Contrato de Arrendamiento Auditorios

ENCUENTRO VOCES POR EL CLIMA

CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE ESPACIOS PARA EL ENCUENTRO VOCES POR EL CLIMA 2014 (COP20 Y CMP10).
CONTRATO NMERO [*]
Conste por el presente documento, un contrato de arrendamiento de ESPACIO, que celebra el USUARIO al ORGANIZADOR, cuyos
datos se indican en los numerales 1 y 2 del presente documento, para el auditorio ubicado en el ENCUENTRO VOCES POR EL CLIMA,
cuya ubicacin, distribucin, implementacin y dems caractersticas se indica en el Anexo 1 de este documento.
1.

Sobre el ORGANIZADOR
Razn Social
RUC
Domicilio
Personas de Contacto

2.

Tcnicas Metlicas Ingenieros S.A.C.

20101145868
Av. Juan de Arona 151, oficina 1001, piso 10, distrito de San Isidro, provincia y
departamento de Lima.
[*]

Sobre el USUARIO
Razn Social
RUC
Domicilio
Tipo de Entidad
Representantes
DNI Representantes
Persona de Contacto
Cargo persona de Contacto
Telfono
E Mail
Persona de contacto para cobranza
Persona de Contacto
Cargo persona de Contacto
Telfono
E Mail

3.

Sobre el espacio y el PRECIO

Espacio solicitado
Fechas y horas para ocupacin
de espacio
Precio (no incluye IGV)
Precio (incluye IGV)
Monto de la Garanta
Fecha de pago
Banco y Nmero de Cuenta
(CCI)/ CODIGO SWIFT

26 de noviembre 2014

2.5576544792. EXHIBITION SPACE OPTI222222222RICES666

El USUARIO se compromete a realizar el pago del total del alquiler del espacio indicado, a ms tardar en la fecha indicada en
este numeral. El total del precio por alquiler deber ser cancelado, antes de la entrega del ESPACIO. El monto a ser
depositado deber ser cancelado en su integridad. En caso de existir diferencias generadas por descuentos por las
comisiones de los bancos que han intervenido en la transferencia de fondos, esta deber ser cancelada a ms tardar un da
antes de la fecha de la reserva del ESPACIO.

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Una vez realizado el depsito, deber enviar una copia del mismo, a los datos del contacto del ORGANIZADOR que aparecen
en este Contrato.
En caso que los pagos estipulados en este Contrato no hayan sido recibidos por el ORGANIZADOR antes de la fecha de
vencimiento que figura en este Contrato, el USUARIO, sus empleados, agentes y contratistas, no tendrn acceso al ESPACIO
en el ENCUENTRO VOCES POR EL CLIMA. Por tanto, el USUARIO no podr hacer ningn reclamo de cualquier naturaleza o
clase que surjan directa o indirectamente.
4.

ANTECEDENTES, TRMINOS Y CONDICIONES

4.1.

El ENCUENTRO VOCES POR EL CLIMA se llevar a cabo entre el 1 al 12 de diciembre de 2014 y tendr lugar en las
instalaciones del Jockey Club del Per.

4.2.

El ORGANIZADOR ha sido designado por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), para prestar los
servicios de gerenciamiento de eventos para la implementacin y puesta en marcha de la Feria Climtica (Voces del Clima)
que se realizar en el marco de la Conferencia Mundial del Clima y Conferencia de las Partes del Protocolo de Kyoto
(COP20/CMP10). Dentro de los servicios que presta el ORGANIZADOR, se encuentra el de encargarse del proceso de
arrendamiento de los stands y los auditorios disponibles en el ENCUENTRO VOCES POR EL CLIMA, estando facultado para
suscribir el presente Contrato, recibir los montos derivados del arrendamiento de los ESPACIO y prestar diversos servicios
vinculados al mencionado arrendamiento directamente al USUARIO.

4.3.

El USUARIO y su representante declaran que el representante que interviene en este Contrato cuenta con las facultades
necesarias para celebrar este tipo de actos y obligar a su representada.

4.4.

El Contrato es vinculante entre el USUARIO y el ORGANIZADOR, estando las partes obligadas a cumplir con cada una de las
obligaciones previstas en este documento.
Sin perjuicio a lo indicado en el prrafo precedente, el Contrato no ser vinculante en modo alguno para el ORGANIZADOR
hasta que se haya cancelado el monto indicado en el numeral 3. La reserva del ESPACIO que conlleva la suscripcin del
Contrato, solo tendr vigencia hasta la fecha mxima de pago que se indica en el numeral 3 precedente; consecuentemente,
luego de esta fecha el ORGANIZADOR se reserve el derecho de asignar el ESPACIO para otros solicitantes, quedando el
Contrato resuelto de pleno derecho. En este supuesto, el EXHIBIDOR no tendr derecho a indemnizacin o reclamo alguno.

4.5.

Formarn parte del Contrato: (i) el REGLAMENTO DE ESPACIOS DEL ENCUENTRO VOCES POR EL CLIMA; (ii) el Anexo I ; (iii) las
disposiciones que informe el ORGANIZADOR por escrito al USUARIO luego de la firma del Contrato. Al hacer referencia a
estos documentos de manera conjunta, se les denominar los DOCUMENTOS DEL CONTRATO. Si bien los documentos
indicados en el numeral (iii) estn adjuntos al presente Contrato, el USUARIO declara tener conocimiento de los alcances de
los mimos, obligndose a cumplir con las disposiciones en lo que le sean aplicables.

4.6.

El USUARIO se obliga a lo siguiente:

i.
ii.
iii.
iv.
v.

vi.
vii.

viii.
ix.
x.

Dar buen uso al mobiliario asignado y entregar al ORGANIZADOR las instalaciones, equipos, muebles y enseres de los
ESPACIOS, detallados en el Anexo 1, en las mismas condiciones y estado como las recibi.
Respetar las medidas proporcionadas para los letreros con los nombres de los expositores, los cuales sern
proporcionados oportunamente.
El USUARIO no puede realizar venta directa de productos.
El USUARIO reconoce que slo podr usar el rea fsica que comprende el ESPACIO, quedando prohibido a utilizar
rea distinta a la que es objeto del presente arrendamiento.
El personal del USUARIO deber proporcionar al ORGANIZADOR la relacin del personal autorizado que tendr acceso
al ESPACIO, con la debida anticipacin. El personal del USUARIO en todo momento deber estar debidamente
identificado.
El uso de los banners se limitar al interior de los ESPACIOS.
A no realizar actividades de tipo poltico o proselitistas, portar armas de cualquier tipo, ingresar o ingerir bebidas
alcohlicas o sustancias alucingenas, estando completamente prohibido el ingreso de personal bajo les efectos del
alcohol o dichas sustancias.
Dentro del recinto del ENCUENTRO VOCES POR EL CLIMA se encontrar prohibido fumar.
Toda reproduccin grfica o de cualquier tipo deber sujetarse a las normas de derecho de autor aplicables.
El USUARIO deber prever las medidas para garantizar la seguridad del ESPACIO y los bienes que instale en este.

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xi.
xii.
xiii.

xiv.

El USUARIO deber prever las medidas necesarias para no sobrepasar el aforo establecido para cada ESPACIO.
Mantener los seguros que corresponde de acuerdo a ley y que correspondan de acuerdo a sus actividades.
El USUARIO se obliga a cumplir las normas vigentes y que le sean aplicables. Consecuentemente, el USUARIO se obliga
a mantener indemne a el ORGANIZADOR, al PNUD y MINAM de cualquier reclamacin, accin, demanda u otro,
obligndose ha asumir la defensa legal en el supuesto que cualquiera de stos sea emplazado por el incumplimiento
de alguna obligacin legal o convencional del USUARIO.
El USUARIO se obliga a cumplir con el pago de todos los tributos municipales derivados del uso del ESPACIO.

En el caso de alquiler de auditorios, se aplicarn las siguientes reglas particulares:

i.
ii.

iii.

El periodo mnimo del alquiles es de dos (2) horas. En caso de requerir mayor tiempo, se podr adquirir periodos
iguales de dos (2) horas al requerimiento del USUARIO.
Las dos (2) horas o el periodo total que es objeto de alquiler comprenden: (i) antes de empezar el evento, diez (10)
minutos para el ingreso y recepcin de los asistentes del evento; (ii) una hora y medio de evento y (iii) despus del
evento, veinte (20) minutos para que el pblico pueda dejar la auditorio y se haga limpieza del mismo (la limpieza
est a cargo del ORGANIZADOR.
El USUARIO declara conocer que el ENCUENTRO VOCES POR EL CLIMA tendr una serie de eventos, razn por lo cual,
una vez cumplido los tiempos establecidos en el Contrato, el ORGANIZADOR podr dar por finalizado la exhibicin,
cortando los medios digitales que haya proporcionado y/o el suministro elctrico, iniciando inmediatamente los
trabajos relacionados a la limpieza del ESPACIO.

El USUARIO deber cumplir y hacer cumplir a su personal con las obligaciones y trminos que figuran en este Contrato.
4.7.

En caso el supuesto que el USUARIO no cumpla con las obligaciones establecidas en el presente Contrato, el ORGANIZADOR
podr dejar sin efecto automticamente esta, perdiendo el USUARIO la reserva o el derecho de uso del ESPACIO.

4.8.

En el caso de que el Contrato quede sin efecto, el USUARIO deber abandonar inmediatamente el lugar y sin remover
cualquier accesorio y/o material de exposicin que se haya introducido en el lugar sin autorizacin del ORGANIZADOR. Desde
la fecha que el Contrato quede sin efecto, el USUARIO declara que no tendr derecho de ingresar al recinto del ENCUENTRO
VOCES POR EL CLIMA. Esta restriccin alcanza al personal que el USUARIO haya acreditado para el ingreso al ENCUENTRO
VOCES POR EL CLIMA.

4.9.

En el caso que el ORGANIZADOR deje sin efecto el Contrato por causas atribuibles al USUARIO, sin perjuicio de otros
derechos que por ley le asiste, se aplicar lo siguiente:

4.10.

i.

El USUARIO ser responsable de rembolsar al ORGANIZADOR todos los costos y gastos derivados directa y/o
indirectamente del incumplimiento de las obligaciones de este Contrato y/o efectuar el pago de las sumas
adeudadas, segn sea el caso. Para tal efecto, se considera como prueba fehaciente de los costos y gastos que se
adeudan al ORGANIZADOR, la emisin de un certificado firmado por los representantes del mismo, que se reflejen
dichos costos y gastos debidamente justificados.

ii.

El USUARIO no tendr derecho a ningn reembolso del dinero abonado una vez que haya firmado el Contrato, sea
por resolucin del mismo ante su incumplimiento, por haberse retirado de la exhibicin antes de su culminacin, por
no haberse presentado a la misma y/o por la cancelacin, suspensin, aplazamiento o limitacin de la exposicin,
para lo cual mediante el presente documento renuncia a iniciar cualquier reclamacin y/o accin judicial en contra
del ORGANIZADOR tendiente a obtener algn rembolso. Esta misma obligacin alcanzar al PNUD, MINAM y al
PROPIETARIO.

iii.

El ORGANIZADOR estar facultado por el USUARIO a disponer de la garanta, cualquier monto de dinero que se
requiera para subsanar los sobrecostos que haya generado el USUARIO.

Se deja expresa constancia que los ORGANIZADORES, el PNUD, el MINAM ni el PROPIETARIO son responsables de los daos,
prdidas o robos que puedan sufrir los bienes del USUARIO, el mismo que mediante el presente documento libera a las
mencionadas organizaciones de cualquier grado de responsabilidad y renuncia a cualquier reclamo o denuncia al respecto,
as como al pago de los gastos derivados de dichos acontecimientos.

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4.11.

El USUARIO y sus respectivos empleados o agentes, no debern utilizar indebidamente el material que brinde el
ORGANIZADOR o interferir con los edificios, pasillos, aplicaciones temporales, equipos u otros bienes en el lugar, ni debern
cometer cualquier infraccin o violacin de cualquier ley.

4.12.

Los trminos expresados en maysculas que no hayan sido definidos en el presente documento, tendrn la definicin que se
establecen en el Reglamento del ENCUENTRO VOCES POR EL CLIMA.
Ninguna variacin, modificacin o cancelacin de consenso de cualquiera de los trminos y condiciones de este Contrato,
tendr fuerza o efecto, a menos que est por escrito y firmado por las partes. No obstante, cualquier modificacin o adicin
al Reglamento ENCUENTRO VOCES POR EL CLIMA, ya sea enviado a los expositores por correo certificado o transmitida por
medio de fax o entregadas en mano a un representante del USUARIO deber ser efectiva y vinculantes con efecto inmediato,
a partir de la fecha de dicha publicacin, transmisin o entrega, segn sea el caso.
En el supuesto que el USUARIO requiera servicios adicionales al ORGANIZADOR, este emitir el presupuesto correspondiente
el que una vez aceptado y pagado por el USUARIO, tendr efectos vinculantes para las PARTES.
En el caso de cancelacin, suspensin, aplazamiento o limitacin de la exposicin, debido a circunstancias ajenas a la
voluntad del ORGANIZADOR, el USUARIO no tendr derecho a formular reclamacin alguna contra de ste, el PNUD, el
PROPIETARIO o sus agentes, respecto de cualquier prdida o dao que se les pudiera haber generado. En este caso y solo en
el supuesto que la exposicin no se lleve a cabo, el USUARIO tendr derecho a rembolso del monto de la renta.

4.13.

Para cualquier discrepancia surgida en la ejecucin y/o interpretacin del presente Contrato, las partes se someten
expresamente a la Jurisdiccin de los Jueces y Tribunales del Distrito Judicial de Lima, y acuerdan fijar como sus domicilios
los sealados en la parte introductoria del presente documento. El presente Contrato se regir por las leyes de la Repblica
del Per.

El USUARIO suscribe el presente Contrato, en seal de conformidad, en la fecha indicada debajo de la firma de su representante.

Firma del representante del USUARIO

Nombre del representante

Documento de Identidad y Nmero
Fecha
Firma del representante del ORGANIZADOR

Nombre del representante

Documento de Identidad y Nmero
Fecha

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REGLAMENTO OFICIAL ENCUENTRO VOCES POR EL CLIMA

1.

DEFINICIONES: Para efecto del presente Contrato, se tendrn en cuenta las definiciones siguientes:
ENCUENTRO VOCES POR EL CLIMA: Es un espacio en el que Per como pas anfitrin da la bienvenida a visitantes
nacionales y extranjeros, y brinda reas de exposicin e intercambio que permita comunicar, sensibilizar y
concientizar al pblico en general sobre las diversas acciones que est desarrollando el pas, a nivel nacional,
regional y local, tanto en el sector pblico, como privado, como parte de los compromisos ante el Convenio
Maro de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climtico - CMNUCC.
ESPACIO: Es el stand o auditorio indicado en la parte introductoria del Contrato, ubicado en las instalaciones del
Jockey Club del Per (Av. El Derby, Santiago de Surco).
ORGANIZADOR: Es el CONSORCIO VOCES POR EL CLIMA COP20/CMP10; que ha sido adjudicado por el PNUD,
para llevar a cabo el gerenciamiento del evento del ENCUETRO VOCES POR EL CLIMA.
PROPIETARIO: Es el Jockey Club del Per.
MINAM: Es el Ministerio de Ambiente.
PNUD: Es el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo.
USUARIO: Se entiende por este trmino a toda persona natural peruana o extranjera, o a toda persona jurdica
constituida en el Per o el extranjero, que haya celebrado con el ORGANIZADOR un contrato de alquiler a efectos
de obtener la posesin de uno o ms mdulos en el ENCUENTRO VOCES POR EL CLIMA.

2.

EL JEFE DE PROYECTO: representa en todos los casos al ORGANIZADOR ante el USUARIO y son las personas encargadas de
velar por el cumplimiento de las disposiciones del ENCUENTRO VOCES POR EL CLIMA.

3.

ADMISIN DE USUARIO: El ORGANIZADOR: se reserva el derecho de aceptar la participacin de cualquier USUARIO,

producto o servicio de este en el ENCUENTRO VOCES POR EL CLIMA.

4.

REPRESENTANTE DEL USUARIO: Cada USUARIO: deber designar por escrito a un representante ante el ORGANIZADOR. El
USUARIO reconoce desde ya como vlida cualquier gestin, solicitud o contrato que su representante realice en su
nombre.

5.

RESPONSABILIDADES El ORGANIZADOR: el PNUD, el MINAM y el PROPIETARIO no se responsabilizan por los daos

ocasionados por actos que estuvieran fuera del control del ENCUENTRO VOCES POR EL CLIMA, como terrorismo,
vandalismo, desastres naturales; por la prdida o daos causados a muestras, equipos, herramientas y material de
decoracin del USUARIO; por los accidentes que pudiera sufrir el personal propio o contratado, ni por los daos que los
bienes de el USUARIO pudieran causar a terceros; por lo que el USUARIO deber evaluar la contratacin de un seguro que
cubra todos estos riesgos. El USUARIO ser responsable por cualquier dao o perjuicio que cause a las instalaciones del
ENCUENTRO VOCES POR EL CLIMA. Los daos que pudieran ocurrir sern tasados por el ORGANIZADOR y pagados por el
exhibidor antes de retirar su mercadera.

6.

SUBARRIENDO: El USUARIO no podr subarrendar parcial ni totalmente el rea contratada. El incumplimiento dar lugar a
la cancelacin automtica del contrato y a la devolucin del mdulo al ORGANIZADOR. El monto pagado por el exhibidor
ser retenido por el ORGANIZADOR en calidad de penalidad por el incumplimiento de lo establecido en el presente
numeral.

7.

EXHIBICIN DE EQUIPOS Y MUESTRAS: La exhibicin de equipos en funcionamiento y muestras ser autorizada solo si
stos no representan peligro o incomodidad para los participantes o las instalaciones del recinto ferial. No se permitir el
uso de equipos de amplificacin de sonido, excepto para presentaciones audiovisuales, en cuyo caso el volumen no deber
interferir con el normal desenvolvimiento del ENCUENTRO VOCES POR EL CLIMA.

8.

CARACTERSTICAS DE LOS MDULOS: El ENCUENTRO VOCES POR EL CLIMA cuenta con espacios, conforme a la numeracin y
distribucin detalladas en el anexo del presente Contrato. Los mdulos interiores, tendrn las caractersticas siguientes:

Los stands son armados con componentes del Sistema de Exhibicin ALUSETT SYSTEM, perfiles de Aluminio con
paneles aglomerados, acabado melamnico color blanco de 5.00mm. de espesor.
Se consideran los frisos en policarbonato, con el nombre del expositor impreso en vynil autoadhesivo.
Suministro de energa elctrica: un tomacorriente doble.
Luminarias: tres braquetes con focos de 60 watts o fluorescentes.

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9.

Cada stand cuenta con el siguiente mobiliario bsico: 1 mesa circular, 2 sillas, 1 credenza con llave.

DECORACIN: La decoracin de los mdulos es responsabilidad del exhibidor; Tener en cuenta al momento de realizar el
diseo que la altura mxima permitida para cualquier elemento decorativo es de 4.00m.

10. DISEO: El nuevo diseo deber respetar la armona general del evento; no se podr clavar, pintar ni exceder las
dimensiones establecidas. Cualquier modificacin correr por cuenta del exhibidor.
11. INGRESO DEL PERSONAL: El personal del exhibidor as como sus contratistas deber registrarse ante el Organizador y
obtener la respectiva identificacin para realizar la decoracin y montaje del mdulo.
12. DISTRIBUCIN Y/O EXHIBICIN DE MATERIAL PROMOCIONAL: La distribucin y/o exhibicin de material promocional
deber realizarse nicamente dentro del mdulo del exhibidor. No se permite la circulacin de personajes caracterizados
por los ambientes del recinto ferial.
13. INTERNAMIENTO TEMPORAL: Estar permitido el ingreso de muestras para la exposicin en calidad de internamiento
temporal, siendo responsabilidad del exhibidor cumplir con la legislacin aduanera vigente.
14. VENTA DIRECTA: Est prohibida por parte del USUARIO realizar transacciones comerciales durante la exhibicin, que
impliquen un intercambio de mercancas.
El USUARIO suscribe el presente Contrato, en seal de conformidad, en la fecha indicada debajo de la firma de su representante.
Firma

Nombre del representante

Documento de Identidad y Nmero
Fecha

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ANEXO 1
UBICACIN, DISTRIBUCIN, IMPLEMENTACIN Y DEMS CARACTERSTICAS DEL AUDITORIO

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