Excel Teoria

Departamento de Informtica
INTRODUO S FOLHAS DE CLCULO

Prof. Carlos Pampulim Caldeira

vora, Verso Primavera 2006

NDICE

1. EXEMPLO DE UMA APLICAO DE FOLHA DE CLCULO.................................................1
1.1 INTRODUO..................................................................................................................................1
1.2 COMO ACEDER AO EXCEL ..............................................................................................................1
1.3 A J ANELA DO EXCEL ......................................................................................................................2
1.4 DESLOCAO DO CURSOR NA FOLHA .............................................................................................2
Numa s janela .......................................................................................................................................2
Entre janelas ...........................................................................................................................................3
1.5 CRIAO DE UM NOVO LIVRO (WORKBOOK)...................................................................................3
1.6 COMO GRAVAR...............................................................................................................................3
1.6.1 Gravar pela primeira vez .........................................................................................................4
1.6.2 Regravar ...................................................................................................................................4
1.6.3 Gravar com um nome diferente e/ou para outra pasta ............................................................5
1.7 ABRIR UM LIVRO A PARTIR DO EXCEL ............................................................................................6
1.8 COMO FECHAR O EXCEL .................................................................................................................6
1.8.1 Atravs do comando Exit ..........................................................................................................6
1.8.2 Usando as teclas.......................................................................................................................7
1.9 O CONCEITO DE OBJ ECTOS NAS FOLHAS DE CLCULO.....................................................................8
1.10 AS CLULAS DO EXCEL ..................................................................................................................8
1.10.1 A rea de trabalho e a clula activa....................................................................................8
1.10.2 Qual o tamanho mximo de uma folha de clculo?........................................................10
1.10.3 A seleco de clulas .........................................................................................................10
1.10.3.1 Seleco de clulas contguas......................................................................................................11
1.10.3.2 Seleco de clulas no contguas................................................................................................11
1.10.3.3 Como referenciar blocos de clulas.............................................................................................11
1.11 FORMATAO DE CLULAS..........................................................................................................12
1.12 O ESSENCIAL SOBRE FRMULAS...................................................................................................14
1.12.1 A constituio de uma frmula ..........................................................................................14
1.13 PREENCHIMENTO AUTOMTICO E CRIAO DE SRIES .................................................................14
1.14 REFERNCIAS...............................................................................................................................17
1.14.1 Relativas ............................................................................................................................17
1.14.2 Absolutas............................................................................................................................17
1.14.3 Mistas.................................................................................................................................17
1.14.4 Referncias a outras folhas................................................................................................18
1.14.5 Aplicao das referncias..................................................................................................18
1.14.6 Exemplo de aplicao das referncias ..............................................................................19
1.15 ATRIBUIO DE NOMES A CLULAS E BLOCOS..............................................................................21
1.16 OPERADORES ...............................................................................................................................23
1.16.1 Aritmticos.........................................................................................................................24
1.16.2 Comparao ......................................................................................................................24
1.16.3 Texto ..................................................................................................................................24
1.16.4 Referncia..........................................................................................................................25
1.16.5 Precedncia dos operadores..............................................................................................25
1.17 FILTRO AUTOMTICO...................................................................................................................26
1.18 ORDENAO DE DADOS...............................................................................................................29
1.19 FUNES......................................................................................................................................31
1.19.1 O assistente para a construo de funes........................................................................32
1.19.2 AVERAGE (MDIA)..........................................................................................................33
1.19.3 SUM (SOMA).....................................................................................................................34
1.19.4 MAX (MXIMO) e MIN (MNIMO) ..................................................................................35
1.19.5 COUNT (CONTAR) ...........................................................................................................35
1.19.6 SUMIF (SOMA.SE)............................................................................................................35
1.19.7 PRODUCT (PRODUTO)...................................................................................................36
1.19.8 SUMPRODUCT (SOMARPRODUTO) .............................................................................36
1.19.9 Funes de Consulta..........................................................................................................37
1.19.9.1 VLOOKUP (PROCV)..................................................................................................................37
1.19.9.2 HLOOKUP (PROCH)..................................................................................................................39
1.19.10 Funes Lgicas ................................................................................................................40
1.19.10.1 A funo OR (OU).......................................................................................................................40
1.19.10.2 A funo AND (E).......................................................................................................................40
1.19.10.3 A funo NOT (NO) .................................................................................................................41
1.19.10.4 A funo IF (SE)..........................................................................................................................41
1.19.11 Funes Estatsticas ..........................................................................................................44
1.19.11.1 COUNTIF (CONTAR.SE)...........................................................................................................44
1.19.11.2 CORREL (CORREL) ..................................................................................................................45
1.19.11.3 STDEV (DESVPAD)...................................................................................................................46
1.19.12 Funes financeiras...........................................................................................................46
1.19.12.1 Clculo do pagamento de um emprstimo...................................................................................47
1.19.13 Funes sobre listas de dados ...........................................................................................49
1.19.13.1 Regras para a criao de listas no Excel ......................................................................................50
1.19.13.2 Funes sobre listas.....................................................................................................................50
Universidade de vora
1. Exemplo de uma aplicao de folha de clculo
1.1 Introduo
O Microsoft Excel ou o OpenOffice so programas que pertencem categoria
designada por Folhas de Clculo que permitem inserir, organizar e analisar
informao. O utilizador pode guardar, manipular, calcular e analisar dados tais
como nmeros, texto e frmulas. Pode colocar um grfico directamente na folha
de clculo e ainda outros elementos grficos tais como linhas, rectngulos,
caixas de texto entre outros.. Pode tambm ordenar procurar e organizar dados
numricos e/ou alfanumricos. As Folhas de Clculo permitem ainda automatizar
todo o trabalho de modo a efectuar clculos e tarefas especficas.
1.2 Como aceder ao Excel
1. Clicar no boto Start (Iniciar) situado na parte inferior esquerda do cran.
2. Posicionar o mouse em Programs (Programas).
3. Clicar em Microsoft Excel.

Departamento de Informtica - C. Caldeira - 1 -
1.3 A janela do Excel
Quando se comea a trabalhar no Excel est-se perante um workbook (livro) que
contm diversas janelas chamadas worksheets (folhas) que se denominam
Sheet1 (Folha1), Sheet2 (Folha2) e assim sucessivamente. O Excel tem o
seguinte cran inicial:

1.4 Deslocao do cursor na folha
Existem diversos modos de movimentao do cursor numa folha de clculo quer
numa s janela quer janela-a-janela de que se do seguidamente alguns
exemplos.
Numa s janela
1. Para seleccionar uma clula basta clicar nela com o ponteiro do rato. Para
tornar activa, por exemplo, a clula A1 clica-se nela.
2. Para mover o cursor uma clula para a direita preme-se a tecla TAB, ou se
for para a esquerda SHIFT+TAB.
3. As teclas com setas podem ser utilizadas para deslocamentos verticais ou
horizontais.
4. A tecla HOME desloca o cursor para a primeira coluna da folha de clculo.
Entre janelas
1. Para deslocar o cursor uma janela para baixo preme-se PAGE DOWN.
2. A tecla PAGE UP provoca o deslocamento de uma janela para cima.
3. Para colocar o cursor na primeira clula duma folha de clculo (a clula A1)
carrega-se nas teclas Ctrl+HOME.
4. A opo Go To presente no menu Edit possibilita a deslocao para uma
clula escolha do utilizador.
1.5 Criao de um novo livro (workbook)
Para criar um novo livro de Excel podem-se seguir os passos deste exemplo:
1. No menu File clica-se em New.
2. Na opo General faz-se um duplo clique sobre o cone Workbook para abrir
um novo.
3. Depois, por exemplo, clica-se na clula B2 e escreve-se Lista de Filmes.
4. Finalmente, no menu File escolhe-se a opo Save, d-se o nome Filmes 1 e
clica-se em OK.
1.6 Como gravar
Depois de se criar um livro, independentemente do mtodo utilizado,
necessrio guard-lo numa pasta localizada num disco rgido ou numa disquete.
preciso ter algum cuidado neste processo convm atribuir-lhe um nome
adequado e coloc-lo na pasta certa, sob pena de se tornar difcil a sua
localizao quando for necessrio voltar a trabalhar nesse mesmo livro.
1.6.1 Gravar pela primeira vez
Para gravar um livro pela primeira vez devem-se seguir estes passos:
1. No menu File clica-se em Save.
2. Clicar na seta-de-opo Save in e escolher o local de destino.
3. Na caixa File name escreve-se o nome que se quer dar ao novo livro, por
exemplo Lista de Filmes.
4. Grava-se o ficheiro carregando no boto Save.

1.6.2 Regravar
Para gravar um livro j existente com o mesmo nome e na mesma pasta:
1. No menu File clica-se em Save.
2. Em seguida em OK.
3. Fecha-se a janela respectiva.
1.6.3 Gravar com um nome diferente e/ou para outra pasta
Desde que no se especifique o contrrio o Excel grava sempre o livro com o
mesmo nome e para a mesma pasta. Para gravar para outra pasta ou para
mudar o nome ao ficheiro devem-se observar os seguintes pontos:
1. Abrir, por exemplo, o livro Lista de Filmes.
2. No menu File clicar em Save As.
3. Na janela Save As carregar no boto Create New Folder .
4. Na linha do nome escrever Lista de Filmes de 75 mm.
5. Clicar em OK e depois em Save.

1.7 Abrir um livro a partir do Excel
Quando se tem o Excel em funcionamento usa-se o seguinte procedimento para
abrir outro livro:
1. Carrega-se na opo Open presente no menu File.
2. Na janela de dialogo que aparece escolhe-se o ficheiro que se quer abrir
premindo-se seguidamente em Open.

1.8 Como fechar o Excel
Para fechar o Excel deve sempre seguir-se um procedimento adequado, caso
contrrio o trabalho feito pode ser perdido. Existem diversas formas de fechar
esta aplicao:
1.8.1 Atravs do comando Exit
1. No menu File clicar em Exit.
2. Na caixa de dilogo que aparece escolher Yes para gravar o livro e fechar o
Excel;
ou, clicar No para fechar o Excel sem gravar nada;
ou, escolher Cancel se afinal no se quiser fechar o livro.

1.8.2 Usando as teclas
1. Premir simultaneamente as teclas Alt+F+X;
ou, Alt+F4
ou, fazer duplo clic no canto superior esquerdo da janela sobre o cone do Excel
97;
ou, clicar no boto colocado no canto superior direito da janela.

1.9 O conceito de objectos nas folhas de clculo
A designao programao por objectos uma referncia comum no mundo da
informtica. Um objecto representa um elemento de software que pode ser
manipulado. Numa folha de clculo este conceito pode ajudar os seus
utilizadores a perspectivarem os diversos constituintes deste tipo de ferramentas.
No Excel existem os seguintes objectos:
O prprio Excel;
Um livro;
A folha de um livro;
Um bloco (range) numa folha;
Um boto numa folha;
Uma caixa de listagem num formulrio;
Uma folha-grfico;
Um grfico numa folha-grfico;
Os valores num grfico.

1.10 As clulas do Excel
1.10.1 A rea de trabalho e a clula activa
A rea de trabalho do Excel composta por um conjunto de rectngulos a que se
d o nome de clulas:

Uma clula pode conter caracteres alfanumricos, numricos, tipo data/hora ou
frmulas. Cada clula s pode conter um desses itens de cada vez. Cada clula
univocamente identificada por um par ordenado constitudo por uma letra e um
nmero, em que a letra (maiscula) representa a coluna e o nmero identifica a
linha. A clula localizada na intercepo
da coluna A com a linha 1 tem a
referncia A1. Apesar de uma folha poder
conter um grande nmero de clulas s
existe uma nica clula activa em cada
momento. A clula activa de uma folha de
clculo aquela que est pronta a
receber o input do utilizador.
Para tornar activa uma clula basta seleccion-la, i.e., ira para l, o que pode
ser feito, por exemplo, do seguinte modo:
1. Clicar com o rato sobre a clula.
2. Deslocar o cursor para a clula escolhida usando as teclas de setas.
1.10.2 Qual o tamanho mximo de uma folha de clculo?
O tipo de objecto mais comum no Excel, e em todas as outras aplicaes
semelhantes como, por exemplo, o OpenOffice, a folha de clculo. Cada uma
dessas folhas tem um tamanho fixo, e inaltervel, de 256 colunas por 65 536
linhas.
Para se determinar o tamanho de uma folha basta multiplicar 256 por 65 536.
Assim, cada folha, mas um livro pode conter mais de uma folha, tem uma
capacidade total de 16 777 216 clulas. Um utilizador que fosse rpido a digitar
um carcter por clula demoraria 194 dias a preencher uma folha. Para imprimir
esse trabalho seriam necessrias 72 resmas de papel.
1.10.3 A seleco de clulas
A seleco de clulas pode ser feita com o rato quando este apresenta o sinal
Existem trs tipos de seleco:
Clula simples
Conjunto de clulas
rectngulo contguo de clulas
uma linha
uma coluna
toda a folha de clculo
Seleco mltipla
1.10.3.1 Seleco de clulas contguas

1.10.3.2 Seleco de clulas no contguas

1.10.3.3 Como referenciar blocos de clulas
Um bloco de clulas contguas pode ser referenciado colocando o smbolo :
entre a primeira e a ltima clula do bloco, por exemplo, para referenciar o bloco
entre as clulas B2 e E15 escreve-se B2:D10.
Os blocos de clulas no contguas identificam-se similarmente ao mencionando
atrs com a excepo de que se somam/unem os diferentes blocos, por
exemplo, para referenciar os blocos B2 at C10 e F5 at G16 escreve-se o
seguinte: B2:C10;F5:G16.
1.11 Formatao de clulas
Numa folha de clculo existem dois tipos possveis de formatao para as
clulas:
1) Numrica:
a forma como um valor aparece numa clula. O Excel, com base no input,
aplica automaticamente alguns tipos de formatao, mas um outro formato
qualquer pode ser escolhido atravs do menu respectivo como se v na Figura
1-1.

Figura 1-1: J anela de alterao da formatao das clulas.
O tipo de formatao no afecta o valor armazenado na clula. Por exemplo,
uma clula que contenha o nmero 7,18678 e que seja formatada com apenas
duas casas decimais, vai mostrar o valor 7,19, mas quando essa clula for
utilizada numa frmula o valor utilizado vai ser o realmente armazenado
independentemente da formatao.
2) Estilo
Com a formatao de estilo pode-se modificar a aparncia de uma clula e/ou
do seu contedo. No ecr mostrado na Figura 1-2 pode-se, por exemplo,
modificar as cores, sombreado, forma dos caracteres ou bordaduras.

Figura 1-2: J anela da aplicao onde podem ser modificada a aparncia de
clulas e/ou do seu contedo.
1.12 O essencial sobre Frmulas
Aqui vo ser referidos alguns princpios bsicos sobre o funcionamento de
frmulas nas folhas de clculo.
1.12.1 A constituio de uma frmula
Uma frmula pode ser constituda por cinco elementos:
Operadores (Ver o captulo 1.16, pgina 23);
Referncias a clulas. Aqui esto includas as clulas, os blocos de
clulas e as clulas com nome atribudo (Ver os captulos 1.14, pgina 17
e 1.15, pgina 21);
Valores numricos ou strings. Incluem-se, por exemplo, 34,56 ou
Taxa de J uro;
Funes da folha de clculo e os seus argumentos. Neste grupo cabe
um grande nmero de funes de que so exemplo a soma (SUM) ou a
mdia (AVERAGE) (Ver o captulo 1.19, pgina 31);
Parnteses. Como habitual, no clculo de expresses, permite controlar
a ordem de processamento numa frmula.
1.13 Preenchimento automtico e criao de sries
O contedo de clulas, incluindo frmulas e formataes, pode ser copiado para
outras utilizando o controlo de preenchimento automtico ou atravs da opo
Fill presente no menu Edit.
Para estender o contedo de uma clula basta utilizar o boto de preenchimento
automtico (Autofill, em ingls):

Uma srie de valores pode ser criada a partir dos valores presentes num grupo
de clulas. Veja-se o seguinte exemplo:

Ou ainda:

1.14 Referncias
A referncia a identificao/posio de uma clula numa folha de clculo, como
por exemplo A1 (1 clula duma folha). Com as referncias podemos utilizar
dados localizados em reas diferentes numa nica frmula ou o valor presente
numa clula em diferentes frmulas.
Papel das referncias:
identificao de clulas ou blocos (ranges)
quando utilizadas numa frmula apontam para os valores a serem
utilizados
Existem trs tipos de referncias: relativas, absolutas e mistas.
1.14.1 Relativas
Uma referncia relativa, como por exemplo A1, indica ao Excel como encontrar
outra clula a partir da clula que contm a frmula.
1.14.2 Absolutas
Uma referncia absoluta, como o caso de $A$1, indica ao Excel como encontra
uma clula atravs da sua localizao exacta na folha de clculo
1.14.3 Mistas
Uma referncia mista, como por exemplo A$1 ou $A1 diz ao Excel como
encontrar outra clula atravs da combinao da referncia exacta a uma coluna
ou linha com a referncia relativa a uma linha ou coluna.

O smbolo $A1 indica que a referncia coluna absoluta e a referncia linha
1 relativa. Enquanto A$1 ao contrrio (a linha 1 uma referncia absoluta).
1.14.4 Referncias a outras folhas
Tal como se pode usar uma referncia para encontrar uma clula numa folha
tambm se podem procurar clulas noutras folhas do mesmo livro. A figura
seguinte d um panorama geral sobre este tipo de referncia.

1.14.5 Aplicao das referncias
A cpia e a movimentao de clulas que contenham referncias a outras
clulas ou blocos tem as seguintes consequncias:
1. Mover clulas
Quando se movem clulas as referncias relativas so ajustadas sua nova
posio na folha e as absolutas mantm-se. As referncias que so feitas a
essas clulas (noutras clulas quaisquer) so automaticamente ajustadas por
forma a que se refiram s mesmas clulas na sua nova localizao.
2. Cpia de clulas
A cpia de clulas influencia distintamente as referncias absolutas e relativas.
As relativas so ajusta-as rea para onde foram copiadas e no caso das mistas
apenas alterada a parte relativa das referncias. As referncias absolutas no
so modificadas atravs da cpia.
1.14.6 Exemplo de aplicao das referncias
Neste ponto vai ser abordado um exemplo sobre a utilizao de referncias
atravs do estudo de uma Lista de Empregados, em que para cada um deles
se sabe o nmero de dias efectivos de trabalho por ms e o objectivo o de
calcular o ordenado a ser pago nesse ms.

Figura 1-3: Utilizao da referncia a uma clula.
1. O clculo do ordenado para o funcionrio J oo Manuel faz-se multiplicando a
clula D3 (n de dias de trabalho no ms) pela F4 (valor da remunerao
diria), i.e., digita-se a seguinte frmula na clula D3 =D3*F4 o que d o
resultado
2. Em seguida utiliza-se a facilidade de preenchimento automtico (Autofill) para
copiar a frmula para o bloco de clulas D4:D11 para se saber o ordenado de
todos os empregados. Mas o resultado no satisfaz porque ao copiar a
frmula as referncias relativas vo sendo ajustadas s novas posies o que
conduz a operao do tipo: n dias de trabalho * nada, o que d um resultado
nulo.

Figura 1-4: Utilizao errada de referncias.
3. Para os resultados serem vlidos tem-se que se forar a multiplicao apenas
pela clula F4, o que se consegue utilizando uma referncia absoluta.

Depois j possvel copiar essa frmula, como se v na Figura 1-5, para as
restantes clulas da coluna sem que se perca a informao relativa
remunerao diria:

Figura 1-5: Utilizao das referncias absolutas.
1.15 Atribuio de nomes a clulas e blocos
O Excel tem uma facilidade que permite a atribuio de nomes a clulas e a
blocos. Permite que, por exemplo, uma clulas seja identificada por uma
determinada denominao em substituio da sua referncia. As vantagens de
atribuir nomes a clulas ou blocos so as seguintes:
As frmulas tornam-se mais compreensveis e, portanto, mais
facilmente utilizveis;
Reduz as possibilidades de erro na construo de frmulas;
Dar nomes s constantes torna o seu propsito mais evidente;
A atribuio de denominaes deve obedecer s seguintes regras:
O primeiro caracter tem que ser uma letra ou um trao inferior (_);
No so permitidos espaos em branco;
O tamanho mximo de um nome de 255 caracteres;
Podem ser utilizadas letras minsculas ou maisculas. O Excel grava o
nome como o digitamos mas ao l-lo no distingue entre elas.
O processo de atribuio de nomes o seguinte:
1. Seleccionar o bloco (ver a Figura 1-6) a que se quer dar nome e depois clicar
na rea de referncia.

Figura 1-6: Lista com preos de peas de roupa.
2. Escrever na janela o nome desejado e em seguida premir <ENTER>: Depois
selecciona-se, ou apaga-se, a referncia ao bloco.

Figura 1-7: Como criar um Nome numa folha de clculo.
3. Para inserir na frmula o nome do bloco do-se os passos mostrados na
Figura 1-8 aps o que na janela Paste Name escolhe-se o nome
correspondente ao bloco.

Figura 1-8: Inserir um Nome numa frmula.

Figura 1-9: Uma funo com um Nome a substituir as referncias a um bloco.
1.16 Operadores
No Excel temos um conjunto de operadores formados pelos tipos seguintes:
aritmticos
comparao
texto
referncia
1.16.1 Aritmticos
Esta classe de operadores formada por:
adio (+)
subtraco (-)
multiplicao (*)
diviso (/)
exponenciao (^)
1.16.2 Comparao
Os operadores de comparao so os abaixo referidos:
igual (=)
menor que (<)
maior que (>)
menor ou igual (<=)
maior ou igual (>=)
diferente (< >)
1.16.3 Texto
O operador de texto & junta uma, duas ou mais cadeias alfanumricas numa
nica.
1.16.4 Referncia
So estes os operadores que permitem que se faam associaes entre as
clulas constituintes de uma folha de clculo:
Conjunto/bloco de clulas/range (:) - A1:C10
unio (;) - B2,C3
interseco (espao em branco): B1:C3 C2:C4
1.16.5 Precedncia dos operadores
A utilizao de parnteses nas frmulas permite controlar a ordem pela qual as
operaes so realizadas. Considere, por exemplo, a seguinte frmula que utiliza
referncias a nomes de clulas:
=Vendas-Despesas*Taxa_de_IRS
O objectivo desta frmula a de subtrair as despesas s vendas e multiplicar
esse resultado pela taxa de imposto. No entanto, se aquela frmula fosse
utilizada o resultado no seria o esperado, dado que a folha de clculo
multiplicar primeiro a taxa de imposto pelas despesas e em seguida subtrair o
resultado s vendas, pelo que a forma correcta de escrever a frmula ser:
=(Vendas-Despesas)*Taxa_de_IRS
Para compreender esta forma de funcionamento necessrio ter em
considerao um conjunto de regras denominadas procedncia dos
operadores utilizadas pela folha de clculo para efectuar clculos. No Quadro
1-1 pode-se ver a ordem de precedncia das operaes, a qual pode ser
modificada com a utilizao de parnteses.
Quadro 1-1: Tabela de precedncia dos operadores em frmulas.
Smbolo Operador
- Negao, como em -1
% Percentagem
^ Exponenciao
* e / Multiplicao e diviso
+e - Adio e subtraco
& Concatenao de texto
=, <, >, <=, >=, e
<> Comparao
Nas formulas tambm se pode recorrer utilizao de parnteses aninhados,
i.e., parnteses dentro de parnteses, e neste caso as expresses aritmticas a
terem prioridade so as que se localizam nos parnteses mais interiores.
1.17 Filtro Automtico
Filtrar uma forma fcil para encontrar dados numa lista. O procedimento geral
para utilizao do Filtro Automtico o seguinte(ver a Figura 1-10):
1. Tornando activa uma clula no interior da lista escolher o menu Data e
depois as opes Filter e AutoFilter:

Figura 1-10: Utilizao do filtro automtico.

2. Depois do Filtro Automtico estar ligado o cabealho da lista passa a ter este
aspecto:

Figura 1-11: Resultado da utilizao do filtro automtico.
3. Em cada uma das colunas podem ser escolhidas estas opes: todos os
elementos da lista (All), s os dez primeiros (Top 10), um membro
qualquer da lista ou escolhe-se a pesquisa parametrizvel (Custom).

Figura 1-12: Exemplo da utilizao de uma condio pr-definida no filtro
automtico.
4. Na janela da pesquisa podem-se configurar as pesquisas

Figura 1-13: Exemplo da utilizao de uma condio configurvel no filtro
automtico (I).
5. A pesquisa apresentada na janela seguinte obedeceu aos seguintes critrios:
encontrar todos os empregados que contenham Ana no seu nome.

Figura 1-14: Exemplo da utilizao de uma condio configurvel no filtro
automtico (II).
1.18 Ordenao de Dados
A ordenao serve para organizar um conjunto de dados alfabtica, numrica ou
cronologicamente. O procedimento geral para utilizao da Ordenao de Dados
o seguinte:
1. No menu Data escolhe-se a opo Sort.

2. Aps isso abre-se uma janela que permite escolher a coluna a ordenar
ascendente ou descendentemente.

Figura 1-15: Ordenao de dados numa lista.
3. O resultado final ser, neste exemplo, a lista ordenada alfabeticamente pelo
campo Nome.

Figura 1-16: Resultado da ordenao de dados.

1.19 Funes
A criao de frmulas para a execuo de determinados clculos pode ser uma
tarefa complicada e demorada. Muitos dos tipos mais comuns e utilizadas de
frmulas j esto pr-definidas no Excel e tm a designao geral de FUNES.
As funes so frmulas pr-definidas que fazem clculos utilizando valores
especficos, atravs da chamada de argumentos, numa forma particular
denominada sintaxe. O Excel contm mais de trezentas funes, as quais se
encontram agrupadas em diversas categorias: estatstica, matemtica e
trigonometria, financeira, base de dados (Dfunctions), com datas e horas, lgica,
procura de dados e texto. Uma funo tpica em Excel pode-se dividir em trs
partes:
=Nome_da_Funo (Argumentos)

Na figura seguinte identificam-se as partes fundamentais duma funo em Excel:

1.19.1 O assistente para a construo de funes
A construo de funes pode ser relativamente difcil em diversas situaes,
nomeadamente no caso daquelas que trabalham com vrios argumentos. Para
utilizar o assistente das funes devem seguir-se estes passos:
1. Seleccionar a clula onde se quer colocar a funo;
2. Premir o boto Insert Function presente na barra de ferramentas
standard;
3. Na janela Paste Function que se abre escolhe-se o tipo de funo
pretendido e o respectivo nome:

4. Depois de escolher a funo abre-se uma nova caixa de dilogo onde se
deve em primeiro lugar ler a respectiva descrio. Aps isso
introduzem-se os valores em todos os argumentos que compem a funo
escolhida:

5. Depois de se fechar a janela do assistente das funes d-se como
concludo o processo de escrita da funo.

1.19.2 AVERAGE (MDIA)
A funo para o clculo da mdia designa-se por AVERAGE e tem a sintaxe:
AVERAGE(bloco_de_clulas)
Exemplo:

1.19.3 SUM (SOMA)
Esta funo faz a soma de uma srie de valores.
Sintaxe:
SUM(bloco_de_clulas)
Exemplo 1:
SUM(2;3;5) devolve 10
Exemplo 2:
Suponha-se que B3:B6 contm 32, 54, 75, 86:
SUM(B3:B6) devolve 247

1.19.4 MAX (MXIMO) e MIN (MNIMO)
A funo MAX devolve o valor mais alto de um dado conjunto e o MIN diz qual
o valor mais baixo.
Sintaxe:
MAX(bloco_de_clulas)
MIN(bloco_de_clulas)
1.19.5 COUNT (CONTAR)
Esta funo realiza a contagem dos elementos que constituem uma determinada
lista de dados.
Sintaxe:
COUNT(bloco_de_clulas)
Exemplo:
COUNT(2;6;8;9;13;16) =6
1.19.6 SUMIF (SOMA.SE)
Soma as clulas de acordo com uma determinada condio.
Sintaxe:
SUMIF(bloco;condio;bloco_a_somar)
BLOCO - clulas a testar
CONDIO - define as clulas a somar. Exemplos: 32, >55, mas.
BLOCO_A_SOMAR - so as clulas que vo ser somadas se as
correspondentes no bloco satisfizerem a condio.
Exemplo:
As clulas A1:A4 contm os seguintes valores de ordenados: 100000, 200000,
300000, 400000, respectivamente. B1:B4 contm as comisses de vendas
correspondentes: 7000, 14000, 21000, 28000.
SUMIF(A1:A4,">160000",B1:B4) iguala 63000
1.19.7 PRODUCT (PRODUTO)
Multiplica todos os argumentos e devolve o produto.
Sintaxe:
PRODUCT(nmero1; nmero2;...)
Exemplo 1:
Se as clulas A2:C2 contiverem 5,15 e 30 ento:
PRODUCT(A2:C2) 2250
Exemplo 2:
PRODUCT(A2:C2;2) devolve 4500
1.19.8 SUMPRODUCT (SOMARPRODUTO)
Multiplica os elementos correspondentes nos arrays (argumentos) e devolve a
soma desses produtos.
Sintaxe:
SUMPRODUCT(array1; array2;...)
Exemplo:

Tomando em considerao os dois arrays presentes na figura acima a funo
SUMPRODUCT realiza a seguinte operao:
3*2 +4*7 +8*6 +6*7 +1*5 +9*3 =156
ou seja,
SUMPRODUCT(A1:B3; D1:E3) devolve 156
1.19.9 Funes de Consulta
1.19.9.1 VLOOKUP (PROCV)
A funo VLOOKUP compara o valor pesquisado com a primeira coluna de uma
lista de dados e devolve o valor associado na mesma linha e na coluna indicada.
Sintaxe:
VLOOKUP(valor_a_pesquisar; tabela; coluna_a_ler; mtodo_c)
Valor_a_pesquisar - valor a encontrar (nmero, string ou uma referncia);
Tabela - Lista de dados;
Coluna_a_ler - coluna de onde retirado a valor;
Mtodo_c - Se FALSE VLOOKUP faz uma procura exacta. Se este parmetro for
igual a TRUE ou se for omitido a pesquisa ser aproximada.
Exemplo 1:

VLOOKUP(1;A2:C10;1;TRUE) devolve 0.946
VLOOKUP(0.746;A2:C10;3;FALSE) iguala 200
VLOOKUP(0.1;A2:C10;2;TRUE) devolve #N/A
Exemplo 2:
Considere a folha de clculo da Figura 1-17 em que o objectivo preencher as
colunas I e J com os valores das colunas M e N de acordo com a pontuao
Final de cada aluno.

Figura 1-17: Exemplo de aplicao da funo VLOOKUP.
Passos a seguir:
1. Clicar na
clula I2;
2. Clicar no boto
Insert
Function;
3. Na janela da
Insert
Function que
aparece
escolher
Lookup &
Reference na
categoria de
funo e, finalmente, seleccionar a funo VLOOKUP;

Figura 1-18: Utilizao do Assistente para o caso da
funo VLOOKUP.
4. Clicar OK;
5. Escrever H2, como se v na Figura 1-19, na caixa do Lookup_Value;
6. Clicar no boto de
contraco da
linha Table_array;

7. Marcar L2 at N5
e clicar no boto
de expanso;
8. Tornar absolutas
as referncias do
ponto anterior.
9. Escrever 2 na
linha do
Col_index_num;
Figura 1-19: Escola dos parmetros para a funo
VLOOKUP.
10. Clicar OK
11. Copiar o contedo da clula I2 para a clula J2 alterando o valor do
Lookup_Value para H2. Modificar a Col_index_num para 3;
12. Seleccionar simultaneamente as colunas I2 e J2 e arrastar at linha 5. O
resultado final mostra-se na Figura 1-20.

Figura 1-20: Resultado final da aplicao da funo VLOOKUP.
1.19.9.2 HLOOKUP (PROCH)
Compara o valor pesquisado na primeira linha da lista e devolve o valor
associado na mesma coluna mas na linha especificada.
Sintaxe:
HLOOKUP(valor_a_pesquisar; tabela; linha_a_ler; mtodo_c)
Valor_a_pesquisar - valor a encontrar (nmero, string ou uma referncia);
Tabela - Lista de dados;
Linha_a_ler - linha de onde retirado a valor;
Mtodo_c - Se FALSE HLOOKUP faz uma procura exacta. Se este parmetro for
igual a TRUE ou se for omitido a pesquisa ser aproximada.
Exemplo (os dados so os mesmos da funo Vlookup):
HLOOKUP(1;A2:C10;1;TRUE) devolve 0.457
HLOOKUP(3.55;A2:C10;3;FALSE) iguala 2.93
HLOOKUP(3.57;A2:C10;6;FALSE) devolve #N/A
1.19.10 Funes Lgicas
1.19.10.1 A funo OR (OU)
Esta funo devolve VERDADE se pelo menos um dos argumentos for
verdadeiro; devolve FALSO se todos os argumentos forem falsos.
Sintaxe:
OR(valor_lgico1; valor_lgico2;...)
Exemplos:
OR(1+1=2;2+2=5) iguala VERDADE
OR(1+1=1;2+2=5) devolve FALSO
1.19.10.2 A funo AND (E)
A funo AND devolve VERDADE se todos os argumentos forem verdadeiros;
devolve FALSO se pelo menos um dos argumentos for falso.
Sintaxe:
AND(valor_lgico1; valor_lgico2;...)
Exemplos:
AND(1+1=2;2+2=4) iguala VERDADE
AND(1+1=1;2+2=4) devolve FALSO
1.19.10.3 A funo NOT (NO)
Troca o valor lgico da expresso. Se FALSO NOT devolve VERDADE e
vice-versa.
Sintaxe:
NOT(valor_lgico)
Exemplos:
NOT(1+1=2) iguala FALSO
NOT(1+1=3) devolve VERDADE
1.19.10.4 A funo IF (SE)
Devolve um valor se a condio testada for VERDADE e outro valor se o teste
der NEGATIVO. O IF utiliza-se para fazer testes condicionais a valores e
frmulas.
Sintaxe:
IF(teste_lgico,valor_se_verdade,valor_se_falso)
Exemplo 1:
Se o valor na clula A10 for 100, ento o teste lgico d VERDADEIRO e
calculada a soma do bloco B5:B15. Pelo contrrio, se o teste der FALSO
devolvida uma string em branco.
IF(A10=100,SUM(B5:B15),)
Exemplo 2:
Suponha-se uma folha que tem em B2:B4 os dados Despesas Mensais para
J aneiro, Fevereiro e Maro: 1500, 500,500. E C2:C4 contm as Despesas
Oramentadas para o mesmo perodo: 900,900,925.
IF(B2>C2,Deficite,OK) devolve Deficite
IF(B3>C3,Deficite,OK) iguala OK
Exemplo 3:
Neste caso vai-se usar o caso de estudo utilizado num dos exemplos de
aplicao da funo VLOOKUP no captulo 1.19.9.1, pgina 37, para obter o
mesmo resultado mas agora utilizando a funo IF.
1. Clicar na clula I2;
2. Clicar no cone Insert Function;
4. Na janela da Insert Function que aparece escolher Logical na categoria de
funo e, finalmente, seleccionar a funo IF como se v na .
5. Clicar OK;
6. Escrever H2>=18 na caixa Logical_test
7. Clicar na caixa Value_if_true
8. Escrever Muito Bom
9. Clicar na caixa Value_if_false
10. Escrever: IF(H2>=15,Bom,IF(H2>=10,Suficiente,Insuficiente))
11. Clicar OK, e a frmula fica assim:
=IF(H2>=18;" Muito Bom" ;IF(H2>=15;" Bom" ;IF(H2>=10;" Suficiente" ;" Insuficiente" )))
12. Copiar a frmula at clula I5 como se v na Figura 1-21.

Figura 1-21: A funo IF() em substituio da funo VLOOKUP(). 1 Parte.
13. Copiar a frmula que est em I2 e copi-la para J2
14. Em seguida alterar na frmula o seguinte: Muito Bom para Aprov.
Distino; Bom, Suficiente to Aprovado e Insuficiente para Reprovado.
15. Premir <Enter>
A frmula em J 2 fica com esta forma:
=IF(H2>=18;" Aprov.
Distino" ;IF(H2>=15;" Aprovado" ;IF(H2>=10;" Aprovado" ;" Reprovado" )))
16. Copiar a formula at clula J5 como se v na Figura 1-22.

Figura 1-22: A funo IF() em substituio da funo VLOOKUP(). 2 Parte.
1.19.11 Funes Estatsticas
1.19.11.1 COUNTIF (CONTAR.SE)
Conta o nmero de clulas num bloco que no estejam em branco, como a
funo COUNT, mas neste caso s aquelas que obedecem a uma determinada
condio.
Sintaxe:
COUNTIF(bloco;condio)
Exemplo 1:
Supunha-se que A3:A6 contm maas", laranjas", pssegos", mas":
COUNTIF(A3:A6;mas") devolve 2
Exemplo 2:
Suponha-se que B3:B6 contm 32, 54, 75, 86:
COUNTIF(B3:B6,">55") devolve 2
Exemplo 3:
Considere a tabela seguinte e suponha que quer saber quantos pomares tiveram
uma produo superior a 700 Kg h
-1
:

COUNTIF(B2:B7,">700") devolve 3
1.19.11.2 CORREL (CORREL)
Esta funo serve para determinar o coeficiente de correlao entre os valores
de dois conjuntos de dados.
Sintaxe:
CORREL(bloco_1;bloco_2)
Exemplo 1:
No quadro seguinte apresentam-se os dados referentes a vrios anos que
relacionam a produo de milho-forragem com a adubao azotada e pretende-
se determinar a correlao entre os dois factores.

=CORREL(B2:B12;C2:C12)
O resultado desta operao : 0,970156 e a concluso de existe uma forte
relao linear entre a produo e a adubao, a um incremento na fertilizao
corresponde um acrscimo na produo. A correspondncia entre as duas
variveis pode ser visualizada na Figura 1-23:
0
2
4
6
8
10
12
0 200 400 600 800 1000
Produo (t/ha)
A
d
u
b
a
o

(
t
/
h
a
)

Figura 1-23: Relao entre a produo e a adubao.
1.19.11.3 STDEV (DESVPAD)
Esta funo calcula o desvio padro que uma medida aproximada da diferena
dos dados relativamente mdia.
Sintaxe:
STDEV(bloco)
Exemplo 1:
No quadro seguinte apresentam-se os dados referentes a vrios anos que
relacionam a produo de milho-forragem com a adubao azotada e pretende-
se determinar o desvio padro relativamente produo.
Erro! Ligao invlida.
=STDEV(B2:B12)
Assim, o desvio padro corresponde a 274,1336.
1.19.12 Funes financeiras
As aplicaes de folha de clculo, como o caso do Excel ou do OpenOffice,
contm, prontas a serem utilizadas, muitas dezenas de funes na rea da
gesto financeira. Estas funes permitem calcular, por exemplo, o pagamento
mensal de um emprstimo, o valor futuro de uma anuidade ou a taxa de retorno
de um investimento.
Os factores taxa de juro e risco esto no cerne da maior parte das frmulas
financeiras. Ou seja, aqueles factores permitem a comparao entre o gastar
de um euro agora versus gastar esse mesmo euro no futuro acrescido de uma
recompensa pelo passar do tempo, o chamado prmio. Isso consegue-se
fazer comparando o valor actual de uma importncia contra o esperado valor
futuro dessa mesma quantia. A relao entre estes dois valores a seguinte:
a) Valor Futuro =Valor Actual +Taxa de J uro
b) Valor Actual =Valor Futuro Taxa de Desconto
A maioria das frmulas desta classe incluem aqueles trs factores (Valor Actual,
Valor Futuro, J uro - ou de Desconto -), a que se juntam outros dois: o nmero de
perodos, o nmero de pagamentos ou depsitos realizados durante um
emprstimo ou investimento; e o pagamento, que a quantidade de dinheiro
pago ou investido em cada perodo.
1.19.12.1 Clculo do pagamento de um emprstimo
Quando algum negoceia um emprstimo para adquirir um equipamento, ou uma
habitao, a principal preocupao , quase sempre, aquilo que vai pagar em
cada perodo, por forma a que o seu oramento no fique desequilibrado.
Para fazer o clculo desse pagamento peridico usa-se a funo:
PMT(rate, nper, pv, [fv], [type])
em que:
rate: taxa, fixa, de juro durante o emprstimo;
nper: o nmero de pagamentos ao longo do emprstimo;
pv: a quantia emprestada;
fv: o valor futuro do emprstimo
type: o tipo de pagamento. Por defeito 0 para pagamento no fim do perodo.
Para pagamento no incio do perodo o valor 1.
Exemplo 1:
Neste exemplo vai-se calcular o pagamento mensal de um emprstimo de
65.000,00 por 15 anos a 3,9% de juro anual.
=PMT(0,039/12;15*12;65000)
Neste tipo de funes muito vantajoso que em vez de se escrever uma frmula
com os valores e faa antes uma pequena folha de clculo em que dispem
esses valores em clulas, como o caso da Figura 1-24. Para obter vrias
simulaes basta ir alterando os valores nas clulas pertinentes.

Figura 1-24: Exemplo de utilizao da funo PMT().
Duas notas sobre a funo PMT():
Como a taxa de juro anual e os perodos so expressos em anos para
obter um pagamento mensal necessrio converter esses valores para os
seus equivalentes mensais. Ou seja, multiplicar o perodo por 12 e dividir
por 12 a taxa de juro;
A funo devolve um valor negativo dado que do ponto de vista da pessoa
que pede o emprstimo os pagamentos so fluxos negativos no seu
oramento.
Exemplo 2:
Neste exemplo vai-se analisar um emprstimo com um valor residual. Em muitos
emprstimos os pagamentos so feitos apenas com base numa parte da quantia
emprestada, sendo o restante devido no fim da durao do emprstimo. O valor
residual considerado o valor futuro do emprstimo pelo que vai ocupar o lugar
do parmetro fv na funo PMT(). No caso de emprstimos com valor residual o
valor emprestado sempre a totalidade do dinheiro dado que so sempre
devidos juros pelo valor residual.

Figura 1-25: Utilizao da funo PMT() com valor residual.
1.19.13 Funes sobre listas de dados
No Excel existem uma srie de funes que permitem analisar os dados
armazenados numa lista. Estas funes tm o nome genrico de Dfunctions e
usam trs argumentos: lista, campo e condio.
Sintaxe:
DFUNCTION(lista; campo; condio)

Lista - o bloco de clulas que compem os dados a analisar;
Campo - indica qual a coluna utilizada na funo;
Condio - a referncia ao bloco de clulas que contm as condies para
aplicao da funo.
1.19.13.1 Regras para a criao de listas no Excel
1- Localizao da lista:
No colocar mais de uma lista por folha;
Colocar pelo menos uma linha e uma coluna em branco entre a lista e outros
dados que se encontrem na mesma folha;
No colocar linhas ou colunas em branco no interior da lista.
2. Cabealhos das colunas
Criar cabealhos na primeira linha da lista;
Utilizar nos cabealhos uma fonte, cor, formatao ou esquadria diferentes
dos da lista em si prpria.
1.19.13.2 Funes sobre listas
Para a anlise de listas de dados vo ser estudadas as seguintes funes:
DMAX (Bdmx), DMIN (Bdmn), DAVERAGE (Bdmdia), DGET, DCOUNT
(Bdcontar), DSUM (Bdsoma) e DSTDEV (Bddesvpad) todas elas tm a mesma
finalidade das funes normais (i.e., DCOUNT faz contagens como a sua
congnere COUNT) excepto a funo DGET que ser analisada em detalhe.
1.19.13.2.1 Funo DGET (Bdobter)
Extrai um nico valor da coluna duma lista que obedea a uma determinada
condio.
Sintaxe:
DGET(lista; campo; condio)

Notas:
Se no existir nenhum valor que obedea condio, DGET devolve a
mensagem de erro #VALUE! .
Se houver mais do que um valor que obedea condio, DGET devolve a
mensagem de erro #NUM! .
Exemplo 1:

DCOUNT(Lista;Altura;A1:F2) iguala 1
DMAX(A6:E12;5;A1:A3) devolve 105
DMIN(Lista;Lucro;A1:B2) iguala 75
DSUM(Lista;5;A1:A2) devolve 225
DSUM(Lista;Lucro;A1:F2) iguala 75
DAVERAGE(Lista;Produo;A1:B2) devolve 12
DAVERAGE(Lista;3;Lista) iguala 13
DCOUNT(Lista;Altura;A1:F3) iguala 3
DGET(Lista;rvore;A1:F3) =#NUM!
DGET(A6:E12;1;A1:F2) devolve Macieira
DGET(Lista;rvore;A1:F2) iguala #VALUE!
( 4 )
Exemplo 2:

Sobre o grupo de dados apresentado na figura anterior vo-se formular estas
questes:
1. N de Alunos com notas >14 valores na 2 Frequncia;
2. N de Alunos com notas >10 valores na 2 Frequncia de Informtica I;
3. Nota mdia do Aluno n100;
4. Melhor nota em Informtica I na 1 Frequncia.
Sendo a resposta a cada uma dessas questes as frmulas seguintes:


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