Administracin de proyectos de informacin

Unidad 3. Administracin de un proyecto de informacin

Actividad 1
Planteamiento de soluciones
mediante un sistema de informacin
Alumno: Julio Salinas Anaya
Matrcula: AL12528799

Grupo: DS-DAPI-1403C-001

Carrera: Ingeniera en Desarrollo de Software

Facilitador: Israel Flores Birrichaga

Universidad Abierta y a Distancia de Mxico Ciencias Exactas, Ingeniera y Tecnologa

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Esta actividad tiene el propsito de que identifiques un ejemplo de proyecto de informacin

que d solucin a un rea organizacional mediante un sistema de informacin. Para ello ser
necesario que realices los siguientes pasos:
1. Investiga un ejemplo de proyecto de sistema de informacin.
2. Identifica su aplicacin y la situacin que resuelve en una organizacin.
3. Menciona a cul de las cuatro categoras del modelo de McFarlan pertenece el
sistema de informacin.
4. Desarrolla una matriz de valoracin estratgica del proyecto con sus valores
correspondientes.
5. Guarda la actividad con el nombre DAPI_U3_A1_XXYZ. Sustituye las XX por las dos
primeras letras de tu primer nombre, la Y por tu primer apellido y la Z por tu segundo
apellido.
6. Enva el archivo a tu Facilitador(a) para recibir retroalimentacin mediante la
herramienta Base de datos
7. Comenta las actividades de tus compaeros.
*No olvides consultar los Criterios de evaluacin de la unidad 3 para que los consideres en el
desarrollo de tu actividad.

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Ejemplo de un proyecto de sistema de informacin

Empresa: Academia Colombiana de Ciencias Jurdicas
Actividad: Institucin que apoya al gremio jurdico mediante la organizacin de conferencias
y la comercializacin de material pedaggico.
Proyecto: Ordenar y agilizar el proceso de programar y controlar los eventos de la
Academia, as como la entrada y salida de libros.
Planteamiento del problema: La Academia tiene procesos deficientes que a continuacin
detallaremos:

Es importante para la academia, disponer con informacin inventariada sobre los

diferentes libros que ofrece las editoriales, con precios y obras actualizadas.

La mayora de la informacin se encuentra en diferentes partes y no se sabe

realmente cual es la que se debe actualizar.

Hay mucha informacin repetida.

La informacin se encuentra en este momento comprometida en su seguridad,

teniendo acceso todas las personas que entran en contacto con el equipo. Es
necesario restringir la Informacin por niveles de acceso.

El personal que realiza la labor de visitar cada uno de los clientes y llevar la publicidad
de los eventos, necesitan el directorio de los clientes con las direcciones organizadas
y actualizadas por calle o por carrera para una mejor ubicacin y trabajo zonificado, lo
cual contribuir en una distribucin rpida y organizada.

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Una de las funciones de la secretaria es de realizar la inscripcin de los asistentes a

los eventos, dicha informacin la realiza en: procesadores de palabras como Word,
WordPad, hojas de clculo (Excel), repitiendo la informacin al acomodo de sus
necesidades.

Se necesita un control de compras de materiales consumibles para el evento.

Es necesario un registro de los expositores y del personal que presta sus servicios en
la empresa con sus datos personales actualizados.

Objetivo General: Disear e implementar un sistema de informacin, encaminado al

adecuado control y organizacin de la informacin relacionada con la realizacin de
conferencias por parte de la Academia.
Objetivos Especficos:

Desarrollar un modelo de base de datos, con el fin de abolir todos los procedimientos
manuales que en la actualidad se ejercen y que producen en muchas ocasiones
coyunturas en el servicio de la academia.

Clasificar y ordenar la Informacin disponible.

Prever los cambios y permitir actualizaciones.

Justificacin: Teniendo en cuenta que es clara la necesidad de lo planteado, es

indispensable mencionar de forma exacta cada uno de los componentes que acompaan el
desarrollo de este sistema de informacin. Por ello la necesidad de invocar el adecuado
direccionamiento del problema a la solucin que se plantea, es decir, debe existir una
claridad en los conceptos con los que se van a trabajar en la solucin tecnolgica de la
informacin.
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En la medida que se desarrolle el anlisis, el diseo e implementacin de la base de datos,

se estn involucrando a todas las personas que intervienen en el sistema. Las consultas
deben ser especficas y variadas frente a las necesidades del usuario (clientes y personal).
Por lo anterior se busca cada uno de los logros trazados anteriormente, lo cual se traducir
en un ptimo servicio, eliminacin de procesos que no se necesitan y en particular una
acertada gestin de la administracin de la academia.
Delimitacin del proyecto: Se disea una base de datos, que solo llevara el control de los
procedimientos referentes a las conferencias que realiza la academia. Al igual del material
que se suministra a los clientes, llevando un proceso organizado en cuanto a los costos.

Su aplicacin y la situacin que resuelve en una organizacin

En la actualidad cualquier organizacin o empresa que desee ser competitiva, requiere de un
manejo de informacin confiable y seguro, en el ejemplo anterior la Academia Colombiana de
Ciencias Jurdicas, al estar plenamente consciente de esta situacin desea realizar los
cambios necesarios para ello, con el fin de tener el control y organizacin de la informacin
para desarrollar sus actividades con mayor eficiencia y profesionalismo.
Entre las ventajas que ofrecera la implantacin del nuevo sistema estn:

Permite tener la informacin centralizada y organizada en una sola parte.

No permite redundancia de informacin.

Ofrece niveles de acceso y seguridad por medio de claves.

Actualizacin, consulta e impresin rpida de directorios de clientes y proveedores.

Actualizacin y consulta de la informacin de los catlogos de las editoriales.

Manejo del inventario de los libros que compra y vende la academia.

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A cul de las cuatro categoras del modelo de McFarlan pertenece el sistema de

informacin
El ejemplo anterior la Academia Colombiana de Ciencias Jurdicas, pertenece a una
categora de sistema de informacin estratgica, ya que implica un manejo de informacin de
forma confiable y segura, todo esto con el fin de que la organizacin pueda ser ms
competitiva y conseguir una ventaja ante sus competidores, al ofrecer a sus miembros o
usuarios un servicio eficiente, con menos tiempo de espera y al mismo tiempo poder reducir
sus costos de operacin, lo cual resulta indispensable para el xito de una organizacin al
lograr un mejor posicionamiento de mercado.

Desarrolla una matriz de valoracin estratgica del proyecto con sus valores
correspondientes.

Diferenciacin
Costo
Innovacin
Crecimiento
Alianza
0 = ninguna

Proveedor
3
2
3
3
2
1 = Poca contribucin

Cliente
3
3
3
3
2
2 = Mediana contribucin

Competidor
2
2
3
2
3
3 = Alta contribucin

1. Diferenciacin. Un proyecto contribuye a la distincin o diferenciacin de la empresa

superando la calidad y nivel de los servicios brindados por la competencia, por
ejemplo, brindando mejores precios, introduciendo innovaciones, atendiendo las
necesidades en forma satisfactoria, etctera.

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2. Costos. Cuando un proyecto contribuye a la disminucin de costos, es muy probable
que se desarrolle una preferencia de los proveedores hacia la organizacin.
3. Innovacin. Cuando un proyecto apoya la introduccin de nuevos productos se
fomentan relaciones novedosas con los clientes as como la competitividad.
4. Crecimiento. La flexibilizacin de los procesos de produccin, contribuye a aumentar
la produccin o ventas y a expandir geogrficamente los mercados de la empresa.
5. Alianzas. El proyecto contribuye como apoyo a la administracin e inversin en
tecnologa para evitar que la organizacin sea superada por sus competidores.

Fuentes de Consulta
Proyecto de sistema de informacin,
http://www.angelfire.com/ex2/grupo2/proyecto.html
Llorens Fabregas, J., (2005). Gerencia de proyectos de tecnologa de informacin.
Caracas, Venezuela: Los libros de el nacional, coleccin Minerva.

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