidad de la empresa objeto del proyecto y que se muestran en los anexos, se
incluyen los diagramas de flujo de los procesos correspondientes.