Crystal Reports

Verso 8.0

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Sumrio
VISO GERAL ............................................ 3
Entrando no Crystal Reports: .................................... 4
Caminho Windows .................................................................... 4

Conectando a uma APS .............................................. 5

1. Criando um Relatrio ............................................ 7
1.1 Janela de Desenho do Relatrio ........................................... 7
1.2 Criando um relatrio em branco .......................................... 9
1.3 As partes da tela de desenho: ............................................ 14
1.4 Inserindo Campos da Base de Dados no Relatrio: .............. 15
1.5 Visualizando o Relatrio: ................................................... 17
1.6 Posicionando e Regulando o tamanho dos Objetos: ............. 19
1.7 Formatando os Objetos:..................................................... 22
1.8 Colocando/Editando Objetos de Texto no Relatrio: ........... 25
1.9 Objetos Texto.................................................................... 28
2.0 Formatando Elementos Individuais dentro de um objeto de
texto ................................................................................... 30

2. Selecionando Registros........................................ 32
2.1 Usando o Assistente de Seleo .........................................
2.2 Opes de Seleo de Registro ..........................................
2.3 Seleo de Registros em dois ou mais campos ...................
2.4 Dados Gravados x Dados Atualizados .................................

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35
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3. Ordenando/ Agrupando/ Sumarizando Registros . 38

3.1 Ordenando ........................................................................ 38
3.2 Agrupando ........................................................................ 38
3.3 Sumarizando ..................................................................... 40
3.4 Inserindo campos Especiais ............................................... 41
3.5 Inserindo uma Figura ........................................................ 42

4. Mudando o tamanho de um seo ....................... 43

4.1 Formatando Sees com o Assistente de seo .................. 43

5. Inserindo Frmulas .............................................

6. Criando Campos Parmetro .................................
7. Criando/Inserindo um Grfico .............................
8. Exportando para outros formatos .......................
9. Iniciando Novo Relatrio - Galeria de Relatrios
Algumas funes mais utilizadas ............................

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17/01/2005__________________________________________________POPULIS - 2

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VISO GERAL

O que :

um produto, podendo ser encarado como um ambiente de trabalho, reunindo alguns componentes como:
- Crystal Reports - Gerador de Relatrios;
- Crystal Info - Ferramenta de Agendamento - permite que os
relatrios e outros processos, sejam programados para rodar
automaticamente, sem a interveno do usurio.
Exemplo: Todos relatrios de folha de pagamento podem ser pragendados para rodar na madrugada dos dias de pagamento.

Instalao/Configurao:
Criao de Usurios (Master, Grupos) - (Info Administrator);
Definio de Segurana;
Onde ser Executado, (Info APS)

Nesta etapa so criados os usurios (Masters, Grupos) a cada usurio

associado um cdigo e senha, de modo a restringir o acesso a relatrios/
informaes no autorizadas.

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Entrando no Crystal Reports:

Caminho Windows

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Conectando a uma APS

Troque a senha
e o usurio, se
for necessrio

Clique em
OK

Clique
em OK

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Clique neste
boto

Clique em Sim

Crystal Reports 8

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1. Criando um Relatrio
1.1 Janela de Desenho do Relatrio

Barra de Ttulos

Barra de Formatao

Barra de Menu

Barra de Ferramentas

Barra de Status

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A Barra de Formatao do Crystal Reports

A barra de formatao do Crystal Reports nos d todas as ferramentas que

necessitamos para formatar um campo seja ele um campo texto ou um
campo numrico, com ela conseguimos alterar:
O Formato (Negrito, Itlico, Sublinhada)
O Tipo de letra
O Tamanho da Letra
O Alinhamento (A esquerda, Centralizado, A direita
Alm disso conseguimos formatar os campos numricos para ter quantas casas decimais desejarmos.
A Barra de Ferramentas do Crystal Reports

Com esta barra temos atalhos a vrios comandos do Crystal Reports, entre os quais destacaremos os mais importantes.
Cria um novo relatrio

Insere um campo texto

Abre um relatrio j existente

Salva

Aciona o select expert

Imprime
Atualiza dados
Insere campos da fonte de
dados

Ordena o relatrio
Insere grfico
Controle de Zoom
Ajuda/Help

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1.2 Criando um relatrio em branco

Para criar um relatrio customizado (a partir do zero) voc deve escolher o tipo de relatrio personalizado que voc quer criar e o tipo de fonte
de dados a que voc estar se referindo na parte inferior da Galeria de
Relatrios.
Neste curso, faremos relatrios customizados a partir do zero.

Selecione o tipo de relatrio e o tipo da fonte de dados.

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Agora voc deve selecionar a prpria fonte de dados.

Escolha o tipo de fonte

de dados, de acordo
com o Banco de dados
que voc est trabalhando. Em seguida
clique em OK.

Escolha sua
base de dados

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Preencha com os
dados do seu Banco
e clique em OK.

Dica: Configure em File/Options/Database para posicionar a tabela/

view desejada.

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Indica os tipos de
objetos do banco a
serem selecionados

Preencha o nome da View

desejada e clique em OK.

Observaes:
O smbolo % = considerado um curinga. Exemplo: A% lista todos os objetos que comeam com A .

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Escolha a view
V_Bas_Funcionario_Atual.
Clique no boto ADD e
em seguida no boto
Close

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1.3 As partes da tela de desenho:

Uma vez que ns j selecionamos a fonte de dados, ns entramos no
Crystal Reports Designer, que a janela de desenho de relatrios do
Crystal Reports. A janela de desenho dividida em cinco sees principais:

Report Header (Cabealho do Relatrio):

Itens posicionados no Cabealho do relatrio sero impressos apenas na
primeira pgina do relatrio. Normalmente o nome do relatrio, a data de
impresso, o logo da empresa ou at mesmo um Ttulo seriam as informaes includas no Cabealho de um relatrio.
Page Header (Cabealho de Pgina):
Objetos no cabealho da pgina sero impressos em todas as pginas do
relatrio. Ttulos de colunas, datas de impresso e nmeros das pginas
so inscries comuns no Cabealho.
Detail (Detalhes):
Posicione os campos de dados a serem listados nesta rea. Estas sero as
informaes (campos e textos dos bancos de dados) que voc ir querer
imprimir para cada documento selecionado para incluso no relatrio.
Report Footer (Rodap Relatrio):
Itens posicionados aqui sero impressos apenas na ltima pgina do relatrio. Totais Gerais, nmero total de pginas e outros resumos informativos so normalmente posicionados aqui.
Page Footer (Rodap pgina):
Objetos posicionados aqui sero impressos na parte inferior de cada pgina. Os nmeros das pginas so freqentemente colocados no Rodap da
pgina.

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1.4 Inserindo Campos da Base de Dados no Relatrio:

Para colocar campos da base de dados no relatrio, temos que clicar

na barra de ferramentas no boto
, ou pela Barra de Menu Insert/
Field/Object.
Em seguida, o Crystal nos abre uma tela com todos os campos que ns
podemos colocar no relatrio.
Para coloc-los, podemos simplesmente clicar em cima dos campos que
queremos selecionar e arrast-los para a janela de desenho do Crystal.
importante observar aonde estamos colocando o campo no relatrio,
pois como j vimos cada seo da janela de desenho tem uma funo
especfica.

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1.5 Visualizando o Relatrio:

Para podermos observar melhor as funes de cada janela vamos criar
um relatrio simples aonde trabalharemos s com trs campos:
Nome do Funcionrio, (Alfanumrico)
Data de Nascimento,
(Data)
Salrio
(Numrico),
e depois clicar no boto
localizado na barra de ferramentas do
Crystal Reports. Este boto o Refresh, utilizado para visualizar o relatrio com os dados atualizados. Existe outra maneira de se visualizar um
relatrio, atravs da pasta Preview

que traz o relatrio com os dados baseados na ltima leitura da base e

no com os dados atualizados como o boto Refresh.

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Os meios de se Visualizar um relatrio

Tabs de Desenho/Prvia

Quando voc trabalha com o tab Desenho voc manipula representaes

dos objetos, no os verdadeiros objetos. Algumas vezes mais rpido fazer
mudanas nesta janela. O tab Prvia oferece toda a funcionalidade do
tab Desenho ao exibir os relatrios como sero impressos com os seus
dados reais.
Freqentemente, voc achar mais fcil trabalhar com o tab Desenho
quando estiver trabalhando com mltiplas funes e reas. Inversamente,
s vezes prefervel trabalhar com o tab Prvia onde voc pode ver os
efeitos das suas mudanas instantaneamente e enquanto ele estiver sendo impresso.
Quando voc inicia um relatrio, voc ter apenas a tab Desenho.
Clicando no boto
Imprimir Prvia gerar o tab Prvia. A partir
da, voc poder trocar entre os dois apenas clicando nos tabs.

Ao trabalhar com o tab Prvia, lembre-se que cada

mudana que voc faz necessita de um tempo extra
para ser processada, pois voc est trabalhando com
um dado real, no apenas a representao do campo.

Navegando pelo relatrio

Se o nosso relatrio tiver vrias pginas ns temos que nos utilizar da

barra de navegao, que nos possibilita avanar uma pgina, avanar at a
ltima pgina, voltar uma pgina e ainda voltar at a ltima pgina.
O primeiro passo para se fazer um relatrio j foi dado, ns j nos
conectamos base de dados, j entramos no Crystal Reports, j escolhemos uma fonte que vai alimentar nosso relatrio.

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1.6 Posicionando e Regulando o tamanho dos Objetos:

Viso Geral
Uma vez que se j posicionou os campos e objetos no relatrio,
pode-se querer reposicion-los ou regular novamente seus tamanhos. E
isto pode ser feito tanto da tab de Design quando na de Preview.
Movendo um nico objeto
Para mover um objeto, clique nele uma vez para que aparea o
contorno. Ento clique e mantenha clicado nele com o cursor de 4 setas
e arraste-o para uma nova posio.
Movendo Mltiplos Objetos ao mesmo tempo com o Cursor de 4 setas
Movendo mltiplos objetos ao mesmo tempo com o cursor de 4,
setas
, selecione primeiramente os objetos, ento clique e mantenha
clicado em qualquer um dos objetos selecionados e mova-os para a nova
posio.
Para selecionar mltiplos objetos:
Clique uma vez no primeiro objeto para aparecer o seu contorno,
ento pressione a tecla Ctrl no seu teclado e clique nos outros objetos.
Ao fazer isso, todos eles ganharo contornos. Tendo selecionado
mltiplos objetos, solte a tecla Ctrl e clique e mantenha clicado em
qualquer um dos objetos selecionados. O cursor de 4 setas
aparecer
enquanto arrastar todos os objetos para uma nova posio.
Outra maneira de selecionar mltiplos objetos criar rea para
selecion-los.
Usando o cursor , clique e mantenha clicado para desenhar uma
caixa imaginria em volta de todos os objetos que sero selecionados.
Quando soltar o clique, todos os objetos que estavam parcialmente
cercados pela rea estaro selecionados. Uma vez selecionados os
mltiplos objetos, solte a tecla Ctrl e clique e mantenha clicado em
qualquer um dos objetos selecionados. O cursor de 4 setas
aparecer
enquanto for arrastado todos os objetos para uma nova posio. Uma vez
que seus objetos estiverem em uma nova posio, clique em uma rea da
janela de desenho que no estiver sendo utilizada para desativar a seleo
de seus objetos.

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Movendo mltiplos objetos com uma guideline

Ao ter posicionado seus campos de dados na rea de detalhes,
guidelines foram criadas e aqueles campos foram grudados aquelas
guidelines. Poderia ser movido todos os campos anexados guideline
pegando a seta indicadora de guideline e movendo-a para uma nova
posio.
Uma nova guideline criada ao clicar em qualquer barra de rgua
com o cursor.
Ento arraste os objetos para aquela guideline e eles iro se grudar
a ela.
Uma vez que todos os objetos que se mover junto so anexados,
ento pode-se mover a seta indicadora de gudeline para mover objetos.
Este mtodo pratico no somente quando for mover objetos, mas
tambm quando quiser alinh-los.
Reajustando o tamanho de objetos
Para reajustar o tamanho de objetos clique nele uma vez para
selecion-lo.
Quando a moldura pontilhada e contornos aparecem, o objeto est
selecionado.

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Arraste um dos contornos com o cursor de ajuste de tamanho

flecha- dupla
, para mudar o tamanho do objeto. Este cursor pode
aparecer na vertical, horizontal ou diagonal, dependendo qual contorno
foi selecionado.
possvel reajustar o tamanho de mltiplos objetos ao mesmo
tempo selecionando-os, e ento usando o cursor de ajuste de tamanho
flexa-dupla, para aumentar ou diminuir o posicionamento.

CUIDADO! Fique atento para desordem de guideline. Se deparar com

muitas guidelines no seu relatrio, possvel que os objetos se anexem
ao dois finais. Neste caso, qualquer objeto grudado nela ser
aumentado pois o outro lado estar ancorado pela outra guideline.

Observaes:
Crystal 8.0 - No possvel selecionar objetos Tipo Linhas e Caixas
junto a objetos Tipo Textos e Campos. S possvel copiar e colar um
objeto de cada vez.

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1.7 Formatando os Objetos:

O Crystal Reports nos d vrias opes de formatao de relatrios, na
verdade h bem mais formatos possveis do que aqueles vistos na barra de
formatao.
Os campos do banco de dados podem ser formatados para serem impressos com sombra, com borda, com fundo, ser impressos em cores, podem
no ser impressos, etc.
No Crystal temos trs tipos de campos:
Alfa-Numricos
Numricos
Datas
Quando os campos forem numricos podemos escolher a quantidade de
casas decimais e que tipo de arredondamento adotar no relatrio.
Quando os campos forem datas, podemos escolher o formato que queremos visualizar, etc.
Quando os campos forem alfanumricos podemos escolher o tipo da fonte, tamanho, etc.
Como cada um desses campos tem algumas particularidades quanto ao
formato, podemos formatar cada campo do nosso relatrio individualmente.
Para isto basta clicar em cima de cada campo com o boto direito do
mouse e depois clicar em Format Field.
Se o campo for um campo Alfa - Numricos, o Crystal nos abre a seguinte
caixa de dilogo

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Nesta tela temos algumas opes avanadas de formatao como o

Can Grow que habilita o campo a crescer de tamanho se o espao destinado a ele no for suficiente para acomodar a informao que vem da
base.
Ao clicarmos em Border, a tela muda as opes de formatao para o formato da borda do campo e ao clicarmos em Font teremos uma nova tela
com opes relativas a fonte.
Respectivamente teremos estas duas telas:

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Se o campo for um campo numrico teremos:

E se o campo for uma data teremos:

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Formatao Linhas e Caixas

Espessura
da Linha

Cor da
linha

Tipo da linha:
contnua,
tracejada e
pontilhada

1.8 Colocando/Editando Objetos de Texto no Relatrio:

Viso Geral
Um objeto de texto pode conter um caracter, uma palavra ou um
pargrafo.
Campos de Banco de Dados Frmula podem ser embutidos em objetos de texto junto com qualquer tipo texto. Por exemplo , pode se querer
combinar o primeiro nome e o sobrenome de seu banco de dados em uma
mala direta. Mas tambm possvel fazer frmulas e ter o mesmo resultado, isto ser abordado mais tarde, durante o curso.
Cada objeto de texto contm seu prprio mini processador de texto,
facilitando a entrada e a edio de texto com amarrao de palavras e a
possibilidade de criar e utilizar tabulaes.
Objetos de texto e os elementos dentro deste podem ser formatados
independentemente com fontes, cores, tabulaes, etc..

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Inserindo objetos de texto

Suponha que se queira colocar um ttulo em seu relatrio. Para
fazer isto, precisa ser criado um objeto de texto. Objetos de texto podem
suportar mais do que apenas textos, como se ver futuramente neste
manual. Objetos de texto apresentam algumas capacidades de
processamento de texto, permitido a digitao de texto e o ajuste,
movimentao e tabulao destes. Pode criar alinhamentos esquerda,
centralizado, justificado, direita e decimais dentro de objetos de texto.

DICA: Mesmo que se tenha totais capacidades de edio em ambas as

janelas de Design e Preview, pode-se achar mais fcil colocar objetos
na janela de Design, onde pode claramente ser visto todas as reas.

Para inserir um objeto de texto no relatrio, clique no boto

Insert Text Object, ou escolha Insert Text Object a partir da barra de
menus.
Um objeto de texto novo e vazio vai aparecer junto ao cursor. Podese ento posicionar o objeto de texto onde for necessrio que o texto
aparea no relatrio e clique no boto esquerdo do mouse para solt-lo.
Ao lado est uma figura representando o objeto texto:
O cursor vai estar piscando dentro do objeto de texto.
Ento, pode-se digitar o texto, como qualquer outro editor de texto.

Ao trabalhar com objetos de texto, basta clicar

uma vez na borda para selecion-lo. Quando eles estiverem selecionados,
os objetos de texto tero contornos. Uma vez selecionados, pode mov-los
a uma nova posio ou redimension-los. Isto chamado de Modo de
Mover/Reajustar Tamanho.

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Se quiser editar o texto dentro de um objeto de texto, basta dar um

duplo clique nele. Cursor de insero estar piscando neste objeto. A
rgua normal do relatrio ir ajustar para este objeto texto, at que se
termine a edio, clicando fora deste objeto texto. Est rgua permite
ajustar tabulaes e marcaes, exatamente como em um processador de
texto. Isto chamado Modo de Edio. Mas isto ser aplicado somente ao
objeto texto que estiver sendo editado.
Quando terminar de trabalhar com este objeto de texto,
simplesmente clique fora dele para cancelar a sua seleo. Ele aparecer
no relatrio com quatro cantos.

DICA: Se quiser que o ttulo do relatrio seja posicionado no centro do

papel posicione o objeto de texto como ttulo prximos margem
esquerda, ajuste o tamanho do objeto de texto com a mesma largura
da pgina, e centralize o texto no objeto.

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1.9 Objetos Texto

A. Combinando objetos de texto com campos de banco de dados
Viso Geral
Para imprimir uma combinao de texto e informao de campo ou
para combinar mltiplos campos, insere-se o campo de um objeto de
texto. Por exemplo, podemos criar uma carta iniciando com Caro Sr.
Shugart, onde Sr. e Shugart eram parte do seu banco de dados, e foi
adicionado saudao.
Para inserir um campo, deve-se faz-lo inserindo um campo de
menu, um boto ou uma caixa de dilogo.
Inserindo campos de banco de dados em objetos de texto iro
automaticamente eliminar qualquer espao deixado no final dos
dados.(Muitos bancos de dados adicionam espaos aps o contedo dos
seus campos texto).
Colocando trs campos de dados numa lista de relatrio ns
teramos:
Sr.
Sra.
Sra.

Paul
Elaine
Zoe

Schan
Morris
Desbiens

Colocando estes mesmos trs em um objeto de texto, Crystal Reports

pode eliminar qualquer caracter em excesso, e unir este trs:
Sr. Paul Sochan
Sra. Elaine Morris
Sra. Zoe Desbiens

Para adicionar um campo de banco de dados para um objeto de texto

Clique no boto Insert Fields
, ou escolha INSERT |DATABASE
FIELD ... a partir da barra de menu, clique no tab database. Use a lista
de rolagem para localizar o campo desejado. Arraste-o para dentro do

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_____________________________________________________________________Crystal Reports

objeto de texto. Ao se aproximar do objeto de texto, com o cursor de

inserir, fique atento linha de insero que aparece dentro do objeto de
texto. No solte o boto do mouse at a linha de

Movendo o cursor mover o ponto de insero.

Posicionando o campo de bancos corretamente, ele se parecer com isto:

DICA: Ative Show Field Names em FILE |OPTIONS. Isto permite

voc ler os nomes de campos dos bancos de dados da maneira pela
qual os inseriu no seu objeto de texto.

DICA: Voc pode selecionar mltiplos campos a partir da caixa de

dilogo Inserir Campos e inseri-los simultaneamente em um objeto de
texto.

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2.0 Formatando Elementos Individuais dentro de um objeto de

texto
Viso geral
O crystal Reports permite formatar elementos individuais dentro
de um objeto de texto independente. Um elemento qualquer item que
esteja contido em um objeto de texto. A palavra relatrio composta
por nove elementos, a partir de momento em que cada letra pode ser
selecionada e formatada individualmente. Cada campo que estiver dentro
de um objeto de texto um elemento.

Este objeto de texto feito de vrios elementos. Cada uma das

letras em cada palavra, um para cada um dos campos e os espaos entre
as palavras. Uma vez que selecionado os elementos, pode-se format-los
da maneira que os objetos de texto como um todo.

Formatando Somente o texto um objeto de texto

Para formatar partes do texto em um objeto de texto, d um clique
no objeto de texto para coloc-lo no modo de edio. O modo de edio
caracterizado pela moldura hachurada e a linha da rgua. Selecione o
texto ou campo dentro do objeto de texto que deseja formatar.

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D um clique direito na rea selecionada e escolha Change

Font... a partir do menu de atalho ( ou escolha FORMAT| FONT da
barra de menu).

A caixa de dilogo Text Format vai ser exibida.

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2. Selecionando Registros
2.1 Usando o Assistente de Seleo
Quando listamos dados em um relatrio podemos estar procurando
apenas por alguns dados especficos e no por todos os dados que ele nos
trs.
Para evitar a leitura desnecessria de dados usamos o assistente de seleo do Crystal. Por exemplo, se tivermos um relatrio que traz os dados de
todos os funcionrios de nossa empresa, e quisssemos saber dados dos
funcionrios do nosso departamento ou s saber dados de um funcionrio
especfico, poderamos usar o assistente de seleo para fazer a leitura
especfica s dos dados que nos interessam.
Para fazer isso na barra de ferramentas do Crystal teramos que clicar em
Assistente de Seleo, ento o Crystal nos abre a seguinte caixa de
dilogo.

Nesta caixa, ns selecionamos o

campo com o qual desejamos filtrar o
relatrio.
Aps selecionado o campo devemos
clicar em OK, ento o Crystal nos
abre outra tela.

Se na caixa acima selecionamos o

campo Nome-Pessoa, agora
digitarmos o nome da Pessoa que
desejamos, e ento temos que dar um
OK.
E o Crystal nos abre a ltima caixa
de dilogo antes de ns
visualizarmos o relatrio.

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2.2 Opes de Seleo de Registro

Viso Geral
O primeiro passo decidir o seu critrio para a seleo . Por
exemplo, voc quer se concentrar em uma Cidade ou Estado em que voc
esteja interessado dentro de um grupo Estados. Talvez um intervalo de
datas ou todos os registros que estiverem abaixo de um valor em especial.
Todas estas opes so possveis com o Assistente de Seleo .
Usando uma combinao dos combos, voc pode construir um
critrio de seleo que alcance suas necessidades.

Is any Value selecionra todos os registros. Ex.: nenhuma seleo.]

Is Equal to permite especificar um valor determinado como critrio,

para que apenas registros coincidentes sejam includos no relatrio.
Ex.: somente relatrios de SP.

Is One Of permite especificar uma srie de valores determinados com

critrio, para que somente registros equivalentes a um destes sejam
includos no relatrio.
Ex.: Somente registros de SP, RJ, ou MG.

Is Less Than - permite indicar um valor especfico para que os

registros inferiores ao valor sejam includos no relatrio. Ex.: Somente
registros com vendas inferiores a $ 30.000 no ltimo ano.

Is Less Than or Equal To permite indicar um valor especifico para os

registros inferiores ou iguais ao valor sejam includos no relatrio.
Ex.: Somente registros com vendas inferiores ou iguais a $ 30.000 no
ltimo ano.

Is Greater Than permite indicar um valor especfico para que os

registros superiores ao valor sejam includos no relatrio.
Ex.: Somente registros com vendas superiores a $ 30.000 no ltimo
ano.
Is Greater Than or Equal To permite indicar um valor especfico
para que os registros superiores ou iguais ao valor sejam includos no
relatrio.

Anotaes________________________________________________________
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Ex.: Somente registros com vendas superiores ou iguais a $ 30.000 no

ltimo ano.

Is Between permite selecionar um registro que esteja entre ou seja

equivalente aos dois valores especificados. Ex.: Somente registro com
vendas do ltimo ano entre $ 10.000 and $ 20.000.

Starting With - permite indicar o incio de caracteres ou valores que

cada campo para critrio de seleo. Ex.: Somente clientes nomes
comecem com a letra A .

Like permite caracteres nativos do DOS (? e * ) especificar o critrio

que deve ser atingido. Ex.: crystal, comical e critical podem ser
selecionados usando como c*.

Formula fazendo esta escolha a caixa de dilogo se expande abrindo

um espao onde voc digita o seu critrio. Selecionando o boto Mostra
Formula>>>, visualizamos a frmula (se houver alguma) utilizada at
agora pelo Crystal Reports.
Para todos os critrios existe a opo NOT.

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2.3 Seleo de Registros em dois ou mais campos

Viso Geral
Freqentemente , a gerao de relatrios vai precisar de mais um
critrio de seleo por exemplo , voc pode querer selecionar uma lista de
clientes de um determinado grupo de regies que venderam mais de $30.000.
Para Ajustar Critrios Seleo Adicional
A partir do relatrio, ative o Assistente de Seleo novamente. Lembre
se, se o campo que voc quer ajustar o critrio est no relatrio, voc pode
Selecion-lo primeiro e depois ativar o Assistente de seleo.
A partir do Assistente de seleo, voc pode ajustar mltiplos critrios
de seleo ao mesmo tempo.

Clique no tab <Novo>, ou

Clique no boto Novo

Uma caixa de dilogos se abrir, novamente perguntando para qual

campo voc quer ajustar a seleo de registro. Selecione o campo desejado
e clique em OK. A caixa de dilogo do Assistente de Seleo reaparece
pronta para voc ajustar o critrio, da mesma maneira feita por voc para
primeiro campo.
Completo o critrio como na vez anterior. Isto vai garantir que somente
os Registros que estiverem de acordo com ambos os critrios sero includos
no relatrio.

Para Modificar um Critrio de Seleo de registros J Existentes

A partir da tela de Desenho ou Prvia, certifique-se de que nenhum
campo esteja selecionado, ento clique no boto Assistente de Seleo
O Assistente de seleo se abrir e voc poder fazer as alteraes
Necessrias.

Anotaes________________________________________________________
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2.4 Dados Gravados x Dados Atualizados

Aqui o Crystal nos pergunta se

queremos trazer os dados
atualizados (Refresh Data) ou os
dados que j foram lidos (Use saved
Data)

Viso Geral
Por definio, Crystal Reports somente l seu banco de dados
necessrio. Quando voc faz a primeira prvia do relatrio, imprime o relatrio
ou exporta-o para um arquivo, o programa executa seu relatrio e traz os
dados requisitados. Uma vez que voc esteja trabalhando com os dados, o
programa re-executa o relatrio e atualiza os dados sob as seguintes
condies:

Se voc adicionar campos ao relatrio depois da sua execuo;

Se voc adicionar uma frmula que faz referncia a um campo que no

estava no relatrio quando voc executou o relatrio pela primeira vez;

Se modificar seu critrio de seleo de registros para incluir mais

registros do que na primeira execuo; ou

Se voc acionar a opo Atualizar Dados a Cada Impresso no tab

Reporting da caixa de dilogo File|Options.
Fora destas circunstncias, Crystal Reports no ir atualizar o relatrio
automaticamente.
Podero haver momentos, no campo, em que voc ir querer trazer novos
dados para o relatrio. Por exemplo, voc pode ter criado um relatrio muitos
dias atrs e querer v-lo agora com os dados mais atuais. Atualizar Dados
do relatrio uma opo criada para situaes com esta. Voc pode fazer
isto manualmente clicando o boto Atualizar Dados do Relatrio.

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Atualizando os Dados do Relatrio

Para forar Crystal Reports a atualizar os dados em seu relatrio,

Clique no boto Refresh

Escolha REPORT/REFRESH REPORT DATA da barra de Menu.

, ou

Lembre-se que a seleo de registros sensvel a maiscula. Em FILE/

OPTION- tab DATABASE, existe uma opo para habilitar ou no
CASE-INSENSITIVE SQL DATA.
Por exemplo, na base de dados existem informaes com maiscula
ou minsculas misturadas (boi, BOI, Boi), seleo de registros para
boi vai retornar somente boi. Quando a opo estiver acionada, o
mesmo critrio retornar boi, BOI, e Boi.

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3. Ordenando/ Agrupando/ Sumarizando Registros

3.1 Ordenando
Uma vez que j temos um relatrio simples pronto, podemos orden-lo em
uma seqncia lgica, por exemplo poderamos ordenar um relatrio pelo
nome de um funcionrio.
Para fazer isto podemos clicar em Report/Sort Records ou clicar no boto
Sort Order
na barra de ferramentas.
A caixa de dilogo de ordenao de registros se abre

3.2 Agrupando
Mesmo que os dados do relatrio estejam de forma ordenada, ns podemos querer quebrar o nosso relatrio em grupos.
Por exemplo, o nosso relatrio pode estar ordenado pelo nome do funcionrio, mas se ao invs disso quisssemos que o nosso relatrio estivesse
agrupado por funcionrios de tal forma que sasse um funcionrio por
pgina, teramos que criar um grupo, no caso um grupo por funcionrio.
Para criar um grupo temos que clicar na barra de menus em Insert, selecionar Group e ento o Crystal nos abre a seguinte caixa de dilogo.

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Manter Grupo Junto

Esta opo previne que um grupo seja separado em diferentes pginas. Isto forar grupos a ficarem juntos. Se existirem espao suficiente
para imprimir todos os registros de um grupo na pgina atual, o Crystal
Reports os imprimir nesta pgina. Se no, eles sero impressos na pgina seguinte.
Repetir Cabealho de grupo em cada nova pgina
O Crystal Reports pode imprimir o nome do grupo Group Header
usando o campo Group Name. Se, por exemplo, existir um agrupamento
no relatrio por regio, o nome da regio ser impresso logo acima do
primeiro registro daquela regio. Se o grupo possuir um nmero to grande de registro de maneira que precise ocupar mais que uma pgina, essa
opo forar o campo Group Name se repetir a cada nova pgina para
esse grupo em particular.

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3.3 Sumarizando
No Crystal podemos adicionar informaes de sumario para o relatrio.
Qual a diferena entre um sumrio e um subtotal?
Subtotais e sumarizaes ( Subtotal e Summary). Eles so clculos baseados na soma de grupos de valores numricos e esto, portanto, somente
disponveis para campos do tipo numrico ou moeda. Um summary, no
entanto, nem sempre um sub-total, nem tambm so sempre baseados
em valores numricos. Um symmary pode ser uma contagem total de
entradas em um grupo ou um mdia de valores numricos.
As opes disponiveis quando estiver inserindo um campo sumario variam, dependendo do tipo de dados que est sendo sumarizado.
Dica: Precisa-se selecionar o campo na seo de Detalhe que voce quer
sumarizar antes que qualquer opo do menu de sumarizao esteja
disponivel.
Desta forma, Crystal Reports sabe de antemo o tipo de campo com o
qual voc quer trabalhar e lhe apresentar as escolhas para este tipo.
Para Inserir Uma Sumarizao ou Subtotal no Relatrio com grupo j
definidos
Selecione o campo cujos valores voc quer sumarizar, e ento siga
um destes trs procedimentos:
- Clique no boto Insert Summary
na barra de Ferramentas; ou
- D um clique-direito no campo e escolha Insert Summary... ou Insert
Subtotal a partir do menu de atalho; ou
- Escolha INSERT/SUMMARY..., INSERT/SUBTOTAL... a partir da barra de Menu.
A caixa de dilogo Inserir Sumrio se abrir.

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3.4 Inserindo campos Especiais

Viso Geral
Campos especiais contm informaes que no esto includas no
Campo de dados mas so teis aos relatrios. O Crystal Reports
permite inserir esta informao a partir do menu INSERT\SPECIAL
FIELD. Existem 12 campos especiais a serem escolhidos.

1. Page Number- imprime o nmero atual da pgina

2. Total Page Count- imprime o nmero total da pginas no relatrio.
3. Page N of M - imprime o nmero da pgina atual e o total de pginas.
4. Report Title - imprime o contedo da caixa de dilogo de Ttulo em
FILE/SUMMARY INFO
5. Report Comments - imprime o contedo da caixa de dilogo Comentrios
em FILE/SUMMARY INFO
6. File Path and Name - imprime o caminho onde o arquivo se encontra.
7. Author - imprime o contedo da caixa de dilogo de autor em
FILE/SUMMARY INFO
8. Print Date - imprime a data atual atravs da definida no seu computador.
9.Print Time - imprime a hora atual atravs da definida no seu computador

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10.Modification Date - imprime a data em que o relatrio foi modificado

pela ltima vez.
11.Modification Time - imprime a hora em que o relatrio foi modificado
pela ltima vez.
12.Record Number - imprime o nmero do registro atua
13.Group Number - imprime o nmero do grupo.
14.Record Selection Formula - imprime a seleo dos dados em que o
relatrio est baseada.
15.Group Selection Formula - imprime a seleo dos grupos em que o
relatrio est baseado.
Dica: Quantas vezes lhe ocorreu criar um relatrio, salv-lo e ento,
meses depois no conseguir lembrar seu nome ou localizao?
Por que no colocar o nome do arquivo e sua localizao na rea do
Ttulo de Relatrio dentro do menu FILE/SUMMARY INFO e colocar
o campo especial Title no rodap do relatrio?

3.5 Inserindo uma Figura

Ao desenvolver relatrios pode-se incluir um grfico com uma figura:
um grfico de produto ou um logo na parte superior do seu relatrio.
Pede-se para trabalhar na janela de design para posicionar uma figura
num relatrio, para assegurar-se que ela aparecer na seo desejada.
Para posicionar uma figura no seu relatrio:
- Clique no boto Insert Picture
na barra de Boto, ou
- Escolha Insert/Picture... a partir da barra de Menu
A partir da Caixa de Dilogo Open, selecione qualquer arquivo de grfico,
.BMP, .PCX, .TIF, .JPG, .TGA. Clique em OK e um objeto de campo de
figura se posicionar ao cursor do seu mouse. Posicione o campo superior
esquerdo do grfico no relatrio onde quer que esse esteja e clique no
boto do mouse para solt-lo.
Com um clique-direito no grfico e escolher Format Grafic a partir do
Menu de atalho, voc ser capaz de:
- Suprimir a impresso da figura que outras propriedades a partir da Tab
Common,
- Recortar e dimensionar a figura a partir da Tab Picture ou,
- Adicionar uma borda, mudar a cor de uma borda ou preencher e adicionar uma sombra a partir da Tab Border.

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4. Mudando o tamanho de um seo

Mova o cursor at a borda inferior da seo que voc quer
redimensionar e, quando o cursor mudar para um cursor
redimensionador, arraste a borda para aumentar ou diminuir a seo de
acordo com a sua necessidade.

4.1 Formatando Sees com o Assistente de seo

Viso Geral
O Section Expert oferece grande flexibilidade e poder quando
formata diferentes sees do seu relatrio. Existem sete novas opes de
formatao no Assistente de Seo juntamente com Hide e Supress.
Todas, exceto a opo Hide, podem tornar-se condicionais com frmulas.
Para completar, a cor do fundo pode ser ajustada absolutamente ou
condicionalmente.
Para abrir o Assistente de Seo, clique no boto Section Expert
ou escolha FORMAT/SECTION a partir da barra de menu, ou escolha
Format Section a partir do menu de atalho.

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Existem dois tab no Section Expert: Common e Color.

As opes ativas no tab Common iro variar dependendo da seo que
Estiver realada na lista sees. Somente opes aplicveis seo
realada estaro disponveis.
O Tab Common
Free-Form Placement
Diferente das verses anteriores do Crystal Reports, nesta verso voc
pode trabalhar sem uma grade, em um ambiente livre similar a um
programa de desenho.
Posicionamento livre significa simplesmente que voc pode posicionar
objetos em qualquer lugar desejado no seu relatrio. A nica restrio
que o programa no permitir que sejam posicionados grficos e objetos
tipo Cross-Tab no Page Header, Page Footer ou Details.
Hide (Drill-Down OK)
Funciona igualmente ao comando Hide (Drill-Down OK) no meu de
atalho. Ele evitar que rea/seo selecionada seja, mas mesmo assim
permitir o uso do clique-duplo em um campo de sumrio para abrir uma
nova tab de exibio para mostrar os dados de detalhes que constituem
aquele valor de sumrio, o que constitui o Drill-Down.

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Supress (No Drill-Down)

Funciona igualmente ao comando Supress (Drill-Down OK) no menu
atalho. Ter o mesmo efeito de Hide, mas no permitir o uso do duploclique em um campo de sumrio para visualizar os dados de detalhes.Este
comando pode ser condicionado atravs do clique no boto frmula e
entrando com uma frmula Booleana.
Print at Bottom of Page
Forar que os objetos que estiverem na seo sejam impressos no local
Mais abaixo possvel da pgina. Em um relatrio que gera faturas, por
exemplo, voc gostaria que cada fatura o total impresso no final da
pgina. Desta maneira, todos faturas tm o total impresso no mesmolocal,
no importando quantas entradas existiam na fatura.
Este comando pode ser condicionado atravs do clique no boto frmula e
entrando com uma frmula Booleana.
New Page After & New Page Before
Normalmente usadas com Group Headers ou Group Footers.
Estes comandos foraram uma quebra de pginas antes de entrar na
Seo para qual voc aplicou est formatao, ou logo aps. Este comando
pode ser condicionado atravs do clique no boto frmula e entrando com
uma frmula Booleana.
Suponha que seu relatrio mostre todos os clientes, agrupados por regio
e voc queira cada regio em uma folha de papel separada. Aplicando New
Page Before ao Group Footer, voc ter uma regio por folha. Este c
comando pode ser condicionado atravs do clique no boto frmula e
entrando com uma frmula Booleana
Ou suponha que voc queira uma pgina ttulo para o seu relatrio.Ento
voc poderia aplicar New Page After ao cabealho do relatrio, e colocar
todos os itens que voc desejar dentro da pgina ttulo no Report Header.
Este comando pode ser condicionado atravs do clique no boto frmula
e entrando com frmula Booleana.

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Reset Page Number After

Esta opo far com que o nmero da pgina volte a ser 1 depois que a
Seo estiver completa. Normalmente aplicada ao rodap de grupo.
Portanto, se um grupo tiver pginas demais, voc ver pgina 1, pgina
2, etc.. Ento quando o Crystal Reports for ao novo grupo voc ver pgina
1, pgina 2, etc. novamente. Este comando pode ser condicionado atravs
do clique no boto frmula e entrando com uma frmula Boolean.
Keep Together
Esta opo previne as quebras de pginas de espalharem dados de um
nico registro em duas pginas. Este comando pode ser condicionado
atravs do clique no boto frmula e entrando com uma frmula Boolean.
Supress Blank Section
Ir suprir a impresso da seo se todos os campos naquela seo
Estiverem em branco. Uma utilizao tpica desta funo seria a criao de
um relatrio de etiquetas de correspondncia onde no h uma segunda
linha de endereo e voc no quer que o vazio seja impresso. Este
comando pode ser condicionado atravs do clique no boto frmula e
entretanto com uma frmula Booleana.
Underlay Following Sections
Est opo permitir que quaisquer objetos que estiverem na seo
flutuem at a prxima seo permitindo que objetos da seo seguinte
sejam impressos no topo da primeira. Este comando pode ser c
condicionado atravs do clique no boto frmula e entrando com uma
frmula Booleana.
Voc pode colocar o logo da empresa no Page Header e acionar o comando
Underlay Following Sections para que o Page Header crie um efeito de
marca dgua.Isto tambm pode ser usado em sees que contenham
grficos.

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5. Inserindo Frmulas
Viso geral
Uma frmula uma representao simblica das manipulaes que
voc quer executar em determinados dados antes de que estes sejam
impressosem seu relatrio. Geralmente uma informao no contida
nos campos do banco de dados mas que necessria para o relatrio que
voc est criando . Uma utilizao comum de frmulas seria para gerar
um campo que apresente um determinado clculo.
Por exemplo, seu banco de dados tem um campo Valor de Venda e
um campo Custo. Voc precisa criar um campo lucro Bruto cujo contedo
seria o campo Valor de Venda menos o valor do campo Custo. Esta
simples frmula manda Crystal Reports subtrair o valor do campo Custo
do valor do campo Valor de Venda e imprime o resultado em relatrio.
Alm de clculos, voc tambm pode utilizar frmulas para:

Extrair uma parte, ou partes, de um texto qualquer

Subtrair um campo data de outro
Extrair partes de um campo data
Converter um campo data armazenado como texto para um campo
data

Frmulas tambm podem ser utilizadas para clculos de valores

Numricos, por exemplo comparar um valor com outro e ento selecionar
Aes alternativas baseadas na comparao. Alguns exemplos de clculos
numricos usando frmulas so:

Frmulas If-then-else (se-ento-seno)

Sumarizao, subtotais e totais gerais
Booleanos

COMPONENTES DE UMA FRMULA

Usando o editor de Frmulas voc combina campos, operadores e funes
Para criar uma frmula. O editor de frmulas lhe permite digitar os
Componentes da frmula diretamente, ou no caso de campos, funes,
operadores, sumarizaes e outras frmulas, permitir a seleo destes
a partir de listas disponveis, atravs de clique-duplo ou do boto Inserir,
e Crystal os inserir para voc.

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O Editor de frmulas requer que voc entre os componentes de acordo com

Um conjunto especifico de regras chamado sintaxe. O Editor de Frmulas
Editor checa a sintaxe e ajuda voc a corrigir problemas antes que voc
Adicione a frmula ao relatrio.
Os vrios componentes de uma frmula e sua sintaxe esto listados
abaixo:

Campos do banco de dados

Sintaxe {tabela.NomeDOCampo}
Nmeros
Sintaxe simplesmente digitados sem separadores de milhar (ex.30000)
Operadores
Sintaxe um espao antes e um depois de um operador so opcionais.
Funes
Sintaxe NomedaFuno(argumento1,argumento2,argumento3), podem
Existir um ou mais argumentos para uma funo.
Sumarizaes
Sintaxe FunoSumarizao ({tabela.Campo sendo sumarizado}, {tabela.
Campo usado na formao do grupo})
Outras Frmulas
Sintaxe {@ NomedaFrmula}
Texto
Sintaxe entre aspas simples ou duplas (ex., Texto or Texto)

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Para inserir uma frmula em relatrio temos que clicar na barra de

menus em Insert e depois em Frmula Field.

Clique no boto
New para criar
a nova frmula.

Digite um nome
para a frmula e
clique em OK.

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Caixa de Campos
Todos os campos do Banco de Dados e demais
frmulas so listados aqui

Caixa de Texto da Frmula

Este o lugar onde as frmulas
so mostradas.

Caixa de Funes
Todas as funes disponveis
esto listadas, mostrando seus
segmentos e organizadas por
sua utilizao.

Caixa de Operadores
Operadores so smbolos especiais que descrevem uma ao
que deve ocorrer entre dois ou
mais valores dentro de uma
frmula.

Se voc estiver familiarizado com a linguagem de frmulas, voc pode

digit-las manualmente.

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EDITOR DE FRMULAS
O editor de frmulas tem quatro sees:
Report Fields
Todos os campos do banco de dados e demais frmulas esto listados aqui.
Os campos e frmulas que j esto colocados no relatrio esto listados sob
Report Fields (NT: o formato destes campos sempre {tabela.campo}). Todas
as frmulas so precedidas por @ . Campos de tabelas que no esto
sendo utilizados esto listados abaixo do nome das tabelas. O nome das
tabelas ser mostrado como Nome da Tabela. Com um clique-duplo
sobre o nome de uma tabela, sero exibidos os campos que ela contm. D
um clique duplo novamente e ela ir fechar.
Functions
Todas as funes disponveis esto listadas, mostrando seus argumentos e
organizadas por sua utilizao. Estas funes so procedimentos pr
definidos fornecidos com Crystal Reports que retornam valores. Se voc
criou qualquer Funo Definida pelo Usurio, estas listadas no final desta
caixa.
Operators
Operadores so smbolos especiais que descrevem uma ao que deve ocorrer
entre dois ou mais valores dentro da frmula. Crystal Reports l os
operadores em um Frmula e realiza as aes especificadas. Muitos
operadores esto listados para serem usados em frmulas. Os caracteres x
e y indicam a sintaxe apropriada para o operador.
Edit text
Este o lugar onde as frmulas so montadas. Campos, Funes e
Operadores vo aparecer onde o cursor estiver piscando quando voc der
um duplo-clique nos componentes listados acima. Voc tambm pode
selecion-los e clicar no boto Selecionar no fundo da tela. Quando voc
seleciona funes, o programa posiciona o cursor entre os parnteses onde
so esperados os parmetros necessrios.

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Exemplo:
No Banco de Dados, temos somente os indicadores M e F para definir o
sexo dos funcionrios. E no relatrio, desejamos imprimir a literal Masculino quando M e Feminino quando F.
Ento podemos fazer a seguinte frmula:

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6. Criando Campos Parmetro

Viso Geral
Campos Parmetro so fceis de serem criados, mas voc precisar
saber as seguintes informaes antes de criar os seus:
-

onde em seus relatrios voc ir utiliz-los,

que tipo de dados utilizar, e,
um valor inicial

Clique no menu INSERT/PARAMETER FIELD e clique na opo NEW. As

opes disponveis variam de acordo com o tipo de parmetro a ser criado.
Veja na figura na a caixa de dialogo para criao de campos parmetros.

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7. Criando/Inserindo um Grfico
O Crystal nos oferece uma ferramenta de grficos que nos possibilita
fazer diversos tipos de grficos como pizza, barras, linhas, etc.
Exemplo:
Grficos Totalizando salrios por empresas, funcionrios por empresas,
funcionrios por departamento, etc.
Para se inserir um grfico s clicar no boto
da barra de ferramentas e ento o Crystal nos abre o assistente de construo de grficos.

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Sexo
Count de Pessoa

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8. Exportando para outros formatos

Clique no boto

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9. Iniciando Novo Relatrio - Galeria de Relatrios

O primeiro passo clicar neste boto

ra de Menu File/New.
Quando voc clica no

novo relatrio, ou pela Bar-

, a Galeria de Relatrios expandida se abre.

Podemos fazer um relatrio utilizando os seguintes mtodos:

1 - Fazer um relatrio a
partir do assistente de relatrios do Crystal. Existem 9
modelos, cada um conduzir
a uma srie de entradas necessrias do relatrio.

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Algumas funes mais utilizadas

IF .... THEN .... ELSE ... - Pergunta condicional.
(SE)

IF satisfaz condio THEN (ENTAO)

Fazer opo 1
(SENAO) ELSE
Fazer opo 2
Ex.:

IF {SEXO} = M THEN
MASCULINO
ELSE
FEMININO

TOTEXT (X) Transforma para Texto.

Ex.: CEP = 12345
TOTEXT (CEP,000000) -> Retorna 012345
DATA = 18101963
TOTEXT (DATA,dd/MMyyyy) -> Retorna
18/101963
PICTURE (X) Formatao com mascara.
Ex.: CEP = 12345
PICTURE ( TOTEXT (CEP,000000),XX.XX-XX)
-> Retorna 01.23-45
MID (X,Y) Pega pedao de um campo alfa.
Ex.: NOME = MAURICIO
MID ( NOME , 3, 3 ) -> Retorna URI
REPLICATE STRING(X,Y)
Replica determinada string a quantidade de vezes necessrias
Ex.: NOME = MAURICIO
MID ( NOME , 3, 3 ) + REPLICATE STRING (X, 3)
-> Retorna URIXXX
LENGTH(X) Retorna o tamanho de um campo
Ex.: NOME = MAURICIO
LENGTH ( NOME) -> Retorna 8

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UPPERCASE(X) Retorna resultado em maiscula

Ex.: NOME = Maurcio
UPPERCASE ( NOME ) -> Retorna MAURICIO
LOWERCASE(X) Retorna resultado em minscula
Ex.: NOME = Maurcio
LOWERCASE ( NOME ) -> Retorna mauricio
TOWORDS(X) Retorna resultado em palavras
Ex.: SALARIO = 2530,10
TOWORDS ( SALARIO ) -> Retorna
DOIS MIL QUINHENTOS E TRINTA REAIS E DEZ
CENTAVOS
YEAR(X) Retorna o ano de uma data
Ex.: DATA = 15071967
YEAR ( DATA ) -> Retorna 1967
MONTH(X) Retorna o mes de uma data
Ex.: DATA = 15071967
MONTH ( DATA ) -> Retorna 07
DAY(X) Retorna o dia de uma data
Ex.: DATA = 15071967
DAY ( DATA ) -> Retorna 15
[...,...] [X] Define e retorna resultado de uma determinada tabela
Ex.: DATA = 15071967
[ JAN, FEV,MAR,.......DEZ] [MONTH ( DATA ) ]
-> Retorna JUN

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