LA FUNCION DE PLANEACIN

CONCEPTOS E IMPORTANCIA
Tanto los individuos como las organizaciones necesitan planear. La planeacin es el proceso bsico
de que nos servimos para seleccionar las metas y determinar la manera de conseguirlas. As
mismo, la planeacin es la primera etapa del proceso administrativo, ya que planear implica hacer
la eleccin de las decisiones ms adecuadas acerca de lo que se habr de realizar en el futuro. Esta
establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
Para que una empresa se pueda organizar, dirigir o controlar, antes deben elaborarse planes que
den direccin y propsito a la organizacin, que decidan qu deba hacerse, cundo y cmo ha de
hacerse y quin lo har.
CONCEPTO.
Se puede definir a la planeacin como: "La determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos
de accin para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que
habr de realizarse en un futuro"
Para que la planeacin sea eficaz es necesario revisar las respuestas a las siguientes preguntas:
Qu accin es necesaria? Por qu? Dnde? Cundo? Quin debe hacerla? Cmo debe
hacerse?
IMPORTANCIA.
Los fundamentos bsicos que muestran la importancia de la planeacin son:
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no los elimina
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores
garantas de xito
Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir, y un afn de lograr las
cosas
Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea
Establece un sistema racional para la toma de decisiones
Reduce al mnimo los riesgos, y aprovecha al mximo las oportunidades
Las decisiones se basan en hechos y no en emociones
Al establecer un esquema o modelo de trabajo, suministra las bases a travs de las cuales
operar la empresa
Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.
ETAPAS PARA PLANEAR.
Entender el problema Obtener informacin completa sobre las actividades involucradas
Analizar y clasificar los datos Formular premisas de la planeacin Formular planes
alternativos Elegir el plan Disponer detalladamente la sucesin y direccin de las
operaciones Vigilar como progresa el plan propuesto
PASOS EN EL PROCESO DE PLANEACIN
La planeacin es muy sencilla y puede condensarse en 4 pasos bsicos. Estos pueden adaptarse a
todas las actividades de la planeacin, en cualquier nivel de la organizacin.
Establecer una meta o conjunto de metas. La planeacin comienza con las decisiones acerca de
lo que la organizacin o sub unidad necesitan o quieren. Sin una definicin clara de metas, las
organizaciones distribuirn sus recursos en una forma demasiado amplia. Determinar las
prioridades y ser especfico respecto a los objetivos, les permitir canalizar sus recursos con
eficacia.
Definir la situacin actual. A qu distancia se halla de sus metas la organizacin? De qu
recursos se dispone para alcanzarlas? Solo despus de analizar el estado actual pueden trazarse
los planes para describir el progreso. Las lneas abiertas de comunicacin dentro de la organizacin
y entre sus unidades suministra la informacin que se necesita.
Identificar las ayudas y barreras de las metas. Qu factores en el ambiente interno y externo
ayudan a la organizacin a lograr sus metas? Qu factores podran crear problemas? Es bastante
fcil ver lo que est teniendo lugar en el momento presente, pero el futuro nunca es claro.
Desarrollar un plan o un conjunto de acciones para alcanzar la meta o metas. Esta ultima etapa
en el proceso de planeacin requiere varios cursos de accin alternos para conseguir la meta o
metas deseadas, evaluar las alternativas y escoger entre ellas la ms idnea para llegar a la meta.
Este es el paso en que se toman las decisiones referentes a acciones futuras y en que son ms
importantes las pautas de la toma eficaz de decisiones.
TIPOS DE PLANES
Los planes son el resultado del proceso de la planeacin y pueden definirse como diseos o
esquemas detallados de lo que habr de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias
para realizarlos.
Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realizacin, se pueden clasificar en:
Corto Plazo. cuando se determinan para realizarse en un trmino menor o igual a un ao. Estos,
a su vez, pueden ser:
Inmediatos: Aquellos que se establecen hasta seis meses.
Medianos: Se fijan para realizarse en un perodo mayor de seis, o menor de doce meses
Largo Plazo. Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres aos.