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INTRODUO

CONTEDO DE ESTUDO
Conceitos Bsicos
Caractersticas dos Documentos
Tipos de Documentos
Classificao dos Arquivos
Avaliao dos Documentos
Arquivos Permanentes e Instrumentos de Pesquisa
Introduo aos Mtodos de Arquivamento
Protocolo
Provas e Exerccios
O Gerenciamento da informao e a Gesto de Documentos
Automao aplicada aos arquivos: polticas, planejamento e tcnicas
Conservao e Restaurao de Documentos Arquivsticos
Microfilmagem
Glossrio
Provas e Exerccios

CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

O arquivo da instituio funcionar como o guardio das informaes ali existentes.


Antes do conceito de arquivo deve-se conhecer trs conceitos bsicos que integram a rea:
INFORMAO: pode ser definida como idia ou conhecimento.
SUPORTE: meio no qual a informao registrada.
Qualquer meio utilizado para gravar a informao.
O papel hoje o suporte mais utilizado, mas no o nico.

Outros tipos de suportes:


CD, DVD, fita cassete, disquete,
microfilme, filme....

DOCUMENTO: toda a informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta, estudo,


prova e pesquisa, pois comprova os fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem
numa determinada poca ou lugar.
NO MOMENTO EM QUE O HOMEM REGISTRA SUA IDIA EM UM SUPORTE, D ORIGEM A UM DOCUMENTO.
Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a
necessidade de se criarem tcnicas que permitissem organizar essa massa documental de forma a permitir sua
imediata localizao quando necessrio. A partir de ento comearam a surgir os primeiros arquivos.
CONCEITUAO MODERNA DE ARQUIVO:

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ARQUIVOLOGIA
Professora
Juliana
Godoy
Professor
Marcos
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Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma
no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
Slon Buck
CONCEITO COMPLEMENTAR:
(...) acumulao ordenada dos documentos em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa,
no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando a utilidade que
podero oferecer no futuro.
Marilena Leite Paes
No Brasil, a instituio arquivo definida pelo artigo 2o, Captulo I da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
que dispe sobre a poltica nacional de arquivos e entidades privadas e d outras providncias e conceitua:
Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos
pblicos, instituiesde carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio
de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza dos documentos.
FINALIDADES DO ARQUIVO
1- Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas que permitam um
arquivamento ordenado e eficiente;
2- Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em
considerao temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos;
3- Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da
instituio, de forma a atender rapidamente demanda pelas informaes ali depositadas.
DESTAQUE: Cespe-UNB
Alm dessas funes principais, pode-se destacar outras:
- Expedio de correspondncia;
- Criao dos modelos para os documentos;
- Criao das normas de gesto documental da instituio.
A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base de
conhecimento da histria. Tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob a sua guarda.
Portanto, o arquivamento no consiste apenas em guardar documentos, mas servir de fonte de pesquisa para
toda a administrao, servindo de base para tomadas de decises.

PRINCIPAIS FUNES DO ARQUIVO.


AINDA SOBRE ARQUIVO:
1- Ele deve ser funcional, para isso deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as
necessidades inerentes aos setores. Para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa
conhecer a natureza do arquivo que lhe ser entregue;
2- Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem tambm ser recebidos pela mesma;
3- Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vrios tipos (textual,
iconogrfico, audiovisual...);
4- Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de
arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade.
Significa que o mesmo foi criado em funo de uma atividade realizada pela instituio, servindo de prova e
uso para prpria organizao.

DISTINO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU

Arquivos, bibliotecas e museus possuem a mesma finalidade:


Guardar e permitir o acesso aos documentos.
Seus OBJETIVOS que so diferentes, considerando os tipos documentais de cada instituio.
Arquivo: um conjunto de documentos organicamente acumulados, produzidos ou recebidos por pessoa
fsica e instituies pblicas e privadas, em decorrncia do exerccio de atividade especfica, qualquer que seja
o suporte da informao ou a natureza do documento. Lei n0 8.159, de 08/01/ 1991 (dispe sobre a poltica
nacional de arquivos pblicos e privados).
Biblioteca: o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzido pela instituio em que est
inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Pode ser constituda de colees temticas e
seus documentos so adquiridos atravs de compra, doao ou permuta.
Museu: uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar
disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural.
O arquivo tem objetivo funcional, porm com o tempo pode passar a ter carter cultural, a partir do carter
histrico que alguns de seus documentos podem adquirir.
Os objetivos das bibliotecas e dos museus essencialmente cultural, devendo-se destacar que os documentos
das bibliotecas so produzidos em numerosos exemplares.
A tabela a seguir apresenta, de forma sucinta, outras caractersticas comparativas entre as atividades de
arquivo, biblioteca e museu.

Tipo de
suporte

Tipo de
conjunto

ARQUIVO

BIBLIOTECA

Manuscritos,
impressos,
audiovisuais,
exemplar nico.

Impressos,
manuscritos
audiovisuais,
exemplares
mltiplos.

Fundos
Documentos
unidos pela
origem.

Coleo
Documentos
unidos pelo
contedo.

MUSEU

CENTRO DE
DOCUMENTAO

Objetos bi/tridimensionais,
exemplar nico.

Audiovisuais
(reprodues),
exemplar nico ou
exemplares
mltiplos.

Coleo Documentos
unidos pelo contedo ou
pela funo.

Coleo
Documentos
unidos pelo
contedo.

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Produtor

Pessoa fsica ou
jurdica no
exerccio de suas
atividades.

Atividade
humana
individual e
coletiva. Exs:
Trabalhos
acadmicos,
obras literrias
etc.

Atividade humana. Exs:


Esculturas, quadros,
gravuras.

Atividade humana:
Exs: Normalizao
de documentos,
editorao,
elaborao de
bibliografias etc.

Fins de
produo

Administrativos,
jurdicos,
funcionais, legais.

Culturais,
cientficos,
tcnicos,
artsticos,
educativos.

Culturais, artsticos,
funcionais.

Cientficos

Objetivo

Provar,
testemunhar.

Instruir, informar.

Informar, entreter.

Instruir, informar.

Entrada dos
documentos

Passagem natural
de fonte geradora
nica.

Compra, doao,
permuta, de
fontes mltiplas.

Compra, doao, permuta,


de fontes mltiplas.

Compra, doao,
permuta

Processament
o tcnico

Registro, arranjo,
descrio

Pblico

Administrador e
pesquisador.

Tombamento,
classificao,
catalogao (em
fichrios ou online) e indexao.
Grande pblico e
pesquisador.

Tombamento, classificao,
inventrios, catlogos.

Grande pblico e
pesquisador.

Tombamento,
classificao,
catalogao (em
fichrios ou online) e indexao
Pesquisador

SRIE 1- QUESTES DE CONCURSOS


01. Cespe-UnB/ MEC/2005 Os documentos existentes nos arquivos so o resultado das atividades
desenvolvidas pela instituio produtora.
02. Cespe-UnB/PRG-DF/2005 Os arquivos guardam documentos de diversos suportes (papel, CD, disquete,
VHS, etc.).
03. Cespe-UnB/Ministrio do Meio Ambiente;2003 Os Arquivos so constitudos apenas por documentos em
suporte de papel. (E)
04. (Cespe-UnB/DF 2005) Uma das finalidades dos arquivos servir de base para o conhecimento da histria.
A funo bsica dos arquivos possibilitar ao usurio o acesso rpido e preciso as informaes deixadas
sob a sua responsabilidade de guarda.
05. (Cespe-UnB/ 2005) A funo principal dos arquivos facultar o acesso aos documentos.
06. Cespe-UnB /2006 Arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa fsica ou
jurdica, pblica ou privada. Caracterizam-se pela natureza orgnica de sua acumulao, e conservado por
essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informao.
07. ...sejam acumulados por pessoas fsicas e jurdicas, pblicas ou privadas.
08. Arquivo a acumulao no ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma
instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos,
visando a utilidade que podero oferecer no futuro.
09. Cespe-UnB/PRG 2005 A permuta de documentos utilizada pelas instituies arquivsticas como forma de
suprir as lacunas existentes nos acervos.
10. Cespe-UnB/MEC/2005 As formas de ingresso dos documentos nos arquivos das instituies pblicas so,
preferencialmente, a compra, a doao ou a permuta.
11. Cespe-UnB/PRG-DF 2005 A literatura apresenta algumas semelhanas e diferenas entre bibliotecas e
arquivos: bibliotecas conservam documentos para fins culturais e arquivos conservam documentos para
fins funcionais.
12. Cespe-UnB/Min.Meio Amb/2003 Os documentos de arquivo so producidos em um nico exemplar ou em
limitado nmero de cpias.

(
01. C
11. C

02. C
12. C

03. E

04. C

GABARITO
05. C
06. C

07. C

08. E

09. E

10. E

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CARACTERSTICAS DOS DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS

IMPARCIALIDADE ; Os documentos arquivsticos so inerentemente verdadeiros, j que so produzidos para


desenvolver atividades. So assegurados pelas rotinas processuais de sua criao.
AUTENTICIDADE: Esta ligada ao processo de criao, manuteno e custdia. Os documentos so produtos de
rotinas processuais que viso ao cumprimento de determinada funo ou consecuo de alguma atividade, e
so autnticos quando so criados e conservados de acordo com procedimentos regulares. Os documentos
so autnticos porque so criados tendo-se em mente a necessidade de agir atravs deles.
NATURALIDADE: Diz respeito maneira como os documentos se acumulam nas administraes, em funo
dos seus objetivos prticos. Eles no so coletados artificialmente, como os objetos de um museu, mas
acumulados naturalmente nos escritrios em funo dos objetivos prticos da administrao.
INTER-RELACIONAMENTO: Os documentos estabelecem relaes no decorrer do andamento das atividades e
de acordo com suas necessidades. Cada documento est intimamente relacionado com outros, tanto dentro
quanto fora do grupo no qual est preservado. E seu significado depende dessas relaes.
UNICIDADE: Cada registro documental assume um lugar nico na estrutura documental do grupo ao qual
pertence.
TIPOS DE DOCUMENTOS
Quanto aos tipos os documentos podem ser classificados quanto ao gnero e espcie.
Tipo Quanto ao Gnero
Os documentos so classificados segundo a forma em que a informao foi registrada no mesmo.
1- Documentos textuais: documentos cuja informao esteja registrada em forma escrita ou textual. Ex:
relatrios, certides, contratos, atas.
2- Documentos iconogrficos: documentos cuja informao esteja registrada em forma de imagem esttica.
Ex: fotografias, negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras.
3- OBS: Fotografias so usualmente chamados de documentos fotogrficos.
4- Documentos audiovisuais: documentos cuja informao esteja em forma de som e ou imagem em
movimento. Ex: filmes (registro filmogrfico), fita cassete (est em forma de som).
5- Documentos informticos ou digitais: documentos que necessitem do computador para que sejam lidos.
Ex: arquivo em MP3, arquivo do Word.
6- Documentos cartogrficos: documentos que representem, de forma reduzida uma rea geogrfica. Ex:
mapas, plantas e perfis (tipo de planta).
7- Documentos microgrficos: documentos microfilmados em microformas. Ex: microfilmes e microfichas.
importante destacar que alguns documentos possuem caractersticas que lhes permitem figurar em dois ou
mais tipos de documentos. Uma fotografia gravada em um CD-ROM, um documento digital, tambm um
documento fotogrfico e, ainda, um documento iconogrfico.
UM DOCUMENTO PODE SER REGISTRADO EM VRIOS SUPORTES DIFERENTES.
Documentos quanto Espcie
Espcie refere-se aos Atos administrativos.
1- Atos Normativos: expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre
matrias especficas. Ex: regimento, regulamento, decreto, estatuto, medida provisria, resoluo,
portaria, instruo normativa, ordem de servio, deciso, despacho decisrio, lei.
2- Atos enunciativos: so os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma soluo. Ex:
parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio.
3- Atos de assentamento: so os configurados por registros sobre fatos ou ocorrncias. Ex: apostila, ata,
termo, auto de infrao.
(

4- Atos comprobatrios: so os que comprovam assentamentos, decises. Ex: traslado, certido, atestado,
copia autenticada ou idntica.
5- Atos de ajuste: so representados por acordos em que a Administrao Pblica Federal, Estadual ou
municipal e parte. Ex: tratado, convnio, contrato.
6- Atos de correspondncia: objetivam a execuo dos atos normativos em sentido amplo. Ex: aviso, oficio,
carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos, notificao, telegrama, telex, tele
fax, alvar, circular.
SRIE 2- QUESTES DE CONCURSOS
01. Cespe-UnB/STJ Analista Jud. / 2004. Quanto ao genro, na categora de documentos iconogrficos,
inserem-se os desenhos, os negativos, os dispositivos, as fotografias e as gravuras
02. Cespe-UnB/MEC/2005As espcies documentais inseridas nos atos enunciativos incluem os pareceres e os relatrios.
03. Cespe-TRT 16 Regio/2005 Iconogrficos so documentos em suporte filmco resultante da microreproduo
de imagens com dimenses e rotaes variveis, contendo registros de imagens no estticas.
04. Cespe-TRT 16 Regio/2005 Documentos Cartogrficos so representao geogrficas contendo imagens
estticas de suportes sintticos e podem ser constitudos por documentos escritos ou textuais
datilografados ou impressos com formatos e dimenses e rotaes variveis.
05. Cespe- Censipan/2006 Os documentos em formato eletrnico (ou digital) no so considerados
documentos de arquivo.
06. Cespe-UnB/MEC/2005 As espcies documentais inseridas nos atos enunciativos incluem os pareceres e os relatrios.
07. Cespe-UnB/Min.Meio Amb/2003 Os arquivos so formados por documentos colecionados de fontes
diversas, adquiridos por compra ou doao.
08. Cespe-MDIC/2006 Quanto a extenso de atuao, os arquivos podem ser clasificados em pblicos,
institucionais, comerciais e pessoais.

(
01. C

02. C

03. E

04. E

GABARITO
05. E
06. C

07. E

08. E

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

1- Classificao Segundo as Entidades Mantenedoras


Arquivos Pblicos: so aqueles mantidos por entidades de carter pblico, seja na esfera federal, estadual ou
municipal. Ex: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de So Paulo e arquivo do Senado Federal.
Arquivos Privados: so mantidos por instituies de carter particular. Ex: arquivo do Bradesco, arquivos das
Lojas Americanas.
2- Classificao quanto ao acesso
A- Franqueados Documentos disponibilizados ao pblico. Ex: Arquivo Nacional e Arquivo Histrico do
Ministrio da Justia.
B- Restritos Documentos referentes segurana nacional e ordem poltica, acessados somente por
militares. Ex: Arquivo Histrico do Ministrio da Defesa.
C- Confidenciais Documentos de posse do Ministrio das Relaes Exteriores e que podem ser acessados
somente por pessoas credenciadas.

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3- Classificao quanto extenso


A- Setoriais So arquivos originados em um setor determinado da instituio. Ex: Arquivo do departamento
de pessoal, da coordenadoria financeira, do setor de distribuio de processos.
B- Centrais Arquivos formados por documentos oriundos dos arquivos setoriais. Ex: Arquivo-Geral do TSE.
4- Classificao quanto natureza dos documentos
A- Especiais Aquele que tem sob a sua guarda documentos de tipos diversos iconogrficos, cartogrficos,
audiovisuais. Ex: fitas, fotografias, CDs, microfilmes, slides.
B- Especializados O contedo trata de assuntos especficos, independentemente dos suportes. Ex: Arquivo
mdico, arquivo de engenharia.
5- Classificao dos Arquivos segundo os Estgios de sua Evoluo
(Essa a classificao mais importante)
A Arquivologia adota a chamada TEORIA DAS TRS IDADES ou CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS para classificar
os estgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituio.
5.1- Arquivo de Primeira Idade ou Corrente
Constitudo de documentos em curso (consultados frequentemente). Os documentos tramitam bastante de
um setor para o outro. So os arquivos que possuem documentos indispensveis manuteno das atividades
cotidianas da organizao. Por serem utilizadas frequentemente, devem permanecer o mais prximo possvel
do utilizador. Sua principal caracterstica ser essencial ao funcionamento do dia-a-dia.
(Os documentos do arquivo corrente podem ser transferidos para o arquivo intermedirio, recolhidos ao
arquivo permanente ou eliminados.)
5.2- Arquivo de Segunda Idade ou Intermedirio
So os arquivos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas ainda podem ser solicitados por quem
os produziu ou utilizou. A permanncia desses documentos nesses arquivos transitria. Nesses arquivos, a
freqncia de consulta ao documento diminui para a Administrao. Os documentos ficam esperando que
transcorram os prazos administrativos, legal e fiscal, que so contemplados pela tabela de temporalidade.
O arquivo intermedirio atende a algumas necessidades:
- acomodar documentos que se acumulam regularmente nas unidades organizacionais, desocupando lugar
para o arquivamento de documentos mais recentes;
- acomodar documentos de rgos extintos;
- concentrar todos os documentos com valor ou sem valor para se iniciar um programa de arquivo permanente.
5.3-Arquivo de Terceira Idade ou Permanente
Esses documentos perderam todo valor de natureza administrativa e se conservam em razo de seu valor
histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua avaliao. Os documentos
so arquivados de forma definitiva.
So classificados como documentos permanentes:
1- documentos que revelam a origem e a constituio da instituio
2- que mostram como a instituio funcionou ao longo do tempo
3- normas e regulamentos
4- aqueles que se caracterizam como histricos para a instituio.

Denominaes mais utilizadas:

Arquivo Corrente
Setorial

Arquivo
Intermedirio
Central

Ativo
1 Idade

Semi-ativo
2 Idade

Arquivo Permanente
Arquivo Nacional;
Arquivo Histrico
Inativo
3 Idade

VALORAO DOS DOCUMENTOS


O documento guardado pela instituio enquanto possuir valor para a mesma, e esse valor, quando existir,
se apresentar em uma das seguintes formas: administrativo ou histrico.
1- Valor Administrativo: chamado de valor Primrio.
Refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituio.
As fases do ciclo vital em que os documentos possuem valor primrio so as fases corrente e intermediria.
2- Valor Histrico: chamado valor Secundrio.
quando o documento perde totalmente seu valor administrativo e passa a ser considerado como fonte de
pesquisa e informao para terceiros e para prpria administrao. O documento, aps perder seu valor
administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo,
ou seja, o documento jamais ser eliminado.

AVALIAO DE DOCUMENTOS

o processo em que so estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como a
destinao final dos documentos da instituio (eliminao ou guarda permanente). Cria-se a TABELA DE
TEMPORALIDADE, realizado pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos.
no arquivo corrente que se efetiva (tem incio) a aplicao de critrios de avaliao para distinguir no s os
documentos de eventual valor, como tambm aqueles que detm valor informativo ou probatrio.
Critrios da avaliao:
elaborao de um cdigo de assuntos;
avaliao pelo assunto do documento, e no por espcie de documento;
anlise e levantamento dos grupos documentais do setor;
elaborao por setor de proposta sobre o prazo administrativo de cada grupo de documentos;
para os prazos legais, consulta ao assessor jurdico, que examinar sobre a caducidade, prescrio e decadncia;
para os prazos fiscais, consulta ao Tribunal de Contas;
depois dos estudos, constituio para propor a Tabela de Temporalidade, que ser aprovada e assinada por
todos os participantes e dever ter o aval da autoridade mxima competente da instituio.
Etapas do processo de Avaliao:
1- Anlise Estudo dos documentos recebidos.
2- Seleo Triagem dos Documentos que devem permanecer no arquivo.
3- Avaliao Verificao do valor probatrio (de prova) ou informativo, de pesquisa dos documentos e
estabelecimentos dos prazos de vida dos documentos.
4- Destinao Final
4.1. Eliminao Destruio, doao ou venda de documentos julgados destitudos de valor para guarda
permanente, feita pela Comisso Permanente de Avaliao.

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Critrios que regulam a eliminao de documentos:


Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outro documento de uma maneira mais completa.
Cpias cujos originais estejam preservados.
Documentos de pura formalidade.
Documentos que cumpram datas especficas.
Documentos que se tornem obsoletos.
4.2. Recolhimento o deslocamento de um documento do arquivo intermedirio para o arquivo
permanente. Quando o deslocamento feito do arquivo corrente para o intermedirio, chamado de
transferncia, que pode ser permanente (intervalos regulares) ou peridica (intervalos determinados).

PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS


o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermedirio. O prazo de guarda
vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores:
Freqncia de uso das informaes contidas nos documentos;
Existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos (prazos prescricionais);
Existncia de outras fontes com as mesmas informaes
(documentos recapitulativos);
Necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas;
(prazos precaucionais).
O perodo em que o documento dever ficar arquivado na fase corrente chamado de prazo de guarda da
fase corrente e, naturalmente, o perodo definido para o mesmo na fase intermediria ser o prazo de guarda
na fase intermediria.
O termo prazo de guarda, quando no houver explicitao de fase ser, portanto, a soma das duas fases em questo.
DESTINAO FINAL DOS DOCUMENTOS
Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado sua destinao final, que ocorrer
no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo.
A destinao final do documento poder ser: eliminao ou guarda permanente.
Eliminao: quando o documento perdeu todo valor administrativo e no tiver valor histrico.
Guarda Permanente: quando o documento perdeu todo valor administrativo e possui valor histrico.
TABELA DE TEMPORALIDADE
o instrumento resultante da etapa de avaliao dos documentos e que determina o prazo de guarda dos
documentos na fase corrente e intermediria, bem como a sua destinao final.
A tabela de temporalidade ser elaborada por uma Comisso Permanente de Avaliao de Documentos e ser
aprovada pela autoridade mxima do rgo para que possa ser aplicada na instituio.
Cada instituio criar sua tabela de temporalidade que dever contemplar o conjunto de documentos
existentes na mesma.
Em geral, documentos que demonstram a origem da instituio, bem como a forma como esta funciona
(normas, regulamentos e outros) tm carter histrico e sero preservados na fase permanente.
Modelo 1- Tabela de Temporalidade
Tabela de Temporalidade Documental Simplificada
Documento
Aviso e recibo de frias

Prazo de guarda
Suporte Legal
10 anos
Dec.3.048/99, Art.225

Certido Negativa de Dbito

90 dias

Decreto 4.729/03, Art.257

Contas de gua, luz e telefone

05 anos*

Lei 5.172/66, Art.173

Contrato de estgio

05 anos

Const.Federal, Art.7

Espelho ou carto ponto

05 anos

Const.Federal, Art.7

Extrato bancrio
Declarao de informaes econmicas e fiscais da pessoa
jurdica - DIPJ (Imposto de Renda)
Nota fiscal

05 anos*

Lei 5.172/66, Art.173

10 anos

Lei 8.212/91, Art.46

05 anos*

Lei 5.172/66, Art.173

Prestao de contas de viagem

05 anos*

Lei 5.172/66, Art.173

Controle de entrega de vale transporte e alimentao

05 anos

Const.Federal, Art.7

*O prazo inicia no exerccio seguinte ao do fato gerador. Por exemplo, se uma conta de luz venceu no ms de
maro/2003, comece a contar o prazo de guarda a partir de janeiro/2004.
Ateno
Ao implantar a Tabela de Temporalidade Documental, deve-se utilizar como referncia os prazos de guarda
estabelecidos pelas legislaes, mas sempre considerando as particularidades de sua empresa.

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Modelo 2- Tabela de Temporalidade


TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DAS SES
PRAZO DE GUARDA

SRIES
DOCUMENTAIS/ASSUNTO

Ata
Balancete
Edital de convocao
Estatuto Associao de
Secretrios Estaduais da Sade

DESTINAO
FINAL

Arquivo
Corrente

Arquivo
Central

5 anos

15 anos

Permanente

At
aprovao
das contas

15 anos

Eliminao

5 anos

15 anos

Permanente

Enquanto
vigora

15 anos

Permanente

Guia de encaminhamento de
processo

1 ano

Eliminao

Lista de
bipartite

4 anos

Eliminao

presena

reunio

Moes
Nominata
conselheiro

2 anos
e

endereo

15 anos

Enquanto
vigora

OBSERVAES

(cpia)

Sistema informatizado

Permanente
Eliminao

Ofcio (recebido e expedido)


De atividades finalsticas

5 anos

15 anos

Permanente

De cumprimentos

2 anos

3 anos

Eliminao

De mero encaminhamento

2 anos

3 anos

Eliminao

De pedidos diversos

5 anos

5 anos

Eliminao

De rotinas administrativas

5 anos

5 anos

Eliminao

Organograma

Enquanto
vigora

Pauta reunio

2 anos

Planejamento
sade

pluri-anual

de

15 anos

Permanente

Se existir originais no
planejamento
descartar

Eliminao

2 anos

4 anos

Eliminao

Portaria (produzida)

5 anos

15 anos

Permanente

Proposies

5 anos

15 anos

Permanente

Regimento

5 anos

15 anos

Permanente

Relatrio

5 anos

15 anos

Permanente

Resoluo

5 anos

15 anos

Permanente

(cpia)

DESTAQUE: Cespe-UNB
Durante o processo de avaliao de documentos, atravs da tabela de temporalidade possvel determinar:
Prazo de guarda do documento;
Transferncia do documento;
Recolhimento do documento;
Eliminao do documento;
Guarda permanente;
Reproduo do documento;
Mudana de suporte do documento.

ARQUIVOS
PERMANENTES E OS INSTRUMENTOS DE PESQUISA
(
No arquivo permanente, ficam os documentos de valor histrico cuja guarda definitiva foi indicada no
processo de avaliao, Esses documentos uma vez recolhidos, passam a integrar o chamado patrimnio
arquivstico municipal, estadual ou nacional.
Os documentos presentes nos arquivos correntes e intermedirios permitem acesso apenas aos seus
rgos produtores. Em contrapartida, os arquivos da terceira idade, ou permanentes, so de acesso pblico,
por excelncia.
Logo, esses documentos s podem ser consultados no local, ou seja, no h
mais qualquer modalidade de emprstimo.
Uma vez que os documentos do arquivo permanente so de acesso pblico, cabe aos arquivistas,
bibliotecrios e demais profissionais da informao tornar esse acervo um atrativo para a populao. Para que
o arquivo permanente cumpra de forma plena a funo de atender ao pblico, preciso proceder a descrio
dos documentos, que pode resultar em diferentes instrumentos de pesquisa.
A descrio de documentos realizada com fundamento na Norma Geral Internacional de Descrio
Arquivstica (Isad) que estabelece diretrizes para a preparao de descries arquivsticas. Deve ser usada em
conjuno com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criao.
Os instrumentos de pesquisa so as ferramentas utilizadas para descrever um arquivo, ou parte dele,
tendo a funo de orientar a consulta e de determinar com exatido quais so e onde esto os documentos.
Esses instrumentos se referem ao acesso e ao controle do acervo, geralmente permanente, que possuem pelo
menos uma identificao ou organizao mnima, mas a sua funo principal disponibilizar os documentos
para consulta. Logo, almejam grande difuso e so publicados em meio impressos ou eletrnicos, sempre que
a instituio responsvel dispuser de recursos para isso (LOPEZ,2002,p.13).
Os instrumentos de pesquisa podem ser guias, inventrios, catlogos, repertrio e ndices.
* Guia Normalmente, o primeiro instrumento de pesquisa a ser produzido por um arquivo, pois permite
um mapeamento panormico do acervo e oferece uma viso geral do conjunto de fundos e colees de um
servio de arquivo ou de um organismo, apresentando o funcionamento e a regulamentao, de modo a
orientar o investigador.
Tecnicamente, o guia se divide em duas partes distintas. A primeira traz os dados gerais sobre a instituio e
sobre as condies de consulta. A segunda parte descreve sucintamente os fundos e as colees.

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Exemplo: Guia da Academia Brasileira de Letras


ACADEMIA BRASILEIRA DE LETRAS
ARQUIVO
ARQUIVO DOS ACADMICOS
Guia Geral
Rio de Janeiro / 2003
Academia Brasileira de Letras 2003
DIRETORIA
Alberto da Costa e Silva presidente
Ivan Junqueira secretrio-geral
Lygia Fagundes Telles primeira-secretria
Carlos Heitor Cony segundo-secretrio
Evanildo Bechara tesoureiro
Evaristo de Moraes Filho diretor do Arquivo
CENTRO DE MEMRIA
Irene Moutinho chefe
Organizao do ARQUIVO DOS ACADMICOS GUIA GERAL
Srgio Conde de Albite Silva coordenao do projeto
Paulino Lemes de Sousa Cardoso reviso geral
Maria Oliveira pesquisa e descrio arquivstica
PUBLICAES DA ABL
Nair Dametto organizao do ANURIO DA ABL e
de Dados biobibliogrficos Cadeiras 1 a 35
do CD-ROM CENTENRIO 1997 e do Portal http://www.academia.org.br
Catalogao na Fonte
Biblioteca da Academia Brasileira de Letras
ISBN 85-7440-069-6
A153 ACADEMIA BRASILEIRA DE LETRAS
Arquivo dos Acadmicos : Guia geral / coordenao de Srgio Conde de Albite Silva.
Rio de Janeiro : Academia Brasileira de Letras, 2003.
232 p.; fot.; 21,5 cm.
1. Academia Brasileira de Letras Arquivos. 2. Adelino Fontoura Arquivos. 3.
Afonso de Taunay Arquivos. 4. lvares de Azevedo Arquivos. 5. Coelho Neto
Arquivos. 6. Ivan Lins Arquivos. 7. Lus Murat Arquivos. 8. Machado de Assis
Arquivos. 9. Manuel Bandeira Arquivos. 10. Rui Barbosa Arquivos. I. Ttulo. II.
Srie.
SUMRIO
O ARQUIVO DA ACADEMIA BRASILEIRA DE LETRAS.....................................
Introduo................................................................................................................
Breve histrico do Arquivo da ABL......................................................................
Metodologia e diretrizes arquivsticas...................................................................
Instalaes e equipamentos....................................................................................
Endereo e horrio de atendimento......................................................................
Equipe do Arquivo..................................................................................................
O ARQUIVO DOS ACADMICOS...............................................................................
Composio do acervo............................................................................................
Normas ISAD(G)...............................................................................
Arquivo ADELINO FONTOURA..................................................................
Arquivo AFONSO DE TAUNAY...................................................................
Arquivo LVARES DE AZEVEDO..............................................................
Arquivo COELHO NETO...............................................................................
Arquivo IVAN LINS.......................................................................................
Arquivo LUS MURAT...................................................................................
Arquivo MACHADO DE ASSIS....................................................................
Arquivo MANUEL BANDEIRA....................................................................
Arquivo RUI BARBOSA................................................................................
Arquivos em tratamento......................................................................................
Arquivo ABGAR RENAULT.........................................................................
Arquivo ADELMAR TAVARES....................................................................

* Inventrio Pela ordem hierrquica dos nveis de classificao, o inventrio o instrumento que antecede o
guia e identifica as unidades de arquivamento ou de uma de suas divises. Ao contrrio do guia, os inventrios
devem, necessariamente, abordar os conjuntos documentais com algum nvel de organizao do ponto de
vista da classificao arquivstica. Como os inventrios se referem aos conjuntos documentais classificados,
tm, ao contrrio do guia, uma vida mais til e mais longa. Porm, suas informaes devero ser atualizadas
sempre que novas incluses forem feitas.
ACADEMIA BRASILEIRA DE LETRAS
ARQUIVO
ARQUIVO MACHADO DE ASSIS
INVENTRIO
1. Academia Brasileira de Letras Arquivos. 2. Machado de Assis Arquivos. I. Ttulo. II. Srie.
SUMRIO Arquivo MACHADO DE ASSIS
FUNDO ARQUIVSTICO
Srie 1 Comodato UFRJ/UNIRIO/ABL
Srie 2 Correspondncia Pessoal
Srie 3 Correspondncia de Terceiros
Srie 4 Diversos
Srie 5 Documentos Familiares
Srie 6 Documentos Pessoais
Srie 7 Iconografia
Srie 8 Presidncia da ABL.
Srie 9 Produo Intelectual
Srie 10 Produo Intelectual de Terceiros
COLEO DE DOCUMENTOS
Srie 1 Audiovisual
Srie 2 Comisso Machado de Assis 1958
Srie 3 Diversos
Srie 4 Documentos Institucionais
Srie 5 Hemeroteca
Srie 6 Homenagens
Srie 7 Iconografia
* Catlogo um instrumento voltado para a localizao especfica de unidades documentais. Ele dar
continuidade a descrio iniciada com o inventrio, com a diferena de que agora o catlogo se deter em
cada documento, respeitando ou no a ordenao destes documentos dentro da srie.
O catlogo um instrumento de descrio documental de ordem geral que apresenta a informao por ordem
alfabtica.
* Repertrio Descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados. Atualmente, o
repertrio chamado de Catlogo Seletivo.
* ndice (onomstico,geogrfico ou por assunto) e lista cronolgica Listagem ordenada de nomes de pessoas,
de locais, de assuntos ou matrias ou ainda de datas que permite aceder rapidamente informao contida
numa unidade arquivstica.
* Tabela de equivalncia Mostra a equivalncia entre as antigas notaes e as novas adotadas.

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Diferentes tipos de instrumentos de pesquisa se definem em funo da menor ou maior profundidade


desejada da descrio dos nveis da classificao arquivstica. A tabela a seguir resume a relao entre cada
tipo de instrumento de pesquisa e o nvel da descrio (LOPES,2002,p.25).
INSTRUMENTOS
Guia
Inventrio
Catlogos seletivos, ndices

NVEL

BASE DE DESCRIO
Conjuntos documentais Amplos
Sries
Assunto recorte temtico

Instituio
Fundos, grupos, colees
Unidades documentais
selecionados
SRIE 3- QUESTES DE CONCURSOS

01. Cespe-TRE-Al/2004) ( ) Os procedimentos tericos da arquivistica indicam que o arquivamento de


documentos devem ser posterior a sua classificao, a qual deve ter como base o plano de classificao da
instituio.
02. Cespe-UNB/TRE-TO/2005 ( ) Objetivando facilitar a recuperao das informaes em um curto perodo de
tempo, os documentos que compem a fase intermediria de um processo so preservados junto aos
rgos que os produziram.
03. Cespe-UnB/MEC/2005 ( ) No que se refere aos procedimentos operacionais adotados nos arquivos, concludo o
processo de recolhimento na terceira fase, os documentos sero submetidos a um ltimo descarte.
04. Cespe-UnB/TRE/PA/2005) O processo de tranferncia corresponde ao envio de documentos da fase
corrente para a fase intermediria.
05. Cespe-UnB/Polica Federal/2004)
( )A aplicao da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente.
( ) O responsvel pela guarda dos documentos nos arquivos correntes no pode emprest-los a outros
setores do prprio rgo; por isso, dever copi-los quando houver algum pedido de informao.
( ) Nos arquivos correntes so guardados os documentos utilizados com muita frequncia pelos
funcionrios do rgo.
06. Cespe-UnB/Antaq/2005 ( )O Plano de Classificao o instrumento que determina prazos para a
transferncia, recolhimento, eliminao e mudana de suporte de documentos.
07. Cespe-TRE/MT/2005
( ) Segundo a Teoria Arquivstica, os documentos producidos pelo TRE/MT que reflitam a origen da
instituio so de carter permanente.
( ) Na fase permanente, obedecendo o ciclo vital, os documentos cumprem um prazo de guarda e sero
preservadosa aqueles que obedeceram a um trmite interno, cuja a finalizao ocorreu na instituio
produtora, sendo os demais descartados.
( ) Cumprindo o ciclo vital, os documentos so transferidos do arquivo intermedirio para o arquivo
permanente.

(
01. C

02. E

03. E

04. C

GABARITO
05. C E C 06. E

07. C E E

INTRODUO AOS MTODOS DE ARQUIVAMENTOS

Classificao e Arquivamento
Existem vrias formas de se organizar os documentos, antes de determinar qual o sistema mais adequado
preciso conhecer a documentao a ser tratada. O melhor mtodo de arquivamento depender
exclusivamente das caractersticas dos documentos em questo e pela estrutura da instituio.
A Classificao consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de
suas atividades, de forma a constituir-se um referencial para a sua recuperao.
Existem basicamente trs mtodos de classificao:
Estrutural: conforme a estrutura administrativa da entidade produtora;
Funcional: conforme as funes desempenhadas pela entidade produtora;
Por assunto: conforme o contedo dos documentos e suas relaes com as atividades desempenhadas pela
entidade produtora.
Os instrumentos utilizados no processo de classificao so:
1. O Plano de Classificao - utilizado para arquivos correntes e intermedirios;
2. Quadro de Arranjo utilizado para arquivos permanentes.
Ambos so representados hierarquicamente, atravs da diviso dos conjuntos de elementos em nveis e subnveis (classes, sub-classes, grupos, sub-grupos, sries, sub-sries, dossis...)
DESTAQUE Cespe-UNB
Classificao pode ser considerada como o conjunto de mtodos utilizados por uma instituio para o
arquivamento de seus documentos, ou representar o mtodo ideogrfico que classifica os documentos por
assunto.
Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de
documentos. O mtodo de arquivamento corresponder forma que os documentos sero armazenados,
visando sua localizao futura.
Existem dois grandes sistemas de arquivamento: direto e indireto
Sistema Direto: aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado.
Sistema Indireto: aquele em que para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um ndice ou
um cdigo. o caso da utilizao de fichrios.
Existem alguns mtodos mais comuns para organizar arquivos ou fichrios:
Mtodo alfabtico: organiza a partir de nomes
Mtodo numrico: numrico simples: organiza por um nmero relativo ao documento. Ex: cronolgico
organizado por data.
Mtodo geogrfico: pelo local de produo.
Mtodo ideogrfico: pelo assunto do documento.
Mtodo Numrico Cronolgico
Organiza-se os documentos tomando por base uma data, podendo ser a data de produo do documento ou o
perodo a que se refere. Mtodo ideal para arquivar documentos contbeis (balanos, balancetes), contas a
pagar/ a receber depois que estas j foram agrupadas por credor/devedor.
Mtodo Numrico
Quando o principal elemento a ser considerado seu NMERO.
Alfabetao
Organizao de forma alfabtica.

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Regras:
1. Nome de pessoas fsicas considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome:
Eliane Cristina Grando
Felipe Arajo
Paulo Rogrio Campos
Arquivam-se:
Arajo, Felipe
Campos, Paulo Rogrio
Grando, Eliane Cristina
1.1. Quando os sobrenomes forem iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome:
Eliane Cristina Grando
Adalvanio Rodinei Grando
Silvia Oneide Grando
Graziela de Ftima Grando
Arquivam-se:
Grando, Adalvanio Rodinei
Grando, Eliane Cristina
Grando, Graziela de Ftima
Grando, Silvia Oneide
2. Sobrenomes compostos de substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam:
Fbio Bom Tempo
Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se:
Bom Tempo, Fbio
Castelo Branco, Camilo
Villa-Lobos, Heitor
3. Sobrenomes compostos com as palavras Santo, Santa, So no se separam:
Paulo Santa Catarina
Joana Santa Rita
Ricardo Santa Maria
Arquivam-se:
Santa Catarina, Paulo
Santa Maria, Ricardo
Santa Rita, Joana
4. Iniciais abreviativas de prenomes precedem na classificao de sobrenomes iguais.
E. Grando
Edvaldo Grando
Edson Grando
Arquivam-se:
Grando, E.
Grando, Edson
Grando, Edvaldo
5. Artigos e preposies no so considerados. (a, o, de, d, da, do, e, um, uma):
Pedro de Almeida
Ricardo dAndrade
Lcia de Cmara
Arnaldo do Couto
(

Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Cmara, Lcia da
Couto, Arnaldo do
Ou ainda,
Jos Ferreira Silva
Jos dos Santos Silva
Arquivam-se:
Silva, Jos Ferreira
Silva, Jos dos Santos
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco so considerados parte integrante do ltimo
sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Quando existirem, devem ser
transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem.
Edison Miranda Jnior
Osrio Miranda Neto
Mrcio Cerqueira Sobrinho
Arquivam-se:
Cerqueira Sobrinho, Mrcio
Miranda Jnior, Edison
Miranda Neto, Osrio
7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses.
Ministro Jorge Cardoso
Professor Carlos Fernandes
Coronel Emrson Pontes
Doutor Raimundo Torres
Arquivam-se:
Cardoso, Jorge (Ministro)
Fernandes, Carlos (Professor)
Pontes, Emrson (Coronel)
Torres, Raimundo (Doutor)
8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e
orientais (ver tambm regras n.os 10 e 11).
George Walker Bush
Charles Chaplin
Adolf Hitler
Arquivam-se:
Bush, George Walker
Chaplin, Charles
Hitler, Adolf
9. Os nomes espanhis ou hispnicos (pases de lngua espanhola) so registrados pelo penltimo
sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de famlia do pai.
Enrico Gutierrez Salazar
Maria Pereira de la Fuente
Pablo Puentes Hernandez

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Arquivam-se:
Gutierrez Salazar, Enrico
Pereira de la Fuente, Maria
Puentes Hernandez, Pablo
10. Os nomes orientais - japoneses chineses e rabes - so registrados como se apresentam.
Li Yutang -> (chins)
Osama Bin Laden -> (rabe)
Sasazaki Yonoyama -> (japons)
Arquivam-se:
Li Yutang
Osama Bin Laden
Sasazaki Yonoyama
11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se
apresentam no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os
constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre
parnteses aps o nome.
Embratel Antonio Silva & Cia.
Fundao Bradesco
A Tentao
The Washington Post
Companhia Petrolfera Nacional
Associao dos Jornalistas
Associao Educacional do DF
El Pas
Arquivam-se:
Antonio Silva & Cia.
Associao Educacional do DF
Associao dos Jornalistas
Companhia Petrolfera Nacional
Embratel
Fundao Bradesco
Pas (El)
Tentao (A)
Washington Post (The)
12. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos,
romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.
II Encontro Nacional de Arquivistas
Quinto Congresso de Biblioteconomia
3. Curso de Cincias Contbeis
Arquivam-se:
Congresso de Biblioteconomia (Quinto)
Curso de Cincias Contbeis (3.)
Encontro Nacional de Arquivistas (II)

MTODO GEOGRFICO
O mtodo geogrfico do sistema direto, pois a busca feita diretamente ao documento. Esse mtodo
preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a PROCEDNCIA ou LOCAL.
As melhores ordenaes geogrficas so:
1. Nome do Estado, cidade e correspondente.
2. Nome da Cidade, Estado e correspondente.
1- Nome do estado, cidade e correspondente. Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais dever
ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independente da ordem alfabtica em relao s demais
cidades, que deveram estar dispostas aps as capitais.
Neste caso h necessidade de se utilizar guias divisrias com notaes indicativas dos nomes dos estados.
Exemplo:
Estado
CIDADE
CORRESPONDENTE
Amazonas
Manaus (capital)
Sobreira, Letcia
Amazonas
Itacoatiara
Santos, Antonio J.
Rio de Janeiro
Rio de Janeiro (capital)
Rodrigues, talo
Rio de Janeiro
Campos
Almeida, Joo de
So Paulo
So Paulo (capital)
Corra, Gilson
So Paulo
Lorena
Silva, Mateus
3- Nome da cidade, estado e correspondente. Quando o principal elemento de identificao a cidade e no o
estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabtica por cidades, no havendo destaque para as capitais.
CIDADE
Campos
Itacoatiara
Lorena
Manaus
Rio de Janeiro
So Paulo

ESTADO
Rio de Janeiro
Amazonas
So Paulo
Amazonas
Rio de Janeiro
So Paulo

CORRESPONDENTE
Almeida, Joo de
Santos, Antonio J.
Silva, Mateus
Sobreira, Letcia
Rodrigues, talo
Corra, Gilson

Nesse caso no necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos estados, pois as pastas so
guardadas em ordem alfabtica pela cidade. imprescindvel porm, que as pastas tragam os nomes dos
estados, em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados.
Exemplo:
Braslia (Distrito Federal) Silva, Herculano
Braslia (Minas Gerais) Costa, Marcos
Correspondncia com outros pases.
Alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades sero
alfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem.
PAS
Frana
Frana
Portugal
Portugal
Portugal

CIDADE
Paris (capital)
Lorena
Lisboa (Capital)
Coimbra
Porto

CORRESPONDENTE
Unesco
Vadim, Roger
Pereira, Jos
Albuquerque, Santiago
Ferreira, Maria

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PROTOCOLO

o conjunto de operaes visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a
assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo o acesso a informao. A atividade de
protocolo tpica da fase corrente.
O protocolo realiza as seguintes atividades:
Recebimento
a etapa de recebimento dos documentos tanto os produzidos internamente quantos os encaminhados a
instituio por outras empresas.
Registro e Autuao
o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual).
O registro tem quatro elementos necessrios e obrigatrios:
1. Nmero progressivo
2. Data de recebimento ou de sada
3. Remetente ou destinatrio
4. Regesto, ou seja, breve resumo do contedo da correspondncia.
Cassificao (Quanto ao nvel de sigilo)
Uma vez recebido os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) devero ser abertos
e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados a seus
destinatrios.
Documentos particulares ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados) devero ser
encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios, sem a necessidade se serem protocolizados ou
classificados pois tm acesso restrito. Apenas os destinatrios podero abrir estes documentos.
Expedio e Distribuio
a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio. Chama-se distribuio quando
interna, e expedio quando direcionada a outra instituio.
Controle da Tramitao e Movimentao
Consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuper-los com rapidez
quando necessrio.
PROVAS DE CONCURSOS e Exerccios
01. (Cespe/TSE/2007) Julgue os itens abaixo, relativos a documentos pblicos.
I. So considerados documentos pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
instituies de carter pblico e por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no
exerccio de suas atividades.
II. A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada
mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia.
III. A gesto e o recolhimento dos documentos pblicos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio
federal de responsabilidade do Conselho Nacional de Arquivos.
Assinale a opo correta.
a) Nenhum item est certo.
b) Apenas os itens I e II esto certos.

c) Apenas os itens I e III esto certos.


d) Todos os itens esto certos.

02. (Cespe/TSE/2007) O arquivo intermedirio uma das fases do ciclo de vida dos documentos de arquivo.
Constitui objetivo do arquivo intermedirio:
a) evitar a manuteno de documentos por um longo perodo nos escassos espaos dos setores de trabalho.
b) guardar os documentos histricos.
c) diminuir os custos com a duplicao de documentos.
(

d) manter os documentos de maneira descentralizada.


03. (Cespe/TSE/2007) possvel estabelecer uma srie de diferenas entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas
diferenas, assinale a opo correta.
a) Os documentos de arquivo so produzidos e conservados com objetivos funcionais e os de biblioteca,
com objetivos culturais.
b) Os documentos de arquivo so colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por atividades
organizacionais.
c) Os documentos de arquivo so classificados a partir de mtodos pr-determinados e os de biblioteca,
pelas particularidades das atividades geradoras.
d) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um nico
exemplar ou em limitado nmero de cpias.
04. (Cespe/TSE/2007) Julgue os itens a seguir, acerca da fase corrente do ciclo de vida dos documentos.
I. Uma boa organizao dos arquivos correntes permite aumentar a eliminao dos documentos na fonte,
diminuindo o volume documental total.
II. Prevalece, nessa fase, o valor secundrio dos documentos, pela importncia administrativa que eles tm.
III. A ausncia de normas que guiam a organizao dos arquivos correntes pode provocar a m utilizao do
espao e do equipamento.
Assinale a opo correta.
a) Nenhum item est certo.
b) Apenas os itens I e 11 esto certos.

c) Apenas os itens I e III esto certos.


d) Todos os itens esto certos.

05. (Cespe/TSE /2007) As atividades tpicas do protocolo no incluem o(a):


a) recebimento de correspondncia.
c) distribuio de documentos.
b) abertura de processo.
d) preparao de instrumento de descrio.
06. (Cespe/TSE/2007) O instrumento de destinao que determina prazos e condies de guarda o(a):
a) plano de classificao.
c) tabela de temporalidade.
b) listagem de eliminao.
d) plano de preservao.
07. (Cespe/TSE/2007) A ordenao alfabtica de documentos ou de dossis uma das possibilidades para a
disposio de documentos em um arquivo. Nesse sentido, julgue as propostas de ordenao alfabtica
apresentadas nos itens abaixo.
I. Campos, Milton de Sousa
Ferreira, Andr
Muller, Paul
Sousa, Antnio Jos
II. Almeida, Pedro de
Almeida Filho, Joo Almeida
So Paulo, Carlos
Braga Sobrinho, Antnio
III. Conferncia de Gesto de Documentos
Quarto Workshop sobre Avaliao
Segundo Congresso Nacional de Arquivologia
Terceiro Seminrio sobre Preservao de Documentos
Assinale a opo correta.
a) Apenas um item est certo.
b) Apenas os itens I e II esto certos.

c) Apenas os itens I e III esto certos.


d) Todos os itens esto certos.

08. (Cespe/TSE/2007) Os suportes dos documentos de arquivo incluem:


(QUESTO ANULADA IMPORTANTE SABER O PORQU)
a) papel, papel fotogrfico, pelcula videogrfica.
b) plantas, mapas, fotografias.
c) mdia eletrnica, pelcula filmogrfica, iconogrfico.
d) negativo fotogrfico, diapositivo, audiovisua

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09. Aneel/2004. Constituem atividades de protocolo, exceto:


a) receber a correspondncia e separar a correspondncia oficial da particular.
b) Eliminar a correspondncia destituda de valor secundrio.
c) Controlar o trmite dos documentos na organizao.
d) Receber a correspondncia para expedio.
e) Ler a correspondncia e verificar a existncia de antecedentes.
10. Ser responsvel pela definio dos prazos de cada documento e de sua destinao final:
a) Diretor de RH da instituio.
b) Chefe do setor de arquivo da instituio
d) Comisso de Avaliao de Documentos
c) Acionistas da instituio
e) Comisso de Estagirios da Instituio
11. (Cespe/CLDF/2006) Acerca da importncia de se garantir autenticidade, credibilidade e acessibilidade s
informaes arquivsticas e considerando as qualidades e as caractersticas fundamentais dos arquivos,
referentes tanto aos registros documentais tradicionais quanto aos eletrnicos, julgue os prximos itens.
( ) A autenticidade a qualidade que um documento possui quando corresponde s formalidades
diplomticas necessrias para que cumpra os procedimentos regulares de determinada funo ou
atividade, garantindo a veracidade e confiabilidade de seu contedo.
( ) Duas caractersticas dos arquivos so diretamente vinculada. A naturalidade refere-se ao fato de que os
registros arquivsticos so acumulados de maneira contnua, progressiva e natural em funo das atividades realizadas pelas instituies, o que lhes atribui uma estruturao e uma coeso espontneas. A
organicidade refere-se maneira como os arquivos refletem estrutura, funes e atividades da
entidade acumuladora. Ambas so embasadas no inter-relacionamento dos documentos, que
fundamental para a compreenso de seu significado e para a garantia de sua autenticidade.
( ) A unicidade a caracterstica dos documentos de arquivo que resulta do fato de que cada registro
documental assume um nico lugar na estrutura documental do grupo ao qual pertence, em funo do
seu contexto de origem. Essa qualidade se mantm a despeito de forma, espcie ou tipo; podem existir
cpias de um registro, mas cada uma, quando cumpre uma funo diferente, nica em seu lugar,
porque o conjunto de suas relaes com os demais registros do grupo sempre nico.
12. (Cespe/CLDF/2006) No que se refere aos suportes documentais tradicionais e eletrnicos e s noes bsicas da
arquivologia a respeito dos elementos para a anlise documental, julgue os itens que se seguem.
( ) Em arquivologia, denomina-se forma o estgio de preparao e de transio de documentos, como, por
exemplo, original, cpia, minuta, rascunho etc.
( ) A arquivologia define espcie documental como a configurao que assume um documento escrito
segundo a natureza jurdica de seu contedo e as normas precisas de redao a que obedecem. Tais
normas variam conforme a poca, o lugar e as circunstncias.
( ) O termo formato usado para designar a configurao fsica do material sobre o qual as informaes so
registradas, de acordo com a natureza e com o modo como foi confeccionado. Cartaz, caderno, livro,
mapa, rolo de filme so exemplos de formatos.
( ) A disciplina que estuda a estrutura formal e a autenticidade dos documentos conhecida como
diplomtica. Com base nessa disciplina, foram estabelecidos alguns dos elementos caractersticos
usados para anlise e definio de documentos de arquivo.
( ) O termo suporte refere-se configurao que um documento assume segundo o modo como foi
confeccionado e o sistema de signos utilizado para comunicar seu contedo. So exemplos de suporte:
textual, imagtico, audiovisual, eletrnico etc.
13) (Cespe/CLDF/2006) Julgue os itens a seguir com base nos conceitos e nos princpios fundamentais da
arquivologia.
( ) O termo ordenao refere-se seqncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas,
funes e atividades da entidade produtora, distribui os documentos de um arquivo em agrupamentos
lgicos, estabelecidos segundo critrios que respeitem o carter orgnico dos conjuntos.
( ) A tabela de temporalidade um instrumento de destinao. Ela o resultado do processo de avaliao e
contm a determinao de prazos para a transferncia, recolhimento, eliminao e reproduo de
documentos. Para que uma tabela de temporalidade possa ser adotada, sobretudo na esfera publica, ela
deve primeiro ser aprovada pela autoridade competente.
(

( ) Chama-se arranjo atividade de organizar os documentos segundo o sistema de classes dispostas em


determinada ordem, a partir de elemento convencionado para a sua recuperao, isto , segundo critrios que permitam a localizao dos documentos nos respectivos lugares em tal sistema. Os principais
mtodos utilizados para o arranjo so o alfabtico, cronolgico, o temtico, o numrico simples, o alfanumrico, o geogrfico e o numrico cronolgico.
( ) O princpio da provenincia vincula o documento ao seu produtor, pois determina que os arquivos devem
ser organizados segundo as competncias e as atividades da instituio (ou pessoa), responsvel pela
produo e acumulao dos documentos. Determina, ainda, que os arquivos de uma instituio (ou
pessoa) devem manter sua individualidade, no podem do ser misturados a outros de origens diferentes.
( ) O termo classificao refere-se ao estabelecimento de restries quanto ao acesso e ao uso de arquivos,
documentos ou informaes, impostas pela pessoa fsica ou jurdica que originou tais arquivos, por
motivo de segurana. Essa atividade classifica o documento, segundo a natureza de seu contedo, como
ultra-secreto, secreto, confidencial ou reservado.
14. (Cespe/CLDF/2006) Julgue os seguintes itens, considerando a legislao nacional acerca da poltica de
arquivos pblicos e privados.
( ) A eliminao de documentos de valor permanente produzidos por instituies pblicas e de carter
pblico somente poder ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica, pblica, na sua
esfera especfica de competncia.
( ) Os arquivos pblicos gerados pelo poder judicirio em todas as instncias, seja nos tribunais superiores,
seja nos estados ou nos municpios, sero considerados de competncia federal.
( ) Todo cidado tem direito de acesso pleno aos documentos pblicos, com exceo dos documentos cujo
sigilo seja imprescindvel sociedade e ao Estado. Entretanto, mesmo nesse caso, poder ocorrer o
acesso, em uma modalidade reservada, quando o poder judicirio determinar que esse acesso seja
indispensvel defesa de direito ou ao esclarecimento de situao pessoal do cidado.
( ) O Conarq, um rgo colegiado vinculado ao Arquivo Nacional, tem por finalidade definir a poltica
nacional de arquivos pblicos e privados. responsvel tambm por fixar as diretrizes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), orientando a gesto, a preservao e o acesso aos documentos de arquivos nos
rgos do sistema.
15. Na fase permanente, os documentos devero ser arquivados:
a) por at 5 anos
b) por,no mximo 10 anos
e) varia de documento para documento
c) de 10 a 20 anos
d) em carter definitivo
16. Assinale o item que no apresenta uma atividade de protocolo.
a) Recebimento
b) Avaliao
c) Autuao
d) Distribuio

e) Controle da Movimentao

17. (Cespe/Antaq/2005) Acerca dos mtodos de arquivamento adotados pela arquivstica julgue os itens que se seguem.
( ) Uma das vantagens do mtodo de arquivamento duplex que ele possibilita a criao de uma infinidade de classes.
( ) No mtodo de arquivamento alfabtico, adota-se a consulta de ndices para a localizao de documentos.
( ) Os mtodos de arquivamento decimal e duplex necessitam da adoo de um ndice alfabtico.
( ) O mtodo numrico simples e de consulta indireta pelo fato de adotar um ndice onomstico para as
atividades de arquivamento.
( ) No mtodo alfabtico dicionrio, os temas obedecem uma rigorosa ordem alfabtica e apresentam-se de
maneira hierarquizada, obedecendo a um ttulo genrico.
18. (Cespe/Antaq/2005) Com base no conhecimento arquivstico sistematizado, julgue os itens a seguir.
( ) Nas organizaes, os servios de protocolo devem ser responsveis pelo controle do trmite de documentos.
( ) Os documentos considerados de valor secundrio so eliminados na segunda fase do ciclo vital, a fase intermediria.
( ) O plano de classificao o instrumento que determina prazos para a transferncia, recolhimento,
eliminao e mudana de suporte de documentos.
( ) Os documentos arquivsticos que apresentam grau de sigilo secreto e ultra-secreto devero ser
armazenados em arquivos de segurana.
( ) Para identificao das caixas nos arquivos devem ser evitadas as tintas hidrogrficas e esferogrficas pois
esmaecem com rapidez.
19. (Cespe/DPF-DF/2004) A avaliao documental uma funo tpica adotada mundialmente no tratamento

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tcnico de acervos arquivsticos. Em relao a essa funo, julgue os itens que se seguem.
( ) A avaliao dos documentos permite aumentar o ndice de recuperao da informao.
( ) A aplicao dos critrios de avaliao possibilita ganho de espao fsico.
( ) A avaliao documental provoca necessariamente, aumento de recursos humanos e materiais.
( ) Como um dos requisitos bsicos de sua funo, o responsvel pela avaliao documental deve conhecer a
estrutura e o funcionamento da instituio a ser avaliada.
( ) A aplicao da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente.
20. (Cespe/DPF-DF/2004) A organizao dos arquivos correntes do DPF e de outros rgos pblicos e privados
pressupe atividades indispensveis para a recuperao e a preservao da informao. Considerando
esse pressuposto, julgue os itens a seguir.
( ) O responsvel pela guarda dos documentos nos arquivos correntes no pode emprest-los a outros
setores do prprio rgo; por isso dever copi-los quando houver algum pedido de informao.
( ) Nos arquivos correntes, so guardados os documentos utilizados com muita freqncia pelos funcionrios do rgo.
( ) Para melhor preservao dos documentos, deve-se guarda-lo em caixas ou pastas suspensas,
acondicionadas em estantes ou em arquivos de madeira, e devem-se utilizar espaos fsicos que recebam
diretamente a luz solar.
( ) Para bem ordenar os documentos, o responsvel pelo arquivo dispe de vrios mtodos, como o
geogrfico, o alfabtico e o numrico-cronolgico.
( ) Os funcionrios responsveis pelos arquivos correntes devem efetuar a autuao, o controle da
tramitao, a distribuio e a expedio dos documentos sob sua guarda.
21. (Cespe/STJ-DF/2004) Acerca da produo e do trmite de documentos, julgue os itens.
( ) Para que a produo documental se d de forma racionalizada, recomendvel evitar a reproduo
desnecessria de documentos.
( ) Documentos originais no devem ser desmembrados de seus compostos (princpio da unidade).
( ) Antes de seu arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados.
( ) A principal funo de um setor de protocolo deve ser o emprstimo de documentos.
( ) O instrumento utilizado para controlar os documentos que tramitam em instituies como o STJ
denomina-se folha de autuao.
22. (Cespe /STJ-DF/2004) Ao implantar um programa de gesto documental, o arquivo do STJ far uso de
instrumentos auxiliares. Com referncia a esses instrumentos e s prticas arquivistas, julgue os itens.
( ) A tabela de temporalidade visa atribuir prazo de guarda para os documentos de 3 idade.
( ) O plano de classificao visa possibilitar o arquivamento e a recuperao de documentos.
( ) O descarte deve ocorrer em todas as fases do ciclo vital de documentos.
( ) As minutas de documentos devem receber classificao individualizadas em funo do prazo de guarda a
elas atribudo.
( ) Cumpridos os prazos estabelecidos pela tabela de temporalidade para os documentos da fase corrente,
aqueles que no forem descartados devem ser recolhidos fase intermediria.
23. (Cespe/Funcap-PA/2004) Os arquivos podem ser divididos em trs fases, que so conhecidas como as trs
idades: corrente, intermediria e permanente. Quanto aos arquivos correntes, julgue os itens a seguir.
( ) Arquivo de primeira idade ou corrente constitudo de documentos em curso ou que, mesmo sem
movimentao, sejam objetos de consultas freqentes.
( ) Recebimento, registro, movimentao e classificao de documentos, so atividades relacionadas a
arquivos correntes.
( ) So armazenados nos arquivos correntes apenas os documentos de valor histrico.
( ) Os arquivos correntes so formados apenas por correspondncias e processos.
24. (Cespe/Funcap-PA/2004) Julgue os itens seguintes em certos ou errados.
( ) O protocolo no faz parte das atribuies dos arquivos correntes.
( ) Os arquivos correntes so mantidos nos escritrios ou nos setores que os receberam ou produziram, ou
em dependncias prximas, de forma a facilitar o seu acesso.
( ) Todo documento, aps o perodo de permanncia em um arquivo corrente, pode ser eliminado,
transferido a um arquivo intermedirio ou recolhido a um arquivo permanente.
(

( ) Os arquivos correntes so constitudos somente do gnero escrito ou textual.


( ) Todo documento com mais de cinco anos arquivados em um arquivo corrente deve ser eliminado.
25. (Cespe/Seteps-PA/2004) Quanto ao arquivamento de documentos, julgue os itens abaixo.
( ) O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela
estrutura da entidade.
( ) O mtodo geogrfico de arquivamento tem como elemento principal a procedncia ou local.
( ) A ordenao cronolgica no faz parte dos mtodos numricos de arquivamento.
( ) O mtodo decimal empregado nos arquivos baseado na tcnica do sistema decimal de Dewey.
( ) O mtodo alfanumrico uma combinao de letras, nmero e assunto dos documentos.
26. (Cespe/Seteps-PA/2004) A ordenao de documentos e a forma de orden-los garantiro, sem dvida
nenhuma, um acesso rpido informao. A respeito da ordenao alfabtica dos documentos, julgue os
itens que seguem.
( ) Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.
( ) No caso de sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.
( )Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ligados por um hfen no se separam.
( ) Artigos, conjunes e preposies, tais como a, o, d', da, do, e, um, uma, so considerados para ordenao.
( ) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco, como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho, no so
considerados parte integrante do ltimo sobrenome.
27. (Cespe/Min. Meio Ambiente/2003) Julgue os itens a seguir em certos ou errados.
( ) Os arquivos so constitudos apenas por documentos em suporte papel.
( ) Os arquivos, assim como as bibliotecas, so formados por documentos produzidos e conservados com
objetivos culturais.
( ) Os documentos de arquivos so produzidos em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias.
( ) A principal finalidade dos arquivos servir administrao. Eles constituem-se, com o decorrer do
tempo, em base do conhecimento da histria.
( ) A funo principal do arquivo tomar disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.
28. (Cespe/Crea-DF/2003) Documentos do gnero cartogrfico incluem:
( ) litogravuras.
( ) cartazes.
( ) perfis.
( ) plantas.

( ) desenhos.

29. (Cespe/Crea-DF/2003) Consubstanciam-se como especializados os arquivos:


( ) mdicos.
( ) de engenharia.
( ) audiovisuais.
( ) inconogrficos.
( ) de grandes dimenses.
30. (Cespe/Crea-DF/2003) Quanto s caractersticas dos arquivos setoriais, correto afirmar que eles:
( ) devem se localizar junto aos rgos produtores.
( ) permitem realizar a distribuio interna de documentos na instituio.
( ) so, essencialmente, arquivos correntes.
( ) podem descartar documentos.
( ) realizam recolhimentos peridicos de documentos ao arquivo central.
(

GABARITO

01. B

02. A

03. A

04. C

05. D

06. C

07. A

08. A

09. B

10. D

11. VVV

12. VFVVF

13. FVFVV

14. FFVV

15. D

16. B

17. VFVVF

18. VFFFV

19. FVFVV

20. VFVFV

21. *

22. FVFFF

23. VFFF

24. VCVFF

25. *

26. *

27. FFVVV

28. FFVVF

29. VVFFF

30. VFVVF

* 21 V V V F F
* 25 V V F V F
* 26. V V V F F

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( O GERENCIAMENTO DA INFORMAO E A GESTO DE DOCUMENTOS


A Lei n 8.159-1991, em seu pargrafo 3, define Gesto de Documentos como o conjunto de procedimentos
e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Assim, qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existentes na instituio de forma a
assegurar a eficincia das atividades administrativas, estar inserida na gesto de documentos.
A gesto de documentos atingida atravs do planejamento, organizao, controle, coordenao dos recursos
humanos, do espao fsico e dos equipamentos com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental.
A gesto de documentos tem os seguintes objetivos:
1- assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos.
2- garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja necessria ao governo e aos cidados.
3- assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa cientfica.
4- assegurar o uso adequado da microgrfica, processamento automatizado de dados e outras tcnicas
avanadas de gesto da informao.
5- contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente por seus valores
histrico e cientfico.
Fases
As trs fases bsicas da gesto de documentos so: produo, utilizao e destinao.
1 Fase (Produo)
Refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou setor. Nesta
fase, deve-se otimizar a criao de documentos, evitando-se a produo daqueles no essenciais, diminuindo
o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim, o uso adequado dos
recursos de reproduo e de automao. Recomenda-se, nessa fase, evitar e reproduo desnecessria de
documentos, pois o acmulo desordenado de papis implicar em maior dificuldade do controle das
informaes no arquivo.
2 Fase (Utilizao)
Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa,
assim como sua guarda aps cessar seu trmite.
Essa fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para
classificao, organizao e elaborao de instrumentos e recuperao da informao. O arquivamento
tambm ser controlado nesta etapa. Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes e
intermedirios e a implantao de sistemas de arquivo e de recuperao da informao.
3 Fase (Destinao)
Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica
decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados permanentemente.
DIAGNSTICO
a anlise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituio, de forma a identificar as
falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoo de medidas que visem aumentar a eficincia do mesmo.
O diagnstico proporciona informaes como:
1) instalaes fsicas (infiltraes, goteiras, poeira, luz solar etc.),
2) condies ambientais (temperatura, umidade, luminosidade),
3) condies de armazenamento,
4) estado de conservao do documento,
5) espao fsico ocupado,
6) volume documental,
7) controle de emprstimos (freqncia de consultas),
(

8) recursos humanos (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao profissional),


9) acesso informao,
10) gnero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartogrficos, iconogrficos, microgrficos
e informticos),
11) classificao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados),
12) Tipos de acondicionamento (pastas caixas, envelopes, amarrados etc.).

AUTOMAO APLICADA AOS ARQUIVOS

POLTICAS, PLANEJAMENTO E TCNICAS


As empresas, ao longo de sua histria, tm produzido informaes orgnicas em papel (memorandos, atas de
reunio, ofcios etc). No entanto, com o advento da tecnologia e a facilidade de acesso s mesmas, cada vez mais
as informaes deixam de estar disponveis apenas no suporte papel e passam a estar disponveis em outros
tipos de suporte, como os suportes digitais. Alm disso, os canais de comunicao, como o correio eletrnico, a
intranet, e at mesmo a internet, passaram a disponibilizar informaes em suportes eletrnicos ou digitais.
Essa nova realidade, em que h uma multiplicidade de suportes para armazenar a informao, exige que as
unidades responsveis pelas informaes das empresas sejam bibliotecas, arquivos ou ainda unidades de
conhecimento - estejam preparadas para efetuar a gesto das informaes organizacionais,
independentemente de seu suporte.
Atualmente, o Governo Federal tem empenhado esforos em administrar melhor seus documentos. Afinal,
vrios ministrios j disponibilizam informaes de carter pblico por meio da internet. A questo saber
como essas informaes so armazenadas em seus respectivos bancos de dados.
Um exemplo do empenho do Governo Federal nesse sentido o Decreto n 4.522, de 17 de dezembro de 2002,
que dispe sobre o Sistema de Gerao e Transmisso de Documentos Oficiais (Sidof), e d outras providncias.
O Conarq, por meio da Resoluo n 20 de 16 de janeiro de 2004, que dispe sobre a insero dos
documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes
do Sistema Nacional de Arquivos, em seu art. 3 determina:
A gesto arquivstica de documentos digitais dever prever a implantao de um sistema eletrnico de
gesto arquivstica de documentos, que adotar requisitos funcionais, requisitos no funcionais e metadados
estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos, que visam garantir a integridade a acessibilidade de longo
prazo dos documentos arquivsticos.
De maneira simplista, pode-se dizer que os metadados so dados sobre dados. Metadado
frequentemente identificado como dado acerca de, ou informao sobre informao que est no espao
digital e virtual. um sumrio de informaes sobre a forma e o contedo de um recurso eletrnico.
Em mbito nacional, as normas brasileiras para sistemas de gesto eletrnica de documentos foram
estabelecidas em 2004. A resoluo No. 20 do Conarq que dispe sobre a insero dos documentos digitais
em programas de gesto arquivstica de documentos e rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos(Brasil, 2004), estabelece o seguinte conjunto de metadados:
1- Identificao e Contexto documental:
Identificador nico, instituio produtora, nomes, assunto, datas, local, cdigo de classificao, tipologia
documental, temporalidade, destinao, verso, documentos relacionados, idioma e indexao.
2- Segurana:
Categoria de sigilo, informaes sobre criptografia, assinatura digital e outras mascas digitais.
3- Contexto Tecnolgico:
Formato do arquivo, tamanho do arquivo, dependncias de hardware e software, tipos de mdias,
algoritmos de compresso.
4- Localizao fsica do documento.
Nesse contexto, surgem o sistema de Gerncia Eletrnica de Documentos (GED) e fluxos de trabalhos
automatizados (workflow).
GED um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais
documentos podem ser das mais variadas origens e mdias, como papel, microfilme, som, imagem e at
mesmo arquivos na forma digital.

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Os Sistemas GED, quando observam a metodologia arquivstica de gesto de documentos, so mais do que
simples sistemas de gerenciamento de arquivos, pois programam categorizao de documentos e tabelas de
temporalidade, controlam nveis de segurana etc., tornando-se vitais para a manuteno das bases de
informao e conhecimento das empresas.
A evoluo do GED confirma sua importncia. No princpio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente a
digitalizao, feita por um escner, de um documento gerado em papel. No entanto, atualmente, a maioria
das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que j nascem eletrnicos (arquivos Word ou
Excel, e-mails).

CONSERVAO
E RESTAURAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS
(
Assim como o homem, os livros e documentos sofrem alteraes resultantes de agentes tais como
microorganismos, insetos, roedores que se alimentam dos elementos nutritivos encontrados no suporte do
papel (amido, gelatina, etc) e a poluio atmosfrica que causa a oxidao da celulose.
Umidade, temperatura e luminosidade inadequadas e alteraes qumicas das substncias que entram na
composio do papel tambm causam a sua degradao. Mas os maiores danos que podem ser ocasionados
aos livros e documentos so os decorrentes de acidentes e dos maus tratos que recebem por parte do homem
que dele se utiliza.

Maus tratos dos documentos

Documentos em caixas

Documentos em pastas

Documentos devidamente arquivados

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O conhecimento das causas que diminuem a vida do livro ou documento vai permitir que se tome deciso
no sentido de criar condies favorveis de armazenagem em uso para reduzir ao mximo os fatores
causadores de sua degradao.
Todos os materiais orgnicos so extremamente frgeis e facilmente deteriorveis por agentes fsicos,
qumicos e biolgicos.
O arquivista bibliotecrio, historiador etc. responsvel pela conservao e pela preservao do acervo
que lhe conferido encontra grandes dificuldades (controle de temperatura, momento adequado para
restaurao, intervalos regulares para higienizao etc.), em funo do desconhecimento das causas que
provocam a deteriorao dos materiais.
Conceito de Conservao e restaurao
Dentro de um arquivo, uma biblioteca, ou museu, duas sees devem ser enfocadas: a de conservao e a de restaurao.
Conservao um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos trs idias:
preservao, proteo e manuteno.
Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc.) defender esses bens da ao dos
agentes fsicos, qumicos e biolgicos que os atacam.
O principal objetivo da conservao, portanto, o de estender a vida til dos materiais, dando a eles o
tratamento correto. Para isso, necessrio permanente fiscalizao das condies ambientais, do manuseio e
do armazenamento.
A preservao ocupa-se diretamente com o patrimnio cultural, e consiste na conservao desses patrimnios
em seus estados atuais. Por isso, devem ser impedidos quaisquer danos e destruio causados pela umidade,
por agentes qumicos e por todos os tipos de pragas e de microorganismos. A manuteno e a limpeza
peridica so a base da preservao.
A higienizao corresponde a limpeza da superfcie, isto , retirada de poeira e de outros resduos estranhos
aos documentos, por meio de tcnicas apropriadas, em intervalos regulares de tempo. (SERIPIERRI, p.33)
Restaurao Tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do objeto. A
restaurao uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade, pacincia, amor arte, pois, nessa
seo, praticam-se verdadeiras intervenes cirrgicas com os bens culturais.
Agentes exteriores que danificam os documentos:
Agentes Fsicos:
* Luminosidade A luz um dos fatores mais agravantes no processo de degradao dos materiais
bibliogrficos.
* Temperatura O papel se deteriora com o tempo, mesmo que as condies de conservao sejam boas. A
cor original se altera e se torna frgil, a isso se chama envelhecimento natural.
* Umidade O excesso de umidade estraga muito mais o papel do que a deficincia de gua.
Agentes Qumicos
* Acidez do papel Os papis brasileiros apresentam um ndice de acidez elevado (pH5, em mdia) e,
portanto, uma permanncia duvidosa.
* Poluio atmosfrica A celulose atacada pelos cidos, ainda que nas condies de conservao mais
favorveis. A poluio atmosfrica uma das principais causas da degradao qumica.
Tintas A tinta um dos compostos mais importantes na documentao.
Agentes Biolgicos
* Insetos O ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e bibliotecas, destruindo colees e
documentos preciosos. Alguns exemplos de insetos:
- Anobideos (brocas ou carunchos)
-Thysanura (traa)
- Blatta orientalis (barata)
- Fungos
- Roedores
(

Agentes Ambientais
* Ventilao A falta de ventilao um outro fator que favorece o desenvolvimento dos agentes biolgicos
quando h pouca aerao.
* Poeira Um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biolgicos sobre os materiais
grficos a presena de p.
* Humanos O homem, ao lados dos insetos e microorganismos, um outro inimigo dos livros e documentos,
embora devssemos imaginar que ele deveria ser um cuidadoso guardio.
A melhor estratgia preventiva para evitar a presena de insetos e roedores:
- manter o local de guarda do acervo longe de fontes de alimentos;
- evitar comer e manter alimentos no local de guarda do acervo;
- evitar que a cantina ou refeitrio fiquem em sala ao lado de guarda do acervo;
- retirar o lixo do dia aps o final do expediente, evitando o pernoite do lixo;
- substituir os vidros quebrados das janelas;
- arejar os armrios onde os livros estejam guardados. abrindo suas portas por algumas horas.
Cuidados gerais na conservao dos documentos:
1- Documentos em papel:
- as estantes e arquivos devem ser de metal revestido de pintura (para evitar ferrugem);
- deve-se manter as mos limpas ao manusear os documentos;
- evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos:
- no utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de urr.
volume em degradao, Esses materiais possuem alta acidez, provocam manchas irreversveis onde aplicados:
- no escrever nos documentos;
- no dobrar as pginas;
- no apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar;
- no umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido;
- para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o aspirador com a escova
circular especial para livros, adaptada com tecido de fil ou gaze, para maior proteo do documento;
- para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodo;
- durante a limpeza, removem-se grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes cidos;
- quando houver necessidade de observaes nos documentos, utilizar lpis, que no agridem tanto o papel
quanto as canetas, e ainda permitem eventuais correes, se necessrio.
2- Fotografias:
- devem receber proteo individual de boa qualidade;
- devem ser manuseadas com as luvas de algodo e arquivadas em mobilirio de ao;
- no forar a separao de uma fotografia da outra;
- escrever o necessrio somente no verso, com lpis macio.
3- Diapositivos:
- utilizar materiais de acondicionamento adequados (carteias flexveis de polietileno ou polipropileno);
- utilizar mobilirio metlico; produzir duplicatas para projees frequentes.
4- Microfilmes:
- devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios prova de fogo e colocados em latas vedadas
umidade;
- devem ser feitas duplicatas;
- a sujeira deve ser removida com um pano limpo que no solte fiapos, umedecido com Kodak Film Cleaner.
5- Disquetes e CD-ROM:
- usar os disquetes de boa qualidade;
- manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador;
- usar programas antivrus;
- proteger o CD contra arranhes e poeira.
6- Caixas de arquivo:

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- utilizar caixas de papelo ao invs das de plstico, pois estas ltimas tendem a transpirar quando submetidas
a altas temperaturas, observando que as mesmas devero ser maiores do que os documentos que nelas
estejam inseridos (para evitar que os mesmos se dobrem e rasguem) e utilizando, quando necessrio,
calos, evitando que os mesmos se dobrem dentro delas;
- na identificao das caixas deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressas eletronicamente, evitando-se a
utilizao de canetas hidrogrficas ou esferogrficas, pois estas tendem a esmaecer (borrar) com o tempo.
Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo devem ser feitas periodicamente para revis-lo e manter a
limpeza, pois higiene e limpeza so fatores essenciais de preservao e devem ser realizados em todas as
fases do arquivamento.
7- Limpeza do assoalho:
- para se evitar a possibilidade dos documentos serem molhados, o que traz danos irreversveis para os
mesmos, recomendvel que no haja a entrada de gua no arquivo, devendo-se optar, para a limpeza do
mesmo, por pano mido e aspiradores, evitando-se inclusive a limpeza do piso com gua;
- a remoo da poeira depositada no assoalho deve ser feita com cuidado, a fim de evitar o seu deslocamento
para a superfcie das estantes e para os documentos. Idealmente deve ser realizada com o auxlio de
aspirador de p, pois assim evita-se que a poeira fique em suspenso. No se deve utilizar vassoura ou
espanadores corno na higienizao domstica, esse procedimento faz com que a poeira se desloque de um
local para outro. Procurar utilizar, na impossibilidade de ter aspirador de p, a vassoura revestida de pano
levemente umedecido. necessrio que a poeira grude no pano, evitando o seu deslocamento para outra
rea do acervo;
- em todo esse processo fundamental que o pano de cho nunca esteja molhado. Para saber se est no
ponto correio de utilizao, deve-se torcer o pano at no pingar nenhum excesso de lquido. Ao ficar
saturado de sujidade, o pano deve ser lavado ou substitudo por outro. A utilizao do pano sujo causar
apenas o deslocamento de sujidade de uma rea para outra.
RESTAURAO DE DOCUMENTOS
Entende-se por restaurao de documentos a aplicao de tcnicas que permitam recuperar o estado fsico do
documento, de modo a eliminar, ou pelo menos minimizar, o desgaste provocado plos inmeros fatores de
deteriorao existentes. As principais tcnicas de conservao e restaurao aplicadas aos arquivos so as
descritas a seguir.
1- Desinfestao
Consiste no mtodo de combate a insetos. O mais eficiente a fumigao, que consiste em introduzir os
documentos numa cmara especial para este fim, onde se faz o vcuo e se aplicam produtos qumicos por
um prazo de 48 a 72 horas, destruindo completamente os insetos.
2- Limpeza
Em pases desenvolvidos h instalaes especiais para a operao de limpeza, que a fase posterior
fumigao. Na falta dessas instalaes usa-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de p.
3- Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao, expondo-os ao do ar com forte percentagem
de umidade, durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha
por folha, em mquinas eltricas.
4- Banho de gelatina
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistncia, no
prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos.
5- Tecido
Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A
durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de
insetos e fungos, alm de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.
(

6- Silking
Este mtodo utiliza tecido de grande durabilidade (crepeline ou musseline de seda), mas, devido ao uso de
adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade so
pouco prejudicados. , no entanto, um processo de difcil execuo e cuja matria-prima de alto custo.
7- Laminao
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de
acetato de celulose, colocando-se numa prensa hidrulica, sob presso e alta temperatura. O documento
se torna imune ao de fungos e pragas e qualquer mancha resultando do uso pode ser removida com
gua e sabo.
8- Laminao manual
E um processo semelhante laminao, mas que no utiliza calor nem presso, que so substitudos pela
acetona. Oferece como vantagem um menor custo para sua aplicao, por dispensar os equipamentos
mecanizados.
9- Encapsulao
Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O documento colocado
entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fitas adesiva nas duas faces. A
encapsulao considerada um dos mais modernos processos de restaurao de documentos.

MICROFILMAGEM

A adoo da microfilmagem exigir da instituio equipamentos que permitam ler tais documentos, chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de microfichas, que, em alguns casos, permitem a gerao de uma cpia em papel do documento microfilmado.
A primeira e mais importante razo para justificar o uso do microfilme a economia de espao.
O microfilme uma imagem reduzida de uma forma maior; , portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da
imagem de um documento qualquer.
Essa reduo de espao garantida pelo valor legal do microfilme, que significa que ele possui o mesmo valor do documento original em papel, que serviu de base para sua criao, e poder substitu-lo nos casos em que no tiver valor histrico.
Para organizar o arquivo de microfilmes, h arquivos prprios, como mostrado na figura a seguir. Para permitir a localizao dos
documentos, cada rolo dever conter um ndice. Por fora das gavetas, so marcados os cdigos dos rolos que elas abrigam,
tormando muito fcil a consulta. Naturalmente, dever haver junto do arquivo um aparelho para a leitura dos microfilmes.
ARQUIVO DE MICROFILMES
Benefcios para o uso da microfilmagem:
Validade Legal - a microfilmagem um processo repro-grfico autorizado pela Lei n 5.433, de 8/5/1968, e pelo Decreto n l
.799, de 30/1/1996, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original;
Reduo sensvel de espao;
Acesso fcil e rpido, consequncia das pequenas dimenses das microformas, da eficincia de sua catalogao e indexao,
comparativamente aos arquivos convencionais em papel;
Segurana, por se tratar de um material fotogrfico, alm de permitir reprodues com rapidez e baixo custo, o arquivo
microfilmado, devido ao pequeno volume, permite o seu acondicionamento em caixas forte (arquivo de segurana),
protegido de sinistros (essa cpia de segurana dever, obrigatoriamente, estar em local separado da cpia de trabalho);
Garantia da confidencialidade das informaes, visto que a olho nu impossvel visualizar qualquer informao;
Durabilidade - respeitando-se determinadas normas da microfilmagem, acondicionamento e manuseio, os arquivos
microfilmados podem ser conservados indefinidamente. A Resoluo n 10 do Conarq apresenta os smbolos a serem utilizados
em casos especiais durante a microfilmagem:

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ANEXO I - SMBOLOS UTILIZADOS - ISO 9878/1990


1) Smbolos obrigatrios a serem utilizados em todos os rolos:

Incio do rolo.

Beginning of roll.
0076 (*)

Fim do rolo.

End of roll.
0075 (*)
2) Smbolos obrigatrios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentao tenha continuidade:

Continua em outro rolo.

Continued on another roll.


0490 (*)

Continuao de outro rolo.

Continued from another roll.


0491 (*)
3) Smbolos a serem microfilmados junto com os documentos, conforme sua situao:

Original ilegvel.

Original difficult to read.


0077 (*)

Texto deteriorado.

Encadernao defeituosa.
Damaged text.
Wrong binding.
0078 (8)
(

Numerao incorreta.

Data incorreta.
Incorrect numbering.
Incorrect date.
0079 (*)

Original em cores.

Original in colour.
0488 (*)

Repetio de imagem.

Repetition of imagem.
0080 (*)

Pginas e/ou nmeros em falta.

Missing pages
And/or issues
0081 (*)
(*) Nmeros de refncia da Norma ISO 7000/1984, includos na ISo 9878/1990.
Obs.: As letras e nmeros das mensagens, que acompanham os smbolos obrigatrios indicados no item
1, devero ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os smbolos
indicados no item 2, o tamanho poder variar entre 14 e 30 pontos. Na ausncia da fonte ARIAL, usar letras e
nmeros no seriados, isto , sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18 milmetros
para os smbolos indicados no item 1. Para os smbolos indicados no item 2, o tamanho poder variar entre 3
e 7 milmetros.

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GLOSSRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA


Acervo - Totalidade dos documentos conservados em um arquivo.
Acesso - Possibilidade de consulta a arquivo, como resultado de autorizao legal.
Administrao de arquivo - Direo, superviso e coordenao das atividades administrativas e tcnicas de
uma instituio ou rgo arquivstico.
Administrao de documento - Metodologia de programas para controlar a criao, o uso, a normalizao, a
manuteno, a guarda, a proteo e a destinao de documentos.
Arquivamento - Operao que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos
que lhes forem prprios e de acordo com um sistema de ordenao previamente estabelecido.
Arquivista - Profissional de arquivo, de nvel superior.
Arquivstica - Princpios e tcnicas a serem observados na constituio, organizao, desenvolvimento e
utilizao dos arquivos.
Arquivo - 1. Designao genrica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa fsica ou
jurdica, pblica ou privada, caracterizado pela natureza orgnica de sua acumulao e conservado por essas pessoas
ou por seus sucessores, para fins de prova ou informao. De acordo com a natureza do suporte, o arquivo ter a
qualificao respectiva, como, por exemplo: arquivo audiovisual, fotogrfico, iconogrfico, de microformas,
informtico. 2. O prdio ou uma de suas partes, onde so guardados os conjuntos arquivsticos. 3. Unidade
administrativa cuja funo reunir, ordenar, guardar e dispor para o uso conjuntos de documentos, segundo os
princpios e tcnicas arquivsticas. 4. Mvel destinado guarda de documentos.
Arquivologia - Estudo, cincia e arte dos arquivos.
Arquivos audiovisuais - Denominao genrica para conjuntos de registros de sons, palavras e imagens em
discos, fitas magnticas e pelculas.
Arquivos correntes - Conjunto de documentos em curso ou de uso freqente. Tambm denominado arquivo
de movimento.
Arquivos em depsitos - Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente,
embora no pertenam ao seu acervo.
Arquivos fotogrficos - Arquivos ou colees de fotografias, quer em positivo, quer em negativo.
Arquivos iconogrficos - Arquivos ou colees de representaes figuradas de diversos gneros: litografias,
gravuras, desenhos, aquarelas etc.
Arquivos intermedirios - Conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes, que aguardam destinao final.
Arquivos permanentes - Conjunto de documentos que so preservados, respeitada a destinao estabelecida,
em decorrncia de seu valor probatrio e informativo.
Arquivos privados - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies no governamentais,
famlias ou pessoas fsicas, em decorrncia de suas atividades especficas e que possuam uma relao orgnica
perceptvel atravs do processo de acumulao.
Arquivos pblicos - 1. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies governamentais de
mbito federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suas funes especficas administrativas, judicirias
ou legislativas. 2. Instituio arquivstica franqueada ao pblico.
Arranjo - 1. Processo que, na organizao de arquivos permanentes, consiste na ordenao - estrutural ou
funcional - dos documentos em fundos, na ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens
documentais dentro das sries. 2. Processo que, na organizao de arquivos correntes, consiste em colocar ou
distribuir os documentos numa seqncia alfabtica, numrica ou alfanumrica, de acordo com o mtodo de
arquivamento previamente adotado. Tambm denominado classificao.
Atividade fim - Conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para o desempenho de suas atribuies
especficas e que resulta na acumulao de documentos de carter substantivo para o seu funcionamento.
Atividade meio - Conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e viabilizar o
desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na acumulao de documentos de carter
instrumental e acessrio.
Atos enunciativos - So esclarecimentos ou opinies sobre assuntos do processo. Destinam-se a oferecer
subsdios para soluo do que constitui o seu objeto.
Automao - Uso da informtica como apoio para o desempenho de funes arquivsticas.
Autgrafo - 1. Assinatura ou rubrica. 2. Designao de documento manuscrito, do prprio punho do autor,
esteja assinado ou no.
Avaliao - Processo de anlise da documentao de arquivos, visando estabelecer a sua destinao, de
acordo com seus valores probatrios e informativos.
(

Carga - o registro da data e destino do encaminhamento de papis ou dossis.


Catlogo - Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico,
incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundo, descritos de forma sumria ou pormenorizada.
Classificao - Ver Arranjo, significado 2.
Coleo - Conjunto de documentos com caractersticas comuns, reunidos intencionalmente.
Copia - 1. Reproduo de um documento, obtida simultaneamente execuo do original. 2. Reproduo de
um documento, obtida a partir do original.
Copiador - 1. Livro que contm pginas em papel liso ou pautado, nas quais eram transcritas, em ordem
cronolgica, pelos prprios autores ou por copistas, cartas, ofcios e outros tipos de correspondncia
expedida. 2. Livro contendo folhas em papel de trapos, nas quais se fazia a copia de documentos expedidos,
usando-se processo de transferncia direta da tinta do original, mediante umidade e presso. Esse processo
foi muito usado no sculo XIX e no comeo do sculo XX.
Correspondncia - Comunicao escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob vrias formas
(cartas, cartes postais, ofcios, memorandos, bilhetes, telegramas), podendo ser interna ou externa, oficial ou
particular, ostensiva ou sigilosa.
Datas-limite - Elemento de identificao cronolgica em que so mencionados os anos de incio e trmino do
perodo abrangido pelos documentos de um processo, dossi, srie, fundo ou coleo.
Depsito - Ato pelo qual arquivos ou colees so colocados, fisicamente, sob custdia de terceiros, sem que
haja transferncia da posse ou propriedade.
Descarte - Ver Eliminao.
Desclassificao - Ato pelo qual a autoridade competente libera consulta documentos anteriormente
caracterizados como sigilosos.
Descrio - Processo intelectual de sintetizar elementos formais e contedo textual de unidades de
arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (inventrio sumrio ou
analtico, guia etc.).
Destinao - Conjunto de operaes que se seguem fase de avaliao de documentos, destinadas a
promover sua guarda temporria ou permanente, sua eliminao ou sua microfilmagem.
Doao - Ato pelo qual uma pessoa fsica ou jurdica transfere a terceiros - de livre vontade, com carter
irrevogvel, sem retribuio pecuniria, por meio de instrumento jurdico adequado, do qual devero constar
as condies da cesso - a documentao que lhe pertence.
Documento - Registro de uma informao independentemente da natureza do suporte que a contm.
Documento de arquivo - 1. Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituio pblica ou privada, no
exerccio de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informao. 2. Aquele produzido e/ou
recebido por pessoa fsica no decurso de sua existncia.
Documento oficial- Aquele que, possuindo ou no valor legal, produz efeitos de ordem jurdica na
comprovao de um fato.
Documento pblico - Aquele produzido e recebido pelos rgos do Poder Pblico, no desempenho de suas atividades.
Documento sigiloso - Aquele que, pela natureza de seu contedo informativo, determina medidas especiais de
proteo quanta a sua guarda e acesso ao pblico.
Dossi - Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto, que constitui uma unidade de arquivamento.
Eliminao - Destruio de documentos julgados destitudos de valor para guarda permanente.
Espcie de documentos - Designao dos documentos segundo seu aspecto formal: ata, carta, certido,
decreto, edital, ofcio, relatrio, requerimento, gravura, diapositivo, filme, planta, mapa etc.
Fundo - Unidade constituda pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade que, no arquivo
permanente, passa a conviver com arquivos de outras.
Fundo aberto - Fundo ao qual so sistematicamente acrescentados novos documentos.
Fundo fechado - Fundo ao qual no so acrescentados novos documentos, em virtude da supresso da
unidade produtora.
Gnero de documentos - Designao dos documentos segundo o aspecto de sua representao nos diferentes
suportes: textuais, audiovisuais, iconogrficos e cartogrficos.
Guia - Instrumento de pesquisa destinado a orientao dos usurios no conhecimento e utilizao dos fundos
que integram o acervo de um arquivo permanente.
Guia fora - Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a
sua remoo temporria. A guia fora tambm chamada de fantasma ou ficha-fantasma.
Indexao- Processo pelo qual se relacionam de forma sistemtica descritores ou palavras-chave que
permitem a recuperao posterior do contedo de documentos e informaes.

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ndice - Lista sistemtica, pormenorizada, dos elementos do contedo de um documento ou grupo de


documentos, disposta em determinada ordem para indicar e facilitar sua localizao no texto.
Instrumento de pesquisa - Obra de referncia, publicada ou no, que identifica, localiza, resume ou
transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, sries e peas documentais existentes num
arquivo permanente, com a finalidade de controle e de acesso ao acervo.
Inventrio analtico - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma
de suas divises so identificadas e pormenorizadamente descritas.
Inventrio sumrio - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma
de suas divises so identificadas e brevemente descritas.
Item documental - A menor unidade arquivstica materialmente indivisvel.
Legado Doao feita por declarao de ltima vontade.
Lista de eliminao Relao de documentos especficos a serem eliminados, devidamente aprovada pela
autoridade competente.
Microfilmagem - Produo de imagens fotogrficas de um documento, em tamanho altamente reduzido.
Movimentao - Ver tramitao.
Notao - Identificao das unidades de arquivamento, feita por meio de nmeros, letras ou combinaes de
nmeros e letras, para permitir sua localizao nos depsitos.
Parecer - Manifestao de rgos tcnicos sobre assuntos submetidos a sua considerao. Tem carter
opinativo (sem concluses).
Permuta - a forma de intercmbio operacionalizada por meio de um acordo bilateral, moldado para atender
as necessidades das bibliotecas individuais, onde as instituies acertam a troca de publicaes e as condies
da transao (Heloisa Benetti Schreiner).
Processo - Termo geralmente usado na Administrao Pblica para designar o conjunto de documentos,
reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao
administrativa ou judiciria. O nmero de protocolo, que registra o primeiro documento com o qual o
processo aberto, repetido externamente na capa, o elemento de controle e arquivamento do processo.
Protocolo - 1. Denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro,
distribuio e movimentao de documentos em curso. 2. Denominao atribuda ao prprio nmero de
registro dado ao documento. 3. Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
Provenincia - Princpio segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os
documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. Corresponde a expresso francesa
respect des fonds, e inglesa provenance.
Recolhimento - Transferncia de documentos dos arquivos intermedirios para os permanentes.
Relatrio - Exposio a autoridade superior da execuo de trabalhos concernentes a certos servios ou a
execuo inerentes ao exerccio do cargo em determinado perodo.
Repertrio - Instrumento de pesquisa no qual so descritos, pormenorizadamente, documentos previamente
selecionados, pertencentes a uma ou mais fundos, podendo ser elaborado segundo critrio temtico,
cronolgico, onomstico ou geogrfico.
Respect des fonds darchives Ver Provenincia.
Seleo - Ver avaliao.
Srie - Designao dada as subdivises de um fundo, que refletem a natureza de sua composio, seja ela
estrutural, funcional ou por espcie documental. As sries podem ser subdivididas em subsries.
Smbolo - Ver Notao.
Tabela de equivalncia - instrumento de pesquisa auxiliar, que d a equivalncia de antigas notaes para as
novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alteraes no sistema de arranjo de um arquivo.
Tabela de temporalidade - Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina
os prazos pelos quais os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermedirios, ou
recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critrios para microfilmagem e eliminao.
Tcnico de arquivo - Profissional de arquivo de nvel mdio.
Terceirizao - Processo de transferncia para terceiros de atividades e servios de uma empresa.
Tramitao - Curso do documento desde a sua produo ou recepo ate o cumprimento de sua funo
administrativa. O tramite tambm chamado de movimentao.
Transferncia - Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermedirios.
Triagem - Ver Avaliao.
Unidade de arquivamento - O menor conjunto de documentos, reunido de acordo com um critrio de arranjo
preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, so denominados, pastas, maos ou pacotilhas.
(

Voto - Pronunciamento de cada membro do rgo colegiado a respeito de matria submetida a deliberao do plenrio.