Introduccin 3 NORMAS ICONTEC 4 puntos y pautas bsicos 4 Las Preliminares 5 NORMAS APA 6 Generalidades En Las Normas APA 7 DOCUMENTOS COMERCIALES 11 CARTAS COMERCIALES 12 ACTAS DE REUNIONES 14 MEMORANDOS 15 CIRCULARES 16 CERTIFICADOS 17 ACTAS DE GRADO 19 Conclusin 20
INTRODUCCION
Este trabajo est hecho con el fin de presentar los diferentes tipos de trabajo bajo las normas de Icontec ms especficamente; normas de Icontec, normas APA, documentos comerciales, cartas comerciales, memorandos, circulares, certificados y actas de grado y as poder tener un mayor conocimiento en estas actividades y poder aplicarlas en diferentes puntos de trabajos. Adems en este documento se pueden distinguir como se realizan los diferentes tipos de trabajos escritos bajo las normas de Icontec.
NORMAS ICONTEC ICONTEC, es el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin y es el organismo nacional de normalizacin en Colombia. Entre sus principales actividades se destaca la creacin de normas tcnicas y la certificacin de normas de calidad para empresas y actividades profesionales. Adems es el representante de la Organizacin Internacional para la Estandarizacin, ISO en Colombia y su alcance y cobertura es internacional. PUNTOS Y PAUTAS BSICOS:
Calidad del Papel: Debe ser la mejor para facilitar la impresin y lectura del texto escrito, tambin a tener en cuenta esta el tamao del papel que es de acuerdo al tipo de trabajo o en base a los requisitos que pida la institucin. Adems de acuerdo a la ltima actualizacin de la Norma Icontec (NTC 1486) se permite la impresin en ambas caras (las dos caras de una misma hora) slo desde la pgina del contenido. Mrgenes: Si la impresin fuese en ambas caras todos los mrgenes deben ser de 3 cm, adems los ttulos de cada Captulo debern estar en hojas independientes a 3 cm del borde superior del mismo. El texto o informacin deber llegar hasta el margen inferior y se recomienda tambin evitar los ttulos o subttulos solos al final de la pgina Superior: 3 cm Izquierdo: 4 cm Derecho: 2 cm Inferior: 3 cm
1.2 LAS PRELIMINARES Se denomina preliminares a las partes que anteceden el cuerpo del trabajo y segn la Norma ICONTEC para trabajos escritos, las preliminares son las siguientes: Tapa o pasta: Son las lminas de cartn, plstico u otros materiales que protegen el trabajo, encuadernado, anillado o empastado. La tapa o pasta puede llevar informacin o ilustracin o ambas cosas Guardas: Son las hojas en blanco puestas entre las tapas o pastas, al principio y al final del documento, stas son opcionales Cubierta: Esta pgina es opcional, contiene los mismos datos que la pasta y conserva la misma distribucin Portada: Es la pgina informativa del documento y proporciona los datos que permiten identificarlo. Incluye el ttulo y el subttulo, en caso de que tenga subttulo, el nombre del autor o autores, el tipo de trabajo realizado, o sea monografa, tesis, etc; el nombre y ttulo acadmico del director o asesor del trabajo. Estos textos deben estar centrados en la pgina y a distancia equidistante Pgina de aceptacin: En esta pgina se registran las firmas de los jurados que participan en la revisin, sustentacin y aprobacin del trabajo. Tambin incluye la ciudad y fecha de entrega del trabajo Pgina de dedicatoria: Su uso es opcional. En ella el autor o autores del trabajo, dedican su trabajo en forma especial a personas o entidades. En estas pginas, se conservan las mrgenes de las dems pginas preliminares. Pgina de agradecimientos: Esta pgina es opcional. En ella el autor o los autores agradecen a las personas o instituciones que colaboraron en la realizacin del trabajo. En ella deben aparecer los nombres completos, los cargos y su aporte al trabajo Contenido: Esta pgina es obligatoria. En ella aparecen los ttulos de las divisiones y subdivisiones del trabajo, as como los materiales complementarios como ndices, glosarios, bibliografas y anexos. Deben ir en el orden en que aparecen y con el nmero de pgina en que se encuentran. Listas especiales: Son obligatorias y en ellas deben aparecer los ttulos de las ilustraciones, grficos, tablas, anexos y abreviaturas, entre otros, Que hacen parte del trabajo. El estilo debe ser igual al de la tabla de contenido Glosario: El glosario es la lista alfabtica de los trminos usados en el trabajo, con sus correspondientes definiciones. Los trminos deben escribirse en mayscula sostenida seguidos por dos puntos y a continuacin la definicin y entre trmino y trmino se debe dejar un espacio interlineal Resumen: El resumen es de uso obligatorio. Consiste en la presentacin abreviada y concisa del contenido del documento. Para las monografas y ensayos se recomienda un resumen de mximo 250 palabras. En trabajos muy extensos, el resumen debe ser de mximo 500 palabras. Al final del resumen se deben poner en mayscula las palabras claves que permitan recuperar la informacin.
NORMAS APA Las Normas APA son un conjunto de estndares creados por la American Psychological Association con el fin de unificar la forma de presentar trabajos escritos a nivel internacional, diseadas especialmente para proyectos de grado o cualquier tipo de documentos de investigacin. Estas normas se actualizan cada cierto tiempo, actualmente se encuentra en la sexta versin, su manual oficial cuenta con ms de 300 pginas. 2.1 GENERALIDADES EN LAS NORMAS APA Normas APA Papel: El tamao del papel que se debe usar bajo la norma APA es de 21,5927,94 centmetros. Equivalentes a 8 x 11 pulgadas. El interlineado debe ser con el formato 2.0 y el texto debe estar alineado hacia la izquierda, sin que est justificado. No se deben utilizar espacios entre prrafos. Mrgenes: Todos los mrgenes deben ser con un espacio de 2,54 cm/1. La forma correcta de usar sangras para documentos son 5 espacios en el comienzo de cada prrafo. Las tablas no deben tener ningn tipo de lnea que separen las celdas. Utilizacin de ttulos en normas APA Los ttulos no se deben escribir con mayscula sostenida. La letra grande solo ir al principio de la primera palabra. Nivel 1: se utiliza con el encabezado en negrita y centrado. Nivel 2: debe ser escrito con encabezado alineado a la izquierda y en letra negrita. Nivel 3: el encabezado del prrafo debe tener sangra, estar escrito en negrita y con punto final. Nivel 4: el encabezado del prrafo tendr sangra, letra con formato cursiva y con punto en el final de la lnea. Nivel 5: tiene que ser con encabezado de prrafo con sangra. No debe ser escrito con negrita. Se utiliza la cursiva y el punto final. Citar usando Normas APA Las citas son expresiones o ideas que se toman de otra fuente para aplicarlas en un documento propio con la idea de reforzar lo expresado. La norma APA cataloga a esta accin en distintas categoras. Citas textuales Es una idea que se toma literalmente para utilizacin en otro texto. Si la cita es menor a 40 palabras, debe ir en el texto a usar entre comillas y con letra cursiva. El punto va despus de poner la fuente. Cita basada en autor Citar con apellido y ao de publicacin. La informacin de la pgina va luego de la cita. Tras el texto, se pone el apellido y ao: Gmez (2014) dice: No se utilizan comillas para los datos ni la cita. El punto final va tras finalizar la cita. La pgina de cita se coloca entre parntesis tras el punto final de lo citado. Cita basada en el texto Se pone la cita y luego el apellido, ao y pgina. Todo entre parntesis y seguido de punto. No debe usarse comillas ni cursivas. Se coloca punta al final de la cita y antes de los datos. Citar con apellido, ao y pgina en un prrafo aparte. Citas de parafraseo Es la forma literaria en que el autor usa una idea de otra persona o fuente con palabras propias. La cita ser con apellido y ao de publicacin entre parntesis. El punto se coloca tras el parntesis. Citas de ms de 40 palabras Cuando el texto a utilizar es mayor a 40 palabras, se escribe aparte del texto principal. Tablas y figuras El ttulo de las tablas tiene que ser claro, explicativo y muy breve. Solamente se utilizan lneas para diferenciar las categoras (ttulos de cada columna) con el resto. En el caso de las figuras, debe escribirse el nmero de la misma al principio y en negrita, dentro de la nota de figura que se escribe abajo del grfico. Referencias Es la forma que tiene el autor de indicar las fuentes analizadas y usadas en el texto. No se deben colocar referencias que no aparezcan. Es importante analizar detalladamente cada fuente. La lista de referencias se hacen con interlineado de 1.5, cada una debe tener sangra francesa (conocida tambin como sangra F4 o sangra F7) y el listado debe organizarse de forma alfabtica de los apellidos de los autores. Lista de referencia o bibliografa? Las referencias solamente son fuentes utilizadas para complementar el trabajo. La bibliografa incluye libros o textos que deben ser ledos para entender mejor el texto y pueden tener notas descriptivas. Abreviaturas: Ads by Sense1Ad Options Ads by Sense1Ad Options Ads by SmartSaver+ 15.1 Ads by Sense1Ad Options Palabra Abreviatura Captulo Cap. Edicin Ed. Edicin revisada Ed. Rev. Editor (Editores) Ed. (Eds.) Traductor (es) Trad. Sin fecha S.F. Pgina (pginas) p. (pp.) Volumen Vol. Volmenes Vols. Nmero No. Parte Pte. Informe tcnico Inf. Tc. Suplemento Suppl. Ejemplos Puede encontrar ejemplos en el sitio oficial de la APA en donde encontrar adems tutoriales en video (en ingls) para conocer ms sobre estas normas. Para ver ejemplos en espaol se recomienda la siguiente presentacin que adems incluye una informacin amplia sobre los estndares APA. Normas APA, 4.0 out of 5 based on 56 ratings Tambin puede interesarte: Normas ICONTEC para trabajos escritos Etiquetas: cmo hacer un trabajo escrito, norma apa, trabajo escrito.
DOCUMENTOS COMERCIALES Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compaa o empresa. Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad. La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente: En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones.Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de comercio.Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas operaciones. Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad. Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc. Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales. Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos pblicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depsito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registracin contable, es fuente de informacin (planillas de sueldos, informes). Orden de compra: Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderas al proveedor indicando condiciones de pago y forma de entrega. Tambin es llamado nota de pedido. Remito: Es el documento que confecciona el vendedor y que acompaa la entrega de las mercaderas vendidas.
Factura: Es el documento que el proveedor entrega al comprador comunicndole el importe de las mercaderas vendidas a crdito o al contado. Es el comprobante de compra. Ticket: Cumple la misma funcin que la factura al contado y se utiliza en operaciones de escasos importes. Nota de dbito: Es el comprobante que enva el proveedor al comprador, comunicndole que aumento su deuda por motivos que en l se especifica. Nota de crdito: Es el comprobante escrito que el proveedor entrega al comprador como constancia de haber recibido dinero, cheque, pagare u otros valores. Pagare: Es el documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra una suma de dinero en un plazo determinado.
CARTAS COMERCIALES Es una comunicacin que tiene carcter documental y utilizan las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc. Tiene importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales. Se realizan cartas para ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes, demandas de pagos, presentacin de personas, etc.
Proceso de elaboracin de la carta comercial Para lograr cartas eficaces, tendremos que escribirlas con cuidado, poniendo atencin en lo que hacemos. Con un escrito rutinario, mal redactado, inadecuado puede lograrse un efecto contrario al que pretendemos. La redaccin de las cartas comerciales no tiene por qu ser una tarea aburrida o carente de creatividad. Podemos dar a nuestras cartas un aire diferente; slo necesitamos poner atencin y aprender practicando; es una habilidad que se adquiere con el tiempo. Para empezar, distinguiremos tres etapas en el proceso de elaboracin: Los pasos previos La redaccin del borrador La revisin Antes de comenzar a escribir
La improvisacin raras veces resulta bien. En el caso de las cartas comerciales se cumple plenamente esta regla. Para evitarlo, vamos a estructurar y disear el contenido de nuestros escritos siguiendo estos pasos: Recopilar datos sobre el asunto o materia que vamos a tratar. Tenemos que saber de qu estamos hablando. Establecer el objetivo, aquello que pretendemos conseguir por medio de la carta: obtener un crdito, realizar una venta, formular una queja, etc. Documentarse sobre el destinatario. Necesitaremos saber algo sobre la persona o la empresa a la que nos estamos dirigiendo. Una carta puede ser buena o mala dependiendo de si se adapta, o no, a las circunstancias del destinatario. ACTAS DE REUNIONES . 5.1. Escribe el nombre, la fecha y hora de la reunin antes de que comience. Si esto no es una reunin en curso con un nombre oficial, haz una lista de temas generales. Por ejemplo, si ests tomando acta de la reunin para la planificacin de un nuevo servicio, su nombre podra ser "Nueva reunin de planificacin de productos". 5.2. Registra los nombres de los asistentes al comienzo de la reunin. Si hay asistentes desconocidos anota su ttulo o su rol cuando se presenten. Esto sera como referencia si hubiera alguna pregunta ms adelante en el desarrollo de la junta. 5.3. Escribe los temas principales que se discuten. Usa vietas y abreviaturas para registrar los detalles de la reunin. Si alguna pregunta se plantea escribe la pregunta y anota la solucin. 5.4. Haz una lista de todos los elementos de accin. Los puntos de accin son los temas que tendr que seguir. Puedes hacer una lista en un rea separada en la parte inferior de la pgina o utilizar un indicador que sea claro para escribir las actas despus de la reunin. Por ejemplo, coloca una estrella al lado de cada elemento de accin a medida que escribes, as sers capaz de identificar cada punto al escribir el acta de la reunin.
5.5. Escribe tu acta despus de la reunin cuando la memoria de todos los temas est en su mejor momento. Distribuye la versin final del acta a todos los asistentes. En algunos casos, necesitars la aprobacin del jefe antes de su distribucin; de ser as, asegrate de presentar tu versin de las actas de las reuniones antes de su distribucin.
MEMORANDOS
Hacer un memorando es muy fcil, justamente porque es una forma de comunicacin muy resumida en una organizacin; se suelen hacer para comunicar sobre alguna reunin, nueva poltica en la empresa, un nuevo procedimiento, etc... Yendo al grano, se comienza con un encabezado: Memorando
Para: (El destinatario, con su cargo o rol) De: (nombre y cargo de quien lo enva) Fecha: Asunto:
Luego se plantea el problema o asunto en cuestin, de manera breve y al grano. Despus vienen los detalles relevantes, para finalizar con alguna directiva o recomendacin concreta de accin. En el ejemplo que sealas sobre un trabajador que lleg tarde, puedes poner como asunto "atraso del da...." (Se debe ser especfico, o sea no sera muy apropiado sencillamente poner "atraso" en este campo). Luego en el cuerpo del mensaje puedes poner algo como "Estimado, se me ha comunicado que el (o los) da(s).... se ha presentado atrasado a cumplir con sus funciones. Le recuerdo que es fundamental presentarse a la hora para poder cumplir con las tareas asignadas. Espero su comprensin". Con eso debera bastar. En este caso el memo est dirigido al empleado en cuestin, y si se desea hacer un recordatorio general de puntualidad, con copia a toda la organizacin, entonces no deberas nombrar al empleado en cuestin, para no exponerlo pblicamente.
CIRCULARES 7.1. Vas a ir a "WordArt" que esta designado por una letra "A". 7.2. Al pulsar esta letra te va a surgir una ventana en la cual vas a escoger el semicrculo, "WordArt style 3". 7.3. Al pulsar sobre el estilo escogido va a aparecer una nueva pantalla, como la que ves a continuacin. 7.4. Escogers el Font que deseas utilizar y escribes el mensaje que quieras. Tienes que recordar al finalizar la ltima palabra dejar un espacio, pues al volverlo un crculo debe existir un espacio entre la ltima palabra y la primera palabra. 7.5. Luego vas a ir a "Change Shape" y escogers el crculo. 7.6. Vas a ir al rea de "Size" y escogers el tamao en que deseas. Aqu les sugiero que asignes un tamao un poco menor del tamao del ponchador o nestability que vayas a utilizar. CERTIFICADO
8.1. Compra el tipo de papel en el que quieras imprimir. El papel de color o tal vez la cartulina pueden adaptarse a tus necesidades. Elige algo que sea un poco especial para la ocasin.
8.2. Abre Microsoft Word, haz clic en "Archivo" y "Configuracin de pgina". Selecciona la pestaa "Mrgenes" y luego dentro de la seccin "Orientacin del papel" elige "Paisaje" y selecciona "OK". A continuacin elige "Vista" del men superior y marca la casilla que se encuentra a un lado de "Regla". La regla de la parte superior de la pgina te ayudar a ver mejor el centro de la hoja. 8.3. Inserta una lnea de texto seleccionando "Insertar", "Cuadro de texto" desde los mens. Esta ser la primera lnea del certificado de reconocimiento. Ajusta el cuadro alrededor del texto usando el ratn y arrastrando el cuadro para hacerlo ms grande o ms pequeo. Arrastra el cuadro a la ubicacin que quieras haciendo clic en uno de sus lados y arrastrndolo. 8.4. Selecciona el texto y haz clic con el botn derecho. Elige "Fuente" y aparecer una ventana completa con opciones. Desde dicha ventana puedes elegir tu fuente, el color y tamao. Juega con las opciones y luego haz clic en "OK" cuando te guste lo que has hecho. Dependiendo del tamao de fuente quiz necesites ajustar el tamao del cuadro. 8.5. Agrega las otras lneas en el certificado de la misma forma en la que creaste la primera. Elige la misma fuente y color o una diferente. En muchas ocasiones el nombre que aparece en un certificado se pone en negritas con una fuente diferente a la del resto de la pgina. Esto permite que el nombre destaque del reconocimiento. 8.6. Elige la opcin "Vista previa de impresin" antes de imprimir. Ah puedes ver si el centrado y las letras se ven como pensaste que lo haran. 8.7. Imprime en una hoja simple de papel para verificar nuevamente si el color es correcto y si el papel se encuentra en la impresora de la forma en la que lo necesitas. Coloca el papel de tu certificado en la bandeja de alimentacin de la impresora y elige "Imprimir" desde los mens de Microsoft Word. Imprime primero una copia para estar seguro. Recuerda eliminar y agregar nombres diferentes antes de imprimir cada copia si ests haciendo certificados para una clase o grupo. ACTA DE GRADO Son documentos gratuitos con los que el Ministerio de Educacin (MINEDUC) certifica que una persona aprob un determinado curso u obtuvo su licencia de enseanza media. El interesado tiene la opcin de descargar: Un certificado anual de estudio: certifica que un alumno curs un ao especfico. El aplicativo en lnea slo permite obtener este documento a quienes cursaron sus estudios durante o despus de 2002.
CONCLUCION
El desarrolo de estos temas, nos permite ampliar los conocimiento adquiriendo en la materia de fundamento de investigacin experimentando cada uno de los procesos que se utiliza en estos documentos. En este documento damos a conocer las normas de icontec y apas, para realizar diferentes trabajos escritos con una muy buena presentacin, y las reglas adecuada para su organizacin. sin embargo tambien tratamos los principales documentos comerciales como lo son: las cartas comerciales, actas de reunion, memorando, circulares, certificados, actas de grado, solicitudes e informes para emplearlo de una manera adecuada y conocer sus diferentes organizacin al hora de utilizarlo