Bases tericas

Sistema

Segn (Montilva, 1986, p.1). Un sistema es un conjunto de partes o elementos
organizados y relacionados que interactan entre s para lograr un objetivo. Los
sistemas reciben (entrada) datos, energa o materia del ambiente y proveen
informacin, energa o materia.

Para Senn (1992, p.3) un sistema: "es considerar como un todo unitario y
organizado de procesos, procedimientos, tareas, mtodos y recursos materiales,
tecnolgicos y humanos interdependientes, de que se vale una organizacin para
alcanzar un objetivo, y es fcilmente identificable por los lmites de su medio
ambiente".

Basndonos en lo expresado por los autores, se puede decir, que un sistema
es un conjunto de elementos dinmicamente relacionados que forman una para
alcanzar un objetivo el cual opera sobre datos para alcanzar informacin.

Informacin

Para (Paoli, 1983, p.2) La informacin es el conjunto de mecanismos que
permiten al individuo retomar los datos de su ambiente y estructurarlos de una
manera determinada.

Pero segn Chiavenato (2001, p.27) la informacin es un conjunto de datos con
un significado, o sea, que reduce la incertidumbre o que aumenta el conocimiento
de algo. En verdad, la informacin es un mensaje con significado en un
determinado contexto, disponible para uso inmediato y que proporciona
orientacin a las acciones por el hecho de reducir el margen de incertidumbre con
respecto a nuestras decisiones.

Con base a lo anterior, se podra decir, que la informacin est constituida por
un conjunto de datos, que sirven para construir un mensaje acerca de un
conocimiento emitido o recibido relativo a un hecho o circunstancia en particular.

Sistemas de Informacin

Es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio. Un Sistema de Informacin interacta con
el recurso humano, el cual est formado por las personas que utilizan el Sistema y
el equipo computacional: el cual es el hardware necesario para que el Sistema de
Informacin pueda operar. Segn esto un Sistema de Informacin se considera
como el elemento esencial de toda empresa u organizacin cuyos elementos
interactan con el personal, lo cual lo conforman las personas que utilizan el
sistema y el hardware (Senn, 1992, p.4).

Por otra parte, Heredero y otros (2008 p.104) refiere que un sistema de
informacin es todo aquel conjunto de recursos organizados e interrelacionados
dinmicamente que permitan el procesamiento de uno de esos recursos la
informacin para que sus usuarios puedan tomar decisiones y ejecutar sus
funciones para el cumplimiento de los objetivos empresariales.

De all se puede afirmar que un Sistema de Informacin es un medio por el cual
fluyen datos que se procesan, se almacenan y sirven para tomar decisiones
mediante el suministro de informacin, en este todos sus componentes se enlazan
e interactan entre s para alcanzar un objetivo, que sera el buen funcionamiento
en las actividades de una empresa o negocio




Caractersticas de los Sistemas de Informacin

Segn Montilva, (2002, p.13), las caractersticas de los sistemas de informacin
son las siguientes: Es un sistema hombre mquina, integrado por personas,
elementos y equipos. Aunque es posible la existencia de sistemas de informacin
sin equipos computarizados (sistemas de informacin manuales), stos
constituyen el elemento principal de un sistema de informacin automatizado,
pues son un mecanismo con la capacidad para simplificar el trabajo de usuarios y
minimizar el tiempo de respuesta en las operaciones cotidianas de la organizacin.

En este aspecto, Rondn (2003, p.55) seala que la relacin hombre mquina
en un sistema de informacin depende del nivel de participacin del componente
humano y su interaccin con las mquinas. El objetivo de un sistema de
informacin es proporcionar informacin capaz de facilitar la ejecucin de tareas,
operaciones y funciones en una organizacin. La informacin requerida por la
gerencia es slo una parte de todo el espectro de informacin que el sistema
puede suministrar. Sin embargo, la toma de decisiones se realiza en todos los
niveles organizacionales desde la ejecucin de tareas o actividades bsicas hasta
la planificacin de estrategias. Por lo tanto, el sistema de informacin debe
proporcionar informacin en todos los niveles, a personas autorizadas dentro y
alrededor de la organizacin.

La operacin central del sistema de informacin est constituida por el
procesamiento de datos, el cual permite capturar y procesar los datos originados
por las transacciones y entidades (procesamiento de transacciones), y producir y
diseminar para la organizacin y su ambiente (procesamiento de informacin).En
virtud de ello, el desarrollo de sistemas de informacin ayudar al ser humano en
la realizacin de sus tareas. Optimizar las operaciones dentro de un entorno
empresarial. Asimismo, la informacin servir como apoyo en la toma de
decisiones en la organizacin.



Objetivos de los Sistemas de Informacin

Los autores Scott y Cohen (1997, p.18) plantean que los objetivos bsicos de
los sistemas de informacin son los siguientes: proporcionar a los encargados de
la toma de decisiones, datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar
las decisiones necesarias que mejoren al mximo la relacin que existe entre los
recursos de la empresa. Asegurar que la informacin exacta y confiable est
disponible cuando se necesite y que se le presente en forma fcilmente
aprovechable. Incrementar la productividad operacional. Hacer que el proceso de
informacin deje de ser informacin fragmentada, conjeturas inspiradas a la
intuicin y solucin de problemas aislados. Lograr ventajas competitivas a travs
de su implementacin y uso.

En ese mismo sentido, Cohen y Asin (2000, p.45) proponen que los sistemas
de informacin tienen como objetivos: Proporcionar datos oportunos y exactos que
permitan tomas decisiones acertadas y mejorar la relacin entre los recursos de la
empresa. Garantizar informacin exacta y confiable, as como su almacenamiento
de tal forma que est disponible cuando se necesite. Servir como herramienta
para que los gerentes realicen planeacin, control y toma de decisiones en sus
empresas.

Componentes de un Sistema de Informacin

Los componentes de un sistema de Informacin pueden clasificarse de acuerdo
a su naturaleza, como sigue:

Componentes fsicos: segn Laudon K. y Laudon J. (1996, p.48), incluyen los
siguientes subsistemas:
Subsistema computador: constituido por el equipo de computacin y los
programas que sirven de apoyo a l.
Subsistema de personal: conformado por el componente humano, a saber:
usuarios, administradores de base de datos, grupo de desarrollo y soporte.
Subsistema programador: son los programas de aplicacin para ejecutar el
procedimiento de los datos, y los procedimientos para hacer las aplicaciones
operativas.

Componentes funcionales: de acuerdo con Montilva (1997, p.18) los
componentes funcionales son los siguientes:
Subsistema de administracin de datos: Encargado del mantenimiento y
actualizacin de los archivos y bases de datos que permiten facilitar el
almacenamiento y procesamiento de los mismos.
Subsistema de procesamiento de transacciones: Su propsito es capturar,
clasificar, calcular y resumir los datos originados por las transacciones de la
organizacin.

Funciones de un Sistema de Informacin

Los sistemas de informacin tienen una serie de funciones las cuales dictan su
comportamiento. Segn Laudon K. y Laudon J. (2004,p.75) son las siguientes:
Procesar transacciones: recolectar, clasificar, ordenar, resumir y almacenar los
datos producidos por las transacciones que tienen lugar durante la realizacin de
actividades en la organizacin.

Definicin de archivos: almacenar los datos capturados de acuerdo a los
siguientes parmetros:
Estructura de almacenamiento adecuado
A travs de un mtodo que facilite el almacenamiento, actualizacin y acceso
de datos.
Dispositivos de almacenamiento apropiados.

Mantenimiento de esos archivos: revisin peridica, actualizando la
informacin; insertando, modificando eliminando datos.

Generar reportes: est produce la informacin requerida por los diferentes
centros de informacin de la empresa. Entre los diferentes tipos de reportes
tenemos los siguientes:
Reportes de errores: es aquel tipo de reporte que informa acerca de las fallas
presentadas por el sistema.
Reportes de actividad: es aquel que informa de las actividades normales.
Reportes regulares: son aquellos que se realizan semanales, anuales,
mensuales, etc.
Reportes de excepcin: son aquellos que como su mismo nombre informan de
situaciones excepcionales.
Reportes especiales: son aquellos que surgen en situaciones especiales.
Reportes no planeados: estos son que salen sin previo aviso, surgen en
situaciones especiales o excepcionales.

Procesar consultas: parte de la informacin requerida por los usuarios
responde a interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son generalmente
cortas por lo que no requieren un formato complejo como el de reportes.

Mantenimiento de la integridad de los datos: los datos mantenidos por el
sistema de informacin deben ser confiables y veraces por lo que una de sus
funciones es garantizar su proteccin contra accesos indebidos o no autorizados y
modificaciones malintencionadas.





Tipos de Sistemas de Informacin

Kendall (2005, p.269-270) considera que existen tres tipos de sistemas de
informacin:

Sistema Transaccional: los sistemas transaccionales son sistemas de
informacin computarizados desarrollados para procesar gran variedad de datos
para transacciones rutinarias, estos son tambin conocidos como sistemas de
procesamientos de datos. Un sistema de procesamiento de datos es aquel que es
capaz de capturar, almacenar, actualizar, procesar y recuperar datos o
informacin, sabiendo que los datos son nmeros, smbolos o cualquier cosa que
represente algo. Estos sistemas de informacin bsicamente tienen como finalidad
mostrar informacin procesada, de manera rpida, la cual es importante para el
trabajo diario de la empresa. (p.269).

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones: segn Kendall: un sistema de
apoyo a las decisiones se aparta del sistema de informacin gerencial tradicional,
en que enfatiza el apoyo a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la
decisin actual todava es del dominio del tomador de decisiones. (p.269)

Sistemas Expertos: Segn Kendall: un Sistema experto captura en forma
efectiva y usa el conocimiento de un experto para resolver un problema particular
experimentado en una organizacin. (p.270)

Ventajas y desventajas de los Sistemas de Informacin

Ventajas: para Kendall (2005, p.251) el desarrollo de un sistema de
informacin, brinda ciertas ventajas y beneficios de orden econmico, social, y
tecnolgico, pudindose resaltar las siguientes:
Se asegura una mejora en la calidad del trabajo del operador y en el desarrollo
del proceso, esta depender de la eficiencia del sistema implementado.
Se obtiene una reduccin de costos, puesto que se racionaliza el trabajo, se
reduce el tiempo y dinero dedicado al mantenimiento.
Existe una reduccin en los tiempos de procesamiento de informacin.
Flexibilidad para adaptarse a nuevos productos y disminucin de la
contaminacin y dao ambiental.
Racionalizacin y uso eficiente de la energa y la materia prima.
Aumento en la seguridad de las instalaciones y la proteccin a los trabajadores.
As mismo, para Kendall (2005, p.251) plantea que se pueden presentar ciertos
inconvenientes o desventajas como:
Costos de capacitacin del personal.
Negativa de ciertas reas de las empresas a compartir informacin con otras.
El fracaso de los proyectos se debe al mal uso de la informacin que se
recolecta, y a la mala utilizacin que le dan las empresas a las bases de datos.
Problemas con la seguridad de los datos si no se manejan con
confidencialidad.
Costoso de poner en ejecucin.
Integracin larga.
Dificultad de cambiar las formas tradicionales de hacer negocios.
Prolongacin del periodo de implantacin proyectado.
Introduccin de vacos (bugs) peligrosos dentro del sistema, lo que ocasionar
deficiencias en su ejecucin.
Problemas de definicin y ejecucin del plan de implementacin. (Kendall,
2005, p.252).

Importancia de los Sistemas de Informacin

Los Sistemas de Informacin son de gran importancia , ya que estos dan apoyo
en la toma de decisiones de pequeas y grandes empresas, adems que por su
implantacin y uso les asegura xito empresarial, por consiguiente los Sistemas
de Informacin, se encuentran en un rea principal de la empresa, debido a que
es una herramienta que colabora con la eficiencia operacional, con la
productividad, con el servicio y la satisfaccin del cliente, tomando en cuenta que
tambin es una fuente importante de informacin y respaldo. Esto le da a la
organizacin ventaja competitivas en el mercado global de los producto y servicio;
beneficio de mejoramiento de administracin, control y almacenaje de
informacin; eficacia, sencillez y confiabilidad al trabajar con estos Sistemas de
Informacin. (Kendall, 2005, p.10).

Base De Datos

Para Peguero (2001, p.1) una base de datos es un conjunto exhaustivo no
redundante de datos estructurados organizados independientemente de su
utilizacin y su implementacin en mquina accesibles en tiempo real y
compatibles con usuarios concurrentes con necesidad de informacin diferente y
no predicable en tiempo.
Dentro de este orden de ideas, Senn (1992, p.41) define una base de datos
como una coleccin integrada de datos almacenados en distintos tipos de
registros, de forma que estos sean accesibles para mltiples aplicaciones. Cabe
destacar, la importancia de las bases de datos pues son de gran utilidad en el
sistema de informacin automatizado; por medio de ellas es posible el
almacenamiento, recuperacin y consulta de datos.

Por otra parte para Martin, (1994, p.81) los objetivos de una base de datos son
los siguientes: Eliminar la redundancia e inconsistencia de datos, facilitar el acceso
a los datos, disminuir el aislamiento de datos, evitar anomalas al momento de un
acceso concurrente y minimizar problemas de seguridad.

Ventajas de las Bases de Datos

Segn Peguero (2001, p.2), la utilizacin de bases de datos como plataforma
para el desarrollo de sistemas de informacin en las organizaciones, se ha
incrementado notablemente en los ltimos aos, esto se debe a las ventajas que
ofrece su utilizacin, algunas de las cuales se comentarn a continuacin:
Globalizacin de la informacin: permite a los diferentes usuarios considerar la
informacin como un recurso corporativo que carece de dueos especficos.
Eliminacin de informacin inconsistente: si existen dos o ms archivos con la
misma informacin, los cambios que se hagan a stos debern hacerse a todas
las copias del archivo.
Permite compartir informacin
Permite mantener la integridad en la informacin: la integridad de la
informacin es una de sus cualidades altamente deseable y tiene por objetivo que
slo se almacena la informacin correcta.
Independencia de datos: el concepto de independencia de datos es quizs el
que ms ha ayudado a la rpida proliferacin del desarrollo de Sistemas de Bases
de Datos. La independencia de datos implica un divorcio entre programas y datos.

Elementos de una Base de Datos

Cohen (1997, p.71) enumera los elementos de una base de datos de la
siguiente manera:

Datos: son la materia prima de las bases de datos. Grandes grupos de datos
son los que constituyen los bloques de informacin que debe manejar la base de
datos.

Hardware: el hardware se refiere a los dispositivos de almacenamiento en
donde reside la base de datos, as como a los dispositivos perifricos (unidad de
control, canales de comunicacin, etc.) necesarios para su uso.

Software: est constituido por un conjunto de programas que se conoce como
Sistema Manejador de Base de Datos (DMBS: Data BaseManagementSystem).
Este sistema maneja todas las solicitudes formuladas por los usuarios a la base de
datos.

Usuarios: existen tres clases de usuarios relacionados con una Base de Datos:
El programador de aplicaciones, quien crea programas de aplicacin que utilizan
la base de datos. El usuario final, quien acceda a la Base de Datos por medio de
un lenguaje de consulta o de programas de aplicacin. El administrador de la Base
de Datos (DBA: Data Base Administrador), quien se encarga del control general
del Sistema de Base de Datos


Control

Para Stoner (1996 p.81), el control es un elemento de proceso administrativo;
este incluye todas las actividades empleadas para garantizar que las operaciones
reales coincidan con las operaciones planificadas. Por otra parte, un control de
actividades para Ogata (1998, p.3), es aquel proceso desarrollado en empresas
cuya actividad se desarrolla en un entorno de fabricacin. La produccin de este
entorno supone un proceso complejo con mltiples etapas intermedias en las que
tiene un lugar. El control es parte de la formacin de una organizacin, sin un
debido control las actividades originaran un problema a corto o largo plazo,
tambin, es la formar de planear cada suceso en la organizacin requiere para
lograr nuevos objetivos.

Elementos del Control

Segn Mnch (1998, p.171), el control requiere de los siguientes elementos:

Relacin con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los
objetivos que se establecen en la planeacin. De acuerdo a esto, muchas de las
tcnicas de planeacin, lo son tambin de control.
Medicin. Para controlar es indispensable medir y cuantificar los resultados.
Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir
las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin.
Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los
errores.

Importancia del Control

Para Mnch (1998, p.170), el control es de vital importancia dado lo siguiente:
Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen
los planes exitosamente.
Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
Determina y analiza rpidamente las causas de las desviaciones originadas,
para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes,
sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacin.
Reduce costo y ahorra tiempo al evitar errores.

Factura

Segn Gmez citado por Pea y Salas, (2005 p.10), la factura es un
documento cuya finalidad es comprobar la realizacin de una transaccin
comercial entre un comprador y un vendedor. Al emitir la factura, el vendedor se
compromete a entregar el bien o servicio y por lo mismo tiene el derecho de recibir
el pago correspondiente. El comprador, al recibir la factura adquiere los derechos
sobre el bien o servicio pactado y la obligacin de realizar el pago de acuerdo a lo
establecido en la factura emitida por el proveedor.

Por otro lado Andersen (1997 p.89) plantea que la factura es el documento o
recibo entregado por el vendedor al comprador como prueba de que ste ha
adquirido una mercanca determinada o recibido un servicio a un precio dado, y
que representa, por lo tanto, un derecho de cobro a favor del vendedor (...) se
especifican los datos personales de ambos, las caractersticas de los productos,
as como la fecha y el precio de compra
Inventario

De acuerdo a lo descrito por Pantoja (2007, p.21) el inventario est constituido
por las partidas del activo corriente listas para la venta, es decir, toda aquella
mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de
adquisicin, para la venta o actividades productivas.

Mientras que Mendivi (2002, p.15), seala que se entiende por inventarios las
mercancas y materiales cuya transformacin y/o venta constituyen el objetivo
principal del negocio. En el caso de los comercios, los inventarios son las
mercancas que adquieren para vender en simple labor de intermediarios