TRATAMIENTO DE SOLICITUDES DE AUDITORIA Y DENUNCIAS

1. OBJETIVO
Asegurar que existe un mecanismo que garantice, la revisin de la capacidad de la
Contralora General de la Republica para atender debidamente una solicitud de auditoria o
una denuncia de irregularidades que pueda activar el proceso de la auditoria.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a denuncias y solicitudes de auditoria recibidas.
3. ASPECTOS GENERALES
3.1. Definiciones
Revisin de la capacidad para atender denuncias y solicitudes de auditoria: Acciones
sistemticas efectuadas por la CGR, antes de aceptar una solicitud o denuncia que pueda
dar lugar a la realizacin de una auditoria no programada, a fin de asegurar que los
requisitos especificados estn documentados, se cumplan en forma adecuada y que
puedan ser realizados por la CGR.
Denuncia: Accin mediante la cual una autoridad del poder Ejecutivo, Legislativo, Gobierno
Municipal, Universidades o cualquier otra persona natural o jurdica pone en conocimiento
de la CGR, posibles irregularidades en el ejercicio de la funcin pblica que puedan lugar a
la ejecucin de una auditoria.
Solicitud: Requerimiento expreso de auditoria realizado formalmente por alguna autoridad
del poder Ejecutivo, Legislativo, Gobierno Municipal, Universidades o cualquier otra
persona natural o jurdica.
3.2 Documentos de referencia
Norma ISO 9000
P/OA-008 Aprobacin de Documentos Normativos Internos
P/PO-127 Elaboracin de los formularios para el sistema de control de auditorias
P/PO-013 Incorporacin (retiro) de actividades al (del) Programa de Operaciones
ISO 8402 Gestin de la calidad y aseguramiento de la calidad-Vocabulario
4. CONTENIDO
4.1 Documentacin de requisitos para la recepcin de denuncias o solicitudes de
auditoria
Para que una denuncia o solicitud de auditoria sea atendida por la CGR, debe efectuarse
mediante solicitud escrita expresamente dirigida a la CGR, y cumplir al menos los
siguientes requisitos:

1. Datos generales del denunciante o solicitante:

Nombre completo
N de documento de identidad
Cargo
Entidad a la que representa (cuando corresponda)
Domicilio
Firma
2. Datos generales de la entidad objeto de la solicitud/denuncia
Denominacin correcta
Domicilio legal
3. Relacin entre denunciante o solicitante y la entidad denunciada
4. Objeto de la denuncia o de la solicitud de auditoria: debe estar expresado de la forma
ms concreta posible.
5. Periodo o gestin en que se produjo el hecho objeto de la denuncia o de la solicitud de
auditoria: no debe exceder a una antigedad de 2 aos de la fecha en que se produjo
el hecho.
6. Documentacin que sustenta la denuncia:
Debe ser documentacin original, fotocopia legalizada en lo posible o
fotocopia simple legible.
Debe guardar relacin con el objeto de la denuncia
Si la denuncia es annima se destruye.
El procedimiento no es aplicable para las denuncias o solicitudes de auditoria que sean
presentadas a otras entidades o autoridades, cuya copia es remitida para conocimiento de la
CGR.
El flujograma del proceso se muestra en el Anexo 1
Si la solicitud no cumple con los requisitos sealados anteriormente, la Secretaria General en la
Oficina Central o El Gerente Departamental en el resto del pas debern comunicar al
denunciante/solicitante, mediante comunicacin escrita, que su denuncia/solicitud no ser
atendida entretanto no complete la informacin faltante, seala con detalle y claridad.
4.2 Tratamiento
4.2.1. Oficina Central
4.2.1.1 Tramitacin
Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos sealados en el punto 4.1, la denuncia o
solicitud de auditoria escrita se recibe a travs de la Secretaria General, que la registra en el
libro de Solicitudes y denuncias y la enva al seor Contralor General de la Republica, para su
conocimiento.
La denuncia o solicitud de auditoria verbal, llegara a conocimiento del seor Contralor
directamente o por medio de los Subcontralores, quienes documentan la misma llenando el
formulario F-2414 que remiten a Secretaria General para su registro en el libro de Solicitudes
y denuncias y es devuelto al Sr. Contralor para el inicio del trmite.

En ausencia del seor Contralor General de la Republica, esta responsabilidad ser asumida
por el Subcontralor General.
4.2.1.2. Anlisis de capacidad y pertinencia
Una vez que el Contralor General ha tomado conocimiento de la denuncia o solicitud de
auditoria, la deriva a la Subcontraloria que corresponda.
El Subcontralor receptor de la denuncia o solicitud de auditoria, la deriva a la Gerencia
Principal respectiva o a la Gerencia Departamental correspondiente para que en el plazo de
cinco (5) das hbiles (los que estn considerados en el plazo previsto en 4.5) compruebe si la
misma est incluida en el Programa Anual de Operaciones (POA) de la gestin. En caso
afirmativo, se prosigue con el punto 4.3
Si la denuncia o solicitud de auditoria no est incluida en el Programa Anual de Operaciones
(POA) la unidad funcional efecta un anlisis de la posibilidad de efectuar la auditoria
solicitada, tomando en consideracin los siguientes aspectos:

Tipo de entidad.
Importancia de la denuncia/solicitud de auditoria, analizando la magnitud y el impacto
de la misma en la institucin denunciada.
Si la unidad funcional cuenta con los recursos humanos y econmicos adecuados para
efectuar la auditoria, en coordinacin con la respectiva Subcontraloria y la Gerencia
Nacional de Finanzas.
Consulta con la Subcontraloria de Control Interno a fin de asegurarse que en la entidad
no se haya realizado, se est realizando o se haya programado realizar alguna
auditoria interna objeto de la denuncia o solicitud de auditoria.
De ser pertinente, obtener informacin de la entidad objeto de la denuncia para
proyectar la respuesta.
Para los gobiernos municipales, podr efectuarse una visita a la entidad para recabar
mayores elementos que permitan establecer la viabilidad de una posible auditoria,
tipo, alcance y fecha probable de su ejecucin.

4.2.2 Gerencias Departamentales

4.2.2.1 Tramitacin
Luego de recibida la denuncia o solicitud de auditoria y anotada la misma en el registro de
correspondencia, el Gerente Departamental procede de acuerdo al numeral 4.2.1.2. de este
procedimiento, elabora el F-2407, el proyecto de respuesta y junto a todos los antecedentes
(documentos originales) lo enva a Secretaria General.
La Secretaria General registra la denuncia o solicitud y junto a sus antecedentes la remite al
Contralor General para su conocimiento, quien a su vez deriva a la Subcontraloria
correspondiente para que contine con el paso 4.3 de este procedimiento.

4.2.1.2. Anlisis de capacidad y pertinencia

El Gerente Departamental, en un plazo no mayor a 5 das hbiles a partir de la recepcin de la
solicitud o denuncia (los que estn considerados en el plazo previsto en 4.5), comprueba si la
misma est incluida en el Programa Anual de Operaciones (POA) de la gestin. Si no est
incluida, efecta un anlisis de la posibilidad de efectuar la auditoria solicitada, tomando en
consideracin los siguientes aspectos:

Tipo de entidad
Importancia de la denuncia/solicitud de auditoria, analizando la magnitud y el impacto
de la misma en la Institucin denunciada.
Si la gerencia departamental cuenta con los recursos humanos y econmicos
adecuados para efectuar la auditoria, en coordinacin con la respectiva Subcontraloria
y la Gerencia Nacional de Finanzas.
Consulta con la Gerencia o el responsable de Control Interno de la Gerencia
Departamental a fin de asegurarse que en la entidad no se haya realizado, se este
realizando o se haya programado realizar alguna auditoria interna objeto de la
denuncia o solicitud de auditoria.
De ser pertinente, obtener informacin de la entidad objeto de la denuncia para
proyectar la respuesta.
Para los gobiernos municipales, podr efectuarse una visita a la entidad para recabar
mayores elementos que permitan establecer la viabilidad de una posible auditoria,
tipo, alcance y fecha probable de su ejecucin.

4.3 Tratamiento posterior

En el plazo de 10 das hbiles de recibida la opinin de la unidad funcional, el Subcontralor
pondr a consideracin de seor Contralor el proyecto de respuesta preparado por esta, junto
con el formulario F-2407 en el que se halla evidenciada la posicin de la CGR respecto a la
realizacin de la auditoria no programada o del tratamiento de la denuncia.
Si se decide que la auditoria solicitada ser ejecutada en la gestin, se debe adjuntar el
formulario de incorporacin al POA, aplicando el procedimiento P/PO-013, caso contrario, el
Subcontralor debe especificar los motivos de la no aceptacin. La informacin contenida en el
proyecto de respuesta ser incluida en la base de datos de denuncias y solicitudes de auditoria
de la Subcontraloria respectiva para el control del tratamiento otorgado a la denuncia o
solicitud de auditoria.
El Sr. Contralor analiza la opinin del Subcontralor y decide aceptar o rechazar dicha opinin,
hecho que se registra en el F-2407 con las firmas de quienes participan en el procedimiento.
Luego de recibida la instruccin del seor Contralor, dentro de los 10 das hbiles siguientes el
Subcontralor del rea, remite el proyecto de respuesta aprobado a la unidad funcional para su
envo al solicitante, en la que se indica si la CGR llevara a cabo la auditoria o si esta ser
programada para la prxima gestin, o en su caso las razones para no hacerla.

Una copia de la carta de respuesta al solicitante, firmada por la autoridad correspondiente es

enviada por la Unidad Funcional (Gerencia Departamental o Gerencia Principal) a Secretaria
General para su registro y archivo.
4.4 Modificaciones
Cuando una denuncia o solicitud de auditoria efectuada por autoridad competente
previamente aceptada, tenga un retraso mayor a los doce meses en cuanto a las fechas
programadas para la ejecucin de la auditoria, esta debe ser comunicada a la mencionada
autoridad por escrito antes que termine el plazo prescrito para su ejecucin.
El mecanismo interno de modificacin de un contrato est definido en el sistema CONAUD,
Procedimiento P/PO-127 y en el Procedimiento P/PO-013.
4.5 Plazos
Todo el proceso se lo debe realizar en un plazo de hasta 25 das hbiles a partir de la
derivacin a la Unidad Funcional correspondiente. En los casos que se justifique, este plazo
podr ser mayor, debiendo hacer notar esta variacin en el formulario F-2407.
En caso de solicitarse informacin adicional a la entidad o a terceros, el plazo quedara
suspendido desde el momento de envo de la solicitud de informacin, hasta la recepcin de la
respuesta.
Asimismo, no se computaran los das utilizados para el envo de documentos de la Oficina
Central hacia las Gerencias Departamentales y de estas a la Oficina Central.
4.6 Solicitudes provenientes del Parlamento
Las solicitudes provenientes del Parlamento Nacional son realizadas mediante Peticiones de
Informes y por Minutas de Comunicacin, y se canalizan directamente por la Subcontraloria
respectiva. Son tratadas siguiendo el mecanismo definido en el presente procedimiento
(cuando corresponda), a diferencia de los plazos los cuales se detallan a continuacin:

5.

Peticiones de Informes de cualquiera de las Cmaras: 15 das calendario

Minuta de Comunicacin de la Cmara de Diputados: 8 das calendario
Minuta de Comunicacin de la Cmara de Senadores: 3 das calendario
RESPONSABILIDADES

Contralor General de la Republica

Subcontralores
Gerentes Principales
Gerentes Departamentales
Secretaria General
6. REGISTROS
Registro del tratamiento de solicitudes y denuncias F-2407 y aplicaciones
Respuesta a la solicitud o denuncia.

7. ANEXOS
Registro de Solicitud/denuncia verbal F-2414 y aplicaciones
Libro de solicitudes/denuncias
Flujograma del proceso Anexo N 1