TRABAJO DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

INTEGRANTES: JALIANY MALDONADO CASADIEGO

SULLEY DANIELA PEARANDA












INSTITUTO TECNICO MERCEDES ABREGO
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
CCUTA
2014






TRABAJO DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS






JALIANY MALDONADO CASADIEGO
SULLEY DANIELA PEARANDA





CODIGOS: 15
25






ASESORA: MAYLEN ELENA NUEZ





INSTITUTO TECNICO MERCEDES ABREGO
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
CCUTA
2014







CONTENIDO





Introduccin

-Formatos requeridos dentro del proceso de atencin en gestin documental
Correspondencia recibida
Correspondencia despachada
Hoja control de ruta de correspondencia
Recordatorio de correspondencia
Envi documentos va Fax
Devolucin de correspondencia
Tramite de correspondencia

-Conceptos
Archivo administrativo
Archivo permanente
Administracin documental
Clasificacin
Conservacin


-Esquema de la estructura organizacional de una empresa.

Conclusiones















INTRODUCCION



Este trabajo comprende una serie de conceptos que debemos tener en para
cuenta para llegar a hacer un excelente asistente administrativo; estos
conceptos comprenden: formatos que debemos tener en cuenta para las
actividades de gestin documental, conceptos fundamentales de
administracin de documentos y lo que es una estructura organizacional de
una empresa.


La importancia de los formatos de gestin documental estn en que
debemos saber cmo tener el control de la correspondencia recibida en
nuestra empresa y que debemos hacer al momento de enviarla, recibirla,
tramitarla y cuando hay una devolucin, adems del formato cuando se enva
un documentos por fax; los conceptos de administracin de documentos
abarca una amplia definicin de lo que es un archivo permanente,
administrativo, lo que debe tener en cuenta un administrador documental, y
la conservacin y clasificacin de los documentos; y por ltimo en que
consiste y como es organiza una empresa.























FORMATOS REQUERIDOS DENTRO DEL ROSCESO DE ATENCION EN

GESTION DOCUMENTAL




CORRESPONDENCIA RECIBIDA




CORRESPONDENCIA ENVIADA






HOJA CONTROL DE RUTA DE CORRESPONDENCIA




RECORDATORIO DE CORRESPONDENCIA



ENVIO DE DOCUMENTO VIA FAX




FORMATO DE DEVOLUCION DE CORRESPONDENCIA




FORMATO DE TRAMITE DE CORRESPONDECIA



CONCEPTOS


ARCHIVO ADMINITRATIVO: son aquellos que tienen como finalidad la
gestin administrativa. En ellos se guardan los documentos mientras tienen
vigencia administrativa. Se caracterizan por el gran volumen de informacin
que poseen, puesto que es una documentacin que se genera y circula para
resolver el trabajo diario de la institucin. No admite destruccin y seleccin
alguna puesto que se trata de documentos que establecen derechos,
relaciones o vnculos, etc. y son la nica garanta de autenticidad. Los
documentos de este tipo de archivo es de uso exclusivo de la institucin que
los genera. Tambin se les denomina archivo abierto o vivo.


ARCHIVO PERMANENTE: en ellos la documentacin solo tiene valor
secundario. Ha sido seleccionada anteriormente y permanecer en este
depsito de forma indefinida, permanente. Algunos documentos de este tipo
son:

- Informacin general de carcter histrico
- Actividades comerciales
- Informacin contable
- Polticas y procedimientos
- Leyes y reglamentos
- Contratos


ADMINISTRACION DOCUMENTAL: es el conjunto de actividades dirigidas al
manejo, tratamiento y organizacin de documentos, desde su origen hasta el
destino final con el objeto de acelerar su bsquela, facilitacin y
conservacin. Su funcin principal de la Gestin Documentales dar
soluciones prcticas y tecnolgicas que garanticen la fiabilidad e integridad, y
un acceso seguro a la informacin.

Objetivos:

- Conservar la memoria corporativa.
De esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro,
sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la
organizacin.
- Contribuir a la toma de decisiones.
Los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para
decisiones futuras.
- Incrementar la eficiencia organizacional
La informacin debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de
bsqueda que se traduce en una optimizacin del proceso de trabajo.
- Apoyar a las investigaciones y procesos legales.
Los elementos almacenados y ordenados segn diferentes aspectos (fecha
de creacin, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son
herramientas bsicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigacin.


CLASIFICACION DE DOCUMENTOS: es el conjunto de operaciones
tcnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacin documental
relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales para
revelar su contenido.

La clasificacin es el primer paso del conjunto del proceso destinados a la
organizacin de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la
informacin contenida en los documentos para su utilizacin administrativa,
jurdica, y cientfica.

CONSERVACION DE DOCUMENTOS: es el conjunto de medidas
preventivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los
documentos de archivo, sin alterar su contenido.

Aspectos a tener en cuenta en la conservacin:
- Ubicacin
- Aspectos estructurales
- Capacidad de almacenamiento
- Distribucin
- Estantera
- Distribucin de estantera

Condiciones ambientales:

- Ventilacin
- Iluminacin
- Mantenimientos

En conclusin la conservacin preventiva de los documentos consiste en
evitar o reducir el riesgo o deterioro de los documentos de archivo,
preservando su integridad y estabilidad.






ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA PAPELERIA
SUPEQUIN




GERENTE









ADMINISTRADOR












SECRETARIA GENERAL
SECRETARIA DE
ADMINISTRACION
PERSONAL DE
COMPRAS
MERCADO Y VENTAS

VENDEDOR
SURTIDOR
MARKETING
FINANZAS
CAJERO
SERVICIOS
GENERALES
ASEADOR
MANTENIMIENTO