Manual de Usuario Nuevo Portal PDF

Portal Proveedores Per
Manual de Usuario - Versin 2

Portal de Proveedores de Per

Manual de Usuario

Septiembre de 2013


ndice

1. INTRODUCCIN.......................................................................................................................................... 3
2. INGRESO DE COMPROBANTES.............................................................................................................. 4
2.1. FACTURAS.................................................................................................................................................. 4
2.1.1. CARGA DE FACTURAS........................................................................................................................ 4
2.1.2. INGRESO DE FACTURA..................................................................................................................... 5
2.1.3. MODIFICACIN DEL INGRESO DE FACTURA........................................................................... 6
2.1.4. ELIMINACIN DEL INGRESO DE FACTURA.............................................................................. 8
2.2. NOTAS DE CRDITO .............................................................................................................................. 9
2.3. CARGA MASIVA DE DOCUMENTOS................................................................................................. 10
2.3.1. DESCARGA PLANILLA EXCEL........................................................................................................ 11
2.3.2. PREPARACIN PLANILLA EXCEL................................................................................................ 11
2.3.3. INGRESO PLANILLA EXCEL........................................................................................................... 12
3. GENERACIN DE LOTE........................................................................................................................... 15
3.1. FILTRO DE TABLAS.............................................................................................................................. 15
3.2. AGREGAR AL LOTE ............................................................................................................................... 16
3.3. GENERAR LOTE...................................................................................................................................... 18
4. REPORTES ................................................................................................................................................... 19
4.1. ABONOS ANTERIORES........................................................................................................................ 19
4.2. DOCUMENTOS PENDIENTES DE PAGO......................................................................................... 20
4.3. COMPENSACIN POR COBRANZA.................................................................................................. 20
4.4. CUENTA CORRIENTE DEUDORES.................................................................................................... 21
4.5. DETRACCIONES..................................................................................................................................... 21
4.6. REPORTE DOCUMENTOS INGRESADOS........................................................................................ 22
4.7. REPORTE DE LOTES ............................................................................................................................. 23
4.8. REPORTE DE RECEPCIONES ............................................................................................................. 25
4.9. REPORTE DE FACTURAS DE NOTA DE CRDITO....................................................................... 26
4.10. REPORTE CARGA MASIVA............................................................................................................... 28


1. Introduccin

Este manual de introduccin al Portal de Proveedores de Per ha sido elaborado con la intencin
de ofrecer la informacin necesaria para el uso de este sistema. El mismo se divide en dos
grandes partes. El ingreso de comprobantes por un lado, y la emisin de reportes por el otro.

Pantalla Bienvenida

Ud. debe ingresar al Portal http://www.proveedores.ewong.com con el usuario y contrasea indicado
por el Grupo:

Inmediatamente despus de ingresar con su usuario y contrasea, le ser requerido que indique
el rubro al que pertenecen sus comprobantes, debiendo seleccionar alguna de las siguientes
alternativas:
Mercadera o Insumos para Supermercados y Shopping: incluye proveedores que
entregan mercadera o insumos en las cadenas Wong y Metro; y proveedores que
entregan insumos en los Shopping Center.
Servicios, Activos, Obras, Insumos para Oficinas Centrales, o Mercadera o
Insumos de Tiendas Paris: incluye proveedores de servicios, activos y obras para todo
el Grupo; proveedores de insumos para Oficinas Centrales; y proveedores de mercadera
para Tiendas Paris (nuevo portal de ingreso)


2. Ingreso de comprobantes
2.1. Facturas
2.1.1. Carga de Facturas

En la siguiente pantalla se realiza la carga de facturas correspondiente al portal:

Siempre se podr ver el men en todo momento para seleccionar el formulario de carga de
facturas.
Es importante tener en cuenta que los campos Sociedad, Rubro, Unidad de Negocio y
Match mantienen cierta lgica, en el sentido de que, por ejemplo, si la sociedad seleccionada es
Cencosud Per S.A., en el campo Rubro slo podrn seleccionarse servicios o insumos/activos
fijos.

CARGA DE FACTURAS DE MERCADERIA DE PARIS

A continuacin se menciona al detalle la forma de cargar facturas de mercadera de las
tiendas por Departamento Paris. Los siguientes campos deben ser completados:

Datos constantes / Obligatorios:
Sociedad: CENCOSUD RETAIL PERU S.A.
Rubro: MERCADERIAS
Match: GUA DE REMISIN
Unidad de Negocio: TIENDAS POR DEPARTAMENTO


Datos variables:
Comprobante: corresponde al Numero Documento de Recepcin, indicado en le Reporte
de Recepciones. Este dato siempre debe ser ingresado, con el formato legal establecido
por la Sunat GR-XXXXX-YYYYYYY.
Ao: se indica el ao de Recepcin.
Nro. De Factura / Recibo: indicar el nmero de Documento legal.
Tipo Documento: valor a ingresar para este caso es FACTURA.
Fecha Emisin de Factura: fecha de documento legal.
Moneda: Soles o Dlares (segn corresponda).
Valor Venta: valor antes de impuesto, se puede obtener de campo Monto Neto, del
Reporte de Recepciones.
IGV Crdito Fiscal: valor impuesto, indicado en el reporte.
Monto Total: valor total de la factura.

IMPORTANTE: los valores monetarios debern ingresarse utilizando el siguiente
formato:

Ejemplo: PEN 4.500,25 (cuatro mil quinientos soles con veinticinco centavos)

Esto significa que los miles se separan con un punto y los decimales con una coma.

2.1.2. Ingreso de Factura

Una vez completados los campos se procede a pulsar el botn Ingresar Factura *
para dar por finalizado esta tarea.

Si los valores son correctos se nos mostrar una pantalla que nos confirmar que la accin se ha
efectuado con xito:

As mismo dicha factura ingresada se ver visible en la primera fila de la tabla inferior de la
pantalla.

Los comprobantes tendrn alguno de los siguientes posibles estados:


PRELIMINAR: es el estado que aparece siempre en primera instancia, ni bien la factura
es ingresada.

INGRESADO SAP: el comprobante se encontrar en este estado cuando los datos de la
factura sean consistentes a los existentes en el sistema interno de Cencosud Per.

RECHAZADO SAP: en caso que los datos no sean consistentes, ste ser el estado de la
factura. Al hacer click sobre el estado se desplegar un menaje que indica los motivos del
rechazo. A continuacin se muestran algunos ejemplos de rechazos:

Ejemplo 1:

El menaje de rechazo, esta indicando el que Numero de Gua de remisin no corresponde
para este proveedor, favor cargar nuevamente, con un valor correcto

Ejemplo 2:

El mensaje de Rechazo, indica que el valor ingresado en el portal (1000), no corresponde
al valor de la Gua de remisin (documento Mercadera / Factura) que esta indicado en el
Reporte de Recepciones, que en este caso es 24000 (monto neto).

A RECIBIR: comprobante listo para ser recibido en las oficinas receptoras de Cencosud.

PENDIENTE RESPUESTA: comprobante en revisin, pendiente de respuesta por parte de
Cuentas a Pagar.

CONTABILIZADO: documento contabilizado

RECHAZADO ERROR DE PROCESO

RECHAZADO CUENTAS A PAGAR

2.1.3. Modificacin del ingreso de Factura

Los registros de la tabla inferior se podrn editar con el botn situado en la parte derecha que
tiene como logo un lpiz, siempre y cuando est habilitado para su uso.


En la siguiente pantalla se muestra un ejemplo de una modificacin de factura mediante la
edicin de campos en el formulario:

Slo podrn modificarse aquellos comprobantes que se encuentren en estado Ingresado SAP o
Rechazado SAP. Cualquiera puede ser el motivo que genere la necesidad de modificar un
comprobante ingresado, por ejemplo, un error en la carga de los datos.

Si pulsamos sobre este botn (lpiz) para editar la fila, los datos de la factura se volvern a ver
en el formulario superior de carga, pero est vez tendremos dos botones diferentes:


Modificar Factura: efecta la modificacin con los nuevos datos del formulario
Cancelar Modificacin: cancela la modificacin si el usuario no desea hacerla

Al modificar una factura, aparecer el siguiente mensaje:

2.1.4. Eliminacin del ingreso de Factura

Los registros de la tabla inferior se podrn eliminar con el botn situado en la parte derecha que
tiene como logo un cesto de basura * , siempre y cuando est habilitado para su uso:


En la siguiente pantalla se muestra un ejemplo de una eliminacin de factura:

Si pulsamos sobre este botn (cesto de basura) para eliminar la fila (factura), se nos mostrar un
pop up preguntndonos si deseamos realmente eliminar la factura:

2.2. Notas de Crdito

Las notas de crdito se cargan, se ingresan, se modifican y se eliminan de igual manera que las
facturas.

La pantalla de acceso para acceder a estas operaciones se encuentra en el men Carga de
Documentos, como se muestra a continuacin:


2.3. Carga Masiva de Documentos

Las facturas y las notas de crdito pueden ingresarse al portal de manera manual, como se vio en
los puntos anteriores, o bien pueden ingresarse de forma masiva. A la pantalla para realizar esta
tarea se acceder de la siguiente forma:


2.3.1. Descarga Planilla Excel

La pantalla presenta dos links dnde se podrn descargar las plantillas de carga masiva tanto de
facturas como de notas de crdito.

Una vez hecho un click sobre el link se nos presentar la opcin para guardar la plantilla:

2.3.2. Preparacin Planilla Excel

Una vez descargada la planilla en el ordenador, debemos completarla con los datos de los
comprobantes. Dentro del archivo, en cada columna, se indica el formato con el que deben ser
introducidos los datos.

Es importante recordar que existen dos planillas modelo, una para facturas y otra para notas de
crdito. Jams deben ingresarse facturas y notas de crdito en una misma planilla:

Formato del archivo Excel para ingreso de Facturas

Nmero de
Recepcin
Nmero de
Hoja de
Servicio
Gua de
Remisin
Factura
Nota de
Crdito
Cdigo
Tipo de
Documento
Fecha de
Emisin del
Documento
Nmero de
Factura /
Recibo
Ao
Import
e Neto
Importe
IGV
Importe
Total
Moneda
Slo se
completa
uno de los
1ros 4
campos
FC / BL dd.mm.aaaa XXXXX-
XXXXXXX
4 dgitos
/
obligatori
o si se
completa
el
'Nmero
de
Recepci
n'
Con
separa
dor
decima
l "."
Con
separador
decimal "."
Con
separador
decimal
"."
PEN /
USD


Formato del archivo Excel para ingreso de Notas de Crdito

Nmero
de
Recepci
n
Nmero de
Hoja de
Servicio
Gua de
Remisin
Factura
Nota de
Crdito
Cdigo
Tipo de
Documento
Fecha de
Emisin del
Documento
Nmero
de NC
Ao
Importe
Neto
Importe
IGV
Importe
Total
Moneda
Motivo
Acuerdo
Comercial
Motivo
Devolucin
de
Mercadera
Slo se completa uno de los 1ros 4 campos NC dd.mm.aaaa XXXXX-
XXXXXXX
4 dgitos /
obligatorio
si se
completa el
'Nmero de
Recepcin'
Con
separador
decimal
"."
Con
separador
decimal
"."
Con
separador
decimal
"."
PEN /
USD
Seleccionar con X uno
de estos campos

Para el caso especial de las tiendas por Departamento Paris, considerar los siguientes
campos para el llenado de la planilla de carga de facturas:

Nmero de
Recepcin
Nmero de
Hoja de
Servicio
Gua de
Remisin
Factura
Nota de
Crdito
Cdigo
Tipo de
Documento
Fecha de
Emisin del
Documento
Nmero de
Factura / Recibo
Ao
Importe
Neto
Importe
IGV
Importe
Total
Moneda
GR-00001-
0101293
FC 11.09.2013 00001-0101293 2013 24000 4320 28320 PEN
GR-00001-
0101294
FC 11.09.2013 00001-0101294 2013 24000 4320 28320 PEN
GR-00001-
0101295
FC 11.09.2013 00001-0101295 2013 24000 4320 28320 PEN
GR-00001-
0101296
FC 11.09.2013 00001-0101296 2013 24000 4320 28320 PEN

2.3.3. Ingreso Planilla Excel

Para seleccionar un archivo Excel (slo puede ser de este tipo), debemos pulsar sobre el botn
Seleccionar como figura en la imagen:

Se abrir una ventana de Windows para seleccionar nuestro archivo Excel preparado para subir al
portal:


Una que vez seleccionemos un archivo, quedar cargado en la pgina. Slo debemos pulsar sobre
el botn de upload o sobre el botn de cancelar si no se desea realizar la operacin:

- Upload
- Cancelar

En el caso que todos los datos se encuentren correctamente ingresados, se desplegar el
siguiente mensaje:


En caso contrario, el siguiente:

Para ver el detalle del error se debe presin el botn AQU, el cual arrojar una planilla Excel
con las observaciones de los registros que no han sido cargados exitosamente. A continuacin se
muestra un ejemplo:

Nmero de
Recepcin
Nmero
de Hoja
de
Servicio
Gua de
Remisin
Factura
Nota de
Crdito
Cdigo
Tipo de
Document
o
Fecha de
Emisin
del
Document
o
Nmero de
Factura /
Recibo
Ao
Importe
Neto
Importe
IGV
Importe
Total
Moneda
Observacione
s
GR-00001-
0101294 FC
11.09.201
3
01-00001-
0101294 2013 24000 4320 28320 PEN
Ingrese Nro.
Comprobante
Legal vlido.


3. Generacin de Lote

En la siguiente pantalla se realiza la generacin de lotes de facturas y notas de crdito:

3.1. Filtro de tablas

Para que se muestren facturas o notas de crdito en las tablas inferiores es necesario utilizar los
filtros correspondientes de la pantalla:

Luego de filtrar acorde a los datos del formulario, la pantalla mostrar las tablas con los datos
filtrados:


3.2. Agregar al Lote

Una vez que tengamos el resultado de los filtros aplicados, podremos seleccionar los
comprobantes deseados y agregarlos al lote, como se muestra a continuacin:

Los comprobantes se seleccionan tildando en el casillero de la primera columna (empezando
desde la derecha).

Una vez seleccionados los comprobantes deseados, se debe pulsar el botn Agregar al Lote
para que los registros se traspasen a las tablas de la parte inferior de la pantalla (LISTA DE
FACTURAS DEL LOTE y LISTA DE NOTAS DE CREDITO DEL LOTE)


Si fuera necesario, se podr quitar cualquiera de los comprobantes de la grilla. Para ello, primero
se deben seleccionar a travs del casillero correspondiente ( ) y paso siguiente hacer click en el
botn Quitar Comprobante:


3.3. Generar Lote

Una vez realizada la seleccin final de comprobantes, ser el momento de generar el lote de los
mismos. Esto se realiza pulsando el botn Generar Lote. En un mismo lote pueden convivir
facturas y notas de crdito.

Al generarse el lote se abre una pantalla que indica el xito de la operacin. Tambin se muestra
el nmero del lote:

Una vez generado el lote, se debe bajar a formato Excel o PDF y desde aquella opcin, imprimirlo
para presentarlo en fsico junto con los comprobantes legales de respaldo en las oficinas de
Cencosud Per. Es importante recalcar que se debe generar un lote por sociedad, por moneda.


4. Reportes

En la parte superior izquierda de la pantalla se muestra el Men de la aplicacin llamado
Reportes dnde se puede acceder a las diferentes pantallas.

Todos los reportes pueden, adems, ser exportados en formato Excel o PDF, mediante los
botones que se ubican en la parte superior de la pantalla:

4.1. Abonos Anteriores

En esta pantalla se visualiza el listado de todos los pagos efectuados en los ltimos 90 das, junto
con el detalle de las facturas de cada uno y de las retenciones.

La informacin de un abono anterior en particular se puede visualizar seleccionando la casilla
correspondiente (ubicada en la primer columna, empezando desde la izquierda) y luego pulsando
el botn Ver que se encuentra en la parte inferior de la tabla. El detalle del registro
seleccionado se ver de la siguiente forma:


4.2. Documentos Pendientes de Pago

En esta pantalla se visualiza el listado de todas las facturas pendientes de pago, de la siguiente
manera:

4.3. Compensacin por Cobranza

En esta pantalla se visualiza el listado de todas las compensaciones por cobranzas efectuados en
los ltimos 90 das.


4.4. Cuenta Corriente Deudores

En esta pantalla se visualiza el listado de los movimientos de la cuenta corriente deudor
efectuados en los ltimos 90 das.

La pantalla Cuenta Corriente Deudores se visualizar de la siguiente forma:

4.5. Detracciones

En este reporte se visualiza el listado de todas las detracciones efectuados en los ltimos 90 das.

La pantalla Detracciones se visualizar de la siguiente forma:

* En la imagen no se advierte el casillero porque no hay registros cargados.

El detalle de una detraccin en particular se puede visualizar seleccionando el casillero
correspondiente ubicado en la primera columna (empezando desde la izquierda) y luego pulsando
el botn Ver que se encuentra en la parte inferior de la tabla.

El detalle del registro seleccionado se ver en una nueva pantalla de la siguiente forma:


4.6. Reporte Documentos Ingresados

La pantalla de reporte de documentos ingresados se presentar de la siguiente manera:


Las opciones de filtrado disponibles son: comprobantes por sociedad, estado, tipo documento,
rango de fechas y nmero de documento.

4.7. Reporte De Lotes

La pantalla de reporte de lote se presentar de la siguiente manera:


Se podr filtrar los lotes por nmero de lote, sociedad, estado, y rango de fechas.

El detalle de cada lote estar disponible haciendo click en el cono correspondiente:

De esta forma se abrir una nueva pantalla que mostrar el resumen de los comprobantes
contenidos en el lote, tal como se muestra a continuacin:


En este caso, es importante tener en cuenta la posibilidad de exportar el reporte en formato
Excel o PDF, dado que ser necesario realizar esta tarea para luego imprimir el reporte y enviarlo
junto con las facturas a la oficina correspondiente.

4.8. Reporte de Recepciones

La pantalla de reporte de recepciones se presentar de la siguiente manera:


Para el caso de las tiendas por Departamento Paris, para la emisin de este reporte se debe
sealar:

Sociedad: CENCOSUD RETAIL PER S.A.
Unidad de Negocio: TIENDAS POR DEPARTAMENTO
Rubro: MERCADERIAS
Fecha de Recepcin: fecha de documento recepcin de mercadera

4.9. Reporte de Facturas de Nota de Crdito

La pantalla de reporte de facturas NC se presentar de la siguiente manera:


Para el caso de las tiendas por Departamento Paris, para la emisin de este reporte se debe
sealar:

Sociedad: CENCOSUD RETAIL PERU S.A.
Rubro: MERCADERIAS


4.10. Reporte Carga Masiva

La pantalla de reporte de carga masiva de comprobantes se presentar de la siguiente manera:

En la pantalla se podr filtrar nicamente por rango de fechas.

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