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AGOSTO DE 2008.
1. Introduo
1.1. Apresentao
Nos dias de hoje o ambiente empresarial se apresenta cada vez mais mutvel e imprevisvel,
onde a concorrncia esta globalizada, os gestores das empresas so forados a buscarem
novas idias, conceitos e mtodos, a fim de aperfeioarem o processo de administrao das
organizaes. Aliado a esse enfoque, importante ressaltar a mudana significativa na forma
de administrar os resultados das empresas, passando da viso de gerenciamento funcional para
o gerenciamento por processo.
1.2. Objetivo
O objetivo desse trabalho apresentar os conceitos e tcnicas do gerenciamento por
processos, bem como demonstrar a sua aplicao num estudo de caso, dentro de uma indstria
metalrgica que produz caldeiras, referente aos processos ligados rea de suprimentos.
1.3. Abrangncia
Esse trabalho abrange os conceitos de administrao funcional, gerenciamento por processo,
estabelecendo as principais caractersticas e diferenas conceituais entre as duas abordagens,
bem como os mtodos para identificao e classificao dos processos chaves da organizao.
Como restrio de abrangncia, no faz parte desse trabalho os estudos sobre a avaliao
detalhada da administrao funcional, e tambm, no mximo dois indicadores de desempenho
para cada processo chave identificado. A empresa que vai ser base para o estudo de caso est
instalada na regio de Ribeiro Preto-SP.
1.4. Mtodo de Pesquisa
Segundo Salomon (1978), o trabalho cientfico consiste na investigao e no tratamento por
escrito de questes abordadas metodologicamente. Para Thiollent (1994), a metodologia de
pesquisa desempenha um papel de bssola na atividade dos pesquisadores, esclarecendo
cada uma das suas decises por meio de alguns princpios de cientificidade. A coleta de
informao empregada foi realizada por meio de entrevistas, visitas, reunies, anlise de
documentos e observao livre.
1.5. Estrutura do Trabalho
Esse trabalho esta estruturado em quatro captulos:
- O Captulo 1 apresenta a introduo do trabalho;
- O Captulo 2 apresenta os conceitos e tcnicas de gerenciamento por processo;
- O Captulo 3 apresenta o estudo de caso do trabalho;
- O Captulo 4 apresenta as consideraes finais do trabalho.
2. Conceitos e Tcnicas de Gerenciamento por Processo
O gerenciamento por processo envolve vrios conceitos e tcnicas que foram tratadas nesse
trabalho; a seguir esto descritos os conceitos e tcnicas do gerenciamento por processo, bem
como o conceito de gerenciamento funcional e um quadro comparativo entre os dois modelos
de gesto.
A figura a seguir apresenta uma concepo do gerenciamento por processo, baseado na viso
e comprometimento.
Processos
Clientes
Fornecedores
Segmentao de tarefas
Inter-relacionamento de processos
Orientao de tarefas
Decises hierrquicas
Sociocracia
Equipes autnomas
Treinamento
Aprendizado
Esses processos so associados com seu impacto sobre os negcios (N) e com a qualidade de seu
desempenho (Q).
A
Processo A
1
2
3
4
5
Processo B
E
Impacto
sobr e os
Negcios
(N)
Processo C
Processo D
Desempenho(Q)
Legenda :
Desempenho (Q):
A- timo
B- Bom
4- Elevado
3- Mdio
2- Modesto
1- Fraco
Neste caso o Processo D seria prioritrio, pois tem um impacto fundamental no xito dos
negcios e tem um desempenho insuficiente.
Na escolha dos processos, os fatores que podem ser considerados so:
Potencial para obteno de benefcios: financeiros, mercadolgicos;
Potencial de melhoria na satisfao de: clientes, funcionrios, fornecedores;
Grau de integrao com os objetivos ou com o direcionamento estratgico da organizao;
Impacto em: segurana fsica do pessoal e do patrimnio, segurana das informaes da
empresa, proteo do meio ambiente, imagem global da empresa na comunidade;
Gerenciamento do processo;
Abrangncia na organizao
Passo 2 - Definio do responsvel pelo processo e da equipe de melhoria.
Passo 3 - Definio da finalidade (propsito) do processo e de suas fronteiras (ou seja: do
incio, fim e das interfaces do processo).
Neste passo identifica-se:
A razo pela qual o processo existe
Os fornecedores: materiais, informaes, servios, etc.
Os clientes: produtos e servios so gerados para quem?
Passo 4 - Mapeamento do processo (desenho do fluxograma do processo).
Passo 5 - Identificar as necessidades dos clientes e definir os indicadores de desempenho.
Passo 6 - Medio do desempenho (conforme os indicadores tradicionalmente adotados).
Passo 7 - Envolvimento e compromisso dos fornecedores e dos membros do processo e
definio dos objetivos de melhoria.
rea
Comercial
Assessoria
Jurdica
Assessoria de
Marketing
Tecnologia da
Informao
Comit
Tcnico
rea de
Suprimentos
rea
Industrial
rea de
Montagem
Externa
rea
Administrativa
Contabilidade;
3.3. Processos Selecionados para Aplicao da Metodologia
Os processos selecionados para o nosso estudo de caso esto subordinados a rea de
Suprimentos da empresa, so eles:
Compra de Materiais;
Recebimento de Mercadoria;
Controle de Estoque de Materiais.
Esses processos podem ser entendidos como sendo a sada dos recursos financeiros da
empresa.
A reduo do escopo de aplicao da metodologia de gerenciamento por processo faz-se
necessria, por se tratar de um trabalho acadmico; na prtica deve ser aplicada metodologia
para todos os processos selecionados.
3.4. Aplicao da Metodologia de Gerenciamento por Processo
No caso dos processos selecionados foram aplicados os 10 passos da metodologia de
gerenciamento por processo, conforme descrito a seguir.
Passo 1 Seleo por processo
Na reunio com a alta administrao da empresas, foram identificados os objetivos
estratgicos da empresa, relacionados com a fabricao e montagem de equipamentos aos
clientes, dentro de prazos contratados, qualidade garantida, atravs da utilizao adequada dos
recursos materiais, financeiros e humanos.
Os fatores chaves identificados foram:
Os fornecedores e prestadores de servios comprometidos com a parceria estabelecida;
Os recebimentos dos materiais, dentro da qualidade, preos e prazos negociados;
A armazenagem dos materiais dentro de padres de qualidade normalizados.
Na aplicao da avaliao dos processos selecionados foram obtidos os seguintes resultados:
timo
Bom
Fraco
Modesto
Mdio
Elevado
Fundamental
Regular
Compras
Recebimento
Desempenho(Q)
Suficiente
Insuficiente
Estoque
Impacto
sobre os
Negcios
(N)
Nesse caso o processo Controle de Estoque de Materiais prioritrio, pois tem impacto
fundamental sobre o negcio, com desempenho insuficiente.
Passo 2 Definio do responsvel pelo processo e da equipe de melhoria
A nomeao do responsvel pelo processo de Controle de Estoque de Materiais, foi pelo
critrio de conhecimento tcnico dos equipamentos da empresa e experincia comprovada na
funo Gerente de Suprimentos.
A Equipe de Melhoria de Processo foi criada com os seguintes profissionais:
1 comprador de materiais;
1 analista de PCP;
1 almoxarife;
1 analista de projetos.
Ficou determinado que a Equipe de Melhoria de Processo de Controle de Estoque de
Materiais se reunir uma vez por semana, com a presena do Diretor Industrial, visando
apresentar as melhorias alcanadas e as pendncias dos trabalhos. Todas as definies e
decises devem ser registradas em ata e publicadas dentro da empresa, nos quadros de avisos
e jornal interno.
Passo 3 Definio da finalidade do processo e de suas fronteiras
O processo de Controle de Estoque de Materiais tem como propsito registrar as entradas,
movimentaes e sadas dos materiais da empresa. O incio desse processo o registro dos
recebimentos dos materiais recepcionados pelo processo de recebimento de materiais, atravs
dos pedidos de compras e nota fiscal do fornecedor. O final desse processo caracterizado
pela entrega dos materiais para o processo de produo, atravs dos registros das requisies
de materiais (RI).
Passo 4 Mapeamento do processo
O fluxograma do processo de Controle de Estoque de Materiais foi revisado pela Equipe de
Melhoria de Processo, conforme descrito abaixo.
PROCEDIMENTOSNAREA: Almoxarifado
PROCEDIMENTOSEXTERNOS:
FLUXOGRAMA DO PROCESSO
PROCESSO : Estoques - Entrada
PROCEDIMENTOS NA REA : Almoxarifado
Incio
PROCEDIMENTOS EXTERNOS :
Incio
Almoxarifado
Recebimento
Envia material e
nota fiscal
Almoxarifado
Verifica
disponibilidade de
material
Tem em
estoque ?
Sistema
Confere item e
quantidade
Divergncias ?
Sistema
Compras
Gera solicitaes
Processa
solicitaes
Sistema
Nota Fiscal
Pendente
PCP
Gera requisies de
materiais via sistema
Produo
Retira material
mediante
requisio
Almoxarifado
Digita item e
quantidade
conferida
Sistema
REAs
Enviam requisies
de materiais via
sistema
Almoxarifado
Sistema
Baixa requisio
via sistema
Gera lanamentos
fiscais
S
Sistema
Recebimento
Almoxarifado
Sistema
Faz correes
Solicita correes
Baixa Pedido
Compras
Gera lanamentos
contbeis
Faz correes
Almoxarifado
Sistema
Sistema
Sistema
Gera lanamentos
Contas a Pagar
Gera lanamentos
fiscais
Gera lanamentos
contbeis
Separa material
Contabilidade
Processa
lanamentos
Sistema
Gera lanamentos
de custos
Contabilidade
Processa
lanamentos
rea
Almoxarifado
Recebe material
Contas a Pagar
Material prima
para OS?
Processa
lanamentos
Almoxarifado
Imprime etiqueta
de reserva para
OS
Arquiva requisio
Fim
N
Almoxarifado
Guarda material
no almoxarifado
Almoxarifado
Almoxarifado
Digita local de
armazenagem
Sistema
Fim
Banco de Dados
de Produtos
10
resultados imediatistas em fase da sua simplicidade de aplicao. Com a ordenao dos itens
pelo seu valor relativo, passa-se a classific-los em trs grupos chamados A, B e C.
Os estoques mnimos e mximos dos itens relacionados a seguir, referem-se aos primeiros
itens de cada item da curva ABC de estoque, apresentado na tabela 2.
Cdigo
Descrio
Curva
UND
Mnimo
Pedido
Mximo
1.10.10.112
Kg
180.000
205.000
250.000
3.31.30.339
Gs CO2 Lquido
m3
6.500
10.000
15.000
5.55.50.569
Eletrodo de solda
Kg
870
930
980
11
Antes
Depois
48%
12%
pendentes pendentes
23% no
atendidas
5% no
atendidas
18% em
atraso
4% em
atraso
13%
diferena
2%
diferena
12
13
14