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Kultur Dokumente
para los
Negocios
CARRERAS PROFESIONALES
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Pgina
NDICE
Presentacin
Red de contenidos
1.1.1.
1.1.2.
1.2 Tema 2
9
16
Formularios
1.2.1.
Controles de formularios
20
1.2.2.
Diseo de formularios
21
1.2.3.
23
1.3 Tema 3
Macros
1.3.1.
Grabacin de macros
33
1.3.2.
37
2.1.1.
42
2.1.2.
43
2.1.3.
46
2.1.4.
49
2.2 Tema 5
Tablas y Relaciones
2.2.1.
52
2.2.2.
55
campos
2.2.3.
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63
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2.2.4.
68
2.2.5.
71
2.3 Tema 6
Consultas
2.3.1.
76
2.3.2.
79
2.3.3.
85
2.3.4.
89
2.4. Tema 7
Formularios
2.4.1.
2.4.2.
113
2.4.3.
116
2.4.4.
Diseo de subformularios
117
2.5. Tema 8
96
Informes
2.5.1.
129
2.5.2.
136
2.5.3.
137
2.5.4.
Diseo de subinformes
142
2.6. Tema 9
Macros
2.6.1.
147
2.6.2.
152
2.6.3.
Diseo de macros
154
Datos Externos
Conexin con fuentes externas de datos e
163
167
3.1.3.
172
anlisis Solver
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P RESENTACIN
Software para los Negocios es un curso que pertenece a la lnea de
software de aplicaciones y se dicta en las carreras que ofrece la Institucin. El
curso brinda a los alumnos la herramienta de software como Microsoft Excel y
Microsoft Access para la creacin de aplicaciones informticas ms utilizadas en
el medio laboral.
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R ED DE CONTENIDOS
Repaso de manejo de Base de Datos
Grabacin de Macros
Entorno de MS Access
Tablas y Relaciones
Consultas
Administrar Base de
Datos con Access
Formularios
Informes
Macros
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UNIDAD DE
APRENDIZAJE
Formularios y
Macros con Excel
LOGRO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE
TEMARIO
Diseo de formularios
Grabacin de macros
ACTIVIDADES PROPUESTAS
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a) Ordenar datos
Ordenar los datos es una parte esencial del anlisis de
datos. Puede que desee poner una lista de nombres en
orden alfabtico, compilar una lista de niveles de
inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas
por colores o por conos. Ordenar los datos ayuda a
verlos y a comprenderlos mejor, as como a organizarlos y
encontrarlos ms fcilmente y a tomar decisiones ms
eficaces.
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b) Filtrar datos
Los filtros permiten obtener un subconjunto de registros que
cumplen una determinada condicin o criterio, es decir,
seleccionan aquellos registros que satisfacen los criterios o
condiciones fijados.
Excel ofrece dos formas de filtrar una lista:
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Ejemplo 02. Liste a los empleados del rea de Contabilidad que no registran
inasistencias y a los del rea de Sistemas que no salieron de vacaciones.
Inasistencias
0
Vacaciones
0
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c) Subtotales
Microsoft Excel puede calcular valores de subtotales y
de totales generales en una lista cuando se aplican
subtotales automticos.
Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar
y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos
subtotales se desea calcular. Despus, pueden calcularse los subtotales de
cualquier columna que contenga nmeros.
Ejemplo: Calcule el monto de pedido total atendido por cada uno de los
empleados.
Escriba la siguiente informacin en una hoja nueva:
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1) Ordene por el campo por el que se desea obtener los subtotales; en este caso,
por Empleado.
2) Seleccione en la ficha Datos, el grupo
Subtotal.
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de la barra de frmulas.
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Cuadro de Notas
CODIGO
NOTA
A120
A121
A122
A123
14
12
10
8
COMENTARIO
Aprob el curso
Desaprob el curso
Desaprob el curso
Desaprob el curso
b) Funciones de Bsqueda
Las funciones de bsqueda tienen tanto uso como las funciones lgicas. Esto se
debe a que permiten localizar informacin asociada a una fila o columna y, con
ello, es posible preparar reportes sencillos.
Ejemplo: Para desarrollar el siguiente ejemplo, escriba la informacin
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de la barra de frmulas.
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1.2 FORMULARIOS
Un formulario, ya sea impreso o en lnea, es un documento diseado
con formato y estructura estndar que facilita la captura, la
organizacin y la edicin de la informacin.
Si necesita un formulario de introduccin de datos complejo o
especial, puede crear una hoja de clculo o una plantilla para
utilizarlos como formulario y, despus, personalizar el formulario de la
hoja de clculo segn sus necesidades.
Para crear un formulario en Microsoft Excel 2010, antes de poder insertar
controles, deberemos mostrar la ficha Programador que por defecto no es visible.
Para ello, tenemos que hacer clic en la ficha Archivo y seleccionar Opciones; a
continuacin, en el cuadro de dilogo seleccionamos Personalizar cinta de opciones
y, en la parte derecha, marcamos la casilla Programador; finalmente hacemos clic en
Aceptar.
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Si agrega un control a una hoja de clculo y lo vincula a una celda, puede devolver un
valor numrico para la posicin actual del control. Puede utilizar ese valor numrico
junto con las funciones de bsqueda para seleccionar elementos diferentes de la lista.
Para utilizar los controles de formularios en Microsoft Office Excel 2010, debe habilitar
la ficha Programador. Para ello, siga estos pasos:
1) Haga clic en la ficha Archivo y, a continuacin, haga clic en Opciones, aparecer
el cuadro de dilogo Opciones de Excel.
2) En el cuadro de dilogo seleccione de la lista de la izquierda Personalizar la Cinta
de Opciones y en la lista Fichas Principales de la derecha proceda a activar la
casilla Programador para activarla y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
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8) Seleccione cualquier celda. Luego, haga clic sobre el cuadro combinado y observe.
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=BUSCARV(B5;Datos;3;0)
B8
=BUSCARV(B5;Datos;4;0)
B10
=B8*B9
B13
=B10+B11
La secuencia aplicada para crear un cuadro
combinado es la misma para insertar un
cuadro de lista.
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5) Seleccione cualquier celda y haga clic sobre el control de nmero para aumentar o
disminuir la cantidad.
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=SI(E11;B10*18%;0)
B15
=SI(D16=1;B13*E7;0)
A las celdas D16 y E11, cambie el color de fuente por blanco para que no se
visualicen los valores.
Observe el resultado final.
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ACTIVIDADES 01
En un nuevo archivo, resuelva los siguientes ejercicios, luego, grbelo como
ACTIVIDAD1
Ejercicio 1
1. En la Hoja1, escriba la siguiente lista de datos:
los
porcentajes
de
descuento
11,8%
9.8%
Ejercicio 2
1. En la hoja3, disee una factura utilizando los controles de la barra de formularios.
Tome en cuenta que deber crear la base de datos con la informacin de la
factura.
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Dato
Cuadro combinado
Cuadro de lista
Cuadro de grupo
Casilla de verificacin
Botn de opcin
Botn de comando
Frmulas utilizadas
Ejercicio 3
1. En la hoja 04, disee y cree un formulario para el recibo de luz. Tome en cuenta
que deber crear la base de datos con la informacin del recibo.
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1.3 MACROS
Cuando las tareas con las hojas de clculo se vuelven
repetitivas o se recurren a los mismos comandos, entonces lo
conveniente es automatizar estas tareas bajo una sola accin.
Esta se denomina Macro. Excel proporciona las macros que
son herramientas sencillas, pero en suma, efectivas para
reducir el tiempo y el esfuerzo.
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2010 Microsoft Office System y si el libro contiene macros, el libro se examina para
detectar virus conocidos antes de abrirlo.
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Ejemplo. Grabe una macro llamada Formato que permita aplicar el estilo de celda
Neutral, negrita, tamao 14, color azul y borde grueso. Antes de empezar, abra un
archivo nuevo. Guarde el archivo con el nombre de Macros
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En este momento, todo comando que ejecute en Excel se grabar en la macro; por
ello, debe tener mucho cuidado con los comandos que utilice.
3) Aplique el estilo de celda Neutral, negrita, tamao 14, color azul y borde grueso.
4) Haga clic en el botn Detener de la barra de estado.
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Ejercicio 1. Grabe una macro que permita crear el siguiente cuadro en cualquier hoja
de clculo y en cualquier posicin:
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Para resolver este caso, debe grabarse la macro activando la opcin Referencia
relativa, porque lo que se necesita es que el cuadro se pueda escribir a partir de la
celda que elija el usuario en el momento de la ejecucin de la macro.
Si no se activara esta opcin, la macro escribir el cuadro siempre a partir de la celda
A1.
1) Seleccione la Hoja2 del archivo Macro. Luego, haga clic en la celda A1.
2) Haga clic en ficha Programador, en el grupo Cdigo. Luego, haga clic Grabar
nueva macro.
3) Escriba el nombre de la macro NotaPedido y guarde la macro en el Libro de
macros personal. Si desea, en el cuadro de Descripcin escriba su nombre.
Luego, haga clic en el botn Aceptar.
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c) Ejecutar macros
El nico modo de comprobar si una macro fue grabada de manera exitosa, es
ejecutndola. Vase el siguiente ejemplo:
1) Seleccione la Hoja2 del archivo Macros.
2) Haga clic en ficha Programador, en el grupo Cdigo. Luego, haga clic en el
comando Macros.
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5) Cambie el nombre del botn por Formato y luego, haga clic en cualquier celda de
la hoja.
6) Para ejecutar la macro, simplemente, haga clic en el botn Formato; por ejemplo,
seleccione la celda B2.
7) Haga clic en el botn Formato y observe el resultado:
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ACTIVIDADES 2
En un nuevo archivo, resuelva los siguientes ejercicios, luego grbelo como
ACTIVIDAD 2
Ejercicio 1
Cree una macro en el libro Personal que escriba la siguiente informacin:
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R ESUMEN
Los filtros automticos pueden utilizar como mximo dos criterios o condiciones.
El comodn permite reemplazar un solo carcter al personalizar el criterio o
condicin del autofiltro o filtro automticos. Por otro lado, el comodn permite
reemplazar cualquier nmero de caracteres en el criterio o condicin.
http://www.youtube.com/watch?v=1-5eIqYncis&feature=related
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UNIDAD DE
APRENDIZAJE
Administrador de
Base de Datos
LOGROS DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE
TEMARIO
Entorno de MS Access
Diseo de base de datos
Crear Tablas y establecer relaciones entre ellas
Crear Consultas y subconsultas con diversos criterios
Disear Formularios y subformularios
Disear Informes y subinformes
Crear macros con formularios e informes
ACTIVIDADES PROPUESTAS
Los alumnos crean una base de datos a travs del programa MS Access.
Los alumnos crean las tablas necesarias y las relacionan en funcin a un
campo.
Los alumnos generan consultas, formularios e informes a partir de los datos que
se tienen almacenados en las tablas que componen la Base de Datos.
Los alumnos automatizan algunos procesos en el manejo de formularios o
informes a travs de macros.
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Supongamos, por ejemplo, que un dueo de una pastelera tiene los datos de sus
Pedidos, Precios, Ingredientes y Ventas, los cuales estn almacenados en varios
lugares:
En un archivo de tarjetas que contiene los nmeros de telfono de los clientes
que le hacen pedidos
En archivos de informacin de precios e ingredientes en un armario
En una hoja de clculo que contiene informacin de los ingresos por ventas.
Si cambia el precio de uno de sus productos, tendra que actualizar la informacin en
los cuatro lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario modificar la
informacin en un solo lugar; el precio de uno de los productos se actualiza
automticamente en todos los lugares de la base de datos donde se utilice.
A menudo se confunde la idea de una base de datos con la idea de tabla. Una tabla es
una estructura de filas y columnas que alberga informacin o datos de una
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determinada naturaleza, como por ejemplo una tabla con los datos (cdigo, nombre,
direccin, actividad...) de los 555 clientes, por ejemplo, de una empresa; sera en este
caso la tabla de clientes. En cada fila tendramos todos los datos de cada cliente,
tendramos lo que en trminos de bases de datos se denomina un registro; antes se
llamaba ficha. En cada columna tendramos todos los datos referidos a un elemento de
dicha tabla (todos los nombres, todas las actividades...) a esto se le llama Campo, y en
cada campo de cada registro se alberga un dato.
Sin embargo, una base de datos (toda la informacin y elementos de gestin de esa
informacin referida a un mismo tema) puede contener varias tablas (clientes,
proveedores, artculos, familias, descuentos) as como otros elementos que permiten
trabajar cmodamente con dichos datos de las tablas. En Access, a esos otros
elementos se les denomina consultas, formularios, informes, mdulos, macros... Por lo
tanto, dentro de una base de datos, pueden existir elementos de diferentes
naturalezas.
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Viste cmo la lista de "Pedidos" contiene elementos de las dos listas anteriores? Una
base de datos es capaz de entender que las palabras "Karla" y "Nueces", de la lista de
pedidos, corresponden a la misma "Karla" de la lista de clientes y a la misma torta de
"Nueces" en la lista de productos. Una relacin fcil de comprender para nosotros,
pero no para un libro de Excel.
En Excel tendras que escribir la misma palabra o registro una y otra vez cuando la
necesites, mientras que con Access puedes analizar la misma palabra en diferentes
relaciones o tablas sin necesidad de volver a ingresarla.
A la hora de decidir qu programa es mejor para almacenar los datos, pregntese a s
mismo lo siguiente: los datos son relacionales o no? Si puede almacenar los datos
en una nica tabla u hoja de clculo, debera hacerlo as. Los datos incluidos en una
nica hoja o pgina se denominan datos simples o no relacionales. El ejemplo de
pedidos de pasteles descrito arriba es un caso de este tipo. No se almacenara el
nombre de un cliente en una tabla que no fuera la que almacena los nombres de los
productos.
Por el contrario, si la tabla u hoja de clculo de personal contiene una serie de
columnas con nombres parecidos, como Equipo1, Equipo2 y Equipo3, es seal de que
los datos son relacionales y deben ser almacenados en ms de una tabla. Para ello,
necesita un programa de bases de datos relacionales como Access. En una base de
datos relacional, cada tabla contiene bsicamente informacin sobre un tipo de datos
(por ejemplo, empleados, equipos, eventos, productos o pedidos). Si necesita una
base de datos relacional, ha identificado una relacin uno a varios (relacin uno a
varios: asociacin entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada
registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos
coincidentes de varios registros de la tabla relacionada) en los datos.
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Por ejemplo, si utiliza una base de datos de pedidos de clientes, una tabla contendr
los nombres de los clientes y otra los pedidos de esos clientes. Tenga en cuenta que
un nico cliente puede haber realizado varios pedidos. Adems, es posible que desee
utilizar otra tabla para los detalles de los pedidos, ya que cada pedido puede tener
varios elementos. Los datos relacionales, al necesitar varias tablas relacionadas, se
almacenan mejor en Access.
Existe una correlacin directa entre el tamao de los datos y la dificultad de
organizarlos de una forma eficaz. Cuantos ms datos tenga, ms beneficioso le
resultar almacenarlos en varias tablas de Access. Para ayudar a administrar los datos
y mantener su precisin, tanto Access como Excel, proporcionan identificadores
nicos.
En Access, una clave principal (clave principal: uno o ms campos (columnas) cuyos
valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal
no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un ndice exclusivo. Una clave
principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.)
(representada por un cono con forma de llave que se puede ver en la vista Diseo de
la tabla) identifica de forma nica a cada registro. En Excel, las filas estn numeradas
y cada columna tiene una letra, as que cada celda o intervalo de celdas tiene una
referencia nica, como B5. Los identificadores nicos ayudan a mantener la integridad
de los datos y garantizan que nunca haya dos filas (o registros) con los mismos datos.
Tambin, ofrecen el modo ms rpido de recuperar los datos al buscar u ordenar.
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El entorno de MS Access es muy similar a los otros entornos de los programas que
componen la familia Microsoft Office (Word, PowerPoint y Excel), elementos que han
sido estudiados y manejados con amplitud en los cursos de Informtica y Ofimtica.
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a) Tablas y relaciones
Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de informacin de la que hace
el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario o
informe, defina relaciones entre las tablas.
b) Consultas
Para buscar y recuperar tan solo los datos que cumplen las condiciones especificadas,
incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta, la cual, puede tambin actualizar
o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar clculos predefinidos o
personalizados en los datos.
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d) Formularios
Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree
un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o ms
tablas, y los muestra en la pantalla con el diseo elegido en el Asistente para
formularios, o con un diseo que haya creado en la vista Diseo.
e) Reportes o Informes
Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe.
Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro
informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.
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El primer paso al disear una nueva base de datos es tomar nota de cul es su
finalidad. Por ejemplo, debe especificar y administrar los datos de activos de su
compaa. Pero no se detenga all. Pregntese quin usar la base de datos y cmo
va a ser usada. Por ejemplo, el tcnico que repara un equipo defectuoso tiene
necesidades de informacin diferentes de las del contador que realiza el seguimiento
de los costos. Asegrese de que el enunciado de finalidad tenga en cuenta todas las
necesidades y todos los usos diferentes.
Tenga a mano su enunciado de finalidad y consltelo a medida que disea las tablas.
No intente hacer un enunciado perfecto, siempre puede cambiarlo y seguramente lo
har. Un buen diseo de base de datos le ayuda a evitar que se dupliquen los datos.
Tambin sirve para asegurarse de que los datos estn completos y, lo que es an ms
importante, que sean exactos. Para alcanzar esos objetivos:
Comience por hacer una lista de los datos que desea capturar. Puede comenzar
con los datos existentes; en este caso, la hoja de clculo. O bien, si usa libros
mayores o formularios en papel, rena ejemplos de stos. No dude en preguntar a
sus compaeros de trabajo qu necesitan.
El paso siguiente en su diseo es crear una lista de los campos para cada tabla.
En una tabla de Access, las columnas se denominan campos y los registros
individuales filas. Como regla, cada campo en una tabla est relacionado con los
dems campos. Por ejemplo, en una tabla de datos de contactos de negocios,
normalmente tendr campos para nombre, apellidos, compaa, nmeros de
telfono, etc. Cada campo debe estar relacionado con los dems y cada campo
solo debe ser aplicable a contactos de negocios. Ese conjunto de campos
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Para disear los campos, decida qu informacin especfica debe capturar cada
uno de los grupos. Una vez ms, puede remitirse a los datos existentes: la hoja de
clculo, un libro mayor o incluso su archivo de tarjetas. Tambin puede abrir una
base de datos existente, por ejemplo una de las plantillas de base de datos de
Access, y ver qu campos utiliza.
Una vez que crea una lista de los campos en cada tabla, debe elegir un tipo de
datos para cada campo. Un tipo de datos es una propiedad que controla qu se
puede y qu no se puede escribir en un campo. Por ejemplo, si desea almacenar
datos textuales como nombres y direcciones, debe establecer los campos en el
tipo de datos Texto. Si desea almacenar fechas y horas, debe establecer el campo
en el tipo de datos Fecha/Hora.
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haga clic en
, situado junto al cuadro Nombre de archivo, busque la
nueva ubicacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en Crear. Access crea la base de datos y, a continuacin, abre
una tabla vaca (denominada Tabla1) en la Vista Hoja de Datos.
6. Access sita el cursor en la primera celda vaca de la columna Agregar
nuevo campo.
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Los resultados que se desea obtener de una base de datos, es decir, los formularios
para el ingreso de datos y los informes que se desea imprimir, no siempre ofrecen una
pista acerca de la estructura de las tablas de la base de datos, ya que normalmente
los formularios y los informes se basan en consultas en lugar de basarse en tablas.
Antes de utilizar Microsoft Access para crear tablas, consultas, formularios y otros
objetos definitivos, se recomienda realizar un esquema en papel y trabajar el diseo
primero. Siga estos pasos bsicos a la hora de disear su base de datos.
Hable con los dems usuarios que utilizarn la base de datos. Analice
detenidamente en las respuestas o resultados que desean obtener de la base
de datos.
Realice bocetos de los informes que desea que genere la base de datos.
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Rena los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos.
No cree campos para datos que estn formados por listas de mltiples
elementos. Por ejemplo, si en una tabla Proveedores se crea un campo
Productos que contenga una lista con los productos que se reciben del
proveedor separados mediante una coma, despus ser ms difcil encontrar
los proveedores que suministren un producto determinado.
No cree campos que sean similares entre s. Por ejemplo, si en una tabla
Proveedores crea los campos Producto1, Producto2 y Producto3, ser ms
difcil encontrar todos los proveedores que suministran un producto
determinado. Asimismo, ser necesario cambiar el diseo de la base de datos
si un proveedor suministra ms de tres productos. Slo necesitar un campo
para los productos si coloca dicho campo en una tabla Productos en lugar de
en una tabla Proveedores.
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g) Perfeccionar el diseo
Una vez diseadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el
momento de estudiar el diseo y detectar los posibles fallos. Es ms sencillo cambiar
el diseo de la base de datos ahora en vez de hacerlo luego que haya rellenado las
tablas con datos.
Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e
introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseo.
Para probar las relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas
para obtener las respuestas que desea. Cree bocetos de los formularios e informes, y
compruebe si muestran los datos esperados. Busque duplicaciones de datos
innecesarias y elimnelas.
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Ir al primer registro.
Ir al registro anterior.
3
Indicador de registro / Permite
escribir un nmero y desplazarse a dicho
registro.
4
Ir al registro siguiente.
5
Ir al ltimo registro.
6
Nuevo registro (vaco).
1
En el modo Vista Hoja de Datos, se pueden agregar los nombres de los campos.
Puede cambiar a otro modo, para ello haga clic en el botn Vista Diseo, ubicado en la
ficha Inicio / Grupo Vistas.
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60
f) Claves principales
La potencia de un sistema de base de datos relacional como Microsoft Access reside
en su capacidad para encontrar y reunir rpidamente informacin almacenadas en
tablas independientes mediante consultas, formularios e informes. Para ello, cada
tabla debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifican exclusivamente
cada registro almacenado en la tabla. Esta informacin se denomina clave principal de
la tabla. Una vez designada una clave principal para una tabla, Access impedir que
se incluyan valores duplicados o nulos en los campos de la clave principal.
Existen tres clases de clave principal que pueden definirse en Microsoft Access:
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En una clave principal de campos mltiples, el orden de los campos puede tener
importancia. Los campos de una clave principal de campos mltiples se ordenan
segn el orden definido en la vista Diseo de la tabla. El orden de los campos de la
clave principal se puede cambiar en la ventana ndices.
g) Propiedades de campos
1) Definir el formato de visualizacin de los datos para un campo en una
tabla
Las reglas de validacin permiten definir una regla que limite lo que ha de
aceptarse. Estas reglas se imponen cada vez que se agregan o modifican
datos, ya sea a travs de la vista Hoja de datos de la tabla, un formulario
dependiente de la tabla, una consulta de datos anexados, una consulta de
actualizacin, cdigo de Visual Basic para aplicaciones o la importacin de
datos de otra tabla. Se pueden definir dos clases de reglas de validacin:
reglas de validacin de campo y reglas de validacin de registro.
Una regla de validacin de campo se utiliza para comprobar el valor insertado
en un campo, cuando el usuario sale del mismo. Por ejemplo, puede definir
">=10 And <=100" como regla de validacin de un campo Numrico para
permitir nicamente la inclusin de valores comprendidos entre 10 y 100.
Una regla de validacin de registro controla cundo se puede guardar un
registro completo. Al contrario de las reglas de validacin de campo, las reglas
de validacin de registro pueden hacer referencia a otros campos de una
misma tabla. Esto resulta til cuando se desean comparar valores de
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diferentes
campos.
Por
ejemplo,
puede
definir
"[FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30" como regla de validacin para una
tabla Pedidos. Esta regla asegurar que la fecha especificada en el campo
FechaObligatoria est en los 30 das siguientes a la fecha indicada en el
campo FechaPedido.
Cuando se rompe una regla de validacin de campo o de registro, Access
muestra un mensaje donde informa al usuario de los datos que puede
introducir. A continuacin, se muestran algunos ejemplos:
0 >100
<#1/1/2000#
>=#1/1/2000# y <#1/1/2001#
StrComp(UCase([Apellidos]),
[Apellidos],0) = 0
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a) Ordenamiento
El ordenamiento de una tabla se puede realizar de forma simple por medio de un
campo o de forma avanzada con varios campos.
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2) Ordenamiento avanzado
Con esta opcin, podemos ordenar por medio de varios campos ya sea de forma
ascendente o descendente, segn sea necesario. Al abrir una tabla en modo Vista
Hoja de Datos, entramos a la opcin Avanzadas y luego elegimos Filtro
avanzado/Ordenar, dentro del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio. Por ejemplo,
de la actividad anterior, quitamos el orden y luego para ordenar por gnero de
forma descendente y luego por apellido paterno de forma ascendente, realizamos:
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b) Filtros
Para obtener una parte de la informacin que cumpla con ciertos criterios o
condiciones, aplicamos filtros, los cuales se pueden aplicar a un campo por
seleccin o a varios campos de forma avanzada. Por ejemplo en una tabla de
clientes solo necesitamos aquellos que viven en un determinado distrito o que
hayan sido registrado en un mes especfico.
Ubquese en el cualquier
registro del campo gnero que
tenga el valor M.
2
En la opcin Seleccin elija
Igual a M.
1
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66
NOTA: Utilice la opcin Alternar Filtro, del grupo Ordenar y filtrar de la ficha
Inicio, para activar o desactivar el filtro. Si desea eliminar el filtro utilice la
opcin
2) Filtro avanzado
Con esta opcin, podemos filtrar por medio de varios campos, utilizar comodines,
rangos de nmeros y/o fechas o usar las funciones integradas de MS Access,
segn sea necesario. Al abrir una tabla en modo Vista Hoja de Datos, entramos a
la opcin Avanzadas y luego elegimos Filtro avanzado/Ordenar, dentro del
grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio. Por ejemplo, de la actividad anterior,
borramos todos los filtros y luego para filtrar a los alumnos cuyo gnero sea M y su
apellido inicie con la letra A o C, realizamos:
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Otro ejemplo, de la actividad anterior, es borrar todos los filtros y luego para
filtrar a los alumnos cuya fecha de nacimiento sea a partir del ao 1990,
realizamos:
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2
3
Tabla Alumnos.
Tabla Notas.
Tabla Cursos.
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En un distrito
puede vivir ms de un
alumno.
3
pero cada alumno slo
vive en un nico distrito.
1
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e) Definicin de Relaciones
El tipo de relacin que crea Microsoft Access depende de cmo estn definidos los
campos relacionados.
Una relacin de uno a varios se crea si solo uno de los campos relacionados es una
clave principal o tiene un ndice nico.
Se crea una relacin uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales
o tienen ndices nicos.
Una relacin de varios a varios es, en realidad, dos relaciones de uno a varios con una
tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las
otras dos tablas.
Tambin se puede crear una relacin entre una tabla y los elementos que contiene.
Esto es til en situaciones en que deba realizar una bsqueda dentro de la misma
tabla. Por ejemplo, en la tabla Empleados se puede definir una relacin entre los
campos Id. de empleado y Jefe, por lo que el campo Jefe puede mostrar datos de
empleado que procedan de un Id. de empleado coincidente.
Nota: Si arrastra un campo que no es una clave principal y no tiene un ndice nico
hasta otro campo que tampoco es una clave principal ni tiene un ndice nico, se crea
una relacin indeterminada. En las consultas que contienen tablas con una relacin
indeterminada, Microsoft Access muestra una lnea de combinacin predeterminada
entre las tablas, pero no se exige la integridad referencial y no hay garantas de que
los registros sean nicos en ninguna tabla.
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71
Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Hay dos excepciones. Un
campo Autonumeracin puede estar relacionado con un campo Nmero con la
propiedad Tamao del Campo (FieldSize) establecida en Entero Largo, y un
campo Autonumeracin con la propiedad Tamao del Campo (FieldSize)
establecida en Id. de rplica puede estar relacionado con un campo Nmero con la
propiedad Tamao del Campo (FieldSize) establecida en Id. de rplica.
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Por ejemplo, si elimina el registro de un alumno de la tabla Alumnos, todas las notas
del alumno se eliminarn automticamente de la tabla Notas. Al eliminar registros de
un formulario u hoja de datos con la casilla de verificacin Eliminar en cascada los
registros relacionados activada, Microsoft Access le avisa que es posible que tambin
se eliminen los registros relacionados. No obstante, al eliminar registros mediante una
consulta de eliminacin, Microsoft Access elimina automticamente los registros de las
tablas relacionadas sin mostrar un aviso.
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73
Cree las dos tablas que tendrn una relacin varios a varios.
Cree una tercera tabla, denominada tabla de unin, y agregue a esta, nuevos
campos con las mismas definiciones que los campos de clave principal de
cada una de las otras dos tablas. En la tabla de unin, los campos de clave
principal funcionan como claves externas. Puede agregar otros campos a la
tabla de unin, tal como lo hara con cualquier otra tabla.
En la tabla de unin, establezca la clave principal para que incluya los campos
de clave principal de las otras dos tablas.
Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave principal.
Haga clic en
Clave principal del grupo Herramientas de la ficha Diseo.
Defina una relacin de uno a varios entre cada una de las dos tablas
principales y la tabla de unin.
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74
Actividades 3
Imagine que desea disear una Base de Datos que realice el Control de la
Informacin de una institucin educativa, cree la base llamada Cibertec.
Al crear los nombres de tablas y campos no use acentos ni caracteres especiales
como la letra .
Ejercicio 1
Las tablas que debe crear son las siguientes: Alumnos, Distritos y Ocupacin. Los
campos para cada tabla se detallan a continuacin:
Tabla
Campo
Alumnos
Distritos
Ocupacin
Tipo
Tamao / Formato
ID
Autonumeracin
Entero largo
Nombre
Texto
30
ApellidoPat
Texto
30
ApellidoMat
Texto
30
FechaNac
Fecha/Hora
Genero
Texto
DisID
Nmero
Entero largo
OcpID
Nmero
Entero largo
ID
Autonumeracin
Entero largo
Nombre
Texto
ID
Autonumeracin
Descripcin
Texto
Fecha corta
1
50
Entero largo
30
Ejercicio 2
En la tabla Alumnos, realice un breve anlisis y agregue otros campos con sus
respectivos tipos y tamaos, que sean coherentes con la informacin a almacenar.
En la base de datos Cibertec, realice un breve anlisis y agregue otras 02 tablas con
sus respectivos campos, tipos y tamaos, que sean coherentes con la informacin a
almacenar.
Ejercicio 3
En la tabla Alumnos, establezca las siguientes propiedades:
Campo
Formato
Ttulo
ID
AL-000
ID Alumno
Nombre
>
ApellidoPat
>
Apellido Paterno
ApellidoMat
>
Apellido Materno
FechaNac
Genero
Fecha de Nacimiento
>
DisID
Distrito
OcpID
Ocupacin
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Ejercicio 4
Adicionalmente en la tabla Alumnos, establezca las siguientes propiedades:
Campo
FechaNac
Campo
Genero
Mscara de entrada
Requerido
Fecha corta
Regla de validacin
Texto de validacin
M o F
Ejercicio 5
En las dems tablas, establezca las propiedades de los campos ms adecuadas,
segn sea el caso.
Ejercicio 6
Defina todas las relaciones posibles en la base de datos.
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76
2.3 CONSULTAS
2.3.1 Diseo de una Base de Datos: CONSULTAS
Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes.
Tambin pueden utilizarse como el origen de registros para formularios e informes.
Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access.
a) Consultas de seleccin
Una consulta de seleccin es el tipo de consulta ms habitual. Este tipo de consulta
obtiene los datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una hoja de datos
en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). Tambin puede
utilizar una consulta de seleccin para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas,
promedios y otros tipos de totales.
b) Consultas de parmetros
Una consulta de parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un
cuadro de dilogo propio que solicita informacin, por ejemplo, criterios para recuperar
registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede disear la consulta para
que solicite ms de un dato, por ejemplo, puede disearla para que solicite dos fechas.
Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas
dos fechas.
Las consultas de parmetros tambin son tiles cuando se emplean como base para
formularios e informes. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales
basado sobre una consulta de parmetros. Al imprimir el informe, Access muestra un
cuadro de dilogo que solicita el mes para el que se desea obtener el informe. Cuando
se especifica un mes, Access imprime el informe correspondiente.
d) Consultas de accin
Una consulta de accin es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de
muchos registros en una sola operacin. Hay cuatro tipos de consultas de accin:
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e) Consultas SQL
Una consulta SQL es una consulta creada con una instruccin SQL. Puede utilizar el
Lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query Language) para consultar,
actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access.
Cuando se crea una consulta en la vista Diseo de la consulta, Access construye en
segundo plano las instrucciones SQL equivalentes. De hecho, la mayora de las
propiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vista Diseo de la consulta
tienen clusulas y opciones equivalentes a las que estn disponibles en la vista SQL.
Si lo desea, puede ver o editar la instruccin SQL en la vista SQL. Sin embargo,
despus de hacer cambios en una consulta en la vista SQL, puede que su aspecto no
sea el que tena en la vista Diseo.
Algunas consultas SQL, denominadas consultas especficas de SQL, no se pueden
crear en la cuadrcula de diseo. En el caso de las consultas de paso a travs,
consultas de definicin de datos y consultas de unin, debe crear las instrucciones
SQL directamente en la vista SQL. En el caso de las subconsultas, la instruccin SQL
se escribe en la fila Campo o en la fila Criterios de la cuadrcula de diseo de la
consulta.
f) Abrir Consultas
1. Haga doble clic en la consulta, para abrirla en vista Hoja de datos y ver su
contenido
2. Haga clic secundario en la consulta y elija vista Diseo, para abrirla en vista
Diseo y ver sus elementos.
NOTA: cuando abre una consulta de seleccin o de referencias cruzadas en vista
Hoja de datos, en realidad est ejecutando la consulta.
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Actualizacin
Eliminar
Creacin de tabla
Datos anexados
h) Propiedades de Consultas
Haga clic en
Hoja de propiedades del grupo Mostrar u ocultar de la ficha
Diseo.
Para establecer las propiedades de un campo de consulta, haga clic en la
celda de la fila Campo y, a continuacin, cambie la propiedad que desee
establecer y despus siga uno de estos procedimientos:
1. Si aparece una flecha en el cuadro de la propiedad, haga clic en ella y
seleccione un valor de la lista.
2. Escriba una configuracin o expresin en el cuadro de propiedades.
3. Si aparece un botn
Generar junto al cuadro de propiedad, haga clic en
l para mostrar un generador o una lista de generadores.
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Recuperar los datos de una o ms tablas con los criterios especificados y despus
mostrar los datos en el orden que se desee.
Actualizar registros en la hoja de datos de una consulta de seleccin (con algunas
restricciones).
Agrupar registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.
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82
Una consulta de tabla de referencias cruzadas se crea con un asistente o, desde cero,
en la vista Diseo de la consulta. En la cuadrcula de diseo, se especifican qu
valores de campo se van a convertir en encabezados de columna, qu valores de
campo se van a convertir en encabezados de fila y con qu valores de campo se va a
realizar una suma, un promedio, un recuento u otro tipo de clculo.
La configuracin de estas
filas determina cmo se muestran
los datos.
2
Esta configuracin muestra
los valores del campo como
encabezados de fila.
3
Esta configuracin muestra
los valores del campo como
encabezados de columna.
4
Esta configuracin muestra el
orden de los totales (Cuenta).
1
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84
Utilizar un parmetro
En la fila Criterios, del campo que desea utilizar como parmetro, escriba una
expresin con una peticin entre corchetes: [expresin_a_usar]. Por ejemplo,
en un campo que solicite el nombre del distrito donde viven los alumnos:
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86
c) Consulta de actualizacin
1) Cree una consulta que contenga la tabla cuyos registros desea anexar a otra
tabla.
2) Arrastre los campos que desea actualizar o para los que desea especificar
criterios desde la lista de campos hasta la cuadrcula de diseo de la consulta.
3) En la fila Criterios, especifique los criterios si es necesario.
4) Active la opcin
Actualizar del grupo Tipo de consulta de la ficha Diseo.
5) En la fila Actualizar a de los campos que desea actualizar, escriba la
expresin o el valor que desea utilizar para cambiar los campos, como muestra
la siguiente ilustracin:
En el ejemplo, la consulta
actualiza el campo del
Promedio, aumentando un
punto a la nota del
promedio
actual
cuyo
CurID sea 3.
d) Consulta de eliminacin
Una vez que se eliminen registros mediante una consulta de eliminacin, no se
puede deshacer la operacin. Por tanto, debe abrir una vista previa de los datos
que la consulta ha seleccionado para su eliminacin antes de ejecutar la consulta.
Para ello, elija
Vista Hoja de datos de la opcin Ver del grupo Resultados de
la ficha Diseo.
Debe realizar constantemente copias de seguridad de los datos. De esta forma, si
elimina registros incorrectos, podr recuperarlos a partir de las copias de
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87
seguridad.
En algunos casos, al ejecutar una consulta de eliminacin, pueden eliminarse
registros de las tablas relacionadas, aunque no estn incluidas en la consulta. Esto
puede suceder cuando la consulta solo contiene la tabla que est en el lado "uno"
de una relacin uno a varios y se ha activado la eliminacin en cascada para esa
relacin. Al eliminar registros de la tabla "uno", tambin se eliminan registros de la
tabla "varios".
Cuando una consulta de eliminacin contiene ms de una tabla, por ejemplo, una
consulta que elimine registros duplicados de una de las tablas, la propiedad
Registros nicos (UniqueRecords) de la consulta se debe establecer en S.
En el ejemplo, la consulta
eliminar los registros de la tabla
Alumnos cuyo gnero sea M.
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En el ejemplo, la consulta
eliminar los registros de la tabla
Notas cuyo ID de la tabla
Alumnos sea 3.
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En el ejemplo, la consulta
principal obtiene los registros de
la tabla Alumnos cuyo disID
tiene como criterio consulta SQL
que obtiene el ID de la tabla
Distritos cuyo nombre es Callao.
4. Si est utilizando una subconsulta para definir una fila de campo, escriba una
instruccin SELECT encerrada entre parntesis en una fila de campo. Cuando
salga de la fila, Microsoft Access insertar automticamente la expresin "Expr1:",
"Expr2:", etc., delante de la instruccin SELECT.
5. Para cambiar el nombre del campo, sustituya "Expr1:" por un nombre de campo,
por ejemplo, "Distrito".
Nota: para disponer de ms espacio donde escribir la instruccin SELECT en una
fila Campo o Criterios, presione SHIFT + F2 y escriba la instruccin en el cuadro
Zoom.
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6. Para obtener una vista previa de los registros a mostrar en la consulta, elija
Vista Hoja de datos de la opcin Ver del grupo Resultados de la ficha Diseo. Para
volver a la vista Diseo y realizar cambios o ejecutar la consulta, haga clic en
Vista Diseo de la opcin Ver del grupo Vistas de la ficha Inicio.
7. Para ejecutar la consulta, haga clic en
Ejecutar del grupo Resultados de la
ficha Diseo.
NOTA:
No se puede utilizar un campo que se define con una subconsulta para agrupar
registros.
La instruccin SELECT de una subconsulta no puede definir una consulta de
combinacin o una consulta de tabla de referencias cruzadas.
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Actividades 04
Ejercicio 01
En el siguiente cuadro se presentan ejemplos de criterios de consultas de seleccin,
para valores de texto, parte de un valor de campo, fechas, etc. Usaremos la base de
datos creada en el grupo de actividades del tema anterior llamada Cibertec, para ello
deber tener una considerable cantidad de registros en las tablas.
VALORES DE TEXTO
Expresin
Resultado
"Brea"
>="M"
Der([DNI],2)="58"
Longitud([Nombre])>Val(8)
Resultado
Como "S*"
Como "S%"
Como "[A-D]*"
Como "[A-D]%"
Como "*er*"
Como "%er%"
Como "?e*"
Como "_e%"
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FECHAS
Expresin
Resultado
Fecha()
Entre Fecha() Y
AgregFecha("m",3,Fecha())
< Fecha() - 30
Ao([FechaNac])=1990
ParcFecha("t",[FechaRegistro])=2
Ao([FechaRegistro])=Ao(Ahora())
Y
Mes([FechaRegistro])=Mes(Ahora())
Resultado
Es Nulo
No es Nulo
Resultado
<DesvEst([Promedio])
>DProm("[Promedio]","Notas")
Resultado
>(SELECT AVG([Promedio])
FROM [Notas])
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Resultado
LetraInicial: Izq([ApellidoPat],1)
Final: Der([Direccion],2)
Muestra las dos ltimas letras del valor del campo Direccin, en
el campo Final.
Especial: Medio([ApellidoPat],2,1)
Ejercicio 02
Ahora crearemos las siguientes consultas de accin:
5
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2.4 FORMULARIOS
2.4.1 Diseo de una Base de Datos: FORMULARIOS
Un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente
para introducir o mostrar datos en una base de datos. Tambin puede utilizar un
formulario como un panel de control que abre otros formularios e informes de la base
de datos, o como un cuadro de dilogo personalizado que acepta las entradas del
usuario y realiza una accin basada en las entradas.
Formulario de entrada de
datos.
2
Formulario Panel de control.
3
Cuadro
de
dialogo
personalizado.
1
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a) Creacin de formularios
Un formulario puede crearse de tres formas:
Veremos solo la ltima forma para poder entender cmo est compuesto un formulario
en su interior.
En este caso, se crea un formulario bsico y se personaliza en la vista Diseo para
ajustarlo a las necesidades.
1. Haga clic en la opcin
Diseo del Formulario del grupo Formularios de la
ficha Crear.
2. Se muestra la siguiente pantalla:
b) Secciones de un formulario
La informacin de un formulario se puede dividir en secciones. Adems de una
seccin de detalle, los formularios tambin pueden incluir un encabezado del
formulario, un encabezado de pgina, un pie de pgina y un pie del formulario. Cada
seccin tiene una finalidad especfica y se imprime en un orden predecible en el
formulario.
En la vista Diseo, las secciones se representan como bandas, y cada seccin del
formulario se representa una vez. En un formulario impreso, el encabezado y pie de
pgina se pueden repetir una vez por pgina. Para determinar dnde aparece la
informacin en cada seccin se insertan controles como etiquetas, cuadros de texto,
etc.
La siguiente figura muestra las diferentes secciones de un formulario en la vista
Diseo.
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El encabezado de formulario
muestra un ttulo.
2
La seccin de detalle
muestra los datos del origen de
registros.
1
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99
Puede ocultar una seccin o cambiar su tamao, agregarle una imagen o establecer
su color de fondo. Tambin se puede establecer propiedades de seccin para
personalizar la forma en que se imprimir el contenido de una seccin.
c) Propiedades
En Microsoft Access se utilizan propiedades para determinar las caractersticas de las
tablas, consultas, campos, formularios e informes. Cada seccin y control de un
formulario o informe tiene tambin propiedades. Las propiedades del control
determinan su estructura, aspecto y comportamiento, as como las caractersticas del
texto o los datos que contiene.
Las propiedades se establecen mediante la hoja de propiedades. Por ejemplo, la
siguiente ilustracin muestra la hoja de propiedades de un Cuadro de texto. La
propiedad Formato (Format) de este control tiene el valor Moneda.
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100
d) Controles
Los controles son objetos de un formulario o informe que muestran datos, realizan
acciones o se utilizan como decoracin. Por ejemplo, puede utilizar un cuadro de texto
en un formulario o informe para mostrar datos, un botn de comando en un formulario
para abrir otro formulario o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar
controles con el fin de hacerlos ms legibles.
Toda la informacin de un formulario o informe est contenida en los controles.
Microsoft Access incluye diferentes tipos de controles, a los cuales se puede tener
acceso a travs del grupo de Controles de la ficha Diseo cuando se encuentra en la
vista Diseo de un formulario o informe, entre ellos tenemos: Cuadro de texto,
Etiqueta, Botn, Control de pestaa, Hipervnculo, Control de explorador Web, Control
de navegacin, Grupo de opciones, Insertar salto de pgina, Cuadro combinado,
Grfico, Lnea, Botn de alternar, Cuadro de lista, Rectngulo, Casilla de verificacin,
Marco de objeto independiente, Datos adjuntos, Botn de opcin,
Subformulario/Subinforme, Marco de objeto dependiente e Imagen as mismo se tiene
la opcin de usar Controles ActiveX (objetos externos de otra aplicacin instalada en el
equipo).
1) Cuadros de texto
Los cuadros de texto se utilizan en un formulario o informe para presentar los datos de
un origen de registros. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto
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101
dependiente porque depende de los datos de un campo. Los cuadros de texto tambin
pueden ser independientes. Por ejemplo, puede crear un cuadro de texto
independiente para presentar los resultados de un clculo o para aceptar la entrada de
datos de un usuario. Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en
ningn sitio.
1
Estos cuadros de texto
dependientes, muestran los
datos de los campos Nombre,
Apellido Paterno y Fecha de
Nacimiento de la tabla
Alumnos.
2
Este cuadro de texto
independiente muestra el
resultado de un clculo.
2) Etiquetas o Rtulos
El usuario utiliza etiquetas en un formulario o informe para presentar texto de tipo
descriptivo, como ttulos, rtulos o breves instrucciones. Las etiquetas no presentan
valores de campos o expresiones, siempre son independientes y no cambian cuando
cambia de un registro a otro.
Se puede agregar una etiqueta a otro control. Por ejemplo, cuando se crea un cuadro
de texto, este tendr una etiqueta adjunta que muestra un ttulo para ese cuadro de
texto. Esta etiqueta aparece como un encabezado de columna en la vista Hoja de
datos de un formulario. Cuando se crea una etiqueta utilizando la herramienta
Etiqueta, no estar adjunta a ningn otro control. Las etiquetas individuales se utilizan
para informacin, como el ttulo de un formulario o informe. Las etiquetas individuales
no aparecen en la vista Hoja de datos.
Etiqueta independiente.
Etiquetas adjuntas a
cuadros de texto.
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Puede utilizar un cuadro de lista independiente para guardar un valor que puede
utilizar con otro control. Por ejemplo, se podra utilizar un cuadro de lista independiente
para limitar los valores contenidos en otro cuadro de lista o en un cuadro de dilogo
personalizado. Tambin se podra utilizar un cuadro de lista independiente para buscar
un registro basndose en el valor seleccionado en el cuadro de lista.
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4) Botn
Los botones de comando permiten ejecutar acciones con un simple clic. Al hacer clic
en el botn, no slo se ejecuta la accin correspondiente, sino que tambin parece
que se presionase y se soltase.
Un botn de comando se utiliza en un formulario para iniciar una accin o un conjunto
de acciones. Por ejemplo, puede crear un botn de comando que abra otro formulario.
Para hacer que un botn de comando haga algo en un formulario, se escribe una
macro o procedimiento de evento y se adjunta a la propiedad AlHacerClic (OnClick)
del botn. En un formulario, un botn de comando puede mostrar texto.
Un botn de comando se puede crear manualmente o lo puede crear Microsoft Access
mediante un asistente. Un asistente aligera el proceso de crear un botn de comando
porque lleva a cabo todo el trabajo de tipo bsico a realizar por el usuario. Cuando se
utiliza un asistente, Access pide informacin y, a continuacin, crea un botn de
comando basndose en las respuestas obtenidas. Con el asistente se pueden crear
distintos botones de comando. Se puede crear botones de comando para:
Salir de la aplicacin.
5) Casilla de verificacin
Puede utilizar una casilla de verificacin en un formulario o informe como un control
individual para mostrar un valor S/No de una tabla, consulta o instruccin SQL. Por
ejemplo, la casilla de verificacin en la siguiente ilustracin es dependiente del campo
Activo de la tabla Alumnos. El tipo de dato del campo Activo es S/No. Si el cuadro
tiene una marca de verificacin, el valor ser S, si no est marcado, el valor ser No.
Al activar o desactivar una casilla de verificacin que depende de un campo del tipo
S/No en una base de datos, Microsoft Access muestra el valor en la tabla base de
acuerdo con la propiedad Formato del campo (S/No, Verdadero/Falso o
Activado/Desactivado).
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Puede utilizar casillas de verificacin en un grupo de opciones para mostrar los valores
que se pueden elegir.
6) Botn de opcin
Puede utilizar un botn de opcin en un formulario o informe como un control individual
para mostrar un valor S/No de un origen de registros base. Por ejemplo, el botn de
opcin en la siguiente ilustracin es dependiente del campo Activo de la tabla
Alumnos. El tipo de dato del campo Activo es S/No. Si est seleccionado el botn de
opcin, el valor ser S, de lo contrario, el valor ser No.
Este botn de opcin individual
depende del campo Activo de la
tabla Alumnos. El valor del
campo es No.
7) Botn de alternar
Puede utilizar un botn de alternar en un formulario como un control individual para
presentar un valor S/No de un origen de registros base. Por ejemplo, el botn de
alternar en la siguiente ilustracin es dependiente del campo Activo de la tabla
Alumnos. El tipo de dato del campo Activo es S/No. Al presionar el botn, el valor de
la tabla Alumnos ser S, cuando el botn no est presionado, el valor ser No.
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8) Grupo de opciones
Puede utilizar un grupo de opciones en un formulario o informe para presentar un
conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fcil seleccionar un valor,
ya que slo tiene que hacer clic en el valor que desee. Solo se puede seleccionar una
opcin del grupo a la vez. Si desea presentar un nmero mayor de opciones, utilice
mejor un cuadro de lista o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones.
En un formulario o informe, un grupo de opciones consta de un marco de grupo donde
se podrn colocar un conjunto de casillas de verificacin, botones de opcin o botones
de alternar.
NOTAS
La propiedad Valor de la opcin se establece a un nmero porque el valor de
un grupo de opciones solo puede ser un nmero, no texto. Access guarda este
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106
9) Control de pestaa
Puede utilizar un control de pestaa para presentar varias pginas de informacin
como un solo conjunto de informacin. Esta posibilidad resulta especialmente til
cuando se trabaja con muchos controles que pueden ordenarse en dos o ms
categoras. Por ejemplo, podr utilizar un control de pestaa en un formulario
Alumnos para separar la informacin personal y la informacin de sus notas.
e) Insertar controles
Se pueden insertar: Controles dependientes, independientes y calculados.
1) Control dependiente
Est unido a un campo de una tabla o consulta base. Los controles
dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de los
campos de la base de datos.
2) Control independiente
No tiene un origen de datos. Puede utilizar los controles independientes para
mostrar informacin, lneas, rectngulos e imgenes.
3) Control calculado
Utiliza una expresin como origen de los datos. Una expresin puede utilizar
datos de un campo de una tabla o consulta base de un formulario o informe o
bien datos de otro control del formulario o informe.
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107
g) Expresiones
Las expresiones son un componente fundamental de numerosas operaciones en
Microsoft Access. Una expresin es una combinacin de smbolos (identificadores,
operadores y valores) que genera un resultado. Por ejemplo, puede utilizar la
expresin siguiente en un control de un formulario o de un informe para mostrar la
suma de los valores de los controles Precio e IGV:
= [Precio] + [IGV]
Las expresiones se utilizan:
Para establecer una propiedad que defina un control calculado, que establezca
una regla de validacin o que establezca un valor predeterminado de campo.
Para insertar una expresin de criterios, crear un campo calculado o actualizar
registros en una consulta o un filtro.
Para establecer una condicin cuyo objeto sea ejecutar una accin o una serie
de acciones en una macro, o para especificar argumentos para varias
acciones.
Para especificar argumentos para varias funciones, instrucciones y mtodos en
procedimientos de Microsoft Visual Basic para aplicaciones (VBA).
Para editar una consulta SQL en la vista SQL en una Consulta o para utilizar
una instruccin SQL en el valor o argumento de una propiedad.
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1) Valores literales
Un valor literal representa un valor, por ejemplo, una cadena, un nmero o una
fecha, que Microsoft Access evala exactamente como se ha escrito. "Callao",
100 y #12-04-2005# ('1-Jan-01' en ANSI-92) son ejemplos de valores literales.
3) Cadenas de texto
Si un elemento de una expresin va incluido entre comillas dobles (") significa
que el elemento es texto. Al escribir texto en una expresin de validacin o de
criterios, puede omitir las comillas dobles, ya que Microsoft Access las
insertar automticamente.
Por ejemplo, si escribe la expresin Per, Microsoft Access la mostrar como
sigue: "Per"
Si desea que una expresin genere una cadena entre comillas dobles, puede
incluir la cadena anidada entre comillas simples (') o tres pares de comillas
dobles ("). Por ejemplo, las expresiones siguientes son equivalentes:
[Formularios]![Alumnos]![Distrito].DefaultValue = ' "Lima" '
[Formularios]![Alumnos]![Distrito].DefaultValue = " " "Lima" " "
4) Constantes
Una constante representa un valor que no cambia. Verdadero, Falso y Nulo
son ejemplos de constantes que Microsoft Access define automticamente.
Tambin puede definir sus propias constantes en Microsoft Visual Basic para
aplicaciones (VBA) y utilizarlas en los procedimientos de Visual Basic.
NOTA: No puede utilizar constantes de Visual Basic en las funciones que
utiliza en sus expresiones. Por ejemplo, Visual Basic tiene constantes para los
das de la semana que se pueden utilizar en una funcin como vbSunday para
representar el domingo, vbMonday para representar el lunes y as
sucesivamente. Cada constante tiene asignado un valor numrico, por
ejemplo, el valor numrico de vbSunday es 1 y el valor numrico de vbMonday
es 2. Si utiliza una funcin en una expresin, debe incluir los valores numricos
que representan los das de la semana.
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5) Funciones
Una funcin devuelve un valor basado sobre el resultado de un clculo u otra
operacin. Microsoft Access cuenta con numerosas funciones incorporadas,
como por ejemplo las siguientes:
h) Generador de expresiones
Puede crear una expresin combinando identificadores, operadores y valores para
obtener un resultado. Puede crear la expresin por su cuenta o utilizar el Generador
de expresiones como ayuda para crear la expresin.
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Identificador
Hace referencia a
[Formularios]![Alumnos]
[Formularios]![Alumnos]![Nombre]
4) El operador . (punto)
El operador . (punto) indica normalmente que el elemento siguiente ha sido
definido por Microsoft Access. Por ejemplo, puede utilizar el operador . (punto)
para hacer referencia a una propiedad de un formulario, informe o control.
Tambin puede utilizar el operador . (punto) para hacer referencia al valor de
un campo de una instruccin SQL, un mtodo de Microsoft Visual Basic para
aplicaciones (VBA) o un conjunto.
Identificador
Hace referencia a
[Formularios]![Alumnos]![Nombre].Visible
DoCmd.Close
[Formularios]![Alumnos].Properties.Refresh
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b) Panel de Control
Un formulario de Panel de control se utiliza para abrir otros formularios y/o informes ya
creados.
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2.4.4 SubFormularios
Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se
denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina
subformulario. Una combinacin formulario/subformulario se llama a menudo
formulario jerrquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario.
Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o
consultas con una relacin uno a varios.
Por ejemplo, puede crear un formulario con un subformulario para mostrar los datos de
una tabla Distritos y de una tabla Alumnos. Los datos de la tabla Distritos es el lado
"uno" de la relacin, mientras que los datos de la tabla Alumnos constituyen el lado
"varios" de la relacin, ya que en cada distrito vive ms de un alumno.
a) Crear un subformulario
Si el subformulario se va a vincular al formulario principal, asegrese de que los
orgenes de registros base estn relacionados antes de utilizar este procedimiento.
No se puede agregar un subformulario a un formulario cuando aparece en la vista
Tabla dinmica o Grfico dinmico.
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Se han definido relaciones para las tablas seleccionadas o para las tablas
base de las consultas seleccionadas.
El formulario principal est basado en una tabla con una clave principal y el
subformulario est basado en una tabla que contiene un campo con el
mismo nombre que la clave principal y con el mismo tipo de datos y tamao
de campo, u otro compatible. Por ejemplo, en una base de datos de
Microsoft Access, si la clave principal de la tabla base del formulario
principal es un campo Autonumrico y tiene establecida su propiedad
Tamao del campo en Entero largo, el campo correspondiente de la tabla
base del subformulario deber ser un campo Numrico con su propiedad
Tamao del campo establecida en Entero largo. Si selecciona una o
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120
varias consultas, las tablas base para la consulta o consultas deben cumplir
estas condiciones.
Actividad 5
Ejercicio 01
Se crear el siguiente formulario con la informacin de la tabla Alumnos:
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122
6. Active la opcin
Agregar campos existentes del grupo Herramientas de la
ficha Diseo, se muestra la lista de campos de la tabla Alumnos.
Ejercicio 02
Se crear un cuadro de dilogo que solicite un rango de notas para presentar la
informacin de una consulta con parmetros.
1. Creamos la consulta con dos campos: Alumno (Nombre & & ApellidoPat &
& ApellidoMat) y Promedio. Guardamos la consulta con el nombre
ConsultaNotas y lo cerramos.
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3. Para el botn Abrir Consulta, cierre el Asistente para botones de comando, luego
en el evento Al hacer clic, presione el botn , elija Generador de macros y
presione el botn Aceptar.
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Ejercicio 03
Se crear un formulario con dos subformularios, en el formulario principal se muestran
los Distritos, en el primer subformulario se muestran los Alumnos que viven en dicho
distrito y luego se muestran las notas del alumno elegido, como se muestra en la
figura:
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127
3. Seleccione la tabla Alumnos (ser parte del primer subformulario) y agregue los
campos Nombre, Apellido paterno y Apellido materno.
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8. En la vista Diseo del formulario, realice los cambios que crea conveniente y
guarde las modificaciones del formulario.
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129
2.5 INFORMES
2.5.1 Diseo de una Base de Datos: INFORMES
Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir datos.
Los informes proporcionan una manera de distribuir o archivar instantneas de los
datos, ya sea mediante su impresin, su conversin a archivos PDF o XPS, o su
exportacin a otros formatos de archivo.
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131
a) Crear un Informe
Los informes que se crean mediante estas herramientas no son compatibles con la
caracterstica Publicar en Servicios de Access. La adicin de informes de cliente a una
base de datos web no impedir que se publique la base de datos, pero los informes de
cliente no estarn disponibles en el explorador. Sin embargo, se puede usar un
informe de cliente cuando se abre la base de datos en Access.
BOTN
HERRAMIENTA
Informe
Diseo de
informe
Informe en
blanco
Asistente para
informes
Etiquetas
DESCRIPCIN
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133
b) Vistas de un Informe
1) Vista Diseo
Para crear un informe, se utiliza la vista Diseo. La visualizacin de un informe
en la vista Diseo es equivalente a trabajar en un taller rodeado de herramientas
tiles.
2) Vista preliminar
Una vez creado un informe en
vista Diseo, puede obtener una vista previa en la Vista preliminar.
la
.
En la Vista preliminar puede
ver el aspecto de un informe
cuando se imprima.
2
Utilice los botones de ficha
Vista Preliminar para ver el
informe con diferentes aumentos.
1
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134
c) Propiedades
En Microsoft Access se utilizan propiedades para determinar las caractersticas de las
tablas, consultas, campos, formularios, informes y pginas de acceso a datos.
Cada seccin y control de un formulario, informe o pgina de acceso a datos tiene
tambin propiedades. Las propiedades del control determinan su estructura, aspecto y
comportamiento, as como las caractersticas del texto o los datos que contiene.
Las propiedades se establecen mediante la hoja de propiedades.
i.
ii.
iii.
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135
d) Crear Controles
1) Controles dependientes, independientes y calculados
Un control dependiente est unido a un campo de una tabla o consulta base. En un
proyecto de Microsoft Access, un control puede estar unido a un campo de una vista o
de un procedimiento almacenado. Si el proyecto de Access est conectado a una base
de datos de Microsoft SQL Server, es posible tambin unir un control a un campo de
una funcin. Los controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizar
valores de los campos de la base de datos.
Un control independiente no tiene un origen de los datos. Puede utilizar los controles
independientes para mostrar informacin, lneas, rectngulos e imgenes.
Un control calculado utiliza una expresin como origen de los datos. Una expresin
puede utilizar datos de un campo de una tabla o consulta base de un formulario o
informe o bien datos de otro control del formulario o informe.
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136
La vista previa al informe puede servir como paso preliminar a la impresin del
documento o como punto de ajuste del mismo. Al mostrar el informe una serie de
comandos destinados a cambiar la orientacin de las pginas, mrgenes o zoom.
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138
1) Agrupar registros
Puede agrupar registros en un informe basado sobre los valores de uno o ms
campos. Por ejemplo, para ver los pedidos enviados en una fecha determinada, puede
agrupar registros segn los valores del campo Fecha-Envo y ordenar segn los
valores de los campos Pas y Compaa.
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3) Agrupar niveles
En un informe se pueden
agrupar hasta 10 campos o
expresiones. Al agrupar uno o ms campos o expresiones, Microsoft Access anida
los grupos segn su nivel de grupo. Este primer campo o expresin que utiliza
para realizar la agrupacin es el primer y ms importante nivel de grupo; el
segundo campo o expresin que utiliza para la agrupacin constituye el siguiente
nivel de grupo y as sucesivamente.
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4. Establezca
EncabezadoDelGrupo
(GroupHeader)
o
(GroupFooter) o ambos en S para crear el nivel de grupo.
5. Establezca una o ms de las propiedades de grupo siguientes:
PieDelGrupo
Nota: El informe Ventas de empleado por pas de la base de datos del ejemplo
Neptuno tiene dos niveles de grupo. Para ver este informe, seale la opcin Bases
de datos de ejemplo en el men Ayuda, haga clic en Base de datos de ejemplo
Neptuno o en Proyecto de ejemplo Neptuno de Access y, a continuacin, abra el
informe Ventas de empleado por pas en la vista Diseo.
b) Calcular Totales
1) Calcular un total o un promedio en un formulario o informe
1. Abra un informe en la vista Diseo.
2. Haga clic en la herramienta Cuadro de edicin
del cuadro de
herramientas.
3. Siga uno de estos procedimientos:
4. Para calcular un total o promedio de un grupo de registros, agregue el cuadro
de texto al encabezado del grupo o al pie de pgina del grupo.
5. Para calcular el total general o promedio de todos los registros en un informe,
agregue el cuadro de texto al encabezado o al pie de pgina del informe.
6. Seleccione el cuadro de texto y, a continuacin, haga clic en Propiedades
en la barra de herramientas.
7. En el cuadro de la propiedad OrigenDelControl (ControlSource), escriba una
expresin que utilice la funcin Suma (Sum) para calcular un total o la funcin
Promedio (Avg) para calcular un promedio.
En una base de datos de Microsoft Access (.mdbx), tambin puede hacer clic en el
botn Generar
expresin.
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Ejemplo
Notas
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subinforme
Puede utilizar el informe principal para mostrar registros detallados, como todas las
ventas de un ao, y utilizar un subinforme para mostrar informacin de resumen, como
las ventas totales de cada trimestre.
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144
d) Subformularios en un informe
Un informe principal puede incluir tantos subformularios y subinformes como se desee.
Adems, un informe principal puede contener hasta dos niveles de subformularios y
subinformes. Por ejemplo, un informe puede contener un subinforme, y ese subinforme
puede contener un subformulario o un subinforme. La tabla siguiente muestra las
posibles combinaciones de subformularios y subinformes en un informe principal.
Nivel 1
Nivel 2
Subinforme 1
Subinforme 2
Subinforme 1
Subformulario 1
Subformulario 1
Subformulario 2
Se han definido relaciones para las tablas seleccionadas o para las tablas base de
las consultas seleccionadas.
El informe principal est basado sobre una tabla con una clave principal y el
subinforme est basado sobre una tabla que contiene un campo con el mismo
nombre que la clave principal y con el mismo tipo de datos, u otro compatible. Por
ejemplo, si la clave principal de la tabla base del formulario principal es un campo
Autonumrico y tiene establecida su propiedad Tamao del campo a Entero
largo, el campo correspondiente debera ser un campo Numrico con su propiedad
Tamao del campo establecida a Entero largo. Si selecciona una o varias
consultas, las tablas base para la consulta o consultas deben cumplir las mismas
condiciones.
Nota: Los informes Ventas por categora y Ventas por ao de la base de datos de
ejemplo Neptuno utilizan subinformes. Para ver estos informes, abra la base de datos
Neptuno en la subcarpeta Ejemplos de la carpeta de programa Microsoft Office y, a
continuacin, abra el informe en la vista Diseo.
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145
f) Crear un subinforme
Si el subinforme se va a vincular al informe principal, compruebe que los orgenes del
registro base estn relacionados antes de utilizar este procedimiento.
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Notas
Actividad 06
Cree un informe de tabla de referencias cruzadas.
1. Cree una consulta de tabla de referencias cruzadas.
a. En la ventana Base de datos, haga clic en Consultas , bajo Objetos, y, a
continuacin, haga clic en Nuevo en la barra de herramientas de la ventana
Base de datos.
b. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para
consultas de referencias cruzadas y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
c. Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente. En el ltimo
cuadro de dilogo, puede seleccionar si desea ejecutar la consulta o ver la
estructura de la consulta en la vista Diseo.
Nota: Si la consulta resultante no es exactamente como desea, puede volver a
ejecutar el asistente o cambiar la consulta en la vista Diseo.
2. Abra la consulta en la vista Diseo.
3. Muestre la hoja de propiedades de la consulta haciendo doble clic en cualquier
punto fuera de la cuadrcula de diseo y fuera de las listas de campos.
4. En el cuadro de la propiedad TtulosDeColumna (ColumnHeadings), escriba los
encabezados de columnas que desea que aparezcan en el informe, separando
cada una con un punto y coma. Si un ttulo de columna contiene espacios,
escrbalo entre comillas dobles (").
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147
6. Agregue los controles para los campos que desea que aparezcan en el informe.
7. Site etiquetas para los ttulos de fila y columna en el encabezado de pgina.
8. Site cuadros de texto para los ttulos de fila y los valores de columna en la
seccin de detalle.
2.6 MACROS
2.6.1 Diseo de una Base de Datos: MACROS
Una macro es un conjunto de una o ms acciones que realiza una operacin
determinada, como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden
ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que
imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botn de comando.
Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones, o puede
ser un grupo de macros. Tambin se puede usar una expresin condicional para
determinar si se llevar a cabo una accin en algunos casos cuando se ejecute la
macro. La siguiente macro est compuesta de una serie de acciones. Microsoft Access
lleva a cabo estas acciones cada vez que se ejecuta la macro. Para ejecutar esta
macro se hace referencia al nombre de la macro Revisar Productos.
a) Qu es un grupo de macros?
Cuando se tienen muchas macros, el reunir las que estn relacionadas en grupos de
macros puede simplificar la administracin de la base de datos.
Por ejemplo, el siguiente grupo de macros, denominado
Botones, se compone de tres macros relacionadas:
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149
Cuando se ejecuta un grupo de macros, Microsoft Access las ejecuta una a una,
comenzando por la primera, hasta que encuentra una accin DetenerMacro, el
nombre de otro grupo de macros o ninguna otra accin.
Cuando guarde el grupo de macros, el nombre que especifique ser el nombre del
grupo de macros. Este nombre se muestra en la lista de macros y de los grupos de
macros en la ventana Base de datos. Cuando haga referencia a una macro en un
grupo de macro, utilice esta sintaxis:
nombregrupomacros.nombremacro
Por ejemplo, Botones.Productos se refiere a la macro Productos en el grupo de
macros Botones. En una lista de macros, tal como la lista de argumentos Nombre
de Macros de la accin EjecutarMacro, Microsoft Access presenta la macro
Productos como Botones.Productos.
d) Acciones condicionales
En algunos casos, puede desear llevar a cabo una accin o serie de acciones en una
macro solamente si se cumple una condicin concreta. Por ejemplo, si est utilizando
una macro para validar los datos de un formulario, puede desear presentar un mensaje
en respuesta a un conjunto de valores introducidos en un registro y otro mensaje en
respuesta a otro conjunto diferente de valores. En casos como estos, puede utilizar las
condiciones para controlar el flujo de la macro.
Una condicin es una expresin lgica que se evala como Verdadero/Falso o S/No.
La macro sigue trayectorias diferentes dependiendo de si la condicin es verdadera o
falsa.
Cuando ejecuta la macro, Microsoft Access evala la primera expresin condicional. Si
la condicin es verdadera, Microsoft Access lleva a cabo la accin en esa fila y
cualquiera de las acciones inmediatamente posteriores que vayan precedidas por
puntos suspensivos (...) en la columna Condicin.
Microsoft Access ejecuta entonces cualquier accin adicional en la macro que tenga
una columna de Condicin en blanco, hasta que alcance otra expresin, un nombre
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e) Argumentos de accin
Los argumentos de accin son datos adicionales necesarios para algunas acciones de
macro, por ejemplo, el objeto que se ver afectado por la accin o las condiciones
especiales en las que la accin se ejecuta. Despus de agregar una accin a una
macro se establecen los argumentos de la accin en la parte inferior de la ventana
Macro. Estos argumentos dan a Microsoft Access informacin adicional sobre cmo
llevar a cabo la accin.
Sugerencias para establecer argumentos de accin:
en la barra de herramientas.
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DCont("[IdPedido]", "Pedidos")>35
DCont("*", "Detalles de pedido",
"[IdPedido]=Forms![Pedidos]![IdPedi
do]")>3
[FechaEnvo] Between #2-Feb2001# And #2-Mar-2001#
Forms![Productos]![UnidadesEnStoc
k]<5
EsNulo([Nombre])
[Pas]="UK" And
Forms![TotalVentas]![TotalPedidos]>
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registros
pginas
de
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b.
c.
d.
e.
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2.
3.
4.
5.
en la barra de herramientas.
en la
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Para ejecutar directamente una macro desde la ventana Macro, haga clic en
Ejecutar
en la barra de herramientas.
Para ejecutar una macro desde la ventana Base de datos, haga clic en Macros
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Actividades 07
Ejercicio 01
En algunas circunstancias, podra resultar conveniente utilizar reglas de validacin que
dependan de condiciones complejas y, a continuacin, realizar distintas acciones
segn esas condiciones. Por ejemplo, puesto que cada pas tiene sus propias reglas
para los cdigos postales, una base de datos que almacena cdigos postales de
muchos pases no puede utilizar una sola regla de validacin para asegurar que el
cdigo postal se introduce correctamente.
Sin embargo, puede crear una macro que compruebe qu pas o regin se introduce
en el control Pas y, a continuacin, comprobar que el valor introducido en el control
CdPostal tiene las caractersticas correctas para ese pas o regin.
En primer lugar, cree una macro que muestre distintos mensajes segn el valor del
control Pas y la longitud de la entrada en el control CdPostal.
Si el pas es Francia y el cdigo postal no
tiene una longitud de cinco caracteres ...
... la macro muestra este mensaje.
Despus, abra el formulario que contiene los controles en vista Diseo y establezca la
propiedad de evento AntesDeActualizar (BeforeUpdate) del formulario al nombre de
la macro. Utilice la propiedad del formulario en lugar de la propiedad del control, ya
que en la validacin intervienen dos controles distintos del formulario.
Cuando utilice el formulario para agregar un nuevo proveedor, Microsoft Access
ejecutar la macro de validacin cuando termine de introducir el nuevo registro, pero
antes de guardar el registro en la tabla Proveedores. Si no se cumple una de las
condiciones, Access muestra el mensaje correspondiente y no guarda el registro en la
tabla Proveedores.
Ejercicio 02
Se puede crear un procedimiento de evento que compruebe qu pas o regin se
escribe en el control Pas y, a continuacin, que compruebe si el valor escrito en el
control CdPostal tiene las caractersticas correctas para ese pas o regin.
En primer lugar, abra el formulario que contiene los controles en la vista Diseo. A
continuacin, agregue el cdigo de Visual Basic siguiente al procedimiento de evento
BeforeUpdate del formulario para mostrar distintos mensajes segn el valor del control
Pas y la longitud de la entrada en el control CdPostal.
Nota: Agregue el cdigo de Visual Basic al procedimiento de evento BeforeUpdate
para el formulario, no para el control, ya que en la validacin intervienen dos controles
distintos en el formulario.
Private Sub Form_BeforeUpdate(Cancel As Integer)
Select Case Me![Country]
Case "France"
If Len(Me![PostalCode]) <> 5 Then
MsgBox "PostalCode must be 5 characters."
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Cancel = True
End If
Case "Japan"
If Len(Me![PostalCode]) <> 3 Then
MsgBox "PostalCode must be 3 characters."
Cancel = True
End If
End Select
End Sub
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UNIDAD DE
APRENDIZAJE
Integracin entre
Access y Excel
LOGROS DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE
TEMARIO
ACTIVIDADES PROPUESTAS
Los alumnos insertan funciones de las diferentes categoras, de tal modo que se
utilicen para crear cuadros, reportes, estadsticas con informacin confiable.
Los alumnos insertan frmulas con funciones anidadas.
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162
Microsoft Query
Puede utilizar Microsoft Query para recuperar datos
de orgenes externos. Si utiliza esta herramienta para
recuperar datos de las bases de datos y de los
archivos corporativos, no es necesario que vuelva a
escribir los datos que desea analizar en Excel.
Tambin, puede actualizar los informes y resmenes
de Excel automticamente de la base de datos de
origen inicial siempre que la base de datos se
actualice con informacin nueva.
Con Microsoft Query, puede conectar con orgenes de datos externos, seleccionar
datos de esos orgenes externos, importar datos a la hoja de clculo y actualizar los
datos segn sea necesario para mantener los datos de la hoja de clculo
sincronizados con los datos de los orgenes externos.
Es posible recuperar datos de varios tipos de bases de datos, incluidos Microsoft
Office Access, Microsoft SQL Server y los servicios OLAP de Microsoft SQL Server.
Tambin puede recuperar datos de libros de Excel y de archivos de texto.
Microsoft Office facilita controladores que pueden utilizarse para recuperar datos de
los siguientes orgenes de datos:
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Cuando utilice Microsoft Query para establecer un origen de datos, asigne un nombre
al origen de datos y, a continuacin, proporcione el nombre y la ubicacin de la base
de datos, el tipo de base de datos y la informacin de inicio de sesin y la contrasea.
En esta informacin, tambin, se incluye el nombre de un controlador OBDC o un
controlador del origen de datos, que es un programa que realiza conexiones con un
tipo de base de datos determinado.
Para el siguiente ejemplo, se utilizar la base de datos en Access llamada Neptuno:
1) Abra un nuevo libro.
2) Haga clic en el comando De otras fuentes, en el grupo Obtener datos externos de la
ficha Datos.
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164
4) Elija la opcin Nuevo origen de datos y, luego, haga clic en el botn Aceptar.
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167
4) Transfiera todos los campos de la tabla Clientes haciendo clic en el botn >.
Luego, haga clic en el botn Siguiente.
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6) Elija el campo NombreCompaa para ordenar la lista de datos. Luego, haga clic
en el botn Siguiente.
7) Active la opcin Devolver datos a Microsoft Office Excel. Luego, haga clic en el
botn Finalizar.
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Excel se tomar unos segundos para procesar y luego, mostrar un resultado similar
al siguiente:
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171
7) Elija el campo Pas para ordenar la lista de datos. Luego, haga clic en el botn
Siguiente.
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3.1.3. Solver
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Solver ajusta los valores de las celdas variables que se especifiquen, denominadas
celdas cambiantes, para obtener el resultado especificado en la frmula de la celda
objetivo.
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Ejercicio 3
Escriba la siguiente informacin de notas del curso de Software para los Negocios
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3. Si se desea obtener un promedio final de 15, cul ser la nota del examen final
teniendo en cuenta que debe ser superior a 14?
Respuesta.- ___________.
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ACTIVIDAD 08:
Utilice la base de datos Neptuno para resolver los siguientes ejercicios en un archivo
nuevo:
1. Abrir un libro nuevo y asigne como nombre al archivo por ACTIVIDAD08
2. En la Hoja1, obtenga la informacin de la tabla Productos cuyo precio est entre
80 y 120. Ordene la lista por el campo precio en forma ascendente.
3. En la Hoja2, obtenga toda la informacin de la tabla Clientes cuyo pas sea
cualquiera de los tres siguientes: Alemania, Blgica, Francia y Austria.
4. En la Hoja3, utilizando la informacin de las tablas Categoras, Pedidos, Detalle de
Pedido y Producto, muestre un listado de productos que pertenezcan a la
categora Bebidas. nicamente, liste los siguientes campos: IdPedido,
NombreProducto, PrecioUnidad y NombreCategora.
5. En la Hoja4, cree la siguiente tabla dinmica utilizando los datos de la tabla
Pedidos.
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R ESUMEN
En Excel, una base de datos es un listado de datos relacionados entre s donde
las columnas reciben el nombre de campos y las filas registros.
El trabajo con las bases de datos de Excel se simplifica si se define un nombre
para el rango de la lista. Recuerde que para definir un nombre debe seleccionar el
rango de celdas y escribir el nombre del rango en el cuadro de nombres. No olvide
presionar la tecla ENTER, porque de lo contrario el nombre del rango no se
definir.
La validacin de los datos a ingresar en una base de datos requieren que,
previamente, se escriba una lista de datos o que se establezcan condiciones de
validacin.
Utilice la tecla de funcin F3 para elegir el nombre del rango que se necesite y la
tecla F9 para actualizar los datos en la ventana.
http://office.microsoft.com/es-hn/excel-help/video-crear-una-lista-desplegableVA101850355.aspx
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