COMITS PERMANENTES Y EVENTUALES

Los comits tambin pueden ser formales o informales: si se establecen como parte de la estructura
de la organizacin, con deberes y autoridad especficamente delegados, son formales (la mayora de
los comits con alguna permanencia caen en esta categora); los comits informales se organizan
sin que se les delegue autoridad especfica, y casi siempre los conforma una persona que promueve
una forma de pensar grupal o una decisin de grupo sobre un problema en particular, por ejemplo,
un gerente puede tener un problema sobre el que necesita asesora o acuerdo de otros gerentes o
especialistas fuera de su departamento, por lo que convocara a una reunin especial para resolver
el problema.

formales

Los comits pueden ser relativamente permanentes o temporales. Puede suponerse que los
formales son ms permanentes que los informales, aunque esto no necesariamente es as: el
presidente de la compaa podra establecer un comit formal con una asignacin apropiada en la
estructura de la organizacin, con el nico propsito de estudiar la factibilidad de construir una nueva
fbrica, y despus disolverlo una vez terminada su tarea; mientras que el comit informal establecido
por el gerente de la fbrica para hacer recomendaciones sobre mejoras en la calidad del producto o
ayudar a coordinar las fechas de entrega con los compromisos de ventas podra continuar de
manera indefinida.

COMITE
PERMANENTE:
Permanentes son los
que se establecen por
un tiempo
indeterminado.

COMITE

EVENTUAL:

Son grupos que no

forman parte de la
estructura
organizacional, con una
vida limitada y que
implican una segunda
tarea para sus miembros.

informales

Los comits temporales o grupos "AD HOC

Son grupos que no forman parte de la estructura organizacional, con una vida limitada y que
implican una segunda tarea para sus miembros. Cuando la direccin se enfrenta ante problemas
nuevos que no pueden ser resueltos por los departamentos existentes.

Pueden utilizarse para proporcionar una integracin horizontal.

Ventajas:

La consecucin resoluciones ms adecuadas.

Soluciones rpidas a los problemas.

Suelen despertar menos resistencias.

Son ms econmicos.

Ponen a prueba la capacidad de distintos miembros de la organizacin.

Problemas:

Debilitamiento de la estructura y de los procesos normales de la organizacin.

Que predominen en su funcionamiento los intereses y necesidades personales.
Impide al grupo que tome decisiones sobre un determinado problema.
Que se creen para desplazar conflictos o fracasos.

COMIT PERMANENTE
LA EMPRESA: TOPITOP
INFORMACIN DE LA EMPRESA
Lo que empez hace 29 aos siendo
un ambicioso proyecto familiar, hoy
constituye una de las empresas de
manufactura textil peruana que
ocupa los primeros lugares del
ranking exportador.
Actualmente exportan el 70% de su
produccin, siendo sus principales
destinos: EEUU y Alemania. La otra
parte se distribuye a travs de la
cadena de tiendas Topitop ubicadas en Per, Venezuela y Ecuador. su proyeccin es expandirse a
otros mercados con sus propias marcas diseadas y producidas en sus plantas.
Hoy, Topitop, luego de casi tres dcadas de aprendiza je competitivo y mejora continua, es una
empresa con gran experiencia de innovacin en confecciones, que se refleja en una marcada
preferencia del consumidor final del Per y del exterior.
Contamos con un moderno complejo industrial, con cinco plantas textiles equipadas con maquinaria
de ltima generacin y con personal altamente capacitado que nos permite asegurar la entrega
oportuna de nuestros productos a precios competitivos y con calidad.

VISIN
Ser la empresa peruana lder en la industria textil, tanto en la fabricacin como en la
comercializacin de prendas de vestir para el mercado local y extranjero.
MISIN
Vestir al mundo con prendas de moda casual de alta calidad.
POLTICA DE CALIDAD
La poltica de calidad establecida por TOPY TOP, est basada en el conocimiento, motivacin y
participacin de todo el personal en las actividades relacionadas con la calidad, la deteccin
preventiva de No Conformes y en la toma de acciones para el mejoramiento continuo, utilizando un
Sistema de Calidad basado en los requisitos de la norma ISO 9001:2000.
DESCRIPCIN DEL CASO
En el comit de ventas se encargan de mantener y superar su nivel de ingresos y mantener y buscar
nuevos mercados como Per, Venezuela y Ecuador tambin se encargan de miran al mundo como
una gran manzana, donde las oportunidades estn alrededor.
La comisin de ventas se pone a la vanguardia en la forma de hacer negocios, con una nueva visin
global que permita comunicarnos con cada cliente que busca en ellos a un aliado estratgico, que le
permita crecer con dar simplemente un click o enviar un email, pero con la misma dedicacin y
calidez de siempre
La Sra. Niclida Crdova Escudero - Jefa del Area Comercial del comit de ventas seala: Los
clientes valoran nuestros productos, pero detrs cada uno de ellos, queremos que sepan que est el
esfuerzo y dedicacin de miles de colaboradores que comparten con nosotros el buen gusto de
llevarles moda y calidad con la mejor estrategia de ventas.
Vivimos en un mundo cambiante, donde la economa global intensamente competitiva otorga un
gran valor a la innovacin, que depende de la imaginacin, motivacin y colaboracin de las
personas.
Las corporaciones que cruzan fronteras, enfrentan dilemas culturales y de adecuacin. Decidimos
dar el gran paso y para ello buscamos que nuestros lderes dominen los cambios y desafos de hoy.

INTEGRANTES DEL COMITE

COMIT DE VENTA:

Sr. Antonio Alvarez Hurtado - Gerente de ventas

Sra. Niclida Crdova Escudero - Jefa del Area Comercial
Sr. Alejandro Romn - jefe de Logstica
Sr. Ricardo Vidal - coordinador de relaciones corporativas
Sr. Esteban Daneliuc Peslar coordinador tecnico

FUNCIN DE CADA INTEGRANTE

SR. ANTONIO ALVAREZ HURTADO - GERENTE DE VENTAS
Dentro de sus principales funciones, tenemos las siguientes:

Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las
del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a
cabo dichos planes.

Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas son a largo plazo o sea,
son ms idealistas, es como decir que la meta puede ser, llegar ser el nmero uno en un
mercado determinado, mientras que los objetivos son ms precisos y a plazos ms cortos.
Un objetivo sera vender diez millones en el prximo trimestre.

Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital importancia y deber
realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma que primero calculemos cual es
la demanda real del mercado y considerando nuestra participacin en el mismo, podamos
pronosticar nuestras ventas. Dicho pronstico debe ser lo ms preciso posible porque de
esto depende otros compromisos, como la compra de materia prima, el pago a suplidores o
cualquier otro compromiso con acreedores.

Determinar el tamao y la estructura de la fuerza de ventas. Debido a que el gerente es

quien conoce de primera mano el mercado que se trabaja, y como debe tratar el mismo, es
quien est llamado a estructurar el departamento.

Reclutamiento, seleccin y capacitacin de los vendedores. Esta funcin del gerente de

ventas, depender de la estructura de la empresa, porque en muchos casos, estos
procedimientos son realizados por el departamento de recursos humanos, aunque la forma
idnea sera que Rec. Humanos, reclute y seleccione previamente y luego se le presente al
gerente solo los mejores candidatos para ser incorporados a la empresa.

Delemitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los estndares de

desempeo. Esto es as, porque al gerente se le entregan sus responsabilidades como
cuotas generales de ventas y territorios amplios.

Para cumplir estas cuotas el gerente debe dividir el total de las ventas entre su equipo de
vendedores, tomando en cuenta las posibilidades de cierre de cada vendedor ysus zonas
geogrficas, de modo tal, que cada representante conozca sus cuotas y la sumatoria de
estas, den como resultado el objetivo de venta al gerente.

Compensa, motiva y gua las fuerzas de venta. La compensacin y la motivacin, son dos
prcticas similares porque lleva satisfaccin al vendedor, la cual es transmitida por el mismo,
a sus clientes, con una sensacin de confianza. Los planes de compensacin, son muy
variados y dependern del producto que se este trabajando y de cmo este organizada la
estructura de ventas.

Conducir el anlisis de costo de ventas. Toda planificacin debe tener incluido un anlisis de
costos. Dentro de esos anlisis debe estar definida cual sera el costo para alcanzar las
ventas deseadas y como es el gerente quien conoce las estrategias para alcanzar los
objetivos, es quien debe analizar los gastos en que incurrir la compaa en el desarrollo de
su plan.

Evaluacin del desempeo de la fuerza de ventas. El gerente debe de calificar el

desempeo de sus vendedores bsicamente comparando el perodo actual con los
anteriores y a los vendedores unos con otros.

Monitorear el departamento. Es misin del gerente velar porque todo el procedimiento de

ventas, se est llevando cabo de la forma idnea y que sus representantes sean buenos
ciudadanos corporativos.

SRA. NICLIDA CRDOVA ESCUDERO - JEFA DEL AREA COMERCIAL

Planifica: la planificacin es la base de la buena y correcta administracin del tiempo. Sirve

para organizar las acciones y tareas del equipo comercial.
Se alinea a la poltica dictada por el directorio y busca la mejor manera de alcanzar los
objetivos y metas planteados.
El gerente comercial, sabe cunto deben vender sus vendedores y en que tiempo tienen y
pueden hacerlo.
Conoce las maas y excusas que siempre ponen los vendedores, dado que l ha sido
vendedor. Ya recorri el camino y es difcil que lo engaen. La experiencia y sabidura
producto de los aos de trabajo, lo distinguen.
Supervisa: conoce a la perfeccin las tareas que realizan da a da sus vendedores y
supervisa el trabajo del equipo. Organiza reuniones quincenales de ventas y corrige desvos.
Escucha: saber escuchar es parte de las claves de toda gestin comercial.
El gerente comercial tiene que leer y descifrar los mensajes que recibe de los vendedores.
No siempre lo que se dice, es lo que se quiere decir. Puede haber errores de comunicacin
o malos entendidos y solo un experto en gerenciar, notar las diferencias.
Escuchar y luego hablar. El silencio es un buen aliado, al momento de interpretar una
comunicacin.
Lidera: representa a sus vendedores, frente al directorio y los clientes. Respalda y defiende
las gestiones realizadas y acompaa al equipo en la ardua tarea de vender y captar nuevos

clientes. Es justo y busca ser imparcial. Tambin castiga y sabe sancionar al que se desva
del camino.
Clasifica: para hacer eficiente el uso del tiempo y optimizar los resultados, el gerente
comercial debe clasificar en categoras a los clientes de la empresa.
La categorizacin, estar relacionada con las polticas de la organizacin y los objetivos.
Hay que saber medir el potencial e importancia de los clientes y separar el grupos de mayor
a menor.
En momentos crticos, la clasificacin ayudar a tomar decisiones y a dejar de lado, a
aquellos clientes que generan baja rentabilidad a la empresa.
Fija Precios: el gerente comercial, es el responsable de la fijacin de precios y de definir la
poltica de descuentos y bonificaciones.
Autoriza a los vendedores, a hacer acuerdos puntuales.
Gestiona la cobranza: en el afn de vender, los ejecutivos de cuenta, no miden y no tienen
en cuenta, la problemtica financiera.
Muchos clientes, pagan fuera de los plazos convenidos y esto genera problemas de liquidez,
que si no son observados por el gerente comercial, pueden complicar a la organizacin en
su conjunto.
El gerente siempre debe estar al tanto de las cobranzas y su evolucin. Debe darle la misma
o mayor importancia que a las ventas.
Vender y cobrar en tiempo y forma, tiene que ser su prioridad.
Se recomienda designar a una persona exclusiva, para la gestin de las cobranzas.
La gestin consiste en llamar a los clientes en los das y horarios de consultas. Reclamar y
verificar que las facturas estn dentro del sistema de pagos. Verificar los montos a pagar y
los plazos que se negociaron al realizar la venta. Coordinar el envo del cadete o servicio de
motos, para que retire los pagos.
Por lo visto, la gestin de cobranzas lleva mucho tiempo y requiere organizacin interna
extrema.
- Capacita: el gerente comercial, ha desempeado la profesin de vendedor y conoce todos
los secretos de la misma.
Capacitar a los vendedores y transmitir la experiencia acumulada, va a redundar en mejores
resultados de ventas y permitir la formacin profesional del vendedor.
La capacitacin y el entrenamiento que puede brindar un buen gerente comercial, es tanto o
ms importante que la capacitacin formal que se obtiene en escuelas y universidades.
Los libros de ventas, no siempre pueden reflejar los secretos de las ventas, dado que es
muy complejo definir en palabras los mismos.

SR. ALEJANDRO ROMN - JEFE DE LOGSTICA

supervisar las actividades diarias, prever los requerimientos del cliente y mantener una
buena relacin con el mismo, as como gestionar el lanzamiento de nuevos programas
dentro de la planta. Todo ello para garantizar la satisfaccin del cliente.
dirigir los equipos de logstica y establecer los objetivos.
supervisar las actuaciones de logsticas e implementar las acciones de mejora necesarias de
manera coordinada con otras funciones de la planta (Calidad, Produccin, Eficiencia del
Sistema)

SR. RICARDO VIDAL - COORDINADOR DE RELACIONES CORPORATIVAS

Recibir del Coordinador de Relaciones Corporativas de la Regional, el listado de empresas a

ser atendidas y priorizar la atencin con base en la meta anual las visitas mensuales
Verificar y/o realizar el ingreso de la informacin de empresas atendidas al sistema de
informacin para administracin de clientes CRM, con las acciones que se han
desarrollado por el Centro para la atencin de la solicitud del empresario, as la misma haya
sido recibida en otro nivel (regional direccin general).
Tener visin global de su regin, conocer la agenda interna y/o plan de desarrollo y Plan
de Gobierno del Departamento, planes de desarrollo departamental y municipal, tendencias
del mercado regional y municipal.
Planear cronograma de visitas con base en su lista de empresas entregadas por el
Coordinador de Relaciones Corporativas e Internacionales.
Hacer contacto con el (los) empresario(s) a travs de correo electrnico y/o telfono para
coordinar una visita en la cual pueda realizar la presentacin del portafolio de servicios y
recoger las posibles solicitudes de servicios especficos.
Antes de realizar visitas, verificar el cumplimiento de las obligaciones de ley por la(s)
empresa(s) que se va(n) a visitar en las bases de datos del SENA donde se refleje su
estado en liquidacin de aportes y/o FIC y el cumplimiento en relacin con la cuota de
Contratos de Aprendizaje (en los ltimos tres aos para contrato y ltimos cinco aos para
aportes parafiscales) y si existe incumplimiento informar al Coordinador de Relaciones
Corporativas e Internacionales.
Conocer la operacin y la oferta de servicios que tiene el Centro de Formacin y la
Regional. as como su mercado de influencia (empresas y pblico objetivo), que constituyen
el portafolio de productos especficos de su centro. De igual manera debe conocer las
caractersticas, atributos, competencias y perfil de cada uno de los programas que en
formacin, desarrolla y ejecuta el Centro y la Regional.
10. Efectuar la presentacin del portafolio de servicios del SENA y de los servicios del
Centro de Formacin al empresario. Debe explicar las condiciones que se requieren para su
utilizacin por parte del empresario.

SR. ESTEBAN DANELIUC PESLAR COORDINADOR TECNICO

Coordinar y supervisar las actividades del Proyecto.

Coordinar y supervisar la administracin de los recursos.
Coordinar con otros organismos de la administracin pblica y privada para el logro de los
objetivos del proyecto.
Ejecutar las acciones necesarias para la implementacin del Proyecto
Someter a consideracin del Coordinador General acciones conducentes a
mejorar los aspectos tcnicos y normativos en la gestin del Proyecto
Coordinar y preparar el Plan Operativo del Proyecto.
Realizar la programacin, gestin, negociacin, oficializacin, obtencin y ejecucin de los
recursos financieros del Proyecto.
Proponer los proyectos de Resoluciones a ser emitidas por el Coordinador General del
Proyecto, efectuando el control previo de legalidad y conveniencia tcnica de stos en el
marco de los procesos administrativos de adquisiciones, de personal, de control patrimonial,
entre otros aspectos.

OBJETIVOS

Ofrecer prendas y telas Acabadas de acuerdo a las especificaciones de los clientes, en los
plazos pactados Y con rentabilidad para la Empresa.
Mantener una infraestructura con tecnologa de punta que asegure el poder optimizar los
procesos.
Optimizar, desarrollar y agregar valor a los procesos.
Manejar apropiada y eficientemente el outsourcing como complemento y respaldo a los
procesos operativos y administrativos.
Contar con personal ejecutivo, administrativo y operativo altamente calificado.
Disear y elaborar programas orientados a la satisfaccin personal, familiar y social.
Flexibilidad en procesos y productos ofrecidos.
Brindar mejores condiciones para la satisfaccin de los clientes
Entre sus clientes estn: The Gap Inc., Abercrombie & Fitch, Dillards Inc., Gear For Sport,
Urban Outfitters, Champion, Broder Bros Co. DBA Alpha Shirt Co., Lucky Brand, Dicks
Sporting Goods, Isaac Morris LTD, Inditex S.A., Pull and Bear Espaa S.A., Zara, Wear me
Apparel Corp., Jones Apparel Group. USA Inc., Forus S.A., Cetco S.A.
Expandir los productos a otros mercados con marcas propias diseadas y producidas a nivel
local.
Ya han iniciado el proceso de expansin en Venezuela y se piensa seguir implementando
nuevas tiendas.
Llegar a ser la empresa lder en el sector textil confecciones con reconocimiento en el
mercado local y extranjero.
Contribuir al desarrollo del entorno social, mediante la generacin de nuevos puestos de
trabajo.
Manejo Econmico-Financiero conservador, orientado a asegurar el abastecimiento
financiero necesario para las inversiones en infraestructura, permitiendo estar a la
vanguardia en los avances tecnolgicos del sector.
Bsqueda del mejoramiento contino de procesos a nivel de la corporacin, con el objetivo
de obtener las Certificaciones Internacionales de Calidad, Medio Ambiente y manejo de
Recursos Humanos.
Obtener mediante la adecuacin y mejoramiento de procesos, una flexibilidad y grado de
respuesta inmediata a las exigencias del mercado.

COMITS TEMPORAL
EJEMPLO 1: Comit Paritario, compromiso con la seguridad en la empresa
1. INFORMACIN DE LA EMPRESA:

CONSTRUCTORA suksa
Creemos en la excelencia, no slo esttica y funcional, sino que trabajamos con el
entusiasmo y compromiso de construir departamentos de calidad, que permitan a sus
habitantes
sentirse
seguros
y
tranquilos.
Trabajamos con un equipo de profesionales con altos estndares de desempeo quienes,
en conjunto con grupo de obreros calificados, nos dedicamos a edificar viviendas que ya han
albergado el sueo de un hogar para ms de mil chilenos.
2. DESCRIPCIN DEL CASO:
"Trabajador qued en estado grave tras ser aplastado por un muro en Curic", as titulaba
Radio Cooperativa en abril de este ao una de tantas noticias sobre accidentes laborales.

La nota continuaba sealando que "el herido, Luis Espinoza Arias, quien prestaba servicios
a la constructora 'Cristin Zrate Ramrez', se encontraba levantando un muro que cedi, el
cual le aplast ambas piernas y result con policontusiones graves".
Slo el ao 2011, en la construccin, 392 trabajadores sufrieron accidentes graves o fatales.

Una de las herramientas claves para prevenir est en manos de los trabajadores y sus
empleadores.
1.

DEFINIR QUINES FORMARN EL EQUIPO

Est integrado por:

2.

3 representantes titulares designados por la empresa, y

3 representantes titulares elegidos por los trabajadores.
DEFINIR LA FUNCIN DE CADA MIEMBRO DEL EQUIPO

A) DEL PRESIDENTE

Dar cumplimiento al calendario de reuniones y disponer el lugar de stas.

Conducir las sesiones.
Controlar el cumplimiento del programa de trabajo del Comit.
Representar al Comit en eventos que se programen en la empresa.
Informar a quien corresponda de las decisiones adoptadas por el Comit.
Solicitar informacin sobre accidentes u otras materias operacionales.
Al trmino del perodo, convocar y dirigir la eleccin de los representantes de los
trabajadores y constituir el nuevo comit.

B) DEL SECRETARIO

Confeccionar las actas de las sesiones.

Citar a reunin cuando lo disponga el Presidente, o a peticin conjunta de un
representante de la empresa y uno de los trabajadores.
Informar de la correspondencia recibida.
Distribuir oportunamente las actas y la correspondencia.
Mantener un ordenado archivo de la documentacin del Comit.

C) DE LOS DEMS INTEGRANTES

Informar de las actividades que les hayan sido asignadas por el Comit.
Informar de los riesgos que hayan detectado.
Informar de los antecedentes que tengan relacin a accidentes ocurridos.
Divulgar entre los trabajadores las
actividades del Comit.
Contribuir a motivar al personal hacia la
prevencin de riesgos profesionales.

3. DEFINIR EL O LOS OBJETIVOS DEL EQUIPO

Los objetivos del Comit Paritario son los de asesorar e instruir a los trabajadores para la
correcta utilizacin de los instrumentos de proteccin, vigilar el cumplimiento tanto por parte
de las empresas como de los trabajadores, de las medidas de prevencin, higiene y
seguridad; investigar las causas de los accidentes del trabajo y enfermedades profesionales
que se produzcan en la empresa; decidir si el accidente o la enfermedad profesional se
debi a negligencia inexcusable del trabajador; indicar la adopcin de todas las medidas de
higiene y seguridad que sirvan para la prevencin de los riesgos profesionales; cumplir con
las dems funciones o misiones que le encomiende el organismo administrador del seguro
(mutual de seguridad o Servicio de Salud), y, por ltimo, promover la realizacin de cursos
de adiestramiento destinados a la capacitacin profesional de los trabajadores.

2. EJEMPLO:
COMIT TEMPORAL
1. Informacin de la empresa.
En octubre 2007, se abri la chocolatera artesanal La Mexicana S.A , el objetivo de la empresa
es que sus visitantes puedan tener la oportunidad de probar la bebida de cacao con todos los
sabores que desarrollan. Ofrecerles un espacio de consumo en el que se pueda saborear la
bebida que sea agua en leche, de siete sabores distintos todos naturales. Buscan desde un inicio
asociar las geniales manos de los artesanos mexicanos con otra artesana que es el chocolate y
permitir el cuidado del medio ambiente utilizando materiales nobles como la madera o la tierra.
2. Descripcin del caso.
La empresa necesitaba realizar una investigacin de mercados; ya que le han quitado
participacin en el mercado debido a la nueva variedad de productos que recientemente lanzo,
de ah contrata los servicios de creativa para realizar un estudio de mercado a fin de modificar su
lnea de productos elaborados a base de chocolate, con el propsito de recuperar la posicin en
el mercado.
3. Definir quienes formaran el equipo.
El analista
Un asistente
El encuestador
4. Definir la funcin de cada miembro del equipo.
El analista: Ayudan a los clientes a tomar decisiones de marketing promocional para evaluar
sus necesidades, recopilando los datos relevantes y analizando los resultados. Evalan los

datos demogrficos, la competencia, los precios, los canales de distribucin y los centros de
comercializacin a fin de elaborar estrategias de marketing y ventas para los productos o
servicios existentes y futuros.
Un asistente: Ejecuta los procesos administrativos del rea, aplicando las normas y
procedimientos definidos, elaborando documentacin necesaria, revisando y realizando
clculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos
y garantizar la prestacin efectiva del servicio.
El encuestador: Es el responsable de aplicar el cuestionario, aclarar las dudas del
entrevistado (apegndose siempre a los criterios establecidos en la capacitacin de tcnicas
de la entrevista) y registrar las respuestas en el instrumento de captacin correspondiente, a
de ms de que debe de conocer el cuestionario, los conceptos y las tcnicas de la entrevista.

5. Definir los objetivos del equipo.

Lograr determinar que productos son susceptibles de cambio o creacin.

Determinar las caractersticas intrnsecas y extrnsecas del nuevo producto.
Ubicar las caractersticas del mercado insatisfecho con los nuevos productos.
Determinar la presentacin del producto.