UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIN DE PASANTIAS
CIUDAD BOLIVAR

ANALISIS DE LOS PROCESOS DE TRANSFERENCIA DE INFORMACIN EN

EL DEPARTAMENTO DE VENTAS IMPLEMENTADOS EN LA EMPRESA
PROAGRO, C.A CIUDAD BOLIVAR-ESTADO BOLIVAR
INFORME FINAL DE PASANTIA DE GRADO PRESENTADO COMO
REQUISITO PARA OPTAR AL TITULO DE LICENCIADO EN
ADMINISTRACION DE EMPRESAS.

TUTOR INDUSTRIAL:
SRA. ROCIO LENCI

ELABORADO POR:
SULCA M. ERIKA R..
C.I. 16.649.299

TUTOR ACADMICO:
LCDA. YURMA MAYA

CIUDAD BOLVAR, OCTUBRE DE 2011

ANALISIS DE LOS PROCESOS DE TRANSFERENCIA DE INFORMACIN EN

EL DEPARTAMENTO DE VENTAS IMPLEMENTADOS EN LA EMPRESA
PROAGRO, C.A CIUDAD BOLIVAR-ESTADO BOLIVAR
INFORME FINAL DE PASANTIA DE GRADO PRESENTADO COMO
REQUISITO PARA OPTAR AL TITULO DE LICENCIADO EN
ADMINISTRACION DE EMPRESAS.

TUTOR INDUSTRIAL:
SRA. ROCIO LENCI

TUTOR ACADMICO:
LCDA. YURMA MAYA

__________________
M.Sc. ROSALIA GARCIA
COORDINADORA DE PASANTIA
SEDE CIUDAD BOLIVAR
CIUDAD BOLVAR, OCTUBRE DE 2011

DEDICATORIA
Hoy da que la vida me dio una oportunidad de superarme gracias a
Dios, me siento muy feliz porque he logrado unas de mis metas y esto
nunca hubiese podido hacerlo sin la ayuda de las siguientes personas a
las cuales les dedico este triunfo:
Principalmente a Dios Todopoderoso, por darme vida, salud,
sabidura, y capacidad permitiendo as que da a da pueda obtener el
logro en las metas propuestas.
A mis profesores (as) por su excelente orientacin acadmica.

A mi madre Roco Medrano porque a travs de su amor y

preocupacin ha demostrado ser ejemplo de fuerza y, por ensearme a
luchar por la felicidad y a superarme en la vida.
A mi Papa, que siempre me han apoyado en mis decisiones, por
desearme siempre lo mejor para mi futuro a travs de su afecto,
comprensin, paciencia y darme palabras de aliento cuando mas lo
necesite.
A compaeros de clase por brindarme su amistad y apoyo
incondicional durante mi trayectoria universitaria.
Y a todos aquellas personas que de alguna manera, Han compartido
y convivido cada una de mis vivencias, el trabajo, la universidad gracias
por confiar en mi que dios los bendiga hoy y siempre

Erika Sulca
iii

AGRADECIMIENTOS

Primeramente

Dios por

darme

sabidura,

entendimiento,

entusiasmo, y la paciencia necesaria para continuar da a da y lograr de

una manera exitosa la meta trazada.
A Proagro, C.A por haberme proporcionado las instalaciones para la
realizacin de este informe.
A la Universidad Nacional Experimental de Guayana, por ser la casa de
estudio, donde culmin una parte de mi carrera.
A mi Tutor Industrial, Sra. ROCIO LENCI, que con su paciencia, y
experiencia, me brind todos sus conocimientos para la finalizacin de m
informe, y dems compaeros de trabajo
A mi tutor Acadmico, Lcda. Yurma Maya, por su paciencia y
perseverancia, y

darme la orientacin necesaria para hacer mi informe de

pasanta.
A todos, gracias por darme la oportunidad de dar un paso ms en
mi carrera profesional que dios los bendiga.

Erika Sulca
iv

INDICE
Dedicatoria----- ------------------------------------------------------------------------------Agradecimiento -----------------------------------------------------------------------------Introduccin.------------------------------------------------------------------------------------

iii
iv
7

CAPTULO I
IDENTIFICACION DE LA ORGANIZACIN
1.1.- Nombre, Ubicacin.------------------------------------------------------------------

1.1.2- Resea Histrica. --------------------------------------------------------------------

1.2 - Ubicacin Geogrfica.---------------------------------------------------------------

11

1.3.-

Limites de la Empresa.-------------------------------------------------------------

11

1.4.-

Misin ----------------------------------------------------------------------------------

12

1.5 1.6 1.7 -

Visin ----------------------------------------------------------------------------------

12
13

Estructura General De La Organizacin.--------------------------Identificacin Del Departamento Donde Se Realizo La Pasanta.------

13

CAPTULO II
DESARROLLO Y PROCESO DE LA PASANTIA
2.1.- Objetivos General.----------------------------------------------------------

15

2.1.1- Objetivo Especficos.---------------------------------------------------

15

2.2.- Actividades Realizadas.-----------------------------------------------

15
20

2.2.3.-Elaboracin de Registro Histrico de Movimientos de Facturas.-------2.2.4.- Elaboracin de otras Operaciones de Liquidaciones----------------------2.2.5.- Transferir las Herramientas de EXIGO elaboracin de Importe-----------

21
22

2.2.6 Beneficios y Alcances----------------------------------------------------------------

25

CAPTULO III
FUNDAMENTACIN TEORICA
3.1.- Bases Tericas.
3.1.1.- VENTAS.--------------------------------------------------------------------------------

26

3.1.2.- Cobranzas.------------------------------------------------------------------------------

27

3.1.3 Diferentes Formas de Cobranzas.------------------------------------------------

27

3.1.4 Gestin ----------------------------------------------------------------------------------

28

3.1.5 Procedimientos -----------------------------------------------------------------------3.2 - Bases Legales

28

3.2.1- Noemas ISO 9001 2000 ----------------------------------------------------------

30

3.3 Descripcin y Evaluacin de la Situacin Actual del Departamento -------

31

3.4 Limitaciones -----------------------------------------------------------------------------CAPITULO IV

PERPECTIVA METODOLOGICA
4.1 Descripcin de los Mtodos y Procedimientos para la Relacin de las
Actividades de Pasantas --------------------------------------------------------------------32
4.2 Fuentes de Informacin ---------------------------------------------------------------

32

CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones -----------------------------------------------------------------------------

34

5.2 - Matriz FODA de la Empresa PROAGRO, C.A.-----------------------------------

35

5.Recomendaciones -----------------------------------------------------------------

36

5.4 Referencias Bibliografas -------------------------------------------------------5.5 Anexos -----------------------------------------------------------------------------

37
38

vi

INTRODUCCION

Proagro C.A, se a fortalecido dentro del mercado

alimenticio, en su

condicin de suministradora de grandes cantidades de productos consumibles a

los entes de distribucin, bien sea a mayoristas o vendedores al detal y de esta
manera cumplir con su objetivo principal, alimentar al pueblo venezolano.

El presente documento tiene por finalidad ser una herramienta de apoyo

para el uso del sistema de mercadeo eXigo en su versin 4.4.7 J-2. Exigo es
una palabra que proviene del latn y significa llevar la mercadera afuera, vender.
EXigo puede ser concebido hoy como mercadeo, ventas y distribucin. Una
plataforma operativa diseada por expertos y la filosofa que lo acompaa, ERA
(Enterprise Representatives Administration).

EXigo administra los recursos de la empresa, sus representantes. Es la

herramienta idnea para distribuidores independientes, fabricantes (o sus
distribuidores), supermercados (y sus proveedores) y organizaciones como
empresas de cobros o de displays; compaas que realizan anlisis de mercado
e instituciones de servicios que requieran de la supervisin y asistencia remota
de representantes.

El objetivo de la pasanta fue poner en prctica los conocimientos

administrativos adquiridos en las aulas de clase, a fin de fortalecer y recavar
como futuros profesionales una serie de experiencias que servirn de referencia
para futuros trabajos.
El informe se desarrollara a travs de 3 captulos, distribuidos de la
siguiente forma:
Captulo I. Identificacion de la Organizacin. Contiene un breve resumen sobre
la empresa, filosofia de gestion y estructura organizativa.

Captulo II. Desarrollo de las Pasantia. Identifica

los objetivos generales y

especificos, descripcin de las actividades realizadas y beneficios y alcances

encontradas.
Captulo III. Fundamentacin torica que comprende las bases teoricas y bases
legales.
Captulo IV. Perspectiva Metodolgica: influyen la descripcin de los mtodos y
procedimientos para la elaboracin de las pasantas, y las fuentes de
informacin
Capitulo V. Conclusiones y Recomendaciones. Es decir los conocimientos
adquiridos durante el desarrollo de las pasantia, debilidades y fortalezas
encontradas.

CAPITULO I
IDENTIFICACIN DE LA ORGANIZACIN
Identificacin de la Organizacin
Nombre y Descripcin de la Organizacin

Proagro C.A. Filial de Protinal C.A, bajo la tutela de Ernesto Vogeler, es

una empresa lder en el mercado venezolano, en produccin y distribucin de
productos consumible.

Actualmente Proagro C.A. Es una de las empresas lideres en la

produccin y distribucin de aves vivas, beneficiadas y sus derivados.
1.1 Resea Historica
Hace 64 aos en julio de 1942 nace en Caracas, Protinal, la primera
industria venezolana de alimentos concentrados para animales; Eugenio
Mendoza, Oscar Romer, Jacobo Berkowitsch, y Lpez Mendoza, al fundar a
Protinal abrieron las puertas de lo que aos despus seria una de las industrias
mas desarrolladas del pas.

Sus operaciones productivas se iniciaron con 8 obreros y 2 empleados. El

Sr. Jacobo Berkowitsch ide el nombre de PROTINAL y el emblema fue de
Oscar W. Romer realizada con destreza y se puede contemplar en todos los
rincones de Venezuela.

El rudimentario equipo con que haba comenzado la industria resultaba

inadecuado para la expansin que la empresa reclamaba, por lo que se tuvo que
buscar una ciudad que brindara accesibilidad a los mercados de consumo,
vecina, con un puerto martimo, cercano a los establecimientos de produccin y
algo muy importante que se requera de la propia ciudad y sus habitantes:

CAPITULO I
IDENTIFICACIN DE LA ORGANIZACIN
Espritu de colaboracin y ganas de trabajar. Valencia cumpli a cabalidad
todos los requerimientos para la industria agrcola.

Al establecerse en Valencia en 1950 Protinal inicia el desarrollo industrial de la

ciudad de acuerdo a las caractersticas de un pas como Venezuela, que
acometa con todo rigor la transformacin de su tradicional estructura
econmica; aos despus se instalaron las plantas en Maracaibo y en Oriente
(Guanipa, Estado Anzotegui).

El primer producto fue la Vacarina, actualmente se elaboran 40 tipos de

alimentos distintos, siendo la perrarina el producto de mayor renombre quedando
entonces constituido lo que actualmente conocemos como SECTOR ALIMENTO,
cuya razn de ser es la fabricacin de alimentos concentrados y de
Industrializacin Avcola.

Quedando conformada las siguientes empresas del sector alimento:

PROAGRO, C.A: Como empresa matriz tiene su sede principal en

Valencia, donde nacen las polticas, normas y procedimientos administrativos
por las que se rigen los dems centros operacionales, tanto en Occidente como
en Oriente. ASCII como tambin se concentra en la incubacin, crianza

beneficio de pollos.

EMPACADORA AVICOLA: se dedica al procesamiento y elaboracin de

los derivados de los pollos como la salchicha, bologna, jamn de pollo, etc.
DISPROAVICO: Dedicada a llevar el control administrativo proveniente de
las ventas y distribucin de los productos avcolas.

10

CAPITULO I
IDENTIFICACIN DE LA ORGANIZACIN

ALIMENTOS PROTINAL: Cuya actividad es la elaboracin de Alimentos

balanceados para Animales; a los cuales se ha asignado nombres especficos
de la especie animal a la cual estn destinados habindose convertido en una
especie de smbolo entre ellos estn: La Pajarina, Cabarina, Peregrina,
Vacarina y otros.

La empresa en la actualidad cuenta con granjas propias y granjas

contratadas a las cuales se les aporta desde el ave, el alimento, las medicinas,
vacunas y la asistencia de un equipo de veterinarios y tcnicos avcolas, con la
aportacin por partes de los contratados de galpones con todo el equipo
necesario.
La empresa PROAGRO, C.A, como matriz tiene la sede principal en
Valencia, y otros centros operacionales en la Regin de Oriente

del pas

reportndole a la sede de Ciudad Bolvar, Estado Bolvar.

1.2 Ubicacin geogrfica
Sector los Caribes va Liceo Militar Eleazar Lpez Contreras ciudad
Bolvar Estado Bolvar
1.3 Limites de la empresa

Norte: calle principal de los Caribes.

Sur: Liceo Militar Eleazar Lpez Contreras
Este: Ro Morichal Guaricongo
Oeste: Terreno propiedad privada.

11

CAPITULO I
IDENTIFICACIN DE LA ORGANIZACIN
Filosofa de Gestin
1.4 Misin
Ser una empresa lder de alimentos, altamente rentable, la ms competitiva
e innovadora; lder en calidad, participando en mercados nacionales e
internacionales, con la mejor y mas agresiva comercializacin compenetrada con
los valores y principios Protinal.
1.5 Visin
Ser una empresa altamente rentable a nivel internacional, productora y
comercializadora, lder en el negocio de alimentos transformados, diferenciados
y con valor agregado, principalmente de protena animal.
1.6 Organigrama General de la Organizacin
Figura Nro. 01 Organigrama General de Proagro, C.A.
(Departamento de Proyectos Planta los Caribes)
PROAGRO, C.A.
OPERACIONES ORIENTE

JOSE LUIS PALENCIA

Gerente de Proyecto
Planta Los Caribes

JOSE VALLEJOS
Gerente de Ventas
Regin Oriente

Reinier Guzmn
Jefe de Produccin y
Mantenimiento

Aracelis Palacios
Coord. Administrativo
De Compras

ARLES ORTEGA
Sub-Contralor
Regin Oriente

KALIAR GUILLEN
Recursos Humanos

JOSE TORRES
Seguridad y Proteccin de
Bienes

Javier Casamayor
Jefe de Zona
Granjas

(Vacante)
Supervisor
Agropecuario

Lisbeth Liendo
Analista de control
de Produccin

Capataces
(4 Trabaj adores)

Empleados de
Operaciones
(8 Trabajadores)

Empleados de
Operaciones
(20 Trabajadores)

Jos Prado
Romanero

12

CAPITULO I
IDENTIFICACIN DE LA ORGANIZACIN

1.7.- Descripcin Organizacional

Gerencia General: Es la unidad que delega funciones especificas a desarrollar y
que permiten un buen funcionamiento de la organizacin, es la que tiene la ultima
palabra al momento de la toma decisiones.
Departamento De Administracin: Es donde se distribuyen todas las
responsabilidades. Dentro de las responsabilidades de ms importante de
este departamento estn:
Disear y operar un adecuado sistema de control interno, que
permita verificar los inventarios, las ventas, las cobranzas, las
cuentas por pagar, entre otros, mediante el seguimiento y
adecuado soporte de documentacin.
Corroborar la suficiencia, exceso o ausencia de normas y polticas
en cuanto a eficiencia en las funciones de los departamentos
involucrados.
Determinar en colaboracin con la seccin de contabilidad los
mecanismos pertinentes para la evaluacin de los inventarios.
Levantar actas informativas o circunstancias sobre hechos,
siniestros o eventualidades que se susciten, siempre y cuando
existan daos a los bienes o insumos que se resguardan para las
aclaraciones ante las autoridades correspondientes.
Realizar un proceso de investigacin para las compras, donde establezca
los proveedores que venden productos de calidad con menor costo.
Supervisar directamente a los vendedores para que realicen las cobranzas
por medio de los procedimientos establecidos, evitando irregularidades.
13

De acuerdo a la disponibilidad de recursos, y segn el orden de prioridad,

realizar el pago de proveedores.
Existe una Seccin de Contabilidad que, en coordinacin con el
Departamento de Administracin se encarga de:
Llevar el registro de los libros Diario, Mayor, Caja Chica y de Banco.
Organizar los libros de compra y venta.
Declarar las retenciones de Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Elaborar los comprobantes de retencin cuando se el departamento de
administracin realice pago a proveedores.
Del Departamento de Administracin dependen los departamentos de
Suministros y Servicios. Este ltimo es quien coordina conjuntamente las labores
del departamento de Ventas, de Almacn y de Transporte.
El Departamento de Ventas se encarga de la atencin directa con el
pblico y clientes, adems:
Recepcin de pedidos.
Elaboracin de facturas, ordenes de compras, presupuestos, notas de
crdito, procesamiento de cobranzas, cierres de caja chica, deteccin de
niveles bajos de stock en el sistema computarizado.
El departamento de Almacn se encarga de:
Controlar las entradas y salidas de mercancas.
Verificar en fsico los niveles bajos de stock.
Realizar inventarios tanto total como parcial o muestras.
Realizar un adecuado apilamiento y propiciar la adecuada conservacin de
productos propensos a daarse fcilmente.

14

CAPITULO III
FUNDAMENTACIN TEORICA

2.1. Objetivos General

Analizar los procesos de transferencia de informacin en el departamento de
administracin de Ventas implementados en la sucursal de la empresa
PROAGRO, C.A.
2.1.1- Objetivos Especficos
Procesar transferencias de informacin de venta.
Elaborar los reportes ruta.
Realizar los reportes histricos.
Describir otros reportes de transferencias.
2.2. ACTIVIDADES REALIZADAS

Programa de Induccin:
Consisti en conocer cuales son las polticas presupuestarias, como se
solicitan los crditos adicionales, traslados de partidas, la utilizacin del
clasificador presupuestario, la creacin de partidas presupuestaria, el
cierre mensual, y cuales son las leyes por las cuales se rigen.
Elaboracin de los Procesos de Transferencia de informacin.
El proceso de transferencia de informacin que maneja la empresa Proagro Se
puede clasificar en tres etapas, en las cuales se explicaran de manera mas
detalla como fluye la informacin en dicha empresa.

Primera etapa: el proceso de transferencia de informacin comienza

cuando el vendedor ingresa la orden de salida en el sistema de control de
ruta (eXigo).la informacin que contiene esta orden es con respecto a la
carga que transporta el vendedor: nombre del vendedor, cdigo y nombre
de los productos que cargo, cdigo y numero de cestas, placa del vehculo
que transporta los productos, cdigo del almacn de donde se saco el
producto. Luego de que el vendedor haya ingresado el numero de orden

15

CAPITULO III
FUNDAMENTACIN TEORICA
en el sistema, se realiza el proceso de sincronizacin que no es mas que
transferir toda la informacin perteneciente a la ruta del vendedor al
dispositivo porttil (Palm handheld).

Despus que el vendedor haya realizado todas las ventas del da y luego
de hacer su liquidacin, se repite el proceso de sincronizacin pero esta
vez la transferencia de informacin se har del dispositivo porttil a la
computadora donde se encuentra instalado el sistema eXigo. la
informacin que se transfiere es con respecto a las ventas y cobranza que
realizo el vendedor durante el da lo que permitira al sistema

hacer los

clculos respectivos para la generacin de reportes.

Segunda etapa:

la segunda etapa del proceso de transferencia de

informacin ocurre cuando se exporta toda la data perteneciente a las

ventas que realizaron todos los vendedores durante el da al sistema
administrativo BAAN LN mediante red cableada que permite la
comunicacin entre las computadoras de la sucursal. el sistema
administrativo BAAN LN se encarga de procesar toda la data que se
transfiere y posteriormente generar los reportes utilizados para la toma de
decisin.

Tercera etapa: la tercera y ltima etapa del proceso de transferencia de

informacin ocurre cuando, una vez procesadas todas las ventas y
cobranzas del da, ests se transfieren a la casa matriz a travs de seal
satelital.

16

CAPITULO III
FUNDAMENTACIN TEORICA
2.2.2 ELABORACIN DE REPORTES
En eXigo se pueden generar varios tipos de reportes en este manual mostrare
como generar estos documentos a travs de una serie de pasos secuenciales
para que el analista pueda visualizar la informacin que desea ver.

En eXigo se encuentran varias formas de general reportes, todo depende del

usuario que vaya analizar esa informacin. Por ejemplo una visin general de la
informacin que desea saber el gerente de una empresa de productos
consumibles es cuanto se vendi en el da, si le entregamos la misma
informacin al analista de contabilidad no le servira porque aparte de saber

Cuanto se vendi abra que agregarle como fue que se realizaron las ventas, los
pagos si el cliente realizo un abono o cancelo totalmente la factura etc. debido a
esto eXigo le permite al usuario generar reportes dependiendo del nivel de
informacin que este necesite tal es el caso que se podr visualizar los reportes
con resmenes mas detallados que otros. A continuacin se presentaran varias
formas de generar reportes queda departe del analista seleccionar la que mas se
ajuste a sus necesidades.
2.2.2.1Reportes de rutas
Los reportes de ruta le presentan al usuario un resumen general de las
actividades que realiza el vendedor diariamente tales como ventas, cobranzas,
depsitos, devoluciones, recaudaciones etc. el procedimiento para generar estos
reportes es el siguiente.

a)

Nos ubicamos en la pantalla principal de eXigo y hacemos clic sobre

el icono llamado rutas

b)

Despus de hacer clic sobre el icono de rutas el usuario deber

seleccionar la ruta de la cual desea generar el reporte.

17

CAPITULO III
FUNDAMENTACIN TEORICA

c)

Despus de haber seleccionado la ruta ubicamos el icono Reportes

de la ruta.

Despus de seleccionar el tipo de reporte que se desea generar el sistema

mostrara una pantalla como la que se muestra a continuacin para este caso
seleccione la opcin liquidacin de caja
Para tener una mejor vista del reporte y saber como va a salir cuando se
imprima, hacemos clic sobre el siguiente icono. El cual nos mostrara una mejor
vista del reporte, a continuacin se presentara la una vista de un reporte de
liquidacin de caja
(Ver Figura n2 Resultado del Reporte de liquidacin de caja)

18

CAPITULO III
FUNDAMENTACIN TEORICA
2.2.2.2 Generar reportes utilizando el modulo Reportes eXigos

Como pudimos observar los reportes que genera el procedimiento que se

describi en la primera parte, son reportes con un resumen muy corto, observar
que solo muestra los totales mas no muestra los detalles, a continuacin se
presentara otro procedimiento para generar reportes mas detallados que le
permitirn al analista sacar mejores conclusiones sobre las operaciones que este
maneja.

Antes de comenzar a describir este procedimiento hay que recalcar lo siguiente,

cuando se creo el sistema eXigo, este solo soportaba la moneda valida para ese
momento que en nuestro caso era el bolvar pero en este procedimiento se
describir como generar reportes en bolvares fuertes.

Cabe destacar que el botn que se utiliza para generar los reportes con el
modulo principal de eXigo en su momento se encontraba inmerso en la
aplicacin pero debido a la reconversin monetaria la empresa se ve en la
obligacin de hacer un cambio de moneda y como eXigo no permite de manera
automtica realizar el cambio, se creo un nuevo modulo de reportes eXigos que
genera los reportes pero en monedas actuales

Como podemos observar en el reporte que se muestra en la pantalla solo se

pueden visualizar las facturas de contado y las facturas de crdito porque el
vendedor no recibi depsitos ni cheques; en el reporte que se muestra a
continuacin se podrn visualizar aparte de las facturas,

los depsitos, los

cheques y los cobros.

19

CAPITULO III
FUNDAMENTACIN TEORICA
2.2.3 ELABORACIN DE REGISTRO HISTORICOS DE MOVIMIENTOS DE
FACTURAS
Definicin: eXigo aparte de las operaciones que realiza permite a los usuarios
tener un histrico de sus movimientos de factura, depsitos, cobros, cheque y
devoluciones para cuando el analista necesite sacar cualquier informacin de
alguno de estos movimientos en un tiempo determinado, a continuacin se
mostraran los iconos que dan acceso a esos histricos luego presentare un
ejemplo de cmo visualizarlo. Para visualizar los otros archivos histricos se
realiza el mismo procedimiento la diferencia es que en vez de seleccionar el
icono documentos el analista podr seleccionar algn otro icono bien sea
cheques, depsitos, cobros, devoluciones etc.
Despus de haber asimilado las operaciones principales que realiza eXigo
proceda averiguar como eXigo a travs de un enlace, le facilita informacin al
modulo de Carga para que este realice la liquidacin de merma, luego otro
modulo llamado Crystal Reports utiliza la informacin que almacena el modulo
de carga y genera los reportes de liquidacin de rutas estos dos procedimientos
se realizan de la siguiente manera.
(Vr en la figura N 3 vista imprimible de un reporte de cobranza)

20

CAPITULO III
FUNDAMENTACIN TEORICA
2.2.4. ELABORACIN DE OTRAS OPERACIONES DE LIQUIDACIONES
2.2.4.1Liquidacin de Mermas
En la parte donde dice Ruta eXigo ingresar el numero de la ruta que realizo el
transporte. Luego de haber ingresado el numero de la ruta se procede a
seleccionar el tipo de la ruta la cual puede ser de dos tipos ruta larga o ruta corta
Seleccionar la fecha del da que se va a liquidar, despus de seleccionar el da
que se va a liquidar nos ubicamos

sobre la pestaa Orden M-Tech e

ingresamos como valor predeterminado el cero. Despus de habilitar la opcin

merma permitida se oprime el botn liquidacin, en lo que se oprime este
botn se muestra un error que es comn a la hora de liquidar la merma (es uno
de los defectos visibles del sistema) solo se hace clic en aceptar hasta que este
desaparezca.
Generar Reporte de Liquidacin de Mermas
Despus que se a realizado la liquidacin de las mermas se procede a generar
los reportes de las mermas por cada vendedor, el modulo a utilizar es el llamado
Seagate Crystal Report. Este modulo genera los reportes mediante la
informacin que se almacena en el modulo de carga, para generar los reportes
se procede de la siguiente manera

Si la clave es correcta el modulo comenzara a generar el reporte de merma y

despus de unos segundo, el modulo mostrara un reporte como el que se
presenta a continuacin.
(Ver la Figura n 4 liquidaciones de mermas sin reintegro)

21

CAPITULO III
FUNDAMENTACIN TEORICA
El reporte que se mostr en la figura n 4 es el mas bsico a continuacin se
mostrara un reporte, pero en este caso estar incluida una recepcin o
devolucin que realiza el vendedor despus que culmina la ruta eso en caso de
que exista la devolucin.
(Ver la Figura n 5 liquidaciones de mermas con reintegro)

2.2.5 TRANFERIR LAS HERRAMIENTAS DE EXIGO ELABORACION DE

IMPORTE
En este capitulo se presentaran un conjunto de herramientas muy tiles para el
analista al momento de realizar cualquier actualizacin de los datos que se
encuentran almacenados en eXigo. Adems se presentaran herramientas de
mensajera entre otras cosas, a continuacin se presentaran cada una de ellas.
Nota: las herramientas que se especifican a continuacin se encuentran
ubicadas en la barra de herramientas de eXigo.

Asignacin en bloques: asignacin en bloque es una herramienta que se utiliza

para realizar una transferencia de informacin de eXigo a la Palm o viceversa a
travs de la (va cuna) que no es mas que una transferencia utilizando el cable
de la Palm, esta herramienta se utiliza mas que todo cuando existen problemas
con la red inalmbrica utilizada para esta funcin; el procedimientos para
ejecutar esta herramienta es el siguiente. Seleccionar en la barra de

22

CAPITULO III
FUNDAMENTACIN TEORICA
herramientas la opcin (Ver Figura N 6 Comunicacin entre la computadora
principal y la Palm)

Va Cuna. La sincronizacin se realiza en oficina directamente al

eXigo.net Master por medio de la conexin del dispositivo mvil al cradle
(cuna). Este sistema solo permite una sincronizacin a la vez y requiere
de la llegada del representante a la oficina con el equipo porttil para
disponer de los datos en el back Office.

Va Internet. Se conecta el dispositivo mvil a Internet para el envo por

este medio al eXigo.net Master (este ltimo debe estar conectado a
Internet).
Desde la implementacin de eXigo en la empresa Proagro C.A.,en el ao
2002, a tenido como funcin principal transferir la informacin de las ventas y
cobranzas en el mejor tiempo posible, a la oficina matriz en Valencia para la
toma de decisiones de mercado; y tener un mayor control de los vendedores en
las rutas, pero debido a que la empresa no a contado con una documentacin

23

CAPITULO III
FUNDAMENTACIN TEORICA
escrita que le facilite a los usuarios la interaccin con el sistema se han venido
creando muchos problemas al momento de ejecutar operaciones que contiene
eXigo pero que los usuarios la desconocen porque son muy poco utilizadas.
Pero a la vez son muy importantes.

RECEPCIN EN MODULO DE CARGAS

Carga la orden de despacho del camin que va de salida por primera vez
en el da, en la tabla de inventario, para que luego eXigo.net asigne la
ruta.
Almacena la recarga del camin en caso de existir.
Realiza el clculo de la liquidacin de merma dependiendo de si la ruta
del vendedor es local o fornea.
GENERAR MODULO SEAGATE CRYTAL REPORTS

Este mdulo se encarga de generar los reportes de liquidacin de

mermas en los cuales se muestra la cantidad de kilos que llev el vendedor,
cantidad de kilos que factur la merma permitida por la carga que llev y la
merma no permitida, en caso de que la misma exista.
ELABORACIN DE REPORTES eXigo
Este mdulo, al principio, se encontraba inmerso en el sistema eXigo;
pero debido al cambio de la moneda el departamento de desarrollo de sistemas
cre aparte, el mdulo Reportes eXigos que se encarga de generar la mayora
de los reportes que realiza eXigo; pero en monedas actuales.
Tomando en cuenta las operaciones internas que realiza eXigo y las
operaciones externas que realiza en conjunto con los mdulos antes
mencionados, la empresa decide crear un manual que le facilite tanto al analista
como al personal que opera a eXigo la interaccin con dicho sistema.

24

CAPITULO III
FUNDAMENTACIN TEORICA

Ordenar, clasificar y relacionar los comprobantes de pago

Consisti en el anlisis de los comprobantes de pago, donde se
verificaba si cumpli con los requisitos mnimos para su aprobacin y
posterior pago, a su vez son ordenados, clasificados y relacionados en un
archivo exclusivo para tal fin. As mismo se elaboran expedientes
referentes a las compras de insumos. Para armar los expedientes hay que
hacer copias del comprobante de pago, factura, copia de la cdula del
proveedor, copia de la orden de compra, certificacin presupuestaria
(presupuesto que se estipula para las compras), copia de la requisicin de
bienes y materiales, copia de la nota de entrega, por ltimo el anlisis
comparativo de ofertas (aqu los proveedores de 3 diferentes empresas
dan el presupuesto, la cantidad con su precio unitario y el precio total para
el final aplicar el IVA y dar el monto real, en este la direccin de
edificaciones educativas elige el mejor en cuanto a los requisitos
establecidos; ya sea por el precio, calidad, entrega, entre otros.
Cada uno de estos requisitos debe estar firmado y sellado por el
jefe o jefa del departamento de compras, Original de factura (copia) y la
orden de compra se queda para registrarla en los archivos de asistencia
tcnica, l departamento de compras cumpli con los procesos
Administrativos.

2.2.6.- BENEFICIOS Y ALCANCES

Los beneficios y alcances vienen dados por la eficiencia y efectividad en el
desarrollo de las pasantas, entre estos tenemos:
Agilizar el trabajo en el rea de facturas al vendedor.
Obtener la informacin de manera ms rpida y confiable en el programa
Exigo.

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CAPITULO III
FUNDAMENTACIN TEORICA
Obtener experiencia prctica complementaria a la formacin terica que
habilite para el ejercicio de la profesin.
Conocimiento de las caractersticas fundamentales de la relacin laboral.
Manejo de los formatos actualizados establecidos por el programa de
Exigo.
FUNDAMENTACIN TERICA
3.1.- BASES TERICAS
A continuacin se presentan los argumentos tericos que le dan sustento a
esta investigacin, relacionados con las Actividades Desarrolladlas en el
Departamento de Ventas de la Empresa

Proagro, C.A Ciudad Bolvar-

Estado Bolvar.

Esta fase del informe implica la familiarizacin con los conceptos y terminologa
particulares. Esta parte suministra al lector los fundamentos sobre los cuales
puede establecerse una comprensin de los procedimientos, los problemas y las
aplicaciones durante el desarrollo de la pasanta, por esta razn se describen los
conceptos y trminos relacionados con ventas y cobranzas.
3.1.1 Venta
Es una orientacin administrativa que supone que los consumidores no
compraran normalmente lo suficiente de los productos de la compaa a menos
a menos que se llegue hasta ellos mediante un trabajo sustancial de promocin
de ventas.
LAS PREMISAS IMPLICAN DEL CONCEPTO DE VENTAS SON:
La tarea principal de la compaa es obtener suficientes ventas
para sus productos.
Los consumidores normalmente no comprarn lo suficiente de
producto.

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CAPITULO III
FUNDAMENTACIN TEORICA
Los consumidores pueden ser inducidos a comprar mediante
diversos artificios que estimulen las ventas.
Los clientes probablemente vuelvan a comprar y aun en el caso de
que no lo hagan, existen muchos otros consumidores.
3.1.2 Cobranzas
La operacin bsica de cobranza puede conceptualizarse como el conjunto de
operaciones necesarias para transformar un activo exigible - documentado o no (Crditos) en un activo lquido (Disponibilidades). Comienza con la existencia de
un derecho representado en una cuenta o un documento a cobrar, y trae como
resultado el ingreso de dinero o algn ttulo representativo de dinero - cheque u
orden de pago. (Chiavenato, I. 2000, p. 92).
3.1.3 Diferentes formas de cobranzas
La Cobranza puede asumir diversas formas en funcin del tipo de empresa que
se trate, de las caractersticas de los deudores, de la radicacin de los montos a
cobrar, del volumen de operaciones, etc. Es probable que en una empresa se
puedan aplicar ms de un tipo de Cobranza para lograr la cancelacin de los
crditos.
Cobranza por cobradores: en este caso, personal de la empresa sale a
efectuar la Cobranza directamente en el domicilio del deudor. All se
percibe el dinero, los cheques o los pagars que firma el deudor. De este
tipo de Cobranza se desprenden otras variantes:
Cobranza en Caja: en este caso es el cliente quien se traslada hasta la
empresa para realizar el pago de su deuda. Esta forma suele emplearse
en los comercios minoristas que venden sus mercaderas a crdito,
generalmente cancelables al cabo de un nmero determinado de cuotas.
Cobranza por depsito bancario: en algunos casos, el deudor efecta
su pago depositando el importe adeudado en la cuenta corriente bancaria

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CAPITULO III
FUNDAMENTACIN TEORICA
del acreedor. Generalmente en estos casos se usa un modelo de boleta
de depsito especial que tiene una copia ms que la habitual. Esa copia
dems queda en poder del banco, quien la hace llegar a su cliente para
hacerle saber a ste de la Cobranza que se ha realizado.
Cobranza de documentos por medio de un banco: entre los servicios
que ofrecen los bancos se encuentra el de Cobranza de Documentos. En
estos casos los documentos a cobrar son entregados al banco. Este
enva el aviso de vencimiento al deudor para que efecte el pago
directamente en el banco. Cuando el deudor paga, el banco acredita el
importe recibido en la cuenta de su cliente y notifica a ste del xito de la
gestin de cobranza. Si el documento no fuera cancelado a su
vencimiento, el banco puede encargarse del protesto del mismo.
3.1.4. Gestin
Es la accin y efecto de gestionar, o sea, accin y efecto de administrar;
diligenciar lo conducente para lograr las metas planificadas. (Ruiz, J. 1995,p.17).
3.1.5. Procedimientos
Planes por medio de los cuales se establecen los mtodos para el
manejo de actividades futuras. Consiste en la secuencia cronolgica, de las
acciones requeridas. Son guas de accin en los cuales se detalla la manera
exacta del cmo hacer en el proceso de planeacin. (Gmez, G. 1997)

3.2 BASES LEGALES

Normas ISO 9001-2000
Segn Mark Chaney (1995) las Normas de ISO, cuyas siglas ingles
significa International Standards Organization:
Son desarrolladas segn reglas estrictas para asegurar que ellos son
transparentes. El lado inverso de la moneda es que esto puede llevar
tiempo para desarrollar el acuerdo general entre las partes

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CAPITULO III
FUNDAMENTACIN TEORICA
interesadas y para pasar a examinar el acuerdo en revisin pblico
en los pases miembros de la unin de ISO (International Standards
Organization). Para algunos usuarios de normas, en particular los
que trabajan en sectores de tecnologa, que cambia tan rpido,
puede ser ms importante estar de acuerdo sobre una especificacin
tcnica y publicarla rpidamente, antes del examinar de las varias
comprobaciones y tener un acuerdo, sobre un nuevo Estndar en
todos los miembros de la ISO Internacional. (p. 2)
Normas que desarrollan la ISO
Segn Mark Chaney (1995):
La ISO (International Standards Organization) trabaja en los sectores
que necesitan las normas y en el lugar que da origen a su desarrollo.
La necesidad de un estndar es sentida por una industria o el sector
de negocio que comunica la exigencia a uno de los miembros
nacionales de la ISO (International Standards Organization).
Procesos Administrativo segn I. Chiavenato:
PLANEACION: para un gerente y para un grupo de empleados es importante
decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente
paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse?
Cundo y cmo se har? Cules sern los necesarios componentes del
trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un
patrn integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la
facultad de prever, de visualizar, del propsito de ver hacia delante.
ORGANIZACIN: Despus de que la direccin y formato de las acciones futuras
ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, ser
distribuir o sealar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del
grupo e indicar la participacin de cada miembro del grupo. Esta distribucin del

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CAPITULO III
FUNDAMENTACIN TEORICA
trabajo esta guiado por la consideracin de cosas tales como la naturaleza de
las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones fsicas
disponibles.

DIRECCIN: Esta etapa del proceso administrativo, llamada tambin ejecucin,

comando o liderazgo, es una funcin de tal trascendencia, que algunos autores
consideran que la administracin y la direccin son una misma cosa.
EJECUCIN: Para llevar a cabo fsicamente las actividades que resulten de los
pasos de planeacin y organizacin, es necesario que el gerente tome medidas
que inicien y continen las acciones requeridas para que los miembros del grupo
ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para
poner el grupo en accin est dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a
los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia
creatividad y la compensacin a esto se le llama ejecucin.
CONTROL: Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o
vigilar lo que s est haciendo para asegurar que el trabajo de otros est
progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer
un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y
la ejecucin exitosa de cada miembro no asegura que la empresa ser un xito.
Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstculos
inesperados y habrn de ser comunicados con rapidez al gerente para que se
emprenda una accin correctiva.
3.3 DESCRIPCION Y EVALUACION

DE LA

SITUACION ACTUAL DEL

DEPARTAMENTO
Actualmente la Empresa PROAGRO, C.A, se encuentra en la Fase I del proceso
para implementar el Sistema de Gestin de la Calidad COVENIN ISO 9001-2000
(International Standards Organization 9001-2000), por lo cual se ha sensibilizado

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CAPITULO III
FUNDAMENTACIN TEORICA
el 94% del personal de este departamento, capacitndose el 38% de los mismos
en materia de elaboracin de procedimientos enmarcados en los estndares de
calidad, de acuerdo a lo que establece la norma ISO (International Standards
Organization).
En este sentido, se puede indicar que la capacitacin del personal
seleccionado ha resultado positiva, impulsando la iniciativa de participar
activamente en la descripcin y elaboracin de los manuales de normas y
procedimientos de cada dependencia.
Se pudo detectar debilidades en cuanto al sistema que operan ya que es
recomendable aumentar el ancho de la banda de transferencia de informacin
que utiliza el sistema BAAN LN para realizar sus respectivas actividades y de
esta manera se mejorara la eficiencia del sistema. Y adems de mantener
actualizado el presente manual de eXigo para que de esta manera los usuarios
que lo utilizan estn al tanto de cualquier funcin y as prevenir los problemas
causados por el ingreso de informacin a la base de datos.
3.4 Limitaciones
Durante el proceso de Pasantas realizadas en el Departamento de Ventas en la
Empresa Proagro, C.A, se cont con todo el apoyo del personal que labora en
este Departamento, por lo que no se encontr elementos que se puedan
considerar como limitantes.

En la ejecucin de la presente investigacin no se presentaron limitaciones para

realizar esta investigacin. EL personal ofreci colaboracin en las reas del
cumplimiento exigido

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CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1 PERPECTIVA METODOLOGICA

Este estudio est constituido por la combinacin del diseo de

investigacin de campo, en su modalidad descriptiva porque se basa en obtencin
de datos. La Universidad Pedaggica Experimental Libertador (1988), en su
Manual de Elaboracin de Tesis, la define de la siguiente manera:

La investigacin que permite el anlisis sistemtico de problemas en

la realidad, con el propsito bien sea describirlos, interpretarlos,
entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus efectos o
predecir su ocurrencia, haciendo uso de mtodos caractersticas de
cualquier de los paradigmas o los enfoques de investigacin
conocidos en desarrollo
El estudio aborda una temtica seleccionada, con anterioridad;
requiri de la aplicacin de instrumentos de recoleccin de datos, previo
anlisis de la situacin a evaluar o analizar.

4.1. Descripcin de los Mtodos y Procedimientos para la

Realizacin de las Actividades de Pasanta.

Para Hurtado J. (2000. El mtodo o tcnica de recoleccin de

datos comprende los procedimientos que le permiten al investigador
obtener la informacin necesaria para dar respuestas a su pregunta de

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CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Investigacin, dentro los cuales se citan: la observacin

directa, la encuesta, la entrevista, la revisin documental, entre otros.
(Pg. 427)

En este sentido, se conceptualiza el instrumento como la va

mediante el cual es posible aplicar una tcnica de recoleccin de datos.
De acuerdo con los sealamientos anteriores, en esta investigacin, los
mtodos que se utilizaron son la observacin directa y la revisin
documental los cuales son mtodos necesarios para la investigacin,
tambin permiten crear e interpretar as como ensear la informacin de
una actividad especfica.
4.2. Fuentes de Informacin (Documentos, Registros, Personas,
entre otras)
La recoleccin de la informacin necesaria durante el desarrollo de las
pasantas para el informe, fue por medios diversos, como lo son:
Informacin de las ventas dadas cada da de los vendedores.
Registro de los reportes ruta por Exigo
Realizar los reportes histricos.
Revisin de documentos por el sistema BAAN LN

Una vez recolectada la informacin se realiz los arreglos necesarios

para la presentacin del informe ante el jurado integrado por Profesores de la
Universidad Nacional Experimental de Guayana.

33

CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 CONCLUSIONES
Despus de haber analizado los procesos de transferencia de informacin en el
departamento de administracin de Ventas implementados en la sucursal de la
empresa PROAGRO, C.A. en la sede Ciudad Bolvar se puede Concluir con lo
siguiente

1. El personal que utiliza el sistema eXigo para el desarrollo de sus

actividades necesitan aumentar sus conocimientos sobre el mismo. Ya
que desde hace algn tiempo se han venido presentando problemas

2. Donde su solucin radica en cambiar o borrar alguna informacin que se

ingreso mal al sistema, y debido a la falta de conocimiento sobre dicho
sistema se a tenido que recurrir a instancias mayores. Con la ayuda de
los procesos de transferencia que utiliza el sistema BAAN LN los
usuarios podrn aumentar sus conocimientos sobre eXigo, y as prevenir
los problemas causados por el ingreso de informacin

a la base de

datos.

3. Las operaciones que realiza eXigo en conjunto con los mdulos externos,
a pesar de que son operaciones forneas son las mas utilizadas al
momento de realizar el control de las rutas y las que mas tiempo le quita
al analista al momento de entrenar al nuevo personal

4. Durante mi estada en la empresa y con la experiencia que e obtenido en

el rea de venta e presenciado ciertos errores que presentan los
sistemas de informacin que intervienen en estas operaciones debido a
esto e anexado unas recomendaciones que le permitirn a la empresa
encontrar las posibles soluciones a estos errores.

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CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Figura Nro. 07
5.2 Matriz FODA DE LA EMPRESA PROAGRO, C.A.

FORTALEZAS
Personal

OPORTUNIDADES
capacitado

para

Ampliacin

de

sistemas

ejercer las funciones de manera

computarizados avanzados y de

eficiente.

alta tecnologa como lo es eXigo

Equipo

de

tecnologa

conveniente.
Aplicacin

Adecuacin de procedimientos
cada vez ms confiables.

de

las

normas

COVENIN ISO 9001-2000, para

el mejoramiento de los procesos

DEBILIDADES

AMENAZAS

Aumentar el ancho de la banda de

Mantener actualizado el presente

transferencia de informacin que

manual de eXigo para que de esta

utiliza el sistema BAAN LN para

manera los usuarios que lo utilizan

realizar sus respectivas actividades.

estn al tanto de cualquier funcin

Falta adecuacin de manuales

de normas y procedimientos
administrativos.
Fuente: Elaborado por el autor

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CAPITULO III
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.3 RECOMENDACIONES

1. Revisar el modo en que realiza el modulo Seagate Crystal Reports el acceso

a la base de datos, para ver el porque de tanta lentitud al momento de
generar los reportes de mermas y as poder realizar las respectiva
cobranzas.

2. Es recomendable aumentar el ancho de la banda de transferencia de

informacin que utiliza el sistema BAAN LN para realizar sus respectivas
actividades y de esta manera se mejorara la eficiencia del sistema.

3. Mantener actualizado el sistema Baan y eXigo para que de esta manera

los usuarios que lo utilizan estn al tanto de cualquier funcin que se le
agregue y no ocurra

una sinergia

que significa

obsolescencia en los

sistemas de informacin

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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Chiavenato, I. (2000). Administracin de Recursos Humanos. 5 ta
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McGraw-Hill
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