Word 2010

INSPECTOR EDUCACIONAL
2014

Relator

Marcos Ziga Moreno

Vicua Mackenna N 450, Segundo Piso, Oficina 1 y 2, asgecapacita@gmail.com (42) 2413952, San Carlos

Qu es Microsoft Word? (I)

Casi todo el mundo sabe que Word es un procesador de palabras, tal vez sea el ms usado de todos.
Sin embargo, el concepto de "procesador de palabras" es, sin duda, distinto al que exista hace
algunos aos.
Cuando las computadoras personales comenzaron a utilizarse para la elaboracin de documentos, los
programas procesadores de palabras eran apenas una simulacin de lo que podamos hacer con una
mquina de escribir. Tal vez sus dos principales ventajas eran que podamos realizar todas las
correcciones necesarias antes de gastar una hoja de papel y que era posible grabar nuestros
documentos para modificarlos despus. Esto haca el uso de los procesadores de palabras preferible
al de una mquina de escribir aun cuando las primeras impresoras de matriz no tenan la calidad que
nos daba una mquina de escribir elctrica. Por lo dems, sus caractersticas eran bastante
elementales.
Con el tiempo los procesadores de palabras fueron incrementando su potencial: eleccin de diversos
tipos y tamaos de letras, alineacin (y justificacin) automtica de prrafos, revisin de ortografa y
gramtica, sugerencia de sinnimos, la posibilidad de crear documentos con varias columnas,
insercin de imgenes y un largo etctera. Si a esto la aunamos la difusin que han tenido las
impresoras lser y las impresoras de inyeccin de tinta a colores y la calidad de documentos que
pueden imprimir unas y otras, tendremos que la distancia de lo que se puede hacer con una mquina
de escribir y una computadora es realmente infinita. De modo tal que se desdibuj por completo la
analoga que exista entre un procesador de palabras y una mquina de escribir.
Por tanto, si antes decamos que un procesador de textos era un simulador de una mquina de
escribir, ahora decimos que es un programa capaz de asistir de modo integral la elaboracin de
documentos, revisando la ortografa y la gramtica, con la posibilidad de darle a dicho documento
una presentacin profesional que puede incluir imgenes, hipertexto, diagramas, encabezados, notas
al pie, tablas, ecuaciones, ndices, referencias cruzadas, etctera y que, adems, puede ser elaborado
por un equipo de redactores a travs de una red corporativa. Eso es Microsoft Word, un moderno
procesador de palabras.
A mediados de los ochentas, cuando el uso de las computadoras personales apenas comenzaba a
popularizarse, diversos medios noticiosos daban cuenta que Gabriel Garca Mrquez haba escrito su
ltima novela utilizando una computadora y un procesador de palabras, lo cual era una autntica
novedad en el mundo literario y colocaba al gran colombiano a la vanguardia de la tecnologa para
crear sus maravillosas obras. Curiosamente, ante la ignorancia de lo que era un procesador de
palabras, no falt el comentarista de televisin, con la falta de rigor informativo que caracteriza a
sta, que se preguntaba qu de la nueva novela se deba al talento del escritor y qu era producto de
los algoritmos del programa y, por tanto, de la inteligencia artificial de la computadora. Recuerdo
incluso a alguien debatir si la calidad de las novelas del gran Gabo no iban a disminuir por el uso de
estos extraos artefactos. Obviamente, ya nadie -espero- se plantea tonteras de ese tamao. Word,
como cualquier procesador de palabras, es el instrumento de la escritura, pero la escritura en s,
vehculo maravilloso del conocimiento humano desde que la civilizacin es tal, sigue siendo
producto privilegiado de la imaginacin, conocimientos, sensibilidad, conciencia y habilidad de
quien escribe.

A la larga, no importa el buen o mal talante que tenga una hoja impresa. Su contenido, lo que dice, es
lo que en el fondo le da valor para la posteridad. Aprender a usar Word slo ser la va para lo
realmente importante: llevar las ideas al papel.
En el curso de este libro veremos muchas de las caractersticas de Microsoft Word que ya
mencionamos y cmo podemos aprovecharlas en nuestro propio trabajo y si bien no vamos a ser
exhaustivos en la exposicin de caractersticas del programa, s revisaremos una cantidad de
herramientas tales que nos permitirn resolver la absoluta mayora de las tareas que elaborar textos
implica.
Finalmente, cabe decir que Word pertenece a un conjunto integrado de programas llamado Microsoft
Office, al cual pertenecen tambin Excel, Power Point, Access y otros ms. A cada uno de los cuales
le hemos dedicado una Gua Inmediata de Computacin, entre otros temas.

La interfaz de Word 2010 (I)

La nueva versin de Microsoft Word presenta una interfaz muy similar a la de la versin 2007, cuyo
elemento central es una banda de botones en la parte superior de la ventana llamada "Cinta de
opciones". Pero veamos primero el conjunto de elementos de la interfaz de Word.
Video 1

El men "Archivo" sirve fundamentalmente para administrar los documentos que elaboremos con
Word. Tiene opciones para grabarlos, abrirlos, imprimirlos, enviarlos por internet, etctera. Estas
opciones las trataremos en detalle ms adelante.
Sobre el men "Archivo" tenemos la barra de acceso rpido. En realidad se trata de una barra que
puede modificarse al gusto del usuario para contener cualquiera de los comandos del programa,
eliminando incluso los que estn ah de forma predeterminada. Sin embargo, me parece que bajo
ninguna circunstancia debe prescindir de las opciones para deshacer y rehacer acciones tan tiles en
el trabajo de elaborar documentos. Su definicin y uso son motivo de estudio ms adelante, por
supuesto.
Video 2
Despus tenemos el conjunto de opciones, herramientas y comandos de Word en lo que Microsoft
llama "Ribbon" y que de aqu en adelante llamaremos simplemente "Cinta", que no es ms que su
traduccin literal. Se trata de una barra con diferentes fichas. Cada ficha agrupa, en distintas
secciones, iconos con comandos cuyo fin es trabajar con lo que escribamos. Por ejemplo, si
seleccionamos la ficha "Revisar", veremos 7 secciones: "Revisin", "Idioma", "Comentarios",
"Seguimiento", "Cambios", "Comparar" y "Proteger". El nombre de cada seccin, igual que las
fichas, define qu iconos podemos encontrar en ellos. Veamos otro ejemplo. En la ficha "Insertar",
como ya habr supuesto, encontraremos secciones con elementos que, valga la redundancia, pueden
insertarse en los documentos, como imgenes, pero tambin encabezados y pies de pgina, tablas o,
simplemente, smbolos matemticos.

Video 3
Cada seccin de opciones es un recuadro con una banda de ttulo en la parte inferior. En ocasiones,
en esa banda, hay un icono, llamado "disparador de cuadro de dilogo" que despliega un cuadro de
dilogo con opciones ms detallas. Por ejemplo, en la ficha "Inicio", tenemos la seccin "Fuente" (se
refiere a los tipos de letras). En el ttulo de la seccin vemos dicho icono que al pulsarlo abre el
cuadro de dilogo del mismo nombre, en donde podremos configurar los tipos de letra con todo
detalle, como estudiaremos ms adelante.
Video 4
Por otra parte, tenemos otras fichas llamadas "contextuales", que aparecen slo cuando se han
insertado objetos que requieren nuevos grupos de comandos, es decir, nuevas fichas en la cinta. Por
ejemplo, cuando insertamos una tabla en un documento (ms tarde las veremos en detalle) aparecen
dos fichas nuevas bajo el rubro "Herramientas de tabla" resaltadas de un color especfico. Cuando
insertamos una imagen, aparece una nueva ficha contextual llamada "Formato" con secciones
alusivas al trabajo con dicho objeto.
Video 5
Una caracterstica muy til que conviene destacar de la "Cinta" es que ofrece ayuda respecto a cada
seccin o icono con slo sealarlo con el ratn. Si no est seguro qu hace cada icono y no desea
realmente pulsarlo, slo ponga el cursor del ratn sobre l y espere a que aparezca la ayuda
adicional.
Video 6
Por otra parte, hay otros elementos de la interfaz que si bien suelen ser ignorados, su uso puede
resultar muy til durante el trabajo. Vemoslos en detalle.
En la parte inferior derecha de la pantalla tenemos un pequeo panel de cinco botones y una barra de
desplazamiento.
Los botones conmutan la pantalla en distintos modos de visualizacin. El primer botn es el
predeterminado y muestra el documento como se vera impreso. Es pues el modo "Diseo de
impresin".
El segundo botn puede ser preferido si en vez de escribir el documento, lo que se desea es, ms
bien, leerlo. Se trata del botn "Lectura de Pantalla completa".

Video 7
Como su nombre lo indica, el tercer botn sirve para utilizar Word como editor de pginas Web. Sin
embargo, los profesionales en la creacin de pginas Web utilizan programas ms especializados
para el efecto, como DreamWeaver o FrontPage. Ms adelante, una vez que hayamos visto diversas
herramientas para crear documentos sofisticados, dedicaremos algunos comentarios a la elaboracin,
muy limitada, de pginas Web con Microsoft Word.

Video 8
A su vez, el cuarto botn sirve para mostrar esquemticamente documentos que han sido
previamente jerarquizados, como algn informe corporativo. Finalmente, el quinto botn, llamado
"Borrador", muestra una vista del documento sin presentar el diseo de pgina ni ningn otro
elemento. Los saltos de pgina son apenas una lnea punteada y ah el nfasis est puesto en las
tareas de escritura.
Como ya habr imaginado, la barra de desplazamiento que est a la derecha de los botones de
visualizacin, modifica el zoom del documento en pantalla. A la derecha lo aumenta, a la izquierda
lo disminuye.
Video 9
Estas opciones, junto con otras que tambin modifican la visualizacin del trabajo en pantalla, estn
disponibles en la Cinta, en la ficha "Vista", en particular en las secciones "Vistas del documento" y
"Zoom", obviamente.
Video 10
La regla horizontal
La regla, que aparece bajo la Cinta, nos permite establecer los mrgenes izquierdo y derecho, los
tabuladores y la sangra izquierda y derecha del documento, as como la sangra que se va aplicar a la
primera lnea del prrafo. Vemoslo:
Video 11

Las barras de desplazamiento

Las barras de desplazamiento son elementos que nos permiten recorrer un documento de Word de
modo rpido utilizando el ratn, para ello hay que "arrastrar" el cuadro de desplazamiento con el
puntero y "soltarlo" en la pgina deseada. A su vez, en la parte inferior de la barra vertical, abajo a la
derecha de la ventana del programa, tenemos adems algunos botones adicionales que nos permiten
tambin movernos por el documento.
Video 12
Cada uno de los botones del seleccionador es un criterio de bsqueda para movernos por el
documento. Por ejemplo, el botn "Examinar por comentarios", lleva el cursor al siguiente
comentario. Del mismo modo, cada botn tiene un comportamiento similar. Prubelo
La barra de estado
Casi todos los programas para Windows tienen una barra de estado. La de Word nos da informacin
til sobre nuestro documento, revismosla en el siguiente video:
Video 13

El men contextual
Word incluye adems un men contextual que se activa con el botn derecho del ratn; a este men
tambin se le llama "flotante" porque aparece cerca de donde est el puntero del ratn en el momento
de hacer clic. Las opciones del men contextual dependen del objeto que se est sealando en ese
instante. Es decir, presentar un men con determinadas opciones cuando estemos trabajando con
texto, como puede verse enseguida.
Video 15

El sistema de ayuda
Todos los programas que funcionan bajo Windows tienen un sistema de ayuda que se integra con el
sistema operativo. Dicho sistema, generalmente, consiste en una lista de temas sobre el uso del
programa en cuestin en donde el usuario debe elegir el tem del que requiere informacin. Word no
es la excepcin. Su sistema de ayuda se despliega con el botn de la barra de fichas de la cinta o
pulsando F1. Igual que todos los programas de ayuda, la ventana incluye una caja de texto donde
puede escribirse una palabra que defina el tema del que deseamos ms informacin. Por ejemplo, si
en esa caja escribimos mrgenes, obtendremos la siguiente lista, la cual, como puede verse, es
alusiva a lo que estamos buscando.
Video 17
Finalmente, considere que todos los cuadros de dilogo del programa incluyen el mismo botn para
abrir la ventana de ayuda. En cada caso, usted ver informacin relativa al cuadro que est
utilizando.
Video 18
Si no est seguro acerca de cmo realizar alguna tarea en Word, su primera opcin, por supuesto,
ser recurrir al sistema de ayuda

Comenzando a escribir
En cualquier procesador de palabras, escribir slo tiene como lmite la cantidad de cosas que uno
tiene que decir en una hoja en blanco. Vaya, lo que queremos decir es que para crear un documento
en Word slo es necesario comenzar a escribir, pero aunque hacerlo parezca obvio, debemos
considerar algunas cosas que, hemos visto, suelen confundir a los usuarios que lo hacen por primera
vez.
Por ejemplo, conforme vamos elaborando nuestro documento el texto se desplaza en pantalla
mientras aumenta su extensin, al llegar al final de la pantalla, el texto se desplaza algunas lneas
hacia arriba para mejorar la visualizacin del documento. Ese brinco en la visualizacin suele
desconcertar al usuario que nunca ha usado una computadora.
Otro ejemplo es que, a diferencia de una mquina de escribir, no es necesario dar un retorno de carro
al final de cada lnea. Por fortuna, es cada vez menos frecuente que la gente cometa ese error. Aqu la
tecla "ENTER" (o "Return") la utilizamos solo al final de cada prrafo. Word se encarga
automticamente de distribuir el prrafo en la pgina de acuerdo al criterio de alineacin deseado. El
tema de la alineacin de texto se ver ms adelante.
En tanto, podemos utilizar el siguiente botn de la barra de herramientas para saber en dnde
tenemos un fin de prrafo, en dnde hay espacios en blanco y en dnde utilizamos tabuladores.
Video 3.1