Ao de la Promocin de la Industria Responsable y Compromiso Climtico

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO

Facultad de Ciencias Administrativas
Escuela Profesional de Administracin

TEMA:

DEPARTAMENTOS DE COMPRAS DEL HOTEL

CURSO:
Administracin de Empresas Tursticas
INTEGRANTES:
Chacaltana Huaranga, Mnica

CD. 100267J

Chumbe Lpez, Paola

CD. 097404E

Ramos Nuez, Evelyn

CD. 100279H

Rojas Daz, Karem Rosala

CD. 100263D

Talledo Salcedo, Nelson

CD. 100280F

Tello Angulo, Mercedes

CD. 050237E

CICLO: IX

TURNO: 11 A
DOCENTE:

Lda. Adm. Garivay Torres, Flor de Mara

Callao - 2014

Administracin de empresas tursticas - Departamentos de compras del

hotel

Contenido
INTRODUCCIN .......................................................................................................................................... 2
DEPARTAMENTOS DE COMPRAS DEL HOTEL ........................................................................................ 3
1.

Departamento de compras. ............................................................................................................. 3

2.

En qu consiste el departamento? ................................................................................................ 3

3.

Importancia del Departamento......................................................................................................... 4

4.

Objetivos del Departamento de Compras ........................................................................................ 4

5.

Factores que inciden en las compras .............................................................................................. 4

6.

a.

CALIDAD ..................................................................................................................................... 5

b.

PRECIO....................................................................................................................................... 5

c.

SERVICIO ................................................................................................................................... 5

d.

CRDITO .................................................................................................................................... 6

e.

EXISTENCIAS............................................................................................................................. 6

f.

TIEMPO....................................................................................................................................... 7
Cules son sus funciones? ............................................................................................................ 7

6.1. Funciones del Departamento de Compras .................................................................................. 8

7.

Tipos de compras hoteleras ............................................................................................................ 9

a)

COMPRAS DE ALIMENTOS ......................................................................................................... 10

b)

COMPRAS DE BEBIDAS .............................................................................................................. 11

c)

COMPRAS DE SUMINISTROS ..................................................................................................... 12

d)

COMPRAS DE MANTENIMIENTO................................................................................................ 12

e)

COMPRAS DE IMPRENTA ........................................................................................................... 13

f)

COMPRAS POR IMPORTACIN.................................................................................................. 13

g)

COMPRAS DE EQUIPO DE OPERACIONES .............................................................................. 14

h)

COMPRAS DE UNIFORMES ........................................................................................................ 15

i)

COMPRAS MENORES (CAJA CHICA) ......................................................................................... 16

j)

COMPRAS GENERALES .............................................................................................................. 17

8.

Catlogos de Artculos ................................................................................................................... 17

8.1. Catlogo de Proveedores .......................................................................................................... 18
REQUISICIN DE COMPRA .................................................................................................... 19
ORDEN DE COMPRA ............................................................................................................... 21
SOLICITUDES DE COTIZACIN ............................................................................................. 22
SOLICITUDES DE CHEQUES .................................................................................................. 24
EGRESOS DE CAJA CHICA .................................................................................................... 25

CONCLUSIN ............................................................................................................................................ 27
BIBLIOGRAFA ........................................................................................................................................... 28

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Administracin de empresas tursticas - Departamentos de compras del

hotel

INTRODUCCIN
El manual de Instruccin compra Hoteleras tiene como finalidad orientar a los participantes del
curso en la realizacin de las compras que se realizan en la organizacin hotelera. La
elaboracin de una orden de compra, con todos sus detalles y procedimientos en forma correcta,
organizada y planificada es una de las responsabilidades que tiene el Agente de Compras, al
igual que el abastecimiento de los Almacenes del Hotel, as como la compra de todo tipo de
artculos que necesite el mismo. El cuidar todos los detalles, consentir al cliente interno y externo
en sus ms mnimas necesidades hace del Agente de Compras uno de los pilares ms
importantes que conforman el staf de un hotel. En l se deposita toda la responsabilidad que
genera el mantener el stock de mercanca en el hotel, con excelente calidad y buenos precios
adems de tener unas excelentes relaciones con los proveedores, estableciendo una relacin de
amistad, fidelidad, confiabilidad y confidencialidad, convirtindolo as en parte primordial del
hotel. En el presente manual se expondr todo lo relacionado a la gestin de Compras, desde la
planificacin, organizacin y mercadeo para el desarrollo de esta labor, pero queda de parte de
cada Agente de Compras el mtodo personalizado a emplear en cuanto al manejo de su trabajo,
atencin al proveedor y a sus compaeros de trabajo, cuidando siempre los detalles y estando
consciente de que lo ms importante en las compras es la honestidad con la cual se labora; esta
es el pilar fundamental que mantiene un excelente Agente de Compras y que da ada debe tener
la suficiente conciencia que debe aumentar los esfuerzos para complacerlos y atenderlos como
ellos se merecen.

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DEPARTAMENTOS DE COMPRAS DEL HOTEL

1. Departamento de compras.
Unos de los departamentos ms importantes dentro del hotel es el departamento de compras, en
este departamento se compra todo lo que el hotel requiera o necesite, aqu tambin se escoge el
mejor producto y los mejores proveedores para que tanto el hotel como los huspedes estn
satisfechos.
En este pequeo reporte estudiaremos en lo que consiste este departamento cuales son algunas
funciones, organigramas, los formatos que necesita para realizar las compras entre otros.

2. En qu consiste el departamento?
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el
momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento
anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de produccin debido a
que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada
departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organizacin.
Toda empresa u hotel tiene un departamento de compras, en l recaen las responsabilidades de
adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas, artculos de oficina y equipo)
indispensable para la produccin de bienes y servicios, poniendo mucha atencin para
conseguirlos.
Los recursos materiales son guardados en el almacn y con posterioridad se surten a los
departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una
aportacin a la productividad, mediante prcticas de ahorro en el costo de los recursos
materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena
calidad, lo cual rendir en costos ms bajos.

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3. Importancia del Departamento

Este departamento es vital ya que tiene como misin: la adquisicin de los bienes y servicios
adecuados

En la cantidad correcta

En el momento correcto

De la calidad correcta

En el lugar correcto

Del proveedor correcto

Al costo correcto

Con una inversin mnima de inventario y operacin

4. Objetivos del Departamento de Compras

Comprar los materiales para los propsitos buscados

Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.

Asegurar la cantidad de materiales indispensables.

Procurar materiales al precio ms bajo posible, compatible con la calidad y el servicio

requerido.

Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.

Proveerse de ms de una fuente, en previsin de cualquier emergencia que impida la

entrega de un proveedor.

Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflacin o

escases.

Hacer el seguimiento del flujo de las rdenes de compras coladas.

5. Factores que inciden en las compras

Dentro de los factores que inciden de alguna forma en el proceso de las compras se
mencionan los siguientes:

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a. Calidad
b. Precio
c. Servicio
d. Crdito
e. Existencias
f.

Tiempo

a. CALIDAD

La calidad es en lo primero que se piensa al momento de realizar una compra, sin que
esto implique que ha de ser siempre buena, puede resultar interesante, algn tipo
intermedio, mediocre o superior, segn sea el caso. No obstante, el crdito de los
proveedores del hotel est cifrado en la calidad de sus artculos, y recprocamente el
crdito comercial depende en gran parte de la calidad de los mismos.

b. PRECIO

Correlativo del factor calidad, es sin duda, el factor precio y es en ese punto en donde
incide toda discusin y regateo entre proveedores y comprador, sin detrimento de la
calidad, siendo en este punto donde se forjan realmente los Gerentes de Compras. Es
muy cierto que la seriedad que caracteriza a los buenos proveedores est ntimamente
ligada a la mnima variabilidad en sus cotizaciones, siempre vulnerable, en mayor o
menor proporcin, a la habilidad desplegada por parte de quien compra. En materia de
compra debe mantenerse siempre una constante lucha por el precio, pues todas las
compras son perfectibles en algn aspecto. Es de hacer notar que todo beneficio
derivado de una buena compra incide sobre el resultado neto con mayor proporcin que
los consecuentes de una buena venta, ya que en el primero de los casos no daar los
intereses de los clientes.

c. SERVICIO

Un buen servicio en compras, cobra una importancia trascendental. Ante una

informalidad del servicio, poco pueden apreciarse las ventajas obtenidas en la calidad y
precio. De nada serviran los servicios de un proveedor que ofrezca sus artculos a las
doce de la maana cuando debiera hacerlo entre las cinco y las seis de la madrugada.

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De igual forma ocurrira si los proveedores de pescado y carnes sirvieran a las cinco de la
tarde los artculos requeridos para el almuerzo del medio da.
Un buen servicio no es nicamente puntualidad concertada, es tambin honradez en
peso y medidas, en homogeneidad en peso y medidas, en homogeneidad en tamao, en
ganancias de transporte, acondicionamiento y preparacin de determinados gneros en
el interior de la empresa por parte de los portadores de la mercanca. No siempre los
pedidos son hechos con la antelacin deseada, con frecuencia, surgen pequeas
emergencias a las que hay que hacer frente con la eficiencia del proveedor, por su
rapidez en el transporte y otros factores.

d. CRDITO

Es complementario a los anteriores factores y es interesante por la liquidez derivada de la

amplitud de los plazos de reposicin. Generalmente el comprador se inclina ms por
realizar actividades econmicas con aquellos proveedores que le otorguen un mayor
plazo para el pago de las facturas, porque le da un mayor rendimiento y fluidez al Hotel.

e. EXISTENCIAS

Se consideran como existencias, entre otras las materias primas, productos terminados,
productos en proceso, repuestos para mantenimiento, equipos y maquinarias, artculos
para el personal, papelera y materiales de oficina. En consecuencia, se puede afirmar
que las existencias afectan en mayor o menor grado todas las actividades de la empresa
y especficamente:
-

Ventas

Produccin

Administracin

Operaciones generales.

Un buen control de existencias asegura un flujo adecuado de materiales para hacer frente
a las exigencias de operacin de la empresa. Por ende el proveedor que garantice tener el
mximo de existencias en stock en sus almacenes, ser el ms indicado para tener una
relacin comercial con el proveedor, ya que el mismo garantizar siempre los despachos
por ms urgentes que sean.

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f.

TIEMPO

Para hablar de este importante factor es necesario establecer claramente dos variables:
el tiempo de entrega y el tiempo de reposicin.
-

Tiempo de entrega: es el lapso que ocurre entre el momento en que el proveedor

recibe la orden de compra y el momento en quela mercanca es despachada.

Tiempo de reposicin: es el lapso que transcurre entre la determinacin de la

necesidad y el momento en que esa necesidad est satisfecha. Esta variable es la ms
significativa e incluye, como uno de sus componentes, el tiempo de entrega. El tiempo
de reposicin es siempre mayor que el de entrega ya que est formado entre otros por:

Tiempo para definir necesidades

Tiempo para procesar a requisicin

Tiempo para procesar la orden de compra

Tiempo de entrega del proveedor

Tiempo de despacho

Tiempo de viaje

Tiempo de recepcin de la mercanca

As pues, se puede concluir que el proveedor que garantice una mayor rapidez en cuanto
a despachos, con buen precio y calidad, adems de ofrecer unas excelentes condiciones
de crdito ser el indicado para la cartera de proveedores con prioridad a la hora de
realizar los anlisis de las cotizaciones.

6. Cules son sus funciones?

Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es:
analizar las partes o materiales y determinar qu funcin van a desarrollar en beneficio
del producto final.
Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseo o describir solamente sus
caractersticas no es la aproximacin adecuada, lo importante es definir qu funcin van
a tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado, esta funcin debe
ser descrita correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la
calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio.

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6.1. Funciones del Departamento de Compras

Conseguir productos, equipo y determinados servicios para todos los departamentos.

-

El almacn central.

El centro de recepcin de productos.

Entregar los productos y equipos a los departamentos.

Disponer de los bienes excedentes, de los vehculos y de los bienes

personales no reclamados.

Hacer los correspondientes envos a los distintos departamentos.

Realizar los trmites para los vehculos.

Administrar el programa de entregas.

Participar en grupos cooperativos de compras.

6.1.1. Funciones del Jefe de Compras

Localizar las inversiones y los accionistas que mantengan un compromiso afn

con la empresa, de acuerdo a los objetivos.

Buscar los productos con mejor precio sin que esto afecte su calidad.

Crear polticas de calidad tanto para proveedores de servicios como para las
empresas o personas que suplen de algn producto.

Proponer todos los posibles prospectos de coaliciones o contratos con algunos

proveedores que puedan ser benficos para la empresa.

6.1.2. Funciones del Encargado de Bodega

Administrar el almacn.

Recibir los productos contra factura.

Revisar la calidad de los productos.

Ordenar los productos de acuerdo a PEPS.

Ordenar los productos en el rea correspondiente.

Mantener la higiene en la bodega.

Entregar productos a quien corresponda segn requisicin.

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6.1.3. Polticas de Compras

Son las reglas que se establecen con relacin al procedimiento de los departamentos,
algunas pueden ser:

El usuario debe ingresar la requisicin de bienes del 1 al 10 de cada mes para

solicitar sus artculos consumibles.

Los artculos consumibles no normalizados deben ingresarse en una requisicin

independiente a la de artculos normalizados.

Los artculos consumibles normalizados requeridos deben tomarse del Catlogo

de Artculos Normalizados.

Los artculos consumibles no normalizados deben incluir las especificaciones

detalladas de los mismos.

La atencin de requisiciones de artculos consumibles est en funcin de la

suficiencia presupuestal.

Para todo incumplimiento a un requisito del proceso o del producto se debe

requisitos el Formato de Accin Correctiva y Accin Preventiva.

7. Tipos de compras hoteleras

En la organizacin hotelera existen muchos tipos de compras, pero las ms importantes se
sealan a continuacin:
a) Compras de Alimentos
b) Compras de Bebidas
c) Compras de Suministros
d) Compras de Mantenimiento
e) Compras de Imprenta
f) Compras por Importacin
g) Compras de Equipo de Operaciones
h) Compras de Uniformes
i)

Compras Menores (Caja Chica)

j)

Compras Generales

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a)

COMPRAS DE ALIMENTOS

Para las compras de alimentos no existe ningn tipo de presupuesto previamente establecido,
las mismas de hacen de acuerdo a las necesidades de consumos diarios, segn las experiencias
de los meses anteriores. Las compras de alimentos se hacen a travs de las solicitudes diarias
de la lista de mercado que suministra el Chef Ejecutivo y las solicitudes de compras enviadas por
el Almacenista de Alimentos y Bebidas. Cada da, el almacenista realizar un inventario de todas
las mercancas existentes en el almacn, consideradas mercancas de mnimo almacenaje. Este
inventario anotado en la lista de mercado ser pasado al Chef Ejecutivo, quin proceder a
solicitar las cantidades de compras de estos productos para el da siguiente o subsiguiente,
adems anexar (se hace si se requiere) algn pedido extra de productos de alimentos no
comunes en las compras diarias. Esta lista incluye:
-

Carne de res

Carne de cerdo

Aves y sus derivados

Mantequilla

Huevos

Quesos

Leche y sus derivados

Frutas secas

Vegetales

Legumbres

Hortalizas

Productos congelados

Productos secos

Mariscos

Helados

Pescados

Panes (variedades)

Tanto de lista de mercado junto con su requisicin de compra y alguna solicitud extra de compra
sern enviadas al Departamento de Compras y all se proceder a realizar los pedidos a los
proveedores.

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b)

COMPRAS DE BEBIDAS

Al igual que para los alimentos, para la compra de bebidas no existe ningn tipo de presupuesto
previamente establecido. Estas compras se rigen de acuerdo al manual de bebidas, el cual es
preparado por el contralor, de acuerdo a la experiencia de consumo de los meses y aos
anteriores, en el cual estn establecidas las cantidades mnimas y mximas de consumos
mensuales de cada bebida aprobada para la venta del Hotel. De acuerdo al inventario mensual
en los primeros das de cada mes, el Gerente de Costos, se encargar de elaborar las
requisiciones de compras de las bebidas necesarias para el consumo del mes, adems de
realizar requisiciones de compras de bebidas y cantidades extraordinarias debido a los eventos o
banquetes que se estarn efectuando en el Hotel. Las requisiciones de compras son enviadas al
departamento de compra, una vez revisadas y firmadas por el Gerente de Costos, con el
propsito que se elaboren las rdenes de compras pertinentes.
Dentro de las bebidas comunes que se adquieren para el buen funcionamiento de un hotel se
encuentran:
-

Agua

Refrescos

Soda

Whisky

Ron

Champagne

Vinos

Licores varios
Existen ciertas promociones que otorgan los proveedores por compras en volumen y
estas arrojan algn beneficio para el Hotel. Ciertas promociones vienen presentadas con
obsequios de cajas adicionales de alguna bebida especfica, segn sea la orden de
compra. Ej.: En diciembre los proveedores otorgan de 5a 10 cajas de champagne gratis
por la compra de 60 cajas o ms, y as sucesivamente pasa con las dems bebidas

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c)

COMPRAS DE SUMINISTROS

Cuando se habla se suministros se involucra todos los artculos utilizados por el husped en la
habitacin (champ gel, crema, jabn, kit costurero, gorro de bao, kit dental), artculos de
limpieza (cloro, jabn de lavar, pato purific, coletos, escobas, bolsas de basura, papel sanitario),
artculos de oficina y escritorio.(carpetas, engrapadoras, hojas, bolgrafos, lpices, etc.). Las
compras de suministros son solicitadas directamente por el encargado del almacn general, l
elabora las requisiciones de compras en el lapso de los primeros cinco das del mes, estas
requisiciones son revisadas y aprobadas por el contralor del Hotel y enviadas al departamento
para la realizacin de las compras pertinentes.

d)

COMPRAS DE MANTENIMIENTO

En muchos hoteles de operacin de mayor volumen, normalmente existe un departamento de

Ingeniera, en este departamento se coordinan y realizan todas las reparaciones o proyectos de
remodelacin de todas las reas del hotel. Por lo tanto estas requisiciones de compras requieren
mucha informacin de tipo tcnico, para ello el Departamento de Ingeniera lleva un Kardex de
informacin de todos los artculos necesarios para el mantenimiento del hotel con los datos
correspondientes y por lo menos tres proveedores sugeridos. Las compras de mantenimiento se
rigen por un presupuesto mensual y anual, el cual no debe sobrepasarse; en caso de ser
necesario el excederse de ese presupuesto por algn motivo en especial, solo el Gerente de
Ingeniera ser el que de la autorizacin para ello, una vez consultado con el contralor del hotel.
Las requisiciones son realizadas por el encargado del almacn de ingeniera los primeros cinco
das de cada mes y son revisadas y firmadas por el Gerente del Departamento de Ingeniera,
quien las enviar a la aprobacin de la Gerencia General para luego ser remitidas al
Departamento de compras para su ejecucin. Dentro de las compras ms comunes de
mantenimiento, se encuentran las siguientes:
-

Pintura

Material Elctrico

Material de Plomera

Material de Albailera

Material de Construccin
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-

Herramientas

Material de Iluminacin

Madera

Gases (helio, oxgeno, nitrgeno)

Artculos varios (acero, hierro, carbono, etc.)

Repuestos para maquinarias de cocina, lavandera, etc.

e)

COMPRAS DE IMPRENTA

En estas compras estn incluidos todos los suministros, equipos y repuestos necesarios para la
imprenta del Hotel. Las compras del departamento sern autorizadas y revisadas por el Gerente
del Departamento de Imprenta, quien elaborar las requisiciones de compra y las enviar al
departamento para proceder a las debidas compras.
Dentro de los artculos ms comunes que se adquieren para un Departamento de Imprenta, se
pueden nombrar los siguientes:
-

Tintas Especiales

Repuestos para las maquinarias

Guillotinas

Papeles

Cartulinas

Cartn

Productos Qumicos

Disolventes

Pegas

Etc.

f)

COMPRAS POR IMPORTACIN

Estas compras son las que se realizan fuera del pas de origen. Por ley todo importador est en
el deber de nacionalizar la mercanca que importe, a travs de un agente aduanal que se
encargue de asesorarlo en todo lo que a este particular se refiere. En el caso del Gerente de
Compras, esta asesora es una necesidad por los detalles de importancia que el agente maneja.

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No obstante, se ha considerado conveniente incluir algunos de los conocimientos bsicos que
sobre importaciones deber tener el Gerente de Compras, con el objeto de que sirvan para una
futura transaccin de ese tipo. Las mercancas de importacin suelen ser ubicadas en las
siguientes categoras:
-

Mercancas de importacin prohibida

Mercancas sujetas a licencia

Mercancas de libre importacin

Para todas las anteriores se generarn gastos adicionales a ser anexados a las rdenes de
compras de importacin, y el Gerente de Compras deber tener en cuenta estos gastos, con el
fin de adicionarlos a los costos de las mercancas y as poder comparar los precios
suministrados de los proveedores nacionales y extranjeros. Estas mercancas de importacin
pueden ser:

g)

Lenceras especiales

Alfombras

Muebles

Maquinarias

Artculos publicitarios

Etc.

COMPRAS DE EQUIPO DE OPERACIONES

Dentro de las compras de Equipo de Operaciones se citan las siguientes: Loza, cristalera,
cubertera.
El equipo de operaciones constituye el conjunto de artculos necesarios para el servicio del
husped, los cuales sern renovados cada ao por el desgaste, quiebra o prdida, a
consecuencia del mencionado servicio. El equipo de operaciones de compra de acuerdo a la
reserva de presupuesto establecido el ao anterior a la operacin. Tal es el caso de las compras
de lencera que son solicitadas por el Departamento de Ama de Llaves en conjunto con el
Departamento de Lavandera. Estas compras se rigen por un presupuesto anual, el cual se debe
llevar con un control estricto y sern aprobadas por el contralor del hotel y la Gerencia General.
El Gerente del Departamento de Amas de Llaves, debe llevar un inventario de la lencera que

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existe en los almacenes del hotel, as como la lencera que ha sido descartada , para as reponer
sus stocks regularmente y prevenir posible falta de material, ya que se debe tener en cuenta que
la compra de lencera se solicita a los fabricantes directamente o a proveedores internacionales y
por sus especificaciones y gran volumen, el tiempo de despacho puede ser de lapsos de tiempo
verdaderamente largo (de 1 a 3 meses), adems dependiendo de cul sea el caso, pueden
convertirse en compras de importacin La lencera involucra los siguientes artculos:

h)

Toallas de diferentes tamaos

Alfombras

Manteles

Servilletas

Sbanas

Fundas

Protectores de colchn

Cobijas

Cubrecamas

COMPRAS DE UNIFORMES

Para las compras de uniformes se elaborar un presupuesto para los requerimientos anuales y la
compra de los mismos se hace y controla de la misma forma que las compras de equipos de
operaciones. Estos presupuestos son llevados por el Departamento de Ama de Llaves y el
Departamento de Compras, quienes asumirn la necesidad de adquirir nuevos lotes de
uniformes en la fecha precisa o cuando algn Gerente de Departamento lo notifique. Todas las
requisiciones de compras debern ser firmadas y aprobadas por el contralor del hotel, quien dar
el visto bueno y la aprobacin de las prximas compras de uniformes. Todos los Departamentos
involucrados en el funcionamiento de un Hotel, necesitan uniformes, a continuacin se detallan
algunos de ellos:

Administracin (Secretarias, Recepcionistas, etc)

Recursos Humanos

Adiestramiento

Bares

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i)

Banquetes

Cocina (Cocineros, utileros, almacenista, etc.)

Ama de Llaves (camareras, lenceros, costureras, limpiadores, etc.)

Lavandera (planchadores, lavadores, etc.)

Seguridad

Etc.

COMPRAS MENORES (CAJA CHICA)

La Caja Chica es un fondo con una determina cantidad de dinero en efectivo otorgado por el
Departamento de Contabilidad con la aprobacin del contralor al Gerente del Departamento de
Compras, estando sujeta a un arqueo en cualquier momento.
Cualquier desembolso de caja chica, debe estar respaldado por una factura a nombre del Hotel,
con la descripcin de los artculos comprados, nmero de factura y la fecha en la cual se realiz
la compra. Todas estas compras son menores, son montos pequeos que pueden ser adquiridos
directamente de la Caja Chica, pero esto no las exime de tener como soporte su debida
requisicin de compra, debidamente firmada por el Gerente del Departamento que la solicite,
pero si las exime de la elaboracin de una orden de compra. Generalmente estos artculos por lo
pequeo que son y por no tener una secuencia de compra, no estn en stock en los almacenes
del Hotel, por ende casi siempre sern compras prcticamente de "urgencia", las cuales debern
ser recibidas en el hotel a la mayor brevedad posible, el mismo da de solicitadas. Cada vez que
los fondos de la caja chica sean consumidos, el Gerente del Departamento de Compras realizar
un egreso de caja correspondiente a la sumatoria del monto total de las compras realizadas para
el momento, con la finalidad de solicitar el reembolso de los fondos de la misma, este egreso de
caja chica deber estar acompaado de todas las facturas de las compras realizadas. El egreso
ser enviado al Departamento de Contabilidad para su revisin, aprobacin y firma del contralor,
luego a la Caja General para que el cajero proceda al reembolso del montante de las facturas
.En definitiva todas las facturas de caja chica deben ser enviadas antes del cierre de cada mes,
para que estos gastos se reflejen en la operacin del mes de la compra.

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j)

COMPRAS GENERALES

Se denominan as a las compras que no estn incluidas en ninguno de los tipos mencionados
anteriormente. A travs de estas compras se adquieren artculos que no son de consumo
continuo, para los cuales no se establece un consumo regular en cada departamento, pero
normalmente existe algn tipo de inventario mnimo en los almacenes. La mayora de las
compras generales son adquiridas en el mercado local. Dentro de las compras generales se
pueden encontrar las siguientes:
-

Gorros de Cocina

Bandejas de Escritorio

Papeleras de Oficinas

Marcos para cuadros

Papel de Regalo

Globos

Telas

Agujas

Hilos

Cierres

Etc.

8. Catlogos de Artculos
Son los folletos que detallan los artculos o servicios que se pueden adquirir de una
determinada empresa.
En los catlogos se detalla:
-

Nombre del artculo con imagen ilustrativa.

Cdigo

Descripcin del producto.

Colores, presentaciones, tamaos.

- Precio unitario o en cantidades mayores.

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8.1. Catlogo de Proveedores

El Catlogo de Proveedores es un formulario que muestra un listado de las Personas Fsicas o

Jurdicas que han vendido productos o servicios a la Empresa dentro de un Perodo. Es
indispensable registrar a todos aquellos proveedores que nos hayan expedido Facturas, Recibos
de Honorarios u otros comprobantes, ya que esto es un paso requerido durante la Comprobacin
del Gasto.
El Formulario muestra una lista con los nombres o razones sociales de todos los Proveedores
registrados, as como otros datos importantes de localizacin y contacto con los mismos.

8.1.1 Especificaciones de Compra

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Documento que establece los requisitos con los que un producto debe estar conforme.
Estas especificaciones o caractersticas del producto las establecen los gerentes de cada
departamento segn la opinin de expertos o del empleado respectivo.

REQUISICIN DE COMPRA

Es un documento de control mediante el cual un departamento o persona de la

misma empresa, solicita al departamento de abastecimientos que le provea un
producto o servicio.

En el formato de la Requisicin de Compra se encuentran los siguientes datos:

-

Nombre del Hotel

Nmero de la Requisicin

Departamento Solicitante

Fecha

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-

Cantidad en Inventario: esta es la cantidad que hay en existencia para el momento de la

elaboracin de la requisicin

Consumo Mensual: la cantidad que el hotel consume en un perodo de tiempo de 30

das

Cantidad a comprar

Unidad: en que viene expresada la mercanca a adquirir: unidades, Kilos, Litros,

Tambores, Carboyas, etc.

Cdigo: Cdigo de la mercanca.

Descripcin: Aqu se hace una descripcin detallada de las caractersticas de cada

mercanca; ya que lo nico que posee el agente de compras para su adquisicin, una
descripcin incompleta puede traer como consecuencia la devolucin de la misma.

Cotizaciones: Aqu hay tres renglones donde el agente de compras deber vaciar los
precios de las tres cotizaciones (mnimo) solicitadas a los proveedores, para su posterior
anlisis y escogencia del proveedor indicado.

Proveedor sugerido: El departamento solicitante podr sugerir algn proveedor

especfico, pero esto no implicar la compra definitiva a este proveedor.

No. De Cuenta: Cuenta contable a donde debe ser cargada la compra.

Fecha requerida de la entrega.

Firma Jefe de Departamento.

Motivo de la Requisicin.

Proveedor escogido: Una vez realizado el anlisis, se anotar el proveedor que por sus
mejores condiciones fue el escogido para la compra.

Costo Total.

Telfono

Condiciones de Pago: Contado o Crdito y a cuantos das de crdito.

Contacto.

Nro. De la Orden de Compra.

Fecha de entrega.

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ORDEN DE COMPRA

Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderas a

un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el
proveedor no enva vendedores para ofrecer el producto.
Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la
mercadera que requiere. Debe ser concreto, claro y especfico en lo que se
solicita:
-

Orden de Compra

Orden de Compra-Cmputo

Orden de Compra-Impresa

Las Requisiciones de Compras son Manuales o Computarizadas. Ambas poseen la misma

cantidad de informacin, con la nica diferencia que la requisicin manual llega al departamento
de compras por un casillero o empleado del hotel y la requisicin computarizada, llega al

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departamento va computadora y de all, ya est lista para tomarla y emitir la orden de compra
directa.
La orden de compra posee los siguientes indicadores:
-

Nombre del Hotel

Direccin fiscal, Nmero de Rif y Nmero de Nit del Hotel

Nombre del proveedor

Direccin fiscal, Nmero de Rif y Nmero de Nit del proveedor

Nmero de la Orden de Compra

Fecha

Tiempo de Entrega

Condiciones de Pago.

Cdigo de la mercanca

Unidad: en que viene expresada la mercanca a adquirir: unidades, Kilos, Litros, Tambores,
Carboyas, etc.

Cantidad

Descripcin de la mercanca

Precio Unitario

Totales

Firma Jefe de Departamento.

Condiciones de la compra: Aqu va colocada una pequea leyenda de las condiciones

especficas de la contra: Lugar de entrega, tiempo de entrega, etc.

SOLICITUDES DE COTIZACIN

La solicitud de cotizacin es el documento que realiza el agente de compras para ser

enviado a los proveedores, con todos los datos pertinentes en cuanto a las
caractersticas de las mercancas a ser solicitadas por el Hotel.
Los datos que posee la solicitud de cotizacin son los siguientes:
-

Nombre del Hotel

Telfono

Fecha

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-

Cantidad de mercanca a cotizar

Descripcin

Condiciones generales

Firma del Agente de Compras

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SOLICITUDES DE CHEQUES

Las solicitudes de cheques son los formatos que elabora el agente de compras con la
finalidad de procesar los pagos de contado; estas solicitudes se realizan justo en el
momento de la aprobacin de la orden de compra, as cuando el proveedor est listo
para despachar, el referido cheque para la cancelacin de la mercanca tambin
estar listo.

Estas solicitudes tienen los siguientes datos:

-

Fecha

Nombre del Proveedor

Monto del Cheque en nmeros y letras

Nmero de la Orden de Compra

Cdigo contable a donde ser cargado el dbito

Impuesto desglosado.

Firma del Jefe del Departamento de Compras.

Estas solicitudes, una vez firmadas por el jefe del departamento sern enviadas al Departamento
de Cuentas por Pagar con original y copia, para que sean debidamente revisadas y procesadas
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a la mayor brevedad posible, con el fin de no dar mayores demoras a los despachos de
mercancas. Estos formatos sirven al Agente de Compras para controlar todas las solicitudes de
cheques enviadas al Departamento de Contabilidad, cules estn procesadas y por procesar,
adems de las fechas de entrega. Esto con el fin de realizar seguimientos diminutos al
Departamento de Contabilidad por si acaso existe algn tipo de atraso en los pagos de
mercancas a los proveedores.
La informacin que debe contener el Reporte de Solicitud de Cheques es la siguiente:
-

Fecha

Nombre del Proveedor

Fecha de recepcin del Dpto. de Contabilidad

Nombre del Hotel

Nmero de Orden de Compra o Factura

Monto

Total General

EGRESOS DE CAJA CHICA

Los egresos son formatos que debe llenar el agente de compras con la finalidad de reponer la
Caja Chica que maneja el Agente de Compras. El monto de esta caja chica vara segn las
dimensiones del Hotel, pero se deben realizar egresos diariamente, con el fin de reponer a diario
los fondos de la caja chica, ya que ella provee los recursos necesarios para las compras
inmediatas y de urgencia del hotel.

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El egreso de caja tendr los siguientes datos:
-

Fecha

Nombre del Agente de Compra

Cargo

Cdigos contables

Descripcin de las compras

Montos unitarios

Montos Totales

Total general (en nmeros y letras) a ser reembolsado.

Firma del Agente de Compras.

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CONCLUSIN
Toda empresa tiene un departamento de compras, en l recaen las responsabilidades de adquirir
los insumos (materia primas, partes, herramientas, artculos y equipo) indispensable para brindar
los servicios en un hotel, poniendo mucha atencin para conseguirlos.
Los recursos materiales son guardados en el almacn y con posterioridad se surten a los
departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una
aportacin a la productividad, mediante prcticas de ahorro en el costo de los recursos
materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena
calidad, lo cual rendir en costos ms bajos

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BIBLIOGRAFA
-

http://es.scribd.com/doc/6801497/COMPRAS-HOTELERAS

ARTHUR Seldon. Diccionario de Economa. Editorial Oikus-Kau, 1965.

http://www.buenastareas.com/ensayos/Departamento-De-Compras-De-Un-Hotel/3019373.html

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