CURSO TEORICO-PRCTICO DE MICROSOFT

OFFICE 2007 - AVANZADO

Qu es Microsoft Office Word 2007?

Es un programa de los llamados procesador de textos en el cual se
pueden realizar toda clase de documentos escritos tales como cartas,
memorndum, currculos, oficio, tesis, tareas, etc.
ENTORNO
El entorno de un programa es la interface que comprende los
elementos visuales en la pantalla, tales como barras, botones generales
como los siguientes a continuacin:
Botn Office

Este botn se ubica en la esquina superior izquierda y

realiza la misma funcin que el men archivo en
versiones anteriores, dentro encontramos nuevo abrir,
guardar imprimir, entre otros.
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CINTAS O FICHAS

En esta versin se han omitido los anteriormente llamados mens por lo

que da lugar a pestaas individuales que contiene las herramientas para
trabajo en el programa: INICIO-INSETAR-DISEO DE PGINAREFERENCIA-CORRESPONDENCIA-REVISAR VISTA.
Existen otras cintas llamadas inteligentes ya que se
muestran nicamente cuando algn elemento
adicional esta seleccionado o sealado, estas
aparecen como adicional al final y muestran nombre
y color diferente a las habituales
GRUPOS
Las cintas se subdividen en grupos que son los que conjuntan las
herramientas relacionadas, cada cinta puede tener varios grupos, y
algunos grupos pueden componerse de solo un botn.

CUADROS DE DIALOGO
Son ventanas emergentes que pertenecen
al programa y contienen algunas de las
herramientas mostradas en las cintas ms
otras adicionales que permiten crecer las
opciones para aplicar a los documentos,
algunos de los grupos pueden no tener
cuadro de dialogo

REGLA

El programa de Word tiene dos reglas una colocada en la parte superior

y otra en la parte izquierda de la pantalla, estas nos sealan diferentes
aspectos de nuestro documento tales como el margen, las sangras,
tabulaciones, esta permite mostrarse u ocultarse en la cinta vista.

BARRA DE ESTADO

Es una barra informativa la cual puede mostrar el nmero de pginas

total, el diccionario usado (este se puede cambiar dando clic sobre el
actual), las vistas y el Zoom

ZOOM
Permite acercar o alejar el documento dando una vista amplia general y
los objetos que se encuentran dentro.

COMBINAR CORRESPONDENCIA
El combinar correspondencia en un documento permite acoplar
diferentes datos a un solo documento permitiendo la elaboracin nica
del mismo sin necesidad de repetir informacin y agilizar la entrada de
datos, tal es la utilidad para memorndums, oficios y cartas
personalizadas, diplomas y ms.
NUEVA COMBINACION
Para realizar esta combinacin seguiremos los siguientes pasos:
1.- Crear el documento principal.

Nota: los textos entre corchetes sealan aquellos datos en los que ser
necesario realizar la combinacin, ya que estos permitirn que este
mismo documento contenga diferentes valores, los que posteriormente
sern llenados en la base de datos.

2.- Ir a la Cinta CORRESPONDENCIA grupo INICIAR COMBINACION DE

CORRESPONDENCIA.

3.- Elegir en el botn INCIAR LA COMBINACION DE CORRESPONDECIA, la

opcin de CARTA, as el documento actual ser elegido como principal
para dicha combinacin.

4.- Ir nuevamente a la cinta INCIAR COMBINACION

CORRESPONDENCIA botn SELECCIONAR DESTINATARIOS.

DE

5.- Se mostrar una lista con las opciones a seleccionar:

a) Escribir nueva lista. Permite crear una lista de elementos a

combinar nueva, crendola desde WORD.
b) Usar lista Existente. Permite seleccionar los datos a combinar
desde un origen anteriormente creado nicamente para insertar los
campos de combinacin (el origen de datos tambin puede provenir
desde un archivo de EXCEL o de ACCESS.
c) Seleccionar los contactos de OUTLOOK. Desde una lista de
contactos del programa OUTLOOK es posible tomarlos para la
combinacin de correspondencia.

6.- Si seleccionamos ESCRIBIR NUEVA LISTA,

donde crearemos una base de datos dentro de WORD pero se generar

en nuevo archivo que posteriormente almacenaremos, y este conjunto
de informacin podr ser utilizado tantas veces sea necesario en
combinaciones futuras. Se mostrara la siguiente ventana a
continuacin:

7.- Los ttulos de las columnas nos indicarn la informacin que se

llenar dentro de la base de datos, mas sin embargo estas columnas no
son fijas ni obligatorias y pueden ser cambiadas a criterio de los datos
que necesitaremos para nuestro documento, presionamos el botn
PERSONALIZAR COLUMNAS

8.- En la nueva ventana podremos eliminar campos (que son las

columnas que muestran que informacin llenar), cambiar de nombre a
los existentes o bien, crear aquellos que consideremos sean
importantes para nosotros

Si es necesario podremos eliminar todos y crear los nuestros, cada que

seleccionemos eliminar no preguntar si estamos seguros, es necesarios
presionar SI.
9.- Al terminar la edicin de los campos presionaremos aceptar y
automticamente tendremos los nuevos campos listos para ser llenados
con la informacin

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Podremos llenar tantos registros o filas necesitemos.

10.- Despus de llenar la informacin daremos clic en ACEPTAR y no
mostrara el cuadro de dialogo para guardar el archivo que contendr la
informacin que llenamos para la combinacin, este ser guardado con
un formato de ACCESS que es un programa que administra bases de
datos.

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11.- Ahora lo siguiente ser sustituir las marcas por los campos que
contienen la informacin, en la cinta CORRESPONDENCIA se activan los
botones restantes.

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12.- Presionamos el botn INSERTAR CAMPO COMBINADO y

seleccionamos el campo correspondiente para colocarlo en el lugar
indicado.

13.- Al insertar los campos se mostrarn de la siguiente manera:

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14.- Hasta este punto nuestra combinacin fue realizada con xito. Para
mostrar cada unos de los datos combinados reales ser necesario ir a la
cinta CORRESPONDECIA grupo VISTA PREVIA DE RESULTADOS y
presionar el botn VISTA PREVIA DE RESULTADO.

15.- Si es necesario ver los dems registros solamente no desplazaremos

con los botones en el grupo de VISTA PREVIA DE RESULTADOS

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16.- Y para finalizar nuestra combinacin de correspondencia solamente

nos queda seleccionar las opciones para imprimir, iremos a la cinta
CORRESPONDENCIA, grupo FINALIZAR presionamos el botn de
IMPRIMIR DOCUMENTOS

Y elegimos cual ser la forma de impresin:

Asi conseguimos que por medio de la creacin de un solo documento

podemos imprimir varios nombres.
AGREGAR MS REGISTROS AL ORIGEN DE DATOS EXISTENE
Dentro de una combinacin de correspondencia existente es posible
seguir agregando ms registros, solamente presionamos el botn
EDITAR LISTA DE DESTINATARIOS:

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Se mostrara la siguiente ventana:

Damos clic sobre la lista de origen de datos que queremos editar

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Presionamos el botn edicin:

Y volver a mostrarse la ventana donde anteriormente llenamos los

registros:

COMBINACION CON LISTA EXISTENTE

Para la seleccin de una lista existente los pasos a seguir para la
combinacin son los mismos que anteriormente mencionamos solo
cambiamos los pasos del 6 al 10 por los siguientes:
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A.- En el grupo INICIAR COMBINACION DE CORRESPONDECIA

seleccionamos usar lista existente

B.- Se mostrar el cuadro de dialogo para seleccionar la ubicacin del

archivo que contiene la informacin a combinar, este inclusive puedes
ser un archivo de EXCEL.

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ORDENAR Y FILTRAR LA INFORMACION DEL ORIGEN DE DATOS PARA

LA COMBINACION DE CORRESPONDECIA
Ordenar
La informacin que se muestre en una combinacin de correspondencia
puede ser organizada segn el campo seleccionado y de forma
ascendente o descendente.
1.- Presionamos el botn de EDITAR LISTA DE DESTINATARIOS:

2.- Despus el botn de ORDENAR

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3.- Y en la ventana de Filtrar y Ordenar, seleccionamos el campo por

medio del cual ordenaremos los registros, y por ultimo el tipo de orden.

FILTRAR
En la informacin a combinar es posible indicar cuales sern los datos
que aparezcan en el documento y cuales no.
1.- Presionamos el botn de EDITAR LISTA DE DESTINATARIOS:

2.- Despus el botn de FILTRAR

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3.- Despus elegimos el campo del cual filtraremos la informacin

4.- Seleccionamos el tipo de comparacin

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5.- Y al final el valor que comparar para el criterio seleccionado

SOBRES
Para la impresin de sobres WORD tienes una funcin que permite
seleccionar el tipo de sobre a imprimir y trabajar al mismo tiempo con la
combinacin de correspondencia
En la cinta correspondencia presionar sobre el botn INICIAR
COMBINACION DE CORRESPONDENCIA y SOBRES

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Se mostrara la siguiente ventana

Solamente presionar el botn de aceptar y el documento cambiara a

forma de sobres con 2 secciones, una de remite y otra de destinatario.

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Y por consiguiente en la seccin de destinatario podremos seguir los

pasos para realizar una combinacin de correspondencia y que cada
sobre contenga informacin nica.

ETIQUETAS
Las etiquetas es un formato dentro de WORD aplicado sobre tablas para
organizar la informacin para impresin sobre etiquetas, los pasos a
seguir son los siguientes:
En la cinta correspondencia presionar sobre el botn INICIAR
COMBINACION DE CORRESPONDENCIA y ETIQUTAS
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En la ventana siguiente elegiremos la marca de las etiquetas y el tamao

de las etiquetas.

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Se mostrar una tabla para ingresar la informacin, ya sea de manera

manual o con combinacin de correspondencia

Si es con combinacin de correspondencia seguiremos los pasos

adecuados, y para aplicarlos en las etiquetas solo es necesario insertar
los campos en la primer etiqueta y con el botn actualizar etiquetas
mostrara un registro diferente para cada celda.

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Gracias al comando <<Prximo registro>> podremos ver cada etiqueta

con un registro diferente.
REFERENCIAS
NOTA AL PIE
Las notas al pie son referencias de una palabra escrita en el documento
al final de la hoja por medio de una marca numrica o un caracter
especial.
Para aplicarlas nos colocamos al lado derecho de la palabra a la cual le
aadiremos la referencia, vamos la cinta REFERENCIAS grupo NOTAS AL
PIE y botn INSERTAR NOTA AL PIE

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En la palabra sealada se mostrara la marca y el cursor brincara al final

de la hoja en el espacio creado para escribir la referencia.

Las notas al pie siempre se mostrarn cada una con su referencia en la

misma pgina, al insertar una nueva tomar el nmero siguiente
consecutivo.
NOTAS AL FINAL
Son similares a las notas al pie tambin son referencias pero estas
siempre irn al final del documento y conforme el documento de
modifique estas se recorrern.

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CITAS Y BIBLIOGRAFIAS
Las citas son marcas tambin en un documento que aplicamos a texto
que fue tomado de un origen distinto a nosotros y cuenta con derechos
de autor tales como un libro, un fragmento de una nota periodstica,
etc.
Nos colocamos al final de la nota, vamos a la cinta REFERENCIAS grupo
CITAS Y BIBLIOGRAFIA botn INSERTAR CITA

Agregar nueva fuente,

Y llenar los datos correspondientes,

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Al presionar aceptar entre parntesis mostrar la cita

Y al insertar la bibliografa todos lo datos llenados en la cita nueva se

mostraran en el documento.

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COMENTARIOS
Son notas adicionales que se pueden insertar a frases o texto
seleccionado en el documento permitiendo mostrar dichos comentarios
a la vista de todo pblico e inclusive imprimir.
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Estos pueden ser eliminados en cualquier momento

PROTEGER DOCUMENTO
Esta opcin nos permite asignarle una contrasea a nuestro documento
para que no sea modificado, ms si podr ser visto,
Ir a la cinta REVISAR grupo PROTEGER botn PROTEGER DOCUMENTO

Seleccionamos restringir formato y edicin y aparecer un panel del

lado derecho
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Activamos la siguiente casilla y presionamos Si, aplicar la proteccin

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Y posteriormente escribimos la contrasea, es necesario confirmarla

escribindola nuevamente en la casilla de abajo.

Para deshabilitar la proteccin presionamos sobre el botn SUSPENDER

LA PROTECCION, escribimos la contrasea y regresara como
anteriormente se encontraba, listo para ser editado.
TABLAS
Las tablas son bloques de separacin para organizar informacin por
medio de una cuadricula, las columnas estn representadas por filas
(son las lneas horizontales), columnas (son las lneas verticales) y las
celdas (que son cada uno de los cuadros individuales).
NOMBRE
JUAN
PEDRO
MARIA

DIRECCION
HIDALGO # 39
GIGANTES # 15
COLON # 126

TELEFONO
36-83-17-65
36-55-19-16
15-22-85-80

EDAD
18
23
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INSERTAR UNA NUEVA TABLA

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Ir a la cinta INSERTAR grupo TABLA presionar sobre el botn tabla y

seleccionar la cantidad de filas y de columnas de las que se compondr
la tablas, si es necesario mas elementos dentro de este botn
encontraremos el comando insertar tablas para escribir la cantidad de
filas y de columnas.
EDICION DE UNA TABLA
A) Mover tabla. Es una marca colocada en la parte superior
izquierda para mover de lugar la tabla.
B) Cambiar de tamao. Permite cambiar de tamao la tabla de
manera uniforme al crecer las filas y las columnas.

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C) Estilos de tablas. Se puede aplicar un formato predeterminado

de lneas y rellenos a la tabla existente ahorrndonos tiempo
con los estilos predeterminados.

D) Dibujar tabla. Permite crear nuevas lneas dentro de la tabla

existente.

E) Borrador. Elimina lneas existentes de la tabla seleccionada, el

contenido de las celdas se combinara al borrar estas lneas.

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F) Dibujar bordes. Al usar la herramienta DIBUJAR TABLA se

pueden elegir diferentes estilos de borde, color y grosor para las
lneas nuevas o existentes.

G) Grupo filas y columnas. En este grupo podremos insertar tantas

filas arriba y debajo de la celda seleccionada, columnas en la
parte izquierda o derecha, y eliminar filas, columnas celdas o la
tabla por completo.

H) Grupo alineacin. Aplica una alineacin tanto vertical como

horizontal al contenido de las celdas seleccionadas, as como la
direccin de dicho contenido.

I)

Ordenar. Ordena el contenido de una tabla por medio de las

filas tomando como referencia los ttulos de las columnas sin
perder la formacin de los elementos

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ABREVIACIONES DE TECLAS PARA LA HERRAMIENTAS MS COMUNES

CTRL + A = Abrir un documento existente
CTRL + B = Buscar
CTRL + C = Copiar
CTRL + D = Alinear a la derecha
CTRL + E = Selecciona todo el texto
CTRL + F = Sangra francesa
CTRL + G = Guardar
CTRL + H = Sangra izquierda
CTRL + I = Ir A
CTRL + J = Justificar texto
CTRL + K = Cursiva
CTRL + L = Cuadro de dialogo reemplazar
CTRL + M =Cuadro de Dialogo Fuente
CTRL + N = Negritas
CTRL + O = Autoformato
CTRL + P = Imprimir
CTRL + Q = Alinear a la izquierda
CTRL + R = Cerrar el documento
CTRL + S = Subrayado
CTRL + T = Centrar
CTRL + U = Nuevo documento en blanco
CTRL + V = Pegar
CTRL + W = Alinear a la izquierda
CTRL + X = Cortar
CTRL + Y = Rehacer
CTRL + Z = Deshacer
CTRL + < = Disminuir fuente
CTRL + SHIFT + > = Aumentar fuente
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