f

UNIVERSIDADE ESTADUAL DA PARABA

CAMPUS V - MINISTRO ALCIDES CARNEIRO
CENTRO DE CINCIAS BIOLGICAS E SOCIAIS APLICADAS
CURSO DE BACHARELADO EM ARQUIVOLOGIA

NATLIA COSTA DE LIMA

Gesto Eletrnica de Documentos (GED) em

cooperativas de crdito: um estudo de caso

JOO PESSOA PB
2013

NATLIA COSTA DE LIMA

Gesto Eletrnica de Documentos (GED) em

cooperativas de crdito: um estudo de caso
Monografia apresentada ao Curso de
Bacharelado em Arquivologia da Universidade
Estadual da Paraba, em cumprimento
exigncia para obteno do grau de bacharel
em Arquivologia.

Orientador: Prof Me. Henrique Elias Cabral Frana

JOO PESSOA PB
2013

F ICHA CATALOGRFICA ELABORADA PELA BIBLIOTECA SETORIAL CAMPUS V UEPB

L732g

Lima, Natlia Costa de.

Gesto Eletrnica de Documentos (GED) em cooperativas
de crdito: um estudo de caso. / Natalia Costa de Lima.
2013.
58f. : il. color
Digitado.
Trabalho de Concluso de Curso (Graduao em
Arquivologia) Universidade Estadual da Paraba, Centro de
Cincias Biolgicas e Sociais Aplicadas, Curso de
Arquivologia, 2013.
Orientao: Prof. Ms. Henrique Elias Cabral Frana,
Curso de Arquivologia.
1. Gesto Eletrnica de Documentos. 2. Tecnologia da
Informao. 3. GED. I. Ttulo.
21. ed. CDD 025.04

Com amor e admirao a

minha me, sempre presente, e
a meu pai, in memoriam,
dedico.

AGRADECIMENTOS

Agradeo a Deus que sem Ele nada seria possvel, por Ele ter me dado dom da vida, pela f
e perseverana para vencer os obstculos que tive at o momento em minha histria.
mulher mais importante de minha vida, minha me, pela orientao, dedicao e
incentivo em qualquer fase. Ao homem que tenho como exemplo maior, meu pai, que mesmo
no estando mais presente em vida, sei que de l de cima est olhando e guiando meus passos.
Ao meu professor de projeto Jos Washington de Morais Medeiros pelo o apoio no inicio
da pesquisa, a meu professor orientador Henrique Elias Cabral Frana pela aceitao do
convite de orientar este estudo, aos professores da banca por aceitarem fazer parte dessa
conquista e aos demais professores da casa pelos conhecimentos transmitidos.
Aos meus colegas, quase irmos, Raksanjany, Fernanda, Everaldo, Nadja, Rozelania e
Karla, pela ajuda nos momentos mais conturbados da minha vida acadmica, sem a ajuda de
vocs no teria conseguido chegar at aqui.
Ao meu noivo, Vivaldo Neto, que me incentivou em todos os momentos e me ajudou
sempre que possvel.
Enfim, sou grata a todos que contriburam de forma direta ou indireta para a realizao
deste trabalho.

RESUMO

Este trabalho apresenta a relao entre a Arquivologia, a Tecnologia da Informao (TI) e as

informaes empresariais de cooperativas de crdito do Norte e Nordeste do pas a partir de
um estudo de caso que analisa a implantao do projeto de Gesto Eletrnica de Documentos
(GED) em um sistema de cooperativas. Para isso, utiliza como instrumento de coleta de dados
um questionrio com questes abertas e a observao participante. Para a anlise dos dados
recorremos ao mtodo qualitativo, procurando entender os dados de acordo com o objetivo
proposto. Os resultados mostram uma satisfao dos funcionrios responsveis pela
digitalizao quanto facilidade de recuperao da informao aps a implantao da Gesto
Eletrnica de Documentos (GED). Destaca a experincia deste trabalho pioneiro dentro do
sistema de cooperativas analisado e sugere utiliz-lo como projeto-modelo para implantao
em arquivos de outros ambientes empresariais, alm de destacar a necessidade de existir uma
maior conscientizao e qualificao dos profissionais para uma melhor organizao no
arquivo fsico das cooperativas e, consequentemente, na Gesto Eletrnica de Documentos
(GED).

PALAVRAS-CHAVE: Gesto Eletrnica de Documentos. GED. Tecnologia da Informao.

Acesso. Preservao. Arquivo.

ABSTRACT

This study presents the relation between Archival Science, Information Technology (IT) and
business information for credit cooperatives in the North and Northeast of the country
departing from a case study which analyzes the project implementation of Document
Electronic Management in a system of cooperatives. With this aim, for data collection, a
questionnaire with open questions and participant observation is used. For data analysis, we
make use of the qualitative method, searching to understand the data in accordance with the
objective proposed. The results show a satisfaction on the part of the employees responsible
for scanning as to the easiness of information retrieval after the implementation of the
Document Electronic Management (DEM). It highlights the experience of this pioneering
work in the system of cooperatives analyzed and suggests using it as a model project for the
implementation in archives of other business environments, besides pointing out the need for
a greater awareness and qualification of the professionals for a better organization in the
physical archive of the cooperatives and, hence, in the Document Electronic Management
(DEM).

KEYWORDS: Document Electronic Management. DEM. Information Technology. Access.

Conservation. Archive.

SUMRIO

INTRODUO.......................................................................................................

2
2.1
2.2
2.2.1
2.2.2
2.3
2.4
2.5

PROCEDIMENTOS METODOLGICOS.........................................................
CARACTERIZAO DA PESQUISA...................................................................
OBJETIVOS.............................................................................................................
Geral.........................................................................................................................
Especficos...............................................................................................................
UNIVERSO E AMOSTRAGEM.............................................................................
CAMPO EMPRICO................................................................................................
INSTRUMENTOS DE COLETA DE DADOS.......................................................

13
13
13
13
14
14
15
17

3
3.1
3.2

GESTO DOCUMENTAL...................................................................................
GESTO DE DOCUMENTOS NO MEIO EMPRESARIAL.................................
GESTO ELETRNICA DE DOCUMENTOS (GED).........................................

19
21
22

PRESERVAO E ACESSO NO UNIVERSO DIGITAL................................

27

5
5.1
5.2

PROJETO DE IMPLANTAO DA GESTO ELETRNICA DE

DOCUMENTOS (GED).........................................................................................
SOFTWARE.............................................................................................................
IMPLANTAO.....................................................................................................

31
35
38

ANLISE E INTERPRETAO DOS DADOS COLETADOS......................

40

CONSIDERAES FINAIS.................................................................................

50

REFERNCIAS...................................................................................................... 53
APNDICE............................................................................................................. 56
APNDICE A Questionrio para os colaboradores que fazem a
digitalizao nas filiadas......................................................................................... 57

INTRODUO

Aps a Era Industrial que marcou o incio do desenvolvimento do capitalismo, o

crescimento da produo em massa e o aumento da populao urbana, veio o que chamamos
da era da informao, que tambm podemos chamar de era digital, a partir do surgimento das
novas tecnologias, a exemplo do primeiro computador pessoal. Comeou basicamente assim a
mudana da troca da mo de obra humana pelas mquinas, a passagem de muitos negcios do
fsico para o digital. A tecnologia vem crescendo absurdamente e, consequentemente, isso
vem envolvendo as pessoas cada vez mais ao mundo tecnolgico, absorvendo tudo que o
mundo tem para dar, acabamos sempre querendo o melhor, cobiando sempre mais os
aparelhos eletrnicos.
As tecnologias passaram a predominar em todos os setores, trazendo com o passar dos
anos uma modernizao para todas as reas, e inevitvel no reconhecer o alcance da
tecnologia no meio econmico. No atual momento, com o avano tecnolgico, as empresas
esto fazendo suas estratgias, utilizando como pauta o uso da tecnologia da informao,
tentando se adequar a esta nova realidade que vive em constante transformao. Com isso,
empresas vm buscando cada vez mais facilitar o acesso das informaes, sendo que a
maioria delas, hoje, tem boa parte de suas documentaes no estruturadas, sem padres prdefinidos, acmulo na quantidade de registro de informaes que acarreta na possvel no
localizao de tais informaes quando necessrio.
Buscando rever esse ponto da estruturao das informaes e querendo alta velocidade
e agilidade na localizao dos documentos, tendo respostas precisas e instantneas,
possibilitando integrao com outros sistemas e tecnologias, tendo uma necessidade premente
tanto para a instituio quanto para os usurios para realizarem suas tarefas dirias e para a
tomada de deciso em nvel estratgico, algumas empresas vm fazendo a gesto documental
em seus arquivos e implantando uma soluo tecnolgica chamada de Gesto Eletrnica de
Documentos (GED). As empresas vm colocando em prtica esse tipo de soluo,
principalmente entre aquelas que tm filiao, para conseguir, por exemplo, minimizar a troca
de documentos via malotes ou similares entre a filial e suas filiadas, trazendo assim melhorias
nos processos operacionais, ganhando economia de espao fsico e at trazendo reduo de
custos com impresses.
Com o passar dos anos, a tecnologia s vem progredindo. Porm, a tecnologia de
armazenamento de informao em plataforma digital ainda frgil, precisando de muitos
estudos na hora de selecionar um tipo de armazenamento de informao. Pensando nisso e

tentando abranger todos os setores da empresa e querendo cuidar do contedo corporativo

dela, surge a ideia de implantar a Gesto Eletrnica de Documentos (GED) como gesto do
conhecimento, conhecimento esse que por estarmos na era da informao pode ser
considerada como a maior riqueza das empresas, para isso deve-se existir uma gesto
documental nas documentaes fsicas das instituies antes de partir para solues
tecnolgicas.
Tendo em vista as revolues geradas nos ltimos anos, no que diz respeito
tecnologia podemos dizer que, tambm, estamos vivendo uma revoluo nos arquivos. A cada
dia que passa a tecnologia avana e traz consigo mais recursos para os profissionais da
informao. Trabalhar em conjunto com o pessoal da tecnologia da informao tem um
resultado muito bom, pois esses profissionais comeam a entender o valor real dos arquivos, e
ns como profissionais da informao comeamos a enxergar os benefcios que a tecnologia
pode trazer para aperfeioar nossas tarefas. O uso de tecnologia tem sido cada vez mais
intenso nos ambientes empresariais, e, consequentemente, os documentos arquivsticos
exigem novas formas de gesto. Lembramos que a Gesto Eletrnica de Documentos (GED)
est inserida na gesto documental, e no ao contrrio como muitas empresas abordam.
A proposta dessa pesquisa abordar a utilizao de um sistema como Gesto
Eletrnica de Documentos (GED) nas cooperativas de crdito, tema este vivenciado na prtica
atravs de um projeto estruturado por profissionais da tecnologia e, tambm, por profissionais
da informao arquivstica. Aps analisarem as informaes contidas no arquivo, e terem
visto a necessidade do uso de um sistema para automatizar as informaes de uma
cooperativa Central do Norte e Nordeste, comearam assim a busca pelo melhor sistema que
se adequasse s necessidades da instituio, tendo como foco facilitar o acesso e agilizar a
troca de informaes entre a Central e suas filiadas. O sistema foi instalado na cooperativa
Central a partir do ano de 2011 e, aps isso, comearam as iniciativas de ampliar tal sistema
para suas filiadas, sendo possvel colocar tais ideias em prtica a partir do ano de 2012.
A anlise empregada neste estudo busca evidenciar quais benefcios que esse sistema
de Gesto Eletrnica de Documentos (GED) traz s filiadas, situadas nas regies Norte e
Nordeste do pas, e que tm como unidade Central uma cooperativa regional de crdito
situada no Estado da Paraba. Busca-se ainda analisar o que esse sistema est atendendo s
necessidades presentes nas filiadas da mesma forma que atende a Central.
Hipoteticamente, a existncia de um projeto de Gesto Eletrnica de Documentos
(GED) j implantado em uma cooperativa Central de crdito determinante para o sucesso na
implantao de suas filiadas, pois a Central dispe de uma equipe especializada para dar

10

suporte a suas filiadas e, por mais que tenha aumentado a divulgao do trabalho do
arquivista, muitos em nossa sociedade ainda desconhecem a importncia desse profissional. A
Arquivologia, abordada em conjunto com o profissional da rea da tecnologia, no s traz
benefcios para o arquivo como tambm para todos os setores que precisam de agilidade no
acesso s informaes. A razo da escolha de abordar esse tipo de fenmeno de estudo a
tentativa de mostrar que um sistema bem selecionado pode trazer melhoramento para o
arquivo e seus usurios.
Verificada a necessidade de implantao da Gesto Eletrnica de Documentos (GED)
em uma instituio Central do cooperativismo de crdito que coordena atividades de suas
filiadas que funcionam no Norte e Nordeste do pas - Central est sendo o polo gerenciador da
Gesto Eletrnica de Documentos (GED) que repassa tal sistema a filiadas como uma soluo
tecnolgica para estruturar as informaes, possibilitando uma gesto do conhecimento e
trazendo referncia para a rea dos profissionais da informao, desdobrando possveis
solues - resta pergunta: Como se d o processo da Gesto Eletrnica de Documentos
(GED) nas filiadas de uma cooperativa Central de crdito na regio Norte e Nordeste do pas?
Essa pesquisa apresenta o acompanhamento de um fenmeno desde sua criao como
um projeto que surgiu pela necessidade de uma instituio, passando ampliao dessa
iniciativa para suas filiadas e finalizando com uma coleta de dados que procura trazer as
opinies das pessoas que utilizam tal sistema, buscando sempre uma interligao com a
Arquivologia. Esse tipo de estudo deve ser mais disseminado, pois mesmo havendo outras
informaes como esta, ainda existe uma deficincia a respeito na rea, pois o que se pode
constatar so empresas sem conhecimento adequado, querendo digitalizar todas suas
documentaes sem os parmetros mnimos necessrios, seja ele legal, de acesso ou de
preservao, e que aps tais documentaes serem digitalizadas querem que as mesmas sejam
descartadas sem uma anlise prvia. Acham que, por estarem simplesmente em formato
digital, no precisam mais guardar o formato fsico.
As instituies precisam de parmetros legais para fazer tais eliminaes, as
documentaes tm que estar previamente descritas em uma tabela de temporalidade 1, feita

Segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (2005, p. 159) tabela de temporalidade um

instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condies de guarda
tendo em vista a transferncia, recolhimento, descarte ou eliminao de documentos.

11

por uma comisso de avaliao e destinao2, com datas de permanncia em arquivos

correntes, intermedirios e/ou permanentes descritas, para s aps isso poderem ser
descartadas. No podemos nos esquecer de fazer um termo de eliminao e uma lista que
contenha o que foi eliminado para depois no haver problemas e consequncias, sem saber
que documentaes foram eliminadas e o porqu, lembrando que se a eliminao for de um
arquivo de instituio pblica a lista de eliminao tem que ser publicada no dirio oficial,
situao que no momento no vem ao caso j que o estudo aqui no voltado para tal tipo de
instituio.
Esta pesquisa pretende abordar, na rea da Arquivologia, uma discusso sobre as
possibilidades de contribuio desse conhecimento na busca de solues para os problemas
que atingem grande parte das instituies de modo geral e, consequentemente, a sociedade, j
que tal sociedade vem quebrando paradigmas quando o assunto voltado para o acesso a
informaes. E, no s sendo referncia para a Arquivologia, esse estudo torna-se atrativo a
outros profissionais que tenham interesse no tema alm dos arquivistas, como os
administradores, os analistas de sistemas, entre outros.
Este trabalho acadmico est estruturado em captulos da seguinte maneira: captulo
de procedimentos metodolgicos que constituram esta pesquisa, tais como a caracterizao
da pesquisa, a problematizao, os objetivos, o universo e amostragem, o campo emprico e
os instrumentos de coleta de dados.
Nos captulos de fundamentao terica so apresentados e discutidos os pressupostos
que embasam esta pesquisa onde no primeiro deles apresentamos em linhas gerais a gesto
documental, apresentando vises a respeito do que seria tal gesto, em seguida, abordamos a
gesto documental no meio empresarial e a Gesto de Documentos Eletrnicos (GED); no
segundo deles so abordados a preservao e o acesso no universo digital visto como uma
atividade em conjunto; e no terceiro descrevemos todo o projeto de implantao da Gesto
Eletrnica de Documentos (GED), partindo desde a necessidade da empresa, passando pela
escolha de software, pela implantao e at a sua avaliao.
H ainda um captulo de anlise dos dados, onde discutimos e analisamos todos os
dados obtidos atravs dos instrumentos de coleta de dados e, finalmente, apresentamos as
consideraes finais sobre a anlise dos dados e as reflexes no tocante ao uso de um sistema
2

Segundo o mesmo dicionrio (2005, p. 53) a comisso de avaliao e destinao um grupo multidisciplinar
encarregado da avaliao de documentos de um arquivo, responsvel pela elaborao de tabela de
temporalidade.

12

para gesto de informaes pelos colaboradores de cooperativas de crdito, ressaltando

sugestes para aplicaes futuras.

13

PROCEDIMENTOS METODOLOGICOS

2.1

CARACTERIZAO DA PESQUISA

O fenmeno de estudo apresentado nessa pesquisa analisa o processo de implantao

da Gesto Eletrnica de Documentos (GED) em cooperativas de crdito. A pesquisa
emprica, que implica num recorte de uma totalidade social das cooperativas a ser analisada.
O empirismo, para Martins e Thephilo (2009, p. 39), considera-se que o fato existe
independente de qualquer atribuio de valor ou posicionamento terico, e possui um
contedo evidente, livre de pressupostos subjetivos.
A pesquisa tem uma abordagem qualitativa, que, para Martins e Thephilo (2009, p.
141), a pesquisa que conhecida como pesquisa naturalista, uma vez que para estudar esse
fenmeno relativo s cincias humanas e sociais necessrio que o pesquisador entre em
contato direto e prolongado com o ambiente no qual o fenmeno est inserido. Um ambiente
natural como fonte direta das informaes e tendo como principal ferramenta o pesquisador assim esse fenmeno de estudo.
A partir dos dados obtidos nas filiadas de uma cooperativa de crdito Central foi feito
um estudo de caso, pesquisa de fenmenos dentro de um contexto real, buscando apreender o
conjunto da situao de um caso concreto. Segundo Michel (2009, p. 53), o mtodo do
estudo de caso consiste na investigao de casos isolados ou de pequenos grupos, com o
propsito bsico de entender fatos, fenmenos sociais.
Assim, com essa caracterizao de pesquisa, analisa-se a implantao do sistema nas
filiadas de cooperativas de crdito.

2.2

OBJETIVOS

2.2.1 Geral

Analisar a implantao da Gesto Eletrnica de Documentos (GED) em um sistema de

cooperativas de crdito.

14

2.2.2 Especficos

a) Descrever a instrumentalizao das etapas do projeto;

b) Explicar a escolha do software de implantao;
c) Comparar as peculiaridades da sistematizao das filiadas;
d) Apresentar o perfil dos operantes da GED das filiadas, explicitando suas opinies e
sugestes acerca do sistema implantado.

2.3 UNIVERSO E AMOSTRAGEM

Para Lakatos e Marconi (2007, p. 225), universo ou populao o conjunto de seres
animados ou inanimados que apresentam pelo menos uma caracterstica em comum. Nessa
pesquisa, o universo analisado so as filiadas de uma cooperativa de crdito Central das
regies Norte e Nordeste do pas, filiadas essas que chegam a um total de 27, sendo que at o
momento apenas em 25 foram instaladas o software de Gesto Eletrnica de Documentos
(GED), portanto, so essas 25 que compem o universo desta pesquisa. Foi escolhido esse
universo por se tratar de um sistema de cooperativas interligadas que juntas toparam fazer
parte de um projeto de Gesto Eletrnica de Documentos (GED), sendo este o objeto de
estudo da pesquisa.
No que se refere amostragem precisamos selecionar uma parcela do universo para
ser investigada e, assim, tornar-se a amostra da pesquisa. Buscando uma melhor
representatividade possvel da populao analisamos 13 filiadas que, de fato, podem
representar as demais. Para Lakatos e Marconi (2007 p. 165), a amostra uma parcela,
convenientemente selecionada do universo (populao); o subconjunto do universo.
O tipo de amostragem utilizado nessa pesquisa a probabilstica, pois qualquer
elemento da amostra tem probabilidade de fazer parte da amostragem. Amostragem
probabilstica, segundo Marconi e Lakatos (2001, p. 08), baseia-se na escolha aleatria dos
pesquisados, significando o aleatrio que a seleo se faz de forma que cada membro da
populao tinha a mesma probabilidade de ser escolhido. E o tipo da amostragem
probabilstica ser aleatria simples, que segundo Martins e Thephilo (2009, p. 109),
engloba que todos os elementos da populao tm igual probabilidade de compor a amostra,
e a seleo de particular um indivduo, ou objeto, no afeta a probabilidade de qualquer outro
elemento ser escolhido. O critrio utilizado de aplicao de um questionrio a todas as

15

cooperativas filiadas que utilizam a Gesto Eletrnica de Documentos (GED) e que se

propuserem a participar da pesquisa. Sendo assim, obtivemos um questionrio por cada
filiada, totalizando 13 respondentes.

2.4 CAMPO EMPRICO

O campo emprico da pesquisa corresponde anlise dos dados em cooperativas de

crdito. O cooperativismo criado na Europa no sculo XIX pode ser definido como uma
forma de organizao econmica que se fundamenta na cooperao e parceria para o alcance
de determinados objetivos, e a sua filosofia exercida atravs das cooperativas, que uma
associao autnoma de pessoas unidas voluntariamente para atender suas necessidades
econmicas, sociais e culturais em comum, por meio de uma empresa de propriedade conjunta
e de gesto democrtica.
O lucro no visado pelas cooperativas e os resultados alcanados por estas
instituies so repartidos entre seus cooperados de forma proporcional a sua participao nas
operaes e atividades. No Brasil, este modelo j est presente h mais de 100 anos e a gesto
desse tipo de cooperativa pautada por um conjunto de princpios e valores concebidos para
fomentar o desenvolvimento econmico-financeiro de seus cooperados e da regio onde
atuam.
Em 1993 surgiu a cooperativa regional do Norte e Nordeste, situada no Estado da
Paraba e que atualmente tem 27 cooperativas filiadas de crdito espalhadas nos estados do
Norte e Nordeste do pas. A cooperativa regional presta assessoria especializada s associadas
nas reas de Auditoria, Controladoria, Administrao de Pessoal, Administrativo Financeiro,
Contabilidade, Gesto de Pessoas, Desenvolvimento dos Negcios, Marketing e
Comunicao, Sistema de Controles Internos, Ouvidoria e Tecnologia da Informao. Tem
como misso representar suas filiadas e contribuir para seu desenvolvimento sustentvel,
fomentando o cooperativismo de crdito, e sua viso ser a Central referncia para o
cooperativismo de crdito nacional.
No quadro abaixo pode ser visto com detalhe onde cada filiada aqui analisada
situada, sua data de fundao e o perodo que houve em cada uma a implantao da Gesto
Eletrnica de Documentos (GED).

16

Quadro 1 Sistema das 13 cooperativas analisadas.

Filiadas

Cidade/Estado

Data da Fundao

Implantao do GED

Filial 01

Natal/RN

20/07/2000

Agosto de 2012

06/04/1999

Agosto de 2012

Filial 02

Campina
Grande/PB

Filial 03

Macei/AL

22/09/2000

Setembro de 2012

Filial 04

Recife/PE

06/07/2000

Julho de 2012

Filial 05

Caruaru/PE

12/05/1993

Agosto de 2012

Filial 06

Crates/CE

28/12/1993

Agosto de 2012

Filial 07

Recife/PE

30/08/2005

Setembro de 2012

Filial 08

Mossor/RN

03/05/1993

Setembro de 2012

Filial 09

Recife/PE

19/07/1993

Agosto de 2012

Filial 10

Salvador/BA

16/06/1997

Setembro de 2012

Filial 11

So Lus/MA

13/05/2002

Agosto de 2012

Filial 12

Sobral/CE

05/11/1993

Agosto de 2012

Filial 13

Petrolina/PE

15/07/2000

Agosto de 2012

Fonte: Elaborado pela prpria autora.

O sistema de hierarquia funciona basicamente como mostrado na figura 13 abaixo:

Figura 1: Hierarquia das cooperativas.

Fonte: Elaborada pela prpria autora.

3

A Confederao de Cooperativas de Crdito Nacional a que fiscaliza as demais e assim segue sucessivamente
a hierarquia, o fenmeno de estudo se passa nas Cooperativas de Crdito Singular/Filiada.

17

No ano de 2011, a partir da cooperativa regional do Norte e Nordeste surgiu um

projeto para ser implantada a Gesto Eletrnica de Documentos (GED) nessa cooperativa
Central, e depois desse grande passo que foi concedido com bastante sucesso passou
posteriormente a ser implantado em suas filiadas surgindo assim a oportunidade da anlise
desse estudo. Em momento algum foi citado o nome do sistema de cooperativa analisado
neste trabalho, omitido por entendermos que nome-lo no afetaria o resultado final da anlise
e no exporia nominalmente pontos positivos ou negativos descritos na anlise acadmica.

2.5

INSTRUMENTOS DE COLETA DE DADOS

Podemos dizer, em resumo, que a coleta de dados foi a observao da vida real, e para
isso necessitamos de instrumentos para fazer essa coleta de dados, tendo em vista analisar e
explicar os aspectos tericos que estudamos. Martins e Thephilo (2009, p. 85) afirmam que
nos casos de investigaes orientadas por estratgias no convencionais, como, por exemplo,
estudo de caso, pesquisa-ao, a coleta de dados poder ser desenvolvida concomitantemente
com outras etapas da pesquisa.
A classificao da natureza do fenmeno de estudo analisado aqui tem os dados
considerados primrios, so aqueles coletados pela primeira vez. J o instrumento de coleta de
dados utilizado foi a observao, que, segundo Martins e Thephilo (2009, p. 86), so
procedimentos empricos de natureza sensorial. Vale salientar que o pesquisador que
escolher esse tipo de instrumento deve ser bastante imparcial para no corromper a pesquisa
com as suas prprias opinies e interpretaes. Alm da observao, tambm utilizamos o
questionrio como instrumento de coleta de dados para conseguir uma maior preciso na hora
de qualificar as informaes coletadas. Ainda segundo Martins e Thephilo (2009 p. 93),
questionrio:
um importante e popular instrumento de coleta de dados para uma pesquisa social.
[...] O questionrio encaminhado para potenciais informantes, selecionados
previamente, tendo que ser respondido por escrito e, geralmente, sem a presena do
pesquisador. Normalmente, os questionrios so encaminhados pelo correio
tradicional, correio eletrnico (e-mails), ou por um portador.

Um dos tipos de instrumento utilizado foi a observao participante que para Martins e
Thephilo (2009, p. 87) aquela em que o pesquisador pode assumir uma variedade de
funes e de fato participar dos eventos e situaes que esto sendo observados. O outro foi

18

o questionrio do tipo aberto que, segundo Martins e Thephilo (2009 p. 94), so perguntas
que conduzem o informante a responder livremente com frases e oraes.
Escolhemos a observao participante, pois fazemos parte do processo que aqui
estudado, que a Gesto Eletrnica de Documentos (GED) aplicado em cooperativas de
crdito, e para ter uma maior preciso nos dados colhidos utilizamos o questionrio aberto,
que foi aplicado s pessoas responsveis pela utilizao direta da Gesto Eletrnica dos
Documentos (GED) nas filiadas via correio eletrnico, e-mail institucional do sistema.

19

GESTO DOCUMENTAL
A gesto documental tem que abranger todo o ciclo de vida4 dos documentos, com o

passar dos anos em uma instituio, o volume dos documentos s aumenta e a fim de reduzir
essa massa documental ao essencial, garantindo assim a preservao do necessrio e facilitar
o acesso aos documentos, empresas vm integrando ao seu dia a dia aes que envolvam a
gesto documental. A gesto documental ou gesto de documentos foi um grande salto na
histria da arquivstica ao logo do tempo, trazendo bons frutos para a atuao do profissional
arquivista no mercado de trabalho.
A Gesto Documental abre caminho para a melhoria dos processos administrativos
contribuindo para o avano da adoo da Gesto Eletrnica de Documentos (GED). Vrias
empresas que lidam com uma grande quantidade de documentos, ainda encontram grandes
dificuldades em gerenciar de forma adequada as informaes. Entretanto, para propor um
trabalho de gesto documental dentro de uma empresa preciso conhecer bem a instituio,
tendo em vista o longo caminho a ser percorrido importante todos os produtores dos
documentos da instituio reconhea a importncia da gesto documental.
A revoluo da informao exige mudanas profundas no modo de como vemos a
sociedade na organizao e sua estrutura, isso se traduz num grande desafio para as empresas,
que a partir de tcnicas e de um conhecimento especfico podem fazer gesto da informao
para identificar as necessidades informacionais, fazendo busca, identificao, classificao,
processamento, armazenamento e disseminao das informaes, independentemente de seu
formato ou meio em que se encontra. A gesto documental tem como definio basicamente
administrar, organizar e gerenciar os documentos em seu ciclo vida, composto pelas fases
corrente, intermediria e permanente, que pode contemplar as informaes das instituies.
A Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados, estabelece no artigo 3 que gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento
para guarda permanente. (Brasil, 1991).
Bartalo e Moreno (2008, p. 73) entendem
4

Rousseau e Couture (1998, p. 111) entendem que o ciclo de vida transforma um conjunto de documentos
quantitativamente demasiado importante, desmedido em relao aos meios de que se dispe para se lhe fazer
face, em subconjuntos que apresentam diferentes caractersticas. Onde esses conjuntos para eles seriam os
arquivos correntes, intermdios e os definitivos, tambm chamado de ativos, semiativos e documentos inativos
com valor de testemunho.

20

que a gesto de documentos ou documental o trabalho de assegurar que a

informao arquivstica seja administrada com economia e eficcia; que seja
recuperada, de forma gil e eficaz, subsidiando as aes das organizaes com
decises esclarecidas, rpidas, seguras, que permitam reduzir o fator de incertezas.

A gesto documental no s importante para a documentao fsica, mas tambm

para o meio eletrnico, j que as documentaes geradas ou passadas para esse ambiente nem
sempre tm uma gesto eficiente.
Santos (2002, p. 111) afirma que

Os arquivistas devem ter em mente que a finalidade de seu trabalho assegurar, da

melhor forma possvel, a proteo aos documentos, qualquer que seja seu suporte,
ao mesmo tempo que devem garantir o acesso s informaes neles contidas.
Sempre tendo claro que o tratamento adequado na fase corrente a melhor maneira
de garantir a preservao e a acessibilidade dos documentos no arquivo permanente.

Em resumo, podemos destacar algumas das atividades que envolvem a gesto

documental: identificao e mapeamento dos processos e fluxos documentais; anlise dos
documentos quanto legislao e situao da instituio; elaborao de instrumentos
arquivsticos, como exemplo a tabela de temporalidade; gerenciamento da massa documental
e o estabelecimento de uma poltica documental.
A gesto documental tem como intuito determinar uma poltica documental para a
instituio. Em cima de cada necessidade dos setores da organizao pode existir uma poltica
que faa com que as atividades documentais, como produo, tramitao, armazenamento,
preservao, disseminao e acesso possam ser desenvolvidos de forma lgica pelos
colaboradores da organizao, mantendo uma padronizao pr-estabelecida envolvendo,
assim, todas as demandas que possam existir em cada setor. Essa poltica deve abranger todos
os nveis da organizao, isto , o nvel estratgico, nvel ttico e o nvel operacional. O nvel
mais alto da empresa deve dar suporte para a poltica e em forma conjunta fazer a
implementao dela.
A ausncia de tratamento arquivstico impede o acesso s informaes, como tambm
provoca um acrscimo desordenado na quantidade de documentos, transformando os arquivos
simplesmente em depsitos cheios de poeiras de papis. Na maioria das vezes o arquivo no
tem atribuies bem definidas a no ser realmente guardar papis, induzindo a falha no
controle de produo e tramitao dos documentos comprometendo assim todas as atividades
do arquivo. Muitos nem aparecem na hierarquia dos organogramas, desvalorizando seus
servios.

21

Antes de tudo a pessoa responsvel pela gesto documental deve conhecer bem a
estrutura da organizao a fim de identificar as demandas e os tipos documentais da empresa,
ressaltando que a cultura institucional deve ser bastante trabalhada, j que os colaboradores
devem contribuir de forma positiva para a gesto documental. A partir da anlise dos tipos
documentais podem ser elaborados os instrumentos arquivsticos, entre eles, destacam-se o
plano de classificao e a tabela de temporalidade, que simplificam e racionalizam os
procedimentos de gesto conseguindo explicar a guarda permanente ou a eliminao dos
documentos.
importante fazer avaliao dos instrumentos utilizados a fim de identificar, caso
exista, lacunas no trmite dos documentos. Com essa avaliao ser presumvel ter uma base
para fazer as adaptaes nos instrumentos utilizados, podendo ser elaborados outros novos, a
fim de atender s demandas da organizao. Tais instrumentos utilizados pela organizao
devem ter uma interao com a gesto documental, como o caso de um ambiente hbrido,
por exemplo, que tem documentao fsica e digital no mesmo ambiente. Para obter um
programa que integre todos os processos e fluxos da organizao, muitas empresas elaboram
um plano de informatizao, assim adquirem softwares que consigam fazer tal integrao,
como exemplo a Gesto Eletrnica de Documentos (GED), que ser abordada mais frente
neste trabalho, porm no adianta implantar apenas a GED sem ter uma gesto documental
antes.
Portanto, a gesto documental aquela que atende a legalidade na hora de fazer a
guarda ou eliminao dos documentos, garantindo a preservao dos documentos
fundamentais para a instituio e admitindo a integrao de contedos de diversos tipos e
suportes, oferecendo uma maior segurana.

3.1

GESTO DE DOCUMENTOS NO MEIO EMPRESARIAL

A Arquivologia vem conquistando, cada vez mais, espao de trabalho em ambientes

tradicionais ou inovadores, seja em instituies pblicas ou privadas. No meio empresarial a
informao gerada pelos colaboradores essencial para o seu desenvolvimento. importante
trabalhar as documentaes geradas nas organizaes, pois estas dependem delas para
desenvolver tarefas e tomar decises. Assim, a fim de atender as novas demandas
informacionais, as organizaes empresariais vm tentando trabalhar tais informaes da
melhor maneira possvel, surgindo assim uma grande oportunidade para o arquivista.

22

Com o objetivo de abranger as documentaes desde a sua produo at a guarda ou

eliminao do documento, surge a necessidade de uma gesto documental. Para tal, o
arquivista deve se embasar nos princpios arquivsticos que esto no alicerce da teoria
arquivstica princpio de provenincia5, princpio da organicidade6, princpio da unicidade7,
princpio da indivisibilidade ou integridade arquivstica8 e princpio da cumulatividade9 ajustando-os de uma maneira mais simples e clara realidade de cada instituio.
A gesto de documentos pode ser uma poderosa aliada na hora das empresas se
destacarem dos seus concorrentes, no esquecendo que a gesto de documentos tem a
capacidade de proporcionar um maior controle sobre as informaes que as empresas
produzem e recebem, gerenciando a informao de maneira correta, podendo garantir a
confidencialidade e a rastreabilidade das mesmas, proporcionando maior segurana aos
clientes, racionalizando espaos de guarda de documentos, e conseguindo um eficiente
desenvolvimento das atividades dirias.

3.2

GESTO ELETRNICA DE DOCUMENTOS (GED)

Nos ltimos tempos, houve um grande aumento na quantidade de informao

produzida e um avano no desenvolvimento das atividades, acerca das massas documentais.
Na atualidade, surgem novos desafios para a gesto, preservao e acessibilidade s
informaes, principalmente quando o assunto voltado para os novos suportes documentais
como magnticos, eletrnicos e digitais. Os avanos e os impactos das novas tecnologias tm
desafiado a Arquivologia a rever e a adequar seus princpios e mtodos de atuao.
A exploso documental que ocorreu aps a Segunda Guerra Mundial trouxe novas
redefinies para a Arquivologia. Na atual era da informao, junto com seus recursos
tecnolgicos, no ser diferente. Sendo assim, o controle de vida dos documentos quando se
5

Segundo Bellotto (2006, p. 88) o princpio de provenincia fixa a identidade do documento relativamente a
seu produtor.
6

No princpio da organicidade as relaes administrativas orgnicas refletem-se nos conjuntos documentais.

(BELLOTTO, 2006, p. 88)
7

O princpio da unicidade no obstante as forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam
seu carter nico, em funo de seu contexto de produo. (Ibid.)
8

No princpio da indivisibilidade ou integridade arquivstica os fundos de arquivo devem ser preservados sem
disperso, mutilao, alienao, destruio no-autorizada ou adio indevida. (Ibid.)
9

No princpio da cumulatividade o arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica. (Ibid.)

23

refere gesto de documentos arquivsticos passa a abranger todos os tipos de suporte onde a
informao esteja registrada, a fim de ser preservada e continuar tendo acesso.
O aumento no volume dos documentos arquivsticos eletrnicos e digitais presentes
em sistemas informatizados tem ampliado a preocupao sobre a sua gesto, preservao e
acesso em longo prazo. Santos (2002, p. 112) afirma que, nesse contexto, existe uma questo
bem firme que a necessidade de se preservar a informao e no o suporte. O mesmo
autor (2002, p. 112-113) ainda diz que a preservao do suporte documental, no modelo
tradicional, cede lugar preservao da informao e de sua acessibilidade ao longo do
tempo.
Uma gesto documental eficiente precisa de mtodos que gerenciem e disseminem a
informao. Isso ser um diferencial estratgico em qualquer instituio em comparao
quelas outras empresas que no tm suas informaes organizadas, levando a uma
deficincia no momento de localizar algum tipo de documento.
A gesto uma etapa muito importante e de grande desafio encarado pelas empresas,
pois precisa de planejamento e qualquer interveno na documentao tem que garantir a
preservao das informaes, consequentemente, a guarda da memria organizacional. Muitas
organizaes utilizam-se de um instrumento de software para a Gesto Eletrnica de
Documentos (GED), que se destaca como ferramenta que facilita na rapidez na recuperao
de documentos - se houver algum que saiba preparar - e o acesso s informaes das
instituies.
Flores (2000, p. 17), em sua dissertao de mestrado considera, que

Gerenciamento Eletrnico de Documentos surgiu como uma das divises da

Tecnologia da Informao, e que basicamente, visa proceder o gerenciamento de
documentos, ou como terminologicamente mais conhecido e adotado pela
Arquivstica, de Gesto de Documentos. A caracterstica nova que o GED procede
a Gesto de Documentos de forma eletrnica, e deve-se ressaltar que no somente a
gesto de documentos eletrnicos que so os originalmente produzidos em meio
eletrnico mas sim, que as iniciativas em relao a gesto de documentos so
procedidas com o uso da Tecnologia, de forma eletrnica, constituindo-se assim no
GED.

Lopes e Monte (2004, p. 46) abordam que

O GED tem como objetivo gerenciar o ciclo de vida das informaes desde sua
criao at o seu arquivamento. As informaes podem, originalmente, estar
registradas em mdias analgicas ou digitais em todas as fases de sua vida. Podem
ser criadas, revisadas, processadas e arquivadas em papel. Podem ainda ser criadas
em mdias eletrnicas, processadas a partir dessas mdias e arquivadas
eletronicamente.

24

Koch (1998) em uma entrevista concedida ao Jornal A Gazeta do Esprito Santo

aborda que o Gerenciamento Eletrnico de Documentos

Significa tornar documentos disponveis de forma extremamente eficiente para o

usurio e permitir a recuperao desses documentos atravs de estruturas eletrnicas.
Essa eficincia na hora de localizar os documentos possvel atravs da atribuio
de mltiplos ndices eletrnicos que permitem a recuperao mais rpida dos dados.
Chama-se o sistema de gerenciamento eletrnico porque as mdias usadas para
guardar os documentos so eletrnicas, como discos magnticos e pticos.

Embora exista a preocupao com a gesto de documentos, que vem aumentando cada
vez mais, uma grande parte das solues de Gesto Eletrnica de Documentos (GED) que
existem no mercado tem uma elevada despesa de implantao e precisam de licenas de
software para ser utilizada, sem a utilizao dessas licenas diminuem as possibilidades de
uso da ferramenta, no esquecendo que muitas delas no levam em conta recomendaes e
normas da Arquivologia.
A Resoluo de n 20 de 16 de julho de 2004 do Conselho Nacional de Arquivos
(Conarq), que dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto
Arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos, aborda que a gesto arquivstica de documentos, independente da forma ou do
suporte adotados, tem por objetivo garantir a produo, a manuteno, a preservao de
documentos arquivsticos fidedignos, autnticos e compreensveis, e o acesso a estes. (Brasil,
2004).
Rondinelli (2005, p.64) apresenta que

A comunidade arquivstica internacional reconhece o sistema de gerenciamento

arquivstico de documentos como um instrumento capaz de garantir a criao e a
manuteno de documentos eletrnicos confiveis ou, segundo a diplomtica
arquivstica contempornea preconizada por Duranti, de documentos fidedignos e
autnticos.

Gesto Eletrnica de Documentos (GED) no s digitalizar documentos de qualquer

jeito com propsito de preservao ou acesso. Gerenciar documentos fsicos e eletrnicos a
partir da gesto documental uma soluo que traz bons resultados para as empresas, como
reduo de espao fsico, faz busca de informao com agilidade e preciso, tem um controle
documental e uma maior praticidade na hora das transaes entre as empresas, entre outros,
ressaltando que a Gesto Eletrnica de Documentos (GED) sozinha no organiza de maneira
nenhuma a documentao das instituies, sendo necessrio o auxlio de um profissional

25

qualificado para tal, surgindo assim oportunidade do arquivista, que com o uso da gesto
documental e dos instrumentos arquivsticos poder controlar os prazos dos documentos no
deixando guardados documentos com prazo de guarda passado, tudo isso sendo possvel a
partir da gesto de documentos fsicos, que o primeiro passo antes de qualquer uso de
tecnologia.
Figura 2 Ilustrao de como funciona o GED.

Fonte: Elaborada pela prpria autora.

No Brasil, ainda muito conhecido como GED Gesto Eletrnica de Documentos,

mas muitos j o chamam mundialmente de ECM Enterprise Content Management, traduo
para Gerenciamento de Contedo Empresarial, como muitas empresas brasileiras j o
chamam. Esse um importante instrumento de acesso e de auxlio de arquivamento de
documentos, se trabalhado em conjunto com a gesto documental, permite a preservao de
documentos originais j que os mesmos tero uma diminuio de manuseio, posto que o
acesso seja feito de modo digital, solicitando a documentao fsica s quando for
extremamente necessrio. Santos (2012, p. 33) diz que o ECM - Enterprise Content
Management uma maneira mais simplificada de se explicar o GED com a sofisticao que
a web permite. Mas, em essncia, a mesma coisa.
Adquirir e implantar a Gesto Eletrnica de Documentos (GED) nas empresas ainda
no uma tarefa simples e nem barata, visto que necessita de um aparato tecnolgico
atualizado e pessoas com conhecimento na rea da tecnologia e Arquivologia. Vale salientar
que o Brasil tem uma referncia a respeito da gesto eletrnica de documentos, onde na
Resoluo n 25, de 27 de abril de 2007 em seu artigo 2 afirma que

O e-ARQ Brasil tem por objetivo orientar a implantao da gesto arquivstica de

documentos, fornecer especificaes tcnicas e funcionais, bem como metadados
para orientar a aquisio e/ou desenvolvimento de sistemas informatizados,

26

independentes da plataforma tecnolgica em que forem desenvolvidos e/ou

implantados.

A gesto de documentos pode acontecer independente do suporte no qual a informao

est registrada, s que o uso da Gesto Eletrnica de Documentos (GED) mais utilizado em
documentos que so digitalizados e transformados em imagens para serem utilizados depois.
Assim, o documento podem receber um tratamento para melhoria da imagem, devendo ainda
ser indexado para facilitar na hora da localizao. Porm, ser mais utilizado no significa ser
unicamente usado com esse propsito, podendo se fazer uso para os documentos digitais,
aqueles que j nascem em meio digital, como exemplo os e-mails institucionais, que
considerado documentos arquivsticos, e um documento criado, transmitido e recebido pelo
meio das redes de computadores decorrente das demandas administrativas.
Koch (1998), em entrevista dada ao Jornal A Gazeta do Esprito Santo, aconselha:

A iniciarem um sistema de GED usando o correio eletrnico de forma menos

agressiva para o usurio acostumado a ler documentos em papel, j que,
teoricamente, a leitura de e-mails feita na tela do micro. Digo teoricamente porque
quem recebe um e-mail imprime o documento porque ainda quer ter os dados em
papel, mas com o passar do tempo, acaba abandonando lentamente esse costume.

Santos (2005, p. 149) traz que

A necessidade de gerenciar mensagens eletrnicas, como facilmente perceptvel

nas instituies contemporneas, deve-se a seu uso muito difundido e, em muitos
casos, substituindo a produo de algumas correspondncias tradicionais. A
mensagem eletrnica uma ferramenta poderosa que permite rapidez na troca de
informaes e tomada de decises, como resultado desde fato, a nica forma de
registrar esses novos procedimentos administrativos por meio da gesto de
mensagens eletrnicas.

Precisamos identificar as mensagens eletrnicas como documentos arquivsticos, pois

s assim poderemos submet-las aos princpios da gesto arquivstica.

27

PRESERVAO E ACESSO NO UNIVERSO DIGITAL

Para uma gesto documental eficiente faz-se necessrio entender os procedimentos

para a preservao digital, pois sabemos que temos uma grande necessidade em registrar e
guardar informaes, seja na forma fsica ou de maneira digital, sabendo que esta ltima
bem mais delicada do que a primeira - Paul Conway (2001) tem como bom exemplo o papiro,
que, embora seja bastante frgil, mesmo hoje ainda legvel. Em contrapartida, tem o
disquete, que hoje quase impossvel de ter as informaes registradas nele de serem lidas,
so informaes praticamente ilegveis na atualidade. A questo que a sobrevivncia do
disquete muito maior do que a sobrevivncia dos sistemas de computadores que geram
informaes para que o disquete possa ser lido.
Dependemos de mquinas, que ligeiramente se tornam obsoletas, mesmo com grandes
revolues que tivemos a respeito de registro e armazenamento, passando desde o papiro at o
meio digital, mesmo assim ainda caminhamos com um grande dilema, a longevidade dos
suportes utilizados para armazenar as informaes que vem diminuindo enquanto
paralelamente vem aumentando a quantidade de registro e armazenamento. Antes as
informaes registradas eram visveis ou palpveis e hoje com o meio digital no vemos
informao registrada em si, precisamos confiar que ela est ali, seja dentro de um CD,
pendrive, disco rgido, entre outros.
Tendo que proteger os documentos, podemos dizer que trabalhamos com a ideia de
preservao para garantir a sua integridade, seja ela fsica ou intelectual. Ferreira (2006, p. 33)
traz em seu livro Preservao no Universo Digital que garantir a integridade do suporte
fundamental para que a informao nele armazenada possa ser correctamente interpretada. O
mesmo autor aborda ainda que para um historiador um objecto autntico se a sua
identidade e integridade no foram comprometidas (FERREIRA, 2006 p. 49). Ento, para se
pensar em preservao temos que pensar em polticas, tem que manter o documento ntegro e
autntico e tambm pensar em polticas para que possamos minimizar a deteriorao dos
documentos e de renovar o uso do acesso s informaes registradas.
Muitos ainda afirmam que a preservao diferente do acesso, e que elas s so
atividades relacionadas. Para Conway (2001, p. 14), no tocante a documentos fsicos,
possvel atender as necessidades de preservao de uma coleo de manuscritos, por exemplo,
sem resolver os problemas de acesso. De maneira semelhante, o acesso a materiais eruditos
pode ser garantido por um longo perodo de tempo, com a adoo de uma ao concreta de
preservao.

28

Hoje em dia, porm, incoerente pensarmos em preservar sem pensar tambm na

questo de acesso, Conway (2001, p. 15) fala que recentes estratgias de gerenciamento de
preservao, contudo, consideram que uma ao de preservao dever ser aplicada a um item
com o objetivo de torn-lo disponvel para uso. tanto que o autor ainda fala que a
preservao no universo digital descarta toda e qualquer noo dbia que entenda preservao
e acesso como sendo atividades distintas. (CONWAY, 2001, p. 15) Portanto, as novas
maneiras do ato em si de preservar tem a finalidade tambm de disponibilizar para o acesso,
que no meio digital no existe distino em preservar e dar acesso.
Os documentos eletrnicos em alguns pontos podem afetar a sua autenticidade e seu
acesso, visto que esses documentos tm facilmente a deteriorao do suporte, a obsolescncia
tecnolgica, alm disso, podemos ter operaes no autorizadas, resultando em falsificao sendo assim, importante que constituam estratgias de segurana que garantam a
preservao do documento autntico.
A preservao precisa ter aes para garantir a autenticidade e acessibilidade dos
documentos independente do tempo que for preciso. A Constituio Federal de 1988, no
artigo 5, assegura a todos o direito de acesso informao. Agora, com a Lei de Acesso
Informao, N 12.527 de 2011, o acesso informao tornou-se a regra e o sigilo a exceo,
e que a gesto da informao deve ser transparente e propiciar o amplo acesso. Portanto, as
empresas precisam se adaptar a essa realidade, visto que muitas tm suas informaes no
estruturadas, desordenadas, que dificultam o acesso com agilidade e rapidez.
A admirao pelas novas tecnologias no de agora e o mercado, hoje em dia, tem
percebido que muitas empresas esto querendo comprar ferramentas para melhorar o acesso
s suas informaes, portanto, tem aumentado bastante a oferta dos instrumentos que
facilitam tal acesso, o mercado altamente competitivo, s que as empresas tm que comprar
ou desenvolver uma soluo tecnolgica de acordo com sua real necessidade, fazer escolhas
bem planejadas para que no acabem trazendo maus resultados ao longo do tempo s prprias
empresas, sem se esquecer de que a preservao no meio digital tem que estar includa ao
sistema como um todo, seja ao documento ou a sua guarda. Para tanto, deve-se antes de tudo
pensar em uma avaliao inicial que mostre os limites e as necessidades da instituio que
almeja ter um projeto de digitalizao, tem que ter exigncias quanto ao software, para que
tenha atravs da indicao de necessidade, uma adaptao se necessrio do produto, visto que
cada vez mais dependemos dos suportes onde esto armazenadas as informaes.
Vale destacar que o documento digitalizado no ser igual ao original e no substitui o
original que deve ser preservado, no podemos descartar certos tipos de documentos originais

29

mesmo que ele esteja digitalizado. Uma comparao que atualmente nem um documento
autenticado por tabelio que tem f pblica tem o mesmo valor de um original. O artigo 223
do Cdigo Civil expe em linhas gerais que mesmo um documento digitalizado e autenticado
por tabelio deve ter seu original exigido, se questionado. Para tanto, mesmo sabendo de
todos os custos que se tem com o arquivamento dos documentos de papel, no podemos ainda
descartar certos tipos de documentos simplesmente por eles estarem digitalizados, por questo
de segurana e principalmente por no existir amparo legal para isso.
A lei de N 12.682 de 9 de julho de 2012, que dispe sobre a elaborao e o
arquivamento de documentos em meios eletromagnticos, entrou em vigor, porm teve trs
dos oito artigos vetados. Sobre os trechos vetados, o artigo 2 dizia que constava a integridade
do documento digital, o original poderia ser descartado com exceo dos documentos de valor
histrico; o artigo 5 declarava que decorridos os respectivos prazos de decadncia ou
prescrio, os documentos armazenados em meio eletrnico poderiam ser eliminados; j o
artigo 7 dizia que os documentos digitalizados teriam o mesmo valor jurdico do documento
original. Para a lei a digitalizao no obrigatria, pois diz que os documentos mesmo que
digitalizados devem ser preservados de acordo com a legislao pertinente.
A presidenta Dilma Rousseff vetou parcialmente a lei afirmando que os artigos
vetados iam contra o interesse do pblico. As razes que levaram a vetar os artigos 2, 5 e 7,
segundo a mensagem de N 313 de 9 de julho de 2012, foram as seguintes:

Ao regular a produo de efeitos jurdicos dos documentos resultantes do processo

de digitalizao de forma distinta, os dispositivos ensejariam insegurana jurdica.
Ademais, as autorizaes para destruio dos documentos originais logo aps a
digitalizao e para eliminao dos documentos armazenados em meio eletrnico,
ptico ou equivalente no observam o procedimento previsto na legislao
arquivstica. A proposta utiliza, ainda, os conceitos de documento digital,
documento digitalizado e documento original de forma assistemtica. Por fim, no
esto estabelecidos os procedimentos para a reproduo dos documentos resultantes
do processo de digitalizao, de forma que a extenso de efeitos jurdicos para todos
os fins de direito no teria contrapartida de garantia tecnolgica ou procedimental
que a justificasse. (BRASIL, 2012).

V-se claramente que quem fez o texto de veto teve mais conhecimento da rea do que
quem elaborou a lei, visto que a lei traz mais confuses do que esclarecimentos. preciso um
decreto que traga bem claramente todos os pontos de dvidas que emergiram quando a lei foi
aprovada, especificar conceitos como que o texto de veto questiona. Mas uma coisa certa, a
gesto documental sendo usada, juntamente com a tabela de temporalidade bem elaborada e
com a digitalizao, pode trazer pontos positivos bastante relevantes a qualquer instituio.
Alm de facilitar o acesso aos usurios tambm contribui para preservao do acervo

30

documental, visto que ir diminuir o manuseio do documento original, as instituies tero

uma diminuio de espao fsico, porm, a realidade que muitas empresas no tm uma
gesto documental e tm arquivado muitos documentos com idade prescrita, podendo j ter
sido eliminados.
Sempre que for possvel deve-se digitalizar a partir do original, pensando na questo
de qualidade do trabalho, mas lembrando de que quanto maior a resoluo, maior ser o
arquivo e mais pesado o armazenamento. Deve-se aprender a selecionar a melhor maneira de
produo por questes de acesso e preservao, sendo esse requisito discutido antes mesmo
da execuo do projeto de digitalizao na empresa. A Carta para a preservao do
Patrimnio Arquivstico Digital Preservar Para Garantir o Acesso afirma que
A preservao de documentos arquivsticos tem por objetivo garantir a
autenticidade e a integridade da informao, enquanto o acesso depende dos
documentos estarem em condies de serem utilizados e compreendidos. O desafio
da preservao dos documentos arquivsticos digitais est em garantir o acesso
contnuo a seus contedos e funcionalidades, por meio de recursos tecnolgicos
disponveis a poca em que ocorrer a sua utilizao. (Conarq 34 reunio plenria
P. 2).

Mesmo que as organizaes utilizem algo no sentido de preservao digital, atravs de

algum tipo de estratgia, ainda assim no podem afirmar que elas no geral esto prontas para
enfrentar os problemas ligados perda dos elementos digitais que tm que ter preservao por
longo tempo. Para tentar amenizar as perdas, seja no tratamento em documentos nato-digitais
ou eletrnicos, tem-se que pensar em mtodos de preservao digital, mtodos estes que
precisam garantir que o objeto digital esteja disponvel de maneira utilizvel ao longo do
tempo.

31

PROJETO

DE

IMPLANTAO

DA

GESTO

ELETRNICA

DE

DOCUMENTOS (GED) EM COOPERATIVAS DE CRDITO

O projeto de implantao da Gesto Eletrnica de Documentos (GED) teve como

objetivo ser uma soluo tecnolgica na cooperativa Central de crdito que abrangesse as suas
filiadas do Norte e Nordeste, visando minimizar a troca de documentos via malotes ou sedex
entre as mesmas.
A ideia de ser implantada a Gesto Eletrnica de Documentos (GED) nas cooperativas
de crdito, aqui analisadas, teve em um primeiro momento uma ampliao, que antes de
qualquer realizao de implantao do sistema de gesto eletrnica, as filiadas da cooperativa
Central teriam que ter uma orientao prvia no que diz respeito organizao dos acervos
fsicos existentes, a documentao do arquivo de cada filiada em si, e para a realizao dessa
atividade teria como responsvel um especialista da rea da Arquivologia para repassar as
informaes adequadas s mesmas. Porm, esse enfoque terico versus prtica s pode
ocorrer posteriormente s implantaes da Gesto Eletrnica de Documentos (GED),
atividade essa que teve incio ainda no ano de 2012, com uma minoria de filiadas, e as demais
s tiveram a implantao em 2013.
Sabemos que esse caminho de realizar a gesto documental primeiro do que a
implantao da GED nas filiadas fundamental para o sucesso do projeto, visto que a Gesto
Eletrnica de Documentos parte da gesto documental, e no o inverso, pois no tem como
ter uma Gesto Eletrnica de Documentos de fato, com sucesso, sem fazer uma organizao
fsica dos documentos previamente, visto que se a empresa tem um caos no arquivo fsico
poder acarretar futuramente em tambm um caos no meio digital, porm, a empresa optou
por pular essa etapa e s fazer posteriormente a implantao do sistema, situao errada do
ponto de vista da Arquivologia.
A adeso GED teve como justificativas da cooperativa central viabilizar o processo
de auditoria distncia nas filiadas e a possibilidade de implantar um trabalho virtual, a fim
de diminuir os custos com despesas; ter uma proteo contra catstrofes, j que os arquivos
eletrnicos tm um procedimento de backup; concentrar em um nico sistema a gesto o
armazenamento e o acesso das informaes da empresa, independente da forma como estas se
encontram, sejam em imagens digitalizadas ou arquivos digitais (word, planilha, e-mails etc).
Os benefcios visados pelo projeto so a maior agilidade no processo de localizao
de documentos, compartilhamento de arquivos, melhor aproveitamento e economia do espao
fsico, padronizao, melhoria e automatizao de processos, inicialmente do setor de

32

contabilidade, passando posteriormente aos demais setores da empresa, alm de reduo dos
custos com cpias e insumos de impresso tanto da cooperativa de crdito Central quanto de
suas filiadas, e tambm a integrao entre a soluo da Gesto Eletrnica de Documentos
(GED) e os processos de negcios de outros sistemas j utilizados pelas cooperativas,
proporcionando a visualizao de contratos assinados de emprstimos e ttulos de depsitos a
prazo, visualizao dos documentos de associao dos cooperados e consulta aos cartes de
assinatura dos caixas.
Sabemos que a utilizao apenas da Gesto Eletrnica de Documentos (GED) na
empresa no se faz possvel ter uma reduo de espao fsico, para isso preciso de uma
gesto documental e tambm de uma tabela de temporalidade.
Quanto aos benefcios do gerenciamento para as empresas, Koch em uma entrevista
dada ao Jornal A Gazeta do Esprito Santo (1998) aborda que

O que mais tem sensibilizado as organizaes para investir em sistemas de GED a

possibilidade de aumento da produtividade e competitividade numa economia cada
vez mais globalizada. Sem dvida, as mdias analgicas (papel e microfilme) so
mdias que em situaes de frequente acesso no conseguem trazer ganhos de
produtividade aos processos tradicionais de negcios. A rpida localizao de
documentos ajuda a tornar mais eficiente o servio prestado por uma empresa. Mas
existem outros fatores complementares que ajudam a justificar ou viabilizar a
implementao de projetos desse tipo, tais como proteo contra catstrofes.
difcil fazer cpias de segurana de papel, enquanto em arquivos eletrnicos o
procedimento de backup trivial. [...] Mas, no comeo, nem todos tm essa viso de
ganhos de produtividade. Tambm leva-se em conta a economia com reduo de
custos, como eliminar gastos com arquivos fsicos. A reduo de custos sem dvida,
tambm uma justificativa.

A empresa ainda salientou que a no realizao do projeto acarretaria na consequncia

de continuar incorrendo no risco de extravio ou falsificao de documentos, nos elevados
custos da auditoria interna nas filiadas, na ameaa de documentos devido a instalaes fsicas
precrias dos arquivos e deteriorizao dos documentos, conclumos que no h gesto
documental para que esses fatos ocorram.
A empresa tambm fez uma estrutura analtica de como o projeto deveria percorrer,
dividindo a implantao da Gesto Eletrnica de Documentos (GED) em quatro grandes
etapas: a primeira como planejamento do projeto, que teria o termo de abertura do projeto, a
tipificao e volume dos documentos, a prova de conceito que so perguntas sobre o software
a cada fornecer para conseguir identificar o melhor para a empresa, os recursos tecnolgicos,
a equipe de trabalho, o cronograma do projeto entre outros; a segunda etapa seria a execuo
do projeto, com a criao do setor de Gesto Eletrnica de Documentos (GED), a aquisio

33

do software, dos scanners, os treinamentos, entre outros; na terceira etapa seria j o

monitoramento do projeto, com os relatrios de acompanhamento e a lista de verificao das
atividades; e por ltimo a etapa de encerramento, com o aceite final do resultado do projeto e
o registro de lies aprendidas.
Quadro 2 Cronograma do GED na etapa de evoluo para as filiadas

Atividade

Data Inicial10

Iniciao
Aprovao em reunio com
todos os representantes das
filiadas presentes para aquisio
de licenas e scanners;
Planejamento
Definio do escopo do projeto,
do cronograma, do roteiro de
atividades, do fechamento da
compra das licenas e scanners;
Execuo
Garantir requisitos mnimos de
hardware
para
rodar
o
aplicativo, recebimento das
licenas e scanners; etapa de
implantao nas filiadas e dos
treinamentos;
Monitoramento
Acompanhamento de todas as
atividades, independente do
setor encarregado para a
realizao para manter um
padro de comunio entre
todos, assim possvel todos
que fazem parte do projeto saber
como anda as etapas.

12 e 13 de abril de 2012

12 de abril de 2012

17 de maio de 2012

09 de maio de 2012

Fonte: Elaborado pela prpria autora.

O projeto ainda trouxe que o limite para sua implantao em curto prazo estaria
condicionado atuao dos setores da contabilidade e auditoria, e que a sua evoluo
dependeria de ser primeiramente implantado na cooperativa Central, como projeto piloto, e s
10

Colocado apenas a data inicial porque vrias etapas ainda passam por contnua verificao e modificao,
visto que sempre acontece de filiadas solicitarem mais equipamentos, instalaes e treinamentos.

34

depois passaria para ser implantado nas filiadas. O projeto ainda trouxe um esclarecimento de
que a realizao do projeto no eliminaria a necessidade de reter documentos fsicos,
respeitando as tabelas de temporalidade dos documentos e as legislaes que regem tais
documentaes.
O projeto foi pensado para apresentar uma anlise qualitativa dos possveis riscos,
conforme o Quadro 3:
Quadro 3 Anlise dos possveis riscos.

Risco
Probabilidade
Ausncia de patrocnio da Baixa de
diretoria da empresa;
ocorrer;

Impacto
Contingncia
Alto;
Tornar explcito os objetivos do
projeto;

No comprometimento
dos setores;

Baixa;

Alto;

Escolha tecnolgica
inadequada capacidade
de crescimento;

Baixa de
acontecimento;

Alto;

Rpida obsolescncia da
tecnologia digital, como
hardware, software e
formatos;

Alta de
acontecer;

Alto;

Descontinuidade de
investimentos no parque
tecnolgico;
Imaturidade da legislao
quanto ao descarte de
documentos;
Instabilidade tcnica da
soluo;
Resistncia ao novo
modelo de trabalho.

Baixa;

Alto;

Alta;

Alto;

Comprometimento de cada gerente

dos setores com os resultados
setoriais do projeto;
A participao dos tecnlogos da
informao na concepo do
projeto, implantao e
gerenciamento dos sistemas
eletrnicos de gesto de
documentos;
Teria a participao dos tecnlogos
da informao na concepo do
projeto, implantao e
gerenciamento dos sistemas
eletrnicos de gesto de
documentos;
De haver comprometimento da no
descontinuidade por parte da
direo;
Sem plano de contingncia;

Alta;

Alto;

Sem plano de contingncia;

Alta.

Alto.

Treinamentos e conscientizao.

Fonte: Elaborado pela prpria autora.

A partir das anlises desses possveis riscos a Central comeou, em 2011, a dar incio
a uma nova fase institucional, na qual, posteriormente, caso tivesse sucesso, passaria a
implantar tambm o mesmo software em suas filiadas.

35

5.1

SOFTWARE

A escolha do software mais adequado instituio exigiu bastante pesquisa e cautela,

antes de tudo foi pensado um pr-estabelecimento de alguns requisitos por parte da empresa
que o software deveria ter antes de ser escolhido, como:
Manipulao de documentos estruturados e gerenciamento de componentes
(capacidade de separar o contedo da estrutura lgica do documento);
Tratamento de documentos no estruturados (gerenciamento de documentos formados
por blocos de dados sem estrutura);
Capacidade de autoria de documentos (possibilidade de edio do contedo dos
documentos atravs da prpria ferramenta gerencial);
Definio de tipos de documentos (interface prpria de criao e manuteno de tipos
estruturados de documentos);
Manipulao de mltiplos formatos de dados (textos, planilhas, imagens, objetos
multimdia, etc.);
Tratamentos de verses (gerenciamento de verses e manuteno do histrico de
alteraes dos documentos);
Segurana e proteo (poltica de acesso dos usurios aos documentos);
Flexibilidade de apresentao e visualizao (diferenas formatos de sada, zoom,
etc.);
Integrao com ferramentas especficas de auditoria (capacidade de trocar informaes
com ferramentas externas, integrao com sistemas existentes);
Controle e acompanhamento de revises (gerenciar os ciclos de aprovao e pareceres
dos diversos revisores);
Capacidade de execuo em ambiente de internet (web);
Informao da localizao fsica dos documentos;
Gesto de grandes volumes de documentos;
Multi-empresa;
Indexao ampla;
Mtodos de pesquisas com mecanismo de busca por palavras;
Atualizao tecnolgica (software escalonvel);
Garantir a consistncia e integridade dos dados.

36

Alm disso, teve um levantamento das provveis tecnologias disponveis no mercado,

levantamento de possveis fornecedores, chegando a um total de 18 empresas avaliadas, e um
desenvolvimento de um plano de seleo para os fornecedores, chamado pela empresa de
prova de conceito, que tinha como propsito estabelecer um questionrio de avaliao de
produtos dos fornecedores. Tal questionrio tinha um total de 25 questes, e aps a aplicao
do questionrio foi feita uma consolidao dos dados e uma aprovao dos resultados e como
resultado final chegou-se a escolha do melhor fornecedor que se adequasse s exigncias da
empresa.
Depois da escolha do fornecedor veio escolha de hardware - como o servidor de
sistema, o storage11 (armazenamento dos dados), a aquisio dos scanners e a estrutura de
backup; o recurso quanto aos softwares - como a aquisio do software para a Gesto
Eletrnica de Documentos (GED) e a aquisio do software de backup; e tambm o setor de
recursos humanos, que j tinha disponvel um funcionrio, do qual graduando em
Arquivologia, e a contratao de uma estagiria, tambm provinda do mesmo curso.
Comearam a partir da as instalaes fsicas para um setor de Gesto Eletrnica de
Documentos (GED), a negociao dos contratos e a redao dos contratos dos quais foram
requisitos da tecnologia da informao da empresa e, posteriormente, o fechamento dos
contratos, o parecer jurdico e as respectivas assinaturas dos contratos.
O software selecionado foi o Laserfiche12, por ter sido o que mais se encaixou nos
requisitos pr-estabelecidos pela instituio, alm de ter um fcil manuseio e tambm por ter
credibilidade reconhecida no mercado. Tal software estruturado em dois mdulos: o console
de administrao, onde os usurios administradores executam tarefas de configurao e
gerenciamento do armazenamento, digitalizao, indexao dos documentos, acesso, podendo
dar limitao de acesso aos outros usurios e alterao de login e senha; e o Laserfiche
Cliente, onde os usurios podem digitalizar, visualizar e imprimir documentos, de acordo com
seu perfil de usurio e com permisses de acesso pr-estabelecidas para cada usurio. Existem
assim dois tipos de usurios, o administrador e o cliente, a Central tem administrador e
clientes, j as filiadas so s os clientes. O administrador fica com administrao e criao das
11

Storage um hardware que contm slots para vrios discos, ligado aos servidores atravs de ISCSI ou fibra
tica. O storage uma pea altamente redundante e cumpre com louvor a sua misso, que armazenar os dados
da sua empresa com segurana. (http://www.infob.com.br/site/hardware/storage-um-item-essencial/ Acesso em
28 jul. 2013)
12

http://www.laserfiche.com/pt-br

37

contas dos clientes, j os clientes so definidos de acordo com a estrutura organizacional e o

acesso deles definido de acordo com os setores.
O acesso ao sistema competidor, ou seja, cada licena d direito a acessar
simultaneamente trs usurios. Se um quarto usurio tentar acess-lo simultaneamente no
vai conseguir conectar e s conseguir se um dos outros trs se desligar do sistema.
O sistema selecionado contratado no tem limite de armazenamento de imagem,
dependendo apenas do servidor na empresa, alm de ter outro servidor em outra cidade que
atua como backup dirio de todos os documentos digitalizados. Os documentos so
armazenados com uma nomenclatura padronizada utilizada pela instituio que foi criado pelo
funcionrio que graduando do curso de Arquivologia e tm uma estrutura organizacional no
sistema de acordo com o organograma da empresa, desenhada nas formas de pastas e
subpastas, bem parecido com o que estamos acostumados no Windows Explorer.
O software admite que documentos impressos sejam digitalizados atravs do scanner
e ainda armazenar arquivos eletrnicos j existentes, alm do sistema ter uma ferramenta que
possibilita gerar uma cpia de um documento eletrnico no formato do Laserfiche - tal
ferramenta chamada de Snapshot -, que funciona parecido quando geramos um documento
em PDF (Portable Document Format - Formato Porttil de Documento).
Figura 3 - Como funciona o Laserfiche ilustrativamente.

Fonte: Internet (http://www.novateccorp.com/ged/laserfiche.php Acesso em 28 jul. 2013).

38

5.2

IMPLANTAO

Quando teve a implantao do piloto, foi realizado um levantamento das necessidades

dos usurios do sistema, como refinamento dos primeiros dados coletados de quando tinham
comeado a pensar em implantar a Gesto Eletrnica de Documentos (GED), houve uma
categorizao dos documentos, como tambm a configurao do software para os documentos
levantados e para os requisitos de segurana, comeou-se a digitalizar os documentos a fim de
perceber a velocidade, a capacidade dos scanners e treinamento aos usurios do novo sistema.
Aps isso, ocorreu um acompanhamento da operao, alguns ajustes finais e na atualidade
existe um suporte para eventuais dvidas que possam surgir a partir da utilizao da
ferramenta em seu dia a dia.
Posteriormente, comearam os estudos para ver a melhor maneira de instalar a Gesto
Eletrnica de Documentos (GED) nas 27 filiadas. Iniciou-se com a implantao presencial - o
funcionrio da Central vai a cada cooperativa filiada, instala o software, passa as informaes
necessrias para o uso da mesma, fazia um acompanhamento e depois partia para a prxima
filiada. A diretoria da Central, percebendo que dessa maneira iria se perder muito tempo, por
conta do deslocamento do funcionrio, resolveu fazer a instalao remotamente: acessando o
computador da pessoa responsvel pela digitalizao da filiada de um computador da Central,
fazia posteriormente um treinamento via vdeo conferncia e a partir da a filiada comeava a
fazer uso do novo sistema; caso necessitasse de auxlio em algo, bastava entrar em contato
com a Central e no mesmo momento lhe era dado suporte de uma maneira mais simples e
fcil possvel. Alm do funcionrio designado para tal tarefa e da estagiria contratada para a
mesma realizao, contaram com o auxlio de um setor chamado infra-estrutura, da Central,
onde ficam as pessoas responsveis pela rea da tecnologia que ajudam caso venha a surgir
alguma dvida mais especfica de informtica.
At o incio do ms de agosto de 2013, alm da Central j foi implantado o sistema em
25 das 27 filiadas, e no momento h estudos de como incorporar nas 02 filiadas restantes que,
diferente das demais, j fazem uso do mesmo sistema de Gesto Eletrnica de Documentos
(GED), porm no interligado com a Central. A cooperativa Central estuda uma maneira de
estar preparada para transferir as imagens que as filiadas j tm para o seu servidor para poder
fazer o tratamento das imagens, caso elas queiram aderir tambm ao projeto, visto que essas
filiadas que ainda no aderiram ao projeto tm uma grande quantidade de imagens j

39

digitalizadas, pois j fazem esse processo h alguns anos, s a partir da elas vo poder fazer o
uso do software Laserfiche interligado junto com as demais.
Salientamos que deve acontecer primeiramente a gesto documental para depois fazer
a instalao do novo sistema, porm, nas filiadas aconteceu o inverso, s aps a instalao da
GED em todas as filiadas foi que aconteceu a visita tcnica do funcionrio da Central nas
filiais para ver como estavam as documentaes fsicas e oferecer o suporte as mesmas.
Destacamos que a Gesto Eletrnica de Documentos (GED) est inserida na gesto
documental, e no ao contrrio. Assim, do ponto de vista arquivstico a implantao da GED
no teve o devido preparo, inicialmente, com a gesto documental.

40

ANLISE E INTERPRETAO DOS DADOS COLETADOS

Buscando identificar o que o projeto da implantao da Gesto Eletrnica de

Documentos (GED) trouxe as filiadas, procedemos com a anlise e interpretao dos dados.
Nesta pesquisa utilizamos o mtodo qualitativo com o uso da observao participante e da
aplicao do questionrio para analisar e interpretar os dados coletados.
Para melhor entendimento, optamos por analisar nossos dados considerando trs
aspectos: o primeiro aspecto, as questes de um at trs, relativas ao perfil dos colaboradores
responsveis pelo novo sistema nas filiadas, utilizando os seguintes pontos: grau de instruo,
responsabilidade por atividades na empresa e rea de conhecimento. O segundo aspecto, da
questo quatro a nove, analisamos os servios do arquivo e da Gesto Eletrnica de
Documentos (GED): a avaliao da recuperao da informao antes e depois do novo
sistema, a avaliao do software, o fator do projeto ter partido da cooperativa Central para as
filiadas, o grau de satisfao e os pontos positivos e negativos do projeto. E por ltimo, o
terceiro aspecto, as sugestes de melhorias do suporte que a Central oferece s filiadas.

Questo 1:

Qual seu grau de instruo?

Ensino Mdio/Tcnico
7,69% (cursando)
15,38% Ensino Superior (cursando)
61,53% Ensino Superior Completo
15,38% Ps-graduao
O questionamento inicial estava relacionado ao grau de instruo dos respondentes. Os
resultados apontaram que 7,69% cursam o ensino mdio/tcnico, 15,38% cursam o ensino
superior, 61,53% tm ensino superior completo e 15,38% tem ps-graduao, porm, no
especificaram se lato sensu (especializao ou MBA - Master Business Administration) ou
stricto sensu (mestrado ou doutorado). As empresas contam com os arquivos para administrar
eficazmente suas informaes.
Um arquivo organizado e que faz uso da gesto documental tem muito a oferecer, para
tanto as empresas precisam de profissionais qualificados para exercer as atividades
adequadas. Mesmo tendo conhecimento de que no h curso superior de Arquivologia em
todos os estados do pas, isso no impede os funcionrios e as instituies de se adequarem s
necessidades mnimas de conhecimento na rea para exercer bem as funes. Tomamos

41

conhecimento, a partir da observao, que nenhum dos respondentes tem curso superior na
rea da Arquivologia, tendo apenas a Central profissionais nessa rea.
Questo 2:

Alm da digitalizao voc tambm responsvel pelo arquivo

fsico da filiada ou exerce algum outro tipo de atividade?
53,84% Exerce outro tipo de funo alm da digitalizao
15,38% Responsveis por algum tipo de documentao da filiada
15,38% Exerce exclusivamente a digitalizao
7,69% Responsvel pelo arquivo
7, 69% Optou por no responder
O segundo questionamento tratava das atividades desenvolvidas pelos respondentes na
filiada, onde 53,84% afirmaram exercer outro tipo de funo alm da digitalizao - tivemos
como exemplo de resposta que alguns ainda trabalham como secretaria, com manuteno de
computadores e assistncia aos funcionrios e cooperados da filiada, exercem atividade do
administrativo pessoal, contbil, servio de cobrana, cadastro, emprstimo e abertura de
conta. Apenas 15,38% dos respondentes afirmaram que so responsveis por alguma parte
dos documentos da filiada, como contratos de terceiros e contas a pagar. S 15,38%
afirmaram exercer exclusivamente a digitalizao, 7,69% que responsvel pelo arquivo de
modo geral e 7,69% optou por no responder a questo.
Observamos que temos uma porcentagem mnima de profissionais que trabalham com
a digitalizao e o arquivo como um todo, o que seria o ideal, pois isso pressupe que o
respondente tem um conhecimento melhor a respeito do que est sendo digitalizado e pode
manter a mesma organizao do arquivo no novo sistema. Ser que as pessoas que fazem a
digitalizao e exercem outras atividades no relacionadas s atividades de arquivo tm mais
chances de saber, com profundidade, a importncia do novo sistema, como tambm acerca de
sua gesto documental? Acreditamos que no, pois pode-se observar que algumas das pessoas
que fazem a digitalizao no conseguem sequer manter uma padronizao de pastas e
subpastas no sistema.
Questo 3:

Voc j possua algum conhecimento na rea de Arquivologia e/ou TI

(Tecnologia da Informao) antes de comear a utilizar o GED?
38,46% Nenhum conhecimento nas duas reas
15,38% Possui conhecimento sem especificar a rea

42

46,15% Conhecimento em tecnologia da informao

O questionamento de nmero trs perguntava sobre o conhecimento dos respondentes
na rea de Arquivologia e/ou Tecnologia da Informao antes de comearem a utilizar a
Gesto Eletrnica dos Documentos (GED). Obtivemos como resposta que 38,46% no
possuam nenhum conhecimento das duas reas, 15,38% disseram possuir conhecimento, mas
no especificaram em qual das reas, e 46,15% dos respondentes afirmaram ter conhecimento,
como adquirido na universidade sobre tecnologia da informao, atravs de cursos
preparatrios, conhecimentos intermedirios em computadores e arquivos.
fato que possuir conhecimento sobre o que se est trabalhando, por mnimo que seja,
fundamental. Com a observao foi possvel verificar que nenhum dos respondentes tem
algum conhecimento nas duas reas integralmente. Vale ressaltar que os mesmos ligam
diariamente para a Central a fim de tirar dvidas simples de serem solucionadas a respeito de
qualquer das duas reas, mas de uma forma geral expressam interesse de aprender um pouco
mais sobre o assunto. Sendo assim, julgamos necessrio que haja uma preocupao por parte
das cooperativas filiadas sobre a necessidade de melhor qualificao para os funcionrios que
exeram atividades de digitalizao dos documentos, visto que a documentao e,
consequentemente, o uso da Gesto Eletrnica dos Documentos (GED) s tende a aumentar
com o passar dos anos.
Questo 4:

As atividades desenvolvidas na filiada necessitam dos

servios disponibilizados pelo arquivo e/ou GED?
84,61% Necessitam
15,38% No necessitam
Quanto ao segundo aspecto, o questionamento de nmero quatro procura saber se as
atividades da filiada necessitam dos servios disponibilizados pelo arquivo e/ou do GED. A
maioria dos respondentes, 84,61%, afirmaram que necessitam, sim, dos servios como a
auditoria, os caixas, os pontos de atendimentos ao cooperado que solicitam documentos e
tambm das documentaes de cadastro, recadastramento, contratos de emprstimos.
Afirmaram ainda que o GED facilitou muito o processo de compartilhamento de dados, que
tem busca mais rpida de arquivos, e teve afirmao quanto reduo do arquivo fsico e na
segurana da durabilidade dos arquivos. Entretanto, obtivemos tambm 15,38% dos

43

respondentes que apontaram no necessitar dos servios do arquivo e/ou GED nas atividades
da filiada porm, estes no especificaram o porqu dessa afirmao.
Podemos dizer que as cooperativas filiadas tm necessitado e utilizado os servios
pensando em ter agilidade do acesso s informaes, porm esse benefcio no tem se
estendido a todos os setores, se restringindo basicamente auditoria, aos caixas e aos
cadastros dos cooperados. Com a observao pde ser verificado que a Central tem
incentivado as cooperativas a digitalizarem todos os documentos fsicos e passarem tambm
para o GED os documentos nato-digitais aos poucos, abrangendo assim todos os setores.
Entretanto, tem-se observado que a maioria tem se restringido a fazer o que a Central vem
indicando, algumas digitalizam poucas coisas, outras nada, s quando solicitadas como, por
exemplo, pela auditoria. Isso vem acontecendo por questo cultural, de hbito, onde muitos
no querem mudanas para algo novo ou pela maioria exercerem outras atividades na
instituio que consideram mais importantes, acarretando assim na no utilizao adequada,
ou integralmente, do novo sistema.
Questo 5:

Como voc avalia a recuperao da informao antes e depois da

implantao do GED na filiada?
84,61%
Satisfatria aps o GED
15,38%
Optou por no dispor avaliao
A quinta questo abordava como o respondente avaliava a recuperao da informao
antes e depois da implantao do GED na filiada. Nesse caso, a maioria dos respondentes
(84,61%) assinalou positivamente e respondeu que era satisfatria a recuperao da
informao. Afirmaram que o tempo de espera s solicitaes do pessoal do atendimento por
um documento pedido diminuiu consideravelmente, agilizando os processos da cooperativa;
que antes a busca era demorada no arquivo fsico e que agora apenas digitando uma palavra
ou pequeno texto na busca j se acha o que procura. Vale salientar que um respondente trouxe
um aspecto relevante que sobre lentido no sistema quanto digitalizao. Entretanto,
obtivemos 15,38% das respostas que afirmavam que no tinha concludo ou estava em fase
inicial de implantao do sistema e que no tinha como dispor de uma avaliao, ainda.
Com a obteno das respostas podemos destacar que uma filial comentou sobre a
lentido no processo do novo sistema, onde podemos concluir, atravs da observao diria
com todas as filiadas, que isso ocorre por conta da configurao do computador onde feita a
digitalizao j que, quanto mais simples sua configurao, mais lento ser o processo de

44

rodar o sistema. Quanto aos respondentes das filiais que afirmaram que no houve uma
concluso de implantao, possivelmente esteja faltando dilogo entre ambas as partes,
Central e filiada, visto que para a Central o processo de implantao j foi concludo com
todas as 25 filiadas que participam do projeto. possvel que esteja faltando algo para a filial
que a Central no tomou conhecimento.
Questo 6:

Qual sua opinio a respeito do manuseio do software

Laserfiche?
84,61% Fcil manuseio
15,38% Manuseio Regular
A questo seis perguntava da opinio a respeito do manuseio do software Laserfiche, e
como resultado, 84,61% dos respondentes afirmaram ser de fcil manuseio e 15,38% de ser
manuseio regular. O software Laserfiche muito parecido com o Windows Explorer, a que
muitos j esto acostumados, com pastas e subpastas, uma hiptese que essa porcentagem
de respondentes que acharam o manuseio regular tenha alguma dificuldade bsica de
informtica. Possivelmente preciso investir mais na qualificao dos colaboradores. Ainda
assim, o alto percentual de usurios que consideram fcil o uso do software satisfatrio.
Questo 7:

A Central Norte e Nordeste foi um fator importante/determinante na implantao

do GED na filiada?
92,30%
Sim
7,69%
No
Todo e qualquer projeto tem que passar por testes para ver se ir realmente cumprir a
necessidade para a qual foi criado. Sabemos que muitas vezes por falta de planejamento
prvio acaba-se por no conseguir o que se deseja. A cooperativa Central, depois de muitos
estudos, implantou o projeto de Gesto Eletrnica de Documentos (GED) a fim de suprir as
necessidades reais da empresa, que era de facilitar o acesso s informaes; proporcionar
maior agilidade nas trocas de documentos e reduzir os riscos de perda ou extravio de
documentos. Como o projeto atingiu as expectativas, resolveu-se expandir o uso do sistema
para as filiadas. Pensando nisso, a questo de nmero sete procurava saber se a Central Norte
e Nordeste tinha sido um fator importante/determinante na implantao do GED para a
filiada. Os resultados foram de 92,30% de respondentes que afirmaram que a Central foi, sim,

45

determinante e obtivemos 7,69% de afirmaes de que a Central no foi importante para a

implantao do GED na filiada.
Questo 8:

Qual o grau de satisfao que a filiada tem com a implantao

do GED?
61,53% Satisfao alta
23,07% Pouco satisfeito
15,38% Indiferente
De acordo com a questo oito, a respeito do grau de satisfao que a filiada tem com a
implantao do GED, tivemos 61,53% das respostas afirmando que a satisfao dos
respondentes alta; em contrapartida obtivemos 23,07% das respostas afirmando estarem
poucos satisfeitos, onde um respondente ainda afirmou que no estava satisfeito por conta do
processo de lentido do sistema na hora da digitalizao, esse o mesmo respondente que
apontou anteriormente esse ponto do sistema ser lento. Isso deve ocorrer justamente pelo
mesmo ponto abordado anteriormente, a configurao do computador ou at mesmo se a
lentido no for s na digitalizao em si e estender ao momento de armazenamento das
informaes, onde h ainda a possibilidade do link de internet daquela filiada ser baixo.
Com a observao pode-se verificar que algumas vezes as filiais tiveram problemas a
respeito do link, onde elas topam13 o link, tendo sua utilizao quase no mximo,
acarretando at em lentido e travamento nos caixas que atendem os cooperados. Algumas
filiais j trocaram seus links para evitar esse tipo de problema.
importante esclarecer que nem sempre o fato do link da cooperativa topar est
atrelado ao uso do GED. Esse problema pode partir de outras atividades desenvolvidas pela
filiada. Ainda obtivemos 15,38% das respostas que diziam ser indiferente quanto
implantao ter partido da Central.

13

Cada cooperativa contrata um link de internet para uso empresarial. Todas as imagens das filiadas e da
Central se encontram em um servidor prprio para tal atividade localizado na Central, a pessoa que salvar ou
baixar algum arquivo do Laserfiche far uso da internet, pois todas as filiadas automaticamente acessam o
servidor da Central. Com isso, quanto maior o arquivo, mais pesado ele ser, necessitando usar mais o link de
internet, quanto mais um usurio utiliza um programa que necessita mais da internet os outros em consequncia
acaba ficando mais lento, muitas vezes at parando. A Central, atravs de relatrios gerenciais, tem informaes
importantssimas sobre a utilizao da rede com a internet; sendo assim, possvel saber atravs de que IP
(Internet Protocol) est consumindo mais a internet e com qual programa isso est acontecendo, com isso
entramos em contato com a pessoa para ver o que est acarretando o problema.

46

Questo 9:

Quais os pontos negativos e positivos que o projeto de GED trouxe a

empresa?
7,69% No respondeu
23,07% Apontaram apenas pontos positivos
69,23% Responderam pontos positivos e negativos
Respondendo questo nove, que indagava sobre os pontos negativos e positivos que
o projeto de GED trouxe empresa, constatou-se que 7,69% optaram por no responder a
questo, 23,07% dos respondentes apontaram apenas pontos positivos e 69,23% responderam
pontos negativos e positivos. Os pontos positivos abordados foram a segurana no
armazenamento das informaes; um sistema de acesso gil, maior controle dos documentos,
facilidade no compartilhamento e envio de documentos e a reduo de custos com expedio
de correspondncias para a Central.
Quanto aos pontos negativos foram assinalados a exigncia da Central em s deixar
digitalizar em preto e branco - e que com isso nem todos os arquivos ficam legveis, tendo que
ficar regulando o contraste e o brilho no documento gerando uma perda de tempo; outro ponto
negativo foi que nem todos sabem realmente do que trata o sistema - alguns funcionrios no
sabem a real inteno e acreditam que tudo pode ser resolvido nele, que deveria haver uma
maior conscientizao quanto ao uso. Outro aspecto levantado foi, mais uma vez, a lentido
do sistema e que a auditoria no faz uso do sistema totalmente, ainda solicitando documentos
fsicos; e, para encerrar, um aspecto negativo apontado foi o fato de que apenas uma pessoa
de cada filiada possui acesso ao sistema.
Trouxeram ainda um aspecto que no sobre o software, mas sim quanto ao
equipamento, onde a capacidade de folhas que o scanner suporta de uma nica vez, informado
pelo fabricante, no condiz com a realidade, que o scanner engole folhas e trava com certa
frequncia.
Atravs da observao pode-se dizer que quanto exigncia da Central em s deixar
digitalizar com a tonalidade preto e branco justamente por saber que quanto maior o arquivo
maior ser a dificuldade da filiada em armazen-lo, pois para tal ir necessitar do uso do link
de internet da filiada e quanto maior o arquivo, maior ser a sobrecarga no link, afetando as
atividades da filiada como um todo. J com relao ao uso do sistema, que nem todos sabem
realmente do que se trata, houve um treinamento via videoconferncia com todas as pessoas
que seriam responsveis pelo sistema na filiada e tais pessoas teriam a funo de repassar o

47

treinamento para as demais pessoas da filiada, assim teriam uma maior conscientizao
quanto ao uso, mas j que a filiada acha que est com deficincia quanto ao conhecimento da
ferramenta por que ela no solicitar mais treinamentos? Isso um caso a ser revisto.
Com relao ao sistema ser lento, isso s ocorre caso o computador no tenha
configuraes ideais para rodar o sistema ou o link de internet da cooperativa filiada no seja
o ideal. Segundo o pessoal da informtica o computador tem que ter no mnimo memria de
1GB, HD de 30GB, o navegador Internet Explorer 6.0, um processador de 2.4MHz e um
sistema operacional Windows. Quanto auditoria no fazer uso do sistema como um todo e
ainda solicitar documentos fsicos, a Central j fez treinamento e conscientizou os auditores
pedindo que utilizassem mais o sistema. Talvez por envolver questo de cultura
organizacional a diretoria agora tenha que intervir quanto a esse assunto.
Outro aspecto quanto capacidade de pessoas que utilizam o sistema ao mesmo
tempo, como essa pesquisa j abordou, o sistema competidor, podendo apenas trs pessoas
por cada licena utilizar ao mesmo tempo, se a quarta pessoa tentar entrar no ir conseguir,
ento uma das outras trs pessoas ter que sair, portanto, trs pessoas simultaneamente
podero ter acesso, caso a filiada ache que uma licena seja insuficiente, pode solicitar a
compra de outras.
Com relao capacidade do scanner que as filiadas compraram para o projeto de
capacidade de 20 folhas por minuto, caso no esteja cumprindo tal informao poder ser
algum problema do equipamento tendo que entrar em contato com a assistncia responsvel.
Vale ressaltar que se as folhas estiverem com clipes, grampos ou com unidade, o scanner
poder engasgar, impossibilitando a passagem das folhas ou passando uma sobre a outra.
Para que isso seja evitado preciso verificar toda a documentao antes da digitalizao,
fazendo sua higienizao de acordo com o que foi repassado s filiadas.
Questo 10:

Quais suas sugestes de melhoria referente ao suporte que a Central

oferece a filiada quando o assunto o GED?
7,69% No respondeu
23,07% No tinha sugestes no momento
69,23% Deram sugestes
Quando implantado algo novo em alguma instituio que preza pelas opinies dos
usurios a respeito da nova atividade, pensando no melhor para os funcionrios, e buscando
verificar o que esteja faltando ou o que esteja precisando ser melhorado, coloca-se

48

disposio de seus usurios uma equipe especializada para dar suporte, tirar dvidas, alm de
ouvir sugestes. Com base nisso, nossa ltima questo, de nmero dez, tratava de sugestes
de melhorias quanto ao suporte oferecido da Central para as filiadas. Diante disso, 7,69% dos
respondentes optaram por no responder questo, 23,07% das respostas foram que no
tinham sugestes no momento, e 69,23% deram sugestes - sendo 30,76% destes, afirmando
que o suporte oferecido pela Central satisfatrio, que sempre ajuda nos problemas que
surgem e que ajuda tambm no controle dos documentos.
Os demais, 38,46%, responderam que so necessrias mais reunies peridicas com os
operantes do GED, a fim de debater sobre os problemas, havendo assim compartilhamento de
experincias e informaes. Responderam tambm que precisam de mais treinamentos para
aprofundamento das ferramentas que o sistema possui. Outra sugesto foi a respeito de um
melhor acompanhamento sobre instrues de digitalizao e arquivo. Tambm foi sugerido o
aprimoramento da conexo para uso de armazenamento dos documentos, que lento, e se
possvel o armazenamento inicial no servidor da filiada e s no final do dia ser passado para o
servidor da Central, alm tambm de ter uma maior conscientizao dos colaboradores quanto
importncia do GED.
Todas as sugestes apontadas referem-se ao repensar e/ou aprimorar o uso da Gesto
Eletrnica de Documentos na cooperativa. Em geral, podemos constatar que, para a maioria
dos respondentes, a implantao desse sistema tem sido bem sucedida, trazendo bons
resultados para as cooperativas e colaboradores, melhorando a preciso da recuperao da
informao e diminuindo o acmulo de impresso entre outros benefcios.
Os respondentes tm que compreender que a gesto documental abrange as
documentaes desde a sua produo at a guarda ou eliminao do documento,
administrando, organizando e gerenciando os documentos em todos os ciclos de vida. A
gesto documental deve ser realizada independente do suporte que esteja a informao
registrada, pois a ausncia de tratamento arquivstico impede o acesso s informaes, sendo
assim devem pensar em cuidar no s da Gesto Eletrnica de Documentos (GED), mas
tambm do arquivo fsico da filiada. Portanto, a gesto documental precisa atender a
legalidade na hora de fazer a guarda ou eliminao dos documentos, para garantir a
preservao dos documentos e admitir a integrao de contedos de diversos tipos e suportes,
oferecendo uma maior segurana.
A gesto de documentos veio para agilizar os processos documentais. Contudo, os
avanos e os impactos das novas tecnologias tm desafiado a Arquivologia a rever e a

49

reconstruir seus princpios e mtodos de atuao, um bom exemplo o uso da Gesto

Eletrnica de Documentos (GED) que procede a gesto de documentos de forma eletrnica.
Hoje em dia quase impossvel pensarmos em preservar sem pensar tambm na
questo de acesso. Para isso, a gesto documental com o auxlio da digitalizao, sendo usada
juntamente com uma tabela de temporalidade bem elaborada, pode trazer pontos positivos
bastante relevantes a qualquer instituio. Alm de facilitar o acesso aos usurios e tambm
para preservao do acervo documental, visto que ir diminuir o manuseio do documento
original, as instituies tero uma diminuio de espao fsico.

50

CONSIDERAES FINAIS

No desenvolvimento de alguma pesquisa cientfica, precisamos coletar dados que

ajudem a realizar os objetivos definidos. Para isso, temos que buscar conhecimento para
entender, compreender e analisar os fatos que surgem durante a pesquisa. Sendo assim, o
objetivo principal deste trabalho foi analisar a implantao da Gesto Eletrnica de
Documentos (GED) em um sistema de cooperativas de crdito do qual s pde ser realizado
por fazermos parte da cooperativa Central de crdito das regies Norte e Nordeste do pas.
um grande desafio desenvolver um trabalho no qual pudesse aplicar conhecimento acadmico
no meio profissional, como tambm contribuir para melhorar o sistema de informaes
empresarial a partir de conhecimentos cientficos, visto quanto importante a informao para
as empresas, pois serve de prova, permite a preservao da historia institucional, alm de ser
fundamental para o andamento das empresas.
A autorizao por parte das cooperativas de crdito foi de grande importncia para a
realizao da pesquisa. Sem o apoio da cooperativa Central no tnhamos como buscar
informaes que permitisse uma viso geral das filiadas no que se refere implantao da
Gesto Eletrnica de Documentos (GED), como surgiu a ideia do projeto e de onde partiram
todas as etapas. Desse modo, analisar a Gesto Eletrnica de Documentos (GED) de um
sistema de cooperativas de crdito, proporcionou entrar em um universo ainda pouco
conhecido, pois foi possvel perceber a importncia de trabalhar a gesto documental e,
consequentemente, o acesso nesse tipo de mercado.
Para uma melhoria considervel nas atividades da empresa devemos pensar em uma
gesto documental, pois proporciona uma melhor eficincia e agilidade no aspecto do acesso
e recuperao da informao, com isso a guarda permanente ou at a eliminao de
documentos se desenvolve de uma maneira mais segura, atendendo os meios legais de acordo
com cada tipo de documento, permitindo uma preservao dos documentos importantes para a
empresa. Caso no seja realizada uma gesto documental peridica o arquivo poder perder
sua funo, passando a ser apenas depsito de papis, dificultando a recuperao das
informaes. Por isso importante realizar a gesto documental nas filiadas.
As melhores escolhas no que tange ao meio fsico ou digital so fundamentais para
alcanar os objetivos que se almeja, e o mtodo da implantao da Gesto Eletrnica de
Documentos (GED) uma grande tendncia no mundo moderno como soluo para as
empresas que a cada dia s vem aumentando a quantidade de documentos e informaes.
Entretanto, fundamental planejar bem antes de implantar qualquer projeto para que possa

51

descobrir, de fato, a real necessidade da empresa. A Gesto Eletrnica de Documentos (GED)

uma ferramenta da gesto documental e essa ferramenta no s traz solues, mas tambm
traz dilemas que so carentes de cuidados, como o caso da absolescncia tecnolgica e o
treinamento e capacitao das pessoas que envolvem o projeto, por isso no se deve encerrar
as atividades por apenas ter instalado o sistema, mas sim dar continuidade ao projeto no que
se refere aos cuidados com as documentaes fsicas e aos equipamentos tecnolgicos.
Com o desenvolvimento deste trabalho, percebemos que no existem pessoas
qualificadas, com conhecimentos na rea da Arquivologia, nas cooperativas filiadas, e que
apenas em uma delas a mesma pessoa responsvel pelo arquivo a mesma da Gesto
Eletrnica de Documentos (GED) e essa deficincia pode levar a uma no padronizao do
fsico ao digital.
Apesar das dificuldades constatadas nas filiadas quanto recuperao da informao
antes da implantao da Gesto Eletrnica de Documentos (GED), verificamos que h a
preocupao com as informaes, embora a prtica de organizao parea no se efetivar, que
no existe a gesto de documentos. De acordo com os dados coletados existe interesse em
aprender por parte dos colaboradores, precisando de aes administrativas visando a uma
melhor qualificao que poderia melhorar na organizao do arquivo fsico e na utilizao do
sistema da Gesto Eletrnica de Documentos (GED). Por esse motivo, sugerimos verificao
regular pela Central s demandas das filiadas, podendo ser reunies peridicas, treinamentos,
mais instrues no uso do novo sistema e mais preocupao com o arquivo fsico e melhorar a
conexo das filiadas para amenizar os problemas ocasionados apontados, como o caso da
lentido em alguns pontos da Gesto Eletrnica de Documentos (GED), em resumo,
direcionar uma checagem e um maior dilogo com as filiadas.
Essa pesquisa mostrou como se deu o processo da Gesto Eletrnica de Documentos
(GED) nas filiadas de uma cooperativa Central de crdito da regio Norte e Nordeste do pas.
A Gesto Eletrnica de Documentos (GED) nas cooperativas foi uma soluo para resolver ou
at dar ideia por onde comear a resolver os problemas citados, aperfeioando o
desenvolvimento das atividades nas cooperativas, levando satisfao aos colaboradores na
exatido de recuperao da informao, entre outros. Com isto, esperamos ter cumprido os
objetivos propostos nesta pesquisa, destacando a experincia deste trabalho sendo pioneiro
dentro do sistema de cooperativas analisado. Sugerimos, portanto, que essa iniciativa seja
seguida como projeto-modelo para implantao em arquivos de outros ambientes
empresariais.

52

A rea da arquivstica tem um dficit referente anlise de software para a Gesto

Eletrnica de Documentos (GED), no possuindo estudos que mostrem todas as etapas de um
software partindo desde a sua necessidade de implantao at a execuo do projeto.
Conclumos assim que a anlise desse estudo poder ajudar a empresas que pretendem fazer
uso desse tipo de gerenciamento de informaes, consequentemente, trazendo benefcios para
a Arquivologia, visto que a partir desse estudo conclumos que os envolvidos na pesquisa
entenderam que no devem digitalizar apenas para fazer descarte dos documentos, que isso s
pode ocorrer com parmetros legais. Um sistema bem selecionado pode trazer melhorias para
o arquivo e seus usurios. Sendo assim, esse estudo deve ser mais disseminado, pois mesmo
havendo outras informaes como esta, ainda existe uma deficincia a respeito na rea. A
existncia de um projeto de Gesto Eletrnica de Documentos (GED) j implantado em uma
cooperativa Central de crdito determinante para o sucesso na implantao de suas filiadas,
principalmente se o projeto buscar interligao com a Arquivologia.
Como sugestes para trabalhos futuros seria um aprimoramento no estudo quanto
conexo da filiadas e espao no servidor para conseguir digitalizar documentaes alm do
preto e branco; treinar melhor os operantes do GED das filiadas, a fim de suprir todas as
dvidas que eles possam ter relacionadas organizao do arquivo fsico e quanto a
digitalizao; implementar a gesto documental nos arquivos fsicos das filiadas, visto que
esse ponto deveria ter sido abordado antes da implantao da Gesto Eletrnica de
Documentos (GED), j que o GED ferramenta da gesto de documentos e no tem como
fazer gesto eletrnica sem ter gesto nos documentos fsicos e; concluir e colocar em prtica
a tabela de temporalidade que esta sendo elaborada pela Central, permitindo assim um estudo
mais amplo e diversificado.

53

REFERNCIAS

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Constituio Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no

54

11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e d

outras providncias. Braslia, 18 nov. de 2011; 190o da Independncia e 123o da Repblica.
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56

APNDICE

57

APNDICE A Questionrio para os colaboradores que fazem a digitalizao nas

filiadas

Levantamento de Dados - GED

Nome:
Setor:

Funo:

Cooperativa:

Data:
Questionrio

1. Qual seu grau de

instruo?

2. Alm da digitalizao
voc tambm responsvel
pelo arquivo fsico da
filiada ou exerce algum
outro tipo de atividade?

3. Voc j possua algum

conhecimento na rea de
Arquivologia e/ou TI
(Tecnologia da Informao)
antes de comear a utilizar o
GED?

4. As atividades
desenvolvidas na filiada
necessitam dos servios
disponibilizados pelo arquivo
e/ou GED?

5. Como voc avalia a

recuperao da informao
antes e depois da
implantao do GED na
filiada?

6. Qual sua opinio a

respeito do manuseio do
software Laserfiche?

7. A Central Norte e
Nordeste foi um fator
importante/determinante na
implantao do GED na
filiada?

8. Qual o grau de satisfao

que a filiada tem com a
implantao do GED?

9. Quais os pontos negativos

e positivos que o projeto de
GED trouxe a empresa?

58

10. Quais suas sugestes de melhoria referente ao suporte que a Central oferece a filiada
quando o assunto o GED?