Calidad & Gestin | CMOCERTIFICAROHSAS18001 | Pg.

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CMO
CERTIFICAR

OHSAS

18001

Autores:

Ing.RobertoLemo
Ing.HugoGonzlez
DirectoresdeCalidad&Gestin

2013

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CONTENIDO

INTRODUCCIN ......................................................................................................... 3
PARA QU IMPLEMENTAR OHSAS 18001? .............................................................. 4
QU SIGNIFICA IMPLEMENTAR OHSAS 18001? ..................................................... 5
ADECUADA IMPLEMENTACIN .................................................................................. 6
ERRORES Y DIFICULTADES HABITUALES ................................................................. 7
PROCESO DE IMPLEMENTACIN ............................................................................... 9
PARTICIPACIN DE CONSULTORES O ASESORES EXTERNOS ................................ 12
RESUMEN Y CONCLUSIONES ................................................................................... 13

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INTRODUCCIN
Elpresenteinformetienecomoobjetotratarlosprincipiosylasdirectricesquepermitanauna
organizacin implementar de manera efectiva un sistema de gestin de salud y seguridad
ocupacional apropiado a sus necesidades, basado en los requerimientos de la Norma
InternacionalOHSAS18001yalcanzarassucertificacin.
Los conceptos aqu mencionados pueden ser utilizados por todas aquellas organizaciones que
deseen desarrollar e implementar una poltica y unos objetivos que tengan en cuenta los
requisitoslegalesylainformacinsobrelosriesgosparalasaludyseguridadocupacional(SSO).
No se ha pretendido presentar en este documento propuestas metodolgicas para atender o
disear los procesos de la gestin de salud y seguridad ocupacional, sino presentar una
secuencialgicaparadisear,implementarypodercertificarunsistemadegestindesaludy
seguridadocupacionalconformeaNorma.
Es importante destacar y aclarar que la gestin de salud y seguridad ocupacional de una
organizacin conforma una disciplina tan amplia que incluye aspectos estratgicos y
competitivosdelaorganizacin.Sinembargo,estoscamposdelagestindesaludyseguridad
ocupacional exceden el alcance de los requisitos auditables de manera objetiva y que se
consideranalosefectosdelacertificacincorrespondiente.Consecuentemente,tampocoguan
alaorganizacinhaciaundesempeodeSSOptimo,sinoaunaperformanceequilibradacon
lasposibilidadeseconmicasdelaorganizacinysuspartesinteresadas.

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PARA QU IMPLEMENTAR OHSAS 18001?

LanormaOHSAShasidoelaboradaparaasistiralasorganizaciones,detodotipoytamao,en
la implementacin y la operacin de sistemas de gestin de salud y seguridad ocupacional
eficaces.
Recordamos la definicin de Eficacia como el grado en que se realizan las actividades
planificadasysealcanzanlosresultadosplanificados.(ISO9000:2005)
EsdecirqueloqueseprocuraconlaimplementacindeOHSAS18001,essimplementelograr
lo que la Direccin establece en trminos de desempeo de SSO. En este punto aparece un
cambioimportanterespectodeISO9000,yesquehayunaspectosobreelcuallaDireccinde
la organizacin no tiene autoridad para decidir: es el CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS
LEGALESYOTROSREGLAMENTARIOSQUEAPLIQUEN.

En efecto, mientras que

hablando de Calidad la
propia organizacin decide
cual es el nivel del
compromiso que asume
frente al Cliente, en
materia de SSO el
cumplimiento legal est
por encima de cualquier
decisin
que
la
organizacinpuedatomar,
de la misma manera
inclusolaidentificacindelosriesgoslaboralesguardaunamuyestrecharelacinconelmarco
legalaplicable.
Entonces,aqusereducelaplanificacindelagestindesaludyseguridadocupacionalsegn
OHSAS 18001?.Bsicamentealcumplimientolegalyreglamentario,incluyendodentrodelos
mismoslabuenaprcticadeSSOenausenciadenormativalegalvigente.
Sitomamosencuentalodichoarriba,podemoscontestarlapreguntadelttulodelasiguiente
manera:
Se implementa OHSAS 18001 para definir e implementar procesos que permitan a la
organizacin identificar el marco legal y reglamentario vigente para evitar que la
organizacin incumpla con el mismo debiendo asumir las costosas consecuencias de tales
situaciones.

Asimismo, la implementacin de OHSAS 18001 debera ayudar a prevenir la comisin de

potenciales incumplimientos como consecuencia de prcticas de SSO inapropiadas segn los
criterios.

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EntrelassituacionesquemsfrecuentementeimpulsanladecisindecertificarOHSAS18001,
esposiblemencionaralassiguientes:
1. RequisitodeClientes.Losclientesexigenlacertificacinbsicamentepordosmotivos:
a. Procuran un mecanismo que les confiera un mnimo de confianza en que no
sern penalizados por efecto de la responsabilidad solidaria en materia de SSO
porsusproveedores.
b. Confiabilidad del suministro, es decir que el proveedor no est expuesto a
clausurasqueafectenlacadenadeabastecimientodelcliente.
2. Exigenciadeinstituciones.Loscasostpicosson:
a. Instituciones financieras. Generalmente asociadas al financiamiento, OHSAS
18001 es un buen mtodo para asegurar cumplimiento legal y minimizar el
riesgo.
b. Requisito corporativo. Cada da son ms los Holdings y Corporaciones globales
que adoptan el sistema de certificaciones por normas internacionales para
protegersusmarcasdeunamaneraeficazyeconmica.
c. Organismos gubernamentales. Es menos frecuente, ya que por lo general la
fiscalizacinserealizaporotrosmecanismos.Sinembargo,lacertificacinOHSAS
18001sueleserunelementovaloradoengestionesanteorganismos.
Como vemos, en trminos prcticos las razones para implementar un sistema de gestin de
saludyseguridadocupacionalycertificarOHSAS18001,sonbienconcretas,prcticasyalejadas
deunameravocacinaltruistaenmateriadeSSO.

QU SIGNIFICA IMPLEMENTAR OHSAS 18001?

Bsicamente implica dotar a la organizacin de una herramienta simple,
efectiva y potente para resguardarla de la generacin de enfermedades y
accidenteslaboralesyparamejorareldesempeoentrminoseconmicosde
lascuestionesdeSSO.
Es una accin de la direccin que procura y persigue la reduccin de riesgos y de costos
operativosasociadosalosaspectosdeSSO.Creemosquesiestaaccinnoseconcibeenestos
trminos se comienza de una manera
equivocada,auncuandolafinalidadsealade
cumplir con una exigencia externa. Esto es
as, simplemente porque el concepto de
economaderecursostambinesjustamente
un criterio de SSO tan vlido como la
reduccindeaccidentes.
LanormaOHSAS18001sebasaenelciclode
mejora continua PDCA (Planificar, Hacer,
Verificar, Actuar), como herramienta para
optimizar el comportamiento de la
organizacinenmateriadeSSO.

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Comosiempreproponemosenlasimplementacionesdesistemasdegestin,OHSAS18001no
se trata simplemente de escribir polticas, manuales y procedimientos. No se trata de
burocratizar la cuestin de SSO en la organizacin. Se trata de herramientas para la mejor
administracindelosrecursos,yesoeseconoma.
A nivel operativo, una implementacin significa, aparte del ordenamiento propio de los
sistemas de gestin correctamente implementados, el establecimiento de algunos procesos
fundamentalesqueson:
1. Laidentificacindelospeligrosyevaluacindelosriesgosderivadosdelasactividades,
productosyserviciosdelaorganizacin,
2. La individualizacin precisa y aplicacin correspondiente del marco legal y
reglamentario,
3. La actualizacin de la informacin, tcnica y legal relativa a los aspectos de SSO de
intersdelaorganizacin,
4. Lacomunicacincontodaslaspartesinteresadas,queenestecasoincluyenatodaslas
personasquetrabajanparaoennombredelaempresa,y
5. Elmonitoreoyevaluacinperidicadelcumplimientolegalporpartedelaorganizacin.
La aplicacin correcta y completa de estos procesos conlleva un gran beneficio a cualquier
organizacin,independientementedelosmvilesquetengaparahacerlo.
En efecto, en general la mayora de las organizaciones adolecen de la falta incluso de
informacin completa, correcta y analizada respecto a sus obligaciones legales en materia de
SSO. Esa simple situacin lleva a que, sin saberlo, se comprometan con afectacin de su
patrimonioengradoincompatible,especialmente,conelxitoempresario.
Desdeunpuntodevistapositivo,elproductodelosprocesosmencionadosesvaliossimopara
paralaelaboracindeplanesdenegocioymejoradeldesempeoglobaldelaorganizacin.

ADECUADA IMPLEMENTACIN
Mientrasqueeldiseoeimplementacindeunsistemadegestindelacalidadtiene,odebera
tenersiesadecuadamenterealizado,unimpactoenlaestrategiadelaorganizacin,elmismo
procesoparalacuestindeSSOnonecesariamentedeberatenerlo.
Sucedequelapartedelsistemadegestindelaorganizacinqueseocupadelacuestinde
SSO(enlostrminosdelaOHSAS18001)esdeordenmsoperativoqueestratgico.Estose
debe a que mayormente el sistema de gestin de salud y seguridad ocupacional es reactivo
frentealasactividadesdelaorganizacinyalmarcolegalcorrespondiente.

Almismotiempo,losprocesosqueincluyesonmsespecficosyporconsiguienterequierende
mayorespecializacinparasucorrectadefinicin,ejecucinymantenimiento.
Una forma simple, rpida y segura de establecer, implementar y certificar un sistema de
gestin de salud y seguridad ocupacional por la norma OHSAS 18001 involucra una serie de
pasosqueson:

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1. Definirlasresponsabilidadesrelativasalagestindesaludyseguridadocupacional,
2. EstablecerycomunicarlapolticadeSSO,oseadeclararformalmenteelcompromisode
la organizacin respecto de su desempeo de SSO. Esta poltica debe ser coherente y
consistenteconlaestrategiageneraldelaorganizacin,
3. IdentificartodoslosaspectosdeSSOdesusactividades,productosyservicios,
4. Relevar el marco legal y reglamentario, as como el modo en que aplica de manera
precisa,
5. EvaluarlosimpactosdeSSOcorrespondientesalasactividadesyreconocerlosqueson
significativosbasadosenlapolticadeSSOadoptada,
6. Definir e implementar los procedimientos generales propios del sistema de gestin de
salud y seguridad ocupacional (comunes a todas las organizaciones) y especficos
(propiosdelaactividaddesarrollada),
7. Seleccionarlosindicadoresclavededesempeodelosprocesosascomolametodologa
demedicindelosmismos,
8. Implementarefectivamentetodoslosprocesosdefinidos,
9. Monitorear la eficacia del sistema de gestin a travs de los indicadores clave
seleccionadosylaaplicacindetcnicasestadsticas,
10. Aplicar acciones correctivas basados en el anlisis de los resultados y acciones
preventivasbasadasenlapolticadeSSO,
Estossimplespasosdebenserrealizadosporpersonalespecializadocompetenteentemasde
SSO,oalmenosconasistenciadeexpertosenlamateria.
La implementacin del sistema de gestin de salud y seguridad ocupacional, en general, no
determina cambios significativos en la organizacin, sino que constituye un complemento
importantedelagestingeneral.

Adiferenciadeloqueacontececonlossistemasdegestindelacalidad,queimpactanenel
corazndelnegociooactividaddelaorganizacin,lacuestindeSSOesenlamayoradelos
casos una cuestin accesoria. Muy importante, pero no central del negocio. Por eso no sera
razonable decir que se trata de una decisin estratgica la implementacin y certificacin de
OHSAS18001,salvolgicamentecasospuntuales.

ERRORES Y DIFICULTADES HABITUALES

Ademsdeaquellassituacionescomunesyfrecuentesqueaparecencuandounaorganizacin
intenta ordenarse y comenzar a aplicar procesos y metodologas operativas, las principales
fuentesdeerroresydificultadesenestosproyectostienenrelacincon:

CompetenciasentemasdeSSOylegales,

Responsabilidadyautoridaddelosfuncionariosintervinientes,

Procesosinadecuadosparalaorganizacin,y

Fallasenlaseleccinyusodelosindicadoresclavedeprocesos.

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RespectodelanecesariacompetenciaentemasdeSSO,loquesucedeesquemuchasvecesel
relevamiento del marco legal y el correspondiente anlisis de su aplicacin es realizado por
personas sin los conocimientos ni la informacin necesaria para un tema tan importante.
Consecuentemente,lacalidaddeldiagnsticodeterminaladelosresultadosdelmismo.
Esimportantecontarconbuenasesoramientolegalcuantomenosaliniciodelproyecto,elcual
esdeterminanteparaidentificaradecuadamenteelmarcoregulatorioenquedesempeanlas
actividadesdelaempresa.
Encuantorespectaalaresponsabilidadyautoridaddelosfuncionariosqueintegranelsistema
de gestin de salud y seguridad ocupacional, suele suceder que por ser un tema accesorio se
deposita en manos de personas de menor nivel jerrquico, sin dotarlos de la necesaria
autoridadyautonoma. LaDireccindelaorganizacinnodebeconfundir:eltemadeSSOes
ACCESORIO,peroigualmenteesMUYIMPORTANTE.
Lacalidaddelosprocesosylaadecuacindelosindicadoresesgeneralmenteunaconsecuencia
delascompetenciasdequienesloselaboran.Paraesto,paraeldiseodeprocesoseficacesy
eficientes, es conveniente la participacin de Consultores o Asesores de categora.
Nuevamente surge aqu la cuestin econmica, algunas empresas escogen las alternativas
baratasdelmercado,algoquealfinaldelcaminogeneralmenteterminasiendomscostoso.

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PROCESO DE IMPLEMENTACIN
Aniveloperativo,paraunproyectodeimplementacinycertificacindeOHSAS18001existe
unaseriedeetapasquedeberandesarrollarse.
Acontinuacindescribimosesasetapasentrminosdeunasecuenciacronolgicaeindicamos
las funciones que deberan ejercer el liderazgo o la responsabilidad por la ejecucin de las
mismasyrecursosexternosnecesarios.Debetenersepresentequeestonoesunametodologa
obligatoria,sinosimplementeunasecuenciatpica:

EtapasdelProyecto

Responsable

Recursos
Externos

Direccin

AsesorExterno

DiagnsticoinicialdelSistemadeGestin.
Evaluacindelsistemadegestindelaorganizacindesdela
perspectivayrequisitosdelanormaOHSAS18001.
Todaorganizacin,desdeelmomentoenqueexiste,tieneun
sistemadegestinelcualcontienealgunoselementosqueel
modeloOHSAS18001propone.Esimportantesaberquesedebe
rescatar,mantenerymejorar,eidentificarculesprocesos
deberndisearseparacompletarelmodeloOHSAS18001
Esmuyconvenientequeeldiagnosticosearealizadoporun
AsesorExternoconadecuadoconocimientodelaorganizacin
paraevitarcomplacenciasquerestenobjetividadaldiagnstico.

Esteprocesodebealcanzarlossiguientesobjetivos:
Determinacindelgradodecumplimientoderequisitos
normativos:anlisislosresultadosobtenidosycomparacin
respectodelosrequisitosdelanormadereferencia,loque
permiteestablecerelgradodecumplimentodestosenel
SistemadeGestindelaempresa,definiendolabrechaexistente
entreelestadoactualdelSGyelestadoobjetivoque
representalanormadereferencia.
PlandeAccin:sobrelabasedelgradodecumplimientode
requisitos,seproponenunconjuntodeaccionesatomary
tiemposcorrespondientes,conelobjetodelograrlaalineacinel
SGconlosrequisitosdereferencia,ydeestemodoalcanzarla
certificacindeacuerdoalanormadereferencia.

Informacinyformacindelosfuncionariosdesignadospara
liderareltemadeSSOsobrelanormaOHSAS18001.
Representante
Laorganizacindeberaconocer,porsuintermedio,los
deSSO
fundamentosdesistemasdegestinydelanormadereferencia.

AsesorExterno

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EtapasdelProyecto

Responsable

Recursos
Externos

IdentificacindelosAspectosdeSSOpropiosdelaactividad,los
productosyserviciosdelaorganizacin.

Representante
deSSO

AsesorExterno

IdentificacindelmarcolegalyregulatoriodeSSO,incluyendolas Representante
normascorporativasencasodecorresponda.Anlisisde
deSSO
aplicacindelasnormasaplicables.

AsesorExterno

Planificacindelaimplementacin.
EstaetapaconsistedelaelaboracindeunPlandediseo,
implementacinycertificacindelsistemadegestindesaludy
seguridadocupacionaldelaorganizacin.

AsesorExterno

Representante
deSSO

DiseoyDocumentacindelSistemadeGestin.
Representante
EstaetapaincluyelaelaboracindelManualdeGestindesalud deSSO
yseguridadocupacional.

EstosManualesespecificanalsistema,suestructura
organizacional,funcionesyrolesdecadaunadelospuestos.Se
complementanconprocedimientosyotrosdocumentossimilares
queestablecenlosmtodos,lasresponsabilidades,losregistrose
indicadoresdedesempeodelosprocesos.

AsesorExterno

Capacitacinyentrenamientodelosinvolucradosenlos
procesos.Todossusintegrantesdebenserconscientesy
conocedoresdelosmismos.
Estaetapacompletalaanterior,enquesedefineydocumentael
sistemadegestin.

Responsablesde
reasdela
Organizacin.

Representante
deSSO

Implementacin.
Estaetapageneralmenteessimultneaconlaanterior,consiste
enaplicardemaneraefectiva,sostenidaydisciplinadalos
procesosdefinidos.Apartirdelaimplementacin,debe
monitorearselaeficaciadelosprocesosdefinidos.Esdecir,
observaryevaluarsisonadecuadosparalaorganizacinysi
logranlosobjetivosdefinidos.

Responsablesde
reasdela
Organizacin.

Representante
deSSO

RealizacindelaprimerAuditorainterna.
Laauditorainternaesunavisincrticasobreelsistema
diseadoysobresuimplementacin.
Esrecomendablequesearealizadaporauditoresexternos
experimentadosyconconocimientodelaorganizacinysus
procesos

Equipode
auditores

AuditorSenior

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EtapasdelProyecto

Responsable

Recursos
Externos

Representante
deSSO

AsesorExterno

SeleccindelEntedeCertificacin
ElEnteCertificadoresclaveparaelprocesodemejoraquela
organizacininiciaapartirdelaimplementacindesusistema
degestin.

Losatributosdecalidaddeesteserviciodeberanser:la
experienciayconocimientosdelosauditores,sucapacidadpara
detectarysuhabilidadparacomunicarhallazgosquenutranal
procesodemejora.
ElconsejodeunAsesorExternopuedesermuybeneficioso.Los
asesores,profesionalesexpertosenestostemas,conocenla
clasederespuestaquelosEntesCertificadoresbrindan.

10

AuditoriainicialporTerceraParte.
Avecesdenominadayconfundidaconunavisitadepreauditoria
(cuyarealizacinpodraconsiderarsetambin),estaauditoria
Representante
tieneporfinalidadverificarlaConformidaddelsistemade
deSSO
gestindiseadoypermitecorregirlasposiblesfallasdediseo
antesdelaAuditoradeCertificacin.

EnteAcreditado

11

Auditoradecertificacin.
Durantelaauditorialosauditoresverificanqueloshallazgosdela
auditoriainicial,potencialesNOConformidades,hayansido
solucionados.Luego,losauditoresseenfocanenlaefectiva
Representante
implementacindelsistemadegestin.Esdecirqueverificanpor
deSSO
mediodeevidenciasobjetivasquelosprocesosseencuentran
debidamenteimplementados.Lasverificacionesserealizan
medianteobservacionesdecampo,entrevistasalpersonaly
fundamentalmenteatravsdelarevisinyanlisisderegistros.

EnteAcreditado

12

Auditoriasdemantenimiento
Unavezrecibidalacertificacinyobtenidoelcertificado,puede
comenzarapublicitarsuxitoypromocionarsuempresa.Para
conservarlacertificacin,lonicoquedeberhaceresseguir
utilizandoelsistemadegestindelacalidad.Laentidadde
certificacinlocomprobarperidicamenteparagarantizarque
elSGCsiguecumpliendolosrequisitosdelanorma.

EnteAcreditado

Representante
deSSO

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PARTICIPACIN DE CONSULTORES O ASESORES EXTERNOS

No todas las organizaciones enfrentan el proceso de implementacin y certificacin de su
sistema de gestin de salud y seguridad ocupacional en la misma situacin en trminos de
recursos,principalmenteinformacinyconocimiento,doselementosindispensablesparaeste
tipodeproyecto.
Hay organizaciones ricas en conocimiento y talento gerencial, capaces de planificar, ejecutar,
analizar,evaluareldesempeodemanerasistemticaylograrlamejorarcontinuamenteensu
rea especfica de negocio. Pero, la cuestin de SSO sin ser un tema inaccesible en general
requieredelaportedeexpertosespecialistas.
Es muy conveniente la participacin y ayuda de esos profesionales cuanto menos en dos
temas: la identificacin del marco legal as como su aplicacin y la definicin de procesos de
anlisisdeaspectos,evaluacindeimpactosydelcumplimientolegal.Sinduda,unaportede
expertosahorratiempo,recursosyproblemasalfinaldelproceso.
En la mayora de las organizaciones actuales se observan deficiencias en cuanto a la
comprensindelverdaderosentidoyobjetivodelagestindesaludyseguridadocupacional.
Comoyaexplicamosalcomienzoestadeficienciapuedetransformaraunaherramientaeficaz
enunacarga,queconsumerecursosynoagregavalor.
El seguimiento del avance del proyecto es otro de los campos de accin para el profesional
externo. Se trata de un seguimiento activo, es decir que no se limita a informar, sino que
avanzasobrelascausasdelosdesvos,elorigendelosretrasosyhastapuedegeneraracciones
paracorregiresosdesvos.
Por ltimo y para las etapas finales del proyecto, es decir las auditorias de tercera parte, el
AsesoroConsultorponeenjuegotodosuexpertiseparamantenerbajocontrolelprocesode
auditora,ayudaralacomprensinentreauditoresyauditadoseinclusoageneraralternativasy
solucionesfrentealoshallazgosdelosauditores.

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RESUMEN Y CONCLUSIONES
Es fundamental que la organizacin comprenda clara y correctamente el rol del sistema de
gestindesaludyseguridadocupacional.Tambinesimportantediferenciarlagestindesalud
yseguridadocupacionalensusentidomsampliodeaquelloquecomprendeOHSAS18001.
A pesar de no ser un tema central del negocio o actividad, la gestin de salud y seguridad
ocupacional en trminos de OHSAS 18001 mantiene su alta relevancia dentro de la gestin
general. Esa importancia se percibe claramente cuando las situaciones indeseables se
presentan. Por eso, de ninguna manera debe minimizarse el impacto en el negocio y sus
resultadosfinancieros.
Implementar OHSAS 18001 correctamente es muy ventajoso para cualquier organizacin, ya
queayudaaprotegeralaorganizacindeerrores,descuidosofallasdealtoimpactonegativo
ensuresultadofinanciero.
Laorganizacinnodeberaescatimarrecursosenestosproyectos,aplicalalgicaquelobarato
cuesta caro al final de todo. Hay que prever que el cumplimiento legal en materia de SSO
siempre exhibe flaquezas, las exigencias en este campo hoy son muy elevadas por lo que el
aportedeespecialistasesfundamental.
Esrecomendable,casiimprescindiblecontarconunConsultoroAsesorExterno,auncuandola
organizacinposeapersonalaltamentecapacitadoyunsistemadegestinmaduro.Ysiempre
serimportantehacerunamuycorrectaseleccindelosmismos.

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