Lista de Chequeo - Ptaltesoreria y Contab 2013

TEMAS SI NO OBSERVACIONES RECOMENDACIONES
1. PROGRAMACIN PRESUPUESTAL
1
El presupuesto de la vigencia debe ser aprobado por el Consejo
Directivo mediante Acuerdo. Cual fue el nmero del acuerdo?
Los Acuerdos deben estar sustentados en normas y acciones en el
considerando y en el acuerda se estipulan las directrices y se
toman decisiones conforme a las acciones planteadas. Los
Acuerdos deben estar firmados, numerados, foliados, fechados y
archivados en orden cronologico lo hacen?
El presupuesto inicial debe contener todos los ingresos y los gastos
programados para la vigencia, dado que no se puede efectuar un
gasto que no est en l relacionado, estos a su vez deben estar
programados en el plan de compras y en el flujo de caja. los
gastos estn todos relacionados en el presupuesto?
1,1 FLUJO DE CAJA
2
Se elabora flujo de caja anual?
El flujo de caja mensual se ajusta previamente conforme a los
ingresos y gastos ejecutados y programados para el mes siguiente?
Todo gasto esta programado en el flujo de caja mensual?
El consejo directivo le hace seguimiento al flujo de caja?
Con qu periodicidad le hace seguimiento?
El flujo de caja mensual se ajusta conforme a las modificaciones
presupuestales?
El flujo de caja se modifica de forma vertical cuando es por
traslado, adicin o reduccin y se modifica horizontalmente cuando
se reprograman los gastos
Al cierre de cada mes, el pagador debe remplazar el flujo de caja
programado para el mes que termina por los pagos ejecutados y
los ingresos recibidos el flujo de caja del mes inmediatamente
anterior se encuentra ajustado dentro de los 5 primeros das del
mes?
1.2 PROYECTOS DE INVERSIN
3
La gastos de funcionamiento e inversin deben obedecer a
actividades debidamente planeadas y a reforzar el PEI del colegio
Cul es el PEI del colegio?
Los proyectos de inversin se presentan en los formatos
establecidos por la SED?
El valor aprobado para el proyecto de inversin es el que requiere
el proyecto?
No se pueden comprometer vigencias futuras a travs de proyectos
de inversin el proyecto es para ejecutarse durante la vigencia?
Los proyectos de inversin que se ejecutan son los programados y
aprobados en el presupuesto?
Existe cronograma con fecha de inicio y de terminacin para el
proyecto de inversin?
1,3 PLAN DE COMPRAS
4
Con la aprobacin del presupuesto inicial debe quedar aprobado el
plan de compras anual por el consejo directivo, mediante Acuerdo
Cul fue el nmero del acuerdo?
LISTA DE CHEQUEO COMO APOYO A LAS VISITAS DE ASESORA A LOS FSE.
PRESUPUESTAL, CONTABLE Y DE TESORERA
A) PROGRAMACIN PRESUPUESTAL
OBJETIVO: Esta lista de chequeo est dirigida a los responsables en la administracin de los recursos que ingresan al FSE. El
objetivo no es encontrar respuestas fijas a los diferentes pasos pero si, sugerencias para orientar a rectores y pagadores en el
cumplimiento de la normatividad vigente
La lista de chequeo es una herramienta de apoyo para los profesionales que brindan asesora en la administracin de los recursos del Fondo
de Servicios Educativos-FSE. El objetivo de esta lista, es permitirle a los responsables en la administracin de estos recursos, identificar
situaciones que puedan afectar la razonabilidad de los estados financieros y el comportamiento presupuestal durante una vigencia. Esta lista no
pretende abarcar todas las situaciones financieras, simplemente que sea un punto de partida para una asesora de calidad.
INFORMACION ESPECIFICA CONTABLE
El plan de compras se ajusta conforme a las modificaciones
presupuestales?.
Cundo se cambia la adquisicin de un elemento relacionado en
el plan de compras por otro que amerita su adquisicin, el cambio
es tenido en cuenta en el plan de compras?
Cundo se cambia la realizacin de un proyecto de inversin por
otro del mismo valor o no, el cambio se realiza igualmente en el
plan de compras?
Todo acto o compromiso que adquiera el ordenador del gasto,
esta contemplado en ese plan de compras?
1,4 MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
5
Las modificaciones presupuestales (Adiciones, reducciones o
traslados) son aprobadas por el Consejo Directivo mediante
Acuerdo?.
Los recursos que se adicionen o se reduzcan del presupuesto de
ingresos y gastos deben coincidir en valor y estar aprobados
mediante Acuerdo firmado por el consejo directivo nmero de
acuerdo, fecha?
Todo nuevo ingreso que percibe el colegio a travs del FSE y que
supere el 20% del presupuesto aprobado para la vigencia, debe
estar previamente aprobado por la SED y por el consejo directivo
mediante acuerdo. Se adicionan esos recursos con la aprobacin
de la SED y del consejo directivo?
Todo nuevo ingreso que percibe el colegio a travs del FSE y que
supere el 20% del presupuesto , debe estar previamente aprobado
por la SED y por el consejo directivo mediante acuerdo.
Exceptuando los recursos que provengan de transferencias
mediante acto administrativo. Se tiene en cuenta separar de la
adicin del 20%, los recursos percibidos mediante algn acto
administrativo?
Existen recursos con destinacin especifica que no pueden ser
trasladados de rubro o que no se le puede cambiar la destinacin,
en concordancia con lo establecido en el artculo 12 del decreto
4791 de 2008 y decreto 4807 de 2011. Se conoce y se respeta la
destinacin de los recursos?
1,5 TESORERA
7
Se mantiene actualizada la tesorera en comprobantes de
ingresos y gastos?
El pagador lleva libro auxiliar de bancos?
El libro auxiliar de bancos se actualiza con cada ingreso y con
cada pago o giro?
Cuando se obtiene el extracto bancario se hace cruce de
informacin con el libro auxiliar de bancos?
Al expedir un Certificado de disponibilidad presupuestal, el auxiliar
administrativo con funciones financieras (pagador) debe saber que
cuenta con recursos disponibles en bancos del rubro a afectar y
que esos recursos no estn comprometidos mediante algn otro
certificado o que estn respaldando otro compromiso. Cual es el
documento soporte del pagador para evitar expedir un CDP sin
afectar recursos comprometidos?
Maneja el pagador tarjeta presupuestal por rubro?
Mantiene actualizada la tarjeta presupuestal?
Segn la normatividad vigente, los recursos de transferencia, no
pueden ser comprometidos hasta tanto estos se encuentren en las
cuentas del respectivo fondo. Cuando se expidi el CDP los
recursos de transferencia ya existian en el banco y en tesoreria?
Se conoce el nmero y la fecha del acto administrativo a travs
del cual se le transfirieron esos recursos al colegio?
2. EJECUCIN PRESUPUESTAL
La expedicin del CDP por parte del auxiliar administrativo con
funciones financieras (pagador) debe contar con la solicitud previa
del mismo, firmada por el ordenador del gasto. El rector solicita el
CDP por escrito?
La expedicin del CDP es vlido cuando el mismo se encuentra
firmado por el pagador. Todos los CDP expedidos estn firmados,
numerados, foliados?
Los recursos que perciba un colegio a travs del FSE se clasifican
en dos fuentes de financiacin SGP y PROPIOS. Se manejan
estas dos fuentes de financiacin?
Al expedir el CDP se determin la fuente de financiacin?
Con el CDP se d inicio a todo acto o compromiso que realice el
ordenador del gasto. Todos los actos o compromisos cuentan con
CDP?
1, CUANTA
Segn el artculo 13 de la Ley 715 de 2001, el Consejo Directivo
debe reglamentar todo procedimiento contractual de cero a veinte
salarios mnimos, existe el reglamento firmado por los integrantes
del consejo directivo?
Ese reglamento se da a conocer cada ao al nuevo consejo
directivo para que lo apruebe o lo modifique? queda constancia en
acta?
Cuando el acto o compromiso est dentro de los 20 smmlv, el
proceso contractual se ajusta a lo establecido en el reglamento
aprobado por el consejo directivo se aplica lo establecido en el
reglamento?
Se cre el comit de compras o evaluador mediante Resolucin?
o se asign a una persona para evaluar las ofertas?
Existe soporte de el estudio de las ofertas por parte del comit o la
persona delegada? Cul es?
Cuando el acto o compromiso supera los 20 smmlv pero es inferior
a los 28 smmlv, se acoge a lo establecido en el Decreto 734 de
2012 - subasta inversa existe soporte de publicacin de los
estudios previos simplificados en pgina de contratacin vigente?
Qu pgina de contratacin se utiliz?
Se cre el comit de compras o evaluador mediante Resolucin?
o se asign a una persona para evaluar las ofertas?
Cuando el acto o compromiso supera los 28 smmlv, se acoge a lo
establecido en la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 734 de 2012 -
seleccin abreviada - existe soporte de publicacin de los estudios
previos y los terminos de referencia en pgina de contratacin
vigente?
Qu pgina de contratacin se utiliz?
11
Cada CDP y RP que se expida debe afectar la tarjeta presupuestal
que se lleva por cada rubro y los libros se actualiza la tarjeta
presupuestal con la expedicin del RP y se liberan saldos, este
ltimo de ser necesario?
Con la expedicin del RP se perfecciona el contrato. Se
encuentran los contratos amparados en un CDP y un RP?
El RP se encuentra impreso y firmado por el pagador?
El RP se expide por el valor total del contrato?
El RP est numerado y fechado en forma consecutiva?
C) EJECUCIN PRESUPUESTAL
B) PROCESO CONTRACTUAL
El RP no puede tener fecha anterior a la del CDP, la fecha de
expedicin es igual o posterior a la del CDP?
1. INGRESO A ALMACN
Hay almacn y almacenista en el colegio?
De no existir almacenista, existe funcionario responsable delegado
por el ordenador del gasto para recibir los bienes adquiridos?
De exisitir almacenistra, el comprobante de ingreso a almacn debe
estar firmado por el funcionario responsable existe comprobante
de ingreso a almacn firmado por el almacenista?
El almacenista recibe conforme a una factura y a un listado de
elementos a adquirir?
El almacenista maneja tarjeta Kardex?
El almacenista conoce de todos los bienes que se adquieren con
recursos del Fondo de Servicios Educativos?
El almacenista hace plan de compras?
El almacenista le hace seguimiento al plan de compras?
Los elementos que ingresan a almacn figuran en el plan de
compras?
Cuando lo que se adquiere es un servicio, el recibido a satisfaccin
debe estar firmado por el funcionario responsable y delegado por el
ordenador del gasto existe recibido a satisfaccin por la persona
delegada?
2. TESORERIA
Los pagos se efectuan nicamente en cheque y deben llevar el
sello restrictivo de "paguese al primer beneficiario" el colegio se
acoge a este requerimiento?
Conocen la circular de medidas de seguridad?
La pagadura cuenta con las medidas mnimas de seguridad?
EL comprobante de egreso se utiliza para registrar contablemente
todas las salidas de dinero de la empresa, especialmente por
motivo de pago a proveedores. se lleva comprobante de egreso?
Los comprobantes de egreso estn numerados?
En cada comprobante de egreso se relacionan los descuentos de
ley?
La numeracin de los comprobantes de egreso es asignada?
Quien asigna la numeracin de los comprobantes de egreso?
Los comprobantes de egresos estn archivados en orden
secuencial?
Los comprobantes de cada egreso, estan elaborados en original?
Al cierre del ejercicio anual, las cuentas por pagar y las reservas
presupuestales se constituyen mediante "Acta de Constitucin de
reserva o cuenta por pagar" Cul es el nmero de acta?
Si se constituyeron reservas presupuestales en la vigencia
inmediatamente anterior, estas deben ser canceladas durante la
presente vigencia y al inicio de la ejecucin presupuestal, se
cancelaron mediante "Actas de cancelacin de reservas"?
D) CIERRE PRESUPUESTAL
Los recursos liberados de la cancelacin de esas reservas
presupuestales al inicio de la ejecucin presupuestal, se adicionan
al presupuesto de la presente vigencia mediante "Acuerdo firmado
por el consejo directivo" en el presupuesto de ingresos al rubro
"Cancelacin de reserva" y en el presupuesto de gastos al segundo
arbol presupuestal y al rubro que le di su origen cual es el
nmero del Acuerdo firmado por el consejo directivo?
Una vez adicionados esos recursos al rubro de "Cancelacin de
reservas" y al segundo arbol presupuestal, se expiden por el saldo
pendiente de pago, los nuevos CDP y RP teniendo en cuenta el
cdigo del rubro del segundo arbol presupuestal y afectando el
contrato existente. los CDP y RP expedidos, estn afectando el
segundo arbol presupuestal?
Las reservas presupuestales solo fenecen cuando se cumple el
objeto del contrato o se determina y se tiene certeza que el contrato
no contina. Existe acta de fenecimiento?
Los recursos liberados de las reservas presupuestales que fenecen
cuando no se cumple el objeto del contrato, se adicionan mediante
"Acuerdo firmado por el consejo directivo" al presupuesto de
ingresos al rubro de "cancelacin de reservas" y al presupuesto de
gastos al rubro que inicialmente le dio origen. Existe Acuerdo
firmado por el consejo directivo?
Al constituir reservas presupuestales, ellas deben mantener la
destinacin, son recursos comprometidos que no pueden ser
utilizados o comprometidos al mismo tiempo para adquirir un nuevo
compromiso. se han comprometido recursos de reserva?
Al cierre de la vigencia se constituyeron excedentes financieros?
De los excedentes financieros se identificaron aquellos recursos
que tienen destinacin especifica?
Al inicio de la siguiente vigencia se adicionaron los excedentes
financieros mediante acuerdo?
1. PROCEDIMIENTO PRESUPUESTAL
El orden secuencial en todo acto o compromiso que se celebre
debe contemplar los siguientes pasos:
1) Programacin presupuestal aprobada por consejo directivo
mediante acuerdo, 2) Justificacin de la necesidad, 3) estudio de
mercado, 4) flujo de caja y plan de compras, 5) Disponibilidad
presupestal con afectacin en tarjeta presupuestal, 6)proceso
contracutal que incluye cotizaciones u ofertas, 7) contrato u orden,
8) registro ptal y requisitos habilitantes del contratista o proveedor,
9) recibido a satisfaccin o ingreso a almacn segn sea el caso,
10) Factura o documento equivalente, 11) Orden de Pago, 12)
comprobante de egreso y cheque
A partir del manual de procedimientos administrativos y contables
para FSE, decreto 4791 de 2008, decreto 4807 de 2011, los libros de
contabilidad, ordenes de pago soportadas, ejecucin presupuestal de
gastos e inversin, informes de pagadura y acuerdos de Consejo
Directivos, respalde las respuestas a las siguientes preguntas e
indagaciones
1. ORDENES DE PAGO
Se imprimen los comprobantes de diario y anexan a las ordenes de pago o
pueden comprobarse el detalle de su registro en libros auxiliares de
contabilidad?
Las ordenes de pago y comprobantes de diario se llevan y se
archivan en orden consecutivo?
E) CONTABILIZACION DE PAGOS
En una orden de pago van los siguientes detalles: el nombre del
banco, numero de cheque, la fecha del cheque, el valor a pagar,
tambien el numero de factura que esta cancelando ya sea total o
parcial y la firma de la persona que autorizo a pagar la deuda
(Ordenador del gasto). se ha relacionado la informacin?
La rden de pago, se crea cuando se debe realizar un pago, por
ello debe estar soportada con factura o documento equivalente,
contrato u orden de prestacin de servicio, procedimiento
contractual acogido, certificado de disponibilidad presupuestal,
registro presupuestal, cotizaciones, requisitos habilitantes del
proveedor y recibido a satisfaccin o ingreso a almacn segn sea
el caso. se anexan los documentos?
La facturacin cumple con los requisitos exigidos en el Estatuto
Tributario artculos 615 y dems?
1
Para cumplir con lo establecido en el Decreto 4791 de 2008, los
colegios que administran recursos a travs de los FSE deben
realizar la rendicin de cuentas a mas tardar el ltimo da de
Febrero de cada ao, previa convocatoria a la comunidad
educativa. existen soportes de esa convocatoria?
2
Al final de la vigencia deben reportar al nivel central el presupuesto
de la siguiente vigencia previamente aprobado por el consejo
directivo. nmero de reporte o radicacin?
3
El rector debe reportar mensualmente al consejo directivo el
informe de la ejecucin presupuestal nmero de reporte o
radicacin?
4
Hay que obtener la Firma digital del rector como ordenador del
gasto para la presentacin de algunos informes. existe firma
digital del rector como ordenador del gasto?
5
Trimestralmente los colegios deben reportar la ejecucin
presupuestal al nivel central de la SED a travs del aplicativo de
validacin y consolidacin contable y presupuestal, en las fechas
establecidas mediante memorando emitido por la Direccin
Financiera conocen el memorando a travs del cual se les informa
la fecha y el procedimiento para subir la informacin?
6
Los proyectos de inversion aprobados deben contribuir a reforzar el
PEI del colegio. los proyectos de inversin aprobados refuerzan el
PEI del colegio?
Los proyectos de inversin aprobados por el consejo directivo,
deben ser los que se ejecutan si se ejecutan los proyectos de
inversin aprobados?
Cuando un proyecto de inversin aprobado no se vaya a ejecutar
porque se requiere de otro proyecto de inversin, ese cambio debe
ser aprobado por el consejo directivo existe acuerdo firmado por el
consejo directivo para cambiar de proyecto de inversin?
La modificacin de un proyecto de inversin, afecta el plan de
compras y el flujo de caja se tiene en cuenta en el plan de
compras y en el flujo de caja ese cambio?
7
Existe contrato de tienda escolar?
El contrato tuvo en cuenta adems del canon de arrendamiento,
los servicios pblicos?
Se estableci el monto mensual a cancelar?
Se design por consejo directivo la persona responsable de
hacerle seguimiento a los ingresos por arrendamiento de tienda
escolar?
E) ACTIVIDADES ADICIONALES
Se estableci pliza de cumplimiento?
A partir de libro detallado auxiliar de bancos, manual de
procedimientos administrativos y contables para FSE, decreto 4791 de
2008, decreto 4807 de 2011, extractos bancarios originales,
conciliaciones bancarias, flujos de caja, informes de tesorera y
acuerdos de Consejo Directivo indague y soporte la respuesta a las
siguientes preguntas:
Segn el Decreto 4791 de 2008 es funcin del consejo directivo
adoptar el manual de tesorera y a travs de l reglamentar los
ingresos y los pagos. existe manual de tesorera?
Causa las transferencias de recursos por gratuidad educativa y otros
conceptos, con base en las resoluciones de giro del Ministerio de
Educacin Nacional o Secretara de Eduucacin del Distrito?
Cundo causa las transferencias, tiene en cuenta la fuente de
financiacin?
Que clase de ingresos propios contabiliza?
Las tiene identificadas por concepto y tercero?
Si la respuesta es s, obtenga una relacin de dichos ingresos, de su
aprobacin y soportes
Respecto a la tienda escolar, tiene contrato de arrendamiento ?
Si no lo hay, explique porque? Si lo hay, revise los recursos por este
concepto, sus registros contables, presupuestales y condiciones respecto a
la disposicin de las reas fsicas y dems recursos fsicos
Existen soportes del proceso contractual que se sigui para la
seleccin del arrendatario de la tienda escolar?
Se imprimen los comprobantes de diario y anexan a recibos de caja o a la
relacin de ingresos; o se puede verificar en el auxiliar contable un detalle
de dichas transacciones ?
Realiza las provisiones contables ?
La institucin recibe ingresos directamente en efectivo?
Si la respuesta es afirmativa, por que concepto y bajo que autorizacin
legal?
Este dinero es consignado inmediatamente en las cuentas del Fondo?
Se efectua diariamente el registro en tesorera ?
Con que soporte?
F) CONTABILIZACION DE INGRESOS
procedimientos administrativos y contables para FSE, decreto 4791 de
2008, decreto 4807 de 2012, extractos bancarios originales,
conciliaciones bancarias, flujos de caja, informes de tesorera y
acuerdos de Consejo Directivo indague y soporte la respuesta a las
siguientes preguntas:
1
Relacione los Nos. de cuentas bancarias autorizadas para el
funcionamiento del Fondo, indicando su antigedad
2
Hace dentro de los primeros diez das de cada mes las conciliaciones
bancarias ?
Que atraso presenta en las conciliaciones y explique porque ?
Se aclaran oportunamente las partidas conciliatorias ?
Hace los asientos de ajustes en el mes inmediato ?
Se concilian los bancos con extracto original expedido por las entidades
bancarias?
La conciliacin la efecta el Contador?
Tiene la institucin cuentas bancarias inactivas?
Reporta el cambio de entidad bancaria ante el nivel central de la
SED a travs de la Oficina de Presupuesto?
Mantiene activa y vigente nicamente la cuenta bancaria
reportada al nivel central?
2 Efectua la reclamacin al Banco de los descuentos realizados ?
Solicit a Tesorera Distrital el certificado de exencin del 4 por mil ?
Exigi con base en ello la devolucin al Banco de estos descuentos ?
Modelo de esta solictud, se encuentra en la pgina 110 del Manual de
Procedimientos Adminisrativos y Contables de FSE
3
Efectua anlisis de los promedios de recursos que se mantienen en
cuentas corrientes y de ahorro ?
Efectua anlisis de los promedios de recursos que se mantienen en
cuentas corrientes y de ahorro ?
Para los pagos se tiene una programacin que permita manejar liquidez ?
Se invierte esa liquidez en cuentas de ahorro o renta fija?
Maneja libro de inversiones?
Son ms altos los promedio de saldo mantenidos en cuentas corrientes
que en ahorro ?
Maneja en cuenta corriente nicamente los dineros de los pagos a
efectuar?
Tiene actualizados y archivados la programacin y ejecucin del PAC o
flujo de fondos?
4 Se contabiliza oportunamente la rentabilidad financiera generada ?
Se proyect presupuestalmente los rendimientos financieros ?
Se registra su ejecucin mensualmente en el presupuesto de ingresos ?
5
Los recursos se depositan en entidades del ranquin financiero aprobado
por el comit de riesgos de la Tesorera Distrital o en entidades bancarias
con una optima calificacin de riesgo ?
6
Existe una custodia adecuada o seguridades fsicas para las
chequeras y ttulos valores ? Cul?
7
A partir de que cuanta confirma los cheques al Banco al momento
de pagarse ?
Hay soporte que verifique el control de confirmaciones?
8
Los cheques que se entregan para pago deben ir firmados por el
Rector como ordenador del gasto y por el auxiliar administrativo con
funciones financieras (pagador) firman ellos los cheques ?
9
Los cheques llevan sello restrictivo de"paguese al primer beneficiario"?
G) DEPOSITOS BANCARIOS
Se giran en orden consecutivo y cronolgico?
Verifique si se anulan aquellos no entregados, ni cobrados despes 6
meses; constante si se deja constancia de la gestin para entregrar
oportunamente los cheques a los beneficiarios; revise, si se deja constancia
de su destruccin o de su cobro en un acta debidada legalizada por el
ordenador del gasto; verifique la constitucin del acreedor contable y
documente la gestin
10
Los ttulos valores estan custodiados en caja fuerte?
Se efectua cambio de clave cada tres meses a la caja fuerte?
Si la respuesta es negativa indique con que frecuencia realiza
cambio de clave?
11 Cuenta los cheques cuando recibe chequera del banco ?
Al contarlos revisa logo impreso del banco donde se registre el
nombre de la ciudad y la sucursal?
12
Tienen constituida poliza de manejo o se ampara con la constituida por el
nivel central de la SED?
13
Efecta semanal o diariamente un arqueo del consecutivo de cheques en
blanco ?
Existe Acta de Arqueo?
Quines firman el acta de arqueo?
14 La Institucin se ha visto afectada por cobro de cheques hurtados ?
Si la respuesta es afirmativa, se ha acogido al procedimiento
establecido en la circular de medidas de seguridad?
15
Elaboran acta de anulacin de cheques?
Quin firma el acta de anulacin?
Cuales son los motivos de la anulacin?
Que registros contables realizan cuando se anula un cheque?
16
Tinen cheques pendientes de entrega?
17
Se conocen las condiciones de manejo en la cual se explica claramente
las condiciones de la cuenta?
procedimientos administrativos y contables para FSE, declaraciones
mensuales de impuestos, Registro Unico tributario (RUT), extractos
bancarios, conciliaciones bancarias, flujos de caja e informes de
tesorera indague y soporte la respuesta a las siguientes preguntas:
1.
Actualiz el RUT y firma digital en la DIAN con el nombre del actual rector
y/o auxiliar administrativo con funciones financieras por el cumplimiento del
deber formal de presentar declaraciones tributaria de retencin en la fuente
?
El Contador de la Institucin les d a conocer las obligaciones tributarias?
Verifique con copia del Rut
Si no lo ha hecho explique por qu ?
2
Tienen actualizadas las bases gravables y tarifas de retencin ?
3
Se aplican las retenciones en la fuente, retenciones de IVA , ICA y
Contribucin Especial a los pagos ?
Se liquidan y se informa oportunamente al auxiliar administrativo con
funciones financieras para su declaracin y pago?
4
El auxiliar administrativo con funciones financieras declara y paga en la
forma y plazos exigidos por las normas tributarias ? Solicite le suministren
las ltimas 12 declaraciones y pago de impuestos.
5
Radica ante la Direccin de Impuestos a la Produccin y Consumo
la contribucin especial - contratos de obra?
Radica ante la Direccin de Contabilidad de la SHD la contribucin
especial - contratos de obra?
6 Han recibido requerimientos y/o sanciones por impuestos ?
Por que concepto ?
Quin asumi el Valor de la sancin?
7
Se ha solicitado reporte de paz y salvo de impuestos generado
por el sistema MUISCA?
H) IMPUESTOS
A partir de libro detallado auxiliar de caja, manual de procedimientos
administrativos y contables para FSE, resolucin No. 01 de 2009 de
Secretara Distrital de Hacienda, libro auxiliar de caja menor,
documentos de caja menor e informes de tesorera indague y soporte
la respuesta a las siguientes preguntas:
1
Cuando se tome la decisin de crear caja menor, la misma se debe
constitur mediante Resolucin firmada por el rector como
ordenador del gasto. Existe resolucin firmada por el ordenador
del gasto?
La caja menor se crea para gastos urgentes e imprescindibles. El
ordenador del gasto aplica esta directriz?
2
Las normas que respaldan el manejo de la caja menor son: la
resolucin 001 de 2009 de la Secretara Distrital de Hacienda y la
Resolucin 4047 de 2011 expedida por la SED. El manejo de la
caja menor est soportada en estas normatividades vigentes?
3
En quien deleg el rector el manejo de la caja menor?
Qued relacionada en la Resolucin de creacin de caja menor el
nombre de la persona en quien deleg el rector su manejo?
La Resolucin de creacin y manejo de caja menor estableci los
rubros que se manejarn por caja menor y la cuanta?
4
El responsable de la caja menor tiene poliza de manejo vigente o
se respalda en la del nivel central? Tiene copia de la pliza tomada
por la SED?
5
Los dineros de caja menor se manejan en efectivo y en lugar
seguro?
6
Segn la normatividad vigente, la caja menor maneja un monto
anual hasta del 10% del total del presupuesto o hasta veinte (20)
salarios mnimos legales vigentes. Cul es el monto anual que
maneja el colegio?
La caja menor se crea con los rubros de gastos generales, Qu
rubros estn conformando la caja menor del colegio?
Si dentro de los rubros seleccionadas est el de transporte, es
importante saber que es para cubrir transporte dentro de la ciudad
de los funcionarios en cumplimiento de sus funciones. El gasto de
transporte se ha ejecutado solo en los funcionarios?
Para que el responsable de la caja menor realice el desembolso de
dinero para el pago de transporte a un funcionario del colegio, debe
contar con autorizacin escrita del ordenador del gasto y el soporte
de un recibo de caja menor debidamente firmado por quien recibe
los dineros. Existe recibo de caja menor?
Los bienes que se adquieran con recursos de la caja menor deben
estar soportados en recibos membreteados donde se relacione que
es una factura original, con nombre del beneficiario, NIT o CC, lugar
de expedicin, detalle y especificacin del gasto, valor del bien o
servicio, firma del proveedor y de ser posible, el rgimen tributario
al que pertenece. Las facturas de los bienes adquiridos cumplen
con todos los requisitos de ley?
Los gastos que se efecten en cada operacin, no pueden superar
el 10% de la cuanta MENSUAL asignada para la caja menor. Ej. Si
la caja menor se constituy mensualmente por $500.000, cada
compromiso a adquirir por alguno de los rubros de caja menor, no
podra ser superior a los $50.000. existe algn gasto que supere el
10% de la cuanta mensual?
7
Existe formato predeterminado para la solicitud del reembolso de la caja
menor?
I) CAJA MENOR
El reembolso se solicita cuando se ha ejecutado el 70% del monto
mensual de la caja menor?
Estan debidamente foliados los documentos del reembolso?
Se autorizan reembolsos ms de una vez al mes?
8
El responsable de caja menor lleva los libros de banco y auxiliares
que se requieran para los registros contables y control de los
dineros?
9
Existe un formato predeterminado para la legalizacin definitiva de la caja
menor?
10
Estan al da los libros de caja y bancos y dems auxiliares requeiridos para
el control de la caja menor?
Quien hace el arqueo de la caja menor?
11
Con los dineros de la caja menor no se pueden adquirir elementos
con existencia comprobada en almacn, fraccionar compras,
realizar desembolsos a dependencias diferentes al colegio, cambiar
cheques o efectuar prestamos, ejecutar compras de cierta
naturaleza por rubros diferentes. El responsable de la caja menor,
conoce estas prohibiciones y las aplica?
A partir de los Libros Diario y Mayor, manual de procedimientos
administrativos y contables para FSE, numerales 9 y 10 del Rgimen
Contable Pblico y Estados Contables mensuales, indague y soporte
1
Los libros Diario y Mayor tienen acta de apertura firmada por el ordenador
del gasto?
Estan prenumerados (foliados)?
Se encuentran impresos?
Sino estan impresos a l momento de verificacin, indique a que fecha?
Se encuentran empastados y archivados con seguridades optimas ?
Los saldos de libros oficiales al cierre de mes cruzan en un 100% con los
saldos y movimientos del balance y del estado de actividad ecnomica,
social y ambiental reportado en matriz chip contable?
2
A que fecha tienen impresos los libros auxiliares de contabilidad ?
Son de facil consulta para el detalle de los movimientos ?
Se encuentran empastados y archivados con seguridades optimas ?
3
El contador tiene backups de la contabilidad mensual procesada ?
El sotfware con que procesa la informacin contable tiene licencia de uso?
4
Los libros se llevan conforme a los Principios de Contabilidad Pblica?
5
Se lleva al dia el libro auxiliar de bancos ?
Indique a que fecha ?
Se cruza la informacin del libro auxiliar de bancos con el libro auxiliar de
tesorera o estado de tesorera ?
Si no se hace explique porque ?
6
El detalle del libro permite determinar el origen de los recaudos ?
Cruzan 100% con los valores aprobados y causados de cada resolucin
de aprobacin?
Cruzan los dems ingresos causados y pagos realizados ?
Explique como realiza este control ?
7
Constate el contrato del Contador y el cumplimiento de sus obligaciones
J) LIBROS DE CONTABILIDAD
Contable Pblico y Estados Contables mensuales, indague y soporte
1
Genera mensulamente el balance ?
2
Efectua anilsis contable al comportamiento de las cuentas ?
Aplica indicadores ?
Si la respuesta es s explique cuales
3
El contador presenta al rector y/o consejo directivo un informe escrito
trimestral o semestral explicando las cuentas ms significativas, sus
variaciones y limitantes?
Si la respuesta es no, explique por qu y cada cuanto rinde explicacin
detallada del balance ?
4
Se elaboran y se certifican semestralmente las Notas contables conforme
a los numerales 335 al 364 del Regimen de Contabilidad Pbluca?
Verifique copia de las notas contables del ltimo periodo
5
Se presenta el balance mensual o periodicamante al Consejo Directivo ?
Si la respuesta es no, explique por qu?
Cada cuanto se reunen para hacerlo y si se acogen las recomendaciones
del Consejo Directivo?
Se publican mensualmente los Estados Contables en lugar visible de la
institucin, en cumplimiento de la ley 734 de 2002 Cdigo nico
Disciplinario?
6
Presenta oportunamente y de manera mensual el balance
CGN2005_001_Saldos_y_ movimientos, y sus anexos al nivel central de la
SED en la matriz CHIP?
Se certifica el balance mesualmente de acuerdo en cumplimiento de lo
establecido en el literal c) del artculo 4 de la resolucin No. 004 del 28 de
diciembre de 2007 de la Direccin Distrital de Contabilidad?
7
Presenta oportunamente y de manera mensual las cuentas reciprocas
del balance CGN2005_002-OPERACIONES RECIPROCAS al nivel central
de la SED en un formato predeterminado?
8
Conoce el Plan General de Contabilidad Pblica y sus principios ?
9
Puede demostrar que ha realizado en el presente mes los ajustes
contables de inconsistencias detectadas e informadas por la SED el mes
anterior ?
Por que motivo se le presentaron dichos errores y que medidas de control
ha adoptado para evitarlos?
Constate los comporbantes contables de ajustes y/o reclasificaciones
10
Se present la cuenta anual y semestral a la Contralora en la forma y
plazos legales ? Cul fue el nmero de radicacin o medio de
presentacin?
La Contralora le ha dictaminado su balance por el ltimo periodo?
Cual fue el dictamen?
11
Actualmente tiene puntos pendientes del Plan de Mejoramiento con
Contralora ?
Indique fecha de presentacin y No. de radicado
13
Constituy el comit de sostenibilidad contable sugerido por el numeral
3.11 de la Resolucin No. 357 de 2008 de la Contadura General de la
Nacin ?
Si no es as, explique porque?
K) BALANCES E INFORMES
Contable Pblico y Estados Contables mensuales, auxiliar contable de
almacn, base de datos de inventarios, kardex fsico o listado de
inventarios fsicos, indague y soporte la respuesta a las siguientes
preguntas:
Existe consistencia entre los movimientos y saldos de cuentas de almacen
e inventarios con los movimientos y saldos de cuentas de activos del
balance?
Se plaquetizan los inventarios devoltivos que entran al servicio?
Se les asigna un responsable de uso y custodia?
Se lleva un control individual por estos bienes devolutivos?
Se deprecian de forma individual por toda su vidad til?
Las adquisiciones de almacn e inventarios en servicios esten de
conformidad a la clasificacin de bienes establecida por la SED?
El inventario de bienes este debidamente valorado y soportado en
facturas, documentos de ingresos y egresos de almacn, convenios, actas
de donacin, resoluciones de bajas, resoluciones de reclasificacin de
inventarios?
Constante la base de datos de calculos de depreciaciones, provisiones y
amortizaciones de que dispone el colegio, se a consistente y actual.
Verifique acrhivos magneticos y/o impresos al respecto.
El colegio tiene claramente establecido el procedimiento de control y
manejo de los inventarios?
Indague cual fue la ltima toma fsica de inventarios realizada en la
institucin y si lo hace al menos una vez al ao?
Qu hace el colegio ante las diferencias de inventarios?
Si el Colegio es piloto del aplicativo SI CAPITAL, verifique que los
inventarios esten incoporados y conciliados contablemente dentro de la
estructura SAI y SAE y evale como va ell proceso
Enuncie los principales inconvenientes que tiene en el proceso contable ?
L) INVENTARIOS

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