2.

LECCIN 2

Creando una Lista de

Tareas
Una vez completada esta leccin, podr:
Introducir tareas
Crear un hito para llevar a cabo un seguimiento de un evento
importante
Organizar las tareas en fases
Crear relaciones de tareas y documentarlas con notas
Comprobar la duracin total de un plan de proyecto

Adems de escribir la
informacin de tarea
directamente en Project,
puede desarrollar listas de
tareas en otras aplicaciones
y despus importarlas en
Project.

Las tareas son los bloques ms bsicos en la creacin de cualquier

proyecto (las tareas representan el trabajo a realizar para conseguir los
objetivos del proyecto). Las tareas describen el trabajo del proyecto en
trminos de secuencia, duracin y requerimiento de recursos. Se
trabajar con dos tipos de tareas:

Tareas de resumen: conjuntan las duraciones, costos y otras

subtareas.

Hitos: Indican un evento importante en el transcurso de un

proyecto.

En este ejercicio, se introducirn las primeras tareas requeridas en el

proyecto.
1. Se dar click en Crear una lista de las tareas del proyecto en la
gua de proyecto, en la seccin de Tareas.

2.2

Conceptos bsicos de Project 2003

2. Se escribir Planeacin del Sitio en la primera celda debajo de

nombre de la tarea y se oprimir la tecla Intro.
3. Se seguirn escribiendo las siguientes tareas:
a. Redaccin de Texto por Tema
b. Bsqueda de Imgenes
c. Integracin de Navegacin en FrontPage
d. Integracin de textos a FrontPage
La duracin de una tarea es la cantidad de tiempo que emplear para
completarse. Project puede trabajar con duraciones de tarea en un
rango de minutos a meses. Dependiendo del mbito del proyecto,
puede trabajar con duraciones de tarea en una escala de horas das y
semanas.
El calendario de proyecto para un plan puede estar definido de las 8 de
la maana a las 5 de la tarde, de lunes a viernes, con una hora
designada a comer y considerando como periodo no laborable las
tardes y los fines de semana. As, una tarea con requerimientos de
trabajo de 16 hrs. Podr ser terminado en dos das.
Al especificar medidas de duracin temporal, puede utilizar las
siguientes abreviaturas:

Leccin 2

Creando una Lista de Tareas

2.3

Si escribe esta
abreviatura

Aparecer de esta
forma

Lo que significa

min

minuto

hr

hora

da

da

sem

semana

Ms

ms

mes

En este ejercicio, se introducir la duracin de las tareas creadas

anteriormente. Al haberlas creado, Project introdujo una duracin
estimada de un da para cada una de ellas.
1. Se dar click en la celda situada a la derecha de Planeacin del
Sitio
2. Se escribir 2d y se oprimir la tecla Intro
3. Se debern introducir las siguientes duraciones:
a. Redaccin de Texto por Tema 8 das
b. Bsqueda de Imgenes 2 das
c. Integracin de Navegacin en FrontPage 2 das
d. Integracin de textos a FrontPage 1 da

Introduccin de un Hito
Adems del seguimiento de tareas a completar, puede que desee
realizar un seguimiento de un evento importante del proyecto como
conocer la fecha de fin de cada fase.
Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del
proyecto o acompaan al mismo. El hito en s, no supone la realizacin
de un trabajo y se representan como tareas con duracin cero.
En este ejercicio, se crear un hito.
1. Se seleccionar la primera tarea
2. Del men Insertar se elegir la opcin Nueva Tarea

2.4

Conceptos bsicos de Project 2003

3. Se escribir Planeacin completada

4. En el campo de duracin se escribir 0d

5. Automticamente se mostrar como un hito

Leccin 2

Creando una Lista de Tareas

Organizacin de Tareas en Fases

Si posee un conjunto complejo de tareas, se debe considerar la
posibilidad de organizar las tareas en fases. La visualizacin de las
fases de las tareas facilitar la revisin del plan de proyecto desde el
punto de vista de elementos principales y detallados de trabajo. Por
ejemplo, un proyecto en la realizacin de un sitio Web escolar, puede
dividirse en fases principales de trabajo, tales como la planeacin, la
navegacin, la redaccin de las secciones, etc. La creacin de fases,
se lleva a cabo aplicando un sangrado a las tareas. En Project, las
fases estn representadas por tareas de resumen.
El comportamiento de una tarea de resumen, es diferente al de las
dems. No podr editar directamente su duracin, la fecha de
comienzo ni otros valores calculados, debido a que estos, dependen
de las tareas de detalle. Las tareas de resumen son de gran utilidad
a la hora de obtener informacin sobre las fases del trabajo del
proyecto.
En este ejercicio, se insertarn tareas y fases.
1. Se dar click derecho en el selector de la fila 2
2. Del Men secundario se elegir la opcin Nueva Tarea

3. Se insertar una nueva tarea ms.

4. Se escribirn los siguientes nombres a las nuevas tareas:
a. Tema
b. Plano de Navegacin
5. Se dar click en Organizar tareas en fases

2.5

2.6

Conceptos bsicos de Project 2003

6. Se seleccionarn las dos tareas nuevas

7. Se dar click en el botn Aplicar sangra en el panel izquierdo

8. La tarea 1 se convertir en una tarea tipo resumen

9. Se dar click en Listo desde el panel izquierdo

Leccin 2

Creando una Lista de Tareas

Vincular Tareas
Las tareas de proyecto debern ser llevadas a cabo en un determinado
orden. Por ejemplo, antes de que se produzca la gua de navegacin de
un sitio, se debi haber planeado el propsito del mismo. Estas dos
tareas, poseen una relacin fin a comienzo (tambin denominada
dependencia o vnculo) con dos aspectos.

La segunda tarea debe producirse despus de la primera, es

decir, en secuencia

La segunda tarea slo se producir si la primera es completada,

indicando una dependencia.

La primer tarea adquiere el nombre de predecesora y la

segunda se denominar sucesora, pues sucede a la tarea
predecesora.

Cualquier tarea puede ser la predecesora de una o ms tareas

sucesoras, de igual forma, cualquier tarea puede ser sucesora de una o
ms tareas predecesoras. Esto hace que las tareas slo puedan tener
uno de los cuatro tipos de relacin de tarea:

Relacin de Tarea

Significado

Fin a Comienzo (FC) La fecha de fin de la

tarea predecesora
determina el inicio de
la tarea sucesora
Comienzo a
comienzo (CC)

La fecha de
comienzo de la tarea
predecesora
determina la fecha de
comienzo de la tarea
sucesora

Fin a fin (FF)

La fecha de fin de la
tarea predecesora
determina la fecha de
fin de la tarea
sucesora

Comienzo a Fin (CF) La fecha de

comienzo de la tarea
predecesora
determina la fecha de
fin de la tarea
sucesora

Diagrama de Gantt

2.7

2.8

Conceptos bsicos de Project 2003

La presentacin de las relaciones de tarea y el tratamiento de los

cambios en las fechas programadas de comienzo y fin, son aspectos en
los que el uso de un motor de programacin como Project puede
demostrar su funcionalidad.
Las relaciones de tarea aparecen de varias formas en Project. Por
Ejemplo:

En las vistas Diagrama de Gantt y Diagrama de Red, las

relaciones de tarea aparecen como lneas de vnculo entre las
tareas.

En las tablas, los nmeros de identificador de las tareas

predecesoras, aparecen en los campos Predecesoras de las
tareas sucesoras.

Para crear relaciones de tarea, se deben establecer vnculos entre las

tareas. Todas las tareas del plan de proyecto han sido programadas
para comenzar en un mismo da.
En este ejercicio, se vincularn tareas.
1. Se dar click en Programar Tareas
2. Se seleccionarn las tareas 2 y 3 y se dar click en el botn de
fin a comienzo

3. Ahora se vincularn igualmente, las tareas de la 6 a la 9

4. Se seleccionar la tarea 12
5. De la barra de herramientas estndar, se dar click en el botn
Informacin de la tarea
6. Del cuadro de dilogo, se elegir la ficha Predecesoras
7. En la primer celda debajo de Nombre de tarea se desplegar la
lista de todas las tareas existentes y se elegir la tarea Bsqueda
de Imgenes
8. Se oprimir la tecla Intro y se dar click en el botn Aceptar.

Leccin 2

Creando una Lista de Tareas

9. Para vincular tareas no adyacentes, seleccione las tareas al

momento de oprimir la tecla Ctrl
10. Al terminar, se dar click en Listo del panel izquierdo

2.9

2.10

Conceptos bsicos de Project 2003

Documentar Tareas
Puede registrar informacin adicional sobre una tarea en una nota. Si
dispone de descripciones detalladas sobre una tarea y desea indicar un
nombre breve para la tarea, puede aadir estos detalles en una nota de
tarea. De este modo, la informacin reside en el archivo de Project y
podr ser visualizada o impresa fcilmente.
Existen 3 tipos de notas:

SUGERENCIA
Para abrir el cuadro de
dilogo Informacin de la
tarea, elija Informacin de la
tarea en el men Proyecto.

Notas de tarea: Introducidas y revisadas en la ficha Notas de la

Informacin de Tarea.

Notas de recurso: Introducidas y revisadas en la ficha notas de

la Informacin de Recurso.

Notas de asignacin: Introducidas y revisadas en la ficha notas

de la Informacin de Asignacin.

Las notas de Project, soportan diferentes opciones de formato de texto,

permitindolo vincular o almacenar imgenes y otros tipos de archivos.
Los hipervnculos permiten unir una tarea, recurso o asignacin a
informacin adicional que reside fuera del plan de proyecto, como otro
archivo, informacin en una determinada ubicacin del mismo
documento, una pgina o sitio Web o a una pgina en la Intranet.
En este ejercicio, se crearn notas de recurso, asignacin y tareas.
1. Se dar click en la tarea 1 y desde la barra de herramientas se
dar click en el botn de notas de tarea

Leccin 2

Creando una Lista de Tareas

2.11

2. Se escribir un comentario y se dar click en Aceptar

3. Se elegir la Vista Hoja de Recursos desde el Men Ver
4. Se seleccionar el recurso existente y se dar click en el botn
de notas de recursos
5. Se escribir un comentario y se dar click en Aceptar

6. Se elegir la Vista Uso de Recursos y se seleccionar la ltima

tarea
7. Se dar click en el botn notas de la asignacin desde la barra
de herramientas
8. Se escribir un comentario de la asignacin
9. Se seleccionar la vista del diagrama de Gantt
10. Se abrir la nota de tarea y se agregar el siguiente vnculo:
a. http://www.microsoft.com/latam

11. Se dar click en el botn Insertar objeto

12. En el cuadro de dilogo se elegir Crear desde un archivo y
despus se dar click en el botn Examinar
13. Se elegir una imagen y se cerrar el cuadro al dar aceptar hasta
llegar a la nota.

La Duracin de un Proyecto
Aunque no se ha introducido directamente la duracin total del proyecto
o la fecha de finalizacin, Project ha calculado este valor basndose en
la duracin individual de las tareas y en las relaciones de tarea.
Para conocer la fecha de fin programada para el proyecto, es a travs
del cuadro de dilogo Informacin del Proyecto.
SUGERENCIA
Tambin puede hacer click
en los botones Acercar y
Alejar para cambiar la escala
temporal de la vista
Diagrama de Gantt.

En este ejercicio, se visualizar la fecha de fin del proyecto.

2.12

Conceptos bsicos de Project 2003

1. Del men Proyecto, se elegir la opcin Informacin del Proyecto

2. Se dar click en el botn de estadsticas y se mostrarn varios
valores, incluyendo la duracin, fecha de inicio y fin del proyecto

3.
4.
5.
6.

Se dar click en Cerrar

Se cerrar la gua de proyectos desde la barra gua de proyectos.
En el men Ver se elegir la opcin Zoom
Del cuadro Zoom se habilitar la opcin Proyecto completo y se
dar click en Aceptar

No se puede editar la fecha de fin directamente ya que este proyecto ha sido

programado tomando como referencia la fecha de comienzo y la duracin de
las tareas, los das laborables requeridos.

Leccin 2

Creando una Lista de Tareas

Resumen de la leccin

Los aspectos esenciales de las tareas de un plan de proyecto

son su duracin y el orden de incurrencia.

Los vnculos de tarea, o relaciones, hacen que el comienzo o fin

de una tarea afecte al comienzo o fin de otra tarea. Una relacin
de tarea comn es una relacin de fin a comienzo, donde la
finalizacin de una tarea controla el comienzo de otra tarea.

En Project, las fases de una programacin se representan como

tareas de resumen.

El cuadro de dilogo Informacin del proyecto es una excelente

forma de ver los valores clave de un plan de proyecto como su
fecha de fin programada y su duracin.

2.13