Recientemente uno de nuestros usuarios nos hizo la siguiente pregunta: Que podemos hacer si por ejemplo

tenemos 20 libros de MS Excel y tenemos que consolidar todos los valores contenidos en ellos en un solo
libro? La pregunta es muy interesante ya que existen varias maneras de hacerlo no obstante en MS Excel
existe un comando que puede realizar dicha operacin de manera eficiente, hacemos referencia en este caso
al comando Consolidar, veamos a continuacin una breve descripcin de cmo emplear este til comando
para consolidar datos de varios libros en uno solo.
El comando Consolidar lo hayamos (para el caso de MS Excel 2007) en la Cinta de opciones dentro de la
ficha Datos en la seccin Herramientas de datos tal como se ve en la imagen anexa:

En MS Excel 2003 lo encontramos en la Barra de herramientas/ Datos/ Consolidar.
Ahora veamos de que manera aplicar el comando mediante un ejercicio, supongamos que tenemos una
empresa que tiene sede en tres pases distintos (Venezuela, Espaa y Argentina) y la suma total de las ventas
se calculan a partir de los datos de tres archivos diferentes donde cada uno contiene la totalidad de las ventas
por cada pas, es en esta parte donde entra la utilidad del comando Consolidar pues mediante el mismo
vamos a obtener los totales de la suma de las ventas de todos los pases en un solo libro.
Teniendo en cuenta que son 3 libros cada uno llamado de la siguiente manera:
Ventas_Venezuela
Ventas_Espaa
Ventas_Argentina
Debemos crear un nuevo libro donde vamos a consolidar los totales de las ventas realizadas en esos pases,
ese archivo lo vamos a nombrar Ventas_Totales. Antes de realizar la consolidacin de los valores debemos
tener abiertos tanto los libros que contienen las ventas realizadas en los tres pases como tambin el libro de
consolidacin. Preferiblemente el archivo donde vamos a consolidar la informacin (Ventas_Totales) debe
tener el mismo encabezado que el resto de los archivos.
El primer paso que debemos realizar es posicionarnos en la celda a partir de donde queremos que se
consoliden los datos en el libro Ventas_Totales para este caso seleccionamos la celda B2 ya que es donde
inicia el rango que vamos a tomar en cuenta en el resto de los libros, lo vemos mediante la siguiente imagen:

En seguida vamos a la Cinta de opciones y en la ficha Datos seccin Herramientas de datos seleccionamos
el comando Consolidar en donde se desplegara el siguiente cuadro de dialogo:

Explicamos algunos detalles que debemos conocer de las opciones disponibles en el cuadro de dialogo:
Por defecto en Funcin dentro de la lista desplegable aparece la funcin Suma para este caso se deja tal cual
ya que se est buscando una sumatoria total de ventas realizadas en tres archivos no obstante
adicionalmente disponemos de 10 funciones mas con las que podemos trabajar.
En el Campo Referencia es a partir de donde vamos a seleccionar el rango celdas de los otros libros que
deseamos consolidar.
En Todas las referencias vamos a visualizar la totalidad de las referencias que tenga el libro.
El Botn Agregar permite agregar una referencia y el botn Eliminar permite suprimir una referencia
seleccionada.
En Usar rtulos: Aparecen dos casillas de verificacin en este cuadro de dilogo, indicativos de la inclusin
de rtulos en la fila superior y/o en la columna izquierda, ya que se pueden dar los dos casos de manera
simultnea. Al marcar estas casillas estamos informando al programa de que no deseamos que los datos
incluidos en la fila superior y/o en la columna izquierda se tengan en consideracin a la hora de realizar las
operaciones correspondientes.
En Crear vnculos con los datos de origen: Es importante activar esta casilla si queremos que los datos
originales queden vinculados con los datos consolidados, de manera que si en las hojas que contienen los
datos de origen se realiza algn tipo de modificacin, la hoja resumen actualizar los datos consolidados en la
medida que sea necesario. Tambin esta opcin crea en la hoja consolidada un esquema que permite
identificar el origen de cada uno de los datos consolidados, es decir, de dnde proviene ese dato de resumen
en concreto.
Una vez revisados estos puntos procedemos a realizar la consolidacin de los totales, con el cuadro de
dialogo abierto en el campo Referencia vamos a seleccionar el rango de las celdas que deseamos consolidar
del primer libro (Ventas_Venezuela) a partir de la celda B2 hasta la celda G4 tal como se ve en la imagen
anexa:

Luego seleccionamos el botn Agregar dentro del cuadro de dialogo, muy bien este paso lo vamos a repetir
exactamente pero haciendo referencia a los dos libros restantes (Ventas_Espaa) y (Ventas_Argentina)
quedando el campo Todas las referencias tal como lo mostrado en la siguiente imagen:

Las casillas Fila Superior, Columna izquierda y Crear vnculos con los datos de origen no la vamos a
seleccionar para la consolidacin de estos valores.
Por ltimo hacemos clic en el botn Aceptar y los resultados se consolidarn de manera exitosa en el libro
Ventas_Totales.
El comando Consolidar es de suma utilidad ya que si tenemos un gran nmero de libros y queremos
consolidarlos todos en uno solo el mismo nos ofrece la posibilidad de hacer esta operacin.