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EL ABASTECIMIENTO

1. LOGSTICA
Es el proceso de proyectar, implementar y controlar un flujo de materia prima, inventario
en proceso, productos terminados e informacin relacionada desde el punto de origen
hasta el punto de consumo de una forma eficiente y lo ms econmica posible con el
propsito de cumplir con los requerimientos del cliente final.
2. EL ABASTECIMIENTO
El abastecimiento o aprovisionamiento es la funcin logstica mediante la cual se provee
a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es
sinnimo de provisin o suministro. Las actividades incluidas dentro de este proceso son
las siguientes:
2.1. Clculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logstico. Las
necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el
funcionamiento de la empresa, en cantidades especficas para un determinado
perodo de tiempo, para una fecha sealada, o para completar un determinado
proyecto.
El clculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisicin. Las
necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por
consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para
proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.
2.2. Compra o adquisicin: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones
de materiales en las cantidades necesarias y econmicas en la calidad adecuada al
uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total ms
conveniente.
Los principales objetivos especficos de esta actividad son:

Mantener la continuidad del abastecimiento;Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;Mantener existencias econmicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios
para la empresa;- Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando
calidad adecuada;Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y
materiales;Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin;Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la
permanente capacitacin del personal; y, mantener informado al gerente de
logstica o gerente general acerca de la marcha del departamento.

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2.3. Obtencin: La obtencin empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la
continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la
exactitud y calidad de lo que se recibe.
2.4. Almacenamiento: Este implica la ubicacin o disposicin, as como la custodia de
todos los artculos del almacn, que es la actividad de guardar artculos o materiales
desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. Los
principales aspectos de esta actividad son:

Control de la exactitud de sus existencias.

Mantenimiento de la seguridad.
Conservacin de los materiales.
Reposicin oportuna.

2.5. Despacho o distribucin: Consiste en atender los requerimientos del usuario,

encargndose de la distribucin o entrega de la mercadera solicitada.
Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es
necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y
calidades de los artculos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en
esta funcin asegurar el control de la exactitud de los artculos que se despachan,
as como la rapidez de su ejecucin para cumplir con los plazos solicitados.
2.6. Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el
asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin
sobrepasar la capacidad de instalacin.
Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artculos
de abastecimiento.
2.7. Utilizacin de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas ms ventajosas
para la empresa.
3. IMPORTANCIA:
La funcin de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio
debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos tenemos los
siguientes:

Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios

para el funcionamiento de la organizacin.
Mantener las inversiones en existencias y reducir las prdidas de stos a un nivel
mnimo.
Mantener unas normas de calidad adecuadas.
Buscar y mantener proveedores competentes.
Normalizar los elementos que se adquieren.
Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio ms bajo posible.
Mantener la posicin competitiva de la organizacin.
Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos
administrativos sean los ms bajos posibles.

4. APROVISIONAMIENTO:
Organizar a las empresas para conseguir estos objetivos es difcil porque no slo hay
que tener en cuenta las necesidades internas, sino tambin las del mundo exterior.
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Tanto el departamento de aprovisionamiento como el trfico de materiales tienen un

contacto directo en el mercado y han de responder a su solucin.
La tarea fundamental del gerente de abastecimiento consiste en localizar fuentes
confiables y progresivas de suministros, asegurar y mantener su cooperacin e inters.
4.1. El aprovisionamiento considera dos puntos importantes:
(1) Las previsiones en un plan general.
(2) Los plazos en los casos particulares. Ambos se reducen a un slo factor, el
tiempo.
4.1.1. En la mayor parte de las organizaciones los aprovisionamientos
consumen aproximadamente entre el 20% y 50% de los ingresos totales
de la compaa en mercadera y servicios. Cuando una organizacin
gasta cantidades tan grandes de sus ingresos en una sola rea es
importante que se reciba una buena compensacin por los fondos
comprometidos.
4.1.2. El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las
compras, acta como un poderoso estmulo para racionalizar el
abastecimiento.
4.1.3. En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir un jefe o
gerente de abastecimiento (o compras). El gerente de abastecimiento
debe enfocar su labor hacia el desarrollo de estrategias, dirigidas hacia
las compras, el desarrollo de los proveedores y de las negociaciones, que
concuerden los objetivos y estrategias de la organizacin, tanto a corto
plazo como a largo plazo.
4.1.4. En el rea de aprovisionamiento el gerente debe ser responsable de la
planificacin y del control de los materiales, as como de la programacin
de la produccin o de la investigacin de los materiales y de la
programacin de las compras, del trfico de entrada y salida de los
almacenes, y de la eliminacin de los desperdicios, la chatarra o los
residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la
empresa, de acuerdo a los objetivos trazados.
4.1.5. La labor del gerente de abastecimiento debe orientarse a buscar la
mxima utilizacin y conservacin de los abastecimientos. Estas se
obtienen mediante el entrenamiento y la aplicacin continua de una serie
de normas hasta la conservacin, el mantenimiento, la recuperacin y la
correcta distribucin y empleo de todos los artculos utilizados por la
empresa.
5. SUS NECESIDADES
En lo que se refiere al clculo de necesidades, el gerente de abastecimiento debe
considerar la poltica de la empresa para definir sobre los siguientes puntos:
(a) Emplear en la produccin materiales extranjeros o nacionales;
(b) Tener o no almacenado la materia prima a emplearse o los artculos
produzcan.
(c) Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado o crdito.

que se

Tambin debe considerar la capacidad econmica o financiera de la empresa para

determinar mayores o menores niveles de abastecimiento, de consumo o reserva, la
capacidad instalada de la empresa y el nivel de utilizacin de la misma, la mano de obra
disponible y el nivel de instalacin.
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Para determinar las necesidades, el gerente de abastecimiento debe coordinar con

diferentes niveles, debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras
dependencias de la empresa:
5.1 Con el gerente de Produccin para determinar:
a) Los productos que se van a requerir para las operaciones de produccin en el
volumen previsto.
b) Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar cundo
colocar los pedidos.
c) La calidad y el tipo de cada artculo o material a adquirirse.
5.2 Con el gerente de Logstica para determinar:
a) Cantidad de artculos que se encuentran con mucho stock.
b) Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artculo.
c) Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos.
d) Equipo y material necesario para el mantenimiento.
e) Capacidad de equipo y material para el transporte.
f) Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.
5.3 Con el jefe de Compras para definir:
a) Forma de mantener la continuidad de abastecimiento.
b) La calidad adecuada de los artculos a adquirirse.
c) Localizacin de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.
5.4 Con el gerente de Ventas o Comercializacin para:
a) Proporcionar datos sobre planificacin de los artculos terminados.
b) Fechas necesarias de cada uno de ellos.
5.5 Con Contabilidad con el propsito de conocer:
a) Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de la empresa.
b) La conciliacin que se efecta en los inventarios.
c) Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.
El gerente de Abastecimiento debe de determinar la responsabilidad que le compete al
elemento comprador, as como la forma de llevar a cabo las adquisiciones en lo que se
refiere a:
(1) La fabricacin durante un determinado perodo.
(2) El cumplimiento de un determinado programa de adquisicin de materiales.
(3) Una orden de compra especfica.
(4) La adquisicin de determinado material que debe de tenerse en existencia.
(5) Determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra.
Por lo tanto: El abastecimiento es una de las funciones comunes bsicas de cualquier
organizacin, puesto que cada una de ellas depende -si bien en mayor o menor grado- de
los materiales y suministros de otras empresas. Ninguna organizacin es autosuficiente.
Adicionalmente, el responsable del abastecimiento debe tener bien clara la funcin que
cumple un elemento de compra para realizar una compra adecuada.
Otro aspecto fundamental es la seleccin de los proveedores, y para ello es recomendable
contar con polticas claras y sobre todo objetivas. Por tratar de favorecer a alguien podemos
estar poniendo en riesgo la continuidad de las operaciones.
Finalmente, est claro que el rea de abastecimiento de cualquier empresa juega un rol
importante, y que, sobre todo, influye de manera relevante en los costos de la misma y por
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consiguiente en los precios tambin, lo cual, a su vez, repercute en la capacidad de

mantenerse en el mercado y competir. El xito de una empresa, creada para ofrecer
productos en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr una combinacin
razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios que
produce.
6.- EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO:
El proceso de abastecimiento es el conjunto de actividades que permite identificar y adquirir
los bienes y servicios que la compaa requiere para su operacin, ya sea de fuentes
internas o externas. Partiendo de esta definicin, se puede ver que el abastecimiento va
ms all de la simple adquisicin de materia prima, ya que se encarga de todo lo que
requiere la empresa para su operacin, as como de facilitar los medios necesarios para
conseguirlo.
Un correcto abastecimiento en una empresa depende de varios factores:
Mantenimiento de un registro exacto y a tiempo.
Determinacin correcta de proveedores (externos o internos y correcta planeacin de envo
y sostenimiento de inventarios.
Es importante tener en cuenta que el abastecimiento es un concepto amplio y que ha
cambiado en gran medida gracias a las nuevas tecnologas informticas.
6.1.

SISTEMA ADMINISTRATIVO DE ABASTECIMIENTO

El Sistema Administrativo de Abastecimiento (S.A.) es el conjunto de principios, procesos

tcnicos de catalogacin, programacin, adquisicin, almacenamiento y seguridad,
distribucin, registro y control, mantenimiento, recuperacin de bienes y disposicin final.
6.2.
Las funciones del mencionado sistema es de asegurar la unidad racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no personales
en la administracin pblica.
El Abastecimiento como Sistema formaliza su vigencia a partir de la promulgacin del
Decreto Legislativo 22056 del 29 de Diciembre de 1977 y se queda instituido a partir del 01
de Enero de 1978.
Mediante Resolucin Jefatural N 118-80-INAP/DNA se dictan normas para facilitar el control
y garantizar la eficacia de sus funciones dentro de una concepcin integral; en esta
Resolucin se aprueban las siguientes Normas Generales del Sistema de Abastecimiento:
S.A. 01 . Aplicacin de criterios de eficiencia y eficacia.
S.A. 02 . Integridad de Administracin del Abastecimiento
S.A. 03 . Actualizacin y utilizacin de informacin para el abastecimiento.
S.A. 04 . Unidad de las adquisiciones de bienes y servicios.
S.A. 05 . Unidad en el Ingreso Fsico y Custodia Temporal de Bienes.
S.A. 06 . Austeridad del Abastecimiento.
S.A. 07 . Verificacin del estado y utilizacin de bienes y servicios.
Estas Normas por Decreto Supremo 039-98-PCM Reglamento de la Ley de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado (Ley 26850) del 26 de Septiembre de 1998 DEROGA las Normas
del Sistema de Abastecimiento (S.A.) del 01 al 04, quedando an en vigencia las Normas
del Sistema de Abastecimiento del 05 al 07.
Actualmente a partir del 16 de Marzo del 2001 entra en utilizacin el Texto Unico Ordenado
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado que es el Decreto Supremo N 012EDUCA INTERACTIVA

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2001-PCM y su reglamento D.S. 013-2001PCM. Esta ley establece las normas bsicas que
contiene los lmites mnimos y mximos que deben observar las Entidades del Sector
Pblico dentro de criterios de racionalidad y transparencia, en los procesos de adquisiciones
y contrataciones de bienes, servicios u obras y regula las obligaciones y derechos que se
derivan de los mismos. Dichos procesos comprenden todos los contratos que estn
destinados a obtener bienes, servicios u obras necesarios para el cumplimiento de las
funciones del Estado.
Habindose derogado las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento S.A. 01 al S.A.
04, el grupo decidi hablar sobre las Normas que quedaron vigentes las cuales a
continuacin se detallan:
6.2.1. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO 05. UNIDAD EN EL INGRESO FISICO
Y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENES
Todos los bienes adquiridos ingresarn fsicamente a la entidad, para su custodia
temporal, a travs del Almacn Institucional, a excepcin de aquellos que por su
naturaleza y caractersticas propias (terrenos, edificios, semovientes, cultivos
permanentes, infraestructura pblica, barcos, aviones, etc), no sea posible
hacerlo, los cuales ingresarn slo simblicamente; en ambos casos, previa
elaboracin de los correspondiente documentos fuente, tanto de ingreso como de
salida.

6.2.1.1 Concepto:
El almacenamiento es un proceso tcnico del abastecimiento, orientado a establecer y
aplicar pautas para la ubicacin y custodia temporal de bienes en cualquier rea fsica
acondicionada con ese fin, el cual se inicia con la adquisicin propiamente dicha de los
bienes o servicios necesarios, a travs de las formas y modalidades establecidas, con
sujecin a los montos que para el efecto se fije en la Ley Anual del Presupuesto,
incluyendo su recuperacin.
El Ingreso fsico es un acto de incorporacin a la entidad, pasando de afuera hacia
adentro de ella, utilizando para el efecto, un lugar apropiado, previamente establecido.
Este conlleva la realizacin de acciones administrativas especficas para certificarlo,
acreditar condiciones e incorporar los bienes adquiridos al patrimonio de la entidad.
Hay acciones tcnicas propias del ingreso fsico y custodia temporal de bienes, las
cuales necesitan ser precisadas y asignadas a ciertas reas funcionales, de acuerdo a
las caracterstica de cada entidad.
La unidad en el ingreso fsico y custodia temporal garantiza acciones racionales y
facilitan el control de las mismas o de las operaciones administrativas que al respecto
se realicen.

6.2.1.2 Objetivo:
o
o
o

Establecer un solo tipo de va o canal para el ingreso fsico de los bienes

adquiridos por la entidad.
Extender los principios generales de almacenamiento a todas las reas que
realizan custodia temporal de bienes.
Realizar un mejor control de los bienes adquiridos, durante su custodia
temporal, mientras son movilizados hasta el lugar de utilizacin directa.

6.2.1.3 Acciones a desarrollar:

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1. La Oficina de Abastecimiento a nivel central y desconcentrado, contar con

reas o espacios fsicos, denominados ALMACEN, acondicionados
especialmente para la custodia temporal de los bienes que la entidad
suministra.
2. La ubicacin, capacidad, acondicionamiento, medios de acceso,
equipamiento y personal de Almacn, sern planificados atendiendo las
necesidades y posibilidades de la entidad.
3. El ingreso fsico de los bienes adquiridos o recuperados, se realizar
nicamente a travs del Almacn de la Oficina de Abastecimiento, tanto
a nivel central domo desconcentrado.
4. Los Semovientes, alimentos frescos, productos crnicos, equipos
voluminosos, combustibles, productos radioactivos, reactivos qumicos,
valores, granos, etc. Cuya custodia por sus caractersticas propias
demanda aislamiento, temperatura, iluminacin, humedad, seguridad,
amplitud, desplazamiento, etc, ingresarn fsicamente por el rea de
custodia (propia o alquilada) que rena las condiciones adecuadas,
aunque estuviera a cargo de otro rgano, el cual para el caso, asume la
responsabilidad de su permanencia fsica.
5. Los bienes que por sus caractersticas no puedan ingresar fsicamente
por ningn almacn de la entidad o que las operaciones de ingreso
resulten antieconmicas (edificios, terrenos, construcciones diversas,
naves, etc) o urja utilizarlos de inmediato (Medicamentos, vveres, ropa
en casos de emergencia, etc) se asignarn directamente a los
encargados de su utilizacin, quienes se responsabilizan del ingreso
fsico. El Almacn elaborar de inmediato, previa constatacin in situ,
los documentos fuente que fueren necesarios.
6. Los bienes ingresan con la Respectiva Orden de Compra Gua de
Internamiento (O/C) o Nota de Entrada a Almacn NEA,
comprobndose que contenga principalmente los siguientes datos:
Cantidad, peso, nmero de serie, estado, funcionamiento y otros que
fueren pertinentes. Se dejar constancia del acto de ingreso y de
cualquier diferencia que pudiera encontrarse.
7. Los bienes que en aplicacin de Normas de Sistema de Contabilidad, se
consideren de Activo Fijo, luego del Ingreso Fsico al Almacn y una vez
asignado a los usuarios, sern codificados por la Oficina de Control
Patrimonial Institucional, de acuerdo a las normas establecidas, a fin de
identificarlos eventualmente.
El cdigo de cada bien contendr bsicamente, el nombre de la
dependencia en la que labora el trabajador al cual ha sido consignado
ste, el cdigo de la Cuenta de Mayor a la que pertenece de acuerdo a
sus caractersticas, etc. El cdigo ser colocado en un lugar visible del
propio bien.
8. LA Oficina de Abastecimiento de la entidad, elaborar y tramitar la
aprobacin de normas especficas de almacenamiento, las que sern de
aplicacin y cumplimiento obligatorio en toda rea destinada a la
custodia temporal de bienes (cmaras frigorficas, silos, reas de
exhibicin, zonas de estacionamiento, reas de reparacin, depsitos,
cajas de seguridad, establos, etc. Estas normas incluirn
procedimientos, responsabilidad, condiciones e informacin que deben
proporcionar al Almacn.

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6.2.1.4 Mecanismos de Control

1. La Oficina de Contabilidad no registrar bienes ingresados sin intervencin
del Almacn Institucional.
Asimismo, controlar permanentemente que stos no sean adquiridos con
dineros del Fondo para Pagos en Efectivo, cuyo uso, de acuerdo a la NGT05 Uso de Fondo par Pagos en Efectivo, aprobada por la Resolucin
Directoral N 026-80-EF/77.15 del 06 de Mayo de 1980 ...Es nicamente
para atender el pago de gastos menudos y urgentes y excepcionalmente
viticos no programables y jornales.
De haberse presentado esta anomala, coordinar con la Oficina de Control
Patrimonial de la Entidad, la forma de regularizar, POR ESTA Y UNICA VEZ,
esta situacin.
2. La Oficina de Abastecimiento llevar un registro de todas las reas de
custodia temporal (Almacenamiento) que operan en la entidad, precisando,
entre otros datos importantes, sus caractersticas, ubicacin, responsables,
etc., para efecto de control, acondicionamiento permanente y disponibilidad
inmediata en casos de imprevistos.
3. La oficina de Abastecimiento informar peridicamente a la Oficina General
de Administracin o unidad orgnica que haga sus veces en la entidad, las
irregularidades que detecte en la tramitacin del ingreso de bienes o en el
cumplimiento de disposiciones especficas emitidas, para las acciones de su
competencia.
4. Verificar el cumplimiento de la Programacin del Abastecimiento para permitir
un flujo regular en el ingreso fsico de bienes de la entidad.
5. Constatar si son fundadas o procedentes las situaciones que motivan formas
excepcionales de ingreso y custodia temporal de bienes de la entidad,
elevando los informes correspondientes a la Oficina General de
Administracin, proponiendo la solucin de las mismas.

6.2.2. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO 06. AUSTERIDAD DEL

ABASTECIMIENTO
En toda previsin, solicitud, obtencin, suministro, utilizacin o administracin
bienes y servicios, se aplicarn los criterios de instrumentos pertinentes
austeridad que establezca la entidad a propuesta de la Oficina
Abastecimiento, en concordancia con la poltica de austeridad y racionabilidad
el gasto pblico.
6.2.2.1.

de
de
de
en

Concepto

Se entiende por Austeridad del Abastecimiento, a la equilibrada estimacin de

necesidades de bienes y servicios, al mesurado uso de los limitados recursos
asignados a la entidad y a su adecuada combinacin para obtener ms y mejores
resultados (productos materiales y servicios pblicos), en beneficio de la
colectividad en general.
La austeridad es condicin bsica del abastecimiento y su aplicacin
corresponde a todos los rganos de la entidad. Compete a la Oficina de
Pg.

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Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones y funciones, estudiar, adecuar o

proponer a la Alta Direccin de la Entidad, los criterios u orientaciones para
aplicacin de medidas de austeridad, referidas tanto a bienes como a servicios.
Esos criterios sern recogidos, coordinados y proporcionados, principalmente, a
los rganos de lnea de la entidad.
6.2.2.2.
o
o

Objetivo
Fijar criterios para hacer ms racional el uso de los medios materiales
de los que disponen las entidades.
Propiciar el uso de criterios tcnicamente elaborados.
La Oficina de Abastecimiento adecuar a su realidad institucional, los
criterios de austeridad que forman parte de la Directiva N 01-89INAP/DNA, que aprueba las Normas para Programar el
Abastecimiento de Bienes y Servicios No Personales.

6.2.3. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO 07. VERIFICACIN DEL

ESTADO Y UTILIZACIN DE BIENES Y SERVICIOS
Las entidades pblicas formularn y aplicarn normas para verificar la existencia,
estado y condiciones de utilizacin de los bienes o servicios de los que dispone la
entidad.
6.2.3.1. Concepto
La verificacin es un acto de constatacin fsica que realizan personas
en representacin de la entidad. Al Sistema de Abastecimiento le
corresponde la constatacin, en referencia a las unidades fsicas,
aplicables tanto a los bienes como a los servicios.
Bsicamente la verificacin se refiere a la existencia o presencia real
del bien o del servicio (visto como accin o resultado); al estado para
apreciar el grado de conservacin o deterioro del bien as como el
resultado del servicio; y, las condiciones de utilizacin para constatar
en qu se utilizan, lugar, habilidad del responsable, condiciones de
seguridad, rendimiento y sobre todo el uso, en beneficio de la
organizacin en su conjunto.
6.2.3.2. Objetivo
o
o
o

Efectuar un seguimiento a los bienes y servicios con que cuenta la

entidad.
Recabar informacin de las existencias de bienes y servicios, para
realizar un Abastecimiento ms eficaz.
Evitar la acumulacin improductiva de bienes y servicios innecesarios
para la entidad.

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