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UNIVERSIDADE DO PORTO

FACULDADE DE LETRAS
DEPARTAMENTO DE CINCIAS E TCNICAS DO PATRIMNIO

SPECTRUM: uma norma de gesto de colees para os museus portugueses

Alexandre Manuel Ribeiro Matos

Doutoramento em Museologia
Orientador: Prof. Doutor Rui Manuel Sobral Centeno

Porto
2012

Apoio
Programa de Bolsas de Doutoramento em Empresa
Fundao para a Cincia e Tecnologia
Referncia da bolsa SFRH/BDE/33815/2009

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Aos meus filhos Ins e Joo

iii

iv

Agradecimentos
A concluso deste trabalho no teria sido possvel sem o apoio e contributo de diversas entidades e pessoas
que importa aqui reconhecer e agradecer.
Desde logo ao Prof. Doutor Rui Centeno, orientador desta tese, pela forma exigente e crtica com que
acompanhou o desenvolvimento deste projeto. O seu contributo, atravs de conselhos e vrias discusses
sobre o tema, e interesse manifestado foi essencial para a concluso deste trabalho.
Ao orientador na empresa, Dr. Fernando Cabral, pelo estmulo, perseverana, interesse, conhecimento,
crticas e, acima de tudo, amizade, sem os quais no seria possvel a concretizao deste trabalho.
Ao Museu da Cincia da Universidade de Coimbra, objeto de estudo do presente trabalho, e sua direo
pelo interesse e acolhimento deste projeto, com uma referncia especial ao Prof. Doutor Paulo Gama Mota e
ao Prof. Doutor Pedro Casaleiro pela disponibilidade e confiana manifestadas.
A toda a equipa do Museu da Cincia da Universidade de Coimbra fica tambm o nosso reconhecimento, no
entanto, pelo papel determinante que tiveram no presente trabalho, no podemos deixar de agradecer, em
particular, Dr. Maria do Rosrio Martins, pelo tempo, ajuda e amizade, e ao Dr. Gilberto Pereira pelo
apoio e interesse.
Collections Trust, ao seu CEO Nick Poole, ao Gordon McKenna e Alex Dawson, devido um
agradecimento especial pelo apoio e confiana e pelo interesse neste projeto.
empresa Sistemas do Futuro que tem sabido, ao longo dos anos, apoiar e investir na formao dos seus
quadros e que permitiu a realizao deste trabalho em contexto empresarial.
Fundao para a Cincia e Tecnologia pelo apoio financeiro atravs do Programa de Bolsas de
Doutoramento em Empresa.
Ao Ado Santos, Armindo Dias, Antnio Almeida, Hugo Mesquita, Maria van Zeller, Natlia Jorge e Snia
Guedes, colegas e amigos, pela inexcedvel ajuda que foram ao longo destes trs anos.
A todos os colegas de profisso pelo que me tm ensinado ao longo do anos.
Aos amigos pelo apoio e pelo papel especial que tm na minha vida.
A toda a famlia, em especial aos Pais, Irmos, Sogros e Cunhados, pelo estmulo e exemplo e pelo
importante contributo na concluso de mais esta etapa. tia Milai e ao tio Z, que j partiram, fica um
agradecimento especial por terem sempre acreditado em mim.
Sandra pela reviso e leitura do texto, mas principalmente pelo amor e estmulo e por ser uma me sem
igual.
E, por fim, Ins e ao Joo pelo mimo, ateno e amor que me do. O esforo e empenho que coloquei neste
trabalho so inteiramente dedicados a vocs.
A todos muito obrigado!

vi

Resumo
A gesto do patrimnio cultural guarda dos museus portugueses exige a ateno dos seus
responsveis e dos organismos estatais que definem a poltica museolgica nacional. O elevado
nmero de museus e o aumento assinalvel de bens culturais que aqueles tm vindo a incorporar,
bem como as mudanas significativas que o sector museolgico sofreu nas ltimas dcadas,
obrigam estas instituies e os seus profissionais a procurar os meios mais eficientes para realizar
tarefas estruturantes da sua actividade: documentar e gerir as suas colees. O SPECTRUM - The
UK Museum Collections Management Standard tem vindo a afirmar-se, na comunidade
museolgica internacional, como uma das mais eficientes e bem elaboradas normas de
procedimentos para gesto de colees. O sucesso do processo de internacionalizao desta norma,
assim o comprova.

Neste sentido, com este trabalho procuramos verificar a pertinncia e vantagens daquela norma para
os museus portugueses e para o relevante trabalho de digitalizao, documentao e gesto dos
acervos que a maioria tem em curso h alguns anos. Conhecendo as dificuldades existentes, no que
diz respeito aos recursos humanos e financeiros destas instituies, nossa pretenso disponibilizar
uma ferramenta que, sendo simples de utilizar, sirva a preparao e execuo da gesto do
patrimnio museolgico.

Este documento resulta de trs trabalhos que empreendemos nesse sentido. A traduo e adaptao
do SPECTRUM realidade e contexto legal nacionais, a verificao da compatibilidade da norma,
atravs do estudo de caso da sua aplicao no Museu da Cincia da Universidade de Coimbra e a
adaptao e construo de um sistema de gesto de colees compatvel com aquela norma em
colaborao com a empresa Sistemas do Futuro.

Palavras-chave: Normalizao em Museus; Procedimentos de gesto de colees; Gesto de colees; Sistemas de


Informao em Museus; SPECTRUM.

vii

viii

ndice de ilustraes
Ilustrao 1 - Exemplo de diagrama de fluxo de trabalho SPECTRUM ......................................... 118
Ilustrao 2 - SPECTRUM e PAS 197:2009 ................................................................................... 121
Ilustrao 3 - Incio do procedimento de Controlo de Inventrio .................................................... 173
Ilustrao 4 - Modelo de dados da Sistemas do Futuro ................................................................... 269
Ilustrao 5 - Esquema de estrutura de dados utilizada pela Sistemas do Futuro ............................ 271
Ilustrao 6 - Modelo de dados da Sistemas do Futuro com a incluso dos procedimentos
SPECTRUM..................................................................................................................................... 283
Ilustrao 7 - Prottipo do Procedimento Pr-entrada com a representao dos seus primeiros passos
.......................................................................................................................................................... 285
Ilustrao 8 - Primeiro passo do procedimento de Pr-entrada acedido atravs da hiperligao do
diagrama ........................................................................................................................................... 286
Ilustrao 9 - Passos finais do procedimento de Pr-entrada ........................................................... 287
Ilustrao 10 - Primeiro ecr do prottipo do Procedimento de Entrada de objetos ....................... 288
Ilustrao 11 - Prottipo com informao introduzida .................................................................... 289
Ilustrao 12 - Ecr com o passo final do procedimento de Entrada de objetos.............................. 289
Ilustrao 13 - Ecr do prottipo do procedimento de Entrada de objetos com hiperligao para os
procedimentos relacionados ............................................................................................................. 290
Ilustrao 14 - Ecr do prottipo com a utilizao das Tabelas Auxiliares para o controlo de
terminologia ..................................................................................................................................... 291
Ilustrao 15 - Modelo de funcionamento dos procedimentos no In patrimonium.Net ................... 294

ix

ndice de Tabelas
Tabela 1 - Nmero de objetos e espcimes das colees da Universidade de Coimbra .................. 216
Tabela 2 - Nmero de objetos inventariados em Julho de 2012 confrontando com a estimativa das
colees ............................................................................................................................................ 217
Tabela 3 - Nmero de registos existentes nos grupos de informao especfica por coleo ......... 221
Tabela 4 - Correspondncia das tarefas do In patrimonium com a estrutura dos Requisitos de
Informao do SPECTRUM ............................................................................................................ 274
Tabela 5 - Representao das quatro reas do processo de mapeamento de dados RIS - ESF........ 275
Tabela 6 - ndice de compatibilidade entre a RSI e a ESF .............................................................. 279

xi

xii

Lista de abreviaturas
AAM - American Association of Museums
AAT - The Art & Architecture Thesaurus
AITF - Art Information Task Force
API - Application Programming Interface
APOM - Associao Portuguesa de Museologia
ASP - Active Server Pages
BDE - Bolsas de Doutoramento em Empresas
BPEE - Business Process Execution Engines
BPM - Business Process Models
BPMN - Business Process Model and Notation
BSI - British Standards Institution
CAM - Centro de Arte Moderna - Jos de Azeredo Perdigo
CBPS - Committee on Best Practices and Standards
CCO - Cataloging Cultural Objects
CDBP - Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales
CDWA - Categories for the Description of the Works of Art
CDWA Lite - Categories for the Description of the Works of Art - Lite
CER.ES - Colecciones en Red
CHIN - Canadian Heritage Information Network
CIDOC - International Committee for Documentation
CIDOC CRM - CIDOC Conceptual Reference Model
CILIP - Chartered Institute of Library and Information Professionals
CIMI - Consortium for the Computer Interchange of Museum Information
CITES - Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora
CONA - The Cultural Objects Name Authority
CRM - CIDOC Conceptual Reference Model
xiii

CRM SIG - Conceptual Reference Model - Special Interest Group


CT - Collections Trust
DCTP - Departamento de Cincias e Tcnicas do Patrimnio
DGPC - Direo Geral do Patrimnio Cultural
DIBAM - Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos
EAD - Encoded Archival Description
ESF - Estrutura de dados da Sistemas do Futuro
FLUP - Faculdade de Letras da Universidade do Porto
GRIPHOS - General Retrieval and Information Processor for Humanities Oriented Studies
HTML - HiperText Markup Language
ICA - International Council of Archives
ICHIM - Interconnectivity and Hypermedia in Museums
ICOM - International Council of Museums
ICRH - Institute for Computer Research in the Humanities
IFLA - International Federation of Library Associations and Institutions
IIS - Institute of Information Scientists
IMC - Instituto de Museus e Conservao
IPM - Instituto Portugus de Museus
IRGMA - Information Retrieval Group da MA
ISAD(G) - General International Standard Archival Description
ISO - International Standards Organization
LAUK - Library Association
LIDO - Lightweight Information Describing Objects
MA - Museums Association
MAD II - Manual of Archive Description (2 edio)
MARC - Machine Readable Cataloging
MCG - Museu Calouste Gulbenkian
MCN - Museum Computer Network
xiv

MDA - Museum Documentation Association


MLA - Museums, Libraries, Archives Council
MODES - Museum Object Data Entry System
MODS - Metadata Object Description Schema
MPI - Museum Process Implementation
MUA - MODES User Association
OAI - Open Archives Initiative
OAI-PHM - Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting
POC - Programa Operacional para a Cultura
RIS - Requisitos de informao SPECTRUM
RNBP - Rede Nacional de Bibliotecas Pblicas
RPM - Rede Portuguesa de Museus
SF - Sistemas do Futuro
SGML - Standard Generalized Markup Language
SHIC - Social History and Industrial Classification
SIGEC - Sistema Informativo Generale del Catalogo
SOP - Standard Operating Procedures
SQL - Structured Query Language
SSAR(CPF) - International standard archival authority record for corporate bodies, persons and
families
SUR - Sistema Unificado de Registro
TGN - The Getty Thesaurus of Geographic Names
TIC - Tecnologias da Informao e da Comunicao
UC - Universidade de Coimbra
ULAN - The Union List of Artist Names
URL - Uniform Resource Locator
VRA - Visual Resources Association
XML - eXtensible Markup Language
XML DTD - eXtensible Markup Language Document Type Definition
xv

xvi

ndice
AGRADECIMENTOS .................................................................................................................................................... V
RESUMO ....................................................................................................................................................................... VII
NDICE DE ILUSTRAES ....................................................................................................................................... IX
NDICE DE TABELAS ................................................................................................................................................. XI
LISTA DE ABREVIATURAS ................................................................................................................................... XIII
NDICE ....................................................................................................................................................................... XVII
1.

INTRODUO ....................................................................................................................................................... 1

2.

DO OBJETO GESTO DA COLEO ........................................................................................................ 19

3.

O PONTO DE SITUAO INTERNACIONAL ............................................................................................... 29


3.1.
A DOCUMENTAO DE COLEES .................................................................................................................. 32
3.2.
AS INSTITUIES RELEVANTES ....................................................................................................................... 39
3.2.1. O CIDOC - Comit Internacional para a Documentao do ICOM ......................................................... 39
3.2.2. O importante contributo da Amrica do Norte.......................................................................................... 48
3.2.3. A Museum Documentation Association ................................................................................................... 56
3.3.
O RESTANTE PANORAMA NORMATIVO ............................................................................................................ 59
3.4.
OUTROS CASOS DE MBITO NACIONAL ........................................................................................................... 61
3.4.1. Itlia ..................................................................................................................................................... 62
3.4.2. Holanda ................................................................................................................................................ 63
3.4.3. Espanha ................................................................................................................................................ 64
3.4.4. Chile ..................................................................................................................................................... 69

4.

O CASO PORTUGUS ........................................................................................................................................ 73


4.1.
4.2.
4.3.

O PAPEL DA REDE PORTUGUESA DE MUSEUS ................................................................................................. 77


O MATRIZ E A CRIAO DE NORMAS PARA A DOCUMENTAO ...................................................................... 80
A LEI-QUADRO DE MUSEUS E A DOCUMENTAO .......................................................................................... 85

5.

A COMPLEXIDADE NORMATIVA NOS MUSEUS....................................................................................... 91

6.

UMA NORMA PARA A GESTO DAS COLEES ..................................................................................... 97


6.1.
6.2.

BREVE HISTRIA DO SPECTRUM ............................................................................................................... 102


O SPECTRUM ............................................................................................................................................ 110
6.2.1. O SPECTRUM 3.2 ............................................................................................................................. 115
6.2.2. O SPECTRUM 4.0 ............................................................................................................................. 117
6.2.3. A escolha entre duas verses. ............................................................................................................. 122
6.2.4. Utilizao e implementao do SPECTRUM .................................................................................... 123
6.2.5. Os procedimentos do SPECTRUM .................................................................................................... 126
6.2.5.1.
Pr-entrada (Pre-entry procedure) ............................................................................................ 127
6.2.5.2.
Entrada de objeto (Object Entry) .............................................................................................. 128
6.2.5.3.
Emprstimos - Entrada (Loans in) ............................................................................................ 131
6.2.5.4.
Incorporao (Acquisition) ....................................................................................................... 133
6.2.5.5.
Controlo de inventrio (Inventory control) ............................................................................... 135
6.2.5.6.
Controlo de localizao e movimentos (Location and movement control) .............................. 136
6.2.5.7.
Transporte (Transport) .............................................................................................................. 138
6.2.5.8.
Catalogao (Cataloguing) ....................................................................................................... 140
6.2.5.9.
Verificao e Avaliao tcnica do estado de conservao (Object condition checking and
technical assessment) ................................................................................................................................ 142
6.2.5.10. Preservao e conservao das colees (Conservation and collections care) ......................... 144
6.2.5.11. Gesto de riscos (Risk management) ........................................................................................ 146

xvii

6.2.5.12. Gesto de seguros e indemnizaes (Insurance and indemnity management) .......................... 148
6.2.5.13. Controlo de avaliao (Valuation control) ................................................................................ 149
6.2.5.14. Auditoria (Audit) ...................................................................................................................... 150
6.2.5.15. Gesto de direitos (Rights management) .................................................................................. 152
6.2.5.16. Utilizao das colees (Use of collections) ............................................................................ 154
6.2.5.17. Sada do objeto (Object exit) .................................................................................................... 156
6.2.5.18. Emprstimos - sada (Loans out) .............................................................................................. 158
6.2.5.19. Perda e danos (Loss and damage) ............................................................................................. 162
6.2.5.20. Desincorporao e alienao das colees (Deaccession and disposal) ................................... 164
6.2.5.21. Documentao retrospectiva (Retrospective documentation) ................................................... 165
6.2.6. Os requisitos de informao ............................................................................................................... 168
7.

TRS CAMINHOS: UM OBJETIVO. ............................................................................................................. 177


7.1.

O PROJETO DE TRADUO E ADAPTAO DO SPECTRUM EM PORTUGAL .................................................. 180


7.1.1. O SPECTRUM em Portugal .............................................................................................................. 184
7.1.2. A traduo do SPECTRUM ............................................................................................................... 187
7.1.3. Adaptao do SPECTRUM-PT realidade portuguesa ..................................................................... 192
7.2.
O MUSEU DE CINCIA E O SPECTRUM ....................................................................................................... 196
7.2.1. As colees da Universidade de Coimbra - histria da sua digitalizao .......................................... 199
7.2.2. O estado atual da digitalizao das colees da UC........................................................................... 211
7.2.3. O Museu da Cincia e a utilizao do SPECTRUM .......................................................................... 227
7.2.3.1.
Preparao ................................................................................................................................ 228
7.2.3.2.
Implementao ......................................................................................................................... 233
7.2.3.3.
Utilizao do SPECTRUM atravs dos Sistemas de Gesto de colees ................................. 237
7.3.
O SPECTRUM NA SISTEMAS DO FUTURO ................................................................................................... 238
7.3.1. Breve histria da Sistemas do Futuro ................................................................................................. 240
7.3.2. O projeto de investigao na Sistemas do Futuro .............................................................................. 253
7.3.2.1.
O projeto interno ....................................................................................................................... 255
7.3.2.2.
O projeto externo ...................................................................................................................... 260
7.3.3. A adaptao das aplicaes SF ao SPECTRUM ................................................................................ 263
7.3.3.1.
Os requisitos de informao do SPECTRUM e a estrutura de dados SF .................................. 268
7.3.3.2.
A utilizao dos procedimentos SPECTRUM no In patrimonium.Net .................................... 279
8.

CONCLUSO ..................................................................................................................................................... 295

BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................................................................... 311

xviii

1.Introduo

O presente trabalho reflete uma preocupao, que tem vindo a ser constante no percurso acadmico
e profissional que vimos fazendo na rea dos museus, em relao documentao e gesto das
colees: a criao e utilizao de normas relativas estrutura de dados, procedimentos e
terminologia a usar pelos profissionais do setor enquanto elemento essencial para o
desenvolvimento de um trabalho eficiente e capaz de responder a requisitos de certificao e
qualidade.

A documentao em museus tem sido, ao longo dos tempos, um assunto da maior importncia para
os seus profissionais. uma condio fundamental para a salvaguarda dos tesouros que ficam
guarda de qualquer instituio.

Antes at de se poder falar em Museu, no sentido que hoje damos palavra, quando se reuniam
colees de smbolos de poder ou de determinada religio ou culto, como acontecia nas civilizaes
pr-clssicas e clssicas, os responsveis criavam listas e formas de identificao desses objetos
com o intuito de os salvaguardar e de cuidar da informao relevante sobre os mesmos: quem os
ofereceu, quem simbolizavam, a que culto respondiam, por que os tinham oferecido, etc. (MARN
TORRES, 2002) Esta preocupao foi continuada tambm pela igreja em diversos momentos da sua
histria com os inventrios que foram sendo criados, embora pontualmente, em algumas catedrais e
igrejas para referenciao dos objetos que as adornam. Mara Teresa Marn Torres aponta isso
mesmo no brilhante trabalho publicado em 2002 sobre a histria da documentao museolgica
(MARN TORRES, 2002), com a transcrio do prlogo do inventrio da Abadia de Saint-Denis e
de alguns outros excertos que nos indicam dados como o valor e forma de aquisio de alguns dos
objetos.

Tambm desde cedo, os primeiros gabinetes de curiosidades, como ento se chamavam, criaram
formas de identificar e registar informao sobre os objetos que acumulavam com o objetivo de
melhorar o ensino, nomeadamente em disciplinas como a medicina, atravs de catlogos ilustrados
como o Catlogo de Worm1 que serviu de manual de histria natural na poca (MARN TORRES,
2002). A mesma forma era utilizada por nobres e reis que pretendiam ver as suas colees
catalogadas, como smbolo de riqueza, prestgio e poder. o caso, tambm mencionado por Torres
(2002), do catlogo do Cabinet du Roi criado com o intuito de difundir, em Frana e atravs dos
seus embaixadores nas mais importantes cortes europeias, la gloria del Rey Sol.

Olef Worm (1588-1655) foi um mdico e colecionador dinamarqus cujo catlogo da sua coleo, o clebre Musei
Wormiani Historia, foi publicado na cidade de Leiden em 1655 j aps a sua morte.

S mais tarde, nos finais do sc. XVIII, com o advento do museu moderno, fruto da nova sociedade
nascida da revoluo Francesa e da disseminao dos seus valores pelo mundo ocidental, e com a
criao de colees que refletiam esta nova forma de pensar o mundo, racionalizando e
sistematizando o conhecimento, que a necessidade de novas formas de catalogao se tornou
premente. Nesta altura, as colees comearam a ser reunidas de forma pensada e estruturada, com
objetivos preestabelecidos e como resposta a necessidades bastante especficas de ensino, de
promoo social ou, simplesmente, estticas. Estas circunstncias estiveram na origem da criao
de sistemas de classificao taxonmica2 (antes existiam apenas catlogos ilustrados, sem nenhuma
organizao especfica) para satisfazer as exigncias de um tempo onde a primazia da razo
dominava a construo do conhecimento e, a par, a forma de organizao dos museus e a
construo das suas colees. nesta altura, coeva com a criao de grandes Museus como o
British, o Louvre ou o Museu do Vaticano, que conhecemos os primeiros catlogos produzidos com
base em estudos desenvolvidos de arte, arquitetura, filosofia, esttica, cincia, ou mesmo em
tratados sobre a forma de organizar e sistematizar as colees (MARN TORRES, 2002). Foi o
tempo de tomada de conscincia da importncia da documentao e inventariao do patrimnio
para a sua preservao.

O aumento das colees e a sua nova organizao originaram novos meios de controlo interno, os
primeiros sistemas de documentao manual, criados para responder s necessidades das pessoas e
instituies encarregues das colees. Estes meios de controlo, inventrios criados em formato de
livro e mais tarde organizados por fichas, permitiam a recuperao de informao, ainda que de
forma demorada, por artista, materiais, tipo de objeto, classificao, etc. facto que sugere o
aparecimento dos primeiros mtodos de documentao manual, segundo Marn Torres (2002).

A este despertar da conscincia de preservao, decorrente da sedimentao do conhecimento que


os catlogos (internos e os publicados pelas mais diversas razes) proporcionaram, seguiu-se a
perceo, ao longo do sc. XIX, com particular premncia na sua segunda metade, da
imprescindibilidade desta funo para a gesto das colees e dos museus que as detinham. Tanto
assim foi que, como nos reporta ainda Torres, na parte final deste sculo se lleg a pensar en su
normalizacin tanto estatal para los museos de la rbitra europea, como con estudios y
reglamentaciones por parte de asociaciones de museos o asociaciones profesionales en el mundo
anglosajn. Pero sobre todo se habla de normalizacin a partir de la segunda mitad del siglo,

Como o caso da classificao taxonmica criada Carolus Linnaeus e publicada na obra Systema Naturae e que na
sua 10 edio teve um impacto definitivo na forma como ainda hoje classificamos as espcies naturais.

siendo la primera mitad una etapa todava de formacin y consolidacin. (MARN TORRES,
2002: 175).

O simples facto de se verificar a preocupao com uma sistematizao do prprio ato de


documentar as colees, prevendo a normalizao em termos de gesto documental das colees,
denota uma importante evoluo no pensamento dos profissionais do setor durante aquele perodo.
No entanto, os meios no facilitavam a prtica. Estes inventrios continuaram a ser criados e
mantidos nos meios disponveis altura (livros de cadastro, fichas de inventrio manuscritas e
constantemente rasuradas com as alteraes e atualizaes de informao). Pese embora fossem
timos poca, estes instrumentos acarretavam enormes dificuldades no que diz respeito
pesquisa, atualizao e partilha de informao dentro e fora do museu. Normalmente eram cpias
nicas e mantidas por uma nica pessoa, normalmente o conservador de determinada coleo, com
acesso restrito por imposio do meio (papel), mas tambm pela comum juno a existente de
informao do foro privado da instituio (museu) com informao no classificada que podia ser
acessvel sem grande preocupao com a privacidade dos dados 3. Durante longos anos esta foi a
realidade dos museus e dos seus inventrios e documentao.

Com a chegada e democratizao dos meios tecnolgicos que caracterizam o mundo


contemporneo ocorreu uma verdadeira revoluo. No sculo XX, tendo em conta o
desenvolvimento na rea das tecnologias e comunicaes, por causa e aps as duas guerras
mundiais, as mudanas operaram-se a uma velocidade sem igual. Em pouco tempo, apenas algumas
dcadas, passamos de sistemas muito complexos, caros e inacessveis maior parte dos museus,
para sistemas simples, baratos e acessveis, disseminados por todo o mundo ocidental. Hoje temos
capacidade de processamento no bolso dos nossos casacos que h quatro dcadas s era possvel em
mainframes. No mesmo tempo a sociedade, alertada pelas consequncias das guerras mundiais,
tomou conscincia da necessidade da salvaguarda do patrimnio atravs do seu registo e
documentao.

A era da Informao, e da democratizao da procura do conhecimento, confronta os museus,


detentores de uma parte importante da cultura material humana, com novas formas de trabalho e
novas metodologias impostas pelos meios informticos.

Uma oportunidade de pesquisa sobre a Histria da Documentao em Museus seria a confrontao entre os catlogos
pblicos e os registos documentais internos dos museus com o objetivo de percecionar as diferenas (qualitativas e
quantitativas) existentes em termos de informao.

Por outro lado, o aparecimento de novos museus pblicos e privados, o aumento das suas colees,
a preocupao com a salvaguarda do patrimnio cultural e natural, a crescente preocupao com
novos formatos de patrimnio, como o industrial (fruto da Revoluo Industrial), a conscincia da
importncia da cultura imaterial, entre outros, fazem com que os museus e a museologia evoluam
significativamente no que diz respeito aos processos de registo e documentao das suas colees.

Atualmente, os museus produzem informao que utilizam de distintas formas, sendo as mais
relevantes:
a gesto interna das colees e do museu;
a investigao interna e externa sobre as colees e temas com elas relacionados, sendo
aqui tratados como centros de documentao;
a segurana e preservao do patrimnio cultural, natural e imaterial, no qual se inclui a
luta contra o trfico ilcito de bens culturais;
a divulgao e comunicao da informao produzida em diversas plataformas.
Esta utilizao resulta da conjugao dos fatores de oferta (de novos meios tecnolgicos) e de
procura (temos agora uma sociedade vida por informao), e tambm das novas metodologias de
trabalho que a comunidade museolgica criou e colocou ao dispor do museu (MARN TORRES,
2002: 296).

, portanto, fcil afirmar que a introduo de sistemas informatizados nas tarefas de documentao
foi uma verdadeira revoluo. A partir do momento em que os museus comearam a usar os
recursos informticos disponveis (gesto da informao atravs de bases de dados de informao
sobre as colees), um novo mundo, literalmente, ficou disposio dos profissionais que
asseguram esta tarefa. A importncia da introduo deste meio nos museus refletida na criao de
categorias profissionais que at ento no existiam no meio museolgico, de que os registars so
um perfeito exemplo (SEMEDO, 2005).

A par temos outro contributo importante que o desenvolvimento da Cincia da Informao e a sua
intromisso, positiva, nos mtodos e meios que os museus passam a dispor. Como em tantos
outros casos, esta uma cincia com que a museologia se cruza com sucesso, ainda que moderado,
em Portugal (SILVA; RIBEIRO, 2002).

Chegados a este ponto, temos as bases operacionais para que a documentao dos museus sofra
mudanas radicais e se distancie, de uma vez por todas, dos processos pouco teis e morosos,

seguidos durante dcadas pelos museus, refletindo seriamente sobre o grande desafio que esta
matria apresenta.

Boa parte do trabalho que temos desenvolvido ao longo do tempo nesta rea do conhecimento, e
que teve como fruto a dissertao de mestrado em museologia que defendemos em 2007 na
Faculdade de Letras da Universidade do Porto (MATOS, 2007), visa melhorar a forma como os
museus portugueses documentam e gerem as suas colees, refletindo sobre as normas de estrutura
de dados e dotando as ferramentas tecnolgicas de respostas capazes e seguras aos problemas
levantados pelo inventrio, catalogao e gesto do patrimnio cultural e natural.

Nesse trabalho analisamos com especial cuidado as questes decorrentes da escolha de uma
estrutura de dados capaz e adequada s necessidades da maior parte dos museus, e que, ao mesmo
tempo, pudesse ser referncia para uma participao, correta e amplamente difundida, do processo
de inventrio e documentao das colees na certificao de qualidade de museus.
Em Portugal a creditao de museus, entendida como a avaliao e [no] reconhecimento oficial da
sua qualidade tcnica4, gerida pela Rede Portuguesa de Museus (RPM) desde 2000, data em que
esta estrutura de misso foi originariamente criada5 na dependncia direta do ento Instituto
Portugus de Museus6 (IPM). A instruo do processo de credenciao est atualmente dependente
da entrega de um formulrio, aprovado pelo Despacho Normativo n 3/2006, de 25/01, que elenca a
informao e documentao obrigatria a prestar pelo museu. A exigncia de dados referentes de
inventrio, conforme ponto 12. do despacho, na nossa opinio, exclusivamente focada em aspetos
quantitativos e manifestamente omissa em relao a aspetos que consideramos essenciais.
Entendemos que isto se verifica porque no se encontram definidas normas de referncia,
principalmente de normas de estrutura de dados e normas de procedimentos), que os museus
possam seguir e que a RPM possa utilizar na avaliao do inventrio e documentao das colees.

No queremos com isto dizer que tal preocupao no tenha estado presente no organismo estatal
que at h pouco tempo orientava politicamente os museus em Portugal. Antes pelo contrrio. O
Instituto Portugus de Museus teve preocupaes e refletiu sobre o assunto. No entanto, no seguiu,

Conforme o disposto no artigo 110 da Lei-quadro dos Museus Portugueses, aprovada pela Lei 47/2004/, de 19/08
Mais recentemente a estrutura de misso da RPM foi criada pela Resoluo do Conselho de Ministros n 117/2005, de
21/07, prorrogada pela Resoluo do Conselho de Ministros 133/2006, de 16/10 (revogados pelo DL 97/2007, de 29/03,
que aprova a lei orgnica do IMC, IP)
6
: O Instituto Portugus de Museus (IPM), do Ministrio da Cultura foi criado pelo Decreto-Lei n 278/91, de 09/08,
com lei orgnica aprovada pelo Decreto-Lei n 398/99, de 13/10.
O IPM deu lugar ao atual IMC, IP
5

na nossa opinio, o caminho mais correto. Em vez de ter criado uma aplicao para inventrio e
gesto de colees museolgicas que vendida comercialmente, o Matriz7, deveria ter criado ou
adotado normas em relao estrutura de dados e procedimentos a utilizar por museus e por
empresas que pretendam atuar neste mercado. A par da criao ou adoo de normas, deveria ter
centrado a sua ateno, como fez o Ministrio da Cultura Espanhol8, por exemplo, na construo de
thesauri que os museus pudessem usar, facilitando a introduo de informao nos sistemas e, a sua
posterior utilizao e partilha atravs de agregadores de informao como a Europeana 9. Desta
situao resultou que o excelente esforo, levado a cabo pelos museus e seus colaboradores na
produo e publicao das conhecidas Normas de Inventrio10, publicadas desde h alguns anos
pelo referido instituto, no tenha tido a amplitude necessria, uma vez que esses documentos
referiam-se, nica e exclusivamente, a apenas uma das aplicaes usada nos museus portugueses.

Considerando as questes atrs levantadas, quando comemos a pensar numa proposta de trabalho
para esta investigao, em continuidade com o anterior trabalho, a definio fundamental do seu
tema pareceu-nos muito clara. Deveramos debruar a nossa ateno sobre os procedimentos que os
museus seguem nos seus processos de documentao, e que se repercutem nas tarefas de inventrio
e gesto das colees. uma rea, na nossa opinio, pouco discutida e estudada em Portugal, mas
sobre a qual recai grande parte do peso da qualidade, ou falta dela, dos inventrios.
Se refletirmos sobre acontecimentos to comuns na vida das colees de um museu, como a
entrada ou incorporao de um novo objeto e a forma como documentamos esse momento,
percebemos a importncia da criao de procedimentos para este tipo de tarefas. No entanto, a sua
criao ou adoo no tem sido comum nos museus portugueses. H alguns exemplos de museus
que criaram as suas prprias regras, atravs de manuais de procedimentos para os seus sistemas de
informao, dos quais destacamos o caso dos Museus de Cascais (Manual de procedimentos do
Sistema de Informao dos Museus de Cascais, 2006), do Museu da Cincia de Coimbra, da
Diocese do Porto e o do Museu da Olaria em Barcelos, que denotam um despertar de conscincia
por parte de museus que empreenderam projetos de inventrio de dimenso considervel.
Infelizmente, esta no a situao comum na maior parte dos museus.

o sistema de gesto de colees utilizado pelos museus e palcios tutelados pelo antigo IMC. Cf.
http://www.matriz.imc-ip.pt (consultado em 12-01-2012)
8
Publicados no projeto Collecciones en Red. Cf. http://www.mcu.es/museos/MC/CERES/Tesauros.html (consultado
em 12-01-2012)
9
Portal da Unio Europeia para a Cultura. Cf. http://www.europeana.eu (consultado em 12-01-2012)
10
Disponveis
em
formato
PDF
em
http://www.ipmuseus.pt/ptPT/recursos/publicacoes/edicoes_online/pub_online_normas/ContentDetail.aspx (consultado em 12-01-2012)

A necessidade de criao/adoo de um manual de procedimentos surge, na nossa opinio, no


momento em que o museu decide investir na gesto e documentao das suas colees e adquire um
sistema de informao que passar a ser utilizado por todos os conservadores, inventariantes e
demais profissionais que necessitam de conhecer e registar informao sobre as colees com que
trabalham. A utilizao desse sistema sem qualquer regra prvia est na origem de informao
confusa e errnea, em vez de cumprir o seu propsito, criando enormes dificuldades na gesto do
museu e das colees, impedindo no futuro a sua correta divulgao. uma situao que temos
verificado com frequncia em alguns projetos com os quais colaboramos.

Poderamos dizer, no entanto, que tais manuais no so necessrios. Durante anos os museus
criaram inventrios e registos sem qualquer auxlio de um documento normativo que os ajudasse a
cumprir essa tarefa. Mas o problema que as exigncias atuais, fruto da sociedade de informao e
da procura crescente de informao e conhecimento, no nos permitem trabalhar com o tempo, os
mtodos e as ferramentas que ento eram usados. Hoje em dia o museu tem que responder a uma
procura de informao exigente; tem que competir num mercado cultural que disputa a ateno do
pblico; tem que proteger, conservar e, ao mesmo tempo, divulgar o patrimnio que guarda,
fazendo interagir uma cada vez maior quantidade de saberes e profisses com que se relaciona
diretamente. Tal s possvel com novas metodologias e ferramentas.

Desta forma a normalizao dos procedimentos usados na documentao de museus torna-se


absolutamente necessria por diversos motivos. Mencionamos apenas alguns que nos parecem
indiscutveis:

- o aumento do nmero de museus;


- o crescimento das colees guarda dos museus;
- a exigncia de polticas de colees;
- a segurana e salvaguarda das colees e da sua documentao;
- a quantidade de informao disponvel;
- a qualidade de informao pretendida;
- a complexidade dos sistemas de informao e a sua disseminao por todos os setores do
museu;
- a gesto de direitos associados s colees;
- a garantia de propriedade das colees;
- a gesto de emprstimos;
- a divulgao das colees e criao de conhecimento;
9

Estes e outros aspetos contribuem para que a existncia de normas processuais seja, cada vez mais,
um pilar no qual obrigatoriamente deve assentar o inventrio e documentao que so, na nossa
opinio e no s, o ponto de partida para uma boa gesto de todo o museu (HILLHOUSE, 2009).

Mas concretamente a que procedimentos de documentao de colees nos referimos? Sero os que
esto mencionados nas Normas de Inventrio do extinto IMC/IPM? Sero os que cada um dos
sistemas de informao nos exige para poder trabalhar com as ferramentas que disponibilizam?
No, pelo contrrio, os procedimentos que nos interessam so aqueles que podem ser utilizados
inclusive quando no existe um sistema de informao computorizado, so aqueles que nos
permitem saber como registar uma entrada de um objeto, seja ela provisria (emprstimo),
definitiva (incorporao) ou com diferente carter (um depsito, por exemplo), dizendo-nos que
pessoas devem estar envolvidas, que documentao necessria, qual o quadro legal em que se
insere, que tipos de registos devem ser feitos, etc., de forma a salvaguardar todas as entidades que
intervm no processo e, acima de tudo, a salvaguardar o objeto que origina o procedimento.
Em Portugal, para citar um manual desta natureza teramos que referir a publicao Circulao de
Bens Culturais Mveis (PEREIRA, 2004) como a mais aproximada, porque a determinada altura
(ver pgina 97 e seguintes) comete o erro de centrar a explanao dos procedimentos documentais
sobre a aplicao em uso nos museus tutelados pelo poder central, dificultando a sua disseminao
por outros sistemas e at comprometendo a sua utilizao nas futuras atualizaes do sistema
utilizado, como hoje podemos verificar com a apresentao do Matriz 3.0.

Claro que alguns dos manuais de procedimentos criados localmente pelos museus, que atrs
referimos, poderiam ser citados como exemplo, mas a sua adequao e contexto restrito utilizao
interna faz com que tambm no possam ser considerados como um verdadeiro documento
normativo, aplicvel sem alteraes a qualquer entidade similar. As circunstncias da sua criao,
principalmente no que diz respeito abrangncia das colees e suas reas cientficas ou
dimenso de cada um dos museus, so fatores que impedem tambm o seu alargamento.

Desta forma restam-nos duas alternativas. A criao de uma norma de procedimentos nacional ou a
adoo de uma existente.

A primeira opo , diz-nos a experincia, de evitar. Muitas das dvidas e discusses que o
processo iria suscitar foram j consideradas e, em boa parte, resolvidas pela comunidade
10

internacional que se tem debruado sobre estas questes. Alm disso, o tempo e esforo, financeiro
e humano, que da decorreria seria, face segunda opo, um desperdcio difcil de justificar.

A segunda opo parece-nos ser a mais acertada por dois motivos principais: por um lado, a
existncia de normas criadas pela comunidade e testadas na prtica por algumas centenas de
instituies, por outro, o benefcio que decorre do facto de os museus portugueses fazerem parte de
uma comunidade internacional que se rege pelas mesmas premissas. assim com as normas
estrutura de dados e pode ser da mesma forma em relao aos procedimentos de documentao.

bvio que a adoo de normas internacionais no isenta a comunidade de museus portugueses de


qualquer reflexo nesta matria. Antes pelo contrrio, importar maior ateno sobre este problema,
porque exige a sua reviso, a sua adaptao a questes legais e s especificidades portuguesas,
assim como exige, ainda mais do que no atual contexto, a criao de polticas de colees11 que
mais tarde influenciaro todos os procedimentos definidos pela norma. Este processo far com que
os museus portugueses, atravs dos seus profissionais, e a comunidade acadmica ligada
museologia em Portugal contribuam tambm para desenvolver a norma adotada, atravs de
propostas de novos procedimentos ou alteraes aos existentes que decorram de melhorias tcnicas,
novas metodologias ou de circunstncias diferentes das atuais.

Acresce que a adoo de uma norma internacional permitir melhor formao profissional, mais e
melhor comunicao entre os museus (em casos de emprstimos ou de produo de exposies
internacionais) e, acima de tudo, um incremento significativo na qualidade da informao sobre as
colees, que o principal propsito da existncia de normas nesta rea especfica do trabalho dos
museus.

neste ponto que o presente trabalho pretende desempenhar um papel relevante e munir os museus
portugueses e seus profissionais, como acontece de resto em outros pases, de uma norma testada e
usada por milhares de museus em mais de 40 pases12, o SPECTRUM.

A sua escolha para o desenvolvimento do presente trabalho assenta na avaliao que temos vindo a
fazer desde que frequentamos a ps-graduao em Museologia da Faculdade de Letras da
Universidade do Porto (FLUP) at ao presente momento, e que nos permite concluir que aquele
11

Polticas de coleo onde estejam refletidas as regras de construo e utilizao interna e externa das colees dos
museus.
12
Como
anunciado
na
pgina
do
programa
SPECTRUM
no
Collections
Link.
Cf.
http://www.collectionslink.org.uk/programmes/spectrum (consultado em 12-01-2012)

11

documento se afirma como principal referncia no que diz respeito aos procedimentos de
documentao em Museus. Desde ento (1999) conhecemos j diversos projetos, museus,
instituies e profissionais do setor cultural que reportam as diversas vantagens que obtiveram com
a utilizao, ainda que adaptada a cada realidade, de uma norma testada, validada e referenciada
com sucesso em diversos museus (de distintas reas, dimenses e tutelas) por todo o mundo.
Conhecemos tambm empresas que desenvolvem sistemas de gesto de patrimnio, com base no
estabelecido pela norma, que so referenciadas como casos de sucesso e se tornam, ao longo do
tempo, importantes parceiros dos museus no trabalho de documentao e gesto das colees13.

Para alm da avaliao da utilizao da norma em contexto prtico tambm importante


mencionar o trabalho desenvolvido pela Collections Trust (entidade qual pertence a propriedade
legal do SPECTRUM) na transformao daquilo que era uma norma de acesso restrito14 e de mbito
geogrfico e lingustico diminuto, numa norma verdadeiramente internacional traduzida para
diversas lnguas e usada pelas comunidades museolgicas de diversos pases.

No querendo antecipar aqui o que far parte de um captulo sobre o SPECTRUM, sublinharmos
desde j que o consideramos uma verdadeira norma e no, como temos ouvido em alguns fruns de
discusso, um manual ou um livro de recomendaes. A sua estrutura formal, a meno a uma
estrutura de dados, mapeada inclusivamente com o CIDOC CRM (CROFTS, 2000), bem como a
comunidade profissional que promoveu o seu desenvolvimento e a forma determinada como a
Collections Trust tem cuidado da sua internacionalizao, permitem afirmar, sem grandes dvidas,
que estamos perante uma norma aplicvel a qualquer projeto de documentao num museu,
independentemente da sua natureza.

Sabemos que o SPECTRUM no uma norma formal, ou seja, no est, no momento, sujeito
avaliao e controlo por qualquer autoridade, nacional ou internacional, como a British Standards
Institution (BSI) ou a International Standards Organization (ISO), como acontece com o CIDOC
CRM que deu origem ao ISO 21127:200615. Porm este facto no diminui as qualidades do
SPECTRUM e a sua contnua adoo como regra por diferentes profissionais, museus e pases
disso prova.

13

Ver a pgina de parceiros do SPECTRUM nesta matria. Cf. http://www.collectionslink.org.uk/spectrumresources/1242-the-spectrum-partner-scheme (consultado em 12-01-2012)
14
O SPECTRUM era anteriormente gerido pela Museum Documentation Association (MDA) que licenciava a norma
atravs do pagamento da publicao.
15
Como
pode
ser
consultado
na
pgina
oficial
da
ISO.
Cf.
http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=34424 consultado a 14-10-2011

12

Atualmente existem j tradues na Flandres, Blgica e Alemanha e comunidades ativas na Sucia,


Grcia, Frana e Sua, estando previstas tambm tradues para rabe e chins. Em Portugal um
dos objetivos deste trabalho, j reconhecido por Nick Poole16 (CEO da Collections Trust), o de
iniciar uma comunidade ativa que possa liderar o processo de traduo do SPECTRUM para
Portugus, cuidando tambm do envolvimento futuro no processo de pases como o Brasil 17,
Angola, Moambique, Cabo Verde, Guin, Timor e restantes comunidades lusfonas,
indispensveis para a disseminao das boas prticas em documentao propostas pela referida
norma.

O SPECTRUM reconhecido, a nvel internacional, como a referncia de boas prticas em termos


processuais na documentao de museus. Por este motivo escolhemos esta norma para ser o eixo
estruturante do presente trabalho acadmico, assumindo desde j que consideramos a sua utilizao,
pelos museus e seus profissionais, essencial para o desenvolvimento de projetos de documentao.
No entanto, no esperem os museus um documento fechado ou direcionado exclusivamente para
um caso especfico. O SPECTRUM uma norma que, pressupondo a existncia de polticas de
colees em cada museu, indica em cada passo dos seus 21 procedimentos a melhor forma de
implementar uma prtica que conduza a uma documentao eficiente das colees.

Assim, considerando o SPECTRUM como o principal fio condutor do presente trabalho, inicia-se
um percurso que seguir trs caminhos paralelos, os quais nos permitiro refletir e concluir sobre os
objetivos propostos.

Um trabalho com a natureza do presente , de certa forma, pouco usual numa tese de doutoramento
em museologia. Na maior parte dos casos este tipo de trabalhos levado a cabo por profissionais de
museus ou acadmicos que, por motivos prticos ou de desenvolvimento terico, se debruam sobre
determinado assunto de particular relevncia para os museus e seus profissionais.

Ao contrrio, ns temos um contexto profissional que no comum em profissionais de museus e


que muito menos se reflete num projeto acadmico como o presente. A explicao resulta da
circunstncia que trabalhamos numa empresa que, desde 1996, desenvolve, de forma quase
exclusiva, sistemas de gesto e documentao para o patrimnio cultural e natural. este o seu
principal foco de ateno e rea de negcio preferencial que complementada por outros tipos de
16

Nick Poole menciona a existncia de uma comunidade portuguesa j ativa na apresentao intitulada Where next for
museum
Documentation?.
Cf.
http://www.slideshare.net/nickpoole/where-next-for-museum-documentation
(consultada em 13-01-2012)
17
J existem contactos com diversas entidades estatais e estaduais brasileiras com esse propsito.

13

trabalhos que, na maior parte dos casos, se relacionam diretamente com a principal rea de negcio
da empresa.

O nosso trabalho na empresa centra-se na procura e investigao de normas (de estrutura de dados,
procedimentos e terminologia) suscetveis de melhorar as ferramentas tecnolgicas criadas e
comercializadas pela empresa e, consequentemente, dotar os museus com ferramentas que
respeitem o trabalho desenvolvido pela comunidade museolgica, nacional e internacional, na
criao de referncias normativas para a documentao e gesto de colees.

Neste processo deparamo-nos com a seguinte questo:

A utilizao do SPECTRUM ser proveitosa para os museus e comunidade museolgica


portuguesa?

A resposta a esta questo mais complexa do que parece partida. Existem diversos fatores a
considerar para dar uma resposta to objetiva quanto desejvel no contexto de um trabalho de
investigao. A utilizao de um documento escrito em circunstncias especficas, como o caso da
comunidade museolgica anglfona, a sua traduo, os aspetos legais e processuais da sua
adaptao realidade portuguesa, as diferenas entre as realidades portuguesa e inglesa no contexto
profissional dos museus, a resposta da comunidade museolgica portuguesa a esta proposta, etc. so
alguns que poderemos referir como exemplo. Mas, por outro lado, importante perceber as
vantagens decorrentes de um sistema normativo na rea de documentao de museus e suas
colees, verdadeiramente internacional e regulador de prticas que, diz-nos a experincia, no so
muito diferentes entre os diversos pases. Os procedimentos para entrada de um objeto numa
coleo ou para o seu emprstimo, por exemplo, no divergem quase nada entre diferentes pases e,
por isso, a existncia de uma norma internacional um elemento facilitador nos mais diversos
momentos (formao profissional, colaborao entre museus, criao e divulgao do
conhecimento, etc.).

Propomo-nos responder a essa pergunta percorrendo trs caminhos:

O primeiro caminho que nos propomos seguir o de tornar os sistemas de gesto de patrimnio
desenvolvidos pela Sistemas do Futuro compatveis com o SPECTRUM. Com efeito, um dos

14

objetivos finais deste trabalho preparar os referidos sistemas para uma candidatura ao programa
Partners Scheme18 da Collections Trust.

Um segundo caminho efetuar a traduo do SPECTRUM para portugus e a sua adaptao ao


contexto legal e profissional dos museus em Portugal. Este trabalho ter o seu incio neste projeto,
no entanto, em virtude da exigncia da Collections Trust de uma parceria que envolva o
licenciamento do SPECTRUM para traduo e adaptao a determinada lngua, assim como a
continuidade da sua utilizao, no ficar concludo no termo da presente investigao. Um trabalho
acadmico desta natureza no dispe de recursos para a adequada divulgao e a promoo da
utilizao do SPECTRUM por uma comunidade alargada de utilizadores em Portugal que este tipo
de parceria exige. Por este motivo, tivemos que procurar um parceiro que pudesse assumir, no
futuro, a responsabilidade de divulgar e contribuir para a utilizao do SPECTRUM pelos museus
portugueses e seus profissionais.

Neste segundo caminho, dadas as limitaes, quedamo-nos por iniciar este importante processo, e
por obter uma primeira traduo formal que possa depois ser utilizada e melhorada pelos museus e
instituies que se interessem pela sua utilizao.

Um terceiro caminho, importante como os demais, testar o SPECTRUM num contexto de trabalho
de museu. A escolha recaiu sobre o Museu da Cincia da Universidade de Coimbra cujo contexto e
circunstncias atuais nos deram todas as garantias necessrias ao cumprimento deste objetivo
fundamental.

Nesta parte do trabalho iremos tentar obter resposta pergunta enunciada atravs do estudo de caso
do Museu da Cincia da Universidade de Coimbra, entidade criada no mbito da Universidade de
Coimbra para gerir as colees adquiridas durante sculos pelos diversos departamentos, e cujo
ncleo mais importante teve origem na conhecida reforma Pombalina da universidade coimbr
ocorrida nos finais do sculo XVIII. Pretendemos perceber de que forma o museu documenta as
suas colees e quais os mtodos e procedimentos que tem utilizado nesse processo, criando um
modelo que possamos comparar com os vinte e um procedimentos descritos no SPECTRUM e nos
permita tirar da as concluses para avaliar o mrito, ou demrito, da utilizao daquela norma
como referncia naquele museu.

18

Cf. http://www.collectionstrust.org.uk/wp-content/uploads/2011/10/Intro_SPECTRUM-PARTNERS-SCHEME.pdf
(consultado em 14-01-2012)

15

A escolha do Museu da Cincia para este estudo de caso no foi aleatria. A histria do museu, a
diversidade e interesse cientfico das suas colees, a sua equipa de trabalho, a forma como o
projeto tem sido conduzido, a abertura em relao presente investigao demonstrada pelos seus
responsveis, essencial num projeto desta natureza, e, no menos importante, a parceria existente
com a Sistemas do Futuro e consequente utilizao das ferramentas criadas pela empresa (sistemas
de gesto de colees e coleo online) foram alguns das razes que motivaram a escolha desta
instituio como parceira. Outro fator determinante foi o facto de o museu estar, no momento em
que propusemos a parceria, a refletir sobre os procedimentos que deveria adotar ou criar para a
documentao e gesto das suas colees.

Consideramos que a avaliao que iremos conduzir neste museu, poder ser transposta para museus
de outras tutelas, tipologias e dimenso, uma vez que a utilizao de cada procedimento do
SPECTRUM, depois de testada e verificada no Museu da Cincia, servir como exemplo para
futuros projetos que pretendam adotar a referida norma ou, caso contrrio, como referncia para os
que a pretendam rejeitar.

Paralelamente utilizao do Museu da Cincia como estudo de caso para o desenvolvimento deste
trabalho, era tambm importante conseguir estabelecer, como mencionamos, uma parceria com a
entidade que detm os direitos legais e que autoriza a utilizao do SPECTRUM, a Collections
Trust. Essa parceria visa obter os direitos necessrios para a traduo, divulgao e promoo da
norma inglesa para o territrio nacional e pretende, nesta primeira fase, permitir a utilizao do
SPECTRUM em portugus no mbito do presente trabalho.

Esta parceria, essencial para a presente investigao, foi inicialmente proposta por ns, com o
conhecimento prvio da entidade que gere a norma, Faculdade de Letras da Universidade do
Porto, instituio que abriga formalmente o presente trabalho. Pareceu-nos o parceiro mais indicado
uma vez que tem, como sabido, um papel determinante na formao em museologia em Portugal e
poderia ser, de forma mais abrangente, um importante catalisador para a promoo da utilizao do
SPECTRUM em Portugal. No entanto, o projeto no foi aceite pela direo da faculdade e, em boa
hora, o Museu da Cincia, instituio que j tinha aceitado cooperar com esta investigao como
caso de estudo, aceitou o nosso repto e , no presente momento, o parceiro institucional portugus
da Collections Trust para a traduo e adaptao do SPECTRUM no territrio nacional.

Como referimos, a traduo e adaptao do SPECTRUM um trabalho que no se pode esgotar no


mbito da presente tese. Iremos, apresentar uma primeira verso da traduo e discutir alguns
16

aspetos da sua adaptao ao contexto legal e profissional portugus, mas no nossa pretenso
apresentar um documento fechado, dado que a sua prpria natureza - recordamos que o
SPECTRUM fruto da participao de centenas de profissionais de museus por todo o mundo resulta de uma construo participativa. Esperamos to-s criar as bases para a existncia de uma
comunidade ativa e participativa que possa testar, discutir e promover a utilizao da norma nos
museus portugueses.

Por ltimo, e no mesmo sentido, temos a adaptao ao SPECTRUM das aplicaes desenvolvidas
pela Sistemas do Futuro (SF), razo fundamental e primordial que nos levou a desenvolver esta
investigao e que permitiu a candidatura deste projeto ao programa de Bolsas de Doutoramento em
Empresas que a Fundao para a Cincia e Tecnologia gere. Neste ponto iremos criar um
mapeamento da estrutura de dados usada pela Sistemas do Futuro para o desenvolvimento das suas
aplicaes e dos requisitos de informao enunciados no apndice 1 do SPECTRUM (DAWSON;
HILLHOUSE, 2011) que nos permita avaliar quais os grupos de informao e campos que tm de
ser alterados ou criados nos sistemas de gesto de colees da SF e, da mesma forma, referenciar as
correspondncias com os campos j existentes. Para alm do cruzamento e referenciao entre as
duas estruturas de dados, tambm nosso objetivo criar um conjunto de novas funcionalidades que
possibilitem aos utilizadores daqueles sistemas seguir passo a passo, atravs de fluxos de trabalho
preestabelecidos, os procedimentos propostos pelo SPECTRUM.

As alteraes decorrentes deste trabalho de investigao tm como objetivo disponibilizar sistemas


que respeitem o maior nmero de normas internacionais e facultar ferramentas que contribuam para
que os museus possam realizar as tarefas de documentao das suas colees com maior qualidade.
Neste sentido, inteno da direo da empresa apresentar no futuro uma candidatura ao Partners
Scheme da Collections Trust para que todos os seus sistemas possam usar comercialmente a marca
SPECTRUM Compliant, certificando assim a sua qualidade no que diz respeito s normas de
procedimentos documentais para os museus.

Temos presente que um trabalho ambicioso, mas ao mesmo tempo necessrio para a comunidade
museolgica portuguesa e lusfona. A existncia de uma norma de procedimentos para a
documentao do patrimnio cultural e natural far, estamos certos, com que a informao que os
museus detm sobre o patrimnio sua guarda sofra melhoramentos significativos e possibilite, da
mesma forma, a um crescimento na criao de conhecimento, interno e externo, com base nas
fontes primordiais que os objetos so para a investigao nas mais diversas cincias.

17

Acresce que, cremos que o projeto de traduo e adaptao do SPECTRUM poder originar uma
comunidade preocupada com a problemtica da documentao em museus, com possveis reflexos
significativos no que diz respeito ao investimento e polticas nesta rea, criando condies para que
o processo de creditao de museus valorize devidamente esta rea fundamental do trabalho
museolgico.

18

2.Do objeto gesto da coleo

19

20

Documentation is essential to all aspects of a museums


activities(sic). Collections without adequate documentation
are not true "museum" collections.
A nota de abertura da pgina oficial19 do Comit Internacional para a Documentao do ICOM
(CIDOC), que acima transcrevemos, reflete a opinio que vimos defendendo h muitos anos sobre a
importncia que a documentao tem para as colees e, consequentemente, para os museus. No
possvel ter um verdadeiro museu ou coleo sem o conhecimento, ainda que mnimo, sobre os
objetos que a constituem. O seu registo e documentao so tarefas primordiais que devem ser
assumidas, sem qualquer condicionamento, como elemento fundamental na misso e objetivos de
qualquer museu.

A conscincia da importncia da documentao para o patrimnio, como nos diz Marn Torres
(2002), antiga. Nos primeiros templos, nos mosteiros, nas grandes catedrais europeias, nas
colees reais, etc. eram criados e mantidos registos dos objetos usados para os cultos, para a
evangelizao ou para a promoo social dos seus proprietrios. Esses registos, ainda que de forma
muito incipiente, continham informao sobre os objetos que permitia a sua salvaguarda e ajudava
na sua utilizao comum indicando, por exemplo, a que culto se destinavam, que materiais usavam,
os seus autores, etc. (MARN TORRES, 2002).

A informao gerada ento cumpria determinados propsitos que com o advento do museu
moderno, no sculo XVIII, e a diferente utilizao dada ento aos objetos se alteram
profundamente. Ainda segundo Torres (2002:117), desde ento se imponen una sistematizacin y
racionalizacin de los contenidos de los saberes, una sobriedad mayor en la presentacin de las
colecciones y un rigor en su recuento y classificacin de las colecciones. que so fruto das
constantes transformaes sociais, polticas e, tambm, cientficas que se verificam.

a altura da criao de importantes museus como o British, o Museu do Vaticano ou o Louvre, da


reorganizao de outros, como a Galeria dos Uffizi, em Florena (MARN TORRES, 2002: 121122), e da publicao dos seus catlogos tendo em conta, por um lado, a necessidade de organizao
que o crescente nmero de objetos obriga e, por outro, a maior abertura destas instituies ao
pblico e a sua utilizao como meio didtico e instrutivo, mas ao mesmo tempo poltico e
moralizador (BENNETT, 1995). Nestes catlogos comeam a ser notrias as preocupaes com a
sistematizao e normalizao da informao. Os avanos nas cincias, mormente o importante
19

Cf. http://cidoc.mediahost.org (Consultado em 02-01-2012)

21

sistema de classificao taxonmica introduzido, em 1735, por Lineu, atravs da obra Systema
Naturae, e nos estudos de arte, obrigavam os museus a adotar regras criadas pelos cientistas de cada
rea no que diz respeito organizao das colees e, por consequncia, sua documentao.
Ainda hoje, pese embora as modificaes decorrentes da evoluo do conhecimento, percetvel a
influncia que este perodo teve na criao, organizao e gesto das colees. Apenas como nota,
importante recordar que neste perodo que ocorre em Coimbra a reforma da Universidade,
pensada pelo Marqus de Pombal no mbito do esprito iluminista que se vivia ento, que d origem
a uma das mais importantes colees cientficas portuguesas da atualidade (CASALEIRO, 2010).

O sculo seguinte aquele em que se consolida a importncia da documentao para os museus, o


que acontece a par da prpria solidificao do museu enquanto instituio. Nesse sentido, a
importncia que a produo dos primeiros catlogos organizados sistematicamente deu quele
trabalho museolgico, agora reconhecida no universo dos museus, pblicos e privados, que
necessitavam, cada vez mais, de realizar estudos das suas colees e tratar da sua organizao e
divulgao, seguindo os princpios trazidos pelo racionalismo cientfico.
Ainda nas palavras de Marn Torres (2002: 175), La documentacin en los museos llegar a ser
una funcin tan importante y prcticamente consolidada a finales del siglo, que incluso se lleg a
pensar en su normalizacin tanto estatal para los museos de la rbita europea, como con estudios y
reglamentacin por parte de asociaciones de museos o asociaciones profesionales en el mundo
anglosajn, facto que demonstra perfeitamente as necessidades sentidas pelos profissionais de
museus na gesto de um nmero cada vez maior de objetos e da complexidade que o seu estudo e os
avanos cientficos, nas mais diversas reas, traziam luz do dia.

No mesmo captulo, podemos tambm ler, sem grande surpresa, as preocupaes sentidas por
alguns responsveis de museus franceses e ingleses que apresentam algumas propostas no sentido
de clarificar, atravs da criao de normas, o processo de inventrio e documentao das colees
no mbito das obrigaes do conservador de museu. No caso francs o Estado agiu como
regulamentador da profisso, legislando sobre os contedos funcionais do conservador. No caso
ingls a resposta surgiu atravs dos prprios conservadores com a criao, em 1889, da Associao
Britnica de Museus (Museum Association), no seio da qual nascer, um sculo mais tarde, a
Museum Documentation Association (MDA)20 (MARN TORRES, 2002: 181), associao centrada
no estudo e criao de normas para o setor. O mesmo acontece noutros pases onde so criadas
20

A Museum Association ainda hoje mantm a sua atividade, desempenhando um papel central no panorama
museolgico do Reino Unido. A Museum Documentation Association (MDA), qual nos dedicaremos em captulo
posterior, foi substituda pela Collections Trust (CT) em 2008.

22

organizaes semelhantes inglesa (caso dos Estados Unidos da Amrica ou da Alemanha) ou com
pases, na altura culturalmente mais prximos da Frana, como o caso de Portugal, onde o
caminho legislador tambm seguido, embora mais tardiamente, nos incios do sculo XX
(LOUREIRO, 2008:32).

As alteraes ento verificadas, no que diz respeito documentao dos museus e a uma nova
conceo do objeto como documento portador de informao (OTLET, 1996), fazem com que
alguns pensadores, como o belga Paul Otlet, incluam o museu, a par das bibliotecas e arquivos, no
grupo das instituies documentais, considerando que o museu, sem a documentao das suas
colees, se torna um armazm de objetos vazios de significado e inteis na divulgao e criao de
conhecimento inscritos na sua definio. Otlet e o seu colega jurista Henri La Fontaine
ambicionavam um mundo em que aquelas instituies pudessem reunir, num nico catlogo, todo o
conhecimento produzido pelo homem, que pudesse ser disponibilizado a todos os que o
procurassem, o conhecido Mundaneum (MUNDANEUM, s.d.). No entanto, tal intento e viso no
lhe eram ento permitidos. S mais tarde, com a criao da Internet como hoje a conhecemos, tal
viso se pode concretizar21. No entanto, partilhamos com Marn Torres, atravs de quem
descobrimos este autor, a opinio da genialidade da proposta daquele autor no seu Tratado de
Documentacin (OTLET, 1996) e da antecipao das transformaes que o museu sofrer mais
tarde com o advento da sociedade da informao.

um tempo muito importante para os museus e seus profissionais, no entanto, os verdadeiros


avanos na documentao de colees s se vieram a concretizar mais tarde, aps a II Guerra
Mundial. O ps-guerra uma altura de profundas mudanas sociais, econmicas, polticas,
geopolticas e, por maioria de razo, culturais que afetam em larga escala toda a humanidade,
portanto no se pode afirmar que as alteraes sentidas nos museus se devem, exclusivamente, a
este ou aquele fator. Antes pelo contrrio, foi a conjugao de diversos fatores e circunstncias que
permitiu que a documentao em museus, alis, todo o trabalho nos museus se alterasse
significativamente.

Numa anlise mais genrica poderamos dizer que as alteraes mais profundas se deram com o
crescimento econmico verificado e com os benefcios sociais da resultantes. A restruturao do
mercado de trabalho, a instituio de frias para os trabalhadores, feriados e fins de semana, o

21

Salientamos a recente notcia relativa colaborao entre o Mundaneum e a Google para o acesso informao
daquele Centro de Arquivos na Blgica.

23

aumento salarial e melhoria das condies de vida proporcionada pelo forte crescimento
econmico, levou a um aumento da procura de entretenimento e cultura.

Por outro lado, ao longo do sculo XX, a conscincia e alerta para a salvaguarda do patrimnio e
para a sua promoo passam, para primeiro plano e do origem criao de novas estruturas,
algumas decorrentes de projetos previamente existentes, que tm como misso a defesa e promoo
do patrimnio tanto escala global, como nacional e local. No que as questes relacionadas com o
patrimnio no fossem j uma preocupao, mas a sua institucionalizao e o papel mais
interventivo dos Estados so agora uma realidade que, por um lado, decorre dos processos de
democratizao e, por outro, da afirmao das diversas identidades culturais no contexto global.

Seguem-se dados conhecidos e que no importa, no contexto do presente trabalho, aprofundar


significativamente, mas a sua referncia importante para contextualizar alguns dos pontos
seguintes.

Em primeiro lugar, o tempo disponvel e as condies sociais permitem um aumento da procura de


servios de cultura e entretenimento. Assim, verifica-se um aumento significativo de instituies
museolgicas naquele perodo. A par deste fenmeno, mas tambm fruto das condies existentes
em todo o setor, as colees aumentam significativamente em nmero22.
A par d-se o aparecimento e desenvolvimento de uma cincia de museus, a Museologia 23, que tem
como objeto de estudo o Museu e, em conjunto com outras cincias, reflete sobre os diversos
saberes que este tipo de instituies alberga, como a conservao, a documentao, a comunicao,
educao, etc. O seu desenvolvimento permite tambm uma maior especializao tcnica e
acadmica do pessoal afeto ao trabalho museal, o que tem levado a melhoramentos significativos
em todas as reas relacionadas com este setor, constituindo a formao profissional como um
importante fator de mudana para os museus. A nova cincia e os novos contedos funcionais
proporcionam, a nvel interno, uma maior especializao profissional e mesmo a criao de novas
profisses, como os registrars24 no Reino Unido, para dar um exemplo na rea da gesto das
colees.

22

Sobre o aumento do nmero de museus no sculo passado ver o Inqurito aos Museus em Portugal (SILVA, 2000:
51).
23
Sobre a museologia como cincia, importa aqui referir que a consideramos como uma das que se incluem dentro do
grupo dos estudos sobre cultura e patrimnio, mas que no se pode restringir apenas s cincias documentais. (MARN
TORRES, 2002:302)
24
Sobre a definio de registrar ver http://www.museumsassociation.org/careers/9916 (consultado em 20-01-2012).

24

importante sublinhar que o desenvolvimento dos estudos no campo da museologia s se verifica


porque diversas cincias, como a comunicao, a fsica e qumica, a informtica, as mais diversas
engenharias, e todas as outras cincias e disciplinas que influenciam diretamente o trabalho no
museu, sofrem, durante este sculo, avanos notveis que permitem a conservadores, muselogos,
educadores, documentalistas e outros profissionais dos museus cumprir as suas funes usando
meios e mtodos de trabalho mais avanados e eficientes.

A par dos desenvolvimentos cientficos verificados, um aspeto determinante, especialmente na rea


da documentao em museus, foi o desenvolvimento da informtica e computao. Alis, o
desenvolvimento nesta rea afetou, no s a metodologia usada na documentao e inventrio do
patrimnio cultural e natural, mas todas as tarefas de um museu, como a gesto, a conservao, a
divulgao e educao.

No se pense, no entanto, que este foi um processo rpido. A introduo de computadores nas
diversas tarefas do museu foi faseada e envolveu, nas fases iniciais, pesados custos financeiros que
no estiveram disponveis para a maior parte dos museus portugueses e europeus. A ttulo de
exemplo podemos apontar que a maior parte dos projetos prticos de documentao, como o
JOCONDE (MARN TORRES, 2002), criado pelo Governo Francs em 1971, ou o tardio caso
portugus com o incio da implementao do Matriz (COSTA, 2010:24), em 1995, s se realizaram
pelo forte investimento dos respetivos Estados na implementao de um sistema de informao
dado que exigiam elevados recursos financeiros para a aquisio de meios tcnicos. No entanto,
considerando que o museu cria, gere e divulga informao sobre os seus objetos, as suas colees e
a sua histria, dando corpo a um dos objetivos elementares da sua existncia, a adoo das novas
tecnologias constitui um marco de mudana radical neste trabalho especfico.

Como bvio, no iremos refletir neste estudo, sobre a importncia do computador e novas
tecnologias nos museus naquilo em que estes so iguais a outras instituies. Na mais simples tarefa
de gesto, o computador transforma a angstia da correo ortogrfica de um ofcio escrito numa
mquina de escrever, na leveza da correo automtica que hoje temos como dado adquirido e que
permite uma substancial poupana de recursos. No ser este o foco da nossa ateno. Interessamnos sim as alteraes no mbito do inventrio, documentao e gesto das colees, isto , na
gesto da informao.

Salientamos que no presente estudo, abordamos a informtica no como disciplina de engenharia,


de construo de sistemas, mas sim como Sistemas de informao, ou arquitetura de sistemas, como
25

bem a descreve Rodrigo Magalhes (MAGALHES, 1997: 53-54), citado por Malheiro da Silva
(SILVA, 2005): Pode dizer-se que a Arquitetura est para a Engenharia Civil assim como os
Sistemas de Informao esto para a Informtica ou Computao. Em ambos os casos (Arquitetura
e Sistemas de Informao), a preocupao no a de construir fisicamente, mas sim de planear,
desenhar ou avaliar construo. Em ambos os casos, existe a incumbncia da integrao de aspetos
sociais e humanos com aspetos puramente tecnolgicos, isto , uma abordagem scio-tcnica. Ou
seja, para alm da dialtica mais tradicional com que normalmente so vistos os meios
tecnolgicos, ou seja, hardware e software, o que est em causa a sua integrao no contexto
profissional e as alteraes provocadas no mbito da documentao em museus, cuja avaliao
completa ainda est longe de poder ser feita.

Os meios tecnolgicos, desde os primeiros sistemas de cartes perfurados que permitiam mquina
a leitura de determinados dados, at aos atuais sistemas de documentao complexos de utilizao
quase obrigatria no museu atual, permitem alteraes significativas na forma como juntamos e
organizamos dados, obtendo informao que poder, mais tarde e de acordo com determinados
fatores, transformar-se em conhecimento25. aqui que ancora tambm a contribuio que a Cincia
da Informao, no entendimento de grande parte os seus defensores a cincia que deve cuidar
(analisar, classificar, ordenar, conservar e difundir) rigorosamente da informao (SILVA, 2003),
trouxe para os processos de documentao em museus26.

A Cincia da Informao, assim batizada em 1958 (RIBEIRO; SILVA, 2004), para a qual
contribuiu significativamente a criao no Reino Unido do Institute of Information Scientists (IIS),
hoje designado Chartered Institute of Library and Information Professionals (CILIP)27, fruto da
fuso daquele instituto com a Library Association (LAUK), em 2002, atravs da reflexo e estudo
sobre a informao e metodologias de trabalho utilizadas pelos profissionais que dela tratam
(bibliotecrios, arquivistas, documentalistas) assume um papel determinante nas mudanas que as
instituies documentais, entre as quais se inclui o museu - reportando-nos aqui ainda viso
antecipada de Otlet (OTLET, 1996) - sofrem com o advento da Sociedade de Informao.

Com efeito, a sua influncia na forma como o museu trabalha a informao fundamental. So os
avanos conseguidos, h mais tempo, nas reas das bibliotecas e arquivos (instituies que esto na
base da Cincia da Informao) que permitem aos profissionais de museus, principalmente na
25

Sobre o assunto apresentamos na Conferncia Museus e Sociedade, organizada pelo Museu de Caminha, uma breve
reflexo (MATOS, s.d.)
26
Uma importante reflexo sobre o novo paradigma desta cincia e a sua contribuio nos Museus, Bibliotecas e
Arquivos feita pelo Prof. Armando Malheiro da Silva (SILVA, 2002).
27
Ver em http://www.cilip.org.uk. (Consultado em 12-01-2012)

26

dcada de 90 com o trabalho da Museum Documentation Association (MDA) e do CIDOC, definir


normas de estrutura de informao e de procedimentos a utilizar na documentao das suas
colees e na construo dos sistemas de informao usados em museus (MATOS, 2007). Em
termos prticos, os museus herdam das outras instituies documentais questes como o controlo de
autoridades ou a necessidade da utilizao de terminologia controlada no processo de classificao
da informao que so essenciais, por exemplo, na posterior pesquisa e divulgao da informao.

No decorrer do sculo passado contamos com a importante contribuio da Museologia, da


Informtica (no sentido amplo) e da Cincia da Informao como instigadores das alteraes
verificadas no mbito da documentao de colees. E, a partir destas cincias decorrem as
alteraes que se fazem sentir na formao, acadmica e profissional daqueles que trabalham nos
museus.

Sem referir especificamente os profissionais de museus, Armando Malheiro da Silva e Fernanda


Ribeiro, num artigo intitulado Formao, perfil e competncias do profissional da Informao,
alertam para a necessidade de mudanas significativas: Com efeito, o envolvimento da sociedade
pelo fenmeno da Informao, em plena simbiose com as Tecnologias da Informao e da
Comunicao (TIC), determina comportamentos, atitudes e fomenta prticas de organizao e
pesquisa da informao, designadamente na Internet, que no podem ser alheias ao perfil do
profissional

que,

forosamente,

ter

de

substituir

tradicional

bibliotecrio/arquivista/documentalista (RIBEIRO; SILVA, 2004).

Pese embora, as diferenas entre a formao nas reas das bibliotecas e arquivos e a que diz
respeito museologia, no decorrer do sculo XX os avanos na formao profissional e acadmica
naquelas reas so notrios. Assiste-se a uma mudana de paradigma que se reflete nas ferramentas
que a produo cientfica tem ao dispor, e que deixou para trs uma viso assistencialista, de apoio
s cincias, centrada no tratamento tcnico e recuperao da informao (RIBEIRO; SILVA,
2004), para uma viso mais global do tratamento da informao que decorre do desenvolvimento
tecnolgico, mas tambm da criao e avanos da Cincia da Informao.

A formao em museologia tambm sofre alteraes, no entanto, a documentao tida como mais
uma das disciplinas que contribuem para o trabalho no museu (LORD; LORD, 1997) e o
desenvolvimento nesta rea especfica mais lento, na maior parte dos pases, do que o verificado
nas bibliotecas e arquivos. Em Portugal, como nos aponta Lus Pequito Antunes na sua dissertao
de mestrado sobre as diferenas prticas e tericas na rea de documentao em Portugal
27

(ANTUNES, 2002), as questes tecnolgicas e o novo paradigma que a contribuio da Cincia da


Informao trouxe, no tido em conta, at bem tarde, na formao dos profissionais de museus. S
na ltima dcada do sculo XX, com a criao da ps-graduao em Museologia na Faculdade de
Letras da Universidade do Porto, em 1994, se verifica, de forma mais consistente, a introduo no
ensino das questes da documentao e gesto de colees associadas de forma estratgica s novas
tecnologias.

Note-se que o eixo comum entre a Museologia e a Cincia da informao a introduo das
tecnologias, primeiro com o computador pessoal e depois com a Internet, e as alteraes que se
verificam aps a massificao da sua utilizao nos museus. Documentar, ou melhor, gerir a
informao de uma coleo passa a ser uma tarefa ainda mais complexa que exige planeamento a
longo prazo e a produo de documentos normativos (estrutura de dados, procedimentos,
terminologia, etc.) que possibilitem aos profissionais de cada museu o cumprimento eficiente da
mais bsica das suas obrigaes, conhecer a coleo.

entrada no novo milnio este o panorama genrico com que nos deparamos no que diz respeito
documentao em museus e do que nela tem tido influncia ao longo do tempo. Esta abordagem,
que genrica, pretende apenas definir balizas que enquadrem uma anlise mais profunda sobre o
trabalho de investigao e criao de normas que tem ocorrido desde a criao do ICOM e do
CIDOC no ps-guerra.

Importa salientar que decidimos, aps uma cuidada anlise, centrar a nossa ateno no perodo que
decorre desde a criao do CIDOC, at aos nossos dias, sem querer negligenciar a importncia das
conquistas previamente conseguidas nas referidas disciplinas. Entendemos que a partir de ento
que se comeam a criar as bases para o desenvolvimento da documentao em museus e para a
forma como vemos este setor de atuao nos museus neste incio de sculo em que a sociedade da
informao uma realidade.

28

3.O ponto de situao internacional

29

30

La administracin de las colecciones nunca fue tarea fcil,


pero en las ltimas dcadas el trabajo parece haberse
complicado an mas por el crecimiento de los fondos en los
museos, al ser organismos en continua expansin, y, sobre
todo, por las demandas de informacin de la sociedade
atual.
(MARN TORRES, 2002: 296)

O Museu, como reflexo da sociedade onde se insere, teve ao longo do sculo XX mudanas
substanciais traduzidas na atual definio preconizada pelo ICOM:

A museum is a non-profit, permanent institution in the service of society and its development, open
to the public, which acquires, conserves, researches, communicates and exhibits the tangible and
intangible heritage of humanity and its environment for the purposes of education, study and
enjoyment. (ICOM, 2007)

Com ele mudaram tambm, como vimos atrs, os profissionais e as metodologias por estes usadas
nas mais diversas tarefas realizadas nos museus. Em consequncia, a documentao de colees
mudou consideravelmente e, hoje em dia, s podemos compreender a sua importncia para o museu
luz da transformao desta instituio que se verifica na passagem da era industrial para a era da
informao (MARN TORRES, 2002: 295).

Se detivermos a nossa ateno na definio de museu transcrita acima, rapidamente verificamos que
em nenhum momento referida a palavra documentao ou qualquer outra meno a esta tarefa
primordial do museu. No entanto, a sua presena est implcita em cada uma das funes atribudas
ao museu. Se assim no fosse de que forma poderamos conservar, pesquisar, estudar, divulgar,
expor, comunicar o patrimnio material e imaterial de cada museu se no o conhecssemos
previamente? E como se conhece o patrimnio? Como se passa esse conhecimento? Como se obtm
os dados fsicos ou contextuais dos objetos? No precisamos primeiro de conhecer o patrimnio que
pretendemos estudar, conservar e divulgar? A resposta bvia e afirmativa. A documentao do
patrimnio essencial para que o museu cumpra as tarefas inscritas na sua definio e deve ser
considerada parte fundamental no seu planeamento estratgico.

No entanto, a resposta bvia mais difcil de obter quando a pergunta passa para o nvel seguinte,
ou seja, se a documentao essencial para o museu, como que ela deve ser feita? O que devemos
31

considerar? Que metodologias devemos seguir? Que instrumentos temos nossa disposio para
realizar esta tarefa?

Aqui a resposta no fcil nem simples. Envolve um conjunto de fatores que so determinados pela
diversidade e ambiguidade do objeto enquanto documento ou suporte de informao que o
diferencia dos livros e documentos tratados pelas bibliotecas e arquivos e que exigem, de certa
forma, uma reflexo autnoma.

Neste sentido, procuramos neste captulo esclarecer dois assuntos de primordial importncia no
contexto da atual prtica de documentao em museus. Em primeiro lugar, procuraremos refletir
sobre os principais temas e reas de investigao que tm preocupado a comunidade museolgica
no que diz respeito documentao de museus. Em segundo, faremos uma apresentao, to
exaustiva quanto nos possvel pela recolha bibliogrfica que fizemos, das instituies que foram
sendo criadas durante a segunda metade do sculo passado e que se tm dedicado ao
desenvolvimento de normas e recursos prticos com influncia no atual estado da arte, apontando o
seu contributo para cada uma das reas de investigao atrs referidas. Na conjugao destes dois
temas teremos uma primeira parte de anlise do contexto internacional apresentado, que
concluiremos com a citao de alguns casos especficos verificados em diferentes pases.

3.1.

A documentao de colees

A documentao das colees uma tarefa gigantesca e que consome um vasto leque de recursos
(humanos, tcnicos e financeiros) sem ter uma contrapartida imediata para o museu. um trabalho
essencial, mas os resultados que produz s podero ser avaliados no mdio e longo prazos. O que
coloca o museu e os seus responsveis perante um dilema de gesto: decidir se a documentao
deve ser encarada como um investimento ou um desperdcio de recursos. No entanto, segundo
podemos aferir pelos ltimos dados que temos disponveis (MATOS, 2007: 62), so os prprios
museus a salientar a relevncia da documentao de colees no cumprimento da sua misso.

Desde que o museu toma como sua a responsabilidade sobre um objeto ou um conjunto de objetos,
fica obrigado a cuidar, estudar, investigar, divulgar e expor cada um desses objetos28. Para tal,
absolutamente necessrio que documente todos os aspetos (cientficos, histricos, fsicos, legais,
etc.) que se relacionam com o objeto e a sua histria. Essa tarefa, que poder parecer simples

28

Cf. Art. 7 Lei n. 47/2004 Lei-quadro dos Museus Portugueses.

32

primeira vista, exige do museu e da sua equipa um trabalho de investigao cuidado e moroso que
implica o contributo de diferentes disciplinas e cincias.

Num primeiro plano, destaca-se o contributo das cincias e disciplinas que se relacionam
diretamente com o contexto em que aquele objeto produzido. Isto , se estivermos perante uma
obra de arte, a histria, a histria da arte e as belas artes so essenciais para o seu estudo, e o mesmo
se dir em relao engenharia mecnica se estivermos a analisar um carro antigo ou em relao
zoologia se estivermos perante um espcimen de uma coleo de histria natural.

Num outro plano, no menos importante, temos o contributo de outras cincias e disciplinas como a
museologia, a cincia da informao e a informtica que fornecem aos museus tcnicas e
ferramentas que permitem planear a documentao e estabelecer processos de documentao com
recurso a meios tecnolgicos que os tornam, devidamente usados, mais eficientes.

No desprezando de qualquer maneira o contributo importantssimo das primeiras, centramos a


nossa ateno no contributo dado pelas cincias que diretamente influenciam o processo
documental. A investigao nestas reas essencial para que sejam disponibilizados aos museus
novos e melhores recursos e ferramentas que facilitem o trabalho de registo, e posterior divulgao,
das colees museolgicas. Neste sentido a investigao que aquelas cincias ou disciplinas
produzem no domnio da documentao centrada na criao de normas que permitam aos museus
e seus profissionais cumprir um conjunto de tarefas de uma forma organizada e sustentada, obtendo
resultados finais mais fidedignos na recolha e tratamento da informao sobre as colees.

Sabemos que norma tem o mesmo significado que lei, modelo, mtodo, princpio que serve de regra
ou ainda procedimento, costume ou hbito aceite. No entanto, para melhor compreenso do que
pretendemos expor, importa referir a mais antiga instituio que assume o encargo de criao de
normas, a British Standards Institution (BSI). A definio de standard para esta instituio :

Put at its simplest, a standard is an agreed, repeatable way of doing something. It is a published
document that contains a technical specification or other precise criteria designed to be used
consistently as a rule, guideline, or definition. Standards help to make life simpler and to increase
the reliability and the effectiveness of many goods and services we use. Standards are created by
bringing together the experience and expertise of all interested parties such as the producers,
sellers, buyers, users and regulators of a particular material, product, process or service. (BSI,
2012)
33

Tendo em conta esta definio e ainda segundo McKenna e De Loof podemos encontrar dois tipos
principais de normas: as de facto e as de jure. As primeiras, embora no reconhecidas formalmente
por nenhuma instituio como a ISO ou o BSI, so as usadas e reconhecidas em determinado setor
como as mais comuns e abrangentes (veja-se o facto do formato .doc para a criao de documentos,
por exemplo). As segundas so as reconhecidas por uma instituio que define normas (ISO ou BSI,
por exemplo) e so construdas de acordo com as necessidades comuns de determinados grupos
com interesse direto na norma, sem haver sobreposio ou prevalncia de determinados interesses
em relao a outros por questes sociais, polticas ou econmicas. Tm a seu desfavor o tempo que
demoram a ser criadas e implementadas e a dificuldade de adaptao velocidade da inovao
tecnolgica (MCKENNA, DE LOOF, 2009).

Podem tambm ser tipificadas pelo contexto da sua criao, ou seja, pelas caractersticas do grupo,
do contexto local ou circunstncias especficas que levaram sua criao. Segundo os mesmos
autores, no trabalho desenvolvido para o projeto ATHENA (MCKENNA, DE LOOF, 2009: 9),
podemos encontrar normas criadas para um projeto especfico de uma instituio, com o objetivo de
responder a um propsito simples (criar um thesaurus especfico de determinada atividade
cientifica, por exemplo); para uma comunidade, com o objetivo de criar uma norma que
simplificasse a realizao de determinada tarefa, por exemplo; para um contexto nacional, com a
criao de thesauri nacionais a utilizar por todos os museus de determinado pas, e finalmente: para
um contexto internacional, no qual as normas criadas so normalmente resposta a um problema
global e, assim sendo, so fruto do interesse de diferentes pases e normalmente depois
reconhecidas por organismos como a International Standard Organization (ISO). Um outro tipo de
menos comum, por enquanto, mas que os autores tambm referem so os Open Standards. Uma
forma de criao de normas que se pretende mais transparente e democrtica, mas que exige um
consenso muito alargado, sem sobreposio de uma parte outra e permite a participao de todos
os interessados, independentemente da sua condio, para a criao de normas que tenham
repercusso e aceitao a uma escala global (MCKENNA, DE LOOF, 2009: 10).

Para todos estes tipos encontramos exemplos diretamente relacionados com a museologia e a gesto
de informao sobre o patrimnio cultural e natural. Vejamos ento de que maneira.

No que diz respeito documentao em contexto museolgico, dada a diversidade imensa do


patrimnio guarda destas instituies, a normalizao assume um papel fundamental uma vez que
condio de validade e utilizao ao longo do tempo dos dados e informao que recolhemos nos
34

sistemas de documentao (CIDOC, 2001). com recurso s normas que os museus podem definir
ou escolher a estrutura dos sistemas de gesto, criar ou adotar procedimentos para a documentao,
definir a linguagem e termos a usar na introduo e classificao dos dados ou, ainda, as futuras
utilizaes da informao no que concerne divulgao e comunicao do patrimnio. Mas quais
so essas normas?

De acordo com o comit internacional de documentao do ICOM, o CIDOC, so quatro os grandes


grupos de normas que influenciam diretamente o trabalho de documentao nos museus. A saber:

Normas de sistemas de informao (Information system standards)


Normas de dados (Data standards)
Normas de procedimentos (Procedural standards)
Normas de intercmbio de informao (Information interchange standards)

Importa definir cada uma dessas categorias de normas bem como o modo como as normas
interagem entre si e influenciam o trabalho prtico de documentao nos museus e instituies
similares.

Atualmente qualquer instituio deve considerar a informao como um recurso fundamental a par
dos recursos humanos, financeiros e materiais (MARN TORRES, 2002: 296). Isto implica que a
informao seja tratada de forma eficiente recorrendo aos sistemas mais adequados para o efeito. As
normas de sistemas de informao serviro para definir os componentes funcionais de um sistema
de documentao como um todo (CIDOC, 2001) diferenciando, no caso do museu, entre o que diz
respeito ao inventrio, gesto de colees, divulgao das mesmas ou gesto financeira e
tcnica da prpria instituio. Note-se que na maior parte dos sistemas de informao utilizados
pelos museus que conhecemos, a sua utilizao restrita s questes de documentao, pese
embora assistindo a gesto com a informao que contm. Contudo cada vez mais encontramos
casos de museus que, fruto da natureza da sua tutela ou da organizao em que se inserem,
procedem com sucesso interligao dos seus sistemas de documentao com outros sistemas de
informao usados pela mesma entidade (ALMEIDA; MATOS; CABRAL, s.d.). Exemplos comuns
em museus so a ligao dos sistemas de documentao a sistemas de controlo financeiro, bilhtica
ou a outros repositrios de informao digital, como os das bibliotecas e arquivos ou os sistemas de
informao geogrfica.

35

As normas de sistemas de informao devero ser criadas com o auxlio dos especialistas em
documentao e museologia, no entanto, o contributo da informtica neste ponto determinante.
Para obtermos um bom sistema de informao importante que ele seja construdo de acordo com
mtodos de programao e estrutura que possibilitem a incluso de novas funcionalidades e a
adaptao evoluo das normas de dados ou de procedimentos. Acresce que estes sistemas tero
que cumprir dois requisitos fundamentais para qualquer instituio: a atualizao e integrao com
os avanos tecnolgicos mais recentes (sistemas operativos, formatos de ficheiros, metadados, etc.)
e a liberdade de utilizao da informao que pertence ao museu, ou seja, a possibilidade do museu
migrar os dados para um sistema diferente ou de consultar a informao sem utilizar o software que
sustenta o sistema de informao usado29.

As normas de dados representam o que , na nossa opinio, essencial na construo de um sistema


de documentao normalizado dentro de um museu. Significa isto que sero as primeiras a ter em
conta em sistemas, informticos ou manuais, para assegurar que a informao registada o mais
corretamente possvel. Estas normas definem a forma como se organiza um sistema informtico e
como que a informao deve ser guardada dentro do sistema. Ainda segundo o CIDOC (2001)
estas normas dividem-se em trs partes: estrutura, regras e convenes, e terminologia30.

As normas de estrutura propem a definio dos campos e tabelas, juntamente com as suas
especificaes tcnicas, como o seu tamanho e tipologia31, que constituem um registo sobre
determinada categoria de informao. o caso das CIDOC Information Categories (CIDOC, 1995)
que contm, ainda que de forma no muito desenvolvida, uma estrutura de informao que os
museus podero usar na construo dos seus projetos de documentao. Para alm da definio dos
campos e tabelas, neste tipo de normas devem tambm ser descritas todas as relaes existentes
entre os campos que constituem a norma (MATOS, 2007).

As normas de regras e convenes e as normas de terminologia esto intrinsecamente ligadas.


Definem a regras a utilizar na introduo da informao e a terminologia a utilizar quando
registamos os dados. Campos de informao obrigatria, formatos de datas, utilizao de
maisculas, pontuao ou controlo do vocabulrio usado atravs de listas de termos e thesauri
preestabelecidos so algumas das regras que sero criadas dentro do contexto proposto pelas
normas de dados.
29

Este um ponto onde as normas de sistemas de informao se cruzam com as normas de intercmbio de dados de
uma forma clara. Sobre o assunto podero consultar o exemplo dado por Nick Crofts da implementao do CIDOC
CRM com uma base de dados relacional utilizada num museu (CROFTS, 1999)
30
No original Data structure, Data content e Data value. (CIDOC, 2001)
31
Campo de data, Numrico, Campo de texto, etc.

36

Sobre este tipo de normas refletimos de forma mais aprofundada na dissertao de mestrado, no
entanto, no podemos deixar de reafirmar a absoluta necessidade de criao ou adoo de normas
deste tipo pelos museus. a partir delas que se constroem projetos de documentao slidos e
vlidos no longo prazo.

As normas de procedimentos incidem sobre os procedimentos utilizados pelos museus na


documentao e gesto das suas colees. Neste tipo de normas definem-se as regras e os passos a
dar para uma correta documentao e gesto do patrimnio.

Em termos prticos estas normas definem os passos a seguir por um colaborador de um museu,
quando, apenas para citar um exemplo, um dos objetos da sua coleo solicitado para emprstimo.
Os documentos a tratar, os momentos de aceitao ou recusa do emprstimo, a informao de
suporte deciso, os colaboradores chamados a intervir, o transporte, as condies de segurana,
etc., e a data em que cada um destes assuntos tratado, constituem uma norma de procedimento
para aquele caso. Este tipo de normas definidas em conformidade com as polticas de colees e
documentao do museu, que integram o procedimento, pretendem ser o guia do museu para a
gesto das colees no que concerne a aquisio, incorporao, inventrio, catalogao,
emprstimo, exposio, transporte e alienao do patrimnio (ROBERTS, 1988).

A sua importncia para os museus crescente, conforme podemos aferir da incluso de 8


procedimentos da norma SPECTRUM (DAWSON; HILLHOUSE, 2011: 13) no sistema de
creditao de museus do Reino Unido32, como condio mnima, em termos de documentao, para
o reconhecimento do museu naquele sistema de qualidade.

Por ltimo, as normas de intercmbio de informao respondem s questes tcnicas que


permitem a interligao de diferentes sistemas dentro da mesma instituio e a comunicao entre
sistemas de diferentes instituies ou desenvolvidos por diferentes fornecedores. O CIDOC CRM,
desenvolvido inicialmente no mbito dos Documentation Standards Working Group e CIDOC
CRM SIG, ambos grupos de trabalho do comit internacional para a documentao do ICOM, ,
desde 2006, uma norma da International Standards Organization reconhecida pelo cdigo ISO

32

A partir de 31 de Maro de 2012, o Museums, Libraries & Archives Council deixa de controlar o sistema de
creditao
de
museus
do
Reino
Unido,
como
acontecia
at
agora
(ver
http://www.mla.gov.uk/what/raising_standards/accreditation - consultado em 17-01-2012) e a partir dessa data o Arts
Council England passar a ter essa responsabilidade como se pode verificar em http://www.artscouncil.org.uk/what-wedo/supporting-museums/accreditation-scheme/ (consultado em 18-03-2012).

37

21127:2006. Segundo a definio apresentada no seu stio na internet33, esta norma pretende criar
... definitions and a formal structure for describing the implicit and explicit concepts and
relationships used in cultural heritage documentation que permitam por sua vez a criao de uma
linguagem comum para formular requisitos dos sistemas de informao e atravs da qual se possam
mapear34 semanticamente os contedos de diferentes repositrios. O CIDOC CRM tem tido um
crescimento e aceitao considerveis na comunidade cientfica e a pretenso de se estender o seu
mbito de aplicao s bibliotecas e arquivos (DOERR; LEBOUEF, 2009).

Neste tipo de normas, segundo o CIDOC (2001) so ainda importantes as normas ISO 8879:1982 Information processing -- Text and office systems -- Standard Generalized Markup Language
(SGML) e ISO 2709:2008 -- Information and documentation -- Format for information exchange,
ambas reconhecidas pela organizao internacional, a ISO, bem como a que deriva do protocolo de
recuperao de informao Z39.50, utilizado principalmente pelas bibliotecas, atualmente tambm
definido como uma norma internacional, a ISO 23950: 1998 - Information and documentation -Information retrieval (Z39.50) -- Application service definition and protocol specification.

Atualmente, este tipo de normas permite a existncia de plataformas de pesquisa e recuperao de


informao disseminadas pela internet que tm como objetivo concentrar num s local a pesquisa
entre diversos repositrios de diferentes instituies.

A nvel europeu o projeto mais ambicioso e conhecido do grande pblico tem a sua face visvel no
portal Europeana (www.europeana.eu), cofinanciado pela Unio Europeia e gerido pela Fundao
Europeana, que tem como objetivos: providenciar acesso ao patrimnio cientfico e cultural da
Europa atravs de um portal entre diferentes domnios; facilitar a existncia de um acordo entre
museus, arquivos e bibliotecas sobre como cooperar na criao de um portal nico; estimular e
facilitar iniciativas que renam contedos digitais j existentes; suportar e facilitar a digitalizao
do patrimnio cultural e cientfico europeu35. Este um projeto ambicioso e que exige por parte dos
seus responsveis tcnicos um trabalho minucioso de adaptao e conjugao de um conjunto de
normas especficas de museus, arquivos e bibliotecas e que deu origem ao Europeana Data Model
(EDM) apresentado na conferncia anual da International Federation of Library Associations and
Institutions, em 2010, na cidade de Gotemburgo, Sucia (DOERR, et al., 2010).

33

Cf. http://www.cidoc-crm.org/index.html (consultado em 14-01-2012).


Cf. http://www.cidoc-crm.org/crm_mappings.html (consultado em 14-01-2012).
35
Cf. http://pro.europeana.eu/web/guest/about/europeana-foundation (Consultado em 12-03-2012).
34

38

Este o conjunto de tipologias normativas que, em termos de documentao, deve ser considerado
para que os museus possam construir/selecionar sistemas de informao capazes de responder a um
conjunto de solicitaes que, ao longo dos ltimos anos e com o desenvolvimento tecnolgico, se
tem alargado de forma considervel. bvio que no se pede a um tcnico de um museu ou um
documentalista que seja um especialista em cada um deste tipo de normas. O que se lhe pede, para
que possa construir um bom sistema dentro do museu onde trabalha, que se preocupe em exigir a
cada momento que a plataforma que o museu adotar ou criar internamente seja construda de
acordo com as normas mais indicadas para cada situao. Isto obriga ao conhecimento do trabalho
de um conjunto de instituies internacionais que se tm dedicado ao trabalho de produo
normativa um pouco por todo o mundo.

3.2.

As instituies relevantes

Como referimos a documentao em museus teve o seu grande desenvolvimento aps a II Grande
Guerra. Nessa altura comearam a formar-se na Europa e nos Estados Unidos, principalmente,
algumas instituies, de mbito internacional ou nacional, com o intuito exclusivo de se dedicar ao
estudo sobre documentao em museus em todas as suas vertentes.

3.2.1. O CIDOC - Comit


Documentao do ICOM

Internacional

para

A primeira e mais importante instituio que se dedica s problemticas levantadas por esta tarefa
foi fundada, em 1950, como um dos comits internacionais do International Council of Museums
(ICOM), com a designao de CIDOC ou The International Committee for Documentation. A sua
criao, segundo nos diz Teresa Marn Torres (2002: 305), foi solicitada pelo personal del proprio
centro de documentacin del ICOM en Paris.... Desde ento esta entidade tem sido o motor para o
desenvolvimento da documentao em museus dentro do ICOM, sendo o seu trabalho no domnio
da normalizao documental e na posterior informatizao dos museus um dos mais importantes
que encontramos ao longo dos anos e com maior impacto no conhecimento das colees
museolgicas.

Desde o seu aparecimento e at dcada de 70 do sculo passado, o CIDOC, ento liderado por
Yvonne Oddon, transformou a forma como se olhava para o museu. O museu passou a ser encarado
como um centro de documentao que produz e comunica informao sobre o patrimnio cultural e
natural que recolhemos e guardamos. Durante aquele perodo o CIDOC teve um papel
39

preponderante, vertido na obra Elements of Museum Documentation (ODDON, 1968), na


disseminao da importncia da tarefa de documentao das colees para a equiparao do museu
a um centro de investigao que estude as colees na procura de mais conhecimento, filosofia
ainda hoje seguida pela maior parte dos museus. A documentao tida como o principal suporte
investigao (estudo) que se encontra inscrita na prpria definio do museu (MATOS, 2009: 140).
o tempo em que se define o propsito do museu enquanto centro de documentao, segundo a
viso, j explorada, de Otlet e que marcar a atuao dos profissionais do setor at aos nossos dias.

Aps a dcada de 70, o CIDOC centra a sua ateno no estudo de necessidades especficas dos
museus e na produo de normas que possam facilitar a tarefa da gesto das colees. No
estranho a esta alterao do CIDOC, agora mais prtico, o aparecimento dos computadores e a sua
utilizao por cada vez mais museus. Alis, as tecnologias tm sido verdadeiras impulsionadoras de
um constante desenvolvimento na prtica comum dos museus. A utilizao de um computador neste
tipo de processos acarreta uma necessidade de adaptao sentida no mbito do CIDOC e que teve
como fruto a criao de documentos normativos como as CIDOC Information Categories (CIDOC,
2005) e, tambm de um conjunto de grupos de trabalho que se dedicaram aos problemas especficos
levantados por colees, como a etnologia e a arte contempornea, ou pela terminologia, bases de
dados e internet, apenas para citar alguns exemplos.

Em primeiro lugar importa destacar a criao dos grupos de trabalho como resposta s diferentes
necessidades que se tm sentido, dentro do CIDOC e pelos especialistas em documentao em
museus que se renem nesta organizao, ao longo das ltimas dcadas. A sua criao ou extino
proposta direo do CIDOC por qualquer membro ativo da organizao, e votada nas conferncias
anuais. Ao longo do tempo os grupos tm sido alterados e hoje em dia encontram-se em atividade,
segundo o stio do CIDOC (http://network.icom.museum/cidoc/) os seguintes:

Archaeological Sites - Preocupa-se com a informao proveniente de stios arqueolgicos, com


especial relevncia para as questes levantadas por pases que comeam a documentar este tipo
de patrimnio, e em criar as condies para que essa informao possa ser utilizada escala
internacional tendo em vista a proteo e divulgao deste tipo especfico de patrimnio
(CIDOC, 2008).
Transdisciplinary Approaches in Documentation - Discute a natureza da documentao na
forma digital como metodologia para a pesquisa e investigao nas diferentes disciplinas e
cincias (arte, histria natural, arqueologia, etc.) que interferem com o estudo das colees. O
grupo de Histria Natural, por exemplo, integra agora este grupo. A sua inteno procurar
40

entender as diferenas/semelhanas na documentao de colees cientficas, artsticas,


histricas, etc. (CIDOC, s.d.).
Conceptual Reference Model Special Interest Group - um dos grupos mais interessantes e
importantes do CIDOC e tem como principal responsabilidade a manuteno e atualizao do
CIDOC CRM (ISO 21127:2006), bem como a criao de guias de boas prticas ou ferramentas
que apoiem os museus, e outras instituies produtoras de informao, na implementao desta
norma (CIDOC, 2008).
Co-reference - Este grupo criado em 2007, em Viena, tem como objetivo encontrar uma soluo
para as questes de referenciao de informao entre distintos sistemas de catalogao, atravs
da partilha do conhecimento em rede. Um exemplo deste tipo de trabalho so os sistemas que
guardam informao sobre nomes de locais que depois so partilhados e usados por outros
sistemas para identificar determinado local na sua base de dados. A longo prazo este grupo
pretende criar uma rede de referncias para o patrimnio cultural e natural. (EIDE, 2008)
Data Harvesting and Interchange Working Group - Este grupo, criado em 2009, tem como
objetivo informar e suportar o desenvolvimento e aplicao de formatos e tcnicas que permitam
a recolha e intercmbio de informao entre portais que pretendam obter dados de distintos
sistemas de gesto de colees. O seu principal foco de ateno prende-se com o formato LIDO
(Lightweight Information Describing Objects) que tem sido desenvolvido a partir dos esquemas
CDWAlite36 e museumdat37, apoiando-se tambm no SPECTRUM e CIDOC-CRM, com o
objetivo de proporcionar um esquema de metadados que possam ser utilizados por uma enorme
variedade de servios na internet (CIDOC, s.d).
Digital preservation - Este grupo foca a sua ateno nos problemas levantados pela preservao a
longo prazo da informao digital sobre o patrimnio guarda dos museus, seja ela criada pelos
processos de documentao das colees ou parte integrante dos prprios objetos (o caso de
vdeos na arte contempornea). um dos grupos que ter grande importncia no futuro, medida
que nos vamos tornando cada vez mais dependentes das ferramentas tecnolgicas, e discute um
problema que a maior parte dos museus ainda no percecionou (CIDOC, 2008b).
Documentation Standards - O grupo de normas de documentao resulta da juno de dois
grupos preexistentes, o Data and Terminology Working Group e o Data Model Working Group, e
tem como objetivo ser um ponto de ligao entre projetos, entidades ou investigadores que atuem
na rea da documentao museolgica. Na prxima assembleia geral do ICOM, em 2013, no Rio

36

Para mais informaes sobre este importante trabalho do Getty Institute ver em linha:
http://getty.art.museum/research/publications/electronic_publications/cdwa/cdwalite.html (consultado em 12-01-2012).
37
Um outro trabalho relevante nesta rea o desenvolvido pela Associao de Museus Alem. Especificamente pelo
grupo de trabalho sobre documentao. http://www.museumdat.org/index.php?ln=en&t=home (consultado em 12-012012).

41

de Janeiro submeter votao a Declarao de Princpios de Documentao em Museus38,


criando assim um cdigo deontolgico com que os museus e profissionais se possam
comprometer. Faz tambm um importante trabalho de publicao de normas de estrutura de
dados, sendo sua a responsabilidade das CIDOC Information Categories (CIDOC, 1995), e de
terminologia a ser usada na documentao das colees (CIDOC, 2008c).
Information Centres - um grupo de trabalho que pretende intensificar a criao de redes entre
instituies de suporte documentao de museus em diferentes pases, como a Canadian
Heritage Information Network e a Collections Trust, com o objetivo de conhecer os recursos,
ferramentas e processos utilizados por essas instituies de referncia para disseminar o valor do
conhecimento adquirido, bem como evitar os erros experimentados, usando a experincia de uns
em benefcio de outros. Este grupo que preocupa-se tambm com a informao estatstica para os
museus (CIDOC, s.d. b).
MPI - Museum Process implementation - o mais recente grupo de trabalho do CIDOC e
reflete as preocupaes que se sentem no setor sobre os procedimentos na gesto de colees e as
implicaes que da advm para a comunidade internacional. Falaremos frente com maior
detalhe deste recente grupo de trabalho.
Multimedia39 - O ltimo grupo tem como objetivo dar a conhecer comunidade museolgica a
tecnologias e aplicaes da multimdia em museus, assim como definir um conjunto de linhas de
orientao para a sua utilizao e, a par, representar os interesses da comunidade museolgica no
domnio do desenvolvimento das tecnologias multimdia (suporte, formatos, aplicaes, etc.).
Um dos seus trabalhos mais relevantes a publicao do texto Introduction to Multimedia in
Museums (DAVIS; TRANT, 1996) que uma ferramenta essencial para os museus que utilizem,
ou estejam interessados em vir a utilizar, tecnologias multimdia nas suas atividades.

A atividade destes grupos representa um pouco da histria do CIDOC e permite tambm


compreender a evoluo das preocupaes dos seus membros e as mudanas que o trabalho de
alguns grupos trouxeram para este comit internacional e para a sua organizao interna. Um dos
exemplos que ilustra estas adaptaes a reunio dos dois grupos que comearam por trabalhar
autonomamente (Data and Terminology Working Group e Data Model Working Group) e que agora
compem o grupo de Normas de Documentao (CIDOC, 2008c), bem como a menor importncia
de grupos dentro do comit que se relacionam direta e especificamente com determinadas colees
(arte contempornea, histria natural ou etnologia, por exemplo), em face do aparecimento de um
38

Uma verso de trabalho deste documento pode ser consultada em linha em http://cidoc.mediahost.org/principles6.pdf
(Consultado em 14-01-2012).
39
Este grupo de trabalho, segundo podemos concluir de uma consulta recente pgina do CIDOC, j no existe,
embora estivesse mencionado na pgina institucional do CIDOC quando retirmos estes dados e por isso resolvemos
manter aqui a referncia.

42

grupo como o Transdisciplinary Approaches in Documentation que tem como objetivo conciliar as
diferenas de documentao entre distintas tipologias de objetos (CIDOC, 2005).

Na histria do CIDOC o trabalho destes grupos tem contribudo para convencer a comunidade
museolgica internacional da importncia da documentao para os museus e para as suas colees,
providenciando, aos profissionais desta rea especfica, um conjunto de recursos que lhes permitem
cumprir esta importante tarefa com maior sucesso.

No nos ser possvel elencar, no mbito do presente estudo, todos os contributos do CIDOC nesta
matria. Teramos de referir todo o trabalho realizado pelo antigo Centro de Documentao do
ICOM e pelos seus responsveis, bem como por Ivonne Oddon frente do, entretanto criado,
CIDOC, e referenciar os primeiros debates suscitados pelo aparecimento e utilizao pelos museus
dos novos meios tecnolgicos. Uma anlise histrica desta natureza, embora importante, apenas
possibilitaria um enquadramento mais aprofundado sobre o trabalho deste comit. No entanto, e
porque influenciam diretamente o atual panorama da documentao museolgica a nvel
internacional, no podemos deixar de referenciar os contributos mais importantes. Tomam a forma
de trs documentos de carter normativo e uma carta de princpios, j referida.

O CIDOC dedicou-se, aps a dcada de 70 e em sequncia da introduo do computador nas tarefas


de documentao, discusso e criao de regras que possibilitassem uma utilizao to eficiente
quanto possvel daqueles meios. O primeiro fruto desse trabalho ocorre apenas em Junho de 1995
com a publicao das International Guidelines for Museum Object Information: The CIDOC
Information Categories pelo referido comit, no seguimento do trabalho de Robert G. Chenhall e
Peter Homulos, apresentado como proposta conferncia anual de 1978 (CHENHALL;
HOMULOS, 1978), que inclua um conjunto de 16 categorias de informao sobre a identificao
dos objetos, o registo da sua histria e provenincias, e outro tipo de informaes teis no mbito
do inventrio das colees. Essa proposta haveria de se tornar uma recomendao do CIDOC aos
comits nacionais do ICOM, como base normativa do trabalho de documentao (CIDOC, 1995), e
seria desenvolvida, entre 1980 e 1992, de forma paralela pelos dois grupos de trabalho do CIDOC
que deram origem ao atual grupo de Normas de Documentao (Documentation Standards). Na
conferncia de 1992 o CIDOC decidiu consolidar o trabalho entretanto desenvolvido separadamente
pelos dois grupos e criar a atual verso, publicada em 1995, que substitui formalmente as
recomendaes da proposta de Chenhall e Homulos.

43

Este documento um importante marco na histria da documentao em museus, porque pela


primeira vez os museus e os profissionais de documentao contam com um documento simples,
que pode ser usado por qualquer museu, independentemente da sua escala, na criao ou
desenvolvimento de um projeto de documentao, bem como por qualquer empresa que pretenda
criar um sistema de gesto de colees museolgicas, e serve tambm de guia para os profissionais
de museus que de alguma forma contactam com a documentao do patrimnio cultural e natural.

Em termos genricos um documento que pretende esclarecer as categorias de informao mnimas


que um sistema de documentao deve conter para registar a informao sobre os objetos,
independentemente da sua natureza, e possibilitar aos museus o cumprimento de alguns princpios
bsicos da documentao como: a responsabilidade40, criao de conhecimento, segurana e acesso
s colees. Est organizado em trs partes fundamentais: a definio das categorias de informao
que devem ser utilizadas no registo dos objetos; a explicao das regras e convenes para a
introduo da informao em cada categoria; e indicaes sumrias acerca da terminologia que
poder ser usada em cada uma das categorias (CIDOC, 1995: 19).

Em termos prticos o documento est organizado em grupos de informao, subdivididos em


categorias de informao que comportam a informao especfica sobre essa categoria. Utilizando
como exemplo a localizao dos objetos, o documento agrega a informao relacionada no Grupo
de Informao Localizao que depois comporta as seguintes Categorias de Informao:

Localizao atual
Tipo de localizao atual
Data de localizao atual
Localizao habitual

O Grupo de informao contm, para alm das categorias, a indicao do propsito que lhe d
origem, alguns exemplos de informao e notas adicionais com esclarecimentos importantes sobre a
aplicao prtica do documento. Da mesma forma, as Categorias de Informao contm uma breve
definio, alguns exemplos prticos, nomes alternativos dados mesma categoria e notas que
podero incluir a referncia utilizao de terminologia controlada ou outras condicionantes a que
esteja sujeita (CIDOC, 1995: 45).

40

O termo utilizado em ingls, accountability, de difcil traduo. Escolhemos utilizar o termos responsabilidade
porque nos parece ser o mais apropriado para explicar a ideia de responsabilizao que o processo de documentao
acarreta.

44

Este documento foi e continua a ser uma referncia importante para os documentalistas. Contm
aquilo que podemos classificar como bsico em qualquer sistema de gesto de colees, sendo a sua
verificao um excelente instrumento para a anlise destes sistemas.

Um outro documento normativo o que resulta do trabalho de profissionais de alguns museus


africanos em parceria com o CIDOC, intitulado Handbook of Standards. Documenting African
Collections (ANNABI et al., 1996) e publicado pelo ICOM em 1996. Na sua origem estiveram
principalmente as preocupaes com a defesa e segurana do patrimnio cultural dos pases
africanos, mas tambm com o desenvolvimento das atividades cientficas e de divulgao dos seus
museus, que s podem ser levados a cabo com bons inventrios e intercmbio de informaes sobre
as colees.

A importncia deste documento no , reconhecemos, a mesma que o anterior. Mas a sua


existncia, ainda que assumindo uma forma pouco tcnica - o que no habitual neste tipo de
documentos - possibilitou em alguns pases a criao de projetos de documentao e salvaguarda do
patrimnio que de outra forma ficaria esquecido e negligenciado.

Dada a natureza das colees originrias daquele continente, este trabalho tem o grande mrito de
estabelecer grupos de informao especficos para colees de histria natural e etnologia que
posteriormente so utilizadas tambm em sistemas de inventrio e gesto de colees fora de
frica. disto exemplo a alterao que, com base no referido documento, fizemos ao sistema de
inventrio do Museu de Antropologia da Universidade de Coimbra concretamente sobre a
informao de recolha de campo das importantes colees africanas e brasileiras detidas por este
museu.

Em termos de estrutura, o documento est subdividido em duas partes constitudas pelas normas a
seguir pelos museus para as colees de humanidades e para as colees de cincias naturais. Cada
uma destas partes inclui categorias de informao que ajudam a documentar as colees, que se
encontram organizadas em descrio, gesto e histria dos objetos, e que so procedias por um item
especfico de documentao, organizado por cada museu, que deve incluir os documentos de apoio
ao inventrio e gesto das colees, como as referncias bibliogrficas, fotografias, processos de
conservao, etc.

um documento que se reveste de capital importncia no contexto em que se insere e que


responde, nas palavras do presidente do ICOM retiradas do prefcio da publicao, a uma das
45

maiores preocupaes da organizao: the fight against the illicit traffic of cultural property
(ANNABI et al., 1996).

O terceiro e ltimo documento que pretendemos destacar , na nossa opinio, o trabalho mais
significativo em termos normativos produzido pelo CIDOC at ao momento. Representa o culminar
do trabalho de mais de 10 anos de dois grupos de trabalho do CIDOC, o Documentation Standards
Working Group que iniciou o processo com a criao e desenvolvimento do CIDOC Relational
Data Model, apresentado pela primeira vez em 1996 (CROFTS e REED, 1996), e mais tarde
transformado, fruto da deciso dos membros daquele grupo de trabalho de trabalhar o documento
atravs de uma metodologia object-oriented, no CIDOC Conceptual Reference Model (CRM).
Esta abordagem tinha como objetivo utilizar as mais-valias desta norma para lidar com a variedade
e complexidade das estruturas de dados existentes e utilizadas por diferentes museus e sistemas de
gesto de colees, e possibilitar o intercmbio de informao entre sistemas de informao de
museus e de instituies relevantes na rea como as bibliotecas e arquivos (CIDOC CRM, 2006).
No mesmo sentido, na conferncia anual de 1999, realizada em Londres, o CIDOC tomou a deciso
de candidatar o CRM International Standards Organization, instituio que detm a autoridade
para a criao de verdadeiras recomendaes internacionais, e que aceitou, em Setembro de 2000, o
CIDOC CRM como candidato. Seis anos mais tarde, a 9 de Dezembro de 2006, o CIDOC CRM
passa a ser uma norma internacional oficial designada por ISO 21127:2006 - Information and
documentation -- A reference ontology for the interchange of cultural heritage information (CIDOC
CRM, 2006).

O CRM, como vulgarmente designado, um documento tcnico que pretende providenciar as


definies e uma estrutura formal para descrever os conceitos, implcitos e explcitos, e as relaes
utilizados na documentao do patrimnio cultural e natural (CIDOC CRM, 2011). Tem como
principal objetivo a criao de uma rede semntica abrangente, que possa ser utilizada em qualquer
sistema de informao sobre patrimnio, e que possibilite o seu entendimento de forma global.
Desta forma, poder ser utilizada como uma linguagem comum na qual os museus ou os
responsveis pela documentao se baseiam para definir os requisitos a exigir na implementao ou
construo de um sistema de documentao e gesto de colees normalizado. A par, tambm seu
propsito, constituir-se como norma de intercmbio de informao que possibilite o cruzamento de
dados e recuperao de informao proveniente de diferentes repositrios atravs da linguagem
semntica que pretende disseminar entre museus e outras instituies como as bibliotecas e os
arquivos.

46

A sua criao baseada num conjunto de princpios, que j enumeramos no contexto da dissertao
de mestrado (MATOS, 2007: 20), que esclarecem o mbito de aplicao da norma nos museus,
indicando a excluso de informao gerada nas tarefas administrativas ou a que respeita ao controlo
de visitantes, por exemplo, e afirmam a inteno de respeitar as tecnologias emergentes, sem
descurar os sistemas mais antigos, ainda utilizados pelas instituies. O seu foco de ateno a
informao relativa ao patrimnio cultural e natural e a documentao do seu mais nfimo detalhe.

uma norma cada vez mais utilizada e referenciada pelos especialistas da rea e, neste momento,
existem j normas, como o SPECTRUM por exemplo, a desenvolver projetos de integrao ou a
mapear as suas estruturas de informao de acordo com a semntica criada pelo CRM. Um projeto
de referncia e que permitir uma maior integrao com as bibliotecas - uma relao que
consideramos imprescindvel - o que o CIDOC e a IFLA criaram e implementaram, atravs do
International Working Group on FRBR/CIDOC CRM Harmonisation, com o objetivo de tornar
compatveis os dois modelos (CRM e FRBR) de maneira a que possamos recuperar informao
equivalente entre as duas plataformas (DOERR; LEBOUEF, 2009).

Sendo um modelo bastante complexo e tcnico, de compreenso difcil para a maior parte dos
profissionais que trabalham na documentao de museus. No entanto, esta norma indispensvel
para qualquer museu que, independentemente da tutela ou dimenso, queira documentar e gerir as
suas colees com uma viso de futuro. O CIDOC, ciente dessas dificuldades, disponibiliza na
pgina oficial do CRM (www.cidoc-crm.org) um conjunto de documentos e tutoriais que facilitam a
sua compreenso e entre os quais gostaramos de destacar o tutorial apresentado por Stephen Stead
(cf. http://www.cidoc-crm.org/cidoc_tutorial/index.html, consultado em 09-02-2012).

Para finalizar esta breve, e por isso injusta, exposio sobre o contributo do CIDOC para o atual
panorama da documentao em museus, no poderamos deixar de mencionar a Declarao de
Princpios de Documentao em Museus, que ser submetida votao na prxima conferncia
trienal do ICOM, no Rio de Janeiro. Se vier a ser aprovada esta declarao de princpios um passo
enorme no sentido da afirmao da importncia da documentao para os museus, uma vez que os
compromete a seguir um conjunto de princpios que, parecendo bvios, at agora no se
encontravam elencados num documento formal. Nesta declarao so definidos princpios em
relao s polticas, recursos humanos, sistemas, normalizao, acesso informao, necessidades
dos utilizadores, procedimentos, segurana e preservao (CIDOC, 2007) que, a par do cdigo
deontolgico do ICOM, se tornaro argumentos irrefutveis para o investimento de tempo e
recursos nos processos de documentao que at aqui raramente so considerados. O documento,
47

ainda em verso de trabalho, poder ser consultado e comentado atravs da seguinte hiperligao:
http://cidoc.mediahost.org/principles6.pdf (Consultado em 18-02-2012).

3.2.2. O importante contributo da Amrica do Norte


A par do importante trabalho que tem vindo a ser desenvolvido no mbito do CIDOC encontra-se o
contributo trazido por trs instituies da Amrica do Norte (duas dos EUA e uma do Canad): a
Museum Computer Network (MCN), o Getty Research Institute e a Canadian Heritage Information
Network (CHIN).

Importa referir que a escolha destas instituies decorre do trabalho de normalizao e


sistematizao da documentao e gesto de colees que tm vindo a desenvolver ao longo das
ltimas dcadas. Se assim no fosse, teramos tambm de incluir neste captulo a American
Association of Museums (AAM) que desenvolve, nos Estados Unidos da Amrica, um sistema de
acreditao de museus, referncia a nvel internacional41, que inclui um conjunto de expectativas
legais, ticas e sociais que a comisso avaliadora das candidaturas espera ver cumpridas em termos
da preservao e documentao das colees (AAM, 2005).

Centremos ento a nossa ateno na sua afiliada MCN e no trabalho que tem desenvolvido sobre a
documentao e gesto de colees. Esta instituio criada em 1967, numa fase muito inicial de
implementao de computadores em alguns museus nos Estados Unidos, atravs de uma parceria
entre diversos museus da regio de Nova Iorque que viram nas potencialidades de um conjunto de
programas criados por Jack Heller, investigador do Institute for Computer Research in the
Humanities (ICRH) da Universidade de Nova Iorque, aos quais chamou General Retrieval and
Information Processor for Humanities Oriented Studies (GRIPHOS), uma possibilidade de criar e
partilhar um prottipo de um sistema para um banco de dados. O projeto, presidido por um
documentalista do Metropolitan Museum, William D. Wilkerson, arrancou com financiamento do
New York Council of the Arts e da fundao Old Dominion (MISUNAS; URBAN, 2007).

A MCN evolui de uma instituio que centrava o seu trabalho no desenvolvimento do sistema
proposto por Heller (GRIPHOS), criado para operar em mainframes que exigiam um esforo
financeiro s acessvel a grandes museus ou atravs de parcerias entre museus que possibilitassem a
diviso dos custos entre as vrias instituies, para uma instituio aberta a membros individuais e

41

Cf. A pgina do programa de acreditao de museus em http://www.aam-us.org/museumresources/accred/index.cfm


(Consultado em 14-01-2012).

48

que se preocupa com a construo de normas de intercmbio de informao entre sistemas. Uma
evoluo que tambm afeta a viso, defendida inicialmente pela MCN, de uma rede suportada por
um sistema nico a nvel nacional que se pudesse tornar o repositrio de informao das colees
por todos os museus do pas, e que, mais tarde, abandonada em detrimento de uma outra que
incorpora outros tipos de colees e sistemas (MISUNAS; URBAN, 2007). Como aconteceu com o
CIDOC, esta mudana de paradigma motivada pelo aparecimento e maior utilizao dos
computadores pessoais, com custos mais baixos e de utilizao simplificada pelos museus.

Assim, a MCN, aps a retirada do programa GRIPHOS em 1979, dedica-se criao de normas de
intercmbio de informao, mantendo o esprito que presidiu fundao da instituio, sem no
entanto condicionar os museus em termos de software ou hardware necessrios para trabalhar com
aquele sistema. Tal viso deu origem, no final dos anos 80, ao aparecimento do projeto Computer
Interchange of Museum Information que mais tarde se tornaria independente (Consortium for the
Computer Interchange of Museum Information) e produziria a CIMI Standards Framework42, em
1993. Esta norma tem como objetivo facilitar, atravs de um conjunto de recomendaes sobre
sistemas, a construo de bases de dados, protocolos, estratgias de implementao, etc. (FINK,
1999), bem como a utilizao e recuperao de informao entre distintos repositrios
(BEARMAN; PERKINS, 1993).

A partir de ento este grupo, do qual faziam tambm parte o Smithsonian, o Getty Information
Institute, a Canadian Heritage Information Netwrok, a Eastman Kodak e a inglesa Museum
Documentation Association (MDA), continuaria os seus esforos de normalizao e respetiva
divulgao atravs de uma importante conferncia anual, de publicaes, das entre quais
salientamos a revista Spectra, editada entre 1974 e 2002, e do frum MCN-L listserv43 que se
mantm atualmente como um stio de discusso e troca de ideias sobre tecnologias e normalizao
em museus.

Atualmente, o trabalho e objetivos da MCN, agora associao dos profissionais de informao dos
museus, centram-se na construo de programas de formao e no apoio aos profissionais do setor
na utilizao correta das tecnologias, quer em benefcio dos museus, quer do seu trabalho
especfico.

42
43

Cf. http://old.cni.org/pub/CIMI/framework.html (Consultado em 05-01-2012).


Cf. http://www.mcn.edu/mcn-l (Consultado em 05-01-2012)

49

Uma outra instituio que, a par do CIDOC, tem um contributo preponderante no contexto
internacional da documentao de museus, da normalizao necessria e da utilizao de
tecnologias o Getty Research Institute, conhecido at 1999 como Getty Information Institute. Da
mesma forma que o CIDOC a sua preocupao global, demonstrando interesse por questes de
estrutura de dados, de procedimentos de documentao ou pela terminologia a usar para descrever e
classificar o patrimnio cultural. Ao longo da sua histria desenvolveu por si e participou no
desenvolvimento de projetos verdadeiramente transformadores do setor, como o CIMI ou ainda o
Object ID44. Destacamos entre os seus mais relevantes contributos: a criao de thesauri e a criao
da norma Categories for the Description of Works of Art (CDWA).

A criao de thesauri ou terminologia controlada para descrever e classificar patrimnio cultural e


natural uma ambio antiga dos profissionais de museus. Desde cedo, com a introduo de
sistemas computorizados, sentida a necessidade de utilizar um conjunto de termos e conceitos
comuns que permitam a recuperao rpida e eficiente da informao. Ora, essa necessidade s
pode ser resolvida com a criao, por parte de quem detm a informao, de listas de termos e suas
definies, estruturadas com dependncias e relaes entre cada um dos conceitos e termos, que
depois possam ser utilizadas pelos sistemas de gesto de colees e os portais de pesquisa de
informao para registar e recuperar a informao de acordo com os critrios e significado
pretendidos de um e outro lado.

O GettyResearch Institute tem vindo, ao longo dos ltimos anos, a fazer um trabalho notvel neste
campo especfico com aquilo a que designa Getty Vocabularies45. Neste projeto desenvolve quatro
vocabulrios estruturados que podem ser utilizados na catalogao do patrimnio e no acesso a este
atravs de portais de pesquisa. Cada um dos vocabulrios compatvel com as normas
internacionais de construo de thesauri e pode ser licenciado para usos especficos ou consultado
na internet de forma gratuita. So eles:

The Art & Architecture Thesaurus (AAT) - contm termos, descries e outras informaes
para conceitos genricos relacionados com arte e Arquitetura;
The Cultural Objects Name Authority (CONA) - inclui ttulos e suas atribuies e outro tipo de
informao relacionados com arte e Arquitetura tambm;
The Getty Thesaurus of Geographic Names (TGN) - contm nomes, descries e outras
informaes relevantes sobre locais importantes em termos de arte e Arquitetura;
44

projeto iniciado pelo J. Paul Getty Trust em 1993 com o objetivo de lutar contra o trfico ilcito do patrimnio
cultural. Cf. http://archives.icom.museum/object-id/index.html (Consultado em 05-12-2011).
45
Cf. http://www.getty.edu/research/tools/vocabularies/ Consultado em 03-01-2012.

50

The Union List of Artist Names (ULAN) - contm nomes, biografias e outras informaes sobre
artistas e arquitetos.

Embora muito direcionados para arte e arquitetura, deixando de fora reas to importantes como a
cincia e tcnica ou a histria natural, estes vocabulrios do o mote e so exemplo do que urge ser
feito nesta rea. Este trabalho do Getty Research Institute conta j com a contribuio de
comunidades ativas em diferentes pases que, no caso do AAT, se encontram a traduzir cada um dos
termos e suas definies para espanhol, alemo, francs, italiano ou holands. Em Portugal foi j
defendida uma tese de mestrado em museologia na Faculdade de Letras do Porto que versa sobre
este thesaurus e a sua utilizao no contexto nacional (JORGE, 2011).

Este seria por si s um importante contributo desta instituio, mas suas preocupaes levaram
tambm criao das Categories for the Description of the Works of Art (CDWA). Esta norma foi
criada, no incio da dcada de 90 do sculo passado, pela Art Information Task Force (AITF) que
iniciou o seu desenvolvimento com o objetivo de criar linhas de orientao para a catalogao de
obras de arte e arquitetura e outros grupos de objetos, assim como das imagens e outra informao
que lhes estivesse associada. Como acontece normalmente neste tipo de projetos, a AITF era
constituda por conservadores de museus, historiadores de arte, inventariantes, bibliotecrios,
documentalistas e outros especialistas tcnicos o que permitiu uma viso bastante alargada das
questes que a catalogao e gesto da informao deste tipo de patrimnio levantam.

A CDWA uma norma que pretende descrever os contedos de uma base de dados sobre arte
atravs da utilizao de um quadro conceptual previamente estruturado que permita a catalogao e
posterior acesso informao sobre arte e arquitetura (o seu principal foco de ateno), mas
tambm de outro tipo de patrimnio e contedos multimdia que lhe esto associados (imagens,
vdeo, som, etc.). constituda por 532 categorias e subcategorias de informao, o que demonstra
claramente a sua extenso, e contm um grupo especfico de categorias (13) que so consideradas
como obrigatrias para a identificao e descrio bsica dos objetos (CDWA, 2009) e designadas
por core categories. A estrutura da norma muito semelhante que encontramos nas CIDOC
Information Categories, embora mais completas. Temos um conjunto de categorias de informao
que depois dividido em subcategorias que representam a informao que deve ser registada em
cada categoria. Ou seja, para a categoria Medidas ou Dimenses, temos as subcategorias Descrio
das medidas, Tipo de medidas, Valor medido, Unidade de Medida, Extenso das medidas, Escala,
etc. (HARPRING, 2011: 5), como acontece, a nvel de estrutura, com o Measurement information

51

Group, das CIDOC Information Categories, embora com menos subcategorias no caso deste ltimo
(CIDOC, 1995: 55).

A par das definies, dos conceitos e da organizao estrutural da norma so tambm apresentados
em cada uma das categorias e subcategorias alguns exemplos de informao que pode ali ser
registada, linhas de orientao e questes levantadas por cada categoria, bem como a forma, sintaxe
e tipo de campo que devem ser utilizados para registar a informao. Por ltimo, so tambm
mencionadas as categorias relacionadas e os melhores procedimentos para indexar e obter acesso
informao registada46.

A par desta norma coexistem dois outros trabalhos complementares importantes: o CDWA Lite e o
Cataloging Cultural Objects (CCO).
O primeiro um esquema XML47 que permite a descrio do formato dos registos sobre o
patrimnio cultural, baseado nas categorias do CDWA e no CCO. A sua inteno possibilitar a
utilizao da informao por agregadores e repositrios de informao que utilizem o protocolo de
recuperao de informao da Open Archives Initiative (OAI) (CDWA, 2011). Este esquema, como
atrs referimos, juntamente com o museumdat desenvolvido pelo comit de documentao da
Associao de Museus Alem, integra o novo esquema designado por LIDO, apresentado na
conferncia internacional do CIDOC, em 2010, e desenvolvido no seio do CIDOC Data Harvesting
and Interchange Working Group com a inteno de se tornar um esquema nico que responda aos
requisitos dos seus predecessores e seja compatvel com as normas CIDOC CRM e SPECTRUM
(CDWA, 2011).

O CCO um guia para a descrio de objetos e das suas imagens que contm um conjunto de regras
e exemplos para o registo da informao em algumas das categorias e subcategorias do CDWA e
das VRA Core Categories48. Um documento que indica os procedimentos a seguir para registar a
informao sobre os objetos e as suas imagens.

46

A
estrutura
das
CDWA
pode
ser
consultada
em
http://www.getty.edu/research/publications/electronic_publications/cdwa/index.html (Consultado em 09-01-2012).
47
Um documento que descreve formalmente os elementos de sintaxe e os parmetros de uma linguagem web. Ver
definio em http://www.w3schools.com/schema/schema_intro.asp (Consultado em 20-01-2012).
48
As VRA Core Categories (http://www.vraweb.org/projects/vracore4/index.html - Consultado em 22-01-2012) so um
esquema de descrio de metadados que resulta de uma iniciativa da Visual Resources Association, que faz parte da
International Association of Image Media Professionals (http://www.vraweb.org/index.html - Consultado em 22-012012).

52

Por ltimo, no podemos deixar de registar a preocupao do Getty Research Institute com alguns
aspetos prticos dos sistemas de informao de museus quando afirma: The use of the CDWA
framework will contribute to the integrity and longevity of data and will facilitate the inevitable
migration of data to new systems as information technology continues to evolve. Above all, it will
help to give end-users consistent, reliable access to information, regardless of the system in which it
resides.

It is our hope that these guidelines will provide a common ground for reaching agreement on what
information should be included in art information systems, and what information will be shared or
exchanged with other institutions or systems (CDWA, 2009).

Na nossa opinio, so exatamente as questes da longevidade e integridade da informao, da


possibilidade de migrao para sistemas mais avanados tecnologicamente e da utilizao da
informao por conservadores, investigadores ou pblico em geral, que justificam o dispendioso e
complexo trabalho da criao de normas para documentar o patrimnio cultural. O Getty Research
Institute percecionou estas questes bem cedo e em boa hora investiu na criao dos thesauri e das
CDWA.

A ltima instituio norte-americana cujo trabalho gostaramos aqui de destacar, pela importncia
que tem no mbito internacional a Canadian Heritage Information Network (CHIN).

A CHIN nasce numa altura em que os museus, principalmente os dos pases desenvolvidos,
percebem as vantagens que podem retirar da utilizao das tecnologias de informao e
comunicao emergentes. um facto que no incio da dcada de 70 49 e finais da dcada de 60,
como vimos no caso da MCN, as tecnologias existentes comeam a interessar instituies que tm
de gerir enormes quantidades de informao, como o caso dos museus. No caso do CHIN esse
interesse comeou com o inventrio nacional de objetos museolgicos do Canad, durante a dcada
de 70, designado por Artefacts Canada e que hoje conta com cerca de 4 milhes de objetos e mais
de 600 mil imagens disponveis para consulta (CHIN, 2011) atravs do stio da internet da
instituio50. Desde a sua criao e at aos nossos dias a CHIN tem desempenhado um papel
fundamental na disponibilizao na internet do patrimnio cultural do Canad, quer atravs do
contnuo apoio aos museus e seus profissionais na rea das tecnologias da informao, quer com a

49

A CHIN nasce em 1972 ainda como National Inventory Programme e s em 1982 muda a designao para a atual
(CHIN, 2011a).
50
Cf. http://www.pro.rcip-chin.gc.ca/artefact/index-eng.jsp (Consultado em 24-02-2012).

53

execuo de projetos como o Virtual Museum of Canada51, lanado em 2001, onde os museus
canadianos podem divulgar todos os seus projetos (CHIN, 2011a).

A CHIN tambm uma instituio bastante ativa e atuante na definio de normas na rea de
documentao do patrimnio cultural e natural, quer por iniciativa prpria, como veremos adiante,
quer atravs da participao em diferentes projetos internacionais, como o CIMI, sobre o qual j nos
debruamos, ou em projetos liderados pelo CIDOC.
So da sua responsabilidade o CHIN Humanities Data Dictionary52 e o CHIN Artefacts Canada
Humanities Data Dictionary, normas de estrutura de dados que definem as unidades e grupos de
informao e as suas relaes e dependncias, possibilitando aos museus canadianos, desde a sua
criao centralizada, uma uniformidade muito importante, que se mantm at aos dias de hoje,
mesmo com sistemas no centralizados. A primeira dessas normas uma das mais antigas, criada
especificamente para museus e compatvel, porque lhes serviu de modelo, com as CIDOC
Information Categories (CHIN, 2011b). Com a mesma perspetiva foi tambm criado o CHIN
Natural Sciences Data Dictionary, com o objetivo de dar resposta s questes especficas do
patrimnio natural, como a utilizao na documentao de museus da classificao taxonmica
habitualmente usada no contexto cientfico e de investigao das cincias da vida. Esta norma
contm um conjunto de 544 campos para registar informao sobre botnica, cincias da terra,
paleontologia, zoologia, etc. (CHIN, 2011c).

Em termos de terminologia o CHIN criou diferentes vocabulrios estruturados e utilizou, como


recomendado pelas boas prticas de documentao, outros j criados e testados por outras
entidades, como o caso do AAT do Getty Research Institute ou os thesauri criados pela Direo
de Museus de Frana. Os mais relevantes que criou foram o Standards for the use of the Material
(MA), Technique (MT) and related fields on the Humanities National Database of the Canadian
Heritage Information Network, criado por Calum Ewing, em 1992, no mbito de um projeto de
investigao para o desenvolvimento de linhas de orientao relativas informao sobre tcnicas e
materiais utilizada para descrever os objetos (EWING, 1992); e a CHIN Discipline Authority List
proposed for the Humanities (uma derivao do Art & Architecture Thesaurus), tambm resultado
de um projeto de investigao, desta feita conduzido por Kerridwen Harvey, com o objetivo de
controlar a informao inserida no sistema sobre as disciplinas relacionadas com cada objeto
51

Este projeto nasce da necessidade dos museus alcanarem uma audincia to vasta quanto possvel, algo que no incio
deste sculo com a massificao da internet se verificou um pouco por todo o mundo. O endereo do projeto
http://www.museevirtuel-virtualmuseum.ca (Consultado em 25-02-2012).
52
A norma encontra-se disponvel em http://www.pro.rcip-chin.gc.ca/bd-dl/ddrcip_sh-chindd_hs-eng.jsp (Consultado
em 21-01-2012).

54

(HARVEY, 1994). A estes trabalhos relevantes juntam-se vrias outras normas criadas ou utilizadas
na documentao do patrimnio cultural e natural do Canad53 que fazem do CHIN um dos
organismos mais respeitados e procurados para dar resposta s questes levantadas naquela rea.

A CHIN acompanhou tambm as mudanas que o setor sofreu ao longo dos anos. E, se nos
primeiros anos teve de criar as normas para um sistema informtico centralizado, mais tarde veio a
criar o Collections Management Software Review54, um programa que analisa, atravs da Criteria
Checklist, a capacidade de resposta dos sistemas de gesto de colees em relao gesto do
patrimnio, gesto da informao, ao interface de utilizao, s pesquisas e extrao de
informao para relatrios, aos requisitos tcnicos e, finalmente, prpria administrao do sistema
em termos de segurana, indexao, permisses, etc. Este sistema de avaliao, utilizado j em
Portugal pelo Museu de Serralves como critrio de seleo dos sistemas atravs de um concurso
pblico, permite aos museus uma escolha mais informada acerca das capacidades e funcionalidades
que cada sistema disponibiliza. As empresas que desenvolvem e comercializam este tipo de
sistemas so normalmente gratas por estas iniciativas, dado que constituem documentos de
referncia que podem ser seguidos para providenciar melhores produtos e que, adicionalmente,
permitem uma anlise criteriosa dos produtos concorrentes para benefcio dos museus. J
defendemos, num outro texto (MATOS, 2007: 145) e em diversos fruns pblicos, um esquema
semelhante a utilizar em Portugal para a avaliao dos sistemas de gesto de colees disponveis
no pas que permitisse uma escolha informada por parte dos museus. Este um trabalho por
desenvolver.

Estas instituies da Amrica do Norte tm sido, ao longo das ltimas dcadas, um verdadeiro
motor de desenvolvimento na rea da documentao e gesto das colees. Do seu trabalho direto e
da sua participao em projetos ou em discusses em fruns como o CIDOC ou o Museums & The
Web55 tm surgido novas metodologias e ferramentas que facilitam e resolvem ao museu e aos seus
profissionais os problemas levantados pela documentao do patrimnio. Pese embora os seus
efeitos no sejam muito sentidos nos museus, destacamos o gigantesco e importantssimo trabalho
realizado pelo Getty Research Institute com os seus vocabulrios. Na sociedade de informao atual
um instrumento da maior relevncia para quem regista a informao e, ainda mais, para quem
precisa de a encontrar, independentemente do menor ou maior conhecimento que possa ter sobre o
assunto.
53

Ver as indicadas no stio institucional do CHIN em http://www.pro.rcip-chin.gc.ca/normesstandards/normes_principales-core_standards/index-eng.jsp (Consultado em 23-11-2011).


54
Este recurso est disponvel em http://www.pro.rcip-chin.gc.ca/sommaire-summary/collections_logicielcollections_software-eng.jsp (Consultado em 22-12-2011).
55
Cf. http://www.archimuse.com/conferences/mw.html (Consultado em 23-11-2011).

55

3.2.3. A Museum Documentation Association


A par do CIDOC e dos exemplos que escolhemos para ilustrar o papel dos EUA e do Canad no
desenvolvimento da documentao em museus, obrigatrio reconhecer e explorar o importante
contributo dado pelo Reino Unido nesta matria. No iremos alargar a nossa abordagem a outras
instituies que tambm influenciaram o trabalho da gesto das colees, como a Museums
Association (MA), por exemplo, mas centraremos a ateno no contributo trazido pela Museum
Documentation Association (MDA).

A MDA nasce em Fevereiro de 1977 como uma empresa, nascida no seio do Information Retrieval
Group da MA (IRGMA), em consequncia do trabalho a desenvolvido numa altura em que os
museus e os seus profissionais procuravam encontrar melhores e mais eficientes respostas em
termos de documentao e gesto das colees, motivados, como atrs referimos, pela maior
procura de informao e pelas novas exigncias colocadas pelo desenvolvimento cientfico nas mais
diversas reas. As novas tecnologias e os desafios colocados pelo processamento eletrnico de
dados atravs de computadores so, tambm neste caso, o fator que despoleta o seu aparecimento.
Inicialmente, a MDA foi dirigida por Martin Porter, autor do Porter Stemming Algorithm56, um
algoritmo que auxilia sistemas de recuperao de informao removendo as terminaes
morfolgicas e inflexes de palavras escritas em ingls, e por uma equipa de especialistas entre os
quais se destacam Andrew Roberts, que mais tarde tambm ser responsvel pela MDA, e Richard
Light57, importantes investigadores sobre documentao de museus e autores de alguns dos textos
mais relevantes sobre esta matria. Na primeira dcada de existncia a MDA centra a sua ateno
na disponibilizao de servios de processamento de dados para museus, criando inclusivamente o
MDA Computer Bureau em 1979 com esse fim. Recordamos que este o tempo dos grandes
mainframes aos quais poucos museus tinham acesso e que exigiam conhecimentos muito
especializados para a sua operao e utilizao.

Durante os anos oitenta, a MDA para alm da participao em alguns projetos como o da criao da
Social History and Industrial Classification (SHIC), um sistema de classificao que permite
estabelecer relaes entre objetos, documentos, fotografias, etc. guardados pelos museus tendo
56

Podero consultar mais informao sobre este projeto em http://tartarus.org/~martin/PorterStemmer/index.html


(Consultado em 14-12-2012).
57
Tivemos a oportunidade de conhecer Richard Light e conversar um pouco sobre o tema do presente trabalho no
mbito do CIDOC. Essa aprendizagem foi importante tambm no esclarecimento de alguns pontos sobre o trabalho da
MDA que no esto devidamente documentados e publicados.

56

como base uma qualquer atividade humana e o seu contexto, cria e lana em 1987 o MODES
(Museum Object Data Entry System). O MODES um software que permite o registo e gesto da
informao sobre as colees de museus acolhido com enorme sucesso na comunidade museolgica
britnica. Este conjunto de aplicaes veio a ser adquirido, dez anos depois, pela MODES User
Association (MUA) que hoje a organizao responsvel pelo seu desenvolvimento e atualizaes.
Devemos referir que esta uma situao completamente indita, ao que conhecemos, mas muito
interessante, dado que so os membros da associao que contribuem para o desenvolvimento das
aplicaes quer monetariamente, quer a nvel conceptual e de conhecimentos cientficos necessrios
para o efeito (MUA, 2012). No portanto surpresa que o MODES, dada a sua origem, seja uma
aplicao baseada no MDA Data Standard e nas normas ISAD(G)58 e MAD II59, respeitando
tambm o SPECTRUM e a norma EAD (Encoded Archival Description)60, especfica para
arquivos.

A ltima dcada do sculo passado determinante na histria e relevncia que a MDA assume a
nvel nacional e, principalmente, internacional. Em primeiro lugar porque nesta dcada, mais
precisamente em 1993, que o SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard pela
primeira vez publicado, mas tambm pelos importantes projetos desenvolvidos pela MDA como a
publicao do MDA Data Standard ou do livro Cataloguing Made Easy (HOLM, 1993) e ainda
pelos lanamentos da SPECTRUM Adviser Network e do 24 Hour Museum, projetos com enorme
repercusso na documentao das colees e sua divulgao, respetivamente. Ainda nessa dcada
foi lanada uma segunda verso do SPECTRUM. Esta norma veio colmatar uma falha numa rea
para a qual no existia, pelo que sabemos, regras definidas e globais: os procedimentos a utilizar na
gesto e documentao de colees. A sua criao , sem qualquer dvida, a realizao mais
importante que a MDA conseguiu pela importncia que, alguns anos mais tarde, o SPECTRUM
assumiu no contexto internacional.

Na viragem do sculo o contnuo sucesso nacional e internacional do SPECTRUM possibilitou a


publicao dos Standards in Action (LONGWORTH; WOOD, 2000) e a continuao de um
trabalho de acompanhamento e auxlio a todos os museus e instituies que, no Reino Unido,

58

ISAD(G): General International Standard Archival Description a norma adotada pelo International Council of
Archives (ICA) para identificar e explicar o contexto e contedo do material de arquivo de maneira a promover a sua
acessibilidade.
59
MAD II: Manual of Archive Description (2 edio) uma norma de descrio de material de arquivo inglesa que se
concentra na ajuda que o sistema pode dar dentro de um repositrio especfico para a recuperao de informao
(COOK, 1990).
60
O EAD uma norma XML que permite a descrio de material de arquivo de uma forma que permita uma leitura
automtica pelos sistemas informticos, permitindo assim as pesquisas e a manuteno e intercmbio da informao
(SAA, 2010).

57

pretendessem adotar a norma. No entanto, em 2004, com a nomeao de Nick Poole como diretor
da MDA inicia-se um processo de mudana da instituio que vai levar sua refundao como
Collections Trust, trs anos mais tarde. Entretanto o trabalho de desenvolvimento do SPECTRUM
no parou. Em 2005 publicada a sua 3 verso, editada por Gordon McKenna e Efthymia Patsatzi
(MCKENNA; PATSATZI, 2005), como resultado de um processo de reviso da anterior verso,
participado, em larga escala, pela comunidade museolgica britnica. Este facto contribuiu de
forma marcada para o sucesso do SPECTRUM, verificado na adoo massiva da norma pelos
museus ingleses e no interesse demonstrado por esta norma nos fruns internacionais sobre estes
temas, como o CIDOC.

A partir de 2008 a antiga MDA, agora Collections Trust (CT), tem como misso auxiliar os museus,
galerias, bibliotecas e arquivos a explorar o potencial das suas colees, atravs da partilha do seu
conhecimento e experincia, com uma viso que procura promover a excelncia e questionar as
prticas estabelecidas atravs da procura incessante de novas ideias e da promoo do debate e
discusso

pelos

maiores

especialistas

sobre

matria

nvel

internacional.

Esta

internacionalizao est patente na promoo do SPECTRUM como uma norma verdadeiramente


internacional, atravs do estabelecimento de parcerias com instituies de diferentes pases, tendo
em vista a sua traduo e utilizao pelas comunidades museolgicas locais, bem como na
participao da CT em diferentes projetos internacionais, de entre os quais se destaca a Europeana.

No mesmo sentido, a CT lanou, em 2011, uma nova verso do SPECTRUM, a 4.0, que simplifica
toda a norma, atravs da deslocao da informao sobre os aspetos legais especficos de cada
procedimento para um captulo especfico sobre a legislao e polticas a considerar num processo
de documentao, e da incluso em cada um dos procedimentos de fluxos de trabalho em forma de
grfico que permitem uma compreenso mais fcil da norma e facilitam a sua implementao nos
museus. Esta nova verso, mais simples de traduzir, acompanhada por um apndice que contem
todos os requisitos de informao necessrios para a correta utilizao do SPECTRUM num sistema
de gesto de colees. Alm disso, a CT, atravs do projeto Collections Link61, providencia um
conjunto de recursos para quem pretenda utilizar aquela norma, nos quais se encontra o
SPECTRUM Advice62 que so um conjunto de documentos com respostas s questes mais
frequentes colocadas na prtica de cada procedimento.
61

O Collections Link um portal e ao mesmo tempo uma rede social onde podemos encontrar vrios recursos e
informao sobre formao, fornecedores, estudos de caso, etc. para utilizar em benefcio da documentao e
divulgao das colees. Est disponvel em http://www.collectionslink.org.uk (Consultado em 20-01-2012).
62
O conjunto de documentos que faz parte do SPECTRUM Advice pode ser descarregado em
http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-resources/1222-spectrum-advicefactsheets?phpMyAdmin=OYNyINPdn3sQmoXugKH1gcCLSW0 (Consultado em 20-01-2012).

58

Por ltimo, importante ressalvar que a CT tem desenvolvido um conjunto de outros projetos que
marcam a sua atuao e a colocam na linha da frente no que diz respeito ao desenvolvimento e
disponibilizao de recursos e ferramentas para o setor. O Culture Grid63, o papel de liderana que
assume no projeto UNUMERATE64, financiado pela Unio Europeia, a criao da conferncia
OpenCulture e, no menos importante, a criao da norma PAS 197:2009 Code of practice for
cultural collections management65, em parceria com a British Standard Institution (BSI), so disso
exemplo.

3.3.

O restante panorama normativo

A normalizao em museus, tal como acontece noutras instituies que lidam com informao,
um campo muito vasto. As normas existentes abrangem questes prticas, tcnicas, de semntica ou
de terminologia a utilizar pelos museus e seus profissionais nos projetos de digitalizao do
patrimnio, projetos em curso um pouco por toda a Europa e que contam com um grande apoio da
parte da prpria Unio Europeia. Nesse sentido, apoiados pela estrutura e resultados do projeto
ATHENA (MCKENNA, DE LOOF, 2009), importa mencionar outro tipo de normas que no
estando diretamente ligadas a museus na sua criao, influenciam, por razes tcnicas ou
cientficas, a documentao e disponibilizao do patrimnio atravs dos repositrios online dos
museus.

Essas normas organizam-se em trs categorias distintas: as que dizem respeito aos esquemas e
descrio de informao, entre as quais encontramos as normas especficas para bibliotecas e
arquivos; os formatos multimdia para texto, vdeo, imagem, etc.; e, por fim, outras de carter
tcnico, como as de pesquisa e recuperao ou as de intercmbio de informao (MCKENNA, DE
LOOF, 2009).

Na primeira categoria, para alm das acima descritas, criadas no contexto das necessidades dos
museus, temos um conjunto de normas como os j citados EAD e ISAD(G), aos quais se junta o

63

Um agregador onde podemos pesquisar informao sobre diferentes colees de museus e bibliotecas. Pode ser
consultado em http://www.culturegrid.org.uk (Consultado em 22-01-2012)
64
Um projeto liderado pela Collections Trust que tem como principal objetivo criar uma base de informao estatstica
sobre digitalizao, preservao digital e acesso atravs da internet ao patrimnio cultural europeu que permita sustentar
decises de financiamento no setor.
65
A PAS 197 pretende estabelecer um conjunto de recomendaes que permitam implementar, desenvolver e manter
um sistema de gesto de colees, que inclua procedimentos e polticas sobre o desenvolvimento, a informao, a
acessibilidade e a conservao das mesmas.

59

ISSAR(CPF)66 no captulo das normas especficas para arquivos. No campo das bibliotecas, ainda
dentro desta primeira categoria, o MARC67, o FRBR68, a norma ISO 270969 ou MODS70, entre
outras. Por fim temos tambm outras normas como a MIDAS71, o VRA72, o DUBLIN CORE73 ou o
TEI74 que, atuando em questes mais especficas, contribuem igualmente para o trabalho de
documentao e gesto do patrimnio cultural e natural.

A segunda categoria de normas inclui um conjunto de normas/formatos multimdia (texto, vdeo,


imagem, som, realidade virtual, etc.) que pela sua extenso e, principalmente, por serem normas
comummente utilizadas por todos ns nos mais diversos contextos, nos escusaremos a enumerar,
remetendo para a lista apresentada por McKenna e De Loof (MCKENNA, DE LOOF, 2009: 44-81).

Por ltimo, no podemos deixar de mencionar algumas normas mais tcnicas mas de extrema
importncia para a recuperao e intercmbio de informao sobre o patrimnio cultural que tm
permitido, ao longo dos ltimos anos, um acesso cada vez mais simplificado pelo pblico em geral
aos repositrios digitais. Nesta terceira categoria destacamos o OAI-PHM75 e o Z39.5076 como os
protocolos que possibilitam uma melhor recuperao da informao atravs das ferramentas que
hoje se encontram disponveis na Internet.

Como se verifica a normalizao em museus bastante variada e tal facto poder constituir uma
maior dificuldade para os museus e para os especialistas encarregues da documentao e gesto das
66

International standard archival authority record for corporate bodies, persons and families, publicado pelo
International Congress on Archives (ICA) e fruto do trabalho do ICA Committee on Descriptive Standard. Encontra-se
disponvel
em
http://www.ica.org/10203/standards/isaar-cpf-international-standard-archival-authority-record-forcorporate-bodies-persons-and-families-2nd-edition.html (Consultado em 20-01-2012) em diferentes lnguas.
67
MAchine-Readable Cataloguing publicado pela Library of Congress e disponvel em
http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdhome.html (Consultado em 20-01-2012).
68
Functional Requirements for Bibliographic Records publicado pela International Federation of Library Associations
and Institutions (IFLA) e do qual j falamos a propsito da sua relao com o CIDOC CRM.
69
Information and documentation - Format for Information Exchange (ISO 2709: 1996 revista pela ISO 2709: 2008).
70
Metadata Object Description Schema tambm publicado pela Library of Congress e disponvel em
http://www.loc.gov/standards/mods/ (Consultado em 20-01-2012).
71
A norma do Reino Unido para a descrio do ambiente histrico de edifcios, stios arqueolgicos, locais de
naufrgio, etc. disponvel em http://www.english-heritage.org.uk/professional/archives-and-collections/nmr/heritagedata/midas-heritage/ (Consultado em 21-01-2012). publicada pela English Heritage.
72
Uma norma para a descrio de obras de artes visuais e das imagens que as documentam, publicada pela Visual
Resources Association e disponvel em http://www.vraweb.org/projects/vracore4/ (Consultado em 21-01-2012).
73
Uma norma que facilita a recuperao de informao em repositrios digitais. Est disponvel em
http://dublincore.org/documents/1999/07/02/dces/ (Consultado em 21-01-2012).
74
Guidelines for Electronic Text Encoding and Interchange - define um conjunto de atributos que podem ser inseridos
no formato eletrnico de um texto de maneira a identificar a sua estrutura ou elementos especficos de um documento.
O objetivo desta norma permitir ao computador um processamento automtico da informao retida nesse documento.
Encontra-se disponvel em http://www.tei-c.org/Guidelines/P5/ (Consultado em 21-01-2012).
75
Open
Archives
Initiative
Protocol
for
Metadata
Harvesting
disponvel
em
http://www.openarchives.org/OAI/openarchivesprotocol.html (Consultado em 22-01-2012).
76
Information retrieval (Z39.50) Application service definition and protocol specification (ISO 23950:1998) um
protocolo para implementar a pesquisa e recuperao de informao em sistemas clente-servidor.

60

colees. Por este motivo, o conhecimento sobre todas as vertentes torna-se essencial para a
execuo prtica desta tarefa. Cada museu poder adotar, ou at criar, as normas que pretende
seguir em relao estrutura de dados, procedimentos e terminologia que utiliza ou forma como
pretende depois publicar e divulgar os contedos relacionados com o patrimnio que gere,
conhecendo o panorama internacional relativo normalizao documental de museus e, a partir da,
percorrer o seu caminho justificando as suas escolhas nesta matria.

3.4.

Outros casos de mbito nacional

A normalizao na documentao de instituies como museus, bibliotecas e arquivos tende a ser,


pela prpria natureza, uma construo universal, normalmente conduzida por instituies
supranacionais que conseguem reunir, atravs da sua estrutura, contributos de diversos especialistas
nas diversas matrias levantadas neste mbito. assim com o ICOM e o CIDOC, para os museus,
ou com o International Council of Archives (ICA) e o seu Committee on Best Practices and
Standards (CBPS), para os arquivos, por exemplo.

Contrariando esta tendncia podemos encontrar alguns exemplos de normalizao originria de um


pas, normalmente criada para responder a necessidades sentidas por profissionais desse pas, que
ao longo do tempo so abraadas pela comunidade internacional e utilizadas fora do mbito
exclusivo desse pas. O SPECTRUM um dos maiores exemplos deste tipo de normas que, pela
sua qualidade, pertinncia e abrangncia, comeam como resposta de um pas apenas e se tornam
numa norma verdadeiramente internacional. Assim obrigatrio, no contexto do presente estudo,
destacar alguns exemplos de criao de normas em contexto nacional que em nossa opinio so ou
podero vir a ser bons contributos para o panorama da normalizao documental de museus a nvel
internacional.

Abordamos esta questo centrando a nossa ateno, de forma exclusiva, em projetos que criam
normas de estrutura de informao, procedimentos e terminologia e deixando de lado uma anlise
sobre projetos de inventariao, documentao e divulgao do patrimnio cultural, que
entendemos ser necessria para a avaliao da utilizao das normas, mas para a qual no existem
dados suficientes que permitam o rigor desejvel num estudo dessa natureza77.

77

Est em curso neste momento um projeto financiado pela Comisso Europeia, liderado pela Collections Trust, cujo
objetivo reunir dados estatsticos fiveis sobre a digitalizao, preservao digital e acesso online ao patrimnio
cultural europeu e que permitir, a breve prazo, fazer avaliaes mais reais sobre este problema. O projeto designa-se
por Enumerate e pode ser consultado em http://www.enumerate.eu (Consultado em 22-02.2012).

61

3.4.1. Itlia
O caso italiano, pela quantidade de patrimnio que o pas detm, era o que nos suscitava mais
interesse desde o incio da pesquisa que efetumos. Desde cedo chegmos instituio de
referncia em Itlia sobre inventrio e documentao de patrimnio, o Istituto Centrale per il
Catalogo e la Documentazione78, dependente do Ministero per i Beni e le Attivit Culturali, que
tem por obrigao definir os procedimentos, normas e instrumentos para a catalogao e
documentao do patrimnio arqueolgico, arquitetnico, histrico, artstico, etnogrfico e
antropolgico italiano salvaguardando as diferenas existentes entre as vrias regies do pas, e que
tem a seu cargo a gesto do Sistema Informativo Generale del Catalogo e a formao dos
profissionais do setor nesta rea do trabalho nos museus.

Em termos de produo normativa, destaca-se a criao de um conjunto de normas (estrutura de


dados, procedimentos e terminologia) de acordo com o tipo de patrimnio que se pretende catalogar
ou documentar79, assim como, de uma estrutura de auxlio catalogao atravs de um sistema de
gesto de autoridades (entidades individuais ou coletivas relacionadas com os bens culturais), e de
um outro para a utilizao e gesto de ficheiros multimdia associados gesto das colees. Estas
normas fazem parte e suportam um sistema central de catalogao de bens culturais, gerido pelo
Instituto, denominado Sistema Informativo Generale del Catalogo (SIGEC)80 que se encontra
implementado no pas, atravs de organismos regionais que tm a responsabilidade de catalogar e
documentar o patrimnio cultural italiano.

A par deste desenvolvimento normativo o Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione


desenvolve um programa formativo, dedicado aos que pretendem aprender sobre documentao e
inventrio de patrimnio, cuja oferta mais relevante e interessante do ponto de vista da formao
nesta rea, so um conjunto de cursos lecionados por Universidades atravs de parcerias
estabelecidas com aquele instituto. Salientamos que esta uma situao para a qual no
conhecemos paralelo nos mais diversos estudos graduados e ps-graduados que conhecemos, isto ,
um curso especfico para documentao do patrimnio, como por exemplo o da Universidade de

78

Todas as informaes sobre o referido instituto podem ser consultadas em http://www.iccd.beniculturali.it


(Consultado em 23-02-2012).
79
Esto disponveis na pgina do referido instituto em http://www.iccd.beniculturali.it/index.php?en/115/cataloguingstandards (Consultado em 23-02-2012).
80
Podero
ser
encontradas
mais
informaes
sobre
este
sistema
em
http://www.iccd.beniculturali.it/index.php?en/118/general-information-system-for-cataloguing (Consultado em 12-032012).

62

Modena e Reggio Emilia81. Normalmente a formao avanada nesta rea est includa em
programas de Museologia ou de Cincias da Informao onde a documentao e catalogao do
patrimnio cultural se encontram integrados com as restantes matrias. Vemos, numa primeira
anlise, vantagens e desvantagens de uma situao como esta, mas o que importa salientar a
prpria criao destes cursos e as parcerias criadas com o Istituto Centrale per il Catalogo e la
Documentazione.

3.4.2. Holanda
Os Pases Baixos tm atuado na rea de documentao em museus e patrimnio cultural, em geral,
de forma bastante ponderada. So um dos pases europeus que, em resultado da sua Histria, reuniu
e produziu uma enorme e valiosa herana cultural e onde os museus tm assumido um destaque
preponderante na cena internacional.

O projeto holands na rea da produo normativa que conhecemos foi criado, segundo Patrcia
Remelgado (2009: 49), na dcada de 50, em Leiden, uma cidade entre Amsterdo e Roterdo, por
Henri van de Waal (1910-1972), professor de Histria de Arte da universidade local. Inicialmente
era sua pretenso criar um sistema de classificao de assuntos, temas e motivos que pudesse ser
utilizado no contexto da arte ocidental. No entanto, a sua primeira verso s viria a ser concluda na
dcada de 70, j aps a morte do seu mentor, e ter sido publicada pela Academia Real de Artes e
Cincias holandesa entre 1973 e 1985. O ICONCLASS82 apresentado como um sistema de
classificao de assuntos, organizado de forma hierrquica, que contm definies de objetos,
pessoas, eventos e ideias abstratas que constituem o assunto inerente a uma imagem.

Este sistema de classificao utilizado por historiadores de arte, conservadores, curadores,


investigadores, museus e instituies que gerem ou guardam patrimnio cultural para descrever,
classificar e examinar os assuntos representados nas mais variadas expresses artsticas visuais,
como desenhos, pinturas, fotografias, gravuras, etc. A sua sistematizao permite uma classificao
das colees assente na preciso de uma norma preestabelecida que depois utilizada na pesquisa e
investigao para encontrar e identificar elementos iconogrficos de determinado objeto.

81

Pode ser descarregada, em formato PDF, uma brochura sobre o referido curso da Universidade de Modena e Reggio
Emilia no seguinte endereo: http://www.iccd.beniculturali.it/index.php?en/193/master (Consultado em 21-03-2012).
82
Mais informaes sobre o ICONCLASS podero ser encontradas no stio institucional do projeto:
http://www.iconclass.nl (Consultado em 12-04-2012).

63

A partir dos anos 90, o ICONCLASS passou, com a colaborao da Universidade de Utrecht, a
dispor de edies digitais que culminaram com o desenvolvimento de uma aplicao que permite a
navegao no sistema atravs da internet, o ICONCLASS 2100 Browser83, apresentado em
Novembro de 2009. Hoje em dia o ICONCLASS gerido pelo Rijksbureau voor Kunsthistorische
Documentatie (RKD - Instituto de Histria de Arte Holands) e conta com trs componentes
principais:

Sistema de Classificao - 28.000 definies organizadas hierarquicamente;


ndice alfabtico - 14.000 palavras-chave utilizadas para encontrar as definies no sistema;
Bibliografia - 40.000 referncias bibliogrficas sobre iconografia.

Sabemos que tm sido desenvolvidos esforos de traduo deste sistema de classificao para
diversas lnguas, de forma a permitir a sua utilizao por uma comunidade cada vez maior e, como
consequncia, a obter respostas mais precisas para as pesquisas sobre as representaes
iconogrficas presentes no contexto da arte do mundo ocidental dos sistemas de informao e
recuperao de informao sobre patrimnio cultural. No mesmo sentido, foi desenvolvida uma
aplicao que permite aos sistemas de gesto de colees de museus (ou sistemas de informao
sobre patrimnio), atravs da internet, um acesso direto ao ICONCLASS e a sua utilizao para a
classificao das colees, sempre de acordo com a verso mais atual deste elaborado sistema.

Ainda sobre os Pases Baixos devemos referir que este foi o primeiro pas a traduzir, juntamente
com a Blgica, e a adotar o SPECTRUM84, dando um passo significativo na promoo de uma
comunidade europeia para o desenvolvimento de normas para a gesto e documentao de colees.

3.4.3. Espanha
Importa salientar que no pretendemos, quando apontamos exemplos de normalizao dos
diferentes pases, fazer uma resenha sobre o processo que, do ponto de vista histrico ou legislativo,
conduziu, em determinado espao e tempo, produo especfica deste ou daquele projeto. No caso
espanhol este tipo de abordagem seria at redundante dado o excelente trabalho realizado na tese de
Teresa Marn Torres sobre a Histria da Documentao Museolgica (MARN TORRES, 2002),
onde dado particular relevo, como se compreende, s colees e patrimnio espanhol. No entanto,

83

Disponvel em http://www.iconclass.org/ (Consultado em 22-03-2012).


A verso Holandesa do SPECTRUM encontra-se disponvel em http://www.cultureelerfgoed.nl/Spectrum-N
(Consultado em 17-03-2012).
84

64

no podemos, no contexto em que se insere este trabalho, deixar de abordar a produo normativa
espanhola no que diz respeito documentao e gesto de colees museolgicas.

Desde logo, importa referir que o modelo de gesto do patrimnio cultural espanhol assenta na
diviso administrativa do estado, ou seja, a gesto do patrimnio, como acontece em todas as reas
do estado, descentralizada e assenta na organizao do pas em 17 Comunidades e 2 Cidades
(Ceuta e Melilla) Autnomas. Assim, compete a cada comunidade definir a forma como pretende
administrar o patrimnio cultural da sua rea geogrfica e providenciar os meios (administrativos,
financeiros e humanos) para cumprir essa funo. Fruto desta organizao administrativa, conforme
nos reporta Patrcia Remelgado (2009: 56), podemos encontrar algumas instituies e projetos que,
nas diversas comunidades, tm como objetivo potenciar recursos dos museus atravs da partilha de
informao, de recursos e da elaborao de polticas comuns que possam beneficiar os museus que
as compem ou sobre os quais tm influncia direta, como so os casos das redes de museus da
Extremadura ou de Navarra85, por exemplo.

No entanto, e pese embora o facto da diviso administrativa espanhola influenciar


significativamente as polticas culturais e museolgicas de cada regio, o Ministrio da Cultura
Espanhol teve o mrito de criar, atravs da Comisin de Normalizacin Documental de Museos
(1993-1996), uma proposta de organizao do sistema de documentao de museus que viria a
constituir-se como o trabalho normativo de referncia para os museus espanhis e serviria de
suporte criao de uma aplicao informtica desenvolvida pelo referido rgo governamental: o
DOMUS86.

O trabalho daquela comisso seria publicado pela primeira vez em 1996, com o ttulo
Normalizacin Documental de Museos: Elementos para una aplicacin informatica de gestin
museografica (CARRETERO, 1998) e, desde ento, tem sido usado pelos museus espanhis, das
mais diversas tutelas, como referncia na criao/escolha do sistema de informao do museu ou no
mbito da utilizao da aplicao DOMUS, distribuda gratuitamente pelo rgo do governo
responsvel pelo setor cultural, mediante um protocolo firmado entre as partes interessadas.

85

Hoje em dia no conseguimos encontrar qualquer pgina oficial das redes referidas por Patrcia Remelgado a no ser
a referncia, nas pginas institucionais das Comunidades Autnomas respetivas, aos museus que compem a rede.
86
O programa DOMUS um sistema de documentao e gesto museogrfica desenvolvido pelo Ministrio da Cultura
Espanhol, atravs das Subdireccin General de Museos Estatales e Subdireccin General de Tecnologas y Sistemas de
Informacin, baseado nos pressupostos normativos descritos na Normalizacin Documental de Museos, e oferecido aos
museus atravs da assinatura de um protocolo, no qual o museu se compromete a disponibilizar a sua base de dados
para acesso pblico atravs do portal da Red Digital de Colecciones de Museos de Espaa: http://ceres.mcu.es
(Consultado em 22-04-2012)

65

Este excelente texto normativo composto por quatro nveis de normalizao87. A saber:

1. Os elementos que compem o sistema - indicando quais as tarefas que um sistema dever
disponibilizar para uma correta gesto das colees museolgicas;
2. A sua estrutura de informao - os campos, tabelas e interligaes entre eles que permitam a
descrio e catalogao das colees e dos documentos a elas associados;
3. Os procedimentos utilizados - a(s) forma(s) correcta(s) de trabalhar com e documentar
patrimnio dentro de um sistema de gesto de colees, de acordo com as tarefas mais comuns
nos museus (emprstimos, exposies, entrada de objetos, etc.)
4. A terminologia usada - relativa organizao de todos os termos (de qualquer natureza) que so
utilizados no sistema de gesto de colees, atravs de ferramentas como gestores de thesauri ou
de listas de termos estruturadas hierarquicamente.

Para cada um destes nveis a norma fornece todas as indicaes necessrias para uma correta
execuo do trabalho de documentao no museu com um detalhe que importa destacar. A ttulo de
exemplo, vejamos o que sucede numa situao de preingreso ou de entradas temporales
(CARRETERO, 1998: 25-50). Num primeiro momento, a norma aponta para a forma como se
dever organizar uma base de dados para o registo da informao nestas situaes, destacando
diferenas entre as entradas de carter permanente (doaes, compras, etc.) ou temporrias
(emprstimos, depsitos, etc.), e identifica j alguns dos procedimentos a cuidar (aprovao do
ingresso pela tutela ou direo do museu, por exemplo) quando se procede documentao daquela
tarefa. Em paralelo, dada uma explicao do tratamento informtico que a informao e
documentao, geradas pelo processo, devem ter para que o sistema funcione da melhor forma,
seguida da representao esquemtica e descrio detalhada de todas as tabelas e campos que a base
de dados dever conter para possibilitar a recolha da informao necessria. Como no poderia
deixar de ser num documento desta natureza, cada campo explicado atravs de uma descrio e
dos atributos que deve comportar (tipo de campo, repetibilidade da informao, forma de
introduo, indexao e obrigatoriedade), aos quais se seguem exemplos e notas para facilitar a sua
compreenso e utilizao e, nos casos em que tal se justifique, a indicao de tabelas auxiliares ou
thesauri a utilizar no preenchimento do campo e de outras tabelas com as quais o campo dever
estar relacionado. No campo Estado ingreso (CARRETERO, 1998: 29), por exemplo, podemos
encontrar todos os elementos atrs descritos e perceber como facilitam a utilizao de um sistema

87

Como se poder conferir na apresentao do documento, disponvel no stio institucional do Ministrio da Cultura de
Espanha - http://www.mcu.es/museos/MC/NDM/index.html (Consultado em 22-04-2012)

66

baseado nesta norma e, consequentemente, a criao ou adaptao de sistemas de gesto de


colees nos quais haja a pretenso de conformidade com ela.

uma conceo da documentao com um duplo sentido. Por um lado, a reunio de toda a
informao sobre as colees e documentos associados num s local, de forma estruturada. Por
outro, a definio dos procedimentos adotados em Espanha, que permite a gesto uniforme e
exaustiva das colees, facilitando a gesto do museu e do patrimnio que a ele confiado. O
objetivo central providenciar uma ferramenta que permita que o museu passe de um simples
contentor de informao para uma instituio que ao produzir, preservar e usar a informao que
detm possa ajudar a criar conhecimento, dando cumprimento ao disposto no artigo 149.2 da
Constituio Espanhola sobre comunicao cultural (CARRETERO, 1998: xi).

A realizao deste trabalho de criao de normas antes de partir para a informatizao e


digitalizao das colees dos museus espanhis, ao contrrio do que se verificou em Portugal com
o Matriz, foi assumido pelos responsveis do setor como momento essencial de preparao de uma
tarefa que cedo compreenderam ser complexa e que exige um planeamento atento para ser bemsucedida. Alis, a apresentao da norma no stio institucional do Ministrio da Cultura de Espanha,
por ns j referida, acaba com o seguinte pargrafo: El objetivo de este trabajo de normalizacin
documental fue la concepcin de un sistema de documentacin como tarea previa a la
informatizacin de los museos, el intercambio y la difusin del conocimiento emanado de los
mismos, que exigen coherencia en los sistemas de trabajo y consistencia de la informacin88,
enunciando duas ideias que julgamos imprescindveis para o sucesso da documentao em museus:
a coerncia dos sistemas e a consistncia da informao.

Com efeito, em boa medida esta preocupao que permite, a criao do portal CER.ES Colecciones en Red alguns anos mais tarde89, apresentado como um catlogo coletivo online que
rene informaes e imagens de uma importante seleo de bens culturais que integram as colees
de todos os museus que compem a Red Digital de Colecciones de Museos de Espaa. Esta rede
digital, composta por museus de diferentes dimenses, tutelas e regies, um dos resultados mais
visveis do trabalho normativo desenvolvido pelo Ministrio da Cultura a partir de 1993, uma vez
que todos os museus que a compem (161, segundo dados do portal CER.ES90) utilizam o sistema
88

Cf. http://www.mcu.es/museos/MC/NDM/index.html (Consultado em 02-05-2012).


A criao, em 2009, de uma ferramenta de pesquisa nas colees dos museus espanhis atravs de um microsite
inserido no stio institucional do Ministrio da Cultura de Espanha j mencionada por Reyes Carrasco Garrido numa
comunicao do I Seminrio de Investigao em Museologia dos Pases de Lngua Portuguesa e Espanhola
(GARRIDO, 2010:326)
90
Cf. http://ceres.mcu.es (Consultado em 22-05-2012)
89

67

integrado de gesto e documentao DOMUS e tm o objetivo comum de tornar acessveis os


contedos sobre as suas colees numa plataforma nica. O CER.ES disponibiliza, segundo dados
recolhidos no incio de 2012, mais de 170.000 bens culturais e mais de 271.000 imagens,
pertencentes a 74 museus, contendo informaes sobre as tipologias dos objetos, autores,
iconografia, provenincias, etc. que podem ser consultadas atravs de um sistema de pesquisa
global, ou restringido a um museu, ou um conjunto definido de museus, de acordo com a
necessidade do utilizador.

No contexto do presente trabalho importa referir que a empresa Sistemas do Futuro, por altura da
sua internacionalizao para o mercado espanhol, em 2000, desenvolveu contactos com os
responsveis pela criao das normas, nomeadamente, com o Prof. Andrs Carretero Prez, e teve o
cuidado de tornar as suas aplicaes compatveis com a Normalizacin Documental de Museos,
possibilitando aos seus clientes espanhis a participao em projetos de divulgao da natureza do
CER.ES, como de resto tem vindo a acontecer, numa escala mais alargada, com projetos como o
Europeana j atrs mencionados. Este processo s foi possvel porque a norma foi previamente
definida e publicada, o que, reiteramos, permite a qualquer empresa que atue nesta rea proceder
compatibilizao das suas ferramentas com a norma.

Por fim, no mbito deste projeto e da decorrente catalogao das colees espanholas, foi possvel
cumprir um dos grandes objetivos do projeto de normalizao documental dos museus do pas
vizinho: a normalizao da terminologia e a estruturao do vocabulrio tcnico utilizado na
documentao das colees. De facto, a criao de thesauri e dicionrios e a sua publicao online
um importante contributo para todos os museus e colees que, em Espanha e noutros pases que
usem a mesma lngua, se debatem com dvidas sobre nomenclaturas, tipologias, iconografia,
funes, etc.. Estes thesauri foram apresentados por Ral Alonso Saz, tcnico da Subdireccin
General de Museos Estatales de Espanha, numa comunicao apresentada no III Seminrio Iberoamericano de Investigao em Museologia, realizado na Universidade Autnoma de Madrid, entre
27 e 29 de Outubro de 2011, onde fez saber que se encontram j publicados os thesauri de Materiais
Cermicos (2002), Mobilirio (2005), Materiais (2008), Numismtica (2009) e de objetos
associados a ritos, cultos e crenas, prevendo ainda a publicao dos thesauri de objetos de
expresso artstica, Arquitetura e estruturas, de Iconografia: temas e personagens das religies
monotestas e de Contextos culturais: Culturas euro-mediterrnicas (SAZ, 2011). Estes recursos

68

esto disponveis no stio do projeto CER.ES91 e constituem uma ferramenta de extrema utilidade
para todos os profissionais dos museus espanhis (e de outros pases que utilizem o espanhol como
lngua principal).

3.4.4. Chile
A par da Espanha, o Chile , no contexto dos pases de lngua espanhola, um dos mais ativos no
domnio da documentao do seu patrimnio cultural. Na realidade, na ltima dcada do sculo
passado o governo chileno, atravs da Subdireccin de Museos92, dependente da Direccin de
Bibliotecas, Archivos y Museos (DIBAM)93 do Ministrio da Educao daquele pas, investiu
alguns recursos humanos e financeiros na criao de uma aplicao normalizada que permitisse a
gesto das colees dos museus. Esse processo foi liderado pelo Centro de Documentacin de
Bienes Patrimoniales (CDBP)94 que , at hoje, o organismo pblico responsvel pelas polticas de
documentao que vigoram para os museus chilenos. A ferramenta ento criada hoje um sistema
de documentao assente numa plataforma de software livre (muito em voga nos pases da Amrica
latina), que permite aos museus dependentes do DIBAM95 inventariar e catalogar as suas colees,
atravs de um sistema centralizado, cujo controlo de qualidade e consolidao da informao
assumido pelo CDBP, instituio responsvel por zelar pela manuteno da informao e do
sistema. Esta iniciativa designada Programa SUR (Sistema Unificado de Registro).

Este programa assenta a sua estrutura em dois stios online que permitem cumprir os objetivos
propostos na sua criao, ou seja, por um lado a inventariao e catalogao das colees dos
museus e, por outro, a sua disponibilizao pblica. No primeiro desses stios, com carter
administrativo, disponibilizada uma ferramenta de documentao normalizada, acessvel atravs
de credenciais fornecidas aos museus pelo CDBP, atravs da qual feito o carregamento de dados
sobre as colees. No segundo, disponvel de forma universal e aberta96, encontramos um sistema
de pesquisa nas colees j carregadas e validadas no Programa SUR, no qual podemos encontrar,
atravs de pesquisas simples ou avanadas, um conjunto de informaes sobre os objetos que

91

Os thesauri podem ser consultados online em http://tesauros.mcu.es/index.htm (Consultado em 04-03-2012) ou


consultados
e
descarregados
no
seguinte
endereo:
http://www.mcu.es/museos/MC/CERES/PublicacionesDigitales.html (Consultado em 04-03-2012).
92
Cf. http://www.dibam.cl/subdirec_museos/index.asp?id_submenu=1084&id_menu=2 (Consultado em 20-02-2012)
93
Cf. http://www.dibam.cl (Consultado em 20-02-2012)
94
Cf. http://www.cdbp.cl (Consultado em 20-02-2012)
95
Para alm dos museus dependentes do DIBAM participam tambm neste programa o Departamento de Antropologia
da
Universidade
do
Chile
e
a
Pinacoteca
da
Universidad
de
Concepcin.
Cf.
http://www.dibam.cl/subdirec_museos/contenido.asp?id_contenido=63&id_submenu=109&id_menu=56 (Consultado
em 21-02-2012)
96
Cf. http://www.surdoc.cl (Consultado em 23-02-2012)

69

compe as colees museolgicas do Chile. Este sistema comportava, em Outubro de 2010, um


total de 103.058 registos de objetos e 97.188 imagens dos mesmos.

Este esforo de documentao das colees dos museus chilenos foi sendo realizado de uma forma
sustentada desde a criao do programa SUR, segundo nos foi dado a conhecer numa comunicao
apresentada conferncia anual do CIDOC de 2009, em Santiago do Chile. Os seus responsveis
tm assumido uma postura responsvel no desenvolvimento do projeto, prevendo, por um lado, a
atualizao das ferramentas e normas seguidas ao longo dos anos e, por outro, a sua
internacionalizao, atravs de parcerias com a vizinha Argentina97, por exemplo, que beneficiaro
o projeto com a introduo de melhorias propostas por estes novos parceiros. Esta abertura e
iniciativa chilena manifestada por Lorena Cordero Valds, coordenadora do Programa SUR,
quando afirma, na apresentao do programa recolhida no stio institucional da Subdireccin
Nacional de Museos98, tenemos esperanzas en la posibilidad de que otros pases de la regin se
interesen y colaboren en generar un proceso de integracin de la informacin sobre las
colecciones de los museos latinoamericanos, que est disponible para todos los ciudadanos del
mundo interesados en conocer mejor el patrimonio cultural regional.

A execuo deste programa, semelhana do que acontece no caso de Espanha, traduziu-se na


necessidade de refletir sobre outras ferramentas necessrias para a execuo da tarefa de
documentao das colees dos museus que participam no Programa SUR. A existncia, por si s,
de uma soluo informtica, por mais completa e elaborada que fosse, no respondia s questes
levantadas pelos procedimentos e terminologia, imprescindveis no inventrio e catalogao do
patrimnio cultural. Conscientes desta questo, os responsveis do CDBP, perceberam que tinham
de, paralelamente ao desenvolvimento da aplicao informtica, disponibilizar thesauri e manuais
de procedimentos para o registo da informao.

As questes levantadas pela terminologia a adotar levam criao do projeto de traduo para
Espanhol do supra referido Art & Architecture Thesaurus do Getty Research Institute (NAGEL,
VALLE, 2001), e criao do Tesauro Regional Patrimonial99, da responsabilidade do CDBP, que
tem como objetivo compilar terminologia relativa a patrimnio cultural, material e imaterial, das
culturas pr-colombianas e de colees etnogrficas da regio central dos Andes e da Meso
Amrica. Um e outro thesaurus so excelentes ferramentas para o contexto chileno, mas no
97

Cf. Notcia sobre o Programa SUR em http://www.dibam.cl/noticias.asp?sh=1&id=7715 (Consultado em 22-022012)


98
Cf.
http://www.dibam.cl/subdirec_museos/contenido.asp?id_contenido=63&id_submenu=109&id_menu=56
(Consultado em 23-02-2012)
99
Disponvel em http://www.tesauroregional.cl (Consultado em 14-03-2012)

70

podemos deixar de sublinhar a extraordinria mais-valia que a traduo de uma importante


ferramenta universal, como o A&AT., representa para os pases e comunidades que falam
castelhano.

Os procedimentos tambm foram alvo da ateno dos responsveis do CDBP. No seu longo
trabalho de preparao e pesquisa sobre normas internacionais destaca-se o momento, no
esquecido por Murtha Baca (BACA, 2008), do incio da relao entre o CDBP e vrias instituies
norte-americanas. Esse momento ocorreu na conferncia Connected Cultures, organizada pela
Museum Computer Network (MCN) e pela Interconnectivity and Hypermedia in Museums (ICHIM)
em Washington D.C., em 1994, na qual participaram vrias pessoas da Amrica latina, entre as
quais Lina Nagel e Marcela Roubilard do CDBP. Lina Nagel conhece nesse ano o responsvel pelo
A&AT no Getty Research Institute, Toni Petersen, e nesse encontro lana as bases para o que viria
a ser a parceria, acima referida, que possibilitaria a traduo do conceituado thesaurus para
castelhano, iniciada entre 1996 e 1997.

No mbito dessa parceria tambm foi possvel aos responsveis pelo CDBP estreitar o
conhecimento que detinham sobre o CDWA, a norma seguida no Programa SUR, no que respeita
estrutura do sistema de informao, e acompanhar o desenvolvimento do Cataloging Cultural
Objects (CCO), um manual de procedimentos de catalogao para arte, arquitetura e objetos
culturais (BACA, 2008), criado pela Visual Resources Association (VRA). Estas duas normas,
juntamente com a norma Object ID, tiveram na base da criao de uma norma de procedimentos
para o registo e documentao das colees nos museus chilenos, publicada em 2008, cujo ttulo
Manual de Registro y Documentacin de Bienes Culturales (NAGEL, 2008). Esta publicao, que
consideramos um exemplo a seguir, est organizada em 3 captulos, acrescida de uma concisa
introduo sobre a pertinncia do manual.

No primeiro captulo, destacam-se as preocupaes sobre as questes mais bsicas do inventrio e


documentao das colees, como a definio dos conceitos de registo e documentao, os campos
a utilizar, marcao de objetos, fotografia, manuseamento dos objetos e produo de catlogos.
Contempla tambm a aluso normalizao internacional de referncia e a incluso de exemplos de
fichas de registo de objetos, as quais so representadas de acordo com as normas referidas
(NAGEL, 2008: 59-72).

O segundo captulo versa sobre as ferramentas metodolgicas disponveis no Programa SUR no


qual so consideradas algumas questes importantes a ter em conta pelos responsveis dos museus
71

e documentao das colees no desenvolvimento destes processos, tais como uma explicao mais
completa sobre o prprio sistema informtico disponvel para o registo e documentao do
patrimnio chileno, a iconografia, bibliografia e terminologia na documentao das colees e o
trfico ilcito de obras de arte.

O terceiro captulo, embora na forma de anexos publicao, no deixa de ser demonstrativo do


cuidado posto na elaborao deste manual. Contm dois pequenos textos. Um sobre procedimentos
a considerar no caso de roubo de um objeto museolgico (NAGEL, 2008: 136) e outro, uma breve
compilao, retirada do cdigo deontolgico do ICOM, de informao de carter deontolgico e
tico sobre documentao, trfico ilcito e avaliao do patrimnio cultural.

O trabalho desenvolvido pelo CDBP por isso, em nosso entender, uma referncia a nvel mundial
quer pelo aproveitamento que faz das normas j existentes, no despendendo tempo e recursos com
a tentao de criar novas normas, quer pela interveno ativa quando as circunstncias o exigem,
como o caso do manual que criaram, absolutamente necessrio para os inventariantes e
responsveis nos museus, e o caso do projeto de traduo do A&AT, recurso importante no s para
os museus chilenos, mas tambm para todos os pases de lngua espanhola.

72

4.O caso portugus

73

74

Embora j tenhamos abordado o contexto portugus em 2007 (MATOS, 2007: 27-32), e este no
tenha sofrido alteraes significativas a nvel estrutural, importante referenciar aqui o trabalho que
tem sido feito no nosso pas e estabelecer os paralelos possveis com casos de outros pases, como a
Espanha ou o Chile, por exemplo, quer na criao ou adoo de normas, quer na definio de
estratgicas e polticas que possam contribuir para o desenvolvimento do setor.

sabido que Portugal, fruto de diversas circunstncias histricas, tem um atraso estrutural que leva
o pas a um desenvolvimento tardio em relao aos restantes pases europeus. assim na economia,
nas questes sociais e, por maioria de razo, assim no setor cultural e, consequentemente, no setor
museolgico. Da mesma forma, a documentao e gesto do patrimnio museolgico no teve entre
ns o desenvolvimento descrito e que reflete, em grande parte, a tradio anglo-saxnica que tem
sido a referncia nesta rea durante os ltimos 40 anos.

Este facto no nos pode causar admirao se atentarmos nos dados fornecidos pelo Inqurito aos
Museus em Portugal, publicado em 2000, sobre a criao, abertura e tempo de existncia dos
museus portugueses nos quais verificamos que 53% do total destas instituies surgiram nas
dcadas de 80 e 90 (SILVA, 2000: 51), numa tendncia iniciada na dcada de 70, em que o nmero
de museus passou de 26 para 46, em todo o pas. Ora esta situao contribui, como bvio, para o
atraso que verificado em termos da documentao e informatizao das colees. Alis, esse
atraso demonstrado pelos dados do mesmo estudo, liderado pelo j extinto Instituto Portugus de
Museus e pelo Observatrio das Atividades Culturais, onde verificamos um valor percentual muito
baixo (4%), mesmo se nos referirmos a 1999, em termos de museus nos quais a informatizao das
suas colees Est completa no essencial (SILVA, 2000: 108). Nmeros que, embora tenham um
pequeno crescimento nos anos seguintes, ficando pelos 10% em 2002 (SANTOS, 2005: 55), no se
alteram significativamente e comprovam as dificuldades sentidas pelos museus nesta matria.

No mesmo plano importa destacar os dados apresentados pelos referidos estudos que apontam para
ndices positivos no que concerne ao desenvolvimento desta tarefa em grande parte dos museus.
Assim com agrado que observamos que, na primeira anlise, 26% dos inquiridos indicam que a
informatizao das colees est em curso e que para o indicador est prevista o valor de 32%
(SILVA, 2000: 108) e que, na segunda, o primeiro destes dois indicadores sobe para 35,7%, num
total de 591 museus inquiridos (SANTOS, 2005: 55).
Recordamos que os dados mais atuais que conhecemos so os tornados pblicos no estudo O
Panorama Museolgico em Portugal 2000-2003 (SANTOS, 2005) e que, segundo informaes que
75

recolhemos na pgina oficial do Observatrio das Atividades Culturais (OAC) (http://www.oac.pt),


s sero atualizados, a pedido da Direo Geral do Patrimnio Cultural, numa outra publicao
relativa ao perodo entre 2004 e 2010100 cujo projeto j se encontra em desenvolvimento e sobre o
qual estamos expectantes.

Ressalvamos, no entanto, que no caso da documentao e gesto das colees seria necessrio
recolher, num estudo estatstico mais aprofundado, outras informaes complementares s dos
estudos referidos e que nos facultassem uma noo mais clara sobre esta rea. Informaes sobre os
sistemas de informao, a qualificao especfica dos profissionais ligados documentao, os
tipos de informao recolhidos e registados, a qualidade da informao (embora, sabemos, difcil de
aferir), a disponibilizao pblica da informao ou questes sobre a normalizao 101 utilizada
pelos museus, permitiriam traar uma perspetiva mais fidedigna e, julgamos, extremamente
necessria para a definio de estratgias e polticas a seguir no futuro.

Tendo em considerao estes nmeros , tambm, importante que nos detenhamos sobre alguns
aspetos do panorama museolgico portugus que influenciam diretamente a documentao das
colees.

Segundo Alice Semedo, no incio da dcada de 90, era comum nos museus portugueses a existncia
de ... alguns problemas em gesto de colees... (SEMEDO, 2005: 307) indicando, de seguida,
alguns dos aspetos que a preocuparam no estudo que ento conduzia, a saber: a documentao das
colees era muitas vezes inadequada e sofria de falta de definio de normas e, nessa altura, a
informatizao do inventrio ou de qualquer outra informao era ainda uma novidade nos museus
Portugueses. A verdade que a documentao era, na maior parte dos casos, pouco consistente,
resultando em colees pobremente documentadas. Registos, documentao inadequada e pobre
significa que as colees pouca utilidade tm; para alm de todos os problemas legais e ticos que
poderiam ser apontados significa que se torna mais difcil prevenir e detetar problemas em relao,
nomeadamente, sua conservao e segurana; significa que a interpretao das colees, quer
atravs de exposies quer atravs de outros programas de comunicao, se encontra truncada.
(ibidem). Na mesma linha, refere ainda que A definio de polticas de aquisio (ou de qualquer
outra rea relacionada com a gesto de colees) no era uma prtica comum (ibidem)
inviabilizando, portanto, uma correta documentao e informatizao do patrimnio que pudesse
100

Embora sem indicar ainda uma data de publicao desta atualizao sobre o panorama museolgico em Portugal
valorizamos a referncia sua continuidade. Ver em http://www.oac.pt a notcia referente ao projeto Panorama
Museolgico em Portugal [2004-2010].
101
Dados sobre normas de estrutura de dados, procedimentos e terminologia seguidas pelos museus.

76

resultar de um rumo ou estratgia traados pelos responsveis. Como causas para o exposto, a
mesma autora aponta, na continuao daquele texto, as deficientes condies financeiras dos
museus, a falta de recursos humanos e a inexistncia de uma estrutura de formao profissional na
rea da museologia poca, assim como diferentes exigncias colocadas por outras tarefas que
desviavam a ateno da gesto das colees por parte das pequenas equipas dos museus. No mesmo
sentido, Lus Pequito Antunes, aponta tambm a omisso dos programas dos cursos de museologia
das questes relacionadas com o impacto das novas tecnologias na gesto das colees, numa altura
em o assunto era j amplamente discutido nos fruns internacionais sobre documentao
(ANTUNES, 2002).

Da mesma maneira, conforme j tnhamos referido noutro estudo (MATOS, 2007: 28), em Portugal
verificava-se um desinteresse generalizado pela criao de regulamentos, normas ou linhas de
orientao que servissem de resposta s necessidades dos museus, tomando como referencia os
trabalhos de instituies como o CIDOC, a MDA ou a CHIN nos domnios da normalizao e
gesto das colees.

A resposta encontrada no domnio da documentao e gesto das colees museolgicas em


Portugal decorre de duas iniciativas concretas: a criao da Rede Portuguesa de Museus e a
definio de normas especficas sobre gesto e documentao do patrimnio cultural pelo estado.
Um e outro caminho tero mritos e sortes diferentes.

4.1.

O papel da Rede Portuguesa de Museus

A criao da Rede Portuguesa de Museus uma ambio antiga. J em 1941 era defendida, por
Joo Couto, no II Congresso do Pessoal Superior dos Museus de Arte incidindo numa ideia de
cooperao entre museus e coordenao das suas atividades que pudesse ser apoiada pelo Estado
(CAMACHO, FREIRE-PIGNATELLI e MONTEIRO, 2001:12). No obstante, os primeiros passos
para a sua concretizao formal s acontecem no virar do sculo, com a criao, em 2000, da
Estrutura de projeto da Rede Portuguesa de Museus (RPM) pelo Despacho Conjunto n. 616/2000,
de 17 de Maio. O tempo que medeia aqueles dois factos histricos foi tambm sendo preenchido,
como nos d nota Carlos Loureiro (2008: 33-35), por diversas outras propostas para a concretizao
de uma rede de museus em Portugal, no entanto, s o crescimento verificado no nmero de museus
criados por todo o pas, na sua maioria de iniciativa do poder local, que possibilita e, arriscamos
dizer, obriga definio e criao de uma rede de museus, sustentada por uma poltica nacional de
museus, que pudesse funcionar como um rgo regulador semelhana do que acontece nas
77

bibliotecas com a Rede Nacional de Bibliotecas Pblicas (RNBP), salvaguardando as devidas


diferenas.

O referido despacho, proferido no mbito da orgnica do Instituto Portugus de Museus (IPM),


aprovada pelo Decreto-Lei n. 398/99, de 13 de Outubro, define a estrutura do projeto e elenca as
suas competncias cf. art. 5, als. a) a f). Para alm da definio e concretizao do projeto de rede
enunciado na lei orgnica do IPM, foram atribudas quela estrutura competncias na rea da
documentao das colees e formao em museologia, cf. alneas b) e f), que influenciaram de
forma marcante a evoluo da gesto e documentao de colees desde o incio do trabalho da
RPM. estrutura do projeto compete legalmente a criao de programas de apoio a museus na rea
do inventrio e informatizao de acervos e colees e a criao de programas de formao
profissional que pudessem aprofundar os critrios de qualidade exigidos aos recursos humanos dos
museus, o que vai de encontro s necessidades descritas por Alice Semedo (2005: 307) no que
respeita ausncia de polticas de gesto de colees e deficiente inventariao e digitalizao dos
acervos.
A RPM foi concebida como um sistema de mediao e de articulao entre entidades de ndole
museolgica, tendo por objetivo a promoo da comunicao e da cooperao, com vista
qualificao da realidade museolgica portuguesa(REDE PORTUGUESA DE MUSEUS, 2001) e
que se baseia na adeso voluntria daquelas entidades de forma progressiva e abrangente.
Claramente inspirada pelo modelo de rede ingls (SEMEDO, 2005: 321), tem como preocupaes,
desde a sua criao e de acordo com o stio institucional do IMC102:

- a valorizao e qualificao da realidade museolgica nacional;


- a cooperao institucional e a articulao entre museus;
- a descentralizao de recursos;
- o planeamento e a racionalizao dos investimentos pblicos em museus;
- a difuso da informao relativa aos museus;
- a promoo do rigor e do profissionalismo das prticas museolgicas e das tcnicas
museogrficas;
- o fomento da articulao entre museus.

A RPM organiza-se em duas vertentes complementares: por um lado, uma rede fsica que tem como
objetivo a interligao entre museus e a sua qualificao, e, por outro, uma rede de informao cuja
102

78

Cf. http://www.ipmuseus.pt/pt-PT/rpm/ContentDetail.aspx (Consultado em 05-06-2012).

pretenso a disseminao da informao produzida pelos museus e o estmulo da comunicao


entre os museus e, consequentemente, com os seus pblicos. O trabalho que passar ento a
desenvolver centra-se em trs eixos: informao (publicao de um boletim da RPM, presena
online e definio de linha editorial); formao (qualificao dos profissionais de museus atravs de
aes de formao sobre diferentes reas funcionais dos museus); e qualificao (concretizado
atravs de diferentes programas de apoio a museus, como o ProMuseus ou o Programa de Apoio
Tcnico a Museus).

Paralelamente a estas iniciativas tomadas no incio pela RPM, foi desenvolvido, com a participao
de um grupo de trabalho composto por Ana Duarte, Graa Filipe, Isabel Silva, Jos Gameiro, e
Margarida Lima de Faria, o Regulamento de Adeso RPM, concludo em 2001, que, de acordo
com a definio de museu preconizada pelo ICOM, estipulou os parmetros globais
(CAMACHO, 2002) sobre os quais os museus seriam avaliados para concretizar a sua adeso
Rede.

Estes parmetros estiveram na origem da criao um formulrio que formaliza o pedido de adeso
dos museus, ao que se seguiam a apreciao dessas propostas pela RPM, uma visita ao museu
candidato e, por fim, a elaborao de um relatrio final no qual se inclua a apreciao da
candidatura e sugestes ou recomendaes necessrias. Todas estas fases seguiam os critrios
definidos pelo regulamento de adeso e permitiam instruir os decisores (RPM e direo do IPM)
com os elementos necessrios para proceder avaliao e aceitao do candidato como museu da
rede ou como museu em processo de adeso (CAMACHO, 2002: 12).

A criao deste organismo foi recebida com muito entusiasmo pela comunidade museolgica
nacional, o que se percebe pela apresentao, entre Junho e Outubro de 2001, de 61 candidaturas.
No entanto, este processo, como acontecer com todos os projetos semelhantes, no esteve isento de
crticas, mormente pela incluso direta na RPM dos museus tutelados pelo IPM que, apesar das
dificuldades estruturais com que se debatiam, no foram submetidos ao processo de avaliao como
os restantes museus. Sem prejuzo, o desenvolvimento ao longo da ltima dcada tem comprovado
a sua absoluta necessidade. As melhorias verificadas nos museus, na investigao cientfica, na
formao dos profissionais, nas parcerias entre instituies, na organizao de exposies, etc. so
per si o comprovativo do papel determinante assumido pela RPM.

No que concerne concretamente documentao de museus, a RPM assume, da mesma forma, esse
papel determinante. Nos primeiros processos de adeso foram encontradas diversas dificuldades
79

comuns aos museus candidatos. De entre essas sublinhamos, pela importncia que tem para o
presente trabalho, a debilidade e falta de eficcia na documentao e na gesto das colees,
referida por Clara Camacho, que vrias vezes ocasiona colees deficientemente estudadas e
conservadas, logo deficientemente comunicadas (Ibidem: 13). Estes problemas e consequncias
retirados da avaliao feita s primeiras candidaturas dos museus originam, da parte da RPM, uma
resposta direta, atravs das recomendaes feitas nos relatrios finais, e uma ao continuada,
baseada nos parmetros definidos no referido regulamento, que visa o melhoramento da gesto das
colees atravs da informatizao dos acervos e da definio de polticas de documentao e
gesto das colees pelos museus.

A atuao da RPM assume uma importncia que, embora no seja ainda possvel aferir na sua
totalidade, ser, na nossa opinio, determinante no mdio e longo prazo para os museus
portugueses. Por um lado, dada a exigncia da definio de polticas de colees obriga os museus a
refletir sobre o contexto, objetivo e definio das suas colees e a equacionar a forma de gesto
das mesmas, estabelecendo critrios a seguir sobre incorporaes, abates, emprstimos,
conservao, documentao, etc., o que at existncia da RPM era raro, conforme nos diz Alice
Semedo (2005: 307). Por outro, dada a insistncia na informatizao dos acervos, pressupondo ns
aqui um processo assente na normalizao internacional e sustentado em polticas de colees
preestabelecidas, tendo em conta o manancial de informao detido pelos museus e a
democratizao do conhecimento que as novas redes de comunicao proporcionam.

4.2.
O Matriz e a criao de normas para a
documentao
Uma outra perspetiva do desenvolvimento verificado na documentao dos museus portugueses
poder ser encontrada na criao ou adoo de normas que regulamentassem este trabalho em
Portugal. A iniciativa de criar tais documentos deveria partir, na nossa opinio, do organismo que
tem a responsabilidade poltica e os requisitos tcnicos para o fazer, isto , a atual Direo Geral do
Patrimnio Cultural, qual antecederam, cronologicamente, o Instituto de Museus e Conservao
(IMC) e o Instituto Portugus de Museus (IPM). Porm esta entidade optou por concentrar esforos
na criao de uma aplicao informtica, e no na definio (ou adoo) de uma estrutura de dados,
dos procedimentos e terminologia a utilizar para, ento, criar uma soluo informtica que
cumprisse os referidos requisitos.

80

Em 1993, com algum atraso em relao aos congneres europeus, Portugal, atravs do recm-criado
Instituto Portugus de Museus (IPM), comeou o desenvolvimento do projeto Matriz, inserido num
processo de requalificao e modernizao estratgicas definidas para os museus na sua
dependncia (COSTA, 2010: 24). O programa, conforme nos indica Paulo Ferreira da Costa, era
constitudo por um conjunto de fichas exclusivamente dedicadas ao inventrio das colees
daqueles Museus, com funcionalidades distintivas mnimas para as grandes reas patrimoniais das
suas colees: Arte, Arqueologia e Etnologia. e assentava em tecnologia UNIX, numa plataforma
servidor/cliente, qual se juntava um sistema de gesto de ficheiros de imagem de capacidade
reduzida, suportado por servidor prprio com discos ticos externos (COSTA, 2010: 24). Esta
estrutura, para alm das limitaes que apresentava e das quais se destaca a sua fraca
interoperabilidade com outras ferramentas, como as de produtividade por exemplo, exigia ao IPM
um enorme esforo financeiro para suportar a sua aquisio e os recursos humanos necessrios, com
formao tcnica especializada, para assegurar a operao do sistema nos museus dependentes.

Na mesma altura, conseguimos tambm perceber a emergncia de diferentes projetos, embora


pontuais, que nasciam no seio de alguns museus portugueses com o objetivo de utilizar as
tecnologias emergentes (sistemas operativos, aplicaes de produtividade, como o Microsoft Access
ou o FileMaker, por exemplo e outras) para facilitar um trabalho at ento identificado como
moroso e pouco rentvel se continuasse a ser realizado da forma tradicional. Os projetos mais
relevantes nessa matria j foram por ns identificados, em 2007 (MATOS; 2007: 30), com base na
avaliao feita por Pedro Teotnio Pereira, atravs de diferentes estudos de caso, na sua dissertao
de mestrado apresentada Universidade Nova de Lisboa em 1996 (PEREIRA, 1996) e aos quais
acrescentamos, na altura, a aplicao desenvolvida em parceria pela Sistemas do Futuro, Lda. e o
Ncleo de furtos de obras de arte do Porto da Polcia Judiciria, que viria a ser comercializada
como In arte. No entanto, ao contrrio do que Paulo Ferreira da Costa afirma (COSTA, 2011: 25) a
despeito dos mritos particulares, especificidade cientfica e escala de cada uma dessas
experincias, nossa opinio que a sua existncia teve uma repercusso maior do que a referida
pelo autor. certo que cada um destes projetos no teve, na poca, a escala do projeto Matriz, mas
cada um deles contribuiu de forma decisiva para a discusso e aplicao prtica de metodologias
que, mais tarde, viriam a ser incorporadas nas aplicaes desenvolvidas pela Sistemas do Futuro,
responsvel pelos sistemas de gesto de colees do Museu da Cidade, do Museu de Cincia da
Universidade de Lisboa e, embora de forma particular, do Museu Regional de Arqueologia D.
Diogo de Sousa. Estes sistemas so, hoje em dia, utilizados por museus, universidades, fundaes,
cmaras municipais e outras instituies com responsabilidades na rea do patrimnio cultural e

81

natural e tambm tm contribudo, desde a sua criao, para a qualificao do tecido museolgico
nacional.

Mesmo com todos os mritos que qualquer sistema de informao pudesse trazer para a
concretizao do difcil trabalho de documentao e gesto das colees, a sua introduo nos
diferentes museus no se traduziu numa significativa digitalizao das suas colees. So vrios os
motivos que podemos apontar para o sucedido. Para alm da escassez de recursos humanos
capacitados e da pouca abrangncia dos meios informticos, mencionados por Paulo Ferreira da
Costa (2011: 26), julgo que tambm poderemos apontar as dificuldades que a usabilidade dos
sistemas informticos apresentava ou a novidade que as tecnologias representavam para a maior
parte dos museus portugueses, nos quais os computadores eram principalmente utilizados para
tarefas como processamento de texto, necessariamente diferentes das exigncias de um sistema de
informao para inventrio das colees.

Assim, e perante as dificuldades, o Instituto Portugus de Museus viu-se obrigado a agir para que os
resultados do processo de inventrio e gesto das suas colees pudessem melhorar. Para o que
comea a desenvolver, em 1998, a segunda verso do programa Matriz e reorganiza-se passando a
ter no seu organigrama um departamento responsvel por este processo, a Direo de Servios de
Inventrio. Pese embora com esta atualizao o programa tenha sofrido considerveis melhorias
(COSTA, 2010: 27), o contributo mais importante desta segunda fase de desenvolvimento foi o
incio da publicao da coleo Normas de Inventrio que a necessidade de produo e divulgao
de orientaes tcnicas e boas prticas para o inventrio de reas de particular relevncia do
patrimnio cultural mvel nacional (COSTA, 2010: 27) justificava por si s. Assim, desde 1999,
tm vindo a ser publicadas estas normas, organizadas em Normas Gerais e Normas Especficas,
para as trs tipologias de patrimnio (Arte, Arqueologia e Etnologia) sobre as quais o Instituto
Portugus de Museus restringiu a sua atuao, devido natureza das suas colees (COSTA, 2011:
24). Comete assim um erro no admissvel a um entidade pblica que legalmente tem como
objetivo superintender, planear e estabelecer um Sistema Nacional de Museus, visando a
coordenao e execuo de uma poltica museolgica integrada 103; e, promover e assegurar a
execuo da poltica museolgica nacional em conformidade com as orientaes da tutela e em
dilogo permanente, nomeadamente com as instituies do Estado detentoras de patrimnio
cultural, as autarquias, a Igreja e os privados e orientar tcnica e normativamente os museus

103

82

No mbito da vigncia do Decreto-Lei n. 278/91, 9 de Agosto, conforme o disposto no artigo 1, n2;

dependentes do Ministrio da Cultura, bem como todos os outros museus104.


Sem prejuzo do exposto, a coleo Normas de Inventrio, composta de 12 ttulos105, refletiu a
experincia e conhecimento que os museus nacionais (ou tutelados pelo IPM) acumulariam com a
utilizao da segunda verso do programa Matriz e onde definiu boas prticas no domnio das
colees de pintura, escultura, cermica (geral, de revestimento e utilitria), arqueologia, alfaia
agrcola, escultura, txteis (e tecnologia associada) e esplio documental. Cada uma destas
normas refletia a organizao das colees preconizada na primeira verso do Matriz: a diviso
das colees em trs grandes Supercategorias (Arte, Arqueologia e Etnologia), divididas em
Categorias, e subdivididas em Subcategorias que deveriam corresponder, a uma especificao de
ordem funcional que visa auxiliar a gesto interna das colees, conforme descrito nas Normas
Gerais de Artes Plsticas e Decorativas (PINHO; FREITAS, 1999). As referidas normas
recomendam prudncia e cuidado especial na criao de outras categorias ou subcategorias, para
alm das definidas (PINHO; FREITAS, 1999: 18-19), e que podem ser consultadas em anexo
daquela publicao (PINHO; FREITAS, 1999: 83-87), alertando para o facto da diversificao das
categorias e subcategorias poder ser contraproducente em termos de recuperao de informao e
da duplicao de dados em diferentes campos.

Aps a especificao do sistema de classificao para cada uma das reas mencionadas, seguia-se,
em cada norma geral ou especfica, uma explicao sobre os campos existentes na aplicao
Matriz, acompanhada de exemplos e, quando necessrio, explicaes processuais para tarefas
comuns como a marcao dos objetos (PINHO; FREITAS, 1999: 31-32), o registo de informaes
sobre as medidas dos objetos (SOUSA; BASTOS, 2004: 43-45), ou, ainda, a identificao de
determinada tcnica utilizada na produo de determinado objeto (SOUSA; BASTOS, 2004: 3842). O seu objetivo era alertar os utilizadores para os cuidados a ter quando registam informao
relativa a cada campo, de forma a no dificultar a posterior recuperao de informao.

No mbito do projeto, e assente nestes pressupostos normativos, assistimos uns anos mais tarde ao
aparecimento do MatrizWeb (em 2003) e do MatrizPix (em 2008) (COSTA, 2011: 30) com o
objetivo de responder, por um lado, necessidade de publicao do trabalho realizado no inventrio
das colees dos museus dependentes do IPM e, por outro, para responder necessidade de gesto
interna e externa dos espcimes fotogrficos produzidos ou geridos pela mesma instituio. Esta
segunda aplicao j, segundo Paulo Ferreira da Costa, uma primeira abordagem daquilo que viria
a ser o desenvolvimento do Matriz nos anos seguintes.
104

No mbito da vigncia do Decreto-Lei n. 398/99, 13 de Outubro, conforme o disposto no artigo 3, n1, alneas a) e

c)
105

Ver referncias na bibliografia consultada para o presente trabalho.

83

Assim, em 2010, inicia-se um processo de desenvolvimento de uma nova verso do software que
dar origem verso 3.0 do Matriz, onde se anuncia, como principal novidade, a incluso das
Supercategorias Cincia e Tcnica e Histria Natural e a possibilidade de documentar e gerir o
patrimnio Imaterial, dando cumprimento ao estipulado no artigo 3 n1 do Decreto-Lei n.
97/2007, de 29 de Maro, que aprova a lei orgnica do ento Instituto de Museus e Conservao,
instituto que sucedeu o IPM nas suas atribuies. Esta nova verso, lanada em 2011, apresentada
pelo IMC e pela empresa BOND (a parceira de tecnologia para o desenvolvimento da aplicao)
como a referncia do Ministrio da Cultura para inventrio, gesto e divulgao online de
Patrimnio Cultural (mvel, imvel e imaterial) e Natural (cf. http://www.matriz.imcip.pt/pt_apresentacao.php Consultado em 10-01-2012).

Para alm da aplicao e da publicao dos cadernos de normas j referidos, foram desenvolvidos
alguns procedimentos, mormente no que diz respeito incorporao, alienao e circulao de bens
culturais e cedncia de imagens a terceiros106, cuja publicao mais relevante (e bastante til) o
primeiro ttulo da Coleo Temas de Museologia107, dedicado precisamente circulao de bens
culturais (PEREIRA, 2004).

Apesar de valorizarmos o trabalho realizado pelos organismos que, ao longo do tempo, tm tido a
responsabilidade sobre os museus centrais e pelo desenvolvimento da poltica para o setor,
mormente na realizao das colees Normas de Inventrio e Temas de Museologia, consideramos
que deveriam ter sido tomadas outras opes.

Desde logo, j o defendemos em 2007 (MATOS, 2007: 144-145), deveria ter sido criada uma
norma que definisse claramente uma estrutura de dados, baseada na normalizao internacional j
referida, a ser utilizada, quer pelos museus quer pelas empresas, na criao e desenvolvimento de
sistemas de gesto de colees. A mesma norma poderia ser a base para um processo de certificao
destes sistemas pela Rede Portuguesa de Museus, no mbito da avaliao que fazem aos inventrios
dos museus. Um esquema que no impedia o desenvolvimento do projeto Matriz, antes permitia
uma maior clarificao das valncias desta aplicao e das aplicaes concorrentes, em claro
benefcio dos museus e seus profissionais.

106

Podem ser consultados diversos documentos de referncia na pgina institucional do IMC atravs do link:
http://www.ipmuseus.pt/pt-PT/recursos/regulamentos/ContentDetail.aspx Consultado em 22-12-2011.
107
Esta coleo conta duas publicaes sobre Museus e Acessibilidade e Plano de Conservao Preventiva. Esto
disponveis
em
http://www.ipmuseus.pt/ptPT/recursos/publicacoes/edicoes_online/pub_online_museologia/ContentDetail.aspx (Consultado em 10-01-2012).

84

Alm disso, esta soluo beneficiaria a concentrao de recursos na criao de thesauri, processo
que s uma instituio da natureza do IMC, ou da recente sucessora DGPC, tem condies para
desenvolver com sucesso. A necessidade de thesauri no processo de documentao das colees ,
cada vez mais, premente e tem estado na origem de projetos pontuais na rea dos instrumentos
cientficos e da azulejaria, a par, de alguns projetos de investigao em museologia sobre o assunto,
nomeadamente o de Natlia Jorge sobre a adaptao do Art & Architecture Thesaurus do Getty
Institute realidade de um museu portugus (JORGE, 2011). Sucede que a realizao deste tipo de
trabalho uma tarefa de longo prazo que exige recursos avultados (financeiros e humanos),
conhecimento de uma grande diversidade de colees e conhecimentos tcnicos e cientficos em
diversas reas (arte, histria, cincias, histria natural, etnologia, lingustica, etc.) que s podem ser
reunidos por uma instituio de cariz nacional ou internacional108. A plataforma Matriz seria a
primeira beneficiada de projetos dessa natureza, pois teria sua disposio uma ferramenta que,
necessariamente, evitaria algumas das contradies, descritas por Patrcia Remelgado na avaliao
ao MatrizWeb, relativas aos dados disponveis sobre designaes de objetos e autorias dos museus
tutelados pelo IMC (REMELGADO, 2008: 88-89), contradies que, sabemos, podero ser
encontradas noutros repositrios digitais que utilizem diferentes sistemas de gesto de informao.

No obstante a nossa posio crtica sobre esta matria, de inteira justia o reconhecimento do
papel desempenhado pelos diferentes organismos que tm cuidado do setor a nvel governamental.
O IPM e sucessores construram um legado importante nesta matria, quer atravs da RPM, quer do
projeto Matriz, que tem uma clara influncia na definio de um outro instrumento de valor
reconhecido por toda a comunidade museolgica nacional: a Lei-quadro dos Museus Portugueses
(Lei n. 47/2004, de 19 de Agosto)

4.3.

A Lei-quadro de Museus e a documentao

A Lei-quadro dos Museus constituiu um marco deveras importante na recente histria da


museologia portuguesa. A sua elaborao e aprovao completa primeira etapa de um longo
percurso que tem por objetivo reforar a valorizao e a qualificao dos museus, assegurar a
salvaguarda e a fruio pblica do patrimnio sua guarda, incentivar a formao e o
reconhecimento profissional de quantos neles trabalham. (OLEIRO, 2004: 1). E, sendo apenas um
instrumento, fundamental para sustentar um processo de adaptao, modernizao e consolidao

108

No caso de criao de thesauri em Portugus deveramos juntar organizaes dos diferentes pases de lngua
portuguesa, como acontece com o Thesaurus de Instrumentos Cientficos que est a ser organizado por diferentes
instituies de Portugal e Brasil. Cf. http://chcul.fc.ul.pt/thesaurus/ (Consultado em 01-02-2012).

85

dos museus portugueses e constitui, simultaneamente, ainda nas palavras de Manuel Bairro Oleiro,
um referencial exigente e responsvel na criao de novos museus (Ibidem: 2).

A Lei-quadro dos Museus resulta do desenvolvimento e reconhecimento da museologia em


Portugal, que com a criao do IPM e da Rede Portuguesa de Museus, reflete o crescente nmero de
museus, as melhorias verificadas na formao profissional e acadmica, a introduo de novas
metodologias e tecnologias, o conhecimento da realidade museolgica do pas,109 e a maior
exigncia dos diferentes pblicos do setor. A aprovao de uma Lei-quadro uma ambio antiga
dos profissionais do setor, qual, em boa hora, o IPM deu resposta, assumindo a responsabilidade
da sua preparao e entrega ao poder poltico, sem deixar de envolver nesse processo
representantes da APOM, do ICOM, da ANMP, diretores de museus e docentes universitrios
(CAMACHO, 2004: 1) cujo contributo percebeu ser indispensvel.

A atual Lei-quadro, aprovada por unanimidade na Assembleia da Repblica, tem como objeto
principal, entre outros, a definio das principais linhas de orientao no que diz respeito poltica
museolgica nacional e introduz e define dois conceitos que permitiro uma maior clarificao do
setor: Museu e coleo Visitvel, conforme o disposto nos artigos 3 e 4 da Lei-quadro.

Os seus objetivos e os princpios que regem a poltica museolgica nacional, definidos nos artigos
1 e 2, apontam claramente o caminho para a modernizao e uniformizao legislativa/jurdica de
um setor com uma realidade multifacetada (CAMACHO, 2004: 1) e, at ento, em claro
crescimento. uma lei reguladora que define as regras e os procedimentos para as instituies,
preexistentes ou novas, obterem o reconhecimento oficial da qualidade de Museu.

Sobre a Lei-quadro e os efeitos que poder produzir a mdio longo prazo, julgamos que ainda no
ter decorrido o tempo necessrio para uma avaliao sria, no entanto, claramente reconhecida
na comunidade museolgica a necessidade de um corpo legal do gnero que pudesse dar maior
consistncia s pretenses dos que diariamente trabalham neste tipo de instituies. No contexto do
presente estudo, destacamos alguns dos pontos definidos na Lei-quadro que se relacionam, de forma
direta ou indireta, com a documentao e gesto das colees.

A Seco IV - Inventrio e Documentao, do captulo II da Lei-quadro, define conceitos, deveres e


regras a considerar neste domnio. Sublinhe-se a importncia dada ao Dever de inventariar e
documentar, previsto no art. 15: Os bens culturais incorporados so obrigatoriamente objeto de
109

86

Proveniente do excelente trabalho desenvolvido pelo Inqurito aos Museus em Portugal (SILVA, 2000).

elaborao do correspondente inventrio museolgico, entendido o inventrio como a relao


exaustiva dos bens culturais que constituem o acervo prprio de cada museu, independentemente da
modalidade de incorporao e que visa a identificao e individualizao de cada bem cultural e
integra a respetiva documentao de acordo com as normas tcnicas mais adequadas sua natureza
e caractersticas, conforme o disposto no artigo 16, n 1 e 2. Este dever consubstancia de forma
evidente um dos princpios definidos pela lei: Esta obrigao d resposta ao cumprimento do
princpio de informao enunciado no artigo 2, n1, al. f), que determina a recolha e divulgao de
dados sobre o patrimnio cultural como ferramenta potenciadora da aquisio e intercmbio do
conhecimento acumulado pelos museus.

O legislador concretiza, indicando dois elementos fundamentais do inventrio: o nmero e ficha de


inventrio.

O nmero de inventrio nico, intransmissvel, deve ser atribudo e associado de forma


permanente a cada objeto incorporado, conforme os requisitos definidos no artigo 18. O cuidado
que o legislador coloca na caracterizao do nmero de inventrio, parecendo exagerado,
percetvel luz das discusses que temos assistido ao longo dos anos nos museus sobre o assunto.

No que concerne a ficha de inventrio, a lei determina que a cada objeto incorporado deve
corresponder uma ficha, acompanhada da respetiva imagem e produzida de acordo com as regras
tcnicas adequadas sua natureza, conforme o disposto no artigo 19, n1. Independentemente da
tipologia do objeto a registar, a ficha de inventrio integra obrigatoriamente os seguintes elementos:
- Nmero de inventrio;
- Nome da Instituio;
- Denominao ou ttulo;
- Autoria (quando aplicvel);
- Datao;
- Material, meio e suporte (quando aplicvel);
- Dimenses;
- Descrio;
- Localizao;
- Historial;
- Modalidade de incorporao;
- Data de incorporao.

87

Ao museu dada a liberdade de a preencher de forma manual ou informatizada consoante os


recursos de que dispe. Sem prejuzo do disposto, os artigos 20 e 21 estabelecem algumas regras
para a informatizao das colees e sua contratao no domnio da segurana110 e coerncia de
dados111, assim como a sua divulgao, essenciais neste tipo de trabalho.

No podemos deixar de destacar a importante referncia que feita para a normalizao das fichas
de inventrio e a atribuio dessa tarefa ao Instituto Portugus de Museus, agora DGPC, que dever
aprovar as normas tcnicas e divulgar as diretrizes que entenda mais adequadas para as
diferentes tipologias de patrimnio cultural e, embora a lei no refira expressamente, natural cf.
artigo 19, n.5. Nesta matria, j o referimos, h ainda um longo caminho a percorrer. A lei
esclarece ainda algumas situaes que se prendem com a classificao dos bens culturais e com as
diferenas a considerar sobre o inventrio de bens pblicos e privados, remetendo para a Lei n.
107/2001, de 8 de Setembro, que estabelece as bases da poltica e do regime de proteo e
valorizao do patrimnio cultural.
Finalmente, o legislador afirma a necessidade de complementar o inventrio com registos
subsequentes que possibilitem aprofundar e disponibilizar informao sobre os bens culturais, bem
como acompanhar e historiar o respetivo processamento e a atividade do museu, conforme o
disposto no art. 25, inscrevendo na lei a obrigao dos museus e seus profissionais cuidarem no
apenas do inventrio dos bens culturais, mas tambm da documentao e gesto de colees.
Apesar de a Seco IV da Lei-quadro dos Museus apontar diretamente para as questes
relacionadas com o inventrio e documentao do patrimnio guardado naquelas instituies,
dificilmente se encontra nesta lei uma seco/captulo que possa negligenciar a importncia destas
duas reas fundamentais do seu trabalho.

O legislador conferiu s questes atinentes ao inventrio e documentao do patrimnio a devida


dignidade, autonomizando-as sistematicamente na Seco IV da Lei-quadro. No obstante, sabido
que qualquer domnio de atividade do museu e dos seus profissionais relaciona-se com estes
processos. Qualquer tarefa de documentao no seria possvel sem o estudo e investigao das
colees (Seco II). Sabemos que a incorporao (Seco III) conduz obrigatoriamente ao registo
de informao sobre o objeto e a sua entrada nas colees do museu, que a segurana das colees
(Seco VI), bem como a sua conservao (Seco V), dependem diretamente do conhecimento que
110

Cf. Artigo 20, n 3, que prev a obrigao de assegurar cpias de segurana regulares, como forma de garantir a
integridade e a inviolabilidade da informao
111
Cf. Artigo 20, ns 1, 2 e 5, que prev a utilizao de um mesmo nmero na identificao de um objeto nos diversos
suportes (sistema de informao, livro de tombo, etc.)

88

temos do estado dos objetos, da sua localizao e outra informao relevante em termos dos
materiais que as compem e, ainda, que no seria possvel da mesma forma expor e divulgar
(Seco VII) as colees sem o seu conhecimento prvio.

Por fim, sendo a documentao tarefa transversal a todo o museu, tambm devemos ter em ateno
na definio de um plano de gesto de colees e dos procedimentos necessrios para registar toda
a informao gerada em processos como a expropriao, o depsito de peas em museus, a
aquisio atravs do direito de preferncia do Estado, o acesso pblico a determinados dados dos
bens culturais pblicos, etc. que so referidos nos captulos IV, V e VI.

Em concluso, a Lei-quadro dos Museus constitui um valioso instrumento que os museus podem
utilizar em seu benefcio. Constitui uma referncia de qualificao que, a par do processo de
credenciao pela Rede Portuguesa de Museus, deve ser utilizada por todos os museus, novos e
antigos, independentemente das suas tutelas, tipologias ou condicionantes (geogrficas, financeiras,
etc.). Naquilo que respeita a documentao foi, sem dvida, um passo inicial e determinante para
dotar os museus das condies necessrias para executar essa tarefa. No entanto, julgamos ser
absolutamente necessrio um maior cuidado com os requisitos112 relativos ao inventrio e
documentao exigidos no processo de candidatura RPM113, que, na nossa opinio, deveriam ter
como referncia normas de estrutura de dados e de procedimentos que possibilitassem uma aferio
quantitativa e qualitativa da informao existente sobre as colees dos museus candidatos.

112

O formulrio identifica para recolha dados importantes como a existncia de poltica de incorporaes, a quantidade
de bens inventariados ou a segurana de dados sobre a coleo, porm, no tem em conta, como acontece no sistema de
credenciao ingls, uma norma que possa avaliar a qualidade da informao. O sistema ingls de credenciao de
museus utiliza alguns procedimentos do SPECTRUM como referncia (ARTS COUNCIL, 2011).
113
Cf. Formulrio de candidatura RPM aprovado pelo Despacho Normativo n. 3/2006, do Ministrio da Cultura,
publicado no DR n 18, Srie I-B, de 25/01/2006.

89

90

5.A complexidade normativa nos Museus

91

92

Como podemos constatar pelo exposto, o universo normativo na rea da documentao


museolgica deveras complexo. Este facto, bastante discutido na rea dos museus e da cincia da
informao, pesa consideravelmente no planeamento do trabalho de documentao de museus, ao
contrrio do que acontece nas bibliotecas e arquivos, dado que a opo por determinada norma, em
detrimento de qualquer outra, poder no futuro condicionar o trabalho de inventrio, catalogao e
gesto das colees.

O que se pede aos responsveis pela documentao nos museus exigente. A opo por
determinada norma exige conhecimento profundo, normalmente incompatvel com o tempo e
recursos disponveis em cada museu, das normas de estrutura de dados, procedimentos e
terminologia, bem como preocupao com as normas mais tcnicas de intercmbio de informao,
com os cuidados a ter com a escolha de plataformas tecnolgicas ou, ainda, com os problemas
levantados pelo registo fotogrfico das colees e pela georreferenciao do patrimnio cultural,
cada vez mais prementes.

Esta situao particular dos museus, bem retratada na publicao do projeto ATHENA (ATHENA,
2009) sobre o panorama normativo na rea do patrimnio cultural, tambm traz dificuldades s
entidades que se dedicam ao seu desenvolvimento e criao de sistemas de gesto de patrimnio
cultural, dado que obriga a um investimento considervel na investigao dos textos normativos e
consequente compatibilizao do software. O custo desta investigao, a que acresce os custos com
a investigao na rea da programao e desenvolvimento tecnolgico do software, ser
necessariamente repercutido no valor final das ferramentas e no atraso na implementao e
aproveitamento dos recursos tecnolgicos disponveis114, com prejuzo para os museus, quer em
termos financeiros, quer em termos de utilizao do sistema.

Outro problema decorrente da proliferao de normas na rea da documentao nos museus prendese com a respetiva formao dos profissionais dos museus. A multiplicidade de normas implica que
os programas das disciplinas lecionadas nos cursos de museologia, relacionadas com estudos e
gesto de colees ou tecnologias de informao e comunicao em museus, no possam abranger
exaustivamente todas as normas existentes nestes domnios. No possvel aprofundar o
conhecimento de apenas uma norma num semestre115, quanto mais de todas as que so relevantes
114

A compatibilizao de um sistema de gesto de colees com uma norma um processo que exige investigao da
parte das entidades que o desenvolvem e apurados testes em cenrios aproximados realidade que podero resultar em
situaes de compromisso entre as tecnologias utilizadas e as exigncias das normas. A prioridade deve ser dada, neste
tipo de situaes, ao cumprimento escrupuloso da norma em causa.
115
Consideramos, como mero exemplo, o programa curricular do Mestrado em Museologia da Faculdade de Letras da
Universidade do Porto, no qual existe uma disciplina semestral dedicada a esta matria: Tecnologias da informao e

93

nessa matria. Resulta do exposto um desconhecimento generalizado sobre as normas


internacionais mais relevantes para esta rea especfica do patrimnio, que se traduz em
dificuldades no planeamento da documentao e gesto das colees pelos profissionais de museus,
conforme ilustram os reduzidos valores quantitativos116 e, arriscaramos dizer em alguns casos,
qualitativos (REMELGADO, 2008) dos repositrios de colees disponveis na Internet.

A proliferao de normas no deixa de ser o resultado de um setor onde a diversidade temtica e


tipolgica do objeto de estudo, as colees museolgicas, implica um tratamento documental
inclusivo de outras cincias e disciplinas. No se pode documentar uma coleo de arqueologia ou
de espcimes de botnica, por exemplo, utilizando os mesmos pressupostos que so usados em
colees de arte ou de cincia e tcnica. essencial o contributo de cada uma dessas cincias, na
medida em que acrescenta valor e conhecimento s colees, porm tal facto no dever desvirtuar
o objetivo fundamental da utilizao das normas de documentao das colees. O valor
acrescentado por cada uma das cincias deve ser relevante para a criao de conhecimento, sem
interferir, no entanto, na utilizao das normas e regras prprias da documentao em museus.

Assente a necessidade de enquadrar a tarefa de documentao e gesto de colees num quadro


normativo, coloca-se o problema de saber qual deve ser a opo do museu: a criao de normas
novas ou a adoo de normas preexistentes.

Entendemos que, no atual contexto global, a criao de normas novas constitui um desperdcio de
recursos financeiros e humanos. O processo de criao complicado, moroso e exige, para alm de
recursos financeiros, um conhecimento aprofundado sobre matrias muito diversas. um caminho
que julgamos ser intil e desnecessrio.

A adoo de normas preexistentes , na nossa opinio, a melhor opo, mesmo considerando as


dificuldades que podem decorrer do elevado nmero de documentos normativos existentes no
panorama museolgico internacional. A escolha deve ter em considerao o seguinte:

1. Instituio responsvel e enquadramento - Instituies como o CIDOC, a CHIN, o Getty


Institute e a Collections Trust tm assumido ao longo dos anos um papel preponderante nesta
rea e contam com uma experincia slida no desenvolvimento de documentos normativos para
comunicao em Museus. Cf. http://sigarra.up.pt/flup/planos_estudos_geral.formview?p_Pe=1175 (Consultado em 2405-2012).
116
Sobre este assunto importa refletir sobre os dados avanados no relatrio da Collections Trust, intitulado Celebrating
UK Culture Online (COLLECTIONS TRUST, 2012), sobre a baixa percentagem de colees disponveis online (5 a
10% de acordo com os dados do projeto ENUMERATE - www.enumerate.eu) para todo o setor cultural.

94

documentao em museus em termos de estrutura de dados, procedimentos, terminologia e


intercmbio de informao;
2. Qualidade - Embora seja um critrio de avaliao subjetiva na maior parte dos casos, um fator
essencial a considerar num processo desta natureza. A qualidade de determinada norma pode ser
atestada por uma instituio internacional como a International Standards Organization (ISO),
como aconteceu com o CIDOC-CRM, ou reconhecida pela generalidade da comunidade
museolgica internacional, como acontece com o SPECTRUM ou o Art & Architecture
Thesaurus;
3. Implementao internacional - A utilizao de determinada norma por um grande nmero de
pases (ou museus) normalmente o reconhecimento da sua fiabilidade e qualidade. As normas
mais utilizadas tm uma maior probabilidade de adequao s necessidades exigidas pela
documentao e gesto do patrimnio cultural.

Esta informao pode ser recolhida nos trabalhos apresentados por cada uma destas instituies nas
conferncias internacionais do CIDOC, instituio que dentro do ICOM tem a responsabilidade de
refletir e propor normas para a documentao do patrimnio cultural, e onde se renem anualmente
os maiores especialistas mundiais do setor; bem como noutras iniciativas dessas instituies.

Por ltimo, importa referir que, tanto quanto possvel, a escolha de normas no deve ser iniciativa
de um museu apenas. Na nossa opinio, atendendo complexidade envolvida, a escolha deve
resultar de uma discusso alargada entre museus, comunidades de museus, profissionais, empresas e
instituies com responsabilidade na definio de polticas museolgicas, a nvel nacional e
internacional. Um processo inclusivo desta natureza permite que a escolha beneficie todas as partes
e facilita os processos de creditao de museus, de criao de currculos formativos, de
desenvolvimento de sistemas de gesto de colees, etc. Acresce que, a existncia de uma
comunidade crtica de utilizadores favorece o desenvolvimento das normas e refora a criao de
conhecimento, atravs do aumento e melhoria da informao existente sobre o patrimnio.

Este o caminho que propomos sempre que nos confrontam com esta questo e, como no poderia
deixar de ser, o caminho que nos propomos seguir com a reflexo e trabalho desenvolvido no
contexto desta investigao.

95

96

6.Uma norma para a gesto das colees

97

98

If the importance of a standard fit for purpose is understood to be


fundamental and that the search for the core standard or the international
documentation standard is no longer appropriate, then what should museums
be working towards?
Jointly and internationally, we might take a better look at what exactly we do
want

standards

for.

Rather

than

assuming

single

international

documentation standard will meet all our needs, we might choose to take a
long hard look at the tools we have before us at this time and agree how best to
employ them in the jobs we do.
(GRANT, 1996: 10)

A procura incessante de uma norma documental para os museus tem sido, ao longo dos anos, o
Santo Graal da comunidade museolgica internacional. Embora a preocupao quase obsessiva com
as normas de documentao das colees tenha sofrido uma evoluo considervel - desde as
normas para a simples catalogao, passando para formas de interpretao e reinterpretao dos
objetos que guardamos nos museus, at aos procedimentos para tarefas bsicas e rotineiras de
gesto da coleo e, subsequentemente, do museu -, contnua a procura de uma norma
internacional que responda a todas as necessidades dos profissionais de museus nesta matria.
Contudo, como questiona Alice Grant (1996) no artigo Museums Information and Collaboration:
Why a single standard is not enough, publicado na Study Series do CIDOC e ICOM, ser
efectivamente necessria uma norma genrica e de resposta abrangente a todas as necessidades de
documentao nos museus? E poder a comunidade museolgica internacional fazer uma norma
dessa natureza e mbito?

Considerando o panorama e a realidade museolgica internacional, entendemos que no. No seria


possvel fazer uma norma nica que inclusse estrutura de informao, procedimentos e
terminologia (as trs principais reas de produo normativa nos museus), acrescida de aspetos
tcnicos sobre multimdia, intercmbio de dados ou metadados. Quer pela amplitude, quer pela
aplicabilidade prtica, essa seria uma tarefa impossvel. Admitindo os benefcios de uma norma to
abrangente, os recursos financeiros e humanos que um trabalho internacional desta natureza
necessitam seriam dificilmente justificveis. De resto, diz-nos a experincia de diversos projetos
internacionais sobre normalizao documental em museus, que um projeto nico deste tipo poderia
inclusivamente ser prejudicial, caso no considere uma leitura to global quanto possvel do atual
panorama normativo existente, como muito bem refere Alice Grant (GRANT, 1996: 10).

99

Na realidade dispomos Atualmente de um conjunto de documentos normativos, criados a nvel


internacional, nacional ou por uma comunidade especfica de especialistas, que, independentemente
de serem ou no reconhecidos pelas instituies internacionais de normalizao, respondem de
forma bastante satisfatria s exigncias dos museus em termos do inventrio, documentao e
gesto das colees. A comunidade de especialistas em documentao em museus dever, conforme
proposto por Alice Grant (1996) no texto que inicia a presente seco deste trabalho, olhar para as
ferramentas que existem Atualmente, estudando-as e compreendendo-as o melhor possvel, para
que as possa aplicar da melhor forma possvel ao trabalho exigente que temos pela frente.

neste sentido que diferentes comunidades de profissionais do setor, como o CIDOC, CHIN,
Collections Trust, AAM, apenas para citar os exemplos mais relevantes, tm vindo a direcionar a
sua atividade, muitas vezes colaborando mutuamente no desenvolvimento das diferentes normas
que produzem, apostando na interao das normas em pontos comuns como, por exemplo, os
relacionados com a estrutura de informao para recolha de dados e consequente intercmbio de
informao117, ou na recomendao comum de normas mais tcnicas118.

Nas diferentes conferncias do CIDOC em que temos participado desde 2008, tm sido
apresentados vrios exemplos de recurso e adaptao de vrias normas preexistentes em projetos de
documentao de museus ou de digitalizao de colees, de menor ou maior escala; bem como, de
um ponto de vista mais conceptual e tcnico, estudos sobre a interligao entre as diversas normas e
respetivas vantagens. Erin Coburn e Regine Stein representando respetivamente, o CDWA Lite
Advisory Committee do Getty Institute e o alemo FG Dokumentation im DMB (Comit de
Documentao da Associao de Museus Germnica), apresentaram o estudo da interligao dos
esquemas CDWA Lite e museumdat com a ISO 21127:2006, com o objetivo de criar um nico
esquema, compatvel com esta norma, que possa comportar a abordagem multidisciplinar e
orientada por eventos do CIDOC CRM, aliada simplicidade do esquema proposto pelo Getty
Institute e utilizado pelo comit de documentao alemo para a criao do seu prprio esquema
XML, o museumdat (COBURN, STEIN, 2008). Este tipo de iniciativas tem tido uma forte adeso
por parte dos especialistas, proporcionando maior cooperao entre instituies internacionais e
museus que depois sero os principais beneficiados com a aplicao prtica destes estudos.

117

O maior exemplo o CIDOC CRM (ISO 21127:2006), norma desenvolvida pelo CIDOC que permite o intercmbio
de informao entre sistemas atravs de um conjunto de definies de conceitos e as suas relaes na informao sobre
o patrimnio cultural. Cf. http://www.cidoc-crm.org/ (Consultado em 12-01-2012).
118
Como o caso, julgamos que ainda em discusso, da recomendao sobre URI (Uniform Resouce Identifier) para a
identificao dos recursos dos museus nas mais diversas aplicaes informticas de uma forma consistente e nica.
(CIDOC, s.d).

100

Na linha do exposto, Norbert Kanter, um representante de uma empresa de desenvolvimento de


sistemas de gesto de colees, a Zetcom AG da Sua, fez uma apresentao naquela conferncia
onde atravs da resposta questo How do the facts of increasing demands, the growing number of
standards, the education of museum professionals and budget concerns within cultural institutions
go together? enuncia uma coleo de requisitos que, em resultado do maior conhecimento e
formao nesta rea, os museus e seus profissionais tm vindo a exigir nos seus sistemas de
informao (KANTER, 2008).

Esses requisitos vo desde a mais bsica resposta s normas documentais, integrao com outros
sistemas, ao intercmbio de informao, salvaguarda e preservao dos repositrios digitais,
passando pela importante questo da utilizao de sistemas de vocabulrios controlados para acabar
com as questes relativas atualizao tecnolgica, em termos de software e hardware, e com as
funcionalidades e interfaces especficos solicitados por distintos museus. Sem prejuzo da
importncia destas questes para as instituies que lidam com a documentao do patrimnio,
Kanter questiona se todos os museus necessitam efetivamente de um sistema assim completo e se
esse sistema existe. Conclui que no h, at ao momento, um sistema venda no mercado que
proporcione todas aquelas funcionalidades; e que no existir um museu, incluindo os de maior
dimenso, que dele conseguisse retirar todas as vantagens.

Acresce que, segundo o mesmo autor, os currculos acadmicos e de formao profissional no tm


conseguido acompanhar o desenvolvimento tcnico verificado neste setor o que se traduz, conforme
testemunhamos na prtica corrente do trabalho que desenvolvemos na Sistemas do Futuro, atravs
do qual verificamos as srias dificuldades dos museus na construo de um caderno de encargos
para a escolha de software e, mais importante ainda, no planeamento e definio de polticas de
documentao e gesto das colees.

Tendo em considerao estas questes, bem como a realidade em termos de produo normativa
nacional, referida no captulo sobre o caso portugus, e dadas as circunstncias muito especficas do
presente trabalho, desenvolvido no mbito das nossas funes na empresa Sistemas do Futuro,
propomo-nos contribuir para um maior conhecimento e utilizao generalizada pela comunidade
museolgica nacional de um dos documentos normativos mais relevante e mais utilizado pelos
profissionais de museus de todo o mundo, o SPECTRUM.

Esta norma inglesa vem de encontro, como referimos, linha de investigao, que temos seguido
em termos acadmicos e profissionais, cujo desenvolvimento visa, por um lado, contribuir para que
101

a Sistemas do Futuro, uma das principais fornecedoras de sistemas de gesto de colees do


universo museolgico portugus, melhore a sua oferta, com benefcio para o inventrio e gesto do
patrimnio cultural nacional; e, por outro, dotar a comunidade museolgica dos pases e
comunidades de lngua portuguesa de um instrumento normativo que se tem revelado de extrema
importncia nos pases e comunidades onde j foi adotado, como a Holanda, a Ucrnia ou o Reino
Unido, de onde originria.

Em paralelo, pretendemos demonstrar a possibilidade do SPECTRUM ser utilizado pelos museus


portugueses, independentemente da sua escala, tutela, tipologia ou misso, como referncia para os
procedimentos comummente utilizados na gesto do patrimnio, de acordo com as especificaes e
circunstncias nacionais, e como instrumento de auxlio produo de polticas e planos de
documentao que propiciem, no futuro, o desenvolvimento de uma cultura de avaliao e
responsabilizao sobre todos os aspetos relevantes para a gesto das colees e patrimnio
cultural.

Vejamos ento como nasceu e em que consiste o SPECTRUM e como poder ser til aos museus
portugueses, justificando a escolha desta norma para o desenvolvimento de procedimentos na
gesto da informao sobre patrimnio cultural.

6.1.

Breve histria do SPECTRUM

O processo de criao de normas, como podemos ver nos stios institucionais da International
Organization for Standardization (ISO)119 e da British Standards Institution (BSI)120, complexo e
exige um conhecimento tcnico aprofundado da(s) matria(s) a normalizar. Com efeito,
independentemente do setor a que se destina, a normalizao introduz mudanas significativas nos
mtodos de trabalho e implica uma cultura de avaliao constante, inerente procura de qualidade
que a justifica, facto que deve ser considerado na sua criao e, posterior, utilizao.

Os processos de criao de normas documentais em museus no diferem muito dos de outras reas,
no obstante, poucas normas museolgicas se candidatam certificao por instituies que

119

Cf. Processo de criao de normas na ISO em http://www.iso.org/iso/home/standards_development.htm (Consultado


em 07-05-2012).
120
Cf. Processo de criao de normas na BSI em https://www.bsigroup.com/en/Standards-and-Publications/Aboutstandards/How-are-standards-made/ (Consultado em 07-05-2012).

102

regulam a sua criao e consequente reconhecimento internacional 121. Como vimos, isto no resulta
de um menor estatuto ou reconhecimento do SPECTRUM (ATHENA, 2009), antes de uma
diferena na classificao atribuda norma.

De acordo com a classificao assumida no projeto ATHENA (2009: 8-11) so vrios os tipos de
normas nesta rea. Existem normas de facto e de jure; normas criadas por uma instituio para
uso interno e criadas no mbito de uma comunidade; normas nacionais e internacionais,
reconhecidas por instituies como a BSI ou a ISO, de entre as quais encontramos exemplos
relevantes e teis e no domnio que investigamos. Por exemplo, irrefutvel a importncia do
Object ID122, no contexto em que se insere, porm, no uma norma reconhecida por qualquer
instituio reguladora. O mesmo se dir em relao ao SPECTRUM. A valia deste tipo de normas
criadas pela comunidade museolgica exatamente o facto de se alicerarem no conhecimento
extenso da prtica e dos problemas que a gesto de informao acarreta para a salvaguarda, estudo,
utilizao, gesto e difuso do patrimnio cultural.

O SPECTRUM nasce do esforo da Museum Documentation Association (MDA) que, tendo em


conta as questes que se levantavam, na dcada de 70, com a introduo de novos mtodos de
trabalho impostos pela crescente utilizao e massificao dos computadores pessoais, decidiu criar
o MDA Data Standard123, para o que recolheu diversos contributos da comunidade museolgica do
Reino Unido. Esta norma consistia num modelo de dados (com campos e relaes entre eles) e
regras para a introduo de dados (em termos de vocabulrio e sintaxe a utilizar) que deveriam ser o
suporte a utilizar para o desenvolvimento de sistemas de informao de museus tendo em vista a
possibilidade de concretizar o intercmbio de informao entre diferentes bases de dados
(DAWSON, 2012).

O fruto do trabalho de desenvolvimento desta norma, que se estendeu, segundo Alex Dawson
(2012), pelas dcadas de 70 e 80, foi a sua publicao, em 1991, aps uma reviso que resultou na
definio de 130 campos divididos entre Entidades (Entities) para as pessoas ou objetos, Grupos de
campos (Group fields), onde se poderiam descrever informaes relativas produo, locais, etc. e
Campos comuns (Common fields) para conceitos comuns a mais que uma entidade ou grupo (MDA,
121

A nica norma de documentao em Museus nascida na comunidade museolgica e classificada como norma ISO
que conhecemos a ISO 21127:2006, desenvolvida no mbito do CIDOC como CIDOC CRM. Como vimos atrs esta
norma est disponvel em http://www.cidoc-crm.org (Consultado em 08-04-2012).
122
J referimos esta norma atrs. Encontra-se disponvel em http://archives.icom.museum/object-id/ (Consultado em
07-05-2012).
123
A criao deste standard revela desde logo algumas preocupaes que se mantm, dentro desta comunidade e a nvel
internacional, at aos nossos dias, nomeadamente a criao dos sistemas de informao com base em regras
predeterminadas e o, consequente, intercmbio de informao entre diferentes sistemas.

103

1991). No mesmo ano foi tambm publicado, pela MDA, um guia bsico para a documentao de
museus, da responsabilidade de Stuart Holm, o Facts and Artefacts: how to document a museum
collection (HOLM, 1991) que , na opinio de Alex Dawson (2012), um precursor dos
procedimentos apresentados algum tempo mais tarde no SPECTRUM.

Esta linha de trabalho da MDA resulta na publicao da primeira verso do SPECTRUM: the UK
Museum Documentation Standard, em 1994 (GRANT, 1994), editada por Alice Grant, que nos
proporcionou o primeiro contacto com a norma, no mbito da ps-graduao em Museologia da
Faculdade de Letras da Universidade do Porto. Nesta primeira verso, organizada de forma
semelhante atual, ou seja, com a mesma subdiviso entre procedimentos e requisitos de
informao, o SPECTRUM contava apenas com um total de 20 procedimentos124 designados por
Object entry, Loans in, Acquisition, Inventory control, Location and movement control,
Cataloguing, Condition checking, Conservation, Reproduction, Risk management, Insurance
management, Indemnity management, Valuation control, Audit, Exhibitions and displays, Despatch,
Loans out, Loss, Deaccession and disposal e Retrospective documentation (GRANT, 1994). Cada
um destes procedimentos continha uma definio introdutria qual se seguia a indicao da norma
mnima a cumprir pelo museu na implementao do SPECTRUM. No seguimento eram descritas as
aes que compunham o procedimento, com incluso de notas explicativas para facilitar a
compreenso do propsito de cada uma. Por fim, a descrio dos procedimentos enumerava as
fontes de ajuda e aconselhamento e mencionava todos os requisitos de informao necessrios para
o registo da informao criada ou recolhida durante o processo.

O corpo da primeira verso do SPECTRUM inclua captulos que se revelaram muito importantes
para a sua implementao nos museus e, na nossa opinio, para a disseminao que a norma veio a
registar nos anos seguintes. Referimo-nos aos captulos sobre a utilizao do SPECTRUM e a sua
implementao no museu, sobre as questes legais associadas informao e sobre as questes de
documentao colocadas nos processos de definio de polticas de colees (GRANT, 1994).

Esta primeira verso da norma resultou do trabalho e contribuio ativa de um conjunto alargado de
profissionais de museus125, alguns envolvidos diretamente nos grupos de trabalho que deram origem
124

A maior parte dos procedimentos criados ento mantm atualmente o mesmo nome, mas registam-se alguns casos de
fuso entre dois procedimentos (caso dos relativos a seguros e indemnizaes), de novas designaes para o mesmo
procedimento (o procedimento Loss agora Loss and Damage) ou mesmo a extino/criao de procedimentos
(Reproduction foi extinto e Pre entry foi criado entretanto). No entanto, todos os procedimentos registam uma evoluo
desde esta primeira verso.
125
O desenvolvimento do SPECTRUM contou com a participao atravs de comentrios, testes, contributos, etc. de
muitos profissionais de museus que no esto referidos individualmente nos agradecimentos ou ficha tcnica desta
primeira verso.

104

norma e referenciados nesta primeira verso (GRANT, 1994: IV), que por via da reflexo,
discusso, definio, redao e posteriores testes prticos conseguiram criar uma das mais
influentes normas de gesto de colees da atualidade. A importncia que a MDA conferiu a este
trabalho e sua continuao, confirmada no pargrafo final da introduo desta publicao The
Museum Documentation Association is committed to SPECTRUM as a continuing project, not only
to ensure its adoption across the country, but also to guarantee its growth and development in
response to feedback from those who use it. (GRANT, 1994).

O SPECTRUM teve uma grande aceitao no Reino Unido, e tambm internacionalmente, pelo que
passados apenas trs anos, no seguimento do proposto na primeira verso, em 1997 a MDA publica
a segunda verso do SPECTRUM126, editada desta vez por Jeff Cowton, com algumas alteraes
que resultaram das avaliaes e crticas da comunidade de profissionais que utilizavam a norma
quotidianamente. Esta segunda verso conta com algumas alteraes significativas (DAWSON,
2012). Os procedimentos Condition checking, Conservation e Exhibitions and displays, so
melhorados e passam a designar-se, respetivamente, como Object condition checking and technical
assessement, Conservation and collections care e Use of collections127, refletindo alteraes
sentidas no mbito da museologia nestas reas, nomeadamente, no que concerne ao entendimento
da utilizao das colees para alm da sua participao em exposies.

Relativamente aos requisitos de informao salientamos a introduo de novas unidades de


informao, para responder s exigncias decorrentes dos melhoramentos introduzidos em diversos
procedimentos, e do conceito de unidades comuns a diferentes procedimentos que permitiam uma
maior integridade referencial na construo da estrutura dos sistemas de informao. A definio
das unidades de informao que compem o SPECTRUM foi tambm revista e melhorada com o
objetivo de facilitar aos museus a sua compreenso e reforar a sua correta utilizao (DAWSON,
2012).

Nesta verso foram tambm atualizadas as questes legais e de gesto da informao e acrescentada
uma nova seco de aconselhamento para cada procedimento. Em termos de apresentao grfica
foi introduzida uma navegao por cdigos de cor, facilitador da consulta da norma.

126

O conhecimento que temos desta segunda verso fruto da consulta de outros documentos sobre o desenvolvimento
do SPECTRUM (DAWSON, 2012), uma vez que no conseguimos obter acesso a esta verso da norma durante o
processo de investigao.
127
Designaes que mantm atualmente (DAWSON; HILLHOUSE, 2011).

105

Aps a publicao desta verso do SPECTRUM verifica-se um hiato de oito anos at sua terceira
verso. Durante este perodo, registam-se vrias iniciativas que, de certa forma, complementam o
SPECTRUM e auxiliam os museus nos processos de documentao e gesto das suas colees,
nomeadamente, a publicao de fichas de apoio implementao128 da norma, a promoo de aes
de formao relacionadas com a sua aplicao prtica, e o desenvolvimento de diversos thesauri de
suporte documentao das colees, mais tarde associados designao SPECTRUM
terminologies129 (DAWSON, 2012).

Em 1998 publicado o Standards in action Book 1: a guide to using SPECTRUM com a chancela
da MDA (PEDLEY, 1998), a primeira publicao desta srie, centrada na utilizao dos oito
procedimentos primrios do SPECTRUM que viriam, no mesmo ano, a constituir a base da norma
mnima de documentao exigida pelo Museum and Galleries Registration Scheme for UK
Museums (KAVANAGH, 1994), o atual UK Museums Accreditation Scheme gerido pelo Arts
Council. Este facto constitui, de certa forma, um reconhecimento oficial da importncia e relevncia
que o SPECTRUM assumiu, quase desde a sua criao, na documentao e gesto das colees do
Reino Unido.

Em 1998 ocorreu outro facto relevante para o desenvolvimento do SPECTRUM, que foi a
constituio da SPECTRUM Advisor Network, uma rede de profissionais de museus que tendo
contribudo para a criao do SPECTRUM tinham interesse direto, como utilizadores da norma nas
instituies onde trabalhavam, no seu desenvolvimento e na sua implementao nacional tendo em
conta os benefcios verificados na gesto e documentao do patrimnio museolgico britnico.
Esta rede tornou-se fundamental na disseminao do SPECTRUM, auxiliando os museus na sua
implementao e compreenso, dado que reunia em si conhecimento e experincias prticas
francamente teis para os museus que se iniciavam na utilizao da norma.

Entre 1998 e 2005, ano da publicao da terceira verso da norma, surgem um conjunto de
publicaes relacionadas com a norma e com incidncia em questes mais especficas como a
utilizao das colees (ASHBY, et al., 2001) e a documentao de diferentes tipos de colees
como, por exemplo, as de arqueologia (STIFF, 2000), ou de documentos (ELLIOT; SMITH, 2002).

128

Agora conhecidas como SPECTRUM Advice Factsheets - http://www.collectionslink.org.uk/spectrumresources/1222-spectrum-advice-factsheets (Consultado em 08-05-2012).


129
Alguns destes thesauri esto agora disponveis no portal Collections Link - http://www.collectionslink.org.uk
(consultado em 07-04-2012).

106

Nesse perodo foi tambm produzido, pela MDA, um XML DTD130 que pretendia facilitar o
intercmbio dos dados e informaes das colees de acordo com o preconizado no SPECTRUM,
atravs da disponibilizao de uma estrutura em XML que servisse para a criao de sistemas de
gesto de colees e, simultaneamente, desse resposta cabal para o problema, j antigo nos museus,
relativo mudana entre diferentes solues informticas e os elevados custos e riscos de uma
importao de dados que tal acarreta.

Estes e outros factos contriburam para que, a partir de 2005, o SPECTRUM tenha acelerado o seu
ritmo de desenvolvimento e a consequente publicao de novas verses ou atualizaes.

Em 2005 foi publicada a terceira verso do SPECTRUM. Esta verso ainda publicada com a
chancela da MDA e editada por Gordon McKenna e Efthymia Patsatzi (MCKENNA; PATSATZI,
2005). Contm alteraes significativas da norma, a saber:

- o procedimento Reproduction foi eliminado e as questes de gesto e documentao que tratava


passam ento a ser consideradas em Use of collections e Rights management;
- Indemnity management e Insurance management passam a ser apenas um procedimento designado
como Insurance and Indemnity management;
- Despatch renomeado como Object exit e atualizado;
- Loss tambm renomeado e revisto. Passa a designar-se como Loss and damage;
- so criados os procedimentos Pre-entry, Rights management e Transport;
- introduzida, para cada procedimento, a seco Before you start;
- as unidades de informao so agora apresentadas na descrio do procedimento, exatamente no
ponto em que so necessrias;

Acrescem a estas alteraes a reviso completa das unidades de informao que compem os
requisitos do SPECTRUM, de forma a suportar as alteraes e novos procedimentos introduzidos, e
a criao de uma seco especfica para os grupos de informao (conjuntos de unidades de
informao reunidos de acordo com a tipologia de informao a registar) com o propsito de
facilitar a consulta e utilizao das unidades de informao, at aqui feita de forma dispersa131.

130

De acordo com o World Wide Web Consortium (W3C) um DTD tem como propsito definir a estrutura de um
documento
XML
de
acordo
com
um
conjunto
de
elementos
preestabelecidos
http://www.w3schools.com/xml/xml_dtd.asp (Consultado em 06-05-2012).
131
Nas verses anteriores eram apresentadas apenas as unidades de informao necessrias para cada procedimento do
SPECTRUM (GRANT, 1994).

107

No mesmo ano a Museum Documentation Association, atenta evoluo da rea dos sistemas de
gesto de colees, nomeadamente, o aparecimento de novas empresas interessadas no
desenvolvimento destes sistemas, d incio ao SPECTRUM Partners Scheme132, projeto que tem
como objetivo a certificao dos sistemas de informao de acordo com o SPECTRUM. Este
esquema de validao qualitativa do software existente no mercado vantajoso quer para os museus
e seus profissionais, quer para as empresas. Os primeiros podem adquirir sistemas validados por
uma norma de referncia, as empresas podem, atravs dos testes realizados pela equipa da CT e das
exigncias da norma, melhorar a qualidade das aplicaes que desenvolvem e comercializam.

Esta terceira verso do SPECTRUM contou ainda com duas revises que foram publicadas como
verso 3.1 e 3.2, respetivamente. A verso 3.1 (MCKENNA; PATSATZI, 2007) editada tambm
por Gordon McKenna e Efthymia Patsatzi, utiliza uma nova metodologia, criada pela Museums,
Libraries, Archives Council (MLA) e pela CT, designada Revisiting collections (COLLECTIONS
TRUST, 2009) para a documentao de colees, altera as unidades de informao necessrias para
o registo da informao gerada na sua implementao (DAWSON, 2012), atualiza as questes
legais relacionadas com as incorporaes e trfico ilcito de bens culturais no Reino Unido e,
finalmente, remove alguns textos de aconselhamento prtico que so integrados em fichas de apoio
para a implementao da norma, agora publicadas separadamente133. Em sequncia da introduo
da metodologia referida, a verso 3.2 (MCKENNA; PATSATZI, 2009), publicada em 2009,
acrescenta e rev as unidades de informao que compem os requisitos de informao do
SPECTRUM (COLLECTIONS TRUST, 2009: 19). Esta segunda verso era, como veremos
adiante, a norma vigente quando demos incio ao desenvolvimento do presente trabalho de
investigao.

Entre 2005 e 2009, para alm da publicao e atualizaes da norma, h outros factos que importa
referir para uma melhor contextualizao da evoluo do SPECTRUM. Um deles a manuteno
pela CT de uma poltica de publicaes suplementares, com expresso na edio do livro
Documentation: a pratical guide, da responsabilidade de Gordon McKenna e Margaret Harrison
(HARRISON; MCKENNA, 2008), cuja inteno atualizar a publicao de Stuart Holm (HOLM,
1991) atrs referida, desta feita com um enfoque intencional nos procedimentos primrios do
SPECTRUM e na sua aplicao nos processos de documentao e gesto de colees do Reino
Unido. Outro a publicao das vrias verses do SPECTRUM em alemo (2007) e em flamengo e
132

Cf. http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-resources/1242-the-spectrum-partner-scheme (Consultado em 07-052012).


133
Atualmente so parte do SPECTRUM Advice Factsheets - http://www.collectionslink.org.uk/spectrumresources/1222-spectrum-advice-factsheets (Consultado em 07-05-2012).

108

holands (2009), o que representa a firme vontade da CT em dotar esta norma com um carter
verdadeiramente internacional, atravs do estabelecimento de parcerias com entidades de diferentes
pases tendo em vista a traduo do SPECTRUM (quando necessrio), a promoo da utilizao da
norma junto dos museus e dos profissionais de documentao e, no menos importante, a obteno
do reconhecimento oficial do SPECTRUM, atravs da sua adaptao ao contexto legal e
profissional de cada pas134.

Em 2011, precisamente em Maro, publicada a verso 4.0 do SPECTRUM. Esta verso, editada
por Alex Dawson e Susanna Hillhouse, passa a designar-se como SPECTRUM 4.0: the UK
Collections Management Standard (DAWSON; HILLHOUSE, 2011), refletindo a evoluo do
SPECTRUM que passou de uma norma centrada na documentao de colees de museus, para
uma norma cujo objetivo a prpria gesto da coleo e que abrange recomendaes e
procedimentos para alm da simples documentao. As alteraes introduzidas nesta verso so
significativas e esto intrinsecamente relacionadas com a estratgia de internacionalizao e
localizao do SPECTRUM.

A estrutura fundamental da norma mantm-se inalterada desde a primeira verso, ou seja, subsistem
duas partes principais, os procedimentos e os requisitos de informao. Todavia, os procedimentos
foram alvo de reformulao e so representados por diagramas de fluxo de trabalho facilitadores da
implementao e prtica corrente nos museus. Os requisitos de informao, que se mantm
inalterados, so apresentados numa publicao separada, o SPECTRUM Appendix 1: information
requirements (DAWSON; HILLHOUSE, 2011a). Para alm destas alteraes, que veremos adiante
com maior detalhe, todo o texto de aconselhamento existente na verso anterior passou
definitivamente para as SPECTRUM Advice Factsheets e o enquadramento legal e de polticas foi
inserido num captulo prprio, facilitando a sua adaptao pelas instituies s especificidades do
seu contexto, de acordo com a poltica de internacionalizao e adaptao s diferentes realidades
dos pases preconizada pela CT.

Em 2011, no mbito da conferncia OPENCULTURE, organizada pela CT, realizada a primeira


reunio internacional dos utilizadores135 do SPECTRUM, designada por SPECTRUM Roadmap
Meeting, cujo objetivo proporcionar a reunio das entidades e profissionais interessados na
definio e desenvolvimento de estratgias de melhoria da norma. Esta reunio anual j vai na sua
134

Tivemos a oportunidade de assistir na conferncia anual do CIDOC, realizada em Atenas, em Setembro de 2008, a
um workshop sobre a internacionalizao do SPECTRUM que est na origem do projeto de investigao aqui
apresentado. Cf. http://www.cidoc.mediahost.org/archive/cidoc2008/EN/site/Home/t_section.html.
135
So os utilizadores do SPECTRUM que contribuem, com a sua experincia, para o desenvolvimento da norma.

109

segunda edio e, conforme pudemos testemunhar na edio deste ano, um importante momento
de reflexo e discusso sobre o SPECTRUM, onde possvel estabelecer contacto e colher a
experincia de utilizadores mais avanados de modo a evitar erros cometidos na internacionalizao
e adaptao da norma a outras realidades que no a do Reino Unido.

Em 2012, para alm da realizao da segunda edio do SPECTRUM Roadmap Meeting, em 26 de


Junho, tambm no contexto da conferncia OPENCULTURE, a CT criou o SPECTRUM Group136
para possibilitar uma maior interao e comunicao entre os diferentes atores do desenvolvimento
e adaptaes internacionais do SPECTRUM. Ainda nesta linha de trabalho, prev-se ainda este ano
a publicao do SPECTRUM 4.0, do SPECTRUM Appendix 1 e do SPECTRUM Schema, todos em
formato XML 137 (DAWSON, 2012).

A CT tem exercido, ao longo da sua existncia, a filosofia que esteve presente no momento da
criao desta norma pela MDA, ou seja, a manuteno e atualizao do SPECTRUM com e para a
comunidade museolgica, sem contudo ter deixado de acrescentar ao projeto uma componente
internacional que o refora significativamente como referncia na gesto e documentao de
colees.

Esta breve histria do desenvolvimento do SPECTRUM pretende registar de uma forma sucinta o
resultado de quase cinco dcadas de trabalho, atravs da compilao de informao dispersa em
diferentes comunicaes, artigos e pginas da Internet. A recolha destes elementos , semelhana
do que acontece em outros projetos desta natureza, difcil e morosa e por vezes impossvel de
aferir138. Todavia consideramos til dar a conhecer aquilo que conhecemos da histria do
desenvolvimento do SPECTRUM e, dessa forma, permitir um melhor enquadramento da norma que
elegemos como instrumento de trabalho para a gesto das colees nos museus portugueses.

6.2.

136

O SPECTRUM

Cf. http://www.collectionslink.org.uk/collaborate/my-groups/viewgroup/23-SPECTRUM (Consultado em 07-052012).


137
A publicao destes trs documentos em formato XML trar importantes benefcios para a criao dos sistemas de
gesto de colees baseados no SPECTRUM e para a integrao dos diferentes projetos de traduo em curso.
138
J tnhamos constatado no contexto do trabalho de mestrado a ausncia quase total de preocupao das instituies
como o CIDOC e a CT pela memria do trabalho que desenvolvem. Algo que tem vindo a ser melhorado, mas que
muito notrio nas informaes sobre trabalhos realizados h mais de uma dcada. Veja-se o exemplo da publicao das
atas das conferncias exclusivamente na Internet, sem que se acautele a sua disponibilizao futura, caso da conferncia
anual do CIDOC, realizada no Chile, em 2009, cuja pgina j no se encontra disponvel.

110

SPECTRUM o acrnimo de Standard ProcEdures for CollecTions Recording Used in Museums


(GRANT, 1994). uma norma aberta, de livre acesso, para a gesto de colees em museus,
publicada pela primeira vez em 1994, aps um processo de desenvolvimento colaborativo entre
diversos profissionais de museus, e que hoje em dia reconhecida internacionalmente como a
principal fonte de especificaes para a gesto das colees e da sua documentao
(COLLECTIONS TRUST, 2012).

Atualmente uma norma mantida e desenvolvida atravs do contributo de uma comunidade de


profissionais de museus muito focada neste assunto e conta tambm com o contributo da
experincia e conhecimento de centenas de museus de diferentes escalas, tutelas e tipologias. A
instituio responsvel pela sua edio a Collections Trust (CT), instituio que substituiu, como
vimos atrs, a Museum Documentation Association (MDA), primeira responsvel pela criao do
SPECTRUM, e sobre a qual devem recair os mritos da sua transformao numa norma aberta, de
acesso livre, bem como, da aposta na sua internacionalizao.

A utilizao desta norma, reconhecida internacionalmente como SPECTRUM: The UK Museum


Collections Management Standard assegura, de acordo com os seus responsveis, que o museu
segue as melhores prticas na gesto e utilizao das colees de uma forma que , ao mesmo
tempo, proporcional aos recursos do museu e vai de encontro s responsabilidades pblicas da
instituio (COLLECTIONS TRUST, 2012). O mesmo ser dizer que o SPECTRUM uma
norma que, atravs da definio dos procedimentos mais comuns utilizados para a documentao e
gesto das colees, providencia aos museus e seus profissionais uma ferramenta de trabalho que,
de forma escalvel, se adapta s necessidades dos museus e dos seus recursos e permite uma
uniformizao dos processos utilizados na documentao e gesto das colees que ter como
consequncia uma melhoria geral do desempenho destas instituies no que concerne a essa tarefa
primordial.

Em termos genricos o SPECTRUM reconhecido apenas como uma norma documental, no


entanto, hoje em dia, bem mais do que isso. Na pgina de referncia deste programa da
Collections Trust o SPECTRUM anunciado no apenas como um standard, mas sim como um
way of working with museum collections139 representado num programa da CT que se divide em
trs importantes reas:

139

Cf. http://www.collectionslink.org.uk/programmes/spectrum (Consultado em 06-07-2012)

111

1. SPECTRUM Standard140 - a parte do programa na qual se inclui a norma propriamente dita,


bem como os projetos de traduo para outras lnguas ou, mais recentemente, os projetos de
adaptao da norma a determinado local (localizations o termo usado pelos responsveis da
CT). Nesta rea do programa encontramos tambm o SPECTRUM Schema141, a Standards
Wiki142 e as SPECTRUM Terminologies143;
2. SPECTRUM Resources144 - esta seco do programa contm os recursos criados pela CT,
contando com o contributo dos profissionais e dos museus, para auxiliar os museus na aplicao
prtica da norma. Destacamos nesta rea o SPECTRUM Advice145, constitudo por um conjunto
de fichas de apoio aplicao da norma, que constituem uma ferramenta fundamental sobre esta
matria para o museu e os seus profissionais. Nesta rea podemos tambm aceder a outros
recursos como as diferentes licenas do SPECTRUM para instituies ou indivduos, uma
apresentao do SPECTRUM Partners Scheme, uma introduo ao SPECTRUM ou ainda um
glossrio (COLLECTIONS TRUST, 2011) com os termos chave utilizados na norma que
identifica e esclarece alguns conceitos fundamentais na documentao e gesto de colees;
3. SPECTRUM Community - uma comunidade internacional de pessoas e entidades que
utilizam o SPECTRUM para gerir o patrimnio que tm sua guarda. dentro desta comunidade
que possvel acompanhar e participar no desenvolvimento do SPECTRUM, contribuindo com
sugestes, correes, alteraes ou mesmo novas partes que sero consideradas e avaliadas pela
comunidade atravs de uma reunio anual, o SPECTRUM Roadmap Meeting, normalmente
realizada na conferncia anual da CT, a OPENCULTURE, na qual so tambm definidas as
grandes linhas de orientao do SPECTRUM e do trabalho da CT nesta rea especfica 146. Nesta
comunidade participam tambm, sem qualquer constrangimento, atravs do SPECTRUM
140

O SPECTRUM pode ser descarregado atravs do seguinte endereo do portal Collections Link:
http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-standard (Consultado em 02-03-2012).
141
O SPECTRUM Schema um esquema do SPECTRUM em XML (eXtensible Markup Language) que foi criado no
mbito da verso 3.1 da norma e que agora, resultado da implementao de uma nova verso, a 4.0, est a ser
novamente desenvolvido por Richard Light, segundo informao obtida atravs de Alex Dawson, uma das editoras
desta nova verso, na recente edio da conferncia OpenCulture (Londres, 26 e 27 de Junho de 2011).
142
A Standards Wiki a ferramenta de discusso e desenvolvimento para a rea normativa da CT. Sobre este recurso
falaremos,
com
mais
detalhe,
adiante.
Est
disponvel
em
http://standards.collectionslink.org.uk/index.php?title=Main_Page (Consultado em 02-03-2012).
143
A rea SPECTRUM Terminologies , em termos gerais, a que tem tido menos destaque no portal da CT, o
Collections Link, no entanto, julgamos que esta rea, resultante do excelente trabalho j desenvolvido pelo Terminology
Working Group da MDA que participou no desenvolvimento de thesaurus como o British Museum Object Name
Thesaurus (ver http://www.collectionslink.org.uk/discover/manage-information/1071-british-museum-object-namesthesaurus. Consultado em 02-03-2012) e pelo papel relevante que a MDA teve nesta rea fundamental da
documentao.
144
Os diferentes recursos desta rea esto disponveis em http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-resources
(Consultado em 02-03-2012).
145
Disponveis, na verso inglesa, em http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-resources/1222-spectrum-advicefactsheets (Consultado em 02-03-2012).
146
Tivemos a oportunidade de participar na reunio de 2012, realizada em Londres, a 26 de Junho, convidados por Alex
Dawson, que divide a responsabilidade da edio do SPECTRUM 4.0 com Susanna Hillhouse, para apresentar o projeto
de traduo do SPECTRUM para portugus que faz parte do plano definido para o corrente trabalho e discutir
diferentes perspetivas e abordagens para o futuro desta norma.

112

Partners Scheme147, as empresas que desenvolvem sistemas de gesto de colees para museus e
que pretendem utilizar o SPECTRUM na construo das suas aplicaes. Atravs deste esquema
de parceria com a CT, as empresas de software vm as suas aplicaes testadas e verificadas no
que diz respeito utilizao da norma e, caso sejam aprovadas nos testes de compatibilidade com
o SPECTRUM, podero utilizar comercialmente a expresso SPECTRUM Compliant nos seus
produtos. Por fim, integra esta comunidade o programa SPECTRUM Local, uma iniciativa da CT
que cumpre o propsito, definido na estratgia de internacionalizao da norma, de assegurar s
comunidades museolgicas fora do Reino Unido as condies necessrias para os projetos de
traduo e localizao licenciados pela CT.

Estas trs grandes reas permitem acompanhar o desenvolvimento do SPECTRUM de uma forma
global e aceder a um vasto conjunto de informao, criada pela CT e pelos seus parceiros. Trata-se
pois de uma fonte de informaes e recursos imprescindvel para os profissionais de museus no seu
trabalho dirio e, no menos importante, na definio de estratgias e planeamento da
documentao e gesto do patrimnio cultural.

Como veremos adiante, para alm da componente normativa instrumental para as tarefas
museolgicas, o SPECTRUM constitui uma ferramenta para os museus e tutelas em questes mais
abrangentes como a definio de polticas de colees, onde se incluem as polticas de
incorporao, documentao, emprstimos, etc., e nas questes legais e ticas, implcitas gesto
do patrimnio cultural, sobre as quais urge refletir seriamente, e que so condicionantes da
implementao sria e eficiente de qualquer norma de documentao. Sem este enquadramento
prvio invivel que qualquer museu possa implementar o SPECTRUM no seu trabalho dirio.
Vejamos ento em que consiste a norma propriamente dita e como est organizada na sua verso
4.0.
A norma definida da seguinte forma: SPECTRUM represents a common understanding of good
practice for collections management in museums. It contains detailed procedures for managing the
processes that an object goes through during its lifecycle in a museum. (DAWSON;
HILLHOUSE, 2011).

Percebe-se nesta definio do SPECTRUM um especial cuidado com a no utilizao da palavra


standard que julgamos ser fruto de uma preocupao dos seus autores com a inexistncia de uma
147

Como veremos adiante um dos objetivos mais importantes do presente trabalho preparar as aplicaes
desenvolvidas pela Sistemas do Futuro para as submeter avaliao da CT atravs deste programa, possibilitando assim
a utilizao do SPECTRUM pela comunidade de utilizadores daqueles sistemas.

113

classificao formal ou legal, por uma instituio internacional de normalizao. Contudo,


entendemos que a classificao do SPECTRUM como uma norma por uma instituio como a BSI
ou a ISO, no constitui o nico, ou sequer o mais importante, requisito para o classificar como
norma, como de resto j tivemos a oportunidade de referir.

O SPECTRUM produto da colaborao de mais de 300 profissionais de museus a nvel mundial e


utilizado por mais de 7.000 museus (COLLECTIONS TRUST, 2011b) em mais de 100 pases
(DAWSON; HILLHOUSE, 2011). Est j traduzido para Holands, Flamengo e Alemo e, neste
momento, encontram-se em desenvolvimento projetos de traduo para Francs, Grego, rabe e
Portugus, bem como projetos de localizao e adaptao para outros pases de lngua inglesa,
como a frica do Sul, por exemplo. O SPECTRUM reconhecido oficialmente como norma de
gesto de colees no Reino Unido, onde parte integrante do programa de creditao de museus, o
Accreditation Scheme148 do Arts Council, e noutros pases como a Holanda149 e a Ucrnia150.
Acresce que existem projetos de traduo e comunidades ativas do SPECTRUM na Blgica151,
Alemanha, Grcia, Noruega, Sucia152, Sua, frica do Sul e Portugal, sobre os quais vamos tendo
conhecimento e acompanhando o seu desenvolvimento atravs de encontros informais e/ou
comunicaes apresentadas nas conferncias anuais da CT e do CIDOC.

Pese embora estes factos, sabemos que existe, da parte de alguns setores, alguma relutncia em
aceitar o SPECTRUM como uma norma por lhe faltar o reconhecimento da instituio de
normalizao internacional. Ainda que este seja um argumento relevante, sublinhamos que o
SPECTRUM no um mero manual de boas prticas ou um conjunto de linhas de orientao. um
documento alheio preexistncia de qualquer sistema informtico especfico, que reflete o
conhecimento e experincia de centenas de profissionais e aplicado, com bastante sucesso, em
centenas de museus. No nos parece haver melhor contexto para a utilizao da palavra norma do
que este. O SPECTRUM uma norma que cabe no definido por community standard, ou seja,
148

Para mais informaes sobre o regime de creditao de museus no Reino Unido, que serviu de exemplo para o
projeto portugus, consultar http://www.artscouncil.org.uk/what-we-do/supporting-museums/accreditation-scheme/
(Consultado em 02-03-2012).
149
A verso holandesa pode ser consultada na pgina do SPECTRUM N da Cultural Heritage Agency do Ministrio da
Educao, Cultura e Cincia holands. http://www.cultureelerfgoed.nl/Spectrum-N (Consultada em 02-03-2012).
150
Conforme noticiado por Nick Poole, atravs do blogue da CT, em http://www.collectionstrust.org.uk/2010/03/theukraine-adopts-the-spectrum-standard/ (Consultado em 02-03-2012).
151
A Blgica, atravs da Culturele Biografie Vlaanderen vzw, foi um dos primeiros parceiros da CT que, juntamente
com a Netherlands Museum Advisors Foundation, iniciaram projetos de internacionalizao do SPECTRUM,
traduzindo a norma para flamengo. Cf. a correspondncia eletrnica enviada por Gordon McKenna para a lista de
discusso MCN-L http://mcn.edu/pipermail/mcn-l/2007-March/000754.html (Consultado em 02-03-2012).
152
Nick Poole menciona num artigo do blogue da CT o interesse dos profissionais da Sucia e Noruega na traduo do
SPECTRUM, questionando mesmo a possibilidade da criao de um projeto mais genrico denominado SPECTRUM
Scandinavia
onde
participariam
membros
das
comunidades
daqueles
dois
pases.
Cf.
http://www.collectionstrust.org.uk/2009/04/spectrum-heading-to-sweden/ Consultado em 02-03-2012).

114

uma norma criada por uma comunidade em seu benefcio, seguindo a formulao sobre tipologias
de normas do projeto Athena (ATHENA, 2009: 8-9). Outro exemplo deste tipo de normas a
Normalizacin Documental de Museos (CARRETERO, 1998) espanhola, criada pelo ministrio da
cultura espanhol para benefcio dos museus e seus profissionais em Espanha.

Feita esta apresentao do programa SPECTRUM, entendido como um todo constitudo pela
norma, recursos e comunidade de utilizao e desenvolvimento, importa agora centrar a nossa
ateno no principal resultado deste programa: o SPECTRUM: The UK Museum Collections
Management Standard.

Sem prejuzo da relevncia e interesse das verses anteriores, centraremos a nossa ateno nas
verses 3.2 (MCKENNA; PATSATZI, 2009) e 4.0 (DAWSON; HILLHOUSE, 2011), por terem
sido as que utilizamos, em duas fases distintas, no presente trabalho.

6.2.1. O SPECTRUM 3.2


No incio desta investigao, em 2009, vigorava como verso oficial do SPECTRUM, a 3.2. De
modo que foi sobre esta verso que iniciamos o trabalho de investigao e recolha de informao
sobre as suas implicaes e aplicaes prticas. A verso 3.2 apresentada num nico documento
que contm os 21 procedimentos que compem a norma, assim como os requisitos de informao
(grupos e unidades de informao) necessrios para documentar cada ao mencionada nos
procedimentos.

Os procedimentos so apresentados em texto e organizados de acordo com a seguinte estrutura:

1. Procedure name - designao do procedimento;


2. Definition - definio do mbito do procedimento ou de possveis termos ambguos
comummente usados pelo setor;
3. Minimum standard - indicao dos requisitos mnimos a cumprir quando uma instituio
implementa a norma;
4. Before you start - indicao da informao que a instituio precisa de ter em considerao para
a implementao do procedimento. As questes legais que influenciam os procedimentos e a
definio prvia de polticas pela instituio so aqui focadas para cada procedimento;

115

5. Procedure - explicao detalhada de cada procedimento, organizados normalmente em


subprocedimentos, os quais contm instrues detalhadas, passo-a-passo, para a realizao do
trabalho;
6. Sources of help and advice - indicao de publicaes ou instituies que podero servir de
fontes adicionais de informao e ajuda para cada procedimento.

A par desta estrutura, na seco relativa ao procedimento, so includos os requisitos de informao,


com a especificao das unidades ou grupos de informao necessrios, por meio de uma
hiperligao153 para a sua definio, nos pontos do procedimento onde se considera necessria a sua
utilizao para o registo de informao.

No final do documento so apresentados os grupos de informao, divididos entre os que se referem


a dados sobre objetos e sobre procedimentos, e as unidades de informao, descritas por ordem
alfabtica, atravs da sua definio, forma de registo, exemplos, utilizao e grupos de informaes
dos quais fazem parte. Os grupos de informao e as unidades de informao constituem os
requisitos necessrios para registar os dados referentes a cada objeto (inventrio) ou procedimento
(eventos) e funcionam como uma norma de estrutura de dados que os sistemas de informao de
museus, informatizados ou no154, devem respeitar em ordem correta implementao do
SPECTRUM nos processos de gesto de colees.
Na verso 3.2 do SPECTRUM dado um especial destaque evoluo da norma155 a partir da
verso 3.0 (MCKENNA; PATSATZI; 2009: 22-24) e includos captulos que versam temas como a
relevncia da documentao para os museus, a utilizao do SPECTRUM e a sua importncia para
dar resposta a problemas como a justificao de recursos, a criao de manuais de catalogao, a
criao de polticas de gesto de colees e planos de documentao e atuao em situaes de
crise. Ao mesmo tempo inclui um captulo dedicado sustentabilidade da informao nos museus
onde se abordam questes como a preservao e o acesso, interno e externo, informao
produzida pela instituio. tambm includo nesta verso um glossrio que contm termos com

153

A utilizao de hiperligaes para referenciar os grupos de unidades de informao era extremamente til na verso
3.2, porque permitia uma consulta rpida e eficiente dos recursos necessrios para o procedimento no que concerne aos
requisitos de informao (MCKENNA; PATSATZI; 2009).
154
Pese embora esta questo no se coloque com frequncia, hoje em dia, o SPECTRUM aplica-se igualmente s duas
situaes.
155
Importa relembrar que so acrescentados na verso 3.0 os procedimentos de Pre-entry, Rights management e
Transport, eliminados os procedimentos Reproduction e Indemnity management, cujos contedos passam a fazer parte
de Use of Collections ou Rights management, no caso do primeiro, e para Insurance and Indemnity management, no
segundo e, por fim, so renomeados os procedimentos de Despatch (como Object exit), Insurance management (como
Insurance and indemnity management) e Loss (como Loss and damage) (MCKENNA; PATSATZI, 2005; 2009).

116

significado particular no mbito da norma e que poderiam ser objeto de interpretaes erradas
(MCKENNA; PATSATZI; 2009: 33-35).

Esta verso era disponibilizada num nico documento cuja complexidade e tamanho (383 pginas)
era constantemente alvo de queixa e discusso por parte dos utilizadores. Contudo, a sua estrutura
descritiva da interao entre os procedimentos e os requisitos de informao foi um elemento
fundamental para a compreenso extensiva da norma. Com efeito, o seu estudo permitiu-nos uma
melhor compreenso dos objetivos desta norma e auxiliou-nos na descoberta das alteraes
presentes na verso que a sucede, sobre a qual refletiremos a partir daqui.

6.2.2. O SPECTRUM 4.0


A atual verso do SPECTRUM, a 4.0, substituiu a estrutura descritiva da verso anterior, mantendo
inalterada a informao essencial de cada procedimento. Os 21 procedimentos so agora
apresentados numa estrutura mais simplificada com recurso a diagramas que representam o fluxo de
trabalho a realizar em cada procedimento. Na verso 4.0 cada procedimento apresentado da
seguinte forma:

1. Procedure name - designao do procedimento;


2. Definition - explicao do mbito do procedimento ou de possveis termos ambguos
comummente usados pelo setor;
3. Minimum standard - indicao dos requisitos mnimos a cumprir quando uma instituio
implementa a norma. Pode tambm ser utilizado como uma lista de verificao e avaliao dos
procedimentos previamente existentes;
4. SPECTRUM workflow diagram apresentao de um diagrama com o fluxo de tarefas a
desempenhar para executar o procedimento de acordo com o definido na norma. Este diagrama
apresentado, em cada procedimento, de acordo com o seguinte:

117

Ilustrao 1 - Exemplo de diagrama de fluxo de trabalho SPECTRUM

Adicionalmente, foram eliminadas todas as informaes desnecessrias e redundantes, como a


repetio da mesma informao inicial em Minimum standard (MCKENNA; PATSATZI; 2009: 39)
ou em Sources of help and advice (MCKENNA; PATSATZI; 2009: 44) de cada procedimento,
informao que, nesta verso, passou a integrar o SPECTRUM Advice156, disponvel no portal
Collections Link. Deste modo, e reduzindo substancialmente o tamanho do documento, facilitou-se
a compreenso e implementao da norma.

Outra mudana relevante a estruturao da norma em dois volumes, separando os 21


procedimentos do SPECTRUM, dos requisitos de informao necessrios para a criao/adaptao
do sistema de informao do museu. Esta separao pretende tornar mais claras as competncias e o
conhecimento necessrio para os profissionais dos museus trabalharem com a norma. A incluso
dos requisitos de informao no corpo do texto, a cada passo do procedimento onde seriam
necessrios, dificultava a sua leitura e utilizao num contexto prtico. Sem prejuzo da necessidade
de se estabelecerem os requisitos de informao para a construo do sistema de informao do
museu, que deve precaver a existncia de todos os grupos e unidades de informao, a incluso
desta informao, nos termos e com o nvel de detalhe da verso 3.2, revelou-se inconveniente para
a eficcia da consulta/execuo de determinado procedimento. Deste modo, o SPECTRUM 4.0
dividido em duas publicaes, a norma em si, descrita nos termos atrs enunciados, e o
SPECTRUM 4.0 Appendix 1 Information requirements157 (DAWSON; HILLHOUSE, 2011a) que

156

Cf. http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-resources/1222-spectrum-advice-factsheets (Consultado em 02-032012).


157
Este volume sobre os requisitos de informao imprescindvel para os profissionais ligados aos sistemas de
informao em museus e para as empresas que os desenvolvem, no entanto, para a maior parte dos utilizadores dos
museus poder servir apenas como documento de consulta pontual de forma a esclarecer dvidas sobre a utilizao de
determinado grupo ou unidade de informao.

118

contm os requisitos de informao divididos, como acontecia na verso anterior, em grupos de


informao158 e unidades de informao.

Para alm da separao formal em dois documentos, a verso 4.0 no trouxe alteraes
significativas no que respeita os grupos e unidades de informao, mantendo-se a estrutura
descritiva das unidades de informao: uma breve descrio da unidade, seguida de uma explicao
sobre como registar os dados, de exemplos, dos detalhes de utilizao159 e dos grupos de
informao aos quais esto vinculadas (DAWSON; HILLHOUSE, 2011a).

O SPECTRUM 4.0 alterou a abordagem s questes legais e s polticas de gesto de colees


definidas pelo museu ou tutela. Na verso 3.2 existia uma seco, denominada Before You Start,
que detalhava as polticas e contexto legal de cada procedimento. Na verso mais recente os seus
editores resolveram substituir essas seces por um captulo genrico, denominado Policies and
Legal Context (DAWSON; HILLHOUSE, 2011). Esta alterao prende-se, por um lado, com a
classificao das polticas e contexto legal como related guidance (DAWSON; HILLHOUSE,
2011a), em vez de parte integrante dos prprios procedimentos, facto que se compreende devido s
diferenas existentes entre polticas de gesto e documentao das colees dos vrios museus, e
entre distintos contextos legais dependentes das tutelas dos museus, das respetivas regies
administrativas ou, inclusive, no mbito da internacionalizao do SPECTRUM, dos pases em que
se encontram. Por outro, e em sequncia das alteraes ao esquema de creditao dos museus do
Reino Unido, a CT pretende promover a criao e utilizao de polticas que se afirmem como
garantia da qualidade da documentao e gesto das colees.

Este novo captulo inclui, especificamente para o caso ingls, os passos a seguir na criao de
polticas relacionadas com Collections development160, Information (Documentation)161, Collections
Care and Conservation162 e Collections access163, dando resposta aos requisitos do esquema de
158

Os grupos de informao representam conjuntos de unidades de informao agregadas de acordo com o tipo de
informao necessria para o registo dos dados. O SPECTRUM separa convenientemente os grupos que dizem respeito
diretamente a objetos e procedimentos, de outros grupos relativos a entidades, informao geogrfica (moradas ou
locais, por exemplo), gesto de registos ou referncias bibliogrficas e documentais (DAWSON; HILLHOUSE, 2011a:.
3)
159
Os detalhes de utilizao dizem respeito a questes como a repetibilidade da informao (registar mais do que um
estado de conservao, por exemplo, para manter um histrico desse tipo de informao) e s relaes que cada unidade
tem com outras (a unidade de informao sobre o estado de conservao tem, como bvio, uma relao direta com a
unidade de informao relativa data do estado de conservao).
160
Polticas que definem a atuao do museu quanto incorporao e desincorporao de objetos (DAWSON;
HILLHOUSE, 2011a: 8).
161
Polticas que definem a atuao do museu sobre a documentao das suas colees (DAWSON; HILLHOUSE,
2011a: 8).
162
Polticas que definem a atuao do museu em relao conservao (preventiva e interventiva) das suas colees
(DAWSON; HILLHOUSE, 2011a: 8).

119

creditao de museus definido pelo Arts Council164. Na viso da CT, com a qual concordamos, a
dependncia direta dos procedimentos implementados na gesto e documentao das colees das
polticas definidas pelos museus, permitir, a mdio ou longo prazo, a sua avaliao qualitativa de
acordo com os objetivos e misso do museu. Esta avaliao, por seu turno, permitir ao museu
realizar as necessrias correes/alteraes aos mtodos e processos que no apresentem os
resultados esperados pela instituio, cumprindo desta forma um ciclo de aperfeioamento dos atos
de gesto que trar benefcios importantes para o seu futuro.

O contexto legal, que anteriormente era tratado em cada procedimento, na seco Before You Start,
passa a integrar as polticas definidas pelos museus, sob os argumentos de que estes documentos
devem respeitar a legislao em vigor, mencionando-a sempre que necessrio, e de que os museus
so os melhores conhecedores do contexto legal em que se integram e, portanto, devem ser os
prprios a fazer o devido enquadramento da gesto das colees (DAWSON; HILLHOUSE, 2011:
7). Esta modificao na norma no significa que a CT tencione abandonar a responsabilidade de
providenciar ajuda e linhas de orientao para a definio de polticas e do contexto legal aos
museus, uma vez que continuar a faz-lo atravs do SPECTRUM Advice165 disponvel no
Collections Link e por meio de outras publicaes, das quais excelente exemplo o livro
Collections Management: a practical guide de Susanna Hillhouse (HILLHOUSE, 2009).

Ainda no domnio da criao e implementao de polticas, remetemos para outros dois importantes
instrumentos de auxlio aos museus e seus profissionais: a PAS 197:2009 Code of Pratice for
cultural collections management, publicado pelo British Standard Institution (BSI) e os 8
procedimentos primrios do SPECTRUM de cumprimento obrigatrio no processo de avaliao do
esquema britnico de creditao de museus. Um e outro instrumento constituem fortes argumentos,
junto das tutelas e dos centros de financiamento, para a necessidade de definio e aplicao de
polticas de gesto que exigem mudanas substanciais e uma cultura de avaliao intrnseca.

O primeiro argumento prende-se com a participao da CT na criao do PAS 197:2009,


documento estratgico sobre a gesto de patrimnio cultural para o Reino Unido.
163

Polticas que definem a atuao do museu no que diz respeito ao acesso (fsico, virtual, interno e externo) s suas
colees (DAWSON; HILLHOUSE, 2011a: 8).
164
O esquema de creditao ingls est disponvel no seguinte endereo: http://www.artscouncil.org.uk/what-wedo/supporting-museums/accreditation-scheme/ (Consultado em 02-03-2012). No entanto, a CT atravs do portal
Collections Link disponibiliza um conjunto de recursos para auxiliar os museus no processo de creditao. Estes
recursos esto disponveis em http://www.collectionslink.org.uk/programmes/museum-accreditation (Consultado em
02-03-2012).
165
Especificamente atravs do documento Sources of Help and Advice for SPECTRUM 4.0 disponvel em
http://www.collectionslink.org.uk/programmes/museum-accreditation/751-sources-of-help-and-advice-for-spectrum
(Consultado em 02-03-2012).

120

Um PAS, de acordo com o BSI, uma norma informal, desenvolvida de acordo com o modelo das
normas do BSI, e baseada no consenso geral entre as partes envolvidas na sua criao. A maior
diferena de um PAS para um British Standard a no obrigatoriedade de incorporar, no primeiro,
os comentrios e contribuies de todas as partes, permitindo assim a construo rpida de uma
norma de carter consultivo e informal que representa o primeiro passo numa rea necessitada de
normalizao formal (BSI, 2012). A sua criao pretende constituir um cdigo de prtica para os
arquivos, bibliotecas e museus que tm a seu cargo a gesto do patrimnio cultural, obrigando-os a
construir um enquadramento para a gesto das colees que inclua polticas, processos e
procedimentos em termos de acesso, documentao, conservao e desenvolvimento das mesmas
(BSI, 2012). Apresentamos em seguida, para facilitar a compreenso e abrangncia desta questo, o
esquema, extrado do SPECTRUM 4.0, que identifica as relaes existentes entre os procedimentos
e a organizao definida pelo PAS 197:2009 em termos de polticas de gesto de colees.

Ilustrao 2 - SPECTRUM e PAS 197:2009

O segundo argumento, por seu turno, contribui de forma direta para a divulgao das normas
preconizadas pelo SPECTRUM. A conformidade com os procedimentos primrios da norma, no
domnio da gesto das colees, um requisito obrigatrio na creditao de museus inglesa
121

(DAWSON; HILLHOUSE, 2011: 13). Os procedimentos primrios do SPECTRUM so Object


entry, Acquisition, Location and movement control, Cataloguing, Object exit, Retrospective
documentation, Loans in e Loans out. Esta exigncia do sistema de creditao de museus justifica e
argumento a favor do investimento que as tutelas fazem, ou podem fazer, neste setor especfico
dos museus e, a prazo, favorece o acrscimo na qualidade e quantidade da documentao que
suporta a gesto das colees.

Descritas as duas verses do SPECTRUM que estudamos importa definir qual a verso que
utilizaremos no presente trabalho.

6.2.3. A escolha entre duas verses.


Na altura em que o SPECTRUM 4.0 foi publicado, j ns tnhamos estudado com alguma
profundidade os 21 procedimentos da norma e conhecamos bem a sua estrutura e organizao.
Todo o trabalho de investigao e pesquisa bibliogrfica que realizmos at ento centrou-se na
utilizao de uma norma cuja edio166 datava de 2005, editada por Gordon McKenna e Efthymia
Patsatzi, cuja utilizao estava bastante consolidada no Reino Unido e era apresentada, nos mais
diversos fruns de discusso internacionais, como a norma de referncia sobre a gesto e
documentao para as colees museolgicas.

No obstante, a ltima verso no implicou alterao significativa ao essencial da norma. Sem


prejuzo das alteraes em termos de organizao e formato da nova verso do SPECTRUM,
nomeadamente a incluso dos diagramas de fluxo de trabalho em cada procedimento e a separao,
em dois volumes, dos procedimentos e dos requisitos de informao, j para no mencionar a
alterao estrutural referente ao aconselhamento, definio de polticas e contexto legal a considerar
na utilizao/implementao da norma pelos museus, quer os procedimentos quer os requisitos de
informao mantm-se praticamente inalterados.

Posto isto, e depois de uma reflexo cuidada, secundada quer pelo orientador acadmico, quer pelo
orientador na empresa, decidimos optar por utilizar neste trabalho a verso mais recente da norma.

A utilizao de uma verso anterior da norma dificilmente seria justificvel num trabalho de
investigao que se pretende atual. Acresce que, dado o objeto deste trabalho, a verso mais recente
da norma permite que os interessados se concentrem especificamente nos procedimentos, sem terem
166

Referimos aqui a verso 3.0 do SPECTRUM.

122

necessariamente de conhecer de forma exaustiva os requisitos de informao167, utilizando-a, se for


o caso, como ferramenta de anlise para os procedimentos j em uso pelos museus. Um outro fator
importante para nossa deciso o objetivo de adaptao dos produtos da Sistemas do Futuro
norma que, por razes bvias de estratgia e preparao da candidatura ao SPECTRUM Partners
Scheme168, exige a utilizao da norma mais recente. Por ltimo, mas no menos importante, esta
ltima verso do SPECTRUM facilita o projeto de traduo para portugus e adaptao realidade
do pas, como veremos adiante, em termos dos recursos necessrios e dos benefcios a longo prazo.

6.2.4. Utilizao e implementao do SPECTRUM


O SPECTRUM 4.0 uma norma simplificada, com 21 procedimentos apresentados sob a forma de
diagramas de fluxo de trabalho, dos quais 8 so considerados primrios pela sua importncia no
contexto da gesto das colees, que auxilia os museus na definio de polticas de colees e
fomenta uma cultura de avaliao e responsabilizao da documentao e gesto de colees nos
museus que o utilizam.

Muito embora seja uma norma criada e mantida pela CT, uma organizao de mbito nacional de
um pas estrangeiro, , acima de tudo, um trabalho que resulta da experincia e conhecimento
prtico de um conjunto de profissionais de museus de todo o mundo que todos os dias lidam
ativamente com os procedimentos que lhe do corpo. Portanto, o SPECTRUM reflete a forma mais
comum de gerir e documentar colees nos museus, cuja implementao em Portugal nos parece
possvel e desejvel. Pese embora o facto de no ser uma norma formal ou que tenha reunido a
unanimidade da comunidade museolgica, que a transformaria potencialmente numa norma ISO,
rene atualmente um consenso internacional que a define como a norma de referncia internacional
para a gesto de colees em museus, argumento que nos parece ser suficientemente bom para, pelo
menos, considerarmos a sua utilizao nos museus portugueses.

Contudo, a utilizao de normas na documentao de museus, como vimos atrs, um facto que, no
caso portugus como noutros, relativamente incomum. No mbito das nossas funes na Sistemas
do Futuro, constatamos que a normalizao no considerada como um elemento fundamental do
trabalho de documentao. Ainda assim, e apesar do processo de digitalizao do patrimnio
cultural portugus (e em grande parte europeu) se centrar ainda na questo do inventrio das

167

O conhecimento detalhado sobre esta parte especfica da norma caber, na nossa opinio, aos profissionais e
empresas que atuam diretamente na construo dos sistemas de informao nos museus.
168
Cf. http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-resources/1242-the-spectrum-partner-scheme (Consultado em 03-032012).

123

colees (STROEKER; VOGELS, 2012), percebemos, de alguns anos a esta parte, um esforo dos
museus na procura de normas que os ajudem a documentar o seu esplio de uma forma mais
simples. Contudo, infelizmente, no se verificam repercusses desse esforo e dos excelentes
trabalhos169 que da tm resultado.

Um passo significativo dado nesse sentido foi a criao da Rede Portuguesa de Museus e a incluso,
no processo de candidatura e creditao dos museus da sua responsabilidade, da obrigao de criar
polticas de incorporao e de conservao, conforme o disposto nos art. 12 e 28 da Lei-quadro dos
Museus Portugueses e no Despacho normativo n. 3/2006, de 25/01, que aprova o formulrio de
candidatura credenciao. Estas normas legais conferem aos museus um primeiro instrumento de
trabalho, no qual podem basear a criao ou adoo de normas para a gesto e documentao das
suas colees, normas essas que, por sua vez, favorecem o cumprimento rigoroso das polticas e
misso do museu, como defende o SPECTRUM (DAWSON; HILLHOUSE, 2011: 8), e, no futuro,
trazem diversas melhorias ao nvel da qualidade de informao guardada nos sistemas de
informao. A definio da poltica de gesto das colees pois o primeiro passo que os museus
devem considerar, antes mesmo de definirem as normas sobre as quais se reger o seu sistema de
informao. Deve incluir e deve abranger as questes do desenvolvimento (incorporao e
desincorporao), informao (ou documentao), acesso (utilizao das colees) e conservao
das colees. Uma vez definida a poltica de gesto das suas colees, o museu pode ento definir
quais as normas que iro orientar a documentao do patrimnio que tem sua guarda. ento que,
na nossa opinio, o SPECTRUM se constitui como uma das escolhas mais acertadas.

Com efeito, a estrutura e organizao da norma tm sido um dos fatores que mais contribui para o
seu sucesso internacional. O SPECTRUM adapta-se escala dos museus e pode ser utilizado por
qualquer tipo de museu ou coleo, sem quaisquer restries. De tal forma que indiferente se
usado num museu nacional com, espera-se, alguns recursos, ou num museu de escala regional ou
mesmo local com uma equipa de duas pessoas, por exemplo.

A diviso do SPECTRUM em 21 procedimentos permite que o museu utilize aqueles que se


adequarem ao estado de desenvolvimento da documentao das suas colees. O museu pode
restringir a aplicao da norma utilizao dos 8 procedimentos primrios (que, reiteramos, no
Reino Unido so condio do processo de credenciao dos museus), ou mesmo, apenas um deles.

169

Cf. os casos, mencionados atrs, da produo de manuais de procedimentos por diversos museus municipais e outros
projetos de inventrio de patrimnio.

124

Os procedimentos do SPECTRUM podem ainda servir como instrumento de avaliao e melhoria


do processo de documentao, tal como definido pelo museu, por meio de verificao da sua
compatibilidade com a norma.

Um outro elemento importante a considerar na implementao e utilizao da SPECTRUM a


existncia da norma mnima para cada procedimento. Esta pode ser utilizada de duas formas: para
verificao da conformidade dos procedimentos j implementados pelo museu, ou para assuno
como objetivo a cumprir no procedimento definido pelo museu. O cumprimento da norma mnima
garantia da utilizao bem-sucedida do SPECTRUM.

Em termos prticos a implementao da norma feita com o auxlio dos diagramas de fluxo de
trabalho que ilustram cada procedimento. Este tipo de diagramas, muito comum na definio de
processos de trabalho em diferentes indstrias e organizaes produtivas, resulta da definio de
Standard Operation Procedures170 (SOP) (KOCH, 2012), que poder ser completada com Business
Process Models (BPM) de modo a providenciar uma gesto eficiente e adaptada s necessidades do
museu e do seu pblico (KOCH, 2012). Os diagramas representam os elementos do processo de
documentao e gesto das colees definidos no SPECTRUM, bem como as relaes que cada
procedimento tem com outros procedimentos, entidades envolvidas, requisitos de informao
necessrios e a sua ligao intrnseca com os sistemas de gesto de colees. Sendo a sua estrutura
comum a todos os procedimentos, vejamos como se organizam os diagramas do SPECTRUM.

O diagrama de fluxo de trabalho de cada procedimento apresenta 5 elementos em diferentes


colunas, a saber:

1. Entidades - em cada um dos 21 procedimentos definidos nesta norma encontramos ligaes a


entidades (coletivas ou individuais), externas ou internas ao museu, que interferem no processo.
Na coluna referente s entidades indicado o papel de cada uma e o nvel de interao que lhe
requerido;
2. Processo - uma representao em diagrama das atividades que fazem parte do procedimento.
Apresenta cada passo, com as opes a seguir e os elementos de informao a registar, de forma
detalhada, para cumprir o estipulado na norma mnima;
3. Procedimentos relacionados - esto representados aqui os procedimentos que se relacionam de
alguma forma com o procedimento que estamos a utilizar. A relao entre os procedimentos pode
170

So documentos escritos contendo instrues claras e precisas dos passos e atividades necessrias num processo ou
procedimento. (KOCH, 2012).

125

ser de obrigatoriedade (para implementar o procedimento Object Entry, devemos considerar


tambm a implementao do Pre-entry, por exemplo) ou de continuidade (a ligao entre
Acquisition e Object Entry, por exemplo);
4. Informao - so aqui listados de forma genrica os requisitos de informao para cada passo do
processo. No entanto, para aferir a totalidade de grupos e unidades de informao necessrias
para cada procedimento, deve ser consultado o volume do SPECTRUM referente aos requisitos
de informao (DAWSON; HILLHOUSE, 2011a);
5. Sistema - nesta coluna encontramos sempre a referncia a Sistema de Gesto de Colees dado
que o SPECTRUM concebido como uma norma que constitui por si s um sistema de gesto de
colees e cada procedimento deve ser considerado como uma parte integrante do mesmo.

Esta representao grfica permite uma compreenso quase imediata dos processos definidos e
facilita a adaptao da norma realidade de utilizao nos museus, na qual se verificam, muitas
vezes, especificaes locais que necessitam de ser integradas nos diagramas apresentados171.

Sublinhamos que, semelhana do que acontece no Reino Unido, a implementao do


SPECTRUM dever ser acompanhada por aconselhamento especializado em forma de publicaes
auxiliares norma172, cuja produo no se coaduna com o mbito, recursos e prazos definidos no
presente trabalho. Porm, registamos a necessidade de, no futuro, se proceder sua criao, no
mbito da continuidade do projeto de adaptao do SPECTRUM e da promoo de uma
comunidade ativa de utilizadores em Portugal.

Os procedimentos descritos na norma incluem um conjunto de tarefas comuns aos museus, mais ou
menos utilizadas, dependendo da sua escala, tipologia, tutela, etc. que descreveremos
sumariamente, incluindo o seu mbito de aplicao e a norma mnima exigida no SPECTRUM.

6.2.5. Os procedimentos do SPECTRUM


Os procedimentos tratados no SPECTRUM abrangem vrias fases e processos com especial
relevncia para as colees nos museus. Esto previstos procedimentos que incluem aspetos
aparentemente mais simples, como a preparao para a entrada do objeto, a entrada propriamente
dita, a incorporao, a verificao do seu estado de conservao e a catalogao); e procedimentos,
171

Indicamos a ttulo de exemplo a necessidade de adaptao aos procedimentos exigidos pela legislao portuguesa em
matria de emprstimos para o estrangeiro de objetos que integrem o patrimnio mvel classificado. Cf. artigos 64 e
seguintes do Decreto-Lei n 107/2001, de 8 de Setembro, e Decreto n 19/2006, de 18 de Julho.
172
Os j referidos documentos que fazem parte do SPECTRUM Advice. Disponveis em
http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-resources/1222-spectrum-advice-factsheets (Consultado em 03-03-2012).

126

seguramente mais complexos, como a avaliao, o emprstimo, a desincorporao, a gesto de


direitos, ou a utilizao interna e externa da coleo. A utilizao da norma nestes processos facilita
a gesto e documentao destas fases, assegurando o controlo e responsabilizao do museu e dos
seus profissionais pelo patrimnio que tm sua guarda; e garante o valor e a credibilidade da
informao sobre os objetos e colees, fundamentais para a gesto e cumprimento da misso do
museu.

Neste captulo apresentaremos os procedimentos, obedecendo ordem proposta pela norma. Para
alm da definio de cada procedimento e da norma mnima exigida, faremos algumas
consideraes sobre o mbito do procedimento em questo e as razes da sua utilizao. Importa
referir que para este propsito iremos utilizar a primeira verso da norma em portugus, de agora
em diante denominada como SPECTRUM PT, mantendo a correspondncia para o ttulo original
dos procedimentos173.

6.2.5.1.

Pr-entrada (Pre-entry procedure)

Neste procedimento so geridos e documentados os estudos e avaliaes realizados pelo museu


sobre potenciais incorporaes de objetos, antes da sua chegada instituio. O procedimento de
pr-entrada deve ser utilizado sempre que o museu estuda uma coleo, um objeto ou um conjunto
de objetos com o objetivo de os incorporar ou sempre que estiver confrontado com qualquer outra
situao de entrada de objetos na instituio, ainda que temporariamente, como, por exemplo, um
depsito.

A implementao deste procedimento deve sempre estar em conformidade com o definido na


poltica de colees da instituio, principalmente no que diz respeito s incorporaes, depsitos e
outros tipos de entradas de objetos nas colees. As referidas polticas devem traduzir a norma
mnima preconizada pelo SPECTRUM, ou seja, o procedimento de pr-entrada deve:

- clarificar, de acordo com a poltica de colees do museu, as condies de entrada, temporria ou


permanente, dos objetos na instituio;
- providenciar todos os registos documentais da transao em causa ao depositante/anterior
proprietrio do objeto;

173

Incluiremos, sempre que entendermos necessrio, algumas notas sobre a opo tomada na traduo de determinados
termos.

127

- avaliar o impacto que a entrada destes objetos na instituio ter em termos de recursos humanos e
financeiros, no espao necessrio nas reservas, em termos de conservao e preservao, no
esquecendo tambm as questes legais que podero ser levantadas;
- atribuir um nmero de entrada, relacionado com o local onde foram recolhidas ou com as colees
de onde provm, para melhor identificao das provenincias e da documentao dos objetos em
causa;
- assegurar, junto do depositante/anterior proprietrio, as condies de segurana necessrias no
transporte dos objetos e definir uma data para a chegada do objeto ao museu.

Este procedimento tem como condio uma interao prxima entre os responsveis, dentro da
instituio, pela avaliao e autorizao da entrada do(s) objeto(s) e a entidade que detm a sua
propriedade ou serve de intermedirio no processo. Na implementao deste procedimento ser
necessrio ter em conta os procedimentos de Incorporao (Acquisition), de forma a verificar a sua
conformidade com a poltica de colees do museu, de Verificao e avaliao tcnica do estado de
conservao (Object condition checking and technical assessment), para realizar a necessria
avaliao prvia do estado de conservao174 e de Entrada do objeto (Object Entry) para o caso de
se decidir pela entrada dos objetos, temporria ou definitiva.
O procedimento de Pr-entrada dos menos exigentes do SPECTRUM175, no que concerne aos
requisitos de informao So referenciados apenas os grupos de informao relativos
identificao dos objetos e s referncias documentais necessrias para registar os documentos e
bibliografia que suportam a avaliao da entrada e justificao da deciso tomada pelo museu.
Recordamos que o museu deve garantir desde cedo um conjunto mnimo de informao sobre os
objetos, nomeadamente, a referente s suas dimenses, peso, materiais, estado de conservao, etc.
que permitir assegurar as melhores condies na altura do seu transporte e acondicionamento na
instituio.

Apesar da sua importncia na construo de uma coleo, o procedimento Pr-entrada no , um


procedimento primrio do SPECTRUM.

6.2.5.2.

174

Entrada de objeto (Object Entry)

A avaliao do estado de conservao do objeto pode aqui ser necessria para a realizao do transporte do(s)
objeto(s) ou como um elemento essencial a ter em conta na avaliao de uma possvel incorporao. Nestes casos
devem ser consultados os procedimentos de Transporte (Transport) e de Incorporaes (Acquisitions).
175
Os requisitos de informao necessrios para este procedimento podem ser consultados no SPECTRUM Apndice I:
Requisitos de Informao.

128

O procedimento de entrada de objetos reflete a gesto e documentao do processo de receo de


objetos, e informao associada, que no integram formal e legalmente a coleo do museu. Todos
os objetos nesta situao e aos quais ainda no tenha sido atribudo um nmero de inventrio da
organizao devem ser aqui processados. Um exemplo muito claro para a utilizao deste
procedimento a entrada de um objeto na instituio por depsito. Todos os objetos que do
entrada no museu nas referidas condies devem ser documentados de acordo com o definido neste
procedimento.

Como todos, o procedimento de entrada de objeto deve cumprir o estabelecido na poltica de


colees do museu, concretamente a parte referente receo e depsito de objetos. Fica claro, uma
vez mais, a relevncia que a norma confere existncia de polticas de gesto de colees
abrangentes. As referidas polticas devem traduzir a norma mnima preconizada pelo SPECTRUM,
ou seja, o procedimento de entrada de objeto deve:

- estabelecer os critrios de receo para depsito ou entrada dos objetos;


- identificar de forma inequvoca os objetos, ou grupos de objetos, recebidos em cada processo;
- assegurar a responsabilizao da instituio por cada objeto deixado ao seu cuidado;
- providenciar um recibo para entregar ao responsvel pela entrega dos objetos;
- ajudar a estabelecer o mbito da responsabilidade da instituio;
- justificar a receo do objeto;
- determinar uma data para o fim do depsito ou para a sua reavaliao;
- assegurar os termos de devoluo do objeto ao seu proprietrio, se for o caso;
- assegurar a verificao dos objetos e documentao a eles associada na altura da sua receo, de
forma a garantir a correspondncia com informao constante no inventrio ou na documentao
de transferncia de propriedade;
- estabelecer o detentor legal do objeto de forma a acautelar a posterior incorporao na coleo do
museu;
- registar informao essencial sobre o objeto e considerar o seu futuro desenvolvimento;
- permitir um processo de deciso informado aos responsveis no museu;

Na entrada do objeto deve ser acautelada a participao dos responsveis pelo procedimento no
museu e a prestao de todos os esclarecimentos aos responsveis pelas autorizaes necessrias. A
ligao entre o pessoal do museu e os responsveis pela entrega dos objetos ao museu, sejam eles
depositantes, intermedirios, proprietrios, etc., deve ser o mais prxima possvel, de forma a

129

assegurar a regular comunicao entre as partes intervenientes em cada processo, que, por sua vez,
facilitar a documentao exaustiva necessria nestas situaes.

Relacionam-se diretamente com este procedimento, os que indicaremos de seguida, juntamente com
informao do momento em que ocorrem. Assim temos:

- Pr-entrada (Pre-entry) - a utilizar na preparao da chegada do objeto sempre que este esperado
pelo museu;
- Verificao e Avaliao tcnica do estado de conservao (Object condition checking and
technical assessment) - a utilizar na verificao do estado de conservao do objeto quando este
entra fisicamente no museu;
- Controlo de localizao e movimentos (Location and Movement Control) a utilizar no registo e
gesto da localizao do objeto dentro do museu, assim como na movimentao interna e externa
do objeto;
- Incorporao (Acquisition) - a utilizar no caso de se tratar de uma entrada que conduzir a uma
incorporao (prevista ou no) nas colees do museu;
- Emprstimos - Entrada (Loans in) - a utilizar se a entrada do objeto na instituio se relacionar
com um emprstimo solicitado;
- Desincorporao e alienao (Deaccession and disposal) a utilizar em todos os depsitos no
solicitados que no resultam em processos de incorporao;
- Sada do objeto (Object Exit) - a utilizar no momento acordado para a devoluo do objeto ao seu
proprietrio, aps a concluso de um depsito ou emprstimo;

Este um procedimento mais complexo do que o anteriormente descrito, pelo que os requisitos de
informao necessrios so em maior nmero. Para alm da identificao do objeto, reunida num s
grupo de informao, so indicados outros grupos de informao176 relativos a: entrada do objeto,
avaliao, seguro, recolha do objeto (para as situaes de trabalho de campo em arqueologia,
etnologia ou antropologia, por exemplo), estado de conservao, localizao, incorporao,
reproduo ou, ainda, os detalhes sobre entidades, como as moradas, contactos, etc.

Este procedimento classificado no SPECTRUM como primrio, sendo parte integrante do


esquema de certificao de qualidade dos museus no Reino Unido. A CT produziu e disponibiliza,

176

Os requisitos de informao necessrios para este procedimento podem ser consultados no SPECTRUM Apndice I:
Requisitos de Informao.

130

no portal Collections Link, a publicao Object Entry: SPECTRUM 4.0177 que contm mais
informao til para a implementao do procedimento nos museus.

6.2.5.3.

Emprstimos - Entrada178 (Loans in)

A implementao deste procedimento permitir ao museu gerir e documentar todos os processos de


emprstimo de objetos, por si solicitados para os mais diversos fins. O procedimento deve ser
utilizado sempre que o museu pretende, para fins de exposio, pesquisa, ou outras situaes menos
tpicas, pedir emprestado determinado objeto ou grupos de objetos. Neste tipo de situaes o museu
fica responsvel pelos objetos que requisitou a outras entidades, durante um perodo de tempo e
com um objetivo especfico, e, por isso, fica obrigado a assegurar determinados requisitos exigidos
pela norma.

condio da boa implementao do SPECTRUM a definio de polticas de coleo da instituio


que contenham as regras e condies para atuar nesta circunstncia. Acresce a necessidade de ter
em conta o cumprimento da norma mnima que, no caso de Emprstimos - Entrada inclui o
seguinte:

- estabelecimento do propsito do emprstimo;


- cuidar do(s) objeto(s) nas mesmas circunstncias e condies que so dadas coleo permanente
da instituio;
- obter previamente acordos assinados entre as entidades participantes;
- garantir que os termos e condies estabelecidos nesses acordos so respeitados;
- assegurar que os emprstimos tm um perodo de durao j determinado;
- assegurar que os emprstimos so devidamente registados e documentados;
- assegurar que o processo de emprstimo controlado pelo museu;
- assegurar que a entidade que empresta o(s) objeto(s) tem acesso informao sobre a instituio e
sobre o processo de emprstimo;
- providenciar o seguro necessrio para o perodo de durao do emprstimo;
- manter registos atualizados sobre localizao, segurana, conservao e condies ambientais que
permitam um controlo eficiente dos objetos na sua passagem pelo museu;

177

Disponvel em http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-resources/1222-spectrum-advice-factsheets. (Consultado


em 04-03-2012).
178
A traduo das expresses inglesas Loans in e Loans out obrigou-nos a optar por fazer a distino nos procedimentos
que tratam os emprstimos dos que tratam de sadas ou entradas dos objetos relativamente instituio que implementa
o procedimento. No presente caso tratam-se os emprstimos que o museu solicita a outra entidade.

131

O emprstimo de objetos exige uma colaborao prxima entre a equipa do museu e a entidade
qual so pedidos os objetos. Neste procedimento devem ser considerados, dentro da instituio, os
responsveis pelo processo em si, os responsveis pela autorizao dos pedidos de emprstimos a
outras entidades e os conservadores responsveis pela avaliao do estado de conservao (no
transporte e entrada do objeto no museu). O museu dever cuidar para obter, junto da instituio
que empresta os objetos, os contactos necessrios para a boa execuo das tarefas necessrias. O
conservador responsvel e o courier que acompanha o transporte so dois contactos essenciais neste
procedimento.

Assim como acontece em todos os procedimentos do SPECTRUM, Relacionam-se com


Emprstimos - entrada um conjunto de procedimentos que se sucedem a partir do momento em que
o objeto rececionado pelo museu. Os procedimentos so os seguintes:

- Entrada do objeto (Object entry) - para completar a informao de entrada do objeto com os dados
do emprstimo e adicionar uma marcao temporria ao objeto que o identifique no museu;
- Verificao e Avaliao tcnica do estado de conservao (Object condition checking and
technical assessment) - para elaborar um relatrio de estado aps a chegada e abertura das caixas
de transporte do objeto; para controlar, durante o perodo de emprstimo, as condies ambientais
e de segurana do objeto; e para elaborar, novamente, um relatrio de estado de conservao antes
da sada do objeto e devoluo ao seu proprietrio;
- Conservao e preservao das colees (Conservation and collections care) para preparar as
intervenes de conservao necessrias, conforme o estipulado no acordo de emprstimo;
- Controlo de localizao e movimentos (Location and movement control) - para registar a
localizao do objeto ou movimentos necessrios dentro do museu;
- Controlo de avaliaes (Valuation control) - para determinar os valores de indemnizao
necessrios para a contratao do seguro;
- Gesto de seguros e indemnizaes (Insurance and indemnity management) - para assegurar a
contratao do seguro, e possvel indemnizao, durante o perodo de durao do emprstimo;
- Incorporao (Acquisition) - a utilizar nos casos em que a devoluo do objeto no seja possvel,
como por exemplo, no caso de morte do seu proprietrio179;
- Desincorporao ou alienao (Deaccession and disposal) - para os casos em que, no sendo
possvel a devoluo, o museu no tenha interesse em incorporar o objeto ou sua incorporao no
esteja de acordo com o exigido na poltica de colees estabelecida;
179

Embora esta seja uma situao muito pouco comum a sua previso na norma possibilita que o museu saiba os passos
a dar quando confrontado com este tipo de circunstncias. Importa referir que estes casos implicam que o proprietrio
no tenha herdeiros legais conhecidos.

132

- Sada do objeto (Object exit) - para completar o processo de emprstimo com a devoluo fsica
do objeto ao seu proprietrio.

Os requisitos de informao deste procedimento abrangem um conjunto de grupos de informao, a


consultar no SPECTRUM Apndice I: Requisitos de informao (ANEXO II), que permitem o
registo de informao adicional sobre a identificao do objeto e sobre o emprstimo como evento,
mas tambm asseguram o registo de dados sobre seguros, indemnizaes, entidades, avaliaes,
estado de conservao e referncias documentais essenciais para a correta documentao do
emprstimo de objetos.

Este procedimento classificado no SPECTRUM como primrio, sendo parte integrante do


esquema de certificao de qualidade dos museus no Reino Unido. A CT produziu e disponibiliza,
no portal Collections Link, a publicao Loans in: SPECTRUM 4.0180 que contm mais informao
til para a implementao do procedimento nos museus. Note-se que estas fontes de informao
adicional contm vrios conselhos muito teis na implementao dos procedimentos,
principalmente para os museus do Reino Unido.

6.2.5.4.

Incorporao (Acquisition)

O procedimento que agora descrevemos facilita a gesto e documentao da incorporao de


objetos e da sua informao na instituio e na sua coleo permanente, independentemente do seu
enquadramento legal. No caso ingls, h uma clara separao entre o processo de aquisio ou
transferncia de ttulo entre duas entidades e o ato formal de incorporar o objeto na coleo.
Optmos por designar este procedimento por incorporao, dado que denominao adotada pela
Lei-quadro dos Museus Portugueses, e definida como a integrao formal de um bem cultural no
acervo do museu (artigo 13, n1) e porque implica a posse legal do bem em causa.

O procedimento tem como principal objetivo proporcionar ao museu toda a informao sobre o(s)
objeto(s) incorporado(s) que o habilite a, por um lado, confirmar a veracidade da sua provenincia,
no contribuindo assim para o trfico ilcito de bens culturais e, por outro, a responsabilizar-se
sobre todos os itens que fazem parte da sua coleo permanente.

Por sua vez, a definio de polticas de incorporao e desenvolvimento da coleo permitir que
todos os profissionais do museu saibam, em qualquer circunstncia, se um objeto ou grupo de
180

Disponvel em http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-resources/1222-spectrum-advice-factsheets (Consultado


em 04-03-2012).

133

objetos rene as condies impostas para poder incorporar a coleo permanente. A aplicao deste
procedimento implica, como nos restantes, o cumprimento de uma norma mnima, no sentido de:

- assegurar que a propriedade legal dos objetos, antes da incorporao, pode ser comprovada e que a
instituio que a incorpora assegura o ttulo de propriedade dos mesmos;
- assegurar que a informao sobre a incorporao seja conciliada e relacionada com os registos de
inventrio e documentao, permitindo futuras auditorias aos processos de incorporao;
- identificar o objeto com um nico nmero (que dever ser marcado no objeto e em toda a
documentao a ele associada) no sistema de documentao do museu;
- assegurar a documentao e identificao de todos os processos de incorporao;
- assegurar a manuteno da informao sobre os processos de incorporao;
- informar os anteriores proprietrios sobre as condies nas quais o museu aceita a incorporao
dos objetos (independentemente de se tratar de uma doao, compra, etc.);
- cumprir o que disposto nas polticas em vigor no museu e em todos os tratados, leis, cdigos de
tica e regulamentos aos quais o museu est legalmente associado;
- assegurar a existncia de cpias de segurana atualizadas dos registos e processos de
incorporao;

A provenincia dos objetos muito diversa pelo que o processo de incorporao envolve,
normalmente, vrias entidades. Arquelogos, coletores, advogados, anteriores proprietrios, equipas
de outros museus, intermedirios, etc. so alguns exemplos do tipo de entidades com as quais se
lida nestas circunstncias, conforme a provenincia e contexto prvio dos objetos. O museu dever
cuidar do registo rigoroso de todas as informaes disponveis e legais sobre as entidades que
intervm no processo, salvaguardando a sua posio em eventuais questes e disputas legais que
possam vir a ocorrer.

Relacionam-se com este procedimento, em diferentes momentos, os seguintes procedimentos do


SPECTRUM:

- Entrada de objeto (Object entry) - no momento necessrio do planeamento da receo fsica do


objeto no museu;
- Verificao e Avaliao tcnica do estado de conservao (Object condition checking and
technical assessment) - que permite avaliar o estado de conservao do objeto e determinar as
aes a realizar de acordo com as polticas de incorporao e conservao em vigor no museu;

134

- Gesto de direitos (Rights management) - que permite conhecer, avaliar e registar todos os direitos
(propriedade, imagem, etc.) legais associados aos objetos a incorporar;
- Utilizao das colees (Use of collections) - a utilizar no momento da documentao fotogrfica
dos objetos que fazem parte do processo;
- Localizao e controlo de movimentos (Location and movement control) - para registar a
localizao inicial do objeto no museu e manter atualizada a informao sobre o paradeiro dos
objetos desde que incorporam a coleo permanente.

Os requisitos de informao necessrios para registar os dados recolhidos num procedimento to


sensvel como a incorporao de objetos so descritos detalhadamente no SPECTRUM Apndice I:
Requisitos de informao. No entanto, gostaramos aqui de destacar a importncia dos grupos de
informao sobre entidades, histria dos objetos e as suas associaes, referncias documentais e,
como no poderia deixar de ser, sobre os dados do processo em si, que devem ser registados no
grupo de informao relativo s incorporaes.

Este procedimento classificado no SPECTRUM como primrio, sendo parte integrante do


esquema de certificao de qualidade dos museus no Reino Unido. A CT produziu e disponibiliza,
no portal Collections Link, a publicao Acquisition: SPECTRUM 4.0181 que contem mais
informao til para a implementao do procedimento nos museus.

O procedimento de incorporao constitui um dos procedimentos mais importantes na


documentao de museus e devia, na nossa opinio, ser de cumprimento obrigatrio. A
documentao das colees desde o momento de entrada dos objetos contribuiria simultaneamente
para o alargamento do conhecimento das colees dos museus e para a luta contra o trfico ilcito
de bens culturais.

6.2.5.5.

Controlo de inventrio (Inventory control)

O procedimento de controlo de inventrio refere-se manuteno de informao atualizada sobre os


objetos e sua localizao, em relao aos quais a instituio tenha qualquer tipo de responsabilidade
legal ou tica. Este procedimento permitir que o museu responda, de acordo com a sua
responsabilidade, a qualquer questo relacionada com as suas colees. O inventrio da coleo
museolgica deve incluir, pelo menos, informao sobre o nmero de identificao (permanente ou
temporrio), a designao, a descrio, a localizao, o tipo de incorporao ou a responsabilidade
181

Disponvel em http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-resources/1222-spectrum-advice-factsheets (Consultado


em 04-03-2012).

135

do museu sobre o objeto e as datas e os inventariantes responsveis pelas informaes registadas.


Sublinhamos que este tipo de informao o mnimo exigido. Para cumprir integralmente a sua
misso e respeitar as polticas de gesto de colees e documentao que sustentam o SPECTRUM,
sempre que disponha de recursos, o museu deve registar toda a informao conhecida sobre cada
objeto.

A implementao deste procedimento permitir ao museu cumprir com o exigido na norma mnima
do SPECTRUM para o controlo de inventrio, ou seja:

- permitir a responsabilizao do museu por todos os objetos da coleo em qualquer altura;


- disponibilizar, sempre que seja solicitada, informao atualizada sobre todos os objetos sobre os
quais o museu tem responsabilidade (incluindo os emprstimos, depsitos e outros objetos sua
guarda);
- indicar referncias documentais sobre a propriedade de todos os objetos;
- conhecer a localizao exata de todos os objetos;

O controlo de inventrio um procedimento de natureza interna. No h, portanto, a necessidade de


qualquer interveno de entidades externas ao museu para a sua implementao. Algo que poder
acontecer, na sua continuidade, no procedimento de Auditoria (Audit) que tambm faz parte do
SPECTRUM e sobre o qual falaremos adiante.

O controlo do inventrio facilita o conhecimento sobre os objetos que esto sobre a


responsabilidade do museu a qualquer momento. Porm assume uma especial relevncia na sua
relao com os procedimentos de Incorporao (Acquisition), com o controlo da informao inicial
do objeto que registada e guardada no sistema de informao do museu, e de Catalogao
(Cataloguing) das colees, no qual, sero acrescentadas e compiladas coerentemente todas as
informaes, intrnsecas e extrnsecas, dos objetos.

Este um procedimento de extrema utilidade e importncia para a gesto da documentao das


colees e para a avaliao da qualidade da mesma, alm de que confere ao museu um instrumento
de controlo que facilitar o cumprimento de uma obrigao legal, o inventrio das suas colees182.

6.2.5.6.

182

Controlo de localizao e movimentos (Location and movement control)

Cf. artigo 15, n1 da Lei Quadro dos Museus portugus, aprovada pela Lei 47/2004, de 19/08

136

A implementao deste procedimento habilita o museu a gerir e documentar toda a informao


relativa s localizaes, atuais e passadas, dos objetos que tem ao seu cuidado, podendo, a qualquer
momento, providenciar a sua localizao exata.

O SPECTRUM define localizao como o local especfico onde os objetos esto acondicionados no
museu, quer se trate de um local na exposio ou nas reservas. Esta uma informao da maior
relevncia para a gesto das colees e do prprio museu, uma vez que sustenta decises sobre a
gesto do espao disponvel e sobre as condies de segurana e conservao que esse espao
proporciona para as colees. De modo que o museu dever integrar na sua poltica de colees a
definio da atuao dos seus colaboradores no que respeita a esta matria.

A implementao do procedimento de controlo de localizaes e movimentos dos objetos deve


assegurar, como norma mnima, o seguinte:

- manter um registo atualizado sobre a localizao habitual, em reserva ou exposio, de cada


objeto;
- manter um registo atualizado das localizaes no habituais dos objetos;
- providenciar que a localizao seja acessvel, pelo menos, atravs do nmero de identificao do
objeto e do nome ou cdigo de localizao;
- manter um registo atualizado das mudanas de localizao internas183 dos objetos;
- manter um registo atualizado de todos os movimentos internos dos objetos;
- registar a informao sobre os colaboradores responsveis pelos movimentos dos objetos;
- registar a informao sobre os colaboradores responsveis pelas autorizaes dos movimentos;
- manter um registo do histrico de localizaes dos objetos desde que esto ao cuidado da
instituio;

O controlo das localizaes e movimentaes dos objetos um processo exclusivamente gerido


pela equipa do museu, sem qualquer participao de entidades externas ao museu. Contudo, de
extrema importncia que os responsveis pelo movimento e pela sua autorizao sejam sempre
devidamente identificados. S desta forma se garante a responsabilizao pelas localizaes dos
objetos184.
183

Os registos de localizao so classificados como internos por razes administrativas, ou seja, todas as localizaes
possveis dentro da organizao administrativa do museu, nos quais se podem incluir outros edifcios da mesma tutela,
ou por razes fsicas, todos os locais dentro do espao do museu.
184
importante referir neste ponto que a localizao dos objetos um trabalho que exige uma atualizao e ateno
constantes das equipas dos museus. Esta informao vital para o desempenho geral do museu e para as questes de
segurana e salvaguarda das colees.

137

A identificao da localizao dos objetos e dos movimentos a so sujeitos relaciona-se com outros
dois procedimentos:

- Verificao e Avaliao tcnica do estado de conservao (Object condition checking and


technical assessment) - sempre que necessrio movimentar um objeto para confirmar se tem as
condies exigidas para ser movimentado;
- Transporte (Transport) - sempre que o movimento exija que o objeto seja transportado com
condies especficas;

A verificao do estado de conservao dos objetos, antes e aps as movimentaes a que sujeito,
com ou sem transportes especficos, fundamental para garantir a preservao e segurana fsica
das colees e, tambm, para ser possvel determinar a responsabilidade nos casos em que ocorra
algum acidente ou deteriorao causada pelo transporte.

Neste procedimento os requisitos de informao exigidos abrangem informao que deve ser
registada no grupo de identificao do objeto e no grupo de informao sobre localizaes,
principalmente, mas tambm exige o registo de informao sobre tipos de localizao, moradas,
condies (requisitos) dos objetos, entidades, referncias documentais e movimentos. A atualizao
dos dados constantes no grupo de informao sobre localizaes (com referncia a datas e entidades
responsveis pelo movimento) um dos mais importantes para a gesto das colees nos museus.

Este procedimento classificado no SPECTRUM como primrio, sendo parte integrante do


esquema de certificao de qualidade dos museus no Reino Unido. A CT produziu e disponibiliza,
no portal Collections Link, a publicao Location and movement control: SPECTRUM 4.0185 que
contm mais informao til para a implementao do procedimento nos museus.

6.2.5.7.

Transporte (Transport)

Este procedimento pretende gerir e documentar o transporte de objetos pelos quais o museu , de
alguma forma, responsvel. Sendo muitas vezes realizado por entidades externas ao museu,
fundamental que o seu planeamento e execuo sejam tratados com rigor, obedecendo, conforme
impe o SPECTRUM, a um conjunto de requisitos simples.

185

Disponvel em http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-resources/1222-spectrum-advice-factsheets (Consultado


em 04-03-2012).

138

Para garantir o cumprimento da norma mnima o museu dever:


- assegurar que o transporte realizado de acordo com o definido para estas situaes na poltica de
colees da instituio;
- assegurar que, no caso de objetos emprestados, todos os requisitos e condies impostos pelos
proprietrios so cumpridos;
- assegurar que todas as questes legais186 so respeitadas, incluindo as autorizaes alfandegrias e
de exportao temporria de bens culturais, o cumprimento das normas exigidas pelo CITES187,
pela lei das armas188 e, se for o caso, as questes de segurana da aviao;
- assegurar que realizada e registada uma verificao do estado de conservao do objeto antes do
transporte ser realizado;
- assegurar que o processo realizado com um mtodo predeterminado que inclua uma avaliao
dos riscos subjacentes e um plano de emergncia;
- assegurar a contratao de seguro, com a indemnizao apropriada, de forma prvia;
- assegurar a manuteno de um registo atualizado sobre os motivos, meios, datas e entidades
envolvidos no transporte dos objetos;

Neste tipo de procedimento verificada com frequncia a participao de entidades externas ao


museu. Assim, para alm da identificao de todos os membros da equipa do museu que participam
no transporte de objetos, necessrio assegurar o registo completo das empresas de transporte,
couriers,

conservadores

ou

colaboradores

de

instituies

externas.

participao

responsabilidade de cada entidade, assim como as datas entre as quais ocorre essa participao so
tambm elementos cujo registo muito relevante. O museu deve garantir que est na posse de todos
esses dados, assim como dos contactos diretos, de cada entidade que participa no transporte.

O transporte de objetos acontece com relativa frequncia nos museus e, no raras vezes, ocorre a
partir de um dos momentos que deram origem aos procedimentos do SPECTRUM. De acordo com
o estipulado na norma este procedimento deve ser sempre precedido do relativo ao Controlo de
localizao e movimentos (Location and movement control). Elencamos de seguida todos os
procedimentos relacionados:

186

Adiante abordaremos, em conjunto, a questo do enquadramento legal dos procedimentos que fazem parte do
SPECTRUM.
187
CITES a sigla que reptesenta a Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and
Flora. Toda a informao sobre esta conveno internacional poder ser consultada em http://www.cites.org
(Consultado em 05-03-2012)
188
Lei n 5/2006, de 23/02 alterada pela Lei n 17/2009, de 06/05, que aprova o regime jurdico das armas e suas
munies.

139

- Pr-entrada (Pre-entry) - sempre que no exista qualquer documentao sobre os objetos e


necessrio o seu transporte;
- Emprstimos - Entrada (Loans in) - sempre que no exista qualquer documentao sobre os
objetos e estes estejam num local externo ao museu;
- Preservao e conservao das colees (Conservation and collections care) - sempre que
necessrio executar algum ato de conservao que permita o transporte dos objetos;
- Gesto de seguros e indemnizaes (Insurance and indemnity management) - para assegurar a
contratao do seguro e indemnizao apropriada;
- Sada do objeto (Object exit) - para os objetos cujo transporte os levar para fora do espao da
instituio;
- Controlo de localizao e movimentos (Location and movement control) - nos casos em que o
transporte seja de natureza interna;

Os requisitos de informao necessrios neste procedimento prendem-se com os dados de


identificao dos objetos e estados de conservao, necessrios para a autorizao do seu transporte,
com a informao referente avaliao dos objetos (para contratar um seguro de acordo com esses
dados), com as condies necessrias para o seu transporte e os documentos que esto associados
com cada processo. Uma lista completa dos requisitos de informao do procedimento Transporte
poder ser consultada no SPECTRUM Apndice I: Requisitos de informao (ANEXO II).

O procedimento Transporte no um procedimento primrio do SPECTRUM, pelo que a sua


implementao no museu poder ser considerada secundria. No entanto, sublinhamos que o
SPECTRUM poder ser um instrumento til para, utilizando a norma mnima, conferir se em caso
de transporte existe a informao necessria para uma correta documentao e gesto das colees.

6.2.5.8.

Catalogao (Cataloguing)

O procedimento de catalogao refere-se compilao e manuteno de informao essencial que


faculte a identificao e descrio dos objetos. Embora os termos catalogao e inventrio sejam
sinnimos189, no contexto museolgico, catalogao est associada ao processo de documentao de
colees, mais exigente do ponto de vista do conhecimento de dados representativos sobre a histria
dos objetos. Trata informao como as anteriores provenincias, as exposies nas quais figuraram,
os restauros, os emprstimos, a histria da sua origem, etc. O seu registo, de acordo com o
SPECTRUM, poder no ser mantido no mesmo local ou na mesma base de dados, mas a
189

De acordo com a definio proposta pelo dicionrio de Lngua Portuguesa Priberam, disponvel online em
http://www.priberam.pt/dlpo (Consultado em 05-03-2012).

140

instituio dever manter um sistema de referncias cruzadas que permita um acesso simples a toda
a informao relevante que esteja relacionada com os objetos e a sua histria.

A poltica de colees do museu deve definir os seus propsitos em relao catalogao da sua
coleo, mencionando de forma clara, os mtodos e objetivos a alcanar nesta matria pela equipa
do museu. Essa definio deve traduzir a norma mnima preconizada pelo SPECTRUM, ou seja, a
catalogao deve:

- providenciar um nvel de descrio suficiente para identificar um objeto e destacar as suas


diferenas com outros que lhe sejam semelhantes;
- providenciar um registo histrico sobre o objeto no qual se possam consultar, atravs de
referncias, informao registadas noutros sistemas ou em diferentes locais do mesmo sistema;
- ser mantido num sistema no qual o acesso seja simples e eficiente, atravs de ndices ou de
pesquisa de texto simples;

A catalogao das colees uma tarefa interna, no estando prevista neste procedimento qualquer
interveno de entidades externas. No obstante, essencial que o museu mantenha um registo
atualizado sobre os colaboradores internos que executam e so responsveis por esta tarefa. A
veracidade, qualidade e segurana da informao recolhida e registada depende, de certa maneira,
da existncia de um histrico de alteraes da informao que registe a pessoa e data responsveis.

A catalogao um procedimento que encerra outros procedimentos, dado o objetivo de atualizao


permanente do catlogo da coleo. Portanto, no final dos procedimentos de Controlo de
localizao e movimentos (Location and movement control), de Preservao e conservao das
colees (Conservation and collections care), Controlo de avaliaes (Avaluation control), Gesto
de direitos (Rights management) e Desincorporao e alienao (Deaccession and disposal) o
museu deve ter o cuidado de atualizar as informaes correspondentes nos registos dos objetos
afetados.

Neste procedimento os requisitos de informao exigidos esto relacionados, maioritariamente, com


a informao dos objetos que permita registar a sua identificao, descrio, histria, produo,
provenincias, locais associados, etc. A par so tambm mencionadas na norma, como requisitos de
informao, os grupos de informao sobre entidades relacionadas com a histria dos objetos
(proprietrios, autores, etc.). A lista detalhada de todos os grupos e unidades de informao

141

necessrios para o registo completo da informao pode ser consultada em SPECTRUM Apndice
I: Requisitos de informao (ANEXO II).

Este procedimento classificado no SPECTRUM como primrio, sendo parte integrante do


esquema de certificao de qualidade dos museus no Reino Unido. A CT produziu e disponibiliza,
no portal Collections Link, a publicao Cataloguing: SPECTRUM 4.0190 que contm mais
informao til para a implementao do procedimento nos museus, providenciando, para o caso
ingls, algumas fontes de ajuda e aconselhamento em relao catalogao das colees.

6.2.5.9.
Verificao e Avaliao tcnica do estado de conservao (Object
condition checking and technical assessment)
Este procedimento procede gesto e documentao de toda a informao relativa ao estado de
conservao e avaliao tcnica das colees que permitir ao museu definir as recomendaes
quanto sua utilizao, tratamento e condies ambientais.

A avaliao feita pelos tcnicos dos museus sobre o estado de conservao dos objetos outra
tarefa fundamental nos museus, com implicaes diretas na forma como o museu gere e utiliza a
coleo que tem ao seu dispor. A poltica de colees do museu dever estabelecer a forma de
atuao em relao verificao do estado de conservao, definindo em que situaes pode o
museu expor ou emprestar os seus objetos, bem como as circunstncias especficas nas quais os
objetos precisam de intervenes de restauro. Atravs deste procedimento podem tambm
estabelecer-se condies especficas para a utilizao das colees, como veremos adiante no
procedimento Utilizao das colees (Use of collections).

Este procedimento, quando implementado no museu, dever permitir que o museu consiga obter o
definido na sua norma mnima. A saber:

- assegurar que a documentao da verificao do estado de conservao feita por pessoal


qualificado para o fazer;
- assegurar que toda a documentao sobre a verificao do estado de conservao das colees se
encontra atualizada;
- assegurar que toda a informao registada no sistema de gesto de colees e est acessvel pelo
nmero de identificao do objeto;
190

Cf. http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-resources/1222-spectrum-advice-factsheets (Consultado em 04-032012).

142

- assegurar que todas as responsabilidades, individuais ou coletivas, dentro da instituio sobre a


verificao do estado de conservao esto definidas e identificadas facilmente;
- assegurar que so registados os dados da data, responsvel e motivo para todos os procedimentos
de verificao do estado de conservao;
- assegurar que feita uma verificao do estado de conservao sempre que haja uma alterao no
objeto, na sua utilizao ou no meio ambiente a que est sujeito;
- assegurar que guardado um histrico de registos sobre os estados de conservao, de forma a
poder ser feita uma monitorizao de alteraes ao longo do tempo;
- assegurar que dado o seguimento devido quando so identificados sinais preocupantes sobre o
estado de conservao dos objetos;
- assegurar que realizado como parte dos seguintes procedimentos: Entrada de objeto (Object
entry), Emprstimos - entrada (Loans in), Incorporaes (Acquisition), Preservao e conservao
das colees (Conservation and collections care), Utilizao das colees (Use of collections) e
Desincorporao e alienao (Deaccession and disposal).

A avaliao e verificao do estado de conservao dos objetos uma tarefa que deve ser sempre
realizada por membros qualificados da equipa do museu, uma vez que acarreta implicaes e
responsabilidades para a instituio. Sabemos que h instituies que, por diversos motivos, no
tm nas suas equipas tcnicos qualificados para este tipo de verificao e avaliao que exige
conhecimentos cada vez mais especializados. Desta forma os museus e instituies semelhantes
recorrem a servios externos de especialistas ou a parcerias com outros museus ou instituies
ligadas conservao e restauro. Nestes casos o museu deve definir a responsabilidade de cada
interveniente no processo e documentar convenientemente todas as intervenes e avaliaes
realizadas.

Como referimos, a Verificao e Avaliao tcnica do estado de conservao dos objetos um


procedimento utilizado como parte de outros procedimentos, pelo que, quando necessrio, deve ser
tido em conta e utilizado com as devidas diferenas. Se atentarmos no diagrama de fluxo de
trabalho desta tarefa (ANEXO I), verificamos que para cada um dos procedimentos mencionados
existem situaes especficas nas quais os museus devero registar diferentes tipos de informao.

Por exemplo, no caso de um emprstimo registam-se atravs deste procedimento informaes sobre
o estado, condies ambientais recomendadas, instrues de manuseamento e acondicionamento,
condies de embalagem e transporte ou requisitos especficos impostos pelos materiais; da mesma

143

forma, o procedimento de Verificao e Avaliao tcnica do estado de conservao dos objetos


pode estar na origem de um procedimento de desincorporao ou abate do objeto (ANEXO I).

Com efeito, este procedimento est frequentemente associado ao incio de outros. Um deles o
procedimento de Controlo de localizaes e movimentos (Location and movement control) que
deve ser utilizado sempre que necessrio mudar o objeto de local para realizar a avaliao e
verificao do seu estado de conservao. O outro o procedimento de Preservao e conservao
das colees (Conservation and collections care) que deve ser realizado quando a avaliao do
estado de conservao conduz a uma interveno de restauro. Neste caso sempre necessrio a
devida consulta a um tcnico especializado.

Neste procedimento os requisitos de informao necessrios relacionam-se com os grupos de


informao que permitem registar a identificao dos objetos, o seu estado de conservao e os
dados sobre a sua avaliao, os requisitos e condies dos objetos, bem como os dados de todas as
entidades, individuais e coletivas que tm ou tiveram algum tipo de responsabilidade na avaliao
realizada. Todos os grupos, e correspondentes unidades de informao necessrias, podem ser
consultados no SPECTRUM Apndice I: Requisitos de informao (ANEXO II).

Pese embora a importncia significativa desta tarefa nos museus, este procedimento, no um dos
classificados como primrios no SPECTRUM. Entendemos que o facto decorre da especial
complexidade e especializao necessrios para a correta implementao de um procedimento desta
natureza, que no esto ao alcance dos museus de escala mais pequena. Contudo, sendo a
conservao e preservao do patrimnio que tm sua guarda uma das principais preocupaes
dos museus, este dever ser um dos procedimentos a ter em conta na definio dos planos de
documentao e polticas das colees.

6.2.5.10. Preservao e conservao das colees (Conservation and collections


care)
Neste procedimento so geridas e documentadas todas as informaes resultantes de aes,
interventivas e preventivas, de conservao das colees.

A conservao e preservao das colees uma tarefa muito exigente do ponto de vista de
recursos humanos e financeiros. De modo que o museu deve definir previamente, no mbito da
poltica de gesto da coleo, a sua forma de atuao nas aes de conservao preventiva e
144

interventiva, bem como o modo como deve ser gerida e documentada a respetiva informao, em
benefcio do museu e do futuro da sua coleo.

A gesto da informao nesta rea especfica da documentao em museus reveste-se de uma


importncia significativa, uma vez que a correo da descrio das aes tomadas neste tipo de
intervenes permitir avaliar suas as consequncias, retirando lies para aes futuras.

Para cumprir com o estipulado na norma mnima deste procedimento, aps a sua implementao, o
museu dever conseguir:

- assegurar que toda a informao relativa conservao est atualizada e acessvel atravs do
nmero de identificao dos objetos;
- assegurar que so obtidas todas as autorizaes necessrias antes de um processo de conservao;
- assegurar que os detalhes das intervenes de restauro e das medidas preventivas tomadas so
registadas no sistema de informao, assim como guardados os dados sobre a instituio, tcnico e
local onde se realizaram aquelas aes;
- assegurar que o catlogo sobre as colees atualizado sempre que haja novas informaes ou
perda de informaes como resultado de uma interveno de restauro;
- assegurar que aps uma ao de restauro so definidas verificaes do estado de conservao de
forma peridica e implementadas as medidas de conservao preventivas necessrias.

A conservao das colees uma matria que exige uma cada vez maior especializao por parte
dos tcnicos que a executam. Por este motivo este trabalho entregue responsabilidade de
tcnicos especializados em empresas ou organismos pblicos que se dedicam, quase em
exclusividade, conservao e restauro das colees. Ao museu cabe a tarefa de identificar os
objetos que necessitam de tratamento e de definir as prioridades nessa matria em relao ao
conjunto da coleo que guardam. Apenas algumas das tarefas de conservao, maioritariamente as
de natureza preventiva, esto ao alcance dos tcnicos dos museus e devem ser asseguradas de forma
a maximizar o tempo de vida dos bens culturais guardados por estas instituies. Neste
procedimento importante que se registem os dados de todas as entidades intervenientes nos
processos de conservao e restauro e assegurar a relao destas com as tarefas realizadas.

Os processos de conservao das colees ocorrem, normalmente, nos momentos em que um objeto
ou grupo de objetos precisam de uma interveno que possibilite a sua utilizao ou, como definido
na poltica de colees, as prioridades de conservao da coleo assim o determinem. No entanto,
145

para a realizao destas aes estar em conformidade com o SPECTRUM necessrio que se usem,
nos momentos certos, os procedimentos seguintes:

- Controlo de localizao e movimentos (Location and movement control) - sempre que um objeto
precisa de ser movimentado para o local onde ser realizada a interveno;
- Gesto de seguros e indemnizaes (Insurance and indemnity management) - antes da realizao
de uma ao de conservao necessrio acautelar um seguro e correspondente indemnizao,
para ressarcir qualquer prejuzo decorrente de dano ou destruio do objeto durante o processo;
- Sada de objeto (Object exit) - sempre que seja necessrio levar o objeto para fora das instalaes
do museu, o que acontece com frequncia quando se contratam instituies ou empresas
especializadas nesta rea;
- Verificao e Avaliao tcnica do estado de conservao (Object condition checking and
technical assessment) - de forma a avaliar o estado do(s) objeto(s) antes da interveno e definir as
recomendaes para a sua realizao.

Os requisitos de informao necessrios para documentar e gerir a informao resultante deste tipo
de trabalho nos museus esto diretamente ligados com os grupos de informao relativos aos
objetos, sua descrio e localizao, bem como aos dados especficos das aes de conservao,
nomeadamente, as entidades responsveis, os tcnicos, os produtos usados, as metodologias, os
requisitos dos objetos, os dados de seguro e indemnizao e outras informaes necessrias para a
correta documentao das colees como os motivos da interveno, a utilizao que ir ser dada
aos objetos aps a interveno, etc. Estes requisitos podero ser consultados de forma detalhada no
SPECTRUM Apndice I: Requisitos de informao (ANEXO II).

Este no um procedimento primrio no SPECTRUM, porm aconselhvel que o museu defina


previamente os seus objetivos e prioridades quanto conservao preventiva e interventiva das suas
colees que depois possam ser refletidas e condicionar a documentao e gesto da informao
gerada nestes processos.

6.2.5.11.

Gesto de riscos (Risk management)

Este procedimento pretende gerir e documentar a informao relacionada com os perigos e ameaas
potenciais para a coleo do museu ou para os objetos pelos quais a instituio temporariamente
responsvel. Deste procedimento resultar tambm a produo e divulgao de informao que
possibilitar a implementao de medidas preventivas e a definio de planos de emergncia para a
146

salvaguarda das colees em situaes de calamidade ou desastre. Escusado ser dizer que um
aspeto essencial a definir nas polticas de gesto de coleo nos museus. A existncia de planos de
emergncia e identificao clara dos procedimentos, associada conduo de simulacros e
estabelecimento de parcerias com as autoridades, podem ser a diferena entre a perda, total ou
parcial, das colees e a sua salvaguarda.

Aps a implementao deste procedimento o museu dever ser capaz de responder ao exigido na
norma mnima do SPECTRUM, na qual a se define que a documentao dever servir de suporte e
informar as seguintes tarefas:

- a execuo de uma avaliao dos riscos que correm os objetos ao cuidado do museu;
- a definio de cdigos que identifiquem edifcios e prioridades de evacuao dos objetos de reas
de desastre;
- a manuteno e reviso anual de um registo atualizado com todas as entidades a contactar em caso
de acidente;
- a formao da equipa e voluntrios do museu sobre a gesto dos riscos e a recuperao aps o
desastre;
- a responsabilizao pelos objetos durante e aps o acidente;

A conduo deste procedimento deve ser sempre da responsabilidade da equipa do museu, dado que
a informao gerada ir suportar a poltica de gesto de riscos e auxiliar na determinao dos planos
de atuao do museu em caso de desastre. Todavia, o museu deve cuidar do registo e documentao
sobre todas as entidades que podero intervir numa situao de desastre, acompanhando essa
informao com a responsabilidade correspondente, e garantir que os responsveis pela criao do
plano de segurana do museu so tambm devidamente identificados no sistema.

A existncia e aplicao prtica deste procedimento no se relacionam diretamente com outros


procedimentos definidos no SPECTRUM, porm inequvoca a sua importncia para a segurana
dos museus, dos seus profissionais e das suas colees.

A correta implementao deste procedimento exige que o museu garanta a existncia de informao
sobre a identificao dos objetos, a sua localizao e as condies especficas destes em termos de
salvaguarda e conservao, grupos de informao previstos na norma como requisitos de
informao. O SPECTRUM Apndice I: Requisitos de informao (ANEXO II) contm informao

147

detalhada sobre estes grupos de informao, bem como das unidades de informao que os
compem.

Muito embora no seja um dos procedimentos primrios da norma, a sua aplicao nos museus
portugueses pode apoiar o cumprimento dos requisitos de segurana impostos pela Rede Portuguesa
de Museus para a creditao dos museus191.

6.2.5.12. Gesto de seguros e indemnizaes (Insurance and indemnity


management)
Neste procedimento gerida e documentada a informao relativa aos seguros e indemnizaes
necessrios para a coleo do museu ou para os objetos sobre os quais esta instituio assume
temporariamente qualquer tipo de responsabilidade.

A definio das condies e circunstncias em que a coleo ou determinado objeto necessitam de


ser cobertas por contrato de seguro devem ficar bem expressas na poltica de gesto de colees do
museu. Poltica esta que deve acautelar o disposto na norma mnima do SPECTRUM e que impe
ao museu o seguinte:

- assegurar que todos os objetos sob a responsabilidade da instituio so segurados de acordo com
o definido legal e estatutariamente;
- assegurar que cumprido o definido pela poltica de colees em vigor no que diz respeito aos
seguros dos objetos;
- assegurar que as polticas de colees so revistas e atualizadas regularmente;
- assegurar que os contratos de seguros esto atualizados;
- assegurar as indemnizaes para todos os objetos que esto sob a custdia da instituio ou em
trnsito;
- assegurar a disponibilidade de uma quantia mnima para pagamento de indemnizaes, quando
necessrio;

A gesto de seguros e indemnizaes da responsabilidade de cada museu e, portanto, uma tarefa


que deve ser conduzida internamente. Sem prejuzo, o museu deve definir claramente as suas
atribuies e responsabilidades na sua poltica de colees. Acresce que nos casos de emprstimo,
depsitos, transporte, conservao, etc. dos objetos as responsabilidades de cada uma das partes
191

Ver Artigos n. 32 e seguintes da Lei n. 47/2004, de 19 de Agosto, que aprova a Lei-quadro dos Museus
Portugueses.

148

intervenientes devem ser definidas, inequivocamente, para cada procedimento. Por outro lado, os
seguros so normalmente contratados a empresas especializadas das quais importa conhecer e
registar toda a informao relevante (contactos, moradas, identificao fiscal, etc.).
Muito embora se espere no ter de necessidade de acionar seguros ou apresentar pedidos de
indemnizao, sinais de que falharam todas as medidas preventivas, este no deixa de ser um
procedimento a ter em conta na gesto do museu. Entendemos, alis, que a sua existncia deveria
ser condio obrigatria para gerir uma coleo.

Relacionados com este procedimento esto, em momentos antagnicos, o procedimento de Controlo


de avaliaes (Valuation control) que permite fornecer os dados necessrios, em termos de
avaliao dos objetos, para contratualizar com as seguradoras as coberturas indemnizatrias e
prmios de seguro; e o procedimento de Perda e danos (Loss and damage) que dever ser utilizado
no caso de ocorrncia que implique danos no objeto ou a sua perda total, de maneira a que o museu
possa ser ressarcido pelo valor da reparao dos danos e conservao do objeto ou pelo valor da
perda.

Os requisitos de informao necessrios neste procedimento esto diretamente relacionados com a


informao sobre os objetos (identificao, descrio, produo, estados de conservao, etc.) ou
sobre o contrato de seguro. Quando necessrio deve ser acautelado o registo de perdas totais dos
objetos para o que se recorre ao procedimento de Desincorporao e alienao (Deaccession and
disposal). Acresce que as entidades e referncias documentais associadas a cada processo de seguro
ou indemnizao devem ser registadas e acessveis atravs da identificao dos objetos ou dos
processos de seguro.

O atual procedimento no classificado como primrio no SPECTRUM, muito embora seja uma
obrigao de todos os museus acautelar a existncia de seguros que salvaguardem perda ou danos
nas suas colees.

6.2.5.13.

Controlo de avaliao (Valuation control)

Neste procedimento gerida e documentada toda a informao relacionada com as avaliaes


financeiras de objetos ou grupos de objetos que ocorrem, normalmente, em situaes de contratao
de seguros ou de indemnizaes.

149

A existncia de definies claras sobre esta matria na poltica de colees do museu deve conciliar
as questes legais e ticas que se levantam na avaliao financeira do patrimnio cultural, para o
que deve ter em conta a legislao sobre patrimnio cultural (nacional e internacional) em vigor.

A implementao do procedimento dever permitir ao museu respeitar a seguinte norma mnima:

- assegurar que a informao de avaliao se encontra disponvel para satisfazer as necessidades do


museu nesta matria;
- assegurar que os procedimentos definidos para as avaliaes so aprovados e usados sem exceo;
- assegurar que a informao das avaliaes tratada confidencialmente e fornecida a terceiros
com a devida autorizao;
- assegurar que as avaliaes dos objetos so atualizadas de acordo com o requerido pelo museu.

As avaliaes de objetos ou da coleo devem ser, tanto quanto possvel, atos de gesto internos.
Contudo, o museu poder, acautelando as questes de confidencialidade da informao, requerer
avaliaes a entidades externas desde que devidamente autorizado pela sua tutela e administrao.
Em ambas as situaes necessrio que todas as informaes relevantes das pessoas que realizam
as avaliaes sejam registadas no sistema de informao do museu.

Este processo intrinsecamente relacionado com o procedimento anterior, dada a necessidade de ter
informaes de avaliao disponveis e atualizadas sempre que se procede contratao de um
seguro ou indemnizao de uma entidade por dano ou perda de objetos, pode interessar a outros
atos de gesto ou avaliaes do patrimnio guarda dos museus, com relevo, por exemplo, para a
elaborao de planos oramentais nas reas de conservao e restauro.

O controlo de avaliaes, embora trate de questes sensveis para a gesto do museu, no um


procedimento primrio do SPECTRUM.

6.2.5.14.

Auditoria (Audit)

Este procedimento pretende examinar os objetos e a sua informao para verificar e confirmar a sua
localizao, autenticidade, e relaes estabelecidas.

A auditoria s colees e sua documentao um instrumento essencial para a confirmar a


qualidade da informao guardada e gerida pelos museus sobre os objetos que esto sua guarda. A
150

existncia de um plano de auditoria constante, definido na poltica de colees relativa


documentao, permitir ao museu verificar regularmente a qualidade dos registos do seu sistema
de informao e, principalmente, tomar medidas quando os resultados das auditorias revelem
situaes de erro. Adicionalmente, a realizao destas auditorias e o seu registo no sistema de
informao favorecem a identificao das causas dos erros na documentao das colees.

A implementao deste procedimento de acordo com o definido na norma mnima do SPECTRUM


possibilitar ao museu:

- assegurar que a instituio mantm, gere e documenta uma reviso regular dos objetos que fazem
parte da coleo e da informao com eles relacionada;
- assegurar que a auditoria aos objetos feita na presena dos prprios objetos;
- assegurar que a documentao relacionada com os objetos atualizada de forma constante;
- assegurar que so tomadas aes corretivas nos casos em que a auditoria detete o desaparecimento
de um objeto, documentao errada ou mesmo objetos que no se encontram ainda documentados;
- assegurar que as auditorias ao inventrio so testemunhadas, sempre que possvel, por algum que
no tenha responsabilidade pelo seu acondicionamento ou documentao.

As auditorias so atos de gesto interna levados a cabo pela equipa do museu que assumir a
responsabilidade pela sua conduo e pelos resultados gerados. A informao sobre os responsveis
e testemunhas das auditorias deve ser retida e gerida no sistema de informao do museu,
identificando claramente, quais as datas e respetivas responsabilidades.

O procedimento de auditoria relevante para determinar potenciais erros ou no conformidades nos


restantes procedimentos do SPECTRUM, e ser utilizado sempre que se pretenda verificar e
confirmar a sua qualidade. Assim:

- Controlo de inventrio (Inventory control) - sempre que seja necessrio verificar o inventrio
existente e as informaes que o integram, ou criar novos registos de objetos no documentados;
- Controlo de localizao e movimentos (Location and movement control) - sempre que seja
necessrio avaliar e confirmar a localizao dos objetos no museu, confrontando-a com os registos
de documentao dos objetos;
- Incorporaes (Acquisitions) - sempre que numa auditoria sejam encontrados objetos sem
qualquer documentao e os responsveis decidam pela sua incorporao. Este procedimento ir
ligar-se com o de Controlo de inventrio (Inventory control);
151

- Perda e danos (Loss and damage) - sempre que se detete o desaparecimento de objetos;
- Verificao e Avaliao tcnica do estado de conservao (Object condition checking and
technical assessment) - sempre que o responsvel pela auditoria entenda necessrio proceder a
uma avaliao do estado de conservao (uma vez que se encontra na presena do objeto poder
detetar situaes anmalas);
- Catalogao (Cataloguing) - sempre que seja necessrio acrescentar informao ou atualizar a
documentao relativa aos objetos e informao auditada.

Os requisitos de informao aqui exigidos so bastante amplos e variados, uma vez que,
potencialmente, toda a documentao existente no museu pode ser alvo de uma auditoria. Os grupos
de informao especficos sobre o processo e sobre as entidades por eles responsveis podem ser
consultados no SPECTRUM Apndice I: Requisitos de informao (ANEXO II).

Este no um dos 8 procedimentos primrios definidos no SPECTRUM, mas importante que o


museu defina e mantenha uma poltica de verificao da documentao que lhe serve para gerir e
utilizar as suas colees. No o fazer com regularidade pode aumentar a repetio de erros de
documentao e, ainda pior, conduzir a decises de gesto da coleo baseadas em informao
errada.

6.2.5.15.

Gesto de direitos (Rights management)

Neste procedimento so geridas e documentadas todas as informaes relevantes sobre os direitos


relacionados com os objetos da coleo do museu ou pelos quais este temporariamente
responsvel, de modo a acautelar os benefcios e obrigaes associados.

A gesto de direitos uma tarefa essencial para os museus hoje em dia. As questes legais e
financeiras que lhe esto associadas so complexas e variam de acordo com as leis do pas ou regio
a que pertence o museu. De modo que necessrio que o museu e os seus profissionais estejam
informados sobre o enquadramento legal exigido e que, de acordo com o exposto, a poltica de
colees de cada museu defina a sua atuao nesta rea.

A implementao deste procedimento pretende, de acordo com a norma mnima do SPECTRUM,


providenciar que o museu possa:

152

- assegurar que a instituio tem em considerao a legislao de direitos aplicvel e se mantm


atenta s alteraes legislativas;
- assegurar que conduzida uma pesquisa bem documentada sobre todos os direitos associados
sempre que so adquiridos ou incorporados novos objetos;
- registar detalhadamente e acompanhar as alteraes de todos os direitos associados com a coleo;
- assegurar que nas negociaes contratuais sobre bens sujeitos a direitos de Propriedade Intelectual
sejam tidas em conta as questes da entidade legal detentora desses direitos, das restries legais
sua utilizao, de requisitos impostos pelos patrocinadores ou direo do museu, assim como as
questes relativas aos impostos e taxas aplicveis;
- assegurar que os direitos de outras entidades so assegurados pelo museu ou por outras entidades;
- assegurar que os direitos do museu so respeitados por outras instituies ou pessoas;
- assegurar que h uma conscincia generalizada para a existncia de material com direitos de
publicao (ou outros) associados e que os direitos de publicao retidos pela instituio no so
perdidos de forma acidental;
- assegurar que na produo de novo material ou contedos o museu regista os direitos associados;
- assegurar que quando a instituio encomenda algum trabalho, todos os direitos de Propriedade
Intelectual so atribudos instituio ou tratados de acordo com a legislao em vigor.

Neste procedimento h uma forte interao entre a equipa do museu, que avalia e controla as
condies de aplicao e respeito pelos direitos associados a um objeto, fotografia, documento ou
texto, o detentor desses direitos, que poder ser o museu ou um seu colaborador ou uma entidade
externa, e outras entidades que, tal como o museu, tenham interesse em utilizar os bens ou materiais
com direitos legais associados, como o caso de investigadores que pretendam usar objetos e
documentos para a realizao de determinada pesquisa. O museu deve assumir o controlo do
cumprimento dos direitos associados, respeitando assim as questes legais que lhe so impostas e
assegurando, dessa forma, que os seus prprios direitos so tambm respeitados.

No existe nenhuma relao direta entre este procedimento e outros, conforme se poder verificar
no respetivo diagrama de fluxo de trabalho. No obstante, a gesto dos direitos associados aos
objetos, informao ou documentao nos museus, condiciona algumas das decises que fazem
parte de outros processos. disso exemplo a impossibilidade de utilizar determinado objeto numa
exposio ou numa publicao do museu, por no estarem assegurados os seus direitos de imagem
ou publicao, facto que condiciona o procedimento relativo utilizao das colees.

153

Neste procedimento so poucos os requisitos de informao. Prendem-se diretamente com a


informao relacionada com a identificao dos objetos, com os grupos de informao sobre
direitos associados, referncias documentais e informaes sobre as entidades, coletivas e
individuais, relacionadas com este assunto. Para obter uma lista exaustiva dos requisitos de
informao dever ser consultado o SPECTRUM Apndice I: Requisitos de informao
(ANEXOII).

O procedimento de gesto de direitos no um dos 8 procedimentos primrios do SPECTRUM, no


entanto, a sua implementao num sistema de documentao quase obrigatria para determinadas
tipologias de museus192 nas quais esta matria assume maior relevncia.

6.2.5.16.

Utilizao das colees (Use of collections)

Neste procedimento so geridas e documentadas todas as informaes sobre a utilizao e servios


baseados nos objetos e colees do museu. A utilizao das colees compreende as exposies, a
utilizao para fins educativos, o manuseamento e operao de objetos, pesquisa, inquritos,
reprodues, uso para fins comerciais e todos outros fins que impliquem o uso fsico do objeto ou
da documentao a ele associada. So considerados utilizadores das colees todo o pessoal do
museu, voluntrios, investigadores e pblico em geral, independentemente do meio escolhido ou
disponibilizado pelo museu para o acesso utilizao dos objetos e documentao associada.

O mbito e condies de utilizao da coleo devem ser considerados na definio da poltica de


colees do museu, antecipando questes de segurana, conservao, legais e ticas que podero
surgir com a sua utilizao.

A documentao e gesto inerentes a este procedimento devero, quando implementada a norma


mnima do SPECTRUM, permitir instituio:

- providenciar a utilizao dos objetos, interna ou externamente, para pesquisa, exposio ou


demonstrao da forma de funcionamento dos mesmos;
- estabelecer um controlo efetivo do acesso s colees e informao relacionada com estas;
- estabelecer o planeamento e calendarizar a utilizao dos objetos;
- assegurar a contnua responsabilizao pelos objetos e registos de documentao associados;

192

Casos dos museus de arte contempornea onde esta questo de extrema importncia e implica o cumprimento
rigoroso das questes ticas e legais associadas.

154

- adicionar informao relevante que resulte das investigaes efetuadas aos registos do catlogo e
tornar pblicos esses resultados, atravs de publicaes ou exposies, sempre que apropriado;
- manter um registo dos utilizadores e utilizaes das colees ao longo do tempo;
- assegurar que os detalhes da utilizao sejam acessveis atravs do nmero de identificao dos
objetos;

Os processos de utilizao das colees so muito diversificados, variando de acordo com o


propsito a que se destinam. Portanto, para alm da equipa do museu e dos conservadores que
asseguram as condies necessrias ao uso dos objetos, as entidades que intervm neste
procedimento podero ser tambm bastante diversificadas: um investigador, um outro museu ou um
visitante que pretende mais informao sobre determinado objeto do museu, ou entidades
associadas utilizao comercial ou reproduo dos objetos para diversos fins. De modo que o
museu deve providenciar um completo registo de informaes sobre cada uma das entidades e da
relao que tem com a utilizao dos objetos. Essa informao permitir, por exemplo, informar
futuras autorizaes de utilizao dos objetos.

A utilizao das colees implica o recurso a um conjunto de procedimentos do SPECTRUM que


esto diretamente relacionados com este. Assim:

- Emprstimos - Sada (Loans out) - sempre que o pedido de utilizao implique um emprstimo a
outra instituio;
- Verificao e Avaliao tcnica do estado de conservao (Object condition checking and
technical assessment) - sempre que haja um pedido de utilizao de um objeto ou grupo de objetos
o museu deve basear a sua informao nas condies de conservao em que o objeto se encontra
e executar, no final da utilizao, um controlo do estado de conservao;
- Preservao e conservao das colees (Conservation and collections care) - sempre que se
verifique a necessidade de realizar alguma ao de restauro ou conservao preventiva que
permita a utilizao do objeto ou que se julgue necessria aps a utilizao;
- Controlo de localizao e movimentos (Location and movement control) - sempre que haja a
necessidade de movimentar o objeto alterando a sua localizao;
- Desincorporao e alienao (Deaccession and disposal) - para as situaes em que a utilizao
dos objetos configure a sua destruio, como acontece nos casos de recurso a mtodos de anlise
destrutivos, como a datao por radio carbono193;

193

Mtodo de datao frequentemente utilizado nas colees de Arqueologia, por exemplo.

155

- Catalogao (Cataloguing) - sempre que a utilizao dos objetos produza informao relevante
para adicionar ao registo dos objetos no sistema de informao do museu.

Os requisitos de informao para este procedimento so extensos. Destacam-se trs grupos de


informao que assumem considervel importncia para a utilizao das colees: os grupos de
informao dos objetos e dos seus estados de conservao, que permite a avaliao e autorizao do
uso dos objetos e a atualizao de informao aps a concluso do procedimento, os grupos de
informao que permitem o registo da utilizao das colees, dos seus motivos, das pessoas
envolvidas e resultados dessa utilizao e, por fim, os grupos de informao sobre a localizao e
movimentos dos objetos que permitem um controlo rigoroso e responsabilizao pelas colees em
qualquer momento. Todos os requisitos exigidos pela norma podem ser consultados no
SPECTRUM Apndice I: Requisitos de informao (ANEXO II).

Este procedimento no classificado como primrio no SPECTRUM, nem prioritrio nos planos
de documentao dos museus nacionais que conhecemos. No entanto, sabemos de alguns museus
que, j h algum tempo, iniciaram o registo dos projetos de investigao, internos e externos,
baseados em objetos das suas colees194.

6.2.5.17.

Sada do objeto (Object exit)

Neste procedimento so geridas e documentadas todas as sadas dos objetos das instalaes da
instituio.

O museu dever definir, no mbito da sua poltica de gesto de colees, quais as circunstncias e
condies em que os objetos podero sair das suas instalaes, informando a equipa do museu
inequivocamente sobre o assunto.

A implementao deste procedimento permitir ao museu, de acordo com a norma mnima do


SPECTRUM:

- assegurar que os requisitos legais e as condies estabelecidas na poltica de colees do museu


so cumpridos rigorosamente quando os objetos saem das suas instalaes;

194

Os museus de Cascais tm esta situao prevista no seu manual de procedimentos e contam com registos
documentais de estudos sobre as suas colees que j foram inclusivamente publicados (Manual de procedimentos do
Sistema de Informao dos Museus de Cascais, 2006).

156

- assegurar que o museu responsvel e pode responder por todas as sadas de objetos, incluindo as
relativas a depsitos, emprstimos e outras situaes semelhantes;
- assegurar que a informao sobre a localizao dos objetos atualizada;
- assegurar que os objetos s saem com a devida autorizao;
- assegurar a existncia de um recibo, assinado por ambas as partes, na transferncia de custdia do
objeto entre instituies. Deve ser tambm acautelada a existncia de assinaturas e documentao
quando se verifique a existncia de intermedirios (empresas de transporte ou couriers) na sada
dos objetos.

A sada de objetos deve ser sempre acautelada pela equipa do museu, em colaborao prxima com
os representantes da instituio que ir acolher temporariamente o objeto e com os intermedirios
que possam tambm intervir no processo. O museu deve certificar-se que toda a informao
relevante sobre cada uma das entidades intervenientes pedida e guardada no sistema de
informao e gesto das colees.

Este procedimento est relacionado, por diversos motivos, com outros procedimentos do
SPECTRUM, concretamente:

- Entrada de objetos (Object entry) - sempre que a entrada dos objetos seja temporria;
- Emprstimo - Entrada (Loans in) - para a devoluo dos objetos ao seu proprietrio;
- Emprstimo - Sada (Loans out) - nas situaes em que a sada decorre de um emprstimo dos
objetos da coleo do museu;
- Desincorporao e alienao (Deaccession and disposal) - sempre que um objeto seja
desincorporado ou abatido da coleo permanente do museu e essa situao implique a sada do
objeto das suas instalaes;
- Controlo de localizaes e movimentos (Location and movement control) - nas situaes em que o
museu necessita de manter atualizada toda a informao sobre a localizao e movimentos dos
objetos que do sada;
- Transporte (Transport) - quando a sada implica o transporte dos objetos at outras instalaes;
- Controlo de inventrio (Inventory control) - para a atualizao dos registos de inventrio relativos
aos objetos includos no procedimento;
- Gesto de seguros e indemnizaes (Insurance and indemnity management) - para garantir a
contratao dos seguros necessrios e das indemnizaes correspondentes sempre que o objeto
deixa as instalaes do museu.

157

Os requisitos de informao prendem-se com a informao sobre o objeto (identificao, estados de


conservao, dimenses, descrio, etc.) e sobre as localizaes e movimentos, com dados
especficos sobre a sada do objeto (motivo, responsveis, autorizao, etc.), com informaes
detalhadas sobre as entidades que intervm no processo, assim como sobre os locais que iro
receber os objetos que saem do museu. A lista de grupos e unidades de informao poder ser
consultada no SPECTRUM Apndice I: Requisitos de informao (ANEXO II).

Este procedimento classificado no SPECTRUM como primrio, sendo parte integrante do


esquema de certificao de qualidade dos museus no Reino Unido. A CT produziu e disponibiliza,
no portal Collections Link, a publicao Object exit: SPECTRUM 4.0195 que contm mais
informao til para a implementao do procedimento nos museus.

6.2.5.18.

Emprstimos - sada (Loans out)

Este procedimento tem como objetivo gerir e documentar os emprstimos de objetos a outras
instituies, por tempo determinado, para fins de exposio, investigao, conservao, reproduo
ou educao.

O emprstimo de objetos , Atualmente, um procedimento bastante comum na gesto das colees,


fruto do desenvolvimento da colaborao entre museus e outras instituies nos mais diversos
projetos de investigao. O aumento do nmero de exposies, nacionais e internacionais, onde as
colees portuguesas, dada a sua qualidade, especificidade, histria, etc., esto representadas tem
tambm contribudo para que os museus tenham cada vez mais solicitaes de emprstimo dos seus
objetos. A par, o aumento do conhecimento e estudo das colees nacionais, cuja face visvel a
publicao de catlogos de museus ou de exposies e, mais recentemente, a publicao na Internet
dos inventrios dos museus ou de patrimnio cultural portugus detido por outro tipo de
instituies, tem tambm contribudo para um aumento significativo da circulao de colees com
este fim.

O desenvolvimento exponencial desta rea, bastante sensvel no que concerne a conservao e


segurana do patrimnio, resultou mesmo na elaborao e publicao da obra Circulao de Bens
Culturais Mveis196 (PEREIRA, 2004), coordenada por Anabela Carvalho e inserida na coleo

195

Cf. http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-resources/1222-spectrum-advice-factsheets (Consultado em 04-032012).


196
Esta publicao aborda algumas questes que so tratadas no SPECTRUM em outros procedimentos, como, por
exemplo, os depsitos, transporte, localizao e movimentos ou conservao. No entanto, pareceu-nos ser este o

158

Temas de Museologia, pelo ento Instituto Portugus de Museus (IPM). Este guia de boas prticas
na circulao de bens culturais a obra de referncia e de consulta obrigatria em Portugal, uma
vez que ilustra e clarifica todas as fases do processo, incluindo a criao de polticas de gesto de
colees (PEREIRA, 2004: 9) e o respetivo enquadramento legal, com sugesto de formulrios e
documentos necessrios.

Muito embora esta publicao tenha um propsito semelhante norma do SPECTRUM, o seu
mbito simultaneamente mais abrangente e especfico. Por um lado, as notas sobre as normas
orientadoras de cedncia para exposies temporrias197 que definem alguns aspetos relevantes a
considerar pelo museu, tais como a idoneidade do solicitante, a qualidade da exposio, o tempo de
emprstimo solicitado, etc. (PEREIRA, 2004: 17-20), por exemplo, conferem publicao uma
abrangncia mais ampla. Por outro, trata-se de uma publicao dirigida ao contexto nacional
enquadra, quer em termos prticos, quer legais, os procedimentos realidade portuguesa 198, sendo,
por isso, mais especfica.

O SPECTRUM, por seu turno, cinge-se aos passos prticos a realizar para gerir e documentar o
emprstimo de objetos, apresentando o procedimento em forma de diagrama, ficando as questes
relacionadas com a poltica de colees e enquadramento legal sujeitas a definio prvia. O
procedimento proposto pelo SPECTRUM enuncia os passos necessrios para cumprir uma tarefa,
neste caso o emprstimo de objetos, secundada por grupos e unidades de informao que permitem
registar e documentar o processo de forma clara e rigorosa, independentemente do sistema de
gesto de colees utilizado no museu.

Sublinhamos que embora o SPECTRUM no d quaisquer orientaes sobre o contedo da poltica


de colees relativa ao emprstimo e cedncia de objetos, a implementao da norma, como temos
visto noutros procedimentos, exige inequivocamente a sua preexistncia. Assim, com base na
definio das referidas polticas e na implementao do SPECTRUM o museu dever conseguir,
como norma mnima, o seguinte:

procedimento mais indicado para referir este valioso instrumento para os museus portugueses, por tratar de forma
central da circulao e cedncia de bens culturais.
197
Uma ajuda importante para a criao de polticas de colees relativas a esta matria.
198
Apesar de ser um trabalho notvel e de extrema utilidade para os museus portugueses, o recurso representao do
procedimento atravs de um sistema de gesto de colees especfico, o Matriz (PEREIRA, 2004: 97), em vez de
descrever e esquematizar as fases do procedimento, em abstrato, potenciando a sua utilidade para museus que no
utilizem o mesmo sistema , na nossa opinio, um ponto fraco da publicao.

159

- assegurar que todas as solicitaes de emprstimo so avaliadas de acordo com as polticas


definidas pela instituio;
- assegurar a existncia de acordos de emprstimos assinados pelas partes antes da data acordada
para o emprstimo;
- assegurar que o emprstimo tem um perodo de durao predeterminado;
- assegurar que o museu detm um registo de todos os emprstimos, onde estejam includos
detalhes da instituio solicitante, os locais, perodo de durao e o propsito do emprstimo;
- providenciar um controlo efetivo do processo de emprstimo;
- assegurar que a instituio que recebe o objeto pretende e tem os meios para assegurar a
preservao, cuidado e segurana dos objetos e que as condies do emprstimo so por ela
respeitadas escrupulosamente;
- assegurar que os objetos emprestados esto abrangidos por um seguro, e indemnizao se for o
caso, durante o perodo de vigncia do emprstimo.

Os emprstimos de objetos so normalmente tratados entre duas entidades, o museu e a instituio


que solicita o emprstimo. O museu dever ter o cuidado de registar toda a informao possvel
sobre a entidade que solicita o emprstimo, inquirindo-a diretamente para obter toda a informao
necessria, incluindo aqui, por questes bvias, dados sobre os espaos, condies de segurana,
horrios, condies ambientais, etc. que possa ser til para a avaliao e autorizao do
emprstimo. Simultaneamente, o museu dever cuidar que todas as informaes relevantes sobre as
pessoas que intervm no processo (conservadores, couriers, responsveis pelo emprstimo em uma
e outra instituio, etc.) sejam tambm registadas no sistema de informao.

O emprstimo de objetos no um procedimento isolado na gesto de colees. Invariavelmente


quando o museu aceita emprestar um objeto ou grupo de objetos da sua coleo, verifica-se a
necessidade de executar outras tarefas ou procedimentos relacionadas com aquela deciso.
Tipicamente, a verificao do estado de conservao ou as questes relacionadas com a sua sada
das instalaes do museu so duas dessas tarefas. De acordo com o SPECTRUM relacionam-se
com este os seguintes procedimentos:

- Verificao e Avaliao tcnica do estado de conservao (Object condition checking and


technical assessment) - de forma a reunir toda a informao necessria sobre o estado do objeto
que permitir a autorizao do emprstimo e a indicao das condies impostas em termos de
preservao e segurana. O mesmo procedimento dever ser realizado antes da sua devoluo ao
museu e aps a realizao dos transportes de ida e volta.
160

- Preservao e conservao das colees (Conservation and collections care) - quando for
necessria a realizao de intervenes de conservao preventiva ou interventiva que
possibilitem o emprstimo dos objetos ou quando for necessria uma interveno aps o
emprstimo;
- Utilizao das colees (Use of collections) - para registar a informao que resulta das
reprodues fotogrficas dos objetos a emprestar e os motivos que presidiram sua solicitao;
- Gesto de seguros e indemnizaes (Insurance and indemnity management) - para registar todo o
processo de obteno dos seguros relativos a cada emprstimo e obter os devidos comprovativos,
assegurando as condies impostas nesta matria pela poltica de colees do museu e que
permitam uma atuao rpida e eficaz em caso de acidente;
- Sada do objeto (Object exit) - a implementar quando o objeto abandona as instalaes do museu
de forma a obter uma confirmao da sua chegada ao destino;
- Controlo de localizao e movimentos (Location and movement control) - para atualizar e
supervisionar a localizao e movimentos do objeto no perodo de emprstimo;

Os requisitos de informao deste procedimento so extensos e implicam uma redobrada ateno do


museu sobre a recolha e confirmao da informao relativa aos emprstimos. Os grupos de
informao necessrios para este procedimento so os referentes identificao e descrio dos
objetos, ao emprstimo em si, utilizao das colees, avaliao dos objetos, seguros, referncias
documentais, condies e requisitos do objeto, estados de conservao e intervenes de restauro,
localizaes, etc.199. No caso das entidades, como referimos acima, o museu ter tambm que
registar, para alm da informao comum (morada, contactos, informao fiscal e legal, por
exemplo), todas as informaes relevantes para a avaliao das condies de segurana e
preservao de cada instituio que solicita um emprstimo.

O procedimento de Emprstimos - sada um dos 8 procedimentos primrios do SPECTRUM que


servem de critrio de avaliao da documentao dos museus no esquema de creditao ingls.
um procedimento exigente em termos de documentao das colees, no entanto, a sua
implementao condio da efetiva responsabilizao dos diversos intervenientes. Em Portugal
este procedimento dever ser sempre acompanhado dos elementos e prticas sugeridos na
publicao Circulao de Bens Culturais (PEREIRA, 2004), referncia indispensvel em termos do
enquadramento legal e definio de polticas necessrias para este procedimento. A CT

199

A lista completa dos requisitos de informao deste procedimento poder ser consultada no SPECTRUM Apndice
I: Requisitos de informao (ANEXO II).

161

disponibiliza tambm, no portal Collections Link, a publicao Loans out: SPECTRUM 4.0200 cujo
objetivo auxiliar os museus na implementao da norma. Esta publicao, todavia, direcionada
para o contexto do Reino Unido.

6.2.5.19.

Perda e danos (Loss and damage)

A implementao deste procedimento capacita o museu a gerir e documentar as aes a tomar em


caso de perda ou danos em objetos que se encontrem sob a sua responsabilidade.

O procedimento de Perda e danos dever facultar ao museu uma preparao prvia para este tipo de
situaes, evitando uma atuao desordenada, no planeada e com potenciais resultados nefastos
para os objetos. A utilizao deste procedimento dever permitir ao museu, de acordo com a norma
mnima do SPECTRUM, cumprir os seguintes pontos:

- capacitar a instituio para tomar todas as medidas razoveis para prevenir perdas e danos de
objetos no futuro;
- assegurar que todas as decises e aes tomadas na resposta da instituio na resposta a danos ou
perda de objetos sejam completamente documentadas;

As decises e aes a tomar em casos de perda ou danos sofridos em objetos so, normalmente,
assumidas internamente pela equipa especializada do museu. Se aplicvel, essas situaes devem
ser devidamente comunicadas aos proprietrios dos objetos ou instituio que os emprestou ao
museu. Nestes casos, a sua colaborao indispensvel para autorizar medidas de conservao e
restauro de objetos danificados, ou para auxiliar com informao e autorizar outras medidas de
recuperao de objetos perdidos ou furtados. O reporte de perda ou furto de objetos direo e
tutela do museu e, posteriormente, s autoridades competentes deve ser feita de forma rpida e bem
documentada201.

Este procedimento considera todas as situaes e circunstncias em que podem ocorrer perda ou
estragos em qualquer item das colees. De modo que relaciona-se, de forma direta em
determinados pontos do fluxo de trabalho da norma, com outros procedimentos necessrios para
assistir o museu na documentao e gesto de forma integrada:
200

Cf. http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-resources/1222-spectrum-advice-factsheets (Consultado em 04-032012).


201
Uma norma a ter em conta sobre a informao a prestar s autoridades numa situao de perda dos objetos por furto
a norma Object ID, desenvolvida pelo J. Paul Getty Trust, anteriormente referida por ns. Para obter mais
informaes podero consultar: http://archives.icom.museum/object-id/ (Consultado em 05-03-2012).

162

- Gesto de riscos (Risk management) - sempre que descoberta a perda ou dano num objeto
necessrio que o museu avalie, atravs do seu planeamento para a ocorrncia de desastres, a forma
de atuao previamente definida e atue em conformidade;
- Controlo de localizao e movimentos (Location and movement control) - no caso da ocorrncia
de danos em objetos se ter verificado quando o objeto estava a ser movimentado;
- Sada do objeto (Object exit) - nos casos em que o objeto sofre danos durante os passos
determinados neste procedimento;
- Verificao e Avaliao tcnica do estado de conservao (Object condition checking and
technical assessment) - quando a verificao dos danos ocorre na execuo do procedimento que
permite a verificao e avaliao dos estados de conservao dos objetos;
- Preservao e conservao das colees (Conservation and collections care) - quando a
verificao dos danos ocorre na execuo do procedimento que permite a avaliao das aes de
conservao, preventiva e interventiva;

O procedimento que documenta e gere as situaes de perda e danos nas colees dever ter, pela
parte do museu, uma ateno redobrada no que diz respeito aos requisitos de informao impostos
pelo SPECTRUM202. A existncia dos grupos e unidades de informao exigidos permitir uma
documentao completa de todas as decises e aes tomadas pela instituio, bem como gesto
mais eficiente destas situaes adversas. Os requisitos impostos dizem respeito identificao e
descrio detalhadas dos objetos, aos seus estados de conservao, ao histrico de aes de
conservao e restauro a que foram sujeitos, s referncias documentais e fotogrficas que os
permitam identificar, e os grupos de informao que possibilitam o registo das perdas e danos dos
objetos como um evento. Adicionalmente, necessrio documentar tambm todas as entidades que
intervm no processo (proprietrio, equipa do museu, autoridades, etc.) e a relao entre elas e a
circunstncia que o museu se encontra a documentar.

O procedimento Perda e danos (Loss and damage) no um procedimento primrio no


SPECTRUM. Ainda assim, pela importncia que a documentao assume neste tipo de eventos,
entendemos que o museu lhe deve dedicar uma ateno especial integrando os planos de
emergncia na poltica de colees do museu e documentando todos os passos realizados em
situaes desta natureza. Com estes dados o museu poder tomar as devidas medidas corretivas e
preventivas da ocorrncia de perdas e danos nas colees.
202

A lista completa dos requisitos de informao deste procedimento poder ser consultada no SPECTRUM Apndice
I: Requisitos de informao (ANEXO II).

163

6.2.5.20.

Desincorporao e alienao das colees (Deaccession and disposal)

Os atos de alienao de colees dos museus, independentemente dos motivos que os justificam, e
da sua consequente desincorporao203, so geridos e documentados atravs deste procedimento.

A gesto de colees museolgicas inclui com frequncia atos de alienao de objetos. Este ato,
sendo legal e eticamente possvel e muitas vezes at aconselhvel, conforme nota Isabel Luna
um assunto quase interdito no universo e na literatura museolgica. praticamente impossvel
encontrar um relato, um estudo, uma opinio, um aconselhamento, uma preleo ou uma discusso
sobre o assunto. (2011: 91). A coberto das ideias de segurana e privacidade dos museus esta
matria tem impedido uma discusso alargada sobre o problema da gesto das colees de museus
na atualidade204.

No mbito deste procedimento o museu dever definir na sua poltica de colees as regras que
permitiro sua equipa e direo decidir sobre a alienao do patrimnio cultural sua guarda.
Nesta matria especfica remetemos para a legislao portuguesa, nomeadamente, para o disposto
na Lei-quadro dos Museus Portugueses e na Lei de Bases do Patrimnio Cultural 205, assim como
para as questes ticas tratadas no cdigo deontolgico do ICOM ou de outras profisses
relacionadas com o patrimnio cultural (ICOM Portugal, 2009).

A implementao deste procedimento permite ao museu cumprir a norma mnima definida no


SPECTRUM, concretamente:

- assegurar que a deciso de alienao ou abate dos objetos foi cuidadosamente considerada e que
todas as opinies e elementos relevantes para a deciso esto de acordo com a poltica de colees
do museu;
- assegurar que os elementos e opinies relevantes para a deciso esto de acordo com a legislao
em vigor e com os estatutos da instituio;

203

Entendemos para o presente trabalho a desincorporao como termo que representa o ato de documentao e
certificao legal da alienao ou abate de objetos coleo do museu, conforme tambm defendido por Isabel Luna
(2011: 91), na sua recente dissertao, e que vai de encontro ao esprito preconizado pelos autores do SPECTRUM.
204
Sobre esta matria remetemos para o relevante contributo de Isabel Luna com a dissertao Incorporao e
Desincorporao em Museus: Histria, realidade e perspetivas futuras (LUNA, 2011).
205
Cf. Aprovadas, respetivamente, pela Lei n 47/2004, de 19/08, e Lei n 107/2001, de 08/09

164

- assegurar que o museu faz todos os esforos necessrios e possveis para determinar a propriedade
dos objetos envolvidos e que estes no tm impostas na sua incorporao quaisquer condies que
impeam o abate ao inventrio;
- assegurar que a deciso de alienao dos objetos no da competncia exclusiva de uma s pessoa
e que a mesma autorizada pela tutela e direo do museu;
- assegurar que cumprido o direito de preferncia, nos casos de transferncia de propriedade, para
instituies reconhecidas (no caso portugus, para outros museus da Rede Portuguesa de Museus,
por exemplo);
- assegurar que a propriedade efetivamente transferida para uma qualquer entidade;
- assegurar que todos os objetos abatidos so identificados como tal no registo de inventrio;
- assegurar que no caso de destruio dos objetos o processo conduzido de forma responsvel;
- assegurar que todas as decises e aes tomadas durante o processo so completamente
documentadas.

O ato de alienao e desincorporao de objetos da exclusiva responsabilidade do museu (tutela,


direo e corpo tcnico) e, normalmente, no se verifica a participao de terceiros neste
procedimento. Sem prejuzo, todas as pessoas que intervm no processo devem ser registadas no
sistema, identificando-se a responsabilidade e relao existente com as decises e tarefas realizadas.

Pese embora a responsabilidade e ateno exigidas nesta tarefa, no existem, como seria de esperar,
outro tipo de procedimentos diretamente relacionados com este. No entanto, a implementao de
outros procedimentos poder originar, como descrito, a realizao de um abate e consequente
desincorporao de objetos da coleo. Na nossa experincia constatamos que os exemplos mais
frequentes prendem-se com a necessidade de realizao de anlises de carter destrutivo206.

Este no um dos 8 procedimentos classificados como primrios no SPECTRUM. Contudo, tendo


em conta o atual panorama recessivo do mundo ocidental, no pode ser desconsiderada a
necessidade de alienar o patrimnio cultural, em benefcio dos recursos fsicos, financeiros e
humanos dos museus desde que devidamente salvaguardadas as devidas questes ticas e legais
implicadas.

6.2.5.21.

206

Documentao retrospectiva (Retrospective documentation)

O caso das dataes realizadas atravs de radio carbono, por exemplo.

165

O procedimento de documentao retrospetiva pretende ajudar os museus a obter melhores ndices


na documentao e a cumprir as normas mnimas de cada procedimento do SPECTRUM, atravs da
pesquisa e registo de novas informaes sobre os objetos e colees sua guarda.

O trabalho de documentao das colees extenso, diversificado e exigente para os museus e para
as suas equipas. por todos conhecida, a situao do inventrio do patrimnio museolgico em
Portugal e as dificuldades que os museus tm sentido na sua realizao, conforme a anlise dos
ltimos dados publicados (SANTOS, 2005). Assim sendo muito frequente encontrar inventrios
onde consta apenas um registo sumrio dos objetos, com informao mnima que possibilite a sua
identificao e descrio, acrescido de informaes quase obrigatrias como o estado de
conservao, a localizao dos objetos ou o seu registo fotogrfico. Este tipo de registo de
informao sobre os objetos resulta de uma opo conforme aos parcos recursos disponveis na
maior parte dos museus, e tem como consequncia a existncia de inmera informao que no
devidamente tratada e registada no sistema de informao do museu. No entanto, por via da
investigao sobre as colees, por exemplo, o museu vai acrescentando conhecimento e
informao sobre as colees que, no raras vezes, permitiro corrigir ou fundamentar dados j
guardados.

Este procedimento prope-se tratar da documentao preexistente no museu, frequentemente


incompleta, de modo a adequ-la ao definido nas normas mnimas do SPECTRUM para cada
procedimento. Em paralelo, prev que o museu defina um plano de documentao, que enquadre o
nvel de qualidade e quantidade de informao pretendido para o trabalho interno de gesto das
colees e para a sua utilizao externa (consulta pblica, exposies, educao, etc.).

Posto isto, o museu dever definir os objetivos para a documentao da sua coleo e objetos que
tem sua guarda, no mbito da sua poltica de colees. Para o efeito, dever ter em conta o
definido na norma mnima exigida para este procedimento do SPECTRUM, concretamente, dever:

- definir os objetivos do sistema de documentao e gesto de colees do museu, sendo que os


principais objetivos devero ser sempre a responsabilidade pelas colees e o acesso informao
nele contida;
- definir o entendimento que o museu tem do trabalho de documentao por realizar207 sobre as suas
colees;
207

No original, em ingls, o SPECTRUM utiliza o termo backlogs para se referir ao trabalho de documentao em
atraso que necessita de ser feito para cumprir com os requisitos da norma (HARRISON, MCKENNA, 2008).

166

- trabalhar de forma a reduzir o trabalho de documentao das colees acumulado;


- rever o progresso da reduo do trabalho de documentao acumulado de forma regular;
- trabalhar para conseguir melhorar significativamente a qualidade da informao sobre os objetos e
coleo;
- rever o progresso da melhoria da qualidade da informao dos objetos e coleo do museu;

A documentao das colees um trabalho da competncia da equipa do museu. Contudo, o


trabalho de investigao e pesquisa que conduzem obteno de novas informaes ou correes
da previamente existente no tarefa exclusiva do museu. Assim, o museu deve cuidar para que
todos os intervenientes neste processo, internos ou externos208, sejam devidamente identificados no
sistema de gesto de colees e que a informao registada por estes seja referenciada com a data
de registo, de maneira a identificar claramente a responsabilidade associada.

O procedimento Documentao retrospetiva no tem, como se verifica no esquema apresentado na


norma, qualquer outro procedimento SPECTRUM diretamente relacionado. Todavia constatamos
que a sua existncia favorecer a implementao e utilizao dos restantes procedimentos. Desde
logo, permitir verificar a existncia e conformidade da informao relativa a outros procedimentos,
da informao constante no inventrio e catlogo, da documentao que justifica as incorporaes,
etc., sem esquecer a relevncia que poder assumir num sistema de creditao de museus que
considere a quantidade e qualidade de informao existente sobre a coleo.

Este procedimento tem como objetivo definir a estratgia e o plano de ao para reduzir o trabalho
de documentao incompleto e, dessa forma, contribuir para a melhoria da qualidade da informao
sobre as colees. A sua implementao traduz-se na criao, ou utilizao, de uma poltica de
documentao que permitir a avaliao da documentao existente e suportar a prtica do museu.

Este procedimento classificado no SPECTRUM como primrio, sendo parte integrante do


esquema de certificao de qualidade dos museus no Reino Unido. A CT produziu e disponibiliza,
no portal Collections Link, a publicao Retrospective documentation and making an inventory:
SPECTRUM 4.0209 que contem mais informao til para a implementao do procedimento nos
museus.
208

O museu tem a obrigao de investigar internamente a histria das suas colees e todos os aspetos relevantes sobre
a mesma, no entanto, dever tambm ter em conta os trabalhos de investigao realizados por entidades externas
(trabalhos acadmicos, por exemplo), retirando da toda a informao relevante para a histria e gesto dos objetos que
guarda.
209
Disponvel em http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-resources/1222-spectrum-advice-factsheets. (Consultado
em 16-07-2012)

167

Conclumos deste modo a descrio de todos os procedimentos de gesto e documentao das


colees museolgicas que compem a norma SPECTRUM. Consideramos bastante satisfatrio o
modo como abrange os atos mais comuns da documentao e gesto das colees. Reconhecemos
que, dado o atual contexto nacional (SANTOS, 2005) e internacional (STROEKER; VOGELS,
2012) da documentao das colees, e o esforo financeiro e humano requerido, sero poucos os
museus portugueses com condies para implementar todos estes procedimentos. Sublinhamos, por
isso, a vantagem de o SPECTRUM poder ser implementado em fases distintas, adequando-se s
necessidades e recursos existentes nos museus e considerando as exigncias impostas nesta matria
pela comunidade museolgica na qual se inserem210.

Acresce que o SPECTRUM tambm, embora de forma secundria, uma referncia internacional
na definio normativa da estrutura de informao necessria para o registo e documentao
eficiente das colees. Atravs dos requisitos de informao, publicados em forma de apndice na
verso 4.0 da norma, o museu tem acesso a uma estrutura de informao que lhe permitir
implementar devidamente os procedimentos e, por sua vez, as empresas que desenvolvem sistemas
de informao tm um instrumento bastante til para a construo e posterior avaliao dos
mesmos. Descreveremos de seguida de que forma esto organizados e apresentados na norma.

6.2.6. Os requisitos de informao


Os requisitos de informao so os elementos de uma estrutura de dados que permitem registar a
informao recolhida e usada para cada um dos procedimentos da norma e esto publicados num
volume separado do SPECTRUM. A adoo destes requisitos pelo museu seja num sistema
informatizado ou no, resultar na criao e recolha de informao sobre as colees, entidades
associadas e mesmo sobre os prprios procedimentos de gesto que deve ser registada e tratada de
um ponto de vista documental no referido sistema. Assim, a estrutura de dados deve assegurar o
cumprimento destes requisitos para que o museu possa registar e gerir toda a informao sobre as
suas colees.

210

O SPECTRUM pode ser utilizado, na nossa opinio, para definir prioridades em relao poltica de gesto de
colees e documentao dos museus de acordo com o que os esquemas de creditao de museus exigem, como
acontece com os 8 procedimentos primrios exigidos no caso ingls. Para tal seria necessrio, no caso portugus, que a
Rede Portuguesa de Museus (RPM) redefinisse os seus requisitos sobre a documentao de colees (Cf. o ponto 12 do
Despacho normativo n. 3/2006 do Ministrio da Cultura) de acordo com o SPECTRUM ou, numa situao que
esperamos no vir a acontecer, com outra norma que venha a ser criada por aquela entidade.

168

No SPECTRUM esses requisitos de informao so definidos e apresentados em dois nveis


distintos, a saber:

- Unidades de informao - so o nvel primrio de registo de informao e normalmente


representam os dados inseridos num campo do sistema de gesto de colees. Segundo o
SPECTRUM podem tambm ser representadas pelo nome atribudo a esse campo ou pelas
instrues de registo de dados no mesmo.
- Grupos de informao - so conjuntos de unidades de informao organizados de forma a
possibilitar o registo de informao relativa a:
- Objetos: informao intrnseca211 e extrnseca212 a estes, informao de carter histrico,
administrativo, etc.;
- eventos: informao relativa aos momentos da vida das colees e sua gesto;
- entidades: pessoas, grupos sociais ou instituies que tenham relao com as colees;
- locais: informao relativa a locais associados aos objetos ou eventos.

As unidades de informao referem-se ao primeiro nvel de registo, os campos necessrios, segundo


o SPECTRUM, para documentar os objetos, a coleo e toda a informao gerada nos eventos para
os quais a norma define procedimentos (emprstimos, conservao, movimentao de objetos, etc.).
O SPECTRUM Apndice I: Requisitos de informao (ANEXO II) apresenta-os na ltima seco,
Unidades de Informao, e descreve-os sempre de acordo com a estrutura que apresentamos em
seguida:

- Nome da unidade de informao - nome pelo qual conhecida e identificada no sistema a


unidade de informao;
- Definio - descrio breve da unidade de informao;
- Como registar - linhas de orientao simples sobre como registar a informao;
- Exemplos - exemplos da informao que poder ser registada na unidade de informao. Os
exemplos no so exaustivos e servem apenas como uma ilustrao do tipo de informao que
poder ser registada nesta unidade. Os diferentes exemplos so separados por ponto e vrgula;
- Utilizao - identificao da relao existente entre a unidade de informao descrita e outras, e
indicao da repetibilidade deste tipo de informao para cada registo;
- Grupo de informao - indicao do(s) grupo(s) de informao onde a unidade de informao
est representada.
211

Informao que o prprio objeto comporta, como as dimenses, materiais, forma, etc.
Informao sobre o objeto que encontrada ou recolhida em outras fontes que no o objeto (documentos, objetos
semelhantes, informao histrica, etc.).
212

169

A totalidade das unidades de informao requeridas no SPECTRUM apresentada por ordem


alfabtica, no anexo II, correspondente ao SPECTRUM Apndice I: Requisitos de informao, no
captulo Unidades de Informao. Importa salientar que o sistema de informao do museu no ter
obrigatoriamente que ter partida todas as unidades de informao descritas. A sua existncia
depender, necessria e diretamente, dos procedimentos que o museu deseja implementar. Se o
museu quiser implementar o procedimento de Utilizao de colees, por exemplo, os requisitos de
informao a exigidos tero que existir ou ser criados de acordo com o definido no SPECTRUM.
Por sua vez, as unidades de informao tm uma dependncia direta dos grupos de informao aos
quais pertencem.

Estes grupos de informao constituem um segundo nvel de requisitos de informao no


SPECTRUM e um elemento fundamental da estrutura que suportar a documentao das colees.
Os grupos de informao representam conjuntos de unidades de informao relacionadas entre si e
devem ser usados para o registo de diferentes tipologias de informao sobre os objetos, como as
suas dimenses ou o contexto de recolha, por exemplo; sobre um procedimento ou processo relativo
gesto das colees (movimentos, conservao, emprstimo, etc.); ou sobre uma entidade ou
local213 que de alguma forma se relacione com a coleo ou com um evento.

Os grupos de informao esto divididos entre grupos de objetos e grupos de procedimentos,


acompanhados de um conjunto de outros grupos de informao sobre locais, endereos, datas,
entidades, referncias documentais e gesto dos registos. Os dois primeiros contm as unidades de
informao necessrias para tratar da informao relativa aos objetos e aos eventos. Os restantes,
no menos importantes, permitem registar e tratar a informao sobre as pessoas, instituies,
locais, datas e referncias que serviro de suporte aos primeiros.

A separao entre estas tipologias de informao permite que o sistema de gesto de colees trate
a informao contida nestes grupos de forma separada, mantendo a respetiva e imprescindvel
integridade. Para melhor entendermos esta separao, vejamos o exemplo seguinte 214. Nos grupos
de informao relativos ao objeto iremos encontrar dados sobre a sua forma, materiais, dimenses,

213

Nestes dois casos sempre que necessria a sua utilizao, a norma indica a criao de uma referncia cruzada, com
a qual atravs do nome da entidade ou designao do local poderemos aceder totalidade da informao registada no
sistema sobre as entidades e locais (ANEXO II).
214
O presente exemplo servir tanto para sistemas informatizados como para sistemas manuais, uma vez tambm
possvel a referncia cruzada no sistema manual se o museu mantiver um sistema de registo das entidades que se
relacionam com a coleo. No entanto, atualmente, este tipo de funcionalidades est completamente assegurado nos
sistemas de gesto de colees informatizados dos quais os museus podero tirar maior benefcio.

170

etc. Esta informao pode ser carregada diretamente nas unidades de informao respetivas. J no
que concerne aos dados sobre a autoria do objeto, deparamos-mos com toda a informao existente
relativa a essa entidade, para alm do seu nome. Neste tipo de situaes o que o SPECTRUM, bem
como outro tipo de normas de estrutura de dados, defendem a criao de um grupo de informao
de entidades, que poder ser registada com diferentes tipologias (autor, proprietrio, etc.), onde se
dever registar toda a informao relativa s entidades (pessoas, grupos de pessoas ou instituies).
Ou seja, no caso das autorias dos objetos apenas encontramos o nome do autor, mas o sistema
permitir, atravs de uma referncia ao grupo de informao sobre entidades, a consulta de toda a
informao biogrfica dessa entidade. A utilizao de um esquema de dados desta natureza
facultar a correo/atualizao de informao de forma centralizada no grupo da entidade e a
atualizao, via referncia existente nas autorias para o presente exemplo, da informao sobre o
autor no grupo de informao dos objetos correspondente.

Tendo em conta que a ligao entre todos os grupos de informao ser feita atravs do nmero de
identificao do objeto, comummente designado nmero de inventrio, permitindo dessa forma o
cruzamento de informao relativa ao objeto com os procedimentos, entidades, datas e locais do
sistema, os grupos de informao existentes no SPECTRUM esto organizados de acordo com a
seguinte estrutura215:

1. Grupos de informao de objetos


a. Auditoria
b. Recolha
c. Avaliao tcnica e estado
d. Tratamentos e conservao
e. Descrio
f. Histria e relaes
g. Identificao
h. Localizao
i. Contribuio do proprietrio
j. Produo
k. Requisitos
l. Direitos
m. Utilizao de direitos
215

Na traduo para portugus do SPECTRUM mantivemos a ordem pela qual so apresentados os grupos de
informao no original em ingls, para facilitar posteriores atualizaes da norma no projeto portugus.

171

n. Cedncia de direitos
o. Utilizao
p. Avaliao
q. Contribuio do utilizador
2. Grupos de informao de procedimentos
a. Unidades comuns aos procedimentos
b. Incorporao
c. Auditoria
d. Avaliao tcnica e verificao do estado
e. Conservao e tratamentos
f. Alienao
g. Indemnizao
h. Seguro
i. Emprstimo - entrada
j. Emprstimo - sada
k. Perda e danos
l. Movimentos
m. Entrada de objetos
n. Sada de objetos
o. Processo
p. Avaliao
q. Utilizao da Coleo
3. Endereos
4. Datas
5. Localizao
6. Instituies
7. Pessoas
8. Indivduo
9. Locais
10.

Gesto de registos
a. Histrico de alteraes
b. Utilizao da informao
c. Registo de informao

11.

172

Referncias

Em cada um destes grupos de informao esto includas as unidades de informao necessrias


para uma documentao eficaz das colees e dos processos associados sua gesto. No iremos,
no corpo deste trabalho, descrever pormenorizadamente cada grupo de informao, uma vez que
esse trabalho est feito no SPECTRUM Apndice I: Requisitos de informao que apresentamos no
anexo II. Sublinhamos, porm, que no pode haver implementao prtica da norma num museu,
sem que o seu sistema de informao respeite as regras aqui definidas. Caber ao museu, atravs de
um processo de avaliao interna, determinar o grau de compatibilidade entre os requisitos de
informao do SPECTRUM e a estrutura de informao em uso no museu e, na sua ausncia,
promover as aes necessrias para a conseguir concretizar.

A utilizao dos requisitos de informao na implementao do SPECTRUM est, nesta nova


verso, representada na coluna Informao dos diagramas de fluxo de trabalho que representam os
passos de cada procedimento. Sempre que exigido, so a indicados os grupos de informao
necessrios para a documentao daquele passo especfico do procedimento. Vejamos o seguinte
exemplo onde est representado o incio do procedimento de controlo de inventrio:

Ilustrao 3 - Incio do procedimento de Controlo de Inventrio

Neste caso, sendo necessria determinada informao essencial sobre os objetos para prosseguir o
procedimento, so apresentados na coluna Informao todos os grupos de informao requeridos
para verificar a sua existncia ou possibilitar o seu registo, facilitando ao responsvel pelo evento a
localizao da informao no sistema de gesto de colees. No caso dos sistemas informatizados,
dependendo dos sistemas utilizados, os processos e grupos de informao podem ser apresentados
de forma integrada, ou seja, no caso acima, o prprio sistema poderia fornecer diretamente os dados
em falta, ou providenciar uma forma rpida para que o responsvel possa proceder a essa
verificao.

173

Admitimos que, numa primeira abordagem, o SPECTRUM poder parecer uma norma complexa de
difcil implementao, todavia a prtica de centenas de museus por todo o mundo e a existncia de
mais de um milhar de museus creditados no Reino Unido, de diferentes dimenses, tutelas,
tipologias, etc. no o confirmam. Com efeito, o SPECTRUM uma norma flexvel. No sendo
casustica, no sentido de se alterar de caso para caso, admite as adaptaes necessrias em cada
museu para cumprir com a norma mnima exigida. Acresce que o SPECTRUM pode - e deve na
nossa opinio - ser implementado de forma faseada, de acordo com as necessidades e recursos do
museu, possibilitando assim uma mudana de hbitos gradual, cujos benefcios sero visveis a
mdio prazo na qualidade de informao sobre as colees.

De qualquer modo, o sucesso da sua utilizao no museu no depende exclusivamente da qualidade


da norma. Ao museu cabe a maior responsabilidade pelo sucesso ou insucesso de utilizao da
norma. Desde logo a responsabilidade de definir polticas de colees, que reflitam e permitam
alcanar o definido na misso do museu, e onde se estabeleam os seus objetivos e metodologias
em termos de desenvolvimento, informao, acesso e conservao das colees216, constituindo
assim um quadro de referncia que suportar, no futuro, a avaliao e correes necessrias aos
processos utilizados na documentao e gesto das colees (HILLHOUSE, 2009).

A abordagem gesto das colees deve ser feita de uma forma holstica, integrada e proporcional
(HILLHOUSE, 2009: 2). Holstica, por que deve considerar todos os aspetos da cadeia de
documentao, abrangendo todo o ciclo de vida dos objetos no museu, e todos os elementos que
constituem a equipa do museu que, de alguma forma, interagem com os objetos. Integrada, porque
sendo a coleo o suporte da existncia do museu, todos os aspetos relevantes para esta
(conservao, documentao, utilizao, etc.), so determinantes para atingir os objetivos e cumprir
a misso da instituio. E, por fim, proporcional, porque qualquer aspeto da gesto das colees
dever sempre considerar o tempo disponvel e os recursos humanos e financeiros existentes no
museu, e ser definida e planeada de acordo com estes, bem como direcionada de acordo com as
necessidades e expectativas dos seus pblicos/utilizadores. Deste modo o museu poder
desenvolver, com base numa poltica de coleo abrangente e apoiada por todos os setores do
museu, um projeto de documentao e gesto de colees com grande probabilidade de xito.

Esta abordagem permite ao museu o planeamento e execuo de um projeto de documentao e


gesto de colees que servir para sustentar a prpria gesto da instituio no futuro, criando as
216

Refletindo, desta forma, as orientaes da norma PAS 197:2009 para a construo de um quadro de referncia para a
gesto de colees.

174

bases para que o trabalho interno (marketing, investigao, curadoria, exposies, conservao,
etc.) e a utilizao externa (investigao, educao, exposies, etc.) sobre as colees sejam
suportados pelo maior conhecimento existente sobre estas.
A gesto das colees no deve, no entanto, ... become an end in itself. It should always serve the
wider aims of the organisation within it happens. At the same time it should never be viewed as
secondary. Collections management is every bit as vital to the education and engagement of the
public as the creation of an exhibition or an online resource. (HILLHOUSE, 2009: 3). Tendo em
conta a importncia que atribumos gesto e documentao das colees e o seu papel essencial
para a criao de conhecimento nos museus, acrescentaramos, com alguma dose de dramatismo,
reconhecemos, que a gesto das colees mais vital para a educao e interesse do pblico do que
a prpria criao de uma exposio ou de um recurso online.

Outro elemento relevante para a implementao e utilizao do SPECTRUM pelos museus aquele
a que poderamos chamar como universo SPECTRUM, ou seja, o conjunto de recursos
(instituies, especialistas e documentao) disponveis como fontes de ajuda e aconselhamento
para a implementao da norma. Em boa verdade, estes recursos esto ainda muito focalizados
naquilo que a realidade dos museus no Reino Unido, contudo, o projeto de adaptao do
SPECTRUM realidade nacional pretende, como veremos adiante, suprir as necessidades e
dificuldades que os museus podero sentir caso pretendam utilizar esta norma nos seus processos de
gesto.

Dentro dos recursos disponveis destacamos, pela sua importncia para o processo de
documentao, o SPECTRUM Advice factsheets217 e o SPECTRUM terminologies218, ambos j
mencionados e disponveis no portal Collections Link, e o conjunto de publicaes da CT sobre este
assunto, de que destacamos Documentation: a pratical guide, de Margaret Harrison e Gordon
McKenna (2008), Collections Management: a pratical guide, de Susanna Hillhouse (2009) e
Collections and Governance: a pratical guide, de Alex Dawson (2011), obras de referncia
obrigatria que refletem o trabalho de excelncia desenvolvido nos ltimos anos pelos museus e
profissionais do Reino Unido neste domnio.

217

Disponvel em http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-resources/1222-spectrum-advice-factsheets (Consultado


em 05-05-2012).
218
Esto disponveis atravs do portal Collections Link diversos thesauri que podem ser acedidos atravs de uma
pesquisa com o termo thesaurus naquele portal.

175

Para alm destes recursos e de outros disponveis a partir do portal Collections Link, encontramos
no mesmo stio a SPECTRUM Network219, um grupo aberto de discusso e partilha, recentemente
criado e dinamizado pela CT, que poder220 vir a ser uma importante fonte de aconselhamento e
partilha de experincias sobre a norma.

Um outro recurso de extrema importncia para o desenvolvimento de sistemas de gesto de


colees e para os projetos de adaptao local da norma, que ser disponibilizado atravs do
Collections Link, a verso XML221 do SPECTRUM 4.0, dos requisitos de informao e do
SPECTRUM Schema222.

Reiteramos que a gesto de colees uma tarefa essencial para os museus. No apenas no que
concerne conservao das colees e passagem do legado para as geraes futuras, mas,
principalmente, no que concerne a criao e disseminao de conhecimento atravs da reunio e
tratamento dos dados e informaes respetivos, que permitem ao museu e ao seu pblico (as
geraes atuais) a sua utilizao (MATOS, s.d.). Os museus, bem como outras instituies culturais,
como as bibliotecas e arquivos, desempenham neste ponto um papel preponderante de mediao
entre as suas colees e a Histria ou histrias nelas contidas e a expectativa crescente dos seus
pblicos acerca do conhecimento que podem adquirir da utilizao das colees (HILLHOUSE,
2009).

Esta , por natureza, uma tarefa sem fim, que acarreta uma enorme responsabilidade para o museu e
para a sua equipa. Por isso, a gesto das colees deve ser tratada caso a caso, respeitando a misso
e os objetivos do museu, bem como as necessidades e expectativas dos seus utilizadores, e
utilizando sempre que possvel normas e regras que favoream a sua avaliao e a
responsabilizao dos intervenientes nos seus processos. Este trabalho procura responder ao desafio
apontando trs caminhos distintos.

219

Disponvel em http://www.collectionslink.org.uk/collaborate/my-groups/viewgroup/23-SPECTRUM (Consultado


em 05-06-2012).
220
Ainda no dispomos de muita informao sobre este recurso, no obstante, reconhecemos grande potencialidade a
este tipo de iniciativas que contam com a participao dos utilizadores.
221
A verso XML destes trs documentos est a ser produzida por Richard Light, especialista em documentao que
participou no projeto do SPECTRUM desde o seu incio (COLLECTIONS TRUST, 2012a).
222
Estes documentos, segundo nos informou Alex Dawson, estaro em breve disponveis no Collections Link.

176

7.Trs caminhos: um objetivo.

177

178

Este trabalho de investigao tem como principal objetivo avaliar a possibilidade de utilizao de
uma norma de gesto de colees, o SPECTRUM, pelos museus portugueses. Para o que definimos
trs caminhos de desenvolvimento que pretendem sustentar a avaliao, positiva ou negativa, que
esperamos concluir no final deste estudo. Poderamos ter optado por concentrar os esforos num s
caminho. Contudo, pareceu-nos que, dada a sua pertinncia no processo, a excluso de qualquer um
deles prejudicaria o enquadramento que presidiu ao desenvolvimento de um trabalho acadmico
desta natureza, realizado num contexto empresarial e apoiado por uma bolsa de investigao cujo
objetivo promover investigao cientfica que se reflita, de forma direta, na melhoria dos produtos
ou servios da instituio de acolhimento.

Descreveremos cada um dos trs caminhos que procurmos concretizar dentro dos limites
temporais e recursos existentes para este projeto.

O primeiro caminho , por um lado, a base de todo o trabalho e, portanto, um fator que condicionou
de sobremaneira o desenvolvimento do trabalho e a calendarizao que definimos no incio do
projeto; por outro resulta de uma grande ambio nossa, uma vez que a traduo e adaptao do
SPECTRUM realidade portuguesa ser, assim o esperamos, um instrumento de trabalho
importante para o futuro das colees em Portugal.

O segundo caminho permitir-nos- perceber melhor como adaptar o SPECTRUM realidade


portuguesa atravs do estudo de caso do Museu de Cincia da Universidade de Coimbra, instituio
que conta com importantes colees no panorama museolgico nacional, onde tentaremos
compreender os mtodos e processos at agora utilizados na gesto e documentao do acervo e a
forma como aquela norma pode contribuir para melhorar significativamente o trabalho
desenvolvido nesta rea pela equipa do museu.

O ltimo caminho, e aquele que constitui o principal motivo deste trabalho, favorecer, esperamos,
o desenvolvimento de melhores sistemas de gesto de colees por parte da Sistemas do Futuro
atravs da utilizao do SPECTRUM, e a consequente candidatura ao SPECTRUM Partners
Scheme, para obteno da certificao de qualidade por parte de uma instituio de referncia
internacional como a Collections Trust.

Cada um destes caminhos partilha do objetivo comum de reforar os instrumentos disponveis nos
museus portugueses para a gesto e documentao de colees. Seja atravs da disponibilizao da
norma e dos recursos que o projeto pretende disponibilizar no futuro, seja atravs da demonstrao
179

das dificuldades e/ou vantagens da utilizao da norma que o estudo de caso do Museu da Cincia,
ou, finalmente, atravs da disponibilizao de sistemas de informao construdos de acordo com a
norma, os museus portugueses e seus profissionais tero sua disposio mais instrumentos para
avaliar, reformular ou mesmo iniciar projetos de documentao das colees que permitiro a sua
gesto de uma forma integrada, como defendido pelos responsveis pelo SPECTRUM e pela
comunidade museolgica internacional.

7.1. O projeto de traduo e adaptao do


SPECTRUM em Portugal
Um ano aps a concluso da nossa dissertao de mestrado, tivemos a possibilidade de participar,
pela primeira vez, na reunio anual do Comit Internacional de Documentao do ICOM, o
CIDOC, que se realizou em Atenas, em Setembro de 2008. Os objetivos definidos em conjunto com
a empresa Sistemas do Futuro para essa participao prendiam-se com as atribuies profissionais
assumidas no contexto do departamento de Investigao e Formao da referida empresa,
concretamente, com a necessria atualizao de conhecimentos para um desempenho de funes
mais eficiente e, consequentemente, na melhoria dos produtos e servios que a empresa fornece.
Uma poltica seguida de forma consistente na gesto de recursos humanos da empresa e que tem
dado um retorno significativo empresa na qualidade do trabalho que apresenta.

Na preparao prvia da conferncia identificamos algumas reas de interesse, centradas, de forma


quase exclusiva, nas apresentaes sobre normalizao de estruturas de informao e sobre projetos
de documentao realizados em museus de todo o mundo, com diferentes realidades e contextos,
que poderiam ser teis no desenvolvimento dos projetos que tnhamos em mos e, principalmente,
poderiam ser fonte de informao para futuros projetos. No primeiro dia da conferncia tivemos a
oportunidade de participar num workshop sobre a internacionalizao do SPECTRUM, ministrado
por Gordon McKenna e Nick Poole.

No decorrer do referido workshop tivemos, pela primeira vez, contacto com algum que lidava com
o SPECTRUM e com a comunidade que o desenvolveu de forma diria223, percebendo melhor o
impacto que a norma tem no Reino Unido, como resultado da participao de um elevado nmero
de profissionais de museus na sua construo224. Do mesmo modo, tommos conhecimento das

223

Recordamos que Gordon McKenna o editor das verses 3.0, 3.1 e 3.2 do SPECTRUM.
A participao e envolvimento na criao de uma norma um elemento que contribui decisivamente para a
disseminao do SPECTRUM e tambm, na nossa opinio, um fator que determina a sua qualidade e eficcia.
224

180

alteraes que a Collections Trust introduziu, em termos estratgicos, no desenvolvimento do


SPECTRUM.

A primeira dessas alteraes deu-se na poltica de acesso ao SPECTRUM que deixou de ser pago e
em papel, para ser acessvel por via eletrnica, atravs do mero preenchimento dos dados sobre a
pessoa ou instituio que pretendia obter o acesso e da aceitao de um termo de responsabilidade
sobre a sua utilizao, varivel de acordo com o tipo de entidade (pessoas ou instituies) que o
solicitavam225. Embora esta alterao estratgica possa parecer menor, justo dizer que se tornou a
deciso mais acertada no desenvolvimento do SPECTRUM enquanto norma de referncia
internacional na gesto das colees. A partir do momento em que passa a ser uma norma de acesso
livre e aberta participao no seu desenvolvimento pela comunidade museolgica internacional,
aparecem os primeiros interessados na sua traduo e adaptao aos diferentes contextos, como o
caso da traduo para alemo, flamengo e holands.

A segunda alterao estratgica resultou da vontade de internacionalizao do SPECTRUM pela


CT, instituio que, como vimos, substitui a MDA em 2008, no sentido de estabelecer uma maior
abertura participao no desenvolvimento da norma de pases e comunidades museolgicas com
experincias e perspetivas necessariamente diferentes das que presidiram sua criao. Esta
mudana estratgica rapidamente teve resultados.

Depois de tomarmos conhecimento destas alteraes e ainda na discusso pblica sobre os projetos
de traduo do SPECTRUM, manifestamos a vontade de assumir, com o apoio da Collections
Trust, o projeto de traduo e adaptao da norma realidade nacional. No final dessa sesso
esclarecemos com Gordon McKenna e Nick Poole quais as condies da CT para celebrar um
acordo formal para a traduo portuguesa do SPECTRUM e demos conta do contexto da nossa
participao no CIDOC como representantes de uma empresa que desenvolve e comercializa
sistemas de gesto de colees.

Sobre este ltimo ponto, os representantes da CT no levantaram nenhuma objeo, ao contrrio do


que sucede em Portugal onde a discusso nos fruns oficiais sobre normalizao ou a sua produo,
raramente v como positiva a participao das empresas. No tendo sido uma surpresa, uma vez que
conhecemos diversas empresas que participam ativamente e h muito tempo no CIDOC, no

225

Este processo est concentrado, atualmente, no portal Collections Link, atravs do qual, com uma conta registada,
podemos ter acesso ao SPECTRUM sob os termos definidos nas licenas da norma para indivduos ou instituies no
seguinte endereo: http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-standard (Consultado em 04-07-2012).

181

podemos deixar de salientar esta abertura e elogiar a viso mais abrangente neste aspeto das
instituies de referncia internacional sobre documentao em museus.

Com relao s condies exigidas pela CT para a adaptao e traduo do SPECTRUM


surpreendeu-nos a sua simplicidade. Precisvamos apenas de encontrar uma instituio que
demonstrasse interesse no projeto e que se dispusesse a assinar um protocolo de cooperao com a
CT, que apenas exigia o pagamento de um valor simblico de um euro, onde assumisse a obrigao
de traduzir o SPECTRUM, adapt-la realidade e contexto legal portugus, promover a sua
utilizao em Portugal e divulgar a norma junto da comunidade museolgica nacional.

Relembramos que, apesar de existir um conjunto de normas de inventrio criadas pelo IPM,
entidade responsvel pela produo normativa para a documentao das colees museolgicas226,
a que se sucedeu o IMC e, mais recentemente, a DGPC, estas no nos parecem ser suficientemente
abrangentes, dado que se centram de forma quase exclusiva nas questes relacionadas com o
inventrio das colees227, esquecendo ou relegando para outras publicaes228 a normalizao dos
procedimentos relacionados com a prpria gesto das colees, onde o SPECTRUM a referncia
internacional. Por outro lado, dizia-nos a experincia profissional, que os museus tinham grandes
dificuldades na documentao e gesto das suas colees e na definio dos procedimentos
necessrios para cumprir essas tarefas. Esta dificuldade levou, em grande parte, ao aparecimento de
diferentes manuais de procedimentos, criados de acordo com as necessidades de cada museu, ou
conjunto de museus229, cuja produo exigia um grande dispndio de tempo e esforo das suas
equipas. A conjugao de todos estes fatores deu-nos uma oportunidade que dificilmente
poderamos recusar.

Regressmos a Portugal entusiasmados com a perspetiva de criar um projeto de traduo e


adaptao do SPECTRUM, dado que considervamos ento, tal como agora, que um projeto desta
natureza pode ser uma grande mais-valia, num primeiro plano, para os museus portugueses sobre os
quais recai a responsabilidade de gerir e documentar o esplio, mas tambm para todos os
profissionais de museus (ou candidatos a), que em contexto profissional ou no decorrer do percurso

226

Cf. Artigo 19, n5 da Lei-quadro dos Museus Portugueses


Sobre este assunto importa retomar a posio crtica que temos vindo a defender acerca da produo normativa na
documentao de colees se basear, em Portugal, no desenvolvimento de um sistema de gesto de colees e no na
produo de uma norma que depois possa dar origem a diferentes sistemas, como habitualmente acontece.
228
Como o caso da publicao de referncia sobre circulao de bens culturais mveis, da srie Temas de Museologia,
cujo texto da responsabilidade de Marlia Pereira do Museu Nacional de Arte Antiga. (PEREIRA, 2004)
229
Como o caso do Manual de Procedimentos do Sistema de Informao dos Museus de Cascais, aprovado em
reunio de Cmara a 04-12-2006.
227

182

acadmico passariam a dispor de um instrumento essencial para gerir (ou aprender a gerir) as
colees de acordo com uma norma reconhecida e utilizada por diversos museus de todo o mundo.

Inicimos desde logo os contactos necessrios para esse propsito. Numa primeira fase junto da
direo da empresa Sistemas do Futuro de quem precisvamos de autorizao para comear o
projeto que, como veremos adiante, traria enormes benefcios230 para a qualidade dos produtos que
desenvolve e comercializa e dos servios que presta comunidade museolgica portuguesa como
fornecedora de solues para o inventrio e gesto de colees e parceira de diferentes projetos de
investigao na rea do patrimnio cultural231.

Na mesma altura, apresentmos o projeto ao Prof. Doutor Rui Centeno, nosso orientador na
dissertao de mestrado (MATOS, 2007), com quem discutimos as diferentes possibilidades para
levar adiante a sua realizao no contexto de um projeto de doutoramento a realizar na Faculdade
de Letras da Universidade do Porto no contexto dos Estudos ps-graduados em Museologia,
designao pela qual era reconhecido altura o programa de doutoramento em que o presente
trabalho se insere. Nessa reunio foram discutidas vrias formas de executar o projeto e, tambm, a
melhor entidade a contactar para cumprir a exigncia que nos foi colocada pela CT para a assinatura
do protocolo.

Estavam reunidas ento todas as condies que julgvamos necessrias para iniciar o projeto, no
entanto, mantnhamos sobre o assunto uma dvida para a qual necessitvamos de encontrar uma
resposta satisfatria: ser que os profissionais de museus veriam com agrado a traduo e adaptao
do SPECTRUM? Ser que o iriam utilizar?

Conclumos pela necessidade de fazer uma consulta direta aos profissionais de museus, pelo que
construmos e publicmos um questionrio (ver anexo IV), dirigido concretamente aos profissionais
de museus, e no s instituies onde colaboram, com a inteno de recolher alguns dados que nos
permitissem esclarecer esta questo. Apesar de todos os cuidados que tivemos na construo do
inqurito e na recolha e anlise dos dados obtidos, obtivemos apenas alguns dados que sustentam a
opinio que resulta da nossa experincia profissional.

230

Atravs da participao no SPECTRUM Partners Scheme e da consequente avaliao dos sistemas que desenvolve
pela equipa da CT.
231
De entre os quais destacamos, pela sua pertinncia e atualidade, o projeto Thesaurus de Acervos Cientficos em
Lngua Portuguesa, disponvel em http://chcul.fc.ul.pt/thesaurus/ (Consultado em 24-06-2012) e o projeto da Rede
Temtica em estudos de azulejaria e cermica Joo Miguel dos Santos Simes, disponvel em http://redeazulejo.fl.ul.pt
(Consultado em 24-06-2012) para os quais forneceu o sistema de informao e a ferramenta de pesquisa na internet que
possibilitam o trabalho das duas equipas.

183

7.1.1. O SPECTRUM em Portugal


O inqurito composto por trs grupos de perguntas que se dividem da seguinte forma:

- 1. - Grupo relativo experincia e contexto profissional em relao documentao e gesto de


colees;
- 2. - Grupo relativo ao SPECTRUM e sua adaptao e utilizao em Portugal;
- 3. - Grupo relativo utilizao da documentao e gesto de colees como critrio fundamental
para a certificao dos museus.

Os trs grupos de perguntas tinham como objetivo perceber a recetividade utilizao da norma
pelos profissionais dos museus, contextualizando as suas respostas com os dados relativos
experincia profissional e com as expectativas do reconhecimento deste tipo de tarefa por via da sua
incluso no processo de creditao dos museus em Portugal de uma forma mais completa do que a
atual.

O inqurito foi desenvolvido e apresentado aos orientadores do presente trabalho e, depois de


includas as suas observaes e correes232, foi, por sugesto do Prof. Rui Centeno, desenvolvido e
publicado atravs da ferramenta que a Google disponibiliza na internet de forma gratuita, no servio
conhecido como Google Docs233, para a criao e publicao em linha de formulrios. A vantagem
do recurso a este tipo de ferramentas para realizao de inquritos que no exigem a avaliao de
um grande nmero de dados, que a recolha de informao completamente dinmica e a prpria
aplicao do Google apresenta os dados recolhidos em forma de grfico e com as percentagens de
resposta obtidas para cada uma das opes apresentadas no inqurito.

Acresce que este tipo de ferramentas tem a vantagem de facilitar o processo de resposta aos
inquritos. Sabemos por experincia prpria (MATOS, 2008) que uma das maiores dificuldades que
a investigao por inqurito acarreta , exatamente, a obteno de resposta em tempo til. Tnhamos
noo das dificuldades que tivemos na obteno das respostas dos museus que inquirimos no
mestrado e, tambm por esse motivo, optmos por este meio de recolha.

232

Nesta altura procedemos a alguns testes prticos para eliminar alguma situao que pudesse condicionar a resposta
ao inqurito ou resolver qualquer problema tcnico que pudesse surgir.
233
Disponvel em https://docs.google.com (Consultado em 21-06-2012).

184

O inqurito foi publicado na Internet, no blogue Mouseion, atravs do endereo


http://www.mouseion.me/index.php/inquerito/ (Consultado em 12-02-2012). Por motivos de
segurana, condicionmos a visualizao e a resposta s questes, validao, por meio de uma
palavra de segurana, indicada na mensagem de correio eletrnico (ver anexo V) atravs da qual
convidmos 254 profissionais de museus a responder ao inqurito. Os endereos de correio
eletrnico foram recolhidos da lista de contactos da empresa Sistemas do Futuro, selecionando
pessoas que contactam ou contactaram, em algum momento, com inventrio e documentao de
colees.

Obtivemos 127 respostas, nmero de acordo com o que definimos como condio mnima para a
validao do inqurito e utilizao dos seus dados para avaliar a pertinncia do SPECTRUM para
os profissionais dos museus em Portugal. Reconhecemos a necessidade de fazer um estudo bastante
mais profundo sobre o inventrio, documentao e gesto das colees em Portugal, estudo que,
sendo relevante para este e outros trabalhos na anlise de informao sobre a estas matrias 234, no
caberia no mbito e tempo disponveis deste trabalho de investigao.

Sem prejuzo do exposto obtivemos um conjunto de respostas que nos podem dar algumas
indicaes sobre este tema.

No que concerne experincia dos inquiridos neste tipo de tarefas, da totalidade dos inquiridos,
apenas 26% no trabalha atualmente num museu, sendo que uma maioria significativa das respostas
obtidas (77%) considera-se Experiente ou Muito experiente na rea da documentao em museus.
Na sua maioria j tiveram contacto com um dos sistemas de gesto de colees disponveis no
mercado portugus e utiliza como normas de inventrio ou procedimentos, as normas de inventrio
criadas pelo IMC (82% do total de inquiridos), manuais de inventrio e procedimentos criados pelo
prprio museu (62% do total de inquiridos) ou outra publicao de referncia internacional, como o
Museum Registration Methods (BUCK e GILMORE, 2010), por exemplo (14% do total de
inquiridos).

O trabalho de documentao mais comum dos profissionais dos museus o inventrio e a


catalogao das colees (93% dos inquiridos indicaram j ter feito este tipo de tarefa num museu),
seguido da gesto de exposies (52%), emprstimos (35%) e conservao (35%). Sublinhamos a
234

Importa referir que no contexto do, recentemente criado, Grupo de Trabalho sobre Sistemas de Informao em
Museus da Associao Nacional de Bibliotecrios, Arquivistas e Documentalistas, est a ser debatida a possibilidade de
levar a cabo um trabalho desta natureza para o contexto dos museus que fazem parte da Rede Portuguesa de Museus.
Este grupo e os seus objetivos sero apresentados no prximo congresso daquela associao.

185

elevada percentagem de museus que j tem uma poltica de gesto de colees (62% do total de
respostas), embora a percentagem de museus que torna este tipo de documentos acessveis ao
pblico seja francamente menor, a avaliar pela percentagem de respostas (68% do total de
respostas235) que classificaram este tipo de documentos como internos, no acessveis ao pblico.

O contexto que traamos a partir desta primeira parte do inqurito no nos surpreendeu e confirmou
a maior parte da informao que vamos recolhendo nos contactos que temos com a comunidade
museolgica nacional. No podemos deixar de notar, no entanto, que apenas 14 dos 127 inquiridos,
no responderam questo 1.3 (sobre a utilizao de sistemas de gesto) e que os dados obtidos na
resposta a essa questo indicam uma utilizao comum deste tipo de ferramentas nos museus
portugueses (ANEXO VI).

Na segunda parte do inqurito, centrada diretamente no SPECTRUM, procurmos conhecer alguns


dados sobre o conhecimento que havia da norma e aferir a recetividade sua utilizao em
Portugal. No nos surpreenderam as respostas primeira e segunda questo deste grupo (ANEXO
VI). Sabamos que h ainda algum desconhecimento sobre esta norma, algo que julgmos ser
comum a outras normas internacionais, e sabamos que no teramos muitas respostas positivas
sobre a utilizao do SPECTRUM num projeto de documentao de colees nacional. Assim, a
percentagem de inquiridos que no conhecia o SPECTRUM (35% do total de respostas a esta
questo), e que nunca o utilizou num projeto de documentao (91% do total de respostas a esta
questo), no nos surpreende.

Contudo, a percentagem de inquiridos que considera a traduo e adaptao do SPECTRUM ao


contexto nacional muito interessante francamente alta, demonstrando uma clara recetividade a
este projeto. Como se confirma pelas respostas recolhidas na questo 2.4, os efeitos que os
inquiridos esperam obter com a implementao de uma norma deste gnero justificam a
recetividade demonstrada.

No mesmo sentido, vo os dados recolhidos no terceiro e ltimo grupo de questes, onde


percebemos a importncia dada certificao dos museus com base na avaliao dos processos de
inventrio, documentao e gesto de colees, bem como qualidade da informao que suporta
essa avaliao pela entidade que avalia e concede a creditao aos museus, ambas refletidas nas
respostas s questes 3.2 e 3.3 (ANEXO VI).
235

Importa referir aqui que o total de respostas questo 1.6 foi de 76, em contraposio com o total de respostas para a
pergunta 1.5 que contou com 117 respostas vlidas.

186

Reconhecemos que ficam muitas perguntas por fazer e que podem ser levantadas algumas dvidas e
questes sobre a pertinncia de um projeto desta natureza. Contudo, considerando os dados aqui
recolhidos e as indicaes do sucesso da implementao do SPECTRUM em pases onde j norma
oficial, como a Holanda, por exemplo, ou em diferentes museus que a adotam como regra para a
gesto das suas colees, entendemos que a sua adaptao ao contexto portugus poder contribuir
de forma acentuada para o progresso desta atividade, essencial para os museus e colees
portugueses.

Assim, e com base nestes pressupostos crimos um plano de trabalho, a realizar em trs anos, que
definia os propsitos e a calendarizao deste trabalho de investigao. Um dos pontos desse plano
de trabalhos foi precisamente a traduo do SPECTRUM para portugus, como suporte
fundamental para a adaptao da norma realidade nacional e, posteriormente, para a sua utilizao
pelos museus portugueses.

7.1.2. A traduo do SPECTRUM


A traduo do SPECTRUM para portugus um fator determinante para o sucesso do trabalho que
pretendemos desenvolver neste projeto de investigao. Contudo, pelos motivos que
apresentaremos adiante, revelou-se ser de realizao mais complexa do que antevamos no seu
incio.

Recordamos que no incio deste projeto a verso oficial do SPECTRUM era a 3.2, editada, como
vimos, por Gordon McKenna e Efthymia Patsatzi, publicada em 2009. Constava de um nico
volume com 393 pginas de texto tcnico, onde se apresentavam procedimentos e requisitos sobre
documentao e gesto de colees, cuja traduo era morosa e complexa. Adicionalmente, a
traduo da verso 3.2, concretamente das seces Before you start, Legal environment e Policy
requirements (MCKENNA; PATSATZI, 2009), exigia a adaptao ao contexto portugus e,
consequentemente, informao muito especializada. Se na seco Sources of help and advice,
dispnhamos de recursos e documentao especfica do contexto portugus, a que acrescem as
referncias indicadas pela norma, ainda que especficas para o Reino Unido; a seco sobre o
contexto legal de cada procedimento em Portugal encerrava grande complexidade e especificidade,

187

que implicava trazer para o projeto o contributo de conhecimento jurdico especializado236 de que
no dispnhamos.

Cientes dessa realidade, precisvamos de encontrar um parceiro institucional que subscrevesse o


protocolo de colaborao com a CT que trouxesse para o projeto os referidos contributos, nos
termos exigidos por esta instituio atravs da SPECTRUM International License.

A licena internacional do SPECTRUM resulta de um protocolo de colaborao assinado entre a


CT e uma instituio do um pas ou regio que pretenda traduzir a norma. Este protocolo
contempla, naturalmente, direitos e deveres para ambas as partes. No entanto, como seria de
esperar, tendo em vista a defesa da qualidade e reputao da norma no panorama internacional dos
museus, a CT coloca bastantes exigncias aos seus signatrios. Destacam-se algumas das condies
impostas na licena internacional do SPECTRUM:

- a instituio dever assegurar que o trabalho de traduo e adaptao do SPECTRUM ser feito
com cuidado e competncia por uma pessoa (ou grupo de pessoas) que possuam as competncias
tcnicas para a traduo e adaptao legal da norma e experincia profissional adequada;
- no deve ser feita qualquer modificao na norma, a no ser as estritamente necessrias para a sua
adaptao legal ou para a sua traduo;
- as variaes nas prticas, polticas e legislao aplicveis devem ser feitas de acordo com o
territrio onde se aplica o acordo;
- a traduo e adaptao do SPECTRUM deve ser publicada sob uma licena no comercial;
- a instituio dever pedir aos utilizadores da norma o registo de algumas informaes na aceitao
da licena de utilizao individual do SPECTRUM;
- a instituio dever promover, defender e consciencializar os museus, associaes profissionais e
outros interessados para a importncia da norma;
- dever providenciar ou coordenar o suporte tcnico necessrio para os museus e instituies que
queiram usar a norma dentro daquele territrio;
- dever, da mesma forma, providenciar oportunidades de formao sobre a norma;
- dever trabalhar para criar uma comunidade de utilizadores ativa no territrio que possa contribuir
para a melhoria da norma;
- as contribuies desse territrio para a norma s podero ser includas aps uma discusso nos
fruns internacionais criados pela CT para o efeito;
236

Tambm o ser na verso 4.0 do SPECTRUM, mas no diretamente no corpo da norma e sim na documentao de
aconselhamento que ser depois produzida com a ajuda da comunidade museolgica nacional (DAWSON;
HILLHOUSE, 2011).

188

- dever respeitar os direitos legais da CT sobre a norma e a sua publicao;


- dever atualizar a norma de acordo com alteraes introduzidas na verso principal;
- dever nomear um representante que possa reunir anualmente com a CT e possa, da mesma forma,
participar nos fruns internacionais sobre o SPECTRUM, contribuindo para o seu
desenvolvimento ativo.

Este um conjunto de exigncias que acarreta uma responsabilidade considervel para a instituio
que o assume. A manuteno da qualidade da norma exige, neste tipo de acordos internacionais,
que a CT defenda a sua posio com alguma intransigncia para que os projetos de traduo no
sejam conduzidos de forma ligeira ou se extingam menor dificuldade encontrada, deixando a
instituio inglesa presa a um acordo do qual no se pudesse desvincular. Como contrapartida a CT
garante a qualidade da norma em atualizaes futuras, atribuiu os direitos a quem faz a adaptao e
traduo para diferentes contextos e incentiva a participao dessas comunidades no processo de
construo do SPECTRUM.

Posto isto, procurmos uma instituio que pudesse assumir um acordo desta natureza e que nos
desse, ao mesmo tempo, garantias de qualidade e empenho necessrios ao projeto.

O Departamento de Cincias e Tcnicas do Patrimnio (DCTP) da Faculdade de Letras da


Universidade do Porto (FLUP) pareceu-nos ento uma escolha bvia. a casa de um dos mais
reputados cursos de museologia em Portugal, no qual foram j produzidas diferentes dissertaes
sobre documentao ou gesto de colees em Museus (MATOS, 2007) (LOUREIRO, 2008)
(REMELGADO, 2008) (MARQUES, 2010) (JORGE, 2011), algumas com suporte no SPECTRUM
(LOUREIRO, 2008) e onde sempre se utilizou esta norma como referncia para a gesto de
colees nas disciplinas que versam, ou versavam, sobre esta matria.

Por outro lado, a FLUP reunia recursos com interesse e utilidade para o projeto. Em primeiro lugar,
sendo a faculdade que ministra os cursos superiores de lnguas, tem um departamento e pessoas
qualificadas para atestar a qualidade da traduo da norma. Depois porque se trata de uma
instituio de ensino superior, com bastante experincia ao nvel da formao profissional e
contnua, que poderia assegurar, no futuro, todas as aes de formao sobre o SPECTRUM a
desenvolver no mbito do projeto e das quais poderia retirar algumas contrapartidas. Por fim,
embora no menos relevante, o SPECTRUM PT poderia ser utilizado como norma de referncia

189

para a gesto de colees nos estudos de 2 e 3 ciclo em Museologia, o que contribuiria, estamos
certos, para uma maior divulgao e utilizao da norma pelos museus e seus profissionais237.

Com a indicao inicial da aceitao deste projeto inicimos os trabalhos, prevendo trs fases
distintas. A traduo por profissionais habilitados que lhe conferisse a indispensvel validao
qualitativa; a reviso por uma equipa de especialistas em museologia, cujos membros seriam
escolhidos pelo DCTP e por ns, cuidando para que tivessem tanto quanto possvel experincia na
gesto e documentao de colees; e, finalmente, a publicao do SPECTRUM PT238. Coube-nos
a incumbncia de procurar o apoio necessrio para suportar os encargos financeiros que a traduo
inicial da norma, realizada por profissionais de traduo, exigia239.

O DCTP, por seu lado, deveria providenciar pelo cumprimento dos trmites necessrios para que o
protocolo pudesse ser firmado pela Faculdade de Letras do Porto. Sucede que, dado o contexto de
crise econmica atual, a que as universidades portuguesas no escapam, o protocolo acabou por no
ser aceite. A assinatura do protocolo era condio para a autorizao da traduo e adaptao pela
CT, por sua vez necessria para a obteno dos fundos necessrios para financiar a traduo inicial.
Assim, a falta do protocolo comprometeu a execuo da traduo nos termos previstos.

Aps a recusa da FLUP tivemos rapidamente que encontrar um outro parceiro que aceitasse assinar
o protocolo com a CT, nos termos que acima referimos. Decidimos propor o projeto direo do
Museu de Cincia da Universidade de Coimbra, instituio que j tinha aceitado ser objeto de
estudo do presente trabalho, sob compromisso de, juntamente com a Sistemas do Futuro, colaborar
afincadamente no projeto, como de resto foi sempre a nossa inteno. A direo do Museu da
Cincia aceitou, em pouco tempo, a nossa proposta e em Julho de 2011 foi finalmente assinado o
protocolo de cooperao (SPECTRUM International License) entre as duas instituies e pudemos
dar incio ao plano que tnhamos definido para este trabalho.

Apesar das contrariedades descritas, no perodo que decorreu entre a recusa da FLUP e a aceitao
do Museu da Cincia tivemos a notcia da publicao da nova verso, o SPECTRUM 4.0. Como
referimos, esta verso reduziu significativamente o volume de texto que incorpora e passou a contar

237

Com estes argumentos, atravs do nosso orientador acadmico, o Prof. Rui Centeno, propusemos o projeto ao
DCTP. A ideia foi bem acolhida e fomos informados da aceitao e da nomeao de Prof. Doutora Alice Semedo e Dr.
Paula Menino Homem como responsveis no departamento pelo projeto.
238
Designao que utilizaremos para a traduo e adaptao ao contexto nacional do SPECTRUM.
239
A parceria entre o DCTP e o departamento responsvel pelos cursos de traduo no foi possvel, mas a prpria
FLUP atravs da Unidade de Apoio Prestao de Servios (UNAPS) enviou-nos um oramento para a traduo da
norma.

190

com a representao dos procedimentos da norma atravs de diagramas de fluxo de trabalho. Para
alm de que as questes relacionadas com a adaptao e enquadramento legal da norma em
diferentes pases deixaram de estar associadas a cada um dos procedimentos, no corpo do texto da
norma, para passarem a integrar um captulo (DAWSON; HILLHOUSE; 2011: 7-8) com linhas de
orientao genricas e remisso para publicaes autnomas de aconselhamento e orientao. Deste
modo, reduziram-se substancialmente o nmero de pginas e de palavras240, com benefcio evidente
para o processo de traduo, nomeadamente, no que diz respeito ao valor dos encargos financeiros
necessrios primeira fase241.

Em sequncia da assinatura do protocolo entre a CT e o Museu da Cincia escolhemos uma


empresa que nos pareceu dar todas as garantias de qualidade que o projeto necessitava e obtivemos
a primeira verso da traduo em Novembro de 2011. Esta verso de trabalho foi enviada para
reviso de diversos especialistas em documentao, entre os quais, alguns colaboradores do Museu
de Cincia, tendo em vista recolher as suas correes e sugestes ao documento. Com este
contributo pretendamos fechar uma primeira verso do SPECTRUM-PT que pudesse ser submetida
a avaliao de um comit de especialistas, a ser criado no futuro, com a responsabilidade tcnica e
cientfica da validao da norma. Esta reviso, que se iniciou nos primeiros meses de 2012,
prolongou-se quase at Junho do corrente ano, levou-nos a decidir, em conjunto com a direo do
museu e com os orientadores deste trabalho, pelo adiamento da constituio do referido comit de
avaliao e, consequentemente, da publicao da primeira verso SPECTRUM PT para garantir o
mximo de qualidade possvel no processo. No obstante, a reviso est feita e aps a concluso
deste trabalho, iniciaremos, juntamente com o Museu da Cincia, o processo de validao tcnica e
cientfica da norma que permita a sua publicao.

Aps a traduo inicial foi necessrio contribuir com a nossa experincia e conhecimento da rea de
gesto e documentao de colees. Em colaborao estreita com a equipa de profissionais de
traduo, revimos o documento at estabelecer uma verso mais cuidada. Foram tidos em
considerao os seguintes pontos:

- correo de termos que na traduo inicial estavam incorretos ou poderiam ter interpretao
duvidosa;
- alterao de termos de linguagem comum, para termos utilizados mais frequentemente na rea da
museologia;
240

A verso 3.2 do SPECTRUM constava de 393 pginas, enquanto a verso 4.0 consta de 261 pginas,
Com a reduo destes encargos, a traduo inicial do SPECTRUM pde ser suportada integralmente pela empresa
Sistemas do Futuro.
241

191

- utilizao da terminologia tcnica e cientfica associada a diversas prticas nos museus:


conservao, emprstimos, incorporaes, etc.
- deciso sobre termos a adotar, quando confrontados com a possibilidade de utilizao dois ou
mais termos para o mesmo conceito, como aconteceu, a ttulo de exemplo, com os termos abate,
disposio e alienao;
- correo, sempre que necessria, da traduo que no refletia a inteno do texto original.

Uma vez estabelecida esta verso mais cuidada, procedemos a uma outra reviso, baseada agora nos
comentrios e contribuies de outros especialistas, que nos permitiu melhorar o texto que agora
apresentamos em anexo (ANEXOS I e II).

O trabalho de traduo da norma foi, como referimos, um dos principais objetivos deste trabalho. O
SPECTRUM PT poder, e dever em nosso entender, tornar-se numa ferramenta de apoio essencial
para a gesto das suas colees nos museus portugueses. Contudo, sabemos, a traduo da norma
no , por si s, suficiente para a sua implementao em larga escala. indispensvel que a norma
seja adaptada nossa realidade e ao trabalho da comunidade museolgica nacional nesta rea,
considerando, da mesma forma, o enquadramento legal portugus.

7.1.3. Adaptao do SPECTRUM-PT realidade portuguesa


A ltima verso do SPECTRUM, ou melhor a primeira verso do SPECTRUM-PT, composta por
um conjunto de 21 procedimentos e seus requisitos de informao, descritos de forma esquemtica,
que facultam a aplicao de regras de gesto das colees nos museus reconhecidas
internacionalmente. Todavia, as regras impostas pela norma, por via dos seus procedimentos e
requisitos de informao, precisam de ser avaliadas, de acordo com o enquadramento
administrativo e legal de cada territrio que as adote, tendo em vista o cumprimento da legislao e
polticas j institudos.

Como referimos, o enquadramento legal de cada um dos procedimentos SPECTRUM, que no


mbito da anterior verso da norma (MCKENNA; PATSATZI; 2009) era indispensvel, era uma
das tarefas que nos trazia maior dificuldade, dado o conhecimento jurdico especializado requerido.

No plano de trabalho que tnhamos inicialmente previsto para esta investigao, acautelamos a
incluso no comit de reviso da norma de um especialista na rea do direito cultural, que nos
permitiria conferir as normas legais (nacionais e internacionais) aplicveis a cada um dos 21
192

procedimentos. No entanto, dados os contratempos descritos e o decorrente atraso na traduo da


norma, no pudemos constituir o referido comit. Adicionalmente, a aprovao da verso 4.0 do
SPECTRUM pela CT e a consequente a excluso do corpo da norma de toda a informao
relacionada com o aconselhamento e ambiente legal, antes prevista na seco Before you start
(MCKENNA; PATSATZI; 2009), alterou o planeado.

Deste modo, para cumprir o disposto no acordo firmado entre a CT e o Museu da Cincia no que
concerne a traduo desta nova verso do SPECTRUM, optmos por prosseguir o trabalho de
adaptao norma de acordo com o previsto na verso 4.0 (DAWSON; HILLHOUSE, 2011: 7-8)
para as Polticas e contexto legal que altera significativamente, como vimos, a forma das suas
verses anteriores. Esta alterao, cuja inteno claramente facilitar os processos de traduo e
localizao da norma, permitiu-nos adiar o enquadramento legal para posteriores edies de
aconselhamento, a criar no mbito da continuao do projeto, dado que no dispnhamos do tempo
e nem dos recursos necessrios para as incluir neste trabalho. Relevante para esta deciso foi
tambm a perceo da importncia do trabalho multidisciplinar, abrangente e integrador dos
diversos saberes e experincias (legal, tcnica, cientfica, etc.) na criao de documentos de
aconselhamento. Estes documentos, bem como o SPECTRUM PT, ficaro disponveis atravs do
stio na Internet do projeto ainda no definido.

Um outro aspeto que no nos pareceu trazer qualquer dificuldade para a adaptao do SPECTRUM
realidade portuguesa foi a obrigatoriedade de criao de polticas, nomeadamente polticas de
colees, essenciais para a correta implementao dos procedimentos definidos nesta norma.

No contexto portugus, a Lei-quadro dos Museus Portugueses obriga os museus candidatos


integrao na RPM a apresentarem um conjunto de documentos de gesto de colees que
coincidem com alguns domnios tratados pelo SPECTRUM, nomeadamente, a incorporao, a
conservao, a segurana, o inventrio e a utilizao das colees242.

O SPECTRUM remete para a utilizao da norma PAS197, em vigor no Reino Unido, que define
que a poltica de gesto de colees das instituies culturais (museus, arquivos e bibliotecas), deve
assentar na misso da instituio e conter instrues claras, em termos de polticas, processos e
procedimentos, para o desenvolvimento das colees, para a sua documentao, assim como para o
acesso e para a conservao e preservao das mesmas. Estas quatro reas das polticas de colees
242

Conforme podemos verificar no Despacho normativo n. 3/2006, de 25/01, que aprova o formulrio e os documentos
necessrios a entregar RPM no mbito do processo de credenciao dos museus, previsto nos artigos 110 e seguintes
da Lei-quadro dos Museus Portugueses.

193

museolgicas esto associadas aos 21 procedimentos da norma, conforme a rea especfica onde se
inserem, como se mostra na ilustrao 2 (pg. 121) acima apresentada. Propomos que se adote o
mesmo princpio ao caso portugus. A definio de uma poltica de incorporaes, por exemplo,
ter influncia nos procedimentos de Pr-entrada, Entrada e Incorporao. Da mesma forma, a
existncia de um documento sobre a conservao das colees num museu, associar-se- aos
procedimentos definidos para a Verificao e Avaliao tcnica do estado de conservao, Perda e
danos, Conservao e preservao das colees, Gesto de riscos e Transporte.

Sem prejuzo do exposto, concretamente da exigncia de algumas informaes sobre inventrio,


investigao, interpretao e exposio das colees, no mbito do processo de credenciao junto
do RPM, no existe obrigao formal de definio de polticas de documentao ou utilizao de
colees em Portugal, domnio que, na nossa opinio, merece maior ateno.

O mesmo poderia ser dito em relao rea que define as regras de acesso e utilizao das
colees. Vamos conhecendo alguns casos de museus portugueses que tm tido o cuidado de definir
regras nesta matria, no obstante no encontramos na legislao nacional qualquer referncia
definio de polticas neste domnio, nem tampouco de outro tipo de documentos, como so
exigidos para as incorporaes, por exemplo. Permite-se assim que os emprstimos de objetos, a
utilizao das colees para investigao e educao ou os aspetos a considerar na deciso de exibir
publicamente a coleo, ou parte dela, fiquem merc de decises que podem, inclusive, ser
contrrias ao definido na misso e objetivos do museu.
A legislao nacional aborda, com alguma clareza, a questo do inventrio das colees243 e o
prprio IMC, agora DGPC, tem criado, sobre esta matria, um conjunto de documentos que
auxiliam e orientam os museus244. Contudo os processos e procedimentos necessrios para a
definio de polticas, assim como sobre a responsabilidade da sua implementao no so, nem
devem ser, reguladas por lei. As questes essenciais do controlo de inventrio, de auditoria
documentao, de gesto de direitos, do controlo de localizao e movimentao dos objetos, e
outras definidas no SPECTRUM, carecem da definio de polticas de documentao que, em
Portugal, depende exclusivamente da deciso de cada museu.

243

Cf. Seco IV - Inventrio e documentao, artigos 15 e seguintes, da Lei-quadro dos Museus Portugueses (Lei n.
47/2004 de 19 de Agosto).
244
A srie Normas de Inventrio pode ser encontrada, em grande parte, em edio digital gratuita atravs do seguinte
endereo: http://www.ipmuseus.pt/pt-PT/recursos/publicacoes/edicoes_online/pub_online_normas/ContentDetail.aspx
(Consultado em 07-06-2012).

194

Utilizando o SPECTRUM partimos do pressuposto, razovel pelo menos, da existncia de uma


poltica de colees abrangente e que reflita todo o ciclo de vida do objeto, desde que incorporado
e adquire o estatuto de objeto museolgico. Na nossa opinio, a relao entre misso do museu,
poltica de gesto de colees245 e procedimentos a utilizar pelo museu que favorece um trabalho
sustentado e eficiente no inventrio, documentao e gesto das mesmas. Por este motivo, julgamos
ser indispensvel que os museus portugueses considerem a criao e implementao de polticas de
colees de encontro, alis, ao preconizado pela RPM246, tendo o cuidado de acautelar todas as
perspetivas que a gesto de colees Atualmente exige. Este trabalho beneficiar substancialmente
no s a coleo, mas tambm a gesto da prpria instituio.

No seguimento do exposto, e semelhana do modelo ingls em que se baseia a criao do nosso


sistema de credenciao (SEMEDO, 2005: 321), julgamos ser possvel a utilizao em Portugal dos
procedimentos definidos numa norma de gesto de colees para suporte da credenciao dos
museus naquilo que se relaciona diretamente com a gesto das colees. No Reino Unido, como
vimos, a implementao dos 8 procedimentos primrios do SPECTRUM, condio obrigatria
para a credenciao do museu pelo Arts Council (DAWSON; HILLHOUSE, 2011: 13).

Propomos o mesmo para o contexto museolgico portugus. Na nossa opinio, com a utilizao de
uma norma de referncia internacional como o SPECTRUM, facto que garantiria uma validao
semelhante existente para as normas criadas no mbito do CIDOC, e a definio dos respetivos
procedimentos a considerar na avaliao no processo de credenciao 247, a RPM beneficiaria de um
conjunto de critrios definidos por uma comunidade internacional de especialistas, e os museus de
regras claras para a sua avaliao, as quais lhes trariam, obrigatoriamente, uma maior
responsabilidade na documentao e gesto dos seus acervos.

Com este trabalho de investigao e o trabalho complementar que nos exigido no futuro, s
possvel atravs da criao de uma comunidade SPECTRUM ativa em Portugal, pretendemos
contribuir para que, a prazo, possam ser dados passos importantes nessa direo.

245

No sentido abrangente que atrs expusemos.


Embora, na nossa opinio, a Rede Portuguesa de Museus pudesse, no que diz respeito documentao de colees,
ser bastante mais exigente com os museus, exigindo a definio de uma poltica sobre esta rea que pudesse alavancar
este importante trabalho, compreendemos tambm a necessidade de diluir no tempo as exigncias feitas aos museus,
sob pena de no ter nenhum que rena as condies necessrias para obter a credenciao. Importa referir que se no
fosse o papel desempenhado nos ltimos anos pela RPM, os museus portugueses no teriam, com certeza, o nvel de
qualidade apresentado atualmente.
247
Na nossa opinio teriam, numa primeira fase, de ser menos dos que os 8 procedimentos primrios do SPECTRUM,
no entanto, a longo prazo seria importante que pelo menos a implementao desses procedimentos fosse condio
obrigatria para que o museu possa obter a credenciao.
246

195

Esta comunidade ativa do SPECTRUM em Portugal, mencionada na licena internacional conferida


ao Museu da Cincia, ter a responsabilidade de criar a documentao de apoio ao SPECTRUM,
em termos de contexto legal e aconselhamento para a definio de polticas e implementao do
SPECTRUM, assim como de providenciar, atravs de parcerias, a devida formao sobre a norma.
O alicerce da sua atividade dever ser um stio na Internet, para divulgao e promoo da
utilizao do SPECTRUM, atravs da disponibilizao da norma e dos requisitos de informao, de
fichas de apoio para a implementao dos procedimentos, de tutoriais com instrues especficas
para o mesmo efeito e, tambm, de um conjunto de recomendaes, estudos de casos ou
experincias de profissionais de museus no mbito da utilizao da norma. Este stio ser, escala
do mundo lusfono248, o mesmo que o portal Collections Link representa para a gesto e
documentao de colees no Reino Unido. Ou seja, um local onde se poder encontrar referncias
e recursos atuais sobre o tema e onde se venha a gerar um debate que ter que ser, na nossa opinio,
urgente e inclusivo249.

A longo prazo, para alm dos benefcios bvios que a utilizao do SPECTRUM poder trazer para
a gesto e digitalizao das colees em termos de qualidade e quantidade dos registos, a nossa
maior expectativa a do reconhecimento do SPECTRUM como norma oficial para a documentao
e gesto das colees museolgicas nacionais e, ao mesmo tempo, como referncia obrigatria para
a credenciao de museus pela RPM. Sabemos que esta expectativa s poder vir a ser concretizada
depois de uma utilizao massiva da norma pelos museus portugueses, que confirme a qualidade e
potencialidade que internacionalmente lhe so atribudas, e que obrigue os responsveis a
equacionar essa possibilidade. O caminho a percorrer , portanto, longo e exigente.

De seguida daremos o segundo passo, traando o segundo caminho que nos propusemos percorrer
ao longo deste trabalho, a utilizao do SPECTRUM pelo Museu de Cincia da Universidade de
Coimbra.

7.2.
248

O Museu de Cincia e o SPECTRUM

Fruto das reunies iniciais com a Prof. Alice Semedo e, principalmente, da nossa participao na conferncia
OPENCULTURE e nas ltimas duas conferncias anuais do CIDOC, conseguimos obter um conjunto de contactos,
principalmente no Brasil, que possibilitar no futuro a existncia de um projeto especfico de localizao no Brasil
utilizando a traduo portuguesa da norma, com as devidas adaptaes de terminologia, que este projeto permitiu. No
entanto, nossa inteno futura alargar o mbito deste projeto a todos os pases e comunidades lusfonas que
demonstrem esse interesse.
249
Que possa incluir todos os intervenientes desta rea, ou seja, museus, profissionais de museus, profissionais da
informao, associaes profissionais de ambos os setores, empresas, tutelas e organismos pblicos com
responsabilidade direta como a RPM e a recentemente criada Direo Geral do Patrimnio Cultural (DGPC).

196

A misso do Museu da Cincia da Universidade de Coimbra a constituio de um


grande centro nacional de difuso da cultura cientfica e tecnolgica, contribuir
para inspirar e motivar os cidados para a cincia e contribuir para o conhecimento
cientfico e de histria da cincia, baseado nas colees da Universidade de
Coimbra. (MUSEU DA CINCIA, 2001b).

O Museu da Cincia da Universidade de Coimbra uma instituio muito recente alicerada, no


entanto, nos vrios sculos da universidade coimbr. A sua histria comea, nas palavras de Pedro
Casaleiro, com a Reforma pombalina de 1772 e a introduo do ensino das cincias experimentais
em Portugal. (CASALEIRO, 2010), com a qual a universidade portuguesa sofreu uma alterao
profunda cujos efeitos se viriam a repercutir at aos nossos dias.

A reforma da universidade coimbr, planeada por Sebastio Jos de Carvalho e Melo, Marqus de
Pombal, permitiu, com a expulso dos Jesutas, em 1759, a desocupao de vrios edifcios e a
construo de outros que viriam a albergar as novas valncias, necessrias ao estudo experimental,
que as faculdades de Matemtica e Philosofia, ento criadas, (CASALEIRO, 2010: 296) exigiam. O
programa de transformaes ento definido, ainda segundo Pedro Casaleiro, promoveu a construo
dos Gabinetes de Fsica e Histria Natural, do Teatro Anatmico e o Dispensatrio Farmacutico,
todos instalados no Colgio de Jesus, assim como o Laboratorio Chimico, o Observatrio
Astronmico e o Jardim Botnico que serviriam de instrumentos de ensino, no mbito do
iluminismo preconizado pelo governante.

Para alm do edificado que resulta da Reforma Pombalina, as colees do atual Museu da Cincia
tm a sua origem no mesmo enquadramento histrico e nas ideias defendidas e institudas por
Pombal nos Estatutos da Universidade de Coimbra de 1772. nessa altura que se cria a base da
coleo do atual Museu da Cincia (CASALEIRO, 2010) que viria a ser desenvolvida, ao longo dos
sculos XIX e XX, com o contributo, entre outros, dos professores e investigadores da
Universidade.

Sendo uma das principais colees de objetos cientficos de Portugal, inigualvel em diversos
aspetos, a coleo do atual Museu da Cincia encontra-se subdividida pelas cincias cujo estudo
determinou a sua construo. Fsica, Qumica, Antropologia, Zoologia, Botnica, Mineralogia,
Paleontologia, Geologia, Astronomia, Medicina e Farmcia so as cincias representadas por
diferentes tipologias de objetos/espcimes que constituem a coleo, que sofreu, ao longo da
histria, diferentes formas e dinmicas de evoluo at ao atual momento. uma histria rica e
197

diversificada, intrincada na da prpria Universidade e, por consequncia, na do pas, fruto do


importante contributo que esta instituio centenria tem dado ao longo dos sculos para o
desenvolvimento cientfico, econmico e social portugus.

Pese embora a sua importncia, a origem e histria mais antiga das colees do Museu da Cincia
da Universidade de Coimbra, ter que ser obrigatoriamente deixada de parte no contexto do
presente trabalho250, em detrimento da anlise do processo de digitalizao do acervo iniciado, pela
Universidade de Coimbra, h cerca de duas dcadas. Essa anlise permitir perceber a atual
situao do inventrio e documentao da coleo e dos processos os suportam, tendo em
considerao o contexto da adaptao e adoo da norma SPECTRUM realidade do Museu da
Cincia que norteia esta investigao.

Centraremos a nossa ateno no perodo recente de documentao das colees da Universidade,


onde os meios tecnolgicos assumem um relevo considervel em resultado, por um lado, de uma
maior consciencializao da Universidade acerca da importncia do vasto patrimnio museolgico
que se encontra sua guarda e, por outro, do papel desempenhado por diversos colaboradores dos
diferentes museus da Universidade na organizao, estudo, utilizao e divulgao das suas
colees (MOTA, s.d).

Este perodo recente no pode ser dissociado da crescente importncia que os museus,
concretamente os museus de cincia, tm vindo a assumir na divulgao do conhecimento cientfico
no contexto portugus e internacional, em contraposio aos centros de cincia, beneficiando do
enquadramento da cincia no tempo e da irrepetibilidade das experincias que o carter nico dos
objetos de cada coleo permite (DELICADO, 2010). Da mesma forma, no podemos esquecer a
importncia que as colees cientficas, nomeadamente as guardadas em museus de cincia de
universidades251, tm vindo a assumir como fontes primrias para o estudo da histria das cincias,
a par das fontes tradicionais como os documentos e bibliografia tratados, respetivamente, pelos
arquivos e bibliotecas (GRANATO, et al., 2007).

O Museu da Cincia da Universidade de Coimbra coloca o seu centro de gravidade, o equilbrio da


sua atuao nas suas colees, conforme podemos ver no enunciado da sua misso. O Museu
baseia-se nas suas colees para promover a difuso da cultura cientfica e tecnolgica e para
inspirar e motivar os cidados para a cincia e criar em Coimbra um centro de referncia
250

A histria das diferentes colees que compem a atual coleo do Museu da Cincia tem vindo a ser feita ao longo
do tempo por diversos investigadores que se dedicam Histria da Cincia (CARREIRA et al., 2000; RUIVO, 1997).
251
Tendo em considerao que so tutelados por instituies de ensino e investigao.

198

nacional. A sua utilizao pressupe a necessidade de as estudar e conhecer, reunindo e tratando


toda a informao que for possvel obter sobre as mesmas, de modo a facilitar a criao de
conhecimento atravs de exposies, publicaes e outros meios ao dispor do museu. Este caminho,
primeira vista simples, revela-se exigente para o Museu da Cincia cujo sucesso a longo prazo,
depende do resultado da gesto das suas colees.

7.2.1. As colees da Universidade de Coimbra - histria da sua


digitalizao
As colees da Universidade de Coimbra (UC) tm sido, como de resto aconteceu com quase todas
as colees universitrias a nvel internacional, negligenciadas ao longo dos ltimos 50 anos
(MOTA, s.d). So vrios os motivos que se podem apontar, na opinio de Ana Delicado 252 (2010),
para o esquecimento que este tipo de material, pedaggico na sua origem, sofreu ao longo do sculo
XX. Uma das causas apontadas foi o desenvolvimento da gentica e da microbiologia e da biologia
molecular, cincias que no necessitam de colees de museus extensas, mas antes de laboratrios
cientficos, e onde a experimentao substituiu o ensino e conhecimento baseado nos sistemas de
classificao produzidos atravs do estudo das colees museolgicas desta rea. No ensino, por
seu turno, a utilizao das colees foi substituda pela utilizao de novas metodologias que
recorriam tambm experimentao ou a meios audiovisuais que permitiam, sem o recurso a
objetos antigos, com elevado grau de degradao e manuteno dispendiosa, transmitir e explicar a
matria e, pela novidade, captar a ateno dos alunos. Finalmente, no campo da divulgao
cientfica, as colees universitrias, ainda segundo Delicado (2010), passaram a ter a concorrncia
de outros museus, nos quais se incluem os Jardins Zoolgicos, os Parques Naturais ou os Centros de
Cincia, e de outros meios de divulgao da cincia para as massas como o cinema e a televiso.

Um outro aspeto a considerar sobre o declnio das colees cientficas, relativo especificamente s
colees universitrias de cincia, a dificuldade administrativa que as instituies de ensino
encontravam para justificar a criao de uma instituio de memria, como so os museus, no
mbito das suas obrigaes estatutrias e da sua misso primordial. No queremos com isto dizer
que as Universidades no devam assumir o papel, seu por definio, de proteo do seu prprio
patrimnio cultural. Antes pelo contrrio. Todavia, julgamos que a dificuldade verificada com a
criao e manuteno de museus universitrios, principalmente no sculo XX (GIL, 2005: 36-41),
tem contribudo significativamente para o descuido verificado, at h relativamente pouco tempo,
sobre as colees universitrias de cincia.
252

Ana Delicado refere-se concretamente aos museus de Histria Natural (DELICADO, 2010), no entanto,
consideramos que algumas das causas apontadas se podem estender a todas as colees do Museu da Cincia.

199

No incio da segunda metade do sculo, internacionalmente a situao comea a inverter-se com a


utilizao das colees cientficas em exposies, projetos educativos e de investigao, conduzidos
e organizados por museus, principalmente dos meios citadinos, como meio de alerta para as
questes ambientais, de proteo da natureza, biodiversidade, ecologia, interveno humana nos
ecossistemas, etc. que na altura comearam a ser levantadas pelos meios cientficos (DELICADO,
2010). As preocupaes da comunidade cientfica encontraram nas colees museolgicas de
cincia, pela sua particularidade, o veculo perfeito de transmisso do conhecimento sobre os
problemas detetados e, consequentemente, um meio de auxlio divulgao da mudana
comportamental que a preservao do meio ambiente e da natureza exigiam (e ainda exigem). Por
outro lado, a divulgao da cincia e a preocupao com a literacia cientfica dos cidados tem
constitudo uma preocupao do mundo ocidental que, em geral, procura a construo de uma
democracia mais informada e, portanto, slida, que possa contribuir, a prazo, para o
desenvolvimento cientfico e social almejado (DELICADO, 2010).

Um e outro ponto tm contribudo para uma alterao do papel do museu, no s no que concerne
utilizao das suas colees no ensino e investigao, mas tambm no fortalecimento do papel
educativo que os museus das mais diversas tipologias tm vindo a assumir, de acordo de resto com
o que se encontra inscrito na sua prpria definio (ICOM, 2007). So utilizados novos meios e
tecnologias nas exposies; os servios de educao, atentos s novas exigncias dos pblicos,
criam programas e atividades direcionados para a educao no formal, na sua maioria
(DELICADO, 2010) e so considerados na produo das exposies e de outros materiais de
divulgao e educao do museu.

Contudo esta transformao s tem repercusso em Portugal algumas dcadas depois. A utilizao
das colees continuou a servir quase em exclusivo as tarefas relativas ao ensino e de forma
limitada, dada a preferncia demonstrada por outros meios e mtodos de ensino mais atualizados,
tendncia que tambm se fez sentir nas universidades portuguesas. Este facto contribuiu
significativamente para a passagem das colees de uma posio central na atividade escolar, para
um papel secundrio que exigia, a bem da justificao do valor e recursos despendidos com a sua
conservao e preservao, uma tomada de posio das universidades sobre este gnero de
patrimnio.

Rejeitamos, no entanto, a ideia de um completo alheamento das universidades em relao ao seu


patrimnio cultural. Se assim fosse, muito do valor patrimonial e histrico que os museus da
200

Universidades do Porto, Lisboa e Coimbra detm teria sido perdido h muito tempo. Contudo, s
muito recentemente, conforme Bragana Gil (2005) e Ana Delicado (2010) expem, as
universidades parecem ter encontrado um rumo, ou rumos, consoante as diferentes opes tomadas,
para a preservao e, ainda mais importante, utilizao estratgica do valioso patrimnio que detm.
Deixando de parte os caminhos escolhidos pelas instituies universitrias de Porto e Lisboa 253 no
que diz respeito aos museus e suas colees, centramos a nossa ateno no traado pela
universidade coimbr nos anos mais recentes.

Segundo Paulo Gama Mota (2006), em 1994 ocorreu uma mudana significativa em relao
forma como a universidade trata o seu acervo museolgico na rea das cincias. Se at a, como
vimos, a universidade descuida a responsabilidade da sua preservao e divulgao, o empenho e
iniciativa da Vice-Reitora Maria Teresa Soares Mendes, coadjuvada por vrios diretores e
coordenadores dos diferentes museus e colees, esto na origem da criao de uma poltica de
interveno neste setor, que possibilitasse a realocao de meios e o desenvolvimento de um projeto
consistente de preservao, recuperao e divulgao, sob formas modernas, do acervo
museolgico de cincias. (MOTA, s.d: 3). Esta iniciativa, de resto reforada tambm pela
publicao dos Estatutos do Museu de Histria Natural da Universidade, em 1996 (DELICADO,
2010), pretendia servir o propsito de reforar a ligao entre a Universidade e a sociedade,
utilizando metodologias e meios atuais que possibilitassem a divulgao da cincia atravs do
acervo cientfico da universidade, aproximando o discurso dos diferentes pblicos, sem colocar em
risco, como bvio, o rigor esperado.

Havia ento que proceder anlise do acervo disponvel nos diversos departamentos da
universidade e concentrar a ateno na procura de solues que permitissem concretizar a utilizao
das colees para esse efeito. A avaliao das colees ficou a cargo de dois importantes
investigadores, Michel van Prat e Robert Halleux, especialistas em museologia cientfica, e nela
ficou expressa, conforme nota Paulo Gama Mota (2010), a grande relevncia nacional e interesse
internacional das colees cientficas dos museus da Universidade de Coimbra, e a possibilidade
de com uma correta musealizao [este acervo poder] adquirir uma relevncia internacional. A
par, foram tambm criadas as bases para o processo de musealizao 254, a prfigurao do Museu
da Cincia, baseado no proposto por Michel van Prat e Jacqueline Eidelman (CASALEIRO, 2010)
para a remodelao da Galeria de Zoologia do Museu de Histria Natural de Paris, que mais tarde
253

Bem como de outras instituies universitrias que tambm contam com museus, como a Universidade da Beira
Interior, por exemplo.
254
Das colees e dos edifcios pombalinos escolhidos para acolher o Museu da Cincia (CASALEIRO, 2005: 79).

201

serviria de modelo no projeto de requalificao do Laboratorio Chimico e na formatao e


metodologia utilizadas para expor as colees do museu naquele espao, experimentando solues e
metodologias, numa escala reduzida, que depois seriam avaliadas e introduzidas nas fases seguintes
do projeto.

Com base nas avaliaes realizadas sobre as colees da Universidade, a Reitoria decide, em 1999,
sob a responsabilidade do Prof. Doutor Fernando Seabra dos Santos, na altura Vice-Reitor da
Universidade de Coimbra, criar uma Comisso para o Programa do Museu das Cincias da
Universidade de Coimbra255 com o objetivo de produzir um documento programtico que viria a
sustentar o projeto do Museu da Cincia da Universidade, tal como o conhecemos Atualmente
(MOTA, s.d: 4). Adicionalmente, a Universidade decidiu tambm iniciar o processo de
inventariao e digitalizao do seu acervo tendo em vista a constituio dos meios necessrios
gesto informada das colees, como forma de facilitar o trabalho dos seus responsveis, e
possibilitar ou facilitar o acesso s colees cientficas da Universidade atravs da sua
disponibilizao pela Internet. nesta altura que, pela primeira vez, se cruzam os caminhos dos
museus da Universidade de Coimbra e da Sistemas do Futuro.

A inteno de dotar os museus da Universidade dos meios necessrios para a digitalizao das
colees fez com que a Universidade abrisse um processo de aquisio de programas de gesto de
bases de dados para a informatizao dos Museus da Universidade, atravs do qual convidou
diferentes empresas a apresentar propostas para o fornecimento de software que cumprisse um
conjunto de requisitos, definidos pelo Gabinete Tcnico da Reitoria da Universidade de Coimbra. A
Sistemas do Futuro, juntamente com a Pararede, na altura a empresa que comercializava o Matriz, e
a Sogeti, empresas que tinham altura solues para esta rea especfica, foram as empresas que
responderam ao convite formulado pela UC.

Os requisitos de avaliao eram vrios, tendo a UC acautelado um conjunto de situaes que


permitiria o cumprimento dos objetivos deste processo de aquisio.

Questes meramente prticas, como a facilidade de utilizao e ambiente grfico, ou tcnicas, como
o funcionamento em rede de acordo com uma estrutura Cliente-Servidor, diferenciao de acessos,
controlo de acessos, interoperabilidade e compatibilidade entre sistemas, ou, ainda, questes
relacionadas com a acessibilidade informao, entre as quais o acesso ao repositrio das colees
255

Esta comisso era constituda por Michel van Praet (MHN, Paris), Gonalo Byrne (FCTUC), Paulo Gama Mota
(FCTUC) e Joo Rui Pita (FFUC) e por uma Comisso de Acompanhamento institucional onde participavam outras
entidades e setores com interesse no projeto (MOTA, s.d: 4).

202

atravs de um browser, o controlo da informao a disponibilizada e a recuperao da informao


atravs de pesquisas flexveis, eram, a par da adequao da estrutura de dados s necessidades de
registo de informao sobre objetos, conjuntos de objetos, conservao, emprstimos, exposies,
documentao, historial, etc. alguns dos requisitos enunciados.

Nos requisitos era tambm exigido que as solues apresentadas permitissem o tratamento de dois
tipos de acervos, cada qual com caractersticas prprias. Um desses tipos de acervos contava
principalmente com instrumentos cientficos e objetos etnogrficos e o segundo dizia respeito s
particularidades de informao das colees de histria natural (zoologia, mineralogia,
paleontologia e botnica) que exigem o cumprimento de normas especficas de classificao.
Deste processo resultou o fornecimento das aplicaes In arte256 e In natura257, na sua verso
Plus258, que viriam a ser instaladas num servidor disponibilizado pelos servios de informtica da
Universidade, ao qual os utilizadores acediam atravs da rede interna da Universidade, utilizando a
verso cliente da aplicao que era instalada nos diferentes postos de trabalho. Na altura, foram
tambm realizadas sesses de formao sobre a utilizao das aplicaes e verificada a
possibilidade de importao de alguns dados em formato digital 259, resultado de algumas tentativas
de criao de bases de dados que pudessem conter e organizar informao sobre os exemplares das
suas colees pelos colaboradores de diferentes departamentos e museus da UC.

Os museus da UC passaram a contar com as ferramentas necessrias para a informatizao das suas
colees, conforme era inteno da Reitoria para o projeto, mais amplo, do Museu das Cincias.
Porm, a especificidade das colees de histria natural e as exigncias de carter cientfico do
tratamento da informao a elas relativa viriam ainda a proporcionar um reforo da relao entre a
UC e a referida empresa, atravs da assinatura de um protocolo de colaborao relacionado com a
Aplicao das Tecnologias da Informao ao Patrimnio Natural, realizada a 22 de Fevereiro de
2002, no qual ambas as instituies se comprometem a cooperar em termos tcnicos e cientficos no
desenvolvimento da aplicao In natura (MOTA e CASALEIRO, 2011: 5). Este protocolo visava
obter uma aplicao que pudesse responder s necessidades verificadas pelos especialistas da UC
nesta rea, sem esquecer, porm, as funes comuns s outras colees, atravs da implementao

256

Utilizado para a digitalizao das colees de objetos etnogrficos (Museu de Antropologia) e instrumentos
cientficos (Fsica e Qumica).
257
Utilizado para a digitalizao das colees de histria natural (Zoologia, Botnica, Mineralogia e Paleontologia)
258
A verso Plus das aplicaes desenvolvidas pela Sistemas do Futuro representava a gama de produtos mais avanada
em 2001. S mais tarde, em 2003, foi desenvolvida a verso Premium dos mesmos produtos.
259
Ainda existem, no arquivo da Sistemas do Futuro, algumas cpias desta informao, no entanto, no conseguimos
aferir se foi realizado algum trabalho de importao desta informao para os sistemas adquiridos pela UC em 2001.

203

no software dos resultados dos estudos tcnicos e trabalhos cientficos realizados pela UC com o
estudo do seu acervo.

Pese embora a importncia que julgamos ter constitudo a aquisio do software mencionado para a
inventariao das referidas colees, reveladora do interesse da Reitoria em fornecer os meios para
a realizao deste trabalho, o trabalho de inventariao e digitalizao das colees no teve o ritmo
que os seus responsveis desejariam. Admitimos que a escassez de recursos humanos dedicados
exclusivamente a esta tarefa seja o principal motivo. Todavia, concorrem para este relativo
insucesso inicial outras questes, nomeadamente, a inexistncia, altura, de polticas de gesto das
colees, de manuais de procedimentos internos para o carregamento de dados, de thesauri ou listas
de termos adequados e de outros recursos tcnicos (scanners, mquinas fotogrficas, etc.) que
facilitam de sobremaneira a realizao desta tarefa.

Em 2005, considerando essas dificuldades, a Universidade de Coimbra procura dar um impulso ao


programa de informatizao das colees, atrs referido, atravs da criao do projeto do Museu
Virtual do Museu da Cincia. Este projeto, cofinanciado pelo Programa Operacional para a
Cultura260 (POC) entre 2005 e 2007261, tem como objeto a disponibilizao da informao das
colees universitrias de Coimbra atravs da Internet, como aconteceu, de resto, em 2001 aquando
da primeira iniciativa da reitoria nesta matria.

Com efeito, no se tratando de algo completamente novo, para alm da referida acessibilidade
informao por especialistas, investigadores, comunidade universitria e pblico em geral, o projeto
pretendia dotar o museu de uma ferramenta, Atualmente indispensvel, para a gesto do seu acervo
e consequentemente para a prpria gesto da instituio (MOTA, s.d.: 8). Atualmente, julgamos que
ningum contraria o valor, em termos de segurana, preservao, salvaguarda e valorizao do
patrimnio, trazido pela informatizao das colees museolgicas e do patrimnio em geral.
Portanto, este foi outro dos argumentos favorveis concretizao deste segundo flego na
digitalizao do patrimnio da UC.

Assim sendo, segundo o diretor do Museu da Cincia, Prof. Paulo Gama Mota (s.d.: 8), o projeto
pretendia atingir quatro objetivos:

260

A informao, incluindo os relatrios de execuo, sobre este programa de apoio que decorreu entre 2000 e 2006, no
mbito do III Quadro Comunitrio de Apoio, pode ser encontrada no seguinte endereo: http://www.qca.pt/pos/poc.asp
(Consultado em 02-06-2012).
261
A execuo de alguns projetos apoiados pelo POC prolongou-se para este ano, como resulta dos relatrios de
execuo publicados em http://www.qca.pt/pos/relatorios.asp#poc (Consultado em 02-06-2012).

204

- a uniformizao da informao, sua informatizao e digitalizao;


- a disponibilizao online;
- a criao de um portal do Museu da Cincia;
- o desenvolvimento de exposies virtuais.

Para concretizar os objetivos propostos, o museu, atravs do financiamento do POC, conseguiu


criar uma equipa dedicada exclusivamente ao projeto e constituda por cinco inventariantes, um
fotgrafo e um tcnico de imagem digital (CASALEIRO, 2010: 299), equipa esta que serviria de
apoio aos tcnicos e investigadores responsveis pelas colees de Antropologia, Botnica,
Mineralogia, Zoologia, Astronomia, Fsica e Qumica262 (MOTA, s.d.: 8).

Um outro aspeto fundamental para o museu alcanar os objetivos a que se props foi a parceria
estabelecida com a Sistemas do Futuro, com base no protocolo de cooperao referido, tendo em
vista o desenvolvimento das ferramentas e solues informticas (sistemas de gesto de colees e
sistema de publicao online), bem como a consultoria especializada sobre documentao em
museus que suportou algumas das decises tomadas relativamente aos procedimentos de
carregamento de dados e utilizao dos sistemas. Nesta altura do processo as aplicaes utilizadas
pelos museus da Universidade de Coimbra foram atualizadas para a verso mais recente das
aplicaes In arte, In natura e In patrimonium, a verso Premium. Esta verso representa um passo
determinante na atualizao tecnolgica e normativa que permitiu ao museu, no mbito deste novo
impulso, contar com ferramentas mais recentes, flexveis e capazes de responder s necessidades de
documentao que o projeto exigia.

A concretizao de um projeto desta natureza no , no entanto, uma tarefa fcil. Exige um


planeamento eficiente e coordenao forte para que os diferentes elementos possam compor um
conjunto coerente e slido. Desde cedo a direo do museu percebeu que teria que considerar, entre
outras, as questes levantadas pela estruturao e organizao da informao e pela coerncia
necessria na definio da terminologia adotada no inventrio e classificao das colees, de
forma a possibilitar e facilitar o acesso s colees pretendido.

Para o fazer o Museu da Cincia decidiu agir em trs planos (CASALEIRO, 2010: 300):
implementar um regime de reunies mensais de acompanhamento do projeto, criar manuais de

262

Embora outras colees estejam tambm a ser inventariadas e digitalizadas, o Museu da Cincia decidiu iniciar o
projeto por estas que constituem a maioria do acervo da UC.

205

procedimentos e estabelecer um projeto especfico para a criao e gesto das imagens dos objetos e
espcimes abrangidos pelo projeto.

O primeiro destes planos foi, na nossa opinio, a pedra basilar do projeto. O conjunto de reunies
mensais de acompanhamento, das reunies entre os coordenadores de seco e do projeto e das
reunies especficas entre os inventariantes e conservadores que utilizavam as aplicaes de gesto
de colees foi determinante para a avaliao do desenvolvimento do processo de digitalizao e a
resoluo de problemas que, no decorrer do mesmo, eram levantados aos tcnicos que
concretizavam esse trabalho. Numa primeira fase o objetivo destas reunies era a definio dos
manuais de procedimentos a utilizar no processo, atravs dos quais a equipa do museu definia as
tarefas e campos a utilizar, a terminologias adotadas e respondia a questes prticas, de que
exemplo, a organizao dos novos nmeros de inventrio adotados pelo museu (CASALEIRO,
300). Os manuais de procedimentos263 criados no mbito do projeto foram, e ainda so,
instrumentos essenciais para alcanar os objetivos pretendidos, nomeadamente, a publicao na
Internet, atravs de um sistema de pesquisa nico, dos resultados do projeto.

O registo fotogrfico das colees era, alm dos outros dois pontos citados por Casaleiro, um dos
aspetos essenciais para o sucesso deste projeto. Atualmente, os processos de digitalizao de
colees de museus, ou de outro tipo de patrimnio, que no acautelem a questo da imagem 264 no
tm o alcance que poderiam e deveriam ter. Percebendo as implicaes nesta matria, o projeto do
Museu Virtual teve o cuidado de utilizar os dois tcnicos de fotografia (fotgrafo e tcnico de
imagem digital), acima referidos, para criar um plano que lhe permitiu fotografar um nmero
considervel de objetos e espcimes, utilizando critrios de qualidade que possibilitassem a
reutilizao das imagens captadas para outros fins alm dos pretendidos no mbito do projeto.

Estas trs linhas de ao, juntamente com o empenho e dedicao dos inventariantes e tcnicos que
fizeram a inventariao e digitalizao das colees, viriam a permitir a publicao online do
resultado da digitalizao das colees, atravs de uma ferramenta de pesquisa e consulta,
Atualmente

designada

por

Museu

Digital,

disponvel

no

endereo

http://museudaciencia.inwebonline.net (consultado em 05-06-2012), qual se pode aceder atravs

263

Foram criados dois manuais, um para as colees de histria natural e outro para as de instrumentos cientficos,
pedaggicos e etnogrficos, que correspondem, nas questes relativas s diferenas de classificao, s aplicaes In
natura e In arte. O In patrimonium utiliza recursos dos dois manuais, uma vez que utiliza tarefas dos outros dois
sistemas.
264
Conforme podemos verificar na definio de uma poltica especfica para as imagens no projeto Europeana. Cf.
http://pro.europeana.eu/documents/900548/960640/Europeana+Portal+Image+Policy (Consultado em 21-05-2012).

206

da rea relativa s colees265 do portal do Museu da Cincia - http://www.museudaciencia.org


(consultado em 05-06-2012).
No Museu Digital, atravs do In web266, o Museu da Cincia decidiu disponibilizar as colees em
trs grandes grupos: Histria Natural, Instrumentos cientficos e Etnografia. Mais tarde, viria a ser
criado um quarto grupo, designado por Modelos, que pretendeu resolver as questes colocadas pela
incluso dos modelos da coleo de botnica (Modelos de flores e frutos), que so artefactos de
produo humana, no grupo de Histria Natural onde se reuniram os espcimes que compem as
colees de histria natural da UC. As diferentes tipologias de colees foram ento agrupadas
nesses quatro grupos (CASALEIRO, 2010: 301) de acordo com a sua natureza e tipologias, sendo
que a forma de pesquisar a informao e de apresentar os resultados era, com pequenas diferenas,
sempre a mesma, facilitando a coerncia na pesquisa de informao, e em consequncia, o processo
de consulta.

De acordo com Pedro Casaleiro (2010: 300), o projeto do Museu Virtual do Museu da Cincia, que
tinha como objetivo, convm recordar, fazer avanar o processo de inventrio e digitalizao das
colees em curso antes de 2005, permitiu a introduo de 6% do total das colees de cincia da
UC. Um nmero que poder ser considerado baixo, se no considerarmos o nmero total de objetos
e espcimes das colees. Note-se que apenas as colees de Zoologia representam um total de
190.000 espcimes (CASALEIRO, 2010: 298), e que, data em que so revelados estes dados 267,
os referidos 6% incluem quase a totalidade dos objetos que compem a coleo de Fsica e 50% das
colees de Antropologia e Qumica (CASALEIRO, 2010: 300). Alm do mais, no nos podemos
esquecer, que a apresentao dos nmeros sem mais tende a negligenciar um aspeto importante nos
processos de digitalizao do patrimnio que a qualidade da informao registada. Este aspeto
particular, que pode e deve ser aferido atravs da consulta da informao na referida plataforma,
deve ser tido em conta na avaliao de todo o projeto desenvolvido pela equipa do Museu da
Cincia.

O resultado deste trabalho uma revoluo completa no conhecimento e divulgao das colees
da Universidade de Coimbra. Acresce que a informatizao dos processos de inventrio, que
permitiu numa segunda fase a criao do portal de pesquisa Museu Digital, tambm essencial para
265

Cf. http://www.museudaciencia.org/index.php?iAction=Coleccoes (Consultado em 05-06-2012).


Plataforma web de disponibilizao, pesquisa e consulta de colees criada pela Sistemas do Futuro e utilizada em
diferentes projetos deste tipo. Cf. http://www.sistemasfuturo.pt e http://www.inwebonline.net (Consultados em 05-062012).
267
Estes dados so apresentados no I Seminrio de Investigao em Museologia dos Pases de Lngua Portuguesa e
Espanhola, realizado em 2009, no Porto e as respetivas atas so publicadas no ano seguinte.
266

207

a gesto interna das colees no museu (MOTA e CASALEIRO, 2011: 1). No entanto, a realizao
deste trabalho morosa e enfrenta diversos obstculos para os quais o museu teve de se preparar
previamente com a definio de uma estratgia clara, de objetivos ambiciosos, mas exequveis e
estabelecendo um plano a mdio e longo prazo que permitiu concretizar as metas que definiu,
antecipadamente, para esta rea de atuao. Gerir a coleo , em grande medida, uma parte
considervel da gesto do prprio museu. A Universidade de Coimbra, seguida depois pelo Museu
de Cincia, apercebeu-se rapidamente das vantagens que este processo, apesar de difcil e custoso,
reiteramos, traria a mdio prazo para a acessibilidade e gesto das colees. Soube, na nossa
opinio, concretiz-lo e, por isso, em 2009 contava com 21.000 registos268 (CASALEIRO, 2010:
299) disponveis para consulta pblica atravs do Museu Digital e viu o seu esforo reconhecido
com a atribuio do Prmio APOM para a Melhor Aplicao de Gesto de Multimdia em 2010269
que distinguiu, para alm da aplicao, o excelente trabalho e empenho do museu e da sua equipa
numa tarefa que comummente descurada em Portugal.

Paulo Gama Mota e Pedro Casaleiro (2011), no artigo sobre a importncia das bases de dados para
a museologia e histria da cincia, refletem sobre a concretizao do projeto, indicando e
explicando algumas regras que nortearam o Museu da Cincia na concretizao dos objetivos para o
inventrio e digitalizao das suas colees. No nos alongando na definio e explicao de cada
uma, como fizeram Mota e Casaleiro, importa aqui tambm referir esse conjunto de regras por dois
motivos simples. Desde logo porque so estas regras que definem a estratgia e o caminho traados
pelo Museu da Cincia, nosso objeto de estudo e, tambm, porque acreditamos que o modelo
definido pelos dois responsveis do Museu da Cincia, e utilizado durante o projeto, pode servir de
exemplo a outros museus, independentemente da sua tipologia, para a definio da estratgia a
seguir, no apenas no que diz respeito escolha do software270, mas principalmente nas questes
mais abrangentes que o inventrio, documentao e gesto das colees colocam atualmente a essas
instituies. Segundo aqueles autores as regras a considerar nos processos de informatizao das
colees dos museus so:

1. No tentar desenvolver uma aplicao dedicada;


268

Estes 21.000 registos contemplam objetos e espcimes das colees de Antropologia, Botnica, Zoologia,
Mineralogia, Fsica e Qumica.
269
Este prmio foi atribudo ao Museu da Cincia da Universidade de Coimbra e Sistemas do Futuro, Lda. pela
aplicao In patrimonium Premium - Cf. http://www.apom.pt (Consultado em 14-06-2012).
270
nossa firme opinio que o software , hoje em dia, o menor dos problemas para estes processos graas ao avano
tecnolgico verificado nas ltimas dcadas. No entanto, a sua escolha no deixa de ser um momento que exige ao
museu e sua equipa um conhecimento genrico desta rea de trabalho. Sobre este assunto consulte-se o excelente
esquema de avaliao de Sistemas de Gesto de Colees proposto pela CHIN. Cf. http://www.pro.rcipchin.gc.ca/gestion_collections-collections_management/evaluation_logiciels-software_review/index-eng.jsp
(Consultado em 08-07-2012).

208

2. Escolher uma BD suficientemente flexvel;


3. No pensar localmente;
4. Limitar as singularidades ao mnimo;
5. Discutir tudo;
6. Normalizao;
7. Disponibilizar;
8. Preservar para o futuro.

Parecendo-nos bastante bvias, dado o contexto apresentado neste e nos anteriores captulos do
presente trabalho, no podemos deixar de nos deter nas ltimas duas regras enunciadas pelos
autores. Uma e outra focam a ateno nas questes da utilizao futura da informao e constituem,
na nossa opinio, dois pontos fortes a justificar o investimento na digitalizao do patrimnio.
Investimento que, sabemos, elevado e sem retorno visvel a curto prazo.

Este conjunto de regras demonstra bem o enorme trabalho exigido ao Museu e aos seus
colaboradores desde 2005. Numa primeira fase com a criao de um conjunto de ferramentas e
processos que permitiram a organizao do trabalho e, num segundo momento, com o estudo,
investigao e confirmao de informao que tornaram possvel a introduo dos mais de 50.000
registos de diferentes tipologias de informao271 atualmente existentes no sistema de gesto de
coleo do Museu da Cincia.
O Museu da Cincia sabe que este um trabalho inacabado e, dadas as circunstncias 272, cada vez
mais exigente. No entanto, no tem deixado de demonstrar o firme propsito de continuar a
informatizao das colees, ainda que num ritmo no to elevado como no binio inicial do
projeto, atravs da manuteno dos contratos com alguns dos inventariantes chamados inicialmente
para o projeto e, ao mesmo tempo, das reunies de trabalho sobre a documentao de colees,
ainda no mbito da parceria com a Sistemas do Futuro.

A juntar a este trabalho interno o museu tem tambm participado em vrias iniciativas nacionais e
internacionais de entre as quais se destaca, a nvel nacional, o projeto do Thesaurus de Instrumentos

271

Neste nmero incluem-se no s os registos de objetos e espcimes, como tambm os de documentao e entidades
associadas gesto da coleo que detalharemos frente.
272
Com o final do projeto POC, o qual cofinanciou o projeto do Museu Virtual do Museu da Cincia, a grande maioria
dos inventariantes contratados ao abrigo desse programa deixaram de prestar esse servio ao museu. Nessa altura os
meios dedicados em exclusivo a esta tarefa reduziram substancialmente e, como consequncia, o ritmo da introduo de
dados diminuiu significativamente.

209

Cientficos em Lngua Portuguesa273, em parceria com museus e universidades de Portugal e Brasil,


j mencionado, e a criao do Consrcio Nacional para a Valorizao e Uso Cientfico das
Colees de Histria Natural (NatCol)274, em conjunto com as universidades do Porto e Lisboa,
com o Instituto de Investigao Cientfica e Tropical (IICT) e com o Museu de Histria Natural do
Funchal, tutelado por aquele municpio madeirense, com o objetivo de promover o acesso e
utilizao das colees pelos cientistas (MOTA e CASALEIRO, 2011: 9).

Uma e outra iniciativa so de extraordinrio valor para os museus de cincia portugueses. A


primeira, j tnhamos referido, dada a importncia do estudo e estruturao da terminologia para o
inventrio e acessibilidade das colees. A segunda iniciativa, pelo papel que poder assumir na
preservao e investigao de colees de histria natural que, como sabido, em Portugal se
concentram maioritariamente nas nossas universidades.

A nvel internacional o Museu da Cincia tem tido o cuidado de estabelecer parcerias no domnio
das colees e sua gesto, nomeadamente, um projeto, referido por Mota e Casaleiro (2011: 9), que
conta com a participao de alguns dos maiores museus europeus de cincia e tcnica, cujo
principal objetivo a criao de um portal sobre patrimnio cientfico europeu e da histria da
cincia e da tecnologia a partir da sua cultural material (2011: 9), onde se levantam desafios
complexos e interessantes no domnio da lngua275 e da definio da metainformao que sustentar
a pesquisa e utilizao da informao. Uma outra parceria internacional que poder trazer
benefcios considerveis para o museu aquela que possibilitou esta investigao e que o associa
Collections Trust para a traduo e adaptao do SPECTRUM realidade nacional, dotando o
Museu da Cincia, que j assumiu publicamente a adoo futura desta norma, de um elemento
essencial para a gesto das suas colees (MOTA e CASALEIRO, 2011: 6).

Como vemos, o Museu da Cincia est consciente das dificuldades e exigncia que a
informatizao das colees acarreta e reconhece que este um trabalho de continuidade e
perseverana para o qual s poderamos decretar um fim se as colees museolgicas se
extinguissem e se os museus deixassem de ter como misso o seu estudo, preservao e divulgao.
Assim o museu tem procurado dotar-se dos meios e condies que lhe permitam realizar a gesto da

273

Disponvel em http://chcul.fc.ul.pt/thesaurus/ (Consultado em 08-06-2012).


O documento pelo qual se rege o consrcio pode ser consultado em http://www.ul.pt/pls/portal/docs/1/298639.PDF
(Consultado em 09-06-2012).
275
Os museus que participam neste projeto so originrios de diferentes pases com diferentes lnguas, o que levanta um
problema na disponibilizao e consulta da informao pelo pblico ao qual se destina o portal (MOTA e
CASALEIRO; 2011: 9).
274

210

sua coleo com a qualidade que a sua ligao Universidade de Coimbra e o valor intrnseco do
seu patrimnio exigem.
com base nesta conjuntura que o Museu da Cincia prepara o futuro das suas colees276.
Vejamos em concreto alguns dados sobre estas colees para melhor percebermos as dificuldades
sentidas no projeto e enquadrarmos a necessidade da sua informatizao e o seu contributo para a
sociedade do conhecimento atual.

7.2.2. O estado atual da digitalizao das colees da UC


No ser necessrio afirmar neste contexto o elevado valor e unicidade das colees da
Universidade de Coimbra. As suas caractersticas so bem conhecidas e representam a preocupao
daquela universidade, desde a reforma pombalina, na procura de objetos e espcimes que
possibilitem o ensino e investigao nas diferentes reas cientficas que percorrem. As solicitaes
para as mais diversas exposies e as diferentes avaliaes de especialistas em histria e
museologia da cincia (MOTA, s.d.) so suficientemente esclarecedoras da sua relevncia. A
universidade, consciente desse facto e da importncia que as colees podem assumir na
comunidade cientfica e na ligao da universidade sociedade, decidiu, como vimos, investir na
sua preservao e digitalizao. No entanto qual a dimenso do trabalho que espera a equipa do
Museu da Cincia? Quantos objetos, quantos espcimes, em que estado, qual a sua origem, que
histria ou histrias nos podem contar, como classificar este patrimnio, etc. foram algumas das
questes que os responsveis do museu pretenderam responder com o processo de inventrio.

As colees da Universidade de Coimbra, que, antes da criao do projeto do Museu da Cincia e


da constituio da fundao que lhe d suporte legal e estatutrio, se encontravam divididas em
museus disciplinares tutelados pelos distintos departamentos (MOTA, 2009), so constitudas
maioritariamente por instrumentos cientficos, objetos etnogrficos, espcimes de geologia,
zoologia e botnica e incluem tambm livro antigo, cartografia, painis pedaggicos e arquivos
(UNIVERSIDADE DE COIMBRA, 2011). Alm destas colees a Universidade possui um dos
mais importantes herbrios277 da Europa, o segundo maior da pennsula ibrica, conhecido pela
sigla internacional COI.
276

O museu encontra-se a preparar, desde o incio do ano, uma nova plataforma de pesquisa e consulta das colees em
parceria com a Sistemas do Futuro.
277
De acordo com a pgina institucional do COI um herbrio uma coleo de plantas, desde pequenas algas a
grandes rvores. As plantas (ou parte delas) so prensadas e secas, montadas em folhas de cartolina (30x42 cm),
identificadas, etiquetadas e dispostas ordenadamente segundo classificaes internacionalmente reconhecidas. Cf.
http://www.uc.pt/herbario_digital/herb_uc (Consultada em 19-06-2012).

211

Pese embora seja agora parte constituinte das colees do Museu da Cincia (CASALEIRO, 2010:
299), o herbrio da UC gerido por um software e disponibilizado na internet para consulta atravs
de um projeto paralelo (CASALEIRO, 2010: 300) que no utiliza os sistemas de gesto de colees
desenvolvidos pela Sistemas do Futuro e utilizados no Museu da Cincia. Contudo, sendo a maior
coleo, em nmero de espcimes, da Universidade de Coimbra, no poderamos deixar de referir
aqui alguns dados a seu respeito. Esta coleo constituda por cerca de 700.000 exemplares
(CASALEIRO, 2010: 299) e organizada e gerida pelo departamento de Botnica da UC, situado
no Colgio de So Bento. Jlio Henriques, diretor do Jardim Botnico no final do sculo XIX e
princpio do sculo XX foi o seu fundador, sendo que a organizao atual do COI da
responsabilidade de Ablio Fernandes, seu responsvel entre 1943 e 1960 (UNIVERSIDADE DE
COIMBRA, 2009). De acordo com a pgina institucional do projeto, este herbrio integra a maior
coleo portuguesa de plantas de todo o mundo, entre as quais se destaca uma coleo de plantas
africanas especialmente valiosa, o Herbrio Histrico de Moritz Willkomm (1821-1895), autor da
primeira Flora da Pennsula Ibrica, uma coleo de Crytogamia, uma coleo de duplicados que
permitem trocas com outras instituies semelhantes a nvel internacional, outros herbrios
histricos encadernados, a coleo nica e histrica de Rubus do especialista Henri Sudre (18621918), um Seminrio278 com 3072 espcies e uma coleo Carpolgica279 que complementa muitos
dos exemplares do herbrio (UNIVERSIDADE DE COIMBRA, 2009).

O Herbrio da Universidade de Coimbra presta tambm servios de apoio investigao nacional e


internacional e so diversos os resultados do estudo deste acervo, como poderemos verificar na
pgina institucional do COI280. Os seus responsveis, de acordo com Pedro Casaleiro (2010: 300),
conseguiram disponibilizar um total de 34.000 espcimes de plantas atravs do Herbrio Online,
disponvel

no

endereo

http://www.uc.pt/herbario_digital/herbarioonline/herbario_online

(Consultado em 19-06-2012).

Sendo esta parte da coleo a mais numerosa (700.000 exemplares), as restantes tipologias de
objetos, ainda de acordo com aquele autor, contabilizavam, no incio do projeto do Museu Digital,
uns impressionantes 300.000281 objetos e espcimes (CASALEIRO, 2010: 299). Como j vimos, a

278

Coleo botnica de sementes.


Coleo de frutos.
280
Concretamente no seguinte endereo: http://www.uc.pt/herbario_digital/herb_uc (Consultado em 10-06-2012).
281
De
acordo
com
a
informao
disponvel
na
pgina
de
internet
da
UC
http://www.uc.pt/org/historia_ciencia_na_uc/coleccoes_6#ascol (Consultado em 20-06-2012) - esse nmero mais
baixo (240.000 objetos e espcimes). No entanto, o nmero que ir guiar a nossa anlise o indicado por Pedro
Casaleiro.
279

212

maior parte dos objetos geridos agora pelo Museu da Cincia esto divididos em quatro tipologias:
Instrumentos cientficos, Etnografia, Histria Natural e Modelos. No entanto, so vrias as reas
cientficas de onde provm os objetos e espcimes assim organizados e disponibilizados online.

O ncleo de colees de histria natural, dividido por Zoologia, Botnica, Geologia e Antropologia,
o que representa a maior parte da coleo.

A coleo de Zoologia aquela que apresenta o maior nmero de espcimes e, simultaneamente, a


que apresenta os objetos de maior dimenso que ocupam atualmente a maior rea do Colgio de
Jesus e onde se integram as trs salas e o mobilirio histrico original do Gabinete de Histria
Natural (CASALEIRO, 2010: 298). uma coleo com cerca de 190.000 espcimes. Destes apenas
uma pequena parte so vertebrados, sendo a maior parte da coleo constituda por insetos
(150.000) e conchas de moluscos (40.000). Contm tambm uma coleo de aves, representativa da
fauna portuguesa e dos pases de lngua portuguesa, acompanhada por uma coleo de ovos e
ninhos que a complementa. Nos mamferos so normalmente destacados, por serem espcies
extintas em Portugal, um urso e um casal da subespcie de cabra do Gers, porm conta com
diversos exemplares de mamferos e peixes conservados em seco e preparados para exposio.

Na Botnica o museu tem uma coleo de cerca de 2.700 exemplares (MOTA, s.d.) de sementes,
ramos e frutos e um conjunto de produtos vegetais (resinas, gomas, fibras, cascas e madeira)
provenientes de Portugal, Brasil e pases africanos de expresso portuguesa. Fazem parte tambm
desta parte da coleo um conjunto muito relevante de modelos de flores e frutos, produzidos pelas
mais reputadas casas produtoras europeias: Ziegler, Brandel, Vasseur e Auzoux (CASALEIRO,
2010: 298) e, ainda, uma coleo de instrumentos, fsseis de plantas, painis didticos e objetos
produzidos com matria vegetal.

A coleo de Geologia, Paleontologia e Mineralogia constituda por exemplares recolhidos em


Portugal e em diversos pases de expresso portuguesa. Segundo Casaleiro (2010: 298), atingem um
total de 21.000 espcimes que se encontram, atualmente, no Colgio de Jesus. A coleo de
mineralogia composta por 5.000 exemplares, e parte deles encontram-se expostos na Galeria Jos
Bonifcio de Andrade e Silva. As colees de paleontologia e geologia, respetivamente com 10.000
fsseis e 6.000 amostras, perfazem o restante, juntamente com uma relevante coleo de material
cartogrfico (mapas e equipamento) relativo geologia que servia de apoio investigao e ensino
desta disciplina.

213

A coleo de Antropologia conta com um total de cerca de 14.000 objetos282 (CASALEIRO, 2010:
298). Esta , sem qualquer margem de dvida, uma das mais conhecidas e importantes colees da
UC composta por objetos etnogrficos e por uma coleo de osteologia humana. Esta coleo teve a
sua origem na Viagem Philosofica Amaznia, empreendida por Alexandre Rodrigues Ferreira no
sculo XVIII, que resultou na entrada de cerca de 400 objetos daquela regio brasileira, em 1806,
na Universidade de Coimbra (CASALEIRO, 2010: 298). Alguns dos objetos etnogrficos da
coleo de antropologia da UC so dos mais antigos que se encontram em todo o mundo e
representam culturas que atualmente se encontram em risco de extino ou, inclusivamente, j
desapareceram, fazendo com que esta coleo tenha uma posio de relevo no panorama
internacional para o estudo de culturas do Brasil, Angola e Moambique (MOTA, s.d.)
(CASALEIRO, 2010). Alm destes pases existem objetos que representam a cultura de Portugal,
Timor, S. Tom, Guin, Goa, Macau, etc. A coleo de osteologia humana contabiliza um total de
2.300 exemplares (CASALEIRO, 2010: 298).

Para alm destas cincias as colees da Universidade de Coimbra so tambm constitudas por um
importante esplio das reas da Fsica, Qumica, Astronomia, Medicina e Farmcia. Deste ncleo
destaca-se a coleo de Fsica. Um notvel conjunto de instrumentos de investigao e ensino que
reflete o trabalho desenvolvido pela Universidade, desde 1772, nesta rea cientfica, de entre o qual
se destaca, pelo seu valor histrico e, tambm, artstico, um famoso conjunto de peas do sculo
XVIII (CASALEIRO, 2010: 298). Os cerca de 3.000 objetos que a compem representam a histria
do ensino desta cincia em Coimbra e colocam a Universidade numa posio cimeira, a nvel
internacional, no que diz respeito ao patrimnio existente nesta rea.

A coleo de Qumica constituda por cerca de um milhar de objetos (CASALEIRO, 2010: 298),
guardados agora no Laboratorio Chimico, que permitem ilustrar diversos tipos de experimentao
e o desenvolvimento da qumica (CASALEIRO, 2010: 298) ao longo do tempo, assim como o
ensino desta cincia na UC. Como acontece na coleo de Fsica, os objetos mais importantes desta
coleo especfica so os que datam do sculo XVIII, dado que existem poucos objetos com estas
caractersticas nas colees dos museus de cincia europeus (MOTA, s.d.). A sua origem liga-se, de
forma umbilical, com a reforma pombalina de 1772 e com a introduo do experimentalismo no
ensino das cincias preconizado, como vimos, pelo iluminismo ou despotismo esclarecido
preconizado pelo ministro de D. Jos I.

282

Destes quase 12.000 so objetos etnogrficos (MOTA, s.d.) e 2.300 so exemplares de osteologia humana.

214

A coleo de Astronomia, de acordo com Pedro Casaleiro, uma coleo de grande qualidade com
instrumentos do sc. XVIII do antigo observatrio no Pao das Escolas, que foi demolido por
ocasio das obras do Estado Novo (2010: 298) e que agora esto depositados no Observatrio
Astronmico de Santa Clara. constituda por cerca de 1.000 objetos dos quais cerca de 200 so
instrumentos de observao de mdia e grande dimenso (MUSEU DE CINCIA, 2011) e outros
tantos so acessrios e ferramentas dos instrumentos (CASALEIRO, 2010: 298), bem como por
uma importante coleo de cartografia e livro antigo, aos quais se juntam, fruto da atividade do
observatrio, um conjunto de 30.000 imagens de espetros solares283.

O Museu da Cincia estima que a coleo de Medicina, atualmente a ser estudada, tem um total de
5.000 objetos das mais diferentes reas, de entre as quais se encontra j organizado um ncleo de
objetos de anatomia patolgica com cerca de 300 modelos e um milhar de espcimes reais
conservados por via lquida (CASALEIRO, 2010: 299). Inclui tambm modelos construdos pelas
mais prestigiadas casas produtoras europeias, atrs mencionadas, um herbrio de plantas
medicinais, preparaes histolgicas, instrumentos cientficos e algum mobilirio. , entre todas as
colees, a que apresenta um potencial de crescimento maior, fruto da sua ligao direta com os
Hospitais da Universidade de Coimbra e do natural ciclo de vida dos objetos e instrumentos em uso
naquelas instituies.

Por fim, a coleo de Farmcia, proveniente da histria do ensino desta rea cientfica em Coimbra,
constituda por cerca de um milhar de objetos do sculo XX, provenientes, em grande parte, do
Laboratrio de Galnica e Tecnologia Farmacutica. constituda por instrumentos cientficos,
mquinas de fabrico de comprimidos e estufas (CASALEIRO, 2010: 299).

Estas colees, como atrs referimos, at constituio do Museu da Cincia da Universidade de


Coimbra, eram organizadas em museus disciplinares (MOTA, 2009), repartindo pelos distintos
departamentos da universidade coimbr a responsabilidade da sua preservao e gesto, o que
multiplica os recursos necessrios para o fazer, e distorce, na nossa opinio, o contexto geral sobre a
histria da prpria universidade que o cruzamento dos resultados da investigao e estudo daquelas
colees pode trazer. Agora com a deciso da criao de uma unidade de gesto, representada pelo
Museu da Cincia, e, principalmente, com o empenho demonstrado no processo de inventrio e
informatizao concretizaram-se os primeiros passos nesse sentido. Todavia o percurso longo.

283

No contabilizados para efeitos da coleo museolgica que se encontra sob a responsabilidade do Museu da
Cincia, mas disponibilizados na Internet pela equipa do Observatrio Astronmico da Universidade de Coimbra. Cf.
http://www.astro.mat.uc.pt/novo/observatorio/site/index.html (Consultado em 09-07-2012).

215

Para uma noo mais precisa das circunstncias atuais, vejamos alguns dos resultados desse
processo com base em dados recentes.

As colees da Universidade de Coimbra, soma dos objetos e espcimes que compem as colees
atrs descritas, totalizam quase um milho de exemplares. Os dados retirados do artigo de Casaleiro
(2010), que apresentamos em forma de tabela abaixo, assim o comprovam284:

Coleo

Total de objetos/espcimes

Herbrio
Fsica
Antropologia
Zoologia
Mineralogia, Paleontologia e Geologia

760.000
3.000
14.000
190.000
21.000

Botnica

3.000

Astronomia

1.000

Qumica

1.000

Medicina

5.000

Farmcia

1.000

Tabela 1 - Nmero de objetos e espcimes das colees da Universidade de Coimbra

Como vimos, esta uma coleo vasta e diversificada que coloca ao museu diferentes desafios. O
primeiro dos quais, por ser uma tarefa elementar para qualquer museu, o seu inventrio. Embora o
museu tenha conseguido dar um impulso significativo a este trabalho com o projeto do Museu
Digital, como j era esperado pelos responsveis do museu, o mesmo no conseguiu promover o
registo inicial da totalidade do acervo que agora se encontra sob a sua alada. Em todo o caso, na
nossa opinio, o desenvolvimento que esse projeto teve, nomeadamente na preparao das
metodologias de trabalho que deu origem aos manuais de procedimentos para o inventrio das
diferentes colees (MUSEU DA CINCIA, 2011a) (MUSEU DA CINCIA, s.d.) e ao manual
relativo ao processo de documentao fotogrfica (MUSEU DA CINCIA, 2007) das colees,
demonstra que o principal objetivo no era a insero em quantidade de registos sobre as colees,
mas sim a qualidade da informao guardada e disponibilizada a investigadores e pblico em geral
que pode ser consultada atualmente no Museu Digital.
284

O somatrio dos nmeros apresentados indica uma estimativa de 999.000 exemplares.

216

Sublinhando que so apenas dados quantitativos285, vejamos o nmero de registos de inventrio de


objetos e espcimes feita at Julho de 2012, data da consulta s bases de dados In arte, In natura e
In patrimonium:

Coleo
Herbrio

Total de objetos/espcimes
(Estimativa 2009)

Registos inventrio
(Julho de 2012)

760.000

3.000

2.586

14.000

11.753

190.000

6.403

21.000

1.402

Botnica

3.000

609

Astronomia

1.000

264

Qumica

1.000

571

Medicina

5.000

Farmcia

1.000

Fsica
Antropologia
Zoologia
Mineralogia, Paleontologia e
Geologia

Tabela 2 - Nmero de objetos inventariados em Julho de 2012 confrontando com a estimativa das colees

As colees de Medicina e Farmcia no foram contempladas no mbito do projeto do Museu


Digital, pelo que no as teremos em considerao no nosso estudo 286. O mesmo sucede, por outras
razes, com o Herbrio da UC que gerido pelo departamento de Botnica e a sua inventariao,
gesto e divulgao realizada com o recurso a uma outra ferramenta informtica287.

285

No podemos deixar de alertar, como temos vindo a fazer frequentemente, que a avaliao quantitativa de um
trabalho de inventrio pode, per si, ser injusta. Este tipo de anlise ter que ser feita, considerando tambm os dados
qualitativos da informao inserida. Imagine-se o seguinte caso: por um lado temos um museu que no seu processo de
inventrio decide apenas registar informao sumria sobre os objetos que compem a sua coleo. Se registar o
nmero de inventrio, designao, descrio e fotografia(s) dos objetos consegue, em pouco tempo, registar a totalidade
do seu acervo e cumprir o seu objetivo. Por outro, um museu que registe, para alm daquela informao, os dados sobre
estados de conservao, dimenses, provenincias, autores, coletores, etc. ir cumprir o mesmo propsito num prazo
obrigatoriamente mais alargado.
286
Estas duas colees esto a ser inventariadas no In arte Premium com a colaborao dos departamentos de Medicina
e Farmcia.
287
Toda a informao sobre o Herbrio de Coimbra (COI) pode ser consultada em http://www.uc.pt/herbario_digital/
(Consultado em 12-06-2012)

217

Em Julho de 2012 temos um total de 23.588 objetos e espcimes inventariados e informatizados, o


que representa um total de pouco mais de 10% das colees guarda do Museu da Cincia da
Universidade de Coimbra288. Um nmero que, tendo em conta o esforo da equipa do Museu nesta
matria, poder ainda ser considerado baixo, mas que representa um acrscimo de 4% em relao
percentagem de informatizao das colees em 2009 (CASALEIRO, 2010: 300).

No perodo que intervala estas duas anlises, sublinhamos o esforo realizado com a coleo de
Antropologia da Universidade de Coimbra. Segundo Casaleiro (2010: 300), em 2009, cerca de
metade desta coleo estava tratada e informatizada, situao que j na altura merecia destaque.
Atualmente, pelos dados que recolhemos, verificamos que 83% da coleo est inserida na base de
dados, o que corresponde a toda a coleo de objetos etnogrficos referida por Casaleiro (2010:
298), ficando apenas de fora a coleo de osteologia humana que ser alvo de um processo de
inventrio especializado289.

O pequeno aumento percentual verificado durante este perodo poder ter diversas explicaes, de
carter interno e externo, mas identificamos duas que nos parecem ser especialmente importantes. A
primeira relaciona-se diretamente com o fim do financiamento do POC, que tinha permitido a
contratao adicional de tcnicos para a inventariao e informatizao das colees. Esta situao
afetou especialmente o trabalho nas colees de Mineralogia, Geologia, Paleontologia e Botnica.
A segunda decorre do fim daquele financiamento. A diminuio do nmero de tcnicos dedicados
em exclusivo a esta tarefa veio sobrecarregar o trabalho aos conservadores e tcnicos do museu, que
respondem a diversas solicitaes nas reas do servio educativo, comunicao, exposies,
organizao do museu e planificao da segunda fase do projeto do Museu da Cincia e, como
natural, no se dedicam exclusivamente tarefa de inventrio e gesto das colees.

Esta situao no nova para os museus portugueses. A ausncia de equipas especializadas na


inventariao, digitalizao e gesto de colees uma dificuldade com que os museus nacionais se
confrontam (MATOS, 2007) desde h muito tempo e com a qual, dado o contexto atual, se prev
que os museus tero que continuar a lidar, tentando encontrar solues para minimizar os seus
efeitos negativos.

288

Segundo os dados retirados da comunicao de Pedro Casaleiro (2010) o total cifra-se em 233.000 objetos e
espcimes, quando retiradas as colees de Medicina, Farmcia e o Herbrio. Recordamos que estamos a apresentar as
estimativas do Museu da Cincia.
289
A Sistemas do Futuro encontra-se a desenvolver uma ferramenta especfica para o inventrio deste tipo de colees,
o In anthropos. O desenvolvimento desta ferramenta uma parte de um projeto de doutoramento em Antropologia
apresentado Universidade de Coimbra (CRUZ, 2011).

218

Esta anlise simples dos nmeros de registos de inventrio demonstra claras dificuldades no que diz
respeito ao desenvolvimento deste trabalho, contudo, poderemos contrapor outros dados, recolhidos
na mesma anlise ao processo de informatizao das colees, indicadores do esforo que o Museu
da Cincia tem feito ao longo dos ltimos anos.

Com efeito, as bases de dados utilizadas em Coimbra so construdas de acordo com a


normalizao internacional e tiveram em conta os pressupostos definidos pelo CIDOC para a
composio da estrutura de dados que suporta o sistema de gesto de colees ideal (MATOS,
2007: 102-104). Nessa estrutura esto contempladas diferentes tarefas principais, das quais
dependem um conjunto de subtarefas compostas por um grupo de informao genrica e diversos
grupos de informao especfica, que variam em nmero de acordo com as necessidades de
informao existentes. As tarefas principais so Inventrio, Terminologia, Entidades, Eventos,
Documentao e Multimdia.

Sobre a tarefa Inventrio apresentmos, na Tabela 2, os nmeros totais de registos para cada
coleo, reservando para agora a descrio de dois dados que alteram significativamente o valor
qualitativo dos nmeros apresentados.

Um desses dados reflete o trabalho das equipas que utilizam a aplicao In natura para as colees
de histria natural na caracterizao genrica das Espcies e Espcies Minerais, caracterizao que
depois utilizada para a classificao e comparao com os espcimes e espcimes minerais
existentes fisicamente nas colees. Umas e outras totalizam 3.039 registos. A caracterizao das
Espcies, maioritariamente das colees de Zoologia, contm dados da classificao taxonmica
seguida pelo museu, a sistemtica de Lineu (MOTA e CASALEIRO, 2011: 5) e um conjunto de
informaes especficas sobre cada espcie relativas sua Biometria, Caracterizao, Estatuto de
Conservao, Habitats, Numeraes, Nomes Vulgares e Sinonmia.

A caracterizao das Espcies Minerais, da coleo de mineralogia, organizada de acordo com as


classificaes de Strunz e Dana (MUSEU DA CINCIA, 2011), contm um conjunto de grupos de
informao especfica sobre a sua Aplicao, Brilho, Caracterizao, Clivagem, Cores, Forma,
Fratura, Gnese, Hbito, Ocorrncia, Outros nomes, Paragnese, Sinonmia e Transparncia, aos
quais se junta a sistemtica mineral, cujo registo foi alvo de desenvolvimento especfico pela
Sistemas do Futuro em colaborao com os tcnicos responsveis por esta coleo. As espcies
minerais tm ainda informao sobre a sua Frmula Qumica, Sistema Cristalogrfico, Dureza e
Densidade.
219

Ainda sobre as subtarefas de inventrio Espcies e Espcies Minerais importante referir que quase
todos os campos se encontram preenchidos e validados como poderemos verificar, para a maioria
deles, numa consulta s colees de Histria Natural atravs do Museu Digital290.

Segue-se a segunda informao sobre a tarefa de inventrio que no apresentamos. Nas fichas
relativas ao inventrio de objetos, espcimes e espcimes minerais existe tambm um conjunto de
grupos de informao especfica, que complementa a informao genrica de cada uma dessas
subtarefas. Aqui encontramos grupos de informao comuns a sistemas de gesto de colees como
o estado de conservao, localizao, dimenses, classificao, incorporao, proprietrio,
provenincia, etc. e outros especficos das colees em anlise como a recolha etnogrfica,
biometria especfica, funo, uso, coleta, idade, etc. que possibilitam o registo de informao
estruturada291 sobre cada uma dessas categorias de informao. Estes grupos de informao contm,
na maior parte dos objetos e espcimes, pelo menos um registo com dados sobre cada categoria de
informao que o Museu da Cincia considera fundamental para o processo de informatizao das
colees. Ou seja, para cada um dos objetos e espcimes inventariados, existe um conjunto de
informao adicional, cuja recolha morosa e exigente de estudo e investigao sobre as colees,
que permite conhecer dados relevantes sobre a sua histria, utilizao, origem, etc. e que, por sua
vez, possibilitam que a utilizao destas colees pelo museu e por outros investigadores e
cientistas.

Nas diferentes categorias de informao escolhidas para registar dados sobre os objetos e espcimes
nos sistemas de gesto de colees encontrmos os valores que apresentamos na seguinte tabela
separados por colees292:

Coleo
Antropologia

290

Nmero de registos nos grupos de


informao especfica
199.733

Cf. com os exemplos da ficha da coleo de mineralogia com o n. de inventrio MIN.HAL.0000131 disponvel em
http://museudaciencia.inwebonline.net/ficha.aspx?id=175&src=mineralogia&tab=historia# (Consultada em 16-072012) e da ficha da coleo de zoologia com o n. de inventrio ZOO.0002025 disponvel em
http://museudaciencia.inwebonline.net/ficha.aspx?id=493&src=zoologia&tab=historia# (Consultada em 16-07-2012).
Sendo apenas dois, so exemplos representativos da quantidade de informao inserida nas fichas ou subtarefas sobre as
Espcies representadas nas colees de Coimbra.
291
A construo destes grupos de informao obedece ao estabelecido nas Information Categories do CIDOC (CIDOC,
1995) para a definio da estrutura da informao. Em cada um dos grupos de informao existem diversos campos
para registo de dados sobre a categoria de informao correspondente (MATOS, 2007: 105).
292
Inclumos aqui apenas os dados relativos s colees em anlise neste trabalho.

220

Coleo

Nmero de registos nos grupos de


informao especfica

Astronomia
Fsica
Qumica
Mineralogia, Paleontologia e Geologia

4.555
54.601
8.392
41.761

Zoologia

213.746

Botnica

15.103

Tabela 3 - Nmero de registos existentes nos grupos de informao especfica por coleo

Estes registos representam um total de mais de meio milho (537.891) de registos com dados293
sobre autorias, localizaes, estados de conservao, estatuto de conservao, aplicao, funo,
utilizao, dimenses, biometria, etc. que complementam a informao genrica sobre espcies,
espcimes e objetos e permitem, com maior rigor, avaliar o volume de informao criado no projeto
de inventrio at atualidade.

Acresce que o trabalho de informatizao das colees no se centra apenas na tarefa de inventrio.
Os dados sobre eventos, entidades, documentao e multimdia devem tambm ser considerados
nesta anlise para compreendermos a relao entre o tempo e recursos despendidos no projeto e a
informao que este gerou at ao presente momento. Sumariamente, as bases de dados da
Universidade de Coimbra tinham, em Julho de 2012, um total de 333 eventos, 1.329 entidades,
8.190 referncias documentais e 9.618 ficheiros multimdia294 registados.

Nos eventos, o valor apresentado indica a quantidade de registos de informao sobre abates,
emprstimos, exposies, iniciativas educativas, movimentos, conservao, produo de catlogos,
projetos de investigao, reproduo e seguros em todas as bases de dados utilizadas pelo Museu da
Cincia. Um valor relativamente baixo, mas justificado pela prioridade do projeto: a informatizao
do inventrio. Veremos adiante as questes relacionadas com a gesto da coleo, que tm nesta
tarefa especial relevncia, contudo destacamos o volume de registos sobre conservao de objetos
(234 processos) e exposies (84 exposies registadas), relativos s colees de Fsica e

293

Importa referir que alguns destes registos representam mais do que um campo de informao. No caso da localizao
do acervo, por exemplo, para alm da informao do local, estruturada numa tabela, existem tambm campos para a
data de localizao e informaes adicionais, por exemplo.
294
Dos quais 9558 so ficheiros de imagem digital.

221

Antropologia, que, na nossa opinio, decorrem da maior utilizao e solicitaes externas a que
estas duas colees esto sujeitas.

Nas entidades, o valor apresentado reflete o trabalho desenvolvido pela equipa do museu na
pesquisa e registo de informao sobre as entidades que de alguma forma se relacionam com as
colees. A maior parte das 1.329 entidades que se encontram registadas nas bases de dados
concentra-se nos tipos de entidade relativos a Autores de objetos (505), Autores de documentos
(216), Coletores (177) e proprietrios (106). As restantes entidades (Colaboradores, Fotgrafos,
Intervenientes, Inventariantes, Seguradoras e outros tipos indiferenciados) apresentam valores
sempre abaixo da centena de registos. Muito embora os inventariantes procurem registar mais do
que o nome da entidade, a maior preocupao incide sobre a pesquisa de informao sobre os
Autores e Coletores295, que permitir validar a histria e provenincia das colees. Nestes dois
casos verificamos a existncia nas bases de dados de informao biogrfica e cronolgica de
diversos indivduos que depois complementada com a informao dos objetos e espcimes dos
quais so autores ou coletores.

Nas referncias documentais, o valor apresentado centra-se na tarefa sobre documentao de


referncia que se encontra disponvel no sistema de gesto de colees do Museu da Cincia. O
intuito desta tarefa providenciar aos museus uma ferramenta de registo e criao de referncias
documentais e bibliogrficas que possam ser utilizadas no processo de inventrio e, posteriormente,
na gesto das colees. Aqui o volume de registos mais significativo. O total de referncias a
monografias, peridicos, material fotogrfico, material grfico, audiovisual, cartografia,
correspondncia e documentao em formato digital de 8.190 registos. Este volume de registos
traduz o enorme esforo de constituio de um arquivo fotogrfico das colees (7.919 registos de
Material fotogrfico), sendo que das restantes subtarefas apenas se destacam as Monografias com
242 registos.

Por fim, nos ficheiros multimdia, o valor apresentado representativo da enorme ateno dada
pelo Museu da Cincia ao registo fotogrfico das colees, desde o incio do projeto onde se
privilegiou a qualidade, em detrimento da quantidade. Nesta tarefa encontram-se registadas todas as
fotografias e ficheiros multimdia que os inventariantes associam aos registos das restantes tarefas.

295

Importa referir que sobre esta entidade os responsveis da coleo de Antropologia conceberam uma ficha de
coletor, depois desenvolvida pela Sistemas do Futuro, onde se apresentam os dados da referida entidade e um conjunto
de informao relevante sobre os objetos por ele recolhidos como o Pas, Etnias, Categorias, Tipo de incorporao,
Referncias bibliogrficas e total de objetos recolhidos.

222

Estes valores perfazem um total de 47.215 registos em todas as bases de dados do Museu da
Cincia, a que acrescem, como referimos, os 537.891 registos existentes nos grupos de informao
especfica das subtarefas da tarefa de inventrio e um total de relaes296 entre as distintas
subtarefas de 127.317 registos.

Como podemos constatar, o resultado bem mais significativo do que a percentagem (10%) de
bens culturais digitalizados, atualmente, indica. O volume de informao consideravelmente
maior e a sua anlise mais detalhada remete para a questo da qualidade da informao. Alis, neste
projeto atribuda primazia inequvoca qualidade em detrimento da quantidade, como j
referimos acerca dos dados sobre as espcies297 que a equipa do museu recolhe. Facto que a
consulta dos manuais de procedimentos para o inventrio das colees e dos procedimentos para a
documentao fotogrfica criados para o processo de digitalizao das colees reitera,
demonstrando a exigncia de qualidade da informao que a direo do museu entendeu assumir
desde o incio.

Desde logo a prpria produo dos manuais revela essa opo. A existncia destes manuais
acautela, por um lado, a normalizao dos procedimentos e terminologia utilizados no inventrio e,
por outro, a procura da continuidade das metodologias utilizadas, alheia a mudanas nos
intervenientes. Na maior parte dos casos que conhecemos, estes dois fatores tm como
consequncia o aumento da qualidade da informao inserida nos sistemas de gesto de colees.

Estes manuais de procedimentos tratam de questes simples. Definem o formato das datas a inserir
nos campos de data, bem como as regras a seguir quando a referncia cronolgica conhecida apenas
tem forma textual, como, por exemplo, o comum incio do sculo XX, e no possvel
determinar uma data ou perodo que possa ser inserida em campos de data. Definem o modo como a
informao deve ser registada em cada uma das tarefas, subtarefas e grupos de informao
especfica, indicando a norma definida pelo museu para esse campo298, se essa informao de

296

O mdulo de relaes das aplicaes da Sistemas do Futuro uma ferramenta transversal a todas as tarefas dos
sistemas de gesto de colees por ela desenvolvidos. Permite a criao de registos que estabelecem uma relao entre
dois registos de qualquer tarefa. esta ferramenta que permite cruzar a informao de um objeto com as exposies
onde esteve presente, estabelecer as relaes entre a documentao e os objetos, criando automaticamente as referncias
bibliogrficas (em Portugal de Acordo com a NP405) ou estabelecer as relaes entre os objetos/espcimes e os
processos de restauro registados na subtarefa conservao de objetos ou conservao de espcimes.
297
So dados que vo muito para alm da simples classificao taxonmica e que permitem uma caracterizao
genrica de cada espcie, como podemos consultar no Museu Digital: http://museudaciencia.inwebonline.net
(Consultado em 17-06-2012).
298
No campo Nmero de Inventrio indica-se a regra da sua construo para cada coleo, ou seja, uma sigla de 3 letras
correspondente coleo e depois o nmero de inventrio dos objetos ou espcimes (para os previamente existentes)
(ANT.Ang.143; QUI.0096) ou, nos casos de novos nmeros, a mesma sigla, seguida por uma numerao a comear em

223

carter obrigatrio e se faz parte do conjunto de informao que o Museu da Cincia pretende
disponibilizar atravs do Museu Digital. Do mesmo modo, definem a norma a utilizar para a
descrio e designao dos objetos, para a sua classificao, para a descrio do seu estado de
conservao, para o registo da localizao, da incorporao, dos materiais, medidas, tcnicas,
provenincias e valores (MUSEU DA CINCIA, 2011a). Estes manuais contm ainda indicaes
para vrias subtarefas de eventos, entidades e documentao, onde se destaca a preocupao com a
duplicao de registos relativos mesma pessoa ou instituio, bastante frequente nos sistemas
informticos desta natureza299.

Com relao ao Manual de Procedimentos (MUSEU DA CINCIA, s.d) referente ao carregamento


de espcies e espcimes auxiliado pela aplicao In natura, as regras gerais de introduo de
informao na base de dados contemplam, para alm da indicao do formato de datas, a indicao
da no utilizao de abreviaturas para os nomes de pases ou a utilizao de maisculas sempre que
se insere um registo em qualquer tabela auxiliar300 da base de dados, entre outras regras de
ortografia. Neste caso, o museu teve especial cuidado na definio das regras sobre o Txon a
utilizar, tipo de nomenclatura, nome do autor da classificao e o nome vulgar da espcie ou do
espcime, uma vez que este tipo de informao vital para as colees que recorrem classificao
taxonmica permitida pelo In natura. Neste caso, so tambm definidas as regras para a introduo
da informao sobre a biometria, a caracterizao, o estatuto de conservao da espcie, a descrio
do habitat, sobre outras numeraes, nomes vulgares, sinonmia, tipo de espcime, existncias,
coletas, estado de conservao dos espcimes, provenincia, localizao, preparao, sistema
cristalogrfico dos minerais, dureza e densidade, aplicao, etc. (MUSEU DA CINCIA, s.d.).

Um e outro manual contm anexos com a estrutura das tabelas auxiliares em utilizao no sistema
de gesto de colees, nas quais se incluem as tabelas gerais, comuns a todas as colees (como o
estado de conservao dos objetos e espcimes, por exemplo), e outro tipo de tabelas de carter
mais especfico, de que so exemplo as tabelas de funes e de categoria para a coleo de
Antropologia (MUSEU DA CINCIA, 2011a) ou a tabela cronostratigrfica utilizada para o registo
de informao cronolgica nas colees de mineralogia (MUSEU DA CINCIA, s.d.).

1 por cada coleo, sempre antecedida de 3 ou 4 dgitos (FIS.0005; BOT.00010), conforme a coleo, que permitam a
sua ordenao num campo alfanumrico.
299
O manual de procedimentos indica algumas regras claras sobre a atribuio de diferentes tipos de entidade para a
mesma pessoa (um fotgrafo pode ser ao mesmo tempo autor e proprietrio, por exemplo) e na definio do registo do
seu nome completo (sempre que conhecido) (MUSEU DA CINCIA, 2011a).
300
As tabelas auxiliares representam um conjunto de informao que pode e deve ser gerido atravs de uma lista
auxiliar de termos que possibilita um maior controlo sobre a informao existente na base de dados.

224

O manual de normas para a fotografia, tratamento e gesto da imagem (MUSEU DA CINCIA,


2007) , como referimos, outro indicador da preocupao com a qualidade que o Museu da Cincia
coloca neste projeto. Este manual incide numa matria sobre a qual os museus tm tido alguma
dificuldade, dada a escassez de recursos tcnicos ou de recursos financeiros para os contratar.
Sublinhamos que em Portugal esta uma preocupao dos responsveis pela tutela dos museus a
nvel estatal desde h muitos anos. A Diviso de Documentao Fotogrfica301 do extinto Instituto
de Museus e Conservao conta j com uma larga experincia e conhecimento nesta matria302,
muito embora atue apenas no registo fotogrfico das colees dos museus dependentes daquele
organismo. Seguindo este exemplo e considerando o registo fotogrfico das suas colees um
elemento essencial para o projeto do Museu Virtual, o Museu da Cincia, decidiu criar um manual
de normas que salvaguardasse a uniformizao de mtodos e um patamar de qualidade mnimo para
a documentao fotogrfica das suas colees.

No manual de gesto da documentao fotogrfica o Museu da Cincia reconhece a importncia


que a fotografia atualmente assume na identificao dos objetos e seus estados de conservao,
assim como, mais recentemente, na divulgao do patrimnio cultural atravs das plataformas
tecnolgicas atuais; e reflete sobre algumas das preocupaes que tem em relao utilizao da
imagem digital como elemento da gesto da coleo.
Entre outras, a obsolescncia (MUSEU DA CINCIA, 2007) desse tipo de material, uma matria
sensvel na rea das tecnologias de informao, mas que raramente considerada neste tipo de
projetos, sendo que o manual de procedimentos no define qualquer plano de atuao para esta
situao; a preservao dos espcimes fotogrficos no digitais previamente existentes, porm sem
concretizao em termos de planificao geral; as questes legais, ticas e funcionais que se
levantam com a utilizao das imagens pelo museu e por terceiros; e o acesso a documentao,
investigao e estudo das colees, emprstimos, recolha e cedncia de imagens, e difuso do
acervo, onde se definem as regras para a utilizao das imagens da sua coleo, preocupaes
refletidas simultaneamente nos artigos 15 a 20 do regulamento do Museu da Cincia (MUSEU
DA CINCIA, 2011b).

Feita esta reflexo, o manual define os procedimentos para a captao das imagens, quer atravs da
digitalizao de imagens j existentes, quer atravs da realizao de novas fotografias j em formato
301

Pode
ser
encontrada
informao
sobre
esta
diviso
em
http://www.ipmuseus.pt/ptPT/recursos/fotografia/ContentDetail.aspx (Consultado em 15-07-2012).
302
A DDF era a instituio responsvel pela definio de procedimentos para a recolha, tratamento e digitalizao das
fotografias do inventrio dos museus tutelados pelo IMC e, tambm, a entidade responsvel pela sua gesto atravs do
MatrizPix: http://www.matrizpix.imc-ip.pt/matrizpix/home.aspx (Consultado em 15-07-2012).

225

digital303, indicando a forma de realizao de um e outro trabalho, e, concretamente, definindo para


o segundo as questes de iluminao, fundos utilizados, metodologia de trabalho de campo e
elementos a considerar na escolha dos objetos e espcimes a fotografar, de acordo com questes de
segurana, conservao, divulgao e valor patrimonial dos mesmos.
Aps a captao das imagens definem-se os procedimentos a seguir para o seu tratamento digital304
e identificao e organizao no repositrio de imagens criado para guardar os ficheiros digitais,
onde cada uma das imagens nomeada com o acrnimo da coleo, nmero de inventrio do objeto
ou espcime e, finalmente, com um nmero de imagem, todos separados com a utilizao do carter
underscore. S aps este tratamento e organizao que as imagens so introduzidas na subtarefa
de Material Fotogrfico, dependente da tarefa Documentao, onde sero introduzidas informaes
sobre o fotgrafo, formato, localizao, etc. e a partir da qual se faro as respetivas relaes305 com
as fichas da tarefa de Inventrio. Durante a associao do ficheiro de imagem ficha de Material
Fotogrfico os metadados do ficheiro digital so tambm associados e guardados no sistema de
gesto de colees.

O manual conclui com algumas consideraes sobre os recursos necessrios para a elaborao ou
digitalizao das fotografias e para o tratamento digital atrs mencionados.

Estes manuais tm permitido ao Museu da Cincia manter a coerncia na informao que registam e
gerem sobre as suas colees. Entendemos que a existncia destes manuais uma das principais
razes para a qualidade do projeto de inventrio das colees do Museu da Cincia, demonstrada
pelo Museu Digital, a sua face pblica. Sem prejuzo do exposto, julgamos ser este o momento ideal
para o museu dar um segundo impulso no projeto e criar as condies para melhorar a eficincia do
seu j meritrio trabalho.

Neste contexto, o museu aceitou a parceria que, juntamente com a Sistemas do Futuro, lhe
propusemos inicialmente tendo em vista a utilizao do SPECTRUM nos sistemas de gesto de
colees que utiliza. Vindo depois a estabelecer com a Collections Trust o acordo que lhe conferiu
os direitos inscritos na licena internacional daquela norma para o territrio nacional e que, num

303

A escolha do formato digital , atualmente, a mais sensata, uma vez que a qualidade no afetada e os recursos
financeiros exigidos so consideravelmente menores neste caso.
304
Aps a realizao da digitalizao ou fotografia a imagem da resultante passa por um processo de tratamento
informtico que permite corrigir alguns erros de iluminao, cor ou brilho, por exemplo, para obter o ficheiro digital
que ficar no repositrio digital.
305
O processo de criao das relaes bastante simples, bastando ao utilizador arrastar a imagem para cima da rea
multimdia do registo de inventrio correspondente.

226

futuro prximo, a habilitar a implementar os procedimentos do SPECTRUM na sua atividade


diria.

7.2.3. O Museu da Cincia e a utilizao do SPECTRUM


Em 2009, data em que apresentmos a pretenso de realizar esta investigao sobre a utilizao do
SPECTRUM nos museus portugueses, o Museu da Cincia tinha j publicado, atravs do Museu
Digital, um total de 21.000 registos e espcimes das suas colees. Este era o resultado visvel de
um trabalho que comeou, ainda que de forma tmida e compartimentada, em 2001, e que tem
continuado, pese embora as dificuldades, at ao momento atual. Este trabalho de inventrio e
documentao das colees tem, como referimos, dois objetivos principais: a gesto das colees e
a sua divulgao atravs do Museu Digital (MOTA, s.d.). O objetivo de divulgao foi cumprido
por via da publicao online das colees do Museu da Cincia. J no que concerne a gesto das
colees, entendemos que o cumprimento do objetivo fixado estar aqum do pretendido.

Como vimos, o museu dispe Atualmente de um conjunto de regras que lhe permitem ter um
volume considervel de informao sobre as suas colees. Porm a informao relacionada com a
gesto das colees, ou seja, os emprstimos, exposies, processos de conservao, iniciativas
educativas, etc. no ainda, na maior parte dos casos, tratada atravs dos sistemas de gesto de
colees que o museu tem ao seu dispor. Alis a informao sobre os processos de gesto de
colees, mesmo a pouca que tratada informaticamente, gerida e registada de forma
compartimentada, por coleo, e no, como seria til ao museu, de uma forma generalizada para
todas as colees e sustentada num conjunto de regras definidas previamente para o efeito.

Como seria de prever, esta separao est na origem de alguns problemas na organizao e
definio de processos e, consequentemente, na sua documentao e registo. No entanto, a criao
da Fundao que gere o Museu da Cincia e o acordo de cedncia das colees estabelecido com a
Universidade de Coimbra, tm vindo a contribuir para uma a gesto cada vez mais centralizada e
comum a um conjunto de colees, antes geridas separadamente conforme as regras definidas pelos
diferentes departamentos da UC. Este foi, de resto, um dos propsitos da prpria criao do Museu
da Cincia: a gesto integrada das colees da Universidade de Coimbra (MOTA, s.d.).

O Museu da Cincia confrontou-se, ento, com a necessidade de estabelecer um conjunto de regras


ou procedimentos que pudessem ser implementados na gesto de todas as antigas colees
departamentais da UC, agora a coleo do Museu da Cincia, que funcionassem como os seus
227

manuais de procedimentos para o inventrio, atrs mencionados, mas agora focando a ateno na
gesto dos diversos eventos que afetam a vida do seu acervo. Numa das reunies mensais sobre
documentao das colees em que participmos, a equipa do museu, ciente desta necessidade,
props a criao destas regras. Contudo, a direo do museu, conhecendo a norma SPECTRUM e o
contributo que poderia dar nesta matria, decidiu, em boa hora na nossa opinio, adot-la como
norma para a gesto da sua coleo (MOTA e CASALEIRO, 2011: 6), aguardando pelo principal
resultado desta investigao: os sistemas de gesto de colees compatveis com aquela norma.

A deciso do museu coincidiu com o interesse da Sistemas do Futuro na utilizao daquela norma
de referncia, j utilizada por alguns concorrentes da empresa no mercado internacional, para
melhorar significativamente a componente de gesto das colees dos sistemas que desenvolve.
Estavam reunidas as condies para a implementao da norma SPECTRUM no Museu da Cincia
da Universidade de Coimbra, para a qual o nosso trabalho pretende contribuir delimitando algumas
questes prvias e apontando o caminho para a utilizao bem-sucedida dos procedimentos da
norma inglesa. Para melhor compreenso, dividiremos o processo de implementao das normas em
trs momentos: Preparao, Implementao e Utilizao nos sistemas de gesto de colees.

7.2.3.1.

Preparao

O Museu da Cincia necessita de preparar a introduo de uma norma como o SPECTRUM atravs
da realizao de alguns trabalhos prvios, indispensveis para que a gesto da sua coleo possa ser
uniforme e integrada.

O primeiro, porventura o mais exigente e com maior responsabilidade desde que o museu assumiu a
importncia das suas colees e criou o projeto do Museu Virtual, a unificao das diversas bases
de dados, com a integrao dos registos das anteriores colees departamentais da UC, num nico
sistema que contemple todos os registos da coleo do Museu da Cincia. Isto dar resposta
alterao da estrutura de gesto das colees, que passou da dependncia dos diferentes
departamentos, para uma gesto centralizada decorrente da criao da Fundao para o Museu da
Cincia e do acordo de cedncia de colees celebrado entre aquela instituio e a UC.

A concretizao desse trabalho implica a colaborao estreita entre a equipa do Museu da Cincia e
a equipa tcnica da Sistemas do Futuro que, com a devida autorizao do museu, faro a avaliao e
integrao dos registos de todas as tarefas das aplicaes em uso, tendo em ateno a existncia de

228

possveis conflitos nas tarefas comuns e nas tabelas de termos, por exemplo, e cuidado especial na
integrao dos registos relativos s tarefas de entidades, eventos e documentao.
No caso das tabelas, necessria uma especial ateno na juno das tabelas306 de designaes de
objetos da atual base de dados de Antropologia, com as de Fsica e Qumica, por exemplo, bem
como s tarefas de classificao das espcies, existentes na base de dados de Zoologia e Botnica,
para que o sistema de classificao no sofra qualquer alterao em relao ao definido nos manuais
de procedimentos de inventrio. Da mesma forma a equipa do museu dever rever os conceitos
utilizados em cada uma das atuais bases de dados, para que a utilizao de determinado termo seja
igual, independentemente do bem cultural que se pretende documentar307.

No caso dos registos de informao de inventrio e restantes tarefas dos sistemas, o processo
passar por uma avaliao de possveis repeties (que seguramente ocorrero nas tarefas relativas
s entidades), de concatenao entre registos similares e de verificao das relaes existentes com
os registos que, no processo, sero eliminados, alterando-as atravs da remisso para os registos que
os substituem. Note-se que o museu anteviu a unificao destas bases de dados quando definiu
nmeros de inventrio compostos de uma sigla identificadora de cada coleo (CASALEIRO,
2010), facto que impediu a repetio destes cdigos de identificao e que, por isso, facilita agora
esta integrao.

Pese embora a complexidade e o risco de um processo de unificao de bases de dados, julgamos


que neste momento esto reunidas as condies para a sua realizao. Por um lado, a equipa do
museu j tem alguns anos de experincia nesta rea e, por outro, as vantagens de ter apenas um
sistema de gesto de colees no qual se possam cruzar informaes entre as colees de Zoologia,
Botnica, Antropologia, Fsica, Qumica, Mineralogia, etc.308 com uma gesto centralizada em
termos de acesso, permisses de utilizao, atualizaes ou assistncia tcnica, parecem-nos

306

Esta avaliao ter que ser feita para todas as tabelas auxiliares que estejam a ser usadas nas diferentes bases de
dados.
307
A ttulo de exemplo, apontamos a utilizao dos termos para definir um estado de conservao, ou seja, o museu
deve definir, em relao a todas as tipologias de objetos, o que entende por bom ou mau estado de conservao.
308
O cruzamento de informao sobre a coleta de objetos no terreno, apenas para dar um exemplo, poderia fornecer
dados mais completos sobre o trabalho desenvolvido por diversos investigadores e cientistas que contriburam para a
riqueza de vrias colees da Universidade de Coimbra atravs da recolha de diversos objetos e espcimes nos
trabalhos de campo que desenvolveram.

229

demasiadamente evidentes. Este processo acarreta um razovel investimento de tempo 309 e recursos
humanos310 e a necessidade absoluta de verificao dos dados aps a sua concluso.

O segundo trabalho preparatrio j foi iniciado pelo museu. Prende-se com a definio de uma
poltica de gesto de colees para o Museu da Cincia que tem obrigatoriamente de abordar os
temas de todos os procedimentos tratados pelo SPECTRUM para facultar a sua implementao.

Neste momento, o Museu da Cincia j tem definido um conjunto de documentos regulamentares


que, apesar de avulsos, refletem as opes da instituio sobre diversos processos de gesto da sua
coleo. Desde logo, no seu Regulamento Interno (MUSEU DA CINCIA, 2011b), disponvel para
consulta na pgina da instituio, que enuncia:

- a misso, os objetivos, a organizao, os horrios, a segurana e as normas de visita;


- as regras sobre a utilizao e acesso s colees e sua documentao, nomeadamente no que
respeita a pedidos de emprstimo (para exposio ou investigao), a pedidos de investigao e
estudos de objetos e espcimes por parte de entidades externas ao museu, para a sua consulta;
- as regras para acesso s reservas e documentao;
- e, por fim, as condies do registo fotogrfico das colees e a sua posterior divulgao, bem
como as condies de cedncia de imagens do seu arquivo fotogrfico.

Este documento incide num aspeto com particular importncia para as colees que a sua
utilizao, e para o qual o SPECTRUM define um procedimento especfico.

Adicionalmente, existem outros quatro documentos regulamentares que, direta ou indiretamente,


importam para a gesto das colees.

O Plano de Emergncia e Segurana do Museu da Cincia (MUSEU DA CINCIA, s.d. a),


onde se definem os sistemas de segurana e preveno dos edifcios do museu, as normas e
restries aos visitantes, os procedimentos a seguir pela equipa do museu e pelos visitantes em caso
de catstrofe (incndio, inundaes, ameaas de bomba, etc.) e emergncia, as instrues de
utilizao dos meios de extino e a sua localizao com o recurso planta do museu. Este plano
visa a segurana dos visitantes e dos seus profissionais e no contempla aes de salvaguarda
309

No perodo de transferncia dos dados para um sistema nico o carregamento de informao ter forosamente que
ser interrompido.
310
Este processo s pode ser realizado com sucesso com a participao de todos os responsveis das colees e os
respetivos inventariantes.

230

especficas para o acervo, porm dado que os elementos que define podero contribuir para a
preservao das colees importante registar a preocupao manifestada nesta rea especfica.

As Normas Gerais de Inventrio constituem um documento introdutrio aos manuais de


procedimentos referidos, que esclarece o propsito e as ferramentas utilizadas no mbito do
processo de inventrio e digitalizao das colees, e assinala o seu ponto de situao.

As Normas e Procedimentos de Conservao Preventiva (MUSEU DA CINCIA, s.d. b)


constituem um documento que define as boas prticas e regras a seguir para conhecer e prevenir os
mecanismos de deteriorao das colees do museu atravs de meios de controlo ambiental.
Primeiramente so caracterizados os espaos de exposio e reserva que recebem as colees e os
procedimentos a cumprir para que os mesmos tenham as condies ideais para o seu
acondicionamento. A reviso dos telhados, a limpeza, as inspees s instalaes eltricas e ao
material de segurana, as indicaes para o acondicionamento dos objetos, etc. so algumas das
questes tratadas nesta matria. De seguida, so estabelecidas as normas para a monitorizao e
controlo ambiental e biolgico, apresentando valores sobre a humidade relativa, temperatura e
iluminao para os diversos tipos de materiais, bem como indicando os princpios a seguir para
providenciar o melhor ambiente possvel para a preservao das colees. So referidos os cuidados
a ter com o controlo de pragas que possam afetar o estado de conservao do acervo, e as medidas
de preveno do seu aparecimento. Finalmente so tratadas as questes da segurana fsica das
colees, alertando para os cuidados a ter em termos de vigilncia, restries no usufruto do museu
e os cuidados a ter para evitar incndios nas reas que contm colees (exposio e reserva),
completando o referido no Plano de Emergncia e Segurana.

A Poltica de Incorporaes do Museu da Cincia (MUSEU DA CINCIA, s.d. c) um


documento que, sumariamente, se prope definir as regras e as condies exigidas para incorporar
um (ou vrios) objeto ou espcime na coleo do museu. O documento caracteriza brevemente as
colees do museu, a sua finalidade inicial e os mtodos pelos quais foram constitudas. Aps o que
faz o enquadramento do processo de incorporao, nomeadamente, as condies tcnicas, legais e
ticas que orientam o processo e a deciso final de aceitao dos novos objetos, indicando as
modalidades de incorporao possveis. Na parte final, o documento estabelece os responsveis
pelas incorporaes e os procedimentos que os tcnicos do museu devem acautelar para documentar
todo o processo, garantindo o cumprimento de todas as regras estabelecidas na lei e possibilitando
no futuro a prova da propriedade dos objetos incorporados.

231

A poltica de incorporaes um documento essencial e um instrumento de gesto essencial para os


museus, uma vez que define a estratgia de valorizao da coleo do museu. Permite ao museu
saber como completar a sua coleo com objetos relevantes, e defende-o, por exemplo, em relao a
doaes de objetos irrelevantes para a misso e objetivos do museu e da sua coleo. A
obrigatoriedade da sua incluso no processo de creditao dos museus portugueses foi uma das
medidas mais acertadas da RPM.

Contudo, o trabalho na criao destes documentos no est concludo. Se por um lado algumas
questes de conservao preventiva, segurana, incorporao e utilizao das colees esto
tratadas nos documentos apresentados, no mbito da implementao do SPECTRUM existe ainda
um conjunto de outros aspetos por prever, e que devero fazer parte de um documento geral sobre a
Poltica de Gesto de Colees do Museu da Cincia. Esta ser uma tarefa para a equipa do museu,
que dever estabelecer os restantes princpios, critrios e normas reguladores da gesto da coleo
que sustentem a aplicao de todos os procedimentos do SPECTRUM.

Com base no contexto poltico, social e financeiro em que se insere, o museu dever criar um
documento estratgico sobre o desenvolvimento e gesto das colees, que atenda misso e
objetivos da instituio e onde se identifique claramente o contexto estatutrio, legal e tico
associado. O documento dever ser atualizado e revisto com regularidade, de acordo com a
dimenso e caractersticas do museu, e, uma vez aprovado pelos organismos de gesto da
instituio, deve ser tornado pblico e disponibilizado a todos os potenciais interessados311. A
poltica de gesto de colees deve ser assumida por cada um dos membros da equipa do museu e
ser utilizada diariamente na gesto das colees (HILLHOUSE, 2009: 16-17).

No caso ingls, por exemplo, o PAS197 define quatro grandes reas que a poltica de gesto de
colees deve contemplar: o desenvolvimento das colees, a informao ou documentao das
colees, o acesso s colees e a preservao e conservao das colees. Estas reas de gesto
muito amplas podem incluir, como vimos, diferentes procedimentos do SPECTRUM (DAWSON;
HILLHOUSE, 2011), ou seja, reas sujeitas definio de polticas mais especficas. Assim, o
museu ter de refletir e decidir sobre questes bsicas como o controlo de localizao dos objetos, o
transporte ou a verificao do estado de conservao dos objetos, mas tambm questes de natureza
mais complexa como os direitos legais, de imagem ou de utilizao associados coleo, a gesto
dos riscos, a forma de atuao no caso de perdas e danos sofridos ou o abate e desincorporao de
311

No caso do Museu da Cincia da UC, a poltica de gesto das colees deveria ser disponibilizada a todos os
investigadores que as estudam e comunidade acadmica coimbr. A disponibilizao deste tipo de documentos devia
ser, na nossa opinio, obrigatria.

232

objetos das colees. Portanto, sugerimos que a criao da poltica de colees em Coimbra se
possa basear na estrutura de procedimentos definidos naquela norma, cumprindo assim os requisitos
necessrios para a sua implementao no processo de gesto.

Outro aspeto relevante no desenvolvimento das polticas necessrias para a gesto das colees a
sua abrangncia. O seu desenvolvimento no pode ser unilateral, decorrente da imposio de um
departamento ou da direo. Deve ser um processo participativo312, cujo resultado final seja aceite
por toda a equipa que o vai utilizar no trabalho quotidiano da instituio (HILLHOUSE, 2009: 17).
Sem prejuzo da relevncia deste documento para a utilizao e implementao do SPECTRUM, tal
como a norma, a definio das polticas necessrias poder ser faseada, de acordo com as
necessidades da instituio.

Finalmente, a preparao prvia da implementao da norma no Museu da Cincia obriga


definio de um Plano de Documentao. Este documento, elaborado com base numa avaliao
cuidada da documentao existente, permitir identificar os problemas existentes e estabelecer um
plano que permita a sua resoluo. O plano dever definir a calendarizao, as metodologias
utilizadas, os equipamentos e materiais necessrios, estabelecer inequivocamente as tarefas e
responsabilidade da equipa do museu e indicar, ainda que aproximadamente, os custos associados
sua implementao (HARRISON; MCKENNA, 2008: 52).

O Museu de Cincia dever definir neste documento o modo como pretende implementar os
procedimentos do SPECTRUM, sobre o qual falaremos adiante, e estabelecer os objetivos e
prioridades a ter em conta nesta nova fase do trabalho de documentao do acervo. A criao e
utilizao deste plano facultaro ao museu o controlo e avaliao do trabalho de documentao e
gesto das colees efetuado at ao momento e a introduo das correes necessrias para a
resoluo dos problemas identificados.

Em concluso, a utilizao de um nico sistema, a definio de uma poltica de gesto de colees


e, finalmente, de um plano de documentao so os elementos preparatrios que consideramos
imprescindveis passar prxima fase deste processo.

7.2.3.2.

Implementao

312

Embora o processo participativo seja, na nossa opinio, favorvel criao de um documento mais completo, o
museu deve estar ciente da necessidade de mediao e tomada de deciso, sob pena de se alongar no tempo a sua
finalizao.

233

A implementao dos procedimentos do SPECTRUM em qualquer museu no deve ser vista com a
habitual apreenso. Antes pelo contrrio, a sua implementao dever ser vista como uma
oportunidade para a constituio de um sistema de documentao e gesto das colees mais
eficiente e fator de melhoria da gesto do museu nas suas diversas valncias. Sabemos que a
documentao das colees um elemento fundamental para as prprias colees313 e para os
museus. Sabemos, cada vez mais, que de extraordinria importncia para os diferentes pblicos
dos museus, entre outras razes porque favorece a criao de conhecimento, atravs dos programas
de educao, das exposies e da sua disponibilizao na Internet. Assim sendo, o museu deve
munir-se de todas as ferramentas sua disposio para que este trabalho seja cumprido com
elevados nveis de qualidade, tendo em conta os recursos humanos e materiais existentes. O
SPECTRUM , na nossa opinio, uma das principais ferramentas que os museus Atualmente
dispem.

A implementao do SPECTRUM uma tarefa ao alcance de todos os museus. Embora


circunscritos realidade do Reino Unido, a implementao dos procedimentos do SPECTRUM na
maior parte dos museus que conhecemos (HILLHOUSE, 2009), revela a existncia de
procedimentos anteriores que, apesar de incompletos, quando comparados com a norma, refletem as
preocupaes e metodologias preconizados nos novos procedimentos. Quer isto dizer que, em
frequentemente, os museus utilizam mtodos de trabalho para diversas reas da documentao e
gesto de colees que respeitam o determinado no SPECTRUM. O facto no nos surpreende, uma
vez que esta norma inglesa o reflexo da determinao da comunidade museolgica do Reino
Unido na elaborao de um documento que espelhasse a prtica profissional da gesto de colees.
Portanto, os procedimentos do SPECTRUM so o reflexo dessa prtica.

Cientes disso, decidimos conhecer as metodologias utilizadas Atualmente em Coimbra na gesto


das suas colees, tendo em vista determinar as possveis semelhanas ou diferenas em relao
norma que o museu pretende implementar. Solicitmos o acesso ao arquivo da coleo de
Antropologia do antigo Museu de Histria Natural da UC314, agora Museu da Cincia, para
consultar os elementos documentais guardados para os processos de gesto da coleo, como os
emprstimos (entrada e sada), estudo das colees, exposies, inventrios anteriores, abates,
conservao preventiva, restauro, organizao de reservas, incorporaes, doaes, depsitos,
documentao, educao, etc.
313

No que diz respeito sua segurana, salvaguarda e conservao, por exemplo.


Embora saibamos que haver no futuro a necessidade de realizar este trabalho para todas as colees do Museu da
Cincia, decidimos restringir, por questes de tempo e recursos necessrios, a anlise apenas coleo de Antropologia.
Esta deciso teve em conta, como no poderia deixar de ser, o facto de esta ser uma das colees mais emblemticas e
mais solicitadas da UC e, tambm, o facto de ter quase concludo o processo de informatizao do inventrio.
314

234

A principal concluso da consulta efetuada que no se verifica qualquer incompatibilidade entre


os procedimentos anteriormente utilizados e aqueles que o SPECTRUM preconiza. Como
parmetros para analisar a documentao e verificar se os elementos constantes do arquivo eram
conformes, utilizmos a norma mnima exigida pelo SPECTRUM. Com efeito, na maior parte dos
casos constatamos o cumprimento daquela norma mnima, e conclumos que a documentao dos
processos, principalmente os que implicavam a sada dos objetos das instalaes do Museu (para
exposies, conservao, investigao, etc.), era bastante mais completa do que o SPECTRUM
exige. Alm disso, a anlise da troca de correspondncia entre instituies, no caso dos
emprstimos, por exemplo, permitiu-nos verificar a semelhana entre os passos seguidos pelos
tcnicos do museu e os definidos nos diagramas de fluxo de trabalho que representam graficamente
aquele procedimento do SPECTRUM.

Esta anlise apenas permitiu avaliar as semelhanas entre os procedimentos utilizados e o


SPECTRUM, nos casos em que o museu habitualmente documente esses procedimentos. Por
exemplo, muito embora faa auditorias, o museu no documenta este procedimento. A equipa
tcnica do museu realiza de forma aleatria constantes verificaes dos objetos ou da sua
informao, porm as evidncias deste processo cingem-se s atualizaes dos registos da tarefa
correspondente, no se guardando informaes sobre os objetos auditados, sobre os motivos da
auditoria, as datas de realizao, etc. conforme exigido no SPECTRUM para este procedimento.

Face ao exposto, entendemos que o Museu da Cincia pode utilizar o SPECTRUM para definir um
conjunto de procedimentos, agora comuns a todas as colees e tipologias de objetos, que permitir
cumprir com os parmetros de qualidade que presidiram ao projeto do inventrio, com o disposto na
poltica de colees e, consequentemente, na misso da instituio.

Assim, tendo por base a poltica de gesto de colees e o plano de documentao, o Museu da
Cincia dever programar a implementao do SPECTRUM de modo faseado. Numa primeira fase,
implementando os 8 procedimentos primrios definidos na norma:

1. Entrada de objetos;
2. Incorporao;
3. Controlo de localizao e movimentos;
4. Catalogao;
5. Sada de objetos;
235

6. Emprstimos - Entrada;
7. Emprstimos - Sada;
8. Documentao retrospetiva.

Numa primeira fase, que constitui tambm um teste s metodologias e recursos utilizados no
processo de implementao, o museu deve concentrar os esforos num procedimento de cada vez,
ao invs de tentar implementar todos os procedimentos primrios de uma s vez. Assim:

Em primeiro lugar, em cada um dos procedimentos o museu dever ter resposta para as seguintes
questes: O que ? Porque o fazemos? Quando o fazemos? Quem o deve fazer? Que decises so
necessrias? Que informao deve ser registada? (HARRISON; MCKENNA, 2008).

A resposta a estas questes deve estar, como vimos, na poltica de colees e no plano de
documentao, da a sua sublinhada importncia. Assim, qualquer membro da equipa do museu
dever saber exatamente quando, como, quem, de que forma, etc. deve atuar quando confrontado
com qualquer um dos procedimentos de gesto de coleo em uso.

De seguida deve ser avaliado o estado atual da documentao das colees. O SPECTRUM prev
um conjunto de condies que devem ser cumpridas para que o sistema de documentao do museu
responda positivamente norma mnima do SPECTRUM. Nos casos em que o museu tenha j
adotado outros procedimentos, a norma mnima serve como uma lista de verificao das condies
a cumprir em cada procedimento. Assim, o museu deve verificar a documentao existente e
perceber se os registos e informao que dispe lhe permitem satisfazer os requisitos mnimos de
cada procedimento.

Estamos cientes do esforo exigido, pelo que sugerimos que o museu planeie a implementao dos
procedimentos a mdio e longo prazo, de acordo com o melhor equilbrio possvel entre os recursos
e as necessidades detetadas para a resoluo dos problemas de documentao das colees.

Outra opo, aplicvel apenas em alguns procedimentos, estabelecer que utilizao da norma ir
afetar os processos de gesto a partir da data da sua implementao, deixando o registo da
informao anterior a essa data ao cuidado do procedimento de Documentao retrospetiva, soluo
acolhida na prpria norma (HARRISON; MCKENNA, 2008: 48).

236

Finalmente, para cumprir o disposto para cada um dos procedimentos primrios do SPECTRUM,
bastar ao museu seguir as indicaes que so apresentadas, passo a passo, nos esquemas de fluxo
de trabalho apresentados. Nesses esquemas o museu dispe de indicaes sobre as entidades
envolvidas e sobre as aes necessrias e, finalmente, da informao que deve ser registada no
respetivo sistema do museu. Note-se que o SPECTRUM uma norma aberta, pelo que acolhe a
possibilidade de o museu adicionar um passo ou concentrar dois passos num s, se entender que
pode facilitar ou completar o processo, desde que assegure os passos necessrios ao cumprimento
da norma mnima definida.

Como vemos a implementao do SPECTRUM no complicada. Estamos cientes que exigente


em termos de recursos e tempo, por isso alertmos j para o compromisso que a direo do museu e
toda a sua equipa, mesmo a que no lida diariamente com a documentao e gesto das colees,
tero obrigatoriamente que assumir. No entanto, os benefcios que um sistema de gesto de
colees que cumpra, em termos de documentao das colees, o disposto na norma mnima
referida, so bastante considerveis e justificam todo o empenho e esforo necessrios para a sua
concretizao.

7.2.3.3.

Utilizao do SPECTRUM atravs dos Sistemas de Gesto de colees

Este ltimo ponto relaciona-se diretamente com o trabalho que temos vindo a desenvolver no
mbito desta investigao no sentido de dotar os sistemas de gesto de colees da Sistemas do
Futuro, nomeadamente os utilizados pelo museu, das funcionalidades e grupos de informao
necessrios para a compatibilizao com a norma SPECTRUM, e que um dos principais
propsitos do presente estudo.

No mbito do projeto do Museu da Cincia, consideramos que a utilizao de um sistema de gesto


de colees que tenha integrado o SPECTRUM, facilita a utilizao generalizada da norma. Com
efeito, o sistema tornar mais simples o desenvolvimento do processo de documentao e gesto da
coleo, uma vez que a equipa tcnica do museu apenas se ter que preocupar em seguir os passos e
elementos pedidos pelo sistema para cada um dos procedimentos que pretenda implementar.

A adaptao das aplicaes pois um dos principais motivos, seno mesmo o principal, para a
concretizao deste trabalho, que apresentaremos no prximo captulo com a descrio do processo
de investigao e estudo que permitir empresa a criao de produtos totalmente compatveis com

237

o SPECTRUM e, consequentemente, mais teis aos museus que pretendam adotar essa norma,
como o caso do Museu da Cincia.

Estes trs eixos, que consideramos fundamentais para implementao do SPECTRUM em qualquer
museu, renem as condies essenciais para o Museu da Cincia, com base na anlise apresentada,
adotar o SPECTRUM para a gesto da sua coleo. Salientamos que a adoo da norma um
trabalho de equipa e participativo, e que o compromisso do Museu da Cincia para com a sua
utilizao apresenta-se como um desafio. A implementao do SPECTRUM um processo
demorado, cujos resultados s sero verificados a longo prazo. Contudo, estamos convictos que
beneficiar a qualidade do sistema de informao e documentao do Museu da Cincia e,
consequentemente, da gesto da coleo e do museu.

O planeamento inicial deste projeto de investigao contemplava a realizao de testes


implementao do SPECTRUM em alguns procedimentos do museu. Todavia o atraso no processo
de traduo da norma para portugus e a indisponibilidade das novas aplicaes adaptadas norma,
associadas necessidade de realizar a avaliao da documentao atual do Museu da Cincia,
impediram a concretizao do planeado. Ainda assim julgamos ter reunido todos os dados e
indicado todos os passos necessrios que possibilitaro, em breve, a adoo do SPECTRUM e a sua
implementao, ainda que de forma faseada.

7.3.

O SPECTRUM na Sistemas do Futuro


Atravs das Novas Tecnologias, dar uma nova dimenso ao
Patrimnio Cultural e Natural.

A empresa Sistemas do Futuro, Multimdia, Gesto e Arte, Lda. , em larga medida, a responsvel
pela realizao do presente trabalho de investigao. No mbito do projeto empresarial que
representa desde a sua criao, a empresa tem desenvolvido um conjunto de sistemas de gesto de
patrimnio cultural e natural, lderes em Portugal e tambm com uma importante presena no
mercado espanhol, baseando a sua atuao na constante procura de inovao e qualidade que
permitam a satisfao das necessidades e exigncias dos museus e outras instituies que atuam
neste setor.

Neste sentido, a empresa tem desenvolvido um conjunto de iniciativas, no foro interno e externo,
com o objetivo de reunir todos os meios necessrios para a criao de plataformas atuais e
238

tecnologicamente avanadas, recorrendo a uma metodologia de trabalho implementada desde cedo


que lhe tem permitido, ao longo dos 16 anos da sua existncia, afirmar-se como uma das
instituies de referncia na rea do inventrio, documentao e gesto do patrimnio cultural e
natural a nvel nacional. Essas iniciativas, de que o presente trabalho apenas um exemplo,
prendem-se com o constante trabalho de investigao sobre esta rea de conhecimento, recorrendo,
como veremos, a diferentes parcerias, realizado e apresentado em diferentes conferncias de
referncia (ALMEIDA, et al., s.d.) e at em contexto acadmico, atravs da realizao de
dissertaes de mestrado de alguns dos seus colaboradores (SOUSA, 2010; JORGE, 2011;
MATOS, 2007) que refletem os processos de investigao necessrios para o desenvolvimento das
solues que disponibiliza no mercado.

Recentemente a empresa constatou a necessidade de atualizar os seus produtos, e, como tem sido
seu hbito, empreendeu os esforos necessrios para munir os museus e instituies que j utilizam
ou venham a utilizar os seus produtos de uma ferramenta que seja construda com as mais recentes
tecnologias de programao disponveis e, principalmente, que integre as normas internacionais de
referncia para a gesto do patrimnio cultural. Desta forma, o nosso trabalho e este captulo em
particular pretende definir as condies para que a empresa possa dotar as suas aplicaes,
nomeadamente as que dizem respeito ao patrimnio cultural mvel, da estrutura de dados e
funcionalidades que permitam a compatibilizao total com a norma que temos vindo a analisar, o
SPECTRUM.

Propomo-nos proceder, por um lado, verificao da compatibilidade entre a estrutura de


informao que as aplicaes da Sistemas do Futuro utilizam e a definida nos requisitos de
informao da referida norma (ANEXO II) e, por outro, estabelecer os parmetros que
possibilitaro equipa tcnica de programao e desenvolvimento informtico a criao das
funcionalidades que a implementao dos 21 procedimentos do SPECTRUM exige.

Pretendemos dotar os sistemas de gesto de colees da Sistemas do Futuro com todas as condies
que lhe permitam participar no SPECTRUM Partners Scheme da Collections Trust que atribuir,
aps uma avaliao por aquela entidade, a possibilidade de se tornar SPECTRUM Compliant.

Ns, como a empresa, acreditamos que aquela norma inglesa, cuja qualidade reconhecida
internacionalmente, pode ser a resposta mais adequada para a rea de normalizao dos
procedimentos utilizados na gesto de colees dos museus portugueses.

239

7.3.1. Breve histria da Sistemas do Futuro


A Sistemas do Futuro, Multimdia, Gesto e Arte, Lda., normalmente conhecida apenas por
Sistemas do Futuro, uma empresa que nasceu no Porto, em 1996, resultado da vontade de dois
irmos, Fernando e Alberto Cabral, um licenciado em Matemtica e outro em Histria, que tinham
como objetivo conceber e desenvolver um software de gesto de bases de dados na rea do
Patrimnio Cultural. A ideia da criao da empresa surge quando um dos seus fundadores,
Fernando Cabral, assistia a uma reportagem televisiva sobre o furto de obras de arte, onde os
responsveis pelo Ncleo de Investigao de Obras de Arte da Polcia Judiciria do Porto
abordavam as diversas dificuldades que tinham na luta contra o trfico ilcito de bens culturais,
revelando a oportunidade de empreendedorismo que procurava (SALVADO, 1997).

A partir dessa ideia, os seus responsveis procuraram reunir todas as informaes sobre o setor e
construir um plano de negcios, de mdio e longo prazo, que permitisse ao projeto ter todas as
condies para se constituir como uma referncia no mercado portugus e, depois de consolidado,
pudesse crescer para outros mercados como o espanhol e dos pases da lusofonia, pela proximidade
cultural e econmica que representam. O plano de negcio foi construdo tendo em conta dois
vetores: a tecnologia que o desenvolvimento destes sistemas necessariamente tem que considerar e
o conhecimento terico e tcnico sobre a rea de atuao da empresa, concretamente, as questes
ligadas museologia e gesto de colees.

Estes dois vetores, que na Sistemas do Futuro so incindveis, so considerados pela empresa como
elementos fundamentais para o desenvolvimento de software de gesto, os seus principais produtos,
mas tambm de outros que tem desenvolvido ao longo da sua histria. Se assim no fosse
dificilmente poderia ter o sucesso e a representatividade no mercado nacional que hoje detm. A
permanente atualizao da tecnologia e do conhecimento terico e tcnico na rea da museologia
condio da construo de solues adequadas ao tempo e contexto tecnolgico em que vivemos,
bem como s necessidades sentidas pelos museus e outras instituies culturais que trabalham
quotidianamente com a gesto do patrimnio cultural e natural.

O desenvolvimento de qualquer plataforma informtica traduz decises importantes sobre o tipo de


tecnologia e meios a utilizar, o que obriga a considerar no apenas as circunstncias presentes, mas
tambm as futuras, bem como os objetivos definidos para um projeto desta natureza. Esta
perspetiva colocar-se- cada vez mais em todos os setores de atividade econmica, porm nas
empresas de tecnologia verdadeiramente incontornvel.
240

Assim, em 1996, a empresa precisou de se dotar dos meios tecnolgicos necessrios para realizar o
projeto. Tendo em conta as necessidades existentes para a criao do sistema de inventrio, a
escolhas mais importantes estavam relacionadas, por um lado, com a linguagem e ferramentas de
programao e, por outro, pelo sistema que possibilitaria a criao e gesto das bases de dados onde
seria carregada a informao sobre o patrimnio cultural. Esta preocupao revelou-se
determinante, como veremos adiante, para a sustentabilidade e flexibilidade que a empresa
procurava para os seus produtos e ia de encontro ao definido no posicionamento e objetivos que
tinha em relao aos potenciais clientes.

A ferramenta de programao determina, em grande medida, o resultado final do desenvolvimento,


ou seja, o software que instalado nos postos de trabalho onde ser carregada a informao nas
bases de dados. Assim, a Sistemas do Futuro procurou uma ferramenta que possibilitasse a
construo de uma aplicao semelhante ao que era o standard dos Grafic User Interfaces (GUI)
em 1996 e que, ao mesmo tempo, no comprometesse a criao das funcionalidades necessrias ao
sistema de inventrio, cuja estrutura de informao tinha de ser concordante com a normalizao
internacional para o inventrio do patrimnio cultural. A escolha recaiu no sistema de programao
integrado Visual Basic, desenvolvido pela Microsoft.

Este software de programao tem, como o prprio nome indica, dois componentes que o definem.
A linguagem de programao que utiliza, o BASIC 315, tida como linguagem mais comum na
histria da computao, e o mtodo visual de criao do interface grfico que o utilizador final v
no seu computador e que permite a criao de aplicaes para a plataforma Windows em menos
tempo do que era usual na altura. Esta linguagem de programao, fcil de aprender e utilizar,
apresentava vantagens tambm no que respeita o tempo e os recursos exigidos Sistemas do Futuro
para a aprendizagem da sua utilizao. Por ltimo, mas igualmente importante, este sistema
permitia, por via de sistemas de interligao especficos, a consulta e ligao a bases de dados, um
critrio essencial para sua escolha, dado a natureza dos sistemas que se pretendiam construir.

O mesmo cuidado foi colocado na escolha do sistema de gesto de base de dados que suportaria, da
em diante, a estrutura de informao do sistema de inventrio. Neste caso a escolha recaiu tambm

315

BASIC o acrnimo de Beginners All-Purpose Symbolic Instruction Code. http://msdn.microsoft.com/enus/library/xk24xdbe(v=vs.90).aspx (Consultado em 22-06-2012).

241

sobre sistemas desenvolvidos e comercializados pela Microsoft, o Access316 e o SQL Server. Uma e
outra aplicao so sistemas de gesto de bases de dados, com diferentes posicionamentos no
mercado. A primeira dirigida ao mercado de consumo mais abrangente, a segunda dirigida ao
mercado empresarial e aos projetos e sistemas que necessitem de motores de bases de dados mais
potentes e com elevadas exigncias de segurana. Na escolha destas ferramentas estiveram duas
condies basilares: a segurana e fiabilidade dos dados que a empresa pretendia garantir aos
museus e o facto de no se tratarem de sistemas fechados317, ou seja, motores de bases de dados
proprietrios que impedem o acesso aos dados por qualquer outra via que no seja a uma aplicao
proprietria.
Na mesma altura a empresa, ciente da necessidade de formao da sua equipa, estabelece uma
parceria com a Microsoft, atravs da sua filial nacional, que tem como objetivo a formao e
aconselhamento necessrios para a programao e desenvolvimento dos produtos que pretendia
lanar no mercado.

O segundo vetor prende-se, como vimos, com a aquisio de conhecimento tcnico e cientfico do
setor para o qual pretendia desenvolver os seus produtos, o do patrimnio cultural.

Reportando-nos ao panorama nacional em 1996 no domnio dos sistemas de inventrio de colees


(PEREIRA, 1996), conclumos que os sistemas utilizados tinham quase todos a mesma origem:
eram aplicaes criadas no mbito de um ou vrios museus. Ademais, a documentao e gesto de
colees, como vimos anteriormente, era em Portugal uma matria pouco discutida e estudada e os
museus confrontavam-se com srias dificuldades na gesto diria das suas colees (SEMEDO,
2005) que era ainda feita com recurso aos antigos inventrios e dossiers de peas em papel e, em
muitos casos, apenas atravs do livro de cadastro do museu.

Neste contexto a Sistemas do Futuro decide utilizar uma metodologia de trabalho que tinha dois
objetivos fundamentais, a construo de aplicaes com base na investigao das normas
internacionais em vigor e na validao prtica do resultado do desenvolvimento efetuado pelos
museus e seus profissionais.

316

Esta aplicao de gesto e criao de bases de dados s foi utilizada numa primeira fase do processo de
desenvolvimento, tendo sido completamente abandonada logo na primeira verso da aplicao comercializada pela
Sistemas do Futuro.
317
Desde o seu incio a empresa teve uma poltica de acesso livre estrutura de informao que criou de acordo com as
normas internacionais em vigor, de maneira a permitir o acesso informao guardada no sistema de inventrio que
sempre considerou ser propriedade da instituio. Assim, qualquer base de dados criada pela empresa acessvel sem
recurso s aplicaes por ela criadas.

242

Desde cedo a empresa participou em diversas conferncias internacionais sobre o assunto, entre as
quais se destacam as do CIDOC, o comit internacional para a documentao do ICOM, onde se
renem os maiores especialistas nesta rea para apresentar e discutir os resultados das investigaes
cientficas e projetos de museus naquela rea e atravs das quais so definidas as normas, formais e
informais, de referncia para o setor. A par, a empresa teve tambm o cuidado de conduzir um
processo de investigao, com meios prprios, que lhe permitiu criar a estrutura de dados da
primeira verso da aplicao318 (MATOS, 2007).

Adicionalmente, estabeleceu parcerias com diversas instituies ligadas rea do patrimnio


cultural, atravs das quais os sistemas pudessem ser utilizados e testados na prtica diria da
inventariao das colees. Esta avaliao prtica permitia realizar os testes quer estrutura de
dados, criada de acordo com a normalizao internacional, quer s funcionalidades de introduo,
gesto e pesquisa de informao, verificando se uma e outra respondiam s necessidades dos
museus e instituies que geriam o patrimnio. Dessa avaliao e do retorno de informao que a
empresa recebia, surgiam novas funcionalidades e adaptaes estrutura de dados que melhoravam
os produtos comercializados. As primeiras parcerias que a Sistemas do Futuro estabeleceu, com
aqueles objetivos, foram com a Polcia Judiciria, mais precisamente com o Ncleo de Investigao
de Furtos de Obras de Arte do Porto, e com a Diocese do Porto, que ainda utiliza um sistema de
inventrio desenvolvido pela empresa.

Em consequncia, em 1996, a Sistemas do Futuro cria o In arte, o primeiro produto da empresa e


aquele que viria a ser, durante muitos anos, o produto mais conhecido e utilizado de entre os que a
empresa desenvolve e comercializa.

O In arte o software de inventrio e gesto de colees com que a Sistemas do Futuro se lana no
mercado. Em 1996, como referimos, era um produto desenvolvido em Visual Basic e tinha como
motor de dados, na verso 1.0, o Microsoft Access. Era uma aplicao j bastante desenvolvida para
a poca, principalmente no que diz respeito gesto das imagens associadas ao inventrio. Nos dois
primeiros anos do projeto, a aplicao foi atualizada duas vezes para as verses 1.5 e 2.0. Nestas
duas verses foram acrescentados diversos melhoramentos funcionais e diferentes campos na
estrutura de dados, decorrentes da metodologia definida pela empresa: a contnua investigao da
normalizao internacional (MATOS, 2007) e a incluso de sugestes provenientes dos clientes e
parceiros que a empresa tinha conseguido granjear naquele perodo inicial. Estas primeiras verses
318

A estrutura de dados das aplicaes da Sistemas do Futuro , desde sempre, baseada nos pressupostos que regem as
CIDOC Information Categories (CIDOC, 1995), sendo que desde o incio tem bastante mais campos do que os
enunciados naquela referncia normativa.

243

da aplicao permitiram empresa adquirir um conhecimento sobre o inventrio, documentao e


gesto de colees que viria a revelar-se essencial no futuro do projeto.

Esse conhecimento, a par da evoluo tecnolgica acelerada que se verifica no final da dcada de
90, possibilitou o desenvolvimento e produo de uma linha de produtos essenciais para a Sistemas
do Futuro. O primeiro desses produtos, lanado para o mercado em 1999, foi o In arte Plus319.

Ao contrrio das outras aplicaes, esta no foi apenas uma atualizao das verses anteriores, mas
sim a criao de uma aplicao completamente nova. O cdigo de programao utilizado era agora
completamente modelar e permitia a atualizao e criao de novas funcionalidades em prazos
menores e utilizando menos recursos. A estrutura de dados, por sua vez, foi tambm completamente
redefinida com o objetivo de dar uma resposta mais capaz s imposies da normalizao e,
paralelamente, permitir uma maior flexibilidade na criao de novas unidades e grupos de
informao e, consequentemente, na prpria evoluo do software. Esta mudana, principalmente
no que diz respeito a este ltimo ponto, revelou-se fundamental, uma vez que a organizao da
estrutura de dados das aplicaes da Sistemas do Futuro, sobre a qual falaremos adiante,
exatamente a mesma que ainda hoje a empresa utiliza no desenvolvimento dos diversos sistemas
que comercializa.

No que concerne a normalizao na qual se baseia aquela verso, a empresa esteve particularmente
atenta problemtica e discusso que se verificava ento, no seio do CIDOC, sobre o CIDOCCRM320, que viria a transformar-se na ISO 21127:2006, e ao recente documento normativo criado
pelo Ministrio da Cultura espanhol (CARRETERO, 1998), atravs do qual a empresa conseguiria
dotar o sistema com os requisitos necessrios para a sua expanso para o pas vizinho321, bem como
aos restantes documentos normativos do CIDOC e de outras instituies de referncia internacional,
como a CHIN, o Getty Institute, a MDA, etc., j referidos.

A partir da criao da nova estrutura e cdigo da verso Plus do In arte, a Sistemas do Futuro
comeou a desenvolver outros produtos, tambm na rea do inventrio e gesto do patrimnio
cultural, que tinham como objetivo providenciar uma resposta s necessidades reportadas por

319

A designao Plus foi atribuda verso 3.0 da aplicao In arte e utilizada nos restantes produtos desenvolvidos a
partir de 1999. Cf. http://www.sistemasfuturo.com/index.html?inarte=1 (Consultado em 23-06-2012)
320
Cf. http://www.cidoc-crm.org (Consultado em 26-05-2012).
321
Esta expanso foi possvel atravs de uma parceria comercial com a empresa Ifigenia, S.A. que durante alguns anos
foi a representante oficial dos produtos da Sistemas do Futuro no mercado espanhol e com a qual a Sistemas do Futuro
trabalhou no sentido de respeitar a norma de documentao criada para os museus e colees espanholas
(CARRETERO, 1998).

244

diversos clientes e parceiros da empresa e, tambm, verificadas atravs da presena em diferentes


simpsios e conferncias nacionais onde o tema da gesto do patrimnio era abordado.

Assim, logo em 2000, a empresa lana no mercado duas aplicaes, o In domus e o In patrimonium.
O In domus tem como objetivo dotar as instituies que tm a responsabilidade de gesto do
patrimnio cultural imvel de uma ferramenta similar ao In arte. Autarquias, dioceses, arquelogos,
universidades e projetos de investigao sobre este tipo de patrimnio so chamados a gerir, pelas
mais diversas razes, um conjunto de informaes, de carter histrico ou relativas sua gesto,
sobre o patrimnio imvel cada vez mais volumoso e complexo.

O In patrimonium, por seu turno, representa a unio das duas outras aplicaes de gesto do
patrimnio atrs referidas. Ou seja, com este sistema as instituies passavam a ter a possibilidade
de gerir o patrimnio cultural mvel e imvel na mesma plataforma, uma situao que, altura,
representou uma inovao da empresa quer no mercado nacional, quer no mercado internacional
deste setor. Com esta aplicao os arquelogos, por exemplo, puderam comear a tratar o esplio e
o stio arqueolgico com uma nica ferramenta que referencia toda a informao; as cmaras
municipais puderam ter apenas um sistema que pode ser instalado em museus das mais diversas
tipologias, mas tambm nos departamentos de gesto urbanstica e planeamento do territrio322; as
dioceses puderam comear a fazer inventrios de patrimnio mvel, acompanhados da informao
sobre o patrimnio imvel de onde o primeiro provm; os projetos de investigao sobre patrimnio
beneficiaram de uma consistncia at ento difcil. Com este produto a empresa conseguiu dar uma
resposta adequada a diversas necessidades do setor323.

Importa referir que, em linha com a poltica de desenvolvimento das aplicaes enunciada, estas
duas verses reuniram o importante contributo de especialistas de instituies como a Universidade
do Minho, a Universidade do Porto e de diversos museus, dos quais, gostaramos de destacar o
Museu Regional de Arqueologia D. Diogo de Sousa, onde o In patrimonium foi testado atravs de
uma parceria com a Universidade do Minho, e do Museu da Cidade de Lisboa, onde foi apresentada
pela primeira vez a tecnologia que proporcionou estes produtos.

322

Sobre este tipo de utilizao do In patrimonium importa referir a comunicao que apresentmos, conjuntamente
com a Dr. Maria Jos de Almeida, da Cmara Municipal de Cascais, e com Fernando Cabral, da Sistemas do Futuro,
sobre a integrao deste sistema com o sistema de georreferenciao do patrimnio utilizado naquela entidade para
facilitar os processos de gesto urbanstica no que diz respeito s questes levantadas pelo patrimnio cultural
(ALMEIDA, et al. s.d.).
323
Um dos elementos interessantes para anlise das vantagens que o In patrimonium trouxe para diversas instituies,
mas principalmente para as Autarquias, o facto de apenas uma das que so clientes da Sistemas do Futuro ter optado
por adquirir as aplicaes (In arte e In domus) de forma separada e no o In patrimonium.

245

Entretanto, a Sistemas do Futuro, estava ciente de que havia uma rea cientfica, qual no tinha
sido ainda dada a ateno devida, e que precisava de ser includa na sua oferta, a do patrimnio
natural. Uma vez mais utilizando a estratgia que adotou para o desenvolvimento de novos
produtos, o In natura foi desenvolvido em colaborao com a Faculdade de Cincias da
Universidade do Porto e com a Universidade de Trs-os-Montes e Alto Douro324, instituies com
as quais assinou protocolos de colaborao, e seria disponibilizado comercialmente no decorrer de
2001.

Com recurso tecnologia que adotara anos antes com as verses Plus, a Sistemas do Futuro
desenvolveu duas novas subtarefas, uma para o registo de espcimes e outra para o registo e
classificao genrica das espcies, baseadas nos sistemas de classificao das espcies h muito
utilizados na histria natural, nomeadamente a Sistemtica de Lineu, de forma a responder com
maior preciso s exigncias impostas por este tipo de colees. Este novo modelo pretendia
conciliar a necessidade de utilizao de informao e metodologias de classificao das cincias da
natureza, necessrias para a investigao e estudo nestas reas, com o tratamento museolgico a que
aquelas tipologias de objetos tm que respeitar quando integram uma coleo de museu. Este
modelo viria a revelar-se extremamente til para a parceria que depois foi estabelecida com a
Universidade de Coimbra, onde a relao entre instrumento de cincia e objeto museolgico foi
melhorada significativamente.

Salientamos ainda que, no caso portugus, o In natura uma aplicao quase exclusivamente
utilizada por museus universitrios, dado que estes renem a grande maioria das colees desta
tipologia no panorama nacional325, facto que no obstou a que a empresa, sabendo da baixa
percentagem de potenciais clientes, investisse na sua criao, completando a sua oferta e
providenciando uma ferramenta essencial para aquele tipo de patrimnio.

Paralelamente, atenta evoluo que no setor no domnio da digitalizao e acesso ao patrimnio, a


empresa desenvolve e apresenta, em 1999, a primeira verso da sua plataforma de publicao da
Internet, o In web. Recordamos que nos encontrvamos numa poca em que a sociedade em geral
comeava a utilizar a Internet como uma ferramenta diria de trabalho e comunicao, e que os
museus, nomeadamente os portugueses, como podemos depreender das palavras de Margarida
Choro de Carvalho e Adolfo Silveira Martins (1999: 109), comeavam a procurar formas de
324

Os protocolos de colaborao entre a Sistemas do Futuro e estas instituies so em tudo semelhantes ao protocolo
que a empresa viria a estabelecer, um ano depois, com a Universidade de Coimbra e sobre o qual falmos no captulo
anterior e que incidiria tambm no desenvolvimento da mesma aplicao.
325
Existem alguns museus de tutela municipal, como o Museu do Rei D. Carlos, em Cascais, e o Museu de Histria
Natural da Madeira que poderiam ter interesse num software deste tipo.

246

melhorar os seus processos de gesto de colees tendo em vista a disponibilizao gradual da


consulta virtual dos acervos por parte da generalidade do pblico e dos especialistas em particular,
quer localmente - em postos colocados dentro do edifcio - quer atravs da Internet. Neste sentido,
pouco tempo depois, seriam criados diversos programas de apoio para o inventrio e divulgao do
patrimnio cultural portugus, de entre se destaca, pela importncia que teve para o patrimnio
nacional, o Programa Operacional para a Cultura, criado em 2000, no mbito do III Quadro
Comunitrio de Apoio326, atravs do qual, entre 2000 e 2006, um grande nmero de museus e
instituies nacionais na rea da cultura conseguiram os meios financeiros para o desenvolvimento
daquele trabalho.

A primeira verso desta tecnologia era baseada num motor de dados ainda bastante rudimentar e em
tecnologia ASP (Active Server Pages) e HTML (HiperText Markup Language) que permitiam,
respetivamente, a consulta da informao no servidor e sua disponibilizao ao utilizador atravs de
um browser327. Nesta primeira verso foram desde logo disponibilizadas trs formas distintas de
pesquisa: Geral, Avanada e Guiada.

A primeira permitia uma consulta semelhante que temos hoje em dia nos motores de pesquisa
mais comuns. O utilizador digitava um termo e o motor de pesquisa procurava-o nos registos da
base de dados e devolvia todos os registos em que aquele termo estivesse presente. A segunda,
direcionada para especialistas e utilizadores avanados, permitia a pesquisa em campos especficos,
definidos por cada museu de acordo com as tipologias das suas colees, que facilitavam a pesquisa
para quem possusse dados sobre aquele patrimnio. O terceiro, concebido para facilitar a pesquisa
para a maioria dos utilizadores, consistia na disponibilizao de uma rvore de categorias,
classificaes, tipologias, etc. atravs da qual o utilizador poderia chegar at cada um dos registos
sem conhecer nada sobre as colees de cada museu. Esta pesquisa, como o prprio nome indica,
pretendia guiar o utilizador na descoberta do patrimnio cultural que a plataforma disponibilizava.

Esta primeira verso do In web, respondendo constante e acelerada evoluo que se registava
ento na Internet (KATZ, et al., 2001), foi atualizada apenas dois anos depois do seu lanamento
para a verso 2.0, em 2001, e apresentada com a aplicao In natura que referimos atrs. Esta
atualizao, pouco visvel para os utilizadores da ferramenta, consistiu numa atualizao das
tecnologias e programao do cdigo que permitia a pesquisa dos dados que passou ento a ser
326

O Programa Operacional para a Cultura, Eixo 2 Medida 2.2, apoiava diretamente programas de Inventrio e
digitalizao do patrimnio imvel e mvel e sua divulgao e privilegiava a utilizao das novas tecnologias de
informao para acesso cultura. Cf. http://www.qca.pt/pos/poc.asp (Consultado em 22-06-2012).
327
Utilizaremos a expresso browser para as aplicaes que permitem a consulta e navegao na Internet, porque nos
parece mais apropriada do que o termo em portugus, navegador.

247

mais rpida e eficaz na apresentao dos resultados. Diferentemente da primeira verso do In


web328, e apesar dos contedos estarem desatualizados, encontramos ainda um exemplo desta
verso disponvel para consulta atravs do In web do Museu Municipal de Vale de Cambra329 no
endereo http://www.museusportugal.org/mmvc_inweb/ (Consultado em 20-06-2012).

O In web foi a primeira iniciativa da empresa no desenvolvimento de aplicaes para a Internet e


representou, de certa forma, o incio de um novo ciclo no seu percurso, onde a divulgao do
patrimnio cultural atravs das novas tecnologias existentes assume um papel preponderante. A
ferramenta propriamente dita foi inovadora em Portugal330. A empresa estava consciente da sua
importncia para os museus no futuro, pelo que decidiu criar um novo departamento, designado por
Design e Multimdia, que teria a responsabilidade de conceber, desenhar e programar estas e outras
aplicaes para a Internet que possibilitassem a utilizao da informao que os museus registavam
nos sistemas de gesto de colees para diversos fins para alm da gesto interna do acervo.

No incio do milnio este era o ponto em que a Sistemas do Futuro se encontrava. A empresa
conseguiu obter uma importante quota de mercado, nomeadamente com a instalao dos seus
sistemas em museus tutelados por municpios, fundaes e universidades, o que lhe permitiu obter
cada vez mais conhecimento e experincia prtica dos processos de implementao e utilizao das
aplicaes no mbito do inventrio e gesto dos acervos.

Em 2003, a Sistemas de Futuro foi a empresa escolhida pela Fundao Calouste Gulbenkian para a
aquisio de um programa de inventrio e gesto de colees para suprir as necessidades do Museu
Calouste Gulbenkian (MCG) e tambm do Centro de Arte Moderna - Jos de Azeredo Perdigo
(CAM). Esta foi a oportunidade para dar continuidade evoluo dos seus sistemas de gesto de
colees, completando ou criando as ferramentas necessrias para o registo e documentao de
processos de conservao, produo de catlogos, gesto de exposies, de emprstimos, de
iniciativas educativas, etc., de acordo com a normalizao internacional de referncia para a gesto

328

Alguns exemplos da primeira verso do In web esto disponveis no arquivo digital da Sistemas do Futuro, mas fruto
da atualizao tecnolgica ocorrida desde ento no possvel a sua consulta com o recurso aos meios atuais,
tecnologicamente mais avanados, o que nos remete para a questo essencial do papel que a evoluo tecnolgica
assume em relao obsolescncia dos ficheiros e recursos tecnolgicos (como este tipo de software) e sua
salvaguarda e registo histrico atravs da salvaguarda do hardware que permite a sua consulta.
329
Esta verso do In web quando consultada em determinados browsers j no funciona devidamente. No browser
Firefox, da Mozilla, por exemplo, um dos elementos essenciais que j no funciona o ativar da pesquisa atravs do
boto disponibilizado para esse efeito. Se utilizarmos diferentes browsers na consulta a esta verso do In web
observamos comportamentos distintos. Esta situao remete para o problema que enuncimos na nota anterior sobre a
atualizao tecnolgica e a salvaguarda da informao digital.
330
Recordamos que o MatrizNet, o interface de pesquisa do Matriz, s foi disponibilizado pela primeira vez em 2003
(COSTA, 2010: 30).

248

e documentao das colees e, simultaneamente, com os procedimentos definidos pelo MCG e


CAM para a gesto do seu acervo.

O projeto de desenvolvimento de uma nova ferramenta para aquelas instituies foi determinante
para a Sistemas do Futuro. A escolha da empresa por uma entidade de prestgio, nacional e
internacional, como a Fundao Calouste Gulbenkian, que , por si s, um fator de motivao
elevado, acrescido pela experincia e conhecimento da gesto de colees que as equipas daquelas
duas instituies possuam, seria o fator determinante para a evoluo e atualizao tecnolgica dos
sistemas, bem como para o seu sucesso. Com base nos resultados do projeto Gulbenkian foi criada a
aplicao In arte Premium e, logo em 2004 a empresa apresentaria uma gama totalmente nova de
produtos, a Premium331.

A gama Premium representou um avano tecnolgico fundamental nos produtos que a Sistemas do
Futuro desenvolve. Por um lado, em termos de estrutura de dados, registaram-se importantes
alteraes decorrentes da introduo de novas subtarefas das tarefas de Eventos e Documentao,
de novos grupos de informao em quase todas as tarefas e uma restruturao completa na estrutura
de dados utilizada para a gesto de entidades relacionadas com o inventrio ou gesto das colees,
dando soluo a um problema identificado nas anteriores verses do sistema que obrigava ao
registo duplicado da mesma pessoa ou instituio, caso estivesse associada a mais do que uma
tipologia de entidade332. Por outro, foram acrescentadas diversas funcionalidades novas, entre as
quais destacamos um novo sistema, mais completo e eficaz, de relaes entre as tarefas 333, novas
ferramentas de pesquisa com a apresentao dinmica dos seus resultados e a consolidao das
ferramentas de gesto e auditoria utilizao da base de dados e informao nela contida, entre
muitas outras.

Esta evoluo resultou, uma vez mais, da metodologia de desenvolvimento que a empresa adotou
desde o incio, ou seja, sem prescindir da investigao por meios prprios na rea da tecnologia e
normalizao, a empresa procurou recolher o importante conhecimento de um novo parceiro, a
Fundao Calouste Gulbenkian, e empreendeu a construo de um sistema mais avanado que
pudesse responder maior exigncia que os novos tempos e tecnologias apresentavam.
331

Em 2004 foram lanadas as verses In arte Premium, In domus Premium, In natura Premium e In patrimonium
Premium.
332
Se a mesma pessoa fosse, por exemplo, um autor e proprietrio de um objeto, nas verses anteriores, teria que ser
registada nas subtarefas Autores e Proprietrios. A partir desta verso aquela pessoa apenas registada uma vez e os
tipos de entidade a que ela pertence representam um atributo do seu registo nico que depois apresentado, por via do
software, nas diferentes subtarefas de entidades.
333
Que a partir de ento permite a construo de relaes atravs do grupo de informao especfica Fichas
Relacionadas e, tambm, a caracterizao do tipo de relao que estabelecido entre registos.

249

Ainda sob a gide deste projeto foi desenvolvida uma nova verso do In web, a 3.0, que viria a ser,
com constantes atualizaes e alteraes, a mais utilizada na publicao de projetos de digitalizao
de bens culturais. Nela foram introduzidas alteraes tecnolgicas significativas no motor de
pesquisa, foi acrescentada uma nova forma de pesquisar a informao, denominada Pesquisa
Orientada, e foram includas duas formas distintas de configurao desta aplicao. Uma que
consistia na exportao da informao pretendida para um ficheiro XML (Extended Markup
Language), que depois seria lido por uma verso especfica da aplicao, e outra que lia os dados
diretamente do servidor de SQL utilizado para a gesto da base de dados. A primeira salvaguardava
a impossibilidade de publicao direta dos dados na Internet por questes de segurana, mas tinha o
inconveniente de obrigar exportao de dados sempre que se verificasse uma alterao ou
introduo de nova informao sobre as colees. A segunda tinha como principal vantagem a
publicao direta dos dados, atravs de uma funcionalidade da aplicao, mas tinha a desvantagem,
sensvel em determinados contextos, das questes de segurana que se levantam ao expor uma base
de dados na rede. Exemplos de uma e outra configurao podem ser consultados atravs do portal
www.inwebonline.net (Consultado em 28-06-2012).

O avano tecnolgico representado por aquela nova gama de produtos permite, nos dois anos que se
seguem, a conceo e desenvolvimento de outras duas aplicaes que viriam a completar a oferta da
empresa: o In memoria e o In doc.

O primeiro destes produtos, o In memoria, responde preocupao crescente que se vinha a


verificar com a documentao do patrimnio imaterial, nomeadamente, desde a conferncia anual
do CIDOC de 2002, em Porto Alegre, Brasil, sob o tema Preservando Culturas: Documentando o
Patrimnio Imaterial334, onde se apresentaram e discutiram um conjunto de iniciativas nesta rea, e
desde a aprovao, em 2003, da Conveno para a Salvaguarda do Patrimnio Cultural Imaterial,
ratificada por Portugal apenas em 2008335 (COMISSO NACIONAL DA UNESCO, s.d.), onde se
define o mbito e objetivos a ter em conta na salvaguarda desta tipologia de patrimnio. Tendo em
vista o seu desenvolvimento a empresa realizou uma investigao sobre determinados projetos,
principalmente sul-americanos, cujos resultados j eram ento passveis de pesquisa em linha, e
contou, em Portugal, com a colaborao de diversas entidades interessadas na ferramenta, bem

334

Uma cpia de arquivo do stio institucional da conferncia pode ser consultada atravs do CIDOC em
http://cidoc.mediahost.org/archive/cidoc2002/index.html (Consultado em 03-06-2012).
335
Aprovada pela Resoluo da Assembleia da Repblica n. 12/2008, de 24 de Janeiro, e ratificada pelo Decreto do
Presidente da Repblica n. 28/2008, de 26 de Maro

250

como com um teste especfico sobre a documentao de tcnicas de construo em terra levado a
cabo por Joo Muralha Cardoso, no mbito do projeto do seu doutoramento (CARDOSO, 2007).
O segundo, o In doc, desenvolvido com base nas normas ISAD(G)336 e EAD permite a gesto de
material de arquivo e pretende ser uma resposta para as instituies que pretendem, para alm das
suas colees, gerir tambm o patrimnio arquivstico que guardam. O seu desenvolvimento
ocorreu no mbito de algumas parcerias, entre as quais se destaca a estabelecida com a Fundao
Eugnio de Almeida, responsvel pelo projeto de inventrio e digitalizao do patrimnio cultural
da Diocese de vora337, que tem sido, ao longo dos anos, um dos mais ativos utilizadores deste
recurso.

Desde 2006 a empresa tem vindo a atualizar toda a sua gama de sistemas de gesto de colees,
introduzindo novas subtarefas para a gesto do patrimnio integrado338, criando novas
funcionalidades, como a gesto estruturada da informao sobre o patrimnio imvel, natural,
arquivstico e imaterial, representada numa rvore de dependncias que pode ser gerida pelos
inventariantes de acordo com as regras e procedimentos estabelecidos pelas diferentes instituies e
atualizando-os tecnologicamente de acordo com as novas verses de sistemas operativos, motor da
base de dados (SQL Server) e outras tecnologias importantes que entretanto foram sendo atualizadas
ou mesmo criadas de raiz339.

A gama Premium tem sido, desde ento, a verso que lidera as escolhas dos museus para novas
instalaes e, a par, tem sido tambm adotada por instituies que utilizavam a verso anterior da
aplicao, atravs de um processo simples de atualizao do software e da estrutura de dados, que
como no poderia deixar de ser, permite a migrao de dados de forma automtica e gratuita entre
as duas verses. Apesar da solidez e capacidade de resposta que esta ltima verso das aplicaes
tem demonstrado desde a sua criao, o ritmo da evoluo tecnolgica e a alterao dos hbitos de
utilizao das tecnologias, trazida pela massificao do acesso s tecnologias que se tem verificado
ao longo da ltima dcada340, associada s alteraes verificadas no panorama normativo

336

Cf, http://www.icacds.org.uk/eng/standards.htm (Consultado em 05-06-2012).


Cf. http://www.inventarioaevora.com.pt (Consultado em 07-06-2012).
338
Como patrimnio integrado entenda-se todo o patrimnio que se encontra associado ao edificado (Azulejo, frescos,
pintura mural, etc.).
339
Os sistemas desenvolvidos pela Sistemas de Futuro tm sido atualizados pontualmente com novas tecnologias que
possibilitam uma melhor gesto da informao. Um dos exemplos mais recentes includos nas aplicaes a utilizao
do Google Maps para auxiliar nas referncias geogrficas do patrimnio, quando a instituio no dispe de um sistema
de georeferenciao prprio.
340
Como referncia vejam-se os dados da Pordata sobre os valores de Assinantes do acesso internet em Portugal em
http://pordata.pt/Portugal/Assinantes+do+acesso+a+Internet-2093 (Consultado em 11-06-2012).
337

251

internacional, foram circunstncias que obrigaram a empresa, uma vez mais, a atualizar as
plataformas que comercializa.

Nesse sentido, desde 2007 a empresa tem em curso um projeto de desenvolvimento de uma nova
verso, designada como In patrimonium.Net, sobre a qual falaremos com maior detalhe adiante, que
est a ser utilizada de forma experimental e com bastante sucesso em alguns projetos341. Esta verso
ter, no futuro, um papel preponderante na evoluo que a empresa pretende para os seus sistemas
de gesto do patrimnio.

Atualmente a empresa conta com trs gamas de produtos: Plus, Premium e Net. A Plus, avaliada a
relao entre custo e benefcio que a sua atualizao tecnolgica obriga, recordamos que uma
tecnologia desenvolvida em 1999, foi descontinuada e j no comercializada, sendo que a
empresa garante o seu funcionamento aos clientes que no pretendam atualizar o sistema para uma
nova verso, at verso 7 do Windows. Portanto, Atualmente, os sistemas disponibilizados so o
In arte, o In domus, In natura, In memoria, In doc e In patrimonium, todos na gama Premium342 e o
In patrimonium na gama Net343, como se verifica na consulta pgina institucional da empresa em
http://www.sistemasfuturo.pt.

A par do desenvolvimento destas aplicaes, a Sistemas do Futuro mantm tambm, na rea do


patrimnio cultural mencionada na sua misso, uma outra rea de desenvolvimento para produo
de solues multimdia para diferentes plataformas e suportes. O objetivo inicial, como j
referimos, era aumentar ou reforar o valor do trabalho de inventrio e gesto das colees,
estabelecendo as condies necessrias para a reutilizao dos contedos em diversos suportes e
permitindo aos museus a utilizao de tecnologias apropriadas divulgao do seu patrimnio. Foi
com base neste pressuposto que nasceu o departamento de Design e Multimdia da empresa que se
tm ocupado da conceo e desenvolvimento de ferramentas como as diferentes verses do In web,
de CD-ROM e DVD educativos, de stios institucionais de museus suportados por um gestor de
contedos dinmico, o In site, de filmes sobre o patrimnio, de roteiros interativos, de quiosques

341

De entre os quais gostaramos de destacar o projeto Fonte da Vila - http://fontedavila.org (Consultado em 06-072012).
342
O In patrimonium Premium a reunio de pelo menos dois dos programas que a empresa comercializa nos casos em
que os clientes da empresa precisem de gerir de forma integrada diferentes tipos de patrimnio. A Universidade de
Coimbra, por exemplo, utiliza o In patrimonium com as valncias relativas ao patrimnio mvel e ao patrimnio natural
(espcies e espcimes), no entanto, o Museu da Cidade de Lisboa, e a maioria dos museus municipais, tm instalada a
verso que permite a gesto do patrimnio mvel e imvel.
343
Na gama Net que tem um sistema de licenciamento completamente distinto das outras, a empresa optou por apenas
utilizar a designao In patrimonium e incluir nela os mdulos necessrios para responder s solicitaes das
instituies interessadas.

252

multimdia, de jogos e de guias interativos para plataformas mveis, etc.344, respeitando a misso e
objetivos da empresa em relao qualidade e inovao345 pretendidas tambm para esta rea.

O objetivo da empresa com o desenvolvimento destas duas reas paralelas e complementares


providenciar aos museus e instituies que a escolhem como fornecedora de sistemas de gesto e
divulgao do patrimnio cultural, um conjunto de solues capazes de satisfazer as, cada vez mais,
complexas exigncias que o setor do patrimnio cultural tem definido para esta rea de atuao. Em
consequncia, tem que cuidar da investigao e atualizao constante no domnio da normalizao
na gesto de colees (estrutura de dados, procedimentos, terminologia, intercmbio de dados,
integrao com sistemas de outras instituies de memria, etc.), no descurando a evoluo
tecnolgica que a atualizao das ferramentas, sistemas operativos, motores de bases de dados, etc.
torna, por si s, obrigatria, cuidando de o fazer de forma vivel, a nvel financeiro, quer para a
empresa, quer para os seus clientes, como enuncia de forma exemplar Norbert Kanter (2008).
Vejamos como o fez, a partir de determinado momento.

7.3.2. O projeto de investigao na Sistemas do Futuro


Exclumos deliberadamente da contextualizao histrica da empresa a constituio da sua equipa e
do projeto de formao e investigao que, a determinada altura, a empresa decidiu organizar com o
objetivo de potenciar os recursos de que dispunha.

Com relao sua equipa de trabalho, a heterogeneidade das reas de formao, inicial e avanada,
tem sido, segundo os seus responsveis, um dos elementos mais importantes para o sucesso deste
projeto empresarial. Note-se que a gnese da empresa conta com o empreendedorismo de duas
pessoas que tinham formao em campos to distintos como as Matemticas aplicadas e a Histria.
Talvez por isso, e cientes da importncia que da incluso de diferentes conhecimentos tericos e
tcnicos para o desenvolvimento do projeto, os seus responsveis procuraram, desde bem cedo,
contratar colaboradores de diferentes reas como a histria, informtica (na qual se incluem reas
como a programao, os sistemas de gesto de bases de dados, redes, hardware, etc.), gesto,
museologia, (gesto

do) patrimnio

cultural,

design, multimdia, documentao, etc.,

344

Alguns exemplos destes produtos podem ser consultados na pgina da empresa em www.sistemasfuturo.pt nas reas
relativas Internet e Multimdia (Consultado em 09-12-2012).
345
Uma e outra premissa foram reconhecidas pelo Comit Internacional do ICOM para o Audiovisual (AVICOM) com
o prmio que foi atribudo - Meno especial na rea multimdia - pelo jri do Festival Internacional do Audiovisual e
Multimdia sobre Patrimnio (FIAMP), em 2009, ao projeto que desenvolveu com o Museu Nacional Ferrovirio
intitulado
Multimedia
Audio
Guide

National
Railway
Museum.
Cf.
http://www.unesco.org/webworld/avicom/index.php?section=0news&news=0 (Consultado em 18-06-2012).

253

complementando-as com a realizao de estgios profissionais realizados em outras reas como a


histria natural ou as cincias da informao sempre que as circunstncias o exigiam.

A reunio dos diferentes contributos que cada um dos elementos da sua equipa trouxe para o projeto
permitiu que a empresa conseguisse percecionar melhor as necessidades dos museus e instituies
para os quais desenvolve os sistemas de gesto, atravs das melhorias de comunicao entre as duas
partes proporcionada pela existncia de colaboradores com formao especfica na rea; e, ao
mesmo tempo, possibilitou a construo e organizao de um sistema de informao complexo que
no teria sido possvel sem os conhecimentos que a empresa detm na rea dos sistemas de
informao e construo de estrutura de dados.

Todavia, a heterogeneidade da equipa, por muitos mritos que lhe possamos reconhecer, no seria
suficiente para dotar a instituio das condies e conhecimentos exigidos para alcanar aquilo que
prope na sua misso. A empresa no podia esperar, nem esperava, que a contratao de um tcnico
com formao em Histria ou Design, por exemplo, o capacitasse automaticamente para responder
a todas as solicitaes que o desenvolvimento de aplicaes informticas ou produtos especficos
desta rea implicam. Por isso, tendo em considerao as vantagens e inconvenientes que uma
equipa reduzida acarreta, no incio de 2005 a empresa decidiu constituir um projeto de formao e
investigao interno e transversal, cujo principal objetivo proporcionar aos seus colaboradores as
condies necessrias para adquirirem conhecimentos tericos e prticos que pudessem ser
utilizados no mbito da sua colaborao com a empresa.

A sua constituio representou, no entanto, uma mera formalidade, uma vez que na prtica a
empresa vinha proporcionando a formao de diversos colaboradores na rea do desenvolvimento e
programao346, desde a sua fundao, facto que foi decisivo no mbito do desenvolvimento inicial
das suas aplicaes, bem como a participao em diferentes congressos e conferncias nacionais e
internacionais, com o objetivo de estabelecer contactos comerciais, mas tambm colher
aprendizagens das questes que a eram apresentadas e discutidas por especialistas de diferentes
reas.

A par deste projeto interno, a empresa, de acordo com a sua poltica de atuao no mercado, criou
tambm as condies para participar, quando solicitada, em projetos de investigao cientficos
relacionados com a rea do patrimnio cultural geridos e organizados por outras instituies, como
346

A empresa providenciou a formao tcnica necessria para que os colaboradores da rea de informtica pudessem
alcanar o objetivo de se tornarem Microsoft Certified Professional e, consequentemente, capacitar a empresa a tornarse Microsoft Solution Provider.

254

universidades, museus, fundaes ou mesmo outras empresas, atravs dos quais pudesse enriquecer
a sua experincia, revelando interesse pelas problemticas do setor, e os produtos que desenvolve,
dotando-os de novas funcionalidades criadas no mbito destes projetos.

A reunio destas duas reas de atuao, interna e externa, constituem ento o projeto de
investigao que a empresa tem desenvolvido, formalmente desde 2005, que, para melhor
compreenso, abordaremos separadamente.

7.3.2.1.

O projeto interno

A primeira iniciativa que a empresa desenvolveu neste sentido, ainda sem ter definido formalmente
o projeto, foram os Encontros de Utilizadores que organiza regularmente a cada dois anos. Estes
encontros inaugurados em 2000 surgiram da necessidade de criar um frum de discusso sobre a
rea da gesto do patrimnio, onde a empresa e os utilizadores dos seus sistemas, pudessem refletir
sobre o trabalho que desenvolvem paralelamente.

As primeiras quatro edies destes encontros consistiam apenas na apresentao de novas


funcionalidades ou verses dos produtos desenvolvidos pela empresa e, por vezes, em formao
especfica na rea da fotografia digital, da gesto do arquivo digital dos museus ou sobre a
utilizao e controlo de terminologia para o inventrio e classificao do patrimnio. Normalmente
eram sesses de apenas um dia, ou parte de um dia, onde aps a apresentao e formao era aberto
um perodo de discusso. Estes primeiros encontros foram organizados em colaborao com o
Museu da Cidade de Lisboa, a Universidade de Coimbra, o Museu Regional D. Diogo de Sousa e a
Faculdade de Cincias da Universidade do Porto, instituies que estiveram ligadas, como vimos,
ao desenvolvimento do In arte, In natura e In patrimonium. Estes encontros tm, desde o seu incio,
a particularidade de serem gratuitos para as instituies que utilizam as bases de dados que a
empresa comercializa.

Em 2005 a empresa decidiu alterar a formatao desta reunio anual com parceiros e clientes para
uma conferncia de dois dias, em que o foco de ateno se virava totalmente para a apresentao de
projetos ou iniciativas de investigao, com recurso s ferramentas desenvolvidas pela empresa, de
diversos museus e instituies que as utilizam diariamente. A participao e escolha dos projetos,
neste novo modelo, continuou a ser da responsabilidade da empresa respeitando sempre a qualidade
e inovao com que procura nortear a sua atuao.

255

O primeiro encontro com esta nova formatao, o 5 Encontro de Utilizadores347, aconteceu no


Museu de Pontevedra, na Galiza, e foi dedicado aos seguintes temas: manuais de procedimentos,
patrimnio religioso, patrimnio imaterial e a utilizao de thesauri para o controlo terminolgico
relacionado com o inventrio e gesto do patrimnio348. A participao neste encontro, muito
embora tenha sido realizado em Espanha, superou completamente as expectativas da empresa e o
formato, embora com algumas alteraes, manteve-se nos encontros seguintes.
O 6 Encontro de Utilizadores349 foi realizado em Portugal, em vora, e o parceiro foi a Fundao
Eugnio de Almeida, responsvel pelo inventrio do patrimnio religioso da Diocese de vora. Os
temas350 escolhidos foram a apresentao dos grupos de trabalho sobre normalizao351, diversas
experincias de inventrio, multimdia e educao e integrao com sistemas de informao
geogrfica. No entanto, este ano a empresa decidiu, pela pertinncia e relevncia que o tema
assumia no contexto da instituio que acolheu a realizao do encontro, associar sua realizao
um colquio subordinado ao tema Digitalizao do Patrimnio Religioso, realizado no primeiro
dia, onde responsveis das dioceses de vora, Porto, Lamego e Santarm discutiram diferentes
questes sobre os processos de digitalizao que tinham em curso h j alguns anos.

O 7 Encontro de Utilizadores, e ltimo que a empresa realizou, teve lugar em Portimo, em 2010,
no novo Museu Municipal352 daquela cidade. Os temas353 deste encontro foram multimdia e
educao354, colees online e projetos em parceria. Como tinha acontecido na anterior edio, a
Sistemas do Futuro decidiu incluir, no primeiro dia deste encontro, a realizao de um workshop
dedicado ao tema Museums and Social Media, um assunto que ento, como agora, alvo de debate
aceso nos diversos fruns nacionais e internacionais de museus e museologia, introduzido atravs
de uma conferncia de abertura da responsabilidade de Conxa Rod, responsvel na altura do
projeto de Internet do Museo Picasso de Barcelona e especialista nesta rea, intitulada Museo

347

Toda a informao sobre este encontro est disponvel em http://www.sistemasfuturo.pt/encontro2005 (Consultado


em 21-06-2012). A empresa decidiu, como este novo formato, criar uma pgina para cada encontro que permitisse a sua
memria futura.
348
Cf. Programa do encontro em http://www.sistemasfuturo.pt/encontro2005/programa.html (Consultado em 21-062012).
349
Cf. http://www.sistemasfuturo.pt/encontro2007/ (Consultado em 20-06-2012).
350
Cf. http://www.sistemasfuturo.pt/encontro2007/programa.html (Consultado em 20-06-2012).
351
Falaremos adiante sobre o trabalho desenvolvido por estes grupos.
352
Importa referir que o Museu Municipal de Portimo tinha desde h largos anos iniciado o seu projeto de inventrio
das colees para o qual escolheu o In patrimonium.
353
Cf. http://www.sistemasfuturo.com/encontro2010/programa.html (Consultado em 20-06-2012).
354
A repetio deste tema, que j tinha sido abordado no encontro anterior, tem a ver com o crescimento verificado no
desenvolvimento de projetos nesta rea pela Sistemas do Futuro em conjunto com diferentes instituies.

256

Picasso 2.0355. A conferncia e o workshop, bem como as restantes apresentaes, tiveram uma
enorme recetividade e, segundo os responsveis da empresa, o modelo utilizado neste ltimo
encontro, com uma conferncia inaugural de um especialista internacional e uma atividade em que
o pblico convidado a participar, seguidas das restantes apresentaes, para manter nas edies
futuras.

A Sistemas do Futuro est consciente da importncia que estes encontros tm para o


desenvolvimento dos seus produtos, dado que so apresentados e discutidos diversos assuntos e
temas que tm contribudo para melhorar os seus produtos. Porm, aps sete edies, a empresa
compreende que o principal benefcio destes eventos reside na criao de uma comunidade que
partilha problemas e objetivos comuns, atravs dos contactos entre diversos tcnicos e instituies
que os encontros propiciam. Assim, sem prejuzo do contexto econmico e financeiro atual, a
empresa est totalmente empenhada em manter a realizao destes eventos, estando mesmo prevista
a realizao da prxima edio do Encontro de Utilizadores no incio do prximo ano.

Um outro projeto importante, que surgiu em 2005, foi o dos Grupos de Trabalho de Normalizao
que a empresa decidiu criar com o objetivo de discutir assuntos relacionados com a normalizao
utilizada para a gesto do patrimnio cultural que pudessem contribuir para a melhoria dos seus
sistemas de informao, nas reas da terminologia, estrutura de dados e procedimentos. Os grupos
que foram criados na altura dividiam-se em 4 reas distintas: Arqueologia, Arte, Etnologia, Cincia
e tcnica356. Estes grupos funcionavam de forma independente, utilizando os meios eletrnicos de
comunicao existentes. Estava prevista a realizao de duas reunies anuais por grupo e uma anual
que reunisse todos os participantes dos diferentes grupos. O objetivo, de certa forma ambicioso, era
o de criar um documento nico, a disponibilizar na Internet, com um conjunto de recomendaes e
regras nas reas de normalizao que mencionmos acima.

Este projeto, cuja continuidade garantida pelos responsveis da empresa, no tem, todavia,
decorrido conforme as expectativas que a empresa tinha inicialmente357. As razes que
conseguimos apurar prendem-se com os constrangimentos financeiros do pas, que afetam
diretamente as instituies cujos tcnicos foram convidados a participar, bem como a definio de

355

Este projeto do Museo Picasso foi distinguido na categoria Social Media no mbito da Conferncia Museums and
the Web de 2010. Cf. http://www.museumsandtheweb.com/forum/congratulations_mw2010_best_web_winners
(Consultado em 20-06-2012).
356
Ficou aberta a possibilidade de criar um grupo na rea da Histria Natural que pudesse analisar as questes
levantadas pelas colees de zoologia, mineralogia, botnica, etc.
357
A nica exceo, ainda que com considerveis dificuldades, tem sido o grupo de trabalho de Arqueologia, o qual tem
conseguido realizar alguns encontros e discutido questes sobre o inventrio e gesto do patrimnio arqueolgico.

257

outras prioridades equipa da Sistemas do Futuro, que no tem tido a disponibilidade necessria
para garantir a coordenao do projeto.

Ainda no mbito do projeto de investigao interno sublinhamos a promoo e financiamento da


formao avanada da equipa, de acordo com vontade e iniciativa dos seus colaboradores e com um
plano que a direo da empresa definiu. O objetivo deste plano era possibilitar a realizao de
trabalhos acadmicos ou de formao especfica que pudessem ser teis para o trabalho que cada
colaborador realiza na empresa.

O primeiro trabalho realizado dentro deste projeto foi a dissertao de mestrado em Museologia que
apresentmos Faculdade de Letras da Universidade do Porto, intitulada Os sistemas de
informao na gesto de colees museolgicas: Contribuies para a certificao de museus, que
pretendeu refletir sobre a necessidade de utilizao de uma estrutura de dados normalizada nos
sistemas de gesto de colees que possibilitasse, por um lado, a sua prpria avaliao e, por outro,
permitisse a avaliao quantitativa e qualitativa, por parte das entidades responsveis, do inventrio
de cada coleo ao abrigo do processo de certificao de museus que a RPM tinha, ento, j
implementado.

O segundo trabalho, da responsabilidade de Maria van Zeller Sousa, dedicado investigao na


rea multimdia. A dissertao de mestrado em Multimdia que esta colaboradora apresentou, em
2010, Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto, intitulada (Re)design da ficha de
inventrio online (SOUSA, 2010) tinha como principal objetivo, nas suas prprias palavras,
conceber o design de uma ficha de inventrio online projetada para a Internet com uma
implementao que permita a participao do pblico. (SOUSA, 2010: 7) e representava, para a
Sistemas do Futuro, a possibilidade de repensar a construo da plataforma de disponibilizao e
publicao das colees, o In web.

Na mesma linha de atuao, em 2011 apresentada a dissertao de mestrado em Museologia,


apresentada Faculdade de Letras da Universidade do Porto, da responsabilidade de Natlia Jorge,
intitulada Ensaio sobre o AAT - Art & Architecture Thesaurus: proposta terminolgica de
adaptao realidade portuguesa (JORGE, 2011) onde a autora refletiu e apresentou uma soluo
de gesto de thesauri multilingues, com base no conceituado thesaurus do Getty Institute, visando a
sua traduo e adaptao futuras realidade portuguesa. Este trabalho representou a oportunidade
para criar uma proposta de sistema de gesto e controlo de terminologia, o In thesauri, que a
Sistemas do Futuro j desenvolveu e se encontra agora a ser testado por diversas instituies. Sobre
258

este trabalho destacamos a importncia que esta matria assume no contexto nacional, onde so to
raros, como necessrios, os projetos e processos de criao de terminologia para a rea do
patrimnio.

Paralelamente realizao destes projetos de investigao a empresa tem continuado a apoiar


outros colaboradores, principalmente na rea da programao, na participao em cursos, colquios
e conferncias internacionais relacionadas com as tecnologias que a empresa utiliza no
desenvolvimento dos seus produtos e apoia, tambm, a realizao de uma licenciatura nesta rea a
um dos seus colaboradores.

O projeto de investigao interno, que se mantm, tem apresentado excelentes resultados e a


empresa tem-se destacado, enquanto unidade de investigao na rea do patrimnio a nvel
nacional. Atualmente decorrem na empresa trs projetos de doutoramento paralelos. O primeiro,
iniciado em 2009, refletido neste trabalho e pretende dedicar a ateno, como vimos,
normalizao de procedimentos utilizados para a gesto de colees, criando as condies para que
as aplicaes da empresa sejam compatibilizadas com o SPECTRUM. O segundo, iniciado em
2010, da responsabilidade de Fernando Cabral, diretor geral da empresa e co-orientador da nossa
investigao, versa sobre a adaptao das aplicaes da empresa ao CIDOC CRM (ISO
21127:2006), com o objetivo de possibilitar o intercmbio de dados e a interao entre sistemas de
gesto de patrimnio cultural (museus, bibliotecas e arquivos). O terceiro representa a continuidade
do trabalho que a sua responsvel iniciou em 2011, com a apresentao da sua dissertao de
mestrado, sobre a utilizao de terminologia controlada na gesto do patrimnio cultural, tendo
como base o thesaurus do Getty Institute que atrs referimos. A sua responsvel, Natlia Jorge, viu
a candidatura ao doutoramento aprovada em Julho do presente ano.

A realizao deste projeto de investigao tem proporcionado a todos os colaboradores da empresa


a participao em diversas conferncias e congressos, nacionais e internacionais, alguns com
apresentao de comunicaes sobre os projetos realizados ou em desenvolvimento, e,
simultaneamente, tem facultado a publicao, em diversas publicaes especializadas, de diferentes
artigos sobre os temas nos quais a empresa centra a sua ateno (ALMEIDA, et al. s.d.; MATOS,
2009; MATOS, 2010;MATOS, 2011; MATOS, s.d.).

O projeto, que representa para a empresa um considervel esforo em termos de tempo e


investimento financeiro, tem trazido claros benefcios, no que diz respeito ao desenvolvimento dos
produtos e capacidade e conhecimentos, tericos e prticos, adquiridos pela equipa, com franca
259

melhoria nos servios e produtos que a empresa disponibiliza aos museus e outras instituies do
setor.

7.3.2.2.

O projeto externo

Embora o desenvolvimento interno deste projeto tenha correspondido s expectativas que a empresa
tinha na sua criao, o mesmo no teria sido possvel sem a componente externa que o
complementa. Esta parte externa do projeto de investigao da Sistemas do Futuro tem sido
fundamental e determinante para o sucesso da empresa, mesmo antes de sua formalizao. Como
referimos, a empresa cria o seu primeiro sistema atravs da relao que estabelece com a Polcia
Judiciria do Porto. Esta colaborao, podemos afirm-lo com convico, definiu a metodologia de
desenvolvimento de aplicaes, que tem vindo a ser, com as alteraes que resultam da
aprendizagem e experincia acumulados em 16 anos de existncia, a base do sucesso e qualidade
dos seus produtos e servios.

Neste projeto externo a empresa cumpre os seus objetivos atravs da concretizao de diferentes
iniciativas que descreveremos, apontando sempre que possvel alguns exemplos.

A primeira destas iniciativas assenta no estabelecimento de protocolos de colaborao com museus


e outras instituies que utilizam as aplicaes da Sistemas do Futuro com o objetivo de investigar
e desenvolver novas funcionalidades nos sistemas de gesto da empresa ou mesmo de criar
aplicaes totalmente novas como aconteceu, como vimos, no caso do In natura que foi
desenvolvido atravs de protocolos de colaborao estabelecidos com a Faculdade de Cincias da
Universidade do Porto e a Universidade de Trs-os-Montes e Alto Douro.
O primeiro desses protocolos foi criado, no mbito do projeto GEIRA358, com o objetivo de
desenvolver a verso 3.0 do In arte (a verso Plus, portanto) e promover a sua utilizao pelos
museus que participavam naquele projeto da Universidade do Minho. O protocolo, estabelecido em
1998 com esta universidade, tinha tambm como objetivo o desenvolvimento de uma plataforma
comum de publicao e consulta dos registos de inventrio realizados pelos museus, o que, tendo
em conta o momento da sua realizao, revelador da capacidade de inovao daquelas duas
entidades. No entanto, deste protocolo resultou apenas o desenvolvimento da verso Plus do In arte

358

Cf. http://www.geira.pt (Consultado em 22-06-2012).

260

e do In patrimonium, no tendo sido possvel, antes do encerramento do projeto Geira, concretizar o


portal de pesquisa nas diversas colees dos museus participantes359.

Seguiram-se outros protocolos. Para alm dos que permitiram a criao do In natura, j referidos,
em 2002, foi celebrado um protocolo com a entidade que ento tutelava o Museu Nacional da
Cincia e Tcnica em Coimbra, o Instituto de Histria da Cincia e da Tcnica, visando a adaptao
do In arte s colees daquelas tipologias; em 2003, foi celebrado um protocolo com o Centro
Regional do Porto da Universidade Catlica Portuguesa, com o objetivo de melhorar a rea de
gesto dos processos de conservao e restauro atravs do desenvolvimento de novos mdulos que
refletissem a experincia e conhecimento do Departamento de Conservao e Restauro da Escola
das Artes daquela universidade.

Ainda na mesma linha de atuao a empresa estabeleceu trs outros protocolos de colaborao para
o desenvolvimento das suas aplicaes que merecem tambm o nosso destaque. O primeiro destes,
assinado em 2002, foi por ns j referido no captulo anterior, e previa uma estreita colaborao
entre a Sistemas do Futuro e a Universidade de Coimbra. O segundo, assinado em Fevereiro de
2006, com a Associao Cultural Desportiva e Recreativa de Freixo de Numo - Museu da Casa
Grande, centrava a sua ateno no desenvolvimento de novos mdulos para a rea da Arqueologia.
O terceiro e mais recente foi assinado em 2009 e representa uma parceria com a Faculdade de
Letras da Universidade de Lisboa e o seu Instituto de Histria de Arte que tem como objetivo
desenvolver um projeto de investigao sobre azulejaria e cermica, no mbito da Rede Temtica
de Estudos de Azulejaria e Cermica - Joo Miguel dos Santos Simes360, no mbito do qual foi
disponibilizada gratuitamente a aplicao In patrimonium que suporta a estrutura de informao do
referido projeto361.

Uma outra rea de atuao que se prende tambm com o desenvolvimento dos sistemas de gesto
de patrimnio da empresa a sua participao, sempre que solicitada, em projetos de investigao,
acadmicos ou de outra natureza, cujo tema se relacione com alguma matria relativa
documentao e gesto de patrimnio cultural e natural. Referimos como exemplos o caso do
doutoramento da Dr. Cristina Barroso Cruz, sobre antropologia biolgica, apresentada
Universidade de Coimbra (CRUZ, 2011), que permitiu criar as bases para o desenvolvimento de um
359

Esta componente do protocolo dificilmente poderia ser concretizada no mbito daquele projeto, uma vez que era
necessrio tempo para que os museus pudessem concretizar a necessria digitalizao do seu acervo, antes da
publicao dos registos nessa plataforma comum.
360
Cf. http://redeazulejo.fl.ul.pt (Consultado em 23-06-2012).
361
O principal resultado deste projeto pode ser consultado em http://redeazulejo.fl.ul.pt/pesquisaaz/imovel_pesquisa.aspx (Consultado em 23-06-2012).

261

novo produto, o In anthropos, dedicado documentao e investigao de ossadas humanas


encontradas em contexto de escavao arqueolgica; ou o caso da dissertao de mestrado da Dr.
Mariana Jacob Teixeira, intitulada A natureza e gesto das colees dos museus militares na
dependncia da direo de Histria e Cultura Militar (Exrcito) (TEIXEIRA, 2011) que props
algumas regras de utilizao e procedimentos a adotar no mbito do projeto de gesto das colees
dos museus militares do Exrcito Portugus e que utiliza um sistema desenvolvido pela Sistemas do
Futuro. Estes dois exemplos servem apenas para representar a disponibilidade da empresa para estes
projetos, dos quais tambm retira experincia e conhecimento.

A ligao ao meio universitrio no fica apenas pela participao nos projetos de investigao ou
nos protocolos que a empresa tem estabelecido com estas entidades para o desenvolvimento dos
seus produtos. Consciente do dfice de formao que existe em Portugal na rea de documentao e
gesto do patrimnio (SEMEDO, 2005: 308), com os meios ao seu alcance, colaborou com os
principais cursos de ps-graduao em museologia do pas, disponibilizando um licenciamento
especfico das suas aplicaes para as universidades que o solicitassem. Este licenciamento
implicava apenas a assinatura de um protocolo de ensino e o pagamento das despesas de
configurao da aplicao no servidor daquelas entidades e, ao mesmo tempo, disponibilizava
membros da sua equipa, especializados na documentao e gesto de colees, para a realizao de
aulas temticas sobre esta matria e, nos casos em que existisse o protocolo de ensino, dar formao
na utilizao dos seus sistemas sem qualquer encargo adicional para as universidades.

Embora tenha colaborado, ao longo dos anos, com diversas universidades, como a Universidade
Nova de Lisboa, a Universidade do Minho, a Universidade Catlica, a Universidade Portucalense, a
Universidade de vora, entre outras, a nica com quem assinou um protocolo de ensino
formalmente (em 2004), foi a Faculdade de Letras da Universidade do Porto, que organiza, h
quase duas dcadas, um programa de estudos avanados na rea da Museologia, no mbito do qual
foi criada esta parceria.

Esta colaborao com o ensino na rea da museologia e patrimnio, que naturalmente constitui uma
oportunidade promocional para os seus produtos, tem sido bastante til na formao e
aprendizagem dos membros da equipa da empresa que preparam e ministram as referidas aulas e
permite um contacto com o contexto real dos museus, atravs dos tcnicos e profissionais que
participam nestes cursos.

262

Finalmente, a ltima parte deste projeto relaciona-se diretamente com questes tcnicas do
desenvolvimento do software e tem sido conduzido, maioritariamente, por membros do
departamento de sistemas de informao, apoiados pela rea de investigao e formao. Nesta rea
de atuao a empresa pretende obter conhecimentos tcnicos que permitam a incluso de novas
funcionalidades no software, atravs da realizao de projetos especficos e de pequena durao,
realizados, uma vez mais, em parceria com instituies que utilizam os seus produtos ou com outras
empresas que desenvolvem outras plataformas de gesto ligadas a esta rea.

Estes pequenos projetos pretendem responder a necessidades especficas de alguns museus e que a
Sistemas do Futuro entende ser teis para outros museus e instituies, tais como a interao entre
os sistemas de gesto de patrimnio e os sistemas de informao geogrfica (ALMEIDA, et al.,
s.d), a ligao a outros repositrios de informao de bibliotecas 362 e arquivos363, a ferramenta de
exportao de dados criada no mbito do projeto Europeana Local portugus364 e, recentemente, o
projeto de remodelao dos mdulos de emprstimo (entrada e sada) e movimentos do Museu
Calouste Gulbenkian e do Centro de Arte Moderna da FCG que tambm serviu para ensaiar
algumas solues que este trabalho preconiza no mbito da adaptao das aplicaes ao
SPECTRUM.

O perfil da empresa, nomeadamente, o seu interesse permanente pela investigao cientfica que
potencie a qualidade e inovao dos seus produtos e servios, foi o fator essencial que determinou a
realizao deste trabalho no mbito que a Fundao para a Cincia e Tecnologia define para o
programa de Bolsas de Doutoramento em Empresas (BDE) do qual usufrumos. Com efeito, o
objetivo formulado no regulamento365 da BDE, a formao avanada em ambiente empresarial,
atravs da cooperao entre empresas e universidades em torno de projetos de interesse para a
empresa, assenta, em medida perfeita, na metodologia e objetivos da empresa relativos adaptao
ao SPECTRUM, com todos os benefcios que este projeto pretende trazer para os museus em
Portugal.

7.3.3. A adaptao das aplicaes SF ao SPECTRUM

362

Desenvolvida para a Cmara Municipal de Oeiras em parceria com a empresa Mind.


De que exemplo a ligao do In web com o repositrio de imagens digitais da Faculdade de Engenharia da
Universidade do Porto (ExLibris Digitool) desenvolvido em parceria com o Museu daquela faculdade. Cf.
http://inarte.fe.up.pt/inweb/geral.aspx (Consultado em 24-06-2012).
364
Este projeto foi coordenado em Portugal pela Fundao Museu Nacional Ferrovirio. Cf.
http://www.fmnf.pt/Site/Page/Index/projectos_europeanalocal (Consultado em 26-06-2012).
365
Disponvel em http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas/regulamentobde.phtml.pt (Consultado em 26-06-2012).
363

263

A Sistemas do Futuro, como vimos, baseia a sua atividade num processo contnuo de inovao dos
seus produtos e servios, sustentados por uma constante investigao e pela ateno ao mercado em
que se insere. Neste sentido, consciente das dificuldades que os museus enfrentam nos seus
processos de inventrio, documentao e gesto das suas colees, tem vindo ao longo dos anos a
dotar as ferramentas tecnolgicas que desenvolve com diferentes tipos de capacidades com o
objetivo de facilitar a concretizao deste importante trabalho. Neste pressuposto, quando lhe
expusemos a possibilidade de adaptar as suas aplicaes ao SPECTRUM, a empresa mostrou-se
totalmente interessada e facultou a realizao deste trabalho cientfico inserido no contexto
profissional da sua e nossa atividade.

Na base da deciso de participar neste projeto estiveram quatro motivos essenciais. A importncia
que a empresa atribui normalizao internacional para a gesto do patrimnio cultural, a qualidade
da norma em causa e o reconhecimento que tem granjeado na comunidade museolgica
internacional, a disponibilizao de funcionalidades novas que tornam os seus produtos melhores e
possibilitam um trabalho de qualidade aos seus utilizadores e a possibilidade de poder participar no
SPECTRUM Partners Scheme da Collections Trust, tornando-se parceira desta instituio de
referncia, e ver os seus produtos certificados num dos processos mais exigentes da indstria.

Desde a sua fundao que a empresa reconhece a importncia que a normalizao representa para a
rea da documentao, digitalizao, gesto e divulgao do patrimnio. O aumento do nmero de
objetos e patrimnio que entram nas colees ou so classificados, o aumento considervel de
exposies, nacionais e internacionais, o aumento da circulao de bens culturais verificado nas
ltimas dcadas, a luta contra o seu trfico ilcito, a criao de repositrios digitais, os processos de
criao de conhecimento atravs da curadoria da informao digital, entre muitas outras, so as
razes pelas quais a comunidade museolgica deve concentrar esforos na criao, atualizao e,
acima de tudo, utilizao das normas internacionais de referncia para a gesto do patrimnio
cultural e, especificamente neste caso, das colees dos museus.

Neste sentido, o SPECTRUM, tem sido uma norma de referncia que mais sucesso tem alcanado,
no s no contexto do pas de onde originrio, mas tambm em diferentes pases de todo mundo,
com contexto e lngua diversas do Reino Unido. Como vimos atrs, esta norma, construda pelos
profissionais de museus britnicos, tem sido adotada com bastante sucesso em diferentes pases
europeus e a base, no que diz respeito normalizao de procedimentos na gesto de colees, de
um infindvel nmero de projetos em museus e outras instituies para a organizao da
documentao dos bens culturais que gerem. Alm disso, o prprio CIDOC, baseado na verificao
264

da necessidade de estabelecer normas mais eficazes dentro desta rea, criou recentemente, em 2012,
um novo grupo de trabalho sobre procedimentos em museus, intitulado Museum Process
Implementation (MPI)366, presidido por Walter Koch, que tem como objetivo criar fluxos de
trabalho de referncia (semelhantes aos que representam os procedimentos do SPECTRUM) para os
principais procedimentos que podemos encontrar em museus e instituies similares (KOCH;
KOCH, 2012).

A empresa reconhece que a implementao dos procedimentos definidos pelo SPECTRUM um


passo essencial para dotar a aplicao de um conjunto de funcionalidades que possibilitam aos seus
utilizadores a gesto das colees e a gesto da informao sobre as mesmas, atravs da realizao
das tarefas de uma forma estruturada que integra, passo a passo, todos os elementos necessrios
para a sua correta documentao. Este tipo de esquema de funcionamento permitir, no futuro, a
realizao de um processo de emprstimo, por exemplo, de acordo com os passos que a norma
indica para a sua concretizao com segurana e qualidade, indicando, a cada momento, as pessoas,
documentos e informao que o utilizador necessita de envolver ou registar no sistema de
informao do museu. Conseguindo alcanar este feito, atravs do desenvolvimento de novas
tarefas e funcionalidades, a empresa poder obter o reconhecimento da Collections Trust e ver os
produtos adaptados ao SPECTRUM a ganhar uma mais-valia competitiva no mbito do seu
posicionamento no mercado nacional e internacional, nos quais procura, como bvio, expandir-se.

Uma vez aceite o projeto, a empresa teve necessidade de definir alguns critrios quanto forma e
condies em que faria a adaptao dos seus produtos a esta norma. Recordamos que o
SPECTRUM uma norma que se destina a museus e instituies similares e gesto das suas
colees, o que desde logo levantou internamente a questo sobre o interesse de certificar cada uma
das aplicaes, de forma independente, ou certificar a reunio das vrias aplicaes atravs da
adaptao da norma ao sistema In patrimonium que inclui, ou pode incluir, qualquer uma das outras
cinco aplicaes que a empresa comercializa. Da mesma forma, foi necessrio decidir quais as
gamas de aplicaes que seriam certificadas. Seria conveniente certificar todas? Estando a gama
Plus descontinuada, traria algum benefcio empresa o tempo e recurso necessrio para a sua
adaptao? E a gama Premium que apesar das alteraes introduzidas foi desenvolvida com
tecnologia de 2003, deveria ser adaptada? Estas e outras questes atinentes tecnologia e
metodologia de programao, a adaptao das aplicaes nova estrutura de dados que os
requisitos de informao da norma exigem e, por ltimo, a escolha do formato das novas
366

Cf. http://network.icom.museum/cidoc/working-groups/mpi-museum-process-implementation/ (Consultado em 2806-2012).

265

funcionalidades precisavam de ser definidas em colaborao com a empresa para que o presente
trabalho pudesse ser executado.

Tendo em considerao o exposto, decidimos implementar a adaptao dos sistemas de gesto de


patrimnio atravs de dois processos distintos. O mapeamento da estrutura de dados utilizada na
Sistemas do Futuro com os requisitos de informao do SPECTRUM e, posteriormente, a definio
da metodologia que nortear o desenvolvimento das novas funcionalidades que permitam aos
utilizadores seguir, na aplicao, a norma nos processos de documentao e gesto das colees dos
seus museus.

No que concerne a opo estratgica da empresa quanto ao(s) produto(s) e gama(s) que seriam alvo
do processo de adaptao e candidatura ao SPECTRUM Partners Scheme, esta teria de ser
estabelecida pelos seus responsveis.

Confrontada com a necessidade de definir quais os sistemas que iria adaptar ao SPECTRUM, a
Sistemas do Futuro, com a nossa colaborao, concluiu que a gama Plus teria necessariamente de
ser excluda do lote de possibilidades. Para a excluir baseou-se em trs ordens de razo. A primeira
est relaciona-se com a tecnologia utilizada para o desenvolvimento inicial deste software,
atualmente desatualizada e incompatvel com as alteraes que este projeto obriga, a segunda tem a
ver com o facto de ser uma aplicao para a qual a empresa tinha estabelecido o fim do seu perodo
comercial para 2010, e a terceira, mais importante, prendia-se com o cada vez menor nmero de
museus e outras instituies que ainda utilizam esta gama de produtos.

Excluda esta gama, restavam outras duas, a Premium e a .Net. A primeira foi, como vimos,
desenvolvida inicialmente em 2003 e, embora seja a gama mais slida e completa e a que representa
mais instalaes, j se encontra em fase avanada do ciclo de vida normal dos sistemas
informticos. A empresa no tem planos, a curto ou mdio prazo, para a descontinuar ou deixar de
desenvolver novas funcionalidades conforme tem feito at ao momento, todavia, a natureza de um
processo de alteraes global, como o caso representado neste trabalho, implica a utilizao de
recursos, humanos e financeiros, que dificilmente poderia ser justificado no mbito de um programa
informtico que conta j com quase uma dcada de desenvolvimento. Por este motivo, a empresa
decidiu tambm deixar de fora deste processo, pelo menos numa fase inicial, a gama Premium.

Assim, no que diz respeito, adaptao e compatibilizao com a norma SPECTRUM a opo da
empresa recaiu sobre a gama Net. Os motivos desta escolha prendem-se com os objetivos
266

financeiros e comerciais da empresa, nomeadamente com o processo de internacionalizao que


tem em curso para os pases da lusofonia, mas tambm com o desenvolvimento mundial das
tecnologias que a vincula a uma permanente atualizao. No contexto competitivo internacional,
dificilmente seria justificvel empreender esforos desta natureza com base na tecnologia usada nas
anteriores verses.

Com base em novas tecnologias de desenvolvimento e programao, associando os conhecimentos


e experincia adquiridos com as verses anteriores, a empresa poder criar um sistema
completamente novo, mais funcional e capaz de responder s exigncias dos museus e dos seus
utilizadores, com o qual poder enfrentar os desafios que tem pela frente respeitando os valores de
qualidade e inovao que procurou desde o primeiro dia.

Com efeito, esta gama de produtos, que existe desde 2007, ser alvo de um processo de
programao completamente novo, utilizando um conjunto de tecnologias como o Visual Studio367,
Silverlight368, ferramentas desenvolvidas pela Telerik369, entre outras, que possibilitaro a criao de
um sistema de gesto de colees compatvel com as principais plataformas e sistemas operativos
disponveis no mercado e, ao mesmo tempo, aproveitando todas as funcionalidades que a mais
recente verso do motor de dados normalmente utilizado pela empresa, o SQL Server, possibilita
para a construo e gesto da estrutura de dados e informao nela contida.

Esta nova verso ter em considerao todo o trabalho de investigao que a empresa tem
desenvolvido at ao momento e toda a experincia e conhecimento adquiridos no desenvolvimento
das que a antecederam, tendo a empresa decidido, como veremos adiante, utilizar o mesmo
esquema e estrutura de dados370 que utiliza desde a verso Plus e manter as principais
funcionalidades e recursos dos sistemas de gesto de colees que os museus se habituaram a ter
disponveis.

A nova verso, que passar a ter apenas a designao In patrimonium.Net, ser desenvolvida e
disponibilizada atravs de um processo de licenciamento diferente das atuais verses
comercializadas pela empresa. A empresa pretende manter o mesmo sistema de disponibilizao
diferenciada que utiliza atualmente, em que o museu ou instituio que pretenda utilizar o sistema
367

Cf. http://www.microsoft.com/visualstudio/en-us (Consultado em 29-06-2012).


Cf. http://www.microsoft.com/silverlight/ (Consultado em 29-06-2012).
369
Cf. http://www.telerik.com. (Consultado em 29-06-2012).
370
Mantendo a compatibilidade com a normalizao internacional para esta rea, mas refletindo as necessrias
adaptaes aos requisitos de informao do SPECTRUM e sofrendo uma depurao em alguns grupos de informao
que a anlise interna s bases de dados e a sua utilizao pelos museus tm demonstrado ser precisa.
368

267

poder optar pelos mdulos que necessita para a gesto da sua coleo, com condies
diferenciadas em termos de custo de aquisio. Esta verso apresentar para escolha os mdulos de
patrimnio mvel, imvel, natural, imaterial e de arquivo, e incluir os mdulos das tarefas de
eventos, documentao (referncias), entidades e multimdia, em qualquer configurao escolhida.

Em termos de manuteno esta verso representar uma evoluo significativa para os museus e
para a Sistemas do Futuro. Tendo como base a sua utilizao atravs de uma rede interna ou da
Internet com um browser, a aplicao ser instalada num servidor central, tal como a base de dados,
ao qual os diferentes utilizadores acedero, por via de um URL371, com uma validao de segurana
que os identificar e far a verificao do nvel de acesso e permisses que lhes foi atribudo pela
instituio. Este sistema centralizado tem vantagens considerveis na atualizao do prprio
sistema, sempre que existam novas verses ou atualizaes de segurana e rotina, mas tambm
evita que seja necessria uma reinstalao de todos os postos de trabalho nos diferentes
computadores da instituio, fazendo com que os recursos utilizados pelos museus nestas tarefas
decresam substancialmente.

Esta deciso comporta diversas vantagens pelo que, dificilmente, poderia deixar de ser tomada pela
empresa. Do ponto de vista deste trabalho, tornou impossvel testar a aplicao adaptada, ainda que
de forma condicionada, uma vez que o tempo de desenvolvimento da nova aplicao, incluindo a
formao das equipas nas novas ferramentas utilizadas, ultrapassa a calendarizao que propusemos
inicialmente no plano deste trabalho. Contudo, cientes desta dificuldade, pretendemos definir neste
trabalho todas as condies para que a empresa possa, no final do processo de desenvolvimento, ver
este sistema avaliado positivamente pela Collections Trust, obtendo a possibilidade de utilizar a
marca SPECTRUM Compliant na sua promoo e comercializao, como a garantia de qualidade
que a empresa procurava.

7.3.3.1.

Os requisitos de informao do SPECTRUM e a estrutura de dados SF

As aplicaes da Sistemas do Futuro so desenvolvidas com base num esquema de dados que
descrevemos em 2007 (MATOS, 2007: 102-104). Esse modelo, sustentado obrigatoriamente numa
base de dados relacional, assenta na diviso entre diversas tarefas, relativas a diferentes tipologias
de informao, que devem respeitar o princpio da irrepetibilidade da informao 372, por um lado, e

371

Cf. http://www.ietf.org/rfc/rfc1738.txt (Consultado em 29-06-2012).


A estrutura de dados deve ser construda de forma a evitar a repetio de registos sobre o mesmo objeto, entidade,
evento ou documento (MATOS, 2007: 102).
372

268

a possibilidade da existncia de diversos registos para determinadas categorias de informao373


sempre que a normalizao (CIDOC e SPECTRUM) assim o exija, por outro. Esta diviso, na
estrutura

de

dados

da

Sistemas

do

Futuro,

assenta

na

diviso

entre

Inventrio,

Terminologia/Thesauri, Eventos, Entidades, Documentao e Multimdia. Uma possvel


representao deste esquema pode ser a que apresentamos a seguir.

Ilustrao 4 - Modelo de dados da Sistemas do Futuro

Esta estrutura essencial para a organizao da informao, que depois facilitar a recuperao de
informao atravs das ferramentas de pesquisa, internas e externas, no implica porm uma
separao das diferentes categorias de informao que compem as suas subtarefas, dado que o
sistema foi pensado de forma a possibilitar a criao de ligaes entre a informao registada em
qualquer tabela, atravs de um sistema de relaes entre todas as subtarefas presente na estrutura de
dados. Esta ligao permite a criao de relaes entre as subtarefas de duas maneiras distintas.
Uma direta, na qual a relao entre tabelas feita dentro da prpria estrutura de dados, de que um
exemplo possvel a existncia do campo Autor (Entidade), no grupo de informao Autorias da
subtarefa objetos, atravs de uma relao direta com a tarefa de gesto das entidades, sendo os

373

Em determinadas categorias de informao como, por exemplo, Autorias, Estados, Localizaes, a estrutura de
dados deve permitir a insero ilimitada de registos prevendo a possibilidade da existncia de mais do que um registo
na mesma categoria (um objeto com mais do que um autor, por exemplo) e permitindo a construo de um histrico do
inventrio, documentao e gesto das colees (a atualizao dos estados de conservao e localizao dos objetos so
exemplos em que esta situao acontece frequentemente).

269

dados do autor carregados, uma nica vez, na ficha de Entidades relativa aos Autores. E a segunda,
representada pelo grupo de informao especfica Fichas relacionadas ou pelo mdulo de
Relaes, ambos transversais a todas as tarefas e subtarefas das aplicaes, atravs dos quais
possvel criar relaes entre quaisquer registos de informao previamente carregados na base de
dados374, classificando-as e registando notas adicionais sobre os motivos que levaram sua criao.

Alm de todas as vantagens j enumeradas, este tipo de estrutura utilizado pela Sistemas do Futuro
permite tambm a atualizao e criao de novas categorias de informao que possam vir a ser
criadas, para cada uma das tarefas, em resultado da atualizao das normas utilizadas ou de
solicitaes dos museus relativamente a necessidades de colees muito especficas375.

Com base nesta estrutura de dados geral foi tambm desenvolvido pela empresa um modelo de
organizao da estrutura das subtarefas que dependem das seis tarefas376 que a compem. Esse
modelo, que referimos em 2007, divide a estrutura das fichas de cada subtarefa em trs partes, a
saber: Informao genrica, Grupos de informao especfica e Multimdia.
A primeira parte permite a introduo da informao essencial para a identificao de cada registo
para a qual no haja a necessidade de introduzir mais do que um registo (ex. Nmero de inventrio
e Designao comum em objetos ou Ttulo e Editor em Monografias). A segunda, como seria de
esperar, contm todas categorias de informao que possam ter a necessidade, ainda que remota, de
incluso de mais do que um registo, como a localizao de objetos, os autores em Monografias, os
tratamentos em Conservao, etc. A terceira permite a associao de todos os registos de
informao em formato digital (imagem, som, vdeo, documentos, etc.) a cada um dos registos das
diferentes subtarefas que existem na aplicao. Para uma melhor compreenso do modelo,
apresentamos em seguida um esquema do mesmo a ttulo de exemplo.

374

As relaes criadas atravs deste sistema podem ser, a ttulo de exemplo, entre um objeto e uma exposio, entre esta
e uma monografia, entre um espcime e a sua ficha de conservao ou restauro ou, mesmo, entre um registo especfico
de determinada marca de um objeto e o documento que indica a data e o autor da marca.
375
Um exemplo desta situao foi a criao de um Grupo de Informao Especfico para a Numismtica que foi
pensado e desenvolvido em parceria com a Casa Tait do Porto.
376
A nica exceo a este modelo a estrutura das Tabelas Auxiliares que permitem a criao e controlo de
terminologia atravs de uma organizao de dependncias entre registos. No entanto, a nova verso ter uma subtarefa
de gesto de thesauri que ser feita de acordo com o modelo de dados das restantes subtarefas.

270

Ilustrao 5 - Esquema de estrutura de dados utilizada pela Sistemas do Futuro

Esta organizao estrutural, com pequenas excees para as quais a prxima verso ter uma
resposta, tem permitido o desenvolvimento dos diversos sistemas e a sua utilizao, pelos museus e
instituies similares, no inventrio, documentao e gesto das colees sem problemas
significativos assinalados. Os grupos de informao existentes atualmente so em maior nmero do
que na primeira verso da gama Premium ou, ainda com maior destaque, da gama Plus, porm a
empresa tem optado por manter, nas diversas verses, a compatibilidade total entre a estrutura de
dados relativa tarefa de Inventrio, fazendo com que os grupos de informao genricos e
especficos das subtarefas que dela dependem sejam exatamente os mesmos nas gamas Plus,
Premium e Net.

Atualmente existem na base de dados, entre as tarefas de Inventrio, Eventos, Documentao,


Entidades e Multimdia, um total de 4891 unidades de informao, agregadas de acordo com a
tipologia de informao a que pertencem, a diversos grupos de informao especfica ou genrica.
A tarefa de inventrio, onde so registados os dados dos objetos ou dos espcimes e espcies de
histria natural, representa a maioria (1470) dessas unidades de informao. As restantes contam
com: Eventos (526), Documentao (422), Entidades (45)377 e Multimdia (10).

Por seu turno, o SPECTRUM, alm da definio dos 21 procedimentos que permitem a gesto das
colees de acordo com uma regra comum, prope um conjunto de requisitos de informao que
refletem tambm uma estrutura de dados mnima que deve ser respeitada pelos sistemas de
informao dos museus que pretendam obter a compatibilidade com a norma.

377

Importa salientar que os 45 campos existentes em Entidades dizem respeito a uma tabela que comum a todos os
tipos de entidades necessrios para o inventrio e gesto das colees. Nessa mesma tabela so inseridos registos de
autores, proprietrios, intervenientes, conservadores, editores, autores de documentos, etc., que depois so apresentados
nas outras tarefas de acordo com o tipo de entidade que representam.

271

Os requisitos de informao do SPECTRUM so agora publicados, como vimos atrs, num volume
anexo ao texto principal da norma denominado SPECTRUM Apndice 1: Requisitos de
informao, que foi traduzido no mbito do presente trabalho e pode ser consultado no volume de
anexos deste texto (ANEXO II). Organizam-se em dois nveis distintos de informao, as unidades
de informao (Information units) e os grupos de informao (Information groups), onde esto
includos todos os requisitos necessrios ao registo da informao gerada ou recolhida no mbito
dos 21 procedimentos. No documento (ANEXO II) podemos encontrar tambm, uma lista
alfabtica de todas as unidades de informao, seguida, quando necessrio, de termos secundrios
(sinnimos no preferenciais), utilizados no contexto de origem da norma, para as designaes das
unidades que podero facilitar a sua compreenso.

As unidades de informao so o nvel mais bsico de registo de informao e so, normalmente,


representadas pelos dados que so introduzidos em determinado campo de um sistema de
informao de museu. No entanto, podem tambm ser apresentadas, ao longo dos requisitos de
informao, como o prprio nome do campo ou em forma de instrues para o seu preenchimento.
So os campos de uma tabela que podem ser utilizados para o registo de dados no sistema. No total,
o SPECTRUM tem 476 unidades de informao divididas pelos seguintes grupos de informao:

- Grupos de informao de objetos - 229 unidades de informao;


- Grupos de informao de procedimentos - 142 unidades de informao;
- Grupos de Informao de referncias - 12 unidades de informao;
- Outros grupos de informao - 93 unidades de informao.

Os grupos de informao, por seu turno, e como percetvel pela enumerao de unidades de
informao que atrs referimos, so conjuntos de unidades de informao agrupadas de forma a
permitir o registo de informao dos objetos e espcimes378, dos eventos que se relacionam com a
gesto da coleo da instituio, das referncias documentais a uns e outros e, finalmente, das
entidades (indivduos, grupos e instituies) e locais associados coleo ou aos eventos. A
constituio destes grupos de informao permite a organizao estrutural do sistema documental
de acordo com a categoria de informao respetiva, ou seja, as unidades relativas recolha de
campo dos objetos, por exemplo, esto concentradas no grupo de informao correspondente. Esta
situao configura, conforme j havamos referido, a existncia no SPECTRUM de uma norma de
estrutura de dados, passvel de ser utilizada para o presente processo de compatibilizao.
378

Existem grupos de informao para a descrio fsica das colees (dimenses, estado, etc.) e tambm para o registo
de dados histricos a eles associados (recolha de campo, provenincias, etc.).

272

No SPECTRUM os grupos de informao dividem-se de acordo com a seguinte estrutura:

1.Grupos de informao de objetos;


2.Grupos de informao de procedimentos;
3.Informao sobre endereos;
4.Informao sobre cronologia;
5.Informao sobre localizaes;
6.Informao sobre instituies;
7.Informaes sobre grupos culturais;
8.Informao sobre indivduos;
9.Informao sobre lugares e stios;
10.Grupos de informao sobre gesto dos registos;
11.Informao sobre referncias.

Esta estrutura representa a organizao encontrada pelos editores da norma e profissionais de


museus do Reino Unido para dar corpo s necessidades de documentao dos 21 procedimentos
SPECTRUM. Incluem a informao diretamente relacionada com os objetos e a sua histria, a
informao e dados que so gerados com a execuo de um processo de gesto dos diferentes
eventos, as necessrias referncias documentais fundamentais para a validao da informao na
base de dados, um conjunto de grupos de informao sobre entidades e locais e, no menos
importante, os metadados relacionados com os registos criados no sistema e a sua gesto.

Considerando as duas estruturas apresentadas, a estrutura de dados SF (ESF) e os requisitos de


informao do SPECTRUM (RIS), revelava-se necessria a sua anlise detalhada, campo a campo,
com o objetivo de perceber as correspondncias existentes em duas matrias essenciais, ou seja, na
organizao estrutural e nas unidades de informao existentes nas duas estruturas. Para este efeito,
remetemos para a consulta e utilizao do SPECTRUM Apndice 1: Requisitos de informao
(ANEXO II) e do Manual do Utilizador que acompanha as verses Premium das aplicaes da
empresa379, onde toda a estrutura de dados que ser utilizada na verso In patrimonium Net est
detalhada em Informao genrica, Grupos de informao especfica e Unidades de informao.
Num primeiro nvel, o da organizao estrutural, foi interessante registar um conjunto de
semelhanas. Em primeiro lugar, uma que consideramos ser de extrema importncia, a verificada
na diviso da RIS em unidades e grupos de informao e nas semelhanas que esta tem com a
379

Este Manual est disponvel em todas as instalaes das aplicaes da Sistemas do Futuro.

273

diviso entre informao genrica, grupos de informao e unidades de informao (campos na


base de dados) que utilizada na ESF. Pese embora esta aparente ter mais um nvel na estrutura,
facto que se deve apenas simplificao de introduo de dados nas aplicaes da Sistemas do
Futuro380, o mesmo (informao genrica) pode, para os objetivos desta anlise, ser considerado
como mais um grupo de informao, no comprometendo a compatibilizao.

Por outro lado, a prpria organizao da estrutura da RIS, acima listada, revelou-se totalmente
compatvel com a diviso da ESF que se baseia, como vimos, num modelo construdo de acordo
com a normalizao internacional que a empresa procura respeitar meticulosamente. Para melhor
percebermos o exposto, indicaremos na seguinte tabela as correspondncias entre uma e outra
estruturas relativamente aos diferentes grupos de informao381:

ESF

RIS

Inventrio (Objetos e Patrimnio Natural)

Grupos de Objetos

Eventos

Grupos de Procedimentos

Entidades

Informao sobre endereos

Inventrio (Objetos e Patrimnio Natural)

Informao sobre cronologia

Inventrio (Objetos e Patrimnio Natural)

Informao sobre localizaes

Entidades

Informao sobre instituies

Entidades

Informao sobre grupos culturais

Entidades

Informao sobre indivduos

Inventrio (Objetos e Patrimnio Natural)

Informao sobre lugares e stios

Todas as tarefas*

Informao sobre gesto dos registos

Documentao

Informao sobre referncias

Tabela 4 - Correspondncia das tarefas do In patrimonium com a estrutura dos Requisitos de Informao do
SPECTRUM
(*todas as tarefas das aplicaes SF tm as unidades de informao includas neste grupo de informao).

380

A diferenciao entre Informao genrica e grupos de informao especfica representa apenas a diviso entre a
informao bsica para a identificao de um objeto (Nmero de inventrio, Descrio, Designao ou Ttulo e
Museu/Instituio responsvel). A Sistemas do Futuro optou h muito por diferenciar a designao deste tipo de
informao para conseguir a sua identificao inequvoca, mas ele pode tambm ser considerado como mais um grupo
de informao sobre o objeto.
381
Importa salientar que a terminologia grupos de informao, quando relativa aos RIS, correspondente ao termos
Tarefas que utilizamos neste trabalho quando nos referimos s principais divises da estrutura de dados da Sistemas do
Futuro.

274

Neste primeiro nvel de anlise, a elevada compatibilidade que verificamos na ESF uma indicao
clara, na nossa opinio, da influncia que a normalizao internacional nesta rea tem tido nos
diversos projetos e do constante trabalho de conciliao entre as diversas normas que tem sido feito
nos ltimos anos (CROFTS, 2000; KOCH e KOCH, 2012). Contudo, importa fazer um segundo
nvel de anlise, mais detalhado, relativo estrutura especfica de cada grupo de informao e das
unidades que os compem, onde estabelecemos a correspondncia entre cada unidade de
informao dos RIS com os campos, subtarefas e suas relaes da ESF. O resultado desta anlise
pode ser observado na Tabela de correspondncia RSI - ESF (Anexo VII) no volume de anexos que
acompanha o presente trabalho.

Importa, no entanto, abordar alguns pontos da nossa anlise, no sentido de esclarecer algumas
opes e estratgias que nortearam o mapeamento das duas estruturas. Desde logo tommos a
deciso de agregar os diferentes grupos de informao da RSI em apenas quatro categorias, de
forma a obtermos uma inequvoca referncia s tarefas do ESF correspondentes, que demonstramos
a seguir:

Tarefas

Grupos dos RIS

Inventrio

Grupo de Objetos

Eventos

Grupo de procedimentos

Documentao

Grupo de referncias

Outros grupos

Outros Grupos (Pessoas, Grupos culturais,


Instituies, Locais, Administrao e gesto do
sistemas)

Tabela 5 - Representao das quatro reas do processo de mapeamento de dados RIS - ESF

As duas primeiras tarefas, Inventrio e Eventos, representam o maior volume de unidades de


informao (371) existente no RSI e so, na nossa opinio, as unidades de informao mais
relevantes para a qualidade do processo de inventrio e documentao proposto no SPECTRUM382.
Assim:

Em Inventrio, conforme podemos observar no referido anexo, existem 17 grupos de informao


atravs dos quais podemos registar diversa informao sobre patrimnio mvel e natural. Incluem
tipologias de informao que vo desde a descrio fsica dos objetos (Object description
382

O grau de importncia diz respeito apenas questo essencial, ainda por ultrapassar em Portugal, da existncia
prvia de inventrios informatizados das colees. No significa, no entanto, uma menor ateno pelos outros dois
grupos em anlise, os quais so essenciais para a implementao do SPECTRUM num museu.

275

information), a sua histria (Object history and association information), ou questes mais bsicas
como a sua identificao (Object identification information), at s diferentes relaes com os
procedimentos do SPECTRUM de que so exemplo os dados das auditorias (Audit information) ou
da utilizao s colees (Object use information).

Dos 17 grupos existentes, apenas 5 no existiam ainda na ESF. So os grupos de informao


relativa auditoria aos objetos, um dos procedimentos do SPECTRUM a implementar no sistema,
utilizao, onde so registadas as informaes sobre os nveis de acessibilidade, aos crditos383 e
status dos objetos em relao exposio, aos contributos externos, nos quais se pretende registar a
informao resultante da anlise aos objetos por entidades externas, e, finalmente, aos direitos
adquiridos e cedidos, onde como o prprio nome indica se registam as informaes relevantes para
a gesto dos direitos associados aos objetos. Estes grupos ficaro, como j acontece em relao aos
restantes, na dependncia das fichas de objetos e espcimes que esto includas nas subtarefas de
inventrio.

Nos restantes grupos, todos com correspondncia genrica com a ESF, conforme poder ser
observado no campo In patrimonium da tabela (Anexo VII), encontramos trs situaes distintas: as
unidades com correspondncia direta, os campos em que a correspondncia feita atravs de uma
relao com outras tarefas da ESF e, por fim, as unidades de informao sem correspondncia com
os campos existentes no In patrimonium.

No primeiro caso, indicamos no campo Correspondncia, a tarefa, subtarefa ou grupo de


informao384 onde se encontra este campo dentro da ESF385. No segundo, indicamos com o termo
app_relacao, que representa o mdulo transversal de relaes, a criao de uma ligao (direta ou
indireta) com uma subtarefa ou grupo de informao386. Por fim, a terceira situao, relativa
inexistncia de correspondncia, assinalada com a expresso Novo campo seguida da indicao
do grupo que ir incluir essa unidade de informao. Todos estes grupos de informao ficaro, no

383

Embora j exista na ESF uma unidade de informao relacionada com os Crditos, decidimos propor a sua incluso
num grupo completamente novo, conforme proposto nos RSI (ANEXO II).
384
Os nomes de grupos de informao ou unidades de informao so representados, com alguma frequncia, atravs de
um conjunto de trs letras que identifica, na ESF, a sua dependncia. O acrnimo app_, por exemplo, indicador que
aquela informao ser criada num grupo de informao genrica de uma subtarefa e o acrnimo obj_, seguido do
nome do grupo de informao, representa a dependncia da subtarefa de objetos. Esta a nomenclatura definida
internamente pela empresa para a construo de todas as bases de dados que suportam os seus sistemas.
385
Sendo uma correspondncia direta indicmos aqui o grupo de informao especfica que ir conter esta unidade de
informao.
386
Como podemos observar na correspondncia da unidade de informao Related object number, do grupo sobre
histria e relaes dos objetos, a qual feita, atravs do mdulo de relaes ou fichas relacionadas com as subtarefas de
inventrio (objetos e espcimes).

276

mbito dos resultados desta anlise, na dependncia das subtarefas de inventrio relativas ao
patrimnio mvel e natural existentes no In patrimonium Premium.

Em Eventos, ou seja, no grupo relativo aos procedimentos, que representa o segundo maior da RSI,
encontramos 142 unidades, agrupadas em 18 grupos de informao distintos, sobre todos os
eventos, previstos na norma, associados gesto das colees museolgicas. Esta rea de grupos de
informao corresponde, conforme referimos, s tarefas de Eventos que existem na estrutura das
aplicaes da Sistemas do Futuro.

A anlise dos grupos de informao eventos revelou a necessidade de criar um total de cinco novas
subtarefas de Eventos, a saber: Aquisio387, Auditoria, Avaliao do estado de conservao388,
Indemnizao, Perda e Danos389. Alm destas, foi necessrio criar um novo conjunto de campos na
ESF (unidades comuns aos procedimentos), atravs dos quais podero ser registadas tipologias de
informao comuns a todos os procedimentos, como por exemplo, os dados sobre o responsvel
pelo procedimento, os custos associados, as datas de incio e fim do procedimento, os motivos, o
estado, etc. A criao destas novas subtarefas, como aconteceu em relao ao Inventrio, est
indicada na tabela de correspondncia com a expresso Nova subtarefa seguida do nome proposto
para a incluso na ESF.

Nos grupos que tm correspondncia, tal como aconteceu em relao ao inventrio, encontramos
diferentes situaes. A correspondncia direta entre unidades de informao RSI com os campos da
ESF no levanta qualquer questo e est identificada com a mesma metodologia atrs utilizada. A
existncia de unidades de informao que implicam relaes com outras subtarefas, grupos de
informao e campos da ESF tambm identificada atravs da indicao da relao. No entanto,
tambm aqui verificamos a necessidade de criar novos campos, para possibilitar a conciliao entre
estruturas, que aqui so identificados pela expresso Nova subtarefa ou Novo campo.

O terceiro grupo de anlise, relativo s referncias documentais, no constituiu qualquer tipo de


problema em termos de anlise e deciso da criao de campos ou alteraes na estrutura ESF. Esta,

387

A criao do Evento Aquisio servir para complementar os dados de incorporao existentes nas subtarefas de
Inventrio.
388
Embora a verificao do Estado de conservao dos objetos exista j na ESF, no Grupo de informao especfica de
objetos e espcimes intitulado Estados, o registo do processo de verificao (responsvel, metodologia, motivos, etc.)
no estava ainda contemplado. Por este motivo, resolvemos propor tambm a sua criao.
389
Embora seja bastante semelhante ao Evento Abate, este novo evento, cuja criao agora propomos, tem um mbito
diferenciado no contexto do SPECTRUM (Anexo II).

277

atravs das subtarefas existentes na Tarefa de Documentao, totalmente compatvel com os RSI
indicados pela norma.

Por fim, o quarto grupo de anlise, que inclui tipologias de informao relativas s entidades,
cronologia, locais e datas relacionadas com as colees e, tambm, outras diretamente ligadas
gesto da informao e dos seus metadados, que agrupamos para facilitar o processo de anlise, tem
correspondncias diferenciadas de acordo com as tipologias de informao acima mencionadas. Os
grupos de informao que, de alguma forma, se relacionam com qualquer tipo de entidade, tm a
sua correspondncia com a tarefa Entidades existente na ESF. Da mesma forma, os grupos de
informao relacionados com localizaes, datas e gesto/utilizao de registos tm tambm
assegurada a correspondncia na ESF, atravs da existncia de campos nas subtarefas de inventrio
para os dois primeiros e da existncia de uma tarefa de gesto de registos no In patrimonium onde
se incluem os dados de gesto da informao necessrios para responder s exigncias do RSI sobre
este tipo de informao.

Ainda assim, verificmos aqui a necessidade de criar uma nova subtarefa sobre Locais e Stios, com
todas as unidades de informao indicadas no RSI e para a qual propomos tambm uma
compatibilizao (adaptando os contedos s necessidades do contexto nacional) com a estrutura
definida para o Getty Thesaurus of Geographic Names390, por ns j referido, e que representa
quase um milho de registos sobre este tipo de informao. No entanto, importante referir que a
ESF prev a existncia de uma subtarefa de inventrio que permite a identificao e gesto do
patrimnio imvel que, nas relaes com esta tipologia de bens culturais, pode suprir algumas das
necessidades a que a nova subtarefa proposta procura responder.

Seguem-se alguns dados estatsticos que traduzem as condies que a empresa enfrenta no
desenvolvimento da nova verso.

Grupo de
Informao

Total de
Unidades (RSI)

Unidades
compatveis

Unidades novas

Percentagem
compatibilidade

Inventrio

229

148

81

64%

Eventos

142

96

46

67%

390

A proposta de compatibilizao com este thesaurus feita tendo em conta a metodologia utilizada pela empresa no
que diz respeito utilizao de normas internacionais e os trabalhos de investigao que tem desenvolvido na rea da
terminologia em anos recentes (JORGE, 2011). Este recurso do Getty Institute pode ser acedido em
http://www.getty.edu/research/tools/vocabularies/tgn/ (Consultado em 30-06-2012).

278

Grupo de
Informao

Total de
Unidades (RSI)

Unidades
compatveis

Unidades novas

Percentagem
compatibilidade

Documentao

12

12

100%

Outros grupos

93

54

39

58%

Tabela 6 - ndice de compatibilidade entre a RSI e a ESF

O resultado desta anlise, que no nos surpreende, bastante animador em relao aos objetivos da
empresa para a participao no SPECTRUM Partners Scheme. Como se verifica os resultados da
anlise so bastante positivos. Contudo, sublinhamos que a ESF comporta, conforme se pode
perceber da consulta ao Manual de Utilizao das aplicaes (SISTEMAS DO FUTURO, 2012),
uma vasta quantidade de campos relativos a vrias tipologias de informao que possibilitam uma
resposta mais abrangente s questes da documentao e gesto de colees do que aquela que
poderia ser oferecida s com as solues apresentadas pelos RSI. Da que a nossa proposta tenha
sido, logo partida, no sentido da alterao e adaptao da ESF e no a criao de uma nova,
baseada no definido no RSI.

Concluda esta fase do projeto, soubemos que a adaptao da ESF, exigente em termos de anlise,
era exequvel e no implicava alteraes estruturais que impedissem a sua concretizao.
Percebemos tambm a importncia do prximo passo na adaptao do In patrimonium.Net ao
SPECTRUM: a criao das funcionalidades que permitam a utilizao da norma.

7.3.3.2.

A utilizao dos procedimentos SPECTRUM no In patrimonium.Net

Finalizada a primeira fase da adaptao do SPECTRUM ao In patrimonium, relativa estrutura de


dados necessria para receber a informao que a implementao dos 21 procedimentos da norma
recolhe e gera, iniciamos a segunda fase, no menos importante, de conceber as funcionalidades
necessrias na aplicao que permitissem aos museus, independentemente da sua escala ou
recursos, a gesto normalizada das suas colees.

Sobre esta segunda fase do processo de adaptao ao SPECTRUM, assim como na primeira,
levantaram-se algumas questes relativas ao desenvolvimento deste tipo de funcionalidades: qual o
seu propsito?; como ajudariam os museus, especificamente o Museu da Cincia, a melhorar a sua
performance em termos da documentao e gesto do patrimnio?; como as utilizariam os
profissionais de museus?; como as poderamos conceber?; de que forma se integrariam na
aplicao?; quais os recursos necessrios para a sua produo?; ou seja, quais as vantagens, para a
279

empresa e para os museus decorrentes da criao de uma funcionalidade destas no sistemas de


informao?

Para o museu as vantagens so bvias. A utilizao de uma norma como o SPECTRUM, como
vimos atrs, traz benefcios inquestionveis para a qualidade dos processos de documentao.
Todavia, a implementao de uma regra com a dimenso do SPECTRUM, onde se organizam e
normalizam os principais processos relacionados com a gesto dos museus e instituies similares,
implica a existncia de polticas de gesto complexas e um trabalho de documentao prvio,
relativo ao simples inventrio das colees, que far com que os museus excedam facilmente as
capacidades dos seus recursos humanos e financeiros. Por isso, a existncia de um sistema de
informao e gesto das colees que seja capaz, de acordo com a norma, de facilitar a tarefa de
gesto, providenciando uma ferramenta simples, mas eficaz, que acompanhe os tcnicos dos
museus em todos os passos da implementao de um procedimento SPECTRUM, revela-se, no
atual contexto, uma mais-valia considervel.

Da mesma forma, a adoo e criao deste tipo de funcionalidades, aps a compatibilizao das
estruturas atrs mencionada, ser vantajosa para a empresa. Em primeiro lugar porque permite que
o sistema In patrimonium.Net rena todas as condies para obter a certificao junto da
Collections Trust, nosso primeiro objetivo, mas tambm porque a criao deste tipo de ferramentas
tem sido o principal elemento diferenciador da sua concorrncia nacional. Isto , a empresa poder
continuar a atuar de acordo com a sua preocupao de providenciar aos museus sistemas de
informao tecnologicamente avanados e que respondam s exigncias dos processos de gesto de
colees na atualidade, conforme a sua misso e objetivos determinam.

Alm do mais, temos a conscincia, decorrente da participao em diversos projetos de


digitalizao de patrimnio e da investigao que temos desenvolvido ao longo dos ltimos anos
(MATOS, 2007; 2009), que todas as ferramentas e tecnologias que facilitem o trabalho de
carregamento de dados e organizao da informao neste tipo de sistemas so imprescindveis para
cumprir os objetivos que fundamentam o avultado investimento nos processos de inventrio do
patrimnio cultural e natural.

Consideradas as vantagens que museus e empresa ganham com este tipo de funcionalidade,
entendemos que o seu propsito fundamental a capacitao dos sistemas de informao atuais em
relao aos passos envolvidos na concretizao do disposto nas normas de procedimentos de gesto
de colees como o SPECTRUM. Ou seja, a criao de uma ferramenta atravs da qual seja o
280

prprio sistema a indicar os passos j efetuados na documentao e gesto de um emprstimo, de


uma exposio, de uma ao de conservao ou restauro, etc. e tambm os passos que ainda faltam
para completar o processo de acordo com o definido previamente na norma e nas polticas de gesto
de colees de cada museu.

A criao de uma ferramenta desta natureza uma tarefa complexa. Os museus, dependendo da sua
histria, contexto, escala, tutelas e polticas definidas tm diferentes condies para a
implementao de um procedimento normalizado. A constituio e tamanho das equipas, a
percentagem de inventrio digitalizado ou mesmo a prpria orgnica da instituio, entre outras
situaes, tm uma influncia direta na forma como a gesto das colees efetuada de museu para
museu.

Da mesma maneira na conceo desta nova funcionalidade, tnhamos que considerar a metodologia
de desenvolvimento utilizada pela empresa at ao momento, prevendo a sua integrao no In
patrimonium.Net sem que a mesma constitua uma alterao substancial no interface ou implique a
utilizao de ferramentas e tecnologias fora do mbito das que foram escolhidas para esta nova
verso.

Um outro aspeto relevante a relativa novidade que as ferramentas tecnolgicas deste gnero,
principalmente no contexto nacional, representam para os museus e para os seus profissionais. No
existe, tanto quanto sabemos, qualquer sistema, em Portugal391 e no domnio do patrimnio, que
tenha implementado este tipo de solues. De modo que reconhecemos como naturais algumas
dvidas sobre a sua recetividade que se levantaram no decorrer deste processo e que influenciaram
o seu desfecho.

A primeira deciso relacionava-se com a forma como os 21 procedimentos deveriam ser integrados
na aplicao. A soluo mais simples teria sido a mera identificao dos RIS no sistema e depois
deixar a cargo do utilizador a consulta norma (Anexo I) e aos diagramas de fluxo de trabalho de
cada procedimento para a concretizao dos processos de documentao e gesto. Esta soluo no
foi sequer equacionada dado que contrariava todos os objetivos e pressupostos que guiaram a
concretizao desta investigao.

391

uma novidade na rea especfica do Patrimnio Cultural (KOCH e KOCH, 2012).

281

Portanto, optamos por propor um assistente392 para cada procedimento que indique ao utilizador do
sistema, passo a passo, as tarefas e o tipo de informao necessrio para a sua concretizao. Esta
opo implica uma anlise detalhada de cada procedimento, facilitada na verso da norma que
decidimos utilizar, o SPECTRUM 4.0, que representa os procedimentos em diagramas de fluxo de
trabalho, os quais so depois transformados na aplicao em assistentes que agrupam os passos num
conjunto de caixas de dilogo, nas quais se permite a introduo de informao e a realizao de
tarefas como a solicitao de autorizaes, a criao e impresso de documentos, ou a associao,
atravs do mdulo de relaes atrs referido, com registos das subtarefas (objetos, espcimes,
documentao, etc.), de acordo com o definido para cada procedimento.

Adicionalmente, a criao desta, ou de qualquer outra soluo, ter que acautelar o seguinte: o
registo da metainformao de cada procedimento393, a indicao dos passos do processo concludos
e dos no realizados, a salvaguarda de toda a informao acrescentada ou criada 394 por essa via em
qualquer momento do procedimento, o perodo de tempo no qual decorre o procedimento 395 e,
tambm, a identificao inequvoca de cada processo registado. Alm destas questes, essenciais
para a utilizao e compatibilizao com a norma, esta nova funcionalidade ter que se integrar com
as restantes funcionalidades j existentes na aplicao, tais como a pesquisa e filtros de informao,
as relaes com diferentes tarefas, o mdulo de multimdia, o mdulo de administrao do
sistema396 e a ferramenta de criao de documentos e impresses397.

Pese embora o trabalho de anlise dos procedimentos e a definio dos passos a construir atravs
dos assistentes seja o trabalho mais difcil, ainda havia que definir duas questes essenciais: o local
e a forma que estes novos assistentes iriam ocupar na estrutura de dados e, consequentemente, no
interface de utilizao do sistema.

392

Um assistente (wizard o termo mais utilizado nas plataformas Windows) em informtica um interface que
apresenta ao utilizador uma sequncia de caixas de dilogo que o guiam atravs de uma srie de passos previamente
definidos. Podemos encontrar este tipo de interface na maior parte dos sistemas informticos que utilizamos no dia-adia, como o caso do sistema de pagamento ou levantamento de dinheiro numa caixa de Multibanco ou na reserva
online de um voo ou de um quarto de hotel.
393
Definida nos requisitos de informao comuns a todos os procedimentos (Cf. Anexo II - Grupos de informao sobre
procedimentos.
394
A criao de documentos como os recibos de entrega de objetos ou relatrios de verificao do estado de
conservao (Condition Reports), por exemplo.
395
Permitindo a execuo do procedimento ao longo de diversos dias esta nova funcionalidade tinha que prever a
gravao de um procedimento at determinado ponto e a sua continuao, a partir da, num outro dia.
396
No qual so definidos todas as permisses atribudas aos utilizadores, ou aos perfis de utilizao, em relao base
de dados e, a partir de agora, tambm em relao aos procedimentos.
397
As aplicaes da Sistemas de Futuro tm um mdulo denominado Layouts que permite a criao e formatao de
documentos para impresso ou envio por correio eletrnico, entre outros usos, que possibilita a exportao de
informao das bases de dados consoante as diferentes necessidades e utilizao da mesma.

282

No que se refere ao local, os assistentes, que, recordamos, representam os procedimentos, passam a


ser ativados atravs da tarefa Eventos, a parte do modelo utilizado pela Sistemas do Futuro para as
tarefas relacionadas com a gesto da coleo, ou atravs de um cone, presente numa barra de
ferramentas nova, criada para os Procedimentos, onde se incluem outras tarefas relacionadas como
a pesquisa, a impresso de relatrios de cada procedimento ou a visualizao de dados estatsticos
sobre os processos realizados e registados no sistema. Esta nova funcionalidade da aplicao tem
caractersticas muito semelhantes s que os mdulos de controlo terminolgico e de gesto de
thesauri apresentam, ou seja, uma e outra funcionalidade so comuns a distintas tarefas e subtarefas
dos sistemas de gesto de colees e, portanto, a sua incluso no modelo de dados da Sistemas do
Futuro, ter que refletir esta condio.

Consequentemente, o modelo de dados utilizado na empresa, de agora em diante, passar a ter a


seguinte representao.

Ilustrao 6 - Modelo de dados da Sistemas do Futuro com a incluso dos procedimentos SPECTRUM

No que se refere forma dos assistentes, a questo merecia uma maior ateno da nossa parte. Que
formato pretendamos para esta ferramenta? Como iramos incluir, em termos de interface, as
questes atrs mencionadas? Qual seria a melhor opo a tomar, tendo em conta a utilizao que
iriam ter e as condicionantes expostas?
283

Com base nestas questes, decidimos desenvolver prottipos que, com a avaliao dos utilizadores
do Museu da Cincia, nos auxiliassem nesta deciso. Foram criados quatro prottipos diferentes que
nos permitiram testar, com base em dados reais retirados das diferentes bases de dados da
Universidade de Coimbra, vrias situaes que ocorrem diariamente na conduo de processos
desta natureza. Desses quatro prottipos iniciais, testados internamente, decidimos excluir dois,
porque no satisfaziam as necessidades atrs mencionadas ou revelavam uma complexidade elevada
na forma. Analisemos, ento, os dois prottipos finais.

O primeiro prottipo consiste na utilizao da representao grfica dos diagramas de fluxo de


trabalho para criar o interface do assistente. Esta escolha pretendeu estabelecer uma relao direta
entre a realizao do procedimento, com o diagrama de fluxo de trabalho que a representa. Assim,
neste prottipo apresentamos, passo a passo, os elementos de cada procedimento no diagrama,
conforme podemos ver na imagem ao lado, relativa pr-entrada de objetos.

284

Ilustrao 7 - Prottipo do Procedimento Pr-entrada com a representao dos seus primeiros passos

O texto apresentado a cada passo inclui uma hiperligao para uma outra janela do assistente, onde
o utilizador pode introduzir toda a informao necessria e seguir o determinado no SPECTRUM
para poder passar ao passo seguinte. Esta janela, relativa s primeiras tarefas do procedimento de
pr-entrada, semelhante ao que apresentamos na imagem seguinte:

285

Ilustrao 8 - Primeiro passo do procedimento de Pr-entrada acedido atravs da hiperligao do diagrama

A principal vantagem deste prottipo a semelhana entre a sua representao grfica e os


diagramas que so apresentados no SPECTRUM, o que permitiria a utilizao da norma e o
esclarecimento de dvidas na introduo de informao de uma forma sistemtica e mais simples.
No entanto, esta representao grfica traz algumas dificuldades na visualizao dos dados
introduzidos e representa uma mudana substancial no interface normalmente utilizado nas
aplicaes da empresa. Todas as funcionalidades relacionadas com os procedimentos, como a
criao, eliminao, alterao, pesquisa, etc. de registos, esto includas, para o presente prottipo,
na barra de ferramentas de procedimentos, atrs mencionada.

Este prottipo permite a realizao de todos os passos determinados no procedimento, indicando no


final a ligao com o procedimento seguinte (entrada) e a sua representao, com o processo
finalizado, a seguinte398:

398

Esto representados na imagem apenas os ltimos passos do procedimento de pr-entrada.

286

Ilustrao 9 - Passos finais do procedimento de Pr-entrada

O segundo prottipo foi construdo com base na unio de dois prottipos que equacionmos neste
processo, um que consistia na utilizao de uma lista de verificao com a indicao de todos os
passos de cada procedimento e outro que os apresentava, em diferentes caixas de dilogo.
Apresentamos na imagem seguinte o prottipo, relativo ao procedimento de Entrada de objetos:

287

Ilustrao 10 - Primeiro ecr do prottipo do Procedimento de Entrada de objetos

Este prottipo dividido em duas partes. A primeira, apresentada do lado esquerdo do ecr,
representa a lista de verificao dos passos j concludos e dos que ainda esto incompletos ou por
realizar. Na segunda parte, posicionada direita, encontramos os grupos, unidades de informao e
tarefas que o utilizador tem que preencher ou realizar para completar aquele passo do procedimento.
Abaixo de uma e outra rea inclumos, respetivamente, uma lista de todos os processos inseridos na
base de dados e as ferramentas de criao, navegao e gravao dos registos, completadas pela
barra de ferramentas relativa aos procedimentos.

A introduo de informao ou a execuo das tarefas indicados no lado direito era


automaticamente representada na lista de verificao, com a incluso de um visto nas unidades de
informao ou tarefas finalizadas, conforme podemos verificar na imagem seguinte, onde a
introduo de informao no campo N. de entrada indicada como finalizada na lista de
verificao:

288

Ilustrao 11 - Prottipo com informao introduzida

O processo repete-se, como podemos ver na imagem seguinte, at concluso do procedimento:

Ilustrao 12 - Ecr com o passo final do procedimento de Entrada de objetos

A representao grfica deste prottipo no tem as vantagens que decorrem da semelhana com os
diagramas de fluxo de trabalho. Por isso foi equacionada a introduo de uma hiperligao em cada
289

procedimento que possibilitar, sem sair do assistente, a consulta do diagrama correspondente. Este
prottipo tem a vantagem da consulta e pesquisa de informao ser facilitada, uma vez que a mesma
apresentada na janela do assistente sempre que o utilizador pretenda.

A navegao, nos dois prottipos, diferente. No primeiro, a indicao de concluso de um passo,


direciona o utilizador para o passo seguinte, no segundo, a navegao feita atravs das setas
Seguinte e Anterior, apresentadas do lado direito, na parte inferior do ecr do assistente, ou
atravs das hiperligaes existentes nos pontos apresentados na lista de verificao. Apesar das
diferenas, ambas permitem a visualizao e consulta informao introduzida, sendo que no caso
do primeiro prottipo, conforme referimos, aberta uma outra janela onde se encontram as
unidades de informao e tarefas.

Em ambos os prottipos so escrupulosamente respeitadas todas as tarefas do SPECTRUM, sendo


que, nos casos em que o diagrama assim o indique, so tambm includas as necessrias
hiperligaes para diferentes procedimentos, conforme podemos verificar na imagem apresentada
em seguida:

Ilustrao 13 - Ecr do prottipo do procedimento de Entrada de objetos com hiperligao para os


procedimentos relacionados

Finalmente, salientamos que o processo de conceo destes prottipos considerou a sua integrao
com a estrutura de dados e, consequentemente, com as disposies da normalizao de estrutura de
290

dados e de terminologia utilizada pelos museus, seguida atentamente pela Sistemas do Futuro. A
utilizao deste tipo de assistentes, como se observa na imagem seguinte, respeita o modelo de
dados existente, adaptando-se a ele, atravs da utilizao de outras funcionalidades, como as
ferramentas de controlo terminolgico disponveis para a introduo de dados em diversos campos
das tarefas e subtarefas dos sistemas de gesto de colees.

Ilustrao 14 - Ecr do prottipo com a utilizao das Tabelas Auxiliares para o controlo de terminologia

Estes dois prottipos foram sujeitos a uma avaliao inicial por alguns membros da equipa do
Museu da Cincia que optou pelo segundo prottipo de assistente apresentado, semelhana do que
aconteceu nos testes realizados internamente. As principais razes desta escolha prenderam-se com
a facilidade de utilizao e compreenso do interface e com a apresentao encadeada dos
diferentes passos de cada processo.

Estes testes teriam finalizado esta segunda fase de adaptao do In patrimonium.Net ao


SPECTRUM, no fora a considerao do trabalho que tem sido realizado no CIDOC sobre este tipo
de normalizao, que esteve na origem de um novo grupo de trabalho sobre a implementao de
processos em museus, o Museum Process Implementation (MPI). Esta recente399 linha de
399

Este grupo de trabalho foi apresentado e criado na ltima conferncia do CIDOC, que se realizou em Helsnquia
entre os dias 10 e 14 de Julho do presente ano, onde empresa participou com a apresentao de uma comunicao sobre
o Thesaurus de Instrumentos Cientficos em Lngua Portuguesa, intitulada One language, two countries - the project of
developing a thesaurus of scientific instruments, em parceria com os responsveis em Portugal e Brasil desse projeto.
Cf. http://www.cidoc2012.fi/en/File/1640/cidoc2012-programme.pdf (Consultado em 01-07-2012).

291

investigao, que surgiu da necessidade da comunidade de especialistas do CIDOC atuar na


normalizao de procedimentos, sustenta a possibilidade de representar os fluxos de trabalho
utilizados pelos museus na documentao e gesto das colees com recurso a um modelo
normalmente utilizado em setores como a produo industrial, por exemplo.

Este modelo, descrito por Walter Koch (KOCH, 2012) num dos workshops realizado na conferncia
anual do CIDOC deste ano, baseia-se na utilizao das metodologias de Business Process
Management para a definio de Standard Operating Procedures (SOP), que suportaro a criao
de Business Process Models (BPM) a dois nveis400, um genrico, menos detalhado, e um
especfico, com todos os detalhes do processo, atravs de uma tcnica comummente usada para o
efeito e denominada Business Process Model and Notation (BPMN)401, cujo resultado so
diagramas de fluxo de trabalho anotados (num esquema semelhante ao da norma SPECTRUM),
compreensveis para os museus e seus profissionais e para os responsveis pela criao dos sistemas
de gesto de colees.

O objetivo deste grupo de trabalho do CIDOC facultar a todos os atores no processo - museus e
empresas ou responsveis pelo desenvolvimento tecnolgico - um conjunto de ferramentas402 que
permita a criao dos diagramas referidos e a sua utilizao, nomeadamente, ferramentas como os
Business Process Execution Engines (BPEE), ligadas, por via de Application Programming
Interface (API)403 com os sistemas de gesto de colees, que permitiro a execuo das tarefas
conforme o modelo definido (KOCH, 2012).

A utilizao desta metodologia, segundo Koch (2012), altera significativamente a forma como hoje
em dia os museus, os seus profissionais e as empresas utilizam e desenvolvem os sistemas de gesto
de colees relativamente normalizao de procedimentos. No seu entender, o trabalho deste novo
grupo do CIDOC permitir que a documentao seja determinada pelos procedimentos previamente
definidos e exigir, cada vez mais, a cooperao entre os diferentes profissionais e departamentos
dos museus, providenciando-lhes tambm um maior conhecimento para a realizao desta tarefa.
Por outro lado, permitir tambm, aos responsveis pelo desenvolvimento das tecnologias, a criao
de funcionalidades que respondam s necessidades de cada museu atravs da implementao de

400

Low level e high level Business Process Models no original (KOCH, 2012).
Cf. http://www.bpmn.org (Consultado em 02-07-2012).
402
Walter Koch menciona na sua apresentao a criao de diferentes CIDOC Guidebooks sobre o assunto a publicar
ainda este ano. How to describe a Museum process, How to write a Standard Operation Procedure - SOP defining a
sub-process e Introduction to Web Modelling so alguns dos ttulos referidos pelo autor. (KOCH, 2012).
403
Cf. http://en.wikipedia.org/wiki/Api (Consultado em 02-07-2012).
401

292

metodologias e princpios (Service Oriented Architecture404) (BELL, 2008) que possibilitam o


desenvolvimento de um sistema de gesto de colees interopervel com outro tipo de sistemas ou
solues tecnolgicas (KOCH, 2012).

Tendo tomado conhecimento, ainda que tardiamente, dos factos expostos, no presente contexto no
os podamos ignorar. De modo que inicimos um processo de investigao405, paralelo a este, que
pretende observar os diagramas criados pelo CIDOC para os principais processos de gesto que
ocorrem em museus e instituies similares, de acordo com os dados de que dispomos atualmente,
no sentido de adquirir o conhecimento e experincia necessrios para integrar o resultado do
trabalho do grupo de trabalho Museum Process Implementation, tal como fizemos em relao ao
SPECTRUM. No mesmo sentido, estamos a utilizar a metodologia, princpios e ferramentas agora
propostos pelo CIDOC no desenvolvimento das funcionalidades que suportaro a implementao da
norma inglesa.

Assim, a equipa de desenvolvimento da Sistemas do Futuro encontra-se no momento a criar uma


API que far a ligao entre a estrutura de dados e funcionalidades do In patrimonium.Net e um
Business Process Execution Engines (BPEE), a aplicao que permite a execuo dos Business
Process Model que, seguindo o modelo anunciado pelo CIDOC, permitir a execuo dos
procedimentos definidos no SPECTRUM, dos modelos que o CIDOC criar para os principais
processos realizados na gesto das colees ou, ainda, de quaisquer outros procedimentos definidos
especificamente para responder s necessidades de determinado museu ou instituio similar. O
modelo de funcionamento dessa API o que apresentamos na imagem seguinte:

404

Cf. http://en.wikipedia.org/wiki/Service-oriented_architecture (Consultado em 02-07-2012).


De acordo com a metodologia utilizada pela Sistemas do Futuro e com o compromisso da mesma em relao
normalizao internacional que criada pelas instituies de referncia.
405

293

Ilustrao 15 - Modelo de funcionamento dos procedimentos no In patrimonium.Net

A adaptao ao SPECTRUM pela nova verso do In patrimonium Net ficar, com este ltimo
elemento406, concluda. Contudo, imperativo afirmar neste momento que no a tecnologia o
elemento crucial para o sucesso na implementao das normas de procedimentos num museu. A
tecnologia to-s um elemento facilitador do processo, uma ferramenta que, quando bem
construda, proporciona ao museu a qualidade pretendida e o retorno do investimento nesta rea. A
equipa de profissionais e o seu conhecimento especializado, assim como a motivao da instituio
e os recursos de que dispe para a sua concretizao, constituem, na nossa opinio, os elementos
fundamentais para que, apoiados num sistema capaz, as colees e o patrimnio cultural sejam
documentadas e geridas de acordo com a ateno que o seu valor merece.

406

Importa salientar que mesmo os procedimentos estabelecidos no SPECTRUM podem, e devem na nossa opinio, ser
implementados de acordo com a metodologia recentemente apresentada pelos responsveis pelo grupo de trabalho MPI.

294

8.Concluso

295

296

Documentation, the management of information about


collections, is the key to unlocking the potential of our
museums. It is more than simply a means of managing an
object in a collection. It is a way of turning that object into a
working artifact, a vital part of the creative process which
transforms recognition into inspiration for our users.
Mike Houlihan (Antigo Chairman da MDA)

A documentao das colees dos museus, ou seja, os registos de informao que o museu detm
sobre objetos ou espcimes e a sua gesto, constitui, sem qualquer dvida, uma parte integrante do
prprio processo de colecionar. Desde bem cedo que os museus o perceberam e, como vimos, na
contextualizao histrica sobre documentao museolgica do trabalho de Maria Teresa Marn
Torres (2002), desde cedo comearam a acautelar a recolha da informao sobre os objetos e a
refletir sobre a forma como essa informao deve ser guardada, gerida e, acima de tudo, utilizada.

Hoje em dia incontestvel que os museus, a par das bibliotecas e arquivos, so instituies de
memria que favorecem, melhor do que qualquer outra, a criao de conhecimento. A sua misso,
no que diz respeito ao estudo e divulgao das colees, passa por recolher, criar, registar e gerir
toda a sua informao, respeitando as imposies legais (propriedade e direitos) e ticas
(conservao e salvaguarda) determinadas nos cdigo deontolgico dos profissionais de museus,
bem como, no contexto da sociedade de informao em que vivemos, dotar o museu com o
conhecimento necessrio para enriquecer a experincia e narrativas apresentadas aos seus visitantes
(fsicos e virtuais) (POOLE, 2012).

No se trata apenas de criar conhecimento sobre os objetos e a sua histria. Trata-se de, com cada
vez maior urgncia, recolher, criar, registar e gerir toda a informao que influencia a vida e a
utilizao das colees enquanto estas esto sob a responsabilidade de uma instituio museolgica.
No serve o simples registo de inventrio, ainda que bastante completo, com a descrio fsica e
dados histricos sobre os objetos, para providenciar aos museus todos os elementos necessrios
gesto de uma coleo. Atualmente importa associar a esta informao todos os dados resultantes
dos

processos

de

conservao,

emprstimos,

exposies,

estudos,

publicaes,

etc.,

independentemente da sua origem e, segundo a opinio de alguns especialistas (EDSON, 2004;


POOLE, 2012) todos os dados sobre recursos humanos, financeiros ou administrativos que
interferem, de alguma forma, na gesto e utilizao dos bens culturais.

297

Tendo em vista estes objetivos, ao longo do tempo, os museus, atravs de algumas instituies de
mbito nacional e internacional, como o CIDOC, a CHIN, a MDA, o Getty Institute, a AAM, a
Collections Trust, por exemplo, tm criado vrias regras para a definio de estrutura de dados,
procedimentos e terminologia407 que se tm revelado essenciais para o rigor e qualidade pretendida
neste processo. Os fatores que motivaram a preocupao com estes trs tipos de normas foram,
como sabemos, o aumento considervel da quantidade de objetos que passaram, principalmente a
partir da segunda metade do sculo passado, a integrar as colees de museus por todo o mundo e, a
partir principalmente da dcada de 70 do sculo XX, a introduo no setor dos novos meios
tecnolgicos como ferramenta de trabalho essencial para os processos de inventrio e, mais tarde,
para a gesto de colees.

De facto, a realizao de um trabalho desta natureza sem as trs componentes da normalizao


documental atrs enunciadas e sem a generalizao da sua utilizao pelos museus, comprometeria
os princpios de qualidade cientfica que normalmente presidem atuao destas instituies. O
mesmo aconteceria, por seu turno, com a criao das ferramentas tecnolgicas que so atualmente
utilizadas, e na nossa opinio indispensveis, para a sua concretizao. Como acontece noutros
setores, a tecnologia o principal elemento motivador e, ao mesmo tempo, o principal beneficirio
dos desenvolvimentos que se tm verificado nesta rea nas ltimas dcadas408.

A normalizao utilizada para a gesto das colees tem sido, desde que inicimos funes na
empresa Sistemas do Futuro, o eixo atravs do qual temos desenvolvido a nossa atividade
acadmica. Na base desta escolha est a importncia que a mesma tem no nosso contexto
profissional e, principalmente, o papel fundamental que desempenha na gesto do patrimnio
cultural. Este trabalho, desenvolvido em contexto empresarial, como no poderia deixar de ser,
consequncia dessa opo e pretendeu analisar e discutir a importncia da normalizao de
procedimentos para os museus, atravs de uma metodologia que considermos, na definio do
plano de trabalhos, fundamental para alcanar os objetivos a que nos propusemos no seu incio.

Dada a sua natureza, cedo verificmos que a sua concretizao exigia a reunio de um conjunto de
condies essenciais para desenvolver todas as tarefas propostas inicialmente. Assim, procurmos
obter, e conseguimos, o apoio de diversas entidades, sem o qual dificilmente apresentaramos estes
resultados.
407

Indicamos aqui as tipologias normativas relativas documentao museolgica, mas no esquecemos, como bvio,
um conjunto de outras tipologias de carter tcnico (intercmbio de dados, formatos, etc.) que interferem tambm no
trabalho de documentao e gesto das colees.
408
A introduo da tecnologia motiva a preocupao com as normas e a sua produo e, como resultado, as ferramentas
tecnolgicas utilizadas para a gesto das colees refletem, ou devem refletir, o disposto nos documentos normativos.

298

A primeira dessas entidades foi a Collections Trust, a entidade responsvel pela norma
SPECTRUM, surgida das alteraes que ditaram o fim da Museum Documentation Association
(MDA), com a qual tivemos contacto pela primeira vez, em 2008, na conferncia anual do CIDOC
realizada em Atenas, num workshop que aquela instituio dirigiu precisamente sobre o processo de
internacionalizao da norma. Atravs dela conseguimos obter a licena que permitiu o processo de
traduo e adaptao do SPECTRUM.

A segunda entidade foi a Sistemas do Futuro. Empresa lder de mercado em Portugal no


desenvolvimento e comercializao de sistemas de gesto de colees que, como vimos, tem como
constante preocupao a investigao sobre normalizao na rea da gesto de colees e viu, neste
projeto, a oportunidade que procurava para melhorar os produtos e servios na rea do patrimnio
cultural.

A terceira e ltima entidade, o Museu da Cincia da Universidade de Coimbra, onde pudemos


verificar as condies existentes nos museus portugueses para a implementao dos procedimentos
de gesto de colees definidos no SPECTRUM e aferir as vantagens e desvantagens que estas
instituies ganham com a sua utilizao.

Com o apoio destas entidades definimos um plano de atuao, atravs do qual fosse possvel
alcanar os objetivos propostos. Esse plano dividiu-se em trs caminhos distintos, mas
complementares, onde procurmos, de forma paralela, demonstrar a influncia da normalizao de
processos de gesto de colees: a traduo para portugus e adaptao do SPECTRUM, a
preparao da sua implementao num caso concreto, o Museu da Cincia da Universidade de
Coimbra e, finalmente, como objetivo principal, a adaptao dos sistemas de gesto de colees
desenvolvidos pela Sistemas do Futuro.

O primeiro desses caminhos paralelos centrava-se na traduo e adaptao do SPECTRUM como


elemento fundamental para a concretizao dos restantes. um facto que sem este trabalho prvio
dificilmente conseguiramos ter o instrumento que nos permitia a adaptao das aplicaes da
Sistemas do Futuro e, principalmente, o processo de preparao para a implementao da norma no
Museu da Cincia. Contudo, o principal objetivo, consideravelmente mais amplo do que o mbito
restrito aqui apresentado, era providenciar comunidade museolgica portuguesa uma norma de
procedimentos para a gesto das colees que tida como a referncia internacional para o setor.

299

Para tal, com o apoio da Collections Trust, do Museu da Cincia da Universidade de Coimbra e da
Sistemas do Futuro, conseguimos concretizar a primeira parte deste objetivo.

Depois da Faculdade de Letras da Universidade do Porto (FLUP) ter desistido de obter a licena do
SPECTRUM para o territrio nacional, aquelas instituies assinaram o protocolo que atribui ao
Museu da Cincia os direitos de traduo e adaptao do SPECTRUM em Portugal, atravs do qual
inicimos o processo de traduo da norma, na sua verso 4.0, que permitiu a concretizao dos
restantes objetivos. Todavia, este primeiro passo sofreu um considervel atraso e s no final do
segundo ano do projeto, foi possvel reunir as condies para a sua realizao.

Contriburam para esse facto o atraso da assinatura do protocolo, inicialmente previsto para ser
assinado pela Collections Trust e pela FLUP, e o lanamento da verso 4.0 da norma, que
modificou a estrutura formal da norma, substituindo o texto que expunha os passos de cada
procedimento por diagramas de fluxo de trabalho, e excluiu todos os aspetos relevantes sobre o
contexto legal da sua aplicao aos diferentes pases, motivada, como vimos, pelas exigncias do
projeto de internacionalizao da norma.

Este atraso teve como consequncia a no da adaptao da norma ao contexto legal portugus, que
sabamos difcil mesmo sem os constrangimentos referidos. Porm, diferentemente das anteriores
verses do SPECTRUM, o facto no releva para a sua implementao nos museus. Com efeito, na
verso 4.0 do SPECTRUM, a primeira que reflete a estratgia de internacionalizao definida pela
Collections Trust, todas as questes legais a considerar para a implementao de um procedimento
no processo de gesto foram retiradas e passaram a constar de um importante conjunto de elementos
de apoio, os SPECTRUM Advice, que a partir do lanamento desta nova verso, em Maro de 2011,
passaram a conter informaes sobre o contexto legal e tico da aplicao de cada procedimento
primrio.

Por outro lado, percebemos que, no mbito do presente trabalho e com o tempo disponvel, no
podamos reunir todas as condies indispensveis adaptao da norma realidade dos museus
portugueses e ao contexto legal em que se inserem. Assim, decidimos centrar a nossa ateno na
traduo da norma e na reunio de informao relativa s questes prticas, legais e ticas que esto
presentes na gesto das colees e na sua disponibilizao neste trabalho, com o objetivo de dotar a
comunidade museolgica e acadmica com os instrumentos suficientes para a concretizao da
adaptao do SPECTRUM a Portugal a breve prazo.

300

No se pense que abandonamos o projeto de adaptao, pelo contrrio. Sucede que temos a
conscincia que um trabalho desta natureza s pode ser feito com sucesso atravs da participao e
esforo coletivo dos museus e dos seus profissionais. Neste sentido, para alm da primeira verso
portuguesa do SPECTRUM e dos seus requisitos de informao, que apresentamos em anexo
(Anexos I e II), estamos a criar, em conjunto com o Museu da Cincia da Universidade de Coimbra
(no que se relaciona com o SPECTRUM) e com a Sistemas do Futuro, um portal409 sobre
normalizao, digitalizao, documentao e gesto de colees e patrimnio cultural que incluir a
possibilidade de obter a licena de utilizao da norma e dos requisitos de informao, bem como
os recursos necessrios para a sua utilizao pelos museus. O portal foi concebido a pensar na
participao ativa da comunidade museolgica portuguesa pelo que abrir espao para a criao de
uma comunidade de utilizadores do SPECTRUM em Portugal, essencial para a sua disseminao,
onde pretendemos assumir um papel ativo na construo das futuras verses da norma.

O segundo caminho, traado com a colaborao e apoio do Museu da Cincia da Universidade de


Coimbra, tinha como principal objetivo testar, em contexto nacional, a implementao do
SPECTRUM de maneira a perceber as vantagens e desvantagens da sua utilizao para os museus
portugueses. Para o que, partindo da avaliao do atual ponto de situao daquela instituio
relativamente ao inventrio, digitalizao e gesto das suas colees, refletimos sobre a capacidade
do museu integrar, no processo de documentao e gesto de colees, os procedimentos definidos
no SPECTRUM e definimos os elementos necessrios para que o museu possa implementar com
sucesso a norma.

A avaliao feita documentao daquela instituio coimbr revelou aspetos positivos e negativos
que refletem, em boa medida, aquilo que as estatsticas oficiais sobre o setor tm demonstrado
ultimamente sobre esta rea especfica do trabalho nos museus.

Por um lado, considerando a quantidade e qualidade impressionante de objetos e espcimes que,


fruto da histria da mais antiga universidade portuguesa, o Museu da Cincia detm, o inventrio
das colees insuficiente e a sua documentao incompleta.

Cientes dessa situao, a prpria Universidade e, mais tarde, o Museu da Cincia decidiram, criar
um programa especfico sobre o inventrio das suas colees que, como vimos, pretendia dotar o
museu com as condies essenciais para o desenvolvimento desse trabalho. No obstante o enorme
409

Este portal pretende ser um veculo de comunicao e instrumento de participao relacionado com a rea da
documentao de colees museolgicas e patrimnio cultural, semelhana do que acontece com o portal Collections
Link desenvolvido pela Collections Trust - http://www.collectionslink.org.uk. Consultado em 29-06-2012.

301

esforo do museu e da sua equipa, o resultado do processo de inventrio e digitalizao representa


ainda uma percentagem pequena da totalidade das colees da universidade coimbr.

Constatamos ainda que o Museu da Cincia no tem uma poltica de colees abrangente da
totalidade dos procedimentos de gesto tratados pelo SPECTRUM, pese embora o especial cuidado
que coloca na matria, como alis se exige atualmente a este tipo de instituies. Atualmente o
museu tem polticas definidas relativamente incorporao, acesso, utilizao, segurana e
preservao das colees que respondem ao estabelecido na sua misso. Contudo so tratadas
separadamente, em documentos distintos, e omissas em relao a determinados procedimentos do
SPECTRUM, como as auditorias ou a gesto da informao sobre os direitos associados s
colees, apenas para citar dois exemplos.

Acresce que a avaliao realizada demonstrou a utilizao no processo de inventrio e gesto das
colees de vrias bases de dados, facto que resulta da diviso departamental da Universidade antes
da existncia do museu, e que tem como consequncia uma duplicao do esforo realizado em
determinadas tarefas relacionadas com a gesto de entidades, eventos e documentao de
referncia.

A estas condicionantes associam-se as dificuldades financeiras e de recursos humanos que os


museus enfrentam atualmente em Portugal, facto que contribui para a inexistncia de profissionais
dedicados exclusivamente s tarefas de documentao e gesto das colees, quando no caso ingls
existe inclusivamente uma categoria profissional especfica para estas tarefas: os registrars, sendo
aquelas asseguradas, entre tantas outras, pela equipa reduzida do museu.

Por outro lado, esta avaliao permitiu encontrar um conjunto de dados positivos que tambm
influenciam o processo de implementao e utilizao da norma. O primeiro prende-se com a
qualidade da informao. No incio do projeto de digitalizao das colees, confrontados com a
dualidade quantidade/qualidade da informao, os responsveis pelo Museu da Cincia,
privilegiaram inequivocamente a qualidade em detrimento da quantidade. Todos sabemos que a
avaliao destes projetos tende a ser quantitativa e com base nesse critrio que tm sido
concebidos diversos projetos deste gnero. No entanto, pensando no futuro e nas diferentes
perspetivas de utilizao e reutilizao da informao que pretendia registar, o museu decidiu optar
por assegurar a qualidade da informao atravs do rigor cientfico e tcnico na sua recolha.

302

Esta escolha, meritria na nossa opinio, compromete a apresentao de resultados quantitativos


elevados e, ao mesmo tempo, exige um prazo maior para atingir a meta pretendida. No entanto,
consideramos que a qualidade da informao um fator determinante para uma gesto de colees
eficaz e que responda s exigncias ticas e legais a que o museu est obrigado. S desta forma
possvel decidir quais os objetos tm as condies necessrias para um emprstimo, qual a sua
origem, que direitos esto associados e quem os detm, onde o poderemos encontrar, entre outro
tipo de informaes absolutamente necessrias para o trabalho dirio nos museus.

Um outro aspeto positivo que encontramos nesta avaliao, prende-se com a experincia e
conhecimento da equipa do museu em relao ao inventrio e gesto das colees. No s a que
tem acumulado no projeto de inventrio em curso, e cujos resultados podem ser observados no
Museu Digital410, mas tambm na experincia acumulada por determinados elementos da equipa do
museu, ao longo de vrios anos, na documentao e gesto de processos de emprstimo, criao de
exposies, restauro, etc., que, principalmente no contexto das colees de Antropologia,
revelaram-se determinantes para a verificao e comparao relativamente aos procedimentos
definidos no SPECTRUM. Da mesma forma, a capacidade demonstrada pela equipa na definio de
normas internas (carregamentos de dados, terminologia, sistemtica, fotografia, etc.) foi essencial
para conseguirmos recolher, com menos esforo, a informao necessria para este trabalho no que
diz respeito aos processos utilizados atualmente no museu. A consulta aos manuais internos criados
e utilizados no mbito do projeto de inventrio foi um dos elementos essenciais deste processo.

Considerando os elementos recolhidos nesta avaliao, consideramos que a utilizao do


SPECTRUM no Museu da Cincia no s possvel, como recomendvel. Para cada um dos
procedimentos definidos na norma, encontramos um conjunto de elementos no inventrio e
documentao do museu que nos permite concluir que o processo de documentao atualmente
utilizado pelo Museu corresponde, na maior parte dos processos, aos requisitos mnimos indicados
para a implementao da norma (no que diz respeito informao criada e recolhida e tambm aos
passos seguidos), assegurando a primeira condio necessria para a sua implementao no Museu.
No entanto, recomendamos ao museu a realizao de determinadas tarefas preparatrias, essenciais
para o processo, nomeadamente, a reunio de toda a informao numa s base de dados, a criao
de uma poltica de colees global e a criao de um plano de documentao que clarifique os
objetivos, calendarizao, metodologia, recursos, responsabilidade e custos associados a esta tarefa.

410

Cf. http://museudaciencia.inwebonline.net (Consultado em 01-07-2012).

303

Neste ponto, dada a sua experincia e conhecimento, o Museu poder utilizar o SPECTRUM como
referncia e seguir os passos descritos nos diagramas de fluxo de trabalho, sempre que se confrontar
com um processo de documentao e gesto da sua coleo. Contudo, a implementao da norma
dever ser feita de forma faseada, assegurando inicialmente a integrao dos procedimentos
primrios do SPECTRUM e, numa segunda fase, os restantes. Naturalmente, este processo ter que
ser suportado pela utilizao de uma aplicao compatvel com o SPECTRUM, em relao qual
nos propusemos criar as condies para a sua construo, no terceiro eixo deste trabalho.

Nesta ltima parte do nosso trabalho de investigao tnhamos como objetivo criar as condies
para compatibilizar as aplicaes da Sistemas do Futuro com a norma SPECTRUM e, assim, tornar
possvel a participao da empresa no SPECTRUM Partners Scheme e a obteno da designao
SPECTRUM Compliant para os produtos que comercializa.

Neste processo pretendamos, juntamente com a empresa, verificar todos os elementos necessrios
para que a aplicao pudesse integrar os requisitos exigidos pela norma, no que diz respeito, aos
grupos e unidades de informao onde devem ser registados os dados recolhidos e criados durante
os procedimentos, e construir, atravs da anlise dos procedimentos, ferramentas dentro dos
sistemas de gesto de colees que os museus utilizem para a sua implementao.

A primeira parte deste processo exigiu uma anlise detalhada a duas estruturas de dados distintas, a
representada pelos Requisitos de informao do SPECTRUM (Anexo II) e a estrutura de dados
utilizada pela Sistemas do Futuro, baseada na normalizao internacional definida pelo CIDOC, que
permitiu o mapeamento entre unidades e grupos de informao do qual a criao de uma nova
estrutura, doravante utilizada pela Sistemas do Futuro, que contm todas as unidades de informao
exigidas pela norma acrescida de muitas outras que j constavam das estruturas de dados
anteriormente usadas pela empresa.

Um segundo trabalho que tivemos que realizar para concretizar o nosso objetivo passava por criar
as condies para que os museus pudessem utilizar os sistemas de gesto de colees da empresa
nos processos de implementao do SPECTRUM. Deste modo, analismos os procedimentos do
SPECTRUM e todos os seus passos, determinando quais os grupos, unidades de informao e
tarefas exigidas para a sua realizao, e concebemos, atravs da metodologia de desenvolvimento
de aplicaes normalmente utilizada na empresa, um conjunto de prottipos de assistentes, dos
quais, depois de testados e verificados com a informao das bases de dados do museu, foi

304

escolhido um que permitir, atravs da tarefa eventos, a introduo e gesto da informao relativa
aos 21 procedimentos do SPECTRUM.

Uma vez que se trata de uma questo estratgica, ficou a cargo da empresa a escolha da verso da
aplicao que suportar estas novas estrutura e funcionalidade e que, consequentemente, ser
avaliada pela Collections Trust no mbito do processo de certificao de sistemas acima
mencionado.

Este ltimo caminho visa o principal objetivo desta investigao realizada em contexto empresarial,
ou seja, dotar a empresa de um sistema de colees compatvel com a normalizao de referncia
em termos de procedimentos de gesto de colees e, assim, contribuir para que os museus,
informados da sua qualidade, o considerem na escolha das ferramentas que utilizaro. O resultado
deste trabalho de investigao encontra-se, neste momento, a ser produzido pela empresa e dever
ser apresentado nos prximos meses, aps a realizao da avaliao por parte da Collections Trust.

Com a concretizao destes trs caminhos conclumos o trabalho de investigao que propusemos
realizar neste projeto. Julgamos que o fizemos com sucesso, tendo alcanado os objetivos propostos
em cada parte deste trabalho, No que diz respeito adaptao do SPECTRUM realidade
portuguesa, gostaramos de ter conseguido, para alm da traduo da norma, produzir os
documentos de aconselhamento necessrios para auxiliar os museus num eventual processo de
implementao dos procedimentos. Reconhecemos a sua importncia e o valor do contributo que
podem dar, no entanto, as circunstncias relativas ao processo de licenciamento da obra e os limites
temporais a que nos obrigamos desde o incio do projeto, impediram que pudssemos ir mais longe
nesse campo.

Ainda assim, julgamos que o nosso trabalho constitui um importante contributo na rea da
documentao e gesto de colees. Desde logo pela oportunidade que nos deu de concretizar um
projeto que ambicionvamos desde 2008, quando soubemos do processo de internacionalizao
desta norma. A nossa experincia profissional, no mbito de projetos de inventrio e gesto de
patrimnio cultural das mais diversas entidades, revela que os processos de gesto das colees
realizados nos museus portugueses trazem vrias questes para os profissionais encarregues destas
tarefas.

O SPECTRUM uma norma de referncia internacional, criada no seio da comunidade


museolgica do Reino Unido, por profissionais e especialistas na documentao e gesto de
305

colees, onde podemos encontrar a resposta para muitas daquelas questes. A sua traduo e o
projeto de adaptao ao contexto museolgico nacional, que o Museu da Cincia assumiu com a
assinatura do protocolo com a Collections Trust, so apenas os primeiros passos de um projeto
ambicioso, que agora disponibiliza comunidade museolgica portuguesa e, tambm, lusfona, um
instrumento valioso para o seu trabalho dirio sem as dificuldades levantadas pela sua
disponibilizao apenas em ingls.

O processo no est, no entanto, encerrado. Este um trabalho que exigir, no futuro, a participao
ativa da comunidade museolgica nacional. Sem o seu envolvimento e contributo para a utilizao e
construo futura do SPECTRUM, compromete-se o valor que esta norma pode acrescentar ao
conhecimento sobre as colees e produtividade na sua gesto. Assim estamos j a trabalhar numa
plataforma de comunicao e colaborao na Internet que suportar o apoio que pretendemos dar a
todas entidades e profissionais que demonstrem interesse no tema411. O objetivo a criao de uma
comunidade ativa do SPECTRUM em Portugal que semelhana do caso ingls, organize
formao, auxilie museus na documentao das colees, sugira alteraes ou novos
procedimentos, ou seja, que sirva de referncia para o setor museolgico nacional na sua rea de
atuao.

Ao mesmo tempo, cientes da importncia que a ligao entre as comunidades museolgicas


nacional e brasileira tem hoje em dia, apresentmos, no contexto da participao na conferncia
OPENCULTURE 2012412, este projeto a um colega brasileiro da Pinacoteca do Estado de So
Paulo413, que j demonstrou Collections Trust o interesse em empreender o projeto de adaptao
da norma realidade brasileira utilizando para o efeito a traduo que promovemos e que pretende,
no mbito do acordo ortogrfico, ser a nica a disponibilizar em portugus.

Sabendo da sua importncia e do papel que o SPECTRUM desempenha nos museus do Reino
Unido, no quisemos deixar de comprovar que a sua adaptao realidade museolgica portuguesa
simples e, a mdio e longo prazo, traz benefcios que julgamos ser impossvel ignorar no atual
contexto de dificuldades vividas no setor. Neste projeto procuramos verificar a existncia de
dificuldades ou barreiras implementao da norma no Museu da Cincia e contribuir com os

411

Queremos tambm salientar que o tema da normalizao na documentao e gesto de colees, ao contrrio do que
sucedia em 2007 (MATOS, 2007), tem suscitado a ateno de diversos profissionais e entidades relacionadas com o
setor. Destacamos a criao, no mbito da Associao Nacional de Bibliotecrios, Arquivistas e Documentalistas, de
um grupo de trabalho sobre Sistemas de Informao em Museus com o objetivo de refletir sobre os problemas da
documentao de colees nestas instituies de memria com base na experincia e saber das suas congneres.
412
Cf. http://www.collectionslink.org.uk/events/openculture-2012 (Consultado em 01-07-2012).
413
Cf. http://www.pinacoteca.org.br (Consultado em 01-07-2012).

306

elementos necessrios para que este museu possa empreender o prximo passo no excelente
trabalho que tem vindo a desenvolver com a documentao do seu acervo. Uma dessas ferramentas,
o In patrimonium.Net, ser em breve capaz de responder a este desafio e possibilitar ao museu a
realizao das tarefas de gesto de colees de forma normalizada, mais rpida e eficiente, e de
acordo com os elevados nveis de qualidade definidos pelos responsveis do Museu da Cincia da
Universidade de Coimbra como premissa para o tratamento da informao sobre as suas colees.

Porm, no que diz respeito construo desta nova verso da aplicao no ficamos satisfeitos
apenas com a integrao dos requisitos de informao e procedimentos desta norma. No momento
em que apresentamos este trabalho, em diversos fruns internacionais discutem-se vrias alteraes
aos processos, organizao e gesto das colees e dos prprios museus (POOLE, 2012; LE
BOEUF, 2012; CABRAL. et al., 2012), com reflexo inevitvel na prxima gerao de sistemas de
gesto de colees.

Nessa nova gerao, que o In patrimonium.Net procurar representar, os sistemas devero integrar,
obrigatoriamente, as normas definidas pelas instituies de referncia e um conjunto de
funcionalidades como a gesto e criao dos diagramas de fluxo de trabalho especficos de cada
instituio ou pas, os sistemas modulares de interao, via Internet ou intranet, com outros sistemas
de informao relacionados com o patrimnio, ou as ferramentas de controlo e avaliao que
possibilitaro, aos responsveis e tutelas, um maior conhecimento da utilizao e documentao das
colees, criando as condies para que o processo de deciso sobre uma e outra seja baseado em
informao credvel. A sua implementao no museu ser cada vez mais centrada no papel do
utilizador e na organizao da instituio, permitindo a interao entre os diversos setores e a
reutilizao da informao criada e registada para os mais diversos fins e objetivos definidos pelos
museus. Estes sistemas, alm das funcionalidades descritas e de outras que a tecnologia agora
permite, tero o seu foco na obteno de informao e narrativas de qualidade, obtidas atravs de
ferramentas de controlo da sua provenincia.

Estas mudanas, como referimos, refletem a alterao do foco de ateno dos processos de
documentao de colees, antigamente preso ao registo de informao descritiva sobre os objetos,
ou seja, o simples inventrio414, para a necessidade de criao de contedos e narrativas que
reforcem a importncia que o patrimnio cultural tem na sociedade em termos de educao, cultura
e identidade e salientem, em termos econmicos, a mais-valia que museus e instituies culturais
representam num pas com mais de oitocentos anos de Histria. A criao destes contedos,
414

Ainda muito necessrio no que diz respeito realidade portuguesa.

307

centrados nas expectativas dos utilizadores dos museus (fsicos e virtuais), atravs dos processos de
documentao descritos, permitir ao museu, nas palavras de Mike Houlihan (MCKENNA;
PATSATZI, 2009) que abrem o presente captulo, desbloquear o potencial dos nossos museus.

Em Portugal, esta mudana depende de maior ateno e investimento nesta rea do trabalho dado o
papel fundamental que desempenha nos museus. inquestionvel que sem o conhecimento das suas
colees, os museus no poderiam cumprir as funes mais bsicas que justificam a sua gnese. No
entanto, e apesar do investimento e ateno de algumas instituies em projetos prprios, como o
caso do Museu da Cincia da Universidade de Coimbra, julgamos que no existe uma conscincia
generalizada da importncia que as colees e o conhecimento que sustenta a sua utilizao
representam para o seu desenvolvimento cultural, social e, at, econmico do nosso pas.

Nesta reflexo esto presentes, como no poderia deixar de ser, as alteraes introduzidas
recentemente no setor com a criao da nova direo Geral do Patrimnio Cultural415, e com
aquelas que a nova orgnica do setor poder trazer para o inventrio e gesto das colees dos
museus tutelados pelo estado central (DGPC e Direes Regionais de Cultura), e a influncia que
podero exercer sobre o restante panorama museolgico nacional. Todavia, acreditamos que uma
alterao significativa nesta rea s poder ser bem-sucedida, se traduzir o esforo conjunto de
tutelas, museus e profissionais para a criao de uma estratgia, de mdio e longo prazo, de reforo
de utilizao das colees e da informao associada, principalmente pelos setores educativo e
turstico. Esta estratgia de utilizao das colees deveria ter, na nossa opinio, como objetivo
principal a preocupao com o aumento do conhecimento e a captao de novos pblicos,
semelhana do que acontece nos programas de apoio ao setor museolgico noutros pases. Como
tal, a sua aplicao futura deve ser medida e acompanhada com um rigoroso sistema de avaliao
que permitisse perceber a relao entre custos e benefcios do investimento nesta rea.

A documentao de colees um trabalho silencioso e de longo prazo. No tem um retorno rpido


nem direto. Mas considerando que o conhecimento e a informao so, do ponto de vista
econmico e social, fatores chave, podero os responsveis da rea continuar a descurar este
trabalho? No podem.

Com este trabalho procuramos disponibilizar algumas ferramentas que minimizem o peso dos
custos na relao com os benefcios trazidos pelos bons projetos de documentao. O SPECTRUM

415

Decreto-Lei n. 115/2012 de 25 de Maio e Portaria n. 223/2012 de 24 de Julho

308

PT e a nova verso do In patrimonium.Net baseiam-se neste princpio e estamos certos que a prtica
da sua utilizao pelos museus portugueses assim o vir a comprovar.

309

310

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311

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Museus e da Conservao, I. P.
Lei n. 17/2009. D.R. n. 87, Srie I de 2009-05-06 Procede segunda alterao Lei n. 5/2006, de
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Decreto-Lei n. 115/2012. D.R. n. 102, Srie I de 2012-05-25 Aprova a orgnica da Direo Geral
do Patrimnio Cultural
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