ELABORACIN Y CONTROL

DE DOCUMENTOS
Cdigo: CA-D10
Versin: 08
Fecha de vigencia:
04-Jun-14

FICHA DE ACTUALIZACIN
Versin Fecha Naturaleza del cambio
Elabor
1
Noviembre -
2004
Elaboracin inicial

2 Octubre - 2005
Ajustes del procedimiento. Cambios en la codificacin, inclusin de parmetros
para editar cada documento.


3
Abril - 2007 Actualizacin del procedimiento.
Katherine
Vega
4 Mayo-29-08
Actualizacin de clasificacin de documentos, codificacin utilizada, contenido
de procedimientos e instructivos, cargos.

Katherine
Vega
5 Feb-2009 Actualizacin de codificacin y Cargos.
Katherine
Vega
6 11-jun-13
- Se generaliz el procedimiento para la elaboracin de documentos para el
Sistema de Gestin Integral.
- Se incluy la definicin de Sistema de Gestin Integral.
- Se actualiz el listado de clasificacin de documentos del SGI.
- se actualiz el cargo de los responsables de la ejecucin de las actividades.

Carolina
Vargas
7 01-Oct-13 Se incluyen los documentos de RSE dentro la elaboracin de documentos
Jorge Vega
8

04-Jun-14
* Unificacin del procedimiento de Control de documentos CA-D09 y de
Elaboracin de documentos CA-D10.
*Se especifica en detalle la codificacin
*Se describe el proceso de identificacin de documentos correspondientes a
proyectos.
*En el punto de condiciones generales se especifican los cdigos respectivos a
la plantilla de Documentos y el procedimiento de Control de Registros.
*En el punto Registro de documentos se especifica el apoyo de la Analista de
sistemas de gestin en casos de fuerza mayor.
*Se especifica el registro y archivo de los Documentos correspondientes a los
proyectos.
* Se agrega en el punto de Divulgacin el proceso de registro de cambios por
correo electrnico, como tambin se especifica la necesidad de guardar
evidencia y registro de dicha divulgacin.
*En el tem Actualizacin de documentos se especifica la responsabilidad de
cada colaborador para sacar de circulacin los documentos obsoletos que
custodian en cada uno de sus computadores
Se especifica cmo se controlan los Documentos internos que no cuentan con
codificacin pero que deben ser controlados.
*Se identifica en el tem de Archivo y disposicin final la disposicin final de los
obsoletos en medio fsico.
Ana Maria
Len
Restrepo

CONTROL DE DISTRIBUCION
Copia Responsable Ubicacin
O Analista de Sistemas de Gestin Serfile/calidad
1 Analista de Sistemas de Gestin Intranet

ELABOR:

Ana Maria Len Restrepo
Analista de Sistemas de Gestin
REVIS:

Jorge Vega
Director HSEQ
APROB:

Jose Fernando Rodrguez
Gerente Operaciones



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1. OBJETIVO

Presentar y establecer la metodologa para estructurar, elaborar, editar y controlar todos los
documentos del Sistema de Gestin Integral de Omnicon S.A., de manera que contribuya a
estandarizar el manejo de toda la documentacin.

2. ALCANCE

Este documento aplica para todos los procesos y subprocesos del sistema de gestin
integral de Omnicon S.A.

3. DEFINICIONES

Aseguramiento: Todas las actividades planificadas y sistemticas dentro del sistema de
gestin que son evidenciadas como necesarias para dar adecuada confianza de que una
entidad cumplir los requisitos de las diferentes normas adoptadas.

Calidad: La totalidad de caractersticas de una entidad que le otorgan su aptitud para
satisfacer las necesidades expresadas e implcitas.

Clasificacin: Los documentos del Sistema de Gestin Integral, en Omnicon estn
clasificados en:

Declaraciones documentadas de Misin, Visin, Polticas, Objetivos
Manuales
Documentos Internos y Externos
Matrices
Plan de Calidad
Procedimientos
Reglamentos
Instructivos
Formatos
Fichas Tcnicas
Catlogos e Informacin Tcnica
Estndares Internacionales (ISO), Regionales o Nacionales ( NTC )
Leyes, Decretos y normatividad general

Copia controlada: Son copias de documentos con las cuales existe compromiso de
actualizacin. Una copia controlada se debe identificar con el ttulo de Documento
Controlado.

Copia no Controlada: Son copias de documentos que se suministran a los interesados,
pero no se tiene compromiso de actualizacin. Se identifica por que no lleva el ttulo de
Documento Controlado.



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Catlogo e Informacin tcnica: Compendio de informacin y especificaciones tcnicas
entregadas por un subcontratista.

Diagrama de flujo: Es una representacin grfica de las etapas o actividades que
constituyen un proceso.

Formato: Muestra las estructura forma de un documento que presenta informacin.

Ficha Tcnica: Documento donde se establecen requisitos y/o informacin tcnica de
productos e insumos.

Formato: Documento especfico que permite consignar informacin.

Plan de Calidad: Documento que enuncia las prcticas, los recursos y la secuencia de las
actividades relacionadas con la Calidad, especificas a un producto o servicio.

Manual del Sistema HSEQ: Documento que enuncia las Polticas y describe el sistema
integral de la Compaa.

Manual SSTA: Documento que enuncia las Polticas y describe el sistema HSE de la
Compaa.

Manual de Referencia: Se usa con el propsito de agrupar procedimientos e instrucciones
referentes a un tema especfico.

Ejemplo: Manual de soporte, Manual de Mantenimiento, Manual de Funciones.

Procedimiento: Una manera especificada de efectuar una actividad.

Instruccin: Descripcin detallada de como se realiza una actividad.

Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de
los resultados alcanzados.

Sistema de Gestin integral (SGI): La estructura organizacional, los procedimientos, los
procesos y los recursos necesarios para implementar y mantener la administracin de la
calidad, la poltica SYSO, la gestin de riesgos SYSO, la poltica ambiental, los aspectos e
impactos ambientales y los proyectos y Actividades de Responsabilidad Social Empresarial.

4. RESPONSABILIDADES

El encargado del SGI y los lderes de cada proceso son responsables por el cumplimiento de
lo dispuesto en este procedimiento.




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5. CONDICIONES GENERALES

Sobre el control de documentos

Los catlogos e informacin tcnica por ser provistos por los fabricantes de los
equipos, se adoptarn en su totalidad con la estructura y forma original de los
documentos suministrados. Su modificacin consiste en el reemplazo que debe
hacerse por una nueva edicin actualizada. Igualmente para estndares
internacionales, regionales o nacionales, leyes nacionales, decretos y
reglamentaciones.

Los documentos originales y copias controladas deben ser conservados en medios
que eviten su deterioro o prdida. Para lo cual se debe disponer de carpetas, pastas
de argolla, A-Z, CD y dems medios magnticos o fsicos requeridos para el archivo.

En ocasiones los proyectos (P), Proyectos bsicos (PB) y Servicios de Implementacin
(SI), pueden tener algunos requerimientos de documentacin especiales que no son
necesarios de estandarizar dentro sistema de gestin general de la compaa. Ante estos
casos, podrn crearse documentos especficos para cada necessidade, los cuales deben
cumplir con su registro y codificacin en el Listado Maestro especfico del proyecto o
Servicio..

Descripcin y detalles de los componentes que se usan en un documento

Al elaborar un documento se deben tener en cuenta los siguientes criterios bsicos:

Redaccin: Redactar el documento en tiempo presente, de manera impersonal, se puede
usar la segunda persona en la redaccin de los mtodos de ensayo y operacin de
equipos.

Brevedad: Presentar la informacin indispensable e incluir las explicaciones estrictamente
necesarias. Cada paso debe ser redactado por separado y debe describir un elemento
conciso del mismo.

Evitar la jerga: Deben evitarse trminos en idiomas extranjeros, si se trata de palabras
especializadas o tcnicas debe definirse su expresin fornea en el captulo Definiciones.

Ttulo: Debe describir el objetivo final.

Ilustraciones: En lo posible deben utilizarse para reducir el texto, podrn usarse grficos
diagramas de flujo. Ver Gua para elaborar diagramas de flujo.

Unidades internacionales: En lo posible usar el sistema internacional de unidades.



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Organizacin: La forma de presentacin del contenido puede realizarse en prosa. Si el
contenido lo permite puede llevar la siguiente estructura:

Actividad: Accin(es) especfica(s) a desarrollar involucrando el cargo
responsable de realizar la actividad, y la periodicidad o lapso en que se realiza.
Ejemplo: La Secretaria de Compras genera copias diariamente.

Referencias cruzadas: Desde un documento puede citarse o remitirse a otro
Documento del Sistema de Gestin Integral.
Ejemplo: Segn Procedimiento de elaboracin y control de registros.

Requisitos para la edicin de los Documentos

Las Declaraciones documentadas, Los Manuales, Procedimientos e Instrucciones deben
guiarse con los parmetros descritos en el formato CA-F09 Plantilla de elaboracin de
documentos.

Los Registros y Formatos se deben presentar de acuerdo a lo definido en el CA-D11
Procedimiento control de registros.

Los Catlogos, Informacin Cliente, Estndares Internacionales, Regionales Nacionales,
Leyes Nacionales, Decretos y Reglamentaciones se adoptarn con la estructura y la forma
original.

Contenido

La estructura de los Documentos del Sistema de Gestin Integral es la siguiente:

Manual HSEQ y Manual SSTA

Objetivo y campo de aplicacin: Describen de manera sencilla el objetivo del manual
reflejando claramente su campo de aplicacin, las exclusiones que presenta el SGI, los
requisitos legales y reglamentarios y las responsabilidades.

Datos de la compaa: La introduccin general del manual suministra la informacin
general de la empresa y el enfoque de la organizacin sobre temas HSEQ.

Definiciones: Permite definir el significado de vocablos tcnicos cuyo desconocimiento
pueda causar confusin.

Contenido: Se describen las polticas del Sistema Integral, indicando el compromiso de la
organizacin y como se cumplen los requisitos de las normas aplicables.





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Procedimientos e Instructivos

Los Procedimientos e instructivos tienen los siguientes captulos:

Objetivo: Propsito del Procedimiento o Instruccin (para que se hace el Procedimiento o
Instruccin).

Alcance: Establece que reas de la Empresa estn involucradas en el Documento.

Definiciones: Permite definir el significado de vocablos tcnicos cuyo desconocimiento
pueda causar confusin.

Responsabilidades: Especifica las reas responsables de la elaboracin y control de
ste tipo de documentos.

Desarrollo: Detalla la secuencia de Actividades que debe seguir el Procedimiento o
Instruccin para cumplir con los objetivos propuestos.

Documentos relacionados o de soporte: Documentos, formatos y registros a los que se
hace referencia en el documento.

Anexos: Ampliacin del contenido y/o presentacin de la informacin adicional
indispensable en la ejecucin correcta y completa de un procedimiento o una instruccin.



6. DESARROLLO

6.1 Elaboracin inicial

El Lder de cada proceso puede asignar un integrante de su equipo o conformar un equipo
de trabajo con personal del rea interesada para la elaboracin de un documento.

El encargado de la elaboracin debe levantar la informacin pertinente al tema, mediante
las tcnicas de:

Entrevistas
Observacin directa
Documentos precedentes

El encargado de la elaboracin del documento debe editarlo o crearlo de acuerdo a la
estructura descrita en el tem de Condiciones generales:




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Una vez creado el documento, se debe consultar el CA-F15 Listado Maestro de
Documentos y posteriormente asignar el cdigo de acuerdo al siguiente criterio:

Las dos primeras letras representan la iniciales del proceso a que corresponde.
Segn la siguiente tabla:

NOMBRE DE PROCESO CDIGO
PLANEACIN PL
CALIDAD CA
ADMINISTRATIVO AD
SERVICIOS DE INGENIERA IN
COMERCIAL CO
INFORMTICA Y TECNOLOGA IT
TALENTO HUMANO TH
COMPRAS Y SUMINISTROS CS
SSOMA SO

Luego del guion que viene despus de la identificacin del proceso, se identifica el
tipo de documento con la letra D, seguido del consecutivo correspondiente al Listado
Maestro de Documentos.

Para el caso de documentos para P, PB y SI, la codificacin se har segn lo siguiente:

Iniciales del proceso - D (Por ser un Documento) Consecutivo - 3 letras que identifiquen al
cliente - ltimos 3 dgitos del cdigo de identificacin en Omnia.
Por ejemplo,

IN - D001 - PDR - 002

Indica que este documento pertenece al proceso de Ingeniera, que es el nmero 1 generado
para el cliente Aceras Paz del Ro y que es para el proyecto P402-002-P.

Si el cliente tiene algn requerimiento especial sobre la forma de codificar los documentos, se
adoptarn sus directrices al respecto.

Si un documento es utilizado para varios proyectos, se puede validar la viabilidad de
integrarlo a los procesos de Omnicon. Para ello, se puede realizar la propuesta a la Direccin
de Ingeniera y si esta acepta, enviar el correo al proceso HSEQ solicitando el registro.

6.2 Identificacin de copias y distribucin

El lder de proceso o lder del proyecto identifica en el original del documento el nmero
de copias controladas necesarias para su distribucin, se espera que la nica copia sea la
que se ubica en intranet.



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Para el caso de P, PB y SI, se dispondrn copias en la intranet si existe algn
requerimiento particular. De lo contrario no ser necesario.

6.3 Revisin

Posterior a la elaboracin del documento el lder o encargado del respectivo proceso enva
copia del documento elaborado a la Analista de Sistemas de Gestin, el cual se encargara
de garantizar lo siguiente:

Registrar el documento en el formato CA-F15 Listado Maestro de Documentos y
posteriormente asignar el cdigo de acuerdo con lo descrito en este procedimiento.
Verificar que todos los encabezados del documento estn acordes a la codificacin,
versin y/o fecha registrados en el Listado Maestro
El documento debe tener registrado el nombre y/o cargo de quienes lo elaboran, lo
revisan y lo aprueban.
Verificar los responsables descritos en el Control de Distribucin.

En el caso que el documento no cumpla con los requisitos, el analista de sistemas de
gestin lo devolver al lder del proceso o su designado, indicando las modificaciones a
realizar.

6.4 Registro del documento

El Analista de Sistemas de Gestin actualiza en el CA-F15 Listado Maestro de
Documentos la siguiente informacin:

Cdigo del documento.
Nombre del documento.
Fecha de actualizacin.
Versin.
Observaciones.
Ubicacin.

Posteriormente, almacena el documento original en el serfile del proceso de calidad y
solicita a los lderes de proceso publicar su copia en intranet. El Analista tambin podr
dar apoyo a los lderes en esta actividad, en el caso de que por fuerza mayor los
encargados del proceso no puedan realizarla.




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La copia de documentos en la intranet debe estar firmada en los campos correspondientes
y debe ubicarse en versin PDF con la Marca de agua Copia No controlada. El
responsable de mantener la documentacin de su proceso al da en la intranet es el lder
de cada proceso.

En caso de documentos de P, PB y SI, el responsable del registro es el Analista de Sistemas
de Gestin, previa solicitud del lder del proyecto y esto se har en el IN-F52 Listado maestro
de documentos, guardando el Original en la carpeta correspondiente a cada proyecto.
Tambin, en este listado podrn incluirse los documentos generados por el cliente que son
tenidos en cuenta para el desarrollo del proyecto.

6.5 Divulgacin

El Lder del proceso debe programar una divulgacin para el personal a su cargo mediante
exposiciones verbales, carteleras, correos o demostracin prctica.

Debe indicar a las personas que asisten a la divulgacin, la ubicacin de las copias del
documento, para su consulta y estudio.

Debe dejar registro de actividades de formacin. El registro debe incluir como mnimo:

Nombre del asistente.
Firma del asistente.
Tema tratado.
Fecha de realizacin.

Si la difusin es slo de tipo informativo, se puede utilizar el correo electrnico. Este
medio tambin puede utilizarse cuando los cambios son mnimos. Es necesario mantener
registros y evidencias de dicho correo de divulgacin, el cual debe especificar nombre del
documento, cdigo, versin, fecha de creacin o actualizacin, explicacin de su
contenido y/o cambios realizados sobre el mismo.

Al entregar un nuevo documento documento actualizado, el usuario es responsable de
leerlo y analizarlo. En caso de dudas o inquietudes debe consultar al lder del proceso
que maneja el documento.

La publicacin de copias en intranet es responsabilidad del lder del proceso. Si se delega
esta actividad se debe autorizar por escrito a travs de un correo al lder de IT y con copia
al proceso HSEQ. El lder del proceso debe asegurarse que la persona en quien delega
conozca los procedimientos relacionados con el control de Documentos.



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La divulgacin de requisitos legales se realizar de manera presencial en lo posible y
dejando evidencia escrita. En caso de presentarse dificultad para realizarla de manera
presencial o cuando los cambios no sean significativos, se debe enviar la socializacin por
correo electrnico. La responsabilidad sobre el almacenamiento de los correos de
divulgacin es del proceso HSEQ.

6.6 Actualizacin

Se ejecuta el paso de elaboracin 6.1. Los cambios deben aparecer en la nueva edicin
en letra cursiva.

Se ejecutan los pasos de Revisin, registro y divulgacin.

Se relaciona el documento en el CA-F15 Listado Maestro de Documento o IN-F52 para el
caso de Proyectos.

El lder del proceso, proyecto o quien designen, debe registrar en el original la naturaleza
de los cambios, fecha de la modificacin y el nmero de la versin nueva del documento.

Se identifica y distribuye el nmero de copias controladas necesarias.

La persona que recibe la copia debe entregar la copia anterior para su destruccin o
almacenamiento como documento obsoleto. En caso de ser en medio magntico debe
garantizar sacar de circulacin dicho obsoleto con el fin de evitar confusiones
innecesarias. Los documentos originales que han sido sujetos a actualizacin se
identificarn como Documentos obsoletos,

Los documentos originales que han sido sujetos a actualizacin se identificarn como
Documentos obsoletos si estn fsicos o se guardarn en la carpeta de Obsoletos si
reposan en medio magntico.

Los documentos del Sistema de Gestin Integral deben ser actualizados o generados, si
se requiere, de acuerdo al siguiente criterio:

Cuando hay No Conformidades documentales o de funcionamiento, despus de una
revisin rutinaria efectuada por el lder responsable.

Cuando hay No Conformidades documentales o de funcionamiento por la
programacin y ejecucin de auditoras internas, de acuerdo al procedimiento.




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Por la implementacin de acciones correctivas y/o preventivas despus de una
revisin por parte de la Gerencia.

Cuando se presentan No Conformidades documentales o de funcionamiento despus
de una auditora externa practicada por el organismo certificador.

Cuando durante la operacin rutinaria se identifiquen oportunidades de mejorar la
ejecucin del proceso o la claridad de los documentos existentes.

Cuando se presenten acciones o proyectos de mejora enfocadas al cumplimiento de
nuevas normas o requisitos acogidos por la empresa.

Como producto de gestiones adelantadas en cumplimiento del procedimiento de
control del producto/servicio no conforme.

Cuando se identifiquen cambios en el servicio/producto ofrecido o se decida ofrecer
uno nuevo.

Cuando hayan cambios de funciones o en el funcionamiento de los procesos se debe
actualizar el plan de calidad, la ficha tcnica, procedimientos y registros que se
consideren necesarios.

6.7 Anulacin de documentos

Cuando un documento durante la actualizacin resume otros documentos, estos se anulan
y sus cdigos e informacin se asocian al nuevo documento.

Cuando una actividad proceso documentado en el Sistema de Gestin Integral deja de
ejecutarse, debe solicitarse anulacin del documento respectivo.

Cuando sea necesario anular un documento, se debe tener en cuenta los siguientes
aspectos.

El Lder del proceso debe aprobar la anulacin.
Los documentos originales que han sido sujetos a anulacin se deben identificar
como Documentos obsoletos o archivarse en el serfile de calidad dentro de la carpeta
de obsoletos.
Las copias de los documentos anulados se deben recoger.





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6.8 Archivo y disposicin final de los documentos obsoletos del Sistema de
Gestin Integral.

Los documentos obsoletos del Sistema de Gestin Integral, sern almacenados en el
serfile de Calidad y se les realizar backup, segn el procedimiento de elaboracin de
backups liderado por IT.

Para el caso de los documentos obsoletos en medio fsico la disposicin final depende de
los siguientes criterios:

Pueden ser reciclados, si solo si, se identifica el lado de la hoja usado con un con
un trazo que identifica el lado que puede reutilizarse
Si la hoja esta utilizado por sus dos lados, esta se debe destruir y arrojar a los
recipientes correspondientes en los puntos ecolgicos.
Si el documento debe tener una disponibilidad permanente este archivo se
denomina como archivo muerto

6.9 Control de documentos de origen externo

Son considerados documentos de origen externo, aquellos generados por entes ajenos a
Omnicon S.A que contienen informacin necesaria para la correcta planificacin y
operacin de sus procesos. Por ejemplo, las normas Internacionales con que se rigen los
Sistemas de Gestin: ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001, RUC, CSIA, etc.

Los documentos de origen externo necesarios para la planificacin y operacin del
Sistema de Gestin Integral tambin pueden ser controlados, por ello deben incluirse
dentro del CA-F15 Listado Maestro y ser referenciados en la casilla Tipo de Documento
como Documento Externo. Para ejercer un correcto control, es importante dejar muy clara
la ubicacin fsica y el tiempo de retencin en la ubicacin propuesta y en el archivo
inactivo.

Tambin, pueden existir documentos internos que no sean codificados como por ejemplo,
estados financieros, facturas, etc. Los cuales estarn fuera del sistema de gestin
integral.

Documentos de Soporte

CA-F09 Plantilla de elaboracin de documentos
CA-F15 Listado Maestro de Documentos
CA-F16 Listado Maestro de Registros
IN-F52 Listado Maestro de Documentos y Registros Tcnicos