Proceso de Las 5's PDF

Introduccin.
El proceso de las 5 Ss, es una metodologa

japonesa que garantiza en corto plazo aumentar
la productividad, se aplican de manera universal
con el fin de ser ms competentes y asumir una
cultura de calidad.
2
Introduccin.
Las 5 Ss nombran las principales actividades a
seguir tanto en el trabajo como en el mbito
personal, y se requiere de una participacin en
conjunto para lograr el xito de este sistema.
Las 5 Ss son una estrategia sistemtica de llevar
a cabo una prctica disciplinada de un buen
mantenimiento y optima organizacin del lugar
de trabajo dentro de un rea.
3
Debemos darnos cuenta de todo lo que implica
el DESORDEN, tanto en lo personal como en lo
laboral.
No hay pretextos para implementar el sistema.
Los beneficios son realmente sorprendentes..
4
Este Proceso tiene como objetivo que el ste Proceso tiene como objetivo que el
participante entienda los principios de Orden y
Limpieza sobre los que se fundamenta el p q
programa Japons de 5 Ss y la importancia de su
implantacin, para lograr un clima p , p g
organizacional rentable y productivo, aplicando
as, esta disciplina en su rea de trabajo. , p j
5
Algunosbeneficiospersonalesqueseobtienen
li d l 5 S
* Nos ayuda a adquirir autodisciplina
aplicandolas5Ss:
Nosayudaaadquirirautodisciplina
*Mejoramoslacooperacinytrabajoenequipo j p y j q p
*Adquirimosmayorcompromisoyresponsabilidad
*Mejoramosnuestraseguridad
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* Mejoramos nuestra imagen
*Contribuyeadesarrollarbuenoshbitos
*Mejoramosnuestraimagen
*Desarrollaelautocontrol
*Disminuyenuestroniveldeestrs
* Mejora nuestro estado de nimo
*Nossentimosmsmotivados
Mejoranuestroestadodenimo
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Algunosbeneficiosenlosquecontribuyenlas5
S l b j Sseneltrabajo:
* Eli i ti i i t d b d *Eliminantiemposymovimientosdebsqueda
innecesarios
*Eliminanunaltoporcentajedelascausasdelos
bl problemas
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*Alargalavidadelosequiposyreduce g q p y
descomposturas
*Facilitaelcontroldellugar
*Eliminainventarioinnecesario
*Seconservanreasdemayorespacio
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*Motivantambinalograrunlugaragradablede g g g
trabajo
*Seagilizaeltiempodeiniciodelabores
*Mejoranelniveldeseguridadenelreade
b j trabajo
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*Proporcionaconfianzayseguridadenel
personal
*Ayudanaquelainstitucincrezcayaquecon
LimpiezayOrdenpodremosalcanzarms
fcilmentenuestrosobjetivos.
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1ra S SEIRI 1ra. S SEIRI
(Clasificar) (Clasificar)
12
1ra.SSEIRI (Clasificar)
Consiste en seleccionar y separar lo que sirve de Consiste en seleccionar y separar lo que sirve de
lo que no sirve, describiendo todos los elementos
que se encuentran en nuestras reas de trabajo y que se encuentran en nuestras reas de trabajo y
seleccionando los que realmente necesitamos,
Solo lo necesario solo la cantidad necesaria y Solo lo necesario, solo la cantidad necesaria y
solo cuando se necesita.
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S d b i l t t d d Se debe implementar en un corto perodo de
tiempo y ser implementada en todo el plantel u
fi i oficinas.
H li i t d ll Hay que eliminar todo aquello que pensamos
conservar y decimos: por si se necesitara,
l t i d porque realmente se usa muy poco o casi nada
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Los objetos innecesarios deben ser retirados Los objetos innecesarios deben ser retirados
inmediatamente sin titubeos, hay que tomar en
cuenta que le puede servir a otro plantel u cuenta que le puede servir a otro plantel u
oficina, pero si no, se debe tirar, si no se puede
tirar por formar parte resguardada del Colegio, tirar por formar parte resguardada del Colegio,
entonces se debe mandar a una bodega (que ya
se est gestionando con administracin). se est gestionando con administracin).
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Las cosas de poco uso causan ineficiencia. Se
g ardarn en l gares lejanos plenamente guardarn en lugares lejanos plenamente
identificadas.
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Una manera sera: usando la Tarjeta Roja, es
una etiqueta para sealar los objetos que se usan
muy poco, no ms de dos meses para saber si
realmente no se usa, se anotan en la tarjeta la
fecha de caducidad, esto con el propsito de
deshacerse de ellos posteriormente en un lugar
etiquetado como ETIQUETA ROJA, controlando
estos artculos con un formato que enliste e
identifique los mismos.
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Separar lo que sirve de lo que no sirve, se darn p q q ,
cuenta que haba muchas cosas guardadas que ni
se saba que se tenan y solo ocupaban espacio. q y p p
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2da S SEITON 2da. S SEITON
(Ordenar) (Ordenar)
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2da.SSEITON (Ordenar)
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
Para esto hay que asignar un lugar para colocar Para esto hay que asignar un lugar para colocar
cada elemento no sin antes haber tomado los
siguientes criterios: siguientes criterios:
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Seusa?:
f ( l l ) frecuentemente:(conservarlasalamano)
pocasveces: (conservarlopocolejos)
(d l d b j i l ) noseusa: (darlodebajaotirarlo)
N i ? Nosirve?:
Semandaarepararsiseusaraosetira.(sinose
d ti d d l d b j puedetiraroreparar,seprocedeadarlodebaja
ymandarloaunabodegageneral)
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No se trata de mover las cosas para ponerlas en
otro lugar se trata de planificar en conjunto otro lugar, se trata de planificar en conjunto,
anticipadamente y por escrito. Esta planeacin
consiste en evitar poner las cosas donde consiste en evitar poner las cosas donde
pudieran estorbar (cuidando los aspectos de
seguridad requeridos) hay que decidir cul es el seguridad requeridos), hay que decidir cul es el
lugar ms conveniente para cada cosa, tomando
en cuenta la frecuencia de uso y el orden en que en cuenta la frecuencia de uso y el orden en que
son utilizadas, colocndolas en lugares de fcil
acceso para su inventario o localizacin acceso para su inventario o localizacin.
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Y una vez asignado el lugar,
cmo garantizar que ste sea fijo?
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La metodologa sugiere cuatro apoyos visuales La metodologa sugiere cuatro apoyos visuales
para ordenar y garantizar el lugar fijo de cada
cosa (un apoyo visual es cualquier seal que cosa (un apoyo visual es cualquier seal que
indique dnde o cmo debe acomodarse).
EstosApoyosVisualessonlossiguientes:
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Utilizar etiquetas para identificar donde deben ir Utilizar etiquetas para identificar donde deben ir
las cosas.
Dibujar el contorno, este mtodo es til cuando
tenemos muchos objetos juntos, cuando las tenemos muchos objetos juntos, cuando las
cosas estn lejos del lugar en donde se utilizan o
estn colocadas sobre la misma superficie. estn colocadas sobre la misma superficie.
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Podemos Dibujar Huella si las cosas estn Podemos Dibujar Huella si las cosas estn
colgadas en la pared o se encuentran sobre
superficies en donde la nica forma de superficies en donde la nica forma de
distinguirla es por su forma, cuando objetos
idnticos son utilizados en diferentes procesos y idnticos son utilizados en diferentes procesos y
deben guardarse por separado, puede pintarse
cada huella de diferente color. cada huella de diferente color.
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El mtodo de Hacer Ranuras puede ser til El mtodo de Hacer Ranuras puede ser til
cuando necesitamos poner los Objetos en una
superficie o cerca del rea de Trabajo pero superficie o cerca del rea de Trabajo pero
necesita estar orientado de tal forma que facilite
su acceso, este mtodo deber apoyarse en el su acceso, este mtodo deber apoyarse en el
uso de etiquetas.
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Un ejemplo de desorden:
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Al ordenar se eliminan muchos tipos de
desperdicio:
Dificultad al buscar algo.
Dificultad al utilizar las cosas.
Dificultad al regresar las cosas a su lugar.
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SolopiensaCuntasveces
le pides a alguien que busque algo, tarda
mucho y regresa sin ello?
(trasladoinnecesario)
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( )
urgen las cosas y no se encuentran en su
lugar?
(energaperdidaeneltiempodebsqueda)
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( g p p q )
cajones o portalpices llenos de lpices y
plumas? (algunas que ni sirven)
(excesodeinventario)
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( )
cajas en el pasillo o a un lado del escritorio
que provocan tropezones?
(condicionesinseguras)
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( g )
Medir el xito de SEITON, es fcil, se ve en los
espacios, cuando buscas algo y lo encuentras
rpidamente, cuando tienes acceso rpido a la
cosas.
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3ra S SEISO 3ra. S SEISO
(Limpiar) (Limpiar)
35
3ra.SSEISO (Limpiar)
El objetivo de esta S es crear un ambiente de
trabajo limpio, donde la gente pueda trabajar j p , g p j
cmodamente, que todo lo que se requiera est
limpio y funcional y que por ende, se levante la p y y q p ,
eficiencia.
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De nada sirve tener un lugar ordenado y De nada sirve tener un lugar ordenado y
clasificado, si nuestros elementos estn sucios o
no funcionan no funcionan.
37
Este proceso deber ser supervisado
peridicamente por un responsable designado, p p p g ,
estableciendo un calendario de limpieza.
Para esto hay que considerar que la limpieza
debe compartirse equitativamente entre todos. p q
38
Limpiar implica tambin inspeccionar, detectar Limpiar implica tambin inspeccionar, detectar
las fuentes que provocan la basura y/o
contaminacin para aislarse y prevenirse, implica contaminacin para aislarse y prevenirse, implica
establecer estndares para su limpieza, (quien,
como, cuando y donde). Si es necesario, formular como, cuando y donde). Si es necesario, formular
una tabla de fuentes de suciedad para
determinar las acciones correspondientes para determinar las acciones correspondientes para
combatirlas equitativamente.
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l l b l b l Al limpiar, tambin se eliminan obstculos para
una salida de emergencia en caso de que se
requiera.
40
La 3ra. S (limpiar), abarca ms all de lo visual, La 3ra. S (limpiar), abarca ms all de lo visual,
es tambin sanear el ambiente de trabajo para
mejorar la salud de todos, corrigiendo la mejorar la salud de todos, corrigiendo la
iluminacin, aumentando la ventilacin para
alejar humos y malos olores eliminndolos alejar humos y malos olores eliminndolos
completamente, excluyendo fuentes de polvo o
todo aquello que pueda representar un peligro todo aquello que pueda representar un peligro
para la salud y bienestar de las personas.
41
Esto incluye que seamos cuidadosos con nuestro
aseo e imagen personal, esto genera un estado
agradable con los dems, mantiene una
disposicin sana del individuo.
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4ta S SEIKETSU 4ta. S SEIKETSU
(Estandarizar) (Estandarizar)
43
4ta.SSEIKETSU (Estandarizar)
Estandarizar es garantizar que siempre exista
orden y limpieza en nuestro lugar de trabajo.
Para esto hay que considerar los siguientes Para esto hay que considerar los siguientes
pasos:
44
1 Disear un formato de verificacin adecuado 1. Disear un formato de verificacin adecuado
al rea, til y entendible para todos.
Este formato describir Qu hacer, Cmo hacerlo,
Quin lo hace Cundo lo hace y Verificacin de Quin lo hace, Cundo lo hace y Verificacin de
que se hizo; esto se utiliza cuando una segunda
persona comprueba que estuvo completo el persona comprueba que estuvo completo el
trabajo hecho por alguien.
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2 Preparar una lista de chequeo es decir: 2. Preparar una lista de chequeo, es decir:
Llenar el formato diseado Llenar el formato diseado.
Aqu podemos asignar responsabilidades para Aqu podemos asignar responsabilidades para
varias tereas o rotar tareas entre compaeros.
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3 Compartir actividades comunes en limpieza 3. Compartir actividades comunes en limpieza
para asegurarse que el trabajo est siendo
realizado por todos de la misma manera es realizado por todos de la misma manera, es
importante compartir las actividades de limpieza
entre la gente del rea para las reas comunes entre la gente del rea para las reas comunes.
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4 Definir un programa de Limpieza 4. Definir un programa de Limpieza.
Se debe incluir todas las actividades de limpieza Se debe incluir todas las actividades de limpieza,
los responsables y las fechas.
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5 Identificar un lugar para la lista de 5. Identificar un lugar para la lista de
Verificacin.
Buscar un lugar para la lista de verificacin
dentro del rea en un lugar visible para ellos y dentro del rea, en un lugar visible para ellos y
cualquier persona. As ser fcil ver si el trabajo
se ha hecho y los auditores pueden utilizarla se ha hecho y los auditores pueden utilizarla
tambin.
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6 Establecer un calendario para los Auditores 6. Establecer un calendario para los Auditores.
El ltimo paso de la estandarizacin sugiere que El ltimo paso de la estandarizacin sugiere que
se elabore un calendario para auditar el
seguimiento que se ha dado a la lista de seguimiento que se ha dado a la lista de
verificacin, y asegurar que todo lo requerido
para limpieza y organizacin se est llevando a para limpieza y organizacin se est llevando a
cabo. Tambin rotemos la verificacin para
mantener todo limpio y organizado mantener todo limpio y organizado.
50
5ta S SHITSUKE 5ta. S SHITSUKE
(Institucionalizar) (Institucionalizar)
51
5ta.SSHITSUKE (Institucionalizar)
sta quinta S se ocupa del elemento humano.
Se completa cuando las personas adquieren
como disciplina la cultura de la limpieza
(autodisciplina).
52
Hay que dar Seguimiento para lograr que TODOS y q g p g q
tengamos el hbito de cumplir con el
procedimiento que se defini para tener orden p q p
y limpieza en nuestras reas de trabajo,
observando que los sistemas antes aplicados, q p ,
estn actualizados y sigan siendo prcticos. Si
esta quinta S no se cumple, de nada servir q p ,
todo lo anterior, y en poco tiempo se volvera al
punto de partida. p p
53
La autodisciplina debe mostrarse desde el
director general jefes de rea y departamento director general, jefes de rea y departamento,
as como supervisores y responsables del
proyecto Implica una campaa que debe proyecto. Implica una campaa que debe
mantener las reglas que ya estn determinadas.
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l d l Cmo lograr que se mantenga esta disciplina?
55
D b di i di d l l Debemos disear e indicar todas las reglas a
seguir, los anuncios convincentes de no fumar,
i b d b li i no tirar basura, rea de basura, limpieza es
Salud etc.., formatos de registro que evidencien
l i id d d li i U i d l l la actividad de limpieza. Un croquis de los lugares
clave de la empresa (mapa que indique la salida,
i b di i ) extintores, baos, direccin etc.)
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Muchas veces se inicia un proyecto de orden y
limpieza con mucho entusiasmo, y al paso de un
tiempo, ste vuelve a perder inters,
precisamente por la falta de planeacin.
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L i l i d i La implementacin correcta de este sistema con
inters responsabilidad y una correcta
l i b d d planeacin; pero sobre todo, estando
convencidos de que se puede lograr una cultura
d lid d i l de calidad, nos garantiza en corto plazo una
verdadera mejora tanto en lo personal como en
l l b l lo laboral.
58
Una vez consolidadas las 5 ss, se notar un
cambio mental positivo entre todos las personas,
un ambiente de agradable de trabajo, una mayor
actividad productiva y definitivamente, una
mejor calidad de vida.
NohayqueolvidarponerporescritoQuinlova
ahacer,CmolovaahaceryCuandolovaa
hacer.
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Enresumen:
SEIRI
(Seleccionar:sirveono.Sololonecesario,sololo
quesenecesitaysolocuandosenecesita)
SEITON SEITON
(Organizar.Cadacosaensulugar,soloalamano
lo que se usa muy frecuente) loqueseusamuyfrecuente)
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SEISO
(Li i B i il il i (Limpiar.Barrer,pintar,sanear,ventilar,iluminar:
Quin?,Cmo?yCundo?)
SEIKETSU
(Estandarizar.Programasdelimpiezayformatos ( sta da a og a as de p e a y o atos
deverificacin)
SHITSUKE SHITSUKE
(Institucionalizar.Autodisciplinaparamantener
limpio y ordenado)
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limpioyordenado)
Es importante sealar que para que funcione
correctamente el sistema de calidad de las 5 ss correctamente el sistema de calidad de las 5 s s,
hay que seguirlo correctamente; cualquier S
que se omita demerita el esfuerzo de las dems que se omita, demerita el esfuerzo de las dems
Ss.
62
Estas 5 Ss, son solamente el primer paso para un
proceso de calidad no es una herramienta para proceso de calidad, no es una herramienta para
ahorrar.
Hay que comprometernos no solamente con la
institucin sino tambin con nosotros mismos institucin, sino tambin con nosotros mismos.
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Una auditora revisar peridicamente que se
haya cumplido y reportar los resultados, stos
se publicarn para promover reas que hayan
tenido xito y aquellas que tengan
oportunidades de mejora, as como tambin
establecer juntas de comunicacin, para dar a
conocer los resultados de las auditoras a la
gente y a la gerencia.
64
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