Modelo de Gestin de

Procesos en Proyectos de
Modernizacin
Preparado por: Eduardo Huerta Mercado Herrera
Julio, 2012

V 2.0

AGENDA

1. Objetivo
2. Marco Conceptual
3. Alcance
4. Metodologa
5. Recomendaciones

Confidential

01

OBJETIVOS

Desarrollar un Modelo de Gestin de Proyectos de Mejora

asegurando el alineamiento de Polticas, Planes, Procesos,
Organizacin

Informacin,

con

la

finalidad

de

Institucionalizarlo como una herramienta fundamental en la

Modernizacin del Estado.

Confidential

AGENDA

1. Objetivo
2. Marco Conceptual
3. Alcance
4. Metodologa
5. Recomendaciones

Confidential

02

LA CADENA DE VALOR

Insumos

VACUNAS,
MEDICOS,
LOCALES,
TRANSPORTE

Procesos

PRESUPUESTO,
TESORERIA,
COMPRAS
GERENCIA DE
SERVICIOS DE
SALUD

Productos

EJECUCION DE
CAMPAAS DE
VACUNACION

Resultados

% DE NIOS
VACUNADOS

Impactos

REDUCCION DE
MORTALIDAD Y
ENFERMEDADES
INFANTILES

02

QUE ES UN PROCESO? ...

Secuencia de actividades relacionadas
Agregan valor
CONCEPTOS

Transforman entradas en salidas

Tiene objetivos especficos
Atienden las necesidades de un cliente externo o interno

Polticas, procedimientos

Especificaciones

Indicadores, ANS

Costos, Calidad, Plazos, ...

Iinformacin, solicitud de
cliente, xxx

CONTROLES

ENTRADAS
Proveedores

Proceso

SALIDAS
Clientes

RECURSOS

Personal

Materiales, Equipos

Infraestructura, ...

Productos

Servicios

Informacin, ...

Confidential

02

QUE ES UN PROCESO? ...

Direccin

Legal

Asistente

Confidential

Mesa de Partes

Calificacin

Asistente

Asistente

Solicitud
Atendida

Solicitud
Enviada

02 LA FINALIDAD DE UN PROCESO ES:

Crear valor, transformando para ello entradas en salidas. El valor se da porque el proceso satisface una
necesidad o expectativa del cliente.
Los procesos slo deben tener actividades que agregan valor.
Son factores a considerar en la creacin de valor ...

CALIDAD

SERVICIOS

...flexibles, para satisfacer

la demanda de los clientes

...percibida por el cliente

CREACIN DE VALOR

Confidential

COSTOS

PLAZOS

... perspectiva de retorno

econmico

... exigidos por el mercado

02 CRITERIOS DE DISEO DE PROCESOS DE SERVICIOS

Grado de Contacto con el Cliente

Aislado

Intermedio

Intenso

Alto

Cara a cara
personalizacin
total
Cara a cara
especific
flexibles

Fidelizacin

Tecnologa
Contacto por en lnea

Contacto
telfono

Cara a cara
especific
rgidas

Bajo

Eficiencia

SALUD

EDUCACION
LICENCIAS

correo

CONSULTAS

Bajo

Confidential

Alto

02 JERARQUIA DE PROCESOS

Macro Processes

N1

Processes

N2

Sub Processes

N3

Procedures

N4
NIVEL

OBJETIVOS

Macro Procesos

Alinear Misin y Objetivos Estratgicos

Procesos

Generacin de Valor

Sub Procesos

Simplif icar Flujos y Asegurar Compromisos

Procedimientos

Excelencia Operativa

Los Procesos se definen a diferentes niveles de detalle.

Es importante iniciar el anlisis a nivel macro y luego bajar a
los niveles mas detallados

Confidential

02

Existen gran cantidad de filosofas, metodologas y herramientas

disponibles para mejorar la gestin, pero cul es la correcta?
Gestin por Procesos

Gestin del
Conocimiento

Reingeniera

Decisin

Gestin por
Competencias

ISO 9000

Balanced Scorecard

Confidential

10

02 Niveles de Madurez: Procesos

Enfoque en mejora continua

Proceso controlado y
predecible

Proceso estable y
proactivo

Proceso reactivo

Proceso impredecible

Confidential

Optimo

Predecible

Estable

Realizable

Inestable

11

02 Niveles de Madurez: Procesos

Inestable: No se obtienen resultados consistentemente. Incumplimiento y

variabilidad. Continuas emergencias. Desintegracin.

Realizable: Se alcanzan los resultados a costa de alto costo y esfuerzo.

Variabilidad. Poca visibilidad.

Estable: Se alcanzan resultados consistentemente. Presupuestos y Costos

controlados. Se disponen de mecanismos de medicin y evaluacin.

Predecible: Se cumplen planes y pronsticos. Variacin controlada.

Optimo: Proceso estable, flexible y adaptable. Mejora Continua implementada.

Mnima Variacin

Confidential

12

02

Niveles de Madurez: Organizacin

Innovacin permanente

Trabajo en Equipo

Conocimiento

Colaboracin
3

Evaluacin de
Desempeo

Reconocimiento y Castigo

Frustracin o Complacencia

Desempeo

Cumplimiento

Fragmentada

Confidential

13

02 Niveles de Madurez: Organizacin

Fragmentada: Alta frustracin o complacencia. Silos funcionales. Mnima

participacin y compromiso.

Cumplimiento: Roles y responsabilidades claros. Mecanismos de

reconocimiento y castigo establecidos y aplicados.

Desempeo: Proceso de Evaluacin de desempeo efectivo. Competencias

acordes con puestos de trabajo. Lneas de Carrera.

Colaborativa: Trabajo en Equipo. Calidad Servicio Cliente-Proveedor Interno.

Equipos Multifuncionales. Participacin y Compromiso extendidos.

Conocimiento: Conocimiento acumulado y compartido. Innovacin

permanente.

Confidential

14

02 Modelo de Excelencia: Herramientas

Optimo

Predecible

Estable

Realizable

Inestable

Confidential

Fragmentada

Colaboracin

Six Sigma - Lean

Coaching, Equipos de Alto Desempeo,
Gestin de Contenidos
DW, BI, Suites Colaboracion

ISO 1779
Balanced Scorecard
ERP, SCM, CRM

Desempeo

Cumplimiento

Conocimiento

Gestin de Procesos
Gestin Documental
Gestin de Proyectos
ISO 9000, 14000

Planeamiento Estratgico
Reingeniera de Procesos y Organizacin

15

BPM: Digital Six Sigma

Knowledge Mgmt
Corporate Performance Mgmt

Gestin por Competencias

SA 8000

Liderazgo
Gestin del Cambio
Evaluacin del Desempeo

Evaluacin de Cultura Organizacional

Evaluacin del Clima Organizacional

Confidential

16

Confidential

17

Confidential

18

BALANCED SCORECARD

GESTION DE PROCESOS

GESTION POR COMPETENCIAS

ITIL
Confidential

19

Confidential

Actuar

Planear

Verificar

Hacer

20

AGENDA

1. Objetivo
2. Marco Conceptual
3. Alcance
4. Metodologa
5. Recomendaciones

Confidential

21

03

Elementos de un Modelo de Gestin

Gobernabilidad, definicin de estructuras, roles y responsabilidades

para tomar decisiones sobre la gestin y mejora de los procesos
Ingeniera de Procesos, que determina el diseo y optimizacin de
los procesos de una manera estndar, utilizando un lenguaje comn
Portafolio de Proyectos de Mejora de Procesos de Negocio, para
identificar, integrar, priorizar y autorizar iniciativas de mejora de
procesos
Arquitectura Tecnolgica Integral, conjunto de definiciones y
estndares de tecnologas de informacin para la habilitacin de los
procesos
Coordinacin, diseo y aplicacin de esquemas y mecanismos para
la interaccin entre procesos y la gestin de los proyectos de mejora
Evolucin Cultural, que se relaciona con las estrategias para alinear
el comportamiento de la cultura organizacional a las prcticas del
Modelo de Administracin por Procesos

22

03

Gobernabilidad del Proyecto: Ejemplo

Comit Direccin
PCM
MEF
GOB
Facilitador?

PMO
Enlaces
Tcnicos

Grupo 4

Grupo 3

Grupo 2

Project Team

Confidential

Grupo 1

03

Conformacin de Equipos de Mejora: ejemplo

Desarrollo del modelo por equipos multidisciplinarios para la gestin y

mejora de los procesos de negocio.
Miembros reas involucradas
FIN

Roles de apoyo

TI

Grupo
2

RH

Enlaces Tcnicos

lder

Grupo
n

EJEMPLO
FIN: Finanzas
TI: Tecnologa de la Informacin
RH: Recursos Humanos

PMO

Facilitador
COM

MG

PMO: Gestin de Proyectos

MG: Modelos de Gestin

PLA
TR

COM: Compras
PLA: Planeamiento
TR: Transporte

Grupo 1: Sector Transporte

24

03

Proceso de Proyectos de Mejora: ejemplo

Ciclo de Mejora

Gestin del Cambio

Estrategia
Procesos
Organizacin
Tecnologa

1.
Integracin de
equipos

2.
Anlisis de
la
situacin
actual

3.
Diseo de
estado
futuro

Identificar
iniciativas

4.
Preparacin
para la
implantacin

Conformar
portafolio

5.
Implantacin

6.
Evaluacin

Ejecutar

Como Priorizar?
25

Evaluar

03

Priorizacin de Proyectos - Ejemplo

SECTORES - SERVICIOS
SERVICIO 1

SERVICIO 2

SERVICIO 3

SERVICIO 4

PROCESOS
HORIZONTALES

Proceso 1

Proceso 2

Proceso 3

Proceso 4

Nivel de Madurez
Nivel 1

Confidential

Nivel 2

Nivel 3

Nivel 4

03 Gestin de Proyectos: Olas de Cambio

Ola 1

PCM + MEF + GOBIERNO

Ola 2
Ola 3

Tiempo

Ambito de Anlisis: Ejemplo PEMEX-Petrleos Mexicanos

Modelo de
Gestin

Procesos Piloto
Tesorera

Gobernabilidad

Contenido
Procesos

Soporte Tecnolgico

Normatividad

Desarrollo Consolidacin
Ejecutivo
Compras

03

Modelo de Gobernabilidad Corporativo - Ejemplo Petrobras

ALTA DIRECCION

Procurement
Finanzas
Contabilidad
Facility Mgmt
Admin Personal

Legal

Planeamiento y
Control Gestin

Auditoria

Recursos Humanos

Centro Servicios
Compartidos

Procesos de Gestin

Unidad

Confidential

Gobierno Corporativo
Procesos
Conocimiento
Proyectos
TI
QEHS

Unidad

Unidad

Enlaces
Corporativos

Enlaces
Corporativos

Enlaces
Corporativos

Areas

Areas

Areas

29

Gestin de Talento
Compensacin

AGENDA

1. Objetivo
2. Marco Conceptual
3. Alcance
4. Metodologa
5. Recomendaciones

Confidential

30

04

Metodologa

B. Definicin de
Hoja de Ruta /
Cartera de
Proyectos

A. Gestin de PMO
Oficina de
Proyectos

Modelo de
Gestin
B. Anlisis de
Gobernabilidad,
Procesos, Roles y
Tecnologa

Confidential

C. Ejecucin /
Supervisin de
Proyectos

31

AGENDA

1. Objetivo
2. Marco Conceptual
3. Alcance
4. Metodologa
5. Recomendaciones

Confidential

32

05 Recomendaciones finales

Asegure el Respaldo de la Alta Direccin y Gobernabilidad del Modelo

Utilice un Facilitador: Gestin del Cambio
Utilice Metodologa de Calidad Comprobada
Gestin de Procesos
Gestin de Proyectos

Priorice Metas Realistas

Asegure victorias tempranas: Si se puede
Monitoree y Evale peridicamente
Recuerde: Lo perfecto es enemigo de lo bueno

Confidential

33

FIN

MUCHAS GRACIAS

Confidential

34