INFORME SOBRE ARCHIVO.

DIANA ALVAREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

VILLAGARZON PUTUMAYO
2014

INFORME SOBRE ARCHIVO.

DIANA ALVAREZ

TRABAJO DE:
EN ORGANIZACIN DE ARCHIVO

PRESENTADO A:
JOAQUIN ESCOBAR
INSTRUCTOR SENA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

VILLAGARZON PUTUMAYO
2014

Contenido

QUE ES ARCHIVO .................................................................................................................. 5

1.

1.1.

CLASES DE ARCHIVOS ................................................................................................ 5

1.1.1.

Permanentes o Maestros: ....................................................................................... 5

1.1.2.

De Movimientos ........................................................................................................ 5

1.1.3.

De Maniobra o Trabajo. ........................................................................................... 5

1.2.

SEGN SU FUNCION..................................................................................................... 5

1.2.1.
1.2.1.1.

Constantes:............................................................................................................ 5

1.2.1.2.

De Situacin: ......................................................................................................... 5

1.2.1.3.

Histricos: .............................................................................................................. 6

1.2.2.

Archivos de Movimiento .......................................................................................... 6

1.2.3.

Archivo de Maniobra o Transitorio ......................................................................... 6

1.3.

2.

Archivos Permanentes ............................................................................................. 5

SEGN SUS ELEMENTOS............................................................................................ 6

1.3.1.

Archivo de Entrada: .................................................................................................. 6

1.3.2.

Archivo de Salida: ..................................................................................................... 6

1.3.3.

Constantes:................................................................................................................ 6

1.3.4.

De Situacin: ............................................................................................................. 6

1.3.5.

Histricos: .................................................................................................................. 6

1.3.6.

Archivos de Movimiento o Transacciones: ........................................................... 6

1.3.7.

Archivos de Maniobra o Transitorios: .................................................................... 6

Importancia de los archivos .................................................................................................... 7

2.1.

PARA LA ADMINISTRACIN ........................................................................................... 7

2.2.

PARA LA INVESTIGACIN .............................................................................................. 8

2.3.

PARA LA COMUNIDAD Y EL ESTADO ......................................................................... 8

2.4.

PARA EL DESARROLLO ECONMICO Y SOCIAL .................................................... 8

2.5.

PARA EL DESARROLLO CIENTFICO Y TECNOLGICO ........................................ 9

3.

CONCLUSIONES ................................................................................................................... 10

4.

BIBLIOGRAFIA ....................................................................................................................... 10

INTRODUCCION

Es importante que recordemos que muchos de estos archivos que controla la gestin de archivo,
junto con toda la informacin que los mismos poseen, puede ser requerida por auditores externos,
consultores y asesores que trabajen para la empresa, como as tambin, muchas veces son los
ejecutivos quienes los necesitan en aquellos casos donde se debe enfrentar un problema que
anteriormente se haba presentado, pero que no se est seguro de cual sea la mejor solucin para
implementar. La gestin de archivos adecuadamente aplicada, suele ser muy til para los nuevos
empleados jerrquicos, es decir, para aquellas personas que las empresas contratan con el fin de
llevar a cabo tareas relacionadas a la administracin de personal, de recursos, financiera etc. Ya
que los mismos deben conocer a la perfeccin todo el historial econmico, financiero, legal y fiscal
que posee la empresa para as saber que herramientas o soluciones se deben aplicar para cada
rea en esos momentos donde surgen dudas e incgnitas para las cuales no se est muy seguro
de que manera accionar.

1. QUE ES ARCHIVO
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin.
Los archivos como coleccin de datos sirven para la entrada y salida a la computadora y son
manejados con programas. Los archivos pueden ser contrastados con registros; Lo que resulta
dinmico y por esto en un registro se deben especificar los campos, l nmero de elementos de un
registro el nmero de caracteres en una cadena; por esto se denotan como "Estructuras Estticas".
En los archivos no se requiere de un tamao predeterminado; esto significa que se pueden hacer
archivos de datos ms grandes o pequeos, segn se necesiten. Cada archivo es referenciado por
su identificador.
Los archivos tambin denominados ficheros es una coleccin de informacin, localizada o
almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora.
Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en
un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.

1.1.
CLASES DE ARCHIVOS
Los archivos se clasifican segn su uso en tres:

1.1.1. Permanentes o Maestros:

Estos contienen informacin que vara poco. En algunos casos es preciso actualizarlos
peridicamente.

1.1.2. De Movimientos
Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y
modificaciones.

1.1.3. De Maniobra o Trabajo.

Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duracin de la ejecucin de un programa. Su
utilizan como auxiliares de los anteriores.
1.2.

SEGN SU FUNCION

Se define por:

1.2.1. Archivos Permanentes

Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna variacin a lo largo del tiempo, se dividen en:
1.2.1.1.
1.2.1.2.

Constantes: Estn formados por registros que contienen campos fijos y campos
de baja frecuencia de variacin en el tiempo.
De Situacin: Son los que en cada momento contienen informacin actualizada.

1.2.1.3.

Histricos: Contienen informacin acumulada a lo largo del tiempo de archivos

que han sufridos procesos de actualizacin o bien acumulan datos de variacin
peridica en el tiempo.

1.2.2. Archivos de Movimiento

Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algn
campo comn en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones
experimentado por los mismos.

1.2.3. Archivo de Maniobra o Transitorio

Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecucin del programa y borrados
habitualmente al terminar el mismo.
1.3.

SEGN SUS ELEMENTOS

Los principales archivos de este tipo son:

1.3.1. Archivo de Entrada: Una coleccin de datos localizados en un dispositivo de entrada.

1.3.2. Archivo de Salida: Una coleccin de informacin visualizada por la computadora.
1.3.3. Constantes: estn formados por registros que contienen campos fijos y campos de
baja frecuencia de variacin en el tiempo.

1.3.4. De Situacin: son los que en cada momento contienen informacin actualizada.
1.3.5. Histricos: Contienen informacin acumulada a lo largo del tiempo de archivos que
han sufrido procesos de actualizacin, o bien acumulan datos de variacin peridica en
el tiempo.
1.3.6. Archivos de Movimiento o Transacciones: Son aquellos que se utilizan
conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algn campo comn en sus
registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentado por
los mismos.
1.3.7. Archivos de Maniobra o Transitorios: Son los archivos auxiliares creados durante la
ejecucin del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.
1.4.

SEGN SUS ELEMENTOS

Los principales archivos de este tipo son:

1.4.1. Archivo de Entrada, una coleccin de datos localizada en un dispositivo de entrada.

1.4.2. Archivo de Salida, una coleccin de informacin visualizada por la computadora.
1.4.3. Archivo de Programa, un programa codificado en un lenguaje especfico y localizado
o almacenado en un dispositivo de almacenamiento.

1.4.4. Archivo de Texto, una coleccin de caracteres almacenados como una unidad en un
dispositivo de almacenamiento.
1.5.

ACCESO A LOS ARCHIVOS

Se refiere al mtodo utilizado para acceder a los registros de un archivo prescindiendo de

su organizacin. Existen distintas formas de acceder a los datos

1.5.1. Secuenciales; los registros se leen desde el principio hasta el final del archivo, de tal
forma que para leer un registro se leen todos los que preceden.

1.5.2. Directo: cada registro puede leerse / escribirse de forma directa solo con expresar
su direccin en el fichero por l numero relativo del registro o por transformaciones de
la clave de registro en l numero relativo del registro a acceder.
1.5.3. Por ndice; se accede indirectamente a los registros por su clave, mediante consulta
secuenciales a una tabla que contiene la clave y la direccin relativa de cada registro,
y posterior acceso directo al registro.
1.5.4. Dinmico; es cuando se accede a los archivos en cualquier de los modos
anteriormente citados. La eleccin del mtodo est directamente relacionada con la
estructura de los registros del archivo y del soporte utilizado.
1.6.

TIPOS DE ACCESOS

1.6.1. Acceso Secuencial. Exige el tratamiento de elemento, para esto es necesario una
1.6.2.
1.6.3.
1.6.4.
1.6.5.

2.

exploracin secuencial comenzando desde el primer momento (Pascal permite este

acceso)
Secuenciales: archivo de texto que debe ser ledo del principio hasta el final.
Acceso Directo. Permite procesar o acceder a un elemento determinado y referencia
directamente por su posicin en el soporte de almacenamiento (Turbo Pascal permite
este acceso.
Aleatorios: es un archivo con registros de un mismo largo. Un programa puede
accesar directamente cualquier registro sin tener que leer los registros previos.
Binarios: es un archivo que lee byte por byte sin asumir ninguna estructura.
Los archivos Binarios no son un nuevo tipo de archivo, pero si una nueva forma de
manipular cualquier tipo de archivo. Las tcnicas de archivo binarios permiten leer o
cambiar cualquier byte de un archivo. Son herramientas extremadamente potentes,
pero como toda herramienta potente debe manejarse con cuidado.

Importancia de los archivos

Los archivos recopilan, conservan y difunden informacin registrada, generada recibida por una
entidad, grupo o persona en funcin de las actividades que sta realiza.
Dicha informacin puede estar contenida en documentos sobre papel cualquier otro soporte:
medios legibles por equipos mecnicos o electrnicos, cintas discos de computadora, micro
formas, fotografas, fonogramas, videocintas, pelculas, pintura, dibujos, mapas, etc.
Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de informacin de un pas, por cuanto en
su documentacin se expresa, en forma original, el desarrollo histrico de su misin, funciones y
actividades. Su importancia se podr comprender a partir del valor que tiene para: la
administracin, la investigacin, la comunidad, el desarrollo econmico, social, cientfico y
tecnolgico, el fomento de la cultura y la consolidacin de la identidad nacional. Por razones de
orden prctico se explicar cada componente, no sin antes advertir que no es posible determinar
los lmites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son interdependientes.
2.1.

PARA LA ADMINISTRACIN

Si partimos del supuesto bsico de que los archivos, son creados orgnicamente por personas e
instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, hemos de concluir que todo
gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha

producido o recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o

pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trmites y demandas de
orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos.
La funcin de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida que pasa
el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrn los funcionarios que partir de cero, o invertir
tiempo y recursos en la bsqueda infructuosa de informacin, elevando los costos de operacin,
produciendo ineficiencia, atraso, confusin y, en general, una deficiente administracin.
2.2.

PARA LA INVESTIGACIN

Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes primarias de ilustracin y mejoramiento para
todos los sectores de la comunidad, en tanto contienen informacin en documentos que son texto
de primera mano, que pueden y deben aprovecharse en el trabajo creador, por parte de
investigadores y estudiosos. Los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar
versiones, a veces divergentes, sobre los acontecimientos; son tiles para las investigaciones
relativas a la historia, la administracin, la economa, la geografa, los procesos sociales, polticos,
la ciencia, la tecnologa y otras disciplinas.
2.3.

PARA LA COMUNIDAD Y EL ESTADO

Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad de documentar derechos y

deberes de las personas, de las organizaciones, del Estado mismo, y de ste con otros Estados.
Toda persona desde su nacimiento inicia una relacin con la documentacin que se acrecienta en
el transcurso de su vida: esta relacin le permite ejercer como ciudadano. Igual sucede con las
entidades y organizaciones al crearse y emprender sus actividades.
Su creacin, existencia, desempeo y desaparicin son siempre demostrables a travs de
documentos.
Por otra parte los archivos son un instrumento fundamental para el control pblico y social, lo cual
favorece la participacin ciudadana, la lucha contra la vulnerabilidad del Estado. As mismo, los
archivos fortalecen la implementacin de estrategias que se privilegian en los Planes Nacionales
de Desarrollo, pues como centros y sistemas de informacin inciden de manera transversal en
todas las estrategias. En consecuencia, es un deber del Estado, representado en todo su aparato
poltico-administrativo, hacer los mayores esfuerzos por posesionar los archivos en estrecha
concordancia con los principales desafos del orden econmico, poltico, social y cultural a fin de
atender las demandas y expectativas de desarrollo de la comunidad y del pas.
En un mbito ms amplio, es esencial que un pas mantenga un registro permanente de sus
derechos y obligaciones en relacin con otros Estados y con la comunidad internacional en su
conjunto. Si no se conservan los tratados, convenios y dems acuerdos internacionales o no son
de fcil acceso, se presentarn desavenencias con otros Estados y controversias y conflictos
internacionales.
2.4.

PARA EL DESARROLLO ECONMICO Y SOCIAL

El mejoramiento de las condiciones de vida de la poblacin es un objetivo constante en todas las

polticas, planes y programas de desarrollo econmico y social de los gobiernos. Para llevar a
cabo nuevas iniciativas, el conocimiento y la comprensin de los antecedentes sobre programas,
medidas y procedimientos, logros y fracasos, es de mucho valor.

Al recurrir a los archivos, gobernantes y planificadores tendrn la garanta de tomar y proyectar

decisiones con bases slidas, pues stos acopian gran cantidad de informacin sobre: poblacin,
funcionamiento de los sectores productivo y de servicios, industria, comercio, agricultura, bienestar,
asistencia social y educacin, entre otros.
2.5.

PARA EL DESARROLLO CIENTFICO Y TECNOLGICO

Los errores de planeamiento le cuestan caro a las naciones y a sus gentes, quienes muchas veces
deben pagar incluso con sus vidas tales despropsitos.
Aunque un pas como Colombia posee inmensos recursos humanos y naturales, su
caracterizacin, cuantificacin, conservacin y desarrollo, ha de ser asumida por las empresas e
institutos especializados del Estado, por el sector privado y por asociaciones y corporaciones
mixtas que renan los recursos y esfuerzos pblicos, privados y comunitarios. La investigacin es
condicin para el avance cientfico y tecnolgico; sus resultados permiten aplicaciones prcticas y
la generacin de conocimientos pertinentes para las necesidades de los diferentes sectores del
pas.
Gran parte de la contribucin de los archivos al desarrollo cientfico y tecnolgico est dado por su
capacidad de proporcionar informacin sobre insumos y resultados obtenidos durante los procesos
de investigacin.
2.6.

PARA EL FOMENTO DE LA CULTURA Y EL DESARROLLO DE LA IDENTIDAD

NACIONAL

Los archivos documentan, desde sus orgenes, la vida de las comunidades y de las naciones a las
que pertenecen, su entorno, las relaciones entre s y con otras comunidades, pueblos y
naciones. De igual manera, conservan los registros de las distintas expresiones creativas,
artsticas, asociadas al desarrollo econmico, poltico, cultura.
Los archivos estn ntimamente ligados al surgimiento del Estado. Con el tiempo fueron
definindose como partes esenciales del patrimonio cultural de la nacin: sustentan su identidad,
permiten conocer las races, registran la experiencia colectiva de la comunidad y son esenciales
para el reconocimiento de los derechos del pasado que se constituye en fundamento del presente
y en soporte del futuro. El acervo histrico preservado y custodiado por la sociedad permite que
nos sintamos miembros solidarios de Colombia, protagonistas y artfices de nuestro propio
desarrollo en armona con el mundo que nos rodea.

3.

CONCLUSIONES

Si bien la gestin de archivos es una herramienta administrativa bastante subestimada en la

mayora de las empresas, debemos decir que la misma es tan importante como cualquier otra rea
de la misma, ya que gracias a los archivos que se poseen, correspondientes a la informacin
pasada de la empresa y sus movimientos econmicos y financieros, el cuerpo ejecutivo
correspondiente, puede utilizar la gestin de archivos como un arma de defensa frente a todos
aquellos inconvenientes que se presentan y que aparentemente no tiene solucin. Como bien lo
determina su denominacin, la gestin de archivos se encarga del control y almacenamiento de
todos los archivos de informacin que se puedan poseer de la empresa desde su nacimiento hasta
la actualidad. Gestin-archivos-computadora Una de las ventajas ms importantes que nos otorga
mantener una buena gestin de archivos, es que como mocionbamos al principio, la misma sirve
de gua para la toma de decisiones que pueden llegar a determinar el rumbo que tomara la
empresa de aqu en adelante. En la gestin de archivos se documentan todos aquellos
movimientos comerciales y econmicos, los inconvenientes que se le presentaron a los procesos
correspondientes de todas las actividades llevadas a cabo en la empresa, los problemas a los
cuales la misma les tuvo que hacer frente, junto con las ideas y estrategias de solucin.

4.
4.1.
4.2.

BIBLIOGRAFIA
www.monografias.com
www.wikipedia.com