ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA

Todo documento administrativo presenta, en forma total o parcial, las partes que
se estudian en este captulo.
Estas partes, en la mayora de las comunicaciones escritas, tienen ubicacin fija y
el mismo nombre, pero en otras cambian de lugar y de denominacin.
Paro los efectos del presente trabajo, estas partes son clasificadas segn se
localizan en casi todas las comunicaciones como integrantes del encabezamiento,
texto y trmino de un documento

1. Partes del encabezamiento

El encabezamiento es la parte superior de toda comunicacin y est
constituido por:
1.1 membrete
El membrete es la inscripcin que identifica al sector pblico, rgano de
lnea o institucin correspondiente.
Comprende, en forma obligatoria, los siguientes elementos:
1.1.1. El Gran Sello del Estado
1.1.2El nombre del ministerio, a los que se puede aadir la denominacin del
rgano de lnea y la sede:
Observaciones:
a) El membrete se imprime en la parte superior izquierda de los papeles y
sobres, a un centmetro de sus bordes superior e izquierdo.
b) En la impresin de los membretes debe existir equilibrio entre los tipos de
letras empleados y las ilustraciones que pueden acompaarlos. Por lo
general, los tipos de letras que se usan son todos de letras maysculas,
pero de diferentes tamaos.
c) En los organismos descentralizados del sector pblico, el membrete est
constituido nicamente por el nombre o razn social de la entidad o
institucin. por ejemplo:
d) Se utiliza papel membretado o timbrado para redactar documentos
oficiales, como oficios, directivas, resoluciones, contratos y certificados.
1.2 NOMBRE DEL AO
En toda comunicacin escrita de carcter oficial debe figurar, en la parte
cntrica superior de la hoja, con maysculas y entre comillas, el nombre del
ao calendario establecido por ley.

1.3 LUGAR Y FECHA

Todo documento debe llevar el nombre de la localidad, la fecha, el mes, y el
ao de su formulacin. Por ejemplo:
Camana , 10 de julio de 2011
Observaciones:
a) El lugar y la fecha se escriben de dos maneras: Lima,17 de febrero de 98" y
"Lima, febrero 17 de febrero de de 1998". La primera forma es tradicional y la
segunda, de uso reciente, introducida por influencia norteamericana.
b) El lugar y la fecha se mencionan en forma completa. Sin embargo, deben
tenerse en cuenta las siguientes particularidades:
en las dependencias de la PIP, la fecha suele abreviarse as: 15JUN 98.
En otras reparticiones estatales, el espacio correspondiente a la fecha es
dejado en blanco, hasta que el documento sea revisado y firmado. Concluida
la revisin y refrendado el documento con la firma respectiva, recin se aade
la fecha mediante un sello fechador.
Lima, 21 ENE 98
la denominacin del lugar podr suprimirse en dos casos:
Cuando el documento se difunde slo dentro de una institucin o reparticin
ministerial que tiene su sede en una sola localidad. Por ejemplo, en los
memorandos que se cursan dentro del hospital centro de Salud de Ayacucho
cuando el nombre de la localidad ya aparece en el membrete:
con el fin de prevenir alguna aadidura, en todo documento elaborado los
nueve primeros das de cada mes, la fecha se escribe precedida de un
cero.
El nombre del lugar se separa de la fecha por medio de una coma y la
denominacin del mes se recomienda escribirla con minscula.
El lugar y fecha no tiene ubicacin fija: en la mayora de los documentos
se ubica en el encabezamiento; en otros, como en las solicitudes y los
certificados, debajo del texto, en lugar de la antefirma.
1.4 cdigo
El cdigo individualiza a la comunicacin e identifica a la dependencia remitente.
Las instituciones codifican los documentos que elaboran por razones de control y
seguridad. Las copias de dichos documentos se archivan en orden cronolgicocorrelativo para que cualquier adicin, sustraccin u otra irregularidad sea
detectada fcilmente.
El cdigo est integrado por:
1.4.1 El nombre del documento y la abreviatura de la palabra nmero todo con
maysculas. por ejemplo: OFICIO No;
1.4.2 El nmero correlativo asignado al documento, compuesto por tres digitos,
renovables anualmente: 025;

1.4.3. Las dos ltimas cifras del ao en el que se cursa la comunicacin entre
guiones: -98- .
1.4.4 Las siglas de la institucin y la dependencia que formula el documento
Separadas por guion o barras oblicuas.
Uniendo los elementos estudiados, el cdigo quedara estructurado del siguiente
modo:
OFICIO NO 025-98-UNSCH-DALL
Asimismo, el documento plenamente singularizado: se tratara del oficio numero
25; del ao de 1998, elaborado por el Departamento Academico de
Lenguas y Literatura (DALL) de la universidad Nacional san, Cristbal de
Huamanga (UNSCH ).
Observaciones:
a) Todo el cdigo se subraya.
b) La cantidad de las cifras o digitos (dos. tres o cuatro) empleada en la
numeracin de un documento est en relacin directa con la frecuencia de uso
anual de ese documento.
c) Algunos ministerios identifican a sus dependencias mediante "cdigos"o
combinaciones literal-numricas, por ejemplo, el Ministerio de Vivienda lo hace
por, medio de una combinacin similar a sta "VC-1760".
d) Hay entidades que codifican asf : "lNFORME No 016-lNC-FA-98", es decir,con
las cifras del ao al final del cdigo. No estamos de acuerdo con esta codificacin
porque desintegra elementos estrechamente relacionados entre s:
1.5 DESTINATARIO
El destinatario comprende la identificacin de la persona, entidad o dependencia a
quien dirigimos un documento.
Todas las comunicaciones no llevan expresamente destinatario. (por ejemplo, la
resolucin, la directiva, el contrato, el certificado y el acta no tienen esta parte); y
los documentos que s lo llevan no lo poseen estructurado de manera similar,
razn por la que preferimos abordar esta parte al estudiar dichos documentos.
1.6 ASUNTO
El asunto es el resumen o la sntesis del contenido de un documento. Debe
redactarse en forma clara y precisa, con el menor nmero posible de palabras.
El uso del asunto en la vida administrativa juega un papel importante:
- permite conocer de manera rpida el tema o motivo de la comunicacin, sin
prdida de tiempo ni esfuerzo.
- Pero el uso del asunto no slo ofrece la ventaja anotada, sino que tambin
facilita la elaboracin, la clasificacin, el tratamiento y el archivamiento del
documento que lo emplea.
El asunto est compuesto por:
1.6.1. La palabra "asunto" seguida de dos puntos.
1 .6.2. La sntesis del contenido del documento. Por ejemplo
Asunto: concurso de plazas

Todo documento. Debe desarrollar slo un asunto; sin embargo, podr en casos
excepcionales, abordar dos o ms temas estrechamente vinculados entre s.
Como el asunto es una parte de uso reciente, algunos documentos an no lo
emplean como la resolucin (aunque ya se ve en algunas instituciones) la
directiva. El contrato, el acta y el certificado.
Observaciones:
a) La palabra "asunto" se escribe teniendo en cuenta la observacin de la pgina
siguiente.
b) La sntesis del contenido del documento podr escribirse de dos maneras:
1) slo la letra inicial de la primera palabra (y de los nombres propios, si los
hubiese) de la frase con mayscula.
2) todos los nominales (sustantivos y adjetivos) con inicial mayscula, como se ve
en este otro:
Asunto: Concurso de Plazas
1.7 REFERENCIA:
La referencia es la parte que menciona los antecedentes del documento que se
elabora. Es una parte complementaria porque su empleo no es necesario en todas
las comunicaciones pero su uso se torna obligatorio en los documentos que
contestan o reiteran comunicaciones anteriores.
El uso de la referencia evita repetir el asunto del documento que se contesta o
reitera, as como facilita la ubicacin de la copia o del original de dicha
comunicacin en los archivos correspondientes.
Esta parte comprende:
1.7.1 El trmino "referencia', (completo o abreviado) seguido de dos puntos;
1.7.2. El cdigo y la fecha sintetizados del documento que sirve de antecedente
por ejemplo
Ref.
: Of. No 123-98-lNP-OR lII
de 19 de Nov. de 1998
Observaciones:
a) No Debemos confundir asunto con referencia, porque son partes completamente
diferentes.
b) cuando hay necesidad de incluir en la referencia dos o ms antecedentes,
stos se mencionan en orden cronolgico:
Ref. :
Of. Mlt. No 029-98-MA-DRA lV
de 20-06-98; lnf. No 009-98-SDRAAH de 02-07-98 y Memo.
No 235-98-DP de 11-09-83
c) En ciertos documentos, la referencia remplaza al asunto; en este caso,
la referencia ocupa el lugar del asunto:
Seor:
Ref. :
En otros, si el empleo de ambas partes es necesario, la referencia se ubica debajo
del asunto:
Seor
: Director de Personal
Asunto
: Vacaciones
Ref.
: RDR No 346-83.VC-5670
de 26 de Dic. de 1983

d) Debe uniformizarse la escritura de los trminos asunto y referencia" con la

del tratamiento del destinatario. por ejemplo, si el tratamiento "seor" se escribe
con maysculas, las palabras asunto y referencia deben escribirse tambin as:
SEOR :
ASUNTO :
REF.
:
o si el tratamiento se escribe slo con la inicial mayscula, los otros trminos
deben escribirse del mismo modo. Esta segunda forma de escritura es la ms
difundida.
NOTAS SOBRE EL VOCATIVO
El vocativo es una parte que en la actualidad ya no se usa. Los manuales de
correspondencia moderna y las normas sobre el particular del instituto Nacional de
Administracin pblica (INAP) y de los ministerios ya no lo consideran parte de un
documento. Tampoco lo consideran las instituciones castrenses, cultoras -como
sabemos de la jerarquizacin, de las lneas autoridad y el mando.
La desestimacin del vocativo en nuestros das es total, ni siquiera es, reservado
para ciertos documentos o circunstancias.
2. TEXTO
El texto es la parte sustancial, principal de todo documento; comprende el
desarrollo ordenado del mensaje que se desea transmitir.
La redaccin del texto es lo ms difcil. Su dominio no se adquiere con normas o
modelos adaptables a todas las circunstancias, sino con la misma prctica, la
experiencia administrativa. y la lectura y escritura constantes. La lectura y la
escritura son dos actividades muy importantes, porque slo por intermedio de ellas
entramos en contacto directo con la lengua, incrementamos nuestro vocabulario y
reforzamos o modificamos nuestros criterios o puntos de vista. Es decir, mediante
la lectura y escritura entramos en contacto con los dos elementos primordiales de
la redaccin: dominio idiomtico y personalidad.
Para familiarizarnos con la redaccin de los documentos administrativos, es
necesario, por ejemplo, no dejar pasar por alto las oportunidades que se
presentan de redactar (no interesa el tipo de documento, el tema. la extensin,
el "estilo", la correccin lo que importa es redactar, construir , aprender); as'como
solicitar y recibir sugerencias; detectar y reconocer nuestros errores. y superarlos;
escuchar a los dems, particularmente a los que tienen mayor experiencia; revisar
los archivos de las oficinas, en especial los expedientes con documentos cursados
en uno y otro sentido, de principio a fin, sobre un asunto o caso tratado; leer y
observar con detenimiento documentos diversos buscando en cada uno virtudes y
defectos, con el objeto de asimilar las primeras y no cometer los segundos.
1. 2.1 .CARACTERISTICAS VITALES DEL TEXTO
El texto de todo documento debe contener las siguientes caractersticas, que,
como su nombre lo indica, son vitales; no deben faltar, deben estar siempre juntas
presente en todo momento:
2.1.1. Claridad
Todo documento debe ser claro, inteligible de fcil comprensin. Las ideas
expuestas deben llegar al lector sin generar mayores esfuerzos y en los mismos
trminos en que fueron conceptualizadas.
2.1.2. Integridad

Toda comunicacin debe contener y desarrollar todas las ideas referidas a un

tema o asunto, cuya lectura no debe detectar vacos, dudas o ambigedades osea
que la informacin que se proporciona debe ser completa.
2.1.3. Brevedad
Todo documento debe ser breve y gil, sin parabras ni frases innecesarias:
Las ideas deben ser transmitidas sin rodeos, en forma directa.
2.1.4. Cortesa
Es decir, el tono de la redaccin debe ser respetuoso, cordial, capaz de persuadir
positivamente al lector.
Todo documento debe redactarse teniendo en consideracin la jerarqua del
destinatario, sin descuidar el respeto que se merece tambin el subalterno.
2.1.5.Correccin
No debemos cometer errores de ortografa, rgimen ni construccin. Es decir,
debemos escribir las palabras con las letras o grafas que les corresponden; no
abusar de las maysculas ni descuidarnos en su uso; colocar debidamente las
tildes y los signos de puntuacin usar con propiedad las preposiciones,
conjunciones, adverbios y otras palabras; construir oraciones claras, lgicamente
vinculadas de preferencia cortas evitar abreviaturas desconocidas que podran
dificultar la comprensin de los mensajes o quitar tiempo al ser descifradas; evitar
tambin la cacofona, o sea, la repeticin contigua de sonidos que resultan
musicales o rtmicos.
El redactor debe tomar conciencia que no escribe para l sino para otros, quienes,
al leerlo, se formarn una opinin acerca de su preparacin y nivel cultural o
reforzarn o modificarn la que ya tienen. Es el lector quien siempre debe
preocuparnos incluso debemos tratar de ver las cosas desde su punto de vista.
2.2 PLANEAMIENTO DEL TEXT
La redaccin del texto de un documento no debe improvisarse, sino, planificarse.
Esta planificacin comprende el desarrollo ordenado de las siguientes etapas:
2.2.1 .Concepcin
La concepcin se realiza en forma mental. En esta etapa nos formamos una idea
aproximada del documento que vamos a redactar. Diferenciamos unas ideas de
otras y nos quedamos slo con las necesarias.
2.2.2. Recoleccin de Datos
una vez que se tiene la idea del documento a redactar se procede a reunir todo el
material y la 'informacin indispensables.
La informacin que se recabe debe ser fidedigna, extrada de fuentes confiables.
Esta etapa, como puede notarse, es opcional se recurre a ella solamente cuando
hay necesidad de contar con datos exactos.
2.2.3. BOSQUEJO SINTTICO DE IDEAS
Se hace anotaciones cortas, tipo telegrama, de las principales ideas que
contendr el documento. Estas ideas se anotan agrupadas unas a continuacin de
otras, en orden lgico.

2.2.4. BORRADOR
El borrador desarrolla las ideas bosquejadas. Este desarrollo requiere el concurso
de toda nuestra experiencia, habilidad, conocimientos y creatividad.
Las ideas se estructuran preferentemente en base a oraciones cortas formando
prrafos. Se recomienda que cada prrafo contenga slo el desarrollo de una
idea, y tambin que los prrafos no excedan 6 o 8 lneas para facilitar la
comprensin de tos textos.
Si en el proceso de la elaboracin del borrador surgieran ideas que no fueron
esbozadas anteriormente, debemos de anotarlas de inmediato, aun sin
importarnos su ubicacin. Lo que ms interesa en estos casos es captar y anotar
todas las ideas por ms pequeas e insignificantes que sean. En el proceso de la
elaboracin del primer borrador, no debemos esforzarnos por encontrar la palabra
precisa, el signo de puntuacin adecuado o la idea exacta. La exposicin de las
ideas no debe ser interrumpida por ningn motivo. Incluso si alguna de ellas no se
plasma ntegramente.
Luego vendr la etapa de la correccin, del trabajo detenido y razonado. Y
veremos cmo poco a poco nuestro texto ir adquiriendo solidez e integridad.
Pasaremos el borrador a una y otra hoja; haremos dos borradores que sean
necesarios. El borrador considerado como el ultimo, antes de ser pasado en limpio
deber ser revisado y evaluado en su totalidad.
Esta revisin y evaluacin comprender dos momentos:
a) lectura atenta del texto redactado en voz alta; y si no se puede en voz alta,
deber leerse en forma silenciosa, pero tratando de reproducir mentalmente
nuestra entonacin.
b) sometimiento del borrador ya ledo y corregido a un conjunto de preguntas con
la finalidad de comprobar si el texto contiene las caractersticas vitales de claridad,
integridad, brevedad, cortesa y correccin. Dichas preguntas son:
1) el texto es claro?
2) es completo?
3) es breve?
4) el tono del lenguaje es respetuoso?
5) tiene todava algn error de ortografa, rgimen o construccin?
Si las respuestas a estas preguntas son todas satisfactorias, recin estaremos en
condiciones de pasar el trabajo en limpio.